Szállodavezetés és gazdálkodás. Hotel Management. Második kötet. VI.26. Eszközgazdálkodás a szállodákban. Dr. Juhász László PhD

Átírás

1 Szállodavezetés és gazdálkodás Hotel Management Második kötet VI.26. Eszközgazdálkodás a szállodákban Dr. Juhász László PhD Bachelor of Art Turizmus Vendéglátás 2005, 2010,

2 Vázlat Szállodavezetés és gazdálkodás első kötet I. Szállodaüzemeltetés elméleti alapjai 1. Szállodavezetés integrációja 2. Szállodagazdálkodás esszenciája 3. Szállodavezetés gazdálkodási környezte 4. Szállodák tulajdonjoga, használati joga és üzemeltetési formái 5. Szállodák és szállodavállalatok piaci fejlődésének szakaszai II. Piaci-gazdálkodás a szállodaiparban 6. Szállodaipar piaci elemei 7. Szállodavezetés tárgya, a szálloda 8. Szállodák tevékenységei 9. Szállodai árak 10. Piaci-gazdálkodás tevékenységei III. Bevételgazdálkodás a szállodákban 11. Szobakiadás bevétel-gazdálkodása 12. Szállodai vendéglátás bevételei 13. Szállodák szabadidős turisztikai bevételei 14. Szállodák hivatásturisztikai bevételei 15. Bevételgazdálkodás elmélete Szállodavezetés és gazdálkodás második kötet IV. Szállodagazdálkodás szellemi és anyagi erőforrásai 16. Erőforrások a turisztikai vállalkozásokban 17. Élőmunka igény a szállodákban 18. Személyi ráfordítások tényezői 19. Szállodák költségei 20. Eredmény-kimutatás a szállodákban V. Eredménygazdálkodás a szállodaiparban 21. Szobakiadási tevékenységének gazdálkodása 22. Szállodai vendéglátás tevékenységeinek gazdálkodása 23. Specializáció költségei 24. Általános tevékenységek gazdálkodása 25. Szállodagazdálkodás vezetői döntései VI. Szállodagazdálkodás speciális területei 26. Eszközgazdálkodás a szállodákban 27. Innováció, kutatás, fejlesztés és beruházás a szállodaiparban 28. Pénzgazdálkodás a szállodákban 29. Kontrolling gyakorlata a szállodákban 30. Minőségbiztosítás és biztonság a szállodákban Dr. Juhász László PhD. 2

3 Tartalomjegyzék VI. Szállodagazdálkodás speciális területei 4 VI. 26. Eszközgazdálkodás és beszerzés 6 1. Vagyon fogalma és összetétele Vagyon, tőke és eszköz Eszközgazdálkodás Befektetett eszközök gazdálkodása 10 2.Eszközök számviteli csoportjai Mérleg szerinti csoportosítás A szállodai eszközök szakmai csoportjai Eszköz és készletgazdálkodás Eszközgazdálkodás tevékenységei Befektetett eszközök gazdálkodásának vezetői döntései Forgóeszköz gazdálkodás - készletgazdálkodás Tőke és vagyongazdálkodás Beszerzési tevékenység Étel - ital árubeszerzések gazdálkodása Anyagbeszerzés gazdálkodása Biztonság és védelem Biztonsági rendszerek struktúrája Komplex biztonsági rendszerek alkalmazása Biztonságvédelem Inspiráció Virtuális szálloda témaköre Eszközpótlási terv Szállodák és szállodavállalatok beszerzési tevékenységei Ellenőrző kérdések Összefoglaló 52 Szójegyzék 54 Referencia lista 57 Dr. Juhász LászlóPhD. 3

4 VI. Szállodagazdálkodás speciális területei Fejezet rámutat a szálláshely szolgáltató vállalkozások gazdálkodási területeinek sajátosságaira, a szállodavezetés összetettségére. Ez a fejezet bemutatja az eszközgazdálkodás, a beruházások, a pénzgazdálkodás, a gyakorlati kontrolling, a biztonságvédelem és a minőségbiztosítás tevékenységeinek szakmai részterületeit Dia Szállodagazdálkodás speciális területei. Szerző szerkesztése Eszközgazdálkodás és beszerzés a költségek felét fedi le. A befektetett és forgóeszközök gazdálkodása két jól elhatárolható gazdálkodási részterület és a tevékenységeik eltérőek. A harmadik részterület a tőkegazdálkodás nem jellemzően szállodavezetési hatáskör. Kutatás, fejlesztés, innováció, beruházás a szállodaüzemeltetésben az innováció, fejlesztés kiemelt tényező a bevételnövelésben és a költséggazdálkodásban is. A beruházás és a beruházások típusai valamint a megtérülési számítások nem csak ingatlanfejlesztés célú és eszközfejlesztés célú beruházásokra végzünk. A beruházások kezelése szállodavezetői döntés, mert az üzemelő szállodák is rendszeresen hajtanak végre stratégiai fejlesztéseket és beruházásokat. Pénzgazdálkodás a szállodákban biztosítja a folyamatos működőképesség, likviditás fenntartását, a fizetőképesség megőrzését, amely stabilitást jelent a szállodáknak. A Dr. Juhász László PhD. 4

5 pénzeszközök biztosítása tulajdonosi feladata és ez kiterjed az eszközpótlások és beruházások pénzeszközeire. Kontrolling gyakorlata a szállodákban arra mutat rá, hogy a gazdálkodási kockázat milyen területeken és milyen egyszerű módszerekkel csökkenthető a szállodákban. A jegyzet bemutatja a szállodagazdálkodás kritikus pontjait. Minőségbiztosítás végül, de nem utolsó sorban, a kockázat és a biztonságvédelem is speciális ugyanakkor fontos területe a szállodavezetésnek és gazdálkodásnak, az üzemeltetésnek. Virtuális szálloda Cél, hogy megismerjük a megvalósíthatósági terv fejezeteit és ezeken keresztül a létrehozandó, virtuális szállodát is. A tervezés folyamata és az tervek valamint az akciótervek biztosítják, hogy minden tevékenység ismertetésre kerüljön, ebben a fejezetben bemutatandó tervek, XII+ Virtuális szálloda eszközpótlási terve XII+ Virtuális szálloda pénzügyi terve Dr. Juhász László PhD. 5

6 VI. 26. Eszközgazdálkodás és beszerzés Cél, az eszközgazdálkodás ismertetése. A szállodák eszközének 90-95%-a befektetett eszköz és a fennmaradó 5-10% forgóeszköz beleértve a pénzeszközöket. A szállodák közt kevés van, amely 250 főnél többet foglalkoztat és azok általában szállodavállalatok szállodái. Hazánkban 5-10, olyan szálloda van, ahol ez a létszámnagyság lehetséges. Egy új szállodai szobának a bekerülési összege millió Ft. Egy átlagos szálloda milliárd forint és egy 150 szobás szálloda felépíthető 2 milliárd forintból. A bevételek nagysága 400 millió és milliárd forint közt alakulnak, 150 szobáig. A kis és középvállalkozások kritériuma szerint, A mikro-, a kis- és középvállalkozások (MKKV-k) 1 olyan vállalkozások, amelyek 250-nél kevesebb személyt foglalkoztatnak, és amelyek éves forgalma nem haladja meg az 50 millió eurót, és/vagy éves mérlegfőösszege nem haladja meg a 43 millió eurót. 2 Így a szállodák, létszám alapján majdnem, mind MKKV vállalatok. A bevételnagysága alapján még a szállodavállalatok is Kkv szektorba tartozhatnának, hisz a szállodák bevétele nem éri el a 13 milliárd forintot. Az eszközgazdálkodás szempontjából a 12 milliárd alatti eszközértékkel tartozhatnak a szállodák a Kkv szektorba, akkora eszközérték pedig öt hat szállodát képvisel. 2. Dia. Szállodagazdálkodás esszenciális területei. Szerző szerkesztése. A dia jól összefogja a szállodagazdálkodás esszenciális területei közt, az eszközgazdálkodást, melynek éves terve az eszközpótlási terv, részterületei a készletgazdálkodás, a befektetett eszközök gazdálkodása és a tőkegazdálkodás. A sajáttőke fejezi ki a vagyont. 1 Mikro, kis és közép vállalkozások. 2 Idézet a 2003/361/EK ajánlás mellékletének 2. cikkéből. Forrás: Dr. Juhász László PhD. 6

7 Az eszközgazdálkodás egyes területeihez kapcsolódnak tevékenységek, mint a beruházás, beszerzés, leltározás, karbantartás és biztonság-védelem. A szállodatulajdonos létesti a szállodát, de egyben a felelőssége biztosítani az üzemeltetéshez szükséges, befektetett és forgóeszközöket. A tulajdonos ennek a kötelezettségének egy részét átháríthatja a bérlő, lízingelő vagy üzemeltető cégre. Az eszközgazdálkodás kiemelt tevékenység azért is, mert a szállodák üzemeltetési költségeinek szintje eléri százalékot és ennek a fele anyag vagy anyagi szolgáltatás. Egy átlagos 60 szobás szálloda bevétel 240 millió forint és ebből mintegy 75 millió forint az anyagi költség. Dr. Juhász László PhD. 7

8 1. Vagyon fogalma és összetétele A szállodai eszközgazdálkodás tekintettel a nagy eszközértékre és összetettségre kiemelt speciális gazdálkodási terület. Ugyanakkor alapvetően a szállodatulajdonosok hatáskörébe tartozó tevékenység. A szállodavállalatok a központi irányításban hoznak létre eszközgazdálkodási, ingatlanigazgatóságokat. Általában összevonják az eszközfejlesztés és ingatlanfejlesztés célú műszaki területekkel. 1.1.Vagyon, tőke és eszköz A tőke és eszköz jelentősége a szállodaiparban is, mint mindenhol abból adódik, hogy vagyon, a befektetett eszközök, a tőke nélkül nem jöhet létre a vállalkozás jelen esetben a szálláshely szolgáltató egység. Minden egyes szállodának van tulajdonosa. Tulajdonos nélkül nincs szálloda. A tulajdonos biztosítja a működtetéshez szükséges eszközöket. Működőképesség feltétele annyi eszköz, amely a folyamatos működést biztosítja. A tulajdonos ötlete és kockázatvállaló készsége nélkül nem épülhet szálloda Vagyon A vagyon fogalma filozófiai megközelítésben. Magán és jogi személyek által birtokolt szellemi és anyagi javak és a velük kapcsolatos jogok (követelés, kötelezettség) összege. Vagyon, vagy vagyoni érték csak az lehet, aminek mások által is elismert használati értéke van. Mindenki illetve bárki hajlandó fizetni érte, mert használni tudja. Vagyon lehet a magánszemélyek ingatlana, autója vagy egyének nagy értékű használati eszközei. A évben elvetett, de kidolgozott vagyonadó alapja is a magánszemélyek vagyonértéke volt. A vállalkozások csak akkor fizetnek vagyonadót, ha vagyonuk van, azaz ha lakás vagy üdülő tulajdonos, amikor ezeket nem alap tevékenység okán használja a vállalkozás. A szakszervezeti üdülő és a műemlék épület nem tartozik a vagyonadó alapba Saját tőke, az eszközök és kötelezettségek különbsége. A vagyont így egyenlőnek tekinthetjük, a saját tőke összegével. A sajáttőke része a jegyzett tőke, a tőketartalék, az eredménytartalék és a mérlegszerinti eredmény összege. A piaci vagyon a tényleges vagyon, eszközök és üzleti érték együttese Vagyonmérleg Az átalakuló gazdasági társaság vagyonmérleg-tervezete a mérleg-fordulónapra vonatkozóan tartalmazza az átalakuló gazdasági társaság eszközeinek és kötelezettségeinek, ezek különbözeteként a saját tőkének az értékét könyv szerinti, illetve a 137. szerinti átértékelési különbözettel korrigált értéken. 3 Vagyon és vagyonmérleg csak átalakuláskor jelenik meg a számvitelben Tőke A mikor a vagyont a tulajdonosa jövedelemszerzésre használja, azt tekintjük tőkének. A tőke a befektetett vagyon. 3 Számviteli tőrvény Dr. Juhász László PhD. 8

9 1.2. Eszközgazdálkodás Az eszközgazdálkodás a gazdálkodás esszenciájának egyik eleme. A stratégiai és az éves tervezésben is szerepel, mert a szálláshely szolgáltatás eszközeinek megszervezését is tervezni kell. A megvalósíthatósági tervben a szálloda ingatlanától az áruig minden eszközt meg kell tervezni. Az építési engedélytől a fogyóeszköz készletig részletes időhálós bekerülési tervet kell készíteni. A stratégiai tervekben, amikor a szálloda stratégiát vált, legyen az koncepció vagy specializáció váltása szintén szükséges megtervezni a pontos eszközigényt. Eszközgazdálkodás területei Befektetett eszközök gazdálkodása, (eszközpótlás, karbantartás, leltározás, biztosítás, eszközök eladása (rendkívüli tevékenység) Készletgazdálkodás, forgóeszközök gazdálkodása (kiválasztás, beszerzés, logisztika, raktározás, elemzés) Tőkegazdálkodás, saját tőke (emelés, csökkentés, részesedések, tőkebefizetések) Vagyonvédelem (emberek és technikai eszközök harmonikus rendszere) 3. Dia. Szállodák eszközgazdálkodási területei, modell. Szerző szerkesztése Az éves eszközpótlási tervben a szokásos rendszeres álló és kis értékű eszközök pótlását tervezzük meg. A gazdálkodási ciklus utolsó szakasza a pénzgazdálkodás, amikor az üzemeltetés és eszközpótlás pénzügyi fedezetét biztosítjuk. Dr. Juhász László PhD. 9

10 Befektetett eszközök gazdálkodása A mellékelt dia kiemeli, az eszközgazdálkodás három fő területét, - a befektetett eszközök gazdálkodását, - a forgóeszközök gazdálkodását, amely a készletgazdálkodás és - a tőkegazdálkodást. Valamint a vagyonvédelem és biztonságvédelem tevékenységeit. Eszközpótlás az beruházási tevékenység, mert befektetett eszközök pótlását jelenti. Karbantartás, amely tevékenység a szállodavezetés szervezésébe tarozik és az eszközök üzemképességének biztosítására irányul. A leltározás, a leltározási szabályzat a szemrevételezés és megszámlálás rendszerét, jelenti összevetve a könyvszerinti készletekkel. Ez tipikus szállodavezetési feladata. A tulajdonosi jelenlétét esetében is szükséges a befektetett eszközök leltározása. A bérleti vagy lízingszerződésnél különösen a fontos rendszeres leltározás, mert a tulajdonos nincs állandóan jelen és az eszközök az ingatlantulajdonosé. Az eszközök eladása rendkívüli tevékenység. A használta során feleslegessé vált eszközök eladása a rendkívüli műveletek eredményét javítja, de ez is tulajdonosi döntésen alapszik. A biztosítások kezelése is tulajdonosi döntés, legyen az vagyon, élet vagy üzletbiztosítás. A szállodavezetés feladata az esetleges károk esetén a kárrendezés lebonyolítása Készletgazdálkodás A beszerzések éves összege a szállodai költségek fele és szállodai árbevétel százaléka. Az anyag illetve anyagi szolgáltatás költsége magas részarányt képvisel, ezért a beszerzés releváns tevékenység a szállodákban. A készletgazdálkodás az anyag, a késztermék és az árukezelést foglalja magába ezek kiválasztását, beszerzését, logisztikáját a megrendelések tervezését, a raktározást annak szakszerűségével együtt, és végül a készletgazdálkodás elemzését. A készletgazdálkodás szervezése szállodavezetői feladat. A készletgazdálkodás területei közül a szállodai vendéglátás áru étel és ital készlete a legnagyobb tétel mennyiségben és értékben. A fogyóeszközök, a bekészítések, a textília, az egyéb anyagok, a tisztítószerek, a kis értékű eszközök, a segédanyagok és az irodaszerek készletgazdálkodása jellemző a szállodagazdálkodásban Tőkegazdálkodás Vagyongazdálkodás a sajáttőke gazdálkodás. A tőkegazdálkodás tulajdonosi feladat. 4 A saját és jegyzett tőkével kapcsolatos döntések kezelésébe beletartozik például a visszavásárolt tulajdonosi részesedések, a cégbírósági bejelentések intézése vagy a tőkeemelés és tőkeleszállítás is. A társaságok közgyűlései vagy taggyűlései határoznak a különböző tételekkel kapcsolatos döntésekről ilyen lehet a jegyzett, de még be nem fizetett tőke, a tőketartalék, az eredménytartalék, az értékelési tartalék vagy a mérlegszerinti eredmény csökkentés vagy növelése. 4 A jegyzet nem ismerteti részletesen a saját tőkegazdálkodás területeit és döntéseit, de bemutatja, mint tulajdonosi döntéseket. Dr. Juhász László PhD. 10

11 Vagyonvédelem A szállodaingatlan, a vendégek és a munkatársak vagyonának és a személyi biztonságuk védelme, a rendelkezésre álló élőmunka, emberek és technikai eszközök használatának összehangolásával. A vagyonvédelem biztosítása a szállodavezetetés feladata Biztonságvédelem A szállodán belül biztonság, munkavédelem, a tűzvédelem része katasztrófa védelem és a kiürítési terv tartozik ehhez a területhez. Az élelmiszer biztonság, a Veszély Elemzés Kritikus Ellenőrzési Pontjai vagy egészségvédelem megszervezése és biztosítása tartozik ebbe a tevékenységbe, ez a szállodavezetés feladata. Dr. Juhász László PhD. 11

12 2.Eszközök számviteli csoportjai A szállodai eszközök csoportosítása történhet a számviteli vagy szakmai szempontból. Az eszközök értékét és fajta szerint bontását, a mérlegszerinti csoportosítás mutatja. A mérleg kimutatja az eszköz bruttó és nettóértékét, a különbség az értékcsökkenési leírás. A szakmai csoportosítás pedig az eszközök mennyiségét, értékét, az egyedi megnevezését és a felhasználási területét is mutatja. A tevékenységek szerinti bontás megmutatja, hogy hol használjuk az eszközt. A kettő kombinációja adja a leltározási szabályzat alapját Mérleg szerinti csoportosítás A mérleg két oldala az eszközök és a források, az aktíva és a passzíva. A mérleg eszköz oldalának kiemelései a gazdálkodás szempontjából. 5 Eszközök (Aktívák) Források (Passzívák) A. Befektetett eszközök D. Saját tőke B. Forgóeszközök E. Céltartalékok 800 C. Aktív időbeli elhatárolások 600 F. Kötelezettségek G. Passzív időbeli elhatárolások 600 Eszközök összesen Források összesen A. Befektetett eszközök ( m Ft) A befektetett eszközök a teljes eszköz érték 88%-a ebben a példában, de általában is ilyen magas 90-95%. I. Immateriális javak (430 m Ft) A szállodagazdálkodásban az immateriális javak jellemzően csak a szállodavállalatok esetében jelent meghatározó értéket, amely nem éri az eszközérték fél százalékát általában. A vállalat tulajdonában lévő disztribúciós és a foglalási rendszerek, esetleg a saját számítógépes rendszerek, mint vendégfogadási vagy éttermi rendszerek, de a belső intranetes zárt internet rendszer is idesorolható. A regisztrált márkanevek üzleti értéke itt jelenik meg. A számvitel megnevezései szerint ezek lehetnek vagyoni értékű jogok, szellemi termékek. Nagysága lehet millió forint, az eszközök fél százaléka. Családi és önálló szállodáknál nem jellemző. II. Tárgyi eszközök ( m Ft) A legnagyobb értéket képviseli mérlegsorok közül. Értéke a teljes eszköz érték 80-90%-a. Ingatlan, a szálloda ingatlan, épület, épülettartozékok a beépített gépek és berendezések jelennek meg. Nagysága a tárgyi eszközök 90%-a. Műszaki berendezések, gépek, járművek és a beruházások aktivált értéke 5%-ot képvisel. Így elérik a milliárd forintot egy nagy szobás szállodacsoportnál. idesoroljuk az egyéb berendezéseket, felszereléseket és járműveket és az elvégezett 5 A mérlegkimutatás példájában szereplő összegek egy hazai szállodacsoport korábbi, több éve leadott mérlegadatain alapulnak. Az adatok kerekítve jelennek meg. Cél a nagyságrendek érzéketetése. Dr. Juhász László PhD. 12

13 beruházásokat értéknövelő összegét. Családi szállodáknál és önállószállodáknál az érték szobánként millió forint, átlagosan 600 m Ft. III. Befektetett pénzügyi eszközök (300 m Ft) További 300 milliós nagyságrendű összeg a kapcsolt vállalkozásokban lévő tartós részesedés. Családi szállodáknál nem jellemző. Önállószállodáknál lehet rá példa, hogy a szállodai befektetőcégnek van részesedése más cégben. B. Forgóeszközök (8.300 m Ft) A szállodavállalat forgóeszköz készlete a teljes eszköz érték 10-15%-a, de a nagyságrend így is 8 milliárd forint. Egy szállodára jutó forgóeszköz érték 150 millió forint. Egy millió forint átlagosan egy szállodai szoba forgóeszköz készlete. Relevancia sorrend - pénzeszköz 40%, - követelések 35%, - értékpapír 5% - készletek 20%. Családi szállodáknál ez kisebb érték szobánként e Ft. I. Készletek (850 m Ft) A készletek a forgóeszközök 10-15%-a. Az anyagok értéke meghatározó, mert a készletek 50-60%-a. Jelen példa esetben ez 480 millió forint. A befejezetlen termelés és félkész termékek értéke meglehetősen magas értékű és 20-25% a készleteknek. A szállodavállalatoknál nem jellemző növendék-, hízó- és egyéb állatok tartása ezért ennek értéke nulla forint. Az áruk értéke a készlet 10-15%-a. A készletekbe tartoznak az anyagok, és áruk. Az áru értéke általában kétszerese az anyagok értékének. A készletek kerülnek legalább havonta leltározásra. A családi szállodáknál a készlet értéke 4-6 millió forint. II. Követelések (2.900 m Ft) A követelések a forgóeszközök 30-35%-a. A vevői követelések nagyságrendje a bevétel 7%-a. Egy havi bevétel átlagosan az összes bevétel 9%-a, ezért ez a nagyságrend elfogadható. A követelések 66%-a kétharmada rendszerint vevői követelés. A forrás oldalon lévő vevői (800 m Ft) céltartalék 42%-a a vevői (1.900 m Ft) követeléseknek. Ez meglehetősen magas, bár a bevételeknek csak 2%-a. Egyéb követések adják a másik egyharmados részarányt. A követelések nagyságrendjét a szállodai szegmensek fizetési módja befolyásolja. 6 III. Értékpapírok (1.190 m Ft) Az értékpapírok a forgóeszközök 10-15%-a. Az értékpapírok 14%-os részaránya saját részvények, saját üzletrészek. Tehát nem forgatási célú hitelviszonyt megtestesítő értékpapír. Az sajátrészvények értéke a jegyzett tőke 14%-a. családi és önálló szállodáknál nem jellemző tétel. IV. Pénzeszközök (3.300 m Ft) 6 Az egyéni üzleti utazók, egyéni turisták fizetési módja a készpénz, kártya vagy egyéb pénzhelyettesítő eszköz. Itt az átfutási idő 0-7 nap. A céges üzletemberek, csoportos üzleti és turista szegmensek szerződés alapján fizethetnek átutalással. Ez megnöveli a követelések összegét, mert az átfutási idő hosszabb nap. Dr. Juhász László PhD. 13

14 A pénzeszközök a forgóeszközök 35-45%-a. A pénzeszköz többsége 95-98%-a bankbetét. A házipénztárban lévő pénzeszközök a bevételek 0.3%-át képviselik. Családi és önálló szállodákban a bank és a házi pénztár is alacsonyabb értékű, az egyszerű szervezetre jellemzően. C. Aktív időbeli elhatárolások (631 m Ft) Az aktív időbeli elhatárolások a forgóeszköz 5-10%-a Bevételek aktív időbeli elhatárolása általában több mint a költségek, ráfordítások aktív időbeli elhatárolásának összege. Eszközök összesen ( m Ft). A példa vállalatnál egy szállodai szobára jutó eszközérték 8.5 m Ft. Ebből a befektetett eszközök értéke 7.5 m Ft, a forgóeszközöké pedig 1 millió forint, egy épített szállodai szobára jutó készlet Ft. Források összege ( m Ft, 100%) A mérleg forrás oldala mutatja meg az eszközök forrásait, a sajáttőkét és a kötelezettségeket. Források (Passzívák) D. Saját tőke (57%) E. Céltartalékok 800 F. Kötelezettségek (41%) G. Passzív időbeli elhatárolások 600 Források összesen D. Saját tőke (Vagyon) ( m Ft, 57%) I. Jegyzett tőke (8.300 m Ft, 19%) III. Tőketartalék (7.000 m Ft, 16%) IV. Eredménytartalék ( m Ft, 37%) V. Lekötött tartalék (1.200 m Ft, 3%) VI. Értékelési tartalék (0 Ft) VII. Mérleg szerinti eredmény (1.100 m Ft, 3%) VIII. Leányvállalati sajáttőke változás (6.600 m Ft, 15%) X. Külsős tagok, más tulajdonosok részesedése (2.200 m Ft, 6%). A saját tőke az összes forrás értékének 57%-a. 7 A jegyzettőke részaránya 19%. Magas az eredménytartalék összege, ez mutatja a cég jövedelmezőségét illetve a fel nem osztott osztalékot. E. Céltartalékok (830 m Ft, 1%) A céltartalék a várható kötelezettségekre vevői tartozásokra a bevétel 2%-a és az eszközérték 1%-a. Céltartalék képzést a Számviteli Tőrvény előírásai szerint kell képezni. 7 A sajáttőke részarányának magas mutatószáma kedvező saját és idegen tőke részarányt mutat. Ez javítja a szállodavállalat likviditását és hitelképességét. Dr. Juhász László PhD. 14

15 A fizetési határidőn túli időszak függvényében. A könyvvizsgáló feladata ennek felülvizsgálata és megerősítése. Egy éven túli kintlévőség után a céltartalék összege 100%. F. Kötelezettségek ( m Ft, 41%) I. Hátrasorolt kötelezettségek (5.500 m Ft, 18%) A hátrasorolt kötelezettségek egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozással szemben van csak. Ez a tőkekonszolidációs különbözet a leányvállalatokból. Csak abban az esetben van, ha vállalat szállodái vagy egyes szállodacsoportjai leányvállalatként kapcsolódnak az anyavállalathoz. II. Hosszú lejáratú kötelezettségek ( m Ft, 54%) A hosszú lejáratú kötelezettség általában a beruházási hiteleket mutatja. A példa vállalat esetében ez csak m Ft. A kötelezettségek többsége egyéb hosszú lejáratú hitel. III. Rövid lejáratú kötelezettségek (8.600 m Ft, 28%) A rövid lejáratú kötelezettségek 46%-a forgóeszköz hitel. Közel 30%-a szállítói kötelezettség. A szállítói kötelezettségek (2.500 m Ft) és vevői tartozások (1.900 m Ft) különbsége 600 millió forint. A vállalat elszámol m Ft, egyéb rövid lejáratú kötelezettséget. G. Passzív időbeli elhatárolások (470 m Ft, 0.6%) A bevételek passzív időbeli elhatárolása nem jelentős ennél a szállodavállalatnál. A többség a költségek, ráfordítások passzív időbeli elhatárolásából adódik. Források összesen ( m Ft, 100%) A bemutatott mérleg fősorok a szerző célja szerint egy szállodavállalat mérlegösszetételét szemlélteti. A megoszlási viszonyszámok segítenek eligazodni mérleg megértésében A szállodai eszközök szakmai csoportjai A szállodai eszközök szakmai csoportosítása a tevékenységi területek alapján történik. Ehhez kapcsolódik a leltárnyilvántartás és a leltári felelősség rendszere. A tevékenységek vezetőinek átadásra kerülnek az eszközök, ők felelnek érte. Ezt nevezzük leltári felelőségnek. A szakmai felelősség a tevékenysége ellátásának megszervezése, a gazdálkodás a kitűzött célok elérése érdekében. A szakmai eszköz csoportosítás az alapja a tevékenységek, részlegek és üzletek eszközeinek kimutatására. E szerint vannak eszközök nyilvántartva. A tárgyi eszközök csoportjai a követik a mérleg kategóriáit csak az adott tevékenységi terület eszközei kerülnek felsorolásra. Az értékesítéstől az adminisztrációs részlegig minden területnek van kinevezett vezetője. A kinevezéskor az állóeszközök, anyagok, segédanyagok, készletek, áruk és fogyóeszközökről is készül leltárkimutatás a számítógépes könyvelési rendszer eszköz nyilvántartási modulban. Dr. Juhász László PhD. 15

16 3. Eszköz és készletgazdálkodás A befektetett és forgó eszközök gazdálkodása a szállodavezetés speciális területe. Egyedi, mert nem jelent napi rendszeres tevékenységet a vezetésének és egyedi mert az érték tekintetében a szálloda eszköz érékének a szállodatulajdonosok vagyonát jeleníti meg. A tárgyi eszközök gazdálkodásának tevékenységei - leltárkészítés és leltározás, - eszközpótlás, - karbantartás, - eszköz beruházás eladás, 8 - biztosítás Eszközgazdálkodás tevékenységei Leltárkészítés és leltározás szabályzata Leltározás tevékenysége kiterjed a befektetett és forgóeszköz csoportokra - a tárgyi eszközök ( m Ft) 87%, - a forgóeszközök (8.300 m Ft) 17%, - a készletek (850 m Ft) 2%, - az áruk (330 m Ft) 1%, - az anyagok (480 m Ft) 1%-a a szállodai eszközeinek. A példa szállodavállalat ( m Ft). Ezek a százalékos megoszlások adnak irányvonalat a gazdálkodási döntések meghozatalához. Az ellentmondás ugyanakkor érezhető, mert a tárgyi eszközök nagy értéket képviselnek, de egyedi értékük meghatározó, legyen az épület, épülettartozék, gép vagy berendezés. Ebből kiindulva a leltározási tevékenységet két fő területre osztjuk a szállodákban - a nagy értékű, egyedileg beazonosítható tárgyi eszköz csoportra és - kis értékű eszközökre illetve készletekre és azon belül az anyagokra, árukra. Számviteli tőrvény és leltár A leltározást nem csak a szakmai követelmények miatt végezzük el, hanem a számviteli tőrvény előírásai miatt a kötelező leltározási tevékenységet ellátni. Számviteli politika keretében el kell készíteni 9 a) az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát; b) az eszközök és a források értékelési szabályzatát; c) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot; d) a pénzkezelési szabályzatot. Látható, hogy az a) bekezdés szerint a leltározási szabályzat elkészítése nem a szállodavezetés egyéni döntése, hanem a tőrvényi előírások betartása egyben. Hasonlóan a pénzkezelési és önköltség számítás szabályzata. Leltárnak tartalmaznia kell az analitikus, 8 Investment és reinvestment C. Számviteli tőrvény 14. (5) pontja. Dr. Juhász László PhD. 16

17 illetve a főkönyvi nyilvántartásokból az eszközöknek és a forrásoknak a közbenső mérleg fordulónapjára vonatkozó adatait. A fenti követelmény betartásához kell az eszközöket és a kötelezettségeket a mérlegtételeket alátámasztani leltárral. Elvárás, hogy az archivált leltár, tartalmazza a meglévő eszközeinket és forrásainkat mennyiségben és értékben. Leltárkészítés és leltározás szabályzata A szabályzat elkészítése kötelező minden tulajdonosi konstrukcióra. A szállodavállalatok biztosan rendelkeznek szabályzattal, mert a szerves fejlődésük folyamatában elérik azt az állapotot, amikor a funkcionalitás kiterjedése arra inspirálja a vezetést, hogy rendelkezzen az eszközeinek szakszerű nyilvántartásával és annak rendszeres felülvizsgálatával mert azt a tőrvény előírja. Családi szállodák esetében egyszerűbb a tevékenység megszervezése, mert a vezetés napi jelenléttel a trendszeres szemrevételezéssel tapasztalja az esetleges változásokat. A vezetés egyszemélyes így az eszközökre vonatkozó minden döntést a tulajdonos hoz meg. A leltározás tehát kötelező tevékenység kérdés csak az, hogy az elkészített leltárokat milyen módszerekkel értékeljük és az értékelést mire használjuk. Tulajdonjog használata és üzemeltetési konstrukciók hatása a leltározásra A managementszállodák, a bérelt és a lízingelt szállodák esetében a leltározás nem csak a számviteli tőrvény előírásai miatt szükséges, hanem mert a szállodák tulajdonjoga időlegesen átadásra kerül az üzemeltetők részére. Ilyenkor a szállodaingatlan tulajdonosa mérlegében szerepelnek a tárgyi eszközök. A tulajdonos a szállodaüzemeltető szállodavállalatnak leltár szerint adja át az eszközöket, használatra. A szerződés bármi okból való megszűnése esetén az üzemeltető a leltárban szereplő eszközöket köteles visszaszolgáltatni, hiánytalanul. A szállodavállalatok szállodáit kinevezett vezetők, a szállodaigazgató és középvezetők üzemeltetik. A munkakör ellátásának megkezdésekor a vezetők, leltár alapján átveszik az eszközöket és felelősséggel tartoznak a szállodavállalt felé. Önálló szállodák esetében hasonló a helyzet, a tulajdonos nevezi ki a vezetést és felelősséggel tartoznak a tulajdonos felé a rábízott eszközökkel. Családi szállodák esetében a leltár nem tölt ebből a szempontból kiemelkedő szerepet, mert a tulajdonos és a vezetés nem vált szét az esetek nagy többségében. Leltározási szabályzat tartalma - A leltározásra vonatkozó általános szabályok, számviteli előírások - leltározás bizonylatai és alaki követelményeik, - Leltározásnál használt nyomtatványok, mellékletek. - A különböző eszközök leltározási időszakait, a frekvenciát, - kiadott italkészlet - naponta, - étel és ital, az árukészlet - havonta, - fogyóeszközök évente, - kis értékű eszközök évente - befektet eszközök kétévente, - épület és épület tartozékok ötévente. - A leltározások rendjét, Dr. Juhász László PhD. 17

18 - leltározás előkészítése, megszervezése - leltározás végrehajtása, lebonyolítása - kik leltároznak, - leltár felvétel és készítés módját lajstromozásos, mennyiségi felvétel, - könyvszerinti, egyeztetéses felvétel, - leltározás ellenőrzése, - befektetett eszközök, forgóeszközök és források leltározása. - Értékelés módszertanát és eljárását, - Leltárkülönbözetek megállapítása és a rendezés módja. 4. Dia Szállodák eszközeinek szakmai csoportosítása és leltározási szabályzat. Szerző szerkesztése Leltárak gyakorisága A mellékelt dia szemlélteti a leltározások szabályzatának legismertebb elemit. A vendéglátó tevékenység sajátossága, hogy az eladások feltétele az áru és ez készletet jelent. Napi leltárak, a személyes felelősség miatt az árukészletnek azt a részét, amelyik a pultokban van kiadva a dolgozóknak elszámolásra, naponta kell elszámolni, leltározni, standolni. 10 Ezen a területen a felelősség teljes körű a kiadott áruval a munkatársaknak el kell tudni számolni vagy az áru van meg záráskor vagy az eladásából származó bevétel. Szállodavállalatok használják az állandókészlet rendszert. A pultban minden nyitáskor azonos mennyiségű áru van. A napi vételezéskor az állandó készlet feltöltéshez szükséges árut vételezik ki a raktárból. Családi és kisebb szállodáknál is javasolt az állandó készlet 10 A szállodák naponta standolják, leltározzák a személyzetnek a pultba kiadott italokat és egyéb árukat az elszámolás miatt. Dr. Juhász László PhD. 18

19 használata és raktár illetve pult készlet szétválasztása. A vendéglátás számítógépes rendszere képes minden ilyen feladat ellátására. Havi leltárak, teljes körű áru leltár havi könyvszerinti, számítógépes rendszer szerinti fogyást vetjük össze a szemrevételezett tényleges készlettel. A nyitókészlet, a beszerzések és a könyvszerinti fogyás egyenlege adja a könyvszerinti zárókészletet. Ezt vetjük össze a szemrevételezett, megszámlált tényleges készlettel. Amennyiben eltérés van, akkor elemezni kell az eltérés okát. Havonta leltározzuk az árukészletet, beleértve étel és ital készleteket. Évente leltározott, tételek a készletek. Készletek a szállás, a vendéglátás, a gyógyászat vagy konferencia tevékenységek területen, a textília, segédanyag, vendéganyag, fogyóeszköz, és például a kis értékű eszközök. A leltározás általában elegendő évente, de kisebb szállodában lehet gyakrabban leltározni a készleteket. Kétévente, a tárgyi eszközök közül az épület, az épülettartozékok, a berendezések, a felszerelések a gépek és bútorok leltározása kétévente, de legritkábban ötévente, esedékes egy szállodában. Leltározás rendje, szállodavállalatokhoz tartozó szállodákban nem ritka, hogy a központ felkér egy külső szakértő, gyakorlott leltározó cégek, akik elvégzik a befektetett eszközök leltározását. A leltározási szabályzat kitér arra is, hogy a leltározásnál ki van jelen a leltárfelelősön kívül szükséges úgynevezett harmadik fél részvétele elvárt és javasolt. A harmadik fél nem érdekelt a leltárfelelősségben az adott területen. Ezért a leltár adatfelvétele megbízható. A konyha területén a séf a felelős a gépek, eszközök meglétéért és az anyagok és áruk felhasználásáért. A séfen és konyhai személyzeten kívül egy harmadik fél jelenléte is szükséges. Ez lehet a karbantartás vagy általában az adminisztrációs terület munkatársa. Leltár kimutatások elemzése és értékelése nélkül a leltározás csak egy egyszerű számviteli kötelezettség lehet. Az elemzés kitér az eltérésekre legyen az pozitív vagy negatív. A szabályzat endezi, hogy az eltérések nagysága szerint kinek kell, azt jelenti. Az eltérés okát is fel kell tárni. Amennyiben az eltérés egyedi, egyszeri eset akkor egyedi döntésre van szükség. Amennyiben rendszeres az eltérés akkor a vezetői döntésnek az eltérést okozó ok megszüntetésére kell, hogy irányuljon. A reggeli anyagfelhasználás százaléka egykét alkalommal nagyobb, mint a tervezet akkor lehet, hogy a vendégek többet ettek, vagy drágább nyersanyagú ételeket, italokat fogyasztották. Ha rendszeresen magasabb a tényleges felhasználás, mint a tervezet akkor a reggeli összetételén vagy beszerzési árakon vagy eladási árakon kell változtatni. A rendszeresen alkalmazott leltározások nagyon hatékony vezetői eszközök a gazdálkodás kockázatának csökkentésére Eszközpótlás a szállodákban A tárgyi eszközök a használat során elkopnak, elromlanak időnként cserére illetve pótlásra van szükség. Az eszközpótlási terv az éves üzleti terv egyik fejezete. A szállodák az éves Dr. Juhász László PhD. 19

20 bevételük egy adott részét a rendszeres tervszerű eszközpótlásra fordítják. Az eszközpótlás részletes bemutatása a következő fejezetbe olvasható. Az eszközpótlás beruházás, mert tárgyi eszköz beszerzés, az új eszközök után értékcsökkenési leírást kell alkalmazni. Az eszközpótlás egyik része lehet a kis értékű eszközök pótlása, amikor a használat több mint egy éve, de az érték miatt nem kell tárgyi eszközök közé sorolni a beszerzéseket Eszközök karbantartása A szálloda általános tevékenysége a karbantartás. A karbantartás feladata a tárgyi és kis érétkű eszközök használható állapotban tartása, az állagmegóvása. A karbantartás tevékenység irányítása a műszaki területhez tartozik, ugyanakkor kihat az eszközgazdálkodásra. A karbantartási költségek nagyobb rész kell, hogy legyen a tervezett általány díjas karbantartás és kisebb részt képvisel az egyedi javítások költsége Eszközök eladása (rendkívüli tevékenység) Az eszközök eladására nem gyakran kerül a szállodában. Az eszközök eladása a tulajdonosi hatáskör és döntés. A szállodai tárgyi eszközei a tulajdonos mérlegében szerepelnek, amikor bérleti vagy lízingszerződéssel biztosítjuk a használati jogot az üzemeltetéshez. Eszközeladás általában csak felújítások előtt vagy stratégia beruházás alkalmával történik Biztosítás vagyon, élet, kockázat, üzleti A szálloda tárgyi és forgóeszközök valamint a dolgozók és a vendégek vagyontárgyainak és balesetbiztosítása tulajdonosi feladat. Elszámolása az egyéb ráfordítások között jelenik meg. Nagysága függ a biztosított vagyontárgyak csoportjaitól és azok összegétől valamint az önrész nagyságától. Lehet üveg, természeti kár vagy életbiztosításra kiterjedő a biztosítás. Az üzleti biztosítás a káresemény miatt kimaradt átlagos eredményt téríti meg Eszközgazdálkodási mutatószámok - Befektetett tőke fedezettsége, Saját tőke / befektetett eszközök Befektetett tőke fedezettsége, a saját tőke és a befektetett eszközök hányadosa, megmutatja, hogy szálloda eszközeiből mekkora részarány a sajáttőke. Amennyiben túl magas az idegen tőke részaránya, hitel vagy kölcsön az a szálloda önfinanszírozó képességére van hatással, a cash flow-ra. Végső esetben már a fizetőképességet is befolyásolja. - Berendezések elhasználtsága, Nettó érték (értékcsökkenéssel csökkentett beszerzési) / bruttó érték Berendezések elhasználtsága a nettó könyvszerinti érték és a bruttó bekerülési érték hányadosa. Megmutatja, hogy a tárgyi eszközök milyen mértékben vannak leírva. Amikor a mutatószám túl alacsony akkor a szálloda eszközei már cserére szorulnak nagy valószínűséggel. - Beruházás fedezete, Éves beruházások (eszközpótló, üzemeltetési) / ÉCS Dr. Juhász László PhD. 20

21 Beruházás fedezete az éves beruházás mértéke, ez lehet eszközpótlás és az értékcsökkenési leírás összegének hányadosa. Amennyiben a mutatószám egy akkor a szálloda az adott évben a tárgyi eszközök elhasználódását pótolta. Az beruházás aktiválása növeli a befektetett eszközökön belül a tárgyi eszközök részben a beruházások és felújítások sor értékét. - Tőkehatékonyság, Adózott eredmény / sajáttőke. Tőkehatékonyság mutatószáma az adózott eredmény és a saját tőke hányadosa megmutatja, hogy egy forint befektetett tőke mekkora nyereséget termel Befektetett eszközök gazdálkodásának vezetői döntései A szállodavezetés és a tulajdonosok együttes vezetői döntései az eszközgazdálkodásban a teljesség igénye nélkül általában a következő döntések lehetnek, - Leltározási szabályzat kidolgozása, - Eszközbesorolások meghatározása, - Eszközérték optimalizálása, - Értékcsökkenés megállapítása, - Biztonsági rendszer kialakítása Leltározási szabályzat kidolgozása A szállodavezetés dönti el a leltározási szabályzat pontos tartalmát és rendszeres felhasználását. A szálloda saját igényeinek megfelelően alakítja ki a leltározási eljárásokat. Javasolt családi és önálló szállodák esetében is egy egyszerű, de formalizált leltározási rend, bevezetése és betartása. A munkaszerződések kiegészítése, a munkáltatói tájékoztató is tartalmazza a leltári felelősség kérdéskörét, összhangban a Munka Tőrvénykönyvével Eszközbesorolások meghatározása A tárgyi és forgó eszközök között a különbség egyfelől értékhez van kötve, másfelől használati időhöz. Amennyibe egy eszközt egy évnél hosszabb ideig használ a szálloda akkor az, befektetett és tárgyi eszköz besorolást kap. A tárgyi eszközök után értékcsökkenési leírást kell elszámolni. A besorolás megváltoztatása lehetőséget ad a szállodavezetésnek például a textíliáknak a raktárba való helyezésére. Ilyenkor a beszerzésnél nem jelentkezik azonnal a költség. Vannak olyan eszközök, amelyek az összes beszerzési értéke meghaladja az értékhatárt és egy évnél hosszabb ideig is használjuk. A forgóeszközöket beszerzéskor költségként kell elszámolni. Viszont ezen eszközök egyedi értéke alacsony. Ilyenek lehetnek a textíliák, a fogyóeszközök és például a konyhai eszközök is. Ilyen esetekben a szállodavezetés döntése, hogy az egyszeri költség leírás helyett raktárt hoz létre és a raktárból fokozatosan adja ki az eszközöket és az lapján számolja el költségként a beszerzést. Így a költséget elosztja a felhasználás idejének megfelelően. Dr. Juhász László PhD. 21

22 A mellékelt dia kiemelten mutatja azt az öt területet, ahol általában a szállodavezetésnek van döntési lehetősége az eszközgazdálkodásban. Az eszközgazdálkodás döntéseinek többsége kizárólagos tulajdonosi döntés. 5. Dia Szállodák eszközgazdálkodási döntéseinek modellje. Szerző szerkesztése Értékcsökkenés megállapítása A szállodavezetésnek illetve a tulajdonosoknak lehetősége van a számviteli törvényben meghatározott értékcsökkenési kulcstól, százaléktól eltérni. Az eltérés gyorsított leírást engedélyez, de ez nem lehet adócsökkentő tényező. Értékcsökkenési leírás Értékcsökkenési leírás százalék kulcs megállapítása a számviteli tőrvény és adózási tőrvény figyelembe vételével, például épület 2 %, gép 25 %. A számviteli törvénytől ellehet térni, de adózásnál az nem érvényesíthető Eszközérték optimalizálása A fejlesztés célú beruházásoknál az eszközök értékesítése eszközoptimalizálás is egyben. Tulajdonosi döntés az eszközök eladása, ugyanakkor nem túl gyakori esemény a szállodákban. A bevételt a rendkívüli ráfordításokba kell könyvelni. A fejlesztés célú beruházásoknál az eszközök értékesítése eszközoptimalizálás is egyben. A rendkívüli művelet eredménye javíthatja az eszköz hatékonyságot, ez is tulajdonosi döntés. A szállodaiparban elfogadott, hogy a befektetett vagy tárgyi eszközöket esetleg csak egyes eszközcsoportokat, például bútorokat a szálloda tulajdonosa eladja egy Dr. Juhász László PhD. 22

23 pénzintézetnek és egyben bérleti vagy lízingszerződést is köt rá. A művelet eredménye, hogy készpénzhez jut a szálloda, viszont megnövekszik a kötelezettségek összege Biztonsági rendszer kialakítása A szállodavezetés döntése és felelőssége a biztonsági rendszer kialakítása. A felelősség kiterjed az alkalmazott élőmunkára és technikai rendszerekre is valamint a szakértőcég kiválasztására Forgóeszköz gazdálkodás - készletgazdálkodás A készletgazdálkodás az áruk kiválasztásával kezdődik. A szállodavezetésnek dönteni kell, hogy milyen márkát illetve terméket fog használni. A készletgazdálkodás további tevékenységei - kiválasztás, - szerződéskötés, - a rendelés, - a raktározás, - elemzések Kiválasztás és szerződéskötés A kiválasztás tevékenysége az egyik kiemelt feladata a szállodavezetésnek együttműködve a részlegvezetőkkel. A megfogalmazás sugallja, hogy itt a felső vezetés döntése elkerülhetetlen. A felső vezetés nem csak a szállodaigazgatót, hanem a családi és önállószállodáknál a tulajdonosokat jelenti. A szállodavállalatok központi irányítás rendszerében hozzák meg a kiválasztás döntését és kötik meg az úgynevezett központi szerződéseket. A szállodák a megkötött szerződések alapján tudnak rendelni. Ez biztosítja, az egységes tisztítószertől, textíliától, a poharakig a szállodavállalat, különösen a klasszikus szállodaláncok egységes megjelenését. 11 Ezekben az esetekben a funkcionális bürokrácia már olyan erős, hogy a szállodavállalatok létrehozzák a saját Beszerzési Szabályzatukat Logisztika a megrendelések frekvenciája rendelések leadása A készletgazdálkodás nagy változáson ment keresztül az elmúlt évtizedekben. A kezdeti szocialista rendszer gazdasági sajátossága volt a hiánygazdaság. A szállodák is a készletgazdálkodásuk zökkenőmentes ellátása érdekében komoly szervezeti egységet hoztak létre áruforgalom néven. 12 A szállodáknak és szállodavállalatok központjában is volt ilyen szervezeti részleg. A készletgazdálkodás a felkutatásból állt hol lehet, bizonyos árut kapni. Amikor volt áru akkor a szálloda rendelt annyit, amennyit eltudott, raktározni. Napjainkban már a szállítók tesznek meg mindent az áruk, a termékeik eladása érdekében ezért a rendelések és kiszállítások közötti időtartam valamint a kiszállított mennyiség limit a minimálisra csökkent. Ez a szállodák számára teljesen új megközelítést jelent a 11 A franchise alapú szállodaláncok szállodái ezen a szinten már nem egységesek. 12 Az áruforgalom nem csak a szállodákban jelentet 5-8 fős részleget, hanem a szállodavállalat központjában egy igazgatóságot vagy főosztályt, vezetővel és dolgozókkal. Dr. Juhász László PhD. 23

24 készletgazdálkodásban, megrendelésének tekintetében. Kisebb mennyiségeket lehet rendelni és gyakrabban. Rendelési ciklikusság Készletszintek lehetnek biztonsági, törzs vagy állandó szintűek. Ezekhez a szintekhez rendelt készletmennyiséghez kell hozzáadni a beérkezési időpontjáig még felhasználásra kerülő mennyiséget és ez a készletszint lesz a rendelés időpontját jelző készlet. A rendelési ciklust a jelző készlet mutatja meg, ezek beállíthatók a számítógépes rendszereken. Vannak termékek, melyeket az előrejelzések alapján meghatározott mennyiségben naponta kell rendelni és a kiszállítások napi rendszerességgel történnek. A többi árunál elérhető a heti rendelés és szállítás szintén a heti vagy havi előrejelzések alapján. Ez mutatja a szálloda tudatos gazdálkodását a munkatársak és a szállítók felé is. Az élelmiszeráru rendelések hatékonyságát növeli, hogy a szállodai vendéglátás termelése programozható. Az élelmiszer rendelések programozhatóságát a bankett tevékenységek magas részaránya biztosítja. A két programozható szállodai vendéglátás szegmens a reggeli és bankett együttesen 80-90%-át adják a volumennek. Az előrejelzések és prognosztizálások biztosítják a programozhatóságot a szállodagazdálkodásban Raktározás A raktározás a beérkezett rendelések tárolása, sokat változott a korábbi nagy raktárok helyett ma már szakosított, de kisebb raktárakra van szükség. Míg korábban a különböző nagy raktárak kezelése raktárosi munkakört, sőt raktárosokat és áruszállító gépkocsivezetőt is igényelt, éve nincs ezekre a munkakörökre igény. Abban az időben írt szakirodalmak kiemelten kezelték ezeket a munkaköröket. Kisebbek a raktárak, de az élelmiszer egészségügyi előírásokat be kell tartani például, hogy a vendéglátás különböző áruit külön raktárakban kell tárolni. Elkülönítés az áruk érintkezésének elkerülése miatt van. Például a hús és zöldség ne egy raktárban vagy polcon legyen. Részben pedig az eltérő áruk eltérő körülményeket, hőfokot vagy hűtést igényelnek. Mindent figyelembe véve a raktározás tevékenysége több helyiséget igényel egy szállodában. A raktárak készleteiért az ott dolgozó munkatársak felelnek teljes körűen. A teljesség igénye nélkül egy szállodában a következő raktár kialakítására van szükség. Szállás tevékenység tároló és raktár helyiségei (6-8) Vendéglátás tevékenység raktárai (18-20) Típus tevékenységek területén használt raktárak (7-8) Általános tevékenységek raktárai (5-6) Természetesen a vezetés a tevékenységek kiterjedésének ismertében kialakíthatnak kevesebb vagy szükség esetén akár több raktározási lehetőséget biztosító helyiséget. Szállás tevékenység tároló és raktár helyiségei - textília, munkaruha, - bekészítések, - tisztítószer illetve vegyszerek - tartalék bútorok, Dr. Juhász László PhD. 24

25 - technikai eszközök, - takarítószerek tárolója. Vendéglátás tevékenység raktárai - zöldség illetve földes áru, - pékáru, - szárazáru, - tojás tároló, - húshűtőkamra és mélyhűtő, - tej és tejtermékhűtő, - felvágottak tárolására hűtő, - készételek tárolása, - konyhai eszközök, - italok, - göngyöleg, - fogyóeszköz, - hulladéktároló helyiség, - takarító eszközök, - tartalék bútorok, - felszolgálási eszközök, - fogyóeszközök. Típus tevékenységek területén használt raktárak - konferenciatermek bútorai, - konferencia eszközök, - gyógyászati anyagok és eszközök, - medence vegyszerek, - animációs eszközök, - nyári és téli használat, - takarító eszközök. Általános tevékenységek raktárai - karbantartó anyagok, - nem használt eszközök, - irattár, - értékesítési nyomtatványai, - számítógépes és gyengeáramú kellékek raktára. 6. Dia. Szállodákban kialakításra kerülő raktárak Szerző szerkesztése Dr. Juhász László PhD. 25

26 A teljesség igénye nélkül felsorolásra került 31 különböző raktározásra és tárolásra szolgáló helyiség. Nem szerepelnek az öltőzők és irodák helységei. 13 A szállodák a specializáció szerint eltérő számú raktározásra alkalmas helyet jelölhetnek ki. Az élelmiszerek, veszélyes anyagok és hulladékok tárolására rendeletekben meghatározott feltételeket kell teremteni Készletgazdálkodási elemzés és mutatószámok Készletek fordulatszáma a nettó bevétel osztva a készlet értékével. Megmutatja, hogy az adott bevételhez mekkora készletet használtunk fel. Minél alacsonyabb annál hatékonyabb a készletgazdálkodás. Számítható adott árucikkekre illetve árucsoportokra is. Átlagkészlet egy adott időszakban az induló, nyitókészlethez hozzáadjuk, a beérkezett készlet mennyiséget ebből levonásra kerül az eladott mennyiséget és zárókészletet ez lesz az adott időszak átlagkészlete. Állandókészletet alkalmazva a szállodavezetés meghatározza, hogy a pultban vagy eladási ponton mennyi áru legyen egy cikkből. Hány üvegsör, bor vagy pálinka és mindig annyi legyen. Nyitáskor annyit kell vételezni, hogy az normásított állandókészletet elérje. Ez nagy segítség azoknak az étteremvezetőknek, akik nem látják át a készleteiket. Az állandókészlet bevezetése, a gazdálkodás kockázatát csökkenti Tőke és vagyongazdálkodás A mikro kis és közép vállalkozások mérlegfőösszeg szerinti elhatárolása és m Ft. Azt láttuk a korábban, hogy létszám szerint a hazai szállodák közül majd mindegyik KKV vállalkozás lehet. A mérlegfőösszeg és vagy a nettó árbevétel adja az elhatárolást. A legkisebb szálloda 11 szobás kell, hogy legyen. Amennyiben ennél kevesebb a szobaszám, az üzemméret akkor panzió elnevezést kell használni. Ez alapján, a hazai szállodák közel háromnegyede mikro vállalkozás lehet. Ugyanakkor egyetlen szálloda sem éri el hazánkban nagy valószínűséggel a KKV szektor felső határát a 12 milliárd forintot, de minden szálloda eléri a százmilliós bekerülési értéket. A korábbi ismereteink alapján a szállodák tárgyi és forgóeszköz aránya 90:10. Így minden szálloda összes eszközértéke százmillió és tízmilliárd forint közti értéken van és ez alapján a KKV szektorba tartoznak. Tőkegazdálkodás a területei, - Jegyzett tőke, - Jegyzett, de még be nem fizetett tőke, - Tartalékok - Tőketartalék, - Eredménytartalék, - Lekötött tartalék, - Mérleg szerinti eredmény. 13 A példában felsorolt raktárak kialakítására kell figyelmet fordítani az újonnan épülő szállodák esetében. A raktárak meglétét és kapcsolódását az ÁNTSZ ellenőrzi már az építési terveknél. Dr. Juhász László PhD. 26

27 Jegyzett tőke Cégalapításkor illetve a gazdálkodás során felmerülő tőkeemelések alap és törzstőke eldöntése és lebonyolítása. Hasonlóan a tőkecsökkentések alap és törzstőke leszállítások is ehhez a területhez tartozó döntések. A cégen belüli részesedések kezelése, komoly tőkegazdálkodási és jogi ismereteket igényel, a részvény kibocsátások vagy üzletrész eladások menedzselése jogi ismereteke igényelés feltételez. A jegyzett tőkének része lehet az abból visszavásárolt tulajdoni részesedése névértéken. 14 Jegyzett, de még be nem fizetett tőke A felügyelet és a befizetési időhatárok figyelemmel kisérése tulajdonosi hatáskör. Tartalékok Létezik tőketartalék, eredménytartalék, lekötött tartalék. A tartalékok kezelése, megállítása, számontartása, esetleges vagy szükségszerű felhasználása szintén tőkegazdálkodási folyamat. A válságkezelés folyamatánál ismertük meg, hogy a válság egyik jele a tartalékok felélése, csökkenése. A sikeresen gazdálkodó szervezetek rendelkeznek eredménytartalékkal. Mérleg szerinti eredmény A kimutatása könyvelési feladat. Eldöntése, hogy legyen osztalékfizetésre elhatárolás vagy sem az a tulajdonosok a köz illetve taggyűlés hatásköre Tőkegazdálkodás tulajdonosi döntéseinek jellemzői A tőkegazdálkodás területei kizárólagosan tulajdonosi döntéseket tartalmaznak. A tulajdonosi döntések között a Társasági Tőrvény szerint megkülönböztetünk többségi tulajdonosi döntéseket. Ezeket a tőkegazdálkodási döntéseket csak a közgyűléseken vagy taggyűléseken hozhatja meg a társaság, még akkor is, ha egyszemélyes a társasság, azaz egy tulajdonosa van. A szálláshely szolgáltatásban a gazdálkodó szervezetek száma eléri a hatezret. A vállalkozások - 55 százaléka Egyéni vállalkozás, - 29 százaléka Korlátolt Felelősségű Társaság, - 14 százaléka 838 Betéti Társaság, - 1 százaléka 64 Részvénytársaság. Az eltérő társasági formákra a GT 15 eltérő módon szabályozza a tulajdonosi döntések meghozatalának rendjét. Általánosa elmondható, hogy vállalkozással kapcsolatos stratégiai döntések a köz vagy taggyűlésen kell meghozni és kétharmados vagy háromnegyedes többségi szavazattal. 14 A szerző aktív részese volt egy hazai szállodavállalat részvénytársasággá alakításában és például a részvények kibocsátásában és jegyzettőke értékének megállapításában. 15 Gazdasági Tőrvény. Dr. Juhász László PhD. 27

28 4. Beszerzési tevékenység A beszerzési tevékenység gyakoriságban az áru és anyaggazdálkodásban mérvadóak, míg a nagyságrendileg a tárgyi eszközök beszerzése nagyobb értékű. Átlagosan a szállodai bevételek százaléka költség. A bevételek 35 százaléka és a költségek 50 százaléka személyi költség. A másik fele a költségeknek anyag és anyagi jellegű szolgáltatások és ez a bevételeknek átlagosan 35 százaléka. Az anyagi költségek jobban diverzifikáltak, mint a személyi költségek. A szállodák bevétele 240 milliárd forint évente, egy hatvanszobás hazai szállodának átlagosan 320 millió forint az éves bevétele. Az anyagi szolgáltatások értéke átlagosan 110 millió forint. Természetesen vannak szállodák, ahol ez nagyobb és családi szállodák ahol ez az érték alacsonyabb. Az első költségcsoport az éttermi anyagfelhasználás illetve a karbantartás anyagi költsége, amely a bevétel 5-7 százaléka. Külön költségcsoport, a specialitása miatt az energia, amely a bevételek százaléka. A két kiemelten és külön kezelhető csoport kiadja a bevétel százalékát. A fennmaradó anyagi költségek nem kezelhetők egy csoportként, de elérik a bevételek 15 százalékát. Az anyagi költségeket a nagy részaránya és összege miatt is kiemelten kell kezelni. Az anyagi költségek a szolgáltatások előállításához szüksége holtmunka ellenértéke. A szállodavezetés kvintesszenciája szerint is van három input, bemeneti tényező, amely a szálloda rendszerbe beérkezik - a vendég, - az élőmunka, - az eszközök. A rendszer célja, hogy a kimenetekben mind a három területen elérjük az elégedettséget. A beszerzés területét általában két fő csoportba lehet sorolni az első - az éttermi nyersanyagbeszerzések, - ételek, - italok, - anyagi és anyagi szolgáltatás beszerzések, non food. 16 Az étel és ital beszerzések nagysága a szálloda nettóbevételének, mintegy 10-15%-a, a saját bevételek százalékában ez 25-30%-oz jelent. A non food beszerzések értéke ennek kétszerese és ez nem tartalmazza a kis értékű és tárgyi eszköz beszerzéseket. A beszerzés alá tartozó ételek és italok a diverzifikáció és a frekvencia miatt kiemelten jelentősek Étel - ital árubeszerzések gazdálkodása A frekvencia a kiszállítási sűrűsség. Vannak termékek, melyeket napi kiszállítást igényelnek például, tejtermékek, pékáruk, zöldségek, gyümölcsök. A hetente vagy ritkábban kiszállítható termékek csoportjába tartoznak az italok, szárazáruk. A vendéglátási nyersanyagok beszerzési tevékenysége - kiválasztás, 16 Az egyéb beszerzés a nemzetközi szállodaipar a nem étel ital, non food megnevezést használja. A szállodavállalatok beszerzési igazgatóságának ez a két fő részlege. Dr. Juhász László PhD. 28

29 - szerződés, - megrendelés, - átvétel, - raktározás, - felhasználás, - kiszolgálás, - számlázás, - könyvelés, - elemzés. Kiválasztás, a szállodavezetése eldönti, hogy milyen kávét, sört, bort illetve termékcsaládokat szeretne a kínálatba helyezni. A kiválasztás után kötik meg a szerződéseket a gyártóval vagy a forgalmazóval. A kiválasztásnál figyelembe kell venni a szálloda kategóriáját és színvonalát valamint az étel illetve ital minőségét illetve színvonalát. Egy négy vagy ötcsillagos szállodában a vendégek elvárják a márkázott termékeket legyen az ásványvíz, kávé vagy bélszín. Szerződéseket, általában egy termékcsaládra kettő vagy akár három szállítót is kiválaszt a szálloda, különösen, ha nagyobb a mennyiség. A szerződés rögzíti az árakat, a megrendelés módját és kiszállítási időtartamot és például a fizetési feltételeket. A szerződések megkötése jelenti a kötelezettségvállalást. A Beszerzési Szabályzat ezért kitér a kötelezettségvállalásra, a szálloda, mely alkalmazottja milyen mértékű kötelezettséget vállalhat. A szabályzás kiválóan használható és szinte elkerülhetetlen a több ezer szállodát és többszázezer szobát üzemeltető szállodavállalatoknál, a hol a kinevezett vezetők felelnek a zökkenőmenetes üzemeltetésért és a gazdálkodási kockázat csökkentéséért. A családi szállodák esetében, ahol a tulajdonos-vezető egy kézben tartja a döntéseket, ilyen jellegű szabályzatra, a szerves fejlődésnek ezen a szintjén, nem feltétlen van szükséges. A megkötött szerződések alapján a konyhafőnök és a teremfőnök igénye alapján a beszerezés, a gazdasszony leadja az étel és italrendeléseket. Megrendelésnél a konyhafőnök veszi számba a szükséges étel nyersanyagokat. Az étterem vezető vagy teremfőnök pedig az italok fogyását kíséri figyelemmel. A számítógépes rendszerek beállíthatók a minimális készletszintre. Így a rendelés részben automatizálható, bár a gép nem veszi figyelembe az eltérő kiugró rendezvények nyersanyag igényét. A megrendelésnél, azért javasolt a gazdasszony vagy beszerzés bekapcsolása, mert így a közvetlen felhasználó konyhafőnök és teremfőnök és a szállító közé bekerül egy harmadik személy, ez munkafolyamat szervezés nagy értékben javítja a gazdálkodás kockázatát. Áruátvétel, a megrendelés után következik az áruátvétel minőségi, mennyiségi és egységár szempontból. Az áruátvevő személye optimális esetben legyen az a személy, aki az árurendelést leadta. A számítógépes rendszerbe a megrendelés bevihető, megérkezéskor ennek összevetése történik meg, a megerősítéssel. A szállítóleveleket később egyeztetik a megérkezett számlákkal. Ebben a folyamatban kell egyeztetni a szerződésekben, a szállító levélen és a számlán szereplő egységárakat és mennyiségeket. Előfordulhat, hogy egy éves szerződésen szereplő árat a kiszállítást összeállító elvét és így a szerződéstől eltérő Dr. Juhász László PhD. 29

30 egységár kerül a szállítólevélre vagy számlára. Éttermi nyersanyag beszerzésnél előfordulhat, hogy a megrendelést az átvevő papíron átveszi ugyanakkor az áru nem is érkezett be teljes mennyiségben a szállodába. A másik fő kockázat és sajnos szintén előfordulhat, hogy az éttermi nyersanyagok vagy késztermékek nem kerül a vendég asztalára, hanem a személyzet kiviszi a szállodából. További lehetőség, hogy a személyzet behozza az italokat és szállodai áron kiszolgálja a vendégnek és ezzel saját haszonra tesz szert. Ezért fontos a rendszeres ellenőrzés és például a pultba kihelyezet italkészleteknél az állandó készlet bevezetése. Ez azt jelenti, hogy a pultban a nyitókészlet mindig egy adott mennyiség nem több nem kevesebb. Így könnyebben követhető a napi fogyás. A nem szakszerű feldolgozás vagy tárolás is vezethet gazdálkodási veszteséghez. Az áru megrendelést, az átvételt és a könyvelést elkülönítjük egymástól, minden tevékenységet más munkakör lát el akkor csökken a gazdálkodás kockázata. Raktározás, az áruátvételt követően az ételnyersanyagok és italok a raktárba kerülnek tárolásra. A raktárba helyezés a konyhafőnök és teremfőnök felelőssége, ettől a munkafolyamattól ők felelnek a készletért. A raktározás és felhasználás közti időszakban a felelősség teljes, minden hiány teljes mértékben megtéríthető a munkatársakkal, ha raktározás folyamata megfelelően szervezet. Egyik ilyen feltétel lehet a zárhatóság és kulcs használat szabályozása. Felhasználás, az italok esetében a pultba kihelyezést jelenti, vételezéssel. A felszolgáló egy vételezési igénnyel feltölti a pult állandó készletét. A vételezés, a kihelyezés egyben a felelős személyváltást jelent, ettől a ponttól a felszolgáló felelős a kiadott árukért. Az étele estében a konyhafőnök felelőssége az átvételtől, a raktározáson keresztül kierjed a felhasználásig. Az ételek esetében a felhasználás, az elkészítést a termelést jelenti. Amíg az italáruk ciklusa könnyen követhető folyamat, addig az ételnyersanyagok felhasználása a tisztítási és elkészítése veszteség miatt nehezebben elszámolható. Ezért használjuk az anyagfelhasználás százalék kiírást, mint gazdasági célt és prémiumfeladatot. A kész és félkész ételek tárolása során szükség lehet selejtezésre és tovább csökkenti a gazdálkodás eredményszintjét. Kiszolgálás, az elkészült ételeket és italokat a vendégrendelésre kiszolgáljuk. A kiszolgálás egyik gazdálkodási kérdése, hogy közvetlenül az ételek és italok kiszolgálása előtt a tételek a számító illetve a kasszagépekben rögzítésre kerüljenek, az a folyamat szakzsargonban a blokkolás. A kiszolgálás áruciklusa, az a munkafolyamat ahol újabb gazdálkodási kockázatokat kell elhárítani a vezetésnek. A szállodai vendéglátás kontrolling feladatai a későbbiek kerülnek részletes ismertetése. Számlázás, a kiszolgálás előtti árurögzítés a blokkolás a számlázás egyik lépése, ekkor kerül a számlán rögzítésre a kiszolgált áru. A számlák lezárása és kiegyenlítése során kerül a szolgáltatás ellenértékének átadása a szolgáltatónak, a szállodának. A szállodai vendéglátás egyik üzletében a nappali bárban jellemző lehet a készpénzes fizetési mód és ez növeli a gazdálkodási kockázatát. Dr. Juhász László PhD. 30

31 Könyvelés, a kiszolgálás során rögzített áruk levonásra kerülnek a készletekből és számlázáskor rögzítésre került összegek pedig a bevételek közt jelennek meg. A könyvelés feladata ezeket a munkafolyamatokat adminisztrálni, a számviteli tőrvény előírásait betartva. Elemzés, a szállodavezetés feladata, hogy minden munkafolyamatban megfelelő vezetési információs rendszer pontokat rögzítsen. A VIR 17 indikátorainak kinyerése az első lépés. A mutatószámok megjelenése vagy az elemzés elvégzése nem tekinthető használható vezetői lépésnek, ha és amennyiben a vezetés nem értékeli az elemzések eredményeit. 18 Összegzés, az éttermi árubeszerzések a szálloda teljes bevételének mintegy százalékát érinti, a szállodai vendéglátás tevékenységének nagyságától függően. A szervezeti egységben a vendéglátásban a bevétel százalékot jelent. A gazdálkodási kockázat azért releváns, mert az áruciklusok száma magas. A kockázati relevanciát növeli, hogy alaptevékenység és vendéggel érintkező munkafolyamatokat jelent Anyagbeszerzés gazdálkodása A nem étel és ital beszerzés csoportból ki kell emelni átlagosan a bevétel 10 százalékát jelentő energia költséget. Az energia szolgáltatókkal kötött szerződések még a mai napig a monopol jellegűek, bár a hivatalosan liberalizált a szolgáltatás. Az anyagbeszerzésben a kötelezettségvállalás hasonlóan fontos elem, mint az árubeszerzésnél volt. A szállodavállalatok normatívákat határoznak meg, időtartam határokat kötnek meg, általában egy évre köthet a szállodavezetés szerződést, a tulajdonos jogosult hosszabb távú elkötelezettségeket vállalni. Összegben a szokásos eljárást alkalmazza a normatíva, alacsonyabb összegértékig legyen 100 ezer forint két szállító árajánlata szükséges. A központi beszerzési szerződéseket kötik meg például három ajánlatkéréssel, de a szerződések alapján a szállodák rendelhetnek, nem kell és nem szabad más szállítót választaniuk. Magasabb értékű egyedi vagy csoportos beszerzéseknél kötelező a három árajánlat. Az anyagbeszerzések területei kiterjednek - energia, - anyagok, - bekészítések, - tisztítószerek, - karbantartási, - segédanyagok, - anyagi szolgáltatások, - takarítás, mosatás, rovarirtás, ablaktisztítás, - egyéb szolgáltatások, - kis értékű eszközök, - fogyóeszközök, 17 VIR, vezetői információs rendszer, a számítógépes adatokból megfelelő módon képzett mutatószámok, amelyeket adott időpontokban, naponta, havonta automatikusan a jelentések része lesz. 18 Gyakran tapasztalható, hogy elemzéseket használnak például PEST, SWOT de az értékelés elmarad. Dr. Juhász László PhD. 31

32 - beruházások Anyag és anyagi szolgáltatások bemeneti szabályozása Az anyagi költségek bemeneti szabályozása a beszerzés. A szállodák a fenti okok miatt a kontrolling területét felhasználva folyamat és normatív szabályokat is érvénybe léptetnek. A beszerzés tevékenysége az anyagok és eszközök tekintetében bár elérik a szálloda bevételeknek, mintegy 15 százalékát fajtánként a bevétel 1-2 százalékát jelentik. Az elaprózódás miatt nem kerül be az releváns tényezők közé. A szállodák a beszerzés területére egy koordinátort, felelőst jelölnek ki. A beszerzési vezető vagy koordinátor minden tevékenység és részlegek anyag, segédanyag, kis értékű eszköz vagy fogyóeszköz beszerzését lebonyolítja. Családi szállodákban a beszerzés tevékenysége tulajdonosi döntéssé válik, mert nem válik el a tulajdonlás és vezetés. Szállodavállalatok szállodáiban a beszerzés általában a részlegvezetők feladata. Önálló-szállodákban javasolt a szerzés szállodán belüli centralizálása Beruházás beszerzési gazdálkodása A szállodai beruházások típusai - az elkerülhetetlen, - az üzemeltetési eszközpótlás, - a stratégiai, - a fejlesztéscélú eszköz, - a fejlesztéscélú ingatlan beruházások. 7. Dia Szállodák beszerzési területei. Szerző szerkesztése A beruházási tevékenység döntései, tekintettel a jövőbeni kockázatra tulajdonosi döntéseken alapulnak. A tulajdonosok szakértőcégeket kérnek fel a megfelelő szintű és Dr. Juhász László PhD. 32

33 tartamú megvalósíthatósági tanulmányok és tervek elkészítésére. A beruházások többsége idegentőkét is igényel ezért a tervek illetve tanulmányok elkészítésénél a pénzintézet vagy pályázat igényeit is figyelembe kell venni. A beszerzési tevékenység lefedi a szálloda bevételének százalékát és ezt még növeli az eszközpótlás és egyéb éves beruházások értéke. A szállodaláncok és szállodacsoportok ennek megfelelően kiemelten kezelik ezt a területet. Családi és önálló szállodák is nagyobb figyelmet kell, hogy fordítsanak ennek a területnek. Az energiagazdálkodás az általános tevékenységek fejezetben került ismertetésre. Az anyagok és anyagi szolgáltatások valamint a kis értékű eszközök és fogyóeszközök gazdálkodása a közvetlen tevékenységhez kapcsolódóan a részlegek gazdálkodása fejezetekben kerül ismertetésre. A beruházások a következő fejezetben kerülnek áttekintésre. Javasolt minden szállodában, úgymint a szállodavállalatok esetében a Beszerzési Szabályzat elkészítése. A szabályzat a különböző anyagok tekintetében szabályozza a kötelezettség vállalástól az szállító számlák kiegyenlítéséig a tevékenységet. Szabályozza a készpénzes és utalásos beszerzések lehetőségeit. A szabályzat rendezi a különböző szinteken a felelősöket és értékhatárokat. Dr. Juhász László PhD. 33

34 5. Biztonság és védelem Biztonság (security) és védelem (safety) kiterjed a munkavégzésre, a termelésre, a fogyasztásra és az eszközök védelmére. Ebben a fejezetben alapvetően csak a biztonságra terjesztjük ki a figyelmet. A szállodák jövőbeni egyik kiemelt veszélyének tartja a szerző a biztonsághoz kapcsolódó terrorcselekményeket. Hosszú évezredekig egészen a 2008 évig nem volt jellemző a szállodák elleni támadások. A szállodák nagy figyelmet fordítottak a biztonságra, mert ez alapvető vendégigény. A hazai szállodák jellemző katasztrófa eseményei a kisebb tüzek és szállodai lopások voltak. Sajnos az elmélet megcáfolta önmagát és megfordult a világ. Az emberiség ideiglenes közösségi szálláshelyét, az átmeneti otthonát sem védi már a világerkölcs. A szálláshely, a szálloda szentély volt az emberiségnek. Polgárháborúk zavargások megkímélték a szállodákat, de ez sajnos megváltozott. A terror és egyéb támadások robbantások célpontjává váltak maguk a szállodák és a turisztikai látványosságok területei. Ez pedig fokozza a vendégek biztonság igényét és a szállodák felkészültségét a biztonság biztosítására. Komplex biztonsági rendszer kialakítására kell törekednie a szállodavezetésnek. Biztonság kiterjed - a személyi biztonságra - vendégek, - munkatársak, - vagyonra - vendégek, - munkatársak, - szállodai eszközök biztonságára - tárgyi eszközök, - forgóeszközök - fogyóeszközök, - áruk, - számítástechnikai eszközök. A biztonsági szolgálat hazánkban jelen volt az elmúlt évszázadokban, de a fókusza a enyhébb volt. A gravírozások, szállodai felügyelők és személyzet odafigyelése elegendő volt a nagyobb káresemények elkerülésére. A korabeli filmek témájaként rendszeresen megjelentek a nagy értékű szobai ékszerlopások és egyéb szélhámos cselekedetek. Az elmúlt közvetlen ötven évben a szállodai biztonság inkább a szállodai eszközök védelmét, mint az állami tulajdonvédelmét állította a középpontba. A személyzeti porta feladata a munkatársak és szállítók ellenőrzésére volt. A vendégmozgások felügyeletére a munkatársak jelenléte elegendő volt. A szállodák létszáma legalább másfél vagy kétszerese volt a jelenleginek. Napjainkra átalakultak az orientációk a személyzet vagyontárgyainak biztonságára legalább akkora figyelmet kell sajnos fordítanunk, mint a vendégekére. Szállodákban a személyzeti portásokat felváltotta a szakképzett biztonsági szolgálat, a vagyonvédelmi cégek. 19 A biztonsági tevékenység ellátása különös szakértelmet igényel. A szállodavállalatok és a szállodák ezért jellemzően a szakértőcégekkel látatják el a 19 A vagyonvédelem elnevezés innen eredhető. Dr. Juhász László PhD. 34

35 tevékenységet. A vállalkozói szerződésekre jellemző, hogy a tevékenység ellátására irányul Biztonsági rendszerek struktúrája A biztonsági rendszer kiterjed a vendégek, a munkatársak vagyonának és testi épségének valamint a szállodaeszközeinek biztonságára. A szálláshely szolgáltatás bizalmi szolgáltatás. A vendég bizalommal van a szálloda iránt, hogy ott tartózkodása alatt nem éri inzultus, bántódás és személyi sérülés valamint, hogy a szállodai szobában hagyhatja kisebb értéktárgyait. A nagyobb értékeket a szobai széfben vagy portai széfben helyezheti el. A munkatársak a munkaidő alatt az öltőzőben hagyják értéktárgyaikat, amikor ott hagyják a zártöltőzőben és zártszekrényben akkor bíznak abban, hogy a munkaidő lejártakor az értéktárgyaikat hiánytalanul megtalálják. Végül, de nem utolsósorban a szálloda tulajdonosai bíznak a szállodavezetésben, a munkatársakban és a vendégekben, hogy az eszközöket rendeltetésszerűen használják és hiánytalan marad. A biztonsági rendszerek eltérő szintjeinek céljai - első szinten a rendkívüli események elkerülése, - második szinten az elkerülhetetlen bekövetkezés esetén - személyi sérülések, - anyagi károk csökkentése, - harmadik szinten a bekövetkezés esetén a károk megtérítése biztosításokkal Vendég személyi biztonsága A vendégek személyi biztonságát szolgáló elemek alapvetően a jogszabályok rendelik el. A legismertebb a katasztrófavédelemi, a munkavédelemi és egészségvédelmi előírások. Ezek hatásosan szűrik ki, a balesetek illetve a természeti katasztrófák estén olyan eljárásokat rendel el, amelyek csökkentik a sérülések esélyének lehetőségét. Ilyen, például a kiürítési terv. A biztonsági szolgálat személyes jelenléte pedig a sugallja a biztonságot és ezzel csökkenti a rendkívüli események bekövetkezését. A biztosítások a vagyontárgyakra és a vendégek személyi sérüléseire kiterjed, a saját baleset a munkatársak által okozott sérülésekre és károkra is. Nagyon ritka a vendégek személyi sérülése. Elhalálozás nem jellemző, de sajnos üdülőszállodákban előfordulhat Munkatársak személyi biztonsága A munkatársak elégedettségének egyik eleme lehet a személyi biztonságuk. A dolgozók ezt nem is értékelik tudatosan, de a szállodák a munkavédelmi szabályok betartása mellett a funkcionális kényelemmel növelik a biztonságot és így az elégedettséget. A biztosítás a balesetek esetén nyújt egyfajta kárenyhítést. A munkahelyi balesetek adott esetben komoly kártérítési fizetési kötelezettséget jelenthet Vendég vagyontárgyai 20 A szerző szállodai gyakorlata során eljárt több elhalálozási esetben ezek általában egészségügyi problémák okán következtek be, ez alól kivétel egy öngyilkosság, egy tömeges közúti és egy vízi baleset. Dr. Juhász László PhD. 35

36 A személyes tárgyak a szobában maradhatnak ez természetes bizalmi kérdés. Nagyon ritkán, de előfordul, hogy a szállodai szobából eltulajdonítanak tárgyakat. A besurranó tolvaj főleg a régi típusú kulcsrendszert használta ki. Amikor álkulccsal vagy egyszerű zár tőréssel bejutott a kiszemelt szállodai szobába. A kulcskoloncokon rajta van a szobaszám, ha valaki ezt megtalálta a portán felmutatta, akkor bejuthatott más vendégek szobájába. Az új rádióskulcsok és a korábbi mágneses kulcsok ezt már nem teszik lehetővé. 21 A besurranó, ha feljut az emeletre, akkor megtévesztheti a szobaasszonyt és megkéri, hogy engedje a szobába. Valami ürügyet kitalál, hogy a feleségénél vagy társánál van a kulcs. Ezért hasznos az emeletek és egyes szállodai részek elhatárolása a lift vagy folyosóajtók kizárólagos használatával. A vendégek rendelkezésére áll a szállodai szobákban a széfek kisebb értékű készpénz vagy egyéb értéktárgy elhelyezésére. Marketingeszköz lett a laptop méretű szobai széfek behelyezése. A központi széf a portán nagyobb terjedelmű és értékű tárgyak elhelyezésére javasolt és alkalmas. Minden szállodának saját érdeke, hogy kidolgozza az elhagyott illetve a talált tárgyak kezelésének szabályzatát. A rendszer alapja, hogy a szállodán belül bárki, bárhol, bármilyen tárgyat talál, akkor a portára kell leadni. Ahol rögzítik egy könyvbe vagy fájlba, hogy ki, mikor, hol és mit talált. Csak meg kell nézni a számítógépben vagy a füzetben és azonnali választ tud adni a vendégnek a tárgy meglétéről egy esetleges telefonon érdeklődésre Munkatársak értéktárgyai Az öltőzőben és csak ott tarthatják a munkatársak a vagyontárgyaikat. Sajnos a nyitva hagyott szekrények vagy elől hagyott tárgyak a házi szarkákat elcsábítják. Előfordul, de szerencsére csak nagyon ritkán a szekrény feltöréses lopás is. Ilyenkor a szálloda akárcsak a szobai lopások esetében köteles jelenteni a rendőrségnek az esetet Áruk és munkaeszközök A szállodai eszközök megőrzéséért a munkatársak felelőséggel tartoznak. A kiadott és átvett áruért és munkaeszközökért teljes felelősséggel tartoznak a munkatársak. Munkaszerződésben kell rögzíteni a leltárfelelősséget. A bár és a raktár a készlekért egyetemlegesen felelnek. A hiányt vagy jegyzőkönyvezni kell, mert selejt vagy törés volt vagy meg kell téríteni. A konyhai és étterem eszközök közül azokkal, amelyekkel a vendég nem érintkezik, szintén a dolgozók felelnek Szállodai forgóeszközök Fogyóeszköz a forgóeszközök azon csoportja, amely a vendéggel érintkezik. Sajátja, hogy bizonyos értékig és darabszámig a vezetés elszámolja a vesztéséget. A vendéggel érintkezés és ebből adódóan a tőrés és hiány elfogadott egy adott értékhatárig. A vezetői ellenőrzések, a rendszeres leltározások, és ami még fontosabb a rendszeres vezetői jelenlét nagymértékben csökkentik a biztonság kockázatát. A forgóeszközök nagy területei a tisztítószerek, bekészítések és vendéganyagok. A leltározások és a leltárértékelések tényszerűen kimutatják a készletek, áruk és fogyóeszközök felhasználását. Az elkészített 21 A besurranó és általában a tolvajok minden lehetőséget kihasználnak, ugyanakkor a komplex rendszer csökkenti ennek lehetőségét. A legjobb és hatékony megelőzés a munkatársak odafigyelése. Dr. Juhász László PhD. 36

37 vezetői elemzések kiterjednek az akciótervekre, amelyekkel a felhasználás mértéke és a kockázat is csökkenthető. Ezen a területen is rendszeres leltározás, 22 az anyagi felelősség és a rendszeres vezetői jelenlét csökkenti a kockázatot Információs Technológiai A rendszer kockázata nem annyira az eltűnés, mint inkább a kereskedelmi titkok kiszivárgása miatt jelent kockázatot. A munkaállomások jelszavasítása és a szerver szekrények vagy szobák bezárása csökkenti a kockázatot. A szakmailag megfelelő rendszergazda és az általa biztosított tűzfal jelenti a kockázat további csökkentését. A rendszeres mentések és a mentett anyag megfelelő tárolása szintén csökkenti az adatvesztés és rendeltetésszerű felhasználás kockázatát Szállodai tárgyi eszközök A védelem, a biztonsági (security) rendszer vagy részleg feladata. A befektetett eszközök tekintetében a rendszer alapja a napi rendszeres rátekintés az összes munkatárs, az összes munkaterületen, az összes eszközre. Ez a szállodában való tartózkodás során a megszokott tárgyak hiányára terjed ki. A szobalány a szobában nem feltétlen szándékosan leltározik, de a takarítás során a tárgyak szemrevételezi vagy érinti, így a hiány azonnal szembetűnik. A rendszeres leltárak is csökkentik annak kockázatát, hogy a tárgyi vagy kis értékű eszközök, áruk vagy anyag tűnjön el. Külön odafigyelést igényelnek az üdülő és sportszállodák valamint minden olyan szálloda ahol nagy park van és a parkban elhelyezett eszközök biztonsága illetve az eszközök vendég által való használatának biztonságára is figyelni kell. Kiemelt terület ebből a szempontból a medencék vagy kikötők és sportpályák területe. Szállodák biztonsági rendszereinek ki kell terjednie minden területre a vendég, a munkatársak és a szálloda eszközeire valamint testi biztonságára. A biztonsági rendszer hatékonyságánál is jobban csökkenti a kockázatot a vezetői és a munkatársi állandó jelenlét. A vendégek és a munkatársak is érzékelik az odafigyelést és a felügyeletet Komplex biztonsági rendszerek alkalmazása A biztonsági rendszer kialakítása szakértelmet igényel a szálloda helyszíne és egyéb adottságai alapján a szakértő kidolgozza az élőmunka, a munkafolyamatok és technikai eszközök hármas szintjének megfelelő harmóniáját. A biztonság biztosításának tevékenysége az elmúlt évben már majdnem minden szállodában szakértő vállalkozók által ellátott tevékenység. A komplex rendszer szintjei - az élőmunka, - a folyamatszabályozás, - a technikai eszközök. 22 A leltározás ténye egy felöl a szemrevételezést és megszámlálást jelenti. A leltározás tényének van egy visszatartó erkölcsi értéke, amennyiben minden tudja és tapasztalja, hogy a rendszeres leltárokat az visszatartó erő. Dr. Juhász László PhD. 37

38 A komplexrendszer jelentése egyfelől a hármas élőmunka, munkafolyamat szabályozás és biztonságtechnikai eszközök alkalmazása jelenti. Ugyanakkor a biztonság (security) szorosan összefügg a biztonság-védelem (safety) tevékenységeivel. A két külön rendszer elhatárolódik, de összetartozik. A biztonsági szolgálatot és a biztonság-védelmet is külsős szakértőre bízzák a szállodák. A szállodavállalatok is egyre inkább hajlanak a biztonságvédelem kihelyezésére. A mellékelt dia is mutatja, hogy a rendszerek összetartoznak. A biztonság-védelmi rendszerek a katasztrófa és például munkavédelem összekapcsolható a biztonsági rendszer riasztóival vagy kamerarendszerével és mindez összekapcsolható a beléptetési illetve kulcsrendszerrel. 8. Dia. Szállodák biztonsági és biztonság-védelmi rendszereinek összefüggése Szerző szerkesztése Munkafolyamat szabályozás A szerző az első helyre sorolja a munkafolyamat szabályozást. Ezen belül a szálloda tevékenységeinek feladat ellátására irányuló munkafolyamatok kerülnek az első helyre. Biztonsági rendszer része a leltárfelelősség és a leltározási rend szabályozása is. A munkatársak tudják és elfogadják, hogy naponta készletkövetés, standolás van, és havonta leltározzuk az árukészletet, évente a fogyóeszközöket. A szabályozottság tiszteletet ébreszt, és ezzel növeli a biztonságot. A vezetői ellenőrzések és az IT rendszerek szabályozása is hatással van a biztonságra. A kulcsrendszer szabályozása is komoly biztonsági kockázat csökkentő tényező. Az egyik legfontosabb szabályozás a kötelező tűz és katasztrófa védelmi szabályzat, mert az kiterjed minden rendkívüli esemény esetén tanúsítandó magatartásra. A szabályzatot a hatóság is jóváhagyja és tartalmaz minden egyes feladatot lépésről lépésre, amit Dr. Juhász László PhD. 38