Szerző: Dr. Balogh Eszter Lektor: TÁMOP A/1-11/ INFORMÁCIÓ - TUDÁS ÉRVÉNYESÜLÉS

Átírás

1 A szervezeti struktúra vizsgálata A tananyag alcíme Szerző: Dr. Balogh Eszter Lektor:

2 Bevezető A tananyag célja, hogy áttekintést adjon a szervezeti struktúra elemzésének néhány szociológiai szempontjáról. A szervezetelméletek olyan gazdag szakirodalmi háttérrel rendelkeznek, hogy annak teljes körű ismertetése lehetetlen. Ezzel a korláttal számolva a lecke olyan szervezetelméleteket ismertet az olvasóval, amelyek a mindennapi munkavégzéséhez adhatnak útmutatót. Az írás 3 fontos témát érint. Egyrészt ismerteti a különböző szervezeti formákat, másrészt részletesen taglalja a hatalom szerepét a szervezetben, végül betekintést ad a szervezetek kapcsolathálózati elemzéséhez.

3 Tartalom 1. Alapfogalmak 1.1. A szervezet fogalma 1.2. A szervezeti struktúra elemei 1.3. Néhány gondolat a vezetésről 2. Szervezeti formák 3. A szervezetek szociológiai jellemzői 3.1. Hatalom és autoritás 3.2. Kapcsolathálózat 4. Ellenőrzés 5. Irodalom

4 1. Alapfogalmak 1.1. A szervezet fogalma A szervezetek értelmezésének többféle definíciója létezik, az összes definíció ismertetése nyilvánvalóan lehetetlen. A fogalmat a tananyag alapvetően az ember és a szervezet viszonyán keresztül vizsgálja meg. A szervezetek az emberek életében olyan célok kielégítését szolgálják, amelyekre amúgy nem lennének képesek, az egyéni erőfeszítésük kevés hozzá. A szervezet az emberek közös tevékenysége révén kialakult társadalmi formáció, amely meghatározott és jól definiált céllal rendelkezik, s a célok elérésének érdekében mozgósítja erőforrásait. A szervezet fogalmához szorosan kapcsolódik a szervezés fogalma. A szervezés egy menedzsment funkció, mely a feladatokat, az erőforrásokat, a feladatokat végző emberek csoportosítását, elrendezését és összekapcsolását végzi el azzal a céllal, hogy a munkavégzés, teljesítmény elérje az optimumát. A szervezetek és az emberek közötti kapcsolatokról több elmélet fogalmazott meg értékes, máig használt gondolatokat. Mindegyik elmélet a szervezet és a munkát végző ember közötti viszonnyal kapcsolatos valamilyen előfeltevésből indul ki. A szervezet és az egyén kapcsolata ebből az aspektusból négyféle lehet. (Az ikonokra kattintva láthatóak a különböző megközelítések kifejtései. A szövegeket Siba Balázs foglalta össze 2012) a racionális gazdasági ember megközelítés a komplex ember megközelítés a társas igényű ember megközelítés az önmegvalósító ember megközelítés

5 1.2. A szervezeti struktúra elemei (Siba 2012) A szervezeti struktúra vizsgálatakor nem lehet figyelmen kívül hagyni a struktúra klasszikus, formai megközelítését. Eszerint a szervezet a következő építőkövekből áll: Az operatív mag. A szervezetnek ez az egysége a technikai működés közvetlen teljesítményével, és a szervezet aktuális tevékenységeinek kivitelezésével foglalkozik. (pl. egy összeszerelő szalag mellett alkatrészeket összeállító emberek, tanítás a tanteremben) Az operatív támogatás. Indirekt módon a technikai vagy termelői folyamattal, de kizárólag az operatív munka aktuális folyamatával foglalkozik (például a minőségellenőrzésben, munkatanulmányok készítésében, folyamattervezésben, raktárkezelésben, karbantartásban műszaki szolgáltatásban dolgozó emberek tartoznak ide) A szervezeti támogatás az egész szervezetre kiterjedően az üzemelés ellenőrzésével foglalkozik. Ebbe az egységbe beleértjük az operatív magot, de rendszerint az operatív munka aktuális folyamán kívül, például a személyzeti osztályon, az orvosi szolgálatban, a büfében, a vezetői számvitelben, irodai szolgálatban dolgozók tartoznak ehhez az egységhez. A felső vezetés az átfogó feladatokkal, irányelvekkel, stratégiai döntésekkel, a szervezet, mint egész munkájával és külső környezettel való kapcsolatokkal foglalkozik A középszintű vezetők a tevékenységek összefogásával és koordinációjával foglalkoznak, gondoskodnak az operatív támogató személyzet és a szervezeti támogató személyzet, valamint az operatív mag és a felső vezetés közötti kapcsolat ápolásáról.

6 1.3. Néhány gondolat a vezetésről A szervezeti struktúra elemzésekor nélkülözhetetlen említést tennünk a vezetésről. Ebben a részben a témát csak érintőleg tárgyaljuk, a vezetésről tágabb perspektívában a leadership fejezetben olvashatnak. Vezetés A vezetés azt jelenti, hogy valamit másokkal együttműködve vagy más emberek által eredményesen végzünk el. A szervezet egy olyan tér, amiben a vezető a tevékenységét kifejti, ahol a változás maga megvalósul. A vezetés alapvetően probléma megoldási folyamat és képesség, mely alapvetően befolyásolja a szervezet belső funkcióit és működését. Vezetési stílus A vezetési stílus a vezető személyiségéből eredő irányítási formát jelenti és a fölöttes - beosztott közötti interakció formájában másrészt a munkavállalók szervezeten belüli mozgásterében nyilvánul meg. A vezetésnek több megközelítése létezik, itt az alábbiakat emeljük ki: A vezetés, mint koordináció A vezetés, mint célkitűzés és stratégiaalkotás A vezetés, mint szervezés A vezetés, mint közvetlen irányítás (leading)

7 2. Szervezeti formák(bakacsi (Bakacsi- Balaton-Dobák 1996) A következő részben a szervezetek értelmezése a szervezeti struktúrán keresztül történik meg. A szervezeten alapvető szervezeti, strukturális jellemzői a következők Munkamegosztás és ennek szabályozása Koordináció és szabályozása Hatáskörmegosztás és szabályozása Konfiguráció (szervezeti sémák) Ezek a strukturális jellemzők segítenek abban, hogy meghatározhassuk a különböző szervezeti formákat. A szervezeti formák áttekintésekor a belső kommunikációt meghatározó szervezeti jellegzetességekre fókuszálunk. Amennyiben a témában bővebben kíván tájékozódni, a következő szakirodalomból tájékozódhat: Vezetés-szervezés I. Aula Kiadó Bp szerk.: Bakacsi Gyula- Balaton Károly- Dobák Miklós- Máriás Antal. 4- féle szervezeti formát különböztethetünk meg: Lineáris szervezet Funkcionális (lineáris- funkcionális) szervezet Divizionális szervezet Mátrix szervezet

8 3. A szervezetek szociológiai jellemzői 3.1. A hatalom és autoritás Jávor- Rozgonyi 2005 A szervezetfejlesztés, a kommunikáció és a szociológia szempontjából a szervezeti struktúra vizsgálata alapvetően a hatalom, hatalomgyakorlás és az autoritás kérdéseivel függ össze. Emiatt megkerülhetetlen, hogy a hatalom szervezeten belüli problémáját ne tekintsük át, mikor a szervezeti analízisről beszélünk. Autoritás A szervezeten belül a hierarchikus rendből eredő tekintélyviszonyt jelent. Az autoritás határozza meg, ki kinek adhat utasításokat és ki kinek tartozik engedelmességgel. Az autoritást alapvetően a munkamegosztás és a szabályozottság következményeiként kell értelmeznünk, vagyis nem tiszteletet jelent, mint a hétköznapokban, hanem egy strukturális adottságot, amely döntési, utasítási, ellenőrzési jogkörrel párosul. Hatalom Mikor a hatalom fogalmáról esik szó, nem lehet megkerülni Max Weber definícióját. Weber szerit a hatalom egy olyan esély, mikor valaki saját akaratát az ellenszegülés ellenére is keresztülviszi, függetlenül attól, hogy min alapul ez az esély. A hatalom szervezeti környezetben az egyének, egységek képessége arra, hogy más szervezeti szereplőket befolyásoljanak a saját céljaik megvalósítására. A hatalom potenciális lehetőség mások magatartásának a befolyásolására. A negatív hatalom (veto power) megakadályozást jelent. Azt jelenti, hogy nem tudjuk elérni a célunkat, ehhez nem áll rendelkezésünkre elegendő hatalom, de ahhoz van elegendő erőnk, hogy dolgokat késleltessünk vagy megakadályozzunk. (Pl. információ szűrés, torzítás, információ visszatartása, stb.)

9 Engedelmesség A hatalommal jár együtt és függést jelent. Azt jelenti, hogy egy másik személy olyan dolgot birtokol, kontrollál, amit mi nem, de azt szeretnénk megszerezni. A hatalom szűkösségre, valakitől való függésre alapul, mely a helyettesíthetőség hiányát és bizonytalanságot jelent. Szűkösség lehet a pénzben, anyagban, tudásban, szakértelemben, helyismeretben, kapcsolatban. Bizonytalanság Információhiányt jelent a jövőbeli eseményekről, mely az egyik legfontosabb környezeti változója a szervezeteknek. Ha valaki a bizonytalanságot csökkenti, mások számára bizonyossággá teszi, annak nagy a hatalma. Ilyen pl. a vezetői döntés. A beosztottak nem a sok alternatíva közötti bizonytalannal találkoznak, hanem a kiválasztott eggyel. A hatalom forrásai A hatalom forrásaival kapcsolatosan mindig azt vizsgáljuk, hogy minek a szűkössége és bizonytalansága vezethet hatalomhoz. Személytől származó hatalom források Szervezet által biztosított hatalomforrások Szervezet külső függéséből származó hatalom

10 A szervezet fogalma A hatalmi megközelítésben a szervezet egy mesterséges képződmény, melyben egyfajta szociális rendszer működik. A szociális rendszerben vannak célok, feladatok, stb. de jellemző rá, hogy az emberek és csoportok valódi célul az érdekeik és céljaik elérését tűzik ki. A szervezetben a hatalomnak több szintje különíthető el. E három együttes elemzése szükséges ahhoz, hogy a vezetésről, a hatalom működéséről egy szervezeten belül érdemi képet alkossunk. Első szint: a direkt reláció szintje, közvetlen hatalmi kapcsolat. Az - az eset, mikor A hat B -re. Ez a kapcsolat mutatja a hatalmi szerkezetet. Második szint: lokális strukturális szint. Az alrendszerek sajátos hatalmi erőtérrel rendelkeznek. A csoportok hatalmi képességéről van szó, vagyis több ember hatalmi képességéről. (Pl. Munkacsoportok érdekérvényesítési képessége szervezeten belül.) Harmadik szint: maga a rendszer. A kérdés, hogy az egység, osztály az egész rendszeren belül milyen érdekérvényesítési képességgel rendelkezik. Az egyik rész hogyan tudja a másik rész viselkedését változásra ösztökélni. A hatalommal rendelkező rész a befolyást a hatalomgyakorlást addig tudja gyakorolni, amíg ez nem jelent többletköltséget a szervezet egészének. A státusra, elbocsátásra menő hatalmi játékok sokszor nem látszanak a vezetőség számára, hiszen költségei nem mutatkoznak meg, ezért nem láthatóak. A szervezetiesülés során stabilizálódnak a hatalmi viszonyok és kialakul a hatalmi struktúra. A szabályok, az egységek közötti kapcsolati formák, a függőség, a felelősség mind a hatalmi rendszer leképeződései és az intézményesülési folyamat részei. Ennek a rendszernek a működtetéséhez szükséges a hatalom. A hatalom egyfajta kompetencia, képesség, hogy az emberekre ilyen irányú befolyást tudjunk gyakorolni. Ahogyan kialakítják a szervezetet már önmagában egyfajta hatalomgyakorlást is jelent. A mögöttes befolyás nyílt vagy mögöttes alkuk során alakul ki, vagyis a szervezet jövőjéről, működésének az elveiről mindig egy pár ember dönt. A szervezet ebben a megközelítésben nem más, mint egy hatalmi rendszer, mely befolyásolási, hatalmi aktussal jön létre. A jól működő hatalmi gépezet átlátható, nyomon követhető, fontos, hogy hibái és a hibák okai láthatóak legyenek.

11 A hatalom újratermelődésének módja a szervezeten belül A szervezet a hatalmi viszonyokba ágyazott szociális rendszer. Vagyis a munkavállalók maguk is a hatalmi viszonyok hordozói és hozzájárulnak ezeknek a viszonyoknak az újratermelődéséhez. Az újratermelés aktusát hajtják végre munkájuk és kommunikációjuk által. A szervezet tehát legitim hatalmat gyakorló gépezet, melyet maguk a munkavállalók tartanak fent. Az ilyen újratermelő viselkedésnek két formája van: Hatalmi erőviszonyokon belüli viselkedések és cselekvések Hatalmi erővonalakat megzavaró viselkedés és cselekvés. E két viselkedés elkülönítése a konfliktusok és a változások szempontjából fontos. E tekintetben különböztetünk meg funkcióval rendelkező funkció nélküli viselkedést. Szervezeti ember az, aki előbb vagy utóbb alkalmazkodik a szervezethez, hasonul hozzá. A hatalmi ember ezzel szemben az, aki nem a szervezethez alkalmazkodik, hanem akit a rendszer, a hatalom termel ki. Bármilyen szervezeti formáról van szó, az embernek alkalmazkodnia kell hozzá. Kialakul a hatalmi igazságért küzdő ember képe és a hatalom által elvárt gondolkodás.

12 A hatalom fenntartásának a költségei és deficitjei A hatalom működésének a hatékonyságát több dimenzióban is meg tudjuk vizsgálni. egy szervezeten belül van-e és milyen gyakran hatalmi konfliktus, ill. mekkora az intenzitása a szervezetben van-e valamilyen krízis, amely megmutatkozhat egy hirtelen zavar, megrázkódtatás formájában a szervezetben megindult-e egy lassú lefelé menő spirál, mikor lassan az erőforrások kimerülnek feltűnő jelek nélkül. A hatalom célja a szervezet átláthatósága, és a hatalom kézbentartása. Amennyiben ez nem működik megfelelően, veszteségek lépnek fel a szervezetben. A hatalomgyakorlással kapcsolatos működési veszteségekre pár tipikus példa: Fontos dolgokban másként gondolkoznak az emberek. A döntések fogadtatása nem megfelelő. A cég és a termék iránt nem alakul ki lojalitás. Nem működik az ösztönzési és szankcionálási rendszer. Pl. a munkavállaló rosszul érzi magát a vállalatnál a karrier lehetőség nem elég kecsegtető. A munkavállalók nem azonosulnak a szervezeti célokkal Konfliktus alakul ki a szervezeti morál kérdésében. Pl. tud-e azonosulni a beosztott a vezető stílusával erkölcsileg a döntéseivel. Nem tartják az emberek a szervezet működését igazságosnak. Pl. bérezés és felelősség korrektsége. A hatalmi stabilitás megtartásának és a veszteségcsökkentésnek eszközei például a következők: a hatalom bedarálja, átalakítja az embert a hatalom megválogatja, kivel akar dolgozni és megkeresi az optimális működési feltételeket hozzá a hatalom igazodik bizonyos adottságokhoz. Pl. tudomásul veszi a munkaerő bizonyos adottságait. a hatalom kialakít olyan hatalmi eseményeket, csoportokat, melyek látszólag a fennálló struktúra ellen vannak. Pl. engedi vagy ösztönzi olyan ellencsoportok kialakulását, akik a gépezet ellen vannak, de nem ad igazán számottevő erőforrást számukra. Ekkor már önmagában az ellenállással való elégedettség elég ahhoz, hogy stabilizálja őket és a céget.

13 3.2. A kapcsolathálózat A hatalom mellett a szervezetek elemzésének a másik fontos megközelítése az ún. kapcsolathálózat elemzések. A szakirodalom (Mastenbroek 1991) alapján, ha egy szervezetet, mint hálózatot tekintjük, akkor a hálózaton belül négyféle kapcsolatot különböztethetünk meg. ( Egy a háromhoz modell ): 1. Instrumentális kapcsolatok. Az emberek a szervezetben egymás szemében termelőeszközként jelenek meg. Szükség van a társak munkájára, munkamegosztás és koordináció jön létre. Ennek fejlesztésére a tudományos menedzsment ad eligazítást: adatszolgáltatás, információáramlás, döntési módszerek fejlesztése. 2. szocio-emocionális kapcsolatok. Ebben a kapcsolati formában a kollegák közötti érzelmi viszonyokon, a szimpátián-ellenszenven van a hangsúly. A csoporton belül kialakulhat a lojalitás, csoporttudat és közös nyelv által kialakul a csoportarculat. Beavatkozáskor olyan irányok kellenek, hogy hogyan tudjuk az érzelmeinket kezelni, kinyilvánítani, kordában tartani, hogyan kell a másikat megérteni stb. erre több fejlesztési irányzat létezik. 3. Hatalmi és függőségi kapcsolatok. Az ilyen szervezeti kapcsolatokat más néven küzdőtérnek is nevezik, amely a politikai manőverezés, hatalmi játszma területe meghatározott pozíciókért és erőforrásokért, a kapcsolatok nehézsége, hogy ezek a játszmák általában a háttérben zajlanak. 4. tárgyalási kapcsolatok más néven piac. Az emberek a korlátozott erőforrásokért versengenek, amelyeket felosztanak egymás között. Az emberek állandó tárgyalási kapcsolatban állnak egymással, azért, hogy a felosztandó tortához egyáltalán hozzáférjenek, s hogy a torta felosztásában való döntéshozatalban részt vegyenek. Egy szervezeten belül a négy kapcsolat közül a hatalmi függőségi kapcsolat a legfontosabb és legerősebb viszony, s ebből vezethető le a másik három kapcsolati forma. A hatalmi logikájú kapcsolati rend az a viszony, amelyre a szervezeten belül minden más viszony ráépül.

14 A hatalom szempontjából igen releváns kérdés az egységek és a munkavállalók függetlenségének/függőségének a mértéke. Szervezeten belül a függetlenség/függőség mértékét a következő tényezők határozzák meg: Az egység vagy a munkavállaló bizonytalanságának a mértéke. A bizonytalanság a jövőre vonatkozó információkkal való rendelkezés hiányát jelenti. Egy szervezetben egy munkavállaló vagy egység előnyhöz juthat, ha információkat tud a jövőről és ezzel befolyásolni tudja mások helyzetét. Az egység vagy a munkavállaló helyettesíthetősége. Szervezeten belül az az aktor rendelkezik számottevőbb hatalommal, amely kevésbé pótolható, vagyis nehéz őt helyettesíteni. Az egység vagy a munkavállaló központi szerepének mértéke és formája. Szervezeten belül, ha kölcsönös függőségi helyzet áll fenn munkavállalók vagy /és egységek között, akkor azt mondhatjuk, hogy erős összefonódás tapasztalunk. Minél nagyobb az adott aktor ilyen irányú központi szerepe, annál nagyobb hatalommal rendelkezik a szervezeten belül. A fenti megállapítások mellett ugyanakkor vegyük figyelembe azt a tényt, hogy az egészséges, jól működő szervezetekben a verseny és az együttműködés egyaránt meg kell, hogy jelenjen. Egy csoport számára minél nagyobb teret engedünk saját érdekei kibontakoztatására, annál erősebben jelenik meg az önfenntartási igény a szervezetben mely a szervezet, mint egész stabilitásához nagymértékben hozzájárul. A szervezeteken belül tehát egyezerre kell megnyilvánulnia a küzdőtérnek és együttműködési térnek.

15 Ellenőrzés Kérem mielőtt befejezi ezt a leckét, válaszoljon magának a következő kérdésekre: Döntse el, hogy melyik állítás igaz és melyik hamis! A hatalom engedelmességen alapuló tekintélyviszony Egy vezető negatív hatalommal rendelkezik akkor, ha nincsen valódi hatalom a kezében A hatalom szervezeti körülmények között sok esetben a függéssel és a szűkösséggel függ össze A szervezeti ember az az ember, akit a hatalom gépezete termel ki Mindenki szervezeti ember, aki egy szervezetnél dolgozik A divizionális szervezet fajtái: lineáris szervezet, profit-center szervezet, cost-center szervezet Funkcionális cselekvésnek nevezzük azt a cselekedetet, mely a szervezeten belüli viszonyokat és a hatalmat újratermeli Házi feladat Készítsen egy 5 oldalas dolgozatot arról, hogy egy szervezet belső struktúráját milyen szempontok alapján kezdené el feltárni. A dolgozat elkészítéséhez kérem használja az elsajátított tananyagot. A szervezetről a következő információink vannak: 50 fős hazai tulajdonú vállalat 10 éve van a piacon Egy külföldi multinacionális vállalat leányvállalata Mérnöki tevékenységgel foglalkozik, erőteljes K+F tevékenységgel

16 Irodalom Dobák Miklós: Szervezeti formák és vezetés KJK Bp Jávor István- Rozgonyi Tamás: Hatalom, konfliktus, kultúra KJK Kerszöv Bp. Vezetés-szervezés I. Aula Kiadó Bp szerk.: Bakacsi Gyula- Balaton Károly- Dobák Miklós- Máriás Antal. Willem G. Mastenbroek: Konfliktusmenedzsment és szervezetfejlesztés KJK Budapest 1991.

17 Ikonok Ikonok vissza a legelejére Ugrás a tartalomjegyzékre Hallgatható médiaanyag Film média Külső forrás (pl. csatolt pdf) Külső web forrás Kérdések feladatok Fontos anyagrész