Elszámolható költségek. Czigányné Fullér Mónika programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Pécs június 23.

Átírás

1 Elszámolható költségek Czigányné Fullér Mónika programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Pécs június 23.

2 Elszámolhatóság általános szabályai ténylegesen felmerültek, jogalapjuk szerződéssel/megrendeléssel alátámasztott, pénzügyi teljesítésük hiteles számviteli bizonylattal igazolható, közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy megvalósításához, szerepelnek a jóváhagyott költségvetésben, annak hatályos módosításában, illetve arányos hozzáadott értéket képviselnek, támogatásra jogosult területen és időben merültek fel, nem szerepelnek a nem elszámolható költségek között, összhangban vannak a nemzeti és közösségi szabályozással, a költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják, nem haladják meg a szokásos piaci árszintet, hatékonyság, gazdaságosság, arányosság, célszerűség jellemző rájuk.

3 Nem elszámolható költségek visszaigényelhető és levonható ÁFA, bírságok, kötbérek, jogi és igazgatási díjak költségei, alkohol, hitelkamatok, ki nem fizetett részszámla, köztisztviselők/kormánytisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás,ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz (pl. Főállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat.), reprezentációs költségek (virág, alkohol, csokoládé, ajándék), vám költségek, import vámköltség

4 Számlákkal kapcsolatos követelmények 1. Belföldi számla esetében a évi CXXVII. Törvény 2. Külföldön kiállított számla esetében az adott ország szabályozásával összhangban, de legalább számla sorszáma számla kibocsátója vevő megnevezése termék vagy szolgáltatásnyújtatás megnevezése számla kibocsátásának és teljesítésének kelte

5 Számla megjelenési formája 1. Papír alapon kiállított számla eredeti példányban 2. Elektronikus úton kiállított számla Partneri jelentésben elektronikusan is szükséges csatolni, továbbá a jelentésben nyomtatott formában, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: Eredetivel megegyező hiteles másolat.

6 Költségtípusok 1. Előkészítési költségek (Preparation costs) 2. Személyi költségek (Staff cost) 3. Utazás és szállásköltségek (Travel and accommodation) 4. Szolgáltatások (Service) 5. Eszközbeszerzések (Equipment/Supply) 6. Beruházások (Investment/Works) 7. Adminisztrációs költségek (Administrative costs)

7 Előkész szítési si költsk ltségek január 01. és a projekt kezdő dátuma között merültek fel, az 1. előrehaladási jelentéssel együtt megtörténik az elszámolása, később a költség nem elszámolható, a költségek olyan tevékenységekhez kapcsolódnak, amelyeket a jogosult programterületen valósítottak meg, a jóváhagyott projekttel közvetlen kapcsolatot igazolnak, valamint szerepelnek pályázatban, ide sorolhatók pl: előzetes tanulmányok, tervdokumentációk, feltételes Prag eljárás és szakértő költségei, kötelező engedélyek, angol-magyar-horvát fordítás, találkozók költségei, partnerek közti megbeszélések költségei (utazás, szállás, napidíj), amelyek a projekt előkészítéséhez kapcsolódnak, Az előkészítési költségek aránya nem haladhatja meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10 %-át, valamint a projekt összetettségével arányosnak kell lennie.

8 Személyi költsk ltségek Partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni a következő feltételek mellett, van jogalapjuk, azaz érvényes munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkeznek (munkaidejük teljes egészében vagy egy részében végzik a projekttel kapcsolatos feladatukat), a Partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés NEM köthető!!! kizárólag a bruttó bér és az azt terhelő adók, járulékok számolhatók el a projektre fordított munkaidő arányában (fizetett szabadság és betegszabadság a projektre fordított munkaidő arányában elszámolható), egyéb a munkaszerződésben szereplő személyi jellegű juttatások kizárólag a projektre és az adott jelentési időszakra arányosítva számolhatók el, amennyiben az a projekttel kapcsolatban merültek fel, természetbeni juttatások nem számolhatók el,

9 Személyi költsk ltségek a projekttel kapcsolatos napidíjakat az Utazások és szállásköltségek költségvetési soron kell elszámolni, az elvégzendő feladat és a projektre fordított munkaidő aránya a munkaszerződésben vagy a munkaköri leírásban szerepel, a közalkalmazottak és köztisztviselők bére akkor elszámolható, ha az a projekttevékenységekhez, és nem a munkavállaló jogszabályi kötelezettségeihez, szokásos napi irányítási feladataihoz kapcsolódik, a személyi költségek kiszámításánál alkalmazott módszert az elszámoláshoz csatolni kell, és azt dokumentumokkal kell bizonyítani, a teljes, szoros értelemben vett projekt menedzsment költség (2.1 Salary of staff (direct management) és a 4.6 Services related to project management költségvetési sorokon együttesen elszámolt személyi költség) nem haladhatja meg a projekt partner összes jogosult költségének 10%-át.

10 Személyi költsk ltségek Benyújtandó dokumentumok: Segédtábla a bérek elszámolásához című dokumentum, Munkabér kifizetését igazoló bizonylatok (csoportos átutalás esetében nyilatkozat, hogy a kifizetés az adott munkavállaló nettó bérét is tartalmazza), Munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok befizetését igazoló bizonylatok (csoportos átutalás esetében nyilatkozat, hogy a kifizetés az adott munkavállaló közterheit is tartalmazza), Munkaidő kimutatás, Munkaszerződés/kinevezés, Munkaköri leírás, Projektben résztvevő személyek listája, Bérszámfejtő lap

11 Utazás- és s száll llásköltségek a Partnernél közvetlenül alkalmazásban álló munkavállalók részére, a nemzeti szabályozásokkal összhangban számolhatók el, az utazási költségeket az elszámolásban személyenként és kiküldetésenként/ utazásonként kell feltüntetni, mindig az utazás leggazdaságosabb módját kell választani, programterületen kívüli utazás nem elszámolható, módja lehet: a. saját autóval, b. vonattal (másodosztályú vonatjegy), c. egyéb pl.: repülővel 400 km távolságtól, turistaosztályon, d. helyi közlekedés: busz, taxi, metró, stb.

12 Utazás- és s száll llásköltségek külső szakértő utazási költsége beleértendő a vállalkozói szerződésbe, külső szolgáltatások között kell szerepeltetni, ezen a költségvetési soron nem elszámolható, a NAPIDÍJAK nem haladhatják meg az Európai Bizottság által ( publikált értéket, fizethető a külföldön töltött éjszaka után, ill. ha a munkavállaló 1 napnál több időt tölt távol a szokásos székhelytől. Napidíj esetén az elszámolható napok száma az esemény napok számával megegyező lehet nappal az esemény előtti és utáni nappal, elszámolás 3 lehetséges módszere: EB által megállapított napidíj: fedeznie kell a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, belső szabályozás szerinti külföldi napidíj + szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés. Egyéb költségek nem elszámolhatóak! ha nem kerül külföldi napidíj kifizetésre: a szállás, ellátás, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés költsége számolható el. szállás: háromcsillagos szállodai szolgáltatásnak megfelelő ellenértékű számla számolható el, de nem haladhatja meg az EB által publikált értékeket. Csak abban az esetben elszámolható, ha a magyar partner belső szabályozása szerinti napidíj került kifizetésre, vagy nem biztosítottak külföldi napidíjat

13 Utazás- és s száll llásköltségek Benyújtandó dokumentumok: Eredeti számla, kiküldetési rendelvény, napidíj számfejtése Kifizetést igazoló bizonylatok, Közterhek befizetését igazoló bankszámlakivonat. Csoportos átutalás esetén a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket, Kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívók, napirend, emlékeztetők), Vonatjegy/ buszjegy/ repülőjegy, beszállókártya, stb., Úti jelentés, projekt menedzser által aláírva (belföldi és külföldi utaknál is csatolni kell), Bruttó 100 EUR alatti utazási költségeket a 13. sz összesítő táblában kell feltüntetni, az eredeti számlákat, kiküldetési rendelvényeket nem kell benyújtani.

14 Külső szolgáltat ltatások projekthez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások, melyek megvalósítására harmadik felekkel szerződést kötnek, a projekt kezdési időpontja után merülnek fel, igénybevételük elengedhetetlen, arányos a szakértő képzettségével, az elvégzendő szolgáltatás minőségével, kiválasztásuk a PraG rendelkezéseinek megfelelően történik, os kategóriák: beleértve képzések, stb.), weblab), köz- a.) külső menedzsment szolgáltatás ha a Partner nem rendelkezik a projekt irányításához szükséges, megfelelő képzettségű szakemberrel (10 %- korlát!), b.) külső szakértő (tanulmányok készítése, kutatások, fordítás, stb.) díja, az esetleges járulékos költségeket is (utazás, szállás), c.) technikai és pénzügyi szakértő (pl. közbeszerzési szakértő), d.) rendezvényszervezés (konferenciák, szemináriumok, workshop-ok, stb.), e.) rendezvényeken való részvétel (konferenciák, szemináriumok, f.) információs és nyilvánossággal összefüggő tevékenységek (pl. hírlevél, g.) egyéb szolgáltatások (a tevékenységeket pontosan definiálni kell pl.: beszerzés költségei), h.) műszaki ellenőrzés költségei, fordítói- és tolmácsszolgáltatások.

15 Benyújtandó dokumentumok: Külső szolgáltat ltatások Eredeti számla/külső szakértő bérjegyzéke, Kifizetést igazoló bizonylata, Megbízási díj esetén külső szakértői költség bérével kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása, bér- vagy fizetési - jegyzékkel történő elszámolás esetén (bankszámla-kivonat másolata. Csoportos átutalás esetén a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott külső szakértővel kapcsolatos közterheket), teljesítés igazolás, szerződés/megrendelő, piaci ár igazolása/prag dokumentáció, bruttó 1000 eurót meghaladó beszerzés esetében Nyilatkozat a piaci ár igazolásához, szolgáltatás végterméke ( köteles példány (arculati elemekkel ellátva, bekötött, nyomdai úton előállított eredeti változat) bruttó 1000 EUR felett; alatta elegendő másolati példány; nyilatkozat amelyben a szakértő deklarálja, hogy az általa készített tanulmány más Európai Uniós vagy hazai finanszírozásból megvalósított pályázatban nem került elszámolásra; elektronikus változat (20 oldal felett)

16 Eszközbeszerz zbeszerzés azok az irodai (pl. irodabútor, számítógép) és tartalomhoz kapcsolódó eszközök költsége jogosult, amelyek elengedhetetlenek a projekt megvalósításához, továbbá a jóváhagyott költségvetésben szerepelnek, a szállítók kiválasztását a PraG eljárás vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően kell lebonyolítani, (amennyiben a szerződés becsült értéke alatt van, nem szükséges összehasonlító árajánlat, e felett legalább 3 árajánlat szükséges), csak olyan eszközök számolhatók el, amelyek: - más Közösségi/hazai pályázatban nem kerültek elszámolásra - nem volt még értékcsökkenésük - más költségsoron (pl. adminisztratív) nem kerültek elszámolásra - a jóváhagyott pályázatban nevesítve voltak a Pályázati Űrlap 15.2 Beszerzések meghatározása (eszközök) munkalapján, a megvásárolt eszközöket, bútorokat a program- és a projekt nevét tartalmazó azonosítóval kell ellátni, amely a helyszíni szemle során kerül ellenőrzésre, használt eszközök beszerzése nem jogosult költség.

17 Benyújtandó dokumentumok: Eszközbeszerz zbeszerzés Eredeti számla, Kifizetési igazoló bizonylatok, Teljesítés igazolás, Szerződés/Megrendelő, Piaci ár igazolás/ Prag dokumentáció, Garanciák, biztosítákok iratanyaga, Nyilatkozat a Számviteli politikában rögzített értékcsökkenésről vagy nyilvántartásba vételi bizonylat, Fényképek, Bruttó 1000 EUR-t meghaló beszerzés esetében Nyilatkozat a piaci ár igazolásához, Nettó 5000 EUR alatt a szállító nyilatkozata a termék eredetéről, Nettó 5000 EUR felett kamarai eredetigazolás

18 Fajtái: Beruházási költsk ltségek 1. Földvásárlás elengedhetetlen a projekt megvalósításához, költsége nem haladhatja meg a partner szintű teljes jogosult projektköltség 10 %-át, független értékbecslő értékbecslése, amely 6 hónapnál nem régebbi, a bekerülési ár nem haladhatja meg az értékbecslésben szereplő árat, nem vásárolható földterület a projektben résztvevő bármely partner szervezettől, 2. Épületek, létesítmények építése, felújítása, bővítése közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához, olyan költségek számolhatók el, amelyek a meglévő épület megváltoztatásához, felújításához bővítéséhez, vagy új épület építéséhez szükségesek, a kivitelezés az építkezésekre, higiéniára, biztonságra vonatkozó jogi szabályozással összhangban kell, hogy történjen, használatba vételhez szükséges dokumentáció rendelkezésre kell, hogy álljon, a kivitelezők kiválasztásánál a PraG szabályai az irányadóak, az építési munkálatok elvégzésére szerződés nem köthető a projektben résztvevő bármely partner szervezettel.

19 Benyújtandó dokumentumok: Beruházási költsk ltségek Eredeti számla, Kifizetési igazoló bizonylatok, Teljesítés igazolás, Szerződés/Megrendelő, Piaci ár igazolás/ Prag eljárás dokumentációja, Nyilatkozat a Számviteli politikában rögzített értékcsökkenésről vagy nyilvántartásba vételi bizonylat, Fényképek, Építési napló, mérnök nyilatkozata, átadás-átvételi dokumentáció, építési engedély, használatbavételi engedély, stb. Vásárlás esetén tulajdoni lap (legkésőbb a projekt befejezésének időpontjáig)

20 Adminisztratív v költsk ltségek Az adminisztratív költségek nem haladhatják meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10%-át, a rezsi költségek pedig nem haladhatják meg a projekt partner teljes jogosult költségének 5%-át, valamint a Személyi költségek 25%-át. A következő adminisztratív költségek számolhatók el: - iroda bérleti díja (szerződéssel alátámasztva, hogy a projekttel kapcsolatos), - közüzemi (rezsi) költségek (rezsiköltségeket akkor lehet elszámolható költségnek tekinteni, amennyiben azok a projekt tevékenységhez kötődő valóságos költségen alapulnak, és megfelelően igazolt módszer szerint, arányosan történik a támogatott tevékenységhez való hozzárendelésük), - a kötelezően nyitandó elkülönített bankszámlához kapcsolódó banki szolgáltatások (számlavezetés) díja, amennyiben az elkülönített bankszámla használata kötelező, - karbantartási és állagmegóvási költségek, - postaköltség, telefon, fax, internet, másolás, sokszorosítás költségei, - írószerek, kis értékű irodaszerek.

21 Adminisztratív v költsk ltségek az első beszámolás során alkalmazott elszámolási módszeren a projekt életciklusa alatt nem lehet változtatni. A közvetett (részben elszámolt) adminisztratív költségek esetében arányosítani kizárólag az alábbi módszer szerint lehet: projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma, a projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek száma / a partner alkalmazásában állók száma, a projekttel kapcsolatosan igénybevett iroda területe/ a partner rendelkezésére álló összes munkaterület.

22 Benyújtandó dokumentumok: Adminisztratív v költsk ltségek Projektre 100%-ban vagy részben elszámolt költségek esetében: eredeti számlák, Kifizetést igazoló bizonylat, Kapcsolódó szerződés Projektre arányosan elszámolt költségek esetében: Adminisztratív költségösszesítő Jogi/közjegyzői költségekhez továbbá szükséges még (lásd külső szolgáltatások sor): Teljesítésigazolás, Piaci ár igazolás/prag eljárás dokumentációja, Szolgáltatás eredményeképpen létrehozott dokumentáció

23 Bevételek Amennyiben a Partnernek a projekttel kapcsolatban bevétele származik, vagy a projekt keretében megvalósult termékek révén képződik bevétel, annak értékéről hivatalosan nyilatkoznia kell az adott elszámolás benyújtásakor, de legkésőbb a projekt zárásakor. A bevételeket a Főszerződés megkötése előtt, de legkésőbb a projekt befejezésének időpontjában teljes összegükben vagy arányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből.

24 Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Czigányné Fullér Mónika programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Tel.: +36/92/