Ajánlás. elektronikus iratkezelési, dokumentumkezelési és dokumentumtárolási szolgáltatások interfészének kialakításához

Átírás

1 Ajánlás elektronikus iratkezelési, dokumentumkezelési és dokumentumtárolási szolgáltatások interfészének kialakításához 1

2 TARTALOMJEGYZÉK 1 Bevezetés Felhatalmazás Az ajánlás célja Az ajánlás hatálya zetközi szabványok és ajánlások MOREQ SOA OAIS Eddigi hazai kezdeményezések elemzése KIB KIB EKEIDR projekt Mediátor Poszeidon-szakrendszeri interfész Önkormányzati ASP Elektronikus levéltár projekt Elektronikus dokumentumtárolási SZEÜSZ A szolgáltatások bemutatása Iratkezelési szolgáltatás Dokumentumkezelési szolgáltatás Dokumentumtárolási szolgáltatás A szolgáltatások igénybe vételének modellje ASP vagy SaaS használat Szakrendszerek kiszolgálása Szolgáltatások együttműködő képességének feltételei Interfész szolgáltatások meghatározása Adat és dokumentum formátumok meghatározása

3 1 BEVEZETÉS 1.1 Felhatalmazás A közigazgatási és igazságügyi miniszter az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 2. (1) bekezdés c) pontjában meghatározott, e-közigazgatásért való, valamint egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet 2. -ában meghatározott feladatkörében, mint elektronikus ügyintézési felügyelet, a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtásának megkönnyítése érdekében a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény 161. (6) bekezdésében meghatározott hatáskörében a műszaki és biztonsági előírások vonatkozásában a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet 14. (2) bekezdésében meghatározott módon, a közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósíthatóságának biztosításáért felelős miniszter egyetértésével a jelen ajánlást bocsátja ki. 1.2 Az ajánlás célja Az ajánlás - a felhatalmazásnak megfelelően - a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatóknak kíván segítséget nyújtani az iratkezelési, dokumentumkezelési és dokumentumtárolási szolgáltatások szakrendszerek felé biztosítandó egységes szolgáltatásainak kialakítására vonatkozó koncepció bemutatásával. Meghatározza továbbá az elektronikus ügyintézés, iratkezelés, dokumentumkezelés, illetve rövid és hosszú távú dokumentumtárolás együttműködési szintjeit, az együttműködés feltételeit. Az irat- és/vagy dokumentumkezelési, illetve dokumentumtárolási szolgáltatások valamilyen módon gyakorlatilag minden szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatással összefüggésben vannak. Ez egyben azt is jelenti, hogy az irat- és/vagy dokumentumkezelési, illetve dokumentumtárolási szolgáltatások (mint SZEÜSZ-ök) nyújtásához további, egyéb szolgáltatások (SZEÜSZ-ök) igénybevétele szükséges illetve lehetséges. 3

4 Az ajánlás elősegíti az alábbi jogszabályok egységes alkalmazását: évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól (Ket.) 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól 78/2010. (III. 25.) Korm. rendelet az elektronikus aláírás közigazgatási használatához kapcsolódó követelményekről és az elektronikus kapcsolattartás egyes szabályairól 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról (83/2012) 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről (84/2012) 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól (85/2012) 1.3 Az ajánlás hatálya Az ajánlás alkalmazása a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatókra nézve nem kötelező, ugyanakkor a Szeüszr. 19. (3) bekezdése értelmében, amennyiben a szolgáltató az ajánlás alkalmazásáról nyilatkozik, úgy a felügyelet az ellenőrzés során az ajánlásban rendezett kérdésekben kizárólag az ajánlásnak való megfelelést ellenőrzi. Az ajánlásban foglalt elvárások követése így a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatók alapvető érdekeit is szolgálja. 4

5 2 NEMZETKÖZI SZABVÁNYOK ÉS AJÁNLÁSOK Az irat- és/vagy dokumentumkezelést szolgáltató infrastruktúra kifejlesztésével szemben általános elvárás, hogy az alábbi szabványokat vagy műszaki ajánlásokat a releváns komponensek kifejlesztése során figyelembe kell venni. 2.1 MOREQ2012 Az Európai Unió szakosított szervezeteiben a 90-es évektől keresték annak módját, hogy a mind szélesebb körben terjedő elektronikus iratkezelési rendszerek egységes alapelvek és követelményrendszer szerint épüljenek fel, ezáltal biztosítva köztük az interoperabilitást. Az elektronikus iratkezelésre vonatkozó követelmények átfogó előírásai összeállításának igényét először az évi DLM Fórumon fogalmazták meg, a megbeszélés során felmerült 10 intézkedési pont egyikeként. Ezt követően az Európai Bizottság IDA (Interchange of Data between Administrations Kormányzatok közötti adatcsere) programja megbízást adott az elektronikus iratokat kezelő rendszerek (EIKR) mintaspecifikációjának kidolgozására. A közigazgatási szervek iratkezelésének egységesítése és korszerűsítése az Európai Unióban 1999 és 2001 közé tehető (a hullám a KEIR projekt által fémjelezve Magyarországra ben ért el). Ekkor hozták létre az Európai Unióban a MoReq (model requirements for the management of electronic records) elnevezésű ajánlást, melynek célja egy egységes elektronikus iratkezelési működési modell létrehozása, definiálva az elektronikus iratkezelő szoftverek egységes, platform független funkcionális követelményeit, valamint hogy mintaszabályozást nyújtson a nemzeti szabályozásokhoz. A MoReq összefoglalóan tehát az elektronikus iratok kezelésére vonatkozó mintakövetelmények leírása es megjelenését követően a MoReq első, eredeti változatát széles körben vették használatba az európai kontinensen és azon túl. Az Európai Unióban hamar felismerték a MoReq-hez hasonló mintakövetelményekből származó előnyöket, melyek stabil alapot biztosítanak az Elektronikus Dokumentumkezelő Rendszerek követelményeinek kidolgozásához. Megjelenése óta számos szoftverfejlesztő cégben a fejlesztési folyamat részévé vált a MoReq-ben foglalt követelmények feldolgozása. Mindazonáltal a magyar iratkezelési jogszabályokban ennek hatása nem érvényesült, sőt az iratkezelésből, illetve az iratkezelő szoftverekkel szemben támasztott követelményekből gyakorlatilag kimaradtak a dokumentumkezelésre vonatkozó előírások, sőt a dokumentum fogalma sem került definiálásra és ennek hatására az irat és dokumentum fogalmilag keveredik, melyet csak igen nehezen lehet jogilag és a közmegegyezésben is a helyére tenni. 5

6 Az információtechnológia azonban számos változáson ment keresztül 2001 óta. Radikális átalakuláson estek át az elektronikus iratok létrehozását, iktatását és kezelését érintő technológiák. A MoReq 2008-as kiadása, a MoReq2 a technológiai változások figyelembevételével készült. Kiemelt hangsúlyt kapnak az időközben kiadott újabb szabványok és a bevált gyakorlatok. Ennek megfelelően a Moreq2 az eredeti MoReq radikális frissítéseként és kiegészítéseként íródott. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek modellkövetelményeit tartalmazó ajánlás értelemszerűen foglalkozik a hagyományos papír alapú iratok és az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek kapcsolatával, ezen belül is az e rendszerekbe kerülő papír alapú dokumentumok digitalizálásával, elektronikus másolásával. Az ajánlás erre vonatkozó fejezete (Szkennelés és képfeldolgozás) részletezi a papír alapú iratok digitalizálásának lehetséges körülményeit, az alkalmazható eszközöket, fájlformátumokat, az optikai karakterfelismerő szoftverek (OCR) alkalmazásának követelményeit, vagy a szkennelési munkamenet naplózásának mikéntjét. A Moreq2 ajánlásai általánosan elfogadottá váltak Európában. Hazánkban a Moreq2-nek csak bizonyos alapelvei tükröződnek a 24/2006 (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet előírásaiban, pedig potenciális alkalmazásának jelentősége bizonyos levéltár szakmai anyagokban, stratégiákban tetten érhető lásd például A levéltárak középtávú informatikai stratégiája és feladatterve ( ) dokumentumban. Hangsúlyozandó, hogy a Moreq2 rendkívüli fontosságú ajánlás a dokumentumkezelő rendszerek kialakítása, illetve azok interoperabilitása szempontjából, és kevésbé alkalmazható az elektronikus iratok középtávú irattári vagy hosszú távú levéltári megőrzésének garantálására, dokumentumok tárolásának megoldására. Az ajánlás minimum feltételeket fogalmaz meg, ebben az értelemben hasonlatos a hazai közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 35/2005. (XII. 29.) Korm. rendelethez, amelyekhez képest egy elektronikus dokumentumtár, irattár vagy levéltár kialakítása során konkrétabb eljárásrendeket és követelményeket szükséges kialakítani. A Moreq2 után 2010-ben megjelent a Moreq2010, mely már nem a model, hanem a modular szóból eredezteti a betűszót (Modular Requirements for Records Systems). Ez a több mint félezer oldalas verzió már nem általános követelményrendszert fogalmaz meg, hanem kifejezetten egyes szakterületekre alkalmazható speciális elvárásokat, továbbá igyekszik alkalmazkodni az egyre heterogénebbé váló iratkezelési rendszerekhez. A fenti okokból a Moreq2010 (és ezáltal a 2012 is) már kevésbé alkalmazható az e-közigazgatásra általában véve. 6

7 Az alábbi ábra jelzi a Moreq továbbfejlesztésének az irányait. Összefoglalóan, a MoReq célja, hogy egy átfogó, de mégis érthető követelményrendszert biztosítson egy olyan iratkezelő rendszernek, amely rugalmasan adaptálható egymástól gyökeresen eltérő ügykezelő tevékenységekhez, üzleti szektorokhoz és működési formákhoz. Kerüli az egy méret mindenre megfelel megközelítést, ehelyett egy olyan iratkezelési megoldást javasol, amely tartalmazza a különböző típusú iratkezelő rendszerek fő funkcióit, valamint flexibilis és moduláris, lehetővé téve ezzel az olyan speciális és különálló alkalmazásokba való implementálást, amelyek eddig nem rendelkeztek iratkezelési funkciókkal. A MoReq specifikáció egy iratkezelő rendszer szabványos működéséhez szükséges minimális funkcionalitás-gyűjtemény leírása, gyakori események, mint az export és a selejtezés meghatározása, és egy olyan információs modell, amely tartalmazza az entitás típusokat, adatstruktúrákat, metaadat elemeket és funkció leírásokat. Ahol ezek a funkcionalitások teljesen implementálva vannak, megbízhatóan biztosítják az iratkezelő rendszerek közötti átjárhatóságot, ezzel együtt az olyan nyilvántartott iratok átvitelét és migrációját is a különböző implementációjú illetve gyártójú alkalmazások között, amelyek még életciklusuk közepén járnak. A MoReq-nek való megfelelés egyik előnye, amely egyben a MoReq egyik fő célja is, az elektronikus iratkezelő rendszerek közötti interoperabilitás. Egy MoReq kompatibilis iratkezelő rendszer nem csak a saját entitásait tudja értelmezni, hanem exportálhatja azokat egy olyan formátumba, amelyet egy másik iratkezelő rendszer is értelmezni tud. Használhatósága ennek az ajánlásnak azonban mégis korlátozott, hiszen mivel nem kötelező, a hazai iratkezelő szoftverek túlnyomó részben nem vették figyelembe azt, így épp az elektronikus iratkezelő rendszerek közötti interoperabilitást, mint elsődleges célját nem tudja beteljesíteni. 7

8 2.2 SOA A szolgáltatás orientált architektúra (SOA) nem csupán informatikai technológia, sokkal inkább a valódi igényekből a folyamatok komplexitásának, változékonyságának kezelésére kialakított stratégia és módszertan, megfelelő (hozzáillő) technológiai elemekkel alátámasztva. A SOA-ban a feladatok egyszerű és kompakt szolgáltatások valamilyen vezérlés mellett végrehajtott halmazaként kerülnek megvalósításra, szakítva a monolitikus rendszerek bonyolult, szorosan egymásra épülő funkcióinak megközelítésével. A szolgáltatás orientált gondolkodásmódban, a problématér dekomponálása úgy történik, hogy meg kell határozni azokat a szolgáltatásokat, amelyek az építőkövei lesznek a megoldásnak. Az ilyen módon definiált, lazán egymásra épülő szolgáltatások segítségével és a megfelelő fegyelemmel alkalmazott módszertanokkal együttesen lesznek követhetők a szervezet számára a technológia vagy más feltétel változásából fakadó új igények is. Az irat- és/vagy dokumentumkezelést, de a dokumentumtárolást szolgáltató infrastruktúrával szemben is támasztott elvárás, hogy a technológiai komponensei SOA elvek alapján épüljenek fel és működjenek együtt. is beszélve arról, hogy az egyéb szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokkal való együttműködést is csak ezen elvek mentén szabad megvalósítani! 2.3 OAIS Az OAIS (Open Archival Information System) a nyitott archívumok referencia modellje, amely meghatározza a legáltalánosabb tartós tárolással (levéltári szolgáltatásokkal) kapcsolatos fogalmakat, a legátfogóbb bevételezési, ellenőrzési, archiválási, hozzáférési folyamatokat, felelősségi köröket, a tárolt metaadatok körét. Hatásköre kiterjed a digitális és a fizikai anyagokra is, a folyamatok mellett kiemelt szerepe van a szervezetre és a felelősségi körökre vonatkozó követelményeknek is. Az állításait és követelményeit azonban olyan magas szinten fogalmazza meg, hogy alkalmas privát és tudományos archívumok, valamint közlevéltárak megalapozására is. Sem a tárolás, sem az adatcsere konkrét formáiról nem tesz megszorításokat, a legtöbb területen csak a kezelendő problémákat és magas szintű megoldási sémáikat tárja fel, a konkrét megoldásokat már a bevezető intézmény belső szabályozási rendjébe sorolja, azonban a választott stratégiák és megoldások dokumentációs kötelezettségét előírja. Az OAIS szabványt a Consultative Commitee for Space Data System (CCSDS) fejlesztette ki. A pillanatnyilag érvényes kiadása 2002-ben jelent meg, 2003 óta hivatalos ISO szabvány, ISO 14721:2003 néven. A területen gyakorlatilag nincs alternatív szabvány, a világ minden digitális archívuma ezt követi. A levéltárakban a digitális archiválás minden folyamata és rendszere ezen a modellen alapul. Az OIAS modell egyik meghatározó eleme, hogy minden összetartozó információt egy úgynevezett csomagba gyűjtsön. Az OAIS modell az információs csomag szerepe szerint három különböző csomagot különböztet meg: 8

9 SIP: Iratátadási Információs Csomag AIP: Archív Információs Csomag DIP: Kibocsátott Információs Csomag Hatókörét tekintve az OAIS alkalmazhatósága az Elektronikus Irattári szolgáltatásra és/vagy Elektronikus Levéltári szolgáltatásra, illetőleg a Dokumentumtárolási szolgáltatásokra redukálható. Iratkezelési és dokumentumkezelési szolgáltatásokkal kapcsolatosan csak annyiban, amennyiben az az E-Irattárba és/vagy E-Levéltárba adáshoz szükséges csomagok szabványos és/vagy előírásszerű összeállítására vonatkozik. 9

10 3 EDDIGI HAZAI KEZDEMÉNYEZÉSEK ELEMZÉSE Az előző fejezetben ismertetett szabványok és ajánlások alkalmazásán túlmenően az 1026/2007. (IV. 11.) Korm. határozattal létrehozott Közigazgatási Informatikai Bizottság által kiadott alábbi két releváns, már létező ajánlást is célszerű figyelembe venni és a továbbiakban bemutatásra kerülő projektek eredményeit felhasználni. 3.1 KIB 21 A Közigazgatási Informatikai Bizottság 21. számú ajánlásaként adta ki az Ügyfélkapu és Hivatali Kapu kapcsolódás műszaki specifikációját. Az ajánlás célja, hogy bemutassa a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (KR) részét képező Ügyfélkapu és Hivatali Kapu egységekhez csatlakozni szándékozó vagy csatlakozni kötelezett szervezetek számára, illetve a részükre fejlesztést és üzemeltetést végző informatikai szolgáltatók számára: milyen szolgáltatásokat biztosít a KR az elektronikus szolgáltatások nyújtásához; hogyan tudják saját rendszerük szolgáltatásai közé az Ügyfélkaput beilleszteni; hogyan nyújthatják saját szolgáltatásaikat a kormányzati portálon keresztül; hogyan tudnak a Hivatali Kapun keresztül hiteles, bizonylatolt elektronikus dokumentum alapú kommunikációt folytatni az állampolgárokkal; milyen követelményeknek kell megfelelniük a sikeres csatlakozás érdekében. Alkalmazhatóságát tekintve a KIB 21 ajánlás a gyakorlatban a kibővített tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő szoftverek esetében többnyire meg is valósul, hiszen a bővített funkcióként leggyakrabban a központi rendszerhez kapcsolódást, vagy ügyfélkapus azonosítás integrációjának megvalósítását választották a fejlesztő cégek. 3.2 KIB 28 A Közigazgatási Informatikai Bizottság 28. számú ajánlásként adta ki az E-Közigazgatási Keretrendszer projekt eredményeként létrehozott Követelménytárat. A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az Elektronikus közigazgatási keretrendszer tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült 2008-ban. Az E-közigazgatási Keretrendszer létrehozásának célja azon szabványoknak, követelményeknek és előírásoknak a meghatározása, amelyek biztosítják az elektronikus közigazgatás fejlesztéséhez és 10

11 üzemeltetéséhez az egységes technikai, szemantikai, IT biztonsági, alkalmazásfejlesztés-módszertani, valamint projekt-menedzselési és monitoring platformot. A közigazgatás működése során a dokumentáltság, hitelesség követelményéből adódóan az információcsere kiemelt eszköze a résztvevők (közigazgatási szervezetek, állampolgárok, ügyfelek) közötti hivatalos iratok forgalma. Az iratok szervek és ügyfeleik közötti mozgásának, illetve az ügyek kezelése közbeni hivatalon belüli útjának nyomon követése olyan mértékben játszik központi szerepet a közigazgatásban, hogy az elektronikus iratok elterjedése érdekében az iratkezelés témakörét szükséges kiemelni, és a vonatkozó folyamatokat egységesen, minden érintett számára azonosan értelmezhető formában leírni. A szemantikai interoperabilitás szabályainak lefektetésekor azonosítani kellett azokat az architektúra elemeket, melyek között az együttműködés végbemegy, és meg kellett határozni azokat a folyamatokat, amelyek során az együttműködés értelmezhető és meg kellett adni az együttműködés tartalmát vagy módját. E három alapfeladat első eleménél, az alapvető építőelemek meghatározásánál iratkezelési szempontból az alábbi érintett rendszerek lettek kiemelve a szemantikai interoperabilitás megvalósításában: Központi rendszer Hivatali iratkezelő rendszerek és dokumentumtárak Hivatali szakrendszerek E-ügyintézési portálok A második alapfeladatot vagyis azon folyamatok meghatározását, modellezését és leírását melyekre a fenti rendszerek közötti szemantikai interoperabilitás szintű együttműködést meg kell valósítani, a KIB 28 ajánlás részletekbe menően ismerteti. A folyamatok megadása és elemzése közben egyúttal azonosításra kerültek azok a pontok, ahol rendszerek közötti információ-átadásra, interfészre van szükség. A KIB 28 ajánlásban leírt folyamatok bár nem kötelezők, a definiált interfészek használatához, az egységes iratkezelés kialakításához a nagy iratforgalmat bonyolító, elektronikus iratokat alkalmazó közigazgatási szervezetek számára kifejezetten ajánlott. Az ajánlás alkalmazhatóságának korlátai főként abban vannak, hogy aktualizálni volna érdemes, hiszen a Központi rendszert és a régi Ket.-et veszi alapul az alábbi rendelkező hivatkozásaiban: 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerről 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól évi CXL. törvény (Ket.) 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról Az anyag folyamatábrákon, illetve szöveges leíráson keresztül mutatja be az iratkezelés egyes szakaszai, típusai során alkalmazandó lépéseket. A folyamatok kialakítása során nagy súllyal lettek figyelembe véve a központi rendszer által nyújtott szolgáltatások, mivel a 2008-as állapotok szerint 11

12 azok alkalmazásával biztosítható a leghatékonyabban a hivatalok számára a külső felekkel folytatott iratforgalom biztonsága, hitelessége és dokumentáltsága. A folyamatok alkalmazhatósága szerint a központi / osztott / vegyes iktatás, a papír és elektronikus alapú ügyintézés és az iratkezelőben vagy szakrendszerben történő feldolgozásnak megfelelő iratkezelési módozatokra is használhatók. Az ajánlás az általános iratkezelési modell keretében a következő folyamatok részletes leírásait és folyamatábráit tartalmazza: Küldemények küldése magánszemély ügyfél által Küldemény átvétele a BEDSZ rendszerből Ügyfél azonosítása és érkeztetés elektronikus küldemény esetén Biztonsági kockázatot képviselő elektronikus küldemény kezelése Elektronikus irat szignálása Ügyintézési szakasz Iktatás sikertelen előzményezés esetén szakrendszerből Iktatás sikertelen előzményezés esetén iratkezelőben Iktatás sikeres előzményezés esetén iratkezelőben Iktatás sikeres előzményezés esetén szakrendszerből Iktatási adatok változása központi iktatásnál Iktatási adat változása osztott iktatás esetén Irat készítése Véleményezés, aláírás Elektronikus irat küldése Hivatalok közötti elektronikus kommunikáció Papíralapú iratbeadás Papíralapú irat érkeztetése Papíralapú iktatás sikertelen előzményezés esetén osztott iktatásnál Papíralapú irat aláírás, iktatás és kiadmányozás Papíralapú irat küldése elektronikus kézbesítés sikertelensége esetén Irattárba adás, selejtezés, levéltár Komoly előnye az ajánlásnak, hogy a jogszabályokban csak keretjelleggel meghatározott iratkezelési folyamatokat a gyakorlatban alkalmazott általános hivatali munkára vetíti ki, ami által megjelenik egyfelől a szakrendszer 1 fogalma, másfelől az iratkezelő rétegtől független dokumentumkezelő réteg is, továbbá a csoportmunkának bizonyos munkafolyamat-támogató elemei. 1 Szakrendszernek nevezzük - irat- és dokumentumkezelés szempontjából - mindazon informatikai rendszereket, nyilvántartásokat, amelyek egy adott szakterület, illetve specifikusan bizonyos ügytípusok testre 12

13 (A folyamatok leírása során továbbá mindenütt jelöli azokat az interfészeket, melyeket például a központi rendszer nyújt, és aminek a specifikációját a KIB 21 ajánlás tartalmazza.) 3.3 EKEIDR projekt közepén zárult az EKOP számú kiemelt projekt, melynek keretében egy korszerű, gazdaságos, a vonatkozó jogszabályi feltételeknek megfelelő Egységes Központi Elektronikus Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (röviden EKEIDR) került bevezetésre a minisztériumokban és a KEK KH-nál, valamint a Bethlen Gábor Alapkezelő Zrt-nél a Poszeidon tanúsított irat- és dokumentumkezelő rendszer felhasználásával. A projekt a közigazgatás megújításának, azon belül a korszerű informatikai rendszerek kiépítésének egy olyan fontos elemét alkotta, amely egységesíti az addig tagolt irat- és dokumentumkezelést a minisztériumokon belül és azok között, csökkenti a papíralapú adminisztrációt, továbbá növeli az ügyintézés hatékonyságát, gyorsabbá téve azt. A rendszer lehetővé teszi a minisztériumokon belül a digitális aláírás, valamint az automatizált munkafolyamatok terjedését, kiterjeszti az irat- és dokumentumkezelés használatát az ügyintézői körre is, és elősegíti az érintett szervezeteknél a teljesen elektronikus, digitalizált kép alapú ügyintézés kialakulását. szabott kezelésére szolgáló ügyintézési folyamatokat támogatnak, melynek során igénybe vesznek/vehetnek általános célú irat- és/vagy dokumentumkezelési, illetve dokumentumtárolási (ún. repository) szolgáltatásokat. 13

14 Az EKEIDR önmagában integrálva megvalósítja mind az iratkezelési, mind pedig az ahhoz szorosan kapcsolódó dokumentumkezelési szolgáltatást, valamint opcionálisan például a papíralapú dokumentumok hiteles elektronikus dokumentummá való konvertálását. A rendszer használatával az egyes szervezeteknél elektronikusan egyszer már rögzített iratok és dokumentumok másik szervezethez történő eljuttatásával és a releváns adatok újrarögzítése nélküli ügyintézésével megvalósul a minisztériumok között az informatikai rendszerek együttműködése. Erre az automatizált együttműködésre szolgál az EKEIDR úgynevezett Mediátor modulja, amely egy Message-Oriented Middleware megvalósítás. 3.4 Mediátor A Mediátor feladata a Poszeidon rendszerek közötti adatküldés aszinkron, megbízható és tartós módon, valamint az üzenetküldéshez szükséges központi partnertörzs és címjegyzék kezelése az alábbi funkciók megvalósításával. Borítékok elektronikus postázása Elektronikus tértivevény a borítékok érkeztetéséről Státusz és egyéb visszajelzések az elektronikus borítékban érkezett ügyiratokról és iratokról Elektronikusan elpostázott borítékon a borítékkal kapcsolatos visszajelzések követése Elektronikus borítékban továbbított ügyirattal és irattal kapcsolat visszajelzések követése Szervezeti hierarchia, szerepkörök, felhasználók és leíró adataik publikálása Szervezeti hierarchia, szerepkörök, felhasználók és leíró adataiknak fogadása partner törzsbe Automata szinkronizáció a fogadott szervezeti hierarchia, szerepkörök, felhasználók és leíró adataik között A központi szerveren átmenő üzenetek tárolása a szükséges ideig Tárolt üzenetek adminisztratív karbantartása, archiválása 14

15 Az EKEIDR a Mediátorral kiegészítve, az irat- és dokumentumkezelésen felül önmagában integráltan tartalmaz egy konkrét nevesített szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást, a biztonságos kézbesítést, legalábbis különböző szervek egységes Poszedion rendszerei között. 3.5 Poszeidon-szakrendszeri interfész A Poszeidon rendszerhez szabványos WebService alapú interfészek kerültek kialakításra annak érdekében, hogy bármilyen szakrendszer igénybe tudja venni az irat- és dokumentumkezelési szolgáltatásokat. Ezek az interfészek az alábbiak: Elektronikus küldeményfogadási interfész o Érkeztetés kérés o Érkeztetett irat lekérése o Érkeztetési adat lekérése Iktatási interfész o Bejövő iktatás kérés o Bejövő iktatás kérés érkeztetési adatok alapján o Kimenő iktatás kérés o Iktatási adat lekérdezés o Iktatott irat lekérdezés 15

16 o o o Ügy státusz információ frissítés Téves iktatás jelzés Irat tárolás kérése iktatószámhoz Dokumentumtár interfész o Dokumentum tárolása o Dokumentum visszakeresése o Dokumentum változtatása Iratlista interfész o Az adott ügyintézőre szignált iratok listájának lekérdezése o Lejárt határidejű iratok listájának lekérdezése o Lejárt megőrzési idejű iratok listájának lekérdezése Irat-betekintési interfész o Az ügyfél által látható iratok listájának lekérése o Irat elektronikus kiküldése kérés Ügy-státusz interfész o Belső ügy-státusz lekérdezés o Külső ügy-státusz lekérdezés A felsorolt szabványos WebService alapú szakrendszeri interfészek valósítják meg a kapcsolatokat például többek között az alábbi külső rendszerek illetve szolgáltatások irányába: MS-Sharepoint alapú dokumentum- és/vagy feladatkezelő rendszerrel való kapcsolat (KKIR) A Magyar Posta hibrid és inverz hibrid konverziós szolgáltatás (e-küldeményfogadással és továbbítással) Elektronikus Levéltárba adás E-Levéltár projekt által szabályozott megoldása Elektronikus Ügyintézési Felügyelet szakrendszerével való kapcsolat (ÁROP ) 3.6 Önkormányzati ASP Az Önkormányzati ASP központ felállításának (projekt azonosító: EKOP 3.1.6) célja a piaci e- közigazgatási megoldásokra és tapasztalatokra építve egy olyan ASP központ létrehozása a középmagyarországi régióban, amely az önkormányzatok számára lehetővé teszi hatékony forrásfelhasználás mellett a belső működés támogatását és egyes e-közigazgatási szolgáltatások nyújtását korszerű informatikai megoldások segítségével. Az ASP szolgáltató központ keretrendszerén keresztül elérhető tervezett induló alkalmazások köre: Gazdálkodási rendszer, Ingatlan- és vagyonkataszter rendszer, 16

17 Helyi adórendszer, Iratkezelő rendszer, Önkormányzati portál, Ipari és kereskedelmi rendszer valamint a keretrendszeri szolgáltatások. A projektet a Magyar Államkincstár, a Belügyminisztérium, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, a KINCSINFO Kincstári Informatikai Nonprofit Kft., a NISZ zeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt., valamint a Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség, mint konzorciumvezető alkotta konzorcium valósítja meg. 3.7 Elektronikus levéltár projekt Az Elektronikus levéltár projekt (EKOP ) által megvalósítandó egységes elektronikus levéltári rendszer műszaki tervezése már 2007-ben megkezdődött és a maradandó értékű elektronikus adatvagyon hosszú távú megőrzésének biztosítására szolgáló kiemelt projekt megvalósítása 2013-ban ér véget. A projektkonzorcium tagjai a Magyar Országos Levéltár, Budapest Főváros Levéltára és a zeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. Mint minden iratkezelési művelet, úgy minden levéltári művelet alapja is az egyedileg nyilvántartott irat. Ezekhez kell hozzárendelni a metaadatokat és a különböző hierarchikus besorolásokat, csoportosításokat (irategyüttesek, aggregációk). Az iratok levéltári megőrzése akkor lehet sikeres és hosszútávon fenntartható, ha az egyes iratokhoz az ügyintézés során rendelt metaadatok a levéltárban is iratszinten rendelkezésre állnak. A levéltár számára minden elektronikus iratot a Nyílt Archívum Információs Rendszerekre vonatkozó ISO 14721:2003 szabványban szereplő ún. Iratátadási Információs Csomagként (SIP-ként) kell átadni. Az elektronikus levéltár iratkezelő rendszerből, adatbázis adataiból, fájlrendszerből, vagy elektronikus iratok összetartozó gyűjteményéből való átadásra is fel van készülve. Valamennyi átadás az alábbi négy fő átadás típus egyikébe kell, hogy essen: Tanúsított iratkezelő rendszerből történő átadás tanúsított iratkezelő rendszerből származó iratanyag átadása Egyéb iratanyag iratszinten strukturált átadása Egyéb iratanyag nem iratszinten strukturált átadása A SIP előállításának követelményei az archiválás előtti dokumentum eredetétől függően változhatnak az alábbi ábrának megfelelően. 17