1. Digitális szolgáltatások az Open Society Archives-ban (OSA) portfólió feltárás Interjú Ivacs Gabriella főlevéltárossal június 10.

Átírás

1 Tantárgy: Digitális állampolgári ismeretek Szak: Digitális archívum fejlesztő szakirányú képzés (AULA) Előadó: Racskó Réka Feladat: Egy intézmény digitális szolgáltatási portfóliójának feltárása (1), tartalmi és ergonómiai szempontú elemzése (2) kérdőív a szolgáltatások fogadtatásáról (3), szolgáltatásba való bekapcsolódás (4) Hallgató: Zádori Zsuzsanna Dátum: június Digitális szolgáltatások az Open Society Archives-ban (OSA) portfólió feltárás Interjú Ivacs Gabriella főlevéltárossal június Ki az OSA célközönsége, partnerei? Az OSA Archívum mint hidegháború és kommunizmus történeti archívum egy nemzetközi kutatóhely, s mint ilyen egyrészt a tudományos kutatókért van. Másrészt az érdeklődő állampolgárokért újságíró, aktivista, emberi, azaz politikai szabadságjogokra fogékony és azok érvényesüléséért tenni akaró, tenni hajlandó civil. Az OSA aktivista témái az open access, demokratikus intézményrendszer, anti-korrupciós harc, Újságírók Határok Nélkül, Human Rights Watch és az ő témáikkal foglalkozó oknyomozó újságírók. Harmadrészt az OSA kiállítási tér is, azaz galéria, s mit ilyen, a történészi-levéltárosi- kutatói hálózaton, valamint az emberi jogi aktivistákon kívül egy tágabb, művészeti és oktatási programok iránt fogékony közönséghez is kíván szólni. 1.2 Milyen digitális eszközökkel, milyen platformokat használva kommunikál az OSA partnereivel/kutatóival/közönségével? Szolgáltatásokként értelmezve ezeket a platformokat hogyan értékeli a szolgáltatások színvonalát, hatékonynak bizonyulnak-e ezek az eszközök? Az intézmény három eléggé különböző célközönsége, illetve a számukra létrehozott különböző gyűjtemények, programok és platformok/fórumok különbözősége nem segíti a hatékony kommunikációt. Mondhatni aláássa azt. Az OSA-nak fontos lenne a hármas profilra külön-külön koncentrált kommunikációt létrehozni. Ami az egyes webes szolgáltatásokat illeti, a jelenlegi web lap eléggé elavult. Nagyot változott a világ és a webes kommunikáció az elmúlt 10 évben, s az OSA le van maradva. A szolgáltatások és az értékelés: Web lap - hírek, eseménynaptár: konzervatív forma, azóta megváltozott a világ, ez így nem hatékony. Levelező lista (hagyományos ): tradicionális, nem valódi levelező lista (nincs automatizálva a fel és leiratkozás), ennek ellenére hatékony. Katalógus (könyvár, levéltár, fotótár): átalakítás alatt, szeptemberétől új CMS-ből. Jelenleg egy rendkívül elavult MS access alapú szöveges katalógus, illetve egy elég hatékony digitális repozitórium működik. Egy harmadik KOHA rendszerben van leírva a könyvtári állomány. Social media (FB oldal - youtube): FB működik, pénzt kellene fordítani és egy stratégiai kampányt kezdeni. Regisztráció rendezvényekre: nincs eszköz teremtve, nagy hiány. Napló (blog): júniusban indult, formálás alatt. Koncepcionális viták hátráltatják a hatékony működést. Az instant műfajok ideje jött el, nem szabadna kihagyni az esélyt a népszerűsítésre. Média tár (on-line hozzáférés az állományhoz): Van ilyen, neve digital repository. Hatékony kereső és egy jól irányzott népszerűsítő kampány hiányzik. 1.3 Milyen szolgáltatásokat hiányol a palettáról? A. Nagyon hiányzik a feedback a web oldal használatáról. Ezeket hasznosítani kéne, s az új lapba beépíteni.

2 B. Profi newsletter C. Interaktivitást generáló instant műfajok, leginkább a twitter felhasználása OSA rendezvényekre. D. Eseménynaptár plug-in. E. Vizuálisan kommunikáló gyűjteményi katalógus. 1.4 A meglévő szolgáltatásokon változtatna-e? Ha igen, milyen eszközökkel javítaná a szolgáltatások színvonalát? Milyen irányba menne? 1. Policy szinten kellene tisztázni, kinek mi a szerepe és felelőssége a web lap egyes tartalmainak előállításában, gondozásában. 2. Ezen irányelvek alapján eszközöket és kapacitásokat (pénzt ill. embert) kellene rendelni a feladatok ellátására - pl. blogot indít az OSA, akkor legyen blog szerkesztő, vagy youtube csatornához legyen vágó-szerkesztő. 3. A technológiát modernizálni kell, valamint az új technológiákat használandó a kollegák fejlődését is elősegíteni, hogy haladjunk a korral. 2. Digitális szolgáltatások értékelése tartalmi és ergonómiai szempontból Az OSA digitális szolgáltatásai mind tartalmi, mind ergonómia szempontból hiányosak. Funkciójukat nem, vagy csak részlegesen töltik be. Az archívum 5 fő területének (kutató, oktató, köztörténelmi, kiállító és politikai aktivista funkció) mindegyikéhez fejleszteni kell a digitális szolgáltatásokat, más esetben pedig létre kell hozni az infrastruktúrát lásd: nincs az OSA-nak professzionális levelezőlistája, se rendezvényszervezéskor használandó regisztrációs felülete. Összességében kb. 40%-os a szolgáltatások színvonala, illetve lefedettsége, használhatósága.

3 3. Digitális szolgáltatások fogyasztói fogadtatása, hatékonysága - nyomon követés és kérdőíves értékelés Az OSA 8 munkatársához intéztem 5 kérdést az intézmény webes szolgáltatásairól. A kérdőív google form, ld. lent.

4 Értékelés 8 válasz alapján: Az 5 kérdésből álló kérdőív alapján, a lenti összesítő grafikus összesítéseket kiértékelve megállapítható: az OSA web nyitóoldalát a válaszadók kivétel nélkül áttekinthetetlennek, illetve nehezen áttekinthetőnek tartják az OSA dolgozók ismerőseinek kb. 30%-a nagyjából eligazodik a web oldalon, a fennmaradó 70% nehezen, vagy alig az OSA FB oldalát a kollegák zöme 43% hetente többször nézi, a fennmaradó kb. 60%-ban nagy a szórás, van, aki nagy gyakorisággal (minden nap 14 %), míg 30% csak esetlegesen, ha eszébe jut az OSA digitális repozitóriumát a kollegák kb. 40%-a megfelelőnek, közepesen jónak (3-as az 5- ből) tartja, és senki sem tartja távol magát tőle, azaz használják a kollegák, míg kb. 43% kifejezetten pozitívan ítéli meg a használhatóságot, könnyen vagy jól megtalálhatónak véli a benne lévő anyagokat az OSA nagy tartozása a newsletter hiánya a válaszadó kollegák 71%-a feliratkozna és hasznát venné a levelező listának

5 4. Digitális szolgáltatások előkészítésébe és fejlesztésébe való bekapcsolódás Az Open Society Archívum a Közép-Európai Egyetem mellett működő kutatóintézet. Gyűjtőköre: levéltári anyagok - elsődleges és másodlagos források - a hidegháború és kommunizmus, a XX. századi totalitárius rendszerek, valamint az emberi jogsértések témakörében. Az archívumban 7 folyókilométernyi levéltári anyag van. Ezek katalógusa on-line elérhető. A levéltári leírás nemzetközi szabályai igen szigorúak. Ezért a sokféle és strukturáltan szervezett levéltári segédletek megértése és a bennük való eligazodás sokszor nem magától értetődő. Az OSA katalógusait, az anyagban való tájékozódást és megértést elősegítendő az OSA júniusában blogot indított - ebben közreműködtem én is. Alább az OSA Blog szabályzata - ennek alapján indította meg a blogot az OSA - itt olvasható: OSA Blog - irányelvek 2015 május Az Archívum szakmai tevékenységét, munkáját mutatja be informálisabb módon a nagyközönségnek oly módón, hogy belinkeli az OSA releváns web és katalógus oldalait. A posztok legyenek informatívak, közérthetőek ezért az igényes publicisztikai stílus ajánlott. A blog olvasói érdeklődő civilek, nem a történész vagy leltárosi, kutatói szakma képviselői. A blog bejegyzés jellemzői:

6 tartalmaz képeket, mozgóképet, linket, különösképpen az OSA katalógusainak, digitális repozitóriumának és a web oldal más tartalmainak a linkjeit tartalmaz egy egybekezdéses kopf ill. lead-et a facebook poszthoz max. 800 szó terjedelmű röviden bemutatja a szerzőt, OSA-beli munkáját és a gyűjteményhez való viszonyát a blog kétnyelvű: lehet angol (mert az OSA nyelve az angol) és magyar nyelven publikálni (mert az OSA Budapesten működik, programjainak elsődleges célközönsége magyarországi) Ki, mikor A szerző a saját neve alatt publikál - a név oda lesz linkelve a munkatársak listához Eleinte 2-3 cikket posztolunk per hét, majd minimum egyet hetente Tagelés A tageket kreatívan és óvatosan használjuk, legyenek konkrétak és specifikusak. Legjobb tag: személynév, földrajzi név, intézmény név, esemény neve, kerülve a használhatatlan túl tág kategóriákat (pl. történelem, hidegháború) és az absztrakt fogalmakat (pl. identitás). Jó tag pl.: téeszesítés, 1956, film propaganda. Téma Folyamatban lévő anyag feldolgozás, levéltári gyűjteményeink kiemelése egy rendezvény kapcsán, pl. évforduló, prominens személyiség, egy levéltári dokumentum tágabb összefüggésbe helyezése, technológiai fejlesztés vagy újítás a kulturális örökség bemutatására, érdekes és az OSA számára releváns publikáció, beszámoló konferencia látogatásról nem kimerítő jelleggel, új gyűjtemény az OSAban, adományozókról, kiállítási vagy más rendezvényekről az OSA-ban Kommentelés A kommentelés meg lesz engedve, a szerző által moderálva. Az új termék, a blog június 17-én beindult az OSA Blog - íme az első bejegyzések

7 Értékelés: Rögtön az első héten kirobbant egy kisebb botrány: egy adományozó - nevét nem említem - felháborodott azon, ahogy egy levéltáros kollega a blogban prezentálta a gyűjteményt, s követelte a főlevéltárostól a blog leszedését. A szerző és a blogoló közönséggel való egyeztetést nélkül a poszt le lett szedve. Ezután blogot a szerző átírta abban a hiszemben, hogy az majd újra posztolva lesz, ám végül ennek ellenére sem lett közölve. Tanulság: a közösségi ám intézményi blogolás komplex dolog, össze kell csiszolni az értékrendeket és elvárásokat. További tanulság: noha a blog elektronikus média, szerzői zsáner, vagyis nagy teret enged a szubjektivitásnak, ergo demokratikusabb mint a nyomtatott sajtó, mégiscsak kívánatos egy szerkesztő megválasztása és megbízása, akit nem lehet megkerülni ill. döntését felülírni. Harmadik, s utolsó tanulság: a blog akkor jó, ha egy elszánt szerzőgárda és inspiráló közeg veszi körül, ennek híján idejekorán érdektelenségbe fulladhat, s hamvába hull.