NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT SOPRON 2012

2 TARTALOMJEGYZÉK A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS HATÁLYA... 3 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELŐKÉSZÍTÉSE... 4 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS DOKUMENTÁLÁSI RENDJE... 4 ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI SZABÁLYOK... 5 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK... 6 UNIÓS ÉRTÉKHATÁROKAT ELÉRŐ ÉRTÉKŰ KÖZBESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK... 6 A NEMZETI ÉRTÉKHATÁROKAT ELÉRŐ ÉRTÉKŰ KÖZBESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK. 7 KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSEK... 9 A KÖZBESZERZÉSI TÖRVÉNY TEMATIKÁJA...10 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETEK, SZEMÉLYEK...10 BERUHÁZÁSI ÉS KÖZBESZERZÉSI OSZTÁLY FELADATAI...11 A KÖZBESZERZÉST BÍRÁLÓ BIZOTTSÁG FELADAT ÉS HATÁSKÖRE:...12 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK SZAKMAI TÁMOGATOTTSÁGA:...13 AZ EGYETEMI KÖZBESZERZÉSEK BONYOLÍTÁSÁBAN RÉSZT VEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEK...14 KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELŐKÉSZÍTÉSE:...14 AZ ÉVES STATISZTIKAI ÖSSZEGEZÉS...14 AZ EGYETEMI KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK RENDJE...15 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS NYILVÁNOSSÁGA:...15 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...16 MELLÉKLETEK JEGYZÉKE SZÁMÚ MELLÉKLET-TÁJÉKOZTATÓ: SZÁMÚ MELLÉKLET - TITOKTARTÁSI ÉS ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT SZÁMÚ MELLÉKLET-A BÍRÁLÓ BIZOTTSÁG SZÁMÚ MELLÉKLET-MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS SZÁMÚ MELLÉKLET - KÖZBESZERZÉSI TERV SZÁMÚ MELLÉKLET - BONTÁSI JEGYZŐKÖNYV MINTA SZÁMÚ MELLÉKLET - JEGYZŐKÖNYV MINTA SZÁMÚ MELLÉKLET - BÍRÁLATI LAP SZÁMÚ MELLÉKLET - DÖNTÉSI JEGYZŐKÖNYV SZÁMÚ MELLÉKLET-ÖSSZEGEZÉS SZÁMÚ MELLÉKLET - TÁJÉKOZTATÓ AZ ELJÁRÁS EREDMÉNYÉRŐL SZÁMÚ MELLÉKLET ÉVES STATISZTIKAI ÖSSZEGEZÉS SZÁMÚ MELLÉKLET ELŐTERJESZTÉS KÖZBESZERZÉS ENGEDÉLYEZÉSÉHEZ SZÁMÚ MELLÉKLET - JEGYZÉK

3 1. A Közbeszerzési Szabályzat célja és hatálya 1. A Nyugat-magyarországi Egyetem a közpénzek ésszerű felhasználása és széleskörű nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának biztosítása érdekében a közbeszerzésekről szóló évi CVIII. törvény (továbbiakban Kbt.) és kapcsolódó jogszabályokkal összhangban alkotja meg hatályos szabályzatát. A szabályzat meghatározza az egyetem által indított közbeszerzési eljárások, előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésnek feladatmegosztását, felelősségi rendjét, az egyetem nevében eljáró, bevont személyek és szervezetek, felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási szabályait 2. A szabályzat hatálya kiterjed az egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatában megnevezett valamennyi szervezetére. 3. A szabályzat hatálya kiterjed a Kbt-ben meghatározott Uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések tekintetében az alábbi beszerzései tárgyakra: a árubeszerzés,[7. (2) bekezdése] b építési beruházás, [7. (3) bekezdése] c szolgáltatás megrendelése.[7. (4) bekezdése] d építési koncesszió,[7. (5) bekezdése] Az Uniós értékhatárokat el nem érő, nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések tekintetében: a árubeszerzés, [7. (2) bekezdése] b építési beruházás, [7. (3) bekezdése] c szolgáltatás megrendelése, [7. (4) bekezdése] d szolgáltatási koncesszió, [7. (6) bekezdése] e építési koncesszió, [7. (5) bekezdése] A Kbt.[19. (2) bekezdése] a 4. melléklet szerinti szolgáltatások esetében a nemzeti eljárásrend szabályait rendeli alkalmazni, függetlenül attól, hogy a beszerzés értéke eléri-e az Uniós közbeszerzési értékhatárt. A Kbt ára figyelemmel kell lenni.(a jogi szolgáltatások megrendelésére az ajánlatkérőnek továbbra sem kell közbeszerzési eljárást lefolytatnia.) 4. A szabályzat hatálya a Kbt. hatálya alá tartozó valamennyi beszerzésre kiterjed, az alábbi kivételekkel: - azok az esetkörök tartoznak ide, amelyek minden eljárásrendben kivételt képeznek a törvény hatálya alól [9. ]. - azok a kivételi körök, amelyek kizárólag a nemzeti eljárásrend alkalmazása esetén teszik lehetővé a közbeszerzés mellőzését.[120. ]. - a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó, országosan kiemelt termékek 3

4 vonatkozásában kivétel csak a 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet 7. -ában foglalt, saját hatáskörében megvalósított beszerzés tekintetében lehetséges. Ezeken felül a szabályzat hatálya szintén kiterjed a fentiek körébe nem tartozó azon beszerzésekre, melyekre az Egyetem a közbeszerzés szabályait önkéntesen alkalmazza. A szabályzat - a Kbt. legfontosabb elemeit kiemelve - alapvetően az egyetemre vonatkozó sajátos és különös szabályokat tartalmazza, ezért azt a Kbt-vel és a kapcsolódó jogszabályokkal együttesen/azok ismeretében kell használni, illetve alkalmazni. 2. A közbeszerzési eljárások előkészítése 1. Az egyetem köteles a költségvetési év elején legkésőbb a tárgyév március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről (nem kell szerepeltetni a tervben: a közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű beszerzéseket). A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őriznie. A közbeszerzési terv nyilvános, elfogadás után az egyetem honlapján közzé kell tenni. 2. A közbeszerzési tervre vonatkozó egyéb előírások a[ Kbt ában] találhatók. 3. A közbeszerzési eljárás dokumentálási rendje 1. Az egyetem minden egyes közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban köteles dokumentálni. 2. Az egyetem minden egyes közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően írásban/eljárási cselekmény elektronikus gyakorlása esetén törvényi felhatalmazás alapján elektronikusan köteles dokumentálni. 3. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától /[Kbt. 30. (2) bekezdés], illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat - jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. [Kbt. 34. ]. A dokumentálás és a megőrzés Közbeszerzési és Beruházási Osztály feladata. 4

5 4. Összeférhetetlenségi szabályok 1. A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése során vagy az eljárás más szakaszában hivatalos közbeszerzési tanácsadót jogosult bevonni, figyelembe véve egyben a [Kbt. 24. ] szerinti összeférhetetlenségi követelményeket,a bevont személy, szervezet, az ajánlatkérő nevében eljáró köteles nyilatkozni,hogy vele szemben fennáll-e az összeférhetetlenség. 2. Az ajánlatkérő köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy elkerülje az összeférhetetlenséget és a verseny sérelmét eredményező helyzetek kialakulását. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes. 3. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárásban ajánlattevőként, részvételre jelentkezőként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetként az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet, ha közreműködése az eljárásban a verseny tisztaságának sérelmét eredményezheti. Az ajánlatkérő köteles felhívni az eljárás előkészítésébe bevont személy vagy szervezet figyelmét arra, ha e bekezdés alapján - különösen az általa megszerzett többlet-információkra tekintettel a közbeszerzési eljárásban történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne. 4. A 3.) pont alkalmazásában nem eredményezi a verseny tisztaságának sérelmét és nem összeférhetetlen az olyan személy (szervezet) részvétele az eljárásban, akitől, illetőleg amelytől az ajánlatkérő a) az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése érdekében a közbeszerzés megkezdése időpontjának megjelölése nélkül, kizárólag a felmérés érdekében szükséges adatokat közölve kért tájékoztatást, vagy b) a támogatásra irányuló igény (pályázat) benyújtásához szükséges árajánlatot kapott feltéve, hogy az a) vagy a b) pont alkalmazása kapcsán az ajánlatkérő nem közölt vele a közbeszerzési eljárás során az összes ajánlattevő (részvételre jelentkező) részére rendelkezésre bocsátott adatok körét meghaladó információt. 5

6 5. A közbeszerzési eljárások 1. Az eljárások két főbb csoportja: az általános és a közszolgáltatók eljárására vonatkozó különös szabályok. Az egyetem, mint klasszikus ajánlatkérő a [Kbt. 6. (1) bekezdés b)pontja] alapján minősül ajánlatkérőnek, közbeszerzési eljárásaira az általános szabályok az irányadók A közbeszerzés tárgyának értékét a következő rendelkezések szerint kell számítani.[kbt ] A becsült érték általános szabályát [11. -a] rögzíti. A beszerzés tárgyaként, illetve eljárási típusok szerint rögzítenek speciális szabályokat [ ] Pl.: Az építési beruházás becsült értékének meghatározása.[16. ] A részekre bontás tilalmát a [Kbt.18. ] rögzíti: 18. (1) Tilos e törvény, vagy e törvény Második Része alkalmazásának megkerülése céljából a közbeszerzést részekre bontani. (2) Az ajánlatkérőnek egybe kell számítania azon hasonló áruk beszerzésére, vagy szolgáltatások megrendelésére irányuló szerződések értékét, amelyekkel kapcsolatban a beszerzési igény egy időben merül fel, valamint az ugyanazon építési beruházás megvalósítására irányuló szerződések értékét. (3) A (2) bekezdéstől eltérően mindig e törvény Harmadik Része szerinti eljárás alkalmazható olyan szerződés megkötésére, amelynek becsült értéke a (2) bekezdés alkalmazása nélkül szolgáltatás megrendelése és árubeszerzés esetében forintnál, az építési beruházások esetében pedig forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított rész értéke nem haladja meg annak az értéknek a húsz százalékát, amit a (2) bekezdés alkalmazása esetén állapított volna meg az ajánlatkérő a beszerzés becsült értékeként. (4) Amennyiben a beszerzés becsült értéke a (2) bekezdés szerint az uniós értékhatárt elérné, a (3) bekezdés alapján nem alkalmazhatóak azok a rendelkezések, amelyeket e törvény Harmadik Része a törvény alkalmazása alól kivételként határoz meg [120. ]. (5) Amennyiben az ajánlatkérő egy közbeszerzési eljáráson belül teszi lehetővé a részekre történő ajánlattételt, minden rész értékét egybe kell számítani a közbeszerzés becsült értékének meghatározásakor. 4. A közbeszerzési közösségi, illetve nemzeti értékhatárokra vonatkozóan a Közbeszerzési Hatóság Elnökének tájékoztatója a évre közbeszerzési értékhatárokról az irányadó. A tájékoztató a oldalán a jogalkalmazást elősegítő anyagok, elnöki tájékoztatók cím alatt megtalálhatók.(1. számú melléklet) 6. Uniós értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre vonatkozó rendelkezések 1. Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre e törvény Második Része tartalmazza a részletszabályokat. 6

7 2. A közbeszerzési eljárás fajtái (XII. fejezet): - nyílt eljárás, - meghívásos eljárás, - tárgyalásos eljárás - versenypárbeszéd lehet. /Tárgyalásos eljárást és versenypárbeszédet kizárólag abban az esetben lehet alkalmazni, amennyiben azt a Kbt. XII. fejezete megengedi. / 3. Az egyes Uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzési eljárások szabályait a Második rész tartalmazza: A Uniós értékhatárt elérő közbeszerzés részletszabályai a törvény / okban,/ A nyílt eljárás szabályai esetében/83. / A meghívásos eljárás szabályai esetében/ okban/ A két szakaszból álló eljárás - ide értve a meghívásos és a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásokat - esetében a / okban,/ A versenypárbeszéd esetén a / okban,/ A keretmegállapodásos eljárás esetén a / okban/ Az építési koncesszióval kapcsolatos különös szabályokat a / okban,/ 7. A nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre vonatkozó rendelkezések 1. Az Uniós értékhatárokat el nem érő és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre vonatkozó rendelkezések a Kbt. Harmadik része, Nemzeti eljárásrend alatt kerülnek meghatározásra. 2. Az alkalmazandó eljárásrendről: Az ajánlatkérő a közbeszerzés megvalósításakor: a.) a 123. meghatározott esetben és módon, szabadon kialakított eljárást folytat le. b.) az Uniós beszerzésekre vonatkozó szabályok szerint jár el a ban meghatározott eltérésekkel, kiemelve a legfontosabbakat: - Az ajánlattételi határidőt az ajánlatkérő nyílt eljárásban és meghívásos eljárásban kivéve a gyorsított eljárást nem határozhatja meg az eljárást megindító felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától, illetve az ajánlattételi felhívás megküldésének napjától számított húsz napnál rövidebb időtartamban. - A kiegészítő tájékoztatást az ajánlattételi vagy részvételi határidő lejárta előtt ésszerű időben köteles az ajánlatkérő megadni. 7

8 - Az ajánlattételi vagy részvételi határidőt, az eljárást megindító felhívást vagy a dokumentációt módosító hirdetményt csak feladni kell az eredeti ajánlattételi vagy részvételi határidőig, annak eddig megjelennie nem kell, viszont a módosítási szándékról és a módosító hirdetmény feladásáról az eredeti ajánlattételi vagy részvételi határidő lejárta előtt írásban közvetlenül, egyidejűleg tájékoztatni kell azokat a gazdasági szereplőket, akik az ajánlatkérőnél az eljárás iránt érdeklődésüket jelezték, így különösen akik a dokumentációt átvették vagy kiegészítő tájékoztatást kértek; a módosító hirdetmény megjelenéséig a közbeszerzési eljárásban intézkedést tenni, döntéseket hozni, iratokat beadni nem lehet. - Az ajánlatkérő hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárást az alábbi esetekben is indíthat: a) az árubeszerzés vagy szolgáltatás becsült értéke nem éri el a huszonöt millió forintot vagy az építési beruházás becsült értéke nem éri el a százötvenmillió forintot; (a 100. (1) bekezdés nem alkalmazandó, köteles biztosítani a versenyt és legalább három ajánlattevőt ajánlattételre felhívni, olyan gazdasági szereplőknek kell ajánlattételi felhívást küldeni, amelyek mikro-, kis- vagy középvállalkozásnak minősülnek és amelyek a szerződés teljesítésére való alkalmasság feltételeit az ajánlatkérő megítélése szerint feltehetőleg teljesíteni tudják.) b) a beszerzés nyilvánosan közzétett, bárki által igénybe vehető és kivételesen kedvező feltételei csak rövid ideig állnak fenn, és az ellenszolgáltatás a piaci árakhoz képest lényegesen alacsonyabb, továbbá e kedvező feltételek igénybevétele az e rész szerinti eljárás alkalmazása esetén meghiúsulna; c) a közbeszerzés külképviselet számára történik. (köteles biztosítani a versenyt és legalább három ajánlattevőt ajánlattételre felhívni) - Az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásban való részvétel jogát fenntarthatja az előző évben, árubeszerzés és szolgáltatás esetén százmillió forint, építési beruházás esetén egymilliárd forint, áfa nélkül számított árbevételt el nem érő azon ajánlattevők számára, akik teljesítésükhöz a jelen bekezdés szerinti feltételnek ugyancsak megfelelő alvállalkozókat vesznek igénybe, és akik az előírt alkalmassági követelményeknek a jelen bekezdés szerinti feltételeknek ugyancsak megfelelő más szervezet kapacitására támaszkodva felelnek meg.( Ez a rendelkezés az építési beruházás és építési koncesszió esetében csak akkor alkalmazható, ha a beszerzés értéke nem haladja meg az ötszázmillió forintot. A Kormány az általa irányított vagy felügyelt költségvetési szervek, valamint az állami tulajdonú gazdálkodó szervezetek vonatkozásában meghatározhatja ezen rendelkezések alkalmazását megalapozó kötelező feltételek és figyelembe veendő szempontok körét.) 8

9 8. Központosított közbeszerzések A Kormány a közbeszerzések központosított eljárás keretében történő lefolytatását rendelheti el az általa irányított vagy felügyelt költségvetési szervek, alapított közalapítványok, valamint az állami tulajdonú gazdálkodó szervezetek vonatkozásában, meghatározva annak személyi és tárgyi hatályát, az ajánlatkérésre feljogosított szervezetet (központi beszerző szerv), valamint az eljáráshoz való csatlakozás lehetőségét. A központosított eljárás részletes e törvénytől az ilyen eljárások sajátosságai miatt szükséges eltérő szabályait külön jogszabály határozza meg: (168/2004. (V.25.) Korm. rendelet). 1 A NymE a 168/2004. (V.25.) kormányrendelet ban foglalt lehetőség alapján önként csatlakozhat a központi beszerző szervezet által kezelt központosított közbeszerzési eljáráshoz. 2 Az önkéntes csatlakozási lehetőség azt jelenti, hogy az országosan kiemelt termékek közül nem kötelező minden terméket a központosított közbeszerzés keretében beszerezni, hanem az egyetem érdekeinek megfelelően választható ki azon termékek köre, amelyek vonatkozásában csatlakozni kívánunk a központosított közbeszerzési endszerhez. Az önkéntes csatlakozással azonban egyetemünk kötelezettséget vállal arra, hogy a csatlakozással érintett termékek beszerzése során - a beszerzendő termék és szolgáltatás értékhatártól függetlenül - a Korm. rendelet előírásai szerint jár el. A bejelentkezés visszaigazolását követően az önként csatlakozott szervezet a központi beszerző szervezet által jóváhagyott igénybejelentése alapján jogosult a központi beszerző szervezet által kötött keretszerződések terhére történő megrendelésre, valamint a központi beszerző szervezet által megkötött keretmegállapodások alapján a 28. szerinti eljárások lefolytatására. 3 (A 168/2004. (V.25.) Kormányrendelet szerinti kiemelt termékek beszerzéséről (a kormányrendelet 1. sz. melléklete) beszerzési tervet kell készíteni amennyiben a központi beszerző szervezet más határidőt nem állapít meg,- háromhavonta előre be kell jelenteni a központi szervezet által közzétett módon. Az adatszolgáltatást a szervezeti egységek vezetői kötelesek biztosítani a Gazdasági Főigazgatóság beruházási és közbeszerzési koordinátora részére. A beszerzési terv összeállítása és megküldése a központi beszerző szervezet részére Gazdasági Főigazgatóság beruházási és közbeszerzési koordinátor feladata. 4 Az Egyetem központosított közbeszerzési rendszerben történő megrendelés teljesítéséről, annak pontos adatairól és minősítéséről a központi beszerző szervezetet tájékoztatni kell. Az adatszolgáltatás teljesítését az eljárásért felelős személy végzi. 9

10 5 A központosított közbeszerzési eljárásban alkalmazandó eljárási szabályokat a 168/2004. (V.25.) Kormányrendelet III. fejezete tartalmazza. Az eljárásért felelős személy köteles az eljárásra vonatkozó szabályokat alkalmazni és betartani. 9. A közbeszerzési törvény tematikája 1 Általános rendelkezések Első rész. 2 Uniós Értékhatárt elérő értékű közbeszerzések szabályai Második rész. 3 Nemzeti eljárásrend Harmadik rész. 4 Közbeszerzési szerződések Negyedik rész. 5 A közbeszerzésekkel kapcsolatos jogorvoslat szabályai Ötödik rész. 6 A közbeszerzési hatóság Hatodik rész. 7 A záró rendelkezéseket a Hetedik rész tartalmazza. 10. A közbeszerzési eljárásban résztvevő szervezetek, személyek 1 Az egyetem közbeszerzési tevékenységének irányítása a gazdasági főigazgató feladata és hatáskörébe tartozik. 2 A Közbeszerzési Bíráló Bizottság végzi a közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával, ajánlatok értékelésével kapcsolatos feladatokat. Az ajánlatkérő nevében eljáró és az eljárásba bevont személynek, szervezetnek a közbeszerzési eljárás előkészítésében, lebonyolításában, illetve annak belső ellenőrzésében való részvétele előtt összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kell kitöltenie.(2. számú melléklet) Az Bíráló Bizottságnak három állandó tagja van (3. számú melléklet), az állandó tagokon kívül eseti jelleggel megbízás alapján más szakértők is részt vehetnek munkájában. 3 A bizottság elnökét, és tagjait a gazdasági főigazgató bízza meg, illetve kéri fel max. 2 éves időtartamra.(4. számú melléklet) Tagjait úgy kell megválasztani, hogy abban biztosított legyen a [Kbt. 22. (3)] bekezdésében előírt közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, pénzügyi és jogi szakértelem. 4 Az egyetem által lefolytatott közbeszerzési eljárásokban jogszabály által előírt esetekben külső megfigyelő, szakértő és bíráló bizottsági tag, különösen a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség és a Közreműködő Szervezet delegált szakértője vehet részt. 10

11 11. Beruházási és Közbeszerzési Osztály feladatai A gazdasági főigazgató elvi irányításával (a Kbt. előírásának megfelelően: március 31-ig) elkészíti az egyetem éves közbeszerzési tervét. Figyelembe véve a gazdálkodási/szervezeti egységek igényeit, illetve javaslatait. A közbeszerzési terv megalapozottsága érdekében a közbeszerzést kezdeményező, illetve abban érdekelt szervezeti egységek vezetői kötelesek az egységükre és a tárgyévre vonatkozóan (legkésőbb tárgy év március 14-ig): megküldeni a tervkészítéshez szükséges adatokat, a gazdasági főigazgató által körlevélben megadott szempontok alapján.(5.számú melléklet) A megadott adatok alapján a Beruházási és Közbeszerzési Osztály elkészíti a tervet és jóváhagyásra a Gazdasági Főigazgató elé illetőleg a Szenátus elé terjeszti. Ezt követően Beruházási és Közbeszerzési Osztály vezetője gondoskodik az egyetemi honlapon történ közzétételről. 1 Gondoskodik az egyetemi honlapon a közérdekből nyilvános adatok közzétételéről [Kbt.31..]: a) közbeszerzési terv, valamint annak módosítása b) a [Kbt.9. (1) bekezdés k) pontja] alkalmazásával megkötött szerződések (Inhouse) c) az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos, a[ Kbt.79. (2) bekezdése] szerinti adatok d) közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában: a kérelemmel érintetett eljárás megnevezése tárgya, ügyfelek megnevezése,a kérelem megérkezése időpontjának a KH honlapján történő közzétételről.[137. (9)] a Közbeszerzési Döntőbizottság szerződés megkötését engedélyező végzése e) közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések f) a szerződés teljesítésére vonatkozó adatok: hivatkozás a megindító hirdetményre szerződő felek megnevezése teljesítés szerződésszerű-e a teljesítés elismert időpontja, ellenszolgáltatás teljesítésének időpontja, értéke g) éves statisztikai összegezés 2 A közbeszerzési terv alapján elkészítheti- az előzetes összesített tájékoztatót [Kbt.32. ] megfelelően. 3 Az eljárások dokumentálása, kapcsolattartás és határidők számítása. 4 Az eljárást megindító felhívás rendelkezéseivel szemben a Kbt.39. (1) és (2) bekezdése kettős követelményt támaszt: 11

12 az ajánlatkérőnek/beruházási- és közbeszerzési osztálynak egyrészt biztosítania kell a szakmai résztvevők együttműködésével, hogy az ajánlattevők megfelelő ajánlatot tudjanak tenni, másrészt a megfelelő és versenyképes ajánlat tételre egyenlő esélyük legyen, a tárgy egyértelműen kerüljön meghatározásra. 5 A hirdetmények feladása, ellenőrzése [Kbt.30. (5)]. 6 A dokumentáció esetleges módosítása, visszavonása. 7 Kiegészítő tájékoztatás, értelmező tájékoztatás adása a megfelelő ajánlattétel érdekében. Írásbeli vagy konzultációs kiegészítő tájékoztatás formájában. A tájékoztatás megadására vonatkozó objektív határidőt egyes eljárástípusok meghatározza a törvény. 8 Az ajánlatkérő jogosultsága és egyben felelőssége is, hogy a beszerzési igényt meghatározza (közbeszerzési műszaki leírás), melyet köteles közölni az ajánlattevőkkel. A gyakorlatban a dokumentáció [Kbt.49. ] részét képezi, azonban felhívásban is megadható. 9 Az ajánlati felhívásban benyújtandó dokumentumokat pontosan meg kell jelölni. 12. A Közbeszerzést Bíráló Bizottság feladat és hatásköre: 1 A közbeszerzési eljárások előkészítése, lefolytatása és teljes körű dokumentálása: A hirdetmény és a dokumentáció megjelentetésre történő előkészítése, a közbeszerzési támogatottságot biztosító szervezet képviselőinek bevonásával, a hirdetmény feladásra történő előkészítése, a dokumentációnak az ajánlattevők részére történő kiadása, a benyújtott ajánlatok átvétele, megőrzése a bontási, értékelési, eljárásra az érintettek jelenlétének biztosítása, az ezekhez Kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátása, részvétel az ajánlatok bontásában, értékelésében, a bontási jegyzőkönyv megküldése (a bontástól számított 5 napon belül) valamennyi ajánlattevőnek, az ajánlattevők szükség szerinti tájékoztatása, a megkötendő szerződés aláírásra történő előkészítése, a szerződés (közbeszerzés) teljesítésének folyamatos figyelemmel kísérése a szerződés teljesítéséig, a szerződés teljesítésének igazolását követően, az ellenszolgáltatás teljesítésének megindítása a kötelező hirdetmények megjelentetése az eljárás eredményéről, az eljárás folyamán szükséges adminisztrációs, adatszolgáltatási feladatok ellátása, a közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi irat szabályszerű megőrzése, 12

13 2 A Bizottság a közbeszerzési műszaki leírást (dokumentációt) tartalmi, formai, jogi vonatkozásban ellenőrzi annak érdekében, hogy azok megfeleljenek a vonatkozó törvényi előírásoknak. 3 A beérkezett ajánlatokat a közbeszerzést kezdeményező, az érdekeltek előzetes értesítése alapján- a Közbeszerzést Bíráló Bizottság bontja, majd bírálja. Mind a bontásról, mind a bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.(6. sz.7. sz.8. sz. melléklet) 4 A szakmai értékelés figyelembe vételével mely elsődlegesen az eljárást kezdeményező szervezeti egység képviselőjének a feladata- a Közbeszerzést Bíráló Bizottság a Kbt. 22. (3)-(5) bekezdésének megfelelően, a Gazdasági Főigazgató részére döntési javaslatát előkészíti. (9. számú melléklet) 5 A Közbeszerzési Bíráló Bizottság, javaslata illetve a gazdasági főigazgató döntése alapján a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egységgel együttműködve - kihirdeti az eljárás eredményét (összegezés).(10. számú melléklet). A Közbeszerzési Bíráló Bizottság a döntéseit egyszerű szótöbbséggel hozza. (11. számú melléklet) 6 A határozatképességhez az állandó tagok közül legalább 3 fő jelenléte szükséges. 7 A szerződés megkötése során (megkötésre jogosult személyek, szerződés teljesítésének igazolása, jogosultja, a kifizetés feltételei, ellenőrzés szabályai) a Szervezeti és Működési valamint Kötelezettségvállalási Szabályzatokban rögzített előírások figyelembevételével jár el. 13. A közbeszerzési eljárások szakmai támogatottsága: Az egyetem külső szakértőt kérhet fel a közbeszerzési tanácsadói feladatok ellátására. Feladatai: - külön megbízási szerződésben foglaltak szerint - részt vesz a Közbeszerzéseket Bíráló Bizottság munkájában, - gondoskodik a közbeszerzési eljárások jogszabályoknak megfelelő lefolytatásáról, - az eljárást megindító hirdetményt közbeszerzési megfelelőség szempontjából ellenőrzi, a Bizottság munkáját érdemben segíti. 13

14 14. Az egyetemi közbeszerzések bonyolításában részt vevő szervezeti egységek A közbeszerzési eljárások előkészítésében, valamint lebonyolításban köteles közreműködni: - Gazdasági Főigazgatóság Beruházási és Közbeszerzési Osztály - Gazdasági Főigazgatóság Titkársága - Közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység - Egyetemi Informatikai Központ A közbeszerzési eljárások előkészítésében, valamint lebonyolításban alkalomszerűen vesz részt: - Pályázati Iroda - Gazdasági Főigazgatóság Elemzési és Pályázatkezelési Csoport - Rektori Hivatal- Kommunikációs Iroda 15. Közbeszerzési eljárások előkészítése: 1 A Szabályzat 11. -ban már hivatkozott közbeszerzési terv készítése. 2 Éves közbeszerzési terv módosítása: Amennyiben a terv készítésének időpontját követően merül fel olyan beszerzési igény, mely előre nem volt tervezhető, ezt a tervben utólag fel kell tüntetni. Az adatok átvezetése a Beruházási és Közbeszerzési Osztály feladata. A módosítás elfogadása gazdasági főigazgató és Szenátus feladata. 3 A közbeszerzési terv nem vonja maga után a közbeszerzésekre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. 4 Az egyes konkrét közbeszerzési eljárások során a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység feladata az ajánlati /ajánlattételi felhívás elkészítéséhez szükséges információk átadása. 16. Az éves statisztikai összegezés 1 Az egy költségvetési év alatt lefolytatott közbeszerzésekről éves statisztikai összegzést kell készíteni. 2 Az éves statisztikai összegzést a Közbeszerzéseket Bíráló Bizottság elnöke készíti el és küldi meg Közbeszerzések Hatóságnak 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet 36. (1) tárgyév május 31-ig. 14

15 36. (1) Az ajánlatkérő az éves beszerzéseiről e rendeletben meghatározott minta szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldenie a Hatóságnak. (2) A Hatóság az éves statisztikai összegezések, valamint a hirdetmények alapján elkészített összesített statisztikai jelentést legkésőbb a tárgyévet követő év október 31. napjáig köteles megküldeni az Európai Bizottságnak. 3 Az éves statisztikai összegzés összeállításához: Az éves statisztikai összegzés elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet melléklete tartalmazza. (12. számú melléklet) Az egyetem valamennyi közbeszerzésben érintett gazdálkodási/szervezeti egysége köteles a Gazdasági Főigazgató felhívására írásos tájékoztatást adni az elmúlt évi közbeszerzéseiről. 17. Az egyetemi közbeszerzési eljárások rendje 1 Az eljárás megindítása: Közbeszerzési eljárás megindítására csak akkor kerülhet sor, ha: a) a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll, vagy b) kellő garancia van az anyagi eszközök későbbi rendelkezésre állásáról, vagy c) az egyetem támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be, vagy fog benyújtani. Az eljárás megindítását az érintett szervezeti egység írásban köteles kezdeményezni a gazdasági főigazgatónál az erre vonatkozó adatlapon. (13. számú melléklet) - A megadott adatok alapján a gazdasági főigazgató a Beruházási és Közbeszerzési Osztály, Pénzügyi Osztály illetve szükség esetén a közbeszerzési tanácsadó véleményének kikérése után dönt az engedély megadásáról, valamint az eljárás fajtájáról. 2 A szervezeti egység vezetője/igénylő köteles a teljesítés tényéről, tájékoztatást adni a Beruházási és Közbeszerzési Osztálynak. 18. A közbeszerzési eljárás nyilvánossága: 1 Az éves közbeszerzési terv és módosításai, valamint az éves statisztikai összegzés honlapon történő közzétételének kezdeményezéséért, az információk teljes körű átadásáért Beruházási és Közbeszerzési Osztály felel. 15

16 19. Záró rendelkezések 1 Az egyetem szervezeti egységeinek vezetői kötelesek a vezetésük alatt álló egység közbeszerzéseit figyelemmel kísérni, s jelen szabályzat rendelkezéseinek betartását ellenőrizni. 2 Jelen szabályzatot a Szenátus az 53/2012. (V. 9.) sz. határozatával fogadta el. A szabályzat május 9. napján lép hatályba. 3 Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a Szenátus 67/2011. (IV. 6.) sz. határozatával elfogatott Közbeszerzési Szabályzat. Sopron, 2012.május 9. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor 16

17 Mellékletek jegyzéke 1. számú melléklet: Közbeszerzések Tanácsa Elnökének tájékoztatója, a évre irányadó közbeszerzési értékhatárokról. 2. számú melléklet: Titoktartási és Összeférhetetlenségi Nyilatkozat (minta) 3. számú melléklet: Bíráló Bizottság összetétele 4. számú melléklet: Megbízás (minta) 5. számú melléklet: 20**. évi közbeszerzési terv (minta) 6. számú melléklet: Jegyzőkönyv a bontásról, jelenléti ív (minta) 7. számú melléklet: Jegyzőkönyv közbeszerzési bírálóbizottság üléséről(minta) 8. számú melléklet: Bírálati lap(minta) 9. számú melléklet: Döntési jegyzőkönyv(minta) 10. számú melléklet: Tájékoztató az eljárás eredményéről(minta) 11. számú melléklet: Összegezés az ajánlatok elbírálásáról (minta) 12. számú melléklet: 17

18 Statisztikai összegezés az éves közbeszerzésekről (minta) 13. számú melléklet: Közbeszerzési Adatlap közbeszerzési eljárás megindításának engedélyezésére (minta) 14. számú melléklet Közbeszerzési szabályzathoz kapcsolódó jogszabályok felsorolása 18

19 1.számú melléklet-tájékoztató: 19

20 20