PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS INTERJÚ KÉZIRAT

Átírás

1 InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: , , Fax: Honlap: PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS INTERJÚ KÉZIRAT Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Páty polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-3.A.1/A kódszámú pályázat keretében 2009 V I AD O R O K Ö Z I G A Z G A T Á S F E J L E S Z T É S I T A N Á C S A D Ó É S S Z O L G Á L T A T Ó K F T. A R O P.PA L Y A Z A T@YA H O O. C O M

2 1. A DÖNTÉSI MECHANIZMUS KORSZERŐSÍTÉSE Részterület neve a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Részterület eredménytermékei Az önkormányzati hivatal és az intézmények döntéshozói számára a stratégiai menedzsment módszertana, és az indokoltan kapcsolódó informatikai alkalmazások és eszközök használatának készségszintő elsajátításával kialakul és megerısödik a szervezet irányításának korszerő eljárásrendje. Csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok idıben felgyorsulnak, döntési szintek meghatározásában érvényesül a szervezeti szubszidiaritás elve, amelyet a hivatali szmsz-ben, munkaköri leírásokban, önkormányzati szintő jogszabályokban rögzítenek. Részterület indikátorai 1.a) döntési pontok csökkenésének aránya a döntéshozatalban 1.a) módosított munkaköri leírások száma Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pénzügy-adóügyi, és a mőszaki irodájához és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok irányítási és megvalósítási feladataihoz az ügymenetek szervezése során stratégiai tervezés nem kapcsolódik. A pénzügy-adóügy ügytípusaik eljárásrendjének megvalósítása éves terv szerint történik, legfıbb funkciója, hogy a költségvetés tervezéséhez nyújt adatszolgáltatást. Külön stratégiai tervezés nem érinti a pénzügy-adóügy ügytípus folyamatát, azt magasabb szintő jogszabályok, a hivatal szmsz-e és a munkaköri leírások határozzák meg. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok esetében az irányítási és megvalósítási munkához kapcsolódik stratégiai tervezés az alábbiak szerint: pénzügyi terv 1 évre, közbeszerzési terv 1 évre, pénzkezelési szabályzat 2 évre, számviteli szabályzat 2 évre, belsı ellenırzés folyamatos, FEUVE utólagos vezetıi ellenırzés, gazdasági terv rövid és hosszú távra. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok esetében stratégiai tervezésre nem lehet idı. Az ügyintézı szerint 4 fı számára nehéz lenne hosszabb idıtávra tervezni. A pályázatkezelés ügytípus megvalósításához stratégiai tervezés csak olyan pályázatok esetén kapcsolódik, melyeken biztos, hogy részt vesz az önkormányzat. Ebben az esetben fogalmazódnak meg konkrét igények, amelyeket a közszolgáltató intézmények vezetıi is bejelenthetnek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pénzügy-adóügy ügytípus szervezéséért a jegyzı a felelıs vezetı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági ügytípus szervezéséért a felelıs munkatársak a pénzügyi irodavezetı és a jegyzı. A pénzügyi irodavezetı végzettsége agrármérnöki és önkormányzati közgazdasági diploma, amelye megfelelı a feladat ellátáshoz. A gazdasági iroda vezetıje szerepel a polgármesteri hivatal éves képzési tervében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus szervezésért az mőszaki iroda vezetıje a felelıs. Az irodavezetı építész végzettségő. A végzettségek elegendıek a feladatok ellátáshoz 2

3 Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípusánál nincs egyszemélyes felelıs vezetı. Minden egyes szakpolitika képviselıje, illetve a közszolgáltató intézmények vezetıi a sajátját szakterületükért, intézményükért felelısek. Természetesen a támogatási szerzıdében van megnevezve a pályázat tényleges felelıs vezetıje. A pályázatkezelı ügyintézı személyes is érez felelısséget a pályázat sikeres lebonyolításával kapcsolatban, mert a megfelelı adminisztrációs támogatás nélkül nem halad elıre a pályázati projekt. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pénzügy-adóügy ügytípus során néhány esetben a kiadmányozást az ügyintézı végzi, például tájékoztató levél kiküldése esetén. A fizetendı adó megállapítását vagy annak törlését érintı határozatokat az adóügyi elıadó állítja össze. Az adóügyi elıadó közgazdasági szakközépiskolai végzettsége van. A hivatal képzési tervében nem szerepel az adóügyi elıadó továbbképzése, saját akaratából azonban szeretne részt venni továbbképzésen. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok eljárásában résztvevı munkatárs a pénzügyi iroda vezetıje. A pénzügyi irodavezetı végzettsége agrármérnöki és önkormányzati közgazdasági diploma, amelye megfelelı a feladat ellátáshoz. A pénzügyi iroda vezetıje szerepel a polgármesteri hivatal éves képzési tervében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus eljárásában az irodavezetın kívül egy ügyintézı vesz részt. Az ügyintézı építész végzettségő. A végzettsége elegendıek a feladatok ellátáshoz A hivatal képzési tervében nem szerepel a mőszaki iroda munkatársainak továbbképzése. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípusának eljárásában dolgozó munkatárs a pénzügyi iroda irodavezetıjeként dolgozik, munkaköri leírásában nem szerepel a pályázatokkal kapcsolatos munka. Ezt a feladatot, informális felkérés alapján látja el. Egyébként a pénzügyi ügytípusok eljárásában dolgozik, felelıssége a pénzügyi az ügytípusoknál van. A pályázatkezelési ügytípus eljárásában résztvevı munkatárs beosztása pénzügyi elıadó. Személyes gyakorlata alapján készít pályázatot, nincs ez irányú szakképesítése senkinek. A pályázatkezelési ügytípus eljárásában résztvevı munkatárs nem tudja, hogy szerepel-e az éves képzési tervben. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét a jegyzı állítja össze és terjeszti az önkormányzat képviselıtestülete elé. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét önkormányzat képviselıtestülete fogadja el. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési terve elfogadásának szintje önkormányzati határozat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének értékelését, esetleges felülvizsgálatát a jegyzı végzi. Az adóügyi és a mőszaki elıadó nem ismeri a hivatal éves képzési terve összeállításának folyamatát. A mőszaki iroda elıadója önként nem, csak utasítás alapján venne részt képzésen. Mőszaki képzési terv nincs, új jogszabály érvénybe lépése esetén eseti elıadást tartanak, amin az mőszaki iroda elıadója részt vesz. Új ügyintézıknek informális tapasztalat átadatást szoktak adni. A gazdasági iroda vezetıje szerint folyamatos jogkövetés és oktatáson való folyamatos részvétel jellemzi a szakterületét. A továbbképzést támogatja a jegyzı, bárki elmehet tanulni. Vezetıi kezdeménye- 3

4 zés is van, amikor kifejezetten elküldik továbbképzésre az ügyintézıket. De sok esetben az ügyintézık saját maguk jelzik az igényüket továbbképzés iránt. A SZALDO tagok megkapnak minden aktuális költségvetési, számviteli kiadványt. A SZALDO könyveket is rendszeresen vásárolják és jellemzı az ügyintézıkre az önképzés is. A pénzügyi iroda véleményezi a továbbképzési igények fedezetét, de általában az önkormányzat költségvetésében mindig van forrás a továbbképzésre. Továbbképzést érintı Informális javaslatokat a vezetık azonnal elfogadják. A megszerzett tudás automatikusan be kell, hogy épüljön a mindennapi munkába. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének konkrét értékelését, felülvizsgálatát senki nem végzi, még a képzés elvégzését igazoló dokumentumokat sem kérik be. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének elıkészítése tárgyévet megelızı év novemberében történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, költségvetése részét képezi az önkormányzat éves költségvetési tervének. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének végleges változatát az önkormányzat éves költségvetési tervének elfogadásával együtt fogadja el az önkormányzat képviselıtestülete. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének felülvizsgálata nem jellemzı. Az pénzügyi-adóügyi elıadó, a gazdasági iroda vezetıje, a mőszaki elıadó és a pályázatkezelı nem ismeri a hivatal éves képzési terve felülvizsgálatának folyamatát. Az pénzügyi-adóügy ügytípus folyamatai Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusához tartozó eljárás a helyi adóról (helyi adók: iparőzési adó, gépjármő-adó, talajterhelési díj, köztartozások, magánszemélyek kommunális adója, telekadó) szóló bevallással indul, amely az ügyfélszolgálathoz érkezik, onnan kerül a négyfıs adóügyi irodához. Az adóügy ügytípusa menetének köztes lépései a következık: 1. adóigazolás kiadása (helyi szerkesztéső formanyomtatványon), 2. adatellenırzés, 3. hiánypótlás (15 napon belül), 4. iktatás (ügyfélszolgálaton) után kerül az ügyintézıhöz. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi ügyintézı informatikai szakalkalmazás segítségével dolgozza fel az ügyiratot, iktatja, majd döntést, illetve határozatot hoz az ügyben. A döntés, illetve határozat új szerkezető formanyomtatványon készül. A döntést, illetve határozatot az ügyintézı megküldi az adózóhoz. Miután a térti vevény megérkezik a hivatalba, 15 napon belül jogerıre emelkedéssel végzıdik a határozathozatal. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusa menetéhez kapcsolódó dokumentumok típusa helyi adónemenként eltérı, csak a helyi iparőzési adó dokumentumát szabályozza PM rendelet. Az adó ügyintézéshez tartozó határozatokat formanyomtatványon dokumentálják. 4

5 Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusa menetéhez kapcsolódó dokumentumokat az adóügyi irodavezetı fogadja el, a jegyzı ellenırzi. A jegyzı bekérhet egyegy ügyiratot, fıként az adózó panasza, fellebbezése alapján, illetve felettes szerv kérése esetén. Panasz esetén szóban történik az egyeztetés, a visszacsatolás. A gazdasági irodához kapcsolható ügytípushoz tartozó folyamatok Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához kapcsolható ügytípushoz tartozó ügymenetek tervezéssel, jogszabályokkal, munkaköri leírásokkal és felelısök kiosztásával jól koordinálta. Az a gazdasági iroda vezetıje az ügyintézıvel folytatott informális megbeszélés alapján elıkészíti a jegyzı vagy a pénzügyi bizottság részére a döntést igénylı témákat. Összetettebb ügyek esetén informális megbeszélés történik egy adott szakpolitikáért munkatárs, pénzügyi ügyintézı és irodavezetı között. Az összetettebb ügyek során a megoldási lehetıségek keresése és elıkészítés után a jegyzı megvizsgálja a törvényi szempontok alapján a tervezett döntés tartalmát, s ez után kerül csak a pénzügyi bizottság elé. A pénzügyi bizottság elutasítás, illetve kiegészítési kívánalmak esetén az önkormányzattal szerzıdött külsı szakértı cégek is (pl. ügyvéd, közbeszerzési szakértı), belsı ellenır javaslatot tesznek az üggyel kapcsolatban. A szakértıi véleményekkel kiegészített dokumentáció kerül a képivelıtestület elé. Végsı döntést hozhat a képviselıtestület, a jegyzı, a polgármester és a pénzügyi bizottság is az ügytípustól függıen. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok az ügyintézı munkaköri leírása szerint, illetve jogszabály által leszabályozott munkavégzéssel, informális megbeszéléssel, továbbá a közszolgáltató intézmények vezetıinek írásos megkeresésével indulhat. A lakosság részére külön ügyfélfogadási idı van hétfın és szerdán. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok köztes lépései közé tartoznak az ügyintézık és vezetık közötti folyamatos szóbeli tájékoztatások, a javaslat-tervezetek szükség szerinti korrigálásra, a jogkövetés ellenırzése. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok befejezésekor az adott szakpolitika felelıséhez kötıdik a teljesítésigazolás. A vállalkozói, megbízási szerzıdésekben mindig meg van nevezve az önkormányzat felelıse. A vállalkozói, megbízási szerzıdésekben az önkormányzat részérıl megnevezett felelıstıl az önkormányzat döntéshozó és a jegyzı mindig kér beszámolót, és a beruházott termékek, vásárolt szolgáltatások felhasználásról mindig készül nyilatkozat is. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumok az iktatott dokumentumok, a testületi- és bizottsági elıterjesztések, a rendelet-tervezetek, az analitikus nyilvántartások, a számlázások és az értesítések. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumokat az ügyintézı készíti elı, az irodavezetı állítja össze, és a pénzügyi bizottság terjeszti elı a jegyzınek, a polgármesternek, az alpolgármesternek, illetve a képviselıtestületnek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumok közül a határozatokat mindig a képvise- 5

6 lıtestület hozza, majd az üggyel kapcsolatos további döntéseket a polgármester, jegyzı, bizottság vagy az irodavezetı hozhat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymeneteit érintıen a polgármesteri hivatalon belül mőködik belsı ellenırzés is. A a teljesítményértékelés pedig pénzbeli differenciálást is jelent. A gazdasági iroda vezetıjének is van ellenırzési joga az ügyintézık munkája felett. Az gazdasági irodához tartozó ügytípusokért felelıs személy külön nincsen megnevezve, de a gazdasági irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó dokumentumok aláírása mindenképpen önellenırzést, illetve vezetık ellenırzését igényli. A munkaköri leírásban foglaltaknak való megfelelés is az ellenırzés eszköze. Adott esetben el a gazdasági irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó ügymeneteket ellenırizheti a polgármesteri hivatal pénztárosa vagy a könyvelıje is. A központi költségvetésbıl származó források felhasználását az ÁSZ vizsgálja meg és ellenırzi. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymeneteirıl beszámolókat is készít az ügyintézı az ellenırzés érdekében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában megfogalmazódott az igény a hivatali minıségbiztosítási rendszer kiépítésére és a visszacsatolásra. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok folyamatai: beérkezik a hivatalba az ügyirat (a külsı ügyfél általában kézzel hozza be, kisebb esetben postán), következı lépésként iktatják, majd bekerül a mőszaki irodára, ezután az a kijelölt ügyintézıhöz kerül, az ügyintézı átvizsgálja hogy a szükséges iratok benne vannak-e az ügyiratban, hiány esetén hiánypótlás történik, ha minden irat rendben van és egyébként szükséges, akkor az ügyintézı állásfoglalást kérhet a szakhatóságoktól (változó a szakhatóságok mőködése 30 naptól-3 hónapig, családi házzal kapcsolatos ügy esetén nem kell szakahatósági állásfoglalás, ha csak használatba vételi engedélyt kérnek az ügyfelek. Ebben az esetben az ügyintézı csak átnézi a tervdokumentációt). helyszíni szemle, utána határozattervet készít az ügyintézı, amit átad a mőszaki iroda vezetıjének jóváhagyásra, majd a határozat sokszorosítása következik, Ezt követıen az összes lehetséges szomszédnak térti vevénnyel kimegy a határozattervezet, vagy az ügyintézı megkéri az ügyfelet, hogy szerezze meg az összes szomszéd hozzájárulását (a mőszaki iroda alkalmaz egy lemondó nyilatkozat sablont), 15 nap után jogszerősítik: pecséttel és aláírással el kell látni a határozat minden oldalát, a határozatot az ügyintézı írja alá (Használatbavételi engedély esetén csak a határozatot kell jogerıre emelni), Ha az érintettek élnek a fellebbezési jogukkal, ez 15 napot igényel a KET alapján, a fellebbezı kérelmet az elsı fokú szervhez nyújtják be (azaz a polgármesteri hivatalhoz), a polgármesteri hivatalban a fellebbezést iktatják, majd a mőszaki irodán belül ugyanazon ügyintézıhöz kerül. 6

7 ha az ügyintézı (illetve jegyzı) szerint a fellebbezés indokolt, akkor kijelölés kéréssel együtt továbbítják a közigazgatási hivatal felé a fellebbezést, vagy megváltoztatják az eredeti határozatukat, vagy saját hatáskörben új eljárást folytatnak le, A mőszaki iroda ügyintézıje szerint nem lehet iratmintát készíteni a fellebbezéshez. A pályázatkezelés szakaszolása Már a pályázat költségvetésének tervezésénél pályázati önrész kerül elkülönítésre. Az önrész elkülönítésérıl a pénzügyi iroda javaslata alapján, a képviselıtestület dönt. Maga a pályázás tervszerőtlenül, rendszer nélkül történik. Például, ha egy közszolgáltató intézmény vezetıje talál egy pályázat felhívást, akkor bejön az irodavezetıhöz és informálisan tájékozódik. Megnézik a forrást, ha kell, átcsoportosítják a közszolgáltató intézmény költségvetését. A forrásról és a pályázatról készül egy összefoglaló elıterjesztés, melyet a pénzügyi bizottság elé visznek. A pénzügyi bizottság terjeszti elı a képviselıtestület részére. A képviselıtestület dönt a pályázaton való részvételrıl. Külsı cég ritkán ír pályázatot, inkább csak nagyobb volumenő projektek esetén, ezeket a képviselı testület nagyon komolyan veszi, igény tart a koordinációra is. Az elıkészítéseket ebben az esetben a pályázatíró cég végzi és minden dokumentum általában a pénzügyi osztályhoz kerül.( Rengeteg kudarc érte az önkormányzatot a pályázatok terén.) A képviselıtestületi döntést követıen a pályázati anyagokat tehát az intézményvezetık, vagy pénzügyesek, vagy szakpolitikának megfelelı kollega, vagy külsıs cég állítja össze és minden döntést igénylı dokumentumot a polgármester ír alá. A pályázatkezelés ügytípusának eljárása során szóban folyamatos tájékoztatást kap a hivatal vezetıje az elırehaladásról. A pénzügyi osztály koordinálja a pályázati projekt dokumentációnak adminisztrációs teendıit. A közszolgáltató intézmények esetén az intézményvezetık teljesen kézben tartják a pályázatukhoz kapcsolódó adminisztrációt Egy pályázat teljesítésigazolása az adott szakpolitikához felelısének feladata. A vállalkozói vagy megbízási szerzıdésben meg van nevezve az önkormányzat felelıse is. Beszámolót mindig kérnek a pályázat eredményeirıl és nyilatkozat is születik a felhasználásról. A pályázatkezelés ügytípusa eljárásainak elırehaladásáról nem szokott a képviselı testület információt kérni. Az ügytípushoz kapcsolódó iratokból csak azokat, amelyeket iktatni kell. Egy pályázathoz kapcsolódó dokumentumokat a pályázat témájához kapcsolódó szakpolitikának megfelelı ügyintézı vagy intézményvezetı, illetve az irodavezetı állítja össze, és a bizottság terjeszti elı a képviselıtestület elé. Normális esetben elıterjesztés készül a jegyzınek, a polgármesternek, az alpolgármesternek, a képviselıtestületnek. A határozatokat mindig a képviselıtestület hozza, majd az pályázatokkal kapcsolatban a polgármester dönt szóban, illetve. neki van aláírási joga is. 1. Mennyi ideig tartanak pénzügy-adóügy, a gazdasági irodához, a mőszaki irodához és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok eljárásai? Megfelelı az eljárások gyorsasága? A nyilvánosságon keresztül mérhetı-e ügyfél megelégedettség? A pénzügy-adóügy ügytípus ügyintézési része percek alatt elkészül. A hivatalba bejövı ügyféllel szóban egyeztet az ügyintézı, esetenként (pl. panaszkezelés során pedig) a jegyzı. Az ügyfelek láthatóan elégedettek. 7

8 A gazdasági irodához tartozó ügytípus normál ügyintézési idı történik. Minden hónapban van egy testületi ülés, de sokszor ettıl is a pénzügyi bizottság ülésével együtt. Az alpolgármester a hajtóerı a folyamatok optimalizásában. A határidı általában azonnali, amit be is tartatnak. A gazdasági iroda ügyintézıje szerint az ügyfél elégedettsége nem érhetı. Ügyfél lehet a lakosság, civil és non-profit szervezetek, beszállítók, intézményvezetık, házi pénztár, szakpolitikának megfelelı kollegák, önkormányzati vezetık. Rugalmas ügyintézés jellemzi mindegyikkel a kapcsolatot, az elégedettség érdekében. Csak a pénztár nyitvatartási ideje van szigorú betartáshoz kötve. A mőszaki iroda ügyintézıje szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatala mőszaki irodájának szempontjából nem indokolt az ügyfél megelégedettség külön mérése, ugyanis csak az az ügyfél kerül látótérbe, aki nem volt megelégedve. Az ügyfélszolgálaton hozzáférhetık a mőszaki irodához tartozó ügytípus formanyomtatványai A mőszaki irodához tartozó ügytípus eljárásának 60 nap alatt kellene lezajlania. Nincs statisztika arra, hogy az ügyek mekkora arányában sikerül ez. Az ügyirat kb. 2 nap alatt, jut el a beadástól az irodára. Általában nap a tényleges ügyintézési idı (tehát általában élni kell az egyszeri határidı módosítás lehetıségével is). Nem megfelelı a gyorsaság, de a jelen körülmények között ennyi idı alatt lehet elintézni. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípus eljárásai szánt idı kiszámítható és normális, az eljárások gyorsaságán lehetne javítani. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípus ügyfél megelégedettsége a nyilvánosságon keresztül nem mérhetı. A pénzügy-adóügy ügytípusainak menete a helyi adóról (helyi adók: iparőzési adó, gépjármő adó, talajterhelési díj, köztartozások, magánszemélyek kommunális adója, telekadó) szóló bevallással indul, amely az ügyfélszolgálathoz érkezik, onnan a négyfıs adóügyi irodához. A pénzügy-adóügy ügytípusai menetének köztes lépései a következık: adóigazolás kiadása (helyi szerkesztéső formanyomtatványon), adatellenırzés, hiánypótlás (15 napon belül), iktatás (ügyfélszolgálaton) után kerül az ügyintézıhöz. Az ügyintézı informatikai szakalkalmazás segítségével dolgozza fel az ügyiratot, iktatja, határozatot hoz. A határozat új szerkezető formanyomtatványon készül. A határozatot az ügyintézı megküldi az adózóhoz. Miután a térti vevény megérkezik a hivatalba, 15 napon belül jogerıre emelkedéssel végzıdik a határozathozatal. A pénzügy-adóügy ügytípusai menetéhez kapcsolódó dokumentumok típusa helyi adónemenként eltérı, csak a helyi iparőzési adó dokumentumát szabályozza PM rendelet. Az adó ügytípus ügyintézéshez tartozó határozatokat formanyomtatványon dokumentálják. Az adóügy ügytípus menetéhez kapcsolódó dokumentumokat az adóügy vezetı ügyintézıje fogadja el, a jegyzı ellenırzi. A jegyzı bekérhet egy-egy ügyiratot, fıként az adózó panasza, fellebbezése alapján, felettes szerv kérése esetén. Panasz esetén szóban történik egyeztetés visszacsatolás. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok eljáráshoz a kapcsolódó dokumentumokat általában az irodavezetı állítja össze. Az irodavezetı tart kapcsolatot a pénzügyi bizottsággal, amely a döntéstigénylı dokumentumokat elıterjeszti a képviselıtestületnek, továbbá az önkormányzat alkalmaz ügyvédet és közbeszerzési céget is. A belsı ellenırzés során is keletkeznek dokumentumok. 8

9 A gazdasági irodához tartozó ügytípusok menetéhez kapcsolódó dokumentumokat az adóügy vezetı ügyintézıje fogadja el, könyvelı, pénztáros, illetve a jegyzı ellenırzi. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok eredményei: az üggyel kapcsolatos döntéshozatal, az ügyfél kötelezése. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok kapcsolódó dokumentumok az alábbiak: a szakhatósági állásfoglalások, közútkezelıi hozzájárulás, földhivatali nyilvántartás (ez elérhetı elektronikusan). A mőszaki iroda részérıl akkor kerül elutasításra az ügyfél kérelme, ha nem felel meg valamilyen kritériumnak a kérelem, vagy nem reagál a hiánypótlásra az ügyfél. A kérelem elutasítása szintén speciális, nem lehet standardizálni valamennyi határozat indoklását. A kérelmek elutasításának egy részére van egy általános sablon a mőszaki irodán.. A mőszaki iroda ügyintézıjének ellenırzését a mázsai iroda vezetıje végzi folyamatos, informális megbeszélések keretében. A pályázatkezelés ügytípushoz kapcsolódó dokumentumokat általában a pályázatkezelést végzı ügyintézı állítja össze (pl. szükséges adatok, mellékletek begyőjtése). A pályázatkezelést végzı ügyintézı kapcsolatot tart a pályázatíró céggel, továbbá szakpolitikának megfelelı kollégákkal. A kivitelezı cégnek a rendelkezésére állnak adatszolgáltatással. A pályázatkezelést végzı ügyintézı egyes esetekben probléma felvezetés terén a beszállító és a megrendelı önkormányzat között közvetít. A közszolgáltató. intézmények esetén az intézményvezetı tartja kézben a pályázatkezeléshez kapcsolódó feladatokat. A pályázatkezelést végzı ügyintézı ezeken kívül kapcsolatot tart a pénzügyi bizottsággal, amely a pályázathoz kapcsolódó döntéseket elıterjeszti a képviselıtestületnek. Az önkormányzat alkalmaz ügyvédet és közbeszerzési céget is. A pályázatkezelés ügytípusa ügymeneteinek belsı ellenırzése során is keletkeznek dokumentumok. Szokásos iktatott dokumentumok: a pályázati felhívás szinopszisa, testületi döntésrıl határozat a pályázaton való indulásról, szerzıdések a pályázatíró céggel, támogatási szerzıdés, közbeszerzésrıl szerzıdés, kivitelezı céggel szerzıdés, ügyvédi ellenırzés, javaslat, PEJ-k és a VÁTI-val való levelezés iktatása. Postán történı adatszolgáltatás, értesítések iktatva szintén a dokumentumok közé kerülnek. Ellenırzések során készülı jegyzıkönyvek ÁSZ jegyzıkönyvek. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok eredményeinek ellenırzése írásbeli beszámolók alapján történik. A gazdasági iroda ügyintézıje szerint a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ellenırzése megfelelı gyorsaságú. Elektronikus úton irodánként letölthetı nyomtatványok, dokumentumok vannak, bár a pénzügyi osztályon az ügyfelek irányába ez nem igazán jellemzı, inkább csak az adóügyön. Ügyfélszolgálat mőködik, de náluk nincs közvetlen kapcsolat, maximum telefonos kapcsolás. Interneten viszont hozzáférnek más kollégák fontosabb adataihoz, ami a munkájukkal kapcsolatos. Az ügyfél megelégedettség mérhetı ellenırzéssel és a pénzbeli juttatások differenciálásával. A mőszaki iroda ügyintézıjének ellenırzését a mázsai iroda vezetıje végzi folyamatos, informális megbeszélések keretében. A pályázatkezelés ügytípus ellenırzése során a pályázatot ellenırzı közremőködı szervezet által a támogatási szerzıdés szerint bekért dokumentumokat, elszámolásokat, jelentéseket, teljesítésigazolásokat kiadás elıtt a pénzügyi iroda ellenırzi. Az ellenırzés külsı hivatalos úton is történik, visszacsa- 9

10 tolása a jegyzıkönyv, a teljes pályázati dokumentációt általában a pénzügyi iroda rakja össze. A központi pénzeket az ÁSZ vizsgálja meg és ellenırzi. Egy pályázat ellenırzésének eredményeiért a polgármester tartozik teljes körő felelıséggel, neki van aláírási joga, de mindennek van írásban rögzített felelıse. A hivatalban érintett személyek felelnek a saját munkájukért, belsı ellenırzés mőködik. A pályázatkezelés ügytípus ellenırzésének gyorsasága megfelelı, eltérést a külsı megbízottakkal történı idıpont egyeztetés szokott okozni. A pályázatkezelés ügytípus ügyintézıje részt szokott venni képviselıtestületi üléseken. Az ügyfél megelégedettség mérhetı, ellenırzéssel és a pénzbeli juttatások differenciálásával. Az adóügy ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, nem szerepel az ügyrendben abban a pénzügy és a vagyonügy szerepel. A külön eljárásrend hiánya nem befolyásolja az adóügy ügytípusának menetét. A szükséges eljárások az adóügyi iroda négy fı munkatársának munkaköri leírásában benne vannak. A munkaköri leírásokat a jegyzı állítja össze, egyetértésben a dolgozókkal. Mivel a helyi jogszabályok elfogadás rendjének törvényi felügyelete megszőnt, ezért gazdasági irodához tartozó ügytípusok eljárásrendjéért a jegyzı a felelıs. A jegyzı munkáját két bizottság is segíti: a pénzügyi és településfejlesztési bizottság. A koordinációs munkákért az irodavezetı a felelıs. Van egy szervezési ügyintézı is, aki a titkárságról átveszi az anyagokat valamint megírja az elıterjesztéseket a bizottság részére. Errıl jegyzıkönyv készül, és ha a hatáskörébe tartozik határozat, illetve. döntés születik arról, hogy ki a felelıs és mit kell tenni. Ha nem döntéshozó a bizottság, akkor a javaslat a testület elé kerül, de a döntésbıl soha nem hagyják ki a pénzügyi bizottságot. A mőszaki irodához tartozó ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, mivel a jogszabályok mindent leszabályoznak. Ami egyébként nem teljesen igaz, mivel ezek egy része keretjogszabály. Kapcsolódó jogszabályok: KET, 37/2007-es ÖTM, HÉSZ, OTÉK, A pályázatkezelés ügytípusnak leírt eljárásrendje nincs. A legfontosabb lépés, hogy a pályázat elkészítéséhez és megvalósításához a polgármester vagy a jegyzı kijelöli a felelıs ügyintézıket. A felelıs feladata a pályázat elkészítésének és megvalósításának koordinálása. A pályázat-felelıs a koordináció során elıterjesztéseket tesz a pályázatkezelés ügytípus ügyintézıjének, mint irodavezetınek, vagy a bizottságnak. A pályázat elıre menetelével kapcsolatos elıterjesztéseket a polgármester vagy a képviselı-testület fogadja el. Az adóügyi és a gazdasági iroda munkatársainak munkaköri leírásának esetleges módosítása pár nap alatt végrehajtható. De nem jellemzı a munkaköri leírás módosítása, mert az adóügyi feladatok nem változnak. A mőszaki irodához tartozó ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, ezért módosítása, elfogadása sincs. A pályázatkezelés ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, ezért módosítása, elfogadása sincs. Az adóügy ügytípusainak eljárásrendje elektronikusan a hivatal szerverén egy közös könyvtárban található meg. A gazdasági irodához ügytípusok eljárásrendje elektronikusan a hivatal szerverén egy közös könyvtárban található meg. A mőszaki irodához tartozó ügytípusoknak nincs eljárásrendje, tehát elektronikusan sincs meg. 10

11 A pályázatkezelés ügytípusnak nincs eljárásrendje, tehát elektronikusan sincs meg. Az adóügy ügytípusairól elıadói ív alapján a hivatal titkársága készít statisztikát. Az elemzésrıl, további lépésekrıl az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípusokról az irodának saját statisztikája nincs, csak felkérésre készítenek, minden adat analitikus nyilvántartásformájában rendelkezésre áll. A mőszaki irodához tartozó ügytípusról kötelezı a KSH felé havonta jelenteni: pl. a használatbavételi engedélyekrıl folyamatosan készül statisztika a KSH-nak. Éves statisztikai jelentéseket szintén kell készíteni a KSH-nak. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó eljárások minısége érdekli a jegyzıt, de erre vonatkozóan nincs statisztika. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése. Az adóügy ügytípus statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése. Az adóügy ügytípusai statisztikai mérésének kapcsolódó döntések folyamatáról az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének kapcsolódó döntések folyamatáról az ügyintézınek nincs tudomása. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése. 11

12 Részterület neve b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idı csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítı mutató javítása érdekében; Részterület eredménytermékei Az önkormányzati hivatal szervezeti felépítésének, az ügyintézés folyamatának korszerősítése történik a vezetık igényei, a munkatársak véleménye, illetve a felhasználók (állampolgárok, kkv-k) visszajelzései alapján. Figyelembe véve az EU és a hazai e-közigazgatással foglalkozó magas szintő tervdokumentumokat, megtörténik a szolgáltató önkormányzat kialakításához szükséges elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása. Közvetlen kapcsolat épül ki a hivatal minél több ügyintézıje között (intraneten csoportmunka bevezetésével), idıpontfoglalással csökken az ügyfelek várakozási ideje, rugalmas ebédidı és összehangolt szabadságolások által - vezetıi kompetencia erısítés során folyamatosan ügyfélbaráttá válik az ügyintézık rendelkezésre állása. Részterület indikátorai 1.b) intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık aránya 1.b) egy ügyindításra jutó átlagos várakozási idı mértékének csökkenése Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának négyfıs adóügyi irodája a napi ügymenete szerint a hivatalon belül rendszeres, horizontális kapcsolatban áll a pénzügyi irodával, a mőszaki irodával, az igazgatási irodával. A kapcsolatokat közvetlenül a jegyzı felügyeli. A kapcsolatok nem bonyolultak, jegyzı és elıadó között gyorsan zajlanak. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájában nincs párhuzamos munkavégzés 1. szóbeli egyeztetések: kezdeményezı fél és az irodavezetı 2. a források megteremtése: Irodavezetı és a pénzügy 3. egyszerőbb esetekben elıterjesztés a jegyzınek és döntés születik: irodavezetı 4. elıterjesztés a bizottságnak és egyes esetekben döntés születhet: irodavezetı 5. elıterjesztés a bizottságnak: irodavezetı 6. elıterjesztés a testületnek, ha minden részlet egyértelmő: bizottság 7. elıterjesztés a testületnek bizottság (konzultálhat az önkormányzat által alkalmazott külsıs céggel is pl. ügyvéd, közbeszerzı, belsı ellenır) 8. döntéshozatal: testület és a bizottság 9. felelısök kijelölése: jegyzı, polgármester, illetve a szervezési ügyintézı Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájának munkatársa szerint a döntési idı gyorsítható lenne. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának mőszaki irodájában nincs párhuzamos munkavégzés, mert ugyanannak az embernek kell elbírálni az egész eljárást. Az ügyintézı szerint létszámot kell növelni a döntési folyamat gyorsításához. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus eljárásrendjének folyamata: 1. pályázati felhívás szinopszisának elkészítése intézményvezetık/szakpolitikáért felelıs munkatárs/ külsı cég/ polgármester/ testületi tag ötlete alapján pályázatkezelı ügyintézı 2. pályázathoz szükséges források (pl. önerı) behatárolása: pályázatkezelı, pénzügyi elıadó 3. pályázat szinopszisának, önerı mértékének elıterjesztése a xx bizottságnak: pályázatkezelı 12

13 4. pályázati lehetıségek véleményezése, polgármester, alpolgármester, jegyzı tájékoztatása: bizottság 5. a pályázat koncepcióját, tervét a polgármester, alpolgármester, jegyzı kedvezı fogadtatása esetén a képviselı-testület elé terjeszti: a bizottság 6. ha a képviselı-testület elfogadta a pályázat szakmai és pénzügyi koncepcióját, megtörténik a pályázat elıkészítéséhez, megvalósításához a felelısök kijelölése: polgármester, jegyzı 7. támogatási szerzıdés aláírása: polgármester 8. közbeszerzés elıkészítése, lebonyolítása: közbeszerzı cég 9. bizottság tájékoztatása a közbeszerzés eredményérıl: közbeszerzı cég 10. közbeszerzés eredményének elıterjesztése a képviselıtestületnek: bizottság 11. közbeszerzés eredményének elfogadása, kapcsolódó döntések: képviselı-testület 12. szerzıdés tervezet elıkészítésében résztvevık: polgármester, alpolgármester, jegyzı, bizottság, külsı szerzıdéses ügyvéd, a projektért felelıs személy Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának négyfıs adóügyi irodája a napi ügymenete szerint a hivatalon belül rendszeres, horizontális kapcsolatban áll a pénzügyi irodával, a mőszaki irodával, az igazgatási irodával. A kapcsolatokat közvetlenül a jegyzı felügyeli. A kapcsolatok nem bonyolultak, jegyzı és elıadó között gyorsan zajlanak. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájának munkatársa szerint nincs folyamatos tájékoztatás a különbözı szervezeti egységek között. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájához tartozó ügytípusok a hivatalon belül érintik a döntéshozókat (polgármester, alpolgármester jegyzı, testület), az irodavezetıt, a bizottságot, a belı ellenırzést, a szakpolitikák képviselıit, az intézményvezetıket. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának mőszaki irodája feladatai ellátásához jellemzıen az iktatás kapcsolódik, és ha lenne, akkor az irattár. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának nincs helye az irattár elhelyezéséhez. Az egyes irodában vannak az akták, csak egy részét tudták a hivatal pincéjében elhelyezni. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus során az alábbi szervezeti egységek érintettek: polgármester, alpolgármester, jegyzı, képviselı-testület, bizottság, belsı ellenırzés, szakpolitikák felelısei, intézményvezetık. Az adóügy ügytípusaihoz tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt. Az adóügyek feldolgozása folyamatos, várakozási idı nincs (eseti, rendkívüli csúszás lehet). Belsı ügyfélként a vezetı adóügyi ügyintézı információkat inkább kér más irodától, nem pedig ad. A gazdasági irodához kapcsolódó ügytípusokhoz tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt. A gazdasági irodához kapcsolódó ügytípus ügyintézésére jellemzı a rugalmas munkavégzés, pontos feladat ismerete mellett optimális. A helyettesítés is megoldott. Hivatalon kívül inkább az ügyfélszolgálat végzi a feladatokat. Az mőszaki irodához tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt A hiánypótlási felhívás ügyintézési ideje 15 nap KET alapján. Az ügyfelek általában nem tudják erre a határidıre beszerezni a hiánypótló iratokat, beszerezni, de nem utasítják el az ügyfelet, noha a KET alapján el kellene. Egy ügyre jutó idı változó: 2 órától napokig is eltarthat. A helyszíni szemle ideje általában egy óra (jegyzıkönyvet vesznek fel). A részeredmény a szakhatósági állásfoglalás: 2-3 héttıl akár 2-3 hónapig is eltarthat, mire sikerül beszerezni. 13

14 A pályázatkezelés ügytípus ügyintézési ideje nincs pontosan tervezve, a pályázatkezelı koordinálja saját belátása szerint, a pályázati felhívás szerinti idıpontokat betartva. A pályázatkezelés ügytípus egy ügyre jutó idı hivatalon belül nem becsülhetı az eltérı nagyságú projektek miatt, a hivatalon kívüli idıtartam néha lassú a külsı ügyfelekkel valót kapcsolattartás lassúsága miatt. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusához tartozó ügyek éves száma évente 100 db ügyirattal nı, 2009-ben 420 db volt több. A helyi adók közül az iparőzési adóügyek darabszáma a legmagasabb 700 db. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri az ügyintézı. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri az ügyintézı. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri a pályázatkezelı ügyintézı. Véleménye szerint a legtöbb idıt és feladatot a pályázat elıkészítése igényel. Bár az önkormányzatot sok kudarc éri a pályázatok elıkészítése során, az ötletek befogadására nagy a nyitottság, mivel az rendelkezésre álló önerı mértéke nincs maximalizálva. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusai intézéséhez jelenleg nincs elektronikus ügyfélkapcsolat Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az a gazdasági irodához tartozó ügytípusok intézéséhez jelenleg nincs elektronikus ügyfélkapcsolat, csak . Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípusok ügyintézéséhez intézéséhez jelenleg nincs elektronikus ügyfélkapcsolat Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezeléshez ügytípus intézéséhez tartozó ügytípus ügyintézéséhez intézéséhez jelenleg nincs elektronikus ügyfélkapcsolat Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusok intézéséhez jelenleg nincs intranet a munkatársak között. Közös meghajtó áll rendelkezésre. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához, tartozó ügytípusok ügyintézéséhez jelenleg nincs intranet a munkatársak között. Közös meghajtó áll rendelkezésre, ahol egymás anyagait elérik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípusok ügyintézéséhez jelenleg nincs intranet a munkatársak közös. Közös meghajtó áll rendelkezésre, ahol egymás anyagait elérik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus intézéséhez jelenleg nincs intranet a munkatársak. 14

15 Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi irodában minden nap 7.30-kor kezdenek, az ebédidı óra között van. Az adóügyi iroda zárása hétköznaponként eltérı: hétfı: 16.30, kedd,csütörtök: 16.00, szerda: 17.00, péntek óra. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az gazdasági irodában minden nap 7.30-kor kezdenek, az ebédidı óra között van, kb. 30 perc (de mindenki haza jár ebédezni, ez nagyon rugalmas, családbarát hozzáállás a hivatal vezetıje részérıl). Az gazdasági iroda zárása: hétfı: 16.30, péntek óra. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodában minden nap 7.30-kor kezdenek, az ebédidı óra között van. Az mőszaki iroda zárása hétköznaponként eltérı: hétfı: 16.30, kedd,csütörtök: 16.00, szerda: 17.00, péntek óra. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelı ügyintézı minden nap 7.30-kor kezd, az ebédidı óra között van (30 perc). Az pályázatkezelı zárása hétköznaponként eltérı: hétfı: 16.30, kedd,csütörtök: 16.00, szerda: 17.00, péntek óra. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi iroda munkatársai közül a családosok jellemzıen iskolaszünetre, ünnepekre idızítik szabadságaik kivételét. A nyári szabadság kivételét a munkatársak egyeztetik,nincs ütközés. Helyettesítést megbeszélik egymás között, a jegyzı engedélyezi. Páty önkormányzati hivatala gazdasági irodájában a helyettesítés jól megoldott, nincs szükség különösebb túlórára. A kollégák napi feladatát gond nélkül át tudják venni egymástól. A szabadságoknak nincs jellemzı idıszaka. Páty önkormányzati hivatalában a mőszaki iroda ügyintézıje és irodavezetıje egymás feladatait át tudják venne teljes egészében, így a szabadságolással nincs gond. Azonban az idıszakos helyettesítés nem megoldott. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípusában résztvevı ügyintézı szabadságolásának nincs jellemzı idıszaka. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípusokban résztvevı ügyintézı helyettesítése viszonylag jól megoldott. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi iroda ügyfélbarát eljárása, hogy ügyfél írásos kérelme alapján adóhátralék kifizetésére részletfizetéses kedvezményt nyújtanak, akár hosszabb idıre is. Ügyfélbarát megoldás az is, hogy igény esetén az ügyfélfogadás rendjén túl is fogadnak ügyfelet. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági iroda ügyfélbarát eljárása, ha rugalmas az ügyintézést, gyakori a kommunikációt és a tájékoztatás. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki iroda ügyfélbarát eljárása, ha folyamatos tájékoztatják az ügyfelet, valamint gyors és hatékony az ügyintézés. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ügyfélbarát eljárása a rugalmas ügyintézés, a gyakorik kommunikáció a pályázat tervezésében és megvalósításában résztvevı hivatali és külsıs munkatársakkal. Az adóügyi ügyintézı szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a dolgozók nem állnak egymással intranetes kapcsolatban. 15

16 A gazdasági iroda ügyintézıje szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a dolgozók nem állnak egymással intranetes kapcsolatban. A mőszaki iroda ügyintézıje szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az összes kapcsolatban van egymással. A pályázatkezelı ügyintézı szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a dolgozók nem állnak egymással intranetes kapcsolatban. 16

17 Részterület neve c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); Részterület eredménytermékei Az önkormányzati hivatal szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során, alkalmazva az e-közigazgatás ajánlásait, illetve az informatikai alkalmazásokat (pl. csoportmunka) magas fokon összehangolttá válnak a hivatali front office, ügyintézés ügyfélszolgálat folyamatai. Az 1.b) részterület teljesülésével összhangban az ügyfélszolgálat fejlesztése minél több ügyleírás rövid, érthetı közzététele (pl. önkormányzati honlapon), illetve hozzáférhetıvé tétele (brosúrák, kifüggesztett tájékoztató útmutatók) Részterület indikátorai 1.c) elektronikusan hozzáférhetı ügyleírások aránya 1.c) intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık aránya Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában mőködik ügyfélszolgálat, egy fıfıállású köztisztviselı látja el a kapcsolódó feladatokat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának ügyfélszolgálata az igazgatási irodán belül mőködik. Az ügyfélszolgálatot ellátó egy fıállás köztisztviselınek az irodavezetı a közvetlen fınöke. Az irodavezetı közvetlen fınöki a hivatalvezetı, vagyis a jegyzı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának eljárásrendje nincs kidolgozva. Az ügyfélszolgálat mőködését az irodavezetı és a jegyzı értékeli. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának mőködését az irodavezetı és a jegyzı folyamatosan, napi rendszerességgel értékeli. A folyamatos értékelést hasznosnak tartják. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának eljárásrendje nincs kidolgozva, ezért elektronikus változata sincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelését évente egyszer történik, összevonva a nagyobb szervezeti egység, az igazgatási iroda tevékenységének statisztikai alapú elemzésével. Az elemzést az igazgatási iroda vezetıje végzi el, írásban terjeszti elı a jegyzınek, aki a jelentést figyelembe veszi az ügyfélszolgálatot ellátó egy fı fıállású köztisztviselı teljesítményértékelése során. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének statisztikai alapú elemzése nem történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének folyamatos, napi szintő értékelésé elsısorban az igazgatási iroda vezetıje jegyzı felé tett szóbeli tájékoztatása alapján történik. Az igazgatási iroda vezetıjétıl kapott írásos dokumentumok (iktatókönyv alapján megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat ügyintézıje hány ügyet intézett el) a éves teljesítményértékelést segítik. Az ügyfélszolgálat ügyvitelének figyelemmel kísérését az iktatórendszer segíti. 17

18 Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelésének eredményeirıl a jegyzı dönt, évente egyszer. A értékelésrıl szóló visszacsatolása évente egyszer, szóban történi az ügyfélszolgálatot ellátó egy fı fıállású köztisztviselı felé. Az értékelés az ügyek számának összesítésén túl kiterjed az ügyfélszolgálati munka minıségére is, az ügyintézı ügyfelek felé mutatott emberi hozzáállására, toleranciára. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelésének eredményeivel összefüggı jegyzıi döntések folyamatát nem kell módosítani. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata mőködésérıl a hivatalban kifüggesztett plakátok tájékoztatják az ügyfeleket. A plakátok ismertetik, hogy melyik ügyben melyik ügyintézıhöz fordulhat az ügyfél. Az önkormányzat honlapján folyamatosan karbantartott információk támogatják az önkormányzati hivatal szolgáltató színvonalát. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézés fejlesztésére még nincs a hivatal felkészülve. Az önkormányzat honlapján az őrlapok letöltésére van lehetıség (CLBPS 2. szint). Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézését jelenleg nem lehet rendszeresen mérni. Becslés alapján állapítható meg, hogy az ügyintézéshez szükséges őrlapok letöltését a lakosság kb. 5 %-a használja. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az ügyfélszolgálat elektronikus megoldásainak statisztika elemzése nem történik, így döntések sem kapcsolódnak hozzá. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának honlapján elektronikusan egy ügyleírás sem érhetı el. Igény van rá, a pályázat során egy részük teljesítendı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a minden ügyintézı kapcsolatban áll egymással intraneten keresztül. 18

19 Részterület neve d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása; Részterület eredménytermékei A döntés-elıkészítési folyamatok rövidítése, illetve a döntési pontok számának csökkentése, valamint a nyilvánosság szélesítése érdekében korszerő irányítási rendszereket (PQM), illetve informatikai eszközöket (portál) vezetünk be. Folyamatos hivatali deregulációs eljárás megindítása (összhangban az 1.a) részterület eredményeivel). Nyilvánosság véleményének visszacsatolása a döntési, szabályozási folyamatokba, papíralapú felkészítı anyagok helyett egyre nagyobb arányban elektronikus adathordozón állnak a döntés-elıkészítı információk a választott tisztségviselık rendelkezésére (gyorsabb felkészülési lehetıség miatt a testületi üléseken, a megszokottnál több napirendi pont megvitatására, több döntés meghozatalára nyílik lehetıség.). Részterület indikátorai 1.d) egyszerősített folyamatok aránya 1.d) a képviselı testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya A képviselıtestület üléseinek napirendjét a jegyzı állítja össze és küldeti ki a képviselıknek. A testületi ülések jegyzıkönyveit kijelölt testületi tagok hitelesítik, a testület döntéseit határozatokat, rendeleteket a jegyzı készíti végleges tartalmi és formai alakba. Páty önkormányzata képviselıtestületének 14 fı képviselı tagja van. A testületnek öt állandó bizottságai: 1. pénzügyi-ügyrendi, 2. településfejlesztési és gazdálkodási, 3. közoktatási-közmővelıdési 4. közbiztonsági 5. környezetvédelmi-egészségügyi A civil szervezetek aránya a bizottságokban: kb. 10 % Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseire napirend szerint bekerülı anyagok elıkészítése során az egyes bizottságok bizottsági üléseinek elıkészítenek egy-egy témát, majd annak írásos dokumentációját egy adott bizottság elnöke eljuttatja a jegyzıhöz. A polgármester, a jegyzı szóban egyezteti a bizottság elıterjesztését, majd a jegyzı elıkészíti egy adott bizottsági anyaghoz kapcsolódó rendelettervezetet és visszaküldi a benyújtó bizottsághoz véleményezésre, esetleg kiegészítı javaslat megfogalmazása céljából. Egy adott bizottság tagjai egyeztetés után elfogadják a jegyzı által számukra megküldött tervezetet, visszajuttatják a jegyzıhöz, aki aztán a jegyzı hivatalos formában, megfelelı alakisággal ellátva kiküldi a képviselıknek az anyagokat, így terjeszti a képviselıtestület elé. Szükség esetén a képviselıtestület visszaadja a dokumentációt az adott bizottságnak, újraegyeztetésre (amelynek célja általában érdekérvényesítés) Páty önkormányzata által fenntartott közszolgáltató intézmények vezetıinek lehetıségük van az önkormányzat képviselıtestülete elé önállóan napirendi pontként elıterjesztést kezdeményezni a jegyzınél, azonban ez nem jellemzı. 19