CT-EcoSTAT Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer. PÉNZÜGY MODUL Dokumentáció

Átírás

1 CT-EcoSTAT Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer PÉNZÜGY MODUL Dokumentáció Frissítés dátuma: Bizalmas! 1/223

2 Tanúsítvány Tanúsítjuk, hogy a CompuTREND Kft által a CT-EcoSTAT Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer részeként forgalmazott Pénzügyi és ÁFA Nyilvántartó Program Megfelel, a 24/1995 számú és a 47/2007 (XII.29.) pénzügyminiszteri rendelettel módosított rendeletben foglaltaknak. A program a fenti rendeletben, illetve módosításában megfogalmazott valamennyi szoftvertechnikai és pénzügy (adó-) technikai követelményt kielégíti. Jelen tanúsítvány elkészítése során a software verzióját vizsgáltuk, s a tanúsítványban foglaltak erre a verzióra és az ezt követő verziókra érvényesek. Horváth Gyula ügyvezető igazgató CumpuTREND Kft. Bizalmas! 2/223

3 1 Bevezetés Az alábbi dokumentáció a CompuTREND KFT CT-EcoSTAT Pénzügyi programját írja le. A dokumentációt, mint szellemi terméket a szerzői jogi előírások védik, s mint ilyen, semmilyen formában nem másolható, nem dolgozható fel, és nem alakítható át, továbbá elektronikus adattároló rendszerben nem helyezhető el, a szerzői jogok tulajdonosa, a CompuTREND KFT engedélye nélkül. Kérjük, nagyon gondosan tanulmányozzák át a dokumentációban foglaltakat, és a program használata során az itt leírtak szerint járjanak el, elsősorban a saját érdekükben! Kérjük, ha bármilyen kérdésük merül fel, bizalommal forduljanak tanácsadó szolgálatunkhoz! Bizalmas! 3/223

4 Tartalom 1 Bevezetés Általános ismertető a program használatáról Alapfogalmak Grid Scroll bar Fül Navigációs gombok Combobox Mintaképernyő KEZELÉSI ALAPISMERETEK Alapvető kezelési lehetőségek a Windows programhoz: Az egér A billentyűzet A Windows programról Ablakok a Windowsban A PÉNZÜGYI PROGRAM KEZELÉSE Bejelentkezési ablak Kezdő képernyő Törzsek Pénzügyi törzs Partnertörzs menüpont Partner segédtörzsek Kulcsszavak Naplószövegek Tranzakciós kódok Számla megjegyzések Saját cím Levelek szövegei Aláírók Számlatételek törzse Kamat százalékok Államháztartási azonosító kódok törzse Ünnepnapok törzse Szervezeti kód felhasználó összerendelés Számlák karbantartásának menüje Szállítói számlák menüpont Szállítói egyszerűsített számlák menüpont Vevői (átutalásos) számlák menüpont Vevői egyszerűsített számlák menüpont Számlák más rendszerből Számla leválogatás Valutás számla Számlák előirányzat maradványának bejelölése Új számlák felvitele Kollaudálás menüpont Jóváhagyás menüpont Számla kiadás menüpont Törölt számlák nézegetése Átutalás készítés menüje...91 Bizalmas! 4/223

5 4.5.1 Állomány nyitás menüpont Egyéb átutalások menüpont Állomány módosítás menüpont Állomány listázása menüpont Állományok zárása menüpont Pénzügyi teljesítések menüje Új banki boríték menüpont Lezárt banki boríték Elvégzett rendezések Utólagos napló nyomtatás Új pénztári jelentés menüpont Lezárt pénztári jelentés menüpont Banki és pénztári javítások menüpontok Elvégzett rendezések Többtételes bevételi pénztárbizonylat sorszámok Többtételes kiadási pénztárbizonylat sorszámok Törölt pénztárbizonylatok listája Pénzmozgások keresésre Folyószámla Szállítói folyószámla Vevői, Szállítói egyszerűsített, Vevői egyszerűsített számlák Banki egyéb tételek Pénztári egyéb tételek Folyószámla lista Folyószámla lista faktorálás esetén Valutás folyószámla lista Egyéb tétel leválogatás Egyéb nyilvántartások Folyószámla egyeztető, Fizetési felszólítás, Késedelmi kamat Kiadási előírások nyilvántartása menüpont Egyéb listák Őstermelők listája ÁFA bevallás készítése, ÁFA menüje ÁFA egyéb tételek karbantartása menüpont Utólagos bejelölések Adott időszakhoz tartozó tételek leválogatása menüpont Leválogatott tételek menüpont Kimutatások készítése menüpont Arányosítás tételei menüpont Arányosítás menüpont Adó kiszámítása menüpont Adott időszakba tartozó tételek zárása menüpont ÁFA zárás törlése menüpont Lezárt tételek menüpont A pénzügyi rendszer zárása Bevezető Tudnivalók a negyedéves zárásról Év végi zárás Számla sorszám aktualizálás Pénztárak zárása Bankok zárása ÁFA zárás Számla kiegyenlítés kerekítéssel Valuta számlák értékelése Bizalmas! 5/223

6 Vevői követelések értékvesztése Számla feladás leválogatás Számla feladás lista, analitikai lista Számla feladás főkönyv felé Éves zárás véglegesítése, Kiegyenlített számlák törlése Zárás állapot megtekintése RENDSZER Program verzió információ Paraméterkezelő indítása Paraméterek frissítése Paraméterek állapota Jelszómódosítás Szín és karakter beállítás Kontírlap választás Nyomtatási beállítások Teljesített számlák bejelölése CompuTREND kapcsolatok Névjegy Kilépés menüpont Ábrajegyzék Bizalmas! 6/223

7 2 Általános ismertető a program használatáról Az alábbi ismertető segítségével a program tipikus kezelési módjaival szeretnénk Önöket megismertetni. Cégünk valamennyi fejlesztése során törekszik arra, hogy egységes felületet biztosítson programjaiban, hiszen ezzel is segíteni tudjuk, hogy a program kezelése során a tényleges feladatra koncentrálhasson a program kezelője, és ne programról programra változó kezelői felületekkel kelljen ismerkednie. Természetesen ez az igény csak addig tartható, amíg a kezelői felület (interface) is azonos, hiszen a DOS alatt futó karakteres felületű programok kezelési módját nem célszerű átültetni olyan grafikus felhasználói felületre, mint amilyen a Windows is. A program kezeléséhez először néhány Windows-os fogalommal szeretnénk megismertetni Önöket, majd egy mintaképernyőn mutatjuk be ezek használatát. 2.1 Alapfogalmak Grid Olyan ablakos táblázat, amelyben egymás alatti sorokban helyezkednek el az egyes tételsorok. Ha egy-egy tételsor olyan hosszú, hogy nem fér el teljesen a képernyőn, akkor a képernyő alján megjelenik egy "Scroll bar", amelyben található kis jelzőt jobbra-balra mozgatva a táblázat adatainak sorában vízszintes irányba "közlekedhetünk". Ha a táblázat több sorból áll, mint ahány a képernyőn elfér (ez szinte mindig így van), akkor ugyanilyen "Scroll bar" jelenik meg a táblázat jobb oldalán Scroll bar Lásd a Grid-nél Fül A képernyőn egymás alatt elhelyezkedő "lapok" kilógó fülei (úgy, mint egy kartonos irattartóban). Ezekből a fülekből egyet kiválasztva, a hozzátartozó lap jelenik meg Navigációs gombok A képernyőn (rendszerint egy-egy Grid fölött) elhelyezkedő gombok, amelyekkel (a Scroll bar mellett) a Grid-en belüli mozgásokat vezérelhetjük. Bizalmas! 7/223

8 2.1.5 Combobox Egy olyan kis ablak, amelyben egy adott mező tartalmának kitöltésére alkalmas szótár egy eleme található (ha a mező már ki volt töltve, akkor a szótárnak az az eleme, amely megegyezik a mező értékével, míg különben a szótár első eleme). Ha a felajánlott tétel melletti lefelé mutató nyilat megnyomjuk, akkor megjelenik a szótár elemeinek felsorolása, amelyből az egér cursor megfelelő elemére mozgással és a baloldali egérgomb lenyomásával választhatunk. 2.2 Mintaképernyő Az alábbiakban két minta képernyőn mutatjuk be a jellemző kezelő eszközöket. A mintaképernyőket számokkal láttuk el, s az alábbiakban, ezekre a számokra hivatkozva írjuk le a kezelő felület jellegzetességeit. Kérjük, vegyék szemügyre az alábbi ábrákat: Bizalmas! 8/223

9 Előző sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat előző elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Következő sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat következő elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Új elem felvétele a táblázatba Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli jogosultsága - akkor új elemet vehet fel a táblázatba. Ekkor lista nézet helyett a képernyő átvált az aktuális nézetre, és egy kitöltetlen, üres mező jelenik meg. Az adatokat megfelelően kitöltve, majd az Ok gombot megnyomva a program rögzíti az adatokat. Ezután visszavált a lista nézetre, és a táblázatban megjelenik az új sor. Kiválasztott elem törlése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli és törlési jogosultsága - akkor törölheti a kiválasztott sort, vagy elemet. (Természetesen a törlés előtt a program még rákérdez, hogy valóban törölni kívánja-e az aktuális tételt.) Táblázat rendezettségének változtatása A legtöbb képernyőn a megjelenő adatok különböző szempontok szerint állíthatók sorba. Ha a rendezés feliratú listából kiválasztunk egy sort (pl.: kód szerint, név szerint, dátum szerint), akkor a táblázat a kívánt oszlop szerint sorba rendezve látható. A rendezés váltása után a kiválasztott sor változatlanul látható marad a képernyőn, de természetesen a körülötte lévő sorok átrendeződnek. A lehetséges rendezettségeket úgy hívhatja elő, hogy a rendezés ablak melletti (jobb oldalán található) lefelé mutató nyílra rákattint, és ekkor megjelenik a lehetséges rendezési elvek listája. Ezekből a megfelelőt úgy választhatja ki, hogy az egérmutatót ráviszi, és rákattint (clikkelés) a névre. Gyors szövegkereső A gyorskeresés mezőbe begépelt szöveget a program automatikusan megkeresi a táblázatban. A kereséshez a táblázatban beállított rendezést használja. Általában az első néhány betű leütésével a keresett adatok gyorsan megtalálhatóak. Ez a funkció akkor használható, ha a képernyőn a rendezés lista nem üres, azaz legalább egy szempont szerint sorba rendezhetőek az adatok. Menü gomb Az általánosan használatos eszközök mellett minden képernyő valamilyen speciális feladatra készül (pl. számla felvitel, módosítás, stb.). Ezek a funkciók a menü gombon keresztül érhetőek el. A gomb megnyomása után egy menü jelenik meg, amelyben kiválaszthatja a kívánt műveletet. FONTOS! A végrehajtás mindig a táblázatban kiválasztott sorra vonatkozik, ezért a menüpont meghívása előtt a táblázatban keresse meg a szükséges adatokat! Az esetek egy jelentős részében a menü úgy is előhívható, hogy az egérnek a JOBB gombjára kattintunk rá. Ekkor a képernyőnek azon a pontján jelenik meg a menü (úszó menü a neve ilyenkor), ahol az egérmutató éppen állt. Bizalmas! 9/223

10 Vége gomb A táblázatból való kilépésre, az ablak becsukására szolgál. Megjelenítés változtatás (fülek) A képernyők mindig táblázatos formában jelennek meg (törzsállomány nézet). A legtöbb táblázat (soronként, összegzések nélkül) könnyen és gyorsan kinyomtatható. Ehhez válassza ki a nyomtatás fület. Ekkor a megjelenő listában kiválaszthatja, hogy milyen mezőket kíván kinyomtatni. A szükséges mezőket pipálja ki. Ha nem a teljes listát akarja megjeleníteni, akkor a szűrő gomb segítségével meghatározhatja azt a szűkebb kört, amiről a lista segítségével információt szeretne látni. A szűrés mindig olyan rendezettség szerint történik, amilyet a táblázaton belül a rendezettség beállításánál kiválasztunk. Végül a lista megtekinthető képernyőn, vagy azonnal küldhető a nyomtatóra. Ekkor a Windows Vezérlőpultban beállított alapértelmezett nyomtatón jelenik meg a táblázat. Aktív mező A képernyőn azt a helyet nevezzük mezőnek, ahol az adatokat be tudjuk írni. Ezek közül is aktívnak, amelyikbe aktuálisan tudunk írni. Az aktív mezők színe sárga alapú, a gyorsabb megtalálás és áttekinthetőség érdekében. Bizalmas! 10/223

11 3 KEZELÉSI ALAPISMERETEK 3.1 Alapvető kezelési lehetőségek a Windows programhoz: Az egér Az egérrel - a billentyűzet mellett - a legkényelmesebben lehet a különféle műveleteket végrehajtani. Az egeret az asztalon (célszerűbb egy ún. egérpadon) mozgatva egy kis nyíl - ún. egérmutató - mozog a képernyőn. A kis nyíl időnkét átváltozhat, legtöbbször egy római I- eshez hasonlító jellé. Ez általában akkor fordul elő, amikor egy olyan hely fölé visszük a nyilat, ahová valamilyen szöveget, vagy számokat gépelhetünk be a billentyűzetről. Lehetnek még más formák is, de ezek csak a fejezet vége felé kerülnek ismertetésre. Az egérrel négy alapvető műveletet lehet elvégezni: kattintás: egyszer lenyomjuk, majd felengedjük az egér baloldali gombját. Fontos, hogy ne mozduljon el közben az egér, mert ekkor Húzásnak fogja tekinteni a gép (lásd később). Ennek hatására kijelölhetünk egy elemet egy listából, kijelölhetünk egy ikont, megnyomhatunk egy gombot, stb. Ez a művelet többnyire csak egy kijelölést jelent, műveletet csak menüből történő kijelöléskor, vagy egy gombra kattintva hajthatunk végre (hogy mi az a gomb, vagy ikon, azt majd később tárgyaljuk). A szövegben később ez a következőképpen jelenhet meg: kattintsunk a <valahova, valamire>, vagy <valahol, valamin> kattintva. dupla kattintás: gyorsan egymás után kétszer kattintunk. Ezzel elindíthatunk egy programot, vagy valamilyen folyamatot. A gyorsaságot mindenkinek magának kell begyakorolnia, mert ez változó lehet gépenként, illetve egerenként is. A lényeg az, hogy közben nem szabad elmozdítani az egeret az adott pozícióból. A dupla kattintás művelete csak bizonyos elemeken használható, hogy melyek ezek, azt előre legtöbbször nem lehet megmondani, de általában az ún. asztalon található ikonok mind ilyenek, valamint bizonyos listákból történő választás esetén kell ezt alkalmazni. Tanácsként csak annyi, hogy kezdjük egy kattintással, és ha nem történik semmi, csak kijelölődik az elem, akkor duplán kattinthatunk. A szövegben később ez a következőképpen jelenhet meg: kattintsunk kétszer a <valahova, valamire>, vagy <valahol, valamin> kétszer (vagy duplán) kattintva. húzás: nyomjuk le a baloldali egér gombot, tartsuk lenyomva, eközben húzzuk az egér mutatóját egy új helyre, majd engedjük fel a gombot. Ennek hatására a képernyőn áthelyezhetünk ablakokat, ikonokat egy új helyre. A szövegben később ez a következőképpen jelenhet meg: húzzuk a <valamit, valahova>, vagy <valamit, valahova> húzva. jobb gombbal kattintás: kattintsunk a jobboldali egér gombbal. Ennek hatására általában egy ún. helyzet-érzékeny menü jelenik meg. Ez azt jelenti, hogy a menü tartalma attól függ, hogy az egér mutatója hol található, milyen terület felett van a képernyőn. Bizalmas! 11/223

12 3.1.2 A billentyűzet A szövegben különbséget teszünk a billentyű lenyomása, és leütése között. Lenyomáson azt értjük, hogy lenyomjuk, és lenyomva tartjuk, leütéskor pedig lenyomjuk, és felengedjük a billentyűt. Kezdjük az Enter billentyűvel. Az Enter leütése a kattintásokkal egyenértékű. Azt, hogy éppen melyikkel, az attól függ, hogy melyik elem az aktív. Az Enter leütése mindig az aktív elemre (gomb, ikon, stb.) van hatással, a kattintások pedig mindig arra az elemre vonatkoznak, ahol az egér mutatója áll. Azt, hogy melyik az aktív elem, azt egy szín, vagy legtöbbször egy szaggatott vonalból álló keret jelzi. Lényegében az Enter leütése egy művelet végrehajtását eredményezi. Az Enter billentyűt a rögzítéseknél is lehet használni. Az adatbeviteli mezők esetén az Enter billentyűvel lehet befejezni az adott mezőben a rögzítést és továbblépni. Tab A Tabulátor billentyű vagy egy navigálásra használatos billentyű. Ezzel a billentyűvel az ablakban található elemek között lehet mozogni. Ebbe minden elem beletartozik, a beviteli mezők, a gombok, listák, menük (a teljes menü egy elemnek számít, a menün belül a menüpontok között a nyíl billentyűkkel mozoghatunk) stb. Az elemek egyegy ablakon belül sorban állnak. A Tabulátorral e sor szerint lehet lépkedni előre (az utolsó elemet elérve az elsőre ugrik, és kezdődik elölről a sor), a Shift billentyűvel együtt leütve pedig visszafelé. A billentyűzeten három olyan billentyű található, melyek a többi billentyű funkcióit módosítják. Ezek a betű-billentyűk alatt, a Space (Szóköz) billentyű bal és jobb oldalán találhatók (mindkét oldalon mindegyikből van egy-egy). Ezek közül az első, és általában legtöbbet használt a Shift billentyű vagy Si. A betűk feletti szám billentyűkön kettő vagy három jel is látható, a betű billentyűknél egyet vagy ft kettőt. A Shift billentyűvel a számok feletti jelek, valamint a nagy betűk érhetők el. A második módosító billentyű az Alt. Közvetlenül a Szóköz billentyű mellett találhatók. A bal oldali Alt billentyűt legtöbbször a menü elérésére lehet használni. Leütésekor az aktuális ablak menüjére ugrik, ekkor a legelső almenü szövege lesz az aktív. Újból leütve visszatér oda, ahol előzőleg volt. Nem minden ablakban található menü. Minden megnyíló ablak tetején egy sáv látható valamilyen felirattal (általában az éppen használt program nevével). Ez a címsor. Mindig ez alatt található a menü, természetesen amennyiben van. A menüben az egyes menüpontok neveiben lehetnek kijelölt betűk aláhúzott-, melyek úgy használhatók, ha a bal Alt billentyűt lenyomjuk, és mellé leütjük a kiválasztott menüpont betűjét. Ekkor nem csak az érhető el, hogy ez a menüpont lesz aktív, hanem ennek hatására a hozzá tartozó menü is lenyílik. Ebben a lenyílt menüben már elég a kijelölt betűt leütni, nem kell hozzá az Alt, illetve itt már a nyilakkal is kiválaszthatók a kívánt menüpontok. Előfordulhat, hogy a menüben nincsenek kijelölt betűk. Ekkor mindig a menüpont első karaktere a kiválasztott. A bal oldali Alt ezen kívül olyan billentyű-kombinációknál használható, amelyekkel a program egyes funkciói közvetlenül elérhetők nem kell a menüben megkeresni, ha ismerjük a funkcióhoz tartozó ún. forró-billentyűket. A jobb oldali Alt funkciója teljesen más. Ezzel a billentyűkön található jobb-alsó jeleket lehet elérni (pl. a C betűnél az & jel, az É betűnél a $-dollár jel található). A Ctrl (kontrol) a harmadik módosító billentyű. Ez többnyire különféle billentyű kombinációkban használható egyes funkciók eléréséhez. Legtöbbször az adatok másolásánál használhatjuk. Bizalmas! 12/223

13 Néhány jó tanács a billentyűzettel kapcsolatban: Általában sokan használják adatbevitelnél a numerikus billentyűzetet (a klaviatúra jobb szélén). Azonban sokan nem figyelik a képernyőt, miközben a számokat ütik be, pontosabban nem figyelik, hogy a Num Lock billentyű be van-e kapcsolva. Sokszor például csak az adatrögzítés végén veszik észre, hogy egyetlen számot sem írtak be, viszont a kurzor már teljesen máshol van, mint ahol a rögzítés kezdetén volt. Előfordulhat, hogy az adott számítógép úgy van beállítva, hogy a gép indításakor nincs automatikusan bekapcsolva a Num Lock, valamint előfordulhat az is, hogy rögzítés közben kicsit a 7-es gomb mellé nyúlnak, és ezzel kikapcsolják azt. Ezért hívjuk fel mindenkinek a figyelmét a numerikus gombok feletti jelzőfényekre. Ha balról az első világít, akkor a Num Lock be van kapcsolva. Tehát ha a gép nem akarja elfogadni a számokat, akkor mindenek-előtt ezt nézzék meg, és ha nem világít, akkor üssék le a 7-es gomb feletti Num Lock billentyűt. Ugyanitt ha a középső világít, akkor a Caps Lock van bekapcsolva, ekkor a betű billentyűk leütése nagybetűket eredményez A Windows programról A Windows bejelentkezését követően valamilyen hasonló kép jelenik meg a monitoron: 1. ábra Windows Bizalmas! 13/223

14 A nagy színes terület az asztal. Az asztalon találhatunk ikonokat, vagy mappákat, valamint az asztal alján találhatjuk a tálcát a Start menüvel, illetve a tálca jobb szélén az órát. Az óra mellett láthatók különböző kis ikonok is, de ezek az adott gép beállításaitól függően változhatnak. A képernyő ikonra kettőt kattintva a képernyő beállításai megváltoztathatók. A tálcán található Start gombra kattintva jelenik meg a Start menü. Ennek a menünek bármely elemére kattintva újabb almenük nyílnak meg, vagy elindul egy program. A következő menüpontok találhatók itt: Programok: egy almenüt nyit meg különböző programokkal, illetve különböző programokat tartalmazó mappákkal. Amennyiben egy programnak nincs ikonja az asztalon, akkor azt itt lehet elindítani. Kedvencek mappa: a gyakran használt fájlokat tartalmazhatja. Dokumentum: a legutoljára használt dokumentumok találhatók meg itt. Beállítások: ezen keresztül lehet a Windows beállításait megváltoztatni. Keresés: segítségével fájlokat lehet megkeresni a számítógépen. Súgó: részletes információt ad a Windowsról. Futtatás: olyan programok futtatására használható, melyek nincsenek benne a Start menüben sem. Kijelentkezés és Leállítás: ezt az opciót a Windows kikapcsolása előtt kell használni. Figyelem! Mindig ezzel kell kikapcsolni a gépet! Ablakok a Windowsban A Windows egyszerre több program futtatását teszi lehetővé (pl. a Word programban készített jelentéshez adatokra van szükség a Pénzügyi programból. Ehhez nem kell kilépni a Word-ből, hanem csak el kell indítani a CT EcoTREND - Pénzügyet, el kell készíteni a szükséges kimutatást, ami a programban nézhető meg, és azonnal átmásolható a Wordbe.). Több programot futtatva mindegyik alkalmazás külön ablakban lesz látható, melyek részben, vagy egészben takarják egymást. Mindig a legfelső ablak az aktív, az érzékeli az egér mozgását és a billentyűzetről kiadott parancsokat. Ha egy éppen nem aktív (ún. inaktív) ablakot szeretnénk aktívvá tenni, akkor vagy rá kell kattintani az ablakra, vagy a tálcán található, a program ablakát jelképező gombra kell kattintani. Az ablak tetején található színes sáv a Címsor, amely tartalmazza az éppen futó program nevét. A Címsor jobb szélén találhatók az Ablakgombok:. A bal szélső gomb Kis méret segítségével lehet az ablakot a tálcára helyezni (minimalizálni). Ekkor a program futása nem szakad meg, a tálcán a nevére kattintva bármikor megjeleníthető újra az ablak, és folytatható a munka onnan, ahol korábban abbahagytuk. A középső gomb Teljes méret segítségével lehet az ablak méretét maximalizálni, ilyenkor az ablak betölti az egész képernyőt. A Pénzügy program ablakai alapvetően ilyen állapotúak, tehát az egész képernyőt betöltik. A maximalizálást követően ez a gomb megváltozik Előző méret, erre kattintva a korábbi kisebb méretét veszi fel az ablak. A jobb oldali gombbal Bezárás lehet az ablakot bezárni, de csak akkor nyomjuk meg, ha be akarjuk fejezni a program futását (egyenértékű a program menüjében található Kilépés menüponttal, csak ezzel a program futása közben bármikor kiléphetünk, akár rögzítés, vagy feldolgozás közben is!). A bezárással elvesznek a nem mentett adatok! A Címsor alatt található a Menüsor, ahol különböző számú és szövegű menüpont található. A programon belül nincs minden ablakban menüsor, legtöbb helyen a menü helyett ikonok Bizalmas! 14/223

15 vagy pontok találhatók, melyekkel különféle műveletek indíthatók (Rögzítés, Módosítás, Törlés, Nyomtatás stb.). Egy menüpontra kattintva egy almenü jelenik meg. Ezen belül is újabb menüpontok találhatók. Ha valamelyik menüpont mellett egy kis fekete háromszög látható, az azt jelenti, hogy arra a menüpontra kattintva egy újabb almenü helyezkedik el, amelyben újabb menüpontok, esetleg almenük találhatóak. Minden más menüpontra kattintva végrehajtódik a hozzárendelt művelet. 2. ábra Címsor - menü almenü Az ablakok egyéb módon is átméretezhetők: vigyük az egérmutatót az ablak széléhez. Akkor van jó helyen, ha a mutató megváltozik: a jobb, vagy baloldalon jobbra-balra mutató fekete nyíllá, alul és felül egy fel-le mutató nyíllá, a sarkokban egy átlósan mutató nyíllá. Ebben az állapotban húzással (lenyomva, és lenyomva tartás közben húzva) állítható az ablak mérete. Az ablak át is helyezhető a képernyőn. (Vigyük az egérmutatót a Címsorra, majd húzzuk az ablakot a kívánt helyre) Ikonok Az ikonok legtöbbször a programok indítására használhatók. Egy grafikus képből és alatta egy feliratból állnak. A felirat általában az elindítható program nevét tartalmazza. Az ikonokra mindig kettőt kell kattintani. Figyelni kell, hogy a kattintás a képen történjen, mert a szövegen kattintva nem biztos, hogy elindul a program, előfordulhat, hogy a felirat szerkesztésébe lépünk be. Ilyenkor elég egyet kattintani az ikonon, és ki is léptünk a szerkesztésből. Ikonok találhatók a programon belül például az elkészült listák mentésénél, vagy betöltésénél is, ekkor a mérete kicsi, és a felirat mellette jelenik meg. Bizalmas! 15/223

16 Mappák A Windows programban a mappák könyvtáraknak felelnek meg. (Például a Windows Intézőben megtekintve láthatjuk, hogy a Pénzügy program a C meghajtón belül melyik mappában található). A mappákon belül újabb mappákat, és/vagy programfájlokat, adatokat találhatunk. A mappa egy speciális ikonnak tekinthető. Dupla kattintással nyitható meg (léphetünk bele). A kattintás ugyanúgy történjen, mint az ikonnál Gombok A gombok különböző folyamatok indítását teszik lehetővé egyszeri kattintással. Felirat, esetleg kép, illetve mindkettő előfordulhat gombokon. A gomb szövege mindig utal a vele végrehajtható folyamatra. Nézzünk néhány általános példát. Az OK, vagy Rendben feliratú gombbal valamilyen folyamat, tevékenység (pl. adatrögzítés) hagyható jóvá. A jóváhagyás a folyamat szabályos, rendes befejezését jelenti (pl. adatrögzítésnél az adatok mentése és kilépés). A Mégsem gomb a folyamat befejezését jelenti a változások elmentése nélkül. Például rögzítés közben az ablak bezárása is ilyen művelet Görgetősáv Előfordul, hogy olyan listát vagy kimutatást kell megnézni, vagy használni a képernyőn, ami nem fér el az ablakban. Ekkor automatikusan vízszintes, és/vagy függőleges görgetősávok jelennek meg az ablak jobb szélén és/vagy az alján. Ezek megkönnyítik a mozgást az adott dokumentumban, vagy listában. A következő részekből áll: Alul és felül egy kis fekete háromszöget tartalmazó gomb látható. Ezekre kattintva a léphetünk egy sorral felfelé vagy lefelé a listában. Középen egy ún. csúszkát találunk. Ha a gomb alatti és feletti szürke részre kattintunk, akkor egy képernyőnyi sorral léphetünk lefelé vagy felfelé. Amennyiben a gombot húzzuk felfelé vagy lefelé, akkor a kívánt léptékkel haladhatunk a dokumentumban. Amennyiben vízszintesen helyezkedik el, akkor ugyanezekkel a műveletekkel vízszintesen mozoghatunk a dokumentumban Szerkesztő mező A szerkesztő mezőbe adatok, szövegek rögzíthetők. A mezőhöz rendelt adat típusa határozza meg, hogy mikor üthetők be számok és mikor betűk. A bevitel legtöbbször az Enter, vagy a Tabulátor billentyűvel zárható le. Lezárás hatására a kurzor a következő beviteli elemre ugrik Lista A lista egy olyan elem, amellyel előre definiált, vagy a törzsben megtalálható adatokból lehet választani. Önmagában ritkán fordul elő, legtöbbször ún. lenyíló listában találkozhatunk vele. A lista sorai között a görgető sávval, vagy nyíl és a PageUp, PageDown billentyűkkel lehet mozogni. Ahhoz, hogy a nyilakat használhassuk, először rá kell kattintani a lista egyik elemére. Egy érték kiválasztásához a megfelelő elemre kell duplán kattintani, vagy az elemet kijelölve - rákattintva, vagy a nyilakkal a kurzort rámozgatva kell leütni az Enter billentyűt. Bizalmas! 16/223

17 Kombinált vagy legördülő lista A kombinált lista tulajdonképpen egy szerkesztő mezőből áll. Alaphelyzetben csak a szerkesztő mező látszik a jobb szélén egy lefelé mutató fekete háromszöget tartalmazó gombbal. Ritkán előfordul, hogy lehetőség van adatot berögzíteni a mezőbe, de legtöbbször csak az aktuálisan kiválasztott lista-elem megjelenítésére szolgál. A mezőbe, vagy a gombra kattintva nyílik le a lista, a választás az előző pontban ismertetett módon lehetséges Táblázatok A táblázatok adatok megjelenítésére szolgáló eszközök. Általában meglévő adatállományokat szoktak ezzel az eszközzel láthatóvá tenni. Az adatokat nem lehet ezekben a táblázatokban módosítani, csak megtekintésre, valamint sorok kiválasztására használhatók. A vízszintes és függőleges görgetősávokkal lehet mozogni benne. Egy sor a sorhoz tartozó bármely adatra kattintva jelölhető ki Rádió gombok Ezekkel a gombokkal általában csoportokba foglalva lehet találkozni. Minden gomb mellet található egy felirat, ami a gomb jelentésére ad felvilágosítást. Egy csoporton belül csak egy gombot lehet kijelölni, de ritkán előfordul, hogy több is kijelölhető. A kijelöléshez a megfelelő gombra kell kattintani, ekkor a gombban egy fekete kör jelenik meg, a korábban kijelölt gomb pedig fehér lesz Keresési lehetőségek A programban többféle keresési lehetőség található. Például az egyik esetben lenyíló listák és rádió gombok segítségével állíthatjuk be a keresési feltételeket, majd egy gombra kattintva, az ablakban található listában, vagy táblázatban megjelennek a feltételeknek megfelelő adatok. Egy másik gombra kattintva, pedig visszakapjuk az eredeti adatokat. Ezzel tulajdonképpen szűkíthetjük az ablakban található lista, vagy táblázat adatait. A másik keresési lehetőségnél mi magunk írhatjuk be a keresett adatokat egy szerkesztő mezőbe. Numerikus adatoknál csak számok írhatók be, és a keresés eredményei azok a tételek lesznek, melyek a beírt számsorozattal kezdődnek. Az alfanumerikus adatoknál pl. megnevezés - több lehetőség is van, mert használhatók helyettesítő karakterek is. Ha nem adunk meg helyettesítő karaktereket, akkor a keresés eredménye megegyezik a numerikus adatokéval, azaz azokat a tételeket kapjuk meg, amelyek a beírt karaktersorozattal kezdődnek Nyomtatás A Pénzügy programban kétféle nyomtatási móddal találkozunk. Egyik esetben a program elkészíti a teljes listát, majd ez kinyomtatható, vagy elmenthető. A másik változat, amikor a program egy Excel táblázatba írja be a lista adatait, ami módosítható, kinyomtatható, illetve elmenthető. Bizalmas! 17/223

18 Ha elkészül a kimutatás, meg kell nézni az ablak felső részén található ikonok jelentését: erre az ikonra kattintva a teljes oldalt megnézhetjük, azaz lekicsinyíti az oldalt akkorára, hogy beleférjen az ablakba. Ekkor legfeljebb az oldal formátuma nézhetjük meg, mert a betűk túl kicsik lesznek ahhoz, hogy el lehessen olvasni őket. 100%-os nagyítást állít be, azaz a Windows szerinti eredeti betűnagyságban tekinthető meg a lista. A szöveg teljes szélességében kitölti az ablakot, a lapszélek nem látszanak. lekicsinyíti az oldalt, hogy szélességében a teljes lap látható legyen, így láthatók lesznek a margók is. Nem sokkal kisebb, mint a 100%-os nézet. a bal szélső nyílra kattintva a legelső sorra ugrik. A következő nyíllal az előző sorra lehet lépni. A harmadik nyíllal a következő sorra lép, az utolsóval pedig, a lista utolsó sorára ugorhatunk. Ez az ikon a nyomtató beállítására szolgál. Erre kattintva a következő ablak jelenik meg: 3. ábra Nyomtató kiválasztása Bizalmas! 18/223

19 A fenti lenyíló listából azt a nyomtatót választhatjuk ki, amelyikre nyomtatni szeretnénk. Amennyiben nem állítjuk be, úgy a Windowsban kijelölt alapnyomtatóra történik a nyomtatás. Ha csak egy nyomtató van telepítve a gépre, és hálózaton keresztül sem lehet elérni másik nyomtatót, akkor természetesen csak egy található a listában. A nyomtatási tartománynál adható meg, hogy mely oldalakat szeretnénk kinyomtatni. A Mind megjelölésével értelemszerűen az összes oldalt nyomtatjuk. Az Oldalak-at megjelölve beírhatjuk, hogy a lista mely oldalait szeretnénk nyomtatni. Egy oldal nyomtatásához az Első és az Utolsó mezőbe is ugyanazt az oldalszámot kell beírni. A Példányszám résznél állítható be a nyomtatni kívánt példányszám. Kattintsunk a mezőbe és írjuk be a kívánt számot, vagy a mező melletti felső gombra kattintva egyesével növelhetjük az értéket, az alatta találhatóval, pedig csökkenthetjük. Alaphelyzetben a nyomtatás úgy történik, hogy a teljes listát nyomtatja ki a kívánt példányban. A Szétválogatást megjelölve úgy módosul ez, hogy először a kívánt példányban kinyomtatja az első oldalt, majd a másodikat és így halad a lista végéig. A Tulajdonságok gombbal a nyomtató tulajdonságai állíthatók be, de ezeket nem célszerű változtatni, mert a program megteszi helyettünk. Erre az ikonra kattintva indíthatjuk a nyomtatást a beállításoknak megfelelően. Ha nem állítottunk be semmit, akkor az alapnyomtatóra egy példányban kinyomtatja a teljes listát. Lehetőség van a listák elmentésére is. Akkor célszerű elmenteni egy listát, amikor később is szükség lehet rá, és a listát utólag nem lehet pótolni az újbóli elkészítésével. Amikor egy korábban elmentett listát újból ki szeretnénk nyomtatni, akkor először azt be kell tölteni. Ez ezzel az ikonnal tehető meg. Az ikonra kattintva a mentéshez hasonló ablak jelenik meg, csak a Mentés gomb helyett Megnyitás gomb látható. A Fájlnév mezőbe be kell írni a betölteni kívánt lista nevét, vagy egyszerűen keressük, meg kell keresni az ablak közepén található nagy mezőben, és rá kell kattintani kétszer (vagy egyszer majd kattintsunk a megnyitás gombra). Ezt követően a lista meg fog jelenni a nyomtatás ablakban. A nyomtatás file-ba mező bejelölésével, egyedileg adhatjuk meg, hogy milyen formátumban szeretnénk a listát elkészíteni. Illetve lehetőséget ad több lista adattartalmának excel-be történő importálására. A Mégse gombra kattintva lehet kilépni a nyomtatásból. A nyomtatás ablak helyenként kicsit eltérhet, de ezeknél csak más gombok találhatók, viszont ezeknek a gomboknak a funkciója megegyezik az itt ismertetett ikonokéval. A képernyővezérlő elemek között a <TAB> billentyűvel, vagy az Egér-rel lehet navigálni. Bizalmas! 19/223

20 4 A PÉNZÜGYI PROGRAM KEZELÉSE 4.1 Bejelentkezési ablak 4. ábra Bejelentkezési ablak A pénzügyi rendszerbe történő belépéshez azonosító és jelszó megadása szükséges. Indítás után a bejelentkező képernyő látható, ide kell beírni a kapott felhasználói nevet és jelszót. Vigyázni kell a kis- és nagybetűk különbözőségére! Figyelem: a programhoz és bizonyos menüpontokhoz való hozzáférést korlátozni lehet! 4.2 Kezdő képernyő Sikeres bejelentkezés után a főképernyő indul el. Itt csak azok a funkciók érhetők el, amelyekhez a munkahely jogosultsága szól. 5. ábra Kezdő képernyő Bizalmas! 20/223

21 4.3 Törzsek 6. ábra Törzsek menüje A Törzsek menüt megnyitva (egérrel ráállva a törzsek menüre és a bal oldali gombot megnyomva, vagy billentyűzeten (Alt +T) a fenti képernyő tárul elénk. A törzsek menüpont alatt találhatók olyan adatállományok, amelyeknek feltöltése feltétlenül szükséges a program futásához, más része viszont nagy segítséget jelent. A törzsek menün belül az előző ábrán látható menüpontok találhatók. A menüpontok elindítása, kiválasztása ugyanolyan módon történik, mint a menü lehívása Pénzügyi törzs Amikor ez a menüpont behívásra kerül, a Pénztípusok képernyő látható. Ezeket az adatokat év elején kell egyszer megadni, különben nem lehet a banki és pénztári tételeket rögzíteni. Illetve, amennyiben év közben is keletkeznek új bankszámlák, lekötött betétek, amelyeket külön tartunk nyilván, akkor itt szükséges azoknak a nyitó adatait rögzíteni. Azokat a pénztárakat/bankszámlákat, amelyek tételeit rögzíteni kell, meg kell nyitni az év elején, illetve egyszer, amikor a programmal elindulunk. Ez azt jelenti, hogy meg kell adni a pénztárak/bankszámlaszámok mellé az év eleji nyitó egyenleget, melyet a program a későbbiekben felhasznál a mindig aktuális záró egyenleg megmutatására. Rögzítéskor meg kell adni a Pénztípust (Bank vagy Pénztár), a program automatikusan kioszt egy 3 karakter hosszú Azonosítót (pl. Bank 001). Ezen kívül meg kell még adni az Elnevezést, a Főkönyvi számlaszámot és a Nyitó egyenleget. A főkönyvi szám azért nagyon fontos, mert a CT-EcoSTAT Főkönyvi programban ez alapján könyveli le automatikusan a bank/pénztár ellenszámlára a pénzmozgásokat. Amennyiben a pénzügyi modul indulásakor még a főkönyvi számlatükör nem került kialakításra, akkor ezt utólag is lehet pótolni a főkönyvi könyvelés előtt. Addig a pénzügyi munkálatok elkezdődhetnek a pénzügyi kontírozás, előkontírozás később csatlakozhat a munkamenthez. Bizalmas! 21/223

22 Amennyiben az Elnevezés mezőbe a bankszámlaszám mellé szöveges megnevezését is beírjuk a bankszámlaszámoknak, akkor a CashFlow listán megjelenítjük azokat. Az elektronikus utalás miatt mindenképpen a bankszámlaszámot is fel kell tüntetni a megnevezés mező első részében! A nyitó érték módosítása csak addig lehetséges, ameddig az adott számlán valamilyen forgalom nem volt. 7. ábra Pénztípusok A főkönyvi szám és a nyitó érték mellett található Technikai felirat, azt szolgálja, hogy be lehet jelölni bankokat, melyeket a főkönyvi programban nem kívánnak könyvelni. A technikai bankokban olyan tételeket lehet kiegyenlíteni, melyeknek nincs pénzmozgása. (pl. telefon számlákat bérből vonják le, de a pénzügyben ki kell állítani számlát az ÁFA nyilvántartás miatt hogy a kiállított számlák kiegyenlítésre kerüljenek a kiegyenlítés ilyen technikai bankon keresztül lehetséges.) Pénztár esetében a Bevételi/kiadási pénztárbizonylatok sorszámát is figyelemmel kísérhetjük. A Saját cím kapcsolat az elektronikus utalásokhoz szükséges abban az esetben, ahol külön helyekről történik egy időben több átutalás készítése. Ezzel tudjuk leszűkíteni, hogy egyes részlegek csak bizonyos bankszámlaszámra tudjanak utalást készíteni. A szervezeti kód megadásával az olyan intézményeknél, ahol több kapcsolódó szervezet is működik és elkülönített bankszámlaszámok vannak, ott ezt az összekapcsolást célszerű elvégezni. (pl. bölcsődék, óvodák, iskolák) Ebben az esetben az új banki boríték felvitelénél a rögzítésre kerülő tételekhez az itt megadott szervezeti kódot automatikusan hozzákapcsolja a program. Bizalmas! 22/223

23 Amennyiben a Valutás mezőt bejelöljük, akkor azt az adott banki típust csak a szorosan a pénzügyi programhoz kapcsolódó kiküldetés nyilvántartó programban lehet használni. Ott nyilván lehet tartani különféle deviza nemben a forgalmat, melyet a pénzügyi programban forintosan láthatunk. Átutalások HUF-ban történnek, melyet az átutalás menüpontban bővebben kifejtünk. 8. ábra Pénztípusok felvitele Partnertörzs menüpont Ebben a menüpontban lévő szállító és vevő törzset kell feltölteni ahhoz, hogy a számlák iktatásra kerülhessenek. Minden olyan partnert iktatni kell, amely a bejövő illetve a kimenő számlán szerepel, illetve nem számlához tartozó egyéb kiadásokhoz, melyekről átutalást készítünk, szükséges a partner adatait felvenni a partnertörzsbe. Az új partner gombra kattintva kezdeményezhető az új partner felvitele, az X gombra kattintva törölhető egy partner, a szerkesztés gombra kattintva módosíthatók a partner adatai, a részletes adatok fülre kattintva megtekinthetjük az adott partner adatait. Bizalmas! 23/223

24 9. ábra Partnertörzs Az adatfelviteli képernyő a Partnertörzs ábrán látható. 10. ábra Partnertörzs felvitel Bizalmas! 24/223

25 A rendszer a vevőket és szállítókat együtt kezeli, tehát egy partnert elég csak egyszer felvenni a törzsbe, majd a típust bejelölve az adott partner lehet vevő, szállító vagy mindkettő is. Az első mező a Partnerkód. Ezt a mezőt kötelező kitölteni, mert ez a kód fogja azonosítani a partnerünket. Ebbe a mezőbe lehet írni betűket és számokat is, illetve egyéb jeleket. Mivel szinte mindenhol lehet keresni Partnernévre, ezért nem szükséges a manuális megadása a partnerkódnak. A paraméterek között az AUTOMATAPARTNERKOD paraméter segítségével beállíthatjuk, hogy automatikusan egymás után a program adjon sorszámot a partnereinknek (szerintünk ez a lehető leggyorsabb és legkedvezőbb használat). A következő a Partner neve. Ezt is kötelező kitölteni, mert ez a név fog az átutalásokra, illetve a különböző listákra kerülni (itt szükséges megjegyeznünk, hogy minden partner megnevezését célszerű úgy rögzítenünk, ahogy a számlákon- bélyegzőn szerepel - gondolunk itt a különféle jelekre). A következő lépésként meg kell jelölni, hogy Szállítóról van-e szó vagy Vevőről, de meg lehet jelölni mind a kettőt is, abban az estben, ha a partner egyaránt a szállítója és vevője is az intézménynek. Csoportkód: vannak olyan partnereink, ahol központosítva történik a rögzítés. A pénzügyi osztályon dolgozók több intézménynek egyszerre rögzítik a fő intézmény, illetve a régiók számláit is. Ebben az esetben a partnereket megkülönböztetik egy csoportkóddal, amelyre külön lekérdezéseket lehet készíteni. (folyószámla) Ezután meg kell adni a partner címét. Az Ország megjelölésének akkor van jelentősége, ha az intézménynek nem csak egy országban vannak partnerei. Az Irányítószám kiválasztása (a mező utáni négyzetre kattintva, a program felkínálja az irányítószámok listáját. Magyar irányítószámok egy meglévő adatbázissal fel vannak töltve, amelyek módosíthatóak, viszont a külföldi irányítószámokat rögzíteni szükséges, majd a törzsben szereplő irányítószám kiválasztása után a program automatikusan megmutatja a hozzátartozó Várost, mely természetesen felülírható. Ezután a pontos Címet meg lehet adni, illetve a vevők esetében fontos lehet a Levelezési cím megadása is. (amelyik vevőnél megadtak Levelezési címet, a program a számla nyomtatásakor a vevő mellett megjelenít egy kis borítékot, azzal jelezve, hogy más címre kell a számlát postáznunk. Ez később a boríték nyomtatásakor lehet fontos, mert automatikusan a levelezési címet nyomtatjuk ki a borítékra.) A partner Adószámát célszerű megadni. Ezt azért érdemes kitölteni, mert a program ez alapján tud figyelmeztetni, ha esetleg egy partner tévedésből kétszer kerülne rögzítésre. Az adószám kitöltését kötelezővé lehet tenni, ha a paraméterek között az ADOSZAMKOTELEZO paramétert Igen-re állítjuk. Illetve az ADOSZAMELLENORZES paramétert is lehet változtatni. Ezzel teljes biztonsággal ki lehet zárni a dupla partner felvitelét. (ez elsősorban azoknál a partnereinknél fontos, ahol többen is iktatnak számlákat, partnereket) Közösségi adószám kitöltése nem kötelező, de ha a partnernek van közösségi adószáma, akkor a Listák/Áfa listák/közösségi termékértékesítés részletezése listát ez alapján tudjuk elkészíteni, amit negyedévente jelenteni kötelező. A szállítók csoportosítására van lehetőség az elsődleges, másodlagos, harmadlagos bejelölésekkel. Ez is paraméterrel vezérelhető s csak abban az esetben indokolt a használata, ha a CashFlow programban szükségünk van a kifizetetlen számlák legyűjtésére olyan szempont szerint, hogy mik azok a számlák, amelyek nélkül például az intézmény nem tud működni. (Ez általában likviditási probléma esetén szokott szükséges lenni, amikor nem lehetséges minden számlát fizetési határidőre kifizetni.) ELSODLEGESFOKOZAT paraméter segítségével vezérelhetjük, hogy mennyi fokozatot szeretnénk használni. Bizalmas! 25/223

26 A Beszerzési forrás és az Ártípus megadása olyan tételeknél elengedhetetlen, amelyek az Egészségügyi Stratégiai Kutatóintézet által meghatározott nyilvántartásokhoz használatos meghatározások. Ezek a törzsek központilag meghatározottak, csak ezekből lehet választani. Ennek használata a BESZFORR_HASZNAL (Használnak-e beszerzési forrás szerinti eszköz érték felosztást? Ha IGEN, akkor kötelező felosztania beszerzési bizonylatot és a többi érték módosító bizonylatot is. Az ÉCS automatikusan osztódik fel.) paramétertől függ, mely a Tárgyi eszköz program paraméterei között találhatóak. De mivel közös a partnertörzs a CT-EcoSTAT integrált programban, ezért ezt az adatot is a pénzügyi program partnertörzsében lehet rögzíteni. Megadható a Telefon, a Fax szám, az cím, a Weboldal, illetve az Ügyintéző neve is. Ezt is érdemes kitölteni, hiszen ha bármi gond van a számlákkal, ennek segítségével lehet megkeresni, hogy kivel vegyük fel a kapcsolatot a problémák tisztázására. Itt is felhívnánk a figyelmet, hogy a többi kapcsolódó program is elérheti ezt a törzset, tehát a CT- EcoSTAT Szerződés/Rendelés program felhasználói is ezt a partnertörzset használják, így nekik lehet, hogy ezeknek az adatoknak a megadása szükséges. Így egy helyen van nyilvántartva az összes olyan adat, amelyre az intézményen belül mindenkinek szüksége lehet. Lehetőség van több Bankszámlaszám és a hozzá tartozó Banknév megadására. Ennek az átutaláskor van jelentősége. Ha egy partnernek több bankszámlaszáma is van, és mindig másikra kéri az átutalásokat, akkor itt kell rögzíteni azokat. Így a számla iktatásakor a három közül csak a jelölt számlaszámot kell kiválasztani. ATUTTOBBBANKSZAM paraméterrel lehet vezérelni, hogy csak a számla iktatáskor megadott bankszámlaszámot egyszer rögzítsük, vagy amikor az átutalási csomagot összeállítjuk, és kiválasztjuk a számlákat, akkor is meg kell-e erősíteni, hogy biztosan jó bankszámlaszámra történjen az átutalás. Ennek a paraméternek a használata nem szükséges, de több helyen, többszintű ellenőrzést használnak. Az ország és az EU-tag bejelölés a közösségi partnerek esetében szükséges, mivel a ÁFA közösségi beszerzések kimutatása esetében el kell különíteni ilyen szempont szerint a számlákat. Illetve a költségvetési intézmények esetében a negyedéves feladások esetében a program ez alapján a bejelölés alapján tudja szortírozni a megfelelő főkönyvi számokra a partnereket. Megadható egy vevőhöz, hogy az állományban Gyűjtött vevőként szerepel. Ilyen lehet pl. egy Ebéd befizetés többektől vevő. Ha a számla kiállításra kerül erre a vevőre, ezt a partnernevet természetesen nem írhatjuk a számlára, melyet odaadunk az ügyfélnek. Ezért ebben az esetben a program a számla nyomtatásakor majd be fog kérni egy nevet és címet, amire a nyomtatás megtörténhet. Amennyiben Önök kincstári ügyfelek, megadhatják, hogy a partner is Kincstári, mert abban az esetben a számla iktatásakor mind a kiadási, mind a bevételi tranzakciós kódot be fogja kérni a program, melyet a számlára rá is nyomtat. Az Őstermelői igazolványszámot akkor kell kitölteni, ha a szállító őstermelői igazolvánnyal rendelkezik, ugyanis az őstermelős kimutatáson az igazolványszámot is fel kell tüntetni. A Szolgáltat mezőt csak akkor kell kitölteni, ha szükségük van a likviditási listában a szolgáltatást végző és nem szolgáltatást végző partnerek szerinti megosztásra. Megadható a programnak, hogy hány nap után számoljon késedelmi kamatot, valamint a fizetési határidő napja is beállítható. Külön megadható a szállítói fizetési határidő és a vevői fizetési határidő. Ennek akkor van jelentősége, ha egy partner, szállító és vevő is egyben, s a szerződésekben külön fizetési határidőkben állapodunk meg. Bizalmas! 26/223

27 A zárolt mező használatával az adott partner úgy állítható be, mintha törlésre került volna a törzsből. Tehát, ha ez a mező kerül használatra, akkor a partner a továbbiakban nem választható ki a törzsből azért, hogy számlát rögzítsünk hozzá, azonban az eddig rögzített számlák lekérdezhetők. (erre a bejelölésre, pl. akkor lehet szükségünk, ha már duplán felvittünk egy partnert és nem szeretnénk a továbbiakban, hogy erre a partnerkódra iktassunk számlákat) A konszolidált mező kitöltésével, azokat a partnereket kell bejelölni, amelyek a konszolidációban részt vesznek. (pl. több Kórház összevonásával az egymás közti számlázáshoz szükséges) Az Elsődleges bejegyzés a Cashflow program által készített likviditási kimutatásokhoz ad többlet információt. Mégpedig azoknál az ügyfeleinknél, ahol likviditási problémák adódnak. A besorolás azt takarja, hogy megmondhatjuk, hogy melyek azok a szállítók, amelyeket a működéshez mindenképpen ki kell fizetni (közüzemi díjakra gondolunk itt), illetve a másodlagos partnerek, melyekkel fizetési halasztásban meg tudtak állapodni. Ennek a bejelölésnek megfelelően a likviditási kimutatásunk ilyen besorolás alapján fog elkészülni. Egy partnerhez előfordul, hogy több bankszámlaszámot kell nyilvántartanunk. Ezt olyan módon tehetjük meg, hogy az adott partner rögzítésekor a mentés után a Bankszámlák fülre kattintunk, ahol a képernyőn látható módon sok-sok bankszámlaszámot tudunk rögzíteni. 11. ábra Bankszámla felvitel/módosítás/zárolás Bizalmas! 27/223

28 A bankszámla felviteli képernyőn láthatjuk, hogy a bank neve és a számlaszám mellett az Élő bankszámla bejelölés látható. Ez alap helyzetben bejelölésre kerül, hiszen azért rögzítünk egy bankszámlát, hogy használhassuk azt. Viszont előfordul olyan helyzet, hogy bizonyos időre Zárolni szükséges egy adott bankszámlát, ezt a Bankszámlák zárolása fül segítségével tehetjük meg, ami azt jelenti, hogy a szállítói számla felvitelnél a Zárolt bankszámlát nem lehet kiválasztani. Természetesen, amint a partnertörzsben a zárolás megszüntetjük, akkor az addig zárolt bankszámlát is felhasználhatjuk a számlafelvitelnél Egyéb adatok 12. ábra Egyéb adatok megadása Kiegészítő adatok A kiegészítő adatok: TAJ szám és a Családtámogatás azon. mezőkben megadott értékeknek egyedinek kell lenniük a partnertörzsön belül. A TAJ szám kötelezően 9 számjegyű, ahol a 9. számjegynek az első 8 számjegy felváltva 3-al és 7-el való szorzatának összegének a modulok 10 értékével kell megegyeznie. Bizalmas! 28/223

29 Partner módosítása 13. ábra Kiegészítő adatok megadása Abban az esetben, ha a nyíllal valamely partner sorára állunk és az aktuális partner fülre kattintunk, akkor a Partnertörzs ábrán látható ablak jelenik meg. Ebben az ablakban lehetőség van arra, hogy a felhasználó adatait módosítsuk Partner törlése A partner csak abban az esetben törölhető, ha az adott évben nem történt rá mozgás, valamint nincs rá hivatkozás a pénzügyi rendszerben. Ellenkező esetben a következő Figyelmeztetés jelenik meg: Bizalmas! 29/223

30 Itt a kapcsolódó programokban sem lehet rá hivatkozás. Előfordulhat, hogy a folyamatos rögzítések során egy partnert véletlenül többször rögzítettük. Erre a menü segítségével vannak ellenőrző listák, illetve külön engedéllyel a partnereket össze is lehet vonni. Ezt folyamatosan megtehetjük, ebben az esetben mindig arra a partnerre szükséges először ráállni, amelyiket szeretnénk a továbbiakban használni, majd a többi, tévesen rögzített partnert is kiválasztani shift+bal egér gomb segítségével -, majd a partner összevonás menüpontot kell kiválasztani. Ekkor a program az először kiválasztott partnerkódra vonja össze az összes hivatkozást az adott partnerekre Partner segédtörzsek A partner segédtörzseket a CT-EcoSTAT programban, részben feltöltve szolgáltatjuk, melyeket bármikor lehet bővíteni. Mivel nagyon egyszerű törzsek, de szükségesek, ezért nem térnénk ki a részletes felviteli, módosítási lehetőségekre. Az egyes menüpontokon belül a Menü segítségével megtekinthetjük, hogy miként is lehet adatot rögzíteni, törölni stb. Az irányítószámok alatt láthatjuk bővebben, miként lehet egyes törzsekben adatokat rögzíteni. Ez alól kivételek a csoportkódok, melyek a partnereken belüli gyűjtésre ad lehetőséget, s egyedileg alakítható ki. Ezáltal a folyószámla listát le lehet kérdezni egy bizonyos csoportra. Így több partnert egy listán szerepeltethetünk. 14. ábra Partner segédtörzsek Országkódok törzse A hivatalos országkódokkal töltöttük fel ezt az állományt. Az átutalások készítéséhez ad segítséget. Itt is azért nem beszélnénk bővebben erről a törzsről, mert általában országon belül történnek az utalások és nagy ritkaság, ha egy-egy külföldi országba utalunk át összegeket. Ezeknek a kódoknak az import számlák partnereinek rögzítésekor van szerepe. Az országkód kitöltésével figyeljük, hogy az áfa leválogatás szempontjából a számlát miként is szerepeltessük a bevallásban. Bizalmas! 30/223

31 15. ábra Országkódok törzse Régiók A régiók törzs rögzítésének a lehetőségét nyújtjuk itt, amennyiben szükség van erre. Ezt a törzset nem töltöttük ki központilag, bármikor bővíthető Megyék A megyék törzs rögzítésének a lehetőségét nyújtjuk itt, amennyiben szükség van erre. Ezt a törzset nem töltöttük ki központilag, bármikor bővíthető Irányítószámok Az Irányítószámok almenüpont behívásakor a menüpontban lehetőség van arra, ha a program a partnertörzseknél megadott irányítószámokhoz nem a megfelelő város nevét írja ki, itt módosítható az, illetve fel lehet vinni újat is. Új irányítószámot és a hozzá tartozó várost az új elem gombbal lehet felvinni az Irányítószámok menüpontban. Kitörölni adatokat az X jellel lehet akkor, ha az egér kurzora a törölni kívánt elemen áll. Magyarországon belüli városok irányítószámait töltöttük fel ebbe a törzsbe, ami bármikor módosítható. Amennyiben van külföldi országokkal is kapcsolat, akkor azoknak az irányítószáma is rögzíthető, nyilvántartható. A Részletes adatok fülre kattintva azokat az adatokat lehet megtekinteni, melyeken éppen az egér kurzora áll. Az adatokat módosítani a szerkesztés gombbal lehetséges. Bizalmas! 31/223

32 16. ábra Irányítószámok törzse 17. ábra Irányítószám felvitele Bizalmas! 32/223

33 Segéd törzsállományok Kulcsszavak Ez az almenüpont a kulcsszavak valamilyen szempont szerinti gyűjtését teszi lehetővé. Ezek megadhatók számlákhoz, banki illetve pénztári tételekhez egyaránt. Ilyen listák húzhatók le számlákra, folyószámlára. 18. ábra Kulcsszó törzs A Kulcsszavak almenü behívásával a mellékelt képernyő jelenik meg. Az új kulcsszó felvitele pluszjellel, a stornózás a - jellel, adatmódosítás az Aktuális kulcsszó fülre kattintva lehetséges. Egy tételhez, számlához minden eseten egy darab kulcsszó adható meg, ezért viszonylag korlátozott lekérdezésekre ad lehetőséget, de vannak esetek, amikor a főkönyvi könyvelésen kívül, már sokkal korábban tudunk kimutatásokat készíteni, hogy melyik számla, mikor érkezett be, mikor történt meg a kifizetése. A gyűjtések lekérhetők a kulcsszó egészére, de az első pár karakterére is. Ez a következőt jelenti: Ha gyűjteni kell a benzinszámlákra történő kiadásokat, megadhatók a következő kulcsszavakat, a rendszámok szerint, például: benzin ABA-324 benzin LKG-564 Ezután lekérdezhető az összes benzin számla (ebbe bele fog tartozni mind a kettő, a kulcsszóhoz tartozó tétel is), illetve csak egy autóra vonatkozóan, pl. az ABA-324 rendszámra. Bizalmas! 33/223

34 4.3.5 Naplószövegek A bankban és a pénztárban a gyakran használt naplószövegek feltölthetők egy adatállományba, amelyek majd a banki/pénztári tétel rögzítésekor kérhetők le segítségnek. Itt arra gondolunk, hogy általában ismétlődő tevékenységeket végeznek egy intézménynél, havonta ismétlődő kiadások, bevételek vannak, és ezek rögzítéséhez nyújt segítséget ez a törzs. 19. ábra Naplószöveg törzs Tranzakciós kódok Amennyiben Önök kincstári ügyfelek, szükség lehet a tranzakciós törzs karbantartására, ha az változni fog. A tranzakciós kódoknak kell egy előjelet adni (+/-), mert ez alapján fogja a kincstárnak küldendő listán a program a tételeket terhelésként vagy jóváírásként megjeleníteni. KINCSTARI paraméter értékétől függ, hogy kincstári módban működjön a program vagy sem. A menü alatt található egy feltöltés gomb, amivel aktualizálni lehet időről időre a tranzakciós kód változásokat, mivel a kincstári ügyfelek esetében a Kincstárral történő egyeztetéshez nagyon fontos ez a kód. Bizalmas! 34/223

35 20. ábra Tranzakciós kód törzs Számla megjegyzések Munkánk során, számlák rögzítése során általában vannak ismétlődő, minden hónapban ugyanolyan közüzemi számlák nyilvántartása, amelyeknél ezt a törzset kezelhetjük. Egyszer a számla rögzítésénél felvisszük az adott számla megjegyzést, így a következő, hasonló számla érkezésekor a már meglévő törzsből csak ki kell választanunk az adott megjegyzést, így nem kell újra felrögzítenünk. Ezzel megkönnyíthetjük, gyorsíthatjuk a számlarögzítést. (pl. karbantartás, bérleti díj, gyógyszer - vásárlás, élelmiszer - beszerzés stb). Ezeket a megjegyzéseket gyorsan, könnyen alkalmazhatjuk a számla iktatásakor. Bizalmas! 35/223

36 21. ábra Számla megjegyzések törzse Saját cím A rendszert használó intézmény saját adatait tartalmazza. Általában egy sort tartalmaz, de olyan esetekben, ha az intézmény egy részlege, az általa kiállított számlákon más szállítói néven jelenik meg, akkor elképzelhető több sor is. Az adatfelviteli képernyő a Menü ikonra kattintva szintén a Saját cím almenüpontban található meg. Ha az adott intézmény több bankszámla számot használ, akkor annyiszor fel kell venni az adatait, ahány bankszámla számmal rendelkezik (ebből a törzsből választhatjuk ki később a vevői számlák nyomtatásához szükséges fejléc adatainkat). Amennyiben egy új pénzügyi rendszert elindítunk, akkor ezt a törzset minden esetben fel kell tölteni. Ugyanis az itt rögzített adatok kerülnek kiírásra a pénztárbizonylatok fejléce esetében, a számla fejléce esetében, illetve az utalásnál is használatos az itt rögzített bankszámlaszám. Tehát nagyon fontos, hogy induláskor legalább egy saját címet adjunk meg a helyes adatokkal feltöltve: név-cím, bankszámlaszám mindenképpen szükséges. 22. ábra Saját cím törzs Bizalmas! 36/223

37 A saját cím módosítására nincs lehetőség, mivel a kimenő számlák nyomtatásához már felhasználtuk az adott címet. Így, amikor elő kell állítanunk korábbi számláról másolatot, akkor annak az eredeti, a számla kiállításakor nyomtatott címet kell tartalmaznia. Ezért vezettük be a Saját cím törzs képernyőn látható sorrendiséget, mellyel megmondhatjuk, hogy melyik törzset használjuk a legtöbbször, illetve a ritkábban használt címet pedig a megfelelő helyre rendezhetjük. Sorrend megadását, az adott Saját cím soron állva a menü segítségével adhatjuk meg. Értelemszerűen csak olyan sorszámot adhatunk egy sornak, amely még eddig nem szerepelt a táblázatban. Ha például a 11. sor az utolsó bejegyzés, akkor csak az utána következő sorszámot adhatjuk meg, jelen esetben a 12. sorszámú lesz az adott saját cím. 23. ábra Saját cím sorrend megadása A felvitel esetén meg kell adnunk az Intézmény teljes nevét a Név mezőbe, a Rövid név mezőt szükséges kitölteni, hisz van olyan eset, hogy egyes intézményeknek több sorba fér ki a megnevezése. Minden esetben töltsük ki a Rövid név mezőt is, hogy minden listán komfortosan meg tudjuk jeleníteni ezt az adatot. Az irányítószám, Város, Utca, házszám, Adószám megadása minden esetben kötelező, illetve a bank neve és számlaszáma is. A többi mező opcionálisan adható meg, kinek-kinek kedvére. Ezek az adatok szerepelnek a program által készített vevői számlák fejlécében, a pénztárbizonylatokon, melyek szigorú számadású nyomtatványoknak felelnek meg, ezért az adatok pontosságára nagy gondot kell fordítanunk. 24. ábra Saját cím törzs felvitel Bizalmas! 37/223

38 4.3.9 Levelek szövegei A Levelek szövegei almenü behívásakor a következő képernyő jelenik meg: 25. ábra Levelek szövegei törzs Az adatfelviteli képernyő szintén a Levelek szövegei almenüpontban látható. A levelek típusa az Aktuális levélnél adható meg a Típus mezőben. Ehhez segítséget nyújt a mező végén található nyíl, amelyre ha rákattintunk az egérrel, akkor többféle lehetőséget is felkínál. Ezek a következők: Folyószámla egyeztető Fizetési felszólítás Késedelmi kamat kiegyenlített számlára Késedelmi kamat nem kiegyenlített számlára Késedelmi kamat egyenlegközlő Vevői átutalásos számla Vevői készpénzes számla Előleg felszólító 26. ábra Levelek szövegei felvitel Bizalmas! 38/223

39 Aláírók A különböző számláknál és leveleknél megadhatóak a különböző aláírók az intézménynél jóváhagyott aláírási rend szerint, összeghatárhoz rendelve. Megadható az aláíró beosztása is. Egy-egy típusnál többfajta aláíró is megadható. Ilyenkor nyomtatáskor a program fel fogja kínálni az aláírók törzsét kiválasztásra. A képernyőn látható, hogy itt a sorrend esetében szerepelhet két ugyanaz a sorszám. Ez azért fordulhat elő, mert a levél típusokon belül külön sorszámozással különítjük el az aláírókat. Tehát, amennyiben egy fizetési felszólítás esetében úgy van szabályozva, hogy több aláíró is elkészítheti azokat a leveleket, akkor fel kell vinni mind a két aláíró adatait, s a levél nyomtatásakor a program az itt megadott sorrendben kínálja fel az aláírókat. 27. ábra Aláírók törzs Ki kell választani, hogy milyen levél, illetve számla aláíróját szeretnénk megadni. Ez az Aktuális aláíró fülre kattintva tehető meg. A Típus mező végén található nyílra kattintva az egérrel, a program több lehetőséget is felajánl. Meg lehet adni négy nevet és annak titulusát, valamint azt is, hogy ki készítette a számlát. Természetesen nem kell minden mezőt kitölteni. Lehetőség van arra is, hogy a dátum is megjelenjen, illetve bejelölhető, hogy ne jelenjen meg. Ezt a Dátum megjelenítése mezőre kattintva az egérrel lehet megtenni. Ha a mezőben (pipa) található, akkor meg fog jelenni a dátum. 28. ábra Aláírók törzs felvitel/módosítás Bizalmas! 39/223

40 Számlatételek törzse A szolgáltatás törzs a Számlatételek törzse almenüpont - a kimenő számlák tételes részletezésénél hívható elő segítségként. Ezért itt kell feltölteni azokat a tételeket, amelyek a kiállított számláknál gyakran előfordulnak. Ennek a törzsnek a feltöltése a vevői számlák felvitele során folyamatosan is történhet, nem szükséges a mindennapi munkákhoz előre felrögzíteni azokat a tételeket, amelyeket a vevő számlák felvitelénél használunk. 29. ábra Szolgáltatások törzse A Számlatételek adatfelviteli képernyőben kötelezően csak a Megnevezés, a Mennyiségi egység, és az ÁFA kulcs mezőket kell kitölteni. A VTSZ/SZJ szám már nem kötelező, de ahhoz, hogy a számlán megjelenjen a KSH általi besorolás, akkor érdemes kitölteni ezt a mezőt is. Az ÁFA mezőnél a rövidítések a következők: AM = adómentes, NK = alapot nem képező. Amennyiben az alap áfa - másodlagos főkönyvi szám mezőket kitöltjük, akkor ezek alapján a főkönyvi számok alapján a vevő számlákat tételesen, automatikusan le lehet könyvelni a főkönyvi rendszerben. Ez azt jelenti, hogy ahány tétel szerepel egy számlán, annyi tétel kerül könyvelésre, abban az esetben is, ha az összes tételt ugyanazon főkönyvi számokra könyveljük. Bizalmas! 40/223

41 30. ábra Számlatételek felvitele/módosítása Kamat százalékok Ennek a törzsnek a késedelmi kamatokkal kapcsolatos levelek esetén van jelentősége. A vevőnkénti, illetve szállítónkénti késedelmi kamat százalék kezelést teszi lehetővé. A táblázatba felvihető az általánosan használt kamatláb rendszeresen, időről időre. Így folyamatosan látható annak változása is. Ha valamelyik partnerrel (szállító/vevő) megállapodás történt speciális kamat % - ról, akkor az is itt kerülhet rögzítésre. Ebben az esetben a késedelmi kamat ellenőrzésekor - természetesen - az itt megadott százalékkal fog számolni a program. 31. ábra Kamat százalékok törzse Bizalmas! 41/223

42 A kamatszázalékok feltöltése könnyen és gyorsan elvégezhető a menü alatt található Feltöltés MNB adatokkal menüpont segítségével. Természetesen ezeket folyamatosan frissítjük. Mindig az aktuális értékekkel tudjuk feltölteni, melyet az MNB hivatalos oldaláról töltünk le időről-időre. 32. ábra Feltöltés MNB adatokkal Az adatfelviteli táblázatban elegendő csak az éves kamatot megadni, a gép automatikusan ki fogja számolni a napi kamatot. Illetve itt megadható, hogy általánosan használandó vagy egy bizonyos szállító/vevőre vonatkozik-e az adott kamat %. Szerződésenként eltérhetnek ezek az értékek egyes partnerek esetében. 33. ábra Kamat százalék felvitel Bizalmas! 42/223

43 Amennyiben partnerkódot is megadunk egy kamat százalékhoz, akkor csak arra az egy adott partnerre külön megállapodás szerint tudunk késedelmi kamatot számítani Államháztartási azonosító kódok törzse Ez a törzs tartalmazza a hivatalos államháztartási azonosítókat, amiről egyelőre nem szeretnénk említést tenni, mert az Európai Unióba történő belépéskor harangozták be, de azóta nem különösen követelik meg a használatát Ünnepnapok törzse Év elején fel lehet tölteni az ünnepnapokat és a szabadnapokat. Így a program figyelni tudja, hogy ezekre a napokra ne készüljön átutalás, illetve még a kimenő számlák készítésénél is figyelembe veszi a fizetési határidő meghatározásánál. Szerintünk ez egy hasznos dolog lehet, de nem kötelező a használata. Itt említenénk meg a FIZETESIHIFIGYEL paramétert, ami segítségével automatikusan a számlák felvitelénél hétvégére a program nem enged iktatni számlát. (ezt sem kötelező használni, csak segítségként szerepel a programban) 34. ábra Ünnepnapok törzse Szervezeti kód felhasználó összerendelés Azoknál az intézményeknél, ahol több helyen is készítenek kimenő számlákat és a sorszámokat el kell különíteni, szükséges használni a szervezeti kódokat. Ebben az esetben egy-egy felhasználóhoz meg lehet adni szervezeti kódot ebben a menüpontban. Ezáltal a kimenő számla készítésekor szervezeti kódok alapján történik a szigorú számadású sorszámok kiosztása, így elkülönítve az egyes szervezetek számláit. A szervezeti kód-felhasználó összerendelésével az egyéb átutalások, illetve előre feldolgozott és teljesített egyéb pénztári ki- és befizetések is elkülöníthetők. Így adott felhasználó, csak a saját adatait láthatja, rögzítheti, módosíthatja. Bizalmas! 43/223

44 35. ábra Szervezeti kód - felhasználó összerendelés 4.4 Számlák karbantartásának menüje A Számlák karbantartása menüt megnyitva a következő képernyőn látható. 36. ábra Számlák karbantartása Ebben a menüben a beérkező és a kimenő számlák tarthatók nyilván, függetlenül attól, hogy átutalásos vagy készpénzes számlákról van szó. A számlák karbantartása menün belül az ábrán látható almenüpontok találhatóak. A valutás számlák menüpont megjelenése paramétertől függ. A VALUTASZAMLA paraméter értékétől függően megjelenik ez a menüpont, vagy nem is látható a képernyőn. A valutás számlák menüpontban kimenő számlákat tudunk előállítani bármilyen valutanemben. Itt nyílik lehetőség a kimenő számlákon szereplő tételek megtekintésére. Bizalmas! 44/223

45 4.4.1 Szállítói számlák menüpont A menüpont elindítása után az ábrán látható módon jelenik meg a számlák iktatókönyve. A képen látható, hogy a rendszer piros színnel jelöli azokat a számlákat, amelyek összege mínusz ( jóváíró számlák). A Menü ikonra kattintva az egérrel többféle tevékenységre van lehetőség. Menü ikon alatt található menüpontok az egér jobb gombjának segítségével is előhívhatjuk. Ezzel gyorsabbá tehető az adatrögzítés. Természetesen ez minden egyes menüpontban használható. Ez egyénileg választható, kinek-kinek melyik az egyszerűbb. 37. ábra Számla felvitel Felvitel A számlákat a Menü Felvitel gombjára kattintva lehet felvinni. A képernyő bal felső sarkában található plusz gomb segítségével is rögzíthetünk aktuális évi számlákat. A felvitel menü még három részre osztott, aktuális-, előző-, illetve következő évi számla. Ettől függ, hogy a program az adott belső sorszám elejére milyen évszámot fog illeszteni. Mind a három menüpont elindítása után ugyanúgy kell dolgozni. Ha ezek közül valamelyik menüpontra rákattintunk, a következő adatfelviteli táblázatok fognak megjelenni. A három táblázat között a nyilakkal lehet mozogni. Bizalmas! 45/223

46 38. ábra Új szállítói számla felvitele 1. rész Az ELVET ikon arra szolgál, ha egy számla adatainak felvitele elkezdődött, de mégsem kell rögzíteni azokat, akkor erre a gombra kattintva a program kilép a felvitel menüpontból. A MENT ikon arra szolgál, ha egy számla adatai már felvitelre kerültek és azokat rögzíteni is kell, akkor azt ezzel a gombbal lehet megtenni. Ekkor már kapunk egy nyilvántartási sorszámot, amit a programban belső sorszámnak hívunk, ami a belső sorszám mezőben láthatóvá is válik. A KILÉP ikonnal lehet kilépni a felvitel táblázatokból. Ha egy számla adatainak felvitele már elkezdődött és ekkor rákattintunk erre a gombra, akkor egy üzenetet kapunk, amely esetében el kell még döntenünk, hogy menteni szeretnénk a számla adatait vagy nem szeretnénk, vagy teljesen vissza szeretnénk lépni és folytatni a számla rögzítését. Ha ekkor az Igen-re kattintunk, akkor a program a bevitt adatokat el fogja menteni és kioszt egy sorszámot, ha a Nem-re, akkor elvesznek a bevitt adatok. A Mégse gombra történő kattintás után folytatható a számla felvitele. Az ÚJ SZÁMLA ikonra kattintva újabb számla rögzítésére van lehetőség anélkül, hogy a menüből kellene újra kezdeni a számla rögzítését. Az előző ábrákon látható táblázatokhoz a következő adatokat kell megadni: Az ÚJ SZÁMLA bevitelnél a táblázatban első a Belső sorszám, a második az Alsorszám - ezeket nem kéri be a program. A belső sorszámra a számla iktatása után a program automatikusan a következő sorszámot fogja adni a megadott éven belül. Amennyiben Fordított adózású szállító számlát iktatunk, akkor a partner megadása után a Fordított adózás kis jelölő négyzetet szükséges kipipálni az egér bal gombjával. Ebben az esetben, a programban a megfelelő ÁFA kulcshoz szükséges rögzíteni az alapot, de az ÁFA értékét már nem is számolja ki automatikusan, s nem is tölthető ki az. A számla rögzítés befejezésekor fog készülni, az egyéb ÁFA tételek menüpontba egy tételt, amit az aktuális ÁFA bevalláskor a leválogatásokba a program belegyűjt, s erről listát is készíthetünk. A következő a Partner megnevezése. Itt szeretnénk felhívni a figyelmet, hogy javasolt a partner nevet használni a keresésre és nem az első mezőre kattintani, ahol a partnerkód alapján keresne a program. Ott feltételezzük, hogy már tudjuk, melyik kódra szeretnénk rögzíteni, ami előfordulhat, hiszen sok ismétlődő partner fordul elő akár a szállítói, akár a vevői számlák rögzítése során. De mivel a kódok megjegyzése felesleges, hiszen többféle módon kereshetőek a partnerek, pl. név szerint, adószám szerint, ezért nincs szükség a kódok megjegyzésére. Viszont vannak olyan partnereink, akik évek hosszú során sok-sok partnerkódot megjegyeztek, s nekik gyorsabb a kódot beírni, mint a név alapján keresgélni, ezért hagytuk meg ezt a lehetőséget is. Bizalmas! 46/223

47 Ha a partnernév mező végén található nyílra kattintunk, akkor a program felkínálja a már ismert partnereket. Mint a képernyőn is látszik, a program automatikusan Partner megnevezése elrendezésben kínálja fel a partnereket. Ezzel is segítve a gyors keresési lehetőséget, a Keresőszó mezőbe kell elkezdeni beírni a keresett partner megnevezését. Amennyiben már szerepel a törzsben az adott partner, akkor a program automatikusan rááll arra a partnerre, melyet keresünk. 39. ábra Partnertörzs kiválasztása Ha a partner az, akitől a számla megérkezett és az szerepel a rögzített adatokban is, akkor csak a megfelelő partner névre kell ráállni a kurzorral és utána a Rendben gombra kell kattintani. Ha a partner még nem szerepel, akkor lehetőség van új partner felvitelére. Ez a Partnerek gombra kattintva tehető meg. A Keresőszó sorban kell kikeresni a megfelelő partnert a Partnernév alapján. A Rendezés és keresés sor alatt lehet megadni, hogy milyen adat alapján lehet keresni: Partner kód, Partner neve, Vevő, Szállító, Adószám. Ha partnernév szerint nem találnánk meg a törzsben a keresett partnert, akkor célszerű még adószám szerint is keresni, ezzel megbizonyosodhatunk arról, hogy biztosan nem rögzítjük duplán a szállító/vevő adatait. A Végösszeg mezőt nem kell kitölteni, mert a program a beírt adatokból automatikusan számolja ki. Következő lépés a dátumok megadása. Az Iktatási dátum az a dátum, amikor a számla adatai rögzítésre kerülnek. Ezt a program magától kínálja fel, de felül is lehet írni, ha az nem megfelelő. A Teljesítési dátum, a Számla dátum és a Fizetési határidő mezőket értelemszerűen, a számlán szereplő adatok alapján kell kitölteni. Itt pici kitérőt tennénk a folyamatos teljesítésű számlák tekintetében. Ahogy a képernyőn is látszik a program lehetőséget ad arra, hogy a számla teljesítése, számla dátuma, fizetési határidő és beérkezés dátuma mellett a számviteli elszámolás dátumát is megadjuk. Ez abban az esetben nagyon fontos, ha a számlát folyamatos teljesítéssel állították ki az intézmény részére. Ami annyit jelent, hogy a számla teljesítés dátuma megegyezik a fizetési határidővel, de előfordul, hogy a tényleges teljesítés nem arra a hónapra esik, hanem egy előző hónapra. Ekkor be kell jelölni a meghatározott időre szóló kis jelölő négyzetet, s meg kell adni a számla számviteli elszámolás dátumát is. Bizalmas! 47/223

48 Az elszámolás dátuma határozza meg azt az időszakot, amikor a tényleges teljesítés megtörtént. ( pl. telefon számla, közüzemi díjak) Ez az a dátum, amely alapján a költségvetési intézményeknél a negyedéves feladások elkészülnek, illetve a vállalkozási szemléletben könyvelő intézmények működésében pedig erre a dátumra történik a szállítóivevői számla könyvelése. (üzemgazdasági szemléletben is) Ez a dátum szállító és vevő számlák esetében is fontos szerepet játszik a működés szempontjából. Ezután a Fizetés módját kell meghatározni. Ez a menüből választható, pl. átutalás. A Beérkezés dátum megadása paraméterrel vezérelhető. (BEÉRKEZÉSDATUM paraméter segítségével) Előfordulhat, hogy nagyobb intézményeknél az iktatás és a beérkezés között 1-2nap is eltelik. Ebben az esetben a beérkezés dátumához az érkeztetés dátumát kell rögzíteni, az iktatás dátumához pedig a programba történő iktatás dátumát. Ez a dátum az ÁFA szempontjából is nagy jelentőséggel bír, ugyanis a FAD_AFA_BEVALLASBA paraméterrel vezérelni lehet, hogy a beérkezés dátuma alapján, vagy a számla teljesítési dátuma alapján kerüljenek be a FAD-os tételek az ÁFA bevallásba. KOZOSSEGI_FAD_BONTAS paraméter beállításával a Közösségi termékbeszerzés esetén a fordított adózású számla ÁFA-t határozhatjuk meg. A beállítással a program automatikusan az itt megadott érték szerint sorolja be, vagy csak befizetendő (Le nem vonható), vagy befizetendő/visszaigényelhető sorba (levonható), vagy arányosan levonható és visszaigényelhető (arányos). A Banknév és Bankszámla megadás a szállítóra vonatkozik. A banknevet és a bankszámlákat a partner törzsben kell feltölteni. Itt a program a megadott partnerhez csak a bevitt adatot fogja felkínálni, de azt felül is lehet itt írni. Amennyiben egy szállítóhoz több bankszámla szám is tartozik, akkor azt a törzsben rögzítenünk szükséges, a számla iktatásakor, pedig kiválaszthatjuk a lefele mutató nyíl segítségével. Ezután a Megjegyzés mező következik. Ezt azért érdemes kitölteni, mert ennek több jelentősége is lehet. A számla listáknál, a banki feladásnál, a folyószámla listán, az ÁFA listákon is megjelenik a megjegyzés, amely alapján sokkal könnyebb azonosítani, illetve ellenőrizni a tételeket. Két lehetőség is van: vagy itt egy új megjegyzést kell beírni, vagy választani kell a számla megjegyzés törzséből. Ez úgy tehető meg, ha a mező végén található pontokra kattintva kerül kiválasztásra az itt megjelenő táblázatból a megfelelő megjegyzés. A számlához több soros megjegyzést is tudunk rögzíteni szükség szerint. A Külső sorszám a szállító számlaszámát jelenti. Az eseménykód megadásával egyfajta előkontírozást végezhetünk el a pénzügyi modulban. A főkönyvi program eseménykód törzsébe megadott eseménykódok közül lehet választani. Kiadási eseménykódot a szállítói számlákhoz, bevételi eseménykódokat pedig a vevői számlákhoz lehet hozzákapcsolni. Bizalmas! 48/223

49 40. ábra Új számla bevitel A TOVÁBB gombra kattintva a táblázatban a számla végösszegének részletes megadása következik. Ez megbontható alapot nem képező, adómentes, illetve a megfelelő ÁFA kulcsú tételekre. Ahol ÁFA kulcs van, ott a program a nettó összegből kiszámolja az ÁFÁ-t. 41. ábra Új szállítói számla felvitel 2. rész Amennyiben ÁFÁ- t is tartalmazott a számla, meg kell adni az ÁFA bontást is. Tehát, hogy Le nem vonható, arányosítással levonható, illetve Levonható részbe kerül-e az ÁFA. Amennyiben mindig valamelyik típusba tartozik a három közül, az beállítható a paraméterben. Így a program nem fog ilyenkor rákérdezni, hogy meg akarjuk-e az ÁFA bontást adni, hanem automatikusan a megfelelő helyre fogja betenni a számlát. /Számla/BONTASALAPERTELMEZES paraméter/ Az ÁFA összegét a kívánt sorba, illetve oszlopba kell írni. Ha szükség van bontásra, ez nyugodtan megtehető. Ezután meg kell adni az alapokat is. Ezt a program automatikusan kiszámolja. Bizalmas! 49/223

50 Az ÁFA megbontása Le nem vonható, Arányosítással levonható, illetve Levonható részét minden esetben a számla felvitelekor célszerű megadni. Azoknál a számláknál, amelyeknél majd csak igazoltatás után derül ki pontosan, hogy hova, milyen összeg tartozik, javasolt a Le nem vonható ÁFA mezőbe rögzíteni. Így biztosan minden tétel megbontásra kerül, ami a bevallásba szükséges. Amennyiben ez változik és esetleg egy ÁFA bevallás után, akkor a program ezt tudja figyelni és a változásokról Természetesen az ÁFA változásokat figyelemmel követjük és figyelmeztetésekkel segítjük a rögzítést. (pl szeptember 1-je utáni teljesítésű számlák esetében, ha 15%-os ÁFA-val szeretnének rögzíteni számlát, akkor figyelmeztetés után rögzíthető, de megfontolandó minden esetben, ha csak nem folyamatos teljesítésű számláról van szó.) Természetesen nekünk engedni kell a rögzítést, mert a gyakorlatban előfordulhatnak kivételes esetek. 42. ábra Tárgyi eszköz áfa bontása Ezután be kell jelölni, hogy Tárgyi eszköz vásárlásról szólt - e a számla. Ennek az ÁFÁ- nál van jelentősége. Ha egy számlán tárgyi eszközt is vásároltunk és még más is szerepel, akkor a számla adatait a tárgyieszköz bontás ablak segítségével megbonthatjuk, hogy a számla végösszegéből az egész összeg tárgyi eszköz, vagy csak egy része. Ennek az áfa listák legyűjtésénél van jelentősége. A számla felvitel második képernyőjén lehetőség van még a kötelezettségek részletezésére is. (A KOTKOVRESZFIGYEL paraméter segítségével állíthatjuk be saját igényünk szerint, hogy Kötelezettségek és követelések részletezésénél figyelmeztessen-e a program a hozzáadásra vagy sem.) A típus mezőben meg kell adni a kötelezettség típusát is, ami lehet: Beruházással kapcsolatos Felújítással kapcsolatos Termékvásárlással kapcsolatos Szolgáltatás, vásárlással kapcsolatos. A maradék összeggel kontrollálható, hogy az összegek jól lettek-e megadva a számla összegeihez képest. Ha az összegek jók, a szám nulla lesz. A számla mentésénél is figyelmeztet a program, ha nem jó a kötelezettségek megadása. Ekkor a következő üzenetet küldi: (a fent említett paraméter beállításától függően) Bizalmas! 50/223

51 43. ábra Kötelezettségek részletezése A felvitt adatok a Hozzáad gombbal rögzíthetők. Ha egy már felvitt kötelezettséget törölni kell, az a Töröl gombbal tehető meg. Ha a számla mindezek után rögzítésre kerül, akkor a gép által adott belső sorszámot érdemes ráírni a számlára a későbbi visszakeresés megkönnyítése céljából. Amennyiben a számla tárgyi eszközt tartalmaz, akkor a kötelezettségek részletezésénél a megbontás szerint csak beruházás vagy felújítással kapcsolatos megnevezésre lehet szétbontani a számlát. Erre a program figyelmeztet is, amennyiben másként szeretnénk a számlát megbontani. 44. ábra Figyelmeztetés - tárgyi eszköz megbontás hiánya A táblázatban meg lehet adni a Kulcsszót is. Ennek a használata is paramétertől függ: Közös/KULCSSZOKOTELEZO. Ezt is érdemes használni, mert többféle lista lekérdezhető a kulcsszóra kigyűjtve. A kulcsszó a partnernévhez hasonlóan választható ki egy táblázatból, ahol az eddig felvitt kulcsszavak szerepelnek. Ha olyan kulcsszóra van szükség, amely még nem szerepelt a listában, akkor új kulcsszó is felvihető. Az is bejelölhető, hogy Import vagy Export számláról van -e szó. Ez leginkább a vállalkozásoknál használt. Amennyiben ez az adat sem kerül megadásra, ez is beállítható a paraméterben. A Külön keret mezőt akkor kell bejelölni, ha olyan számláról van szó, amely nem az intézmény számlája, nem szerepel az ÁFA bevallásában, sem folyószámláján és sehol máshol, de valamilyen okból mégis nyilván kell tartani. (ez elég egyedi esetekben fordul csak elő) A Vámhatósági számot fel kell tüntetni, amennyiben a számlához tartozik ilyen szám. Az Adós mezőben megadható, hogy a számla az adott partnerhez rögzítetten adós, vevő, vagy munkavállaló szerinti követelés. Az alatta levő mezőben megadható, hogy beruházással vagy nem beruházással kapcsolatos a számla. Bizalmas! 51/223

52 Ezután meg kell adni a Tranzakciós kódot. Ha az intézmény kincstári, ebben az esetben a paraméterek között a Kincstári paraméter értékét Igenre kell állítani. Ebben az esetben kínálja fel a program a Tranzakciós kód megadásának lehetőségét. Az Alap tranzakciós kód az intézmény saját kódja, ezen kívül meg kell adni a Partner tranzakciós kódját is. A számla iktatásakor még 6+1 féle kód kezelésére is lehetőségünk nyílik. Ezt mindenki egyénileg választhatja ki, hogy melyiket is használja. A paramétereknek a használata szorosan összefügg a főkönyvi rendszerrel, ugyanis a törzset a főkönyv/törzsek menüpontban lehet felvinni, módosítani. Az ott rögzített kódokat paraméter beállítása után lehet használni a pénzügyi programban. A paramétereket a főkönyvi programban szükségek beállítani. Ezekkel a kódokkal többféle gyűjtésre is lehetőség nyílik. Elsősorban a szervezeti kódok használatát mutatjuk be a dokumentációban, ugyanis ez kapcsolódik a szervezeti kód szerinti áfa kimutatások elkészítéséhez is. A többi kód hasonlóképpen működik, mint a szervezeti kód. 45. ábra Számla felvitel/módosítás 3. rész Bizalmas! 52/223

53 A képernyő jobb oldalán látható kódok kétféle módon működnek. Az első eset, amikor a KODKEZELES paraméter értéke egyedi. Ekkor a meghatározott kódok alapján egy számlához egy-egy kód kapcsolható. Egy szervezeti-, téma-, gyűjtő-, egység-, feladatkód, illetve a munkaszám. Ilyenkor automatikus kód kiosztás is beállítható, amit paraméterekkel lehet irányítani. 46. ábra Szállítói számla kódkezelés (egyedi) A másik lehetőség, amikor a KODKEZELES paraméter értéke Multi. Ekkor, ahogy a képernyőn is látszik, külön megjelennek a kódok, és szét lehet bontani egy-egy számlát több szervezeti stb. kódra. 47. ábra Kódkezelés (multi) Ahogy a szervezeti egységkód megadása képernyőn látható, ebben az esetben egy számlát több szervezeti kódra is feloszthatunk, amely alapján folyószámla lista is lekérdezhető. Ez a funkció mindegyik kódra él. ÁFA kulcsonként a program automatikusan bekéri, hogy melyik kódra szeretnénk megbontani, de a multi kódkezelés alapján egy számlát, tételt sok-sok felé is szétbonthatunk. Bizalmas! 53/223

54 48. ábra Szállítói számla kódkezelés (multi) Kódok A CT-EcoSTAT modulokban különféle gyűjtésekre ad lehetőséget a kódok szerinti bontás. A kódokat a főkönyvi rendszerben lehet nyilvántartani. (Szervezeti kód, Gyűjtőkód, Egységkód, Feladatkód, Munkaszám, Témakód, Projektkód) A kódok használatát paraméterek vezérlik. Külön paraméterek vannak, hogy melyik kódot szeretnénk használni, illetve a negyedéves zárásokat is paraméterrel vezéreljük Szervezeti kódok A szervezeti egységkódok menüpont segítségével a számlák, illetve a banki/pénztári tételek megbontására nyílik lehetőség. Ezáltal folyószámla - szerűen ki lehet mutatni egyes intézmények, illetve alegységek bejövő, kimenő számláinak adatait, folyószámláját, illetve a banki/pénztári egyéb ki- és befizetéseket. Természetesen ez a felosztás nem mindenkinek kötelező, ezért paraméterrel vezérelhető. A SzervKodok paraméter értékét kell beállítani. Egy tételhez egy szervezeti kódot is meg lehet adni, de akár több szervezeti kódra is megbonthatunk számlákat. Pl. az energia számlákat, ahol külön nincsenek almérő órák, nincs lehetőség részlegenkénti fogyasztás megállapítására, a számlázás egyben történik. Ezek alapján a megbontások alapján külön áfa listákat is készíthetünk, illetve a program szervezeti kódonként külön levonási hányad kiszámítására is alkalmas. Bizalmas! 54/223

55 49. ábra Szervezeti kód megadása A szervezeti kód ablak mellett található SZERVEZETI KÓDOK a három pötty -re kattintva a következő képen látható módon kiválaszthatjuk a már korábban a főkönyvi rendszerben rögzített szervezeti kódokat. Itt a szervezeti kód, vagy a szervezeti egység megnevezése alapján gyorsan, könnyen kiválaszthatóak a számlához tartozó kódok. 50. ábra Szervezeti kód törzs Bizalmas! 55/223

56 A szervezeti kód kiválasztása után a HOZZÁAD gomb segítségével tudjuk a megfelelő összegeket hozzákapcsolni egy-egy szervezeti kódhoz. A program alapértelmezettként a számla végösszegét kínálja fel, Áfa kulcsonként külön-külön kell megadnunk az adatokat, hogy a későbbiekben az Áfa listák ezen adatok alapján készülhessenek el. Akkor készültünk el a felosztással, ha az összegek ablakban 0 jelenik meg. Ezután a KILÉP gombra kattintva vissza tudunk menni a számla adatok rögzítéshez Módosítás 51. ábra Szervezeti egységkód megadása A számlákat a Menü Módosítás almenüjében lehet módosítani. Erre a szállítói számlák esetében háromféle lehetőség van. 52. ábra Szállítói számla módosítása Bizalmas! 56/223

57 Adatmódosítás A számlák adatai módosíthatók a Menü Módosítás, és azon belül az Adatmódosítás gombjára kattintva. Az adatmódosításnál az adatfelviteli képernyőkkel megegyező képernyők fognak megjelenni. Itt lehet a módosításokat is elvégezni Stornó Szállítói számla törlése esetén két menüpontból választhatunk. Abban az esetben, ha a számlák iktatása közben rájöttünk, hogy ez a számla nem megfelelően lett kiállítva (számszaki hiba vagy rossz vevő megnevezéssel érkezett a számla), akkor is szükséges a nyilvántartásba venni az adott számlát és utána a Stornózás téves iktatás miatt menüpont segítségével kell a törölni a számlát. Ezzel a menüponttal nem fog új sorszámot kiosztani a program. Abban az esetben, ha beiktatjuk a számlát, és a szállító küld egy negatív végösszeggel rendelkező teljesen más sorszámmal egy stornó számlát, akkor az eredeti számlára állva a Stornó menüponttal szükséges kitörölni azt. Ezáltal egy új sorszám fog keletkezni. (ugyanúgy, ahogy a szállító is készített egy külön sorszámmal rendelkező stornó számlát) 53. ábra Szállítói számla stornózása A stornó almenüre kattintva a következő figyelmeztetés jelenik meg: 54. ábra Stornó számla törlésének megerősítése Bizalmas! 57/223

58 Ha például a tétel pénzügyileg már teljesítve van, akkor nem törölhető a számla. Amennyiben mégis törölni kívánjuk a tételt, az a pénzügyi teljesítések menüpontban levő rendezések után megtehető. Ha az ÁFA bevallásban szerepelt már a kitörlendő számla, akkor is megjelenik egy figyelmeztető üzenet. Ilyenkor egy ellentett számlát kell készíteni abból a megfontolásból, hogy az ÁFA bevallásban már szereplő számlákat ne lehessen nyom nélkül kitörölni. (ezt a program automatikusan elkészíti) Ha stornózható a kiválasztott számla, akkor a program bekéri a stornózás okát, majd elvégzi a törlést. 55. ábra Stornó számla magyarázatának megadása Fizetési határidő ütemezés A fizetési határidő ütemezése menüpont segítségével a szállítói számlák fizetési határidejét tudjuk engedélyek, kérelmek alapján más határidőre átrakni. Ennek elsősorban likviditási problémákkal küszködő intézményeknél lehet jelentősége, ahol akár több hónap elcsúszással tudnak csak fizetni számlákat. A másik eset, amikor egy számlát kapunk pl. egy gépkocsi vásárlásról, de azt akár 5éven keresztül fizetési ütemezéssel kell kifizetnünk. Ebben az esetben is egy számlát kell iktatni, majd részfizetési kötelezettségeinket itt tudjuk nyilvántartani. A szállító számlák átütemezése annyit jelent, hogy a szállítói számla menüpontban az eredeti számla adatok jelennek meg és a folyószámla listákon is az eredeti adatokkal tudjuk a számláinkat szerepeltetni. Viszont a CT-CashFlow programban a likviditási tábláinkat fizetési és ütemezett fizetési határidő szerint is le tudjuk kérni. 56. ábra Fizetési határidő ütemezése Bizalmas! 58/223

59 A fizetési határidő ütemezése a számla adatmódosítás menüpont alatt található. A megfelelő számlán állva a Fizetési határidő ütemezése képernyőn látható módon a számla adatait jelenítjük meg. Itt csak az eredeti fizetési határidő és a számla összes nettó és összes áfa adatait láthatjuk. Egy számlát lehet egy fizetési határidőre szétbontani, de lehetőség nyílik arra is, hogy nagyon sok fizetési határidőt és összeget adjunk meg Számla adatainak megtekintése A számlák adatait a Menü Számla adatainak megtekintése almenüben lehet ellenőrizni. Az ekkor megjelenő képernyő tulajdonképpen az adatfelviteli képernyőnek felel meg. Annak a számlának az adatait fogja tartalmazni, amelyen éppen állunk. Így sokkal áttekinthetőbben láthatók a számla adatai. Ettől függetlenül azonban úgy is meg lehet a számla tartalmát nézni, ha abban a táblázatban, amelyben a számlák láthatók, felsorolva a jobbra-balra nyíllal lépegetünk addig a mezőig, amelyre kíváncsiak vagyunk Utalvány nyomtatás (kontírlap) A Menü ezen alpontjára való kattintásnál először a Saját cím törzsben lévő adatok láthatók. Ez csak akkor fontos, ha itt több cím lett megadva. Ekkor ki kell választani, melyik kerüljön a számlára. Ha csak egy cím szerepel az adatok között, akkor a program automatikusan azt választja. 57. ábra Utalvány fejlécének kiválasztása A sajátcím kiválasztása kétféle módon történhet. Az utalvány fejlécének kiválasztása a képernyőn látható másik saját cím kiválasztása felirat mellett található ikon (kis négyzetben három pötty) segítségével a Törzsek/Saját cím törzsben korábban rögzített adatokból választhatjuk ki az éppen megfelelő címet. A másik lehetőség, hogy az utalvány fejlécének kiválasztása képernyő jobb oldalán található nyilak segítségével léphetünk előre vagy hátra a saját cím kiválasztásában. Ezután megjelenik a képernyőn az az utalványlap, amit a Rendszer/Kontírlap választás menüpontban korábban kiválasztottunk. Erről a következőkben bővebb leírást találhatunk. Bizalmas! 59/223

60 58. ábra Utalványrendelet Kontírlap választás Itt egy picit lépjünk át egy másik menüpontra, ahol a számlákhoz nagyon szorosan kapcsolódó utalványlapok kiválasztását írjuk le. Kétféle lehetőség van az utalványok szerkesztésére: Első lehetőség a Rendszer/Kontírlap választás menüpont : itt már meglévő utalványlapokat lehet egyedivé szerkeszteni, bizonyos megkötésekkel. A másik lehetőség pedig a honlapunkon megtalálható kontírlap segédlet, mely dot formátumban előállítható utalványlap készítésére ad lehetőséget. Ez egy több oldalas segédlet, mely alapján word ismerettel rendelkező személyek egyedi utalványlapokat készíthetnek. Többféle kontírlap létezik. Azt hogy ki melyiket szeretné használni, a Rendszer/Kontírlap választás menüpontban választhatjuk ki. Ebben a menüpontban lehetőségünk van minden egyes kontírlap megtekintésére, akár üres kontírlap nyomtatására is. Bizalmas! 60/223

61 59. ábra Kontírlap választás Amennyiben az általános kontírlapot választjuk, az annyit jelent, hogy a számlákhoz egyéb banki kiadás/bevétel és egyéb átutalásokhoz ez az utalvány lap fog elkészülni. Ha pénztáron belül választunk kontírlapot, akkor pedig a pénztári tételekhez (készpénzes számlák, pénztári kiadás/bevételekhez) az itt kiválasztott utalvány nyomtatható ki. Az egyéni kontírlap kiválasztásával szerkeszthetünk egyedi utalványrendeletet. Ehhez picit szükséges alapvető ismeret. A kontírlap kinyomtatható, ha a Nyomtató ikon kattintással kijelölésre kerül. Nyomtatható egyszerre több kontírlap is, ekkor ki kell jelölni azokat a számlákat, amelyekhez kontírlapot kell nyomtatni. Bizalmas! 61/223

62 Listázás A Menü ikon mellett látható egy Lista ikon is. Erre kattintva tételes részletes lista látható a beiktatott számlákról. A Menü ikon mellett látható a Leválogatás ikon is. A leválogatással a számlákról kaphatunk különféle listákat. A következő képernyőn látható, hogy nagyon sok rendezettség szerint elkészíthetjük, iktató könyvszerűen a rögzített számlákat. Külön kinyomtathatóak csak a szállítói átutalásos, készpénzes, illetve kimenő átutalásos és készpénzes számlák is. Ennek a kiválasztását a Típus mellett található lefelé gördítő nyíl segítségével tehetjük meg. Ugyanilyen módon a rendezettséget is kiválaszthatjuk, s így a listán a nekünk legmegfelelőbb rendezettségben találhatóak a számlák. Ezzel tetszés szerint nagyon sokféleképpen lekérhetjük a számlákat. 60. ábra Számla leválogatás Bizalmas! 62/223

63 4.4.2 Szállítói egyszerűsített számlák menüpont A szállítói készpénzes számlák kezelése szinte teljesen megegyezik a beérkező átutalásos számlákéval. A különbség csak a számla adatainak felvitelében található. A szállítói készpénzes számlák menüpont behívásakor a következő táblázat látható: 61. ábra Szállítói egyszerűsített (készpénzes) számlák A bejövő készpénzes számlák adatfelviteli képernyője megegyezik a bejövő átutalásos számlákéval. Különbségek: Itt nem kell megadni a Bank nevét és a Bankszámlaszámot, mivel készpénzes számláról van szó, így erre nincs szükség. A Fizetési mód automatikusan készpénzre fog ugrani. A dátumok közül csak az Iktatási dátumot és a Számla dátumát kell megadni. Az összegek megadásakor az a különbség, hogy a bruttó részösszeget kell megadni, amelyből a program az ÁFÁ- t vissza fogja számolni. A végösszeg a bruttó értékek összesítőjéből alakul ki. Ha a szállítótól, őstermelőtől kompenzációs felárat tartalmazó felvásárlási jegyet kapunk, azt is a szállítói számla menüpontban tudjuk rögzíteni. Ebben az esetben az a fontos, hogy a partner adatainál az őstermelői igazolvány számot be kell rögzíteni. Amennyiben ez így történik, akkor ahhoz a partnerhez, csak kompenzációs felárat lehet rögzíteni. Bizalmas! 63/223

64 62. ábra Szállítói egyszerűsített (készpénzes) számla adatainak felvitele A fenti különbségeken kívül minden tevékenység azonos a bejövő átutalásos számláknál leírtakkal Vevői (átutalásos) számlák menüpont A menüpont elindítása után megjelenik a kimenő számlák iktató könyve. 63. ábra Vevői (átutalásos) számla Bizalmas! 64/223

65 A Menü részletezése szerint a bejövő átutalásos számlákhoz képest - ami itt ráadásként található - az a Számlák nyomtatása, valamint a módosítás menüponthoz tartozik egy helyesbítés menüpont is. Ide tartozik még a valutás számlák felvitele, amit később részletesen bemutatunk. A számla megtekintése, módosítása, a kontírlap nyomtatása teljes mértékben megegyezik a szállítói számláknál leírtakkal. 64. ábra Vevői (átutalásos) számla menüpont Felvitel A számlák Felvitele menüpont csak néhány helyen különbözik a bejövő számlákétól. Itt is ki lehet választani, hogy az Aktuális évi számla, az Előző évi számla, vagy a Következő évi számla kerüljön-e felvitelre. Az adatfelviteli képernyőket a következő három ábra mutatja be. A képernyők között a piros nyilakkal lehet mozogni. Rögzítéskor a következő adatokat kell megadni: 65. ábra Kimenő számla felvitele Bizalmas! 65/223

66 Az első képernyőn az első mező a Belső sorszám. Ezt a gép automatikusan adja az iktatás végén, vagy az adatbevitelnél kell adni egy másik, kitalált szisztéma szerint sorszámokat a számláknak. A következő a Partnerek megnevezése. Ha ennek a mezőnek a végén található pontokra kattintunk, akkor a program felkínálja a már ismert partnereket. 66. ábra Partnertörzs kiválasztása Ha a partnerre kérdez rá a program, akkor csak a megfelelő partner névre kell ráállni a kurzorral és utána a Rendben gombra kell kattintani. Ha a partner még nem szerepel a listában, akkor lehetőség van az új partner felvitelére. Ez a Partnerek gombra kattintva tehető meg, ebben az esetben a partnertörzs jelenik meg, ahol rögzíthetjük az új partner adatait. A Keresőszó sorban kikereshető a megfelelő partner a Partner kód, vagy a Név alapján. A Sorrend sor alatt lehet megadni, hogy mi alapján szeretnénk keresni, a Név vagy a Partner kód alapján. A szállítói számla felvitelénél csak olyan partnert lehet kiválasztani, ami szállítónak lett bejelölve, illetve vevői számlák esetében pedig csak olyan partnert, ami vevőnek lett bejelölve. Amennyiben egy számlát módosítunk, és olyan partner kerülne kiválasztásra, amely nincs vevőként bejelölve, a program figyelmeztetést küld. Ezek után következik a Végösszeg mező. Ezt nem kell kitölteni, mert a program a tételekből fogja automatikusan kiszámolni a végösszeget. Következő lépés a dátumok megadása. Az Iktatás dátuma az a dátum, amikor a számla adatai rögzítésre kerülnek. Ezt a program magától felkínálja, de felül lehet írni, ha nem megfelelő. A Teljesítés dátuma, a Számla dátuma és a Fizetési határidő mezőket értelemszerűen, a számlán szereplő adatok alapján kell kitölteni. A fizetési határidő megadásában a program automatikusan a paraméterekből adja meg. A Számla/FIZETÉSIHIHETVEGEFIGYEL paraméter beállításától függ, hogy a határidő megadásánál a számlára hétvégi napok ne kerüljenek. A Számla/FIZETESNAPOK paraméter segítségével megadhatunk egy általános (8 banki nap) adatot, ami minden egyes számlára vonatkozhat. Ezt a dátumot tudja a program még figyelni az egyes partnereknél megadott fizetési határidő esetében, melyet a partnertörzsben lehet egyedileg megadni. (Fizetési határidő, vagy vevői fizetési határidő mező értékétől függően). Bizalmas! 66/223

67 A Számla/FIZETÉSIHI paraméter értékével pedig meghatározhatjuk, hogy az általunk megadott melyik dátumhoz képest számolja ki a program a fizetési határidőt (számla dátuma, beérkezés dátuma). A Beérkezés dátuma csak inaktívan látszik a képernyőn, ez nem írható át, nem módosítható. Mivel a szállítói és a vevő számla felvitel képernyő szinte azonos, így a beérkezés dátumát a vevői számlák esetében nem aktivizáltuk, mivel nincs szükség erre. Viszont a számviteli elszámolás dátumának nagyon-nagy jelentősége van. Ugyanis költségvetési intézmények esetében a negyedéves záráskor a program a számviteli elszámolás dátuma alapján gyűjti le, adja fel a főkönyvi program felé. Ez mind a szállítói, mind pedig a vevői számlákra érvényes. A számviteli elszámolás dátumának a folyamatos teljesítésű számlák esetében van nagy jelentősége. Ugyanis törvényi előírás, hogy a folyamatos teljesítésű számla teljesítés a fizetési határidejének meg kell egyeznie, viszont számvitelileg a tényleges teljesítésre kell kimutatni. Ez vállalkozók esetében is nagyon fontos, illetve a költségvetési intézmények esetében a feladáskor nagyon nagy jelentősége van. A Fizetési módnál a program automatikusan Átutalást ír be, de ha ez nem megfelelő, akkor ez felülírható. A következő mező a Megjegyzés. Két lehetőség van: vagy beírásra kerül itt egy speciális megjegyzés, vagy választani kell a számla megjegyzés törzséből. Ez úgy tehető meg, hogy a mező végén található pontokra rá kell kattintani, és az itt megjelenő táblázatból kiválasztható a megfelelő megjegyzés. Ezután következik a tételrészletezés. A kimenő számla kötelező tartalmi elemei közé tartoznak azok az adatok, melyeket csak a számla részletezésével lehet megadni. (mennyiségi egység, Áfa kulcs, nettó, áfa összeg, megnevezés) Tehát, ha naprakészen használjuk a programot, akkor kötelező a számla részletezése. Abban az esetben, ha év közben állunk át egy másik számlázó programról, (ahol már kinyomtattuk a számlákat és ebben az esetben már ebből a programból nem kerülnek nyomtatásra a számlák), akkor a gyorsabb munka érdekében van csak lehetőség a számla részletezés nélküli rögzítésre. Új tételt lehet felvinni úgy, hogy az Új tétel ikonra kell kattintani vagy a képernyő alján a Megjegyzés mező alatti táblázat üres sorára az egér bal gombjával kétszer. Ugyanitt az egér jobb gombbal történő kattintására egy menü jön fel, amelyből választható az új tétel felvitele. Ekkor megjelenik az a képernyő, ahová a tételek felvihetők. 67. ábra Új számlatétel felvitele Bizalmas! 67/223

68 A Számlatételek vagy a Cikk gombok közül valamelyikre kattintva megjelenik egy táblázat, amelyből a szükséges adat, a cikk vagy szolgáltatás kiválasztható. Ezt követően a gép automatikusan kitölti azokat az adatokat, amelyek ezekben a táblázatokban a cikkek/szolgáltatások mellett szerepelnek. A többi adatot értelemszerűen kell kitölteni. Ha a szolgáltatás vagy a cikktörzsben nincs olyan adat, amit a számlára szeretnénk felvinni, akkor célszerű először valamelyik törzsbe azt rögzíteni, s onnan kiválasztva a számlára is felvenni új tételként. Ez azért célszerűbb megoldás, mert ebben az esetben, ha legközelebb is előfordul ilyen tétel a számlázásunkban, akkor könnyedén ki lehet választani valamelyik törzsből az adott szolgáltatást vagy cikket. (ha nem rögzítjük egyik törzsben sem, akkor csak mindig az aktuális számlán fognak megjelenni ezek a tételek, ezzel pedig többletmunkát végzünk) 68. ábra Számlatételek törzse Az új tétel felvitel képernyőn látható Ismét gomb segítségével több tételt is rögzíthetünk egy számlára. Ezzel gyorsabban és könnyebben tudunk kiállítani számlákat. Az ÁFA %, a Mennyiség és az Egységár megadott adataiból a program magától számolja ki a többi értéket. Ezután be kell jelölni, hogy Tárgyi eszköz vásárlásról szólt- e a számla. Ennek az ÁFA- nál van jelentősége. Amennyiben ez nem kerül bejelölésre, akkor ezt paraméterben kell beállítani. Bizalmas! 68/223

69 69. ábra Új vevői számla rögzítés 2. rész Az új számla felvitel 2. képernyőn látható adatokat nem tudjuk módosítani, mert itt a szállítói számláktól eltérően már a tételrészletezésnél megadott adatokat láthatjuk. Ennek a képernyőnek a módosításához mindenképpen vissza kell lépnünk a számla felvitel első oldalára, ahol új tétel hozzáadásával vagy már meglévő tétel módosításával tudunk az adatokon módosítani. Az almenü táblázatába a program automatikusan beírja a tételrészletezés alapján az adatokat, az ÁFA összegeket, a Nettó értékeket és a végösszeg értékét. 70. ábra Új számla felvitel 3. rész Bizalmas! 69/223

70 A fenti ábrán látható képernyőn először meg kell adni a Kulcsszót. A kulcsszó mező végén található pontokra kattintva a program a már rögzített kulcsszavakat kínálja fel, és ha ezek nem felelnek meg, akkor új kulcsszóként rögzíteni szükséges a törzsbe először, majd onnan ki lehet választani azt. (A kulcsszó használata nem kötelező, ezzel különféle egyedi gyűjtéseket lehet készíteni a számlákról)kulcsszokotelezo paraméter értékének kiválasztásától függ, hogy használjuk-e vagy sem. (hasonlóan a szállítói számlákhoz) Ezután a Gazdálkodó kód megadására van szükség. Ezzel a bejelöléssel mondhatjuk meg, hogy a Kötelezettségvállalás programban melyik gazdálkodóhoz tartozik az adott számla. Az is bejelölhető, hogy Import vagy Export számláról van-e szó. Ez leginkább a vállalkozásoknál fordul elő. Amennyiben ez az adat nincs megadva, ez is beállítható a paraméterben. A Külön keret mezőt akkor kell bejelölni, ha olyan számláról van szó, amely nem az intézmény számlája, nem szerepel az ÁFA bevallásban, az intézmény folyószámláján és sehol máshol, de valamilyen okból mégis nyilván kell tartani. Külön meg kell említenünk a felviteli képernyő utolsó oldalán található 6féle kód kezelését. Ezek a kódok különféle lekérdezésekre adnak lehetőséget. A Vámhatósági számot fel kell tüntetni, amennyiben a számlához tartozik ilyen szám. A számla adatai a MENT ikonra kattintva rögzíthetők. Ha a felvitt adatok nem kerülnek rögzítésre, akkor az ELVET gombra kattintva az adatok elvesznek. A felvitt adatoknál a KILÉP gombra kattintva a program a következőt kérdezi: 71. ábra Számla rögzítés elfogadása Ha ekkor az Igen-re kattintunk, akkor a program a bevitt adatokat el fogja menteni és a következő képen látható módon megadja az éppen következő sorszámot. (ahogy korábban említettük, ha a szervezeti kódok szerint is szükséges a számlák sorszámának elkülönítése, akkor a képernyőn látható módon két sorszámot fog kapni egy egy számla. 72. ábra Számla sorszám kiosztása Bizalmas! 70/223

71 Ha a Nem-re kattintunk, akkor elvesznek a bevitt adatok. A Mégsem gombra történő kattintás után folytatható a számla felvitele Nyomtatás A nyomtatás nyomtatóra (F6) kattintva a következő képernyő jelenik meg: 73. ábra Számla nyomtatás adatainak véglegesítése Itt a program megjeleníti az aláírók törzsben felvitt adatokat. A Saját cím és az Aláírók ablak jobb alsó sarkában található ikon segítségével kiválasztható a törzsekben rögzített aláírók, vagy, ha az intézménynek több bankszámla száma van esetleg, akkor ezt is el lehet különíteni, hogy melyik számlára melyik cím kerüljön rá. A Sablon segítségével lehetőséget adunk többféle számla formátum előállítására. Ezt is paraméterrel lehet beállítani. (Nyomtatás/NYOMTSABLON paraméter értékét szükséges változtatni.) Ezen a képernyőn még a példányszám és a papír beállítást is figyelemmel kísérhetjük. Külön be lehet állítani a Vevői átutalásos és a Készpénzes számlák példányszámát a megfelelő paraméter állításával. Nyomtatás/SZAMLAPELDANYV, illetve SZAMLAPELDANYK paraméterek segítségével tehetjük ezt meg. Itt szeretnénk felhívni mindenkinek a figyelmét, hogy az Áfa törvény szerint, ha már egy számlát kinyomtattak, akkor nem lehet módosítani. Abban az esetben sem, ha a nyomtatás bármilyen ok miatt nem sikerült. Ezért van a programban egy lehetőség, hogy nyomtatás előtt még meg lehet nézni a képernyős nyomtatással az elkészült számlánkat. Kérjük, hogy ellenőrzés után szíveskedjenek a számlákat kinyomtatni! Bizalmas! 71/223

72 Ha bármilyen okból kifolyólag nem készült el a számla, nem sikerült a számla nyomtatása, akkor szükséges a számla törlése. Több számla is nyomtatható egyszerre. Ekkor ki kell jelölni a nyomtatni kívánt számlákat. Kijelölés a CTRL vagy a SHIFT és az egér segítségével könnyen és gyorsan elvégezhető. 74. ábra Számlák kijelölése nyomtatáshoz Ezután a Menü vagy a gyorsbillentyűk (F6) segítségével nyomtathatóak ki egymás után a számlák. Itt még ellenőrizhető, hogy a megfelelő nyomtatóra kívánjuk-e a számlát kinyomtatni. A példányszámot is ellenőrizhetjük, illetve még a számla formátumát is. (igaz ez általában egyszer induláskor eldöntik és onnantól ugyanazt a számla formátumot célszerű alkalmazni hagyományos, kétnyelvű vagy stb.) Itt szeretnénk kitérni a számla felvitel és számla iktatás közötti különbségre. Több intézménynél előfordul, hogy kézi nyugta vagy számlatömb segítségével szükséges kiállítani számlákat. Ezeket is nyilván kell tartani a Kimenő számlák között, mivel ekkor kerülnek be az ÁFA bevallásba, a pénztár bevételei között is ÁFA-t feltüntetve szükséges kimutatni. (pl. parkolási ktg., ebédjegy, ha nem a CT-EcoSTAT- Ebédjegy programot használják) Erre szolgál az Vevői számla menüponton belül a számla iktatás menüpont. Itt a kimenő számlákat ugyanolyan módon tudjuk iktatni, mint a szállítói számlákat, csak kötelező megadni a külső sorszámot, és a számlák között megkülönböztetett (lilás) színnel jelenítjük meg. Mivel egy gazdasági eseményről nem lehet két számlát vagy számlával egy tekintet alá eső okiratot (nyugtát is) kiállítani, ezért ezeket a számlákat csak nyilvántartásba vesszük, bekerülnek a szigorú számadásba, de kinyomtatni nem lehetséges. Bizalmas! 72/223

73 4.4.4 Vevői egyszerűsített számlák menüpont A menüpont elindítása után megjelenik a kimenő készpénzes számlák iktatókönyve. 75. ábra Vevői készpénzes számlák iktatókönyve Ha megjelenítjük a Menüt és megtekintjük, akkor látható, hogy kezelését tekintve ugyanazok a funkciók végezhetők el a kimenő készpénzes számlákkal, mint a kimenő átutalásos számlákkal. A számlák Felvitelében van néhány különbség az átutalásos számlákkal szemben. Ezek a különbségek a Vevői készpénzes számlák menüpontjaiból jól láthatók. 76. ábra Vevői készpénzes számla felvitel 1. rész Bizalmas! 73/223

74 Vevői készpénzes számlák - felviteli különbségek a vevői átutalásos számlákhoz képest: A Bankszámlaszámot és a Bank nevét itt nem kell megadni, hiszen a pénzt a pénztárba fizetik be a vevők. A Fizetési mód automatikusan készpénz lesz. A dátumok közül csak a Számla dátumát és az Iktatás dátumát kell megadni. Lényeges különbség, hogy a végösszeg részletezésénél csak a bruttó összeget kell megadni, melyből a program az ÁFÁ- t magától számolja ki. Ettől eltekintve mindenben megegyezik a készpénzes és az átutalásos kimenő számla készítése. Kérjük, olvassa el a Vevői átutalásos számlák című fejezetben foglaltakat, illetve amennyiben bővebb információra van szüksége, a Szállítói átutalásos számlák fejezet alatt leírtakat tanulmányozza Számlák más rendszerből E számla Az E-Számla átvételének előfeltétele, hogy a számla befogadója az E-Számla ( rendszerbe regisztrált felhasználóként nyilvántartásban legyen. Az e-számla egy nyílt, platformfüggetlen, nemzetközi szabványokra és ajánlásokra épülő elektronikus számla és számlafizetési szolgáltatás, amely az Interneten keresztül biztosítja közhiteles elektronikus számla kibocsátását és befogadását biztonságos körülmények között. A papíralapú bizonylatokat teljes egészében nélkülöző szolgáltatás megfelel az elektronikus számla jogszabályban (Az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény) előírt követelményeinek, illetve az Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal , az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről kiadott közleményében foglalt ajánlásainak. A hiteles elektronikus számla a kiállítás időpontját hitelesítő időbélyeggel és elektronikus aláírással van ellátva. A szabványok maximális figyelembevételének köszönhetően a szolgáltatás könnyen illeszthető bármely már meglévő számlázó és/vagy könyvelő szoftverhez. A könyvelés akár egy gombnyomásra megtörténhet, illetve egy esetleges revízió vagy banki, hivatali adatkérés esetén, az e-számla egy adathordozón (CD, DVD) is beadható. A fizetési megoldások - fejlesztési és bevezetési költségek nélkül - a számlakibocsátók rendelkezésére állnak, de igénybevételük a szolgáltatók részéről külön szerződéshez kötött. A regisztrált felhasználó felhasználói azonosítóját a számlakibocsátó által kezdeményezett regisztrációt követően, ben kapja meg. Az E-Számla azonosítót és a belépéshez szükséges jelszót a Törzsek\Saját cím adott mezőibe be kell rögzíteni: Bizalmas! 74/223

75 77. ábra E - számla azonosítók kitöltése Ekkor a program már be fog tudni jelentkezni az E - Számla rendszerébe, hogy lekérdezze a beérkezett számlákat. A lekérdezés a Számlák karbantartása\számlák más rendszerből menüpont alatt történik. Itt fontos megadni, hogy melyik rendszerből vesszük át a számlát, tehát a Rendszer típusánál az e.számla.hu rendszer t kell kiválasztani. 78. ábra Számla átvétel más rendszerből A Betöltés gombra kattintva a Saját cím választása ablak jelenik meg, ahol ki kell választani, hogy melyik saját címhez kapcsolódó számlák kerüljenek átvételre. Bizalmas! 75/223

76 79. ábra Számla átvételhez saját cím kiválasztása A kiválasztás után a program kapcsolatot létesít az E - Számla számla adatbázisával és beolvassa az ott található olvasatlan tételeket. Figyelem a Pénzügy modul beolvasáskor NEM teszi olvasottakká a számlákat, azokat többször is be lehet olvasni, egészen addig, amíg az E - Számla felületen az olvasottság bejelölése meg nem történik. Figyelem a program hibát jelezhet, ha eltérő ÁFA kulcsú tételek is szerepelnek a számlán, mert a program egyszerre nem kezeli az 5% 18% 25% és az 5% 18% 27% ÁFA kulcsú számlákat. Az ilyen típusú számlák esetében továbbra is szükséges a kézi rögzítés. 80. ábra Figyelmeztetés - eltérő áfakulcsú számlák betöltésekor A feldolgozás sikerességéről értesít a program. Bizalmas! 76/223

77 81. ábra A számlák feldolgozása sikeresen megtörtént A betöltés után egyből a Számla átvétel más rendszerből ablak kerül megjelenítésre. 82. ábra Számlák átvételének lehetősége A kijelölt számlákat az átvétel gombbal emeljük be a pénzügybe: 83. ábra Számlák átvételének kijelölése De még bekerülés előtt további (kiegészítő) adatok megadása lehetséges: Bizalmas! 77/223

78 84. ábra Számla adatok egyeztetése Ekkor a számlák bekerülnek a Szállítói számlák közé és az átvétel előtti bizonylatszámot Külső sorszámkánt hozzák magukkal. A számlák átvételre kerültek. 85. ábra A számlák átvételre kerülnek Ha egy olyan partnertől kapunk e - számlát akinél a Partner törzsben a Partner további adatai\kiegészítő adatok között az e.számla.hu azonosító nincs kitöltve, akkor ezt a program az első számla átvételkor kitölti automatikusan. Bizalmas! 78/223

79 4.4.6 Számla leválogatás Ebben a menüpontban a szűrési feltételek megadásával lehetőség van a számlák különböző szempont szerinti lekérdezésére és kinyomtatására. A LEVÁLOGATÁS gombra történő kattintás után táblázatos formában megtekinthetők a feltételeknek megfelelő leválogatott adatok, majd a NYOMTAT ikonra kattintva itt is lehetőség van a nyomtatásra: 86. ábra Számla leválogatás Bizalmas! 79/223

80 4.4.7 Valutás számla A számla karbantartása menüponton belül van lehetőségünk valutás számla kiállítására. Ennek a menüpontnak a láthatósága a Számla/VALUTASZAMLA paraméter értékétől függ. 87. ábra Valutás számla rögzítése Felvitel A valutás számla felvitel előtt szükséges a valutanem és árfolyam kiválasztása: 88. ábra Valutanem megadása Ennek megadása után ugyanolyan módon történik a számla felvitele, módosítása, nyomtatása, mint ahogy azt a kimenő számla menüpontban részletesen leírtuk. Bizalmas! 80/223

81 4.4.8 Számlák előirányzat maradványának bejelölése Ennek a menüpontnak a segítségével lehet a szállítói ki nem egyenlített számlákat bejelölni, hogy kötelezettségvállalás szempontjából melyik évi előirányzat terhére lesznek kifizetve. Meghatározott számla kiválasztása után a JELÖL ikon segítségével megadhatjuk az előirányzat évét. 89. ábra Számlák bejelölése Új számlák felvitele Ebben a menüpontban ugyanazok a funkciók valósulnak meg, mint a szállítói átutalásos, szállítói készpénzes, vevői átutalásos, vevői készpénzes számlák menüpontokban, amelyek a számlák felvitelénél már leírásra kerültek. Bizalmas! 81/223

82 Kollaudálás menüpont A kollaudálás annyit jelent, hogy a pénzügyi osztály a számlát kiadja valamelyik másik osztálynak jóváhagyásra. A kollaudálást leginkább a nagy intézmények használják, illetve a költségvetési szerveknél a számla költséghelyi igazolása, ellenjegyzése és az utalványozás jóváhagyása a vonatkozó Kormányrendelet alapján kötelező. A gazdálkodókon belül külön dolgozóknak, névre szólóan is ki lehet adni a számlákat, a Kollaudálásra kiadás dolgozónak menüpont segítségével. Annyiban különbözik a gazdálkodónak kiadástól, hogy a Személyi törzset használva még plusz egy személyt is meg kell határozni, mielőtt a számla kiadásra kerülne. 90. ábra Kollaudálásra kiadott kint lévő számlák listája Kollaudálásra kiadott kintlévő számlák listája A Kollaudálásra kiadott kintlévő számlák listája látható, melyet lekérhetünk adott szempontok szerint Kollaudálásra még ki nem adott számlák listája Itt jelennek meg a belső nyilvántartás szerinti számlák sorszám, fizetési határidő, iktatási dátum és a teljesítés dátuma szerint. Excelbe nyomtatásra is van lehetőség. Bizalmas! 82/223

83 91. ábra Kollaudálással kapcsolatos listázás szűrési feltételeinek megadása A kollaudálás menüpontban van lehetőség a Számla adatainak megtekintésére is: 92. ábra Számlák kollaudálása Amikor ez a menüpont kerül kiválasztásra, akkor először a következő kérdést teszi fel a program: 93. ábra Kollaudálás Bizalmas! 83/223

84 A Nem választásakor a program visszatér az előző képernyőhöz. Az Igen választásakor a program tovább lép és ki kell választani a Gazdálkodót, akinek a részére a számla készült. A kiválasztás után a Rendben gombra kattintva a program kiadja a számlát kollaudálásra. 94. ábra Gazdálkodókód megadása A programot be lehet úgy állítani, hogy a számla felvitelkor azonnal kollaudálásra kerül a számla, amint a gazdálkodót megadjuk. Ebben az esetben nincs szükség ennek a menüpontnak külön a használatára. Ha egy számla kollaudálásra került, akkor az a számla eltűnik a táblázatból, a kollaudálásról visszavétel menüpontban látható csak. Bizalmas! 84/223

85 Kollaudálásról visszavétel Ennél a menüpontnál a kiadott számlák láthatók, valamint az, hogy kinek és mikor adták ki azokat. 95. ábra Kollaudálásról visszavétel A Menü ikonból a Kollaudálásból visszavesz menüpontot választva, a program a következő üzenetet küldi: Mielőtt a számlákat visszavennénk a kollaudálásról, szükséged eldönteni, hogy azt a számlát ki kell-e adni más gazdálkodónak, illetve személynek majd. Amennyiben elfogadottnak vesszük a számlát, akkor az már később nem lehet kiadni más gazdálkodónak. Bizalmas! 85/223

86 Ezután az program az OK gombra történő kattintásnál bekéri a visszavétel dátumát. Ha a visszavétel megtörtént, akkor erről a listáról visszakerül, a kollaudálásra kiadható számlák közé a kijelölt számla. 96. ábra Kollaudálásról visszavétel - dátum megadása A kollaudáláshoz kapcsolódóan lehetőség van jegyzékek nyomtatására is, valamint a kollaudált és a kollaudálásra ki nem adott számlák nyomon követésére is Átadási, átvételi jegyzék a kollaudálásra kiadott számlákról Ha átvételi jegyzéket, vagy visszavételi jegyzéket kell nyomtatni, a program bekér egy dátumot, valamint a gazdálkodó intervallumot Kollaudálási napló A kollaudálási naplóban nyomon követhető, hogy a számlák mikor lettek átadva igazolásra, és azok mikor kerültek vissza. Bizalmas! 86/223

87 Jóváhagyás menüpont A jóváhagyás menüpontot a kimenő számlák esetén lehet használni. A kimenő számlák kiküldhetőségének jóváhagyására szolgál. A menü behívásakor az összes almenüvel az alábbi képernyő jelenik meg: 97. ábra Számlák jóváhagyása A menüpont kiválasztása után a Számlák jóváhagyás képernyőkép jelenik meg. A Menü ikonra történő kattintás után két menüpont látható: 98. ábra Jóváhagyás Bizalmas! 87/223

88 Számla jóváhagyás A menüpont kiválasztása után a program a következő kérdést teszi fel: Nem esetén a program visszalép ahhoz a képernyő képhez, ahol a számlák láthatók. Az Igen esetén a program jóváhagyja a kiválasztott számlá(ka)t Számla adatainak megtekintése A számlák adatfelvételi képernyője látható az aktuális számla adataival kitöltve Jóvá nem hagyott számlák listája A jóvá nem hagyott számlákról listák kérhetők le különféle rendezettség szerint. Bizalmas! 88/223

89 Számla kiadás menüpont Ennél a menüpontnál mindent pontosan úgy kell csinálni, mint a kollaudálásnál, csak a művelet funkcióját tekintve van eltérés. Annyi a különbség, hogy a kollaudálásra kiadott számláknál szükség van visszajelzésre arról, hogy elfogadták-e a számlát. Itt csak a számla kiadást és visszavételt kell nyilvántartani. Ennek a menüpontnak a behívásakor a következő képernyő jelenik meg: 99. ábra Számla kiadása funkció Törölt számlák nézegetése Ebben a menüpontban azokat a számlákat és adataikat lehet megnézni, amelyek már törlésre kerültek ábra Törölt számlák nézegetése funkció Bizalmas! 89/223

90 A MENÜ ikonra kattintva látható, hogy lehetőség bármelyik számlatípus esetében a számlák adatainak megtekintésére, amely az adatfelviteli képernyőknek megfelelő képernyőkön tehető meg. Mivel a vevői számlákat már csak új sorszámmal lehet törölni az Áfa törvény szerint, ezért itt a nyomtatást már nem lehet kiválasztani ábra Sztornó számlából élő számla A sztornó számlából élő számla menüpont megerősítéseként a következő kérdésre még szükséges válaszolnunk. Olyan esetekben, ritkán, de előfordulhat, hogy véletlenül másik szállítói számlát töröltünk ki, mint amit szerettünk volna ábra Művelet megerősítése Amennyiben elfogadjuk a kérdést, hogy az említett számlát vissza akarjuk rakni az élő számlák közé, akkor erről egy megerősítést kapunk ábra Üzenet élő számla visszaállításáról Bizalmas! 90/223

91 4.5 Átutalás készítés menüje Az átutalás kétféle módon készíthető el. Nyomtatóval nyomtatványra, vagy ha az intézmény modemes kapcsolatban áll a bankkal, akkor úgy is elkészíthető az átutalás. Abban az esetben, ha a nyomtatás nyomtatványra történik, akkor a menüből csak a felső három pontra van szükség: Bejövő átutalásos számlák Kimenő átutalásos jóváíró számlák Egyéb átutalások Amennyiben elektronikus utalás lehetőség van a bankkal, akkor mindegyik menüpontra szükség lesz (Átutalás készítés: Állomány nyitás, Állomány módosítás, Állomány listázása, Állomány zárása). Az ATUTALASFILEBA paraméterrel vezérelhető, hogy melyik bank által megadott file formátumban készüljön el az átutalás ábra Átutalás készítés Állomány nyitás menüpont Először az Állomány nyitást kell elvégezni úgy, hogy az Állomány nyitás menüpontra kell kattintani. A Szállítói átutalásos számlák és a Vevői átutalásos jóváíró számlák menüpontok csak ezután lesznek használhatók. Az állománynyitásra azért van szükség, mert az előző zárás alkalmával a program a lezárt állományokat még nem törli azért, ha esetleg a zárást elsőre nem sikerülne floppyra vagy winchesterre kimenteni, akkor újra lehessen próbálkozni. Így a következő állomány nyitáskor fogja a program a lezárt állományokat törölni. A program nyitáskor ellenőrzéseket végez, és figyelmeztetéseket küld. Bizalmas! 91/223

92 105. ábra Elküldés bejegyzésének dátuma 106. ábra Dátum megadása Kincstári átutalási file elkészítésekor az összeállítás dátumának és a nyomtatás dátumának meg, kell egyeznie, mivel a file névben szereplő dátum minden esetben meg kell, hogy egyezzen a tételeknél megadott terhelés dátumával. Ha az állomány már lezárt, és úgy kell újat nyitni, a rendszer a következő üzenetet küldi: 107. ábra Állomány sikeres megnyitása A MENÜ gombra kattintva kiválaszthatjuk azokat a számlákat, amelyeket éppen átutalni szeretnénk ábra Átutalásra kijelölés Bizalmas! 92/223

93 Kiegészítő szelvény csak abban az esetben készíthető, ha a kincstári ügyfelek a nyílt, levélként elküldött átutalási formátumot használják. A régi - GIRO-s átutalás esetében sem kiegészítő szelvényt, sem kísérő levelet nem lehet elektronikusan küldeni a Kincstár felé Szállítói átutalásos számlák kiválasztása átutalásra A szállítói átutalásos számlák menüpont behívásakor a Számlák Átutalás - Szállítói képernyőkép jelenik meg. De ezeken az ábrákon látható is, hogy már a Menü is behívásra került ábra Számla hozzáadás 110. ábra Figyelmeztetés A fenti ábrán látható, hogy a kiválasztott számlára már egyszer készítettek átutalást. Természetesen előfordulhat, hogy a pénzügyi programból az átutalás elkészült, de a bank valamilyen ok miatt nem teljesítette azt Ebben az esetben szükséges a számla hozzáadása menüpont kiválasztása után az Utalt felirat mellett a pipát a bal egér gombbal bejelölni. Ekkor látszanak már azok a számlák is, amelyeket átutaltunk korábban. Alapesetben csak azok a számlák jelennek meg, amelyekre még nem történt átutalás, vagy kiegyenlítés. Így könnyebb elkerülni az esetleges dupla utalásokat. A számlák kijelölése után a következő kérdésre kell válaszolnunk. Bizalmas! 93/223

94 111. ábra Átutalás megerősítése Ha olyan számlára kell kezdeményezni utalást, amelyre már a teljes összeg át lett utalva, akkor a program a következő üzenetet küldi, és el kell dönteni, hogy valóban szeretnénk-e valami oknál fogva még is újra elküldeni az adott számlát Átutalás nyomtatás A menüpontok elnevezése mind a két esetben ugyanazok maradnak. Csak például az átutalás nyomtatás menüpont a papírra történő nyomtatás esetében egyből a nyomtatóra fog elkészülni, a file-ba történő nyomtatás esetén pedig egy állományba. (ahogy az előző oldalakon ezt bővebben leírtuk) Részösszeg átutalás Ha a számla összegét nem egyszerre kell átutalni, meg lehet adni a részösszeget, amit át kell utalni. A részösszeg megadásánál a program mindig az adott számla értékhatárait jeleníti meg Számla adatainak nézegetése 112. ábra Részösszeg átutalása A számlák adatfelvételi képernyőjén az aktuális számla adatai láthatók kitöltve, ebben a menüpontban nincs lehetőség javításra, módosításra. Az egér bal gombjának dupla kattintásával is csak a számla adatok nézegethetősége jelenik meg, nincs lehetőség az adatok változtatására Csoportos kijelölés A menüpont elindításakor a program a következő feltételeket kéri be. Az itt megadott fizetési határidejű számlák bekerülnek az átutalási állományba. Bizalmas! 94/223

95 113. ábra Csoportos kijelölés Amennyiben egy partnernek több számláját is kijelölünk utalásra, akkor lehetőségünk nyílik arra, hogy összevont utalásként küldjük el az adott számlákat. Ez minden esetben a szállítóval történő egyeztetést igényli, ugyanis az átutaló file közlemény rovatába korlátozottan lehet eltárolni a számla adatait. (pl. számla sorszáma, max. 32karaktert engedélyeznek a banki terminál működtetői). Ilyen esetekben, amikor összevontan utalunk el több számlát egy partnernek, akkor szükséges csatolni egy levelet, hogy melyek azok a számlák, amelyeket utaltak ilyen formátumban. Ott a szállító számlaszámait szükséges felsorolni, így a szállító is be tudja azonosítani, hogy melyik számlákat utalták át Egyéb átutalások menüpont Itt azok az átutalások kerülnek rögzítésre, amelyekhez nem tartozik számla (pl. ÁFA feladás, bérfizetés). Az Egyéb átutalások képernyő kép fog megjeleni a menüpont behívásakor. Láthatóak a Menü alpontjai is ábra Egyéb átutalás Bizalmas! 95/223

96 Új egyéb átutalás Ebben a pontban vihetők fel az új átutalások az adatfelviteli képernyőn. A Belső sorszámot a program automatikusan fogja megadni. A többi mezőt értelemszerűen ki kell tölteni. A kötelező mezők kitöltésére a program figyelmeztet, mielőtt el tudnánk menteni az egyéb átutalást.. A Kedvezményezett neve a mező végén található nyíllal behívható táblázatból választható ki, de ha a táblázatban nem szerepel a megfelelő név, akkor egyedileg beírható az, ami kell. Az adatok megadása a számla iktatásánál leírtak alapján elvégezhető. A 6 féle kód az említett paraméterektől függ, hogy meg kell-e adni azokat vagy sem. A képernyő közepén látható Áfa fizetés típus kiválasztása akkor szükséges, ha éppen olyan egyéb átutalást viszünk fel, ami az adott havi fizetendő áfa összegét tartalmazza. Itt fontos a vonatkozás dátumának megadása, ugyanis mindig a következő hónapban fizetjük be az előző havi befizetendő áfa-t. Ezért a vonatkozás dátumát mindig át kell írni arra a hónapra, amelyik havi áfa-t fizetjük be. Ezáltal a áfa arányosítás táblázatban a megfelelő hónapba fogja a program beleszámolni a számított áfa sorban. Előfordulhat, hogy a pénztárban felvett előlegeket a bankban számolják el. Ebben az esetben van jelentősége az előleg és a fizetési határidő megadásának. A kontírozással egy előkontírozást készíthetőnk el, amit a főkönyvi rendszerben automatikusan lekönyvelhetnek ellenőrzés után Módosítás 115. ábra Egyéb átutalás felvitele Az Aktuális átutalás fülre kattintva, vagy a MENÜ - ből kiválasztva az átutalás adatai módosíthatók. Ekkor egy olyan táblázat fog megjelenni, amelyben meg lehet megváltoztatni az adatokat. Bizalmas! 96/223

97 116. ábra Egyéb átutalás módosítása Törlés A felvitt (még el nem utalt) átutalásokat lehet kitörölni az Igen gombra kattintva. A Nem választásánál az egyéb átutalások listájára fog a program visszalépni ábra Kiválasztott egyéb átutalás törlése Bizalmas! 97/223

98 Kontírlap nyomtatása A kontírlap nyomtatása menüpontban először ki kell választani, hogy milyen Saját címet írjon a program a kontírlapra. Ez persze csak akkor szükséges, ha a Saját cím törzsben nem csak egy, hanem több cím is szerepel. Ha a cím megfelel, akkor a Rendben gombra kell kattintani, ha nem felel meg akkor az Utca mező alatt található négyzetre, amelyben három pont van. Ekkor a következő ábrán látható Sajátcím Kiválasztás táblázat fog megjelenni, és ebből kiválasztható a megfelelő cím a Választ (piros pipa) gombra kattintva. Ezután megjelenik a képernyőn a kontírlap. A programban több kontírlap is található. Azt hogy ki melyiket szeretné használni, be lehet állítani a Rendszer/kontírlap választása menüpont alatt, ahogy ezt korábban a szállító számlák karbantartása menüpontban bővebben leírtuk Átutalás nyomtatás Teljesen úgy működik, mint a Szállítói átutalásos számlák esetében, a kiválasztott egyéb átutalásokat emelhetjük át a nyitott állományba, ahol egyszerre szerepeltethetjük azokat a szállítói számlákkal, egy átutalási csomagban Állomány módosítás menüpont Az ideiglenes fájlban lévő átutalások törlésére vagy nyomtatására itt van lehetőség. A felső sorban lévő (mínusz) jellel, vagy a Menü-ben a Tétel törlése menüponttal lehet bármelyik átutalást kitörölni. Az újranyomtatás csak a menüpont kiválasztásával lehetséges ábra Átutalandó állományból törlés Bizalmas! 98/223

99 Módosítani itt már csak a Közlemény sorokat lehetséges. Mindenféle adatmódosításra a számlák felvitelénél lehetséges. Amennyiben itt észreveszünk bármiféle rögzítési hibát, akkor az utalandó állományból törölni szükséges az adott számlát és a szállítói számla menüpontban lehet javítani a számla adatait ábra Átutalás adatainak módosítása Állomány listázása menüpont Az átutalási csomagokról listát készíthetünk, amely azért szükséges, hogy a bankaszámla számokat, illetve az összegeket leellenőrizzék. Itt kétféle listát készíthetünk, egy utalásonként egy soros listát, ahol a szállító számlaszáma nem szerepel. Amennyiben a külső sorszámot is szeretnénk látni a listán, akkor a két soros, bővített listát szükséges lekérnünk. Elég egyszerű a lista, de nagyon hatékony, ugyanis amennyiben zárás előtt kilistázzuk az utalandó tételeket, majd leellenőrizzük azokat az összekészített számlákkal, egyéb átutalásokkal, akkor nyugodtan átadhatjuk a terminál felé az állományt, ott már nincs semmiféle ellenőrzési feladatunk Állományok zárása menüpont Az állományokat lezárhatjuk, ha erre a menüpontra kattintunk. Az átutalandó lezárt tételeket floppyra vagy winchesterre kell kimásolni, majd felvenni a modemes kapcsolatot a bankkal. Az állományok zárása után az adatok nem vesznek el, csak akkor törli a program az adatokat, ha a következő állomány kerül megnyitásra. Az, hogy az átutalás állomány floppyra, vagy egy megadott könyvtárba készüljön el az ATUTALASUTVONAL paraméterrel lehet vezérelni. Ha az adatok mentése floppyra kerül, akkor a program a következő üzenetet küldi: 120. ábra Lemez megadása Bizalmas! 99/223

100 Inkább javasoljuk egy olyan útvonal megadását, amit mind a pénzügy rendszer, mind pedig a terminál gép lát, a lemezek esetében nagyobb tapasztalataink szerint az adatvesztés, hibás adat stb. Már arra is lehetőség van, hogy egy pen - drive segítségével a kétes minőségű floppy-t kiváltsuk, ha a terminál programot tartalmazó gépet semmiféleképpen nem szeretnék, vagy nincs rá lehetőség egy közös szerverre telepíteni. Az Átutalás készítés menüponton belül a Csoportos beszedési megbízás funkció csak akkor működik, ha külön szerződésük van a bankkal arról, hogy engedélyezik a csoportos beszedési megbízást. RAIFFEISEN, OTP, ERSTE típusú állomány típus esetén működik a Csoportos beszedési megbízás és a Csoportos utalás lehetősége a programban. 4.6 Pénzügyi teljesítések menüje A Pénzügyi teljesítések menüt a következő ábra mutatja be: 121. ábra Pénzügyi teljesítés Ahhoz, hogy a számlák kifizetettsége nyilvántartott legyen, illetve, hogy a számítógépes programunk teljes körű információt nyújtson az intézmény pénzügyi helyzetéről, a banki és pénztári tételeket is nyilván kell tartani Új banki boríték menüpont Minden banki borítékot nyilván kell tartani a számítógépen. Ehhez természetesen év elején a törzsek menüpont alatt levő bankszámla törzsben fel kell tölteni az intézmény összes bankszámlaszámát, illetve azok év eleji nyitó egyenlegét. Amennyiben év közben új bankszámla szám lép érvénybe, akkor ez a törzs bármikor bővíthető. A menüpontba való belépés után az Új banki boríték ablak jelenik meg. Itt kell kiválasztani, hogy melyik bankszámlához tartozik a banki borítékunk. Bizalmas! 100/223

101 122. ábra Új banki boríték felviteléhez bankszámla kiválasztása A program automatikusan felkínálja a következő Értesítés sorszámát, ez a bank által megadott sorszámmal kell, hogy megegyezzen. A program figyeli, hogy csak akkor lehet felvinni egy-egy napi borítékot, ha az előző nap már lezárásra került. Az értesítési dátumot is meg kell adni, ennek természetesen nagyobbnak kell lennie, mint az előző boríték dátuma. A képernyőn láthatjuk a kiválasztott bankszámla esetében mi is volt az utolsó lezárt értesítő dátuma. Ahogy a képernyőn is látható az elnevezés mezőben található a bankszámlaszám, illetve a megnevezése annak. Ez azért fontos, hogy így legyen feltöltve, melyről korábban a pénzügyi törzseknél is említést tettünk, hogy a CashFlow program listáinál, ahol a bankszámlaszámokat is megjelenítjük, mind a számlaszám, mind pedig az elnevezés látszódjon. Ez inkább azoknál a felhasználóinknál fontos, ahol nagyon nagyszámú a bankszámla törzs, s könnyebben kezelhetővé válik a számlaszám és a név használatával az azonosítás. A következő képernyőn láthatjuk miként is jelennek meg a kiválasztott banknyitó adatai. Ezeket szükséges ellenőrizni a bank által megadott kivonat nyitó adatával. Ha a két nyitó érték és a sorszám, dátum megegyezik, akkor lehet a kiadásokat és a bevételeket rögzíteni ábra Banki pénzügyi teljesítések Bizalmas! 101/223

102 A táblázat két részre van osztva. A felső részben az eddig iktatott kiadások, az alsó részben az eddig iktatott bevételek találhatók. A táblázatok végén a Kiadások és a Bevételek összesített összege található. A képernyő baloldalán látható BEVÉTELEK felirat mutatja, hogy éppen a bevételeket rögzíthetjük. Amennyiben a képernyő felső részébe (kiadások) kattintunk, ezzel aktivizáljuk a KIADÁSOK felviteli ablakot és a menü segítségével rögzíthetjük azokat, illetve abban a táblázatban lehet műveleteket végrehajtani, amelyiknek valamelyik sora ki van jelölve. A Menü gomb megnyomásával a következő műveletek elvégzésére van lehetőség: Ha a táblázat Kiadások részében kell dolgozni, akkor ugyanezen műveletek közül lehet választani, csak a bevételek felvitele helyett kiadások felvitele menüpontot találunk Kiadások teljesítése Az újabb kiadásokat a Kiadások felvitele menüpontban lehet rögzíteni. Ez a menüpont további alpontokra tagolódik Szállítói számla 124. ábra Kiadások teljesítése A Szállítói számla kifizetése menüpont elindítása után a szállítói (átutalásos) számlák listája jelenik meg. Itt ki lehet választani, hogy melyik számlát kell kifizetni és az itt található Menü gomb megnyomásával a következő menüpontok jelennek meg: Bizalmas! 102/223

103 Számlák teljesítése 125. ábra Szállítói számla teljesítése A Teljesít menüpont kiválasztásakor a program az alábbi kérdést teszi fel. Amennyiben a válasz Igen, akkor a kiválasztott számlá(ka)t teljesíteni fogja. Ezután az Új bevitel képernyő kép fog megjelenni, ahol a számla adatai láthatók, melyek itt hagyhatók jóvá az Igen gombbal ábra Kiválasztott számlák teljesítésének megerősítése FIGYELEM! Az összeg, dátum, naplószöveg mezők módosíthatóak. Amennyiben a számla teljes összegével történik a kiegyenlítés, akkor automatikusan a program eltárolja a számlánál megadott KTK, illetve a kódokat is, ha az intézmény Kincstári, illetve használják a kód megbontásokat. Abban az esetben, ha egy számlához több kódot és KTK-t adtak meg iktatáskor és részösszeg kerül kiegyenlítésre, akkor minden esetben a kiegyenlítéskor is meg kell adnunk újra a teljesített összeg mértékében a megbontásokat. Bizalmas! 103/223

104 127. ábra Új kiadás teljesítése Számlák felvitele/módosítása A számlák teljesítése menüponton belül lehetőség nyílik új számla felvitelére is. Ezt a számlák karbantartása menüpontban bővebben leírtak alapján tehetjük meg Egyéb kiadás Az egyéb kiadások esetében az Egyéb kiadás táblázatot kell kitölteni. Egy összeget, naplószövegeket, illetve a kulcsszót lehet megadni. A belső számlaszámot a program automatikusan generálja. A kifizetés dátuma mindig aktuálisan a napi boríték dátuma. Ezen az ábrán lehetőség van még a kötelezettségek részletezésére is. A típus mezőben meg kell adni a kötelezettség típusát is, amely lehet: Személyi kiadások miatt Köztartozások miatt Egyéb kötelezettségek Hosszú lejáratú kötelezettségek Rövid lejáratú kötelezettségek. Az egyéb tételek felvitelénél megadhatunk partnert is nem kötelező -, ami alapján az Egyéb listák/adott időszak pénzmozgásai lista segítségével tudunk adatokat összegyűjteni adott partnerre. A felvitt adatokat a Hozzáad gombbal lehet rögzíteni. Ha egy már felvitt kötelezettséget törölni szeretnénk, azt a Töröl gombbal lehet megtenni. Bizalmas! 104/223

105 128. ábra Egyéb kiadás felvitele Egyéb átutalt tételek Azokat az átutalásokat tartalmazza, amelyekhez nem kapcsolódott számla. A különbség az egyéb kiadásokkal szemben annyi, hogy a belső sorszámot nem automatikusan generálja a program a napi felvitelkor, hanem a már iktatott egyéb átutalás belső sorszámát fogja a tétel megkapni. Tehát a menüpont elindítása után megjelennek az egyéb átutalt tételek, amelyekből kiválasztó egy, s ezután az összeget, a naplószöveget és a kulcsszót kell megadni ha a paramétert igenre állítjuk Arányosításba számítandó egyéb kiadás A támogatások tartoznak ide, amelyek az arányosításban szerepelnek. Itt is hivatkozni kell egy dátumra, mert az arányosítás számításakor a program a vonatkozás dátuma alapján fogja a támogatást figyelembe venni. A vonatkozás dátuma nagyon fontos, mert az arányosításnál a levonási hányad kiszámítása ez alapján történik! ÁFA fizetés Annyiban különbözik az egyéb kiadástól, hogy meg kell adni a vonatkozás dátumát is. Az ÁFA fizetés az ÁFA záráskor kiszámított befizetendő, illetve a visszaigényelhető ÁFA különbözetét tartalmazza. Amennyiben az egyéb átutalásokhoz nem rögzítették, s ott nem adták meg a típusnál az ÁFA fizetést, akkor ezt érdemes itt iktatni, mert az adó kiszámítása táblázatban a program az így rögzített tételeket is figyelembe veszi a tényleges fizetendő ÁFA megjelenítésénél. Bizalmas! 105/223

106 Bevételek felvitele Vevői egyszerűsített, Vevői és Szállítói jóváíró számlák A számlák felvitelével kapcsolatban ezeknek a számláknak az esetében is ugyanúgy kell eljárni, mint a Szállítói számláknál Egyéb bevétel Az Egyéb bevételek esetében az eljárás azonos az Egyéb kiadásoknál leírtakkal. Egy összeget, naplószövegeket, illetve a kulcsszót kell megadni. A belső számlaszámot a program automatikusan generálja. A kifizetés dátuma mindig aktuálisan a napi boríték dátuma. Itt a követelések részletezésének megadására is van lehetőség Arányosításba számítandó egyéb bevétel Azok a támogatások tartoznak ide, amelyek az arányosításban szerepelnek. Itt is hivatkozni kell egy dátumra, mert az arányosítás számításakor a program a vonatkozás dátuma alapján fogja a támogatást beszámítani ÁFA visszafizetés Annyiban különbözik az egyéb bevételektől, hogy meg kell adni a vonatkozás dátumát. FIGYELEM! Kincstári felhasználók esetén a tranzakciós kódokat is meg kell adni! Adatmódosítás A napi banki felvitel során rosszul iktatott tételek is módosíthatók, amíg le nem zárjuk az adott kivonatot Tétel törlése A napi banki felvitel során rosszul vagy feleslegesen iktatott tételek itt törölhetők ki. Amennyiben egy tételt valóban ki kell törölni, a következő kérdésre Igen - nel kell válaszolni ábra Tétel törlés elfogadása Bizalmas! 106/223

107 Kontírlap nyomtatása Ugyanúgy kell kinyomtatni, mint a Szállítói számlák vagy az Átutalás készítés menüpontnál. Itt szeretnénk megjegyezni, hogy a menüpontokon belül egyes menük elérhetősége nem csak a MENU ikonra kattintva érhető el, hanem a kiválasztott számlán, vagy egyéb tételen az egér jobb gombját lenyomva is a menün belül található menüpontokat lehet kiválasztani. Ennek lehetősége minden egyes menüponton belül alkalmazható Napló nyomtatása Itt lehetőség van a banknapló nyomtatására. A napló nyomtatása kezdeményezhető a menüből is, de a Napló ikonnal is lehetőség van rá. A banknapló kinyomtatható, ha a képernyő bal felső sarkában található Nyomtató ikonra kattintunk. A képernyő felső sorában található kis ablakokkal be lehet állítani, hogy milyen felbontásban lássuk a banknaplót: az egész oldalt, az oldal felét, vagy az oldal negyedét Új banki boríték zárása A Zárás menüpont elindítása után megjelenik a Záróegyenleg megadás ablak. Ez a napi bank iktatás végét jelenti. Ekkor meg kell adni a bank által küldött napi záró egyenleget: 130. ábra Záró egyenleg megadása Bizalmas! 107/223

108 Amennyiben a programban iktatott kiadások és bevételek összege és a nyitó egyenleg nem egyezik meg a megadott záró egyenleggel, akkor a program hibaüzenetet küld és nem engedi tovább a zárást ábra Záró egyenleg helytelen megadása esetén figyelmeztetés Ekkor egyeztetni kell a bank által küldött tételes listát a saját iktatott tételes listával és a hibát ki kell javítani. Amint a zárás megtörtént, attól a pillanattól kezdve a főkönyvi rendszer látja a rögzített banki napot, és tudja is azt könyvelni. Külön szeretnénk megjegyezni, hogy a banki tételeket úgynevezett előkontírozással láthatjuk el. Ami annyit jelent, hogy az itt megadott kontírozási tételek megjelennek az utalványlapon, így nem kell azokra kézzel ráírni a kontírozási eseményeket, illetve ezek a kontírozási tételsorok fognak megjelenni a CT-EcoSTAT Főkönyvi programban, a banki könyvelés menüpontban. Azért előkontírozásnak mondjuk, mert ezeket a kontírozási sorokat a főkönyvi programban még jóvá kell hagyni, s akár felülbírálás után javítani is lehetséges ábra Kontírozás Bizalmas! 108/223

109 Az CT-EcoSTAT Főkönyvi programban lévő számlatükör adataiból választhatjuk ki a kontírozáshoz szükséges számlaszámokat. Több soros kontírozásokat is megadhatunk. Mivel az Pénzügyi törzsben megadjuk a bank ellenszámát, ezért itt nincs szükség mind a két oldal kontírozására. Az F2 billentyű segítségével vihetünk fel új tételsort, a meglévő tételt pedig az F3 billentyű segítségével módosíthatjuk. A számlatükör ikonra kattintva nézhetjük meg a számlatükör tartalmát. Itt módosításra nincs lehetőség, az csak a CT-EcoSTAT Főkönyvi programban lehetséges ábra Kontírozás módosítása Új banki boríték feldolgozása elektronikus adatállomány segítségével Amennyiben az Átutalásokat a CT-EcoSTAT Pénzügyi rendszerből kezdeményeztük és a közlemény2 mezőbe eltároltuk paraméter segítségével a program által kiosztott belső sorszámot, akkor automatikusan a program képes visszatölteni a terheléseket. Természetesen a jóváírásokat is fel lehet dolgozni, ennek előfeltétele, hogy a vevői számlák utalásánál a vevőt kérjük meg arra, hogy hivatkozásként a program által kiosztott belső sorszámot írják be valamelyik közlemény mezőbe. Ezáltal a program be tudja azonosítani a tételeket. Amelyeket valamilyen oknál fogva nem tud beazonosítani, akkor azokról a tételekről egyéb kiadást vagy bevételt hoz létre. Ezáltal gyorsan, könnyen feldolgozható a napi pénzforgalom. Előfordul, hogy egy-egy tételt nem tud beazonosítani a program, akkor azt kézi módszerrel szükséges teljesíteni. ATUTMEGJ1 vagy ATUTMEGJ2 paraméterek beállítása szükséges a banki állomány feldolgozásához. Nézzük kicsit részletesebben a feldolgozás menetét: A banki állomány feldolgozása funkció abban különbözik a tételes teljesítésektől, hogy nem kell manuálisan teljesíteni a pénzmozgásokat, hanem be tudjuk tölteni a programmal a terminálból lementett aktuális banki kivonatot, ezáltal megkönnyítve a feldolgozást. Bizalmas! 109/223

110 Az új banki borítékot megnyitva (a megfelelő értesítő sorszámmal és dátummal) a Menüben lévő Banki állomány feldolgozása menüpontot kell választani: 134. ábra Banki állomány feldolgozása menüpont Az adott funkcióra kattintva, majd az útvonalat megadva (ahonnan a program beolvassa az állományt), a banki forgalom adatainak betöltését tudjuk elindítani: 135. ábra Banki forgalom adatok betöltése A Megnyitás gombra kattintva az adott banki kivonat tételei betöltődnek: 136. ábra Banki adatok feldolgozása Bizalmas! 110/223

111 137. ábra Banki tételek feldolgozásának menüje A Menü ikonra kattintva a következő lehetőségeink vannak: Kijelölt tételek átvétele, Automatikus belső sorszám beállítás (a közlemény2 mezőben eltárolt program által kiosztott sorszám alapján), Összes tétel kijelölése, Kijelölt tételek törlése (ha valamilyen oknál fogva nem szeretnénk az összes tételt átvenni, akkor azokat ki lehet törölni a csomagból) Ha kijelöltük a tételeket, és elvégeztük az Automatikus belső sorszám beállítást (erre azért van szükség, mert még nem látja a program, hogy milyen belső sorszámot párosítson a tételekhez), akkor a Kijelölt tételek átvétele menüpontra kattintva történik meg ténylegesen az aktuális banki boríték átvétele: 138. ábra Ellenőrző kérdés a banki állomány átvételére vonatkozóan Az Igen gombra kattintva a kijelölt tételek a feldolgozás ablakból a banki pénzügyi teljesítések közé kerülnek. Bizalmas! 111/223

112 139. ábra Átvett banki tételek Innentől ugyanazok a lehetőségeink vannak, mintha manuálisan teljesítettük volna a tételeket Lezárt banki boríték Ebben a menüpontban a már lezárt banki napokban szereplő tételek utólagos módosítására, nyomtatására van lehetőség. A menüpont elindítása után a lezárt tételek jelennek meg. A VÁLASZT gomb megnyomásával lehet kiválasztani, hogy melyik lezárt tétellel akarunk foglalkozni. Ezután a Pénzügyi teljesítések képernyő képe jelenik meg ábra Lezárt banki boríték Bizalmas! 112/223

113 Adatmódosítás A Kiadás módosítása táblázatban lehet a módosításokat elvégezni. A naplószövegek és a kötelezettségek részletezése itt módosítható ábra Adatmódosítás Kincstári tranzakciós kód javítás, helyesbítés A Kincstári tranzakciós kód javítása kétféle módon történhet. Az első, amikor tételesen javítjuk a lezárt banki/ pénztári teljesítéseknél a tranzakciós kódokat. Ezt mindenképpen a Kincstár által elfogadott átvezetések után célszerű elvégezni. Ezzel a módszerrel, a főkönyvi programmal történő egyeztetés is bármikor megtörténhet és a Kincstári egyezőség is folyamatosan ellenőrizhető. A második eset, amikor a főkönyvi programmal való egyeztetést már nem lehet tételesen elvégezni. A Tranzakciós kódok csoportos módosítása menüpont segítségével, egy összegben rögzíthetjük a Kincstár által elfogadott átvezetéseket adott időszakra. Ebben az esetben viszont szükséges kézi nyilvántartást vezetni az összegek analitikájaként Rendezés Amennyiben egy tétel hibásan került rögzítésre, és a banki nap vagy pénztári jelentés már lezárásra került, itt lehetőség van annak kijavítására. Ilyen lehet például az, ha egy tétel egyéb kiadásként, illetve bevételként került rögzítésre, mert a számla még nem érkezett meg. Ekkor - mint egyéb tétel kell lezárni a banki napot, s amikor megérkezik a számla, és iktatásra kerül, akkor a rendezésekben a pénzügyi fizetést hozzá kell kapcsolni a számlához, amely ettől kezdve kiegyenlítettként látszik. A rendezés menüpont leírásánál közösen említjük a lezárt banki borítékokat és a lezárt pénztári jelentéseket, mert a rendezés ugyanolyan formában történik! Rendezés menete: Bizalmas! 113/223

114 Abban az esetben, ha a rendezendő tételről tudjuk, hogy melyik értesítőben (bank vagy pénztárban) szerepel, akkor a Lezárt banki borítékok vagy a Lezárt pénztári jelentésen belül az értesítő dátuma alapján meg kell keresni azt. Ha csak a belső sorszámát tudjuk a rendezendő tételnek, akkor a Pénzmozgások keresésre menüpont alatt belső sorszám szerint meg kell keresni a rendezendő tételt, majd a MEGNYIT gomb segítségével az adott banki értesítőt, vagy pénztári jelentést lehet megnyitni. Ezután a program automatikusan arra a tételre áll, amit kiválasztottunk, hogy rendezni szeretnénk. A menü segítségével ki kell választani a rendezés menüpontot. Ezután HOZZÁAD gomb segítségével kiválaszthatjuk, hogy milyen tételekre és milyen összegekkel szeretnénk a rendezést elvégezni. (bejövő, kimenő számlákra, egyéb átutalásokra, egyéb kiadás, bevételekre) Majd a rendezendő érték ellenőrzése után lehet folytatni a munkafolyamatot, amit a program automatikusan ellenőriz. Még egy ellenőrzési funkció is lefut, mégpedig, hogy az adott tétel már a főkönyvi programban könyvelésre került-e. (ha már lekönyvelték, akkor is át lehet rendezni a tételeket, csak akkor gondoskodni kell a főkönyvi programban, hogy a megfelelő helyre kerüljön a tétel a rendezések után. Ha még nem történt negyedéves zárás, vagy kiadásfelosztás a főkönyvi rendszerben, akkor lehet még sztornózni és utána rendezni. Ha pedig már megtörtént a kiadásfelosztás vagy a negyedéves zárás, akkor a rendezést a pénzügyi programban el lehet végezni és a főkönyvi rendszerben a helyesbítő naplón is szükséges könyvelési tételt készíteni) A rendezés elfogadása utána a folyószámlán célszerű a számla állapotát megtekinteni. Rendezésről bővebben: A lezárt banki boríték kiválasztása után megjelennek a képernyőn az adott banki pénzügyi teljesítések. Ezután ki kell választani a rendezendő tételt. Példánkban egy egyéb kiadást fogunk átrendezni egy szállítói átutalásos számlára és egy vevői átutalásos számlára ábra Lezárt banki tételek Bizalmas! 114/223

115 Ezt követően a teendők: A táblázatban rá kell állni arra a tételre, amellyel a banki nap lezárásra került, majd a Rendezés menüpontra kattintva az eredeti tétel adatait láthatjuk a képernyőn, majd ezután elkezdhetjük a tétel tetszőleges rendezését. A program automatikusan figyeli, hogy a rendezett tételek egyenlege nem térhet el az eredeti banki kiadás vagy bevételi összegtől. (Ezt többször is hangsúlyozzuk a következőkben.) 143. ábra Rendezés Ha ez meghatározásra került, akkor a Belső sorszám melletti HOZZÁAD gombra kattintva a program felkínálja a számlákat, melyek közül választani kell, hogy melyikre szeretnénk a pénzügyi rendezést elvégezni. A rendezés képernyőn látható fennmaradt összeg. Ezt az összeget lehet tetszés szerint kiadásokra illetve bevételekre rendezni. A program figyeli, hogy csak a bankban szerepelt kiadási vagy bevételi összeggel megegyező számlákat rendezhessük. Ezáltal a banki illetve a pénztári egyenlegnek meg kell egyeznie az eredeti bank és pénztár egyenlegével. Amennyiben egyéb tételről rendezünk vevői, és szállítói számlákra és a számlák végösszege nem egyezik meg az eredeti tétel végösszegével, akkor a fennmaradt összeg az eredeti egyéb kiadáson vagy bevételi sorszámon fog továbbra is szerepelni. Ugyan ez vonatkozik, ha egy számláról nem a teljes összeget rendezzük át másik számlákra, egyéb átutalásokra, vagy egyéb kiadásokra/bevételekre ábra Szállítói számla kiválasztása Bizalmas! 115/223

116 A VÁLASZT gomb megnyomásával a gyorskeresésnél előzőleg kiválasztott számlát rendezhetjük a lezárt bankból kiválasztott rendezendő tételre. A számla kiválasztása képernyőn a szállítói átutalásos számlák közül lehet választani, de ugyan ilyen módon a vevői számlák közül is lehet hozzárendezni tételeket. Az nagyon fontos, hogy csak olyan egyenlegű számlákat lehet rendezni ezzel a módszerrel, aminek az egyenlege a lezárt banki borítékban eredetileg szerepelt ábra Rendezendő tételek összegének megadása Amennyiben a rendezendő tétel végösszege nagyobb, mint az eredetileg kiegyenlítéskor szereplő összeg, akkor az Összeg mezőbe kattintva át lehet írni a rendezendő tétel végösszegére ábra Rendezés kiadásra és bevételre A fent látható képernyőn jól látható, hogy a kiadási és a bevételi számláknak az egyenlege megegyezik az eredeti egyéb kiadásnak a végösszegével, így folytatható a rendezés tovább. Bizalmas! 116/223

117 Rendezést mindig nagy odafigyeléssel kell elvégeznünk. Ahogy a képernyőn is láthatjuk, az eredeti tétel értéke nem változhat. Hiába rendezünk nagyobb összegű számlákat, ahogy a mellékelt képen is látszik, a kiadási és bevételi számlának az egyenlege az eredeti tétel végösszegével kell megegyezni. A fennmaradt összeg pedig mindig azt mutatja, hogy az a tételnek éppen mennyi az értéke, amelyről át szeretnénk vezetni valamit ábra Rendezés elfogadása A rendezés után a banki pénzügyi teljesítések képernyőn az eredeti egyéb kiadás eltűnt és helyette keletkezett egy szállítói átutalásos számla kiegyenlítés és egy vevő átutalásos számla kiegyenlítés. A két számla értékének egyenlege megegyezik az eredeti tétel értékével. Ez már többször is említettük, de a rendezés lényege valójában az, hogy egy korábban tévesen kiegyenlített tételt bármilyen más számlákra vagy egyéb tételekre rendezhetünk ábra Lezárt banki tételek rendezés után A program a rendezés elvégzésénél több ellenőrzést is végez, és figyelmeztetést küld abban az esetben, ha a rendezni kívánt számla jellege nem egyezik meg a rendezendő tétellel. Bizalmas! 117/223

118 149. ábra Rendezés ellenőrzés A rendezés ettől még folytatható. Majd a korábban említett kódokat is meg kell adni a rendezendő tételhez. A program csak abban az esetben tudja egy az egyben átrendezni a tételt kódokkal együtt, ha a számlánál vagy egyéb átutalásoknál előre megadott kódokon szereplő összeg megegyezik a lezárt banki borítékban szereplő rendezendő tétel kódjaival. Amennyiben vagy az összeg, vagy a kódok eltérnek, akkor a rendezéskor egyedileg kézzel szükséges a bontásokat újra megadni. A kódok megadása már a számla iktatása menüpont alatt bővebben leírtuk. Abban az esetben is figyelmeztet, ha már a főkönyvi programban az adott tételt már lekönyvelték. Kincstári ügyfelek esetében, ha eltérő jellegű (kiadást bevételre, bevételt kiadásra) rendezünk, akkor szükséges a rendezendő tételhez a tranzakciós kódot megadni ábra Tranzakciós kód megadása 151. ábra Rendezés állapota Bizalmas! 118/223

119 A Rendezés állapota képernyőn jól látható, hogy az eredeti egyéb kiadást átrendeztük egy bevételi számlára, illetve még egy szállítói számlára is. A program a rendezés elvégzésénél ellenőrzést végez, és figyelmeztetést küld abban az esetben is, ha a rendezni kívánt összeg kisebb, mint annak a tételnek az összege, amely a rendezéshez kiválasztásra került ábra Rendezés elfogadása Majd a rendezés elvégzése után megjelenik az a lezárt banki boríték, vagy lezárt pénztári jelentés, amelyben a rendezést elvégeztük. Itt már a rendezett tételek fognak megjelenni. Az eredeti tétel, ha nem maradt rajta összeg, akkor már nem is fog megjelenni ábra Rendezés után lezárt banki értesítő A program a rendezés elvégzésénél további ellenőrzést is végez, és figyelmeztetést küld abban az esetben, ha a rendezni kívánt tételt a főkönyvi rendszer már lekönyvelte (ha a főkönyvi rendszer együtt él a pénzügyi rendszerrel). Ilyen esetben a főkönyv is stornózza az adott tételt, és a javítás után a jó tételt ismét lekönyveli, vagy helyesbítő naplón könyveli le a javítást. Bizalmas! 119/223

120 Természetesen előfordulhat olyan eset is, amikor már a főkönyvi könyvelésből nem lehetséges a törlés (kiadás felosztás már megtörtént, a félévet lezártuk, hónapot zártunk), ennek ellenére a rendezést a pénzügyi programban el kell végezni, de figyelni kell arra, hogy a főkönyvi programban is elvégezzük a megfelelő vegyes könyvelési tételeket ábra Ellenőrzés A rendezések alatt természetesen bármilyen típusú tételt bármilyen típusúra lehet rendezni. Például rendezhető egy egyéb bevétel egy számlás bevételre, de ugyanez megtehető úgy is, ha egy lezárt banki napon számlára hivatkozva kiderül, hogy mégsem kell hozzá számla. Akkor ez a tétel itt átrendezhető egy sima egyéb függő bevételre. Egyéb bevételnél, vagy egyéb kiadásnál a program a belső mezőbe automatikusan beírja a megfelelő betűjelet ( X, Y ) ábra Rendezés egyéb tételre Majd a RENDBEN gombra történő kattintás után automatikusan a betűjelhez tartozó következő sorszámot adja. Bizalmas! 120/223

121 156. ábra Egyéb tételre rendezés A MÉGSEM gomb segítségével visszaléphetünk a lezárt banki boríték tételeihez anélkül, hogy a bármi változtatást végeznénk. Itt szeretnénk megjegyezni, hogy előfordulhatnak olyan rendezések is, amikor kiadási tételre egy bevételi számlát, vagy fordítva egyéb bevételre (Y,W) egy kiadási szállítói számlát szeretnénk rendezni. Például olyan esetekben fordulhat ez elő, ha egy szállítói számlát elutaltunk, valamiért visszautalják, majd újra elutaljuk. Ezeket a mozgásokat az adott partner folyószámláján szeretnénk nyilvántartani. Amikor a banki mozgásokat rögzítjük, akkor csak egyéb bevételként tudjuk rögzíteni a visszautalásokat, majd a nap zárása után tudjuk rendezni, hogy a számlán szerepeljen az összeg ábra Egyéb bevétel kiadásra rendezése Ebben az esetben a pénzmozgások között az adott egyéb bevételt ki kell választani, meg kell nyitni azt a bankot, amelyben a pénzmozgás történt. Majd a rendezés segítségével, a hozzá ad gombbal ki tudjuk választani az adott szállítói számlát. Ekkor a következő képernyőn látható üzenetet kapjuk. Bizalmas! 121/223

122 158. ábra Rendezéskor figyelmeztetés Az üzenet jelentőségét átgondolva folytathatjuk a rendezést, de óvatosan kell eljárnunk, ugyanis nagy össze-visszaságokat tudunk okozni a téves rendezésekkel. Amennyiben folytatjuk a rendezést, akkor az összeg előjel helyességére is figyelnünk kell! 159. ábra Rendezendő összeg előjel változtatása A képernyőn látható módon, ahogy a példa is mutatja, egy Y-os egyéb bevételi tételre szeretnénk egy szállítói számlát rendezni, akkor az összeg mezőben negatív előjellel szükséges azt megtennünk. Minden esetben, ha az egész összeget szeretnénk átrendezni, akkor a Fennmaradt összeg mellett 0Ft-ot kell látnunk. Amennyiben az ilyen rendezést nem szeretnék egyedül elvégezni, kérjük, hogy a Pénzügyi program tanácsadói közül bárkit keressenek meg, akik elérhetőségét a honlapunkon is megtalálhatják: Bizalmas! 122/223

123 4.6.3 Elvégzett rendezések A rendezéseket megtekinthetjük az Elvégzett rendezések menüpont alatt ábra Elvégzett rendezések megtekintése Utólagos napló nyomtatás Lehetőség van utólag naplót is nyomtatni, de egyszerre mindig csak egyet, azt, amely kijelölésre került Új pénztári jelentés menüpont A pénztáraknál lehetőség van a naponkénti pénztárjelentés elkészítésére, illetve szabadon választott időközönkénti lezárásra. A menüpontba való belépés után az Új jelentés ablak jelenik meg. Itt kell kiválasztani, hogy melyik pénztár pénztári jelentése kerüljön rögzítésre ábra Új pénztári jelentés felvitele Bizalmas! 123/223

124 A program automatikusan felkínálja a következő pénztári jelentés sorszámát, amely jelzi, hogy ebben az évben hány pénztári nap került lezárásra és melyik a következő. A program figyeli, hogy csak akkor lehet felvinni egy-egy napi borítékot, ha az előző nap már lezárásra került. Az Értesítési dátumot is meg kell adni, ennek természetesen nagyobbnak kell lennie, mint az előző boríték dátuma. Figyelem itt mindig az aktuális napi dátumot kínáljuk fel és azt ellenőrzés után szabad csak elfogadni. (általában napi pénztárakat kezelünk és naprakészséget követelnek meg tőlünk, de előfordulhat, hogy visszamenőlegesen kell felvinni adatokat, ekkor van jelentősége annak, hogy milyen dátumot fogadunk el) Abban az esetben, ha véletlenül rossz dátumot adtunk meg, akkor még mindig van lehetőség át dátumozásra, csak ebben az esetben a pénztárbizonylatokon szereplő dátumok el fognak térni! Ezt ki-ki a saját felelősségére tegye meg! Az adatok ellenőrzése után megjelennek a pénztári jelentés Azonosítója, Neve, az Utolsó lezárt értesítő dátuma, illetve, ha van még nyitott pénztári jelentés, akkor a képernyő jobb alsó részén annak dátuma is látható. A táblázat két részből áll. A felső részben az eddig iktatott kiadások, az alsó részben az eddig iktatott bevételek találhatók. A táblázatok végén a Kiadások és a Bevételek összesített összege található. A RENDBEN gomb segítségével a pénztári pénzügyi teljesítések fognak megjelenni, ahol kiadásokat és a bevételeket tudunk rögzíteni ábra Választható menüpontok Műveleteket csak abban a táblázatban lehet végrehajtani, amelyiknek valamelyik sora ki van jelölve.(ezt a bal egér gomb segítségével könnyen megtehetjük) A Menü gomb megnyomásával a következő művelet elvégzésére van lehetőség: Ha a táblázat Bevételek részében kell az adatokat rögzíteni, akkor ugyanezen műveletek közül lehet választani, csak a kiadások felvitele helyett a bevételek felvitele menüpontban kell az adatokkal dolgozni. Bizalmas! 124/223

125 Pénztári teljesítések rögzítésének menete: Az első lépés: ki kell választani, hogy kiadást vagy bevételt szeretnénk rögzíteni. Azután, meg kell mondani, hogy számlához tartozó teljesítést (ezek azok a számlák, amiket már korábban rögzítettek, vagy most itt ezen a menüponton belül felviszünk, egyszerűsített vagy készpénzfizetési számlákat, amelyek ÁFA tartalommal bírnak) Vagy olyan egyéb tételeket kell rögzítenünk, amelyeknek nincs áfa tartalma. A már meglévő teljesített tételről pénztárbizonylatot kell nyomtatni. (abban az esetben, ha nem utólagos pénztár felvitelről beszélünk, hanem a géppel állítják ki a pénztárbizonylatokat) Bevételek esetében, készpénzfizetési számla kiállítása, nyomtatása, illetve pénztárbizonylat nyomtatása, utalvány lap készítése, amennyiben szükséges. A nap végén a készpénz megszámolásával egyidejűleg a címletjegyzéket fel meg kell adni a programba. Majd az egyezőség után pénztárnaplót kell nyomtatni. Az utolsó lépés a pénztárjelentés záró egyenlegének megadásával a zárás befejezése Számviteli bizonylat készítése A nyitott pénztári napon belül az egyéb kiadásokat,bevételek (pl. gondozási díj be- /visszafizetés) be lehet jelölni számviteli bizonylatnak. Ezáltal a kiadási/bevételi pénztárbizonylat alatt a Számviteli bizonylat megnevezés is látszani fog. A számviteli bizonylatoknak is vannak kötelező tartalmi elemei, ezeket a naplószöveg 1-2-be kell beírni. Figyelem! Pénztárbizonylat kinyomtatása után már nem lehet a számviteli bizonylatokat módosítani, ezeket minden esetben stornózni szükséges!!! Számviteli bizonylatra nem lehet rendezni sem!!!! Ezért kérjük, hogy körültekintően járjanak el az ilyen bizonylatok készítésekor! A számviteli bizonylatokról az áfa kimutatások alatt lehet készíteni listákat. Azokat a kiadás/bevételeket, melyeknek számviteli bizonylatnak jelölnek be, az adómentes bevételek között fognak szerepelni Kiadások felvitele: A kiadások felvitele menüponton keresztül tudunk azonnal felvinni számlákat, vagy a már korábban rögzített és utalványozott számlákat ki lehet fizetni. A számlák felvitele ugyanazon módon történik, ahogy azt a számla karbantartása menüpontban már korábban bővebben leírtuk. Szállítói átutalásos számla, Szállítói készpénzes számla, Vevői jóváíró számla, Egyéb kiadás, Arányosításba számítandó egyéb kiadás, ÁFA befizetés A Kiadások felvitele menüpont ugyan úgy működik, mint az Új banki boríték felvitele Bevételek felvitele: Vevői készpénzes számlák, Vevői átutalásos számlák, Szállítói átutalásos jóváíró számlák, Egyéb bevétel, Arányosításba számítandó egyéb bevétel, ÁFA visszafizetés A Bevételek felvitele menüpont ugyan úgy működik, mint az Új banki boríték felvitele. FIGYELEM! Kincstári felhasználók esetén a tranzakciós kódokat is meg kell adni. Bizalmas! 125/223

126 Előleg kezelése Az előlegek nyilvántartását a program segítségével követhetjük. Az egyéb kiadás teljesítése menüpont segítségével rögzíthetjük partnerkódhoz kapcsolódóan az előleg kiadásokat. Itt ugyanúgy meg kell adni az összeget, a kiadás dátumát illetve a naplószövegben is rögzíthetjük a szükséges adatokat. Az előleg mellett lévő kis négyzetbe szükséges a bal egér gombbal egy kis pipát, illetve a partner azonosítóját is meg kell adni. Kincstári ügyfelek esetében az alap KTK mezőt is, illetve a már korábban említett kódokat is szükséges megadni ábra Előleg felvitel Az előleg elszámolása kétféle módon történhet. Van olyan eset, amikor a felvett előleget mindjárt azon a napon vissza is vételezik, akkor a nyitott pénztári jelentésen belül a kiadások menüpont kiválasztása utána, az előleg visszavétel tárgynapi visszavétele menüponttal tehetjük meg ábra Előleg tárgynapi visszavétele Bizalmas! 126/223

127 Az előleg tárgynapi visszavétele menüpont kiválasztása után szükséges egy megerősítést adnunk a programnak, hogy biztosan ezt a műveletet szeretnénk végrehajtani ábra Előleg tárgynapi visszavétel elfogadása Amennyiben az előleg tárgynapi visszavételt elfogadjuk, akkor a program automatikusan az előlegnek kiadott tételről készít egy egyéb bevételi tételt. Ekkor minden adatát lemásoljuk a kiadott előlegnek és a RENDBEN gombra kattintva elfogadjuk az adatokat ábra Előleg visszavétele Az előleg visszavételének elfogadása után a program visszalép a Pénztári pénzügyi teljesítések menüpontra, ahol láthatjuk az előleg kiadási tételt a kiadások között az előleg visszavételi tételt pedig a bevételek között. (ezeknek a sorszáma ugyanolyan betűjellel van ellátva, mint a sima egyéb kiadás és bevétel: Z, W) Bizalmas! 127/223

128 167. ábra Előleg visszavétel után pénztári pénzügyi teljesítések A nyitott pénztárjelentés zárása után pedig ezek a tételek szerepelni fognak az előleg nyilvántartó listán: Egyéb listák/ Elszámolásra kiadott előlegek analitikus nyilvántartó listája Előleg visszavételezése már lezárt tételek esetében A műveletet akkor lehet elvégezni, ha egy korábbi pénztári jelentésben a kiadást előleg kiadásként rögzítették. Akkor a nyitott pénztári jelentésen belül a bevételek kiválasztása után, az előleg visszavétele menüponttal tehetjük meg ezt ábra Előleg visszavétel Bizalmas! 128/223

129 169. ábra Kiadott előlegek A megfelelő kiadott előleg visszavétele után pénztárbizonylatot kell nyomtatni a tételről, itt még utalványt is készíthetünk. A napi zárással pedig ezek a visszavételek is rákerülnek az előleg nyilvántartó listára Adatmódosítás Az adatmódosítást itt is ugyan úgy kell elvégezni, mint az Új banki boríték felvitelénél. (figyelem itt már csak az egyéb adatok módosíthatók) Tétel törlés A Tétel törlés menüpont ugyan úgy működik, mint az Új banki boríték felvitelénél, rá kell állni az adott tételre, melyet likvidálni szeretnénk, majd a menü segítségével a törlést kiválasztani. Ekkor a program figyelmeztet, ha már a pénztárbizonylatot is kinyomtattuk ábra Pénztári tétel törlésekor figyelmeztetés, ha már a bizonylat nyomtatása megtörtént Kontírlap nyomtatása A Kontírlap nyomtatás menüpont ugyan úgy működik, mint az Új banki boríték felvitelénél, az adott tételen állva a kontírlap nyomtatás szükséges kiválasztani Pénztárbizonylat nyomtatása A pénztárbizonylat kinyomtatásához meg kell adni, hogy ki a befizető, illetve a befizetés milyen névre szól. Ezeket az adatokat a program nem tárolja el, csak a pénztárbizonylaton fog megjelenni. A pénztárbizonylat kinyomtatása után is lehetőség van a teljesített tétel törlésére. Ebben az esetben a törölt pénztárbizonylatok között fognak ezek szerepelni, illetve a pénztárnapló alján is látszani fognak. Bizalmas! 129/223

130 171. ábra Pénztárbizonylat nyomtatás/megbízó megadása FIGYELEM! A pénztárbizonylat nyomtatására csak nyitott pénztár esetében van lehetőség a szigorú számadás miatt. (lezárt pénztárban nincs rá mód). A pénztárbizonylatok nyomtatása után a következő menü képe látható. Azoknál a tételeknél, amelyeknél már ki van nyomtatva a pénztárbizonylat, ott a Pénztárbiz mező kitöltésre kerül a pénztárbizonylat számával ábra Pénztári teljesítések zárás előtt Bizalmas! 130/223

131 Címletjegyzék megadás A zárás befejezése előtt lehetőség van a címletjegyzék megadására, amennyiben a pénztár élesben működik. Ezt a program a pénztári jelentéssel együtt fogja kinyomtatni ábra Címletjegyzék megadása A Címletjegyzékben kell megadni, hogy melyik címletű pénzből hány darab van. Ebből a program kiszámolja az értéket, illetve egy összesített értéket a címletekhez. A Mindösszesen összegbe a program az utalványok és a készpénz összegét összesíti. Az utalvány összesen és az összesen adat összege a Mindösszesen sor, melynek meg kell egyeznie a Jelentés záró egyenlegével, akkor egyezik a pénztárunk s nem keletkezik sem hiány, sem többlet. A pénztárjelentés nyomtatásakor a program kijelzi, ha a címletjegyzékben megadott összérték nem egyezik a tételesen iktatott bevételek, illetve kiadások, valamint a nyitóegyenleg összegével. Amennyiben nem szeretnénk az előző címletjegyzéket látni a képernyőn, akkor a képernyő jobb felső részén található ÜRES gomb segítségével lenullázhatjuk a címleteinket Napló nyomtatása Itt lehetőség van a pénztárnapló kinyomtatására. A pénztárnapló akkor nyomtatható ki, ha a képernyő bal felső sarkában található nyomtató gombra kattintunk. A képernyő felső sorában található kis ablakokkal be lehet állítani, hogy milyen felbontásban lássuk a pénztárnaplót: az egész oldalt, vagy az oldal felét, illetve az oldal negyedét. A pénztárnapló nyomtatásánál lehetőséget kínálunk annak érdekében, hogy a zárás előtt még ellenőrizhessék az adatokat. Bizalmas! 131/223

132 174. ábra Pénztárnapló A pénztárnaplón megjelenítjük az esetleges téves rögzítések miatti törölt tételeket, amennyiben pénztárbizonylatot is nyomtattunk ezekről, akkor a törölt bizonylatok között is visszakereshetjük azokat. Bizalmas! 132/223

133 175. ábra Címletjegyzék Zárás A Zárás menüpont elindítása után megjelenik a Záróegyenleg megadás ablak. Ez a napi pénztár iktatás végét jelenti. Ekkor meg kell adni a napi záró egyenleget. Amennyiben a programban iktatott kiadások és bevételek összege és a nyitó egyenleg nem egyezik meg a megadott záró egyenleggel, akkor a program hibaüzenetet küld és nem engedi tovább a zárást ábra Pénztárbizonylat nyomtatás ellenőrzése Bizalmas! 133/223

134 A záró egyenleg kétféleképpen is meghatározható. FIGYELEM! Ha a pénztárt a gépi programban nem vezetik percre pontosan, hanem papíron írják a kiadásokat és a bevételeket, és csak később viszik be a gépbe, akkor a papíron írtaknak az egyenlege kell, hogy megegyezzen a gép egyenlegével. Ha a pénztárt percre pontosan vezetik a gépen, akkor a címletjegyzék segítségével lehet ellenőrizni, hogy az egyenlegek megegyeznek-e ábra Záróegyenleg megadása Amint a zárás megtörtént, attól kezdve a főkönyvi rendszer látja a rögzített pénztári napot, és tudja is azt könyvelni Lezárt pénztári jelentés menüpont A menüpont elindítása után a megjelennek a már lezárt pénztári napok értesítő dátuma szerint. Az aktuális pénztári tételt a táblázatból lehet kiválasztani, a VÁLASZT gomb segítségével. Az ehhez tartozó almenü, a Pénzügyi teljesítések menüpontban látható ábra Lezárt pénztári jelentés kiválasztása Bizalmas! 134/223

135 A pénztári rendezés is hasonló módon működik, mint a banki rendezés. Előfordul, hogy egy ügyfél több számlát is hoz elszámolásra, a pénztárosnak ezt időmegtakarítás céljából célszerű egy egyéb kiadás, illetve bevétel tételként rögzítni a számítógépen. Erről az egy tételről pénztárbizonylatot kell nyomtatni, s ezt aláíratva tovább folytatni a következő ügyféllel a munkát. A pénztári nap zárása után nyugodt körülmények között az ügyfelek által hozott számlákat iktatni kell, majd itt a rendezésben az egyéb tételről részösszegként a számlákhoz kell kapcsolni a fizetéseket. A művelet végén az egy tételben található egyéb ki-, illetve befizetés eltűnik, s helyette több, kisebb részösszegű tétel lesz, melyek összesítve kiadják az eredeti értéket. Viszont inkább javasolt az ilyen több számla egyszeri elszámolása esetén, hogy az elszámolható számlákat (mivel ezeket mindenképpen utalványoztatni kell) előző nap rögzítésre kerülnek a Számlák karbantartása / Szállítói készpénzes számla menüpont alatt. Itt kinyomtatják ezekhez az utalványokat és a pénztárba már, mint kifizethető számlák fognak bekerülni, ahol csoportos kijelöléssel gyorsan- teljesíteni lehet. Ezekről a számlákról egy csoportos pénztárbizonylatot lehet készíteni. Így a munka elég gördülékenyen folyhat Banki és pénztári javítások menüpontok A javítások mind a bankban, mind a pénztárban ugyanúgy történnek. Három almenüpont közül lehet választani. Mindkét menüpont behívásakor a következő almenü látható: 179. ábra Javítások Bizalmas! 135/223

136 Aktuális nap törlése Amennyiben egy egész napi boríték, illetve jelentés rögzítése hibás, azaz nem csak egy-egy tétel, amely az új bank, illetve boríték felvitelénél kitörölhető, akkor itt az egész nyitott boríték vagy jelentés megsemmisíthető. A menüpont elindítása után a táblázatból kell kiválasztani azt a bankot, vagy pénztárt, amelyből az aktuális napot törölni kell Utolsó nap törlése Amennyiben valamely oknál fogva az utoljára lezárt banki, illetve pénztári nap törlésre kerülne, ennek a menüpontnak a segítségével lehet megtenni. A menü elindítása után a táblázatból kell kiválasztani a törlésre kijelölt bankot vagy pénztárt, melyből az utolsó napot törölni kell Átdátumozás A banki boríték vagy a pénztári jelentés is átdátumozható. A dátum csak úgy változtatható meg, ha az, az előző boríték dátumánál későbbi dátumú, a következő dátumánál viszont korábbi. A menüpont behívásakor a Lezárt banki boríték kiválasztása képernyő képe fog megjelenni. Itt választható ki, hogy melyik banki borítékot vagy pénztári jelentést kell átdátumozni. Ezután a Menü -ben található Át dátumozás menüponttal lehet a dátumot megváltoztatni. Ekkor az Új dátum képernyő jelenik meg. Itt lehet megadni az új dátumot. A program az értesítő sorszámán kívül a kifizetés dátumát is módosítja azoknál a tételeknél, amelyeknél a dátum az értesítő dátumával megegyezik ábra Átdátumozás Bizalmas! 136/223

137 181. ábra Új dátum megadása Elvégzett rendezések Ennek a menüpontnak az elindítása után az Elvégzett rendezések megtekintése képernyőkép jelenik meg. Ebben a menüpontban van lehetőség az elvégzett rendezések megtekintésére ábra Elvégzett rendezések Többtételes bevételi pénztárbizonylat sorszámok Az olyan pénztárbizonylatokról lehet tételes listát nyomtatni, amelyekről egy, összevont pénztárbizonylatot készítettünk. Ezekkel a menüpontokkal pénztár azonosítót kiválasztva készíthetünk tételes listát. Bizalmas! 137/223

138 183. ábra Többtételes bevételi pénztárbizonylat sorszámok Többtételes kiadási pénztárbizonylat sorszámok Törölt pénztárbizonylatok listája Pénzmozgások keresésre Ebben a menüpontban megtekinthető az összes tétel, amely a bank és a pénztár teljesítés során a rendszerben rögzítésre került. Itt lehetséges a leggyorsabban megkeresni egy adott tételt, ha azon bármiféle módosítást szeretnénk végrehajtani. A belső sorszám alapján könnyen megkereshetjük az adott tételt, a Megnyit F3 billentyű segítségével pedig az adott bank vagy pénztári napot nyitja meg a program és azon belül hajthatjuk végre a módosításokat ábra Pénzmozgások keresésre Bizalmas! 138/223

139 4.7 Folyószámla Az eddigi számlákkal kapcsolatos menüpontok az adatok rögzítését szolgálták. Ebbe tartozott a számla felvitel, illetve a pénzügyi teljesítések iktatása. Ezek együttesen jelentik az intézmény folyószámláját, amely a következő ábrán látható. Ebben a menüpontban ezeknek az adatoknak a képernyős nézegetésére illetve listák készítésére van lehetőség ábra Folyószámla Szállítói folyószámla A szállítói átutalásos számlák, illetve azok kifizetései a folyószámla alatt találhatók. menüpont elindítása után a Folyószámla nézegetés táblázat jelenik meg. A 186. ábra Folyószámla képernyős nézegetése Bizalmas! 139/223

140 Ezt a menüpontot akkor érdemes használni, ha ellenőrizni kell, hogy egy számla ki lett-e már fizetve, és a kifizetés mikor történt meg. Ebben a menüben láthatóak a számlák, a kifizetéshez tartozó összeg, valamint a banki teljesítés dátuma és sorszáma. A PARTNER ikon arról a partnerről ad információt, amelyiknek a számlájára a kis nyíl mutat a 186. ábra Folyószámla képernyős nézegetése menüpontban ábra Partner egyenleg Ha a folyószámla nézegetése menüponton belül egy adott partner számláit szeretnénk csak képernyőn megnézni, akkor a gyorskeresés mellet a szűrés pipát be kell jelölnünk. Ekkor a 188. ábra Partner szűrése képernyőn látható módon láthatjuk a partner adatait ábra Partner szűrése Vevői, Szállítói egyszerűsített, Vevői egyszerűsített számlák A vevői átutalásos, szállítói készpénzes, vevői készpénzes számlák, illetve azok kifizetései ugyan olyan módon tekinthetők meg, mint a szállítói átutalásos számlák. A menüpont elindítása után megjelennek a megfelelő tételek Banki egyéb tételek A bankban rögzített nem számlához kapcsolódó (egyéb) tételek tekinthetők meg ebben a menüpontban. A menüpont elindítása után a Folyószámla nézegetés táblázathoz hasonló módon láthatóak az egyéb banki kiadások és bevételek. Ezek között a rendezés ablak mellett található lefelé mutató nyíl segítségével többféle szűkítéssel jeleníthetjük meg a tételeket. Bizalmas! 140/223

141 189. ábra Banki egyéb tételek nézegetése Pénztári egyéb tételek A pénztárban rögzített nem számlához kapcsolódó (egyéb) tételek tekinthetők meg ebben a menüpontban Folyószámla lista Ebben a menüpontban különböző szűrési és rendezési feltételek megadásával lehetőség van a tételes, vagy összesített adatok lekérdezésére. Az összesített folyószámla azt jelenti, hogy minden partnerre vonatkozóan csak egy-egy sor összesített információ jelenik meg, míg a tételes lista azt jelenti, hogy valamennyi tétel megjelenik, amely az adott számlával, számlákkal kapcsolatos. Ahhoz, hogy a listát összesítve jelenítsük meg a képernyő jobb alsó részén lévő összesített lista felirat mellett található kis négyzetbe kell pipát tennünk. A listázási feltételeknél megadható az is, hogy minden számla kinyomtatásra kerüljön-e, vagy csak a kiegyenlítettek, illetve csak a ki nem egyenlített számlákat kell kinyomtatni. Ezt a képernyő alján található lista típusánál választhatjuk ki, a kis fekete lefelé görgető nyíl segítségével. A Folyószámla lista paraméterek ablakban megadható szűkítési feltételek (fizetési határidő, teljesítés dátuma, iktatás dátuma, számla dátuma) azt jelenti, hogy csak azok a számlák kerülnek kiválasztásra, amely számláknál az iktatott dátum a megadott tól-ig érték közé esik. A kiegyenlítés dátuma már nem a számlával kapcsolatos, hanem a banki pénzmozgással, azaz mikori kiegyenlítésig kell figyelembe venni a kifizetéseket. E szűkítési lehetőségek ÉS kapcsolatban vannak egymással, vagyis csak azok a számlák kerülnek kinyomtatásra, amelyekre minden feltétel teljesült. Bizalmas! 141/223

142 190. ábra Folyószámla lista paraméterek Folyószámla lista faktorálás esetén Amennyiben a szállítói számlákat faktor szerződés alapján átadjuk egy faktoráló cégnek fizetés rendezésére, majd idővel a szerződésben meghatározott ütemben a faktor cég felé pedig a számlákat későbbi időponban utaljuk, akkor a FAKTORALAS paraméter értékét be kell állítanunk. A paraméter, ha Igen értékkel működik, akkor be lehet állítani a szállítói számláknál, hogy adott számlákat milyen faktorcsomag számon, illetve milyen melyik Faktoráló céghez tartozik majd a számla. A Faktoráló céget a Törzsek/Partnertörzsbe előtte fel kell tölteni. A paraméternél ki lehet választani a Folyoszamlan_ne értéket. Ebben az esetben a folyószámlában az eredeti partner számlái között a faktorált számlák nem jelennek meg, viszont a Folyószámla lista paraméterek megadásánál ki lehet választani a Csak faktorálások -t. Ha ezt bepipáljuk, akkor a Partnerkód helyén a Faktorcég-et lehet kiválasztani. Egyszerre csak egy faktorcég adatait lehet nyomtatni. Bizalmas! 142/223

143 191. ábra Folyószámla lista faktorálás Valutás folyószámla lista A valutás számlákról ugyanolyan szűkítési feltételekkel lehet folyoszámla listát készíteni, mint a szállítói és vevő számlákról Egyéb tétel leválogatás A banki és a pénztári kiadásokat és bevételeket nyomtathatjuk ki. A kiegyenlítés és kulcsszó szerint szűkíthető a lista. A listán szerepel a belső sorszám, a banki értesítő dátuma, az összeg és a megnevezés1 és megnevezés2. Minden pénzmozgásról bővebb listát készíthetünk az Egyéb listák/ Adott időszak pénzmozgásai lista segítségével. Bizalmas! 143/223

144 192. ábra Egyéb tétel leválogatás 4.8 Egyéb nyilvántartások A menüpont behívásakor az alábbi képernyő képe jelenik meg: 193. ábra Egyéb listák Bizalmas! 144/223

145 4.8.1 Folyószámla egyeztető, Fizetési felszólítás, Késedelmi kamat Az egyeztető és a felszólító levelek kezelése azonos módon történik. Először le kell szűkíteni azoknak a számláknak a csoportját, amelyekre szükség van. A feltételek megadása az Egyeztetők szűkítési feltételei menüben látható. Külön listák segítségével lehet a valutás számlákról is folyószámla egyeztetőt, fizetési felszólítást és késedelmi kamat levelet készíteni. Abban az eseten, ha szállítói számlákra is szeretnénk egyeztetéseket készíteni, akkor a szűkítési feltételeknél a szűkítési feltételek megadás képernyőjén látható SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁKRA felirat mellet ki kell pipálni a kis négyzetet ábra Egyeztetők szűkítési feltétele Az adatok megadása után a program megmutatja az intervallumoknak megfelelő számlákat egy táblázatban, ahonnan kinyomtathatók a megfelelő levelek. A menü segítségével kijelölhetjük a listázandó leveleket partnerkód illetve csoportkód szerint. A folyószámla egyeztető levelek mellett az általunk megadott partnerek adataival Borítékot is nyomtathatunk szükség szerint, többféle formátumban ábra Folyószámla egyeztető Bizalmas! 145/223

146 4.8.2 Kiadási előírások nyilvántartása menüpont E menüpont segítségével nyilvántarthatók a bevételi előírások havi ütemezése és azok teljesítése. A menüpont elindítása után megjelennek a már rögzített előírások ábra Bevételi előírások nyilvántartása 197. ábra Aktuális bevételi előírás Bizalmas! 146/223

147 Felvitel Ebben a menüpontban kell megadni az Előírás kódot, a Kulcsszót, a Partnert, az Év eleji nyitó egyenleget és a Megjegyzés rovat is rendelkezésre áll a szükséges bejegyzésekhez. Továbbá itt kell megadni az ütemezést is ábra Előírás felvitel Módosítás Lehetőség van az előírások adatainak módosítására is. Ezt az adatfelviteli képernyőnek megfelelő képernyő mezőiben lehet megtenni Törlés A rögzített előírások ki is törölhetők. A program csak akkor törli ki a bejegyzést, ha a kérdésre a válasz: Igen ábra Előírás törlése Bizalmas! 147/223

148 4.9 Egyéb listák A menüpont behívásakor az alábbi képernyő képe jelenik meg: 200. ábra Egyéb listák menüje Őstermelők listája Azokról a számlákról készíthetünk listát, melyekhez tartozó partnert bejelöltük őstermelőnek, vagyis megadtuk az őstermelő igazolvány számát ábra Őstermelők listája Bizalmas! 148/223

149 4.10 ÁFA bevallás készítése, ÁFA menüje Ennek a menünek a segítségével lehet kiszámítani a befizetendő és a visszaigényelhető ÁFÁ-t. Ehhez természetesen az szükséges, hogy minden egyes hónap az ÁFA szempontjából lezárt legyen. A kettős könyvvitelt vezető adóalanyként nyilvántartási kötelezettségének - a költségvetés alapján gazdálkodó szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló kormányrendelet szerinti módosított teljesítési szemléletben tesz eleget. A menüpontot elindítva a következő képernyő látható: 202. ábra ÁFA A havi áfa tételek leválogatását és az arányosítás elvégzését a képen látható ábra ÁFA menüpontok egymás utáni elindításával készíthetjük el. Nagyon fontos, hogy amennyiben nem arányosítanak, akkor is az Adott időszakhoz tartozó tételek leválogatásától az Adott időszakba tartozó tételek zárásáig minden menüpontot szükséges elindítani ÁFA egyéb tételek karbantartása menüpont Példa az egyéb tételek értelmezéséhez: a saját konyhán készült ebéd tényleges árának egy bizonyos százalékát a dolgozók kötelesek megtéríteni, a többi részét az intézmény állja. Ennek a különbözetnek az ÁFÁ - ja is, mint befizetendő ÁFA kell hogy megjelenjen. Ennek kezelésére való ez a menüpont, melynek elindítása után megadható a befizetendő ÁFA összege. Bizalmas! 149/223

150 203. ábra Áfa egyéb tételek Ezt az összeget a továbbiakban a program a kiszámított ÁFA mellett szerepeltetni fogja befizetendő ÁFA-ként. A Menü -ben lehetőség van Felvitelre, Módosításra és Törlésre is. Ezen kívül ezekről az adatokról Listát lehet lehívni egy meghatározott időszakra. Közösségi termékbeszerzés A közösségi termékbeszerzés és az ahhoz tartozó bevallási kötelezettségről egy konkrét példán keresztül szeretnénk segítséget nyújtani. PÉLDA: Számla: 2009/S01910 Partner: közösségi adószám ki van töltve Országkód: NEM HU. EU tag: Igen (mindezt a partnertörzsben kell kezelni!) (amennyiben a partner nem eu - tag, akkor áfa-s számla érkezik) Az történik, hogy beszereznek egy gépet, amiért Ft-ot kell fizetni, és mivel Magyarországon ez a 25%-os ÁFA kulcs alá tartozik, ezért a vevőnek kell megfizetnie utána az ÁFA-t! Tehát a számla Ft-ról szól, de attól függően, hogy milyen tevékenységükhöz szerezték be a gépet, a Ft ÁFA - t nem vonhatják le, vagy arányosan vonhatják le, vagy teljes egészében beállíthatják levonhatónak! De a fizetendő ÁFA-ba mindenképpen a Ft-ot kell beállítani! (3eset fordulhat elő, ezt még majd a későbbiekben leírom, mert attól függ, hogy az előzetes ÁFA - ba mennyit is kell szerepeltetni!) Bizalmas! 150/223

151 Bejövő számla iktatás: (P_SZAMLA, P_KOZOSSEGISZLA) ANK 5%ALAP AM 5%ÁFA 25%ALAP 25%ÁFA VÉGÖSSZEG Mivel olyan partnerhez rögzítjük a számlát, aminél megadtunk közösségi adószámot és az országkód nem HU, ezért nem szabad engedni %-os ÁFA oszlopba rögzíteni semmit! Automatikusan 0-át kell beírnunk! Az áfa bontása ablakba sem lehet semmit sem megadni és nem is kell figyelembe venni a mostani áfa leválogatás szerint! Hanem azt ki kell bővíteni a közösségi termékbeszerzéssel! A főkönyvnek a Ft-ot kell átadni könyvelésre, és itt akkor a főkönyvben szükséges az áfa összegét lekönyvelni kiadás és bevételként is. A kötelezettség részletezésénél is jelen esetben 20% alap: Ft - ot kell megbontani. 1. eset Amikor a közösségi termékbeszerzést alaptevékenységhez szerzik be, és nem vonhatják le az áfát utána, de befizetendő áfa keletkezik! 5% alap 5% áfa Le nem vonható Arányos Levonható 25% alap % áfa Össz.alap Össz.áfa Ebben az esetben a fizetendő áfa keletkezik csak!(jelen példában áfa bevallás 16. sora, de az áfa kulcstól függően a sorba kell megjeleníteni) Vevő kiszámlázott áfa kimutatása Szállítói felszámított áfa kimutatása Fizetendő ÁFA 16.sor A közösségen A beszerzést terhelő előzetesen belülről történő 20%-os kulcs alá tartozó felszámítható, levonható ÁFA (64.sor) termékbeszerzés Közösségen belüli termékbeszerzés után levonhat adó összege Az adó alapja: B Az adó összege: D Az adó alapja: B Az adó összege: D Bizalmas! 151/223

152 2. eset Amikor a közösségi termékbeszerzést nem tudják meghatározni, hogy csak alaptevékenységhez szerzik be, ezért arányosítással vonhatják le az áfa-t utána! Ekkor is keletkezik befizetendő (20.000Ft)ÁFA, és visszaigényelhető (400Ft) ÁFA is! Jelen példánkban a Levonási hányad: 0.02 Arányosan visszaigényelhető: *0,02=500 5% alap 5% áfa Le nem vonható Arányos Levonható 25% alap % áfa Össz.alap Össz.áfa Ebben az esetben a fizetendő áfa és visszaigényelhető áfa is keletkezik! (jelen példában áfa bevallás 16. sora, de az áfa kulcstól függően a sorba kell megjeleníteni) Vevő kiszámlázott áfa kimutatása Fizetendő ÁFA 16.sor A közösségen belülről történő 20%-os kulcs alá tartozó termékbeszerzés Szállítói felszámított áfa kimutatása A beszerzést terhelő előzetesen felszámítható, levonható ÁFA (64.sor) Közösségen belüli termékbeszerzés után levonhat adó összege Az adó alapja: B Az adó összege: D Az adó alapja: B Az adó összege: D eset Amikor a közösségi termékbeszerzést el tudják dönteni, hogy nem alaptevékenységhez szerzik be, ezért teljes egészében levonhatják az áfa-t utána! Ekkor is keletkezik befizetendő (20.000) ÁFA, és visszaigényelhető (20.000) ÁFA is! De természetesen ezt csak ki kell mutatni, de ebben az esetben nem is fizetnek be ÁFA - t és nem is igényelnek vissza, csak ki kell mutatni! 5% alap 5% áfa Le nem vonható Arányos Levonható 25% alap % áfa Össz.alap Össz.áfa Ebben az esetben a fizetendő áfa és visszaigényelhető áfa is keletkezik! (jelen példában áfa bevallás 16.sora, de az áfa kulcstól függően a sorba kell megjeleníteni) Természetesen a fizetendő és a visszaigényelhető áfa kiegyenlíti egymást! Bizalmas! 152/223

153 Vevő kiszámlázott áfa kimutatása Szállítói felszámított áfa kimutatása Fizetendő ÁFA 16. sor A közösségen A beszerzést terhelő előzetesen belülről történő 20%-os kulcs alá tartozó felszámítható, levonható ÁFA (64. sor) termékbeszerzés Közösségen belüli termékbeszerzés után levonhat adó összege Az adó alapja: B Az adó összege: D Az adó alapja: B Az adó összege: D Számla iktatás menete közösségi termékbeszerzés esetén Partnertörzs Partner: közösségi adószám ki van töltve Országkód: NEM HU. EU tag: Igen (ki kell pipálni) 204. ábra Számla felvitele közösségi beszerzés esetén Tehát a megfelelő alaphoz kell rögzíteni a számla fizetendő végösszegét és nem kell itt megadni a számla áfa bontását. (lásd: 3. pont) Az áfa egyéb tételek karbantartása, Aktuális áfa egyéb tételnél szükséges megadni, hogy le nem vonható (mentes), arányos, vagy köteles (visszaigényelhető az áfa, a program alapesetben mentesre rakja) 1.4-es Közösségi termékbeszerzés részletezése listát szükséges kinyomtatni. Az áfa egyéb tételek menüpontban lehet az közösségen belülről történő beszerzésekhez tartozó számlák ÁFA bontását megnézni, módosítani. Bizalmas! 153/223

154 205. ábra Áfa egyéb tételek felvitele/módosítása Utólagos bejelölések A menüpont elindítása után a Banki és pénztári egyéb tételek képernyő jelenik meg ábra Banki és pénztári egyéb tételek bejelölése Bizalmas! 154/223

155 Az új banki boríték felvitele menüponton belül már ki lehet jelölni azokat a bevételeket, amelyeket az arányosítás során a levonási hányad kiszámításához szükséges figyelembe venni. Ezeket az Arányosításba számítandó egyéb bevételeket szükséges felvinni. Meg lehet adni egy vonatkozás dátumát, mellyel azt határozzuk meg, hogy melyik havi áfa bevallás adataiba vegyük figyelembe. (előfordulhat, hogy a támogatásokat nem abban a hónapban utalják, amelyik hónapra vonatkozik). Ha az új banki boríték felvitel menüpontban véletlenül nem vettük figyelembe és simán egyéb bevételként rögzítettük a támogatást, akkor van szükség az Adott időszak leválogatása menüpont elindítása előtt ezeknek a tételeknek a bejelölésére és a vonatkozás dátumának megadására. Ezután indíthatjuk az Adott időszak tételeinek a leválogatását! Ha valami már a borítékok felvitele során bejelölésre került, akkor azt itt már az arányosításba számítandónak kell tekinteni a vonatkozás hónapjával együtt. A vonatkozás dátuma azt a dátumot jelenti, amelyik hónapban szeretnénk, hogy a támogatás megjelenjen. Amennyiben csak most kívánunk bejelölni egy tételt, akkor azt itt lehet megtenni. Meg kell adni a támogatás típusát és a vonatkozás dátumát is. Itt a program automatikusan felkínálja annak a borítéknak a dátumát, amelyben a tétel szerepel. Ez természetesen átírható, hiszen van olyan támogatás, amelyet utólag vagy előre kap meg az intézmény. Itt olyan tételek is visszajelölhetők, amelyek az előző ÁFA arányosításakor beszámításra kerültek. Ezek most negatív értékként fognak az arányosítás százalékában szerepelni ábra Utólagos bejelölés Bizalmas! 155/223

156 Adott időszakhoz tartozó tételek leválogatása menüpont Ahhoz, hogy egy következő hónap ÁFA listáit le lehessen kérni egyeztetés céljából, ahhoz előtte az Adott időszakhoz tartozó tételek leválogatását kell elvégezni. Itt lehetőség van a különböző fajtájú számlák egyedi ÁFA indítására, illetve elindítható együtt is az összes tételre a zárás ábra Áfa tételek leválogatása Itt szeretnénk megjegyezni, hogy Szervezetenkénti (szervezeti kódos) áfa - leválogatásra is lehetőség van. Ekkor a következő képernyő jelenik meg: 209. ábra ÁFA - Szervezeti kódos leválogatás A főkönyv modul törzsében kialakított szervezeti kódokra lehet elkészíteni a leválogatást. Bizalmas! 156/223

157 210. ábra Szervezeti kódok törzse Ha egy adószáma van az adott intézménynek, de azon belül az egyes csoportokra, osztályokra szeretnénk elindítani a leválogatást, akkor a paraméterek közül a SZERVKODOK = IGEN, SZERVKODAFA = NEM, SZERVKOD_VAN = IGEN és SZERVKODCSOPORTAFA = NEM. A másik eset, amikor külön szervezeti egységenként kell a bevallást elkészíteni. Abban az esetben a SZERVKODOK = IGEN, SZERVKODAFA = IGEN, SZERVKOD_VAN = IGEN és SZERVKODCSOPORTAFA = NEM. Az adott időszakhoz tartozó tételek menüpontjával a program végig ellenőrzi, hogy a számla karbantartásban és a pénzügyi teljesítések menüpontokban milyen tételek lettek rögzítve az adott havi áfa szempontjából. A számlákat a szolgáltatás teljesítése alapján válogatja le, illetve ellenőrzi, hogy az adott számlák már szerepeltek-e korábbi áfa bevallásban. Abban az esetben, ha a számlák között észlel olyan tételt, ami már korábban szerepelt egy bevallásban is és ahhoz képest bármiféle változást észlel, akkor a listákban, mint önrevíziós tételként fog szerepelni ábra Leválogatás befejezése Bizalmas! 157/223

158 Leválogatott tételek menüpont A program a havi ÁFA bevallásban szereplő tételek közül olyan számlákat, amelyeknek a teljesítése már lezárt áfa hónaphoz tartoznak, de például későn érkezett az intézményhez, önrevíziós tételnek jelöl meg. Amennyiben ez a bejelölés nem felel meg, és az iktatási dátummal bizonyítani tudjuk, hogy az áfa havi zárás után érkezett az adott számla, akkor ezt a önrevíziós bejelölést módosíthatjuk. Amit a rendszer önrevíziónak jelöl: ha egy számla már szerepelt egy előző havi ÁFA bevallásban, s most valami változást talál a program a számlán. Például: 5%-os ÁFA részből 25%-os ÁFA- ba lett téve a számla összege vagy növelve lett a végösszeg, tehát javítás történt, ha egy kimenő számla olyan teljesítés dátummal került iktatásra, amely már egy lezárt hónapra vonatkozik. A menüpont elindítása után a táblázatban ahhoz a hónaphoz tartozó tételek jelennek meg - némelyeknél bejelölve az önrevízió - amelyek átírhatók és vissza ábra Leválogatott áfa tételek A bejelölések után a program természetesen ezekkel a módosításokkal fog dolgozni. Tehát a listákon az általunk bejelölt, ill. visszajelölt önrevíziós tételek fognak megjelenni. FIGYELEM! Ha a bejelölések és valamilyen más javítás miatt (pl. még egy számla iktatásra került, amely a tárgyhavi bevallásba tartozik) ismét el kell végezni az Adott időszak tételeinek leválogatását, a bejelölések el fognak veszni, azokat ismét végre kell hajtani! Bizalmas! 158/223

159 Kimutatások készítése menüpont Az ÁFA kimutatások menüpontot nem kötelező elindítani, de célszerű az egyeztetések érdekében. A menüpont elindítása után látható, hogy lekérhetők a programból tételes listák, illetve összesített kimutatások is. A tételes listák mindig egy hónapra vonatkoznak ábra ÁFA - Kimutatások készítése Az összesített kimutatások lekérhetők több hónapra, pl. egy negyedévre is. A szállítói számlákról (előzetesen felszámított ÁFA-ról) a következő képernyőn látható módon lehet készíteni egyszerű, átlátható listákat. Nagyon fontos, hogy a hónap megadása utána az Előzetesen felszámított áfa-t szükséges kiválasztani, majd a képernyő jobb oldalán található MIND-el jelölt kis négyzetet pipáljuk be. Így összesített és tételes listákat is lekérhetünk ábra ÁFA - Előzetesen felszámított áfa összesített és tételes listák Bizalmas! 159/223

160 215. ábra ÁFA - Előzetesen felszámított áfa összesített és tételes listák 2. Az ÁFA kimutatások menüpont segítségével ellenőrizhetjük le, hogy a támogatásokat, az egyéb áfa tételeket, számviteli bizonylatokat, Adómentes bevételeket megfelelően rögzítettük-e. Minden esetben szükséges a listákat végig nézni, ahhoz, hogy a továbbiakban az arányosítási listák adatait ellenőrizhessük. Amennyiben bármiféle problémát észlelkünk, akkor a megfelelő menüpontokban szükséges az adatokat javítani, majd újra elkezdeni az Adott havi tételek leválogatása menüpontban, mivel a javításokat a program a leválogatás után vezeti át a listákon, adatokon ábra ÁFA listák Arányosítás tételei menüpont Azok az intézmények, amelyek arányosítást végeznek és az arányosítás százalék kiszámításához egyértelműen a számla szolgáltatás teljesítés dátum alapján vonnak be számlákat (nem a 60 napos halasztással, ami az ÁFA listákon megjelenik), azoknak ezt a menüpontot is el kell indítani. A lezárandó hónap megadása után a program kiválasztja a százalékszámításba tartozó tételeket, amely a végén ki is nyomtatható. Bizalmas! 160/223

161 217. ábra Arányosítás tételeinek leválogatása Ha a program az arányosításba számítás tételeit leválogatta, akkor a következő üzenet fog megjelenni ábra Arányosítás tételeinek leválogatásának befejezése Arányosítás menüpont Minden esetben szükséges az arányosítás menüpontot elindítani. Még abban az esetben is, ha nem a program segítségével számolják ki (vallják be) az áfa-t. A következő képernyőn a Rendben gomb megnyomásával lehet elvégezni az arányosítás számolását ábra Levonási hányad kiszámítása Bizalmas! 161/223

162 Mint ahogy a képernyőn is látszik az ÁFA leválogatás, arányosítást, ÁFA számítás menüpontokat többször is el lehet indítani. Nagyon fontos, hogy csak abban az esetben indítsák el, ha még nem küldték be az ÁFA bevallásukat, mert a leválogatással változhatnak az értékek. Ugyanis folyamatosan lehet számlákat, banki mozgásokat rögzíteni, de meg kell állapítani egy időpontot, amikor minden hónapban elindítják a leválogatást. Ez az az időpont, ami után beérkező számlák már jogosan nem szerepelnek az adott időszakot érintő ÁFA bevallásban. Tehát, összefoglalva, amennyiben találunk valami hibás rögzítést, pl. véletlenül valamelyik szállítói számla bontása nem megfelelő, akkor a számla javítása után újra lehet indítani a szállítói számla leválogatást. De amint elkészítjük és elküldjük a bevallást, akkor már NE INDÍTSÁK újra a leválogatásokat!!!! A következő üzenetet küldi a program, ha a feladatot végrehajtotta: 220. ábra Levonási hányad kiszámítás befejezése Adó kiszámítása menüpont E menüpont segítségével lehet kiszámítani a befizetendő, illetve visszaigényelhető ÁFÁ- t. Az adó kiszámítását az RENDBEN gombbal lehet kijelölni ábra Adó kiszámítása Az áfa adatainak ellenőrzése utána közvetlenül elkészíthető az APEH által használt Nyomtatvány kitöltő programban elektronikusan a file, amit fel lehet dolgozni, betölteni. A tételes listával ellenőrizhetjük le, hogy az adatok megfelelő módon szerepelnek-e a bevallásban. Az adatok ellenőrzése után célszerű az Nyomtatvány kitöltő programba betölteni azokat. Bizalmas! 162/223

163 Adott időszakba tartozó tételek zárása menüpont Ezt a menüpontot a listázások, egyeztetések, ÁFA számítás végén feltétlenül végre kell hajtani. E nélkül a következő havi ÁFA listákat nem lehet elkészíteni. Ez a művelet nem látványos, erre csak a programnak van technikailag szüksége ábra ÁFA - Adott időszakba tartozó tételek zárása Az Áfa időszak lezárása csak abban az esetben lehetséges, ha az adott időszak tételeinek a leválogatása előtt mindenhol szerepel a PIPA. Ezután a RENDBEN gombra kattintva fejezzük be az adott havi áfa bevalláshoz szükséges adatok leválogatását, listázását és az arányosítást ábra ÁFA - Adott időszak zárása végrehajtva Bizalmas! 163/223

164 ÁFA zárás törlése menüpont Amennyiben egy hónap már lezárásra került, de még nem küldték be az APEH be az adott havi, negyedéves vagy éves áfa bevallást, akkor vissza lehet még törölni az áfa-t ábra ÁFA zárás törlése 225. ábra Ellenőrző kérdés 226. ábra Ellenőrző kérdés 2. Bizalmas! 164/223

165 227. ábra Ellenőrző kérdés 3. A három darab ellenőrző kérdést szándékosan raktuk az adott havi áfa zárás törlése menüpont elindításába. Ugyanis, ha már a program által kigyűjtött adatok alapján beküldték az áfa bevallást az APEH-be, akkor célszerű meggondolni, hogy ezek az adatok a törléssel elveszhetnek-e, vagy alá tudják támasztani, hogy miért is készítik újra el az adott havi áfa bevallást ábra Ellenőrző kérdés 3. válaszolva még megtehetjük, hogy a számlák és egyéb tételek leválogatása nem fog eltűnni, csak az arányosítást kell újra indítani. Abban az esetben, ha a törlést választjuk, akkor elölről kell kezdeni az Adott időszakba tartozó tételek leválogatásától a munkálatokat. Ha a szállítói átutalásos számlák közül kellett a módosítást elvégezni, akkor csak ezt az egy szállítói átutalásos számla ÁFA zárás indítást kell végrehajtani. Ezután következhet a listázás, ahol újból egyeztetni kell. Majd ezt követően lehet elvégezni az ÁFA számítását, és ismét az ÁFA záras befejezését ábra Ellenőrző kérdés 3. elfogadása után az adott időszak törlését elvégzi a program ábra Adott ÁFA időszak törlés végrehajtása Lezárt tételek menüpont Ennek a menüpontnak a segítségével könnyen megkereshető egy-egy már lezárt számla az ÁFA bevallásban, nem kell a lehúzott listákat végiglapozni. Erre olyan esetekben lehet szükség, amikor az aktuális havi ÁFA bevallásban szerepel egy olyan önrevíziós tétel, amely nem érthető. Ha ekkor visszakeressük, lehet hogy megtalálható egy előző havi zárásban, ahol esetleg az ÁFA összege más helyen van, mint a tárgynapon, tehát a tétel javított. Bizalmas! 165/223

166 229. ábra Lezárt ÁFA tételek 4.11 A pénzügyi rendszer zárása Bevezető Az alábbi segédanyagot az év végi zárás megkönnyítése érdekében készítettük, és bocsátjuk az Önök rendelkezésére. Szeretnénk ezzel is a gördülékeny, problémamentes, folyamatos munkához hozzájárulni. Természetesen mind a tanfolyamon, mind pedig a későbbiek során készséggel fogadunk minden észrevételt, hiszen mindannyiunk érdeke, hogy a zárási folyamat a lehető leginkább zökkenőmentesen történjen meg valamennyi partnerünknél. A Zárások menüpont alatt találhatjuk meg a negyedéves és az év végi zárás almenüpontot, amin belül végezhetjük el a tényleges pénzügyi zárást. A negyedéves zárás menüpont elindítása után a következő figyelmeztetést kapjuk. (Ez azt jelenti, hogy a 4. negyedéves feladó listák az Év végi zárás lefuttatása után készülnek el) Bizalmas! 166/223

167 230. ábra 4. negyedéves zárás figyelmeztetés Kérjük, hogy a zárás megkezdése előtt szíveskedjenek figyelembe venni a következőkben részletesen is kifejtett felhívásokat! A pénzügyi rendszer zárásakor és az év során többször, rendszeresen ellenőrizni szükséges, hogy a nem kiegyenlített számlák listája a valós képet mutatja-e. Ezalatt azt értjük, hogy előfordulhatnak rögzítési problémák. Itt elsősorban a számla iktatásakor vagy a dupla, téves kiegyenlítésekre gondolunk. A partnertörzsben szükséges ellenőrizni, hogy csak az olyan partnereket jelölték-e be EU-s partnernek, ami Magyarországon kívüli ország. Tehát a magyar partnereknél nem kell bejelölni semmit Tudnivalók a negyedéves zárásról A negyedéves zárás sorrendje és feltételei: Ha az adott negyedévre minden számla iktatva van és naprakészen a negyedév utolsó bank/pénztári nap is le van zárva, akkor történhet meg a negyedéves zárás. Mielőtt elindítanánk az adott negyedév zárását, mindenképpen nyomtassuk ki a ki nem egyenlített számlákat az adott időszakra. Ugyanis ezzel tudjuk zárás előtt ellenőrizni az esetleges dupla, illetve téves kiegyenlítéseket, számlarögzítéseket. Ha találunk olyan számlákat, amelyek nem jól lettek kiegyenlítve, még zárás előtt lehetőségünk van a rendezésre vagy a számla módosítására. (Folyószámla listákat a következő feltételekkel szükséges kinyomtatni: Teljesítés és a kiegyenlítés dátuma a negyedév utolsó napja, és az iktatás dátuma pedig az a nap, amit az intézmény megállapít, hogy figyelembe veszi a számlákat) F I G Y E L E M!!! Ha egy éven belül akár egy negyedéves zárást is a géppel készítettünk el, akkor kötelező három negyedév zárását elvégezni, a negyedik negyedév zárását pedig automatikusan az év végi zárás fogja elkészíteni. Bizalmas! 167/223

168 A negyedéves zárás elindítása előtt mindenképpen be kell jelölni a Szállítói számláknál, hogy melyik számla beruházással kapcsolatos. (Számla módosítása/kötelezettségek részletezése) A kimenő számláknál pedig, hogy melyik vevői számla, adós, vevő vagy munkavállalókkal kapcsolatos követelés. Illetve már az iktatáskor szükséges megadni, hogy továbbszámlázott szolgáltatásról szól-e a számla. Csak ebben az esetben tud a pénzügyi program a negyedéves záráskor a megfelelő főkönyvi számokra adatokat megjeleníteni a listákon. Ahhoz, hogy utólag be tudjuk jelölni a számla besorolását, a szállítói számlák menüponton belül az adatmódosítás menüpontba kell bejelölni a számlákra vonatkozó adatokat. A kimenő számlákon belül is az adat módosításával lehet elvégezni ezt a műveletet. Természetesen nem fontos utólag megmondani a számla milyenségét, hanem mindjárt az iktatáskor is meg lehet adni a Számviteli Törvény alapján a besorolását egy számlának. (adósok, vevők). A negyedéves zárás menete A negyedéves zárást a Pénzügyi modul/zárások menüpontjában találjuk meg. A negyedéves zárás almenü elindítása után szükséges megadni, hogy éppen melyik negyedévet kívánjuk zárni, illetve még egy dátumot is meg kell adni. Ezt a dátumot minden intézménynél külön határozzák meg. A megfelelő negyedév megadása után a program végignézi az összes ki nem egyenlített számlát, és a megfelelő besorolás alapján leválogatja, hogy melyik számla melyik csoportba tartozik. A leválogatás után azonnal ki lehet nyomtatni a bontás szerinti listákat. Ha a negyedéves zárás után észlelünk olyan hibát, ami még korrigálható (pl. téves iktatás miatt olyan számla is belekerül a zárás állományba, ami már nem oda tartozik), akkor nyugodtan a számla módosítása után újra elindítható ez a menüpont. Amint elindítottuk és kinyomtattuk az adott listákat, a főkönyvi rendszer felé elkészülnek az átadó fájlok. Ezt annyiszor lefuttathatjuk, ahányszor módosítunk valamit, mindaddig, amíg a Főkönyvi Rendszerben nem vetetjük át az adatokat. A negyedéves feladást a Főkönyvi Rendszerben lekönyveljük, és ha szükség van még további lista másolatra, akkor a Pénzügyi Rendszer/Zárás/Negyedéves zárás/feladási lista utólagos nyomtatása almenüben újra kinyomtathatjuk az adott listákat. F I G Y E L E M!!! A készpénzes számlákra külön figyelmet fordítsunk! Ugyanis az előleg elszámolások esetén előfordul, hogy az elszámolás áthúzódik a következő negyedév első napjaira. Ebben az esetben ezeket a számlákat nem a számlán szereplő dátummal illik rögzítenünk, hanem az elszámolás napjára. Csak ebben az esetben nem kerülnek a készpénzes számlák a feladásba, mint ki nem egyenlített számlák. Ezt még a zárás előtt szíveskedjenek ellenőrizni a folyószámla ki nem egyenlített lista segítségével. (szűkítési feltételek: a számviteli elszámolás dátuma és a kiegyenlítés dátuma a negyedév utolsó napja, és az iktatás dátuma pedig az a nap, amit az intézmény megállapít, hogy meddig beérkezett számlákat vesz figyelembe) Bizalmas! 168/223

169 4.13 Év végi zárás Egy évi munka végeztével és egyeztetésével (természetesen a következő évi adatok rögzítése mellett) le kell zárnunk az évet. Ez tulajdonképpen annyit jelent, hogy a kiegyenlített számlák eltűnnek az állományokból, s nem foglalják feleslegesen a helyet. Így zárás után már csak az aktuális évi számlák maradnak azokkal az előző éviekkel együtt, amelyek akkor nem lettek kiegyenlítve (áthúzódó tételek). Természetesen az előző évi adatok egy külön könyvtárban a következő év folyamán bármikor megtekinthetőek és a munkához szükséges listákat onnan nyomtathatjuk ki. Erre részletesebben a következőkben még vissza fogunk térni. Az év végi zárás almenüjét az alábbi ábrán láthatjuk: 231. ábra Év végi zárás A pénzügyi rendszer zárásánál a Számla sorszám aktualizálása, a Pénztár zárás, a Bank zárás és az Áfa zárás menüpontokat bármilyen sorrendben és időpontban elindíthatjuk, viszont az Áfa zárás alatt lévő többi menüpontok elindítása után már egymásra épülő részekkel találkozhatunk. A program minden esetben figyelmeztet, hogy az adott menüpontot elindíthatjuk, vagy csak egy már előző menüpont után tehetjük meg. Tehát csak az első 4 menüpontra nem vonatkozik semmiféle sorrendiség!!! Bizalmas! 169/223

170 Mi választhatjuk meg, hogy mikor, melyik időpontban zárjuk az adott menüpontokat. Az egyes munkafolyamatokról a következőkben részletesebben is szót ejtünk. Mivel a pénztár feldolgozása folytatódik a következő évben, ezért a pénztár zárását és a számla sorszám aktualizálását szinte egy időben szükséges elvégezni!!! Amikor már iktatunk le nem zárt év utáni számlát, és már a következő évben járunk, érdemes a Számla sorszám aktualizálása menüpontot elindítani. (amikor már többségében aktuális évi teljesítésű számlákat iktatunk) Ha az utolsó pénztári napot is felvittük, a pénztárat is lezárhatjuk. Főleg ahol élesben használják a pénztárat, a következő év elején (január első munkanapján) már tudnak dolgozni. A pénztár gyorsabb működése miatt is érdemes a számla sorszám aktualizálását lefuttatni, ugyanis így a számla felvitel a plusz gomb segítségével, egy lépésben megtörténhet. Viszont, aki az átutalásos szállítói számlákat rögzíti, annak minden esetben oda kell figyelnie, hogy melyik évre vonatkozó számlát rögzít, s a megfelelő menüpont alapján vagy aktuális évre, vagy előző évre iktatja a számlákat a számviteli elszámolás alapján. Ugyanez vonatkozik a bankra is. (itt viszont figyelnünk kell, hogy csak akkor indítsuk el a bank zárását, ha az összes bank utolsó kivonatát rögzítettük) Egyes esetekben van lehetőség egy egy bank visszanyitására, de mindenképpen felhívnánk a figyelmet, hogy célszerűbb az összes bankot feldolgozni, és úgy elindítani a bank zárása menüpontot. Ha az előző évi ÁFA-t is leegyeztettük, és az Áfa zárás befejezése menüpontot is lefutattuk, akkor az ÁFA-t is lezárhatjuk, s ezáltal lehet a következő évi ÁFA bevallásokat készíteni. (ez az időpont január 15. és 20.-a körül van általában) A Számla kiegyenlítés kerekítéssel csak abban az esetben indítható el, ha a Számla sorszám aktualizálása menüpontot már elindították, és a Bankok zárása még nem történt meg! Ez azért nagyon fontos, mert a Számla kiegyenlítés kerekítéssel még az éppen zárás alatt lévő állomány utolsó naptári napjára hoz létre pénzmozgásokat. Ha a Bankok zárása után engedélyeznénk még számla kerekítési tételt rögzíteni, akkor már az befolyásolná a következő évi banki feldolgozást! A Valuta számlák értékelése csak abban az esetben futtatható le, ha már a Számla sorszám aktualizálása megtörtént, de még a Bankok és a Pénztárak zárása nem történt meg, de már feldolgozták az utolsó napi bankkivonatot, illetve pénztárat minden egyes bank, pénztár esetében. A Vevői követelések értékvesztése is abban az esetben indítható el, ha már a Számla sorszám aktualizálása menüpontot lefuttatták. A Számla sorszám aktualizálása, a Bankok zárása, a Pénztárak zárása és az Áfa zárása menüpontokat (tulajdonképpen csak sorszám aktualizálások 1-ről indulása) bármilyen sorrendben végre lehet hajtani. A Számla kiegyenlítés kerekítéssel, a Valuta számlák értékelése, a Vevői követelések értékvesztése menüpontok futtatásának vannak előfeltételei, amit korábban, részletesen leírtunk. Bizalmas! 170/223

171 A Költségvetési intézmények esetében a Számla feladás leválogatás, a Számla feladás bejelölése, a feladási listák csak egymás után indíthatók el. Ha a negyedik negyedéves feladás megtörtént a főkönyv felé, akkor azt mindaddig törölni lehetséges, amíg a Főkönyvi programba azt nem könyvelték le. Amennyiben lekönyvelték, akkor az törölhető a Főkönyvi programból, illetve a Pénzügyi modulban a Zárások/Negyedéves zárás/negyedéves zárás törlése menüpont segítségével törölhető. Szeretnénk felhívni a figyelmet, hogy a Zárások/Éves zárás/éves zárás véglegesítése, Kiegyenlített számlák gépi törlése menüpontot CSAK abban az esetben futtassák le, ha már minden szállítói/vevői állományt, folyószámlát egyeztettek a főkönyvi könyveléssel. A költségvetési intézmények esetében a feladás a főkönyv felé megfelelő, s biztosan nem szükséges már semmiféle módosítás! Amennyiben lefuttatják a zárást, azt már visszaállítani nincs módunkban! A mindennapi munkát pedig nem hátráltatja, ha ezt akár már a következő év első negyedéves zárása előtt futtatják le. (Viszont akkor a költségvetési intézmények esetében mindenképpen szükséges lefuttatni. Vállalkozók esetében pedig a Mérlegkészítés befejezése után szükséges lefuttatni!) Ahogy azt korábban említettük, a következőkben nézzük részletesebben is az egyes menüpontokat Számla sorszám aktualizálás A menüpont elindítása után a képen látható kérdésre kell válaszolnunk: 232. ábra Megerősítés - sorszám aktualizálás elindításához kérdés 233. ábra Archiválás Bizalmas! 171/223

172 234. ábra Sorszám aktualizálás Ha az Indulhat a zárás -sal válaszolunk, a program egy rövid ideig dolgozik. Ezalatt átállítja a sorszám állományt úgy, hogy ezután az Új számla felvitel almenüben Aktuális év számlái már a következő évi sorszámokat fogják kapni (2012/), attól függetlenül, hogy még teljesen nem zártuk le az évet. Figyelem! Ez a menüpont semmi többet nem jelent, mint a számla sorszámok újra 1-ről indítását. Tehát továbbra is lehet felvinni pl. későn érkezett számlákat az "Előző év" iktatása alatt, amelyek belső sorszáma az utoljára rögzített számlától fog folyamatosan folytatódni. Így értelemszerűen a Következő év iktatása menüpont alatt már a évi számlákat rögzíthetünk. Amíg a számla sorszám aktualizálása menüpontot NEM indítják el, addig mivel az aktuális év a program szempontjából még a évi teljesítésű számlákat az Aktuális év számláiban kell rögzítenünk (holott már január hónapban járunk), míg a kimenő (vevői) számlákat, amiknek a teljesítése már 2012, a Következő év almenü alatt iktathatjuk. Ebben az időszakban szokott gyakran előfordulni, hogy szállítói számlákat is már a következő évre iktatnak. A pénzügyi rendszer alapja a helyes iktatás. Tehát nagyon fontos, hogy milyen számviteli elszámolás dátummal, illetve iktatás dátummal rögzítjük a számláinkat. A számla sorszámára is érdemes odafigyelni, de a program a számla számviteli elszámolás dátuma, a kiegyenlítés dátuma, ill. az iktatás dátuma alapján gyűjti le a feladásokhoz a tételeket. Összegezve: Ezt a menüpontot akkor érdemes elindítani, amikor a pénztárat élesben használjuk és már évben járunk, azért, hogy alapértelmezésként az "Aktuális év"- menüpontot gyorsan, könnyen használhassuk a plusz gomb segítségével. Bizalmas! 172/223

173 A program a munkafolyamat végeztével a következő üzenetet írja ki: 235. ábra Számla aktualizálás végrehajtása Az Éves zárás állapota menüpontban ellenőrizhetjük a zárás készenléti fokát. Ebben az esetben az alábbi ábrának megfelelő adatokat látjuk ábra Éves zárás állapota A zárás állapotot bármikor megtekinthetjük, és mivel elég eltérő időpontokban futtatjuk le az egyes menüpontokat, ezért célszerű többször is megtenni. Bizalmas! 173/223

174 Pénztárak zárása A menüpont elindítása után a képernyőn látható kérdésre kell válaszolnunk: 237. ábra Figyelmeztetés - Pénztárak zárása Amennyiben az utolsó pénztári jelentést is rögzítettük, lezárható a pénztár. Ezután el lehet kezdeni a következő évi pénztári tételek rögzítését. Természetesen már legtöbb esetben éles üzemmódban használják a pénztári programot, ezért ezt a menüpontot már rögtön az év első napjaiban el szokták indítani. Abban az esetben, ha utólag rögzítik a pénztári mozgásokat, mert kézi bizonylatok alapján történik az elsődleges nyilvántartás, akkor ezt egyénileg változó időpontban el lehet indítani. (de ez már egyre ritkábban fordul elő) Ez a menüpont az előző évi záró egyenlegeket, nyitóegyenlegnek állítja be, illetve a sorszámokat kinullázza, hogy ismét 1-től kezdődhessenek. A pénztári tételek, illetve a kiadási-bevételi bizonylatok sorszámai is aktualizálódnak, természetesen a következő évi kiegészítéssel (pl. 2012/Z00001, 2012/W00001 vagy 2012-es számú kiadási, illetve bevételi pénztárbizonylat). Figyelem! A pénztár zárása után még van lehetőség pénztári tételek rendezésére, miután ez az egyenlegeket nem változtatja. A program biztonsági okokból ellenőrzi, hogy nem maradt-e nyitott pénztár. Ez abban az esetben szokott előfordulni, ha a napló nyomtatása után nem szokták rögtön lezárni a pénztárat, csak a következő nap nyitása előtt, ami semmilyen formában nem ajánlott megoldás, de elő szokott fordulni. Bizalmas! 174/223

175 238. ábra Figyelmeztetés - nyitott pénztárról értesítés Ha a pénztár zárása menüpont sikeresen lefutott, akkor az ábrán látható ablak jelenik meg a képernyőn: 239. ábra Pénztár lezárva Ebben az esetben az Éves zárás állapota menüpontban ellenőrizhetjük a zárás készenléti fokát Bankok zárása A menüpont elindítása után, válaszolnunk kell a képernyőn látható kérdésre: Bizalmas! 175/223

176 240. ábra Figyelmeztetés - Bankok zárása előtt Amennyiben az utolsó banki borítékot is rögzítettük, lezárható a bank. Ezután el lehet kezdeni a következő évi bank rögzítését. Ez a menüpont az előző évi záró egyenlegeket, nyitó egyenlegnek állítja be, illetve a sorszámokat kinullázza, hogy ismét 1-től kezdődhessenek a banki tételek sorszámai, természetesen a következő évi kiegészítéssel (pl. 2012/X00001, 2010/Y00001). Figyelem! A bank zárása után még van lehetőség banki tételek rendezésére, miután az egyenlegeket nem változtatja. Összegezve: A bank zárásával kapcsolatos teendőinket a folyamatos munka érdekében - rögzítenünk kell az utolsó napot is ahhoz, hogy lefuttathassuk ezt a menüpontot, az összes bankszámlára vonatkozóan. A program itt is figyeli, hogy lezártunk-e minden nyitott bankot. Amennyiben van még nyitott bank, nem engedi tovább a zárást. Ebben a menüpontban is működik az a funkció, amit a pénztárnál már említettünk: Amennyiben a bank zárása menüpont sikeresen lefutott folytathatjuk tovább az év végi zárás műveleteit: 241. ábra Bankok zárása megtörtént A zárás állapot megtekintése menüpontban nyomon tudjuk követni, hogy éppen melyik zárási funkciókat indítottuk már el, illetve melyik menüpontok vannak még hátra: Bizalmas! 176/223

177 242. ábra Éves zárás állapota ÁFA zárás A menüpont elindítása után az ábrán látható kérdésre kell válaszolnunk: 243. ábra Ellenőrző kérdés - ÁFA lezárás elindítására vonatkozóan Bizalmas! 177/223

178 Ha az Ellenőrző kérdésre Igennel válaszolunk, akkor a gép elkezdi a 2011-es évben már szerepelt tételek aktualizálását, ami annyit jelent valójában, hogy az adatállományunkat már nem fogja tovább terhelni az adatok sokasága. Figyelem! Ha lezártuk az ÁFA-t, utána már nem lehet visszatörölni! Nagyon fontos átgondolni és ellenőrizni az adatokat, mert utólagosan már csak a listákat tudjuk újra kinyomtatni! A program ellenőrzi, hogy csak akkor zárható az ÁFA, ha az utolsó (december hó) ÁFA havi zárását is elvégeztük. Gyakran előfordul, hogy valaki elindítja az ÁFA-t, kilistázza, arányosít, tehát ezek alapján úgy néz ki, hogy az adott hónappal készen van, de ez az ÁFA esetében csak akkor következik be, ha az ÁFA zárás befejezés -t is elindítjuk ábra Figyelmeztetés az ÁFA zárás előfeltételeire vonatkozóan ÁFA zárás végeztével a következő ábrán látható ablak jelenik meg: 245. ábra Éves áfa lezárva Bizalmas! 178/223

179 Ha most megtekintjük a Zárás állapot megtekintése menüpontot, akkor már láthatjuk, hogy éppen ebben a pillanatban melyik menüpontokat zártuk le ábra Éves zárás állapota 4. Ebben az esetben léphetünk tovább a Vevői követelések értékvesztése menüpontra, majd azután már csak szigorúan egymás után végezhetők el a főkönyvi program felé történő feladások. Nagyon fontos, hogy az Éves zárás véglegesítése, a kiegyenlített számlák gépi törlése menüpontot csak abban az esetben indítsák el, ha már ténylegesen jó a feladási állomány és nincs semmi teendőnk az adott évre. Amikor a kiegyenlített számlák gépi törlését lefuttatjuk, akkor már nincs visszalépés, nem lehet újra elindítani a zárás egyik funkcióját sem! Bizalmas! 179/223

180 Számla kiegyenlítés kerekítéssel A számla kiegyenlítés kerekítéssel menüpont a Zárások/Évvégi zárás/számla kiegyenlítés kerekítéssel menüpontban indítható el. Ez a menüpont arra szolgál, hogy az olyan számlákhoz generál a program kiegyenlítéseket, amelyek egy megadott értékhatáron belül kiegyenlítésre kerüljenek. Túlfizetések, vagy esetlegesen 5-10Ft-al kevesebb érték érkezett be, fizettünk ki adott szállító vagy vevő számlára. (pl. a számla Ft-tal ékezett, de pénzügyi teljesítésnél Ft érkezett, s az értékhatárnál megadott érték 50Ft, akkor az adott számlához a program a B998-as számú, külön erre a célra létrehozott pénzügyi törzsbe, az év utolsó napjára létre fog hozni kerekítési különbözeti tételeket.) Arra lehetőség van, hogy a szállítói és a vevői számlák esetében külön értékhatárt határozzunk meg. Ezt a műveletet, mindenképpen a Főkönyvi könyvelők és Pénzügyi Osztály vezetőivel történő konzultáció után hajtsák végre! 247. ábra Számla kiegyenlítés kerekítéssel funkció futtatásának előfeltétele Ahhoz, hogy a Számla kiegyenlítés kerekítéssel menüpont elindulhasson, mindenképpen le kell futtatnunk a Számla sorszám aktualizálása menüpontot. A B998-as azonosítóval létrehozott Banki mozgásokat, még annak az évnek az utolsó napjára generálja a program, amelyik évet éppen zárjuk. Tehát, ha már a év összes banki borítékját feldolgoztuk, és megnyitottuk a év banki állományát, akkor is a program i dátummal fog létrehozni kerekítési tételeket. Ha már elkezdjük a évi bankok feldolgozását, akkor lehetnek olyan pénzmozgások, amelyek befolyásolják egy-egy számla folyószámláját. Ha véletlenül a Számla sorszám aktualizálását nem indítottuk el, akkor a következő képernyőn látható Figyelmeztetést kapjuk: Bizalmas! 180/223

181 Ebben az esetben a Számla sorszám aktualizálását kell lefuttatni, majd azután újra indítható a Számla kiegyenlítés kerekítéssel menüpont. Figyelem: Kérjük, hogy az Évvégi zárás/kerekítési különbözetek elszámolása menüpont futtatása előtt a Pénzügyi rendszerben a Folyószámla/Folyószámla listát a következő paraméterekkel futtassák le: - Számla típusa: V- Vevői - Számviteli elszámolás dátuma: Kiegyenlítés dátuma: Lista típusa: Ki nem egyenlített 248. ábra Folyószámla lista paraméterei kerekítési kiegyenlítésekhez Bizalmas! 181/223

182 Az így kapott listán ellenőrizni lehet, hogy az adott évben melyek azok a számlák, amelyek valóban nem kerültek kiegyenlítésre, vagy csak részkiegyenlítés történt. Illetve átlátható, hogy melyek azok a számlák, amelyekre szükség van elszámolni kerekítési különbözet miatti pénzmozgásokat. Amennyiben csak téves iktatás történt, akkor azokat még rendezéssel a megfelelő számlához, tételhez lehet kapcsolni. Ha biztosan nincs olyan tétel, aminek valamilyen oknál fogva tévesen történt a teljesítése, akkor futtatható az automatikus kerekítési különbözet készítése. Kérjük, a lista alapján csak olyan értékhatárt adjanak meg, ami a Mérleg valódiságát nem befolyásolja, s a Vezető beleegyezésével ezek a számlák kerekítési különbözetként elszámolhatók. (pl. a kerekítési különbözet értékéhez semmiféleképpen se adjanak meg több ezer Ft értéket, mert nagy valószínűséggel azok a számlák valamilyen oknál fogva ne lettek teljes mértékben kiegyenlítve. Illetve vevői számla esetében pedig más egyéb szabály vonatkozik ezekre a számlákra. értékvesztés, behajthatatlanság miatti törlés stb.) Figyelem: A szállítói és a vevői számlák kerekítési különbözetének elszámolását CSAK egymás után lehet elvégezni. Amennyiben elindítják a szállító számlák kerekítését, ezután egy kérdésre válaszolva el kell indítani a vevői számlák kerekítését is! A Számla kiegyenlítés kerekítéssel menüpontban a program felsorolja azokat a tételeket, amelyek a megadott összeghatáron belül még nem lettek teljes mértékben kiegyenlítve, vagy többlet kiegyenlítés keletkezett valamilyen oknál fogva. Ahogy a képernyőn is megjelenik, a program egy automatikusan létrehozott Pénzügyi törzsben látható banki sorszámot generál (B998) ábra Kerekítési különbözetek elszámolása A B998-as sorszámú törzs nem jelenik meg az Új banki boríték felvitelénél, kizárólag csak a Kerekítési különbözetek elszámolásához, a program által automatikusan létrehozott tételekhez használható fel. A kerekítési különbözetek elszámolása külön a Szállítói számlákra, és külön a Vevői számlákra vonatkozik. A szállítói számlák kiválasztása után meg kell adnunk a Kerekítési különbözet összegét. Ez az az összeg, ameddig egy szállítói számla kiegyenlítése meg fog történni, ha ezen belül kevesebb értékkel szerepel a pénzmozgások között. Bizalmas! 182/223

183 Pl. ha egy számla végösszege Ft, de a Pénzügyi teljesítések között csak Ft szerepel, akkor a folyószámlán azt láthatjuk, hogy ez a számla valami oknál fogva 18Ft-al kevesebb összeggel került kiegyenlítésre. Ekkor a program az adott számlára hivatkozva létre fog hozni egy 18Ft értékű kifizetést, s ugyanabban a pillanatban egy 18Ft értékű egyéb bevételt is. Erre azért van szükség, mert a B998-as banknak minden esetben az egyenlegének 0 Ft nak kell lennie ábra Kerekítési különbözet elszámolása A kerekítési különbözetek elszámolása képernyőn látható módon, a számla típusok kiválasztása utána ellenőrizni szükséges, hogy a Dátum megfelel-e annak az időszaknak, amelyiket éppen zárunk. Amennyiben a dátum nem megfelelő, eltér az évzárás dátumától, akkor mindenképpen szükséges a CompuTREND munkatársainak azt bejelenteni! A kerekítési különbözet mezőbe olyan értéket adjunk meg, ami még belefér egy kerekítési különbözet elszámolásába. Itt mindenképpen úgy kell határoznunk, hogy ez az az összeg, ami miatt nem érdemes levelezni az ügyféllel, illetve sokkal többe kerülne az ügyintézés, mint az ilyen módon történő számlakiegyenlítés. Persze itt a mérleg valódiságát is figyelembe kell venni, hisz nem engedhetünk el túl nagy követeléseket, kötelezettségeket. Ezt egyénileg mindenki maga határozza meg. Mindenképpen azt javasoljuk, hogy mielőtt a kiegyenlítéseket automatikusan elvégeznék, a folyószámla lista alapján ellenőrizzék le az adatokat. Illetve a főkönyvi könyvelőkkel is egyeztessék ezt a műveletet! Ezután folytathatjuk a kerekítési különbözet automatikus elszámoltatását. Bizalmas! 183/223

184 251. ábra Ellenőrző kérdés - Kerekítési különbözet elszámolása vevői számlákhoz A kerekítési összeg megadása után a program megjeleníti azokat a számlákat, amelyek a megadott összeghatárba beleférnek. Itt természetesen olyan számlák fognak megjelenni, amelyek ezen a határon belül vagy nincsenek kiegyenlítve, vagy esetlegesen túlfizetés történt. A képernyőn található Tételes nézet segítségével megnézhetjük, hogy az adott számla ténylegesen milyen pénzmozgások miatt nem teljes egészében került kiegyenlítésre. Ugyanezt előzőleg, a ki nem egyenlített folyószámla listával is ellenőrizhetjük ábra Kerekítés választása Amennyiben azt elvégeztük, akkor itt már nem érhet különösebb meglepetés, hiszen ténylegesen azok a számlák fognak megjelenni, amelyeket már nem szeretnénk a következő évbe átemelni, teljesen kiegyenlítettként szeretnénk szerepeltetni. A lista nyomtatásával lehetőségünk van arra, hogy dokumentáljuk ténylegesen milyen számlákra is kell kerekítési különbözetnek létrejönni. Ezekhez a számlákhoz találhatunk majd a B998-as bankban dátummal pénzmozgásokat, amelyeket szükséges lekönyvelni. Amikor a képernyőn megjelennek azok a számlák, amelyekre a program kerekítési különbözeti tételt fog generálni, még lehetőségünk van arra, hogy azokból egy-egy tételt töröljünk. Ha ezzel a lehetőséggel nem kívánunk élni, akkor a Tovább gomb lenyomásával még mindig választhatunk, hogy elszámoljuk-e ezeket a különbözeti tételeket, vagy sem. Bizalmas! 184/223

185 Ha az Igen-re kattintunk, akkor a program létre fogja hozni a korábban említett B998-as bank 001 kivonatát, benne a listán is található számlák fennmaradó összegek kiegyenlítésével és azoknak az ellenlábával ábra Kerekítési különbözet véglegesítése 254. ábra Kerekítések elszámolása megtörtént Amennyiben a Számla kiegyenlítés kerekítéssel menüpontot elindítottuk, s azt valamilyen oknál fogva nem szeretnénk, hogy lekönyveljék, akkor vissza lehet törölni. A Zárások/Éves zárás/számla kiegyenlítés kerekítéssel menüpont újbóli kiválasztásával a program figyelmeztet, hogy ezt a menüpontot egyszer elindították, s amennyiben annak tételeinek könyvelését nem végezték el, akkor azt vissza lehet állítani ábra Számla kiegyenlítés visszatörlése Bizalmas! 185/223

186 Ha a szállítói és a vevői számlák kiegyenlítését kerekítéssel véletlenül valamilyen oknál fogva nem megfelelően végeztük el, akkor azt törölni lehetséges. Felhívnánk a figyelmet, hogy mindenképpen körültekintően járjanak el ezzel kapcsolatban, s konzultáljanak a főkönyvi könyvelőkkel! 256. ábra Utolsó banki nap törölve A számla kiegyenlítés kerekítéssel menüpontot akkor is szükséges futtatni, ha nem szeretnénk kerekítési különbözetet elszámolni. Abban az esetben 0 Ft ot kell írni a kerekítési különbözet mezőbe Valuta számlák értékelése A valutában kiállított számlákat az év utolsó napján aktuális árfolyamon értékelni szükséges. Ezt a Zárások/Éves zárás/valuta számlák értékelése menüpont segítségével végezhetjük el automatikusan ábra Valuta számlák értékelése menüpont Bizalmas! 186/223

187 Ahhoz, hogy a Valuta számla értékelése menüpontot elindíthassuk, mindenképpen szükséges elindítani az Éves zárás menüpontból a Számla sorszám aktualizálását. Erre azért van szükség, mert a zárás előtt a program készít egy mentést, majd ezt megismétli a zárás befejeztével is. A képernyőn látható figyelmeztetés arra irányul, hogy a Valuta számla értékelése csak azután indítható el, ha elindították a Számla sorszám aktualizálását, a Bankok zárását, ill. a Pénztárak zárását is! 258. ábra Valuta számlák értékelésének előfeltétele Mielőtt elindítják a valuta számlák értékelését a Zárás menüpontban, mindenképpen ajánlott a ki nem egyenlített valutás számlák egyeztetése. Ezt a Folyószámla/Valutás folyószámla lista menüpontban találhatjuk meg. A képernyőn látható módon a Számla típusoknál külön le kell válogatnunk a vevői, illetve a szállítói valutás számláinkat. A lista típusnál a Ki NEM egyenlített számlákat elég csak ellenőrizni. Ugyanis mielőtt a tényleges árfolyamok alapján az értékelést elvégezzük, mindenképpen egyeztessük le, hogy a ki NEM egyenlített valutás folyószámla mind a szállítók esetében, mind pedig a vevők esetében a helyes képet mutatja. (megjegyzés: előfordulhat olyan, hogy egy számlát valamilyen oknál fogva véletlenül egy másik számlával összekeverve tévesen egyenlítünk ki, vagy esetleg nem a megfelelő összegben stb.) Bizalmas! 187/223

188 259. ábra Valutás folyószámla lista paraméterek A valuta számlák értékelése menüpont elindítása után csak azokat a számlákat láthatjuk, amelyeket korábban a valutás folyószámla listán a fent említett szűkítési feltételek lekérdezésével is ellenőriztünk. Az értékelés fülre kattintva elvégezhetjük az összes valutanemre, illetve valutánként, egyesével meg kell adnunk az év utolsó napjára eső árfolyamot, s azzal számolja át a számlák értékét a program. Amennyiben egy valutára már meg volt adva az év utolsó napjára árfolyam, akkor azt nem kéri be a program az értékelésnél, hanem azzal számolja át a számlák eredeti árfolyamához képest a változást. (Az árfolyamokat, a Törzsek/Árfolyamok törzsében célszerű ellenőrizni) Bizalmas! 188/223

189 260. ábra Valutaszámlák értékelése A képernyőn látható figyelmeztetés után indulhat a valutás számlák értékelése, akár egyből az összes valutanemre, vagy egyenként ki tudjuk választani, hogy melyik valutához tartozó számlákat értékeljük. Természetesen minden számlát szükséges értékelni, addig nem tudunk továbblépni a zárás folyamatában. (az nem fordulhat elő, hogy az EUR számlákat értékeljük, az USD számlákat pedig nem, törvényileg nem fogadható el) 261. ábra Értékelés indíthatóságának egyeztetése Bizalmas! 189/223

190 Amennyiben valutanemenként értékeljük a számlákat, akkor minden egyes értékelés után a program értesítést küld arról, hogy az adott valutanem értékelése sikeresen lefutott ábra A valuta számlák értékelésének sikeres lefutása Az EUR-s számlák értékelése után a képernyőn már csak az attól eltérő valutában kiállított számlák értékelését tudjuk elvégezni. Itt folytatni tudjuk a fennmaradó számlák értékelését. Értékelés/ Árfolyam megadása az év utolsó napjára, majd annak lefuttatása. A napi árfolyam bekérő ablak abban az esetben jelenik meg, ha az év utolsó napjára adott valutához nincs megadva árfolyam. Itt az árfolyam megadása után tudjuk folytatni az értékelést ábra Aktuális árfolyam megadása Amennyiben az összes Ki NEM egyenlített számlára elvégeztük az értékelést, akkor a képernyőn látható módon, egy számlát sem láthatunk. Az Értékelések fül alatt láthatjuk, hogy milyen értékeléseket végzett el a program a megadott árfolyamok alapján. Bizalmas! 190/223

191 264. ábra A ki nem egyenlített számlákra elvégeztük az értékelést Az értékelések megtekintésénél mindenképpen javasolt kinyomtatni a listát, hogy a későbbiek folyamán ellenőrizni tudjuk, illetve a főkönyvi könyvelést ezzel a listával tudjuk alátámasztani ábra Elszámolt valutás értékelési tételek Ebben a pillanatban van még arra lehetőségünk, hogy az elszámolt valutás tételekről elkészítsük a listát, illetve ha véletlenül rossz árfolyamot adtunk meg valamelyik valutanem esetében, akkor a tételeket lehet egyenként és csoportosan is törölni. (csoportos törtél a Shift+bal egér gomb, vagy a Ctrl+bal egér gomb segítségével kijelöljük, majd a Törlés gombra kattintunk) Bizalmas! 191/223

192 266. ábra Elszámolt valutás tételek lista Amennyiben biztosak vagyunk abban, hogy a ki nem egyenlített valutás számlák értékelésénél jó értékeket kaptunk, az értékelés megfelelő, akkor a Kilépés gombra kattintsunk ábra Értékelési adatok megerősítése Bizalmas! 192/223

193 Itt még vissza tudunk lépnia Nem gomb választásával, és tudunk listát nyomtatni, ill. törölni is van lehetőségünk. Ha a kérdés alapján eldöntöttük, hogy megfelelőek az értékelési adatok és a listát is kinyomtattuk, akkor az Igen választásával tudunk továbblépni. Ebben a pillanatban a program eltárolja, hogy az értékelést elvégeztük, s ezt a Zárás állapot megtekintése menüpontban le is ellenőrizhetjük. A főmenüben is látható, hogy éppen hol tart a zárás. A ki nem egyenlített valutás számlák értékelését mindenképpen el kell végeznünk azelőtt, mielőtt a évi pénzmozgásainkat elkezdjük feldolgozni. Tehát az év első napjaiban szükséges ezt megtennünk Vevői követelések értékvesztése A vevői követelések értékvesztése menüpont a Zárások/Éves Zárás/Vevői követelések értékvesztése menüpontban található. Az értékvesztést akkor lehet elindítani, ha már elindították a Pénzügyi zárásból a Számla sorszám aktualizálását, a Pénztárak zárását, illetve a Bankok zárását. Mindenképpen a vevői követelések értékvesztését csak abban az esetben végezzék el, ha arra a megfelelő engedélyek rendelkezésre állnak, ill. a könyvelőkkel megbeszélték a művelet végrehajtásának lehetőségét ábra Vevői követelések értékvesztése menüpont Bizalmas! 193/223

194 A menüpont elindítása után a program egy rövid ismertetőt ad, hogy valójában miként is működhet a Vevői követelések értékvesztése. Kérjük, hogy az értékvesztés elszámolását gondosan végezzék el, hogy a főkönyvi feladás során csak azok a számlák kerüljenek feladásra, amelyek ténylegesen alátámasztják a mérleg valódiságának megfelelő értékeket ábra Vevői követelések értékvesztése Súgó A vevői követelések értékvesztése Súgó elolvasása után a Rendben gomb segítségével a következő képen látható módon az összes vevői számla megjelenik, amelyhez értékvesztést számolhatunk el. A Rendezésnél láthatjuk, hogy többféle módon csoportosíthatjuk a számlákat az értékvesztéshez. Többféle módszer alapján végezhetjük el a vevői követelések értékvesztését. Bizalmas! 194/223

195 270. ábra Vevői követelések értékvesztése Az első eset, amikor tételesen, egyenként megmondjuk, hogy adott számla esetében mennyi összeget számoljunk el értékvesztés címén. A kiválasztott számlához az Értékvesztés gomb lenyomásával meg kell adnunk, hogy a számla teljes összegének valahány százalékát, vagy a teljes összegből valamennyi részt, illetve, hogy a számlának a ki nem egyenlített része után bizonyos százalékkal, összeggel számoljunk el értékvesztést. Ezeket mérlegelni szükséges ahhoz, hogy a Főkönyvi feladásban már azokat az értékeket lássuk, amelyek a Mérleg valódiságát alátámasztják. Többször említettük, hogy mindenképpen megfontolt döntést kell hoznunk, s nem biztos, hogy csak egyszemélyes döntés, hanem a Főkönyvi könyveléssel foglalkozó kollégák tanácsát meghallgatva, közösen szükséges a Vevői követelések értékvesztése menüpontot lefuttatni. Előfordulhat, hogy nincs szándékunkban értékvesztést elszámolni, akkor is el kell indítani ezt a menüpontot, majd Kilépés gombnál válaszként azt kell mondanunk, hogy elvégeztük az értékvesztést, s mehetünk tovább a többi menüpont lefuttatásához. Bizalmas! 195/223

196 271. ábra Elszámolási mód kiválasztása Az elszámolási mód kiválasztása után megadhatunk Fix összeget, illetve bizonyos százalékot, ami alapján a program kiszámolja, hogy az adott számlánál mennyi az az összeg, amennyivel az értékvesztést el fogja végezni. A számlák egyedi értékelésénél megtekinthetjük a számla végösszegét, abból mennyi lett teljesítve, illetve volt-e már korábban elszámolt értékvesztés, illetve annak visszaírása. Az előző képen látható választás alapján megtörténik az értékvesztés elszámolása. Amennyiben ténylegesen így szeretnék az értékvesztést végrehajtani, akkor az OK gomb segítségével ezt megtehetjük ábra Értékvesztés készítése Bizalmas! 196/223

197 Ezután ez az érték előírásra kerül, amit a főkönyvi feladás során figyelembe fog venni a program ábra Értékvesztés előírása megtörtént A munkafolyamat során bármikor megtekinthetjük, hogy addig mennyi értékvesztést számoltunk el. Ezt az Értékvesztések fül segítségével érhetjük el. Az itt elszámolt értékvesztéseket egyenként vagy többet egyszerre kijelölve ki is törölhetjük. Erre szolgál a képernyőn látható Törlés gomb: 274. ábra Értékvesztések megtekintése Észrevehetjük, hogy a képernyőn van egy lehetőség a Csoportos értékvesztésre is. Itt felhívnánk a figyelmet, hogy ezt mindenképpen még nagyobb körültekintéssel végezzék el, mert amennyiben nem megfelelő módon jelöljük ki egy értékvesztésre szánt számlák körét, akkor nagyon könnyen elszámolhatunk olyan számlákra is értékvesztést, amit amúgy nem állt szándékunkban. Tudjuk, hogy egy Intézménynél számos számla van, amire értékvesztést szükséges elszámolni, de inkább az Egyedi értékvesztés menüpontot javasoljuk használni, mert ott lépésről-lépésre, egyenként tudjuk követni a ténylegesen elszámolásra kerülő számlákat, összeget. Természetesen ez a művelet, mindenkinek egyedi döntése, de mindenképpen nagy odafigyelésre hívjuk fel a figyelmet! Bizalmas! 197/223

198 A képernyőn látható Lista nyomtatását a Vevői követelések értékvesztése végleges befejezése előtt nyomtassák ki. Ez azért is szükséges, mert a lista alapján ellenőrizhetjük a ténylegesen előírásra kerülő értékvesztéseket, illetve a főkönyvi könyvelést is ezzel a listával tudjuk alátámasztani ábra Elszámolt értékvesztési tételek lista Amennyiben egy számlára már elszámoltunk értékvesztést, és valamilyen oknál fogva még egyszer kiválasztjuk, akkor láthatjuk, hogy már történt-e értékvesztés (értékvesztések összege). Csoportos értékvesztés elszámolása: A csoportos értékvesztés elszámolása menüpontban látható Szűrő kiválasztása gomb segítségével különböző Korosítás alapú csoportos értékvesztést számolhatunk el. Bizalmas! 198/223

199 276. ábra Korosítás alapú csoportos értékvesztés Ebben a menüpontban egyedileg meghatározott időintervallumokat adhatunk meg. A képernyő bal oldalán látható naptól- napig adatbekérő ablakba szükséges rögzítenünk azokat az intervallumokat, amelyek között meg tudunk adni bizonyos százalékot, hogy a program az intervallum alapján legyűjtött számlákhoz azt a százalékot számolja el. Bizalmas! 199/223

200 277. ábra Korosítás alapú csoportos értékvesztés meghatározás A napok megadása után szükséges meghatároznunk az elszámoláshoz szükséges %-ot is, majd a Hozzáad gomb segítségével egymás után meg tudjuk adni, hogy milyen korosított időintervallumok között milyen százalékkal számoljon a program automatikusan értékvesztéseket. Az így megadott időintervallum és százalékokat ki is lehet Törölni, amennyiben valamilyen oknál fogva azt nem megfelelő módon határoztuk meg. A listázás gomb kiválasztásával a következő képen látható kérdésre szükséges válaszolnunk. Amennyiben elfogadjuk a kérdés alapján, akkor az itt meghatározott értékeket egy következő értékvesztés elszámolásnál is használni tudjuk: 278. ábra Jelenlegi lekérdezés beállításaira vonatkozó kérdés Bizalmas! 200/223

201 Ezután a Vevői követelések lista- Csopotos értékvesztés képernyőn már csak azokat a számlákat láthatjuk, amelyekre a szűrő kiválasztásával már nem vonatkozik a korosítás alapú csoportos értékveszés. A program leszűri a fizetési napok közötti késedelem alapján, hogy mely számlákra kívánunk elszámolni értékvesztést csoportosan. Az Értékvesztés gomb segítségével az Összes listázott tételre csoportos értékvesztést számolhatunk el a korábban megadott % arányában ábra Összes listázott tétel csoportos értékvesztése Az elszámolási mód kiválasztásánál a program alapesetben a Számla ki nem egyenlített része után számolja el az értékvesztést. (Általában értékvesztést a számla azon részére szoktunk elszámolni, amelyre még nem történt kiegyenlítés. Ha egy számlára részteljesítés történt, akkor a fennmaradó részére készül értékvesztés). Az értékvesztés elszámolását többször is elindíthatjuk mindaddig, amíg nem zárjuk le véglegesen az évet. Ez az Év végi zárás véglegesítése, kiegyenlített számlák törlése menüpont segítségével végezhető el. De ezt csak akkor indítsák el, ha már biztosan nincs semmi módosításra szükség a szállítói, vevői állomány feladásával kapcsolatban. Amennyiben a főkönyvi rendszerben átvették a feladást, le is könyvelték, akkor először a könyvelést törölni szükséges, majd a Pénzügyi rendszerben a negyedéves záráson belül a feladást is ki kell törölni. Ezután indíthatjuk elölről a számla leválogatásától a főkönyvi program felé történő feladást. Bizalmas! 201/223

202 Nem tudjuk elégszer hangsúlyozni, hogy a zárás utolsó menüpontját csak abban az esetben futtassák le, ha már ténylegesen nincs szükség semmiféle korrigálásra az év végi zárás adatokkal kapcsolatban! Számla feladás leválogatás A Számla feladás leválogatás menüpont elindítása után egy nagyon fontos kérdésre kell válaszolnunk. Ezt nagyon megfontoltan válaszolják meg, mert ezután már nincs lehetőség a Pénzügyi rendszer zárása során visszalépni, s esetlegesen még Valutás számlákat értékelni, illetve a Vevői követelések értékvesztését elvégezni ábra Ellenőrző kérdés a leválogatás előfeltételeire vonatkozóan A Számla feladás leválogatásánál meg kell adnunk, hogy a 4. negyedévet szeretnénk zárni. Ebben az esetben a negyedik negyedév zárása megegyezik az év végi zárással ábra Év - negyedév megadása Az Év-negyedév megadása után meg kell adnunk, hogy meddig iktatott számlákat vegyük figyelembe a záráskor. Itt azt a napot már nem vesszük figyelembe, amit megadtak. Az előírások alapján minden negyedévben egységesen meghatározott dátumot szükséges megadni. A negyedéves zárásnál maximum a negyedévet követő hó 15. napja lehet az az időpont, ameddig a számlákat befogadjuk (példánkban, azért , mert ezzel teszünk eleget maximálisan az előírásoknak, és a program működésének megfelelően plusz egy napot adtunk hozzá). Bizalmas! 202/223

203 282. ábra Iktatási dátum bekérése Az iktatási dátum megadása után a program elvégzi a számlák besorolását főkönyvi számlák alapján ábra Figyelmeztetés a leválogatásról A leválogatás végeztével a következő képernyőn látható üzenetet kapjuk, csak ezután mehetünk tovább a következő zárási menüpontokra, amelyeket egymás után szükséges elindítani. Itt már nincs lehetőségünk különböző sorrendiséget követni! 284. ábra Leválogatás vége Bizalmas! 203/223

204 285. ábra Leválogatás befejezése A számla leválogatás befejeztével a következő menüpont a Számla feladás bejelölése. A költségvetési intézményeknek meg kell adniuk, hogy a ki nem egyenlített szállítói számlák közül 2012-ben melyeket fizetnek ki a 2011-es év pénzmaradvány terhére, és melyeket a év költségvetés terhére ábra Számla feladás bejelölése Itt csak az 2011-es (vagy előbbi) teljesítésű számlák fognak megjelenni. A 2011-es (vagy előbbi) fizetési határidejű számlákat a pénzmaradvány terhére kell bejelölni. A 2012-es fizetési határidejűeket pedig vagy a pénzmaradvány terhére vagy a következő évi költségvetés terhére kell bejelölni. Ezután meg kell adnunk, hogy a számlákat milyen bontásban szeretnénk a mérlegben látni. A JELLEG mezőt tudjuk módosítani. Az adott számla kiválasztása után a Jelöl gomb segítségével tudjuk változtatni, hogy a pénzmaradvány terhére szeretnénk majd az adott számlát kifizetni vagy a következő költségvetési év terhére. Ha a JELLEG mezőben nincs pipa, akkor az azt jelenti, hogy a pénzmaradvány terhére van a számla bejelölve. Ha pedig ki van pipálva a JELLEG mező, akkor a következő költségvetési év terhére fogja a program besorolni az adott számlát. Bizalmas! 204/223

205 287. ábra Jelleg mező fontossága A fenti ábra alján látható, hogy mekkora összeget jelöltünk be a pénzmaradvány terhére, illetve a köv. évi költségvetés terhére történő kifizetésre. Itt a bruttó értékeket összegezzük, ami a főkönyvi feladásba kerül bele. Itt egyenként ki kell választanunk azokat a számlákat, amelyeket valamilyen oknál fogva nem a korábban megadott kérdés szerint szeretnénk bejelölni, vagy szeretnénk átjelölni Költségvetés terhe helyett Pénzmaradvány terhére. Ezt megtehetjük a képernyő jobb oldalán található Jelöl ikonnal, majd ezután még eldönthetjük, hogy az adott számlát tényleg szeretnénk-e átminősíteni ábra Átminősítés Bizalmas! 205/223

206 Amennyiben elvégeztük a számlák teljes átvizsgálását, s nem szeretnénk további jelöléseket elvégezni, akkor a MENT gombra kattintva a következő látható kérdésre kell válaszolnunk. Itt még a NEM-re kattintva visszaléphetünk és ellenőrizhetjük az adatokat, mielőtt végérvényesen elvégeznénk a besorolást ábra Adatok ellenőrzése Ha az Igen-t választjuk, akkor a fenti ábrán látható információnak kell megjelennie. A Rendben-re kattintva mehetünk tovább a zárás folyamatában ábra Bejelölés befejezése Bizalmas! 206/223

207 Számla feladás lista, analitikai lista A számla feladási lista menüpontban készíthetjük el az adott negyedév, illetve jelen esetben az év végi zárás összesített és tételes listáit. A megfelelő rendezettség és lista kiválasztása után bármikor elkészíthetjük a feladási listák bármelyikét ábra Negyedéves zárás listázás Amennyiben a feladás után még valamilyen problémát vélnek felfedezni, akkor az Éves zárás véglegesítése, kiegyenlített számlák gépi törlése menüpont lefuttatása előtt még lehetőség nyílik arra, hogy a 4. negyedéves zárást újra lefuttassák. Természetesen csak a Számla leválogatás, Számla feladás bejelölés, Számla feladási lista és a Számla feladás főkönyv felé menüpontokat lehet újra indítani. Ezt olyan módon tehetjük meg, hogy a Zárások/Negyedéves zárás/negyedéves zárás törlése menüpontban a 4. negyedévet visszanyitjuk. Bizalmas! 207/223

208 292. ábra Negyedév visszanyitása Számla feladás főkönyv felé A Pénzügyi Rendszer a megmaradt adatok (előző évi ki nem egyenlített számlák) alapján kiszámolja a szállítói és a vevői folyószámlák egyenlegét, valamint a növekedést, csökkenést. Majd ezeket az adatokat átadja a Főkönyvnek az év végi zárásához. (A szállítóivevői ki nem egyenlített számlákat főkönyvi számonként adjuk át) 293. ábra Számla feladás főkönyv felé megtörtént Mint, ahogy a következő ábrán is láthatjuk az Éves zárás állapota menüpontban megtekinthetjük, hogy már csak az Éves zárás véglegesítése, a kiegyenlített számlák gépi törlése menüpont maradt hátra: Bizalmas! 208/223

209 294. ábra Éves zárás állapota a feladást követően Éves zárás véglegesítése, Kiegyenlített számlák törlése A kiegyenlített számlák gépi törlése előtt a program leellenőrzi a kötelezettség vállalás programban feldolgozott számlákat. Mielőtt a teljes törlést elvégzik a kötelezettség vállalás programban is dolgozzák fel a számlákat! 295. ábra Ellenőrző kérdés a számlák feldolgozására vonatkozóan Bizalmas! 209/223

210 296. ábra Éves zárás véglegesítése A kiegyenlített számlák törlése, archiválása egy másik állományba hosszabb időt is igénybe vehet. Itt a program a kiegyenlített tételeket átmásolja egy másik állományba, ahol bármikor megtekinthetjük azokat, s az aktuális évi állományunkat nem terheli tovább az adatok nagy mennyisége ábra Üzenet az archiválás sikerességéről Ez ténylegesen azt jelenti, hogy csak a tavalyi vagy annál régebbi számlákat törli a gép, és azokat véglegesen törli, tehát csak a mentésben tekinthetők meg. Indítópult segítségével az év kiválasztásával lehet eljutni a megfelelő adatokhoz. Ott tudjuk a listákat újra nyomtatni, adatot onnan tudunk szolgáltatni. (pl. Áfa listák utólagos nyomtatása, CashFlow ki nem egyenlített követelések/kötelezettségek, bank/pénztár jelentés listázása, stb.) Zárás állapot megtekintése Ha nem egyszerre végezzük el a zárást, hanem némi idő kihagyásával, előfordulhat, hogy nem emlékszünk, melyik menüpontnál hagytuk abba a legutóbbi tevékenységünket. Ennek segítésére szolgál ez a menüpont, ahol indítás után megtekinthetjük, hogy van-e folyamatban zárás. Bizalmas! 210/223

211 A zárás végeztével a következő ábrán látható képernyő jelenik meg: 298. ábra Pénzügyi zárás sikerességének ellenőrzése Ha ez a kép jelenik meg a képernyőn, akkor sikeresen befejeződött az év végi zárás. Ezután már semmi teendőnk nincs, az aktuális naptári évre folytathatjuk munkánkat. Ezt megtehetjük, ha a CT-EcoSTAT Pénzügyi modulját kilépés után újra elindítjuk. A Zárások Főkönyvi táblák segédlet menüponton belül az egyes lekérdezések a mérleg 105. sorjához nyújtanak segédletet. Az Összesített lista egyik része: Követelések lista az 58 as űrlaphoz, míg a Kötelezettségek, az 59 es űrlaphoz segédletek RENDSZER A rendszer menüt elindítva a képen látható menüpontok közül választhatunk: 299. ábra Rendszer menüpont Bizalmas! 211/223

212 Itt olyan menüpontok találhatók, amelyek elindítására általában ritkán van szükségünk. Emellett van köztük olyan menüpont, amely nem elsősorban a napi munkához, hanem a különböző jogosultságok és működési módot vezérlő paraméterek beállításához szükséges Program verzió információ Nagyon hasznos menüpont a Program verzió információk, ahol rövid leírást találunk egy-egy verzió váltás alkalmával a program változásairól. Röviden összefoglalva, hogy éppen mire célszerű odafigyelni, miként lehet más módszereket alkalmazni ábra Program verzió információk Paraméterkezelő indítása A rugalmas működés biztosítása céljából számos paraméterrel láttuk el a programot. Ezeknek a paramétereknek a beállítására a Paraméterkezelő program elindításával van lehetőségünk. A paraméterkezelő program egy önálló program, így amennyiben elindítjuk ezt a menüpontot, akkor feljön a paraméterkezelő program bejelentkező ablaka, amelybe újra be kell írnunk a felhasználó nevünket és jelszavunkat. Amennyiben jogosultságunk van a program használatához, akkor beléphetünk. A paraméterkezelő program használatát itt nem részletezzük, az egy külön dokumentumban található. Bizalmas! 212/223

213 A paraméterekről általában lemondható, hogy vannak köztük olyanok, amelyek kényelmi funkcióval szolgálnak, ezeknek a módosítása bármikor történhet. Azonban a legtöbb paraméter beállítás a rendszer működésére vonatkozik, ezeknek a módosítása nagy körültekintést igényel, ezek többsége csak a CompuTREND munkatársai által módosíthatóak Paraméterek frissítése A paraméterkezelő menüpontban módosított paraméter értékek használatához szükséges ez a menüpont. de a program újraindításával is a módosított értékek szerint működik a program Paraméterek állapota A CT - EcoSTAT Pénzügyi program éppen aktuális paramétereinek értékét tekinthetjük meg ábra Paraméterek állapota Jelszómódosítás A programot igen széleskörű védelmi rendszerrel láttuk el. A rendszerben kétféle jogosultság létezik, az egyik a felhasználói szintű jogosultság, a másik a szupervisori jogosultság. A szupervisori jogosultsággal lehetőségünk van arra a védelmi rendszerben, hogy felhasználókat vigyünk a rendszerbe vagy töröljünk a rendszerből, valamint a felhasználóknak megfelelő jogosultságokat adjunk. Itt meg kell adni a bejelentkezési nevet, a felhasználó teljes nevét, valamint a jelszót kétszer. A kétszeres megadásnak az oka az, hogy a jelszó helyén csak csillagok jelennek meg, ezért a begépelt szöveget vizuálisan nem tudjuk ellenőrizni. A véletlen elgépelések megakadályozására szolgál a dupla jelszó bekérés. Bizalmas! 213/223

214 A jogosultságok menüpontban a belépési jelszavunkat tudjuk megváltoztatni. Meg kell adni az eredeti jelszót, majd az új jelszó megadásával és megerősítésével a következő belépéskor már az új jelszóval tudunk a programba bejutni és használatba venni ábra Jelszómódosítás Szín és karakter beállítás Felhasználónként egyedi beállításokat lehet létrehozni ábra Szín és karakter beállítás Kontírlap választás Itt egy picit lépjünk át egy másik menüpontba, ahol a számlákhoz nagyon szorosan kapcsolódó utalványlapok kiválasztását írjuk le. Többféle kontírlap létezik, azt hogy ki melyiket szeretné használni, a Rendszer/Kontírlap választás menüpontban választhatja ki. Ebben a menüpontban lehetőségünk van minden egyes kontírlap megtekintésére, akár üres kontírlap nyomtatására is. Bizalmas! 214/223

215 304. ábra Kontírlap választás Amennyiben az általános kontírlapot választjuk ki, az annyit jelent, hogy a számlákhoz egyéb banki kiadás/bevétel és egyéb átutalásokhoz ez az utalvány lap fog elkészülni. Ha pénztáron belül választunk kontírlapot, akkor pedig a pénztári tételekhez (készpénzes számlák, pénztári kiadás/bevételekhez) az itt kiválasztott utalvány nyomtatható ki. Az egyéni kontírlap kiválasztásával szerkeszthetünk egyedi utalvány - rendeletet. Ehhez picit szükséges alapvető ismeret. A kontírlap kinyomtatható, ha a képernyő jobb oldalán található Nyomtató ikon kattintással kijelölésre kerül. Nyomtatható egyszerre több kontírlap is, ekkor ki kell jelölni azokat a számlákat, amelyekhez kontírlapot kell nyomtatni Nyomtatási beállítások A CT-EcoSTAT pénzügyi programhoz gépenként szükséges beállítani a nyomtatókat. Elsősorban abban az esetben, ha mátrix nyomtatóra készítik a kimenő számlákat, illetve az átutalásokat sem elektronikus formában állítják elő. Bizalmas! 215/223

216 305. ábra Nyomtató beállítás Teljesített számlák bejelölése A teljesített számlák bejelölése menüpont a szállítói és vevő számla karbantartás menüpontban a színek helyreállítására szolgál CompuTREND kapcsolatok Ezeknek a menüpontoknak a segítségével a CompuTREND munkatársaival való kapcsolattartást könnyíthetjük meg. Természetesen ezek a menüpontok csak azokon a gépeken indíthatóak, amelyeken internet hozzáférés található. A megfelelő menüben a fejlesztési igényeinket, hiba bejelentéseinket tehetjük meg formájában. A CompuTREND Kft. honlapja menüpontban pedig a honlapra léphetünk fel, ahonnan információkat érhetünk el, valamint a programok új verzióit tölthetjük le Névjegy A program úgynevezett névjegypaneljét láthatjuk, ebben a legfontosabb információk láthatók a programról. Ezek közül is különösen fontos a verziószám és a dátum megjelenítése. Ennek oka az, hogy problémák esetén a felhasználóktól mindig azt kérjük, tájékoztassanak, hogy milyen verziószámú programot használnak. Ezzel nagy segítségünkre lehetnek az esetlegesen adódó problémák elhárításában! Bizalmas! 216/223

217 306. ábra Névjegy Kilépés menüpont Ennek a menüpontnak az elindításakor a programból ki lehet lépni. Ezzel azt érjük el, hogy a program futását leállítjuk, és a képernyőt becsukjuk. Ennek a menüpontnak a megnyomása után visszalépésre csak az újbóli futtatás során nyílik lehetőségünk, melynek folyamatát a dokumentáció elején ismertettük. Bizalmas! 217/223