Felhasználói kézikönyv BAKII

Átírás

1 Felhasználói kézikönyv BAKII Felhasználói kézikönyv...1 BAKII...1 Bevezető...2 Áttekintés...2 Használat...3 Számlakiegyenlítés feldolgozás dialóg...3 Kiegyenlítés szerkesztése dialóg...5 Bontás...7 Rendszer információk...8 Dotted file...8 Hibaüzenet...9 Tárgymutató...11

2 Bevezető BAKII : BAnki Kiegyenlítés Import Az alkalmazás a bankok elektronikus kiegyenlítési bizonylatainak feldolgozását támogatja. Az elektronikus banki kiegyenlítéseket a rendszer automatikusan megpróbálja összevezetni a CCW adatbázisában található rekordokkal. A pontozást követő menetben egy felhasználói felületen keresztül lehetőség van a kiegyenlítések manuális ellenőrzésére és összevezetésre, aztán az adatbázisba rögzítésére. Áttekintés A kiegyenlítések CCW-be rögzítése három egymástól független fázisból áll: Banki elektronikus bizonylat Pontozás Dotted file Összevezetés Rögzítés CCW adatbázis - Pontozási menet: Az elektronikus banki kiegyenlítések automatikus összevezetése a CCW rekordokkal. Nincs felhasználói beavatkozásra lehetőség. Bemenete a bank által elküldött elektronikus bizonylatok. Kimenete a Dotted file. - Dotted file: A pontozás eredménye egy szöveges állomány, amelyben a banki elektronikus kiegyenlítések egy bank-független formában találhatóak meg. Ez az állomány tartalmazza az összevezetéseket a CCW-vel. - Összevezetés: A folyamat azon fázisa, amikor a felhasználó a pontozás által előállított kiegyenlítéseket ellenőrzi és megadja a pontos összevezetéseket a CCW-vel. Ebben a fázisban van lehetőség a hibásan pontozott rekordok javítására, a bontások elkészítésére. - Rögzítés: Az összevezetést követően a CCW adatbázisba történő rögzítés.

3 Használat Számlakiegyenlítés feldolgozás dialóg Indítás a CCW-ből a pénzügy modul menüsorából lehetséges. 1. Banki állomány átvétele gomb: Ezzel a gombbal lehet elindítani a pontozási fázist. A megnyomást követően ki kell választani a baki elektronikus bizonylatot tartalmazó állományt. Ezt a bizonylatot próbálja meg értelmezni és összepontozni a CCW rekordokkal konvertel. A konvertel használata a konveretel fejezetben található. Sikeres konvertálás esetén elkészül a Dotted állomány amelyet a dialog automatikusan betölt összevezetésre. 2. A Dotted file betöltésére add lehetőséget a felhasználónak. Alkalmazása abban az esetben ajánlott, ha a pontozás és az összevezetés fázis nem egymást követően történik. Ha pontozással indítjuk a műveletet, akkor a dialog automatikusan betölti a Dotted filet. 3. A beolvasott állományt 100 soronként lehet feldolgozni. A kiegyenlítési halmazok között ezekkel a gombokkal lehet előre vagy hátra ugrálni, ha a bizonylat több mint 100 kiegyenlítést tartalmaz. A beolvasást követen az első 100 kiegyenlítési sort lehet látni a listában. 4. A felhasználó által módosítható kiegyenlítések listája. A kiválasztott kiegyenlítést kettős kattintással lehet megnyitni. A kiegyenlítéseket a Kiegyenlítés szerkesztés dialógon lehet módosítani.

4 Mezők: a. Sorszám: A kiegyenlítés sorszáma a bizonylaton belül. b. Állapot: A kiegyenlítés aktuális állapota: i. Helyes: A pontozás nagy valószínűséggel sikeresen megtalálta a kiegyenlítés párját a CCW rekordok között, azonban szükséges az ellenőrzés. ii. Hibás : A pontozás nem talált párosítást, vagy csak kis valószínűséggel sikerült azonosítania. iii. Ellenőrzött: A CCW ellenőrizte a kiegyenlítésben megadott adatokat, és azokat valósnak találta, ez azt jelenti, hogy rögzíthető a tétel. Azonban fontos megjegyezni, hogy minden tétel közvetlenül a rögzítés előtt is átfut az ellenőrzési procedurán, és ha akkor is megfelel csak akkor rögzíti le a rendszer. Előfordulhat, hogy egy ellenőrzést követő időben a rögzítésig megváltoznak az adatok a CCW-ben és így egy előzőleg megfelelőnek ítélt tételt visszautasít. iv. Rögzített: A kiegyenlítést már rögzítve van a CCW-be. c. Számla: A kiegyenlítendő számla állomány neve. Számla nélküli kiegyenlítés esetén ki van húzva a mező. d. Tétel: A kiegyenlítendő számla tételszáma. Számla nélküli kiegyenlítés esetén ki van húzva a mező. e. Bank: A kiegyenlítést végző bank. f. Összeg: A kiegyenlítési érték. g. Deviza: Az összeg devizaneme. h. Árfolyam: A számítási árfolyam. i. Partner: A kiegyenlítéshez kapcsolt partner. j. Gyűjtő: A kiegyenlítéshez kapcsolt gyűjtő. k. Fkvszla: A kiegyenlítés főkönyvi számlaszáma. l. Irány: A kiegyenlítés mozgásiránya BE/KI. 5. A könyvelési szöveget lehet generáltatni is. A megadott választási lehetőségek közül megfelelőnek generálja le a bizonylathoz tartozó könyvelési szöveget. Minden esetben szöveget generál, még akkor is ha a banki kiegyenlítés tartalmazza a könyvelési szöveget. Abban az esetben, ha az eredeti szöveget meg akarjuk tartani, be kell kapcsolni a Csak üres szövegmező generálása kapcsolót. 6. Információs mezők: a. Bizonylatszám: Itt kell megadni a CCW-be rögzítendő bizonylatszámot b. Bank: A kiegyenlítést végző bank neve c. Bank nyitó egyenleg: A CCW adatai alapján a kiegyenlítést végző bank nyitó egyenlegét mutatja. d. Bizonylat nyitó egyenleg: Az elektronikus banki bizonylat által megadott nyitó egyenleg. Elméletileg a két összegnek egyeznie kell, ha a bank által küldött kiegyenlítéseket a megfelelő sorrendben dolgozzuk fel. Eltérés esetén érdemes megkeresni az elcsúszást. e. Bizonylat záró egyenleg: Az elektronikus banki bizonylat által megadott záró egyenleg. Az összevezetési fázist követően a rögzítés előtt ennek a mezőnek és a Számított záró egyenleg

5 mezőnek egyeznie kell, ellenkező esetben az összevezetés folyamán elrontottuk valahol az összeget. f. Számított záró egyenleg: A kiegyenlítés összegek előjelhelyes összege. Ennek az összegnek meg kell egyezni a Bizonylat záró egyenleg értékével. Abban az esetben, ha két összeg nem egyezik meg, akkor a felhasználó a módosítások folyamán valamelyik kiegyenlítési értéket hibásan adta meg. 7. Ellenőrzés: Összevezetési fázisban lehet meghívni a CCW saját ellenőrző algoritmusát, amely végig lépked a Dotted file összes kiegyenlítésén, és ellenőrzi az ott megadott adatok helyességét. Érdemes használni, mert segítségével a felhasználó egy fél automatizált javítási folyamatba léphet be, ezzel a funkcióval lehetősége van csak a hibás kiegyenlítésekkel foglalkozni. A rendszer az összevezetést szöveges üzenetekkel támogatja. 8. Start: A rögzítési fázis indítható vele. Kiegyenlítés szerkesztése dialóg Indítás a Számlakiegyenlítés feldolgozás dialóg kiegyenlítési listájából lehetséges, a kiválasztott sorra egy kettős kattintással. 1. A kiegyenlítési sor állapotát határozza meg. Tartalma azonos a Számlakiegyenlítés feldolgozás dialóg kiegyenlítési lista Állapot oszlopával.

6 a. Azonosított tétel: A pontozási fázisban egyértelműen sikerült a kiegyenlítést beazonosítani. Nagy valószínűséggel módosítás nélkül rögzíthető a tétel, azonban érdemes ellenőrizni. Ez a jelző csak a pontozási fázis sikerességét jelzi, nincsen köze a felhasználói módosításokhoz. b. Automatikusan ellenőrzött: Az összevezetési fázisban a CCW ellenőrizte a megadott rekordokat, és helyesnek találtat. Ez a flag a pillanatnyi ellenőrzési állapotát jelzi a kiegyenlítésnek. Minden módosítást követően újrakell ellenőriztetni. Csak olyan tételek rögzíthetőek le amelyek átmentek az ellenőrzésen. c. Felhasználó által módosított: A felhasználó szabadon módosíthatja a kiegyenlítéseket, azonban a rendszer megőrzi a módosítási tényét. Ez a flag az első változtatást kővetően bekapcsol, és nincsen lehetőség a módosítására. A Dotted file tartalmaz egy archiválási mezőt is, amelyben az eredeti (pontozást követő állapot) analitikusan megőrzésre kerül. Így a későbbiekben visszanyomozható, hogy felhasználói vagy rendszer hiba okozott egy eltérést. Természetesen ez feltételezi a Dotted file-ok megtartását. d. Felhasználó által létrehozott tétel: Felhasználó egyetlen egy esetben hozhat létre kiegyenlítést, amikor bontást valósít meg. Ezeknél a tételeknél van bekapcsolva ez a flag. e. Rögzített tétel: A CCW adatbázisába már lerögzített tételek. Tovább változtatatás nem lehetséges. 2. A pontozási fázis eredményét jelzi. A kiegyenlítés módosításával a flag-ek állapota nem változik: a. A partner azonosított a GIRO szám alapján: b. A bizonylat azonosított bizonylatszám alapján: c. Ha a bizonylat azonosított, akkor az összeg egyezik?: d. A partner és a bizonylat azonosított, akkor a partnerkódok egyeznek?: e. A bizonylat azonosított a partner és az összeg alapján. 3. A kiegyenlítendő számla adatai. 4. A kiegyenlítést végző bank adatai. 5. Bontást vezérlő gombok. a. Bontás b. Bontás eldob 6. A bank elektronikus kiegyenlítésében megadott egyéb adatokat tartalmazza. Ezek az adatok a felhasználónak nyújthatnak segítséget az összevezetési fázisban. 7. Módosítások esetén a változtatásokat elfogadó gomb, lenyomását követően a kiegyenlítésen átfut az ellenőrzési fázison, így a felhasználó azonnal értesülhet a módosítás sikerességéről, vagy sikertelenségéről. 8. Módosítások elvetése, a kiegyenlítési adatok visszaállnak a módosítás előtti állapotba. 9. Kiegyenlítés pontos adatai. a. Kiegy. érték : A kiegyenlítendő összeg. b. Fizetendő : A kiválasztott számla értékének fizetendő része. A könnyebb összehasonlítás érdekében jelenik meg. c. Partnerkód : A kiegyenlítési partner. Abban az esetben, ha a kiegyenlítéshez kapcsolt számlát megváltoztatja a felhasználó a partner automatikusan a számla partnere lesz.

7 Bontás A pontozási fázisban a rendszer nem tudja összekapcsolni azon kiegyenlítéseket és számlákat ahol a bank egy kiegyenlítésben több számlát elégít ki. Ezen esetekben a kiegyenlítési érték nagyobb, mint a számla kiegyenlítésre váró értéke. Az összevezetési fázisban van lehetőség 1:n kapcsolat megadására a bontás gomb alkalmazásával, ekkor a kiegyenlítési értéket több számla értékének kiegyenlítésével lehet megvalósítani. Szükség esetén itt lehet a hibás bontásokat törölni. 1. A kiinduló kiegyenlítést (1) ki kell választani a Számlakiegyenlítés feldolgozás dialóg listájából kettős kattintással. 2. A Kiegyenlítés szerkesztés dialógon a Bontás gomb megnyomásával indítható a bontás. A bontás gomb megnyomását követően, ha a kiegyenlítési összeg (Kiegy. érték mező) nagyobb, mint a számla értékének fizetendő része (Fizetendő mező), akkor a két összeg különbözetének megfelelő összeggel feljön egy új Kiegyenlítés szerkesztés dialóg, ahol az adatok a kapcsolt számlán és a kiegyenlítési összegen kívül azonosak az eredeti számlával. Ez a 1 kiegyenlítés első bontása (2). 3. Ez követően lehetőség van a megfelelő számla kiválasztására. 4. A kiegyenlítési összeg és a számla fizetendő értékének megfelelően tovább folytatható a bontás a 2 és 3-as lépések ismétlésével. 5. Abban az esetben, ha a kiegyenlítési összeg nem nagyobb, mint a számla fizetendő, a bontás gomb megnyomása egy szöveges üzenetet dob fel, amelyben figyelmezteti a felhasználót, hogy a bontás tovább nem folytatható. Ekkor a bontásokat a létrehozási sorrendből visszafelé kell az OK gombbal elfogadtatni. Minden egyes bontás az őt kővető bontásokat tartalmazza, ha az elvet gombot nyomjuk meg, akkor nem csak az aktuális bontást dobjuk el, hanem azokat is amelyeket ez a bontás tartalmazott. Mikor visszaérünk az első kiegyenlítéshez ezt onnan tudjuk, hogy a dialóg felirata a Kiegyenlítés bontás -ról újra Kiegyenlítés szerkesztés lesz az OK gombbal az összes bontást rögzítjük a Dotted file-ba. A bontások bekerülnek a kiegyenlítési lista végére. Fontos, hogy nem az eredeti kiegyenlítés mögé, hanem a teljes lista legvégére rögzíti a rendszer ezeket. A bontások a későbbiekben eltörölhetőek a Bontás eldob gomb alkalmazásával.

8 Rendszer információk Dotted file Egy kiegyenlítési sor mező. Név Méret Típus Leírás 01 Sorszám 4 Int 02 Státusz 4 Karakter 03 Bizonylat jellegkód bank 10 Long 04 Bizonylat adatbázis bank 10 Long 05 Bizonylat jellegkód számla 10 Long 06 Bizonylat adatbázis számla 10 Long 07 Tételszám számla 10 Long 08 Mozgásirány 2 Karakter 09 Érték 17 Double 10 Devizanem 4 Karakter 11 Árfolyam 17 Double 12 Partnerkód 6 Karakter 13 Megjegyzés 30 Karakter 14 Szöveg 30 Karakter 15 Fkvszla 8 Karakter 16 Gyűjtő 6 Karakter 17 PartnerByGIRO 1 Bool A partnert azonosítottam GIRO szám alapján 18 BizByBizszam 1 Bool A bizonylatot azonosítottam bizonylatszám alapján. 19 OsszegOkay 1 Bool Ha BizByBizszam, akkor az összeg egyezik-e? 20 PartnerOkay 1 Bool Ha ParnerByGiro és BizByBizszam, akkor a partnerkódok egyeznek-e? 21 BizByPartnerOsszeg 1 Bool A bizonylatot azonosítottam partner és összeg alapján. 22 TRANZAKCIOSZAM ELLENPARTNERNEV BANKSZAMLASZAM TELJESITESIDATUM KOZLEMENY BIZONYLATSZAM 27 ARCHIVE - - archív adatok (4,5,6,11,12,14,15 mezőkből összeállítva)

9 Hibaüzenet - Az alkalmazás már fut! Az alkalmazást már elindította egyszer. Megoldás: Keresse meg a futó programok között. - Nem található a file! A Dotted file megnyitásakor megadott név vagy elérési út nem létezik. Megoldás: Ellenőrizni kell a megadott név, elérési út helyességét. - Sikertelen a bontás törlése! - Bontás eldobva. Bontások átvezetése a Dotted file-ba sikertelen. Nagy valószínűséggel elvesznek a felhasználó által létrehozott bontások. Megoldás: Újra fel kell olvastatni az eredeti Dotted filet és újra elkészíteni a bontásokat. - "A kiválasztott állomány átvétele már megtörtént." Olyan elektronikus banki kiegyenlítési állományt próbál meg újra pontozni, amelyet a rendszer már egyszer legenerált. Megoldás: Újra fel kell olvastatni a generált Dotted filet. - Konverter futtatása sikertelen. Pontozási fázis indításánál a banki elektronikus kiegyenlítéseket Dotted file formátumba átalakító konvertel indítása sikertelen. Megoldás: Ellenőrizni kell, hogy a banki formátumnak megfelelő konvertel rendelkezésre áll e. - Sikertelen feldolgozás. Pontozási fázis feldolgozása sikertelen. - Ellenőrzés megszakítva. Az összevezetési fázisban az automatikus ellenőrzést a felhasználó kézzel megszakította. Megoldás: Az Ellenőrizés gombbal újra indítható az ellenőrzés. - Az ellenőrzés folyamán hibás sorok maradtak. Az összevezetési fázist követően a kiegyenlítések között maradt olyan, amelyben a rendszer hibát észlelt és a felhasználó nem javította ki. Megoldás: A kiegyenlítési listában meg kell keresni a hibás sorokat és le kell őket javítani, vagy el kell indítani újra az ellenőrzést, amely a hibás sorokat megkeresi és javításra felkinálja. - Számított záró egyenleg nem egyezik a megadott egyenleggel! Az elektronikus banki kivonatok tartalmazzák a bank által megadott záró-egyenleget. Ennek az összegnek meg kell egyezni a rögzítés előtt a kiegyenlítések értékének előjelhelyes összegével. Abban az esetben, ha két összeg nem egyezik meg, akkor a felhasználó a módosítások folyamán valamelyik kiegyenlítési értéket hibásan adta meg. Megoldás: Meg kell keresni a hibás kiegyenlítési értéket, értékeket és ki kell javítani azokat. Egyéb esetben lekapcsolható a záró egyenleg ellenőrzés funkció, azonban ez hibás adatok rögzítéshez

10 vezethet. Ezért javasolt a helyes értékek mellett rögzíteni a kiegyenlítéseket. A záró egyenleg lekapcsolása csak saját felelősségre. - Nincs kitöltve a bizonylatszám! Nincsen kitöltve a bizonylatszám mező. - Rögzítés megszakítva. Az ellenőrzött kiegyenlítések rögzítését a felhasználó megszakította. Ebben az esetben a kiegyenlítések egy része már rögzítve lett az adatbázisba, és valamekkora halmaza még nem. Megoldás: A rögzítési folyamat újra indítható, a már rögzített tételeket nem fogja újra felolvasni a rendszer. - A rögzítés folyamán hiba történt. Az ellenőrzött kiegyenlítések rögzítése folyamán rendszerhiba miatt megszakadt a folyamat. Ebben az esetben a kiegyenlítések egy része már rögzítve lett az adatbázisba, és valamekkora halmaza még nem. Megoldás: A megfelelő szakember irányítása mellett ki kell javítani a rendszer hibát és majd a Dotted file felhasználásával a rögzítési folyamat újra indítható, a már rögzített tételeket nem fogja újra felolvasni a rendszer. - Állomány felolvasási hiba. A sorok számozása hibás! A Dotted file felolvasásakor a rendszer hibát talált. Kérjük vegye fel a kapcsolatot a Cobra Computer szakembereivel. - Hibás a felolvasott sor mezőszáma! A Dotted file felolvasásakor a rendszer hibát talált. Kérjük vegye fel a kapcsolatot a Cobra Computer szakembereivel. - A bank, nyitó egyenleg és a bizonylat nyitó egyenleg nem egyezik! Valószínűleg nem ez a sorrendben következő kiegyenlítés! A következő hibaüzenetek esetén a kiegyenlítési dialóg valamely mezőjét nem töltötték ki. - Nincsen meghatározva a kiegyenlítendő számla! - Nincsen meghatározva a kiegyenlítés napló! - Nincsen megadva az érték! - Nincsen megadva a fkv számlaszám! - Nincsen megadva a megjegyzés! - Nincsen megadva a gyűjtőkód! - Nincsen megadva a mozgásirány! - Devizás banki kiegyenlítés esetén meg kell adni az árfolyamot! A következő hibaüzenetek esetén az üzenetben megadott mező esetén a kiegyenlítési dialóg valamely mezőjébe nem létező adatra hivatkoznak. - Nem létezik a megadott bizonylat adatbázis!

11 - Nem létezik a devizanem! - Nem létezik a partner! - Nem létezik a megadott fkv számlaszám! - Nem létezik a megadott gyűjtőkód! - Nem létezik a megadott bizonylat, nem kapcsolható hozzá tétel! A következő hibaüzenetek esetén a kiegyenlítésekben található rekord kapcsolatok között található valamilyen logikai hiba. - Forintos számlát nem lehet devizás bankból egyenlíteni! - A számla devizanem nem egyezik meg a bank devizával! - A számla partner nem egyezik meg a megadott partnerrel! - A számla fkvszámla nem egyezik meg a megadott fkvszámlával! - A számla mozgásirány ütközik a megadott mozgásiránnyal! - A megadott bizonylat törölt! - A megadott bizonylat törölt, nem kapcsolható hozzá tétel! Azon hiba üzenetek amelyeket nem tartalmaz a dokumentáció vagy olyan általános hibaüzenetek, amelyeket a CCW minden alkalmazásánál használ, vagy pedig rendszer szintű hibák, amelyek értelmezését és javítását a Cobra Computer szakembereire kell bízni. PL: - Adatbázis írás sikertelen! - Lock-olási hiba! - Ismeretlen hiba Tárgymutató - BAKII : BAnki Kiegyenlítés Import - Bontás : A pontozási fázisban a rendszer nem tudja összekapcsolni azon kiegyenlítéseket és számlákat ahol a bank egy kiegyenlítésben több számlát elégít ki. Ezen esetekben a kiegyenlítési érték nagyobb, mint a számla kiegyenlítésre váró értéke. Az összevezetési fázisban van lehetőség 1:n kapcsolat megadására a bontás gomb alkalmazásával, ekkor a kiegyenlítési értéket több számla értékének kiegyenlítésével lehet megvalósítani. Szükség esetén itt lehet a hibás bontásokat törölni. - Dotted file: A pontozás eredménye egy szöveges állomány, amelyben a banki elektronikus kiegyenlítések egy bank-független formában találhatóak meg. Ez az állomány tartalmazza az összevezetéseket a CCW-vel. A CCW-ben található Banki kiegyenlítések alkalmazás ebből a fileból dolgozik. - Pontozási menet: Az elektronikus banki kiegyenlítések automatikus összevezetése a CCW rekordokkal. Nincs felhasználói beavatkozásra lehetőség. - Összevezetés: A folyamat azon fázisa amikor a felhasználó a pontozás által előállított kiegyenlítéseket ellenőrzi és megadja a pontos összevezetéseket a CCW-vel. - Rögzítés: Az összevezetést követően a CCW adatbázisba történő rögzítés.