Hatályos: október 1-jétől

Átírás

1 NÓGRÁD MEGYEI LEVÉLTÁR 3100 Salgótarján, Bem u. 18. SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT Hatályos: október 1-jétől Jóváhagyta a Nógrád Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási, Kulturális és Egyházügyi Bizottsága, 50/2010. (IX. 14.) Okt. Biz. sz. határozatával. Tyekvicska Árpád igazgató

2 2 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy rögzítse a Nógrád Megyei Levéltár (a továbbiakban: Levéltár) adatait és szervezeti felépítését, a vezetők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, az intézmény működési szabályait. 2. A levéltár számára jogszabályokban, testületi döntésekben megfogalmazott feladatés hatásköri, szervezeti és működési előírásokat a jelen SZMSZ-ben foglaltak figyelembevételével kell alkalmazni. 3. Az SZMSZ hatálya kiterjed az intézmény vezetőire, dolgozóira és az intézmény szolgáltatásait igénybe vevőkre. A levéltár legfontosabb adatai 4. Az levéltár megnevezése a 31/2005. (XII. 22.) OM rendelet alapján: Nógrád Megyei Levéltár 5. Alapító okiratának kelte, száma, törzskönyvi PIR azonosító száma: Alapító okiratának kelte, száma: Nógrád Megye Közgyűlésének 17/1992. (VI. 11.) Kgy. rendelete. Törzskönyvi PIR azonosító száma: Székhelye: Nógrád Megyei Levéltár (3100 Salgótarján, Bem u. 18.) 7. Intézményegysége: Nógrád Megyei Levéltár Balassagyarmati Levéltára (2660 Balassagyarmat, Hétvezér u. 26.) 8. Telephelyei: Nógrád Megyei Levéltár bátonyterenyei részlege (3070 Bátonyterenye-Tiribes, Bolyoki u. 8.) Nógrád Megyei Levéltár salgótarjáni raktára (Pártarchívum) (3100 Salgótarján, Május 1. út 41.) 9. Alapvető szakfeladatait, kiegészítő tevékenységeit az SZMSZ 1. sz. függeléke tartalmazza. A módosításokat a Levéltár vezetője fenntartói jóváhagyás nélkül jogosult az SZMSZ függelékén átvezetni. 10. A Levéltár a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) a szerinti általános levéltár, mely alaptevékenysége során az évi LXV. törvény 70. (1) bekezdés a) pontjában, az évi XX. törvény 111., 116., valamint aiban, valamint az Ltv.-ben ill. a közlevéltárak és nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletben (a továbbiakban: R.), illetve egyéb jogszabályokban illetékességébe utalt alábbiakban részletezett levéltári feladatokat látja el, mint igazgatási feladatokat is ellátó tudo-

3 3 mányos intézmény. Tevékenységének feladatmutatója mindenekelőtt az általa őrzött, átvett, rendezett és selejtezett iratok mennyisége, iratfolyóméterben (ifm-ben) mérve. 10/A) A Nógrád Megyei Levéltár alapfeladatai: A történeti értékű irattári anyag rendszeres átvétele, az egyéb levéltári gyűjtemények felkutatása, gyűjtése, megőrzése, nyilvántartása. A levéltári anyagok rendszerezése, kezelése és védelme, kutatásra alkalmassá tétele, kutató- és ügyfélszolgálat működtetése, tudományos, publikációs és információközvetítő tevékenység. A Nógrád Megyei Levéltár a levéltári állomány gyarapítása érdekében, a pontban foglalt gyűjtőterületi illetékességében gyűjti a maradandó értékű köz- és magániratokat. A levéltári anyag védelme, kezelése és használatának elősegítése érdekében a Nógrád Megyei Levéltár a) nyilvántartja az illetékességi körébe tartozó szerveket és azok levéltári anyagát; b) közreműködik az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak véleményezésében; c) ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének rendjét és irattári selejtezését; d) részt vesz az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelőinek szakmai továbbképzésében; e) átveszi, illetőleg gyűjti (vásárolja), ajándékként vagy letétként elfogadja az illetékességi, valamint gyűjtőkörébe tartozó levéltári anyagot; f) közreműködik a személyi tulajdonban lévő történeti értékű levéltári anyag felderítésében, védetté nyilvánításában, és az ágazati miniszter kijelölése alapján szakfelügyeletet gyakorol a védetté nyilvánított levéltári anyag felett; g) gondoskodik az őrizetében lévő levéltári anyag biztonságos őrzéséről, szakszerű kezeléséről, restaurálásáról, biztonsági célú lemásolásáról, illetve hang- és egyéb elektronikus rögzítéssel, valamint fototechnikai úton előállított levéltári anyagnak a szükségeshez képest rendszeres felújításáról. h) elősegíti az őrizetében lévő levéltári gyűjtemény használatát az anyag tudományos igényű rendszerezése, rendezése, selejtezése, valamint segédletek készítése és azok közzététele útján; i) meghatározott nyilvántartások készítése és folyamatos vezetése útján nyilvántartja az őrizetében lévő levéltári anyagot; j) tudományos kutatásokat végez a tudományoknak elsősorban a történettudománynak a levéltári anyag védelmét és használatát elősegítő ágaiban, s ennek eredményeit közzéteszi; k) felvilágosítást ad az őrizetében lévő levéltári anyagról, de a tájékoztatás érdekében kutatást csak irányító szerveik utasítására végez; l) hiteles másolatot és tartalmi kivonatot ad ki az őrizetében lévő levéltári anyagból; m) biztosítja az őrizetében lévő levéltári anyagban való kutatás feltételeit; n) közművelődési munkát végez, illetőleg azt az őrizetében lévő levéltári anyag felhasználásával támogatja; o) reprodukciót készít az őrizetében lévő levéltári anyagról, vagy ilyennek készítését engedélyezi; p) kölcsönzi az őrizetében lévő levéltári anyagot; q) filmcserét és kiadványcserét folytat;

4 4 r) ellátja az ágazati miniszter hatáskörébe tartozó, de általa a levéltárra átruházott egyes igazgatási feladatokat; s) végzi a jogszabályok alapján hatáskörébe utalt egyéb feladatokat. A Nógrád Megyei Levéltár tudományos, publikációs és információközvetítő tevékenységének keretében a) tudományos konferenciákon képviselteti magát; b) szakmai rendezvényeket, konferenciákat és kiállításokat szervez; c) szakmai adatbázisokat épít; d) az intézményhez kapcsolódó, külső érdeklődőket bevonó tevékenységformákat végez (kiállítás, levéltári bemutatás, levéltári óra, ismeretterjesztő előadás(sorozat), vetélkedő, levéltári rendezvény, honismereti tábor stb., valamint hagyományos és digitális kiadványok közzététele). Az évi IL. törvény 53. -ában foglaltak alapján átveszi a csődeljárás során felszámolásra kerülő gazdasági egységek maradandó értékű iratait. 11. Alaptevékenységét a 10. pontban felsoroltakon kívül elsősorban az SZMSZ 2. sz. függelékében felsorolt jogszabályok határozzák meg. A jogszabályok jegyzékét a Levéltár vezetője fenntartói jóváhagyás nélkül jogosult aktualizálni. 12. A Levéltár általános jogutódja a Nógrád Vármegyei Nemesi Közgyűlés által ben alapított Törvényhatósági Levéltárnak, illetve a 2045/1967. (VIII. 8.) számú határozattal a Nógrád Megyei Tanács Végrehajtó Bizottsága hatáskörébe utalt Nógrád Megyei Levéltárnak. 13. Működési területe Nógrád megye. Gyűjtőköre köziratok esetében Nógrád megyére, magániratok, illetve az alaptevékenységhez kapcsolódóan, egyedi szerződések alapján végzett tevékenysége kapcsán átvett iratok vonatkozásában az egész országra kiterjed. 14. A Levéltár szakmai felügyeletét a Nemzeti Erőforrás Minisztérium (továbbiakban: NEFMI) Közgyűjteményi Főosztályának levéltári referatúrája, a Magyar Országos Levéltár, illetve a szakminiszter által kinevezett Levéltári Kollégium és szakfelügyeleti hálózat gyakorolja. 15. A Levéltár fenntartója: Nógrád Megye Önkormányzata. Felügyeleti szerve: Nógrád Megyei Önkormányzat Közgyűlése. Az intézmény jogállása 16. A Levéltár önálló jogi személy. Vezetője az igazgató, akit a Nógrád Megyei Önkormányzat Közgyűlése nyilvános pályázat útján meghatározott időtartamra bíz meg a vezetői teendők ellátásával. 17. Az intézmény önállóan működő költségvetési szerv, amely minden előirányzata felett rendelkezési jogosultsággal bír (az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából teljes jogkörű). Pénzügyi-gazdasági feladatait ellátó, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv a Megyei Gyermekvédelmi Központ (3100 Salgótarján, Ruhagyári út 9.).

5 5 A levéltár gyűjtőterületi illetékessége 18. Az Ltv. alapján a levéltár gyűjtőterületi illetékességi körébe tartozik minden olyan közirat, mely Nógrád megye illetőleg a történeti Nógrád vármegye területén keletkezett, és nem tartozik más levéltár illetékességi körébe. Illetékes elsősorban a Nógrád megye területén működő vagy működött közigazgatási, bírósági és ügyészségi szervek, a helyi vagy megyei szintű, tartósan állami tulajdonú, illetve egykori tanácsi, szövetkezeti tulajdonban volt, vagy önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági szervek, a megyében működő közintézmények, a közfeladatot ellátó egyesületek és testületek irattári anyagának átvételére. Átveszi továbbá a megyében 1980-ig keletkezett anyakönyvi másodpéldányokat. 19. A Levéltár gyűjti a maradandó értékű magániratokat. Elsősorban a Nógrád megye területén élt vagy ott szerepet játszott személyek, családok, szervek, szervezetek irattári anyagát, illetőleg az itt keletkezett vagy arra vonatkozó egyes történeti értékű iratokat, kép-, mikrofilm- és hangfelvételeket és informatikai adathordozókat. 20. Ha a Levéltár illetékességi köre az államigazgatási határok módosítása folytán megváltozik, a változással érintett területekre vonatkozó, már begyűjtött anyag a Levéltárban marad, hacsak átadását jogszabály, vagy az érintett levéltárfenntartók véleménye alapján a NEFMI el nem rendeli. 21. A Levéltár illetékessége nem terjed ki arra a levéltári anyagra, amelyre jogszabály vagy annak felhatalmazása alapján a NEFMI más levéltár illetékességét állapítja meg. A LEVÉLTÁR SZERVEZETE 22. A Levéltár szervezeti egységei a Levéltár igazgatójának közvetlen, vagy az általa ezzel megbízott igazgatóhelyettes, osztályvezető, illetve csoportvezetők irányításával végzik tevékenységüket. A Levéltár szervezeti egységeinek létszámadatait az SZMSZ 3. sz. függeléke tartalmazza. 22/A. A Nógrád Megyei Levéltár függelékben feltüntetett létszámadatainak mindenkor meg kell egyezniük a fenntartó Nógrád Megye Önkormányzata éves költségvetéséről szóló hatályos közgyűlési rendeletnek az intézmény éves létszámkeretét rögzítő adataival. A létszámadatok közgyűlési rendeletben történő módosításait a Levéltár vezetője fenntartói jóváhagyás nélkül jogosult az SZMSZ függelékén átvezetni. 22/B. A közalkalmazottak munkaköri besorolásában történő változásokat, ezzel az egyes munkakörök létszámadatainak módosulását az intézményvezető ugyancsak fenntartói jóváhagyás nélkül jogosult átvezetni az SZMSZ függelékén, amennyiben a változás (a közalkalmazott átsorolása) a) a jogszabályban meghatározott levéltári szakmai munkakörökön, vagy b) a jogszabályban meghatározott egyéb közalkalmazotti munkakörökön belül történik, és nem jár a közalkalmazott szervezeti egységek közötti munkahely-változtatásával. 23. A Levéltár szervezeti felépítése a következő:

6 6 24. A Levéltár egészét tekintve az igazgató közvetlen igazgatása alá tartozik az általános igazgatóhelyettes, valamint a Balassagyarmati Levéltárat vezető csoportvezető. Az igazgató a salgótarjáni osztályvezető és csoportvezető munkáját igazgatói utasításban meghatározott módon az általános igazgatóhelyettes segítségével irányítja. 25. A Levéltár szervezeti egységei: A Salgótarjáni Központ osztatlan szervezeti egységként működik az általános igazgatóhelyettes irányításával. Irányító, feladatszervező munkáját a Központ osztályvezetője és csoportvezetője segíti. A Központ feladatkörébe tartozik elsősorban: a) a volt Szécsényi, Pásztói és Salgótarjáni járás területén keletkezett levéltári iratok átvétele, rendezése, selejtezése, segédletekkel történő ellátása; b) a hagyományos módon, illetve elektronikusan vezetett belső és külső nyilvántartások naprakészen tartása, az utólagos anyakönyvi bejegyzések vezetése; c) az iratképző szervek ellenőrzése, felügyelete, a megyei szintű, illetőleg a volt Szécsényi, Pásztói és Salgótarjáni járás területén keletkezett levéltári iratok átvétele; d) a központba érkező adatszolgáltatási kérelmek feldolgozása, a szükséges iratés adatkeresések bonyolítása, a megkeresésekkel kapcsolatos levelezés; e) a salgótarjáni kutatószolgálat működtetése; f) a tudományos munka szervezése; g) a pályázatokkal kapcsolatos tevékenységek, h) a tanulmányi, képzési ügyek, i) az állományvédelmi tevékenység, j) a salgótarjáni szakkönyvtár működtetése, k) a számítástechnikai feladatok, l) a pénzügyi-gazdasági és személyzeti ügyek, m) titkársági feladatok, n) a levéltár egyéb feladatainak ellátása. A Balassagyarmati Levéltár önálló csoportként és egyben önálló kutatóhelyként is működik, csoportvezető irányításával. Végzi a volt Rétsági és Balassagyarmati járások területén keletkezett levéltári iratok átvételét, rendezését, selejtezését, segédletekkel történő ellátását és biztonságos megőrzését. Működteti a levéltári könyvtár ott tárolt részét, önállóan végzi a kutatószolgálat működtetését és a levéltári anyag alapján történő adatszolgáltatást. A Bátonyterenyei Részleget a Salgótarjáni Központ osztályvezetője irányítja, a Bátonyterenyei Részleg valamennyi munkatársa az osztályvezető irányítása alá tartozik. A részleg elsődleges feladata az alaptevékenységhez kapcsolódóan, egyedi szerződések alapján végzett tevékenység során átvett iratok megőrzése, nyilvántartása, rendezése, és a szükséges adatszolgáltatás illetve kutatószolgálat bonyolítása. A Nógrád Megyei Levéltár szervezeti sémáját az SZMSZ 1. sz. melléklete tartalmazza.

7 7 A LEVÉLTÁR GAZDÁLKODÁSA 26. A levéltári alaptevékenység és az alaptevékenységhez kapcsolódóan, egyedi szerződések alapján végzett tevékenység költségeinek forrása: a fenntartó által biztosított költségvetési támogatás és az intézmény saját bevételei. 27. A Levéltár általános forgalmi adó alanyisága: adóköteles. 28. Az intézmény gazdálkodásával, ezen belül kiemelten a költségvetés tervezésével, végrehajtásával, az intézmény kezelésében lévő vagyon hasznosításával összefüggő feladatok, hatáskörök szabályozása a jogszabályok, a fenntartó rendelkezései, valamint a Nógrád Megyei Önkormányzat Közgyűlése 100/2010. (IX. 2.) Kgy. határozata szerint a Megyei Gyermekvédelmi Központtal kötött, október 1-jétől hatályos megállapodás figyelembevételével a Levéltár igazgatójának feladata. 29. A gazdálkodási feladatokat a Megyei Gyermekvédelmi Központ, mint önállóan gazdálkodó intézmény, valamint a Nógrád Megyei Levéltár, mint részben önállóan gazdálkodó intézmény között az államháztartás működési rendjéről szóló hatályos jogszabályok és az önkormányzati intézményi együttműködésre vonatkozó 100/2010. (IX. 2.) Kgy. határozat alapján létrejött Együttműködési Megállapodásban foglaltak szerint kell ellátni. 30. A Nógrád Megyei Levéltár önálló bankszámlával nem rendelkezik, számára az önállóan gazdálkodó intézmény részére nyitott bankszámla, illetve azok alszámlái állnak rendelkezésre. 31. A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjét a Megyei Gyermekvédelmi Központ és a Nógrád Megyei Levéltár között létrejött Együttműködési Megállapodás szabályozza. 32. A gazdálkodási folyamatokba épített belső ellenőrzési rendszer munkafolyamatonként működik. A vezetői ellenőrzés általános feladatairól, a különböző vezetői szintek előzetes és utólagos ellenőrzési feladatairól a Levéltár igazgatója gondoskodik. A Levéltár gazdálkodásának belső ellenőrzését az önállóan gazdálkodó intézmény biztosítja. A Levéltár alaptevékenységhez kapcsolódóan, egyedi szerződések alapján végzett tevékenysége 33. A Levéltár az alaptevékenységhez kapcsolódóan, egyedi szerződések alapján végzett tevékenységet is folytat. Ennek során a piaci lehetőségek figyelembevételével esetenként megállapított térítés ellenében végzi a csődeljárás során felszámolt gazdasági egységek maradandó és majdan selejtezhető iratainak átvételét, őrzését, az azokból történő adatszolgáltatást és a szükséges selejtezést.

8 8 34. Az alaptevékenységhez kapcsolódóan, egyedi szerződések alapján végzett tevékenység nem veszélyeztetheti a Levéltár alaptevékenységét. Az ezen tevékenységből befolyt bevétel alapvetően ugyanezen tevékenységbe forgatható vissza. 35. Az alaptevékenységhez kapcsolódóan, egyedi szerződések alapján végzett tevékenységgel kapcsolatos feladatokról igazgatói utasítás rendelkezik. A LEVÉLTÁR MŰKÖDÉSE Munkaterv és éves beszámoló 36. A Levéltár belső munkáját a R. 4. (1) bekezdésében foglaltak szerint készült éves munkaterv alapján végzi, amelyet a Nógrád Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási, Kulturális és Egyházügyi Bizottsága hagy jóvá. A munkaterv készítésénél figyelembe kell venni a megyei közgyűlés és szervei által megfogalmazott fejlesztési programokat, szakmai és társadalmi igényeket. 37. A munkatervet az igazgató készíti. 38. A tudományos dolgozók a Levéltár munkatervének ismeretében és a társadalmi igények számbavételével javaslatot tesznek egyéni tudományos tervükre, melyet az igazgató hagy jóvá és illeszt be az intézmény éves munkatervébe. 39. A munkatervet az éves munkabeszámolóval együtt kell a fenntartóhoz jóváhagyásra felterjeszteni. 40. A jóváhagyott munkatervet az igazgató személyekre bontja le, és azt a dolgozókkal megfelelő módon (pl. utasításban, munkaértekezleten) ismerteti. 41. A dolgozók a munkaterv alapján meghatározott egyéni feladatuktól csak az igazgató utasítására vagy engedélyével térhetnek el. A Levéltár munkatervét az igazgató a fenntartó hozzájárulásával módosíthatja. 42. A tudományos dolgozók és szakalkalmazottak a tárgyév végén és évközben, a Levéltár igazgatója által meghatározott időpontokban, szóban vagy írásos feljegyzésekben számolnak be az egyéni munkatervükben szereplő feladatok elvégzéséről. A beszámolók (ellenőrzések) módját és szempontjait az igazgató határozza meg. 43. A Megyei Gyermekvédelmi Központ gazdasági igazgatóhelyettese átfogó gazdasági jelentést ad az éves beszámoló jelentéshez, ill. negyedévente költségvetési jelentést készít a Levéltár aktuális időszakban folytatott gazdálkodásáról. Az előirányzatok teljesítéséről havonta információt szolgáltat a Levéltár igazgatójának. Munkaértekezletek 44. A Levéltár igazgatója a dolgozók egészének részvételével munkaértekezletet tart a Levéltár éves tervének és beszámolójának megvitatására, valamint minden olyan esetben, amikor ezt felsőbb rendelkezések előírják, vagy a munka szervezése megkívánja.

9 9 A munkaértekezletre meg kell hívni ha ezt a tárgyalt napirend indokolja a szakmai felügyeletet ellátó minisztérium levéltári szervének képviselőjét, ill. a Megyei Közgyűlés Hivatalának képviselőjét. 45. Évenként két alkalommal a Levéltár a közalkalmazotti tanáccsal közös szervezésben és rendezésben összevont munkaértekezletet tart. Ezen a munkaértekezleten az igazgató elemzi és értékeli a végzett munkát, és meghatározza a következő időszak feladatait. 46. A szervezeti egységek vezetői a szervezeti egységek értekezletein ismertetik a dolgozókkal a feladatvégzésükhöz tartozó adatokat, tényeket, információkat, igazgatói utasításokat, rendelkezéseket. Értékelik a szervezeti egység munkateljesítményét, rendelkeznek a munkavégzéssel kapcsolatos teendőkről, az esetleges problémák kiküszöböléséről. A szervezeti egységek értekezleteit szükség szerint, de évente legalább két alkalommal kell megtartani. Összehívása a szervezeti egység vezetőjének feladata. 47. A Levéltár igazgatója szükség szerinti gyakorisággal, de havonta legalább egy alkalommal vezetői értekezleten ismerteti a Levéltár működésével, munkavégzésével kapcsolatos fontosabb tudnivalókat. A vezetői értekezlet résztvevői: az igazgató, az általános igazgatóhelyettes, az osztályvezető és a csoportvezetők. Az értekezletet a Levéltár igazgatója hívja össze, a tárgyalt napirendeket, kérdéseket az igazgató a résztvevők javaslatainak figyelembevételével határozza meg. 48. A Levéltár dolgozói feladatvégzésükkel, munkakörülményeikkel kapcsolatos észrevételeiket, panaszaikat, javaslataikat írásban vagy szóban az összdolgozói vagy a szervezeti egység értekezletén tehetik meg, illetőleg a vezetőkkel közvetlenül is közölhetik. Az írásban benyújtott észrevételekre, panaszokra, javaslatokra az illetékes vezető 15 napon belül köteles írásban válaszolni. A Levéltár alapfeladataihoz kapcsolódó rendelkezések 49. A Levéltárban az Ltv. és az R. előírásait az alábbi rendelkezések figyelembevételével kell alkalmazni. A Levéltár munkáját érintő jogszabályok konkrét alkalmazására, a szakmai követelmények részleteinek meghatározására az intézmény igazgatója a Levéltár munkatársaira vonatkozóan kötelező érvényű utasításokat ad ki. A Levéltár az adatvédelmi jogszabályok figyelembevételével szervnyilvántartásába veszi az R. 6. (2) (3) és (7) bekezdésében meghatározott szerveken kívül azokat a szerveket, szervezeteket és magánszemélyeket is, amelyek és akik maradandó értékű iratokkal rendelkeznek. A külön nyilvántartás szabályait igazgatói utasításban kell meghatározni. A Levéltár az iratselejtezés engedélyezésekor (R ) történeti értékük miatt maradandónak nyilváníthat olyan egyedi iratokat vagy irategyütteseket is, amelyeket az elfogadott irattári terv selejtezhetőként tüntet fel. Az R. 50. (2) bekezdésében meghatározott egyszerű másolatok oldalankénti, felvételenkénti stb. térítési költségét az igazgató által jóváhagyott hatályos reprográfiai díjszabás rögzíti. A levéltári könyvtár a Nógrád Megyei Levéltár keretében működő zártforgalmú tudományos szakkönyvtár, mely a jogszabályokban megfogalmazott feltételek teljesülése esetén nyilvános könyvtárként is működhet.

10 10 A szerzői joggal kapcsolatos rendelkezések a Levéltár és a munkatársak tudományos tevékenységére is vonatkoznak. A Levéltár dolgozóinak feladatai 50. A Levéltár munkarendjét kollektív szerződés hiányában igazgatói utasítás szabályozza. 51. A Levéltár dolgozói az igazgató által kiadott munkaköri leírás, fondreferencia és egyéni munkatervek alapján végzik munkájukat. Személyi változás, valamint feladat változása esetén, az azok bekövetkezésétől számított 15 napon belül a szükséges mértékben módosítani kell a munkaköri leírást, fondreferenciát, munkatervet. 52. A munkaköri leírásoknak névre szólóan tartalmazniuk kell a foglalkoztatott dolgozók jogállását, alá- és fölérendeltségüket, szükség esetén helyettesítésük rendjét, a szervezetben elfoglalt munkakörnek megfelelően feladataikat, jogaikat és kötelezettségeiket. A munkaköri leírás egy példányát a munkavállalónak át kell adni, aki az átvételt aláírásával igazolja. 53. A Levéltárban valamennyi munkakör betöltéséhez hatósági erkölcsi bizonyítvány szükséges. 54. A levéltár-igazgató konkrét feladatait és kötelességeit a vele szembeni munkáltatói jogok gyakorlója által kiadott munkaköri leírása tartalmazza. Hatáskörét egyéni döntési joggal, a hatályos jogszabályok, ágazati utasítások, szakmai ajánlások, valamint fenntartói rendelkezések, a költségvetési helyzet, az adott személyi és technikai lehetőségek, a társadalmi igények, elvárások figyelembevételével, a Levéltárban végzett szakmai tevékenységek első számú felelőseként gyakorolja. Feladat- és hatásköre általánosságban véve: felel a Levéltár költségvetési gazdálkodásáért; ellátja a Levéltár képviseletét; meghatározza a dolgozók munkakörét, beosztását és feladatait, valamint munkaidejük beosztását; gondoskodik a Levéltár munkatervének és beszámolójának elkészítéséről, a levéltári munka végzésére vonatkozó érvényes módszertani és más utasítások, ajánlások szem előtt tartásával irányítja és ellenőrzi a munkaterv végrehajtását; ennek során egyes munkák megkezdése előtt és időközi ellenőrzések alkalmával a szükséghez képest részletes és egyértelmű szakmai utasításokat ad a dolgozóknak; gondoskodik a munkaterv teljesítésének feltételeiről, ennek során a dolgozók megfelelő munkakörülményeinek megteremtéséről és a munkavédelmi előírások megtartásáról is; gondoskodik a munkafegyelem megtartásáról; a közalkalmazottakra vonatkozó szabályok szerint gyakorolja a munkáltatói jogkört; a Levéltár működéséről és a terv végrehajtásáról meghatározott időszakonként beszámol az ágazati és a fenntartó szervnek; gondoskodik a Levéltár gazdálkodásával összefüggő teendők ellátásáról; gondoskodik a hatáskörébe utalt bér- és munkaügyek, valamint szociális ügyek intézéséről és a jutalmazásokról;

11 11 a Levéltár munkatervében meghatározott keretek között részt vesz a Levéltár szakmai feladatainak végzésében. Közvetlenül irányítja a számítástechnikai szakmai feladatokat, valamint az iratképző szervek felügyeletével, ellenőrzésével kapcsolatos tevékenységet; együttműködik a megye közművelődési intézményeivel, elsősorban a múzeumokkal és könyvtárakkal; a továbbképzési és beiskolázási terv kezdeményezésében, egyeztetésében, elkészítésében, véleményezésében és módosításaiban az SZMSZ 87/A., 87/B. és 87/C. pontjaiban rögzített szabályok szerint vesz részt. A továbbtanulás és továbbképzés feltételeit a jogszabályok, illetve belső normák szerint biztosítja, a továbbtanulók eredményeit ellenőrzi; munkáltatói támogatások és a munkahelyi kölcsön iránti kérelmekben, valamint a jutalmazásokban a vezetőség javaslata alapján a közalkalmazotti tanács véleményének figyelembevételével dönt; figyelemmel kíséri a szakterületére vonatkozó hivatalos közlönyöket, végrehajtja az ezekben megjelent jogszabályokat, valamint a Levéltárnak közvetlenül megküldött rendelkezéseket. Gondoskodik arról, hogy a levéltári munkát érintő jogszabályokat és rendelkezéseket a munkatársak megismerjék és betartsák; munkatársain keresztül gondoskodik a Levéltár iratanyagának gyarapításáról, szakszerű és biztonságos megőrzéséről, kezeléséről, valamint az anyagvédelemről; irányítja és ellenőrzi az intézmény tudományos tevékenységét és a levéltári kiadványokkal kapcsolatos munkákat; intézményi pályázatokat nyújt be a fenntartói támogatással nem, vagy csak részben fedezett levéltári és tudományos feladatok anyagi biztosítására; biztosítja az ügyintézés rendjét, felügyel a szolgálati út betartására. A levéltári munkával összefüggő bizalmas adatok megőrzésére felügyel, megszegőivel szemben fegyelmileg eljár; egyéni munkaterve alapján tudományos és közművelődési munkát végez. A Levéltár igazgatója felelős elsősorban a következőkért: a) a beszámolási, jelentéstételi kötelezettségek teljesítéséért, az adatok valódiságáért, b) a levéltári tevékenységekre, feladatokra vonatkozó tervek elkészítéséért, teljesítésük feltételeiért és végrehajtásukért, c) a költségvetési keret rendeltetésszerű felhasználásáért, d) a jogszabályokban, fenntartói rendeletekben, utasításokban előírt belső szabályzatok kiadásáért, betartásáért, végrehajtásuk ellenőrzéséért, e) a belső ellenőrzés megszervezéséért, működtetéséért. 55. Az általános igazgatóhelyettes Szükség esetén az SZMSZ 66. pontjában rögzített helyettesítési szabályok és átruházott jogkörök alapján helyettesíti a Levéltár igazgatóját; az SZMSZ 83. pontjában foglaltak szerint részt vesz a Levéltár iratkezelési tevékenységében, és az SZMSZ 73. pontjának megfelelően kiadmányozási joggal bír; a Levéltár képviseletében az SZMSZ 74. pontjában leírtak szerint járhat el; tudományos és közművelődési munkát egyéni munkatervének megfelelően végez; referenciaterületi feladatai megegyeznek a levéltárosokéval; feladatait rendes munkarendben végzi.

12 12 Az általános igazgatóhelyettes feladat- és hatásköre általánosságban: A vonatkozó jogszabályok és belső utasítások betartásával, az igazgató által meghatározott feladatkörben és módon, rendszeres beszámolási kötelezettség mellett irányítja a Levéltár szakmai munkáját. Önálló hatáskörben, az igazgató egyetértésével és az igazgató által meghatározott rendszeres beszámolási kötelezettség mellett végzi származtatott jogkörében az utasítási jog gyakorlását a Salgótarjáni Központban, az alsóbb szintű vezetők munkájának irányítását, a Salgótarjáni Központ munkarendjének szervezését, a belső és külső nyilvántartások vezetésének felügyeletét, irányítja a tudományos, az állományvédelmi és a szakkönyvtári munkákat, végzi a számítástechnikai feladatok adminisztratív ellenőrzését, intézi a továbbképzéssel, beiskolázással kapcsolatos feladatokat, részt vesz a pályázatok megvalósításának irányításában, szervezésében. Az általános igazgatóhelyettes felelős elsősorban a következőkért: az igazgató távollétében a rá átruházott munkáltatói jogkörben viseli a felelősséget, felelős a fentebb meghatározott, önálló hatáskörében elvégzett feladatokért. 56. A Levéltár balassagyarmati levéltárának munkáját irányító csoportvezető szükség esetén, az általános igazgatóhelyettesre vonatkozó szabályok szerint, helyettesíti a Levéltár igazgatóját; a Levéltár igazgatója utasításainak megfelelően, folyamatos beszámolási kötelezettség mellett, irányítja a Levéltár balassagyarmati levéltárának szakmai munkáját, rendelkezik a részleg ellátmányának felhasználásáról. Felel a részlegben rendszeresített levéltári nyilvántartások pontosságáért, naprakészségéért; felelős a részleg eszközállományának megőrzéséért, a felmerült hibák elhárításáért, kijavításáért. Szükség esetén a Levéltár igazgatójának segítségét, intézkedését kéri; elkészíti a részleg éves munkatervének tervezetét, ill. a szakmai beszámolókat; a részleg jog- és hatáskörébe tartozó ügyekben kiadmányozási, kötelezettségvállalási joggal rendelkezik, beleértve ebbe a kutatási kérelmek engedélyezését is, de kivéve a kutatási engedély megtagadásának jogát. Lényeges kötelezettségvállalást, mely jelentős mértékben meghatározná a részleg szakmai munkáját vagy az ellátmány mindenkori összegét meghaladó kihatással lenne a Levéltár költségvetésének alakulására, csak az igazgató hozzájárulásával tehet; a hozzá tartozó referencia-területi feladatai megegyeznek a levéltárosokéval; tudományos és közművelődési munkát egyéni munkatervének megfelelően végez; feladatait rendes munkarendben végzi. Közvetlenül részt vesz a kutatók, ügyfelek tájékoztatásában, kiszolgálásában; az adatszolgáltatásban és ügyintézésben; a levéltári anyag rendezésében és segédletekkel való ellátásában; a levéltári anyag gyarapításának szervezésében; a részleg könyvtári anyagának gyarapításában; a Levéltár tudományos kutatási programjainak szervezésében, kiadványok szerkesztésében.

13 A Salgótarjáni Központban működő osztály- és csoportvezető szükség esetén, az SZMSZ 67. pontjában foglaltaknak megfelelő rendben és módon helyettesítik az általános igazgatóhelyettest; az osztatlan szervezeti egységként működő Salgótarjáni Központban a munkaköri leírásukban meghatározott feladat- és hatáskörben szervezik a rájuk bízott szakmai munkát. Közvetlen felettesük, az általános igazgatóhelyettes irányítása, és folyamatos beszámolási kötelezettség mellett gondoskodnak a feladatok elvégzéséről, a megfelelő munkafegyelem biztosításáról, a felmerült problémák megoldásáról ill. jelzéséről. Feladat- és hatáskörük általánosságban: A Salgótarjáni központban működő csoportvezető átruházott utasítási joggal szervezi és felügyeli az ügyfél- és kutatószolgálattal, valamint iratrendezéssel kapcsolatos szakmai munkát végző munkatársak ez irányú tevékenységét. A Salgótarjáni Központban működő osztályvezető átruházott utasítási joggal szervezi és felügyeli a pénzügyi és személyzeti ügyeket, a titkársági és takarítási feladatokat végző munkatársak ez irányú tevékenységét, valamint végzi a pályázati adminisztrációs feladatokat. Emellett irányítja a Levéltár Bátonyterenyei Részlegének munkáját. A Bátonyterenyei Részleg valamennyi munkatársa az osztályvezető irányítása alá tartozik. Az osztályvezető és a csoportvezető hatáskörének gyakorlását, felelősségének változatlanul hagyása mellett, az igazgató beleegyezésével, indokolt esetben átruházhatja nem vezető beosztású beosztottjára. Egyebekben a levéltárosokra vonatkozó jogok és kötelezettségek vonatkoznak rájuk. A Bátonyterenyei Részleget irányító osztályvezető felelős a részlegben végzett szakmai munkáért. Egyebekben, a Salgótarjáni Központra vonatkozó hatás- és feladatkörükben az osztályvezető és a csoportvezető munkájáért az általános igazgatóhelyettes felelős. 58. A főlevéltárosok, levéltárosok, levéltári asszisztensek és segédlevéltárosok az igazgató által a munkaköri leírásban is rögzített referenciájukhoz tartozó feladatok elvégzéséért, illetve az ahhoz tartozó iratok állagáért, biztonságos megőrzéséért egyénileg is felelősek. A referenciák esetleges változásakor a legrészletesebb nyilvántartások szintjéig veszik át, illetve adják át az iratokat; alapos ismerettel kell, hogy rendelkezzenek a referenciájukhoz tartozó iratanyagról (mind a levéltárban lévőről, mind a levéltárba szállítandó, még irattárakban elhelyezett maradandó értékű iratokról), s tájékozottaknak kell lenniük az önálló munkavégzéshez szükséges szakirodalomban; igazgatói utasítás ill. megbízás alapján, vagy a munkaköri leírásukban rögzített módon szervezik és irányítják a melléjük rendelt levéltári munkatársak munkáját. A hozzájuk rendelt dolgozók tevékenységéért felelősséggel tartoznak; az éves munkatervek kidolgozásához írásbeli javaslatokat terjesztenek elő, az elvégzett munkákról pedig az igazgató utasítása szerinti időpontban statisztikai és szöveges jelentést készítenek; biztosítják a rájuk bízott iratanyag raktári rendjét; az iratok veszélyeztetett állapotáról jelentést készítenek és javaslatokat tesznek a veszélyeztetett állapot megszüntetésére; A jogszabályoknak és szakmai utasításoknak, ajánlásoknak megfelelően rendezik és segédletekkel látják el a számukra rendezésre átadott iratokat. Selejtezést az

14 14 igazgató vagy az igazgatóhelyettes által jóváhagyott selejtezési terv alapján végeznek; Az általános igazgatóhelyettes irányításával és felügyeletével vezetik és karban tartják az R.-ben meghatározott nyilvántartási segédleteket, mind számítógépen, mind manuálisan; a számukra meghatározott gyűjtőterületen szervezik és végzik a Levéltár gyűjtőterületi munkáját; a kutatók és ügyfelek számára szakszerű tájékoztatást adnak, írásban vagy személyesen, élőszóban. Részt vesznek a Levéltár tájékoztatási feladatainak ellátásában. Az általános feladataikon túlmenően egyénileg meghatározott konkrét feladatokkal is megbízhatók. Ilyenek például: gyűjtőterületi, iratbegyűjtési, raktárfejlesztési munkák végzése, koordinálása, beleértve a számítógépes szervnyilvántartást; felszámolásra, végelszámolásra kerülő szervek nyilvántartása, a bértárolási lehetőségek figyelemmel kísérése, a szerződések bonyolítása; a Levéltár alaptevékenységhez kapcsolódóan, egyedi szerződések alapján végzett tevékenységével, valamint kiegészítő tevékenységével kapcsolatos szervezési feladatok elvégzése; megfelelő ismeretek megléte esetén informatikai rendszergazdai feladatkör ellátása, a Levéltárban használt szoftverek működtetése, illetve a hardver-hálózaton tárolt adatok, adatbázisok biztonságos hozzáférhetőségének érdekében; ügyfélforgalmi szolgáltató tevékenység irányítása és folyamatos végzése; a levéltári iratkezelés irányítása a levéltári Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően; kutatószolgálat rendszeres ellátása a Kutatási Szabályzatnak megfelelően; levéltári tervezési-statisztikai segédlet folyamatos karbantartása; levéltári foglalkozások megtartása iskolai csoportok számára; a Levéltár tudományos munkájában szervezési és megvalósítási feladatok ellátása (pályázatok készítése, kiadványszerkesztés, nyomdai kapcsolatok bonyolítása stb.); a Levéltár kiadványaival kapcsolatos előkészítő munkálatokban való részvétel; munka- és tűzvédelmi feladatok; a Levéltár bel- és külföldi kapcsolataiban való részvétel; eszköz- és anyagmozgatási feladatok szervezése, végzése; anyagok, eszközök beszerzése, raktározása anyagi felelősség mellett; a gépkocsi-fenntartással, -üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok; könyvtárosi feladatok, vagy azok egy meghatározott részének végzése; adminisztrációs, titkárnői feladatok; a Levéltár új dolgozóinak betanítása. 59. A levéltári kezelők, informatikusok, rendszerszervezők és adatrögzítők munkájuk során a szakmai felügyeletet, irányítást közvetlen felettesük vagy az azzal megbízott levéltáros gyakorolja; közvetlen felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért, számítógépen tárolt adatállományokért és a meghatározott munkatevékenység maradéktalan elvégzéséért; A kezelői munka területei lehetnek elsősorban: rendezésben, selejtezésben, segédletkészítésben, gyűjtőterületi munkában és az adatszolgáltatásban való részvétel;

15 15 iratok szabályszerű kiemelése és visszahelyezése kutatók és ügyfelek kiszolgálása érdekében; számítógépes adatbevitel és ellenőrzés, szövegszerkesztés; logisztikai feladatok végzése; kutatótermi felügyelet, ügyfélfogadás ellátása ügyeleti időben, illetve helyettesítés céljából; anyakönyvi utólagos bejegyzések vezetése. A levéltári informatikusok, rendszerszervezők és adatrögzítők a számítástechnikai rendszer működtetésével kapcsolatos, illetve az adatrögzítői feladatokat látják el. Előbbi feladatot a Levéltár Informatikai Szabályzatában rögzített hatás- és feladatkörben, illetve felelősségi szabályok szerint végzik. 60. A kutatótermi felügyelő felelős a kutatószolgálat folyamatos működéséért, a kutatóterem rendjéért, a levéltári kutatásra érvényes jogszabályokban, a Kutatási Szabályzatban és a Kutatótermi Szabályzatban foglaltak betartásáért; szükség szerint javaslatot tesz a Kutatótermi Szabályzat módosítására; vezeti a kutatással és iratkölcsönzéssel kapcsolatos nyilvántartásokat, adminisztrációt (beleértve a kutatási naplót, a kölcsönzési naplót, a letéti naplót és az átmeneti naplót); vezeti a kutatási és biztonsági célt szolgáló mikrofilmek nyilvántartását; a hatályos jogszabályoknak és a Levéltár hatályos reprográfiai díjszabásának megfelelően elvégzi a kutatók által megrendelt fénymásolási munkákat; kutatói kérelemre bonyolítja a levéltárközi iratkölcsönzéseket; tájékoztatja a kutatókat a kért iratokban való kutatási lehetőségekről a kutatóteremben hozzáférhető nyomtatott segédletek, illetve számítógépes hálózati pont segítségével; a figyelemmel kíséri a kutatott iratanyag állapotát, veszélyeztetettségét. A kutatóterem nyitvatartási rendjét a Levéltár Kutatótermi Szabályzata rögzíti, a R ában foglaltak figyelembevételével. 61. A levéltári restaurátor, segédrestaurátor restaurátori munkáját és ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatait az éves munkatervnek megfelelően, a munkaköri leírásában megfogalmazottak szerint, a szakmai és jogszabályi követelmények és előírások, valamint a Levéltár Restaurátori és Raktári Állományvédelmi Szabályzatában rögzítettek figyelembevételével és betartásával végzi; felel a rábízott eszközökért, anyagokért; részt vesz az állományvédelmi pályázatok elkészítésében, beszerzi a munkájához szükséges eszközöket; egyéb levéltári feladatokat az igazgató rendkívüli utasítására végez. 62. A levéltári könyvtáros, könyvtári asszisztens a Levéltár könyvtárával kapcsolatos feladatokat önállóan látja el a hatályos jogszabályok és a Nógrád Megyei Levéltár Zárt Forgalmú Tudományos Szakkönyvtárának Szabályzatában foglaltak szerint. Általános feladatai:

16 16 gyarapítja a könyv- és szakfolyóirat állományt a szakkönyvtári gyűjtőkörnek megfelelően, együttműködve a levéltárosokkal; vezeti a könyvtári nyilvántartásokat és elkészíti a kötelező könyvtári statisztikákat; folyamatosan végzi a számítógépes könyvtári nyilvántartóprogram feltöltését; bonyolítja a Levéltár kiadványcsere-forgalmát és a Levéltár kiadványainak értékesítésével kapcsolatos teendőket; a Levéltár dolgozói és kutatói számára biztosítja az olvasóforgalmi tájékoztatást, a kiszolgálást, valamint a könyvtárközi kölcsönzést; figyelemmel kíséri a könyvek és folyóiratok állapotát; szükség esetén gondoskodik köttetésükről, fénymásolatok készítéséről; egyéb levéltári feladatokat az igazgató rendkívüli utasítására végez. 63. A gazdasági ügyintéző az önállóan gazdálkodó intézménnyel együttműködve közreműködik a Levéltár tárgyévi költségvetésének előkészítésében, figyelemmel kíséri az éves költségvetés teljesítését; a Levéltár előirányzat-felhasználási és előirányzat-módosítási hatásköre alapján a 29. pont szerinti Együttműködési Megállapodásban foglaltaknak megfelelően tájékoztatja az önállóan gazdálkodó intézményt a saját hatáskörben kezdeményezett előirányzat-módosításról; a KIR 3 rendszerben elkészíti a levéltári dolgozók alkalmazási iratait, (kinevezés, átsorolás, elszámolólap stb.), figyelemmel kíséri a béralap havi ütemezését és felhasználását; számfejti a különböző nem rendszeres kifizetéseket, költségtérítéseket, intézkedik a kifizetésükről, a MÁK által megadott határidőre eleget tesz jelentési kötelezettségének; vezeti a közalkalmazotti alapnyilvántartást; a beérkező szállítói számlákat időrendi sorrendben nyilvántartásba veszi, ellátja a szükséges bizonylatokkal, és az Együttműködési Megállapodásban foglaltaknak megfelelően továbbítja az önállóan gazdálkodó intézmény részére; vezeti a rovat-elszámolási ívet a különböző készpénzfizetések teljesítésére rendelkezésre álló készpénzellátmány bizonylatolásához; a készpénzforgalomról az ellátmány feltöltésekor számlákkal elszámol az önállóan gazdálkodó intézmény felé, és egyúttal rendelkezésre bocsátja a rovat-elszámoló ívet és a készpénzes bizonylatok példányait; a készpénzbevételeket az Együttműködési Megállapodásban leírtak alapján az önállóan gazdálkodó intézmény bankszámlájára fizeti be; elvégzi az intézmény számlázási feladatait a rendelkezésre álló és érvényben lévő szerződések, megállapodások alapján. Nyilvántartást vezet a kimenő számlákról; gondoskodik az elkészült bizonylatok átadásáról az önállóan gazdálkodó intézmény részére; közreműködik a számviteli szabályzatokban meghatározott analitikus nyilvántartások vezetésében; az önállóan gazdálkodó intézmény leltározási utasítása alapján közreműködik a leltározási és selejtezési feladatok lebonyolításában; az önállóan gazdálkodó intézmény adatszolgáltatása alapján elkészíti a törvényben előírt adóbevallásokat; egyéb feladatköréhez tartozó feladatokat az igazgató rendkívüli utasítására végez.

17 A) A Levéltár kisegítő alkalmazottjai a számukra meghatározott munkaidő-beosztásban végzik a levéltári munkaszobák, folyosók és raktárak takarítását, a Levéltár épületei körüli takarítást, a Levéltárhoz tartozó útszakaszok tisztán tartását, a parkgondozási feladatokat, szükség szerint a Levéltár épületeinek szakszerű nyitását és zárását, és egyéb, az igazgató által meghatározott feladatokat. A bizalmas adatok védelme 64. A titokvédelmi rendelkezések betartásán túl, a Levéltár minden dolgozója köteles a tudomására jutott munkahelyi bizalmas információkat megőrizni. Ilyennek minősül: Az intézményi értekezleteken vagy egyéb vezetői közlés útján a munkatársak tudomására jutott minden olyan adat, információ, értesülés, amely az intézmény belső életére, munkájára vonatkozik, és nyilvánosságra kerülve alkalmas a levéltári munka megzavarására, az intézmény jó hírének rontására. Az egyes dolgozók helytelen, hiányos munkavégzésére, kifogásolható munkahelyi magatartására, cselekedeteire vonatkozó személyes adatok és vezetői állásfoglalások. A fegyelmi eljárás során az eljárásban részt vevők tudomására jutott adat és információ, továbbá a fegyelmi eljárásban tanúként meghallgatott munkatárs által elmondott vagy jegyzőkönyvben rögzített adat és közlés. A munkatársak minősítésével kapcsolatban az intézményben dolgozók tudomására jutott adatok és vélemények, továbbá a kitüntetések, jutalmazások elbírálásával kapcsolatban elhangzott vélemények és javaslatok. A fenti adatok csak a Levéltár igazgatójának engedélyével a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével hozhatók nyilvánosságra. 65. Tilos minden olyan adat illetéktelen személyekkel vagy intézményekkel történő közlése vagy átadása, amely a levéltári iratokból ill. a feladatkörével kapcsolatos munkavégzése során a dolgozó tudomására jutott, és a személyiségi jogokra, valamint az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok védelme alá esik. A helyettesítés rendje 66. A Levéltár igazgatóját határozatlan idejű, valamint 30 napot meghaladó határozott idejű távolléte esetén az általános igazgatóhelyettes helyettesíti átruházott, teljes munkáltatói, szakmai irányítási, utasítási, képviseleti és gazdasági jogkörrel. Amennyiben az igazgató határozott idejű távolléte nem haladja meg a 30 napot, az általános igazgatóhelyettes teljes szakmai irányítási, utasítási, a Levéltár költségvetését nem veszélyeztető mértékű kötelezettségvállalással járó képviseleti, valamint korlátozott egyéb munkáltatói jogkörrel végzi a helyettesítést. Átruházott, és tovább nem ruházható egyéb munkáltatói jogköre ebben az esetben nem terjed ki az alábbiakra: közalkalmazotti jogviszony vagy munkaviszony létesítésére, megszüntetésére, kinevezésre, munkaszerződés módosítására, közalkalmazotti minősítés elkészítésére, fizetési osztályba és fokozatba történő besorolásra, illetmény és illetménypótlékok megállapítására, jutalmazásra, vezetői megbízásra és

18 18 annak visszavonására, kártérítési felelősség megállapítására, a munkaviszonyból származó kötelezettségek vétkes megszegése esetén a jogkövetkezmények alkalmazására. Határozott idejű távolléte esetén, függetlenül a távollét időtartamától, az általános igazgatóhelyettesre átruházott jogköröket, a helyettesítés feltételeit, korlátjait, feladatait a Levéltár igazgatója távozása előtt esetenként írásban, külön rendelkezésben is megállapíthatja (pl. az utalványozás, kötelezettségvállalás vonatkozásában). 67. Az igazgató és az általános igazgatóhelyettes együttes távolléte esetén a helyettesítést az osztályvezető, az osztályvezető akadályoztatása esetén a Salgótarjáni Központban működő csoportvezető látja el, függetlenül a magasabb vezetők távollétének jellegétől és időtartamától, az alábbi korlátozással: Az átruházott munkáltatói jogok az osztály- és a csoportvezetőre nem ruházhatók tovább, de a mindennapi munkavégzéssel kapcsolatos feladatok esetén a szükséges munkáltatói intézkedéseket pl. szabadság engedélyezése jogosultak gyakorolni akkor is, ha a munkáltatói jogkörbe tartozó egyéb jogok gyakorlására nem jogosultak. 68. Minden más esetben a helyettesítésről az adott dolgozó munkaköri leírásában kell rendelkezni, illetőleg szükséges esetben arról a közvetlen felettes egyedileg dönt. A munkakörök átadása 69. A Levéltár vezető állású dolgozói, valamint az intézményvezető által kijelölt dolgozók munkakörének átadásáról, illetve átvételéről személyi változás esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. 70. Az átadásról és átvételről készült jegyzőkönyvben fel kell tüntetni: az átadás-átvétel időpontját; a munkakörrel kapcsolatos tájékoztatást, fontosabb adatokat; az átadandó referenciához tartozó levéltári anyag ellenőrzésének eredményét; a folyamatban lévő konkrét ügyeket; az átadásra kerülő eszközöket; az átadó és átvevő észrevételeit; a jelenlévők aláírását. 71. Az átadás-átvételi eljárást a munkakörváltozást követően legkésőbb 15 napon belül be kell fejezni. 72. A munkakör átadás-átvételével kapcsolatos eljárás lefolytatásáról a munkakör szerinti felettes vezető gondoskodik. 73. A kiadmányozás rendje: A Levéltártól hivatalos levelet, a belső ügyvitelben használt hivatalos iratot, engedélyt, nyilvántartást az igazgató, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott esetekben és módon a Salgótarjáni Központban az általános igazgatóhelyettes, valamint az igazgató által kiadmányozási joggal felruházott munkatárs írhat alá. A Balassagyarmati Levéltár kiadmányozási jogát az igazgató, illetve az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott esetekben és módon az intézményegység mun-

19 19 káját irányító csoportvezető, valamint az igazgató által kiadmányozási joggal felruházott munkatárs gyakorolhatja. A Bátonyterenyei Részlegben a részleg munkáját irányító osztályvezető által megbízott munkatárs végezheti a kiadmányozási feladatokat. Az intézmény hivatalos pecsétjeit is csak a fenti személyek használhatják. A Levéltár képviselete 74. A Levéltár képviseletét az igazgató látja el. A Levéltár nevében jogi és egyéb, a szakmai felügyeletet ellátó szervek vagy a fenntartó felé teendő, és/vagy jelentős kötelezettségvállalással járó nyilatkozatokat az igazgató, határozatlan idejű távolléte vagy az igazgató kifejezett utasítása esetén, származtatott joggal az általános igazgatóhelyettes tehet. Írásbeli alakot követelő nyilatkozat érvényesítéséhez az igazgató, akadályozatása esetén az általános igazgatóhelyettes és az osztályvezető együttes aláírása szükséges. A Levéltár nevében külső szolgáltatóval szerződést az igazgató, határozatlan idejű távolléte vagy az igazgató kifejezett utasítása esetén, származtatott joggal az általános igazgatóhelyettes köthet. A fenntartó előtt, valamint bírósági ügyekben az igazgató, határozatlan idejű távolléte vagy az igazgató kifejezett utasítása esetén, származtatott joggal az általános igazgatóhelyettes járhat el. A szervezeti egységek vezetői az egységek rendeltetésszerű szakmai működése által meghatározott körben, az igazgató tudtával, eljárhatnak a Levéltár képviselőjeként. Indokolt esetben, az ügyek meghatározott csoportjára nézve általánosan, vagy egyedi ügyekben, különböző szakmai fórumokon az igazgató eseti megbízása alapján a Levéltárat annak más dolgozója is képviselheti. 75. Nagyobb jelentőségű ügyekben a Levéltár jogi, szakmai képviseletével az igazgató ügyvédet, szakértőt bízhat meg. A levéltári munkavégzéssel kapcsolatos, valamint a szervezeti egységek közötti és a Levéltáron kívüli kapcsolattartás rendje 76. A Levéltáron belül a munkával kapcsolatos mindennemű érintkezés általában szóban történhet, kivéve: a dolgozók szabadságkérését és a szabadság kiadását; a segélykérelmeket, melyeket minden esetben írásban kell a Levéltár igazgatójához benyújtani; a munkából való távolmaradás igazolását (betegség, egyéb halaszthatatlanul fontos esetek); a levéltári anyag vételével, védetté nyilvánításával kapcsolatos szakértői javaslatokat; azon esetekben, amelyekben az írásbeliséget a dolog természete, valamely jogszabály, szakmai előírás, ajánlás vagy belső igazgatói utasítás megköveteli, illetőleg az adott kérdésben vagy ügyben a Levéltár igazgatója írásos feljegyzést kér.

20 A) A Levéltár szervezeti egységei alapvetően a rendelkezésre álló informatikai rendszerelemek (Internet, postai és elektronikus levelezés, telefon, fax, mobiltelefon-flotta) igénybevételével áll egymással igény szerinti és napi kapcsolatban. A Levéltár minden szervezeti egységének és minden dolgozójának munkáját végső soron az igazgató határozza meg, hagyja jóvá és értékeli közös, összdolgozói szintű munkaértekezleteken, az SZMSZ 45. pontjában foglaltak szerint. A Bátonyterenyei Részleg közvetlen irányítója a Salgótarjáni Központ osztályvezetője. A részleg dogozói és az osztályvezető igény szerint, akár naponta többször értekezik telefonon vagy személyesen. A Levéltár Pártarchívuma, mint az intézmény telephelye, munkavégzés szempontjából nem képez önálló szervezeti egységet, állandó munkatársa nincs. 76. B) A Levéltár külső kapcsolatai alapvetően a levéltáros-szakmai, a történettudományi, közművelődési, oktatási és a saját kiadványok kezelésével kapcsolatos együttműködést, ezáltal a Levéltárban végzett munka szakmai színvonalának emelését szolgálják. A külső kapcsolatok szervezése és kiépítése intézményi szinten az igazgató és az igazgatóhelyettes, az egyes szervezeti egységekben pedig az igazgatóhelyettes, az osztályvezető és a csoportvezető feladata, az utóbbi esetekben is az igazgató előzetes egyetértésével, majd jóváhagyásával. Együttműködési megállapodásokat az igazgató jogosult jóváhagyni. 77. A Levéltár szakmai kérdésekben kivéve azokat, amelyekre nézve a levéltári törvény, vagy a Levéltár fenntartója másként intézkedik közvetlenül érintkezik a szakmai felügyeletet ellátó minisztérium levéltári szervével. Költségvetési és fenntartási kérdésekben fenntartójával közvetlen kapcsolatot tart fenn. 78. A Levéltár gyűjtőterületi munkája során az illetékességi körébe tartozó iratkeletkeztető szervekkel közvetlenül érintkezik. 79. A Ltv ának és az adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően a hozzáforduló szervek és magánszemélyek részére közvetlenül ad tájékoztatást, illetőleg engedélyez kutatást. 80. A lehetőségek szerint összehangolja tudományos és közművelődési tervét a megye területén működő tudományos és közművelődési intézményekkel, valamint az MTA regionálisan illetékes történeti kutatásokat végző intézeteivel és bizottságaival. Kártérítési felelősség 81. Kártérítési felelősség megállapításának kezdeményezésére a közvetlen munkahelyi vezető tesz javaslatot. Az eljárás lefolytatására és a kártérítésre történő kötelezés az igazgató jogköre. Az eljárást a hatályos munkajogi, közalkalmazotti jogszabályok alapján kell lefolytatni. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség 82. A Levéltárban vagyonnyilatkozat tételére az alábbi munkakörben foglalkoztatott, illetve feladatkört ellátó közalkalmazottak kötelesek: