Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése és folyamat felülvizsgálata

Átírás

1 Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése és folyamat felülvizsgálata Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása Budapest XX. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részére Budapest, június 26. Verzió: 02 IFUA Horváth & Partners Kft. H-1119 Budapest Fehérvári út 79. Telefon: +36 (1) Fax: +36 (1) A HORVÁTH & PARTNERS csoport tagja T H E P E R F O R M A N C E A R C H I T E C T S Barcelona Berlin Boston Budapest Düsseldorf Madrid Munich Prague Stuttgart Vienna Zurich

2 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 2/16 1. Bevezetés Az Önkormányzat az Államreform Operatív Program (ÁROP) A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Közép-magyarországi régióban tárgyú pályázata keretében benyújtott, Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztési és folyamat felülvizsgálati pályázata vissza nem térítendő támogatásban részesült. Az IFUA az Önkormányzat által feladott egyszerűsített közbeszerzési eljáráson nyerte el a szerződés teljesítésére való jogosultságát. Jelen dokumentum feladatkörébe eső részfeladat: pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása A feladatkör végrehajtásához kapcsolódó jogszabályok elsősorban: Az államháztartásról szóló évi XXXVIII. tv. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Kormány-rendelet A számvitelről szóló évi C törvény Az államháztartási szervezetek beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet A közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. törvény A projekt első szakasza feladatai a helyzetelemzés, illetve a helyzetelemzés eredményeként a főbb stratégiai célok, irányvonalak meghatározása volt. Ennek során felmérés készült a jelenlegi pénzügyi és gazdálkodási folyamatokról, a pénzügyi mozgásokhoz kapcsolódó döntési helyzetekről. A felmérés alapján az Önkormányzat képviselőivel egyeztetve kerültek szövegszerű, hatálybaléptetésre alkalmas formába a jelen tanulmányhoz csatolt dokumentumok. A részfeladatot a projektszervezet részeként működő Gazdálkodási Munkacsoport látja el. A munkacsoport végzi el a szükséges helyzetfelméréseket, majd megfelelő módon dokumentálja azokat. Kidolgozza a területen szükséges változtatások tervét, javaslatot készít és kidolgozza, dokumentálja azt. A munkacsoport munkáját a projektvezetés irányítja és felügyeli. 2. Részfeladat célja Az államháztartás szervezeteinek vagyoni és pénzügyi helyzetét, működését és szaktevékenységi alakulását jelentősen meghatározza a pénzügyi-gazdasági eseményekre, döntési eljárásokra vonatkozó előírások, jogszabályok mindenkori betartása. Tapasztalataink szerint a Polgármesteri Hivatalok jelenlegi szabályzatai nem azonos struktúrájúak, ezért szükséges azok felülvizsgálata, rendszerezése, átdolgozása az egységes szervezeti bevezetés kritérium rendszerének megfelelően, továbbá a működtetés véleményeztetése szakmai és jogi szempontból. A részfeladat célja a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás rendszerének átalakítása úgy, hogy egyértelmű felelősségi hierarchiát eredményezzen, másrészről átlátható és hatékony pénzügyi és

3 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 3/16 gazdálkodási folyamatokat indukáljon. A feladat megvalósítása során áttekintettük az intézmény működését átfogóan meghatározó alapdokumentumokat, illetve az azok közötti kohéziót. Az elemzés feladata kötelezettségvállalásra és a kötelezettségvállalási nyilvántartásra vonatkozó hatályos jogszabályok és belső szabályzatok elemzése. A részfeladathoz kapcsolódó dokumentumok, illetve a lefolytatott konzultációk alapján elvégzendő feladatként meghatározásra került az önkormányzat hatályos kötelezettségvállalási rendjének áttekintése. 3. Helyzetértékelés A kötelezettségek vállalásának folyamatát Pesterzsébet Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, AZ ELLENJEGYZÉS, AZ UTALVÁNYOZÁS, VALAMINT A SZÁMLÁK IGAZOLÁSÁNAK RENDJÉRŐL c. dokumentumban szabályozta. A szabályzat kiterjed a Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalás ellenjegyzése Szakmai teljesítés igazolás Érvényesítés Utalványozás Utalvány ellenjegyzése Összeférhetetlenség fogalomkörének szabályozására. A dokumentum kezeli a 217/1998. (XII.30.) kormányrendelet előírásait. A szabályzat megfelelően részletezi a kötelezettségvállalás körébe tartozó jognyilatkozatokat, és azt, hogy a kötelezettségvállalási hatáskörrel felruházott munkatársak (jegyző, szervezeti egységvezetők stb.) milyen tartalmú jognyilatkozatok esetében gyakorolhatják a polgármestertől kapott jogkörüket. A szabályzat rögzíti a kötelezettségvállalás összegszerű határait, de nem rendelkezik arról, hogy vállalkozási tevékenység/szolgáltatás igénybevételekor összességében mekkora összeghatárig rendelkezhet a kötelezettségvállalási jogkörrel felhatalmazott munkatárs. 4. Javaslatok Javasoljuk a szabályzatot az alábbi témakörökkel bővíteni: Tárgyéven túli fizetési kötelezettségek (fedezet biztosítása, megvalósítás időtartama szabályozása) Kötelezettségvállalással terhelt pénzmaradvány

4 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 4/16 (beérkezett számlákkal kapcsolatos feladatok, nyilvántartás) Felelősségvállalás szabályozása (a Ktv.-vel összhangban a fegyelmi, anyagi felelősség szabályozása) Kötelezettségvállalás formái (tételes felsorolás) Előzetes kötelezettségvállalás (közbeszerzés, pályázati kiírások, támogatási konstrukció esetén) Utalványrendelet nyomtatvány elkészítése, alkalmazása Aláírásra jogosultak jegyzékét aláírás-mintával kiegészíteni Egyebek (javasoljuk szövegszerűen az alábbiak szerint az önkormányzati szabályozásban megjeleníteni) a.) Értelmező rendelkezések: Kötelezettségvállalás: Különösen a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére foganatosított olyan intézkedés, amely a jövőbeni fizetési kötelezettséggel jár. Különösen az írásban lefektetett kinevezés, személyi juttatások megállapítása, foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése, szolgáltatás megrendelése, tárgyi eszközök és készletek beszerzése, beruházási és felújítási szerződések aláírása, olyan pénz kifizetéssel nem járó megállapodás, amely alapján a felek kölcsönös szolgáltatással tartoznak egymásnak, valamint minden más fizetési ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés, megállapodás kötése, illetve bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés. Előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása, a pályázat kiírása amennyiben nem kerül visszavonásra. Ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy o o o o Az okmányok jogszabályoknak, az önkormányzat döntéseinek megfelelnek, Az adott kötelezettségvállalásnak megfelelő pénzügyi forrás - összegszerűen és jogcímében rendelkezésre áll, A kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, A kötelezettségvállalás szakmai feladatellátást szolgáló szükségességének vizsgálata megtörtént. Szakmai teljesítés igazolása: A kiadás teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt az adott jogügylethez kapcsolódó ellenőrzés, melynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállalt kötelezettség teljesítése megfelelő-e és megalapozza-e a kiadások teljesítését, illetve a bevételek beszedését. Szakmai teljesítést igazoló: a kötelezettségvállaló, illetve az általa írásban megbízott személy vagy a jogügyletben érintett szervezeti egység vezetője. b.) pénzügyi működés szabályosságát erősítő előírások A kötelezettségvállalás az e szabályzat szerint ellenjegyzési jogosultsággal rendelkező személy ellenjegyzése után, és csak írásban történhet.

5 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 5/16 Ellenjegyzés nélkül gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható. Minden olyan kötelezettségvállalás (megrendelés), amely e szabályzat keretein kívül történik, az önkormányzat részéről semmisnek tekintendő, arra sem pénzeszközt, sem anyagot vagy más eszközt, szolgáltatást kiadni, illetve benyújtani nem lehet. A fenti témakörök rendelkezéseivel egységes keretbe foglalt szabályozás teljes körűen meghatározza az önkormányzat kötelezettségvállalással kapcsolatban kialakított gyakorlatát. Érdemes a szabályzat mellékleteként meghatározni, hogy melyek a polgármester által átruházott kötelezettségvállalási jogkörök és kik az annak gyakorlásával felhatalmazott személyek. (pontosan meg kell nevezni mely előirányzat terhére, ki vállalhat kötelezettséget) Fenti javaslatokat a Hivatal részéről a Pénzügyi és adó osztály vezetői a helyszíni egyeztetés során elfogadták. Eredmény: A projekt megvalósítása során a szabályzat szövegszerűen kiegészítésre kerül. Egységes szerkezetben alkalmas a hatálybaléptetésre. Eredmény dokumentumok: 1. sz. melléklet - Szabályzat a kötelezettségek vállalása rendjéről

6 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 6/16 1. sz. melléklet - Szabályzat a kötelezettségek vállalása rendjéről PESTERZSÉBET ÖNKORMÁNYZATÁNAK POLGÁRMESTERI HIVATALA SZABÁLYZAT A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, AZ ELLENJEGYZÉS, AZ UTALVÁNYOZÁS, VALAMINT A SZÁMLÁK IGAZOLÁSÁNAK RENDJÉRŐL E Szabályzat hatálya kiterjed Pesterzsébet Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalára. A gazdálkodás folyamatában a jogok gyakorlását és kötelezettségek teljesítését tartalmazó feladatok a felelősségi szabályok által meghatározott sorrendben követik egymást. Értelmező rendelkezések Kötelezettségvállalás: Különösen a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére foganatosított olyan intézkedés, amely a jövőbeni fizetési kötelezettséggel jár. Különösen az írásban lefektetett kinevezés, személyi juttatások megállapítása, foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése, szolgáltatás megrendelése, tárgyi eszközök és készletek beszerzése, beruházási és felújítási szerződések aláírása, olyan pénz kifizetéssel nem járó megállapodás, amely alapján a felek kölcsönös szolgáltatással tartoznak egymásnak, valamint minden más fizetési ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés, megállapodás kötése, illetve bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés. Előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása, a pályázat kiírása amennyiben nem kerül visszavonásra. Ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy az okmányok jogszabályoknak, az önkormányzat döntéseinek megfelelnek, az adott kötelezettségvállalásnak megfelelő pénzügyi forrás - összegszerűen és jogcímében rendelkezésre áll, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, a kötelezettségvállalás szakmai feladatellátást szolgáló szükségességének vizsgálata megtörtént.

7 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 7/16 Szakmai teljesítés igazolása: A kiadás teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt az adott jogügylethez kapcsolódó ellenőrzés, melynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállalt kötelezettség teljesítése megfelelő-e és megalapozza-e a kiadások teljesítését, illetve a bevételek beszedését. Szakmai teljesítést igazoló: a kötelezettségvállaló, illetve az általa írásban megbízott személy vagy a jogügyletben érintett szervezeti egység vezetője. Érvényesítés: a kiadás teljesítése, illetve a bevétel beszedése előtt a szakmai teljesítés igazolás alapján az összegszerűség, a számlára, a számlát helyettesítő bizonylatra előírt alaki és tartalmi követelményeknek való megfelelés, továbbá a szükséges pénzügyi fedezet meglétének ellenőrzése. Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése. Utalvány ellenjegyzése: magában foglalja - a kötelezettségvállalás ellenjegyzésénél leírtak értelemszerű alkalmazása mellett a szakmai teljesítés igazolásának és az érvényesítés megtörténtét is. I.) Kötelezettségvállalás A.) 1.) A kötelezettségvállalás a költségvetési szerv nevében, a költségvetési szerv feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettség vállalása, valamint bevételi előirányzat teljesítésének előírása, a költségvetési szerv feladatainak célszerű és hatékony ellátására figyelemmel. 2.) a.) A helyi önkormányzat nevében kötelezettséget a polgármester vagy az általa felhatalmazott személy vállalhat. A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. A kötelezettséget vállaló személynek a kötelezettségvállalás előtt meg kell győződnie arról, hogy a fel nem használt előirányzat biztosítja-e a kiadás teljesítésére a pénzügyi fedezetet. A kötelezettségvállalás a jegyző vagy az általa kijelölt személy ellenjegyzése után és a I./8.)b.) pontban foglalt kivétellel - csak írásban történhet b.) A választási eljárásról szóló évi C. törvény 2. -ának hatálya alá tartozó választások helyi, területi előkészítésére, lebonyolítására felhasználandó pénzeszközök - beleértve a kisebbségi önkormányzat(ok) választásának lebonyolításához rendelkezésre álló pénzeszközöket is - feletti kötelezettségvállalásra a jegyző jogosult. 3.) A kötelezettségvállalás során az arra jogosult személy intézkedik a munka, a szolgáltatás elvégeztetésére, az áruszállítás megrendelésére és egyben kötelezettséget vállal arra, hogy annak teljesítése után - az átvételt követően - a megállapodás szerinti ellenértéket kifizeti.

8 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 8/16 4.) A költségvetési gazdálkodás során a leggyakrabban előforduló kötelezettségvállalási formák: kinevezési, alkalmazási okirat, túlóra, helyettesítés, jutalom elrendelése szerződés (vállalkozási, szállítási, adásvételi, közüzemi, megbízási, támogatási, kölcsön és egyéb szerződés) megállapodás megrendelés kiküldetési rendelvény közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlattételi felhívás megküldése támogatási konstrukció meghirdetése, pályázat kiírása bírósági, államigazgatási, valamint szabálysértési jogerős határozat, illetve végzés jogszabályon alapuló kifizetés esetén a keretgazda osztály által írt feljegyzés tartalékok polgármesterre átruházott hatáskörben történő felhasználásáról rendelkező határozat Előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlattételi felhívás megküldése a pályázat kiírása a támogatási konstrukció meghirdetése tartalékok felhasználásáról rendelkező határozat A kötelezettségvállalás az e szabályzat szerint ellenjegyzési jogosultsággal rendelkező személy ellenjegyzése után, és csak írásban történhet. 5.) Tárgyéven túli fizetési kötelezettség kivéve a jogszabályon, bírósági és államigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségvállalást csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában a működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. A költségvetési fedezetet a költségvetés tervezésekor biztosítani kell. 6.) A kötelezettségvállalással terhelt pénzmaradványnak tekintendő a kötelezettségvállalások azon állománya, melyre a kötelezettségvállalás tárgyévi előirányzat terhére történt és a teljesítés a tárgyévben nem valósult meg. A beérkezett számlákkal kapcsolatos feladatokat, a nyilvántartás tartalmát a Számlarend és az Értékelési Szabályzat tartalmazza. Az önkormányzat intézményei alulfinanszírozásának pénzügyi rendezésére a tárgyévet követően, a pénzmaradvány jóváhagyásával egyidejűleg kerül sor.

9 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 9/16 B.) A Képviselő-testület által jóváhagyott éves költségvetés előirányzatain belül kötelezettségvállalásra jogosultak: 1.) a.) a jegyző (távollétében az aljegyző) értékhatár nélkül, munkáltatói jogkörének gyakorlása során és egyéb munkavégzésre irányuló kötelezettség tekintetében, b.) a jegyző értékhatár nélkül a választási eljárásról szóló évi C. törvény 2. -ának hatálya alá tartozó választások helyi lebonyolításával kapcsolatban a költségvetésben jóváhagyott pénzeszközök tekintetében, 2.) nettó Ft értékhatárig az osztályvezetők (a Pénzügyi és Adó Osztály osztályvezetője és a Városfejlesztési és Fenntartási Osztály vezetője kivételével), illetőleg távollétükben az osztályvezető-helyettesek (a Pénzügyi és Adó Osztály osztályvezető-helyettesei és a Városfejlesztési és Fenntartási Osztály osztályvezető-helyettese kivételével), a főépítész, kizárólag peres ügyek tekintetében a Polgármesteri Hivatal jogi képviselője, valamint kizárólag a közbeszerzésekkel kapcsolatos kiadások tekintetében a Közbeszerzési Iroda vezetője (távollétében a Közbeszerzési Iroda vezető-helyettese), 3.) nettó Ft értékhatárig a Városfejlesztési és Fenntartási Osztály vezetője (távollétében az osztályvezető-helyettes), 4.) a polgári védelem költségvetési előirányzatain belül - értékhatár nélkül - a Polgári Védelem parancsnoka, 5.) nettó Ft értékhatár felett a polgármester, távollétében az alpolgármesterek, 6.) kivételt képeznek a magánszemélyekkel kötött megbízási szerződések, amelyekkel kapcsolatban a.) az I./B./2) pontban felsorolt kötelezettségvállalók egy megbízási szerződés tekintetében, a megbízás időtartamától függetlenül, Ft értékhatárig vállalhatnak kötelezettséget, b.) Ft értékhatár felett kizárólag a polgármester (távollétében az alpolgármesterek) és a jegyző (távollétében az aljegyző) vállalhatnak kötelezettséget. 7.) a helyi kisebbségi önkormányzatok esetében, kötelezettségvállalásra, értékhatár nélkül, a helyi kisebbségi önkormányzat elnöke, vagy az általa felhatalmazott kisebbségi önkormányzati képviselő jogosult, 8.) a.) a nettó Ft-ot meghaladó kifizetések esetében az írásbeli kötelezettségvállalás kötelező. Az írásbeli kötelezettségvállalás bizonylatainak a megrendelt áru, szolgáltatás értékadatait tartalmaznia kell.

10 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 10/16 b.) nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként nettó Ft-ot el nem érő kifizetések esetében. 9.) a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan beleértve a helyi kisebbségi önkormányzatok kötelezettségeit is - a Pénzügyi és Adó Osztály a kinevezés, illetve a folyamatos teljesítést tartalmazó szerződések kivételével - olyan analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. 10.) a Pénzügyi és Adó Osztály a kötelezettségvállaló(k) kérésére - köteles információt szolgáltatni, illetőleg egyeztetni bármely költségvetési előirányzat felhasználásáról. II.) Kötelezettségvállalás ellenjegyzése A.) 1.) Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a.) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, áll-e, b.) az előirányzat felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre c.) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. 2.) Az ellenjegyző az 1.) a.) - c.) pontokban foglalt feladatai ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. 3.) a.) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a II./A./1.) pontban előírtaknak, az ellenjegyzésre jogosultnak erről (írásban) tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót. b.) Ha a kötelezettségvállaló az a.) pontban foglalt tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja az ellenjegyzőt, köteles e tényről a helyi önkormányzat képviselő-testületét haladéktalanul írásban értesíteni. A képviselő-testület soron következő ülésén köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. Amennyiben a Pénzügyi és Adó Osztály vezetője (távollétében az osztályvezető-helyettesek) az ellenjegyző, a kötelezettségvállaló részéről ellenjegyzésre történő írásbeli utasításáról köteles a jegyzőt írásban tájékoztatni. Ezt követően a jegyző írásban értesíti a képviselő-testületet. Ellenjegyzés nélkül gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható. B.) 1.) E Szabályzat I/B. pontjában foglaltak szerinti kötelezettségvállalások ellenjegyzési joga

11 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 11/16 a.) az I./B./ l.) - 4.) pontok esetében a Pénzügyi és Adó Osztály vezetőjét (távollétében az osztályvezető-helyetteseket), b.) az I./B./4) pontok esetében a jegyzőt (távollétében az aljegyzőt), c.) a magánszemélyekkel kötött megbízási szerződések esetében - az I./B./5./a.) pont szerinti kötelezettségvállalások esetében a jegyzőt (távollétében az aljegyzőt), - az I./B./5./b.) pont szerinti kötelezettségvállalások esetében a polgármester és az alpolgármesterek által vállalt kötelezettségek tekintetében a jegyzőt (távollétében az aljegyzőt), a jegyző által vállalt kötelezettségek tekintetében a Pénzügyi és Adó Osztály vezetőjét (távollétében az osztályvezető-helyetteseket) illeti meg. 2.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében, a kötelezettségvállalások ellenjegyzését a kisebbségi önkormányzat megbízása alapján a kisebbségi önkormányzat testületének tagja végzi. III.) Szakmai teljesítés igazolás 1.) a.) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell - azok jogosultságát, - összegszerűségét, - a szerződés, a megrendelés, a megállapodás teljesítését b.) A szakmai teljesítés igazolás a teljesítés alapjául szolgáló okmányra bélyegzővel vagy kézírással Igazolom, kifizethető szöveg rávezetésével és a szakmai teljesítés igazolására jogosult aláírásával történik. Beruházások, felújítások, karbantartási munkálatok esetében a szakmai teljesítés igazolására jogosult személy aláírását meg kell hogy előzze a műszaki ellenőr számla kollaudációja, amelyet az okmányon bélyegzővel és aláírásával - végez. 2.) A szakmai teljesítés igazolását a kötelezettségvállalásra jogosultak, illetőleg a helyettesítésükre kijelölt személyek - az e Szabályzat I. fejezetében foglaltak értelemszerű alkalmazásával - végzik. 3.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében a szakmai teljesítés igazolására a helyi kisebbségi önkormányzat elnöke, vagy az általa kötelezettségvállalásra felhatalmazott kisebbségi önkormányzati képviselő jogosult. IV.) Érvényesítés

12 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 12/16 A.) 1.) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni és szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítés- igazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a pénzügyi fedezet meglétét, az előírt alaki követelményeket betartották-e (alaki és tartalmi szempontból a vonatkozó jogszabályi előírásoknak és a gazdálkodói szabályozásnak megfelelnek-e), a gazdasági esemény kellően dokumentált-e (pl. munkavégzés igazolása, áruszállítás megtörténte). 2.) Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. 3.) Bevétel esetén a számla kiállítójának kell a felülvizsgálatot elvégeznie annak érdekében, hogy biztosított legyen, miszerint a bevétel jogszerűen illeti meg a költségvetési szervet. 4.) Az érvényesítésnek - az "érvényesítve" megjelölésen kívül - tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot. 5.) Amennyiben az érvényesítő az A/l.) pontban felsoroltak vizsgálata során eltérést tapasztal, írásban köteles erről a Pénzügyi és Adó Osztály vezetőjét - az osztályvezető által kialakított formanyomtatványon - tájékoztatni. A Pénzügyi és Adó Osztály vezetője köteles azonnal az eltérés(ek) kiküszöbölésére a szükséges intézkedéseket megtenni. 6.) Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó végezhet. B.) Az érvényesítési jog gyakorlására az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői közös utasításban foglaltak szerint a jegyző által írásban felhatalmazott köztisztviselő jogosult a III/A/5.) pontban foglaltakra figyelemmel. C.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében az érvényesítést az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői közös utasításban foglaltak szerint a jegyző által írásban felhatalmazott köztisztviselő jogosult a IV./A/5.) pontban foglaltakra figyelemmel. V.) Utalványozás A.) 1.) Az utalványozás a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. Utalványozásra a polgármester vagy az általa felhatalmazott személy jogosult.

13 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 13/16 2.) Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban: utalvány) lehet. 3.) A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, az "utalvány" szót, a költségvetési évet, a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát, a fizetés időpontját, módját és összegét, a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését, a nettó Ft feletti összegű kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételi sorszámát. a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását. 4.) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban) a 3.) pontban meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. 5.) Nem kell külön utalványozni a szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését. B.) Az utalványozási jog gyakorlására a polgármester, illetőleg e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői együttes utasításban felhatalmazott személyek jogosultak. C.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében az utalványozási jog gyakorlására a kisebbségi önkormányzat elnöke vagy az általa felhatalmazott kisebbségi önkormányzati képviselő jogosult.

14 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 14/16 VI.) Utalvány ellenjegyzése l.) Az utalvány ellenjegyzése során e Szabályzat II./A/l.)-3.) pontjában foglaltak értelemszerű alkalmazásával kell eljárni, továbbá meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. 2.) Az ellenjegyzésre jogosultnak az utalványt, ha nem ért vele egyet, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre az utalványozó írásban utasítja. A további eljárási szabályokra a II/3.) pontban foglaltakat kell alkalmazni. 3.) Az utalványozás ellenjegyzésére a jegyző, illetőleg az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői közös utasításban felhatalmazott személyek jogosultak. 4.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében az utalvány ellenjegyzésére a jegyző, illetőleg az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői közös utasításban felhatalmazott személyek jogosultak. VII. A választási eljárásról szóló évi C. törvény 2. -ának hatálya alá tartozó választások helyi, területi előkészítésére, lebonyolítására felhasználandó, központi költségvetésből biztosított pénzeszközök - beleértve a kisebbségi önkormányzat(ok) választásának lebonyolításához rendelkezésre álló pénzeszközöket is - feletti kötelezettségvállalásra, illetőleg utalványozásra a jegyző, a kötelezettségvállalás, illetőleg az utalványozás ellenjegyzésére - beleértve a kisebbségi önkormányzat(ok) választásának lebonyolításához rendelkezésre álló pénzeszközöket is - a Pénzügyi és Adó Osztály vezetője (távollétében az osztályvezető-helyettesek) jogosult. VIII. Összeférhetetlenség, felelősségvállalás 1.) A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. 2.) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatokat nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (a Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. tv ának b.) pontja), vagy a maga javára látná el. 3.) Amennyiben osztályvezetővel szemben áll fenn az összeférhetetlenség, úgy kötelezettséget vállalni, utalványozni és ellenjegyezni a polgármester (távollétében alpolgármester) és a jegyző (távollétében aljegyző) jogosult, egyidejűleg figyelemmel e Szabályzat VII. pontjában foglaltakra. 4.) Ha az összeférhetetlenség a polgármester vagy a jegyző tekintetében áll fenn, az összeférhetetlenség feloldásához szükséges jogosítvány gyakorlására - Képviselő-testületi határozat birtokában - a Pénzügyi és Adó Osztály vezetője jogosult.

15 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 15/16 5.) A kötelezettségvállalást előkészítő osztály vezetőjének felelőssége, hogy a kötelezettségvállalás az előirányzat-felhasználási ütemtervnek megfelelően keletkezzen. Amennyiben a kötelezettségvállalás az ütemtervtől eltérne, akkor annak nyilvántartásba vétele előtt kezdeményeznie kell az előirányzat-felhasználási ütemterv módosítását. 6.) A kötelezettségvállalást előkészítő osztály vezetőjének felelőssége, hogy beszerzési igény esetén a kötelezettségvállalásra Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának beszerzési illetve közbeszerzési szabályzatában előírt eljárást követően kerüljön sor. 7.) A szakmai igazolás végzésére kijelölt személy felelőssége, hogy a fentiekről saját maga meggyőződjön, vagy azt saját maga számára az ügyletben érintett személy aláírásának megkövetelésével hitelt érdemlően bizonyítsa. 8.) A kötelezettségvállaló, az utalványozó, az ellenjegyző, az érvényesítő és a szakmai teljesítésigazolást végző fegyelmileg felelős a gazdálkodási szabályok betartásáért. 9.) Büntetőjogi felelősség érvényesül, ha a szabálytalan utalványozással bűntettet is elkövetnek. 10.) Minden olyan kötelezettségvállalás (megrendelés), amely e szabályzat keretein kívül történik, az önkormányzat részéről semmisnek tekintendő, arra sem pénzeszközt, sem anyagot vagy más eszközt, szolgáltatást kiadni, illetve benyújtani nem lehet. IX. Záró rendelkezések 1.) Kötelezettségvállalásra és szakmai teljesítés igazolására jogosult személyek jegyzékét e Szabályzat 1. sz. Függeléke tartalmazza, amelynek eredeti példányát a Pénzügyi és Adó Osztály. tartja nyilván. 2.) Kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosult személyek jegyzékét e Szabályzat 2. sz. Függeléke tartalmazza, amelynek eredeti példányát a Pénzügyi és Adó Osztály tartja nyilván. 3.) Utalványozásra, utalványozás ellenjegyzésére és érvényesítésre jogosultakat az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri és jegyzői együttes utasítás tartalmazza. 4.) E Szabályzat napján lép hatályba, egyidejűleg az e tárgyban szeptember 15-én kiadott Szabályzat hatályát veszti.

16 Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 16/16 Budapest, Szabados Ákos polgármester dr. Kiss Irén címzetes főjegyző Mellékletek: 1) A polgármester által kötelezettségvállalásra és utalványozásra felhatalmazott személyek neve és aláírás mintája 2) A jegyző által kötelezettségvállalás ellenjegyzésére felhatalmazottak neve és aláírás mintája 3) A kötelezettségvállalást előkészítő osztályok vezetőinek mint keretgazdáknak az egyes előirányzatok felhasználásáért való felelőssége 4) A szakmai teljesítés igazolás végzésére kijelölt személyek neve és aláírás mintája 5) A szakmai teljesítésigazolás bélyegző szövege 6) A jegyző által érvényesítési joggal megbízott személyek neve és aláírás mintája 7) Az érvényesítő bélyegző szövege 8) Utalványrendelet minta 9) A jegyző által utalvány ellenjegyzésére felhatalmazott személyek neve és aláírás mintája