M U N K A T E R V A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR BÁCS-KISKUN MEGYEI LEVÉLTÁRÁNAK ÉVI MUNKATERVE

Átírás

1 M U N K A T E R V A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR BÁCS-KISKUN MEGYEI LEVÉLTÁRÁNAK ÉVI MUNKATERVE

2 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Magyarország kormányának döntése nyomán a Bács-Kiskun Megyei Levéltár október 1-jével beolvadt a hazai általános közlevéltári hálózatot összefogó, újonnan létrehozott Magyar Nemzeti Levéltárba. A 2013-as esztendő egyik legfontosabb feladata az új struktúrában tagintézményi státusba került levéltárunk új szervezeti kereteit, jogállását, valamint feladatait rögzítő ügyrendjének az elkészítése. Ezzel párhuzamosan el kell végezni a tagintézményi hatáskörbe tartozó gazdálkodási feladatok kijelölését, valamint az ezek ellátásához szükséges személyi és technikai feltételek kialakítását is. A hatályos jogszabályok figyelembevételével ugyancsak el kell készíteni tagintézményünk új szabályzatait is. A tárgyévben kiemelt figyelmet kell fordítani bajai részlegünkre, illetve az ott elhelyezett iratok sorsára a tekintetben, hogy a részleg helyiségbérleti szerződése az év második felében lejár. A bérleti díjat jelenleg Baja városa fizeti, kérdéses, hogy a nehéz anyagi helyzetben lévő települési önkormányzat a jövőre nézve is fel tudja-e vállalni ezt a számára nem kötelező kiadást. Levéltárunk évről évre rosszabb pénzügyi és személyi kondíciókkal rendelkezik, ennek ellenére 2013-ban is próbáljuk lehetőségeinkhez mérten és a jogszabályok betartásával a szolgáltató levéltár modelljét mindennapi működésünk során is érvényre juttatni, emellett kiemelt célunk közművelődési tevékenységünk eddigi színvonalának a megőrzése is. MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK 1.Költségvetés, pénzügy Az intézménynek a korábbi esztendőkhöz hasonlóan 2012-ben is számos pénzügyi nehézséggel kellett számolnia, mivel a szoros értelemben vett rezsi költségek sem voltak teljes egészében finanszírozva, így az intézménynek csak az előre nem tervezhető átvett pénzeszközökkel sikerült megoldani működését. A tárgyévi költségvetés biztosította pénzeszközök mellett 2013-ban is a lehető legszélesebb körben ki kell használni a pályázati lehetőségek nyújtotta külső forrásokat. A szakmai feladatellátás lehetőségét és minőségét ugyanis a pályázati 1. oldal

3 munka eredményessége továbbra is nagymértékben befolyásolja, ezért a pályázatokon való részvételt a jövőben is stratégiai területnek kell tekinteni. A korábbi évekhez hasonlóan az intézmény vezetése a fenntartói finanszírozás kiegészítésére, a minél teljesebb szakmai feladatellátás biztosítására széleskörűen kívánja igénybe venni mindenekelőtt az NKA Közgyűjteményi Kollégiuma által meghirdetett különböző pályázati lehetőségeket. Hangsúlyozni kell, hogy a pályázati források tették lehetővé, hogy a korábban elindított levéltári kiadványokat az intézmény továbbra is meg tudja jelentetni, publikálási lehetőséget teremtve ezzel nemcsak a levéltár dolgozóinak, de a megyében élő, vagy a megye történetével foglalkozó kutatók, illetve helytörténészek számára is. Közművelődési tevékenységünk intenzitásának megőrzése illetve fokozása érdekében törekszünk a lényegében költségmentes lehetőségek minél teljesebb kiaknázására. Ezt a koncepciót jól példázza a 2010-ben útjára indított internetes folyóiratunk a Múltbanéző. Ugyancsak a pályázati pénzeszközök segítségével sikerült kötelező állományvédelmi feladatainkat ellátni (restauráltatás, köttetés, mikrofilmeztetés, digitalizálás, savmenetes dobozok, térképtartó és mikrofilmtároló szekrények, fénymásoló, mikrofilmvisszanagyító-másoló vásárlása). 2. Személyzet A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002 (IV. 13.) NKÖM rendelet hatálybalépése óta a közlevéltárak így intézményünk feladatrendszere is számos területen bővült, ezzel párhuzamosan azonban a levéltár dolgozói létszáma évről évre folyamatosan csökkent. Az intézmény ezért a korábbi évekhez hasonlóan az adott személyi és anyagi kondíciók birtokában 2013-ban is csak nehezen, belső átszervezések segítségével tudja teljesíteni jogszabályban előírt feladatait. Az állampolgárok részére korábbi gyors sok esetben azonnali ügyintézésünk határideje a törvényi szabályozás keretein belül maradva ki fog tolódni. Fentiekből adódóan kénytelenek leszünk az őrizetünkben lévő anyag eddig szokásos mélyebb, részletesebb feltárási munkáit lassítani. Ennek hátrányát legjobban minden bizonnyal a megyében élő helytörténészek és más tudományos kutatók, valamint az ügyfélként megjelenő állampolgárok fogják érezni. 2. oldal

4 3. Épületek, raktárak, infokommunikációs eszközök, más technikai felszerelések Az MNL Bács-Kiskun Megyei Levéltára négy városban (Kecskeméten, Kiskunfélegyházán, Kiskunhalason és Baján), öt helyen működik. A levéltár november 31-i állapot szerint, 2380 fondban iratfolyóméternyi levéltári anyagot őriz. Az alapfeladatainak teljes körű ellátását, így elsősorban a raktárkapacitás hiánya miatti kötelező közel 12 ezer folyóméter terjedelmű iratátvételt a finanszírozási elmaradások gátolják. A 2008 végén létesített bajai részleg, ha kisebb mértékben is, de enyhített az intézmény raktározási problémáin, amelynek teljes körű megoldása komoly anyagi áldozatvállalással további sürgős intézkedést kíván a fenntartótól a raktár-, és szakszemélyzet bővítése terén. A raktározási gondokat tovább növeli, hogy az intézménynek nincs olyan raktára, amely maradéktalanul megfelelne a levéltári anyag korszerű tárolási feltételeinek, hőmérsékleti és páratartalmi viszonyok tekintetében. A Magyar Országos Levéltár 2005-ben kiadott Állományvédelmi Ajánlásában megfogalmazott szempontok alapján végzett szakfelügyelői felmérés szerint az intézményünkben tárolt iratok 40%-át olyan (Klapka utcai és a kiskunhalasi) raktárakban őrizzük, amelyek még elfogadhatóak és klímaberendezés beszerelésével optimális raktárakká fejleszthetőek. Az anyagunk 32%-át csak szükség esetén elfogadható (Kossuth téri és kiskunfélegyházi) raktárakban, a 22%-át viszont olyan raktárakban tartjuk (mint a Kossuth téri pinceraktárakban, vagy a Klapka utcai központunk padlásterében), amelyek még szükségmegoldásként sem jöhetnek számításba. A bajai anyagok, amelyek az intézmény őrizetében lévő iratok 6%-át teszik ki, az általunk végzett hő- és páramérések alapján a még elfogadható kategóriájú raktárakban nyertek elhelyezést, bár ezen helyiségek hivatalos szakfelügyelői minősítésére korábban még nem került sor. Gondot okoz, hogy az intézmény költségvetési kondíciói több év óta nem tesznek lehetővé technikai fejlesztést. Új számítógépek, programok vásárlását illetve, a már meglévő berendezések esetében az amortizációt követő felújítást, cserét sem bírja el az intézményi gazdálkodás. Informatikai fejlesztést az utóbbi években csak pályázaton elnyert támogatás segítségével tudtunk megvalósítani. A kötelező számítógépes levéltári nyilvántartások és szakmai feladatok ellátásához szükséges programokhoz, eddig legtöbb esetben ingyen jutottunk, de egyes frissítésekhez, hogy azok működése zavartalan legyen, a hátteret vásárlás útján kell biztosítani. Célunk továbbra is a legális szoftverek beszerzése, amihez sajnos a szűkös költségvetés miatt nagyon nehéz a fedezetet megtalálni. Fontos lenne a korábban beszerzett gépek, eszközök folyamatos karbantartása, 3. oldal

5 megújítása, amire ugyancsak a költségvetés szűkössége miatt gyakorlatilag nincs lehetőség, pedig a gyors amortizáció miatt erre égetően szükség van. Fenti problémákat csak némileg enyhíti, hogy az NKA Levéltári Szakmai Kollégiumának segítségével az intézmény négy részlegébe sikerült egy-egy új számítógépet beszerezni 2009-ben. A hardver állomány bővítése azért is fontos lenne, mert intézményünk központi épületében kutatóink és az érdeklődők részére kiegészítő szolgáltatásként biztosítjuk a Nemzeti Audiovizuális Archívum (NAVA) különgyűjteményéhez tartozó képi tartalmak elérését. A fenti lehetőség egyelőre csak egy terminálon biztosított, amelyek számát azonban szeretnénk bővíteni. Megfelelő technikai felszerelés és pénz hiányában bizonytalan az anyagvédelemmel kapcsolatos feladatok folyamatos (mikrofilmezés, megrongálódott kötetek javítása, illetve újrakötése, levéltári anyag fertőtlenítése, restaurálása) végzése. Ennek a kötelezettségnek továbbra is csak pályázatok útján elnyert forrásnak köszönhetően tudunk eleget tenni, de saját műhelyek hiányában, csak külső szakemberekkel bérmunkában tudjuk elvégeztetni az ebből adódó teendőket. Intézményünk 2003-ban kapott személygépkocsit elsősorban az iratképző szervek ellenőrzésének biztosítására amely eddig szerencsére nem igényelt nagy összegű javítást, de (tekintve, hogy a 17 éves Opel Astra gépkocsi 310 ezer km-t futott) számolni kell azzal, hogy a gyakorlatilag amortizálódott jármű várhatóan egyre nagyobb fenntartási-javítási költséget fog jelenteni. Az intézmény fenntartói támogatás nélkül a kötelező tűzjelző rendszer beépítése és az akadálymentes közlekedés biztosítása törvényi kötelezettségeinek 2013-ban sem tud eleget tenni (28/2011. (IX. 6.) BM rendelet és évi XXVI. tv. 5. és 29. ). SZAKMAI TEVÉKENYSÉG I. Az illetékességi terület felügyelete A jogszabályok alapján a közlevéltár köteles az illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervek, így különösen a területi és települési önkormányzatok, valamint az általuk fenntartott intézmények, a jogszolgáltatás és az államigazgatás területi szerveinek, és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel 4. oldal

6 működő gazdasági társaságok iratkezelését és irattárazását a nem selejtezhető, papíralapú és elektronikus irattári anyag fennmaradásának biztosítása érdekében három-, illetve ötévenkénti rendszerességgel ellenőrizni. A levéltárnak az irattár-ellenőrzések tapasztalatait, valamint az iratselejtezések tényét a szervnyilvántartásban kell rögzíteni. Az MNL Bács-Kiskun Megyei Levéltárának gyűjtőterületi illetékességébe 678 iratképző szerv tartozik, amelyek közül ban a hosszú távú irattár-ellenőrzési tervnek megfelelően 33-at keresnek fel munkatársaink. Az önkormányzati iratképzők ellenőrzését az elmúlt évekhez hasonlóan a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelően a megyei kormányhivatallal együttműködve végzi el intézményünk. Az iratképzők helyszíni ellenőrzésének szükségességét a feladat kötelező jellegén túl az a fentebb már érintett helyi sajátosság is indokolja, hogy az irattárakban kint levő levéltári beszállításra megérett iratok mennyisége valamelyest meghaladja a raktárainkban őrzött iratok mennyiséget. A korábbi évek gyakorlatának megfelelően folyamatosan felülvizsgáljuk az iratképzők körét olyan szempontból is, hogy keletkezik-e működésük során maradandó értékű irat, és így szükség van-e további ellenőrzésükre, megtakarítva ezzel az oka fogyottá vált kiszállások költségét. A január 1-ével megalakuló járási hivatalok kapcsán intézményünknek fokozott figyelmet kell fordítania arra, hogy e közigazgatási átalakulás iratkezelési változásai zökkenőmentes történjenek meg. Az illetékességi körünkbe tartozó iratképzőktől engedélyezés végett beérkező selejtezési jegyzőkönyvek, illetve véleményezendő iratkezelési szabályzatok száma előre nem tervezhető. A gyűjtőterületi munka részét képezi a felszámolással, illetve végelszámolással megszűnő gazdálkodó szervezetek irattári anyagainak sorsáról való gondoskodás, így a még ügyviteli értéket sem képviselő iratok selejtezéséhez történő szakmai segítségnyújtás, valamint a maradandó értékű irattári anyag elhelyezésében, rendezésében történő közreműködés. A cégek, szövetkezetek és egyéb vállalkozások megszűnésének ütemét, így a levéltárhoz beérkező úgynevezett csődügyek számát természetesen a gazdaság hullámzása nagyban befolyásolja, ennek következtében a szakmai munkának ez a része mennyiségileg tervezhetetlen, mint ahogy az ennek kapcsán levéltárba kerülő iratmennyiséget sem lehet előre megbecsülni. A gazdasági válság hatása e téren is megmutatkozik: 2009 óta a levéltárhoz beérkező felszámolási végzések száma folyamatosan növekszik. II. Állománygyarapodás 5. oldal

7 A szakmai jogszabályok értelmében, 2013-ban 1997-ig kellene levéltárban lennie a maradandó értékű iratoknak. Az évek óta húzódó kötelezettségünknek teljes mértékben ebben az évben sem tudunk eleget tenni. Korlátozottan azonban gyarapodási lehetőséget biztosítanak iratátvételi elmaradásaink pótlására a bajai részleg még fel nem töltött raktárhelyiségei. Amennyiben a bajai részleg elhelyezésének kérdése megnyugtatóan rendeződik, úgy Baja város 1990 előtti közigazgatási iratait tervezzük átvenni. A beszállítás során forrásértékük fontosságára tekintettel más esetekben is a tanácsi korszak közigazgatási iratai fognak prioritást élvezni. Ezen túlmenően továbbra is csak a legsürgősebben mentésre szoruló és minimális terjedelmű iratokat tudjuk beszállítani, ugyanígy a csődeljárással megszüntetett cégek történeti értékű irataiból is csak a selejtezés során felszabaduló hely mértékéig tudunk átvenni. III. Állományvédelem A 2013-as év egyik fontos feladata lesz a 2012-ben elmaradt raktárminősítések végrehajtása. Raktáraink klimatikus viszonyait az állományvédelmi ajánlásnak megfelelően a hőmérséklet és a páratartalom heti háromszori, illetve napi két alkalommal történő mérése során ellenőrizzük. A raktárak levegőjének szellőztetéssel történő rendszeres cseréje mellett, portalanítással védjük az ott őrzött anyagot ban tervezzük a korábbi években elkezdett állományvédelmi feladatokat folytatni (iratok és kötetek restauráltatását, mikrofilmeztetését, digitalizálását), valamint a levéltári anyag szakszerű tárolásához és fizikai állapotának megóvásához szükséges eszközöket gyarapítani a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentésére remélhetőleg kiírásra kerülő pályázatokon elnyerhető források segítségével. A rendezések során elvégezzük a szükségessé vált dobozok cseréjét, tárgyévben fentieken túl a Kalocsai Államügyészség (VII ,14 ifm) iratainak dobozait cseréljük ki ban folytatódik a levéltár őrizetében lévő polgári anyakönyvek digitalizálása, amelyet a Csongrád Megyei Levéltár Hódmezővásárhelyi Fióklevéltára végez. Külső források elnyerése nélkül, előbbieken túlmenően digitalizálással csak a kutatói megrendelések arányában számolunk. 6. oldal

8 IV. Levéltári anyag nyilvántartása Az intézmény a jogszabályi előírásoknak megfelelően az e-archívumban rögzíti az őrizetében lévő iratanyagok törzskönyvi nyilvántartását, emellett munkatársaink az iratok mennyiségi paramétereinek (rendezettségi szint, mennyiség) változását jobban tükröző, az adatszolgáltatások elkészítéshez nagyobb segítséget nyújtó fond nyilvántartó programot, a Registrumot illetve a hagyományos statisztikai adatlapokat is vezetik. A 2013-as évben folytatódik az e-archívum adatbázisainak feltöltése, a digitálisan meglévő raktári jegyzékek, kiegészítő táblázatok (rendezettségi szintek, segédletek) csatolása az egyes rekordokhoz. Emellett számolunk az új egységes levéltári nyilvántartórendszer (ScopeArchiv) bevezetéséhez kapcsolódó előkészítő feladatok elvégzésével is. Az őrizetünkben lévő iratanyagok fonddossziéiba kerülnek elhelyezésre azok rendezettségi szintjének vagy mennyiségének változásait jelző jegyzőkönyvek, feljegyzések, adatlapok, raktárjegyzékek. A külső szervekről vezetett nyilvántartásokba bejegyezzük az évközi selejtezéseket, az azokkal kapcsolatos észrevételeket, az adott iratképző iratkezelést érintő egyéb eseményeket, a szükséges ellenőrzések időpontjait, illetve ezek iratait elhelyezzük a szervdossziékban. Az iratátvételek a gyarapodási, a különböző célú kölcsönzések pedig a kölcsönzési naplóban kerülnek rögzítésre. V. Rendszerezés, rendezés A Levéltári Kollégium évi 2. számú ajánlása szerinti alap- és középszintű valamint, ellenőrző rendezéseket és fond(főcsoport)egyesítéseket a 3/a. és b. mellékletek foglalják magukba. VI. Selejtezés A selejtezés alá kerülő fondok adatait az 5. számú melléklet tartalmazza. 7. oldal

9 VII. Segédletkészítés Az év első felének feladata lesz az MSZMP Bács-Kiskun Megyei Bizottságának között keletkeztetett 200 doboznyi anyagából a minősített iratok lajstromba vétele, ebből a minősítők, illetve jogutód szerveik ezek hiányában a Nemzeti Biztonsági Felügyelet részére jegyzék készítése. Az év első felébe végrehajtandó feladata lesz továbbá a 4/b számú mellékletben szereplő fondokról már 2012-ben elkészített jegyzékek átszerkesztése a Nemzeti Biztonsági Felügyelet utasításai alapján, illetve ezzel egyidejűleg azok benyújtása a minősítők vagy jogutód szervezeteik felé ban folytatódik a Kecskemét város tanácsához érkezett kérelmek mutatózása, az 1945 előtt épült kecskeméti lakóházak adatait tartalmazó építészeti adatbázis kialakítása (4/a melléklet). Az őrizetünkben lévő iratanyagok fonddossziéiba kerülnek elhelyezésre azok rendezettségi szintjének vagy mennyiségének változásait jelző jegyzőkönyvek, feljegyzések, adatlapok, raktárjegyzékek. A külső szervekről vezetett nyilvántartásokba bejegyezzük az évközi selejtezéseket, az azokkal kapcsolatos észrevételeket, az adott iratképző iratkezelést érintő egyéb eseményeket, a szükséges ellenőrzések időpontjait, illetve ezek iratait elhelyezzük a szervdossziékban. Honlapunkon fent levő információkat, adatbázisokat ebben az évben is aktualizáljuk, illetve folyamatosan frissítjük. VIII. Kutató- és ügyfélszolgálat A tudományos kutatók, helytörténészek, szakdolgozatot készítő hallgatók, családfakutatók és egyéb érdeklődők száma feltehetően a korábbi évekhez hasonlóan alakul ( kutató, kutatási eset). A kutatás az érvényes jogszabályok és szabályzatok alapján történik. Kutatói igényre iratokról másolatot készítünk. Amíg az állampolgárok kutatóhelyeinket tudományos érdeklődésük miatt látogatják, addig ügyfélszolgálatunkat személyi, illetve vagyoni jogosultságaikat hitelesen igazoló dokumentumok kiadása érdekében keresik fel. Az ügyfélszolgálati megkeresések száma vélhetően a korábbi évek tendenciáihoz fog 8. oldal

10 igazodni ( ügyfél). A kérelmek legnagyobb részét várhatóan az öregségi nyugdíj megállapításához szükséges munkaidő-igazolások fogják kitenni. IX. Tudományos munka, konferenciák, kiadványkészítés, kiadói tevékenység Az intézményben folyó tudományos kutatómunka eredményességét ebben az évben is szeretnénk megtartani. Terveink szerint 2013-ban megjelentetjük az évkönyv 26. kötetét, amelynek alapját a és évi Levéltári Napon elhangzott előadások adják. A Forrásközlemények sorozatban tervezzük Baja város polgármestereinek közötti jelentéseit tartalmazó forráskiadványnak a megjelentetését ban ünnepli nyolcvanadik születésnapját intézményünk egykori igazgatója Iványosi-Szabó Tibor, tiszteletére tanulmánykötet kiadását tervezzük. Kada Elek Kecskemét egykori polgármestere 1913-ban hunyt el, e centenárium alkalmából a városvezető emlékére Kecskemét Írott Örökségéért Alapítvánnyal társszervezésben emlékülést tervezünk, emellett az alapítvány gondozásában egy kötet is napvilágot fog látni e témában, amelynek szerzői között ott találhatjuk munkatársainkat is. A 2010-ben útjára indított internetes folyóiratunkat a Múltbanézőt ban is két alkalommal tervezzük megjelentetni. A kiadványmunka folytatásához, ismételten a pályázati lehetőségek maximális kihasználására van szükség. Hangsúlyozni kell, hogy takarékossági szempontok miatt a kötetek, valamint a rendezvények meghívóinak, kiállításvezetőinek a tördelése, korrektúrázása, nyomdai előkészítése az intézményen belül történik. A Magyar Tudomány Napjához kapcsolódva a XIV. Levéltári Nap 2013 novemberében kerül megrendezésre. Reményeink szerint a rendezvény nemcsak a helytörténetírással foglalkozók körében, hanem a széles közönség részére is nagy érdeklődésre tarthat számot. X. Közművelődés, oktatás segítése, PR-tevékenység Levéltárunk rendhagyó történelemórák tartásával, ismeretterjesztő cikkek írásával, konferenciák, könyvbemutatók, műveltségi vetélkedők szervezésével, önállóan rendezett kiállítással, vagy kiállítás rendezése céljából kölcsönzött dokumentumokkal igyekszik gazdagítani a megye művelődési életét. 9. oldal

11 Intézményünk 2010-ben csatlakozott a Múzeumok Éjszakája elnevezésű országos rendezvénysorozathoz. Erre az alkalomra az elmúlt három évhez hasonlóan olyan program összeállítását tervezzük, amely viszonylag szélesebb közönség érdeklődésére is számot tarthat, így reméljük, hogy a rendezvény eredményeképpen a levéltár ismertsége a helyi társadalom tagjai körében tovább növekszik. XI. Könyvtári munka 1. A 60/1998. (III. 27.) Korm. rendelet 9. -a alapján az Országos Széchényi Könyvtár és a Katona József Könyvtár folyamatos tájékoztatása a levéltár kiadói tevékenységéről, a kötelespéldányok megküldése. 2. A kutatók részére a könyvtári szolgáltatások biztosítása, felvilágosítás a könyvtár állományával kapcsolatban. Kölcsönzés levéltár dolgozói részére. A levéltáros csoportok iratrendezéséhez, kutató és ügyfélszolgálati munkájához adatok gyűjtése, tájékoztatás a tájékoztatás forrásairól. 3. Statisztikai adatszolgáltatás a szakkönyvtárról (részlegek könyvtárairól is) az Emberi Erőforrás Minisztérium részére. 4. A szakkönyvtár gyűjtőköri szabályzatának felülvizsgálata. 5. A könyvtári állomány gyarapodásáról havonta jegyzék készítése a levéltár honlapján való közzétételhez. 6. Közreműködés az MNL Bács-Kiskun Megyei Levéltára honlapjának levéltári könyvtárra vonatkozó részeinek aktualizálásában. A könyvárra vonatkozó részek átnézése, módosításra szoruló részek összegyűjtése, javítása. 7. Cím- és csoportos leltárkönyvek vezetése. 8. A könyvek, időszaki kiadványok dokumentum-leírásainak, ETO jelzeteinek elkészítése. Gyűjtőkörtől függően a tanulmánykötetek analitikus feltárása. 9. A levéltár az NKA Levéltári szakkönyvtárak állománygyarapítására 2012 őszén kiírt pályázatán részt vesz, a támogatás elnyerése esetén Ft-értékben könyvek megrendelése, vásárlása. A pályázat lebonyolításáról beszámoló készítése. 10. A levéltár kiadványainak a levéltári szakkönyvtárakhoz való eljuttatásához a könyvek csomagolása, az átvétel igazolásához jegyzék, vagy visszaigazoló nyomtatvány készítése. (22 könyvtár részére.) 11. A Kiskunfélegyházi Részleg könyvtárának felvitele a TextLib katalógusba 2013-ban tovább folytatódik. A Kiskunfélegyházáról év végén áthozott katalóguscédulák adatainak bevitele a TextLib adatbázisba 2013-ban előre láthatóan befejeződik. Szükséges módosítások, melyek a Kiskunfélegyházi 10. oldal

12 Szakkönyvtár katalógusának építése közben felmerültek (2013. évre tervezett feladatok.) A TextLib adatbázisban módosítani kell a Kecskeméten található időszaki kiadványok adatlapjain a raktári hely megnevezését. A többkötetes könyvek kötet adatainál be kell írni, ha a kötet kecskeméti szakkönyvtárban található. (Az Infoker által 2011-ben ingyenesen, a TextLib programhoz megküldött Mező csere modul ezt nem oldotta meg automatikusan.) 12. Állományellenőrzés (leltározás) a levéltár kecskeméti szakkönyvtárában. A 3/1975. (VII. 17.) KM-PM sz. rendelet alapján a levéltár szakkönyvtára állománynak nagysága szerint háromévenként kell leltározni. Az előző állományellenőrzés időpontja 2010-ben volt, így az időszaki, teljes körű, folyamatos (a leltározás ideje alatt a könyvtári szolgáltatás nem szünetel) állományellenőrzésre 2013-ban kerülne sor. XII. Anyakönyvi másodpéldányok kezelése A Bács-Kiskun megyei települések állami anyakönyvinek levéltárban őrzött másodpéldányaiba az utólagos anyakönyvi bejegyzések bevezetését folyamatosan elvégezzük, valamint a beérkező iratokat nyilvántartásba vesszük. XIII. Nemzetközi kapcsolatok A Bács-Kiskun Megyei Levéltár 2004-ben és 2005-ben nemzetközi együttműködési megállapodást írt alá a szabadkai, a zentai és a pancsovai területi levéltárral, valamint az Újvidéken működő Vajdasági Levéltárral, intézményesítve ezzel a korábbi évek szoros, de informális jellegű kapcsolatait. Az összefogás mindenekelőtt egymás szakmai rendezvényein látogatóként és előadóként való részvételt, másrészt levéltár-elméleti és -gyakorlati, illetve egyéb szakmai kérdésekben történő konzultációt jelent. Intézményünk célja ezen kívül, hogy az együttműködésből eredő kutatási lehetőségeket kihasználva, a megszűnt Bács-Bodrog vármegye működésére, különösen pedig a mai megyénk településeire (a volt bajai, bácsalmási és jánoshalmi járások területén) vonatkozó iratokat megismerje és feltárja. A korábbi évekhez hasonlóan 2013-ban is szeretnénk előadóként részt venni a szabadkai nemzetközi levéltári napon. XIV. Vezetés, ügyvitel, képzés, továbbképzés 11. oldal

13 A vezetői összefoglalóban is kiemelésre került, hogy a 2013-as esztendő fontos feladatai közé tartozik költségvetésünk elkészítése mellett tagintézményünk ügyrendjének, szabályzatainak elkészítésében történő közreműködés is. A munkatársak a korábbi gyakorlatnak megfelelően, de a pénzügyi lehetőségektől függően részt vesznek az országos szakmai tanácskozásokon, továbbképzéseken. Az intézmény munkatársai évtizedek óta tagjai több tudományos és közművelődési szervezetnek, egyesületnek, melyekben rendszeresen munkát vállalnak: Magyar Levéltárosok Egyesülete, Magyar Könyvtárosok Egyesülete, Magyar Történelmi Társulat, Katona József Társaság, Bács-Kiskun Megyei Honismereti Egyesület, Kecskemét Írott Örökségéért Alapítvány, Kiskunfélegyházi Móra Ferenc Közművelődési Egyesület, Félegyházi Közművelődésért Közalapítvány. A hétéves szakmai képzés új ciklusa 2007-től indult, amelynek terve a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról szóló 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet alapján nyert kidolgozást. Sajnos sok más egyéb megszorító intézkedés mellett ez a támogatási forma is befagyasztásra került. Az ilyen jellegű támogatásra pedig továbbra is szükség volna, mert munkatársaink egy része még nem rendelkezik a munkaköréhez szükséges további szakirányú végzetséggel. Kecskemét, december 13. dr. Gyenesei József levéltár-igazgató 12. oldal

14 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet évi terv (irattár-ellenőrzés) 2. sz. melléklet évi terv (iratátvétel)* 3. sz. melléklet évi terv (iratrendezés) 4. sz. melléklet évi terv (segédletkészítés és adatbázis-építés) 5. sz. melléklet évi terv (iratselejtezés) 6. sz. melléklet évi terv (kiadványok, publikációk) 7. sz. melléklet évi terv (levéltár-igazgató) 8. sz. melléklet évi terv (bértárolás)** * Iratátvételt az intézmény csak abban az esetben tervez, amennyiben a bajai részleg jövőbeni sorsa rendeződik. ** Az intézménynek nincsenek bértárolt iratanyagai. 13. oldal