PROJEKTIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 PROJEKTIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Zöld Energia - Felsőoktatási ágazati együttműködés a zöld gazdaság fejlesztésére az energetika területén TÁMOP C-12/1/KONV Készítették: Ferenczik Brigitta Vagaszky Noémi Laura

2 1. BEVEZETÉS A jelen dokumentum a Pannon Egyetem (PE), mint főpályázó, a Széchenyi István Egyetem (SzE), a Kaposvári Egyetem (KE), az EDUTUS Nonprofit Közhasznú Zrt., valamint a Nemzetközi Lean Sigma Szövetség (ILSA), mint konzorciumi partnerek által a TÁMOP C-12/1/KONV azonosítószámú, Zöld Energia Felsőoktatási ágazati együttműködés a zöld gazdaság fejlesztésére az energetika területén címmel elnyert projekt szervezeti és működési szabályrendszerét foglalja össze A PROJEKT CÉLJA A projekt konkrét célja, hogy a szakmai együttműködő partnerek bevonásával létrejöjjön egy olyan hálózat, mely akkumulálja a zöldenergia területén létrejött legfrissebb elméleti és gyakorlati tudást, azt egyfajta elemzőközpontként továbbfejleszti, a Tudásklaszter keretein belül a hazai vállalkozások rendelkezésére bocsátja, vagy nemzetközi szinten piacosítja, illetve visszavezeti az oktatásba, képzésbe. A projekt válaszokat és megoldásokat ad a zöldenergia ágazat humánerőforrás biztosításával, felsőfokú képzésével, tudásbázisával kapcsolatos kérdésekre, igényekre, valamint a stratégiai hiányosságaira az iparági szereplők intenzív bevonásával, közreműködésével a munkaerő-piaci igényeknek való megfelelés érdekében A PROJEKTIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV RENDELTETÉSE A kézikönyva pályázati projekt szervezeti és működési kereteit határozza meg: rögzíti a projekt szervezeti működéshez kapcsolódó fő szerep-, felelősség- és hatásköröket, meghatározza a projekt eredményes megvalósítása érdekében elvégzendő projektirányítási, illetve a pályázati belső és az általános pályázati követelmények teljesítéséhez szükségszerű külső és belső jelentési adminisztrációs feladatokat, A projektirányítási és adminisztrációs feladatok szabályozása az Európai Uniós pályázati követelményeknek valamint a Közreműködő Szervezet (KSz) által kiadott szabályzatoknak és irányadó rendelkezéseknek megfelelően történt.

3 2. A KONZORCIUMI EGYÜTTMŰKÖDÉS ALAPELVEI A projekt Támogatási Szerződésének (továbbiakban TSZ) 8. számú melléklete tartalmazza a konzorciumi együttműködési megállapodást, amely jelen Kézikönyv 1. számú mellékletét képezi. A projekt finanszírozásának jellege tagi finanszírozású, ezért a konzorcium összes tagja a saját költségvetéséért önállóan felel. A projekt egészét a projektmenedzser koordinálja a szakosított projektteam közreműködésével. A főpályázó feladata a projekt vállalások betartatása, az Időszakos Beszámolók és a Kifizetési Kérelmek elkészítésének felügyelete, a KSZ részére történő megküldése, valamint a változás-bejelentések és szerződés-módosítások koordinálása. 3. A PROJEKT SZERVEZETE 3.1. A projektszervezet A projektszervezetet, a Projektirányító Testület (PIT), a projektmenedzsment, a szakmai vezetés, és a szakmai megvalósítók alkotják. A projekt legfelsőbb stratégiai döntéshozó szerve a Projektirányító Testület (PIT). A projekt koordinálását a projektmenedzsment végzi. A három projektfőirány konzorciumi szintű szakmai irányítását egy-egy vezető látja el, akiket egy-egy helyettes segíti operatív szinten. 1. ábra: Projektvezetés felépítése 1. ábra: Projektszervezet felépítése 3

4 3.2. Projektirányító Testület (PIT) A projekt legfelsőbb szintű stratégiai döntéshozó testülete, amely felelős a projekt átfogó stratégiai irányításáért és felügyeletéért. A testület legalább félévente ülésezik, felváltva Veszprémben és a projektpartnerek székhelyein. Az üléseken a szervező intézmény érintett karainak dékánjai is meghívást kapnak. A PIT üléseket a projektmenedzser hívja össze legalább 6 havonta. A projekt előrehaladásának követhetősége érdekében a rendszeres időszakonként megtartandó PIT ülések mellett szükség esetén rendkívüli PIT üléseket is össze lehet hívni. A PIT ülés rendkívüli összehívását, a PIT bármely tagja, illetve a projektmenedzser is kezdeményezheti. A PIT ülések célja a projektet felügyelő vezetőtestület tájékoztatása a projekt előrehaladásáról, a felmerült, döntést igénylő problémákról, a kockázatokról és a megoldási alternatívákról. A PIT feladata a sikeres megvalósításhoz szükséges döntések, intézkedések meghozatala. A PIT elnöke Mosonyi György, a MOL Felügyelő Bizottságának elnöke. A PIT tagjai: Prof. Dr. Friedler Ferenc, a Pannon Egyetem rektora Prof. Dr. Szávai Ferenc, a Kaposvári Egyetem rektora Prof. Dr. Földesi Péter, a Széchenyi István Egyetem rektora Pohllmülner József, az Edutus Nonprofit Közhasznú Zrt. vezérigazgatója Somos András, a Nemzetközi Lean Sigma Szövetség elnöke A PIT üléseken tanácskozási joggal vesz részt a projektmenedzser, a projektkoorindátor, a szakmai vezető, és a szakmai koordinátor. A PIT üléseire a projektmenedzser a napirendtől függően előterjesztő, beszámoló, véleményező jogkörrel további személyeket hívhat meg. A PIT ülések előkészítési, szervezési feladatait, valamint az üléseken a titkári feladatokat a projektasszisztens látja el. A projektasszisztens intézkedik a meghívó, a napirend és az előterjesztések, a meghívottak részére történő megküldéséről. A PIT, mint a projekt legfőbb stratégiai döntéshozói testületének a fő feladata és felelőssége: A projektszervezeten túlmutató feladatokkal kapcsolatban, a projekt pályázatban rögzített céljaira, terjedelmére, ütemezésére 1 és költségeire 2 1 A projekt időtartamának változására vonatkozóan 2 A projektköltségvetés főösszegének változására vonatkozóan 4

5 kiható döntések, valamint a hatáskörébe rendelt egyéb döntések meghozatala; A projekt alapdokumentumainak, úgy mint Támogatási Szerződés és a Konzorciumi Együttműködési Szerződés módosításainak jóváhagyása. 2. ábra: A Projekt Irányító Testület üléseinek meghívottjai 3.3. A projektmenedzsment feladatokat ellátó csoport Projektmenedzser A projektmegvalósítás során a projekt felelőse a projektmenedzser. A projektmenedzser a konzorciumi szintű ügyekben a konzorciumi partnerek operatív projektvezetéssel járó feladatait megosztja a konzorciumi partnerek intézményi projektfelelőseivel és a főirányvezetőkkel. A projektmenedzser feladatai a projekt megvalósítása során a konzorciumi működés tekintetében: A projekt végrehajtását koordinálja és felügyeli. Feladata a projekt pályázati lebonyolításának, pályázati követelmények teljesítésének betartatása. 5

6 Képviseli a projektet a Közreműködő Szerv és az Irányító Hatóság felé. A projektadminisztrációs és TSZ-ből származó valamennyi külső kötelezettség teljesítésével kapcsolatos feladatok koordinálása és irányítása. A projektütemterv és a Megvalósíthatósági Tanulmány teljesülésének követése, időközi változásainak kezelése és monitorozása, továbbá az előrehaladásról státuszjelentés készítése a PIT részére. A PIT hatáskörébe tartozó kérdések gyűjtése, és a tervezett, illetve szükség esetén rendkívüli PIT ülések összehívása és napirendjére vonatkozó javaslat előterjesztése. A TSZ-ben vállalt kötelezettségeknek megfelelően a Időszakos Beszámoló (IB), valamint a Záró Időszakos Beszámoló (ZIB) összeállításának koordinálása. A projekt megvalósítása során felmerülő, a projekt céljainak megvalósulására, terjedelmére, ütemezésére és költségeire kiható kockázatok azonosítása, értékelése, és kezelése. Rendszeres időközönként ellenőrzi a menedzsment tagok tevékenységét. Koordinálja a Változás Bejelentések és az esetleges Szerződésmódosítások összeállítását, benyújtását. Nyomon követi a vertikális és horizontális indikátorok időarányos teljesülését. Kapcsolatot tart: a menedzsment tagokkal az intézményi projektasszisztensekkel a főirányvezetőkkel KSz kapcsolattartóval Projektkoordinátor A projektkoordinátor feladatai és kötelezettségei a projekt megvalósítása során: Szükség esetén helyettesíti a projektmenedzsert. Részt vesz az Időszakos Beszámolók, a Változás Bejelentések és az esetleges Szerződésmódosítások összeállításában, benyújtásában. Közbeszerzési terv aktualizálását felügyeli. Beszerzési folyamatok megtervezésés és előkészítését segíti. 6

7 Kapcsolatot tart: a menedzsment tagokkal a főirányvezetőkkel Projektasszisztens A projektasszisztens feladatai és kötelezettségei a projekt megvalósítása során: Irányítja a projekt központi adminisztrációját Vezeti a központi projektmappákat Adminisztratív támogatást nyújt a projektmenedzser és a projektkoordinátor részére, esetlegesen a szakmai megvalósítóknak. A konzorciumvezető Pannon Egyetem projektrésztvevőinek munkaidő nyilvántartásainak begyűjtését koordinálja. A konzorciumvezető Pannon Egyetem projektrésztvevőinek HR dokumentumait, szerződéseit ellenőrzi. Kezeli a projektmenedzsment munkáját segítő SPS elektronikus felületet. Kezeli és frissíti a greenenergyproject.info projekthonlapot. Kapcsolatot tart: a menedzsment tagokkal a főirányvezetőkkel kari felelősökkel adminisztratív munkatársakkal Pénzügyi vezető A projektben a konzorcium által vállalt pénzügyi kötelezettségek teljesítését a projekt pénzügyi vezetője felügyeli. A konzorciumi partnerek folyamatait támogatja, szükség esetén adatot kér a pénzügyi előrehaladásról. Koordinálja a Kifizetési Kérelmek összeállítását és benyújtását. A pénzügyi előrehaladás nyomon követését, elszámolások ütemezését felügyeli. A projekt pénzügyi vezetője gondoskodik a Pannon Egyetem esetében a projekt pénzügy és adminisztrációs eljárásrendjének betartásáról. 7

8 Pénzügyi projektmappákat vezeti a Pannon Egyetem esetében. Munkaidő nyilvántartásokat ellenőrzi és kezeli Pannon Egyetem esetében. Személyi dokumentációk teljességét ellenőrzi Pannon Egyetem esetében. Projekt kontrolling feladatokat ellátja Pannon Egyetem esetében. Kapcsolatot tart: a menedzsment tagokkal a partnerintézmények pénzügyi munkatársaival 3.4. Szakmai feladatokat ellátó csoport Szakmai vezető A szakmai vezető feladatai és kötelezettségei a projekt megvalósítása során: Feladata a konzorciumi szintű szakmai projektmunka koordinálása, összehangolása és felügyelete. Koordinálja a projekt szakmai megvalósítását. Felügyeli az egyes Főirányok szakmai előrehaladását, a pályázatban nevesített szakmai vállalások előrehaladását, teljesülését. A szakmai előrehaladásra vonatkozóan rendszeres időközönként adatot szolgáltat a projektmenedzser számára, a teljes projektre vonatkozóan (havi státuszjelentések). Kapcsolatot tart: a menedzsment tagokkal a főirányvezetőkkel a Projekt Irányító Testülettel az Ipari Tanácsadó Testülettel Szakmai vezető-helyettes A szakmai vezető-helyettes feladatai és kötelezettségei a projekt megvalósítása során: Szükség esetén helyettesíti a szakmai vezetőt. Részt vesz az Időszakos Beszámolók, a Változás Bejelentések és az esetleges Szerződésmódosítások összeállításában, benyújtásában. 8

9 Irányítja a havi szakmai beszámoló rendszert. Segíti a felmerülő szakmai elakadások feloldását. Felügyeli a Projekttevékenység Definíciós Adatlapok (PDA) elkészítését és figyelemmel követi azok státuszát. Az esetleges változásokról konzultál a szakmai vezetővel (szakmai tartalmi változás) és a projektmenedzserrel (Útmutatónak való megfelelés), és közösen döntenek a változtatás jóváhagyásáról vagy elutasításáról. Kapcsolatot tart: a menedzsment tagokkal a szakmai vezetővel a főirányvezetőkkel Főirányvezető A főirányvezető feladatai és kötelezettségei a projekt megvalósítása során: Ellátja a saját főirányának konzorciumi szintű vezetését. Biztosítja a főirányhoz kapcsolódó nevesített szakmai vállalások teljesülését. Biztosítja a főirányhoz kapcsolódó indikátorok teljesülését. Havi szintű adatszolgáltatást nyújt Státuszjelentés formájában a beérkezett Havi Beszámolók alapján, a szakmai vezető felé. Koordinálja a Projekttevékenység Definíciós Adatlapok (PDA) elkészítését és figyelemmel követi azok státuszát. Az esetleges változásokról tájékoztatja a szakmai vezetést, és véleményezi annak szakmai megalapozottságát. Kapcsolatot tart: a projektmenedzserrel a szakmai vezetővel a szakmai vezetó-helyettessel az alprojekt vezetőkkel a főirányvezető-helyettesével Főirányvezető-helyettes A főirányvezető feladatai és kötelezettségei a projekt megvalósítása során: Szükség esetén helyettesíti a főirányvezetőt. 9

10 Segíti a főirányvezetőt a szakmai feladatok ellátásában. A főirányhoz tartozó szakmai dokumentációk nyilvántartását felügyeli. Kapcsolatot tart: a főirányvezetővel az alprojekt vezetőkkel szakmai vezető-helyettessel Alprojektvezető Az alprojektvezető feladatai és kötelezettségei a projekt megvalósítása során: Koordinálja és felügyeli az adott alprojekt teljes körű megvalósítását (konzorciumi szinten). Koordinálja és felügyeli a kapcsolódó szakmai tevékenységek előrehaladását. Biztosítja az alprojekt szakmai vállalásainak és indikátorainak teljesülését. Kezdeményezi és folyamatosan tartja a kapcsolatot az alprojektben szereplő intézmények szakmai megvalósítóival. Irányítja a szakmai megvalósítók munkáját és segíti őket szakmai elakadásaikban. Havi szinten szakmai beszámolót készít az alprojekt szakmai előrehaladásáról (konzorciumi szinten). Kapcsolatot tart: Főirányvezetőkkel Főirányvezetó-helyettesekkel Szakmai megvalósítókkal/projektmunkatársakkal Nemzetközi kapcsolatokért felelős szakmai koordinátor Feladata az ágazati felsőoktatási együttműködéshez, a nemzetközi kapcsolati háló bővítéséhez és az intézmények nemzetközi színtéren való megjelenítéséhez kapcsolódó feladatok elindítása: Nemzetközi megjelenés elősegítése és koordinációja, a projekt nemzetközi hálózatának és kapcsolatrendszerének fejlesztése, új partnerek bevonása. Nemzetközi innovációs és kutatási együttműködések kialakítása és előmozdítása. 10

11 Potenciális külföldi FP7/FP8 pályázati partnerek felkutatása, új projektek generálása. Kapcsolatot tart: Szakmai vezetővel Főirányveztőkkel Projektmenedzserrel 3.5. Konzorciumi partner intézményi projektasszisztens A Konzorciumi partnerek intézményi projektasszisztensei a projekt megvalósítása során felügyelik és segítik intézményük projekt-előrehaladását, folyamatosan kapcsolatot tartanak intézményük szakmai megvalósítóival, a projekt intézményi pénzügyi asszisztensével és a projektmenedezserrel. Intézményük projektadminisztrációs feladatait látják el. Adatot szolgáltatnak a Változásbejelentésekhez, Időszakos Beszámolókhoz és Kifizetési Kérelmekhez, esetlegesen a szerződés-módosításhoz Konzorciumi partner intézményi pénzügyi munkatárs A Konzorciumi partnerek intézményi pénzügyi munkatársak intézményük projekttel kapcsolatos pénzügyi folyamatait felügyeli. Konzorciumvezetői kérés esetén adatot szolgáltat a pénzügyi előrehaladásról. Összeállítja intézménye Kifizetési Kérelmeit, és saját elszámolási dokumentumait feltölti az EMIR-be. Gondoskodik intézménye projekt pénzügyi és adminisztrációs eljárásrendjének betartásáról. Intézménye pénzügyi projektmappáit vezeti. Intézménye projekttel kapcsolatos munkaidő nyilvántartásait ellenőrzi és kezeli. Intézménye projekttel kapcsolatos személyi dokumentációinak teljességét ellenőrzi Pénzügyi Irányítás Mivel a konzorciumi együttműködés szerint a projekt tagi finanszírozású, ezért a konzorcium mind az öt tagja saját pénzügyi folyamatainak megfelelően működik. A pályázati célok megvalósítását veszélyeztető pénzügyi akadályokról kötelesek 11

12 haladéktalanul tájékoztatni egymást. A pályázati támogatást teljes egészében a pályázati célok megvalósítására fordítják a vonatkozó jogszabályok szerint. A konzorciumi partnerek köztes és záró Kifizetési Kérelmeiket önállóan készítik el, melyet megküldenek a konzorciumvezető részére a Közreműködő Szervezet felé való továbbításra Pénzügyi elszámoláshoz szükséges információk, elvárások: Általános elvárások a dokumentumok készítésével kapcsolatosan: Minden bizonylaton fel kell tüntetni a projekt számát: TÁMOP C- 12/1/KONV A számlára, bérkartonra a projekt intézményi pénzügyi felelősei vezetik fel az azonosítót, egyéb dokumentumokon (szerződések, megrendelők, teljesítés igazolások stb.) a szövegezésbe kell belefoglalni. Pénzügyi elszámolással kapcsolatos elvárások: Utófinanszírozású időközi kifizetési igénylés bármekkora összeggel benyújtható, de ha az elszámolható, még be nem nyújtott számlák összege eléri a teljes projekt összegének 2%-át ( Ft), akkor ezen szint elérésétől számított 14 napon belül kifizetési igénylést kell benyújtani a Közreműködő Szervezet felé. Az időközi Kifizetési Igénylést az Időszakos Beszámolóval (IB) együtt kell benyújtani. Legalább egy Kifizetési Igénylést be kell nyújtani az előleg megérkezésétől számított hat hónapon belül. Az előleg megérkezésének időpontja: augusztus 6. Az összes elszámolható költség legalább 45%-áról kifizetési igénylést kell beadni legkésőbb augusztus 30-ig. 45% = Ft Kivonat a 4/2011. (I.28.) Korm. rendeletből: o (1) Az NFÜ jogosult a Ptk.-ban és a támogatási szerződésben meghatározott egyéb esetek mellett a támogatási szerződéstől elállni, vagy támogatói okirat alkalmazása esetén a támogatás visszavonásáról rendelkezni, ha a következő feltételek közül legalább egy bekövetkezik: - a támogatói okirat kiállításától vagy a támogatási szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül a támogatott tevékenység nem kezdődik meg és a megvalósítás érdekében harmadik féltől megvásárolandó szolgáltatásokat, árukat, építési munkákat legalább 12

13 azok tervezett összértékének 50%-át elérő mértékben esetleges közbeszerzési kötelezettségének teljesítése mellett nem rendeli meg, vagy az erre irányuló szerződést harmadik féllel nem köti meg, 50% = Ft Határidő: április 15. Személyi juttatásokhoz kapcsolódó előírások, elvárások: Bérköltség, munkadíj csak a ténylegesen kifizetett bér alapján, a munkaidőkimutatás alapján megállapított, projekttel töltött munkaidő arányában számolható el. Elszámolható még (a költségterv figyelembevételével) megbízási szerződés keretében történő munkavégzés, valamint a szellemi alkotásra kötött felhasználási szerződésben rögzített személyes közreműködés díja. Szintén elszámolható azon projektet végrehajtók bére, akik számára a projekt keretében nem kerül munkabér elszámolásra, a munka elvégzése csak célfeladatok kiírásával oldható meg (többletfeladat elrendelése, megbízási szerződés). Kinevezés esetén munkaidő nyilvántartás a kinevezésben szereplő havi óraszám alapján készüljön. Szabadság arányos része is elszámolható a TÁMOP pályázatokban, azaz a ledolgozott óraszámnak megfelelő arányú összeg és idő a szabadságból is figyelembe vehető. Ennek értelmében a munkaidő nyilvántartásban szereplő ledolgozott óraszám aránynak meg kell egyezni a kinevezésből megállapítható ledolgozott óraszám aránnyal. Többletfeladat elrendelés (egyszeri, eseti feladatokra) és megbízási szerződés esetén a feladatok konkrét meghatározása és egyéb, HR szempontjából szükséges elvárások mellett szerepeljen a pályázat neve, azonosító száma, témaszám. Feladat, időszak, összeg meghatározása, összehangolása az Értéket a pénzért Útmutató figyelembevételével történjen. Szakmai beszámoló és teljesítésigazolás tartalmazza az elvégzett feladat időtartamát, rövid szakmai összefoglalását (ne csak annyit, hogy a feladatot teljesítette) a sablon alapján. A kézzel fogható dokumentáció a projekt dosszié részét kell, hogy képezze. A munkaköri leírásokat, kinevezéseket, kinevezés módosításokat, megbízási szerződéseket minden konzorciumi partner a saját intézményi szabályzatának megfelelően készíti el. A Kifizetési Kérelmek benyújtásához rendelt határidőkig, a Főkedvezményezett számára papír alapon, 1 példányban megküldik a havi munkaidő nyilvántartásokat a konzorciumi partnerek. 13

14 Kapcsolódó alátámasztó dokumentumok: Kinevezés esetén: Alaplevél, Kinevezés, Kinevezés módosítás Munkaköri leírások, munkaköri leírás kiegészítések Havi munkaidőnyilvántartás Megbízási szerződés, többletfeladat elrendelés esetén: Megbízási szerződés/ Többletfeladat elrendelés Szakmai beszámoló+teljesítés igazolás Megbízás tárgyát képező eredménytermék Beszerzésekhez kapcsolódó előírások, elvárások: Közbeszerzési értékhatár alatt, vagy közbeszerzési kötelezettség hiányában a nettó Ft feletti beszerzések esetén a szállító kiválasztásához legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, a szerződés tárgya szerinti tevékenységi területen tapasztalattal rendelkező szolgáltatótól ajánlatot egyidejűleg kell bekérni írásban vagy elektornikusan. (Ettől eltérni csak a Közreműködő Szervezet által adott egyedi engedély alapján lehet.) Nettó Ft alatti beszerzések esetén egy darab ajánlatbekérő, ajánlat elegendő. A számlákon a vevő megnevezésénél a beszerzést végző konzorciumi fél saját intézményi adatai szerepeljenek. Amennyiben a számlán tétel megnevezéseként csak a beszerzett eszköz/szolgáltatás kódszáma kerül feltüntetésre, akkor a teljesítésigazolásban rögzíteni kell a beszerzett eszköz vagy szolgáltatás pontos megnevezését. Külföldről beszerzett eszköz, vagy szolgáltatás esetén fordítás a szerződésről vagy visszaigazolt írásos megrendelőről és a számláról. A számla fordításon szerepelnie kell a számla lényeges tartalmi elemeinek magyar nyelvre történő fordításának (szállító adatai, teljesítés és számlakiállítás dátuma, tevékenység megnevezése, adó alapja, adó mértéke, adómentesség megjelölése - amennyiben ezeket a számla tartalmazza), a fordító aláírásának. Kapcsolódó alátámasztó dokumentumok: - Ajánlatbekérő(k) - Ajánlat(ok) - Megrendelő(k) - Megrendelés visszaigazolása - Szállító levél 14

15 - Átvételi jegyzőkönyv - Teljesítési igazolás - Számla - Szerződés - A bekérők kiküldését és az ajánlat beérkezését bizonyítani kell (kapcsolódó -ek csatolása; ha postai úton történik, akkor az eredeti példányok és a feladóvevény másolata; személyes átadás-átvétel esetén, eredeti példányokon az átvevő aláírása, dátummal ellátva, pecsét) További alátámasztó dokumentumok szolgáltatás esetén: Képzés esetén teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: o Részvételt igazoló jelenléti ívek o A képző intézmény által kiállított, képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok (pl. vizsgadokumentációs, vagy oklevél, vagy bizonyítvány, tanúsítvány) o Képzési dokumentáció (képzési napló, ütemterv, stb.) Nyilvánosság biztosítása esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak o rendezvény esetén: meghívó, jelenléti ív, fotódokumentáció o sajtómegjelenésnél: cikk fénymásolat Útiköltség, kiküldetés elszámolásához kapcsolódó elvárások, előírások: Csak másodosztályú tömegközlekedési eszközök, külföldre repülőgéppel történő utazás esetén turista osztályú repülőjegy igénybevétele számolható el. Saját gépjárműhasználat is lehetséges. Repülőjegy esetén a számla mellé csatolandó a megrendelő (on-line megrendelő), + megrendelés visszaigazolása. Repülőgéppel történő utazás esetén elszámolható a reptéri illeték, utasbiztosítás is. Szállásköltségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként, ellátás nélkül, belföldi szállásnál legfeljebb nettó Ft, külföldi szállás esetén legfeljebb 150 Euro mértékű költség számolható el. Étkezési költség és járulékai csak akkor számolhatók el, ha a kiküldött nem részesül napidíjban. Az étkezés költsége legfeljebb naponta Ft/fő lehet, de összességében maximum a szállásköltség 50%-a. Tömegközlekedési eszköz költsége bizonylat alapján számolható el. Autópályadíj csak az adott időszakra vonatkozóan megvásárolható legkisebb egysége, illetve parkolási díj a projektben rögzített tevékenységgel összefüggésben, az adott tevékenység időtartamával megegyező időtartamra, amennyiben az elszámolási dokumentáció részét képező 15

16 emlékeztetők/jegyzőkönyvek és jelenléti ívek egyértelműen tartalmazzák a tevékenység időtartamát, illetve a tevékenységben részt vevő kiküldött munkatárs(ak) megjelölését. Csak a küldő konzorciumi partnerintézmény nevére, címére, adószámára kiállított számla fogadható el (blokk nem) Kapcsolódó alátámasztó dokumentumok: Belföldi kiküldetés esetén: o Belföldi kiküldetési rendelvény o Projekt kiküldetési utasítás o Úti jelentés (utazó, kiküldő aláírása!) o Szakmai egyeztetés esetén: jelenléti ív, feljegyzés o Rendezvény esetén: meghívó, programterv, fotók, előadás Külföldi kiküldetés esetén: o Külföldi kiküldetési utasítás és utazási terv o Projekt kiküldetési utasítás o Számla fordítása (A számla lényeges tartalmi elemeinek magyar nyelvre történő fordítása: szállító adatai, teljesítés és számla kiállítás dátuma, tevékenység megnevezése, adó alapja, adó mértéke, adómentesség megjelölése) o Úti jelentés (utazó, kiküldő aláírása!) o Szakmai egyeztetés esetén: jelenléti ív, feljegyzés o Rendezvény esetén: meghívó, programterv, fotók, előadás 4. PROJEKTIRÁNYÍTÁSSAL ÉS AZ ADMINISZTRÁCIÓVAL KAPCSOLATOS FOLYAMATOK BEMUTATÁSA 4.1. A megbeszélések adminisztrációja A projekt során a megbeszélésekről emlékeztetőt kell készíteni, és a jelenlévőknek alá kell írniuk a jelenléti ívet. A dokumentumoknak az adott alprojekt vagy intézményi projektdokumentáció részét kell képezniük. Az elektronikus másolatot pedig a havi beszámolóhoz mellékelni szükséges Kapcsolattartás A partnerek kérdéseiket elsőként mindig egymás között vitatják meg, alprojekten (szakmai kérdések) vagy intézményen (projekt kérdések) belül. Amennyiben nem 16

17 sikerül egyértelmű választ találni, a projektmenedzserrel kell egyeztetni, szükség esetén a főpályázó veszi fel a kapcsolatot a KSz-szel. Szakmai kérdések: kérdés Alprojektvezetők Főirányvezetők Szakmai vezető Projektkérdések: kérdés Intézményi projektasszisztens Projektmenedzser Adminisztratív, HR kérdések: kérdés Intézményi projektasszisztens Projektasszisztens A Projekt Irányítási Kézikönyv (PIKK) és a Pályázati Útmutató további iránymutatást ad a felmerülő projektkérdésekkel kapcsolatban. A projekt egészét érintő kérdésben a főpályázó kommunikál a KSz-szel. A papír alapú dokumentumokból (hivatalos levelek, emlékeztetők, jelenléti ívek stb.) egy példányt a dokumentum keletkezésének megfelelő helyen a Projektdossziéban kell tárolni. Az elektronikus másolatokat a havi beszámolókhoz kell felcsatolni. Az alprojektek számára kommunikációra nyílik lehetőség a projekt honlap Fórum felületén Változások kezelése A projekt terjedelmében, költségvetésében, időzítésében bekövetkező változásokat a projekt támogatási szerződésében rögzített módon a PE jelzi a KSz felé. A partnerintézmények és/vagy alprojektek részéről a változások jelentését az e célre kialakított formanyomtatványon kell megküldeni a projektmenedzser részére Belső szakmai jelentések A Projektmenedzsment jelentéstételi kötelezettsége A projektmenedzsment legalább hathavi jelentéstételi kötelezettséggel tartozik a Közreműködő Szervezet (KSz) felé. Kifizetés Igénylés és Időszakos Beszámoló csak együttesen, összerendelve nyújtható be. Az IB (Időszakos Beszámoló) összállítása a szakmai vezető által benyújtott összesített jelentés alapján történik Szakmai megvalósítók jelentéstételi kötelezettsége A projektmenedzsment folyamatosan tájékoztatja a szakmai vezetőt, a projektfőirányok vezetőit és a szakmai megvalósítókat a projekt előrehaladásával kapcsolatos tudnivalókról és teendőkről. 17

18 A szakmai megvalósítók havi rendszerességű jelentéstételi kötelezettséggel bírnak az alprojektvezetők felé, alprojektvezetői elvárás szerint. Az alprojektvezetők havi rendszerességű jelentéstételi kötelezettséggel bírnak a projektfőirányok vezetői felé HAVI BESZÁMOLÓ (elektronikus felület) A projektfőirányok vezetői havi rendszerességű összesített jelentéstételi kötelezettséggel bírnak a szakmai vezető felé. HAVI STÁTUSZJELENTŐ A szakmai vezető havi rendszerességű jelentéstételi kötelezettséggel bír a projektmenedzser felé HAVI STÁTUSZJELENTŐ 2. ábra: Szakmai Beszámolás folyamata A jelentéstétel elemei A projekt során a szakmai tevékenységeket és az elért eredményeket az alprojekt vezetők dokumentálják az alprojektekre vonatkozóan (konzorciumi szinten). Jelentéstétel elemei: Havi Szakmai Beszámoló (alprojektvezetők főirányvezetők) Alátámasztó dokumentumáció Sajtómegjelenések Havi Beszámoló Havi Státuszjelentő A munkaszakaszok előrehaladásáról a szakmai megvalósítók tájékoztatják az alprojekt vezetőket. A munkaidő nyilvántartásoknak összhangban kell lenniük a beszámolókkal. Az alprojektvezetők által elkészített havi beszámolóból tájékozódnak a főirányvezetők. 18

19 Az alprojektvezetők a havi beszámolót minden hónap legkésőbb 5. napjáig kötelesek feltölteni az elektronikus felületre. ( A főirányvezetők minden hónap legkésőbb 10. napjáig kötelesek eljuttatni a havi beszámolókból készített összesített, a projektfőirányra vonatkozó havi státuszjelentőt a szakmai vezető részére. A szakmai vezető átnézi és jóváhagyja a havi jelentést, majd eljuttatja a projektmenedzser részére. A státuszjelentőhöz az igazoló dokumentumokat csatolni szükséges (elektronikus formában) Az előrehaladást igazoló dokumentumok (csatolandó mellékletek): A dokumentálás kulcsfontosságú tényező az elért eredmények és szakmai előrehaladás alátámasztásában. Az előrehaladást igazoló dokumentumokat, szisztematikusan, vállalások szerint elkülönítve szükséges összegyűjteni, majd a szakmai vezető számára a Státuszjelentő mellékleteként átadni. Előrehaladást igazoló dokumentumok (általánosan): fényképek, jelenléti ívek, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, teljesítési igazolások, kiadványok, szórólapok, plakátok szerződések, együttműködési nyilatkozatok sajtómegjelenések (TV, rádió, offline, online a projektazonosító feltüntetésével), Konferenciák, kiküldetések, előadások esetén: meghívó, programfüzet, plakát, előadásanyag, handout, konferenciakiadvány, fényképek, beszámoló Publikációk, cikkek, stratégiák, tanulmányok, stb. Esetenként maga az eredménytermék MINDEN, ami az adott esemény/teljesítés szempontjából releváns, értelmezhető 19

20 4.5. Teljesítendő indikátorok Teljesítendő indikátorok megnevezése és teljesítési határideje Indikátor megnevezése M.e. Ki-indulási érték Célérték Célérték Célérték Alátámasztó dokumentum Kimenet indikátorok A projektben közreműködő vállalkozások száma db Pannon Egyetem db Széchenyi István Egyetem db Kaposvári Egyetem db EDUTUS Nonprofit Közhasznú Zrt. db Nemzetközi Lean Sigma Szövetség db Intézményi együttműködések, db szövetségek száma Pannon Egyetem db Széchenyi István Egyetem db Kaposvári Egyetem db EDUTUS Nonprofit Közhasznú Zrt. db A projekt keretében kifejlesztett/ adaptált új, Bolognakonform db tananyagok száma Pannon Egyetem db Széchenyi István Egyetem db Kaposvári Egyetem db EDUTUS Nonprofit Közhasznú Zrt. db Képzésbe/ átképzésbe bevont személyek száma fő (képzők képzése) Pannon Egyetem fő Széchenyi István Egyetem fő Kaposvári Egyetem fő Együttműködési megállapodás, Nyilatkozatok, Együttműködési megállapodás, Együttműködési szerződés, Nyilatkozatok, Képzésleírás, tananyagleírás Jelenléti ívek, Képzési napló, oklevél másolatok, fotók 20