ÉRTÉKELÉS Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részére végzett munkanap-fényképezésről

Átírás

1 ÉRTÉKELÉS Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részére végzett munkanap-fényképezésről Budapest, A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

2 TAMÁSI Tartalomjegyzék I. Preambulum II. Megállapítások 1. Munkanap-fényképezés előkészítése 2. Munkanap-fényképezés elvégzése (adatfelvétel) 3. Adatfeldolgozás A. Munkanap-fényképezés adatlap B. Adatlap a feladatkörökről C. Adatlap az ügyintézők képességeiről III. Javaslatok IV. Összehasonlító adatok Mellékletek 1. Adatlap munkanap-fényképezés 2. Adatlap a feladatkörökről 3. Adatlap az ügyintézők képességeiről 4. Átlag értékek szervezeti egységek szerinti bontásban c. táblázat 5. Munkaidő és egyéb elfoglaltság percben kifejezve 6. Munkaköri leírás minta 7. A tájékoztató prezentációs anyaga 2

3 TAMÁSI I. PREAMBULUM Az Államreform Operatív Program (továbbiakban: ÁROP) keretén belül a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése tárgyú felhívásra Tamási Város Önkormányzata sikeresen pályázott. A Váti Kht. - mint Közreműködő Szervezet - és az Önkormányzat között megkötött szerződés alapján Tamási Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése a hatékonyabb javításának érdekében elnevezésű, ÁROP-1.A.2. jelű projekt végrehajtásához támogatásban részesült. A projekt lebonyolításával az Önkormányzat a Controll Holding Tanácsadó Zrt-t bízta meg. A szervezetfejlesztési projekt az alábbi területekre terjed ki: A döntési mechanizmus korszerűsítése A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása A partnerség erősítése. A szervezetfejlesztési projekt részeként a vezetői tanácsadás és a stratégiai menedzsment tanácsadáshoz kapcsolódóan a Controll Holding Tanácsadó Zrt. munkanap-fényképezést végzett. Jelen tanulmány a Polgármesteri Hivatalban dolgozó 23 fő köztisztviselő 5 egymást követő munkanapon végzett tevékenysége során kitöltött adatlapok és tapasztalatok feldolgozásából készült. Megj.: a kitöltött adatlapok közül egy műszaki ügyintéző nem szolgáltatott a teljes hetéről folyamatos adatokat (3,5 napot dolgozott, 1,5 nap szabadságra ment), valamint egy titkársági ügyintéző a felvitt adatait időbeli átfedésekkel, illetve jelentősebb kihagyásokkal rögzítette, így az ő adatlapjukat feldolgozhatatlannak minősítettük, a statisztikai adatsoron nem szerepeltetjük. 3

4 TAMÁSI II. MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. Munkanap-fényképezés előkészítése A Controll Holding Tanácsadó Zrt. előkészítő anyagát megküldte a Polgármesteri Hivatal munkanap fényképezésben résztvevő köztisztviselői részére. Ismertetésre került a munkanap fényképezés mint szervezetfejlesztési résztechnika háttere, illetve részletesen bemutatásra került a Hivatalnál alkalmazott módszertan (önfényképezés, kérdőív, stb.). Kijelölésre került a munkanap-fényképezés időpontja / időtartama. 2. Munkanap-fényképezés elvégzése (adatfelvétel) A Hivatal vezetősége a munkanap-fényképezés idő intervallumát november 30 december 4. közötti munkanapokon határozta meg, ettől az idő-intervallumtól eltérő kérdőív-töltés nem fordult elő. A résztvevő köztisztviselők az alábbi szervezeti bontásban bocsátottak rendelkezésünkre adatokat: Szervezeti egység Összesen [Fő] Férfi [Fő] Nő [Fő] Igazgatási Osztály Titkársági Osztály Műszaki Osztály Pénzügyi Osztály Összesen:

5 TAMÁSI A munkanap-fényképezés során a Hivatal beosztott dolgozói kétféle, előre megszerkesztett formanyomtatványt töltöttek ki: Munkanap-fényképezés adatlap (1. számú melléklet) Ügyintéző feladatköre (2. számú melléklet). Az adatlapokat kitöltő munkatársak közvetlen felettesei további egy előre megszerkesztett formanyomtatványt töltöttek ki: Adatlap - ügyintézők képességeiről (3. számú melléklet) A Hivatal valamennyi kitöltött formanyomtatványt megküldött feldolgozásra a Controll Holding Tanácsadó Zrt. munkatársainak. 3. Adatfeldolgozás A kitöltött formanyomtatványokat a Controll Holding Tanácsadó Zrt. kijelölt tanácsadói statisztikai, illetve dokumentum elemzési módszerek segítségével az alábbi módon dolgozták fel: A. Munkanap-fényképezés adatlap A Hivatal köztisztviselői az öt egymást követő munkanap során percnyi pontossággal rögzítették tevékenységüket. A feldolgozás alapján vizsgáltuk a dolgozók munkaidő-kihasználását, a munkaidőn belül végzett tevékenységek arányát a rendelkezésre álló időalaphoz mérten, illetve a hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok alakulását. A számítás alapja a hivatali munkarend volt, percben meghatározva. Tamási Város Önkormányzata Szervezeti és Működési Szabályzata IV. fejezetének 45. paragrafusában rögzítettek szerint a hivatali munkaidő heti 39,5 óra (2370 perc), a munkaidőbeosztás a következő: hétfőn 8.00-tól ig, keddtől csütörtökig 8.00-tól óráig, pénteken 8.00-tól ig. 5

6 TAMÁSI A munkaidő alap a vizsgált öt egymást követő munkanap tekintetében valamennyi vizsgált szegmensben azonos, heti 2370 perc. Ebből az egyéb elfoglaltság (személyes és biológiai ügyek intézése együttesen) hasznos időalapja a Hivatal szervezeti egységeinél heti szinten 120 perc. Megjegyzések: Néhány esetben előfordult, hogy a köztisztviselők nyilvánvaló számszaki tévedéssel határozták meg az adott tevékenységre fordított időtartamot, ezekben az esetekben a helyes perc adatokat ahol egyértelmű volt kijavítottuk. Más esetekben két tevékenység között nem jegyeztek perc adatokat, nem számoltak el napi szinten 5 20 perc időtartammal. A feldolgozásban keletkező eredmények a munkanapfényképezésbe bevont dolgozók által szolgáltatott adatok feldolgozásával keletkeztek, azok tényleges valóságtartalmát nem tudjuk igazolni. A kiértékelés az adatlapon rögzített alábbi kategória bontás szerint történt: 01 érdemi ügyintézés személyesen, 02 érdemi ügyintézés telefonon, 03 ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek, 04 belső kommunikáció, Együtt: hasznos munkaidő 05 személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül), 06 biológiai ügyek intézése. Együtt: egyéb elfoglaltság Az eredményeket az alábbi grafikus ábrák szemléltetik: 6

7 TAMÁSI 1. sz. ábra Munkaidő-kihasználtság a hivatalban 0 Igazgatási Osztály Titkársági Osztály Műszaki Osztály Pénzügyi Osztály 1 Érdemi ügyintézés személyesen 2 Érdemi ügyintézés telefonon 3 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek 4 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés 5 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 6 Biológiai ügyek intézése 7

8 TAMÁSI 2. sz. ábra A különböző tevékenységek eloszlása a teljes munkaidő arányában Igazgatási Osztály Titkársági Osztály Műszaki Osztály Pénzügyi Osztály 1 Érdemi ügyintézés személyesen 2 Érdemi ügyintézés telefonon 3 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek 4 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés 5 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 6 Biológiai ügyek intézése 8

9 TAMÁSI A kapott értékekből megállapítható, hogy a teljes munkaidőt vizsgálva a munkaidő kihasználtság a hivatal szervezeti egységeinél 99.58% és % között alakult (szórása: ). A munkaidő kihasználtság Hivatali átlaga 100,04%, a négy vizsgált osztály minimális eltéréseket mutat egymáshoz és a hivatali átlaghoz képest a munkaidő kihasználtsága tekintetében. (A grafikonok alapjául szolgáló táblázat számadatait a 4. sz. melléklet tartalmazza.) A diagramok és a kapott értékek vizsgálata során az alábbi megállapításokat tesszük: a személyes érdemi ügyintézés, ügyfélfogadás 40% felettii értéket mutat az Igazgatási és a Pénzügyi Osztály esetében. Az osztályok közötti szórás értéke: 8,0912. A telefonon folytatott ügyintézés a vizsgált időszakban kifejezetten alacsony értékeket mutat (átlagosan 4.5%), ami abból (is) adódik, hogy a kitöltött adatlapokon a telefonálás ritkán került feltüntetésre, mint elkülöníthető tevékenység. Jellemzőbb volt, hogy a munkatársak a személyes, illetve ügykezelési tevékenységüket szakították meg 2-5 percre és szerezték be a munkájukhoz szükséges információt, illetve nyújtottak tájékoztatást telefonon. A legmagasabb értéket a Titkársági Osztálynál mértük: 6%. Az ügykezelési tevékenységek körébe meglehetősen sok(féle) feladat teljesítése beletartozik. Ezt a tényt támasztja alá, hogy a legmagasabb értéket a Titkársági Osztály 49.3%-os mérése mutatja, ugyanakkor a Pénzügyi Osztályon 34.8%-ot mértünk. Átlagosan munkaidejük 41.7%-át fordítják a kutatásban részt vevők ügykezelési tevékenységek körébe eső feladatok végrehajtására. 9

10 TAMÁSI A belső kommunikáció, megbeszélések, személyes egyeztetések időtartama a teljes munkaidőhöz viszonyítottan 6.9% és 12.4% közötti értékeket mutat (átlagosan 9.9%-ot). A munkatársak átlagosan napi 5 90 perc közötti időtartamokat mértek, a tevékenységek jelentős hányada konkrét, napi / heti feladatelosztásként, vezetői eligazításként jelent meg az önértékelési adatlapokon. Személyes ügyek intézésére a munkatársak minimális időt fordítottak, a Műszaki Osztályon mért 0.9%-os érték a legmagasabb (átlagosan 0.5%). A biológiai ügyek intézése átlagosan a munkaidő 8.6%-át tette ki a vizsgált időszakban, ami napi 41 percet jelent. Ha összevontan kezeljük a személyes és biológiai ügyek intézésére fordított ún. egyéb elfoglaltságokat, 100%-nak tekintve a hasznos munkaidő-kihasználtság tekintetében a heti 2250 percet, illetve egyéb elfoglaltság tekintetében a 120 percet, a kapott értékek alapján a szervezeti egységek hasznos munkaidő-alap kihasználása az alábbiak szerint alakul: 10

11 TAMÁSI 3. sz. ábra A hasznos munkaidő és az egyéb elfoglaltságok aránya az egyes szervezeti egységeknél Igazgatási Osztály Titkársági Osztály Műszaki Osztály Pénzügyi Osztály Munkaidő kihasználtság Egyéb elfoglaltság Munkaidő kihasználtság átlaga Egyéb elfoglaltság átlaga 11

12 TAMÁSI A hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok arányát szemléltető grafikonon jól látható, hogy míg a hasznos munkaidő kihasználtsága valamennyi iroda esetében közel azonos arányok között mozog és kiegyenlített (94.5% 96.9%), addig a rendelkezésre álló munkaközi szünet felhasználása már szélesebb intervallumban mozog (159.2% %). Megállapítjuk, hogy a vizsgált időszak mutatószámai öszszességében átlagos értékeket mutatnak. A hasznos munkaidő-alap átlagosan 95,8%-ot mutat, míg az egyéb elfoglaltságok átlaga 179.6%. A hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok percben kifejezve az 5. sz. mellékletben kerülnek bemutatásra. B. Adatlap a feladatkörökről A Hivatal köztisztviselői a munkanap-fényképezés során rögzítették feladatköreiket az erre a célra előre megszerkesztett formanyomtatványon. A munkaköri leírásokat javasoljuk minden osztályon évenként felülvizsgálni és kiegészíteni a 6. sz. mellékletben elhelyezett munkaköri leírás minta felhasználásával, valamint a minőségirányítási rendszer működésével összhangban beépíteni az alábbi szövegrészt Munkáját a hivatal minőségpolitikájának, illetve a Minőségirányítási Kézikönyvben foglaltaknak megfelelően végzi. C. Adatlap az ügyintézők képességeiről A Hivatal vezető beosztású tisztségviselői egyetlen alkalommal értékelték beosztott dolgozóik képességeit az erre a célra előre megszerkesztett formanyomtatványon. Az értékelés során 4 fokozat ( , ahol az 1 a gyenge, a 4 a kiemelkedő képességet jelöli) állt rendelkezésre. 12

13 TAMÁSI Az összehasonlítás, illetve az elemzés elvégzéséhez táblázatban összesítettük az adatokat. Az eredményeket az alábbi táblázat és grafikus ábra mutatja: Szempontok Igazgatási O. Titkársági O. Műszaki O. Pénzügyi O. Átlag Általános közigazgatási ismeretek 3,00 2, ,95 Jogszabályismeret 3,33 3,6 3,25 2,75 3,27 Tárgyalóképesség 3,33 3 3,25 3 3,18 Felfogóképesség 3,56 3,4 3,25 3,25 3,41 Lényeglátás 3,44 3,4 3,5 2,5 3,27 Emlékezőtehetség 3,78 3,8 3,25 2,75 3,50 Fogalmazási készség 3, ,75 3,18 Szóbeli kifejezőkészség 3,44 3 3,25 3 3,23 Kreativitás 3,33 3 3,25 2,25 3,05 Szervezőképesség 3,56 3,8 3,75 3,25 3,59 Kezdeményezőképesség 3,56 3,2 3,5 2,75 3,32 Döntési képesség 3,56 3, ,09 Alkalmazkodóképesség 3,44 3,2 3,75 3 3,36 Kollegalitás 3,67 3,8 3,75 3,25 3,64 Ügyfélfogadási kultúra 3,89 3,6 3,5 3,5 3,68 Precizitás, igényesség 3,78 4 3,25 2,75 3,55 Időbeosztás 3,89 3,4 3,25 2,5 3,41 Gyorsaság 3,78 3,6 3,75 3 3,59 Teherbírás 3,67 3,2 3,25 2,75 3,32 13

14 TAMÁSI Képességvizsgálat adatsora Ált.közig.ismeretek Jogszab.ismeret Tárgyalóképesség Felfogóképesség Lényeglátás Emlékezőtehetség Fogalmazási készség Szóbeli kifejezőkészség Kreativitás Szervezőképesség Kezdeményezőképesség Döntési képesség Alkalmazkodóképesség Kollegalitás Ügyfélfogadási kultúra Precizitás, igényesség Időbeosztás Gyorsaság Teherbírás 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 A vizsgált szempontok tekintetében a szervezetnél legmagasabbra értékelt képesség az ügyfélfogadási kultúra és a kollegalitás. Gyenge pontot nem definiálunk; legkisebb átlagértéket az általános közigazgatási ismeretek, a kreativitás és a döntési képesség mutat. 14

15 TAMÁSI III. JAVASLATOK A Controll Holding Tanácsadó Zrt. jelen értékelésében összesítette a munkanap felmérésből származó megállapításokat. A tapasztalatok alapján az alábbi megállapításokat, javaslatokat tesszük: A szervezetben a rendelkezésre álló munkaidőt - a vizsgált időszakot alapul véve a munkatársak megfelelően kihasználják, túlmunka igénybevétele nem volt megfigyelhető. Jelenlegi mérés nem mutat túlterheltséget a hivatal dolgozói, osztályai körében. Az ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek az osztályok eltérő tevékenység-szerkezetéből adódóan nehezen összehasonlíthatóak. A kimutatott eltérésekből adódóan figyelmet érdemel a belső kommunikáció szervezése, a személyes egyeztetések, vezetői eligazítások tervszerűségének biztosítása, időtartamának és rendszerességének szabályozása. Javasoljuk a munkaköri leírások egységesítését, aktualizálását és legalább évente egyszeri felülvizsgálatát. Értékelő anyagunk mellékletében elhelyeztünk egy mintát, amely valamennyi, általunk szükségesnek és elégségesnek tartott tényadatot rögzít. Javasolt a munkatársak általános (és szakmaspecifikus) közigazgatási ismereteinek folyamatos bővítése, döntési képességének, valamint kreativitásának fejlesztésére tréningek tartása. A kapott értékek összehasonlíthatósága érdekében a munkanap-fényképezés rendszeres időközönkénti ismétlését javasoljuk. 15

16 TAMÁSI IV. ÖSSZEHASONLÍTÓ ADATOK 1. A hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok aránya: Hasznos munkaidő 100,0 80,0 60,0 40,0 96,2 99,1 101,4 95,8 95,8 20,0 0,0 Város Bp-i kerület M.J.V. M.J.V. Tamási Egyéb elfoglaltságok 180,0 160,0 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 165,7 154,9 125,8 173,1 179,6 40,0 20,0 0,0 Város Bp-i kerület M.J.V. M.J.V. Tamási Az összehasonlításban szereplő mutatók elemzése alapján megállapítható, hogy a hasznos munkaidő kihasználtsága egy megyei jogú várossal egyetemben - Tamási esetében a legalacsonyabb (95,8%) értéket mutatja, míg az egyéb elfoglaltságok átlaga 179,6%-kal a legmagasabb. Ez esetenként a pontatlan adatlap-kitöltésből is adódhat. 16

17 TAMÁSI 2. Képesség-vizsgálat hivatali szinten Néhány kiválasztott város, megyei jogú városok, illetve budapesti kerület hivatali szinten számított összesített átlag eredményét tekintve az alábbi grafikont mutatjuk be: Képességvizsgálat adatsora 4 3,5 3 2,5 3,05 3,3 3,41 3,53 2,92 3,14 3,06 3,35 2 1,5 1 0,5 0 Város(1) Képesség-vizsgálat M.J.V.(1) Bp-i adatsora kerület M.J.V.(2) Város(3) Város(4) M.J.V.(3) Tamási Fentiekből látható, hogy nincsenek nagy különbségek a kapott átlag értékek között, ami adódik abból a tényezőből, hogy 0-tól 4-ig terjedő skálán vizsgáljuk a képességeket. Tamási Város Polgármesteri Hivatalában mért eredmények alapján a 3,35 átlag átlagon felülinek minősíthető. 17

18 A KITÖLTÖTT ADATOK HELYESSÉGÉT A CONTROLL ZRT. TANÁCSADÓI BE NEM JELENTETT IDŐPONTBAN ELLENŐRZHETIK! 1. sz. melléklet 1.sz. adatlap MUNKANAP-FÉNYKÉPEZÉS (kitöltendő legalább 5 egymást követő munkanapra) Szervezeti egység: A kitöltő neve: A mérés napja: 200 hó nap Beosztása: Alkalmazandó kódok: 01 Érdemi ügyintézés személyesen (tárgyalás ügyféllel / képviselőjével, helyszíni szemle lefolytatása, határozathozatal, stb.) 02 Érdemi ügyintézés telefonon 03 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek (ügyiratszerkesztés, iktatás, adatrögzítés, stb.) 04 Belső kommunikáció, társszervekkel történő együttműködés (tárgyalás vezetővel, tárgyalás társosztállyal, munkamegbeszélés, stb.) 05 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 06 Biológiai ügyek intézése (táplálkozás, kávézás, WC, stb.) A napi tevékenység időrendi felsorolása (KÓDSZÁM MEGJELÖLÉSÉVEL!) Kezdete (óra, perc) A tevékenység időigénye Befejezése (óra, perc) Összesen (percben) 18

19 2. sz. melléklet

20 3. sz. melléklet

21 4. sz. melléklet Átlag értékek szervezeti egységek szerinti bontásban: Tevékenység Igazgatási Osztály Titkársági Osztály Műszaki Osztály Pénzügyi Osztály 01 Érdemi ügyintézés személyesen 41,8 24,5 32,2 40,7 02 Érdemi ügyintézés telefonon 4,2 6,0 3,9 4,1 03 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek 38,0 49,3 44,6 34,8 04 Belső kommunikáció, társszervekkel való együttműködés 6,9 11,5 9,0 12,4 05 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 0,3 0,3 0,9 0,5 06 Biológiai ügyek intézése 8,8 9,0 9,0 7,5 Összesen 99,99 100,59 99,58 100,00

22 5. sz. melléklet Munkaidő és egyéb elfoglaltság percben kifejezve Hivatali átlag Pénzügyi Osztály Műszaki Osztály Titkársági Osztály Igazgatási Osztály Egyéb elfoglaltságok percben Munkaidő-kihasználtság percben

23 6. sz. melléklet Munkaköri leírás (minta) I. Személyi rész 1. A munkakört betöltő neve 2. A szükséges iskolai végzettség, szakképesítés 3. A szükséges iskolai végzettség és szakképesítésen felüli további követelmények (szakmai gyakorlat, nyelvvizsga) 4. Alkalmazás előfeltétele: II. Szervezeti rendelkezések 1. A munkavégzés helye, szervezet megnevezése 2. Munkakör megnevezése 3. Beosztás megnevezése 4. Munkaidő, munkarend 5. Munkáltatói jogkör gyakorlója 6. Közvetlen felettese 7. Távolléte estén helyettese III. Jogok és kötelezettségek 1. A köztisztviselő általános jogai: Ezek: a.) egészséges, biztonságos munkakörülmény b.) munkavégzéshez szükséges alapvető tárgyi feltételek c.) munkavégzéshez szükséges tájékoztatás, irányítás 2. A köztisztviselő általános kötelezettségei: (Kötelezően tartalmazni kell a következőket) a.) feladatkörét érintő jogszabályok betartása b.) előírt helyen és időben történő munkavégzés c.) munkára képes állapotban köteles munkahelyén megjelenni d.) munkáját az elvárható szakértelemmel és gondossággal, a közérdek kizárólagos szem előtt tartásával köteles végezni e.) be kell tartani munkavédelmi, környezetvédelmi, tűzvédelmi, közegészségügyi- járványügyi előírásokat f.) a tulajdonos gondosságával kezelni a rábízott vagyont g.) a munkája során tudomására jutott üzleti titkot, valamint a munkáltatóra, illetve a tevékenységére vonatkozó alapvető fontosságú információkat megőrizni h.) folyamatosan képezni magát 3. Munkakör ellátásával kapcsolatos feladatok: részletes munkakörre vonatkozó leírás, általános és speciális feladatok 4. A munkakör ellátásával kapcsolatos hatásköre, jogköre IV. Felelősség Felelős a munkaköri leírásban meghatározott feladatok maradéktalan ellátásáért, a határidők betartásáért. 23

24 6. sz. melléklet V. Helyettesítés (Kötelezően tartalmaznia kell a következőket) A munkáltató utasítására az ideiglenesen (pl.: betegség, vagy gyermek-nevelés miatt) távollevő munkatársa helyett vagy betöltetlen státuszhoz tartozó feladatok ellátására a kinevezés szerinti munkaköre ellátása helyett, vagy eredeti munkaköre ellátása mellett munkakörébe nem tartozó munka végzésére kötelezhető a Kjt. szabályainak megfelelően. Három napnál hosszabb távollét esetén végzendő feladatait köteles átadni a közvetlen munkahelyi vezetője által kijelölt személynek. VI. Minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos feladatok VII. Hatályba lépés Ezen munkaköri leírás az aláírás napján lép hatályba és megváltoztatásig érvényes. Dátum szervezeti egység vezető A munkaköri leírásban foglaltakat tudomásul vettem, eredeti példányát a feladat végrehajtása céljából átvettem. köztisztviselő 24

25 7. sz. melléklet 1. dia MUNKANAP-FÉNYK NYKÉPEZÉS Tamási VárosV polgármesteri hivatalában A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg 2. dia ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK Munkanap-fényképezés Helye: Időtartama: Tamási Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 5 egymást követő munkanap Résztvevők: Módszere: Ellenőrzése: Feldolgozása: Kiválasztott köztisztviselői kör Önfényképezés Külső szakértő bevonásával Controll Holding Zrt. 25

26 7. sz. melléklet 3. dia KÉRDŐÍV 1/a. Munkanap-fényképezés adatlap Azonosító adatok: Kitöltő neve Beosztása Szervezeti egység A kitöltés időpontja Naponta külön-külön kérdőívet kell kitölteni! 4. dia KÉRDŐÍV 1/b. (folytatás) Munkanap-fényképezés adatlap 01 Érdemi ügyintézés személyesen (tárgyalás ügyféllel/képviselőjével, helyszíni szemle lefolytatása, határozathozatal, stb.) 02 Érdemi ügyintézés telefonon 03 Ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek (ügyiratszerkesztés, iktatás, adatrögzítés, stb.) 04 Belső kommunikáció, társszervekkel történő együttműködés (tárgyalás vezetővel, tárgyalás társosztállyal, munkamegbeszélés, stb.) 05 Személyes ügyek intézése (hivatalon belül és kívül) 06 Biológiai ügyek intézése (táplálkozás, kávézás, WC, stb.) 26

27 7. sz. melléklet 5. dia KÉRDŐÍV 1/c. (folytatás) Munkanap-fényképezés adatlap A napi tevékenység időrendi felsorolása (KÓDSZÁM MEGJELÖLÉSÉVEL!) Kezdete (óra, perc) A tevékenység időigénye Befejezése (óra, perc) Összesen (percben) 02 Időpontegyeztetés partnerrel telefonon Kávé Számítógépes szövegszerkesztés dia Egyéb információk A kérdőíveket tollal olvashatóan, vagy számítógépen kérjük kitölteni. Egynemű tevékenység esetében nem kell külön-külön sort használni. Az adatlap pontos napi vezetését tanácsadóink a helyszínen ellenőrizni fogják. A napi tevékenységek felsorolásánál kérjük tömören fogalmazzanak. Kérjük, figyeljenek az időrendre és a párhuzamosan végzett tevékenységek egyértelmű jelölésére! 27