BMS-Consulting Bt. ME-004-Az irányítási rendszerépítés és felülvizsgálat folyamata

Átírás

1 BMS-Consulting Bt. Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció ME-004-Az irányítási rendszerépítés és felülvizsgálat Hatálybaléptetés időpontja: Készítette:.... Ács Lajos Irányítási Rendszerépítés üzletágvezető Ellenőrizte és Jóváhagyta:.... Ácsné Cseh Ildikó cégtulajdonos Figyelem! Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció, a BMS-Consulting Bt. tulajdona. Illetéktelen másolása nem megengedett! A dokumentum használata előtt győződjön meg annak érvényességéről! A dokumentum érvényes változata, a címen található meg. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 1 / 33

2 Fejezet Tartalomjegyzék 1. CÉL ÉS ALKALMAZÁSI TERÜLET FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖR FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZERÉPÍTÉS FOLYAMATA... 7 file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 2 / 33 oldal 4.1. AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZERÉPÍTÉS FOLYAMATÁBRÁJA MARKETING TEVÉKENYSÉG, SZERZŐDÉSKÖTÉS A PROJEKT ELŐKÉSZÍTÉSE ELŐKÉSZÍTŐ HELYZETFELMÉRÉS ÉS ALAPISMERETI OKTATÁS A cég tevékenységének és inak áttekintése Helyzetfelmérési jelentés + ütemterv elkészítése, átadása, elfogadása Minőségügyi alapismereti oktatás A MINŐSÉGÜGYI RENDSZERDOKUMENTÁCIÓ KIALAKÍTÁSA A Minőségpolitika megfogalmazása A Szervezeti ábra meghatározása A Minőségügyi vezető kinevezése A folyamatok meghatározása A Minőségügyi kézikönyv elkészítése Az Eljárások elkészítése A Munkautasítások, Formanyomtatványok elkészítése Az előírások, külső dokumentumok, egyéb utasítások rendszerezése A Munkaköri leírások elkészítése A rendszerdokumentáció összeállítása A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER BEVEZETÉSE Vezetőségi átvizsgálás A rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadása Rendszerbevezető oktatás A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER MŰKÖDTETÉSE, KORREKCIÓJA A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER BELSŐ FELÜLVIZSGÁLATA Belső audit Vezetőségi átvizsgálás ÚSÍTTATÁS Felkészülés a tanúsító auditra Tanúsításra felkészítő oktatás (Előaudit) Tanúsító audit RENDSZERKARBANTARTÁS A tanúsító audit utáni rendszerkarbantartás Első féléves belső audit elvégzése AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK FELÜLVIZSGÁLATÁNAK FOLYAMATA AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK FELÜLVIZSGÁLATÁNAK FOLYAMATÁBRÁJA MARKETING TEVÉKENYSÉG, SZERZŐDÉSKÖTÉS ELSŐ FÉL ÁLTALI ITOK Az audit előkészítése A minőségügyi auditorok kiválasztása, szerződéskötés Az audit időpontjának meghatározása A projekt könyvtár létrehozása A fájlok előkészítése az audithoz Projekt dosszié létrehozása Dokumentációértékelés Az audit terv elkészítése...24

3 Tartalomjegyzék Fejezet oldal A helyszíni audit lefolytatása Nyitómegbeszélés A felülvizsgálat lefolytatása Záró megbeszélés Vezetőségi átvizsgálás A nemmegfelelőségek kezelése Az audit dokumentálása Az audit jelentés elkészítése Az audit dokumentáció összeállítása és átadása Az audit lezárása, elszámolás MÁSODIK FÉL ÁLTALI ITOK HARMADIK FÉL ÁLTALI ITOK Az audit előkészítése Az auditor kijelölés megérkezése, szerződéskötés Az audit időpontjának meghatározása A projekt könyvtár létrehozása A fájlok előkészítése az audithoz Dokumentációértékelés Az audit terv elkészítése A helyszíni audit lefolytatása Nyitómegbeszélés A felülvizsgálat lefolytatása Záró megbeszélés A nemmegfelelőségek kezelése Az audit dokumentálása Az auditjelentés elkészítése Az audit dokumentáció összeállítása és átadása Az audit lezárása, elszámolás KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK, FELJEGYZÉSEK INTEGRÁLT IRÁNYÍTÁSI RENDSZER DOKUMENTÁCIÓ I. KÉZIKÖNYVEK: II. ELJÁRÁSOK: A dokumentumok kezelése (ME-001) A feljegyzések kezelése (ME-001) A nemmegfelelőségek kezelése (ME-002) Helyesbítő tevékenységek (ME-002) Megelőző tevékenységek (ME-002) Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003) Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) A minőségügyi oktatások, tréningek (ME-005) fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának III. UTASÍTÁSOK: a Tanúsítóhely auditálási előírásai a Megbízó auditálási előírásai IV. FORMANYOMTATVÁNYOK: MF-001-Megbízólevél MF-003-Belső audit - Dokumentációértékelő jelentés MF-004-Belső audit - Audit terv MF-005-Belső audit - audit jelentés MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR MF-007-Belső audit - szabványpuska MF-010-Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv MF-017-Kézi feljegyzés-kockás...32 file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 3 / 33

4 Tartalomjegyzék Fejezet oldal MF-023-cimke-Dosszie-WORD_kicsi_29_x_ MF-030-Emberi erőforrás - Oktatási jegyzőkönyv MF-050-BMS-Consulting - adatbázis MF-205-Szerződés-Alvállalkozói szerződés MF-208-Teljesítés igazolás MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés - jegyzőkönyv - MIR MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés MF-211-Projekt Napló MF-212-Projekt Eseménynapló - WORD MF-213-Kutyanyelvek feliratai MF-214-Folyamatábra rajzoló lap MF-215-PDCA ciklus MF-216-MIR alapismereti oktatás jegyzet MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap MF-218-MIR bevezető oktatás tesztlap a Megbízó formanyomtatványai...32 a Tanúsítóhelyek formanyomtatványai V. FELJEGYZÉSEK: Projekt dosszié Szerződéskötési, ajánlatadási megbeszélési kézi jegyzetek Rendszerépítés során készült kézi jegyzetek Audit kézi feljegyzések MÓDOSÍTÁSI ÉS ELOSZTÁSI JEGYZÉK file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 4 / 33

5 1. Cél és alkalmazási terület 1. Cél és alkalmazási terület Ezen eljárás célja cégünk irányítási rendszerépítési szolgáltatási tevékenységének szabályozása, hogy megelégedett, visszatérő és tovább ajánló ügyfeleink legyenek. Ezen eljárás célja még, a BMS-Consulting Bt. által, a Megbízók irányítási rendszerének olyan felülvizsgálata, amely a rendszer javítási, fejlesztési szándékával képes az eltérések meghatározására, a rendszer, hatásos működésének megítélésére és a helyesbítő, megelőző intézkedések alapjául szolgálhat. Jelen eljárás-utasítás vonatkozik: a BMS-Consulting Bt. keretein belül végzett teljes irányítási rendszerépítési, karbantartási szolgáltatási tevékenységére, és telephelyére, külső munkavégzési helyszínekre, az irányítási rendszerépítések során végzett, Megbízó első, és további belső auditjainak elvégzésére, (első fél általi auditok) a Megbízó nevében és részére végzett auditjainak elvégzésére, (második fél általi auditok) a Tanúsítóhelyek által alvállalkozói megbízásba kiadott független tanúsító, újratanúsító és felügyeleti auditok elvégzésére. (harmadik fél általi auditok) 2. Felelősségi és hatáskör Az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető a felelős: a Minőségügyi tanácsadó és alvállalkozók kiválasztásáért, a szerződéskötésért, a Megbízó cég tevékenységének és inak áttekintéséért, a helyzetfelmérés jelentés és projekt ütemterv elkészítéséért, a tanúsítás utáni rendszeres belső auditok megtartására megbízási szerződés megkötéséért, a minőségügyi auditor (és/vagy alvállalkozók) kiválasztásáért, a megbízólevél elkészítéséért és elküldéséért, az esetleges alvállalkozókkal a szerződés megkötéséért, a megkapott jelentés és dokumentumainak felülvizsgálatáért és értékeléséért, a lezárt megbízólevél alapján a Minőségügyi auditorral az elszámolásért. A Minőségügyi tanácsadó felelős: a projekt előkészítéséért, a Megbízó cég tevékenységének és inak áttekintésében, a helyzetfelmérés jelentés és projekt ütemterv elkészítésében való közreműködésért, a minőségügyi alapismereti oktatás megszervezéséért és megtartásáért, a Megbízó minőségpolitikájának megfogalmaztatásáért, a Megbízó szervezeti ábrájának kialakításáért, a Megbízó minőségügyi vezetőjének és megbízottainak kineveztetéséért, a folyamatok és tevékenységek azonosításáért és meghatározásáért, a minőségügyi kézikönyv, az eljárások, a munkautasítások, formanyomtatványok elkészítéséért, a munkaköri leírások elkészítéséért, az előírások, külső dokumentumok, egyéb utasítások rendszerezéséért, a rendszerdokumentáció összeállításáért, file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 5 / 33

6 3. Fogalom-meghatározások a minőségügyi rendszer bevezetése előtti első vezetőségi átvizsgálás levezetéséért és dokumentálásáért, a rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadatásáért, a rendszerbevezető oktatás megszervezésért és megtartásáért, a rendszerbevezetést követő próbaüzem alatti dokumentációmódosításokért, a minőségügyi megbízotti vizsgák lebonyolításáért, a belső audit előkészítéséért, a belső audit utáni vezetőségi átvizsgálás levezetéséért és dokumentálásáért, az előaudit, a tanúsító audit és a tanúsításra felkészítő oktatás megszervezéséért, a feltárt esetleges eltérések elhárításáért, a javítási lehetőségek átgondolásában való aktív közreműködésért. az esetleges vezetőségi átvizsgálás lefolytatásáért, a vezetőségi jegyzőkönyv elkészítéséért és a cég részére az utólagos elküldéséért. A Minőségügyi auditor felelős: a belső audit elvégzéséért, és dokumentálásáért, az első féléves belső audit elvégzéséért, az azt követő vezetőségi átvizsgálás levezetéséért és dokumentálásáért, az audit időpontjában való megállapodásért, a projekt könyvtár létrehozásáért, az audithoz, a fájlok előkészítéséért, a projekt dosszié létrehozásáért, a dokumentáció értékelő jelentés elkészítéséért, és a belső audit felelőse részére való eljuttatásáért, a belső audit terv elkészítéséért, az auditjegyzőkönyv előkészítéséért, a helyszíni audit lefolytatásáért, a belső audit dokumentáció összeállításáért és leadásáért, az audit dokumentáció eljuttatásáért a Megbízónak. a Megbízó audit felelőse a felelős: az audit terv minden érintett részére való eljuttatásáért, a Megbízólevél lezárásáért. a Tanúsítóhely felelős: a tanúsító auditorok kinevezéséért, az előírások betartásának ellenőrzéséért, a Megbízólevél lezárásáért. 3. Fogalom-meghatározások Minőségirányítási Rendszerünkben az MSZ EN ISO 9000:2005 szabvány szerinti terminológia használatára törekedtünk. Audit: auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek. (MSZ EN ISO 9000:2001) Első fél általi audit: Belső audit, amelyet maga a szervezet végez el, vagy az ő megbízásából végzik belső célokra. Ez lehet az alap a szervezet számára ahhoz, hogy megfelelőségi nyilatkozatot tegyen. Második fél általi audit: olyan felek hajtják végre, akik érdekeltek a szervezetben, például annak vevői vagy általuk megbízott más személyek. Harmadik fél általi audit: külső, független szervezetek hajtják végre. Az ilyen szervezetek tanúsítványt adnak, vagy bejegyzést (regisztrálást) vezetnek az ISO 9001 követelményeinek való megfelelőségről. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 6 / 33

7 4. Az irányítási rendszerépítés 4. Az irányítási rendszerépítés 4.1. Az irányítási rendszerépítés folyamatábrája F KM D T folyamat (1/2 oldal) dokumentumok IÜV 1. Marketing tevékenység, szerződéskötés (4.2.) (Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)) Kimenő dokumentum Bejövő dokumentum Belső dokumentum F = Felelős KM = KözreMűködik D = Döntést hoz T = Tájékoztatást kap IÜV A projekt előkészítése (4.3.) a Minőségügyi Tanácsadó kiválasztása, szerződéskötés A projekt könyvtár és dosszié létrehozása Fájlok előkészítése IÜV- Irányítási Rendsz. Üzletágvez - Megbízó - Minőségügyi tanácsadó - Minőségügyi auditor OTÜ- Oktatás-Tréning Üzletágvez. TÜV- Tanúsítóhely MF-205-Szerződés - Alvállalkozói szerződés Előkészítő helyzetfelmérés és alapismereti oktatás (4.4.) Projekt dosszié IÜV A cég tevékenységének és inak áttekintése (4.4.1.) előkészített Mesterpéldány fájlok IÜV Helyzetfelmérési jelentés + ütemterv elkészítése (4.4.2.) Minőségügyi alapismereti oktatás (4.4.3.) MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés - jegyzőkönyv - MIR MF-214-Folyamatábra rajzoló lap A minőségügyi rendszerdokumentáció kialakítása (4.5.) A Minőségpolitika megfogalmazása (4.5.1.) MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés A Szervezeti ábra meghatározása (4.5.2.) MF-211-Projekt Napló A Minőségügyi Vezető kinevezése (4.5.3.) MF-216-MIR alapismereti oktatás jegyzet A folyamatok meghatározása (4.5.4.) MF-030-Emberi erőforrás - Oktatási jegyzőkönyv A Minőségügyi kézikönyv elkészítése (4.5.5.) MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap Az eljárások elkészítése (4.5.6.) A munkautasítások, Formanyomtatványok elkészítése (4.5.7.) MF-208-Teljesítés igazolás Az előírások, külső dokumentumok rendszerezése (4.5.8.) A munkaköri leírások elkészítése (4.5.9.) Megbízó 0.1 verziójú dokumentációja, elektronikus és papír változat A rendszerdokumentáció összeállítása ( ) file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 7 / 33

8 4. Az irányítási rendszerépítés Az irányítási rendszerépítés folyamatábrája 2/2 oldal F KM D T folyamat (2/2 oldal) dokumentumok A minőségügyi rendszer bevezetése (4.6.) Vezetőségi átvizsgálás (4.6.1.) Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv A rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadása (4.6.2.) érvényes 1.0 verziójú IIRD dokumentáció Rendszerbevezető oktatás (4.6.3.) Oktatási jegyzőkönyv A minőségügyi rendszer működtetése, korrekciója (4.7.) ( Minőségügyi megbízotti vizsgáztatás: A minőségügyi oktatások, tréningek (ME-005) MF-218-MIR bevezető oktatás tesztlap A minőségügyi rendszer belső felülvizsgálata (4.8.) Belső audit (4.8.1.) (5. fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának ) Módosított IIRD dokumentáció Belső audit dokumentáció Vezetőségi átvizsgálás (4.8.2.) Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv TÜV Tanúsíttatás (4.9.) Felkészülés a tanúsító auditra (4.9.1.) Tanúsítóhely előkészítő dokumentumai Tanúsításra felkészítő oktatás (4.9.2.) Oktatási jegyzőkönyv TÜV Előaudit (4.9.3.) TÜV TÜV Tanúsító audit (4.9.4.) a tanúsító auditon készült jegyzetek Rendszerkarbantartás (4.10.) A tanúsító audit utáni rendszerkarbantartás ( ) módosított IIRD dokumentáció Első féléves belső audit elvégzése ( ) (5. fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának ) Belső audit dokumentáció Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv IÜV Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003) 1. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 8 / 33

9 4. Az irányítási rendszerépítés 4.2. Marketing tevékenység, szerződéskötés Az irányítási rendszerek építése és karbantartása során új megbízóinkat elsősorban a már meglévő megelégedett megbízók ajánlásai alapján gyűjtjük. A marketing tevékenység, ajánlatadás és szerződéskötés leírására és szabályozására önálló eljárást vezettünk be, (Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)), mely leírja: A weblap készítés és fenntartás folyamatát Az aktív és passzív ajánlások keresésének folyamatát Az ajánlatadás folyamatát A szerződéskötés folyamatát Az olyan irányítási rendszer átalakítások és karbantartási szerződések esetében, amelyeknél nem mi voltunk a felkészítők, a szerződéskötés után a folyamatok megegyeznek a következőkben leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy a helyzettől függően egyes lépések rövidebbek lehetnek, vagy akár el is maradhatnak. Az ilyen rendszer átalakítások során a tanúsító audit helyett a legtöbb esetben a Tanúsítóhely felügyeleti auditja, vagy újra tanúsító auditja következik, de a lépések megegyeznek egy teljesen új cég felkészítési folyamatával A projekt előkészítése A megkötött szerződést követően a projekt előkészítése az alábbi főbb lépésekből áll: a Minőségügyi tanácsadó és alvállalkozók kiválasztása, szerződéskötés, az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető feladata. (MF-205-Szerződés - Alvállalkozói szerződés) A BMS-regisztrációs szám alapján a projekt könyvtár létrehozása, A Mesterpéldány bemásolása a projekt könyvtárba, és átalakítása, A projekt dosszié létrehozása (MF-213-Kutyanyelvek feliratai). A projekt dossziék követelményei: o Az irányítási rendszerépítés dossziészíne a piros szín, o Az általunk használt dossziék ugyanazon márkát és minőséget jelentenek, o Minden dossziét már a legelejétől kezdődően fel kell címkézni, kézzel nem írunk a dossziék címkéjére Megbízótól céglogo-jának elkérése, átalakítása, hogy a dokumentációban használható legyen, Fájlok előkészítése a helyzetfelméréshez: o MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés - jegyzőkönyv - MIR o MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés o MF-211-Projekt Napló o MF-212-Projekt Eseménynapló - WORD o MF-213-Kutyanyelvek feliratai o MF-214-Folyamatábra rajzoló lap Fájlok előkészítése az alapismereti oktatáshoz: o MF-215-PDCA ciklus-000 o MF-216-MIR alapismereti oktatás jegyzet o MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap o MF-218-MIR bevezető oktatás tesztlap A projekt előkészítése a Minőségügyi tanácsadó feladata és felelőssége. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 9 / 33

10 4. Az irányítási rendszerépítés 4.4. Előkészítő helyzetfelmérés és alapismereti oktatás A cég tevékenységének és inak áttekintése A szabvány követelményei alapján összeállított kérdéslista segítségével, (MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés - jegyzőkönyv - MIR, MF-214-Folyamatábra rajzoló lap) felmérjük a vállalkozás jelenlegi minőségirányítási helyzetét meghatározva, hogy: a szervezet és a működési folyamatok összhangban vannak-e az ISO szabvánnyal, a folyamatok és a tevékenységek meglevő szabályozása és dokumentálása mennyiben felel meg a szabványkövetelményeknek. Az előkészítő helyzetfelmérés főbb témái: A vezetőség elkötelezettsége Üzleti tervek, célok, piackutatás Szervezeti ábra, felelősségi és hatáskörök Belső kommunikációs csatornák Erőforrások biztosítása, infrastruktúra Munkakörnyezet, balesetvédelem, környezetvédelem Humánerőforrás, felkészültség, képzés Vevői igények felmérése, marketing, szerződéskötés Vevőszolgálat, termékbiztonság, engedélyeztetés Gyártás/Szolgáltatás megtervezése Új termék tervezése, fejlesztése A beszerzés, ellenőrzése A gyártás/szolgáltatás A termék nyomonkövethetősége Vevői tulajdon kezelése Raktározás, szállítás Mérőeszközök kezelése A vevői elégedettségmérés A nem megfelelő termékek kezelése Statisztikai elemzések Helyesbítő és megelőző tevékenységek A folyamatok szabályozottsága, dokumentáltsága Törvények, rendeletek kezelése Feljegyzések, bizonylatok kezelése A helyzetfelmérést: helyszíni szemlével, a társaság minőségügyi dokumentációjának áttekintésével, az érintett felekkel történő interjúkkal, valamint a meglévő feljegyzések, jelentések, stb. értékelésével végezzük. Időtartama: kb. 1 nap. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 1. hét. Felelőse: Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető, közreműködik a Minőségügyi tanácsadó. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 10 / 33

11 4. Az irányítási rendszerépítés Helyzetfelmérési jelentés + ütemterv elkészítése, átadása, elfogadása A helyzetfelmérés eredményéről jelentést és projekt ütemtervet készítünk, amely tartalmazza a rendszerkiépítés részit és azok határidejét, az elkészítendő dokumentumok listáját, a bevezetendő új folyamatokat és az ezekhez szükséges időszükségletet, valamint felelősöket. (MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés, MF-211-Projekt Napló) A jelentést és a javasolt ütemtervet a Megbízó cégvezetőjének adjuk át. Az ütemtervet a Megbízó felső vezetése (cégjegyzésre jogosult személy) hagyja jóvá, és rendeli el annak végrehajtását. Időtartama: kb. 0,5 nap. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 2. hét. Felelőse: Irányítási Rendszerépítés üzletágvezető, közreműködik a Minőségügyi tanácsadó Minőségügyi alapismereti oktatás A Megbízó felső vezetésének, és a Megbízó által kijelölt munkatársak részére, akik aktívan részt fognak venni a minőségirányítási rendszer kialakításában, alapismereti oktatást tartunk annak érdekében, hogy a kiépítés és a későbbi működtetés minél hatékonyabb, legyen a következő témakörökben: Szabványtörténeti és ismereti tájékoztatás A folyamatszemlélet, és a vevőközpontúság fontossága A szabvány által meghatározott dokumentációs rendszer A szabvány és a tanúsítás követelményrendszere A vezetőség feladatai Eredményes működtetés feltételei Helyzetfelmérési jelentés és ütemterv Az oktatás, a Megbízóval előre egyeztetett időpontban és helyszínen zajlik, a helyzetfelmérés jelentés és ütemterv elfogadását követően, az oktatáshoz alap oktatási anyagot biztosítunk. (MF- 216-MIR alapismereti oktatás jegyzet, MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap) Minden elvégzett szakasz után, a teljesítésigazolást alá kell íratni a Megbízóval, amely a számlázás alapja. (MF-208-Teljesítés igazolás) Időtartama: kb. 0,5 nap. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 3. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 11 / 33

12 4. Az irányítási rendszerépítés 4.5. A minőségügyi rendszerdokumentáció kialakítása Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció elektronikus szerkeszthető Mesterpéldány formanyomtatványai az: ftp://sftp.hosting.atw.hu/bmsconsulting/iird-rendszerepites/_bms- Formanyomtatvanyok/ címen található meg, az arra jogosultak részére, onnan mindig a legfrissebb érvényes állapot letölthető. A Minőségügyi tanácsadó tevékenysége közben a következő eljárások betartása, alkalmazása kötelező: A dokumentumok kezelése (ME-001) A feljegyzések kezelése (ME-001) A nemmegfelelőségek kezelése (ME-002) Helyesbítő tevékenységek (ME-002) Megelőző tevékenységek (ME-002) Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység (ME-003) Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) 5. fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának A minőségügyi oktatások, tréningek (ME-005) A Minőségpolitika megfogalmazása Megbízó megfogalmazza a minőségpolitikáját, amelyben rögzíti a termékeinek, szolgáltatásainak minőségével és a vevőinek megelégedettségével kapcsolatos elképzeléseit, céljait. Terjedelme: 1-2 oldal. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó A Szervezeti ábra meghatározása Szervezeti ábra kialakítása, tevékenységek és szervezeti egységek (felelősök) kapcsolatának, valamint a szervezeti egységek egymáshoz való kapcsolatainak meghatározása. A szervezeti ábra alapján, rögzítésre kerülnek az egyes egységek/részlegek nevei, az egyes pozíciók/munkakörök nevei, az egyes pozíciók/munkakörök egymáshoz lévő viszonyai (alá és fölérendeltség). Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó A Minőségügyi vezető kinevezése A cég vezetője, kinevezi a felső vezetés egy tagját, mint a cég minőségügyi vezetőjét, aki a továbbiakban aktívan részt fog venni a rendszer kiépítésében. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 12 / 33

13 A folyamatok meghatározása 4. Az irányítási rendszerépítés Ez a projekt egyik kulcs lépése, meghatározza a minőségirányítási rendszer felépítését. A Minőségügyi tanácsadó, a Megbízó képviselőjével közösen azonosítják azokat a tevékenységeket, folyamatokat, amelyeket a minőségirányítási rendszerben szabályozni kívánnak. A folyamatok felbontása tevékenységekre; folyamatok illetve tevékenységek és felelősök kapcsolatának meghatározása. Minden egyes folyamatra vonatkozóan itt történik az egyes folyamatra vonatkozó illetékességek meghatározása. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó A Minőségügyi kézikönyv elkészítése A dokumentációs rendszer részeként, a folyamatos konzultációk információja alapján elsőként a Minőségirányítási Kézikönyv készítjük el. E dokumentum mutatja be a vállalkozás minőségirányítási rendszerét, a szervezet minőségpolitikáját, a szervezeti felépítést, a felelősségi- és hatásköröket, valamint a fő szolgáltatási folyamatokat. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 5. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó Az Eljárások elkészítése A BMS-Consulting Minőségügyi tanácsadója a helyszínen felmért folyamatleírások információi alapján elkészíti a folyamatokat szabályozó eljárás(ok) "0.1" változatát, majd a Megbízó témafelelősével történő egyeztetések után átadja a Megbízónak. Az eljárásleírások - amelyek elkészítése magas szakmai ismereteket igényelnek - a következő kérdésekre fognak választ adni, minőségirányítási szempontból: Mi az események sorrendje? Mik a bemenő és kimenő adatok és melyek a különböző szervezeti egységek közötti csatlakozási pontok? Ki, mit végez (munkakör szerint)? Ki miért felelős? Milyen nyilvántartásokat vezetnek? Kinek kell a felmerülő problémákat megoldania? Milyen módszereket és eszközöket alkalmaznak? A Minőségügyi tanácsadó a Megbízó által kijelölt személyeket kiképezi az elfogadott eljárás alkalmazására. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 8. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó A Munkautasítások, Formanyomtatványok elkészítése A Megbízó, a BMS-Consulting Minőségügyi tanácsadója szükség szerinti közreműködésével, elkészíti a részfolyamatokat, illetve tevékenységeket szabályozó munkautasítások, formanyomtatványok "0.1" változatát. A munkautasítások részletesen írják le, hogyan kell az file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 13 / 33

14 4. Az irányítási rendszerépítés egyes tevékenységeket végrehajtani. A formanyomtatványok alkalmazásával, a rendszer működését igazoló feljegyzések keletkeznek. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 9. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó Az előírások, külső dokumentumok, egyéb utasítások rendszerezése A szervezet működésére vonatkozó külső törvényi, rendeleti és belső utasítások, szabványok azonosítása, rendszerezése, a külső dokumentumok listájának elkészítése. A lista folyamatos karbantartására Megbízó felelőst jelöl ki. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 10. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó A Munkaköri leírások elkészítése A rendszerszabályzó dokumentumok elkészültét követően történik az egyes munkakörök minőségirányítási felelősségének és hatáskörének meghatározása, melyeket a munkaköri leírások tartalmaznak. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 11. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó A rendszerdokumentáció összeállítása A minőségirányítási rendszert bemutató és az azt szabályzó dokumentáció összeállítása, rendszerbe állításra előkészítése. Az irányítási rendszer előíró jellegű dokumentumait a Minőségügyi tanácsadó, magyar nyelvű Microsoft Word 2003 szövegszerkesztővel állítja elő, és mind nyomtatott formában, mind elektronikus adathordozón (CD-n) átadja a Megbízó részére. A különböző formanyomtatványok kitöltését (például: beszállítói lista, stb.) a Megbízott oktatását követően, a Megbízó szakemberei végzik el, ezeket a dokumentumokat a Minőségügyi tanácsadó jóváhagyás előtt felülvizsgálja. (A feljegyzések, kitöltött formanyomtatványok, jegyzőkönyvek stb. az adott munkakörhöz tartozóan kerülnek tárolásra, az adott munkahelyen.) Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 12. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 14 / 33

15 4. Az irányítási rendszerépítés 4.6. A minőségügyi rendszer bevezetése Vezetőségi átvizsgálás A rendszerbevezetés előtti vezetőségi átvizsgálás keretében a cég vezetése áttekinti a felépített minőségügyi rendszert, az addigi tapasztalatok alapján levonható következtetéseket, intézkedéseket fogalmaz meg a jövőre vonatkozóan, és hatályba lépteti a minőségirányítási rendszer 1.0 verziójú dokumentációs rendszerét. Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó A rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadása A szabályozó és az igazoló rendszer kidolgozását és összeállítását követően, egy meghatározott időponttól kezdődően, a teljes irányítási rendszer hatályba lép, amit a Megbízó cégvezetése jóváhagyó aláírását követően, a rendszerdokumentáció 1.0-ás verziójának kiadása jelent. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó Rendszerbevezető oktatás A szabályozó és az igazoló rendszer kiadását követően a vállalkozás valamennyi munkatársával ismertetjük a minőségpolitikát, a munkakörre vonatkozó kézikönyvfejezeteket, eljárásleírásokat és műveletleírásokat. Bemutatásra kerülnek azon feljegyzések melyek készítése szükséges a rendszerműködés igazolhatóságához. Az oktatásokat a Megbízó munkahelyi vezetői végzik, a Minőségügyi tanácsadó segítsége mellett. A visszakérdezést egy tesztlap kitöltetésével végezzük le (MF-218-MIR bevezető oktatás tesztlap) Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó A minőségügyi rendszer működtetése, korrekciója A rendszerbevezetést követő hosszabb próbaüzem alatt történik a dokumentáció végleges formára igazítása, ami az alkalmazhatóságot, a teljes körű megfelelést biztosítja. A BMS- Consulting rendszeres helyszíni konzultációk formájában áll a Megbízó szakemberei rendelkezésére. A felügyelt működtetést, szükség esetén, a kidolgozott rendszer korrekciói követik. Időtartama: kb. 1,5 hónap Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 20. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó. A Megbízó munkatársai közül, a minőségügyi rendszer építésében és fenntartásában részt vett munkatársak minőségügyi megbízotti vizsgát tehetnek. A megbízotti vizsga feltételeit és folyamatát önálló eljárásban rögzítettük. (A minőségügyi oktatások, tréningek (ME- 005)) file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 15 / 33

16 4. Az irányítási rendszerépítés 4.8. A minőségügyi rendszer belső felülvizsgálata Belső audit A tanúsítást megelőzően belső audit keretében mérjük fel a kiépített, bevezetett minőségirányítási rendszer megfelelőségét, hatékonyságát, tanúsításra való felkészültséget, ami a következő szempontok alapján ítélhető meg: a bevezetett rendszer szabványkövetelményeknek való megfelelősége gyakorlati alkalmassága a munkavállalók rendszer ismerete az igazoló feljegyzések alkalmazása A belső audit tapasztalatiról összefoglaló jelentést készítünk, melyben meghatározzuk a tanúsító auditon való megfeleléshez szükséges feladatokat. A jelentést a vállalkozás vezetőjével hagyatjuk jóvá. A belső audit a felkészítő szakembertől független, kvalifikált munkatárs végzi, aki a rendszer fejlesztésében nem vettek részt, hogy az objektivitás, függetlenség biztosítva legyen. A belső audit módszere és tematikája megegyezik a tanúsító auditéval. A folyamatot a jelen eljárás 5.fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának című fejezete írja le. Időtartama: kb. 1 nap Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 22. hét. Felelőse: a Minőségügyi auditor Vezetőségi átvizsgálás A belső audit eltéréseinek, megállapításainak javítását követően kerülhet sor a belső audit lezárására. A vezetőségi átvizsgálás keretében a Megbízó cég vezetése áttekinti a minőségügyi rendszert, a szabvány követelményeinek megfelelően. A vezetőségi átvizsgálás bemenő információi, a: a) a belső auditok eredményei, b) vevői visszajelzések, c) a folyamatok működése és a termékek megfelelősége, d) a megelőző és a helyesbítő tevékenységek helyzete, e) a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységek, f) azok a változtatások, amelyek befolyásolhatják a minőségirányítási rendszert, valamint g) a fejlesztésre irányuló ajánlások. A vezetőségi átvizsgálás kimenő döntései, intézkedései, a: a) a minőségirányítási rendszer és i eredményességének fejlesztéséről, b) a termékeknek a vevői követelményekkel kapcsolatos fejlesztéséről, valamint c) az erőforrás-szükségletekről. Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 16 / 33

17 4.9. Tanúsíttatás BMS-Consulting Bt Felkészülés a tanúsító auditra 4. Az irányítási rendszerépítés A minőségügyi rendszer független harmadik fél által történő tanúsíttatása a rendszer teljes körű belső auditálását és vezetőségi felülvizsgálatát követően történhet. Fel kell venni a kapcsolatot a tanúsításra kiválasztott szervvel, és számára meg kell küldeni a minőségirányítási rendszert bemutató szabályzó dokumentumokat, és meg kell vele állapodni a tanúsító audit időpontjában. A BMS-Consulting Bt. a tanúsítási folyamatban díjmentesen vállalja: a tanúsító szervezet kiválasztásában történő közreműködést, a kiválasztott tanúsító szervezettel való kapcsolatfelvételt, a tanúsításhoz szükséges dokumentumok fordíttatásának megszervezését, a tanúsítási eljárásban a koordinációt, részvételt a tanúsítás során. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó Tanúsításra felkészítő oktatás A minőségügyi rendszerépítést, a Megbízó cégvezetése részére tartott 1x2 órás, a tanúsításra felkészítő tréning zárja le. A tréning tematikája: Az MSZ EN ISO 9001:2001 szerinti minőségügyi rendszer működtetése. Az MSZ EN ISO 9001:2001 szerinti minőségügyi rendszerek tanúsításának eddigi tapasztalatai. A rendszer tanúsításának célja, módszere és menete, viselkedési szabályok a tanúsításon. A tanúsítást megelőző feladatok, a tanúsítást követő feladatok. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó (Előaudit) A tanúsító szervet felkérhető egy előaudit megtartására is, mely egy kockázat nélküli rövidített tanúsító auditnak felel meg, a tanúsító auditot végző vezető auditorral. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 25. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó Tanúsító audit A tanúsító szerv független auditorai által végzett helyszíni szemle (tanúsító audit) során felmérik a szervezet megfelelőségét, és döntést hoznak a tanúsítvány megítélhetőségéről. A tanúsító audit során a Tanúsítóhely auditoraitól elvárjuk, hogy hozzáadott értéket képviseljen az audit. Ez alapján az első és legfontosabb lépés a feltárt esetleges eltérések elhárítása. Ennek felelőse a Minőségügyi tanácsadó. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 26.hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 17 / 33

18 4.10. Rendszerkarbantartás BMS-Consulting Bt. 4. Az irányítási rendszerépítés A tanúsító audit utáni rendszerkarbantartás A tanúsító audit során elvárjuk, hogy hozzáadott értéket képviseljen az audit, azaz minél több javítási lehetőséget tárjanak fel. A javítási lehetőségek átgondolására egy újabb vezetőségi átvizsgálás megtartását javasoljuk a Megbízó cégvezetésének, ahol intézkedések születhetnek a rendszer tökéletesítésére vonatkozóan. Amennyiben az intézkedések között olyan minőségügyi szakmai kérdések is felmerülnek, amelyeket a Megbízó nem tud elvégezni, abban az esetben ezen feladatok végrehajtásában térítésmentesen aktívan közreműködünk. Ennek felelőse a Minőségügyi tanácsadó Első féléves belső audit elvégzése A megbízási szerződésben nem rögzítjük, viszont szóban hangsúlyozzuk, hogy a rendszerépítés nem ért véget a sikeres tanúsító audittal. Vállaljuk, hogy legalább fél év elteltével megtartjuk az első teljes körű belső auditot ismét, térítésmentesen. A további belső auditok megtartását is vállaljuk, azonban ezekre már önálló külön megbízási szerződést, vagy keretszerződést kötünk a Megbízóval. (Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység (ME-003)). Ennek felelőse: az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető. A belső auditok elvégzését az 5.fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának eljárás szabályozza. Az ilyen belső auditok elvégzését követően általában azonnal egy vezetőségi átvizsgálás is követi, melyet pluszként beleértünk a folyamatba, amennyiben a Megbízó igényli. A vezetőségi átvizsgálás során készült jegyzetek alapján elkészítjük a Megbízó részére a vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyvét is, amennyiben igény van rá, amely azonban már az ő formanyomtatványai, és rendszere alapján készül el. Felelőse: a Minőségügyi auditor. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 18 / 33

19 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának 5.1. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamatábrája Kimenő dokumentum Bejövő dokumentum Belső dokumentum F KM D T folyamat (1/2 oldal) dokumentumok IÜV CGV Marketing tevékenység, szerződéskötés (5.2.) (Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)) Audittípus Második fél általi auditok (5.4.) Harmadik fél általi auditok (5.5.) F = Felelős KM = KözreMűködik D = Döntést hoz T = Tájékoztatást kap IÜV -Irányítási rend. Üzletágvezető CGV - Cégvezető - Minőségügyi Auditor - Auditált Szervezet - Minőségügyi Tanácsadó TAH - Tanúsítóhely Első fél általi auditok (5.3.) 1. MF-001-Megbízólevél MF-205-Szerződés-Alváll. Az audit előkészítése (5.3.1.) IÜV A minőségügyi auditorok kiválasztása ( ) MF-050-BMS-adatbázis Az audit időpontjának meghatározása ( ) Megbízó formanyomtatványai CGV A projekt könyvtár létrehozása ( ) MF-208-Teljesítésigazolás A fájlok előkészítése az audithoz ( ) MF-003-Dok.értékelő jel. Projekt dosszié létrehozása ( ) MF-004-Audit terv Dokumentációértékelés ( ) MF-005-Audit jelentés Az auditterv elkészítése ( ) MF-006-audit jegyzőkönyv MF-007-szabványpuska A helyszíni audit lefolytatása (5.3.2.) MF-010-Vez.átv.jegyzők. Nyitómegbeszélés ( ) MF-015-Nemmegf.jegyz. A felülvizsgálat lefolytatása ( ) MF-017-Kézi feljegyzés Zárómegbeszélés ( ) MF-213-Kutyanyelvek feliratai Projekt dosszié IÜV Vezetőségi átvizsgálás (5.3.3.) A nemmegfelelőségek kezelése (5.3.4.) Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv 2. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 19 / 33

20 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamatábrája 2/2 F KM D T folyamat (2/2 oldal) dokumentumok 2. Az audit dokumentálása (5.3.5.) Az auditjelentés elkészítése ( ) MF-005-Belső audit jelentés Audit dokumentáció IÜV Az audit dokumentáció összeállítása ( ) Lezárt Megbízólevél IÜV Az audit lezárása, elszámolás ( ) Teljesítés igazolás VÉGE Számla 1. Harmadik fél általi auditok (5.5.) Az audit előkészítése (5.5.1.) TAH Az auditorkijelölés megérkezése ( ) Auditor kijelölés Az audit időpontjának meghatározása ( ) Szerződés CGV A projekt könyvtár létrehozása ( ) A fájlok előkészítése az audithoz ( ) Dokumentációértékelés ( ) Az auditterv elkészítése ( ) A helyszíni audit lefolytatása (5.5.2.) Tanúsítóhely formanyomtatványai Nyitómegbeszélés ( ) A felülvizsgálat lefolytatása ( ) Zárómegbeszélés ( ) A nemmegfelelőségek kezelése (5.5.3.) Az audit dokumentálása (5.5.4.) Az auditjelentés elkészítése ( ) TAH TAH IÜV Az audit dokumentáció összeállítása ( ) Az audit lezárása, elszámolás ( ) Számla file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ VÉGE 20 / 33

21 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának 5.2. Marketing tevékenység, szerződéskötés Az irányítási rendszerek építése és karbantartása során új megbízóinkat elsősorban a már meglévő megelégedett megbízók ajánlásai alapján gyűjtjük. A marketing tevékenység, ajánlatadás és szerződéskötés leírására és szabályozására önálló eljárást vezettünk be, (Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)), mely leírja: Az aktív és passzív ajánlások keresésének folyamatát Az ajánlatadás folyamatát A szerződéskötés folyamatát A weblap készítés és fenntartás folyamatát A teljes folyamatra a továbbiakban kötelező jelleggel alkalmazandók az alábbi eljárások is: A dokumentumok kezelése (ME-001) A feljegyzések kezelése (ME-001) A nemmegfelelőségek kezelése (ME-002) Helyesbítő tevékenységek (ME-002) Megelőző tevékenységek (ME-002) Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység (ME-003) Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) A minőségügyi oktatások, tréningek (ME-005) 5.3. Első fél általi auditok Az első fél általi auditok a belső auditok, amelynek keretében felmérjük a Megbízó által kiépített, bevezetett és működtetett minőségirányítási rendszer megfelelőségét, hatékonyságát, ami a következő szempontok alapján ítélhető meg: a bevezetett rendszer szabványkövetelményeknek való megfelelősége gyakorlati alkalmassága a munkavállalók rendszer ismerete az igazoló feljegyzések alkalmazása Az audit tapasztalatiról összefoglaló jelentést készítünk, melyben meghatározzuk a Tanúsítóhely auditján való megfeleléshez szükséges feladatokat. A jelentést a szervezet vezetőjével hagyatjuk jóvá. Az auditot a felkészítő szakembertől független, kvalifikált munkatársak végzik, akik a rendszer fejlesztésében nem vettek részt, hogy az objektivitás, függetlenség biztosítva legyen. A belső audit módszere és tematikája általánosságban megegyezik a TÜV CERT eljárásaiban szigorúan meghatározott, tanúsító audit követelményeivel. A belső audit befejeztével a legtöbb esetben a záróértekezlet után azonnal megtartható egy vezetőségi átvizsgálás is, hiszen a belső audit megállapításai addigra már ismertek. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 21 / 33

22 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának Ezt a vezetőségi átvizsgálást, amennyiben a Megbízó szeretné, a mi Minőségügyi Auditorunk, vagy Minőségügyi Tanácsadónk vezeti le, moderálja, és dokumentálja is. Ezt a szolgáltatást mintegy extra szolgáltatásként beleértjük a belső audit elvégzésébe Az audit előkészítése A minőségügyi auditorok kiválasztása, szerződéskötés Az auditor team tagjai olyan szakmailag és minőségügyileg megfelelően felkészült személyek lehetnek, akik a vizsgált területtel, folyamattal kapcsolatban: semmilyen felelős funkciót nem látnak el, a megkérdezendő személyekkel nincsenek függelmi viszonyban, szakmailag kellően felkészültek a folyamatok felülvizsgálatára, rendelkeznek a feladat ellátásához szükséges személyi tulajdonságokkal (elfogulatlanság, megbízhatóság, objektivitás, józan ítélőképesség, stb.), legalább minőségirányítási auditori végzettségük van. A Megbízó levél elkészítése, és elküldése: A kiválasztott auditorok, auditvezető nevét, valamint az audit tervezett idejét, az MF-001- Megbízólevél -ben (vagy a Megbízó által biztosított formanyomtatványon) készítjük el. A Megbízólevelet minden érintett részére, legalább két héttel a kitűzött belső audit napja előtt el kell küldeni. A Minőségügyi auditor (és/vagy alvállalkozók) kiválasztása, a megbízólevél elkészítése és elküldése, az esetleges alvállalkozókkal a szerződéskötés, (MF-205-Szerződés-Alvállalkozói szerződés), az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető feladata Az audit időpontjának meghatározása Az audit időpontjában meg kell állapodni az auditált szervezettel. A megállapodásnál figyelembe kell venni az esetleges tanúsítvány érvényességi vagy lejárati idejét, illetve az adott Tanúsítóhely eljárását is. Amennyiben több telephelyről, vagy bonyolult tevékenységről van szó, az audit napját (napjait), úgy kell meghatározni, hogy az a szerződés szerint teljes körű lehessen és megfeleljen a Tanúsítóhely elvárásainak is. Az audit időpontjának megállapodása a kijelölt Minőségügyi auditor felelőssége A projekt könyvtár létrehozása A projekt könyvtárat a BMS-Consulting informatikai rendszerben, meghatározott helyen és módon kell létrehozni úgy, hogy az esetleges helyettesítés esetén is egyértelmű legyen. A projektek könyvtárait egy helyen, BMS-regisztrációs szám szerint rendezve tartjuk naprakész állapotban. A projekt könyvtár helye és elnevezése:...:\bms-consulting\iird_rendszerépítés\bms-000-cégnév file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 22 / 33

23 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának ahol, a BMS-000 a projekt BMS regisztrációs száma. A BMS-regisztrációs szám létrehozása a Cégvezető feladata, melyet az MF-050-BMS-Consulting - adatbázis fájlban határozunk meg. (lásd: Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)). A projekt könyvtár létrehozása a Minőségügyi auditor felelőssége A fájlok előkészítése az audithoz Az irányítási rendszerépítések során végzett, Megbízó első, és további belső auditjainak elvégzésére, a megkötött szerződést követően a fájlokat elő kell készíteni. Az irányítási rendszerépítés során végzett első belső audit elvégzése minden esetben a Megbízó eljárása és formanyomtatványai segítségével történik. Önálló, csak belső audit elvégzésére szolgáló megbízási szerződés esetében, ha a szerződés külön nem tér ki rá, akkor a BMS-Consulting eljárásait és formanyomtatványait kell használni. Amennyiben nem egyszeri audit lefolytatásáról van szó, hanem keretszerződésről, azaz várhatóan több auditmegbízás is lesz, akkor az egyes auditok dokumentációit önálló alkönyvtárakba szervezzük. Az alkönyvtárak megnevezés általánosan: Belső audit-00 ahol a az audit időpontja, a -00 pedig egy futó sorszám, jelezve azt, hogy hányadik auditnál tart az adott keretszerződés. A következő lépés, a megbízástól függően a Megbízó belső audit formanyomtatványainak vagy a BMS-Consulting audit formanyomtatványainak bemásolása a projekt könyvtárába, és a munka jellegétől függően átalakítása. Az alábbi fájlok előkészítése szükséges az auditok lebonyolításához: Megbízó formanyomtatványai esetében: o Megbízólevél (ha létezik) o Dokumentációértékelő jelentés (ha létezik) o Audit terv (ha létezik) o Audit jelentés (ha létezik) o Belső audit jegyzőkönyv (vagy kérdéslista) o Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv o MF-208-Teljesítés igazolás BMS-Consulting formanyomtatványai esetében: o MF-001-Megbízólevél (egyben megfelel a teljesítésigazolásnak is) o MF-003-Belső audit - Dokumentációértékelő jelentés o MF-004-Belső audit - Audit terv o MF-005-Belső audit - audit jelentés o MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR o MF-007-Belső audit - szabványpuska o MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv o MF-017-Kézi feljegyzés-kockás o MF-010-Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv A fájlok előkészítése az audithoz, a Minőségügyi auditor feladata és felelőssége. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 23 / 33

24 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának Projekt dosszié létrehozása Amennyiben folyamatos megbízási keretszerződésről van szó, létre kell hozni a projektdossziét (MF-213-Kutyanyelvek feliratai). A projekt dossziék követelményei: Az irányítási rendszerépítés dosszié színe a piros szín, Az általunk használt dossziék ugyanazon márkát és minőséget jelentenek, (általában Esselte) Minden dossziét már a legelejétől kezdődően fel kell címkézni, kézzel nem írunk a dossziék címkéjére (MF-023-cimke-Dosszie-WORD_kicsi_29_x_149) A projekt dosszié létrehozása a Minőségügyi auditor feladata és felelőssége Dokumentációértékelés Az előkészített Megbízólevelet alá kell íratni az auditált szervezet vezetőjével. Ezzel összefüggésben a minőségügyi dokumentáció egy aktuális, érvényes példányát, amennyiben az még nem áll rendelkezésre, meg kell kérni. Az auditor részére eljuttatott dokumentáció alapján, az auditor felkészül az auditra, az audit dokumentáció átolvasásával. Az átolvasás során tett észrevételeket egy dokumentációértékelő jelentésben rögzíti (Megbízó formanyomtatványa vagy MF-003-Belső audit - Dokumentációértékelő jelentés). A jelentés alapján a kijelölt Minőségügyi auditor eldönti, hogy az audit megtartható-e vagy sem. A dokumentáció értékelő jelentés elkészítéséért, és a belső audit felelőse részére való eljuttatásáért, a Minőségügyi auditor a felelős Az audit terv elkészítése Amennyiben a dokumentáció értékelése alapján a belső audit megtartható, a belső audit tervet (Megbízó formanyomtatványa vagy MF-004-Belső audit - Audit terv) úgy kell összeállítani, hogy a Társaság valamennyi tevékenysége és a követelményszabvány minden eleme egy év alatt legalább egy alkalommal, a Tanúsítóhely általi felülvizsgálatot megelőzően, felül legyen vizsgálva. A belső auditnak, lehetőség szerint egy napon belül kell befejeződnie. Az audit terv tartalmazza: az időpontot, (óra, perc) a munkaterület, folyamat megnevezését, az érvényes dokumentáció(k) megnevezését, verzióját, a beszédpartner nevét, a belső auditor nevét, szabványkövetelmények, súlypontok megnevezését. A belső audit terv elkészítéséért a kijelölt Minőségügyi auditor a felelős, az audit terv minden érintett részére való eljuttatásáért a Megbízó audit felelőse gondoskodik. A belső audit jegyzőkönyv előkészítése: file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 24 / 33

25 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának A kijelölt Minőségügyi auditor, a kézhez kapott megbízólevél és a minőségügyi rendszerdokumentáció alapján, az audit előtt előkészíti az audit ellenőrző kérdésjegyzékét. (Megbízó formanyomtatványa vagy MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv MIR, MF-007-Belső audit - szabványpuska) A helyszíni audit lefolytatása Nyitómegbeszélés A nyitó megbeszélésen az auditálandó terület, (folyamat vagy tevékenység) vezetője, az auditvezető és az auditorok vesznek részt. A megbeszélésen az auditvezető auditor ismerteti az audit célját, terjedelmét, lefolyását és véglegesíti annak sorrendjét A felülvizsgálat lefolytatása Az auditort, az audit során az éppen auditált terület vezetője, a teljes audit során köteles végigkísérni. A vizsgálatot az auditvezető irányításával az egyes helyszíneken az előre kidolgozott audit terv alapján kell végrehajtani. Amennyiben a helyszíni tapasztalatok indokolttá teszik, bizonyos kérdésekre a helyszínen külön is ki lehet térni, az audit tervétől eltérően. Az adott területen, az előző audit során feltárt nemmegfelelőségek, megállapítások területét minden esetben vizsgálni kell. A felülvizsgálat során az auditot végző(k) következő módszerekkel gyűjthetnek adatokat az értékeléshez: az ellenőrző kérdéslista, vagy az adott szituációnak megfelelő kérdések feltételével, megfigyeléssel, eljárás-utasítások, előírások ellenőrzésével, dokumentumok, feljegyzések ellenőrzésével azért, hogy meggyőződjenek arról, hogy az előre eltervezett és dokumentált eljárások szerint tevékenykednek-e. A munka végzésére, a szabályzatok és az ellenőrzések betartására vonatkozó kérdéseken túlmenően ki kell térni a munkahelyi körülmények (munkafeltételek és munkahelyi rend) megfelelőségének vizsgálatára is. Az auditvezető, az általa előkészített auditjegyzőkönyvben vagy kézi feljegyzéseken dokumentálja észrevételeit. A társauditorok, betanuló auditorok, kézi feljegyzéseken dokumentálják észrevételeiket. Nemmegfelelőséget (eltérést), annak észlelésekor az audit vezetőnek az audit közben jeleznie kell a terület vezetőjének. A megállapított eltérést, a záró megbeszélésen, az MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv -ben (vagy a Megbízó formanyomtatványán), a helyszínen kell dokumentálni, mely tartalmazza a felülvizsgálat tárgya, ideje, területe és a résztvevők adatai mellett az audit során tapasztalt eltérés leírását, a nem teljesített követelményt és a vizsgált terület vezetőjének vagy megbízottjának aláírását. A vizsgálatot végző auditornak bármely rendkívüli eseményt, vagy az audit során felmerült váratlan akadályt azonnal jelenteni kell a Megbízó audit felelősének. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_ 25 / 33