A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés március 27-ei ülésére

Átírás

1 KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYE FİJEGYZİJE VI. 527 /2008. E L İ T E R J E S Z T É S A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés március 27-ei ülésére Tárgy: Éves ellenırzési jelentés a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal évi belsı ellenırzési tevékenységérıl Elıterjesztı: Dr. Péntek Péter megyei fıjegyzı Elıadó: Tóbiásné Makai Edit belsı ellenır

2 Tisztelt Megyei Közgyőlés! A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzati Hivatal évi éves ellenırzési jelentését a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI.26.) számú Kormányrendeletben elıírt tartalommal, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével - a melléklet szerint terjesztem elı. Kérem a Tisztelt Közgyőlést, hogy a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Hivatalának évi éves ellenırzési jelentését fogadja el. Tatabánya, március 14. Dr. Péntek Péter 1

3 Határozati javaslat A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés 1. Elfogadja a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Hivatalának évi belsı ellenırzési tevékenységérıl szóló éves ellenırzési jelentést a melléklet szerint. 2. Felkéri a megyei fıjegyzıt arra, hogy gondoskodjon a belsı ellenırzés évi éves jelentésének a fıosztályvezetıkkel történı megismertetésérıl és a szervezeti egységek által történı hasznosításáról. Határidı: Felelıs: folyamatos Dr. Péntek Péter megyei fıjegyzı 2

4 A./2008.(III.27.) számú KH melléklete A KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYEI ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL ÉVI ÉVES ELLENİRZÉSI JELENTÉSE 1. A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG 1.1. A tervfeladatok teljesítésének értékelése évben 20 ellenırzés valósult meg, ebbıl 12 tervezett ellenırzés volt, 8 soron kívüli. A terven felüli ellenırzésekre vezetıi információs igények felmerülése alapján, a fıjegyzı írásban kiadott utasítása szerint került sor. A évre tervezett vizsgálatok közül a telefonhasználat rendjérıl tervezett ellenırzés részben (a szabályozottság ellenırzésével) valósult meg, az elszámolások szabályszerőségét célvizsgálat keretében ellenırizni fogjuk. A többi, 2007-re tervezett ellenırzést végrehajtottuk, utóvizsgálatok is folynak. A vizsgálatok típus szerinti összetételét és a felhasznált ellenıri napok száma a PM által közreadott táblázatban részletezzük. (1. függelék). A hivatal belsı ellenırzési rendszerének kialakítása 2005-ben kezdıdött a szabályozások megalkotásával, információgyőjtéssel, tájékozódással. Kialakítottuk a FEUVE rendszert, mely folyamatos karbantartása a belsı ellenırzési kapacitást is igénybe veszi. Konstruktív együttmőködés alakult ki a szervezeti egységek vezetıivel, erısödik a belsı ellenırzés tanácsadói szerepe. Az elmúlt három évben folyamatosan nı az elvégzett ellenırzések száma, az ellenırzési feladatokra fordított idı, kisebb kapacitást kell már az egyéb feladatokra fordítani. A belsı ellenırzések alakulása Év Ellenırzések száma Ellenıri napok száma Ellenırzések száma Ellenıri napok A költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló módosított 193/2003. (XI.26.) kormányrendelet (továbbiakban: Ber.) elıírásainak megfelelıen kialakított belsı ellenırzési 3

5 rendszer elemeit a belsı ellenır folyamatosan karban tartja, a rendszer mőködését a fıjegyzı utasításban szabályozta. A Belsı ellenırzési kézikönyv folyamatos felülvizsgálat alatt áll, és a Ber. módosításai, a gyakorlati tapasztalatok, szervezeti változások nyomán felmerülı igények következtében ben is aktualizálásra került. A Ber.-ben foglaltak teljesítésére októberben elkészült a évre vonatkozó éves ellenırzési terv, melyet a közgyőlés a 267/2007. (X. 25.) számú közgyőlési határozat fogadott el. A belsı ellenırzéssel szemben támasztott követelményeknek, a felmerülı új igényeknek eleget téve kidolgoztuk a Hivatalra vonatkozó belsı ellenırzési stratégiát, elkészült a belsı ellenır egyéni képzési terve. Többlet feladatot jelentettek a FEUVE (folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés) rendszer mőködtetéséhez kapcsolódó feladatok (kockázatok felmérése, a szabályzatok felülvizsgálata: kockázatkezelési szabályzat, szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, a hivatal ellenırzési nyomvonala). A vizsgálatok típus szerinti összetételét és a felhasznált ellenıri napok száma a PM által közreadott táblázatban részletezzük. (1. függelék). A belsı ellenır munkáját a szabályzatokban, ügyrendekben, folyamatleírásokban megfogalmazott ellenırzési pontok és a tevékenységek tapasztalatai alapján, a feltárt kockázatok figyelembe vételével szervezte, végezte. A vizsgálatokat a külsı és belsı szabályozók (vonatkozó jogszabályok, belsı ellenırzési kézikönyv) együttes figyelembevételével hajtotta végre, a kézikönyv irat- és jelentésmintáit követte a dokumentációk összeállítása során. Az egyeztetett, végleges tartalmú jelentések megismerésérıl, illetve esetleges további észrevételek, megjegyzések benyújtásáról az ellenırzött szervezeti egységek vezetıi Záradék - ban nyilatkoztak. Az ellenırzés megállapításaihoz, a feltárt jelenségekhez esetenként kiegészítı magyarázatot közöltek. Az iratokat elektronikus formában is tároljuk. A megvalósítható ajánlások vonatkozásában sor került a megfelelı intézkedésekre Az ellenırzések személyi és tárgyi feltételeinek megléte, az ellenırzéseket segítı, akadályozó tényezık Személyi feltételek: A Hivatal belsı ellenırzését 1 fı függetlenített belsı ellenır látja el. A belsı ellenır képzettsége megfelel a vonatkozó kormányrendelet 11. -ban elıírt, a belsı ellenırre vonatkozó általános és szakmai követelményeknek: - pénzügyi szakközgazda (Pénzügyi és Számviteli Fıiskola, Budapest) - statisztikai elemzı, szervezı felsıfokú szakképesítés (OKJ , Budapest) - önkormányzati belsı ellenıri oklevél (Belsı Ellenırök Magyarországi Szervezete, Budapest) - közbeszerzési referens szakképesítés (OKJ , Budapest) - közigazgatási szakvizsga. A belsı ellenır helyzete a szervezeti hierarchiában megfelelı. Feladatköri és szervezeti függetlenségét az SZMSZ és a belsı ellenırzési szabályzat is rögzíti, ezek az elıírások a gyakorlatban is megvalósulnak. A belsı ellenır a jogszabálynak és a belsı szabályzatoknak megfelelıen a fıjegyzı közvetlen irányításával dolgozik. Nem történt olyan eset, amely a funkcionális függetlenséget megsértette volna. 4

6 A belsı ellenır napi munkakapcsolata, konzultációs lehetısége biztosított a Hivatal felsı vezetése felé, résztvevıje a vezetıi értekezleteknek. Az éves ellenırzési terv elkészítése során a vizsgálandó tevékenységek és szervezeti egységek kiválasztása a fıjegyzı és a belsı ellenır egyetértésével, a fıosztályvezetık bevonásával történt. A Hivatal méretéhez, tevékenységeihez igazodó ellenıri létszám meghatározására nem készült kapacitás felmérés. A kockázatkezelési rendszer keretein belül tekintettel a megfogalmazott feladatokra, a jogszabályi változásokra, a belsı ellenırzéssel szemben támasztott késıbbi külsı elvárásokra a belsı ellenıri kapacitást rendszeresen meg kell vizsgálni. Tárgyi feltételek: Az ellenırzések során minden fellelhetı (létezı) irat, dokumentáció, bizonylat, adatbázis stb. hozzáférhetı volt, a szóbeli vagy írásbeli információnyújtás idıben teljesült. A belsı ellenırzés munkája során a kért segítséget megkapta. A szervezeti egységek vezetıi és munkatársai az ellenırzések során jellemzıen együttmőködık voltak. A lefolytatott ellenırzések során nem fordult elı az eljárást hátráltató, említésre érdemes tényezı. A nyugodt körülmények között folytatott, hatékony munkavégzés feltételei adottak, a tárgyitechnikai eszközellátottság (telefon, fax, nyomtató, PC, Internet, CD-jogtár használat) megfelelı Az ellenırzések legfontosabb megállapításai A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok, utalványok és a hozzájuk kapcsolódó dokumentumok szabályszerőek, a pénztári kifizetések indokoltak, nyílvántartásbeli hiányosságok nincsenek a házipénztárban. A munkafolyamatba épített pénztári ellenırzések rendszeresek voltak. Dokumentált vezetıi ellenırzést csak a leltározás nyomán észleltem, hatékony FEUVE tevékenység nem volt a pénztári feladatvégzés során. A hivatal bankszámla kezelési tevékenysége szabályszerő, javasolt egységes pénzkezelési szabályzat elkészítése (házipénztár + bankszámla). A fıjegyzıi utasítások nyilvántartása év végéig teljeskörő, a 2007-ben kiadott utasításokat késıbb vették nyilvántartásba. Az utasítások nem voltak fellelhetıek hiánytalanul a fıjegyzıi titkárságon, ezeket pótolták, és tejeskörően elérhetıvé tették az Intraneten. Több utasítás vonatkozásában módosítást javasoltam, ezek elkészítése jelenleg folyamatban van. A jogszabályi elvárásoknak megfelelıen, határidıre elkészítették a hivatalra vonatkozó Egyedi Iratkezelési Szabályzatot. Az osztályok jelentıs ügyirathátralékot halmoztak fel, ezeket fel kellett számolni annak érdekében, hogy a lecsökkentett irattári létszámmal ütemesen és folyamatosan lehessen elvégeztetni az iratkezelési feladatokat. Az akadálymentesítésre vonatkozó pénzügyi-mőszaki tervvel rendelkezik a hivatal, mely a rövid távú feladatokon túl közép-, és hosszú távú célokat és hozzájuk rendelhetı becsült költségeket is tartalmaz felelısök és határidık megjelölésével. A terv évre esı részét teljesítették, a 2006-ra ütemezett feladatok a források rendelkezésre állása szerint részben teljesültek. A jogszabályi elvárásokkal ellentétben évre a hivatalban nem készült átfogó, helyi éves továbbképzési terv. Kivételt képeznek a kötelezı közigazgatási vizsgák, melyeket 5

7 folyamatosan bonyolítanak. A kormányrendeletben elıírt évenkénti vezetı-képzés nem valósul meg, nem vezetnek naprakész egységes nyilvántartást a képzésekrıl és a hozzájuk kapcsolódó költségráfordításokról. A 1/2007. (V.8.) számú elnöki rendelkezésében foglaltak jogszerőek, az alelnökök feladatainak, és a mellérendelt hatásköröknek a megállapítása összhangban van az Ötv.-vel. Jogszerően terjesztették ki a Hivatal teljes köztisztviselıi állományára és ügykezelıi körére az elnököt megilletı egyetértési jogot. A kötelezettségvállalások szabályozása megfelel a jogszabályoknak, javasolt a kötelezettségvállalási szabályzat elnöki rendelkezéshez történı igazítása. A köztisztviselıi kinevezések mellékletének tekintendı munkaköri leírások vonatkozásában hiányosságokat észleltem, melyek felszámolásáról a fıjegyzı intézkedett. Jelenleg csak munkaköri leírás mellékletével történhet kinevezés, folyamatos feladat a mznkaköri leírások karbantartása. A munkaidı nyilvántartására rendszeresített jelenléti íveket a hivatalban (néhány szervezeti egység kivételével) rendszertelenül vezetik, ellentétben az Egységes Közszolgálati Szabályzatban foglalt szabályokkal. A Kbt. 6. (1) bekezdésében elıírtakat betartva a közbeszerzési eljárások elıkészítését, belsı ellenırzésének felelısségi rendjét, az ajánlatkérı nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek felelısségi körét és az eljárások dokumentálásának rendjét meghatározták a Közbeszerzési szabályzatban. A mőködési hitel felvételére irányuló közbeszerzési eljárást a Kbt. alapján folytatták le lebonyolító közremőködésével. A lebonyolítóval egy korábban lefolytatott közbeszerzési eljárás eredményeként megbízási szerzıdést kötöttek. A tervezés során a beszerzés becsült értékének meghatározásánál betartották a Kbt.-ben foglaltakat, a közbeszerzési értékhatárok figyelembevételével az eljárásrendet megfelelıen választották meg és indokoltan döntöttek a gyorsított eljárás mellett. A gyorsított meghívásos közbeszerzési eljárás lebonyolítása során a Kbt. elıírásait betartották a részvételi, és az ajánlattételi szakaszban egyaránt. A dokumentálási elıírásokat az eljárás során betartották. A közbeszerzési tervet közzé kell tenni az önkormányzat internetes honlapján. Az elektronikus információszabadságról szóló törvényt nem hajtották végre maradéktalanul. A közérdekő adatok közzététele hiányos, a már közzétett adatokat nem aktualizálják. A hivatal nem csatlakozott az egységes közadatkeresı rendszerhez, a munkaköri leírásokban nem jelenítették meg a feladatokat, a vakok és gyengénlátók által széles körben használt eszközökkel még nem tették olvashatóvá a közérdekő adatokat. A vonatkozó szabályzat módosítása jelenleg van folyamatban. A Hivatal FEUVE szabályzatai rendelkezésre állnak, az ellenırzési nyomvonalat aktualizálni kell. A vezetık egyéni teljesítménykövetelményei között rögzíteni kell a FEUVE feladatokat is. A belsı ellenırzés megállapításait és javaslatait figyelembe véve a fıjegyzı valamennyi esetben intézkedett a szükséges feladatok végrehajtásáról, a hibák és hiányosságok felszámolásáról. 6

8 1.4. A jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma A évi vizsgálatok során büntetı-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást vagy hiányosságot a belsı ellenırzés nem tárt fel és állapított meg, eljárást nem kezdeményezett. A Hivatal köztisztviselıit érintı szabálytalanságot egyetlen szervezeti egység sem jelzett A FEUVE javítása érdekében tett javaslatok A Hivatal tevékenységeinek folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési (FEUVE) rendszerének kialakítását az államháztartás mőködési rendjérıl kiadott 217/1998.(XII. 30.) Kormányrendelet módosítása 382/2004. (XII. 29.) Kormányrendelet felgyorsította, 2005-ben elkészült a Hivatal ellenırzési nyomvonala és a kapcsolódó szabályzatok. Ezek felülvizsgálata felvetette aktualizálásuk igényét. A Kockázatkezelési szabályzat 32/2007. sz fıjegyzıi utasítás mellékleteként, a Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a hivatal Ügyrendjének mellékleteként hatályos, állapota aktuális. Az ellenırzési nyomvonalat (a belsı ellenırzési megállapítások realizálására kiadott intézkedési terv alapján) 2008-ban korszerősíteni kell. A belsı ellenırzés a jövıben is rendszeresen értékelni fogja a FEUVE tevékenységet. A FEUVE rendszer javítása érdekében alapvetı feladat a Hivatal kockázatkezelési rendszerének hatékony mőködtetése. A belsı ellenırzés kezdeményezésére a szervezeti egységek vonatkozásában 2006-ban megkezdıdött, és 2007-ben tovább folytatódott a kockázatok azonosítása, értékelése, melyek eredményét a belsı ellenırzési tervezés felhasználhatta. További feladat a megfelelı kockázatkezelési stratégia meghatározása, és kockázatkezelési tevékenység folyamatossá válása, a dokumentált vezetıi kontrollok megerısítése. A magas kockázatú tevékenységek esetében kiemelten fontosak a vezetıi ellenırzések, vezetıi beszámolók és a belsı ellenırzés további preventív vizsgálatai, melyek együttesen a kockázatkezelési stratégia részét képezhetik. A vezetıi ellenırzések hatékonyabbá tétele érdekében kiscsoportos FEUVE megbeszéléseket tervezünk. 2. A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA 2.1. Az intézkedési tervek megvalósítása, a megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatai A belsı ellenırzési jelentések lezárását követıen a fıjegyzı és a belsı ellenır konzultál a jelentésben foglaltakról. Amennyiben a megállapítások szükségessé teszik, a fıjegyzı intézkedési tervet ad ki a jelentésekben feltárt esetleges hiányosságok kiküszöbölése illetve a javaslatok megvalósítása érdekében a vonatkozó határidı és felelıs megjelölésével. Az adott téma jelentıségének, illetve a megvalósítható ajánlások számának függvényében elıfordul, hogy a szükséges intézkedés azonnal megtörténik, intézkedési tervet nem kell kiadni. Az ellenırzések nyomán megtett intézkedések, a belsı ellenırzések hasznosulásának vizsgálata az utóellenırzések (rendszeres ellenırzések esetén a következı vizsgálat) keretein belül történik. 7

9 2.2. Az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Független belsı ellenırzés A január 1.-jétıl alkalmazott fıállású, függetlenített belsı ellenır kialakította a Hivatal belsı ellenırzési rendszerét (jogszabályoknak megfelelı szabályozás, tervezés) végrehajtja az ellenırzéseket, nyomon követi azok hasznosulásait. A belsı ellenırzési tevékenység fejlesztése, az ismeretek bıvítése érdekében célul tőztük ki, és lehetıvé tesszük a rendszeres szakmai továbbképzéseken, konzultációkon való részvételét. Igyekszünk a jövıben tágabb teret biztosítani (az erre alkalmas témakörökben) a preventív ellenırzéseknek, mivel azok fontos eszközök lehetnek a szabálytalanságok kiküszöbölésében, a kockázatok csökkentésében. Továbbra is fontosnak tartjuk a belsı ellenırzés tájékoztatását a hivatal tevékenységeinek helyzetérıl, a felmerült problémákról és a megoldásra tett javaslatokról, intézkedésekrıl. Figyelembe vesszük a belsı ellenıri ajánlásokat és javaslatokat erısítve ezzel a belsı ellenırzés tanácsadó szerepét és hatékonyságát. Munkafolyamatba épített ellenırzések A munkafolyamatba épített ellenırzéseket a feladatok ellátói gyakorolják munkavégzésük során. Ezeket az ellenırzési feladatokat a munkaköri leírásokban rögzítjük, végrehajtásukat a vezetıi ellenırzések, valamint a független belsı ellenırzések keretein belül kontrollálni kell. Vezetıi ellenırzések (FEUVE) A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat évre kiemelt céljaként is megfogalmazódott a FEUVE rendszer folyamatos fejlesztése az ellenırzések révén. A FEUVE feladatok megfelelı szintekre delegálása megvalósul a vezetık egyéni teljesítmény követelményeiben történı rögzítésével, és a késıbbiekben értékelésével. A FEUVE (folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés) szabályzatainak elkészítésén túl az elkövetkezı idıszak feladata lesz azok felülvizsgálata és aktualizálása a szervezeti változások és a tevékenységi struktúra változása nyomán. A Hivatal vezetésének feladata a kockázatkezelési rendszer kialakítása és mőködtetése, mely a fıosztályvezetık és osztályvezetık részérıl aktív közremőködést, operatív munkát igényel. Tatabánya, március14. Tóbiásné Makai Edit belsı ellenır Dr. Péntek Péter fıjegyzı 8

10 1. függelék A ÉVBEN ELVÉGZETT ELLENİRZÉSEK ÖSSZESÍTÉSE KEM ÖNKORMÁNYZAT HIVATALA Összes ellenırzés lebontva Összes ellenırzés Tervben szerepelt** Soron kívül Terven felül*** ellenıri nap ellenöri nap ellenıri nap ellenıri. nap db közsz.* külsı össz. db közsz. külsı össz. db közsz. külsı össz. db közsz. külsı össz. Szabályszerőségi ellenırzés Pénzügyi és szabályszerőségi ellenırzés Szabályszerőségi és rendszerellenırzés ÖSSZESEN * Közszolgálati jogviszonyban álló belsı ellenır ** Az eredeti tervben szereplı, a terv szerint végrehajtott ellenırzések. *** Terven felülinek minısül az az ellenırzés, amely a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül valósult meg.

11 2. függelék Belsı ellenırzési kapacitás A belsı ellenırzés létszám-helyzete december 31-én Nem ellenırzésre fordított kapacitás Belsı ellenırzési egység összesen (A+B) A) Belsı ellenırzési feladatot ellátó személy közszolgálati jogviszonyban B) Adminisztratív személyzet Tanácsadás Képzés Egyéb tevékenység Összesen státusz* betöltött státusz státusz betöltött státusz státusz betöltött státusz betöltetlen betöltetlen betöltetlen embernap KEM ÖNKORMÁNYZAT HIVATALA * Engedélyezett foglalkoztatási jogviszonyok száma (fıben megadva) 3. függelék A belsı ellenırzési jelentések alapján készített intézkedési tervekben foglalt, az adott évben lejárt határidejő intézkedések megvalósításának helyzete december 31-én január 1. és december 31. között lejárt határidejő intézkedések száma* Még nem végrehajtott** Végrehajtott Összesen Megvalósítási arány (%) KEM ÖNKORMÁNYZAT HIVATALA % *Az intézkedési terv pontjai alapján. ** A meg nem kezdett és a folyamatban lévı megvalósítás. 10

12 11