Adatvédelmi, valamint a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésének szabályzata

Átírás

1 Fővárosi Önkormányzat Idősek Otthona 1125 Bp, Kútvölgyi út Bp, Ányos u Bp., Mártonhegyi út Bp., Zugligeti út 58. Iktsz.: Ig- 523/a /2013 Adatvédelmi, valamint a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésének szabályzata Készítette: Kissné Márté Zsuzsanna

2 2 Az adatvédelmi szabályzat az évi LXIII.törvény a személyes adatok védelméről és közérdekű adatok nyilvánosságáról, az évi XLVII. Törvény az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló törvények, a statisztikáról szóló évi XLVI. Törvény, valamint a közalkalmazotti jogállásról szóló évi XXXIII. törvény és a 2011.évi CXII. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény alapján készült. Az intézményben nyilvántartott adatok körét az III.évi, a szociális igazgatásról és ellátásokról szóló törvényben foglaltak szerint határoztam meg. A szabályzat célja az, hogy meghatározza a személyes adatok, és az egészségügyi állapotra vonatkozó adatok kezelésének feltételeit, és céljait. Személyes adatot csak a törvényes cél eléréséhez szükséges esetekben és mértékben lehet kezelni. Meghatározza továbbá, a közérdekű adatok nyilvánossá tételének módját is. A Kútvölgyi úti épületben a nővérhívó rendszer részeként, valamint vagyon és személybiztonsági okokból kamerák vannak elhelyezve. A kamerák az épület folyosóit, az aulát, valamint az intézmény bejáratát figyelik. A rögzített képeket a rendszer egy hétig tárolja. A tárolt adatok kezelése, hozzáférhetősége az alábbiakban meghatározott munkakörökben dolgozók számára lehetséges: - intézményvezető - gazdasági vezető - intézményvezető ápoló - műszaki vezető - informatikus A rendszer az évi LXIII. Tv-ben meghatározottak szerint működik. Az intézményben a lakók és dolgozók egészségügyi és személyes adatainak védelméért, a nyilvántartás megőrzéséért, az adatot kezelő intézmény vezetője a felelős. I.Az intézményben nyilvántartott adatok köre: Lakók,dolgozók Érintett: bármely meghatározott személyes adat alapján azonosított vagy-közvetlenül vagy közvetveazonosítható természetes személy; 1, Személyes adat: Az érintettel kapcsolatba hozható adat, különösen az érintett: családi és utóneve, leánykori neve, a nem, anyja neve, születési hely, születési dátum, lakcím, jövedelem, nyugdíj, vagy nyugdíjszerű jövedelem törzsszáma, társadalombiztosítási azonosító jel, adószám, személyazonosító szám együttesen vagy ezek közül bármelyik, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális, vagy szociális azonosságára jellemző ismeret, valamint az adatból levonható az érintettre vonatkozó következtetés, amennyiben alkalmas vagy alkalmas lehet az érintett azonosítására. Kezelése: Kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adazkezelés minden szakaszában meg kell felelni az adatkezelés céljának az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényszerűnek kell lennie. 2, Különleges adat: a, faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre, pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdekképviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat.

3 3 b,egészségügyi adat: Az érintett testi, értelmi és lelki állapotára, kóros szenvedélyére, valamint a megbetegedés, illetve az elhalálozás körülményeire a halál okára vonatkozó, általa vagy róla más személy által közölt, illetve az egészségügyi ellátó hálózat által észlelt, vizsgált mért leképezett vagy származtatott adat: továbbá az előzőekkel kapcsolatba hozható, az azokat befolyásoló mindennemű adat (pl. magatartás, környezet, foglalkozás). A szexuális szokásokra vonatkozó adat is egészségügyi adatnak minősül. 3,Gyógykezelés: minden olyan tevékenység, amely az egészség megőrzésére, továbbá a megbetegedések megelőzése, korai felismerése, megállapítása, gyógyítása, a megbetegedés következtében kialakult állapot romlás szinten tartása, vagy javítása céljából az érintett közvetlen vizsgálatára, kezelésére, ápolására, rehabilitációjára,, illetve mindezek érdekében az érintett vizsgálati anyagainak feldolgozására irányul, ideértve a gyógyszerek, gyógyászati segédeszközök kiszolgálását, mentést, és a betegszállítást is. 4,Orvosi titok: a gyógykezelés során az adatkezelő tudomására jutott egészségügyi és személyazonosító adat, továbbá a szükséges vagy folyamatban lévő, illetve befejezett gyógykezelésre vonatkozó, valamint a gyógykezeléssel kapcsolatban megismert egyéb adat. Lakói adatkezelés célja lehet: -preventív tevékenység előmozdítása -gyógykezelés elősegítése -egészségi állapot nyomon követése -közegészségügyi és járványügyi érdekből -statisztikai adatszolgáltatás miatt Egészségügyi és személyazonosító adatot kezelni lehet -az egészségügyi ellátás tervezése, szervezése, költségek tervezése, -lakók törzsadat- nyilvántartása céljából -letéti adatok nyilvántartása céljából. A megfogalmazottak szerint adatkezelési célokra csak annyi és olyan egészségügyi, illetve személyazonosító adat kezelhető, amely az adatkezelési cél megvalósításához elengedhetetlenül szükséges. A gyógykezelés céljából történő adatkezelés esetén az adatfeldolgozó az orvosi titkot köteles megtartani! Az adatkezelő mentesül a titoktartási kötelezettség alól, ha: 1. az egészségügyi és személyazonosító adat továbbítására az érintett, illetve törvényes képviselője írásban hozzájárul, 2. az egészségügyi és személyazonosító adat törvényi előírása szerint kötelező. Sürgős szükség esetén a kezelést végző orvos által ismert, a gyógykezeléssel összefüggésbe hozható minden egészségügyi és személyazonosító adat továbbítható az érintett hozzájárulása nélkül is! A lakó, vagy törvényes képviselője jogosult tájékoztatást kapni a gyógykezelésével összefüggő adatkezelésről, orvosi és személyi anyagába betekinthet, azokról saját költségén másolatot kérhet. A lakó halála esetén törvényes képviselője, közeli hozzátartozója, valamint örököse írásos kérelme alapján- jogosult a halál okával összefüggő, vagy összefüggésbe hozható, a halál bekövetkezését megelőző gyógykezeléssel kapcsolatos adatokat megismerni, az orvosi dokumentációba betekinteni.

4 4 Az intézményben a lakók személyazonosító és egészségügyi adataihoz az adott lakón kívül az alábbiakban felsorolt munkakörben dolgozók férhetnek hozzá: -intézményvezető -telephelyvezetők -gazdasági vezető -gazdasági ügyintéző -orvos -intézményvezető ápoló -pszichológus -szociális nővérek -egészségügyi adminisztrátor -orvos asszisztens -osztályos nővérek A lakók személyi és egészségügyi adataiba a vonatkozó hatályos adatvédelmi és személyiségi jogokat védő törvények keretein belül, a fenntartó által felhatalmazott illetékes személy nyerhet még betekintést, valamint a KENYSZI A lakó személyi törzsanyagát, és az egészségügyi dokumentációját az adatfelvételtől számított legalább 30 évig, a zárójelentését legalább 50 évig kell megőrizni. Képalkotó diagnosztikai eljárással készült felvétel esetén az arról készített leletet kell, legalább 30 évig megőrizni. II. A dolgozók személyes, jövedelmi és egészségügyi adatainak kezelése A közalkalmazottak személyi iratainak kezelése során a főbb adatvédelmi követelmények: 1. az intézményben személyi irat minden adathordozó, amely a közalkalmazotti jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a közalkalmazott személyével összefüggésbe adatot, megállapítást tartalmaz. 2. a személyes adatok köre: - a személyi anyag iratai - a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok, - a közalkalmazottnak a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő egyéb jogviszonyaival kapcsolatos iratai (adóbevallás, fizetési letiltás, stb.) - a közalkalmazott saját kérelmére kiállított vagy önként átadott egyéb iratai. Általános feladatok és eljárási szabályok: 1. a közalkalmazotti nyilvántartásban, a személyi anyagban, a személyi iratokban nyilvántartott adatokról információhoz jutható személyt adatvédelmi kötelezettség terheli. Felelős a tudomására jutott adatok rendeltetésszerű és megfelelő használatáért. 2. a munkaügyi feladatot ellátó közalkalmazott az általa kezelt közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő személyi adatot, megállapítást csak közokirat, a közalkalmazott írásbeli nyilatkozata, a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése, bíróság vagy más hatóság döntése, jogszabályi rendelkezés alapján tehet. 3. személyi iratot tárolni csak a munkaügyi feladatot ellátó közalkalmazott hivatali helyiségében és az e célra használt irattárolóban elzártan lehet. A személyi iratok iktatása, az iratok kezelésének technikai szabálya: A személyi iratokat külön iktatószámon kell iktatni. A személyi iratok a közalkalmazottat alkalmazó intézmény tulajdonát képezik. Amennyiben a jogviszony nem jön létre, úgy a kezdeményező iratokat az érintettnek, illetve a személyi anyagot a korábbi munkáltatónak vissza kell adni.

5 5 A személyi iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amely alapja: a) közokirat, vagy a közalkalmazott nyilatkozata, b) a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése, c) bíróság vagy más hatóság döntése, illetve d) jogszabályi rendelkezés. A közalkalmazotti jogviszony megszűnése esetén a közalkalmazott személyi iratait a központi irattárba kell elhelyezni. A személyi anyagot a közalkalmazotti jogviszony megszűnésétől számított 75 évig meg kell őrizni. (kinevezések, alkalmazások, megbízások, áthelyezések, stb.) A személyi anyagba való betekintésre jogosultak: - saját adataiba a közalkalmazott, - intézményvezető - gazdasági vezető - pénzügyi csoportvezető - munkaügyi főelőadó - üzemorvos - orvos asszisztens Az intézményben nyilvántartott adatokhoz hozzáférhetnek azon személyek, akiknek erre törvényi, vagy hatósági felhatalmazással rendelkeznek. Minden közalkalmazott a személyes adataiban bekövetkező változást köteles 8 napon belül írásban bejelenteni és okirattal igazolni a munkaügyi feladatokat ellátó személynek. Felelősségi viszonyok szabályai A közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért az intézményben: - az intézményvezető, - a közalkalmazott felettese, - a munkaügyi feladatokat ellátó közalkalmazott, - a közalkalmazott és az ügykezelő a saját adatainak közlése tekintetében tartozik felelősséggel. A munkaügyi feladatokat ellátó közalkalmazott köteles: - 3 munkanapon belül intézkedni a közalkalmazott által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítése és kijavítása kezdeményezése ügyében - gondoskodni arról, hogy az általa kezelt adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen a jogszabályi rendelkezéseknek - csak adatforráson alapuló adatokat vezet a személyi iratra - az adatok helyesbítését és törlését kezdeményezni az intézményvezetőnél amennyiben azok már nem felelnek meg a valóságnak. A közalkalmazott és az ügykezelő felelős azért, hogy az általa az intézmény részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek! III.Közérdekű és a közérdekből nyilvános adat Közérdekű adat: az állami, vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint, jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen formában, vagy bármilyen módon rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre,annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat. Közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét a törvény közérdekből elrendeli.

6 6 Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok teljes körű, vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléséhez. Tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri. Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet a ki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja. Adatközlő: az a közfeladatot ellátó szerv, amely ha az adatot nem maga teszi közzé az adatot, az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatait a honlapon közzéteszi. Adatfelelős: az a közfeladatot ellátó szerv, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő közérdekű adatot előállította, illetve amelynek a működése során ez az adat keletkezett. A közérdekű adatok közzétételének, az adatigénylések teljesítésének rendjét a Fővárosi Önkormányzat Idősek Otthona (1125 Budapest, Kútvölgyi út ) (a továbbiakban: Kútvölgyi úti Idősek Otthona) az alábbiak szerint állapítja meg: A szabályozás tárgyi hatálya a Kútvölgyi úti Idősek Otthonának tevékenységével kapcsolatos, működése során keletkező közérdekű adatokra és közérdekből nyilvános adatokra terjed ki. 1. Intézményvezető: megállapítja, módosítja a közzétételi szabályzatot; megállapítja, módosítja az irányítása alatt álló intézmény egyedi közzétételi listáját; kijelöli az intézmény adatfelelősét és meghatározza a szabályzat végrehajtásával kapcsolatos egyes munkaköri feladatokat; hatáskörében eljárva kiadmányozza az egyedi adatigénylésekre adott választ; a közzététellel kapcsolatos feladatok nem megfelelő teljesítése vagy elmulasztása esetén dönt az iroda adatfelelősének szankcionálásáról. 2. Adatszolgáltatók: gazdasági vezető és intézményvezető ápoló: az intézmény Közadattárának tartalomfelelőseként gondoskodik az intézményvezető által jóváhagyott dokumentumok előkészítéséről; elkészíti, frissíti, helyesbíti az intézmény egyedi közzétételi listájának közzétételi egységeit; gondoskodik az egyedi közzétételi egységek és azok leíró adatainak pontosságáról, szakszerűségéről, a hivatkozások megfelelőségéről, közli az előző, illetve módosult (frissített, helyesbített) változásokat. Kezeli a KENYSZI adatszolgáltató informatikai rendszert 3.Adatrögzítő: informatikus: az intézmény igényeinek figyelembevételével üzemelteti a Közadattáron közzétett közérdekű intézményi adatokat tartalmazó oldalakat, munkaidőben haladéktalanul köteles megkezdeni az esetleges üzemzavar elhárítását; gondoskodik az egyes közzétételi egységek megjelenítéséről, feltölti ezek leíró adatait, a közadatot kereső által lekérdezett adatbázisba; együttműködik a Közadat program kijelölt munkatársaival a sérült adatok helyreállításában, az adatokat szükség esetén újra átadja, a technikai lehetőségek figyelembevételével gondoskodik az adatok jogosulatlan megváltoztatása, törlése, megsemmisülése, sérülése elleni védelemről, a sérült adatok helyreállításáról - szükség esetén - az adatfelelősök közreműködésével:a közzétételi

7 7 listák előírásainak megfelelően a honlapon archiválja az adatokat, valamint biztosítja az archív állomány elérhetőségét. Közadattáron regisztrált személyek: Gazdasági vezető intézményvezető ápoló pénzügyi csoportvezető műszaki vezető informatikus ÁLTALÁNOS KÖZZÉTÉTELI LISTA Szervezeti, személyzeti adatok Adat Adatszolgáltató Adatrögzítő Frissítés Megőrzés 1. A közfeladatot ellátó szerv hivatalos neve, gazdasági vezető informatikus A változásokat Az előző székhelye, postai címe, telefon- és követően állapot törlendő telefaxszáma, elektronikus levélcíme, honlapja, ügyfélszolgálatának elérhetőségei 2. A közfeladatot ellátó szerv szervezeti intézményvezető informatikus A változásokat Az előző felépítése szervezeti egységek követően állapot törlendő megjelölésével, az egyes szervezeti egységek feladatai 3. A közfeladatot ellátó szerv vezetőinek ésintézményvezető informatikus A változásokat Az előző az egyes szervezeti egységek vezetőinek neve, beosztása, elérhetősége (telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcím) követően állapot törlendő 4. A szervezeten belül illetékes intézményvezető informatikus A változásokat Az előző ügyfélkapcsolati vezető neve és az követően állapot törlendő ügyfélfogadási rend 5. A közfeladatot ellátó szerv felettes, illetve intézményvezető informatikus A változásokat Az felügyeleti szervének, ennek hiányában a követően közfeladatot ellátó szerv felett törvényességi ellenőrzést gyakorló szerv 1. pontban meghatározott adatai előző állapot 1 évig Az adatokban történt változásokat rögzíteni kell. Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok Adat Adatszolgáltató Adatrögzítő Frissítés Megőrzés 1. A közfeladatot ellátó szerv feladatát, intézményvezető informatikus A változásokat Az előző hatáskörét és alaptevékenységét követően állapot 1 évig meghatározó, a szervre vonatkozó alapvető jogszabályok, állami irányítás egyéb jogi eszközei, valamint a szervezeti és működési szabályzat vagy ügyrend hatályos és teljes szövege 2. A közfeladatot ellátó szerv által kiírt Gazdasági vezető, pályázatok szakmai leírása, azok intézményvezető eredményei és indokolásuk ápoló informatikus Folyamatosan Az előző állapot 1 évig 3. A közfeladatot ellátó szervnél végzett intézményvezető, informatikus A vizsgálatról Az előző alaptevékenységgel kapcsolatos gazdasági vezető, szóló jelentés állapot 1 évig vizsgálatok, ellenőrzések nyilvános intézményvezető megismerését megállapításai ápoló követően haladéktalanul

8 8 4. A közfeladatot ellátó szerv gazdasági vezető informatikus Negyedévente Az előző feladatellátásának teljesítményére, állapot 1 évig kapacitásának jellemzésére, hatékonyságának és teljesítményének mérésére szolgáló mutatók és értékük, időbeli változásuk 5. A közérdekű adatok megismerésére Gazdasági vezető irányuló igények intézésének rendje, az intézményvezető illetékes szervezeti egység neve, elérhetősége, s ahol kijelölésre kerül, az adatvédelmi felelős, vagy az információs jogokkal foglalkozó személy neve 6. A közérdekű adatokkal kapcsolatos Gazdasági vezető kötelező statisztikai adatszolgáltatás adott intézményvezető szervre vonatkozó adatai ápoló informatikus Negyedévente Az előző állapot törlendő informatikus Negyedévente Az előző állapot 1 évig Gazdálkodási adatok Adat Adatszolgáltató Adatrögzítő Frissítés Megőrzés 1. A közfeladatot ellátó szerv éves (elemi) gazdasági vezető informatikus A változásokat A külön költségvetése, számviteli törvény szerinti beszámolója; a költségvetés végrehajtásáról követően jogszabályban meghatározott - a külön jogszabályban meghatározott ideig, de módon és gyakorisággal - készített legalább 5 évig beszámolók 2. A közfeladatot ellátó szervnél gazdasági vezető foglalkoztatottak létszámára és személyi munkaügyi előadó juttatásaira vonatkozó összesített adatok, illetve összesítve a vezetők és vezető tisztségviselők illetménye, munkabére, és rendszeres juttatásai, valamint költségtérítése, az egyéb alkalmazottaknak nyújtott juttatások fajtája és mértéke összesítve informatikus Negyedévente A külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig Az intézmény közérdekű adatainak adatközlője a fenntartó (Fővárosi Önkormányzat). A törvény által meghatározott megjelenítendő adatokat a honlapján teszi közzé. Budapest, 2013.VII.1... Kissné Márté Zsuzsanna intézményvezető