MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Budapest 2012

2 Ikt.sz.: A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Budapest, december Az intézmény vezetője: Budapest, december Jóváhagyom: Dr. Mikó Zsuzsanna főigazgató Magyar Nemzeti Levéltár L. Simon László kultúráért felelős államtitkár Emberi Erőforrások Minisztériuma

3 I. fejezet A Magyar Nemzeti Levéltár jogállása, alapadatai I. AZ MNL JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI JOGÁLLÁS ALAPADATOK...5 II. AZ MNL TEVÉKENYSÉGE AZ MNL TEVÉKENYSÉGÉT MEGHATÁROZÓ JOGSZABÁLYOK, DOKUMENTUMOK KÖZLEVÉLTÁRI ALAPFELADATOK EGYÉB FELADATOK ALAPTEVÉKENYSÉGEK ÁLLAMHÁZTARTÁSI SZAKFELADATREND SZERINTI MEGJELÖLÉSE AZ ALAPTEVÉKENYSÉGEK FORRÁSAI VÁLLALKOZÁSI TEVÉKENYSÉG ALÁRENDELT GAZDÁLKODÓ SZERVEZETEK, KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEK ILLETÉKESSÉGI ÉS GYŰJTŐKÖR...11 III. AZ MNL SZERVEZETE SZERVEZETI FELÉPÍTÉS AZ MNL SZERVEZETI EGYSÉGEI A főigazgató közvetlen felügyelete alatt működő szervezeti egységek Országos Levéltár Gazdasági igazgatóság Megyei levéltárak AZ MNL ENGEDÉLYEZETT LÉTSZÁMA...24 IV. AZ MNL VEZETŐI ÉS MUNKATÁRSAI MAGASABB VEZETŐK Főigazgató Országos levéltári főigazgató-helyettes Megyei főigazgató-helyettes Gazdasági igazgató Gazdasági igazgatóhelyettes A megyei levéltár-igazgató A megyei levéltárigazgató-helyettesek Főosztályvezető Helyettesítési rend VEZETŐK Főosztályvezető-helyettes Osztályvezető Csoportvezető LEVÉLTÁRI KÖZALKALMAZOTTI MUNKAKÖRÖK...35 V. AZ MNL MŰKÖDÉSE VEZETŐI ÉRTEKEZLETEK Főigazgatói értekezlet Megyei levéltár-igazgatói értekezlet Főosztályvezetői értekezlet Megyei levéltári értekezlet EGYÉB ÉRTEKEZLETEK (Fő)osztályértekezlet Országos levéltári értekezlet Tanácsadó testület (Intézményi Tudományos Tanács [a továbbiakban: Tanács]) IGAZGATÁS

4 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat 3.1. Szervezeti és Működési Szabályzat Az MNL belső szabályzatainak elfogadási rendje Az ügyrend A külső kapcsolattartás rendje, etikai kódex Tervezés és beszámolás Belső ellenőrzés Munkaidő, munkarend Sajtókapcsolat Munkavállalói érdekképviselet Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség GAZDÁLKODÁS...45 VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...46 VII. MELLÉKLETEK MELLÉKLET. AZ MNL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE (ORGANOGRAM) MELLÉKLET. SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE MELLÉKLET. Függelék 1. Az MNL belső szabályzatai MELLÉKLET. Függelék 2. Egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb rendelkezései MELLÉKLET. A MEGYEI SZERVEZETI EGYSÉGEK (TAGINTÉZMÉNYEK): MEGYEI LEVÉLTÁRAK FELSOROLÁSA ÉS MEGNEVEZÉSE MELLÉKLET. ENGEDÉLYEZETT ÁLLOMÁNYLÉTSZÁM

5 I. fejezet A Magyar Nemzeti Levéltár jogállása, alapadatai I. AZ MNL JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI 1. Jogállás 1.1. A Magyar Nemzeti Levéltár [a továbbiakban: MNL] kincstári körbe tartozó, önállóan működő és gazdálkodó központi költségvetési szerv, amelynek költségvetése az emberi erőforrások minisztere által irányított minisztérium fejezetén belül szerepel Az MNL alapítója Magyarország Országgyűlése, közvetlen irányítója és felügyeleti szerve az Emberi Erőforrások Minisztériuma [a továbbiakban: EMMI] Az MNL szakmai besorolása: központi általános levéltár 2. Alapadatok 2.1. Létrehozásáról rendelkező jogszabály: évi XLV. törvénycikk országos levéltár felállításáról, s mások leveleinek a királyi kamarákból, s a szent Mártonról nevezett szent-pannonhalmi conventből és Erdélyből visszavételéről, valamint a megyei szervezeti egységek (tagintézmények) [a továbbiakban megyei levéltárak] esetében az évi LXXIII. törvénycikk 2.2. Irányító szerv: Emberi Erőforrások Minisztériuma 1055 Budapest, Szalay u Hivatalos elnevezés: Magyar Nemzeti Levéltár angol nyelven: National Archives of Hungary német nyelven: Ungarisches Nationalarchiv 2.4. Hivatalos rövidítés: MNL 2.5. Törzskönyvi azonosítószám: 88-T-NY / Alapító okirat kelte, száma: 40166/ szeptember Alapítás időpontja: 1723/1756 ( ) 2.8. Pecsét: Kör alakú keretben Magyar Nemzeti Levéltár körirat felül, középen Magyarország címerével, a címer alatt eggyel (1) kezdődő sorszámmal megkülönböztetve az egyes példányok. Az MNL Országos Levéltára esetében felül a Magyar Nemzeti Levéltár körirat, alul pedig Országos Levéltára körirat található. A pecsét egyebekben megegyezik a Magyar Nemzeti Levéltár pecsétjével. Az MNL megyei levéltárai esetében kör alakú keretben 5

6 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat felül a Magyar Nemzeti Levéltár körirat, alul pedig a megyei levéltár megnevezése ( X Megyei Levéltár ) található. A pecsét egyebekben megegyezik a Magyar Nemzeti Levéltár pecsétjével. A pecsétek tételes leírása és használatuk szabályozása külön pecséthasználati szabályzatban történik. (A 8/1996. (VII. 25.) MKM rendeletnek megfelelően.) 2.9. Székhely: 1014 Budapest, Bécsi kapu tér Telephelyek: Az MNL Országos Levéltárához tartozó telephelyek Budapest: 1014 Budapest, Hess András tér Budapest, Úri u Budapest, Lángliliom u Az MNL megyei levéltáraihoz tartozó telephelyek a) Baranya Megyei Levéltár központja: 7621 Pécs, Király u. 11. telephelyei: 7623 Pécs, Rét u Pécs, Nyírfa u Pécs, Dobó István u. 89. b) Bács-Kiskun Megyei Levéltár központja: 6000 Kecskemét, Klapka u fióklevéltárai: 6100 Kiskunfélegyháza, Kossuth u Kiskunhalas, Paprika A. u Baja, Bajcsy-Zsilinszky u további telephelye: 6000 Kecskemét, Kossuth tér 1. c) Békés Megyei Levéltár központja: 5700 Gyula, Petőfi tér 2. fióklevéltára: 5630 Békés, Verseny u. 3. d) Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár központja: 3525 Miskolc, Fazekas u. 2. fióklevéltárai: 3571 Alsózsolca, Kossuth u Sátoraljaújhely, Kossuth tér 5. e) Csongrád Megyei Levéltár központja: 6720 Szeged, Dóm tér 1-2. fióklevéltárai: 6800 Hódmezővásárhely, Bajcsy-Zsilinszky E. u Makó, Széchenyi tér Szentes, Kossuth tér Csongrád, Gyöngyvirág u. 7/a. további telephelyei: 6722 Szeged, Tisza L. krt Szeged, Honvéd tér Szeged, Honfoglalás u.73. 6

7 I. fejezet A Magyar Nemzeti Levéltár jogállása, alapadatai f) Fejér Megyei Levéltár központja: 8000 Székesfehérvár, Szent István tér 2-3. ideiglenes központja 8000 Székesfehérvár, Kikindai u. 3. telephelyei: 8000 Székesfehérvár, Zámolyi u /109. hrsz Mór, Major u. 3. g) Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára központja: 9022 Győr, Liszt Ferenc u. 13. fióklevéltára: 9200 Mosonmagyaróvár, Városház u.4 további telephelye: 9023 Győr, Vasvári Pál u. 1. (Megyei Közgyűjteményi Raktár) h) Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára központja: 9400 Sopron, Fő tér 1. telephelyei: 9400 Sopron, Fő tér Sopron, Csatkai u. 9. (Megyei Közgyűjteményi Raktár) i) Hajdú-Bihar Megyei Levéltár központja: 4024 Debrecen, Vármegyeháza u. 1/b. fióklevéltára: 4220 Hajdúböszörmény, Dorogi u. 5. további telephelyei: 4024 Debrecen, Kossuth u Debrecen, Piac u Debrecen, Vármegyeháza u. 1/a Debrecen, Bethlen u Hajdúböszörmény, Baltazár u. 9. j) Heves Megyei Levéltár központja: 3300 Eger, Mátyás király út 62. k) Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár központja: 5000 Szolnok, Pozsonyi út l) Komárom-Esztergom Megyei Levéltár központja: 2500 Esztergom, Vörösmarty Mihály u. 7. fióklevéltára: 2900 Komárom, Szabadság tér 1. további telephelyei: 2500 Esztergom, Vörösmarty Mihály u Esztergom, Deák Ferenc u. 2. m) Nógrád Megyei Levéltár központja: 3100 Salgótarján, Bem út 18. fióklevéltára: 2660 Balassagyarmat, Hétvezér út Bátonyterenye, Bolyoki u. 8. további telephelye: 3100 Salgótarján, Május 1. út 41. n) Pest Megyei Levéltár központja: 1097 Budapest Vágóhíd u. 7. fióklevéltára: 2750 Nagykőrös, Hősök tere 4. további telephelye: 2750 Nagykőrös, Hősök tere 6. o) Somogy Megyei Levéltár központja: 7400 Kaposvár, Rippl-Rónai tér 1 fióklevéltára: 7255 Nagyberki, Fő u. 11. további telephelye: 7400 Kaposvár, Raktár u. 2 7

8 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat p) Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár központja: 4400 Nyíregyháza, Széchenyi út 4. telephelyei: 4400 Nyíregyháza, Benczúr tér Nyíregyháza, Dália út Nyírtelek-Varjúlapos Nyírtelek-Varjúlapos 70. q) Tolna Megyei Levéltár központja: 7100 Szekszárd, Béla Király tér 1. telephelyei: 7100 Szekszárd, Keselyűsi út Szekszárd, Bartina u. 9. r) Vas Megyei Levéltár központja: 9700 Szombathely, Hefele M. u. 1. fióklevéltára: 9730 Kőszeg, Jurisics tér 2. további telephelye: 9730 Kőszeg, Kossuth Lajos utca 3. s) Veszprém Megyei Levéltár központja: 8200 Veszprém, Török Ignác u. 1. fióklevéltára: 8500 Pápa, Széchenyi I. u. 20. t) Zala Megyei Levéltár központja: 8900 Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3-5. telephelyei: 8900 Zalaegerszeg, Balatoni u Zalaegerszeg 2727/5. hrsz Postacím: 1250 Budapest, Pf Adószám: Általános forgalmi adó alanyiságának ténye: Nem adómentes, így adóköteles TB-szám: Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla száma: Magyar Államkincstár KSH statisztikai számjel: ÁHTI azonosító: Besorolás a) szakágazat: Könyvtári, levéltári tevékenység b) szektor: 1051 c) fejezet: XX. fejezet d) terület (megyekód): 1. Budapest Központi telefonszám: (+361) Központi faxszám: (+361) cím: Honlapjának címe: 8

9 II. AZ MNL TEVÉKENYSÉGE 1. Az MNL tevékenységét meghatározó jogszabályok, dokumentumok 1.1. Az MNL állami feladatként ellátott alaptevékenységét a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény [a továbbiakban: Ltv.], a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM-rendelet [a továbbiakban: R.] és az MNL-nek az emberi erőforrások minisztere által szeptember 20-án kiadott, egységes szerkezetbe foglalt alapító okirata szabályozza (EMMI-iktatószáma: 40166/2012.). Az Alapító Okirat megjelent: Hivatalos Értesítő, szám) 1.2. Az MNL feladatait a Szakmai koordinációs központ, a Főigazgatói titkárság, az MNL Országos Levéltára és megyei levéltárai útján látja el. 2. Közlevéltári alapfeladatok 2.1. Az MNL a Ltv. 10., 11., 13. és 17. -ában meghatározott alapfeladatként a) végzi az iratkezelési szabályzatok kiadásával összefüggő feladatait; b) a Ltv ában meghatározott kivételekkel kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait; c) jogszabály alapján átveszi, illetve gyűjti (ajándékként elfogadja vagy megvásárolja), valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratokat; d) az átvett és a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján feldolgozza, és az anyag használatát lehetővé teszi; e) az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki; f) a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét; g) megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekről és különösen jelentős levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet; h) levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elősegítése céljából, közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában; i) a levéltári anyag oktatási és közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elősegíti; 9

10 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat j) a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozóan szaktanácsot ad, a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában, továbbá a levéltári anyag külföldre vitelének engedélyezésében szakértőként közreműködik; k) a külön jogszabályban meghatározott szakmai követelmények érvényesítése érdekében módszertani ajánlásokat és egyéb segédanyagokat dolgoz ki, és azokat az emberi erőforrások miniszterének egyetértésével közzéteszi; l) nyilvántartja a közlevéltárakat és a magánlevéltárakat; m) feltárja, nyilvántartja és gyűjti (másolatban beszerzi vagy megvásárolja) a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyagot; n) őrzi a törvények eredeti példányát; o) levéltár-tudományi szakkönyvtárat működtet; p) levéltári állományvédelmi kérdésekben szaktanácsadást nyújt más levéltáraknak; q) a hazai közlevéltári anyagról készült biztonsági másolatok egy példányát biztonsági filmtárában megőrzi; r) részt vesz a levéltárosok felsőfokú képzésében, és ellátja a középfokú levéltári szakképzéssel kapcsolatos feladatokat; s) évente nyilvánosságra hozza a közlevéltárak gyarapodását és működésük fontosabb adatait; t) ellátja a levéltári szakfelügyelet, valamint a levéltári szakmai testületek működtetésével kapcsolatos adminisztratív teendőket; u) gyakorolja az Ltv ának (1) bekezdésében meghatározott elővásárlási jogát; v) az emberi erőforrások minisztere által meghatározott szempontok szerint gyűjti és feldolgozza a közlevéltárak, valamint a nyilvános magánlevéltárak működésével kapcsolatos adatokat A fenti alaptevékenységek magukban foglalják az azokat közvetlenül támogató szellemi és fizikai (technikai) jellegű tevékenységeket is. 3. Egyéb feladatok 3.1. Az MNL nemzetközi kapcsolatokat tart fenn, bel- és külföldi mikrofilm- és kiadványcserét folytat Az MNL egyéb, jogszabály alapján hatáskörébe utalt feladatokat is végez (például a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról szóló évi IL. tv. 53., a rendőrségről szóló évi XXXIV. tv. 68. (3) bekezdése, a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló évi CXXV. tv. 28. (5) bekezdése, a minősített adat védelméről szóló évi CLV. tv a alapján) Az MNL állományvédelmi és reprográfiai szolgáltatásokat nyújt. 4. Alaptevékenységek államháztartási szakfeladatrend szerinti megjelölése SZAKFELADAT 10

11 II. fejezet A Magyar Nemzeti Levéltár tevékenysége SZÁMA MEGNEVEZÉSE Levéltári állomány gyarapítása, kezelése és védelme Levéltári szolgáltatás, tudományos, publikációs és információközvetítő tevékenység Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme Könyvtári szolgáltatások Történelmi hely, építmény, egyéb látványosság működtetése Történelmi hely, építmény, egyéb látványosság megóvása Könyvkiadás Egyéb kiadói tevékenység Filozófia- és történettudományi alkalmazott kutatás Iskolarendszeren kívüli szakmai oktatás 5. Az alaptevékenységek forrásai Az MNL alaptevékenységeinek forrása az EMMI fejezeti előirányzatban meghatározott éves költségvetés. Az MNL költségvetésén belül a megyei levéltárak szakmai feladataik figyelembevételével meghatározott éves elkülönített költségvetési kerettel működnek. 6. Vállalkozási tevékenység Az Alapító Okirat II. fejezet 2. pontja értelmében az MNL vállalkozási tevékenységet nem folytat. 7. Alárendelt gazdálkodó szervezetek, költségvetési szervek 7.1. Az MNL alapítói vagy tulajdonosi (tagsági, részvényesi, szavazatelsőbbségi) jogokat nem gyakorol gazdálkodó szervezetek felett Az irányító szerv által az MNL-hoz rendelt más költségvetési szerv a Semmelweis Orvostörténeti Múzeum, Könyvtár és Levéltár. 8. Illetékességi és gyűjtőkör 8.1. Az Alapító Okirat II.1.2. pontjában meghatározott szervek maradandó értékű iratain felül az MNL átveszi és őrzi a) az emberi erőforrások minisztere által a Ltv. 17. (1a) bekezdés értelmében illetékességébe utalt, valamint köziratnak nem minősülő maradandó értékű magániratokat; b) a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok maradandó értékű anyagát az Ltv. 32. (3) bekezdés alapján; c) az állami gazdálkodó szervezetek privatizáció előtt keletkezett iratait az Ltv. 34. (3) be- 11

12 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat kezdése alapján; d) az illetékességi körébe tartozó, jogutód nélkül felszámolt, végelszámolt és megszűnt gazdasági társaságok maradandó értékű iratanyagát; e) külön egyedi megállapodás alapján a nem állami intézmények, testületek és egyesületek maradandó értékű iratanyagát; f) családok és személyek maradandó értékű iratait; g) az Ltv. 14. (3) bekezdés értelmében az MNL őrizetében lévő levéltári anyagot kiegészítő maradandó értékű magániratokat Az MNL Országos Levéltára feladatkörébe tartozik a Ltv. 17. (1a) bek. a)-b), d) pontjaiban meghatározott szervek és jogelődeik levéltári anyaga, míg a megyei levéltárak illetékességébe tartozik az Ltv. 17. (1a) bek. c), e) pontjaiban meghatározott szervek és jogelődeik levéltári anyaga Az MNL illetékességébe tartozó központi államigazgatási szervek regionális szervei iratanyagával kapcsolatos feladatokat az MNL-nak a szerv székhelye szerinti megyei levéltára látja el. 12

13 III. AZ MNL SZERVEZETE 1. Szervezeti felépítés 1.1. Az MNL Főigazgatót titkárságból, Szakmai koordinációs központból, Országos Levéltárból, megyei levéltárakból és Gazdasági igazgatóságból áll. Az intézmény élén főigazgató áll. A főigazgató az intézmény szakmai feladatainak ellátását közvetlenül (intézmény egészére vonatkozó feladatok ellátása) vagy főigazgató-helyettesek közreműködésével (országos levéltári, illetve megyei feladatok ellátása) és a gazdasági igazgató közreműködésével (az intézmény gazdálkodási és üzemeltetési feladatainak ellátása) irányítja Az MNL megyei levéltárai az Ltv-ben és jelen Szervezeti és Működési Szabályzatban [a továbbiakban: SzMSz] meghatározott szakmai és gazdálkodási önállóssággal rendelkező szervezeti egységek (tagintézmények), amelyek önálló költségvetési és létszámkerettel rendelkeznek, s amelyek további szervezeti egységekre tagolódhatnak Az Országos Levéltár az SzMSz-ban meghatározott (fő)osztály szervezeti keretben, a megyei levéltárak az ügyrendjükben meghatározott csoportszerkezetben működnek. A megyei levéltárak rendelkezhetnek területi osztállyal. (Az MNL felépítését szemléltető ábrát az SzMSz 1. melléklete tartalmazza.) 2. Az MNL szervezeti egységei 2.1. A főigazgató közvetlen felügyelete alatt működő szervezeti egységek Szakmai koordinációs központ A Központ élén főosztályvezető áll, aki a központ ügyrendje alapján irányítja a központ működését. A főosztályvezető munkáját főosztályvezető-helyettes segíti. A Központot alkotó osztályok: Informatikai és e-levéltári osztály Az osztály élén osztályvezető áll amennyiben az osztály vezetését nem a főosztályvezető vagy a főosztályvezető-helyettes látja el -, aki megtervezi, szervezi, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi az osztály munkatársainak tevékenységét, folyamatosan kapcsolatot tart az MNL szervezeti egységeivel. Az osztály munkatársai: osztályvezető, (fő/segéd)levéltáros(ok), levéltári informatikus(ok), levéltári adatrögzítő, levéltári rendszergazda, hálózatüzemeltető, szoftverinformatikus, programozó, ügyviteli alkalmazott. Az osztály feladatkörébe tartozik a) az MNL informatikai rendszerének kialakítása és működtetése; 13

14 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat b) az informatika területéhez tartozó pályázatok és (köz)beszerzések szakmai koordinálása és lebonyolítása; c) az MNL számítástechnikai beruházásainak, fejlesztéseinek előkészítése, ellenőrzése; d) belső informatikai továbbképzések tartása; e) elektronikus levéltári kutatási és módszertani tevékenységek végzése; f) az elektronikus iratok tekintetében az iratkezelés levéltári felügyeletében történő közreműködés; g) az elektronikus iratok levéltári átvételében történő közreműködés; h) az elektronikus iratok átvételével és őrzésével kapcsolatos informatikai háttér biztosítása; i) a megőrzés és az olvashatóság fenntartása érdekében az elektronikus állományvédelmi beavatkozásokkal kapcsolatos feladatok ellátása; j) az elektronikus levéltári anyag használatra bocsátásában történő közreműködés; k) az MNL belső információs rendszerének részeként, a számítógépeken elhelyezett adatbázisok és programok számítástechnikai karbantartása és működési feltételeinek biztosítása; l) a digitalizált levéltári anyag hordozóinak műszaki-technikai felügyelete és ellenőrzése; m) szoftverek, adatbázisok fejlesztése; n) az MNL kommunikációs infrastruktúrájának ( , internet) számítástechnikai fejlesztése, karbantartása és működési feltételeinek, védelmének biztosítása; o) az MNL tevékenységi körében felmerülő egyéb, számítástechnikával kapcsolatos karbantartási és szervezési feladatok végzése; p) az MNL statisztikai adatszolgáltatásával kapcsolatos szervezési, koordinálási és előadói feladatok ellátása; q) a központi szervezeti egységek esetében (főigazgató irányítása alá tartozó szervezeti egységek, Országos Levéltár, Gazdasági igazgatóság) a rendszergazdai feladatok ellátása; r) a megyei levéltárak esetében a megyei levéltárakban dolgozó informatikusok/rendszergazdák tevékenységének koordinálása és támogatása Módszertani, továbbképzési és iratkezelés-felügyeleti koordinációs osztály Az osztály élén osztályvezető áll amennyiben az osztály vezetését nem a főosztályvezető vagy a főosztályvezető-helyettes látja el -, aki megtervezi, szervezi, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi az osztály munkatársainak tevékenységét, folyamatosan kapcsolatot tart az MNL szervezeti egységeivel. Az osztály munkatársai: osztályvezető, (fő/segéd)levéltáros(ok), jogász(ok) ügyviteli alkalmazott(ak). Az osztály feladatkörébe tartozik: a) az MNL feladatellátásához kapcsolódó vezetői döntések szakmai előkészítésében való részvétel; 14

15 III. fejezet A Magyar Nemzeti Levéltár szervezete b) az MNL egységes szakmai működésének biztosításához szükséges háttéranyagok és protokollok kidolgozása és kidolgozásuk előkészítése; c) a nemzetközi levéltári szabványok és szakmai módszertani irányelvek figyelemmel kísérése és az adaptációjukkal kapcsolatos javaslatok kidolgozásának koordinálása; d) mikrofilmezéssel, digitalizálással kapcsolatos módszertani kiadványok készítésének koordinálása az Informatikai és e-levéltári, valamint az Állományvédelmi és reprográfiai osztályok közreműködésével; e) az iratkezelés felügyeletével kapcsolatos vizsgálatok és háttéranyagok elkészítése, különösen az országos szervnyilvántartással, a szervek értékhatár-vizsgálatával, az irattári tervek felülvizsgálatával kapcsolatos feladatok ellátása; f) az iratőrző főosztályokkal és a megyei levéltárakkal együttműködésben a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szabályzatainak jogszabály alapján történő levéltári véleményezésének előkészítése, a szabályzatok bevezetésével kapcsolatos levéltári egyetértési jog gyakorlásával kapcsolatos döntés előkészítése; g) az iratőrző főosztályokkal és a megyei levéltárakkal együttműködésben az MNL illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervek jogszabályban meghatározott adatainak nyilvántartása; h) a kötelező szakmai továbbképzések koordinálása; i) a munkatársak részére belső továbbképzések szervezése és lebonyolítása; j) az oktatási tevékenységgel (középfokú és felsőfokú szakmai képzési feladatok) összefüggő előkészítő és szervezési feladatok ellátása Közművelődési és közönségkapcsolati osztály Az osztály élén osztályvezető áll amennyiben az osztály vezetését nem a főosztályvezető vagy a főosztályvezető-helyettes látja el -, aki megtervezi, szervezi, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi az osztály munkatársainak tevékenységét, folyamatosan kapcsolatot tart az MNL szervezeti egységeivel. Az osztály munkatársai: osztályvezető, (fő/segéd)levéltáros(ok), közművelődési munkatárs, kiadványszerkesztő(k) (levéltáros), tudományos titkár (levéltáros), pályázati referensek, ügyviteli alkalmazott. Az osztály feladatkörébe tartozik a) az MNL közművelődési programjának kidolgozása; b) az MNL közművelődési tevékenységének koordinálása; c) az MNL Országos Levéltára kiadványainak tervezésével, nyomdai előkészítésével, terjesztésével kapcsolatos teendők ellátása; d) az MNL Országos Levéltárba látogató csoportok nyilvántartása és koordinálása, szakszerű idegenvezetés az iratőrző főosztályok munkatársainak a bevonásával; e) az MNL közművelődési és PR-tevékenységének szervezése és koordinálása, amelynek keretében kapcsolatot tart a társintézményekkel, a nevelési és oktatási 15

16 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat intézményekkel és a levéltárat szponzoráló cégekkel, valamint a médiával, továbbá a Gazdasági igazgatósággal együttműködve végzi a szükséges anyagok és eszközök beszerzését és kezelését; f) a levéltári muzeális gyűjtemény gondozása; g) az MNL Országos Levéltára kiállításainak rendezésével összefüggő szervezési feladatok ellátása együttműködve a kiállítások szakmai megvalósításáért felelős iratőrző főosztályok levéltárosaival, valamint az Állományvédelmi és reprográfiai osztály munkatársaival, beleértve a kiállítást ismertető kiadványok szerkesztését, nyomdai előkészítését; h) az MNL Országos Levéltára levéltári szakmai és egyéb rendezvényeinek (pl. könyvbemutatók, konferenciák) előkészítésével és lebonyolításával összefüggő feladatok ellátása; i) az MNL arculatának kidolgozása; j) az MNL központi honlapjának szerkesztése; k) az MNL-ra vonatkozó sajtómegjelenések koordinálása a Főigazgatói titkársággal együttműködve Állományvédelmi és reprográfiai osztály Vezetője az osztályvezető, amennyiben az osztály vezetését nem a főosztályvezető vagy a főosztályvezető-helyettes látja el -, aki megtervezi, szervezi, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi az osztály munkatársainak tevékenységét, folyamatosan kapcsolatot tart az MNL szervezeti egységeivel. Az osztály munkatársai: osztályvezető, (fő)levéltáros(ok), levéltári kezelő(k), (fő/segéd)restaurátor(ok), levéltári könyvkötő(k), állományvédelmi felelős, levéltári fotós(ok), felvételező(k), fénymásoló(k), ügyviteli alkalmazott. Az osztály feladatkörébe tartozik a) az MNL őrizetében levő károsodott levéltári és könyvtári anyag konzerválása és restaurálása; b) az Országos Levéltár irat-, könyv- és mikrofilmraktárainak felügyelete és ellenőrzése; c) az MNL éves és hosszabb távú állományvédelmi munkatervének kialakítása a levéltári anyagot őrző szervezeti egységekkel együttműködve; d) új levéltárépület, illetve raktárhelyiség létesítésének és használatbavételének állományvédelmi szempontból történő véleményezése; e) a levéltári állományvédelemmel kapcsolatos kutatások eredményeinek gyűjtése, rendszerezése, elemzése és közreadása, új anyagok, eszközök és eljárások kipróbálása és meghonosítása; f) a megyei levéltárak állományvédelmi feladatai ellátásának koordinálása és segítése; g) a megyei levéltárak állományvédelmi és reprográfiai szakembereinek továbbképzése; h) a levéltári állományvédelem körében tanácsadás más levéltárak részére; 16

17 III. fejezet A Magyar Nemzeti Levéltár szervezete i) tanácsadás a védett levéltári anyag konzerválása és restaurálása kérdésében; j) könyvkötészeti munkák végzése az Országos Levéltár és a megyei levéltárak számára, az intézmény belső kiadványai kötészeti munkáinak elkészítése, az Országos Levéltár és a megyei levéltárak számára egyedi tárolóeszközök készítése; k) állományvédelmi (konzerválási, restaurálási) munkák végzése szolgáltatási díj ellenében, szerződés keretében a munkatervben jóváhagyott arányban más közgyűjtemények és magánszemélyek számára. l) a levéltári anyag reprodukálása, biztonsági célú és kutatói megrendelésre történő mikrofilmezése és digitalizálása, szakfényképezése; a mikrofilmek állományvédelmi felügyelete; m) a nem hagyományos levéltári anyagok őrzése és állományvédelmi felügyelete, adatbázisba rendezése; n) a hazai közlevéltári és nyilvános magánlevéltári anyagról készült biztonsági másolatok egy példányának őrzése; o) a védett vagy külföldre kölcsönzendő levéltári anyagról biztonsági másolatok készítése és megőrzése; p) mikrofilmező és digitalizáló labor működtetése; q) a levéltári sokszorosító működtetése; r) az MNL központi és Országos Levéltára rendezvényeinek eseményfényképezése Főigazgatói titkárság Vezetője a titkárságvezető, aki a főigazgató felügyelete mellett megtervezi, szervezi, öszszehangolja, felügyeli és ellenőrzi a titkárság munkatársainak tevékenységét, folyamatosan kapcsolatot tart az MNL szervezeti egységeivel. A titkárság munkatársai: titkárságvezető, titkárságvezető-helyettes, (fő/segéd)levéltáros(ok), minőségbiztosítási szakember (levéltáros), nemzetközi referens, pályázati referens, humánpolitikai előadó, ügyviteli alkalmazottak, kézbesítő. A titkárság feladatkörébe tartozik: a) az MNL ügyviteli feladatainak koordinálása; b) a főigazgató melletti ügyviteli feladatok ellátása; c) a főigazgató melletti személyi titkári feladatok ellátása; d) a főigazgató-helyettesek ügyviteli feladatainak ellátása; e) az MNL Országos Levéltára központi irattárának őrzése és kezelése; f) az MNL nemzetközi kapcsolatainak ügyintézése; g) az MNL hivatali bélyegzőinek nyilvántartása és kiadása; h) az MNL tudományos tervének koordinálása; i) az MNL tudományos tevékenységének koordinálása; j) a magyarországi köz-, köztestületi és nyilvános magánlevéltárak nyilvántartása; k) a közlevéltárak gyarapodásának és működésük fontosabb adatainak évente történő nyilvánosságra hozatala; l) a közlevéltárak, valamint a nyilvános magánlevéltárak működésével kapcsolatos 17

18 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat adatoknak az emberi erőforrások minisztere által meghatározott szempontok szerint gyűjtése és feldolgozása; m) kapcsolattartás a sajtóval együttműködve a Közművelődési és közönségkapcsolati osztály munkatársaival; n) az MNL minőségbiztosításának ellátása; o) az MNL humánpolitikai feladatainak elvégzése, személyi nyilvántartásának vezetése; p) az MNL hazai és nemzetközi pályázatainak koordinálása; q) a közérdekű adatok kezelése, közzététele a Gazdasági igazgatósággal együttműködve. r) a titkárság keretében működő központi postázó révén az MNL belső és külső iratés postaforgalmának lebonyolítása. s) a levéltári ügyviteli célú iratmásolatok elkészítése. t) a levéltári ügyvitelhez szükséges nyomtatványok előkészítése Országos Levéltár Az Országos Levéltár szervezeti egységei az országos levéltári főigazgató-helyettes felügyelete alatt működnek. Az Országos Levéltár szervezeti egységei a főosztályok. Az Országos Levéltár szervezeti egységei a következők: előtti kormányszervek főosztálya Vezetője a főosztályvezető, aki az országos levéltári főigazgató-helyettes felügyelete mellett megtervezi, szervezi, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi a főosztály munkatársainak tevékenységét. Folyamatosan kapcsolatot tart az MNL Országos Levéltár szervezeti egységeivel. A főosztály munkatársai: főosztályvezető, főosztályvezetőhelyettes, (fő/segéd)levéltáros(ok), levéltári kezelő(k), ügyviteli alkalmazott. A főosztály átveszi, őrzi, nyilvántartja, kezeli és feldolgozza (rendezi, selejtezi, segédlettel látja el, publikálja) az 1526 és 1944 között működött törvényhozói, központi, illetve regionális kormányzati, bírósági és ügyészségi szervek, intézmények levéltári anyagát, valamint az MNL központi szervezeti egységeinek (Főigazgatói titkárság, Szakmai koordinációs központ, Országos Levéltár) iratanyagát, a törvények eredeti példányait és ellátja a fenti iratokkal kapcsolatos gyűjtőterületi feladatokat utáni kormányszervek főosztálya Vezetője a főosztályvezető, aki az országos levéltári főigazgató-helyettes felügyelete mellett megtervezi, szervezi, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi a főosztály munkatársainak tevékenységét. Folyamatosan kapcsolatot tart az MNL Országos Levéltár szervezeti egységeivel. A főosztály munkatársai: főosztályvezető, főosztályvezetőhelyettes, (fő/segéd)levéltáros(ok), levéltári kezelő(k), ügyviteli alkalmazott. A főosztály átveszi, őrzi, nyilvántartja, kezeli és feldolgozza (rendezi, selejtezi, segédlettel 18

19 III. fejezet A Magyar Nemzeti Levéltár szervezete látja el, publikálja) az december 21. után létrejött kormányzati szervek, az ezek közvetlen felügyelete alá tartozó intézmények, az MDP és MSZMP központi szervei és intézményei, továbbá minden, a főosztály illetékességi körébe tartozó országos köztestület és közalapítvány levéltári anyagát, valamint a Központi Statisztikai Hivatal (KSH) és a megszűnt KSH Levéltára MNL Országos Levéltára illetékességébe tartozó iratait és ellátja a fenti iratokkal kapcsolatos gyűjtőterületi feladatokat Magánlevéltárak, gyűjtemények és gazdasági szervek főosztálya Vezetője a főosztályvezető, aki az országos levéltári főigazgató-helyettes felügyelete mellett megtervezi, szervezi, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi a főosztály munkatársainak tevékenységét. Folyamatosan kapcsolatot tart az MNL szervezeti egységeivel. A főosztály munkatársai: főosztályvezető, főosztályvezető-helyettes, (fő/segéd)levéltáros(ok), levéltári kezelő(k), ügyviteli alkalmazott. A főosztály feladatkörébe tartozik a) az országos jelentőségű családok és személyek, továbbá az országos jelentőségű szervezetek (testületek, intézmények, egyesületek, pártok stb.), valamint az MNL gyűjteményeinek átvétele, őrzése, nyilvántartása, kezelése és feldolgozása (rendezése, selejtezése, segédlettel történő ellátása, publikálása); b) a kereskedelmi forgalomba kerülő, maradandó értékű magániratokra vonatkozó állami elővásárlási jog gyakorlásával kapcsolatos ügyek intézése; c) a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában történő közreműködés külön jogszabályban meghatározott módon; d) iratajándékozási, vásárlási és letéti ügyekben a tájékoztatási és ügyintézői feladatok ellátása; e) az MNL Országos Levéltára őrizetében levő mikrofilmekkel és digitalizált képállománnyal kapcsolatos levéltári feladatok (nyilvántartás és feldolgozás) ellátása, az MNL Országos Levéltár anyagáról készített másolatok esetében az iratőrző főosztályokkal együttműködve, a feladat végrehajtása során a főosztály folyamatosan együttműködik a Szakmai koordinációs központ Informatikai és e-levéltári valamint állományvédelmi és reprográfiai osztályával; f) az MNL Országos Levéltára hungarika-jellegű levéltári anyagának nyilvántartásának vezetése, a hungarika-kutatások irányítása, szervezése és nyilvántartása; g) az MNL Országos Levéltára nemzetközi filmcseréjének lebonyolítása; h) az országos jelentőségű ipari, kereskedelmi, közlekedési és mezőgazdasági vállalatok, valamint a pénzintézetek, biztosító intézetek, szövetkezetek, gazdasági érdekképviseletek levéltári anyagának átvétele, őrzése, nyilvántartása, kezelése és feldolgozása (rendezése, selejtezése, segédlettel történő ellátása, publikálása), beleértve a felszámolt és végelszámolt gazdasági szerv(ezet)ek és a magántulajdonba adott állami gazdálkodó szervezetek privatizálás előtti levéltári anyagát; i) az MNL Országos Levéltára illetékességi körébe tartozó tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok jogszabályban meghatározott adatainak nyilvántartása, ezen társaságok iratkezelési rendjének és irattári se- 19

20 Magyar Nemzeti Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzat lejtezésének ellenőrzése Kutatószolgálati, tájékoztatási és levéltár-tudományi szakkönyvtár főosztály Vezetője a főosztályvezető, aki az országos levéltári főigazgató-helyettes felügyelete mellett megtervezi, szervezi, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi a főosztály munkatársainak tevékenységét, folyamatosan kapcsolatot tart az MNL szervezeti egységeivel. A főosztály keretein belül működik a Bécsi kapu téri, a Hess András téri és a Lángliliom utcai kutatóterem, valamint önálló csoportként a Levéltár-tudományi szakkönyvtár. A főosztály munkatársai: főosztályvezető, főosztályvezető-helyettes, (fő/segéd)levéltáros(ok), levéltári kezelő(k), könyvtárvezető (csoportvezető), levéltári könyvtáros(ok), levéltári könyvtári asszisztens(ek), fénymásoló, ügyviteli alkalmazott. A kutatószolgálat és tájékoztatás tekintetében a főosztály feladatkörébe tartozik a) az Országos Levéltár Bécsi kapu téri, Hess András téri és Lángliliom utcai épületeiben kutatótermek működtetése, ahol biztosítja az adott épületben őrzött levéltári anyaghoz történő hozzáférést, és végzi a kutatók regisztrálásával kapcsolatos adminisztratív teendőket; b) az MNL Kutatási és másolási szabályzatának megfelelően mindhárom kutatóhelyen a kutatói megrendelésre készülő és levéltári ügyviteli célú iratmásolatok elkészítése; e feladatát a digitális másolatok tekintetében az állományvédelmi és reprográfiai főosztály keretében működő mikrofilmes és digitális labor munkatársaival együttműködve végzi; c) az iratőrző főosztályok levéltárosainak bevonásával ellátja az Országos Levéltár által őrzött levéltári anyag jellegére, összetételére, feldolgozottságára és hozzáférhetőségére vonatkozó, továbbá az állampolgári jogok érvényesítéséhez kapcsolódó írásbeli és szóbeli ügyfél-tájékoztatási feladatokat; d) a hazai és külföldi tudományos célú iratkölcsönzések adminisztratív feladatainak és nyilvántartásának ellátása; e) a tudományos és ügyviteli célú mikrofilmkölcsönzésekkel kapcsolatos adminisztratív teendők ellátása; f) a Szakmai koordinációs központtal való együttműködés a levéltári anyag feldolgozásának és közzétételének, valamint a levéltári anyag használatának elősegítése érdekében; g) A levéltártudományi szakkönyvtár kezelése tekintetében: A könyvtár a levéltár(tudomány)i szakirodalom dokumentumait gyűjtőköri szabályzat alapján szerzeményezi, őrzi, gondozza, nyilvántartja, kezeli és a könyvtári szabványok szerint feldogozza. Olvasószolgálatot működtet, tájékoztat, részt vesz a könyvtárközi kölcsönzésben, gondozza a honlap könyvtári oldalát. Nemzetközi és belföldi kiadványcserét folytat. Statisztikai adatokat szolgáltat az országos könyvtári rendszernek Gazdasági igazgatóság A Gazdasági igazgatóság az MNL főigazgatója felügyeletével, a gazdasági igazgató irányítá- 20