MEZİBERÉNY VÁROS NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK KONCEPCIÓJA MEZİBERÉNY VÁROS NEMZETKÖZI KAPCSOLATAINAK KONCEPCIÓJA

Átírás

1 MEZİBERÉNY VÁROS NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK KONCEPCIÓJA MEZİBERÉNY VÁROS NEMZETKÖZI KAPCSOLATAINAK KONCEPCIÓJA

2 Bevezetés: A Város által támasztott elvárásoknak való megfeleléshez igazodva, figyelembe véve Magyarország Európai Uniós tagságát, Mezıberény Önkormányzati Képviselı-testülete megalkotja a város nemzetközi kapcsolatait szabályozó koncepcióját. A Nemzetközi Kapcsolatok Koncepciójának célja, hogy meghatározza, és szabályozza az önkormányzat ilyen irányú, és ehhez kapcsolódó városmarketing feladatait, segítse a város intézményeinek és civilszervezeteinek kapcsolattartását. Kijelöli a nemzetközi kapcsolatok alakulásának fıbb irányát és meghatározza az elvégzendı feladatokat. I. Helyzetelemzés: Az 1989-es rendszerváltás után felgyorsultak azok a folyamatok, amelyek a nemzetközi kapcsolatok létrejöttét és fejlesztését segítették elı. Az oktatási és kulturális intézményeink szerteágazó testvér- és partnerkapcsolataik révén minden évben számos csereprogram és tartalmas rendezvény létrejöttéhez járulnak hozzá. Városunk a koncepció felülvizsgálatának idıpontjában öt dokumentált testvérvárosi kapcsolattal rendelkezik: Mezıberény Város életében egyre fokozódó szerepet tölt be a nemzetközi kapcsolatok ápolása és fejlesztése, hiszen az Európai Unióhoz történı csatlakozással e kapcsolatok még inkább elmélyülhetnek, új, esetleges gazdasági és kulturális tartalommal is telítıdhetnek. A számos ország településeivel folytatott informális együttmőködésen túl, Mezıberény Város Önkormányzata testvérvárosi kapcsolatot tart fenn a következı településekkel: - Gronau - Németország (megállapodás aláírva: ) - Münsingen - Németország (megállapodás aláírva: ) - Guta Szlovákia (megállapodás aláírva: ) - Szováta - Románia (megállapodás aláírva: ) - Csantavér- Szerbia (megállapodás aláírva: ) 5. évforduló 10. évforduló 15. évforduló 20. évforduló Gronau Münsingen Szováta Guta Csantavér Nevezett városokkal a kapcsolattartás a hivatalos delegációk (önkormányzati, intézményi) utaztatásán keresztül, illetve nem intézményesített formában (egyesületek, magánszemélyek

3 közötti kapcsolattartás) történik. Folyamatos információ csere, kapcsolatápolás nem valósul meg. A nemzetközi kapcsolatok szervezésében nagy segítségére volt mind városunknak, mind pedig az Oktatási- és Kulturális Bizottságnak a városmarketinggel foglalkozó köztisztviselı, illetve az Orlai Petrics Soma Kulturális Központ munkája. II. A nemzetközi kapcsolatok célrendszere: városunk megismertetése, élı kapcsolatok kialakítása testvérvárosainkkal, kapcsolatok kialakítása és ápolása kulturális, turisztikai, gazdasági, oktatási, sport területeken, nyelvtanulás, hagyományápolás. nyitottság más kultúrák megismertetése és befogadása iránt jó és haladó tapasztalatok átvétele gazdasági szervezetek lehetıségének javítása civil szervezetek, intézmények nemzetközi kapcsolatokban rejlı lehetıségeinek javítása a város lakosainak számára a kapcsolatépítés lehetıségének megteremtése III. Hivatalos, városi szintő nemzetközi kapcsolatok rendszere Hivatalos, városi szintő nemzetközi kapcsolatok közé a testvérvárosi kapcsolatokat soroljuk. Testvérvárosok Kapcsolattartás formája, jellege Közvetlen kapcsolattartás gyakorisága Kapcsolattartó személy/ek Fejlesztési elképzelések Gronau Münsingen Guta Szováta Csantavér Látogatások, oda-vissza alapon, hivatalos küldöttségek a város vezetıinek részvételével Testvérvárosi megállapodás jubileumaihoz kötve: fogadás (a Berényi Napok alkalmával), kiutazás legalább egy alkalommal négyévente Elsıdleges kapcsolattartó a mindenkori polgármester, illetve a nemzetközi kapcsolatokért felelıs bizottság elnöke, nemzetközi kapcsolatokért felelıs, kijelölt személy Alpolgármester és a gimnázium igazgatója, képviselı-testület állandó bizottságainak elnökei német és szlovák kisebbségi önkormányzatok elnökei A kapcsolattartás célrendszerének megfelelıen

4 Nemzetközi kapcsolatokért kijelölt, felelıs személy: - koordinálja a város külkapcsolatait, biztosítja a folyamatos kapcsolattartást (levelezés, telefon), - szervezi a delegációk utaztatását, illetve fogadását, szigorú protokoll szerint elkészíti ezek részletes forgatókönyvét, - szervezi a nemzetközi programokat, - gondoskodik a nemzetközi kapcsolatokhoz szorosan tartozó PR tevékenységrıl, - a fontosabb mezıberényi, és Mezıberényt érintı eseményekrıl évente beszámolót készít az illetékes szakbizottság ülésére - kiküldetési szabályzat készítése, karbantartása. Hivatalos delegációk fogadása A városba hivatalos delegáció érkezhet a képviselı-testület és/vagy a polgármester meghívására. A városba érkezı hivatalos delegációt az itt-tartózkodás ideje alatt a polgármester vagy az alpolgármester, a nemzetközi kapcsolatokért felelıs bizottság elnöke (elfoglaltságuk esetén az ideérkezı küldöttség összetételének megfelelı bizottság elnöke, vagy a képviselı-testület által megbízott képviselı) hivatalosan fogadja a városházán, szükség esetén hivatalosan fogadott tolmács közremőködésével. Terveinknek megfelelıen hivatalos delegációt, kulturális csoportokat a testvérvárosi megállapodások aláírásának jubileumai alkalmával fogadunk ben a Gronauval való testvérvárossá válásunk 20. évfordulóját, Gutával való testvérvárossá válásunk 10 éves évfordulóját ünnepeljük, melynek keretein belül valamennyi testvérvárosunk delegációját vendégül kívánjuk látni. Az ideérkezı delegáció esetén meg kell oldani a küldöttség tagjainak: 1. az elszállásolását, 2. az étkeztetését, 3. valamint megfelelı programot kell részükre biztosítani. 4. szükség esetén utaztatás Az elsı és második pont esetén figyelembe kell venni a delegáció nagyságát, az itttartózkodás idıtartamát, a küldöttség összetételét. Az elszállásolás lehetıségei: - a Petıfi Sándor Gimnázium Kollégiuma - Mezıberény - Bélmegyer Kistérségi Általános Iskola - vendéglátó egységek - magánházaknál, a lakosság bevonásával Étkeztetési lehetıségek:

5 - vendéglátó egységek - a Petıfi Sándor Gimnázium étkezdéje - önkormányzat valamely intézménye - magánháznál történı elszállásolás esetén ugyanott A programok biztosítása: - a hivatalos programot és szabadidıs programokat a kijelölt személy, a polgármesteri hivatal és/vagy a város valamely intézménye(i), civil szervezete(i) bevonásával szervezi, Hivatalos delegáció búcsúztatásánál a várost a polgármester, akadályoztatása esetén az alpolgármester, vagy a képviselı-testület valamely tagja képviseli. A delegáció itt-tartózkodásának részletes forgatókönyvét - az érkezés elıtt legkésıbb egy héttel -a kijelölt személy készíti el, és a jegyzı, vagy a polgármester jóváhagyása után, az általuk megjelölt személyek részére hozzáférhetıvé teszi. Hivatalos delegációk küldése Hivatalos delegáció elsısorban a partner meghívására, vagy egyeztetett találkozó esetén utazhat külföldre. Kivétel ez alól, ha olyan ünnepség, esemény történik valamely testvérvárosban, amelyen a részvétel meghívás nélkül is illendı, illetve a fogadó város részérıl elvárható. A hivatalos küldöttséget lehetıség szerint a polgármester, vagy az alpolgármester, nemzetközi kapcsolatokért felelıs bizottság elnöke vezeti. A delegáció kinttartózkodásának részletes forgatókönyvét - az utazás elıtt legkésıbb egy héttel a kijelölt személy készíti el. IV. Egyéb külkapcsolatok Mezıberény Város Önkormányzati Képviselı-testülete elismerve a nemzetközi kapcsolatokban betöltött szerepüket, az azok fenntartása érdekében tett erıfeszítéseiket intézményei, és a mezıberényi illetékességő egyesületek, civil szervezetek számára külkapcsolataik lebonyolításának segítésére meghatározott pályázati alappal pályázati rendszert mőködtet. A pályázati alaphoz kapcsolódó pályázat lebonyolításával a képviselıtestület a nemzetközi kapcsolatokért felelıs bizottságot bízza meg, a pályázati alap felhasználásáról történı beszámolási kötelezettség mellett. Pályázni lehet a város, az intézmény, az egyesület, szervezet külkapcsolatainak ápolását célzó helyi programok lebonyolítására, meghatározott céllal (meghívás rendezvényre, diákcsere szociális alapú támogatása stb.) történı külföldi utazásokra. A pályázatra beérkezı projektek elbírálásáról minden évben az év költségvetésének elfogadását követıen a források ismeretében dönt a bizottság. A pályázaton csak azok az intézmények, egyesületek, civil szervezetek indulhatnak, akik jelen koncepcióban az adott év január 1-én regisztrálva vannak, és a jelzett idıpontban élı kapcsolattal igazoltan - rendelkeznek.

6 V. Záró rendelkezések - A nemzetközi kapcsolatok koncepciót a képviselı-testület a 424/2011.(VIII. 29.) sz. határozatával fogadta el. - A koncepció elválaszthatatlan részét képezi az intézmények, egyesületek, civil szervezetek regisztrált kapcsolatait tartalmazó melléklet. Az elfogadott koncepció felügyelete folyamatos, felelıse az Oktatási és Kulturális Bizottság.

7 melléklet Regisztrált nemzetközi kapcsolatok, kezdeményezések Intézmény megnevezése Külkapcsolat települése Külkapcsolat létrejötte Humánsegítı és Szociális Münsingen (Németo.) Szolgálat Gronau (Németo.) Formája, tartalma szociális intézménnyel Finanszírozás Mezıberény-Bélmegyer Kistérségi Általános Iskola Münsingen (Németo.) Wurzen (Németo.) Poprád (Szlovákia) Csantavér (Szerbia) Székelyudvarhely (Románia) Gronau (Németo.) Marosvásárhely (Románia) Szováta (Románia) iskolák közötti nyelvtanulás, Valamennyi esetben:, tantárgyi verseny, szülık, pedagógusképzés szponzorok,, tantárgyi verseny, pedagógusképzés pályázatok,, alapítványi,, nyelvtanulás, egyesületi, résztvevık, tantárgyi verseny, befizetései, iskolák közötti, pedagógusképzés saját erı. Összevont Óvodák Vajdahunyad/Hunedoara (Románia) Gúta/Kolárovo (Szlovákia) testvéróvodai kapcsolat együttmőködési megállapodással testvéróvodai kapcsolat saját forrás, alapítvány, pályázat

8 Intézmény megnevezése Külkapcsolat települése Külkapcsolat létrejötte Formája, tartalma Orlai Petrics Soma Kulturális Münsingen (Németo.) kulturális és testvérvárosi Központ Gronau (Németo.) kulturális cserekapcsolat Gronau (Németo.) testvérvárosi cserekapcsolat Gúta (Szlovákia) kulturális kapcsolat Finanszírozás Petıfi Sándor Gimnázium Mezıberényi Német Önkormányzat és a Német Hagyományápoló Egyesület Szlovák Kisebbségi Önkormányzat Alföld Turista Egyesület Baráti Egylet Mezıberényért Egyesület Berényi Gyermek FC Utánpótlásnevelı Egyesület Mécses Szolgáló Közösség Egyesülete Münsingen (Németo.) Gronau (Németo.) Paderborn (Németo.) Lingen (Németo.) Spaichingen (Németo.) Münsingen (Németo.) Gronau (Németo.) diákcsere-utak, nyelvtanulás, ismerkedés a kultúrával, hagyományokkal testvérvárosi kapcsolatok szülık, Petıfi és Goethe Alapítvány, pályázati rendszer saját költségvetés, pályázat Gúta (Szlovákia) Pozsony /Bratislava/ (Szlovákia) Topolcianky (Szlovákia) Poprád (Szlovákia) Brezova Pod Bradlov Hagyományırzı Csoporttal nyári tábor, amatır mővészeti csoport alkalmi kapcsolatok Evangélikus egyházi kapcsolat saját költségvetés, pályázat Münsingen (Németo.) sport kerékpáros közös túra saját költség, Erdélyi Kárpát Egyesület sport kerékpáros közös túra pályázatok Fehéregyháza (Románia) Petıfi emlékhely Gronau (Németo.) kapcsolat a Petıfi Körrel saját erı, pályázat Münsingen (Németo.) FC Vorwarts Gronau-Epe (Németo.) (labdarúgás) saját erı, támogatások Land of Harmony Foundation - Zsolna /Zilina/ (Szlovákia) fogyatékkal élık nemzetközi találkozókra való eljutása, részvétele; tanulmányutak, gyakorlatok Zsolnai alapítvány, Kézenfogva Alapítvány Bp., önerı

9 Intézmény megnevezése Külkapcsolat települése Külkapcsolat létrejötte Mezıberény Bélmegyer Kistérségi Általános Iskola Iskola DSE Wurzen (Németo.) Poprád (Szlovákia) Csantavér (Szerbia) Székelyudvarhely (Románia) Gronau (Németo.) Marosvásárhely (Románia) Szováta (Románia) Formája, tartalma Finanszírozás Valamennyi esetben: szülık, szponzorok, pályázatok, alapítványi, egyesületi, résztvevık befizetései, saját erı. Mezıberényi I. Kerületi Evangélikus Egyház Mössingen (Németo.) fúvós zene, hangszer- ill. kottatámogatás, 1 hetes nyári tábor szervezése I. Ker. Evangélikus Egyház Mezıberényi Kosárlabda Klub Wurzen (Németo.) Sportkapcsolat (Kosárlabda) saját forrás, pályázatok Mezıberényi Fúvószenekarért Közhasznú Egyesület Münsingen (Svájc) fúvószenekarok közötti kulturális kapcsolat, a fúvószene népszerősítése saját erı, pályázatok Mezıberényi Sakk Egyesület Szováta (Románia) (sakk) saját forrás, pályázatok, Mezıberényi Szlovákok Szervezete Topolcianky (Szlovákia) Gúta-Kolárovo hagyományırzı csoport Szlovák kulturális kör Mezıberényi Városszépítı és Városvédı Egyesület Brezova Pod Bradlov Teleki Oktatási Központ - Szováta (Románia) Csantavér (Szerbia) Gúta-Kolárovo (Szlovákia) Evangélikus egyházi kapcsolat népmővészet, kézmővesség képzımővészeti alkotó tábor saját költségvetés, pályázat Tagdíj, pályázatok

10 Intézmény megnevezése Külkapcsolat települése Külkapcsolat létrejötte Formája, tartalma Petıfi és Goethe Alapítvány Gronau (Németo.) 1997 Formája: diákcsere-utak Paderborn (Németo.) 1998 Tartalma: nyelvtanulás Lingen (Németo.) 1999 ismerkedés a kultúrával Spaichingen (Németo.) 1998 hagyományokkal Finanszírozás szülık, Petıfi és Goethe Alapítvány, pályázati rendszer (NCA-pályázatok) Petıfi Sándor Gimnázium DSE Münsingen (Németo.) nyári tábor (10-12 diák) csere alapítvány, szponzor, pályázatok, szülık Sportcsarnok Sportegyesület Gúta-Kolárovo (Szlovákia) (kézilabda) saját források Wurzen (Németo.) 1987 Városi Önkéntes Tőzoltó Gronau-Epe (Németo.) önkéntes tőzoltókkal protokolláris pályázatok, saját erı Egyesület Csantavér (Szerbia) Szováta (Románia) és baráti kapcsolat Viola Szabadidıs és Kulturális Gronau (Németo.) (íjászat) saját források Egyesület Leg a Láb A.M.I. Brassó (Románia) Kulturális kapcsolat pályázatok, saját erı Mazsorett Varázs Alapítvány Ostrava (Csehország) Khmelnitskyi (Ukrajna) 2011 Kulturális és sport kapcsolat pályázatok, saját erı Tízváros Alapítvány München (Németország) Drezda (Németország) Bielefeld (Németország) Johannesburg (Dél-Afrika) Krakkó (Lengyelország) Egyházi, adományok győjtése Egyházi, ifjúsági kapcsolatok, adományok Egyházi, adományok Egyházi Egyházi alapítvány, gyülekezet

11

12 Függelék A hivatalos városi szintő kapcsolatok finanszírozása A május 1-jei Európai Unióhoz való csatlakozással lehetıség nyílt uniós pénzek pályázására, mellyel külkapcsolati rendszerünk finanszírozása érdekében élni kívánunk. 1. Kiutazás finanszírozása (városonként egy alkalomra számolva) Település Üzemanyag Távolság (oda-vissza) szgk*-ra (Ft/km) Útiköltség (Ft) Gronau ~3000km (2952km) Münsingen ~2600km (2575km) Guta ~ 700km ( 628km) Szováta ~1000km ( 924km) Csantavér ~ 400km ( 356km) Össz: ~7700km (7435km) Egyéb költségek (Ft) (biztosítás, autópálya) Összesen (Ft) Ajándékozás: Kiutazáskor legalább ,- Ft értékben ajándékozásra kerül sor. Ennek megfelelıen az ajándékozás éves költsége: 5 x ,- Ft azaz Ft 2. Delegáció fogadása Mezıberényben (2011. évben városonként egy-egy alkalommal, 4 fı / 4 nappal számolva) Ft Az itt-tartózkodás egy fıre esı költségei a Tópart vendéglıben való elhelyezéssel 2011-re kalkulálva: - szállás: 3.650,- Ft / éj - étkezés: 3.200,- Ft / nap összesen: 6.850,- Ft / fı / nap Az itt-tartózkodás ellátásának becsült költsége öt delegációval számolva: 5 x 4 fı x 4 nap x 6.850,- Ft azaz ,- Ft Fogadáskor legalább ,- Ft értékben ajándékozásra kerül sor. Ennek megfelelıen az ajándékozás éves költsége: 5 x ,- Ft azaz ,- Ft. Összesen: ,- Ft. Összesítve, a hivatalos városi szintő kapcsolatok becsült költsége évben, valamennyi testvértelepülésre történı kiutazás és fogadás esetén: ,- Ft

13 3. Kulturális és sport delegáció kiutazásának finanszírozása A delegáció küldése átlagosan városonként kétévente egy, de legalább négyévente egy alkalommal történik. A csoportok elhelyezésérıl, és a sofırök ellátásáról a fogadó városok gondoskodnak, ajándékról, illetve utasbiztosításról a kiutazók. Költségként az útiköltség jelentkezik: - autóbusz km díja: ,- Ft (~7700 km x 300,- Ft/km) - autópályadíjak: 3.000,- Ft / nap x 2 alk. (jövet menet) x 3 város (HUN)* ,- Ft - sofırök napidíja: (6 nappal és 2 sofırrel számolva) ,- Ft *Nemzetközi viszonylatban Go-Box szükséges A kiutazás összes költsége: ,- Ft Kulturális és sport delegáció fogadásának finanszírozása A delegációk fogadása városonként 2011-ben egy alkalommal történik. A fogadott létszám ~ 250 fı, az itt-tartózkodás idıtartama öt nap (négy éjszaka). Ellátásukra a Petıfi Sándor Gimnázium kollégiumában, a Mezıberény - Bélmegyer Kistérségi Általános Iskolában, vendéglátó egységekben, valamint vendéglátó családoknál kerül sor. Az ellátás egy fıre esı költségei évben a Petıfi Sándor Gimnázium Kollégiumában: - szállás: 2.156,- Ft / éj / fı ( 3.100,- Ft / vendégszoba) - étkezés: 1.680,- Ft / nap / fı * (*a megfelelı ellátás érdekében 1.120,- Ft 1,5-szörös normával számolva) Az ellátás teljes költsége: - szállás: 250 fı x 2156,- Ft/éj x 4 éj = ,- Ft - étkezés: 250 fı x 1680,- Ft/nap x 5 nap = ,- Ft - összesen ft. - kávé, üdítı: 500,- Ft / nap / fı kávé, üdítı: 250 x 500,- Ft / fı x 5 nap = ,- Ft További költségek (környék bemutatása, strandbelépı, stb.) Kulturális és sport delegáció fogadásának kb ,- Ft ,- Ft A teljes finanszírozás ( ) hivatalos delegáció kiutazása valamennyi testvérvárosba négy év alatt legalább egyszer, -valamennyi testvérvárosi delegáció fogadása négy év alatt legalább egyszer, kulturális sport delegációk kiutazása legalább egyszer, -fogadása 2011-ben megemelt létszámmal és költségvetéssel becsült költsége: ,- Ft

14 4. Egyéb külkapcsolatok finanszírozása Mezıberény Város Önkormányzati Képviselı-testülete a város intézményei, és a mezıberényi illetékességő egyesületek, civil szervezetek számára külkapcsolataik lebonyolításának segítésére meghatározott pályázati alappal pályázati rendszert mőködtet. A pályázati alaphoz kapcsolódó pályázat lebonyolításával a képviselı-testület a nemzetközi kapcsolatokért felelıs bizottságot bízza meg, a pályázati alap felhasználásáról történı beszámolási kötelezettség mellett. A pályázatra beérkezı projektek elbírálásáról minden évben az év költségvetésének elfogadását követıen a források ismeretében dönt a bizottság.

15 Kiküldetési Szabályzat évi CXVII. törvény A személyi jövedelemadóról 11. Kiküldetés (kirendelés): a munkáltató által elrendelt, a munkaszerzıdésben rögzített munkahelytıl eltérı helyen történı munkavégzés. 12. Külföldi kiküldetés: a belföldi illetıségő magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizetı tevékenységével összefüggı feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli (a továbbiakban: külföld) tartózkodása, továbbá az elızıekkel kapcsolatos külföldre történı utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggı utazást. 1. A szabályzat hatálya kiterjed Mezıberény Város Önkormányzatának tisztségviselıire (polgármester, alpolgármester), képviselıire, az Önkormányzat köztisztviselıire és a delegációs tagokra. 2. A Képviselı-testület költségvetésének meghatározása során dönt a külföldi kiküldetések pénzügyi fedezetérıl. A külföldi kiküldetés utazási rendelvény kitöltésével és annak a Polgármesterrel, illetve köztisztviselı esetében a Polgármester és a Jegyzı aláírásával történı érvényesítéssel rendelhetı el. 3. Az ideiglenes külföldi kiküldetést, teljesítıket külföldi tartózkodásuk során devizaellátmány illetheti meg. A devizaellátmány három elembıl áll: napidíj dologi kiadások fedezetére nyújtott elıleg utazási költség 1. Napidíj Mezıberény Város Önkormányzat Képviselı-testülete a kiküldött delegáció nem köztisztviselıi tagjai részére napidíjat nem állapít meg. A köztisztviselık napidíjáról a köztisztviselık jogállásáról szóló módosított évi XXIII. tv. 49/C. -a rendelkezik. 2. Dologi kiadások A kiküldı a kiküldetés teljes idejére a dologi kiadások fedezetére devizaállományt állapíthat meg, ha a külföldi tevékenység idıtartama, helye, jellege vagy körülményei ezt indokolttá teszik. A kiküldetési devizaellátmány. Az ellátmány konkrét összegét a célszerőség és szükségszerőség figyelembevételével minden kiküldetést megelızıen a Pénzügyi Bizottság határozza meg. A kiküldetéshez felvett devizaellátmányt elılegnek kell tekinteni, és azzal a hazaérkezéstıl számított 3 munkanapon belül el kell számolni. Az ellátmány a magánszemélynél nem bevétel, mivel a kiküldı felé annak összegével számlát csatolva el kell számolnia. Az elszámolást abban a valutában kell teljesíteni, amiben a kiküldött az elıleget felvette. A dologi kiadások fedezetére nyújtott elıleget a kiutazást megelızı munkanapon

16 utólagos elszámolásra kell a kiküldött részére a házipénztárból kifizetni. 3. Utazási költségek Az utazás során igénybe veendı közlekedési eszközt a gazdaságosság figyelembe vételével kell kiválasztani és megrendelni. A megrendelés a Polgármesteri Hivatal nemzetközi kapcsolatokért felelıs, kijelölt személy a feladata, elızetesen bekért árajánlatok alapján. A fizetés átutalással történhet. Hivatali gépkocsi, illetve saját gépkocsi igénybevételére, a belföldi kiküldetésre vonatkozó szabályok az érvényesek, ezt minden esetben a képviselı-testületnek kell engedélyeznie. 4. A hivatalos külföldi utazásokhoz szükséges dokumentumokról a kiküldött gondoskodik 5. Az utazással kapcsolatos baleset- és poggyászbiztosítást a kiutazó köti meg a biztosító társasággal. 6. A devizaellátmány felvételét, a maradványok visszaváltását a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya intézi. 7. A Nemzetközi kapcsolatok keret felhasználásának analitikáját, valamint az errıl készült kimutatást a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya vezeti, illetve készíti el. 8. Az utazással összefüggı szervezési feladatokat (levelezés, jegyek váltása, fogadó fél értesítése, külföldi regisztráció stb.) a Polgármesteri Hivatal nemzetközi kapcsolatokért felelıs, kijelölt személy végzi. 9. A kiküldött delegáció esetén az ezzel megbízott személy a hazatérést követı 15 napon belül készítsen rövid beszámolót a feladat elvégzésérıl és adja át a Polgármester részére.

17 Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás 1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: Kiküldött neve beosztása munkáltatója Kiküldetési ország Kiküldetés célja Utazás oda vissza Év: Sorszám: 2. Indulási és érkezési adatok Indulás Érkezés Honnan Mikor Hová Mikor hó nap óra perc hó nap óra perc Bp. Bp. 3. Napidíjelszámolás Viszonylat Napok Felszámított napidíj Árfolyam Forint Valutane Egy Összes m napra HUF - 1,00 - HUF - 1,00 - HUF - 1,00 - HUF - 1,00 - HUF - HUF - 4. Szállásköltségelszámolás Szálloda..-tól -ig Napok Felszámított szállásdíj Árfolyam Forint Valutane Egy Összes m napra HUF - 1,00 - HUF - 1,00 - HUF - 1,00 - HUF - 1,00 - HUF - HUF - 5. Dologi kiadások elszámolása Valutane Hivatk. Felmerülés Összeg Árfolyam Forint m Ideje Jogcíme HUF 1,00 - HUF 1,00 - HUF 1,00 -

18 HUF 1,00 - HUF 1,00 - HUF 1,00 - HUF 1,00 - HUF 1,00 - HUF 1,00 - HUF - HUF - Összes elszámolt költség: HUF - HUF - Kijelentem, hogy a fentiekben felsorolt költségek teljes mértékben a kiküldı érdekében merültek fel. aláírás 6. Elszámolás valutában és forintban Valutane m Összeg Árfolyam Forint Elıre, utólagos elszámolásra felvett valuta HUF 1,00 - VISA kártyával fizetett tételek HUF 1,00 - Elszámolt költségek HUF - 1,00 - Visszafizetendı valuta HUF - 1,00 - Még jár az utazónak valuta HUF - 1,00-7. Külföldi kiküldetés könyvelési feladása Gazdasági esemény Tartozik Követel megnevezése Valutane m Összeg Árfolyam Napidíj HUF Szállás HUF Dologi: 0 HUF HUF HUF HUF HUF HUF HUF HUF HUF Felvett elıleg elszámolása HUF VISA kártyával fizetett tételek HUF VISA miatti árfolyamnyereség VISA miatti

19 árfolyamveszteség Valuta visszafizetése HUF Még járó valuta kifzetése HUF - Útijelentés dátum aláírás