LoGo-IKTATÁS Ügyirat-kezelési Rendszer ASP szolgáltatási szerződés

Átírás

1 3. számú melléklet a 03-3/525/2015. számú előterjesztéshez Szám:03-3/525-4/2015. LoGo-IKTATÁS Ügyirat-kezelési Rendszer ASP szolgáltatási szerződés A Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala a továbbiakban Szolgáltató, a T-Systems Magyarország Zrt továbbiakban Fejlesztővel kötött partneri szerződés alapján a LOGO- IKTATÁS számítógépes program ASP (Application Service Provider - alkalmazás-szolgáltató) felhasználói jogát jelen szerződési feltételek szerint biztosítja Siklós Város Polgármesteri Hivatala, továbbiakban Felhasználó részére. Szolgáltató adatai: Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Székhely: Pécs, Széchenyi tér 1 Bankszámlaszám: Adószám: Képviseli: Dr. Lovász István jegyző Felhasználó adatai: Siklós Város Polgármesteri Hivatala Székhely: Bankszámlaszám: Adószám: Képviseli: 1. Fogalom meghatározások LoGo-IKTATÁS működtetési/üzemeltetési rétegek: Hardver berendezések, amely egyrészt a nyilvánosan (web felületen) elérhető - adatbázis és kiszolgáló - szerverek, másrészt kliens oldali berendezések, munkaállomások és azok perifériái. Az adatbázis és kiszolgáló szervert, azok működését a Szolgáltató biztosítja és ő is üzemelteti. Üzleti logika, amely a szerver és kiszolgáló gépek működését vezérlő programokban testesül meg. A jogszabályok és ügyviteli munka igényei szerinti működést valósítják meg, a Szolgáltató biztosítja. Internetes biztonságos hálózat a szerverek eléréséhez, melyet a Szolgáltató biztosít. A kliens oldali berendezéseket a Felhasználó biztosítja és működteti. Az egyes klienseknek a szerverek eléréséhez szükséges biztonságos hálózati lehetőséget a Felhasználónak kell biztosítani. A LoGo-IKTATÁS használatához a kliens oldali, a Felhasználó által igényelt licencet a szolgáltatás díjazásának részeként a Szolgáltató szerzi be.

2 2. Szerződés tárgya: 2.1. Szerződés tárgya A Fejlesztő tulajdonát képezi a LoGo-IKTATÁS programrendszer, amelynek lehetőségeit, működését a rendszer részét képező dokumentációk ismertetik. A Szolgáltató - a Web felületen működtethető programokat - szerverfarmon lévő gépekre telepített, biztonságos hálózaton keresztül elérhető módon üzemelteti. A szerződésben a Szolgáltató a Felhasználó számára - a Felhasználó ügyviteli munkavégzésének és az adatszolgáltatási kötelezettségének segítéséhez - az alábbiakban részletezett feltételekkel felhasználói jogot biztosít a LoGo-IKTATÁS rendszer futtatására kialakított infrastruktúrához. 3. A Szolgáltató kötelezettségei 3.1. A Szolgáltató kötelezettsége a jogszabályok ismeretére és helyes alkalmazására A Fejlesztő és a Szolgáltató a LoGo-IKTATÁS készítéséhez és felügyeletéhez olyan munkatársakat biztosít, akik végzettségük és szakmai gyakorlatuk alapján ismerik, és megfelelően alkalmazzák az ügyviteli munkára vonatkozó jogszabályokat és az országosan általánosan alkalmazott szakmai gyakorlatot. A Fejlesztő és a Szolgáltató illetékes munkatársai folyamatosan figyelemmel kísérik a jogszabályok változását, és gondoskodnak a LoGo-IKTATÁS rendszer jogszabályoknak megfelelő működéséről A LOGO-IKTATÁS programok megismerésének biztosítása A Szolgáltató a Felhasználó számára lehetővé teszi a programok - használatba vételhez szükséges mértékű - megismerését. Ennek - díjtalan illetve a szolgáltatatási díjba tartozó- lehetőségei a következők: Dokumentációk tanulmányozása Díjtalan, -ben elküldött kérdések lehetősége A fenti - díjtalan - lehetőségeken kívül, igény szerinti mértékben mód van fizetős oktatási, konzultációs szolgáltatást igénybe venni, amelynek feltételeit a Felhasználó és a Szolgáltató külön megállapodásban rögzítenek Szerver, adatbázis üzemeltetésének biztosítása A Szolgáltató a LoGo-IKTATÁS feldolgozás elérési lehetőségét heti 7 x 20 órás időtartamban biztosítja. Minden nap óra között történik az adatbázis biztonsági mentése és a LoGo- IKTATÁS szerver programok frissítése, ekkor a szolgáltatás szünetel. Amennyiben a Szolgáltató karbantartást végez, vagy tudomására jut, hogy az internet üzemeltető részéről, vagy egyéb okból több mint 3 órás üzemkiesés következik be, akkor az üzemkiesés okáról, a várható munkakezdés időpontjáról - vagy Fax értesítést küld a Felhasználó részére Felhasználónak nyújtott egyéb szolgáltatások 2

3 A Szolgáltató biztosítja a LoGo-IKTATÁS programok online frissítését. A folyamatos programkövetés során a továbbfejlesztett programokat a Felhasználó rendelkezésére bocsátja, erről a munkáról folyamatos ismertetőt vezet. A Szolgáltató telefon és azonnali ügyeletet biztosít munkaidőben - munkanapokon 8-16 óra között - a munkavégzést akadályozó bármely hibák elhárítása érdekében. A 3.3.-ban részletezett módon a rendelkezésre állás díjtalan illetve díjazás ellenében történik. Egyedi, eseti megállapodás alapján, külön díjazásért munkaidőn kívül is igénybe vehető az ügyelet rendelkezésre állása. Ha a Felhasználó a hiba bejelentésekor igényli - és szükség esetén a 5.2.-ben írt esetleges díjfizetési kötelezettséget vállalja - a Szolgáltató ügyelete beléphet a Felhasználó feldolgozásába, és ott a Felhasználó problémáját a Felhasználó munkatársával közösen kivizsgálja, értelmezi. A Szolgáltató igényfelvetés alapján konzultációs, oktatási és ügyvitel-szervezési szolgáltatást biztosít a Felhasználó részéreo - akár a Szolgáltató, akár a Felhasználó telephelyén -o a 7.1. a Díjazás mértéke alatt leírt módon és díjazásért. A más rendszerben tárolt adatok betöltésére a LoGo-IKTATÁS rendszerbe, a Felhasználó és a Szolgáltató az igények szerint külön megállapodást kötnek Adatállományok mentése, visszaállítás kötelezettsége A Szolgáltató a szervereken lévő teljes adatállományról naponta - 23 órai állapotról - készít biztonsági másolatot - mentést - a szerver gépre. Max. 3 munkanaponként a szervertől elkülönülő külső adathordozóra kiírásra kerül az aktuális mentés. A Szolgáltató köteles a szerver oldali gépi, hálózati vagy program hibából adódó, adatvesztéssel járó vagy adat roncsolódást előidéző hiba esetén - amikor a hibát csak egy korábbi adatbázis állapot visszaállítása szünteti meg - haladéktalanul megkezdeni a helyreállítást. A napi mentés visszaírása esetén a 23 órakor volt adatbázis állapotra visszaáll a feldolgozás, ha nagyobb hiba következik be, és az adatbázis - esetleg új gépre történő - telepítése szükséges, akkor legfrissebb mentett állapotra visszaáll a feldolgozás. A mentés visszaírási eseménynél - már a leállás bekövetkeztekor - a Szolgáltató köteles értesítést küldeni a Felhasználó számára, ebben ismertetni kell a hiba okát, a mentés - azaz az adatok állapotának rögzült - időpontját, és a várható munkakezdés idejét. A Szolgáltatási szerződés megszűnése után a Szolgáltató - a szerződés megszűnési dátuma szerint - még 30 naptári napon keresztül az adatbázisban tartja és menti a Felhasználó feldolgozásainak adatait. 30 nap eltelte után az adatbázisból az adatok és a feldolgozások törlésre kerülnek. A törlésre kerülő adatok esetleges mentéséről és tárolásáról a Felhasználónak kell gondoskodni. Az adatok - pl. utólagos listakészítési célból történő - visszaírása az adatbázisba, a Felhasználó megkeresése és egyedi megállapodás alapján külön díjazás ellenében a Szolgáltatótól igénybe vehető. A visszaírás történhet a Felhasználó saját mentéséből, vagy a Szolgáltató korábbi archivált adataiból. A Szolgáltató a folyamatos munkavégzéshez - a fentiekben leírt módon - rendszeresen mentéseket végez a teljes adatbázisról. Az adatbázis teljes mentése egy időpont szerinti állapotot tartalmaz és nem az egyes intézményi adatoknak a feldolgozási szakaszaik szerinti - havi zárás, 3

4 éves zárás után, stb. - megfelelő állapotot. Hiba esetén a Szolgáltató a teljes körű mentésből napokon, esetleg órákon belül helyreállítja az adatbázist. A Felhasználónak - igénye esetén - a rendelkezésre álló saját adatmentési eljárással kell gondoskodnia az adatvagyonának - feldolgozási időszakok szerint szakaszolt - intézményi és megőrzéséről. A Szolgáltató csak az adatbázis napi, éjszaka készült teljes körű mentését és hiba esetén a helyreállítást vállalja, és nem vállalja az egyes felhasználók adatvagyonának feldolgozási szakaszok szerinti elkülönülő mentését és megőrzését Garanciális kötelezettségek A Fejlesztő és a Szolgáltató a rendszer használatba vételétől jelen szolgáltatói jogviszony érvényességének időtartama alatt jótállást vállal arra, hogy a felhasználói dokumentációnak és a - Szolgáltató és Felhasználó ismeretei szerinti - aktuális jogszabályoknak megfelelően működő programrendszert biztosít a Felhasználó részére. A Fejlesztő jótállási kötelezettsége alapján az esetleg felmerülő és nyilvánvaló hibák kijavítását munkaidőben haladéktalanul megkezdi. Ha a vélelmezett hiba a Szolgáltató és a Felhasználó eltérő jogszabály értelmezéséből származik, a Szolgáltató a Felhasználó közreműködésével eljár a megfelelő hatóságnál - a jogszabály értelmezést egyértelművé tevő állásfoglalás beszerzéséért. A Fejlesztőt nem terheli a jótállási kötelezettség, ha a bejelentett hiba, a Felhasználó egyedi, a dokumentáció leírásain túllépő igényeinek kielégítését szolgáló szempontokat próbálnak érvényesíteni, a Felhasználó által kijelölt képviselő hozzá nem értésére vezethető vissza, a dokumentációban meghatározott hardver-szoftver konfigurációtól eltérő működtetésből keletkeznek, akár a szerver oldali, akár a felhasználó oldali berendezés nem üzemszerű, a dokumentáció előírásaitól eltérő használat miatt keletkezett, a hiba a rendszer futtatásához használt harmadik fél által szállított eszközök hibájából keletkezett Szolgáltató titoktartási kötelezettsége A Szolgáltató kötelezettséget vállal, hogy ha a munkája során a Felhasználó adataiba betekintést nyer és/vagy a Felhasználó adataival - pl. hibaelhárítás céljából - dolgozik, akkor ezeket az adatokat semmilyen formában nem használja fel, harmadik fél számára semmilyen formában nem adja tovább. 4. Felhasználót megillető kártérítés A Felhasználót a bizonyítottan programhibából, vagy a 3.6. pontban megfogalmazott garanciális kötelezettségek elmulasztásából eredő kárért kártérítés illeti meg. A Szolgáltató kártérítési kötelezettségének maximális összege nem haladhatja meg a Felhasználó által a LOGO-IKTATÁS rendszer használatáért, az aktuális évben kifizetett ÁFA nélküli díj összegét. Szolgáltató az általa okozott és általa elismert vagy jogerősen megítélt károkért vállal felelősséget oly módon, hogy a kártérítés összegével azonos mértékű használati díjat a felhasználó nem fizeti meg. Az elszámolást a megállapodó felek külön megállapodásban rögzítik. 4

5 Szerződő felek megállapodnak abban, hogy Szolgáltató felelőssége kizárt harmadik személyeknek a Rendszer által okozott károkból, valamint bármilyen adat hibájából különösen, de nem kizárólag a Rendszerhez kapcsolódó adatok hibájából, továbbá bármely adat vagy adatbázis megsérüléséből eredő kártérítési kötelezettség tekintetében, feltéve, ha a káresemény nem a Szolgáltató hibás teljesítésére vezethető vissza. A Szolgáltató kártérítési kötelezettsége nem terjed ki elemi csapás, rongálás vagy más szakszerűtlen működtetés, beavatkozás által okozott károkra. 5. A Felhasználó feladatai a rendszer használata, üzemeltetése során 5.1. A Felhasználó szoftver használati jogai Felhasználó jelen szerződés aláírásával jogosulttá válik a programrendszer használatára. A Felhasználó nem jogosult a programrendszer vagy egyes szoftver termékek részének vagy egészének másolására vagy sokszorosítására, nem jogosult a programrendszer vagy egyes szoftver termékeket más alkalmazásban használni. A Felhasználó nem jogosult a programrendszer szoftver termékeivel azonos vagy azokkal akár működési alapelvek, akár adatszerkezet, akár működési összefüggések, akár megjelenés illetve megjelenítés tekintetében egyező terméket előállítani, belső felépítését elemezni, feltárni úgy, hogy az a programrendszerre vagy elemeire visszaszármaztatható legyen A Felhasználó kötelezettsége a jogszabályok ismeretére és helyes alkalmazására A Felhasználó köteles a LoGo-IKTATÁS használatához és felügyeletéhez olyan munkatársakat biztosítani, akik végzettségük és szakmai gyakorlatuk alapján ismerik, és megfelelően alkalmazzák az ügyviteli munkára vonatkozó jogszabályokat és az országosan általánosan alkalmazott szakmai gyakorlatot. A Felhasználó illetékes munkatársai folyamatosan figyelemmel tudják kísérni a jogszabályok változását, a LoGo-IKTATÁS programok működését A Felhasználó felkészülése a programok használatára A Felhasználó vállalja, hogy a 3.2. pontban írt lehetőségek felhasználásával meggyőződik róla, hogy a LoGo-IKTATÁS rendszer az elvárásainak, igényeinek és a jogszabályoknak megfelelően működik, valamint a szükséges kliens oldali berendezések, hálózat, internet elérés, stb. rendelkezésre állnak. Továbbá a Felhasználó vállalja, hogy az ASP szolgáltatás igénybevételéhez, a folyamatos önálló munkavégzéshez szükséges mértékű ismeretet elsajátítja. A felkészülési munkát akadályozó problémák bejelentésével - program, szerver, hálózati hiba esetén - díjtalanul fordulhat a Szolgáltató ügyeletéhez, amely munkaidőben, haladéktalanul hozzákezd a hiba elhárításához. Sem a felkészülés, sem a szerződés érvényessége alatt díjtalan oktatási tevékenységet nem lehet az ügyelettől igényelni. Ha a Felhasználó nem vállalja a díjfizetéses, oktatási szolgáltatást, akkor kérdését a díjtalan levélben teheti fel. 5

6 A szolgáltatói jogviszony érvényessége alatt a Felhasználó tudomásul veszi, hogy ha az ügyelethez fordulásának oka nem program, szerver vagy hálózati hiba, amely az ügyelet közreműködésével elhárítható, hanem a munkavégzést az ismerethiány, hibás kezelés akadályozza, azaz oktatási tevékenységet kell az ügyeletnek folytatni a Felhasználó munkavégzésének segítésére, - ez akár telefonon, személyesen, levelezéssel, stb. történik -, akkor a Szolgáltató ügyelete az időráfordítást a mindenkori árjegyzék szerint kiszámlázza a Felhasználónak. A Szolgáltató minden egyes ilyen ráfordításról 3 munkanapon belül üzenetet küld a Felhasználónak, feltüntetve a Szolgáltató dolgozó nevét, téma rövid megnevezését, időtartamot és díjat. Amennyiben a Felhasználó további 3 munkanapon belül nem vitatja az értesítés adatait, akkor a Szolgáltató a terhelést elfogadottnak tekinti és a kereskedelmi munkatársak a díjat a következő esedékes számlázásban szerepeltetik Kliens oldali berendezések üzemeltetésének biztosítása A LOGO-IKTATÁS programok Web felületen történő munkavégzéshez szükséges - kliens oldali - berendezéseket a Felhasználó az igényei szerint üzemelteti. A kliens oldali berendezések rendeltetési célnak megfelelő beszerzéséről, hibátlan, biztonságos üzemeltetéséről, és a szerverek biztonságos hálózatának kliens oldali hozzáféréséről a Felhasználó gondoskodik A Felhasználó kármegelőző kötelezettségei a garanciális feladatok ellátásához A Felhasználó felelős a nyilvántartás, a hatóságokkal, a saját dolgozóival és ügyfeleivel történő kapcsolattartás során jó adatokkal, határidőre történő feltöltéséért. E felelősséget a LoGo-IKTATÁS program használata nem csökkenti, nem veszi át. A Felhasználó a fenti feladatok ellátásának segítésére, a hatékony munkavégzéshez veheti igénybe a LoGo-IKTATÁS rendszert. A Felhasználó mind a bevezetés próbái, mind a rendszeres használat során köteles folyamatosan figyelemmel kísérni a programok működését, és annak bármely rendellenességét, vagy a Felhasználó értelmezése szerinti jogszabályoktól eltérő működését jeleznie kell a Szolgáltató felé. A Felhasználó tudomásul veszi, hogy a Felhasználó által nem jelzett programhibákért, a nem jelzett jogszabály-értelmezési, jogszabály-követési hibákból eredő károkért, vagy a programhibák késői észleléséből, illetve késői jelzéséből keletkező károkért a Szolgáltató akkor sem tartozik felelősséggel, ha egyébként a hiba kijavítására vonatkozó kötelezettsége fennáll Adatvagyon megőrzése A LoGo-IKTATÁS működtetése során a Felhasználó által, az adatbázisba bevitt adatokból adatvagyon keletkezik. Az adatvagyon időben korlátlan tulajdonosa a Felhasználó. A Felhasználó az adatok időbeli szakaszolásának megfelelően a rendelkezésre álló mentési lehetőséggel rendszeresen köteles gondoskodni az adatainak mentéséről. Ennek hiányában - hiba esetén - csak a 3.5. pontban leírt mentési eljárás adataival kerül helyreállításra a teljes adatbázis, és a Felhasználó feldolgozásai A Felhasználó titoktartási kötelezettsége A Szolgáltató a szolgáltatás ajánlott díjait nyilvánosságra hozza, ez bárki számára elérhető. A Szolgáltató a konkrét Felhasználóval a feladat konkrét ismeretében az ajánlott díjtól esetleg 6

7 jelentősen eltérve megállapodik időleges vagy folyamatos díjban. Ez a megállapodás szerinti díj, üzleti titkot képez, amelyet a felek csak közös hozzájárulás alapján hozhatnak harmadik fél tudomására A Felhasználó feladatai a biztonságos üzemeltetés biztosításához A biztonságos üzemeltetés fontos része a kártékony programok - vírusok, trójai programok, stb. - elleni védekezés. A Felhasználó köteles gondoskodni a saját berendezéseinek vírus és kártékony program mentes működtetéséről. A Szolgáltató semmilyen felelősséggel nem tartozik a kártékony programok miatt bekövetkezett károkozásért, amely akár a Felhasználó - kliens oldali - berendezésein, akár az adatbázisban következett be. A Felhasználó felelősséggel tartozik a Szolgáltató felé, ha a gépéről kiinduló vírus vagy egyéb kártékony program fertőzés a felhasználó adatain túlterjedő kárt okoz. Amennyiben bizonyítottá válik, hogy Felhasználó illetve, a nem megfelelő kliens oldali védelem hibájából Szolgáltató szerverein illetve a LoGo-IKTATÁS ASP rendszerben kár keletkezik, úgy Felhasználó kártérítési kötelezettséggel tartozik. 6. Szolgáltatási jogviszony létrehozása és megszüntetése A szolgáltatási jogviszony határozatlan időtartamra jön létre. A szolgáltatási jogviszony 3 hónapos felmondási határidővel - az utolsó még feldolgozott negyedév díjainak kifizetése után - megszűnik. A negyedéves elszámolás díjainak ki nem fizetését követő 30 nap elmúltával a Szolgáltató letiltja az adatokhoz való hozzáférést. A következő negyedév számlázási időszakáig ki nem fizetett díjak esetén a Szolgáltató az adatbázisból a Felhasználó adatait kitörli és a Szolgáltatási jogviszony automatikusan megszűnik. A ki nem fizetett díj a Felhasználó jogtalan programhasználata során keletkezik. 7. Szolgáltatás díjazása 7.1. Díjazás mértéke Az ASP szolgáltatás havi díja január 1-től: Ft + Áfa / hó Az ASP díj tartalmazza: LOGO-IKTATÁS licencet Jogszabálykövetést, rendszerkarbantartást a feldolgozási egység létrehozásának díját a szerver üzemeltetés ügyeleti rendelkezésre állást. Ha a korábban írt egyéb szolgáltatások igénybevételére kerül sor, akkor az alábbi díjak használatával történik a fizetendő díj képzése. EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK DÍJA 7

8 Szolgáltatási díjak (az áfát nem tartalmazzák!) Oktatás, konzultáció, programtelepítés helyszíni közreműködés Utazási hozzájárulás nem pécsi helyszínre Kiszállási díj Egyedi programkészítés, ügyvitel szervezési konzultáció, rendszermérnöki munkaóra Ft/óra 100 Ft/km Ft/fő Ft/óra Teljes körű ügyvitelszervezés egyedi megállapodás szerint szervezői napra, 102 ezer Ft szervezői napidíj plusz utazási hozzájárulás A fenti összegek az áfát nem tartalmazzák. A Szolgáltatónak lehetősége van a LoGo-IKTATÁS-i rendszer meghatározott díjait az éves inflációt követő, de azt meg nem haladó mértékben módosítani. A díjak változását a Szolgáltató 30 nappal a változást megelőzően köteles a Felhasználó tudomására hozni Elszámolási időszak, számla készítése Az elszámolási időszak a naptári negyedév. Elszámolásra a tárgynegyedévet követő hónap 5-ik napján kerül sor. Az első számla kiállításának határideje április 5.. A számla kiegyenlítése a kiállítást követő 30. banki napon belül a Szolgáltató OTP számú számlájára történik. Késedelmes fizetés esetén a PTK ban foglaltak az irányadóak. A szolgáltatói jogviszony a Szolgáltató részéről automatikusan felbontásra kerül, ha a fizetési felszólításon szereplő összeg 30 napon belül nem kerül kiegyenlítésre A Felhasználó fizetési kötelezettségének teljesítése A szolgáltatási díjak meg nem fizetése a szolgáltatási jogviszony megszüntetését eredményezi. A szolgáltatás megszüntetése esetén a Felhasználó a korábbi, már kifizetett díjak visszafizetését nem igényelheti. Jelen szerződésben nem szabályozott kérdésekben a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. Pécs, január Dr. Lovász István jegyző Dr. Héger Zsolt jegyző a szolgáltató képviseletében a felhasználó képviseletében Pénzügyi ellenjegyző: Dr. Deákné Dr. Pap Krisztina 8