2014/11. SZÁM TARTALOM

Átírás

1 2014/11. SZÁM TARTALOM Utasítások oldal 29/2014. (II. 18. MÁV-START Ért. 11.) sz. vezérigazgatói utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról... 2

2 Utasítások ÉRTESÍTŐ 29/2014. (II. 18. MÁV-START Ért. 11.) sz. vezérigazgatói utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV-START Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetései szabályozásának meghatározása, így különösen: a munkavállalók kiutazásának tervezési és engedélyezési rendje, a kiküldetések szakmai, pénzügyi, adminisztrációs előkészítése, a valutaellátmány és szállásköltség mértéke, a kiküldetési költségek elszámolási alapelvei, a kiutazások eredményeinek hasznosításával kapcsolatos szabályok meghatározása. Az utasítás célja továbbá MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon teljesített munkavégzésével kapcsolatos külföldi kiküldetésének és elszámolásának szabályozása. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasításban foglalt szabályokat a MÁV- START Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetéseire, valamint az 1. számú melléklet szerinti úti okmányok megújítására és használatára kell alkalmazni. Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV-START Zrt. valamennyi munkavállalójára. A szomszédos országokban a közös határállomásokon történő munkavégzést, a határátlépő igazolvánnyal rendelkező munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos eljárási rendet és az elszámolást jelen utasítás 2. és 3. számú melléklete szabályozza. Az utasítás személyi hatálya nem terjed ki a MÁV-START Zrt. munkavállalóinak belföldi kiküldetéseire, valamint az Utasellátó Központ beosztott munkavállalói napi munkavégzéssel kapcsolatos kiutazásaira. 1 1 Az Utasellátó Központ munkavállalóira a KSZ Helyi Függeléke alkalmazandó Felelősség Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Kabinetvezető, végrehajtásáért az érintett munkavállalók és a munkáltatói jogkörgyakorlók a felelősek. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Határátlépési igazolvány: határátlépésre jogosító okmány, mely annak a magyar állampolgárnak adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges. Jelenleg új határátlépési igazolványok az NFM január 8-án kelt állásfoglalása alapján nem kerülnek kiadásra. Humánszolgáltató: MÁV SZK Zrt. Humánszolgáltató szervezet Ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kiküldetés): a MÁV-START Zrt. által elrendelt, a társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyarország területén kívül tartózkodás, ha annak egybefüggő időtartama nem haladja meg a 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás. IHIR: Integrált humán információs rendszer (SAP HR) Kiküldött: a MÁV-START Zrt.-vel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy. MFB: mozdonyfedélzeti berendezés; adatszolgáltató rendszer, amely a továbbított vonatokról és a vontatójármű egyes műszaki paramétereiről nyújt valósidejű információt, többek között az elektronikus menetigazolványhoz (is) szolgáltat adatokat. Utazók: a jegyvizsgáló (belföldi és nemzetközi) és vezető jegyvizsgáló (belföldi és nemzetközi), a vizsgáló főkalauz, a mozdonyvezető, a motorvonat vezető, a gépészeti vonalellenőr, a mozdonyvezető és motorvonat vezető gyakornok munkakörökben foglalkoztatottak. Útielőleg: Jelen utasítás szempontjából a hivatalos külföldi utazáshoz (kiküldetéshez) a munkavállalók részére az utazás során felmerülő kiadások fedezetére valutában és/vagy forintban előzetesen rendelkezésre

3 bocsátott összeg, amely tartalmazza a napidíjat és a szállásköltségek fedezetére előzetesen rendelkezésre bocsátott összeget. Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat: A felvett útielőlegek és a kiküldetéssel kapcsolatos költségek elszámolására elektronikusan kitöltendő bizonylat. A nyomtatvány elektronikus változata letölthető a MÁV SZK Zrt. Számviteli Szervezet honlapjáról ( Sablonok / Pénzforgalom / Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV- START dolgozók számára). Valutapénztár: A MÁV SZK Zrt. Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés által üzemeltetett házipénztár, amely a házipénztárra vonatkozó általános szabályok szerint a pénzforgalmát valutában bonyolítja le. Alkalmazott rövidítések: ÁME: Átvétel és Minőségellenőrzés BK: Beszámoló készítés BSZR: Bejövő Számlakezelő Rendszer IHIR: Integrált Humán Információs Rendszer KSZK: Kimenő Számla Könyvelés MNB: Magyar Nemzeti Bank NKSZ: MÁV Zrt. Nemzetközi Kapcsolatok Szervezet PFK: Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés Sztv.: Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A kiküldetések prioritásai A kiutazásoknál figyelembe kell venni a 43/280/2009. Alapítói Határozatban foglaltakat: - az EU intézményeinél befolyással rendelkező fórumok, a közösségi előírások adaptálását elősegítő nemzetközi szervezetek rendezvényeire történő kiutazások, - a MÁV-START Zrt. jogainak érvényesítését elősegítő, eredményeinek bemutatását célzó utazások, - a nemzetközi személyforgalom lebonyolítását szolgáló nemzetközi egyeztetések és tárgyalások (menetrend, díjszabás, üzemeltetés), 3 - beruházásokkal, illetve beszerzésekkel, tenderekkel kapcsolatosan a külföldi partnerrel folytatott tárgyalások, típusvizsgálatok és műszaki-minőségi átvételek, - a MÁV-START Zrt. Főmérnökség, ÁME szervezet által harmadik fél megbízása alapján, megkötött keretszerződés értelmében külföldön végzett műszakiminőségi átvétel, - a MÁV-START Zrt. különböző szervezeti egységei által valamely nemzetközi szervezet vagy külföldi fél megbízása alapján végzett tervezési, kutatási, kísérleti munkák, - a Társaságnál előállított termékek, valamint a nyújtott szolgáltatások értékesítését elősegítő utazások, - a műszaki fejlődést, a szakmai színvonal növelését elősegítő szakértői utazások, - a nemzetközi szervezetekben vállalt, a Társaság érdekeit is szolgáló kölcsönös kötelezettségek teljesítésére vonatkozó utazások. 4.2 A kiküldetések költségtervezése és engedélyezése A kiküldetési költségkeret meghatározása Az éves kiküldetési költségkeretet, illetve annak szervezeti egységenkénti belső megosztását a vezérigazgató engedélyezi az éves üzleti tervben a Kabinet, illetve a Humánerőforrás Gazdálkodás javaslata alapján, a Kontrolling jóváhagyásával, figyelemmel az alábbi szempontokra: a 4.1 pontban felsorolt prioritások, - az előző év tényadatai és felhasználási tapasztalatai, - az egyes szervezetek által elkészített éves kiutazási terv és előzetes költségbecslés. A költségkeret optimális felhasználása és jobb tervezhetősége érdekében a rendelkezésre álló költségkeret 85%-a osztható fel a szervezeti egységek között. A fennmaradó 15% vezérigazgatói tartalékot képez. A kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egység vezetője keretével saját hatáskörben gazdálkodik, és gondoskodik arról, hogy év közben a keret túllépésére ne kerüljön sor.

4 A kiküldetési költségfelhasználást a Kontrolling folyamatosan figyeli és negyedévenként göngyölített kimutatást terjeszt a vezérigazgató, az általános vezérigazgatóhelyettes, a kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egység vezetője és a vezetői értekezlet elé Kiutazás engedélyezése A külföldi utat a kiküldendő munkavállaló munkáltatói jogkörgyakorlója készíti elő jóváhagyásra a szakterület igazgatója számára. Ha nincs az adott szervezetnek igazgatója, akkor a MÁV-START Zrt. munkáltatói jogkörgyakorlásának rendjéről szóló hatályos vezérigazgatói utasítás alapján a munkavállaló munkáltatói jogkörgyakorlója hagyhatja jóvá a kiutazást a felfektetett ügyirat alapján. Ha a kiutazásra előre be nem jelenthető ellenőrzés céljából, rendkívüli esemény következményeként vagy soron kívüli egyeztetés miatt kerül sor, kivételesen az ügyirat felfektetése rövid úton történő egyeztetéssel későbbre halasztható. Ekkor ugyanúgy kell eljárni, mint amikor az utazást megelőzően kerül sor az engedélyeztetésre, az ügyirat az utazás megtörténte után a fentiek szerint kerül engedélyezésre. Az ügyirat utólagos felfektetése és az engedélyezés akkor halasztható későbbre, ha a rövid úton történő egyeztetés dokumentált formában megtörtént (erre a célra írt feljegyzés, esetleg formájában). A kiutazó ebben az esetben a biztosítási kártyát megkapja az NKSZ-től a kiutazás előtt, a napidíj és az egyéb ellátmány azonban csak utólag, az ügyirat utólagos felfektetését követően vehető át a pénztárban. Kiküldetés csak abban az esetben engedélyezhető, ha a kiküldött a korábbi utazásáról az útijelentést az előírt határidőn belül leadta, a felvett ellátmánnyal pedig az utasításban szereplő határidőig leszámolt. Kivétel ez alól, ha a kiküldött két kiutazás között csak három munkanapot tölt itthon és a második utazásának hossza miatt az utasításban előírt határidőn túl érkezik haza vagy először utazik a Társaság képviseletében külföldre A kiküldetés pénzügyi előkészítése, a kiküldött költségtérítése A kiküldött köteles a költségmegtakarítást célzó rendelkezéseket (lásd 9. számú melléklet), útmutatásokat figyelembe venni, különös tekintettel az alábbi szempontokra: - az egy értekezlet egy résztvevő tárgyalóképes nyelvismerettel elvének érvényesítése, ennek hiányában írásos állásfoglalás az adott vasútszakmai nemzetközi szervezet felé (UIC, CER, stb.), - a kiutazási napok számát szigorúan az értekezlet vagy esemény programjához kell igazítani; - a költségtérítéses szakmai úton, kiállításon és vásáron a részvétel csak rendkívül indokolt esetben történő, kivételes engedélyezése, elsősorban felsővezetői szinten, alapos szakmai indoklással ellátva; - a vasúti közlekedést előnyben kell részesíteni (a legfeljebb egy éjszakai utazással elérhető úticélok esetén, amikor a költség utazási költségek és napidíj így alacsonyabb, mint repülővel történő utazás esetén); - az érvényes szálláskeret betartása mellett a kiutazó törekedjen a gazdaságosabb lehetőségek igénybevételére; - elsősorban a helyi tömegközlekedési eszközök igénybevétele ajánlott Napidíj A napidíj a kiküldöttet a külföldi kiküldetés tartamára, a kiutazással kapcsolatban felmerült többletköltségek fedezetére megillető költségtérítés. Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők napidíja 44 EUR. Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. A napidíj után a kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli. Az engedélyezettnél hosszabb, indokolt kiküldetés esetén a hosszabb kint-tartózkodást és a többletköltséget a kiküldetés engedélyezőjével utólag jóvá kell hagyatni. Személygépkocsival történő utazás esetén a kiküldetés indulási és érkezési ideje a magyar határ átlépésének tényleges időpontja.

5 Vonattal történő utazás esetén a kiküldetés indulási ideje a vonatnak az utolsó magyarországi megállási helyéről történő menetrend szerinti indulási ideje, érkezési ideje a vonatnak az első magyarországi megállási helyre történő tényleges érkezési ideje. Repülőgéppel vagy hajóval történő utazás esetén az indulási időpont a meghirdetett indulásnál egy órával kevesebb, az érkezési pedig a tényleges érkezésnél egy órával több. A kiküldetésben töltött teljes (24 óra) napokhoz még hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat: ha az így fennmaradó tört rész eléri a 8 órát, egész napnak számít, teljes napidíj jár. Ha a fennmaradó tört rész meghaladja a 4 órát, de kevesebb mint 8 óra, akkor a kiküldöttet a napidíj 50%-a illeti meg. Az ugyanazon a naptári napon kezdődő, ismétlődő, 24 óránál rövidebb, egymást követő kiküldetések esetén a fenti időtartamok egybeszámítása is választható: a) légi és vízi út esetén, az együttesen számított utak között az érkezés utáni és az újabb indulás előtti egy-egy óra csak akkor vehető figyelembe, ha az érkezés szerinti időpont és az újabb indulási időpont között legalább két óra eltelik; b) ha az együttesen számított utak között az érkezés és az újabb indulás között eltelt idő nem több mint két óra, akkor ez az időtartam is kiküldetésnek minősül. Ha a kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés tartama alatt díjtalan ebédben vagy vacsorában részesül, az adott napra jutó napidíjat étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell Szállásköltség A szállásköltség a kiküldetés során a kereskedelmi szálláshely igénybevételéért fizetendő összeg. Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők szállásköltségnek naponta elszámolható összege legfeljebb 120 EUR lehet. A szállásköltség rendelkezésre bocsátása útielőleg formájában történik, melyről az utazó köteles a MÁV-START Zrt. nevére és székhelyének címére kiállított számlával elszámolni. 5 A szállásköltség részét képezi a számlán feltüntetett reggeli költsége is. A szállásköltség túllépése nem megengedett. Ha a szállásköltség indokolt esetben mégis túllépi a megengedett keretet, az utazó előzetesen szállásköltség-kiegészítést kérhet, az összeget az ügyiratban egyértelműen szerepeltetve. A szállásköltség túllépését a vezérigazgató engedélyezheti az ügyiratban. Ha a meghívó tartalmazza, hogy a meghívó fél a szállást biztosítja, akkor szállásköltség nem folyósítható. A szállás fogalma alatt csak olyan szálláshely értendő, amely az alapvető komfortérzetet biztosítja, azaz fűtés, meleg víz, fürdőszoba és reggeli biztosított Utazási költségek Taxiköltség: a) Belföldön: A kiküldött a lakásától vagy munkahelyétől a munkahely vagy lakhely szerinti település közigazgatási határán belül lévő pályaudvarig vagy repülőtérig, illetve onnan a lakásáig vagy munkahelyéig taxit vagy repülőtéri autóbuszjáratot vehet igénybe, amelynek díját a MÁV-START Zrt. nevére és székhelyének címére kiállított számla alapján elszámolhatja, az engedélyező jóváhagyása alapján. A taxi közigazgatási határon kívül eső viszonylatra történő igénybevételét a munkáltatói jogkörgyakorló egyedileg engedélyezheti. b) Külföldön: A kiküldött külföldön fölmerült szükséges utazásai során elsősorban a közösségi közlekedési eszközöket veheti igénybe. Az érkezés napján a pályaudvarról, repülőtérről a szállodába vagy a tárgyalás helyszínére, az indulás napján a szállodából vagy a tárgyalás helyszínéről a pályaudvarra, repülőtérre, továbbá utazás közben a pályaudvarok, repülőterek közötti utazásra igénybevett taxi díja számla (nyugta) alapján elszámolható. Megfelelő indokolással alátámasztott esetben a munkáltatói jogkörgyakorló egyedileg engedélyezheti egyéb szállítási szolgáltatások igénybevételét külföldön Közösségi közlekedési költségek: A külföldi közösségi közlekedés költsége számla vagy egyéb bizonylat (nyugta, menetjegy) alapján számolható el. Az egyéb bizonylatnak a költség pontos összegét minden esetben tartalmaznia kell.

6 Hálókocsi díjak: Ha a kiküldött utazásához vasúti szabadjegyet és hálókocsijegyet kapott, az általa előzetesen vagy a vonaton megfizetett helybiztosítási díjat, valamint a kötelező szervízdíjat, pótdíjat számla alapján elszámolhatja a tényleges igénybevételnek megfelelően. Ha a kiküldött olyan vonattal, fekvő- vagy hálókocsival utazik, amelyre szabadjegy nem biztosítható, akkor a menetjegy, fekvőhelyjegy, hálókocsijegy forint fizetés ellenében történő beszerzéséhez a kiküldő szervezet megrendelő levele szükséges, amelyben a kiküldő szerv cégszerű aláírással ellátott nyilatkozatában igazolja az utazás szolgálati jellegét és közli a kiküldött nevét. A jegy beszerzéséhez a kiküldött elszámolási előleg felvételére jogosult. A felvett összeggel bizonylattal igazoltan az általános szabályok szerint az elszámolási előleget igénylő ügyiratban kell elszámolni. Gépkocsi költségei: A vállalati tulajdonú gépjármű külföldön történő használatát jelen utasítás hatálybalépésekor a 14/2013 (III. 29. MÁV-START Ért. 11.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. tulajdonát képező és flottaszerződés keretében használatban lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról szóló utasítás szabályozza. Az elszámolási előleg igénylés folyamatát jelen utasítás hatálybalépésekor a 7/2011 (XII.16. MÁV Ért.27.) GÁVIGH sz. utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról szóló utasítás tartalmazza Dologi kiadások A szállás- és utazási költségen felül felmerült, a kiküldetéssel kapcsolatos indokolt kiadások: - hivatalos távirati, fax és távbeszélő költség, - hivatalos csomagok szállítási költsége, - kiállításhoz, rendezvényhez kapcsolódó költségek (pl.: belépőjegy, készpénzben fizetett részvételi díj), - úti okmányok kiállítási költsége, - a vízum díja és a vízum beszerzésével kapcsolatos költségek, - valutaváltásánál felmerült költség, - repülőtéri parkolási díj, - bőrönd fóliázási költsége, 6 - szállodai internethasználat (ennek költségét a szállodai számlán kell feltüntetni), - egyéb, egyedi elbírálás alá eső költségek a Társaság nevére és székhelyének címére (MÁV-START Zrt Budapest, Könyves Kálmán krt ) kiállított számla alapján számolhatóak el. 4.4 A kiküldetés szakmai előkészítése A kiküldő munkáltatói jogkörgyakorló a külföldi tárgyalásra kiutazót köteles érdemben eligazítani, megadni a tárgyaláson elérendő célokat és meghatározni a kiutazó által képviselni szükséges irányelveket. Ha a Társaság több szervezeti egysége vagy a MÁV- START Zrt.-n kívüli szerv is érintett a külföldi tárgyaláson, akkor a kiküldetés megkezdése előtt álláspont-egyeztetést kell végezni a képviselendő MÁV-START" vagy magyar álláspont kialakítására. Az egyeztetés eredményét - eltérő véleményeket - emlékeztetőben, jegyzőkönyvben kell rögzíteni. 4.5 A kiküldetés adminisztrációs előkészítése Kiutazási ügyirat A kiküldetés engedélyezéséhez a meghívó, illetve a műszaki-minőségi átvételi bejelentő lap megérkezését követően haladéktalanul ügyiratot kell felfektetni úgy, hogy az az engedélyeztetési eljárást követően legkésőbb a kiküldetés első napját megelőző 5 munkanappal az NKSZ-hez megérkezzen. Diszkont légitársaság járatainak igénybevételi szándéka esetén az ügyiratot a megrendelés sikere érdekében haladéktalanul, legkésőbb a kiküldetés első napját megelőző 10 munkanappal, el kell juttatni az NKSZ-re. A külföldi kiküldetési ügyiratnak tartalmaznia kell: - 1 példányban kitöltve a 4. sz. mellékletet, - 2 példányban kitöltve az Adatlap az ideiglenes kiküldetéshez című nyomtatványt (5. sz. melléklet) - a meghívót, - a rendezvény részletes programját, napirendjét, - ha az utazás nem vonattal történik: az utazási lehetőségek tételes összehasonlítását, az összegeket szerepeltetve, - a szolgálati jegy átvételéhez szükséges Jegyigénylés nyomtatványt 2 példányban.

7 Az engedélyezés megtörténte után az ügyiratot a Kabinet további ügyintézés céljából átadja az NKSZ-nek. Az NKSZ gondoskodik: - a napidíj, szállásköltség és egyéb dologi kiadások utalványozásáról: a kiküldött a valuta házipénztárban 2 veheti át ellátmányát, legkorábban az utazás előtt 5 munkanappal. A kiküldött az ellátmányt személyesen, akadályoztatása esetén meghatalmazottja útján (írásos megbízás alapján) veheti fel; - az utazáshoz szükséges biztosítási kártyákról (a biztosítási kártya legkorábban az utazás előtt 5 munkanappal vehető fel a NKSZ-nél); - az elektronikus repülőjegyekről; - a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettes szállásfoglalásáról (a Társaságok közötti megbízási szerződés alapján); - a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettes vízumának beszerzéséről. A kiutazó maga intézi a szállásfoglalást és vasúti menetjegyek beszerzését (szolgálati jegyigénylés), az NKSZ csupán a repülőjegyfoglalásért és a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettes szállásfoglalásáért felel Közlekedési mód Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni. Ennek érdekében a kiküldött az ügyiratba előzetes összehasonlító kalkulációt helyez az úticél megközelítéséhez igénybe vehető közlekedési eszközök - elsősorban vonat árairól, feltüntetve az utazással összefüggésben várható további költségeket is (napidíj, szállásköltség, szervízdíj, stb.). Az optimális változatról figyelemmel a várható költségekre, a kiküldetés időtartamára, a kiküldött egyéb feladataira, stb. - a munkáltatói jogkört gyakorló vezető dönt. Ha a külföldre utazás repülőgéppel történik, Európán belüli utazásnál turista osztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható. A négy óra repülési időt meghaladó Európán kívüli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál az osztály meghatározása a vezérigazgató egyedi elbírálása alá esik. 2 Az Utasellátó Központ vezetője a napidíjat az Utasellátó pénztárában veheti fel Vasúti szabadjegy igénylése és kiadása a szolgálati utazáshoz A szolgálati utazáshoz szükséges nemzetközi vasúti szabadjegy igénylése és kiadása az alábbiak szerint történik: - A szolgálati menetjegyigénylést a 6. sz. melléklet szerinti formanyomtatványon kell intézni. - A szolgálati utazáshoz igényelt jegyről a kiutazás engedélyezése után előzetes t kell küldeni a szolgalatijegyigenyles@mavstart.hu címre vagy a 01/22-25 fax számra. - Helybiztosítás (ülő-, háló-, fekvőhely) esetén a jegyigénylést a kiutazás engedélyezése után előzetesen a fenti címen kívül a szolgálatihelybiztositas@mav-start.hu címre is meg kell küldeni. - A szolgálati jegyek kiadása és visszavétele ügyfélfogadási időben lehetséges a MÁV- START Székházban található (1087 Bp., Könyves Kálmán krt ), 6. sz. mellékletben megjelölt irodában. Ügyfélfogadási idő: hétfőtől-csütörtökig: , pénteki napokon A helyfoglalás a Menetjegyirodában (Címe: 1051 Budapest, József Attila u. 16.) hétfőtől-péntekig vehető át. - A szolgálati jegyigénylés nyomtatvány valamennyi rovatát ki kell tölteni (név, telefonszám, szolgálati cím, kiutazás engedély száma stb.), azt az illetékes szervezeti egység vezetőjének aláírásával és a szervezeti egység bélyegzőjével el kell látni és a kiutazás előtt, a jegy átvételekor le kell adni. - A szolgálati jegy átvételéhez az engedélyezett Jegyigénylés nyomtatvány mindkét példányát át kell adni. A nyomtatványra rávezetik a kiadott jegy sorszámát. Az egyik igénylőlapot a kiutazó a jegy átvételekor visszakapja. Ezt a jegy visszaadásával egyidejűleg be kell mutatnia, ezen kerül elismerésre a visszaadás ténye. Ezt a Jegyigénylés nyomtatványt kell az ügyiratba helyezni, melynek megléte az egyik feltétele az ügyirat irattárazásának. - Az utazáshoz kiadott jegyet (akár kártya, akár szelvényes formátumú) a jegyigénylés nyomtatványon megjelölt napon kell visszaadni.

8 4.7. Vízum beszerzése Vízumköteles országba történő utazás esetén a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettes esetében az NKSZ, egyéb esetben a kiküldött maga gondoskodik a vízum beszerzéséről. A vízum a MÁV Zrt.-vel szerződött utazási irodán keresztül is beszerezhető. 4.8 Útijelentés készítése és hasznosítása A kiküldött köteles a külföldi utazásról történő visszatérést követően 10 munkanapon belül egy nyomtatott példányban útijelentést (7. sz. melléklet) készíteni, azt a szolgálati vezetővel aláíratni és a Kabinet részére egy eredeti példányt megküldeni, egyidejűleg azt köteles a Kabinetnek elektronikus formában is eljuttatni az utijelentes@mav-start.hu címre. Az útijelentés egy példányát vagy annak másolatát a kiküldetést engedélyező szakmai felettesnek is át kell adni a megjelölt határidőn belül. Az útijelentés tartalmi, formai követelményeinek való megfelelés és a határidőre történő megküldés a kiküldött és a munkáltatói jogkörgyakorlója közös felelősségi körébe tartozik. Ha az útijelentést a kiutazó nem adja át a Kabinetnek 10 munkanapon belül, a kiutazó további kiutazásai nem engedélyezhetőek. A kiküldött útijelentésében foglaltakat a kiküldő munkáltató értékeli és szükség esetén köteles az útijelentésben foglaltak alapján a felügyeleti területén megtenni a nemzetközi vonatkozású és a belső intézkedéseket. A kiküldött munkáltatói jogkörgyakorlója az útijelentéseket indokolt esetben bemutatja a vezérigazgatónak, illetve a téma szerint illetékes vezérigazgató-helyettesnek. Ha az útijelentésben érintett nemzetközi vonatkozású és belső intézkedések végrehajtása több szervezetet érint, gondoskodik az érintett szervezetek megfelelő tájékoztatásáról. Ha a feladatok végrehajtása MÁV-START Zrt.-n kívüli szerveket, szervezeteket is érint, gondoskodik az érdekeltek tájékoztatásáról. A szolgálati vezető által aláírt útijelentés egy példányát az ügyiratban kell helyezni. 4.9 Utólagos költségelszámolás A költségelszámolás folyamata A kiküldött a hazaérkezést követő 3 munkanapon belül kitölti az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat nyomtatványt (8. sz. melléklet). A költség elszámolási nyomtatvány a kiutazási ügyirattól független utat jár be, de az ügyirat irattárazása előtt az elszámolás egy eredeti, aláírt példányát bele kell helyezni az ügyiratba (a számlamásolatokkal együtt). Az aktuális nyomtatvány elektronikusan letölthető a MÁV Zrt. Számviteli Szervezet honlapjáról ( / Segédletek / Sablonok / Pénzforgalom / Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV-START dolgozók számára). A kiküldött az elektronikus változat I. (Kiküldetési utasítás) és II. (Költségelszámolás) részét tölti ki, a többi részbe nem írhat A költség-elszámolási nyomtatvány átadása az NKSZ részére a. A nyomtatvány elektronikus kitöltése után a kiküldött a csatolandó bizonylatokat beszkenneli és az elektronikus nyomtatvánnyal együtt valamennyi bizonylatot elküldi előzetes egyeztetésre az NKSZ részére az international@mav.hu címre. A nyomtatványt a következő file névvel kell elmenteni és elküldeni: Kiküldetés_abcd_éééé.xls, ahol az abcd a bizonylat egyedi sorszáma, az éééé pedig a kiutazás éve. A sorszámot úgy kell megadni, hogy az mindig 4 karakterből álljon, az értékkel nem rendelkező helyekre 0-t kell írni (pl. a 42/2014. sorszám esetén a file név: Kiküldetés_0042_2014). b. Az NKSZ a költségelszámolást a rendelkezésére álló adatok és a csatolt bizonylatok alapján ellenőrzi. A felülvizsgálat eredményéről ben értesíti a kiküldöttet (a tábla nyomtatható és aláíratható), aki az NKSZ által visszaküldött nyomtatványt íratja alá az arra jogosulttal. c. A kiküldött ezt követően a házipénztárban befizeti a felvett előlegből fel nem használt összeget. A költségelszámolás nyomtatvány megfelelő rovatába bejegyzi a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát. 8

9 d. Ha az NKSZ már visszaigazolta, hogy a költségelszámolás rendben van, a kiküldött 2 példányban kinyomtatja a költségelszámolás első oldalát, azokat aláírja és aláíratja a munkáltatói jogkörgyakorlójával. e. A kiküldött a kinyomtatott, aláírt és munkáltatói jogkörgyakorlójával láttamoztatott költségelszámolás egyik példányát beküldi az NKSZ részére, ehhez csatolja minden számla és bizonylat eredeti példányát. A HUF-ban felmerült igazolt költségek ezt követően kerülnek kifizetésre a PFK útján. A kiküldött a költség-elszámolási nyomtatvány kitöltését úgy köteles intézni, hogy az előzetesen ellenőrzött és a munkáltatói jogkörgyakorlójával aláíratott bizonylat legkésőbb a hazaérkezéstől számított 10 munkanapon belül az NKSZ-hez beérkezzen. Az aláírt költségelszámolás második példányához csatolja valamennyi számla és bizonylat másolatát, és ezt belehelyezi az ügyiratba még irattározás előtt, amikor az ügyirat visszaérkezik hozzá Egyéb rendelkezések Utazás elmaradása A személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat az Infotv. rendelkezéseinek megfelelő mindenkor hatályos adatvédelmi szabályzat előírásainak megfelelően kell kezelni. Ha a tervezett, ügyirattal indított utazásra nem kerül sor, az bármilyen okból kifolyólag meghiúsul, akkor a felvett útielőleggel az utazás lemondását követő 3 munkanapon belül köteles a kiutazó elszámolni. A meghiúsult utazáshoz igényelt menetjegyeket és helybiztosítást az utazás meghiúsulásának közlését követően a kiutazó azonnal köteles lemondani (a szolgalatijegyigenyles@mavstart.hu címen és a Menetjegyirodában). Ha a lemondás csak kezelési költséggel lehetséges, akkor a kiutazó köteles a kezelési költséget megfizetni a Menetjegyirodában, annak összegéről számlát kérni, a jelen utasításban leírtak szerint költségelszámolást készíteni és a számlát benyújtani. Ha a kiutazó a szolgálati jegyeket és a helybiztosítást, felárat, globáldíjas menetjegyet a jegyigénylésen feltüntetett jegyátvételi időpontig nem veszi át, akkor az igény az adott átvételi napon megadott ügyfélfogadási idő lejártával törlésre kerül. 9 A helybiztosításokkal, felárral, globáldíjas menetjeggyel kapcsolatban esetlegesen felmerült költségek a kiutazó személy szolgálati helyére kerülnek ráterhelésre A kiutazási ügyirat irattározása Az utazást követően, a költségelszámolás és útijelentés elkészítése után a kiutazási ügyirat akkor irattározható, ha az alábbi dokumentumok mindegyike megtalálható benne: - az utazás engedélyezését bizonyító Kiutazási kérelem, - az Adatlap egy példánya, - a munkáltatói jogkörgyakorló által aláírt költségelszámolás (eredeti), számla- és bizonylat-másolatok, - az Útijelentés aláírt példánya (másolat), - az aláírt szolgálati jegyigénylés másolata, - a meghívó, - a rendezvény részletes programja, napirendje, - az utazási alternatívák tételes összehasonlítása. 5.0 HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK 5.1 Hivatkozások évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.) évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről - 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet a külföldre utazásról szóló évi XII. törvény végrehajtásáról - 101/1998. (VIII. 1.) Korm. rendelet a külföldre utazásról szóló évi XII. törvény végrehajtásáról - 285/2011. (XII.22.) Korm. rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről - 7/2011.(XII.16. MÁV Ért.27. ) GÁVIGH számú gazdasági általános vezérigazgatóhelyettesi utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról

10 - 14/2013 (III. 29. MÁV-START Ért. 11.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. tulajdonát képező és flottaszerződés keretében használatban lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról - 46/2013. (XII. 20. MÁV-START Ért. 36.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. munkáltatói jogkörgyakorlásának szabályozásáról Jelen utasítás megfelel a évi vasúti személyszállítási közszolgáltatási szerződés rendelkezéseinek. 5.2 Hatályon kívül helyezések Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 28/2010 (XII.20 MÁV- START Ért. 12.) sz. vezérigazgatói utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról. Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti az 5/2010. (V.14. MÁV- START Ért. 5.) ÁAVH. sz. általános adminisztrációs vezérigazgató-helyettesi utasítás és annak 14/2010. (VII. 30. MÁV-START Ért. 8.) ÁAVH sz. általános adminisztrációs vezérigazgató-helyettesi utasítás módosítása a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszon munkát végző MÁV- START Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetése szabályozásáról. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS Jelen utasítás a közzététele napján lép hatályba, és visszavonásig hatályos sz. melléklet: A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV- START Zrt. munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos külföldi kiküldetés szabályozása 3. sz. melléklet: Külföldi kiküldetési elszámolás a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon, illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon történő munkavégzésre. 4. sz. melléklet: Kiutazási kérelem minta 5. sz. melléklet: Adatlap az ideiglenes külföldi kiküldetéshez 6. sz. melléklet: Jegyigénylés külföldi szolgálati utazáshoz nyomtatvány 7. sz. melléklet: Útijelentés minta 8. sz. melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat nyomtatvány 9. sz. melléklet: 43/280/2009. sz. Alapítói Határozat Ungvári Csaba s.k. vezérigazgató 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző munkavállalók munkavégzéséhez szükséges határátlépési igazolványok megújításának és használatának szabályozása

11 11 1. sz. melléklet A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző munkavállalók munkavégzéséhez szükséges határátlépési igazolványok megújításának és használatának szabályozása 1. Határátlépési igazolvány megújítása Az utasítás személyi hatálya alá tartozó munkavállaló (lásd jelen utasítás 2. számú melléklete) meghatározott országokban csak érvényes határátlépési igazolvány birtokában végezheti a feladatát. Határátlépési igazolvány a MÁV-START Zrt. olyan munkavállalójának adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges, amit a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője aláírásával igazol. Határátlépési igazolvány a szomszédos országba történő átlépésre kerül kiadásra, és csak a bejegyzett határátmenetben érvényes A határátlépési igazolvány megújításának adminisztratív feltételei A határátlépési igazolvány megújítását az érintett szervezeti egység az e melléklet végén található Kérelem kitöltésével, az érvényesítendő határátlépési igazolvány beküldésével és az útlevélkérő lappal együtt kezdeményezheti a Kabinetnél. A megújítás feladatait a Kabinet végzi. A határátlépési igazolvány érvényesítéséhez szükséges: o útlevélkérő lap, amely bármely okmányirodában igényelhető. Az útlevélkérő lap kitöltése az érvényes személyi igazolvány és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány (lakcím kártya) adataival megegyezően történik, o a visszaküldéshez a munkavállaló nevét és lakcímét kell megadni, az aláírás részben azonban a munkáltatói jogkörgyakorló aláírásának és a szervezet pecsétjének kell szerepelnie, o az útlevél kérő laphoz mellékelni kell 2 db igazolványképet, amelyet nem szabad a kérőlapra felragasztani. o a lejárt érvényességű vagy megrongálódott igazolvány újbóli érvényesítése, illetve cseréje esetében a kérelemhez mellékelni kell a lejárt, illetve megrongálódott igazolványt. A határátlépési igazolványt 5 évi érvényességgel az útlevélhatóság állítja ki. A kiállított okmányt a kiállító szervtől kizárólag a Kabinet megbízottja veheti át és ő adja tovább kimutathatóan az érintett szervezeti egység részére A határátlépési igazolvány tárolása A határátlépési igazolvány tárolásáról az érintett szervezeti egység köteles gondoskodni. A határátlépési igazolványok tárolási helyét a munkáltató jogkörgyakorlója jelöli ki. A tárolás szigorúan elzárt helyen, az adatvédelmi törvények figyelembevételével történik A határátlépési igazolvány kiadása eseti munkavégzéshez A határátlépési igazolvány kiadását és visszavételét a munkáltatói jogkörgyakorlója, illetve az általa megbízott felelős beosztott átadási könyvben köteles vezetni, amelyben a kiküldött munkavállaló az átvételt, az átvevő a visszavételt aláírásával és a dátum feltüntetésével igazolja.

12 12 Az átadási könyvben feltüntetendő adatok: a határátlépési igazolvány tulajdonosának neve, a kiutazás helye, a határátlépési igazolvány száma, a kiadás és visszaszolgáltatás ideje, a kiutazó munkavállaló és a visszavevő aláírása A határátlépési igazolvány kiadása tartós használatra A határforgalmat ellátó munkavállaló és a vonatforgalom lebonyolításában résztvevő, ha a szolgálati helyéről rendszeresen távol vált, vagy egyéb indokolt körülmény miatt a határátlépési igazolvány szolgálatonkénti átvétele és leadása a szolgálat akadálymentes ellátása nélkül nem lehetséges, igazolványát magánál tarthatja. Ennek engedélyezése az időtartam meghatározásával együtt a munkavállaló körülményeit és szakmai munkáját mérlegelve a munkáltatói jogkörgyakorló feladata. 2. A határátlépési igazolvány használata A határátlépési igazolvány megőrzéséért, sérülésmentes állapotáért és szabályszerű felhasználásáért az érintett munkavállalót munkajogi és büntetőjogi felelősség terheli. Erről a munkavállalót a határátlépési igazolvány első átadásakor kimutathatóan tájékoztatni kell. A szolgálati útlevél érvényességéért a munkavállaló és munkáltató együttesen felel. A tartósan kiadott határátlépési igazolványt a munkavállaló köteles szolgálatában állandóan magánál tartani. Az igazolvány előírásszerű használatát a szolgálatba jelentkezéskor, illetve a munkavégzés közben szúrópróbaszerűen ellenőrizni kell, az ellenőrzés tényét pedig a menetigazolványra fel kell jegyezni. A határátlépési igazolványt tartósan magánál tartó munkavállaló, ha egy hétnél hosszabb betegállományba kerül, szabadságra megy, vagy magánútlevéllel külföldre utazik köteles az igazolványát a munkáltatói jogkörgyakorlójának leadni. A munkaviszony megszűnésekor a határátlépési igazolványt le kell adni és azt meg kell küldeni a Kabinet részére. A határátlépési igazolvány elveszítése vagy eltűnése esetén haladéktalanul értesíteni kell a Kabinetet. A kiadott határátlépési igazolványok számát és az érvényesség időtartamát a Humánerőforrás Menedzsment Szervezet rögzíti az SAP-ban is. A kiadott igazolványokhoz kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettség a Kabinetet terheli.

13 13 Kérelem határátlépési igazolvány megújítására A MÁV-START Zrt. szervezeti egysége nevében az alábbi munkavállalók részére határátlépési igazolvány megújítását kérem: Törzsszám Név Munkakör Melyik országba?* Indokaink a következők: Kelt:,..év.hó napján. Munkáltatói jogkörgyakorló aláírása * Horvátország, Románia, Szerbia, Ukrajna, Szlovákia Melléklet:. db kitöltött és aláírt útlevélkérő lap (fényképekkel együtt). db határátlépési igazolvány

14 14 2. sz. melléklet A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos külföldi kiküldetés szabályozása 1. A szabályozás személyi hatálya Az utasítás jelen mellékletének személyi, szervezeti hatálya kiterjed a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon rendszeresen dolgozó, és a munkavégzőt ellenőrző MÁV-START Zrt. munkavállalókra. A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetésére a havi munkaidő beosztás alapján kerül sor. 2. A kiküldetés időtartama A kiküldetés időtartama a munkavégzés céljából külföldre történő kiutazástól (a továbbiakban: kiutazás) a külföldről történő hazautazásig (a továbbiakban: hazautazás) terjedő kint-tartózkodás egybefüggő időtartamát (azaz a megszakítás nélkül külföldön eltöltött időt) jelenti. A kiutazásnál és a hazautazásnál egyaránt az országhatár átlépésének tényleges időpontját kell figyelembe venni (ez alól kivételt képeznek az utazók, lásd következő bekezdés). A határátlépés időpontja nem lehet indokolatlanul távol a külföldön végzett munka kezdésének, illetve befejezésének időpontjától (azaz a lehetőségek függvényében szigorúan a munka kezdéséhez és befejezéséhez kell igazítani). Az utazók esetében a kiutazásnál és a hazautazásnál az utolsó magyar állomásról történő menetrend szerinti elindulás, illetve az első magyar állomásra történő tényleges megérkezés időpontját kell figyelembe venni, a menetfordulóban foglaltaktól eltérni csak előzetes munkáltatói jogkörgyakorló által kiadott engedély alapján lehet. 3. A napidíj 3.1. A napidíj mértéke A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók napidíját a következők szerint kell megállapítani: Munkakör Napi 8 óra (vagy több esetén) (Euro) Minimum 4 óra, de nem több mint 8 óra esetén (Euro) kocsi tisztítás átvevő ügyintéző kocsi vizsgálati technológus kocsivizsgáló műszaki művezető műszaki szakelőadó vezető jegyvizsgáló (nemzetközi) vezető jegyvizsgáló (belföldi) vizsgáló főkalauz mozdonyvezető 7,5 3,75 A napidíjat a tárgyhót követően, a tárgyhó 15-én érvényes MNB középárfolyamon számított belföldi fizetőeszközzel kell kifizetni.

15 Napidíj elszámolása, kifizetése A napidíj elszámolása az utazók kivételével a Külföldi kiküldetési elszámolás külföldi közös határállomásokon, illetőleg a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon) történő munkavégzésre nyomtatvány (3. sz. melléklet) alapján történik. Jegyvizsgáló, vezető jegyvizsgáló, vizsgáló főkalauz napidíj elszámolásának alapjául a szolgálati lapon rögzített adatok szolgálnak. A kiküldetési elszámoláson, a határállomásokon rendszeresen dolgozók esetében az illetékes vezénylésre vagy rendelkezésre (hálózati személyszállítási főirányító) jogosult munkavállaló, az ellenőrzésre jogosultak esetében az illetékes vezénylésre jogosult munkavállaló vagy a munkáltatói jogkört gyakorlója ellenjegyzése szükséges. Az elszámolás sorszáma az ügyirat iktatószámával egyezik meg. A kiküldetési elszámolást havonta egyszer, utólag, hó végén az illetékes időadat közlő részére kell átadni, aki az adatokat az IHIR-ben rögzíti, és az elszámolást a dokumentálási előírásoknak megfelelően megőrzi. Mozdonyvezető esetében az MFB berendezéssel felszerelt vontatójárműveken a munkavállaló által az MFB berendezésben rögzített adat alapján a rendszer automatikusan rögzíti a határátlépés időpontját. A külföldi kiküldetésben töltött időadat így az MFB-EMIG rendszerben generálódik. Ha a rendszerben generálódott adat helyességét vitatják, az időadatok ellenőrzését végző munkavállaló köteles az adott kiküldetés időadatainak, az elszámolás helyességének vizsgálatára. Az ellenőrzést és felülvizsgálatot a teljes adatállományra a bérszámfejtési zárásban szúrópróbaszerűen kötelező elvégezni. Az MFB berendezéssel nem rendelkező vontatójárműnél a munkavállaló menetigazolványon köteles rögzíteni a határátlépés időpontját, ideértve az oda-vissza úton történő határátlépést is. A menetigazolvány adatfeldolgozásával foglalkozó munkavállaló az FVS EMIG rendszerben rögzíti az adatokat. Az időügyintéző feladatot ellátó munkavállaló a bérszámfejtési zárásban szúrópróbaszerűen köteles ellenőrizni az elszámolás helyességét és a szükséges javítást elvégezni Költségviselés A napidíj a munkavállaló munkáltatása szempontjából illetékes szervezeti egységet terheli.

16 16 3. sz. melléklet Külföldi kiküldetési elszámolás a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon, illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszon történő munkavégzésre. év. hó A kiküldött neve: Törzsszáma: Munkaköre: Szervezeti egysége: Szolgálati helye (kóddal): A kiküldetés helye (ország + határállomás): Az elszámolást aláíró neve, munkaköre: Sorszám Határátlépés időpontja odautazásnál Munka kezdése a határállomáson Munka befejezése a határállomáson Határátlépés időpontja hazautazásnál Kiküldetés megszakítás nélküli időtartama* nap óra : perc nap óra : perc nap óra : perc nap óra : perc óra : perc Határátlépés helye * határátlépéstől határátlépésig Jóváhagyom, a fenti adatok a vezénylésnek megfelelnek:.. Kelt: vezénylésre jogosult munkavállaló / munkáltatói jogkört gyakorló v. a kijelölt munkavállaló ph.

17 17 4. sz. melléklet Kiutazási kérelem Tartozik a XXX számú ügyirathoz Az ügyiratba helyeztük XY kiutazási kérelmét (valamint az eseményre szóló meghívót, programot, napirendet stb.). o a kiutazó neve, munkaköre, szervezeti egysége, törzsszáma o a kiutazás célja, az értekezleten, illetve átvételen történő részvétel szükségessége, a kiküldetés indoklása o a kiküldetés időpontja o a kiutazás helye (ország, város) o a tárgyalási és utazási napok száma (ahol a kiküldetésben eltöltött napok számát az utazási és tárgyalási illetve munka végzési napok összege adja) o a tárgyalások illetve átvételi munka kezdésének és befejezésének időpontja o a titokvédelmi szabályok betartásával a tárgyaláson képviselendő álláspont o az utazás várható költségeinek tételszerű felsorolása (keretgazdálkodás): napidíj, szállásköltség, dologi költség, utazási költség, o a felmerülő költségek viselésének részletezését és hivatkozási alapját o az átvételi bejelentő lap alapján az elvégzendő munka feladattervét. Egyéb megjegyzés: (pl. a kiutazás repülővel / nem repülővel történik.) Kérjük a fentiek alapján a kiutazást xx tárgyalási és yy utazási, összesen zz nappal engedélyezni, a kiküldetéshez szükséges napidíjat, szállásköltséget és egyéb ellátmányt és útiokmányokat biztosítani szíveskedjenek. Dátum kiutazó vezető Engedélyezte:. igazgató

18 18 5. sz. melléklet Ügyirat száma:./ / Adatlap az ideiglenes külföldi kiküldetéshez Kiutazó neve: Vasúti tel.: Beosztása: Szervezeti egység: Törzsszáma: Szolgálati hely kód: cím: Mobil.: Nyelvtudás (nyelv és szint): Útlevélszám: Utazás célja: Ország: Város: Indulási időpont: Hazautazás időpontja: Hazaérkezés időpontja: Tárgyalási napok száma: Utazási napok száma: Kiküldetésben eltöltött napok összesen: Utazás módja: Repülőjegy foglalása szükséges: Az igényelt járat kijelölése: Szállásfoglalás: Az igényelt hotel megjelölése: Alternatív szálloda: Érkezési idő: óra előtt 18:00 óra után VISA kártya szám: VISA kártya típusa: A kártya érvényessége: Tételes költségelszámolást választ: IGEN/NEM Egyéb megjegyzés:.... Budapest, Kiutazó Szolgálati vezető XY MÁV-START Zrt. XY MÁV-START Zrt.

19 MÁV-START Zrt. ÉRTESÍTŐ JEGYIGÉNYLÉS külföldi szolgálati utazáshoz sz. melléklet 1. A KIKÜLDÖTT(EK) ADATAI Név Vasúti utazási ig. száma Szolgálati hely Telefonszám 2. A JEGYEKET ÁTVEVŐ SZEMÉLY ADATAI Név Szolgálati hely Telefon Az odautazás napja: 201. Jegy(ek) átvételének dátuma: 201. A visszautazás napja: 201. Jegy(ek) visszaadásának dátuma: 201. A külföldi kiküldetés./201. /.. sz. alatt engedélyezve. Budapest, 201 ph. A kiutazást engedélyező közvetlen vezető aláírása 3. AZ IGÉNYELT JEGYEK CÉLÁLLOMÁS (ország/város): Érintett vasutak Jegy(ek) sorszáma 1 Visszavétel időpontja Átvétel napja: átvevő aláírása 4. HELYBIZTOSÍTÁS Viszonylat Utazás napja Vonatszám Vonat indulási ideje Típus Helybiztosítás Kategória A kiadott jegyeket hiánytalanul visszavettem. Budapest, szolgálati jegy ügyintéző aláírása Az Igénylést 2 példányban nyomtassa ki és küldje el a kitöltött Jegyigénylés lapot szkennelve a szolgalatijegyigenyles@mav-start.hu címre, vagy a 01/22-25 fax számra. A szolgálati jegyek kiadása és visszavétele a MÁV-START Székházban található (1087 Bp., Könyves Kálmán krt ) 222-es irodában hétfőtől-csütörtökig: , pénteki napokon között. Helybiztosítás esetén a Jegyigénylést küldje meg a szolgalatihelybiztosítas@mav-start.hu címre is. A helybiztosítás a Menetjegyirodában 1051 Budapest, József Attila utca 16. hétfőtől-péntekig , vehető át

20 20 Kitöltési útmutató A 2 oldalas Jegyigénylés nyomtatványt tollal vagy géppel kell kitölteni 2 példányban. A kitöltött, aláírt, a szervezet bélyegzőlenyomatával ellátott Jegyigénylést kell eljuttatni a nyomtatvány alján található címekre. A nyomtatvány egyes rovatait a következők figyelembevételével kell kitölteni: A jobb felső sarokban fel kell tüntetni a kiutazó társaságának nevét. 1. mező A kiutazó személy nemzetközi utazásakor 1. kocsiosztályra csak akkor jogosult, ha Vasúti utazási igazolványa 1. kocsiosztályra szól, és legalább 20 év kedvezményre jogosító társaságnál eltöltött munkaviszonnyal rendelkezik vagy a Vasúti utazási igazolvány sorszáma 9 -es számjeggyel kezdődik. A kiutazó kocsiosztályjogosultságát az Üzletszabályozás és menetkedvezmény jogosult ellenőrizni. Több személy együtt utazása esetén, ha a kiutazók eltérő kocsiosztályra jogosultak, a 2. kocsiosztályra jogosult személy abban az esetben utazhat 1. osztályon, ha olyan vezetőjével kell együtt utaznia, aki 1. kocsiosztályra jogosult, vagy ha olyan utazásról van szó, amely több mint tizenkét órás időtartamú. A szolgálati helynél a kiutazó szervezeti egységét kell megadni. 2. mező Ezt a rovatot csak akkor kell kitölteni, ha a több személy szerepel a Jegyigénylési nyomtatványon, illetve ha egy személy utazása esetén nem a kiutazó veszi át a jegyet. A jegy átvételének dátumaként a kiutazást megelőző munkanapot, a visszaadás dátumaként pedig a visszaérkezést követő első munkanapot kell megjelölni. Fel kell tüntetni a jegyigénylés nyomtatványon a jóváhagyott kiutazási ügyirat számát. A kiutazást engedélyező közvetlen vezető aláírásával és a szervezeti egység bélyegzőlenyomatával igazolja a kiutazás jóváhagyását. 3. mező Az igényelt jegy mezőben az igénylőnek kell beírnia a célállomást (ország/város), valamint az érintett vasutak rovatba a közlekedési társaság rövidített azonosítóját. A jegyek sorszáma és a visszavétel időpontja rovatot a jegykiadó munkatárs tölti ki. Az igényelt jegy mezőben feltüntetett jegyek átvételét és a jegyek szabályszerű használatáért a felelősség vállalását az átvevőnek aláírásával kell elismernie. 4. mező Az igénylőnek kell kitöltenie a helybiztosításra vonatkozó rovatokat. A helybiztosítás típusa lehet ülő, fekvő vagy háló. A helybiztosítási kategóriák: ülő típus esetén 1. vagy 2. osztály; fekvő típus esetén 6 vagy 4 személyes; háló típus esetén T3 vagy Double vagy Single. A kiadott jegyek visszavételét a Jegyigénylés alján a szolgálati jegy ügyintéző aláírásával és bélyegzőlenyomatával igazolja. A szolgálati jegy visszaadását igazoló Jegyigénylés egyik példányát a kiutazónak a kiutazási ügyiratba kell helyeznie, ami az irattárazás egyik feltétele.