PROFIS project. Emlékeztető. Technikai mebeszélés a PROFIS projekt magyar partnerei részére

Átírás

1 PROFIS project SEE/D/0233/1.2/X Emlékeztető Technikai mebeszélés a PROFIS projekt magyar partnerei részére Helyszín: Budapest , Fehérvári út 130. (bejárat a Kondorfa u. 1. felől) Dátum: Január 16. Number of Work Package: WP1 Task: 1.1. GA &PMB meetings Deliverable Dissemination: Internal document Deliverable Due Date: 25 January 2013 Task leader: Contributing partners: LP BZN UG Version Submission date Status Comments from 1 19/01/2013 final Submitted and finalized by BZN

2 09: :20 10:00 10:00 11:00 11:00 12:00 Téma Résztvevők bemutatkozása AGENDA január 16. (Introduction of project participants, responsibilities) A SEE Programme szabályai, működése (elszámolható költségek, jelentések készítése, kifizetések, költések időbeli ütemezése, jelentése, átcsoportosítás) (Rules of South East European Programme (eligible expenditures, reporting, reimbursement, spending forecast, budget shifting) WP3 megvalósítás, tervezett módszertan (WP3 Implementation, planned methodology) Felkészülés a Győri Egyetemen 2013 február 7-8-án - megrendezésre kerülő nyitó projekttalálkozóra (Preparation of the Kick-off meeting, wich will be held in Győr at premises of UG on 7-8 February, 2013) Résztvevők ERDF PP1 ERDF PP1 ERDF PP1 UG LP BZN LP BZN Dr. DŐRY Tibor TILINGER Attila TÓTH Eszter GERGELY Szilvia MOKCSAY Bernadett A megbeszélés célja: - A magyar projektpartnerek felkészítése a SEE Programban való részvételre, - Felkészülés az Universitas Győr által rendezendő nyitó projekt meetingre, a feladatok teendők egyeztetése, átbeszélése - A WP3 munkacsomag rövid áttekintése, a tervezett módszertan kezdeti egyztetése (A WP3 munkacsomag megvalósításával idul a projekt, melynek Az Universitas Győr a felelőse) Bevezető: Mokcsay Bernadett (BZN) ismertette a napirendi pontokat és a megbeszélés célját. Ezután a partnerek röviden bemutatkoztak.

3 A SEE Programme szabályai, működése (elszámolható költségek, jelentések készítése, kifizetések, költések időbeli ütemezése, jelentése, átcsoportosítás): Mocsay Bernadett (BZN) a VÁTI Nonprofit Kft. által készített összefoglaló diák alapján röviden bemutatta a program működését, szervezeteit, szereplőit és szabályait. Finanszírozás: 85% ERFA forrás, 10% hazai társfinanszírozás, 5% önerő JTS (Joint Technical Secretariat) és a vezető partner (a teljes konzorcium nevében) szerződést köt az ERFA támogatásra. A vezető partner a JTS-nek küldi be a projekt szintű jelentést, valamint a JTS folyósítja a vezető partner felé az ERFA támogatást. A vezető partner utalja azt tovább a projekt partnerek felé. Magyarországon a hitelesítésre kijelölt szervezet (First Level Control Body) a VÁTI Nonprofit Kft. A Magyar projekt partnerek a VÁTI-val kötnek szerződést a hazai társfinanszírozásra (A társfinanszírozás összege a partneri költségvetés10%-a, mely 100% előlegként kerül kifizetésre) A hazai partnereknek VÁTI felé kell benyújtaniuk a partneri jelentést valamint hitelesítésre a felmerült költségeket. A VÁTI állítja ki kettő eredeti példányban a hitelesítési nyilatkozatot (Declaration on validation of expenditures) melynek egy példányát a vezető partner részére kell átadni a project szintű jelentés összeállításához. A társfinanszírozási szerződés megkötése ügyében a projekt partnernek kell eljárnia. Ez a vezető partnertől függetlenül zajlik. A társfinanszírozási szerződés megkötéséhez a vezető partner megküldi a következőket: - JTS-szel megkötött főszerződés másolatát (Subsidy Contract) - Az elfogadott pályázatot (Application Form/AF) - A Partnerségi megállapodást (Partnership Agreement) - A Lead Partner Confirmation másolatát A szerződéskötéshez szükséges kitöltendő nyomtatványokat a VÁTI Nonprofit Kft. adja ki. A 3/a és 3/b nyomtatványt az elfogadott pályázati nyomtatvány (AF) alapján kell kitölteni. A szerződéskötéshez szükséges projekt összefoglalót szintén a pályázati nyomtatvány (AF) alapján kell elkészíteni - magyar nyelven - abban a projekt megvalósítása során a projekt partner feladatait kell leírni. Jelentések: A partneri jelentések benyújtása szintén a vezető partnertől függetlenül zajlik. Minden periódus végén a partneri jelentés esetében hiánypótlására 2 alkalom és összesen 15 nap áll rendelkezésre.

4 A vezető partner a partnerektől kapott beszámolók alapján állítja össze a projekt szintű jelentést. Nagyon fontos a tervezett időbeli költés betartása, mivel a projekt csak 2 éves és hosszabbításra nincs lehetőség. Elszámolási periódusok közül az 1. és a 2. periódus három, a többi 6 hónapos. Az 1. periódus vége március 31. Átcsoportosítás: Költségátcsoportosításra partnerek között 1 alkalommal van lehetőség a projekt futamideje alatt. Költségsorok és munkacsomagok között projekt szinten 10% erejéig lehet eltérni a tervezettektől. Az egyes partnerek ilyen jellegű átcsoportosítást csak a vezető partner és a JTS jóváhagyásával tehetnek meg. Elszámolási irányelvek: Ezek részletes leírását a VÁTI által kiadott tájékoztató tartalmazza. Külső szolgáltatások esetében 1000 EURO értékhatár felett 3 árajánlat szükséges a piaci ár igazolására. Olyan szervezet nem lehet ajánlattevő, amelyben a projekt partnernek tulajdonrésze van. A személyi költségek és a munkaidő elszámolás alátámasztására time-sheet vezetése szükséges. Ebben fel kell tüntetni, hogy az adott személy melyik activityben milyen tevékenységet végzett. A beszámolóhoz csatolni kell a munkaszerződést és a munkaköri leírást is. A költségeket EURO-ra a periódus utolsó hónapjának középárfolyamával kell átszámítani. A napidíjak elszámolásának 3 elfogadott módszere: (A felmerült költségek összege egyik módszer esetén sem haladhatják meg az EB által megállapított napidíj mértékét.) 1. EB által megállapított napidíj: fedeznie kell a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, 2. Belső szabályozás szerinti külföldi napidíj + szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés, 3. Ha nem kerül külföldi napidíj kifizetésre: a szállás, ellátás, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés költsége számolható el. Az elszámolásokhoz mindig az eredeti számlákat kell benyújtani. A projektben bevétel nem keletkezhet. Ha bevétel keletkezik, annak összege levonásra kerül a támogatásból. Külső szakértői díjak soron számolandók el a megbízási szerződések díjai. Nem kell kötelezően táblát kitenni az intézményre a projekt megvalósításával kapcsolatban.

5 Felkészülés a Győri Egyetemen 2013 február 7-8-án - megrendezésre kerülő nyitó projekttalálkozóra A kick-off meeting célja a projekt közös értelmezése. Az első General Assembly meeting-en (GA) főleg az adminisztratív, pénzügyi és menedzsment feladatokat kell átbeszélni. Ez közelítőleg 1 napot vesz igénybe majd meg kell fogalmazni az 1-6 hónap teendőinek listáját is. Fontos a minőségbiztosítási folyamat tisztázása és a módszertan ismertetése. Legkésőbb április közepe-vége felé újabb GA meeting-et volna célszerű összehívni, ahol már a szakmai programot komolyan el kell indítani. Ez sok feladatot jelent majd, mivel néhány partner nem rendelkezik elég tapasztalattal ezen a területen. Számukra több útmutatást és segítséget kell adni. Áprilisban el kellene kezdeni a National Study-k elkészítését. Ki kell hangsúlyozni, hogy a projekt igen szoros időbeli ütemezéssel valósul meg, hosszabbításra nincs lehetőség. A szervezéssel kapcsolatban megállapodás született, hogy a meghívót, a közlekedési tudnivalókat, szállás javaslatokat az UG január 18-án kiküldi a partnerek részére. A regisztrációs lapot január 25-i határidővel kéri vissza. A megbeszélésen közösen véglegesítésre került az Agenda. A végleges programot a vezető partner küldi meg a résztvevőknek. A jelenléti ívhez és a kitűzőkhöz használandó template-eket a vezető partner készíti el és küldi meg UG-nek, ezekből a regiszrációs lista alapján UG elkészíti a kitűzőket és a jelenléti ívet. A partnerek prezentációit a vezető partner gyűjti össze. A meeting végén Mokcsay Bernadett megköszönte a részvételt és lezárta a megbeszélést. Budapest, január 19.