IRMA. Ügyiratkezelő rendszer felhasználói kézikönyv 3.1 verzió. AC SOFT Kft

Átírás

1 IRMA Ügyiratkezelő rendszer felhasználói kézikönyv 3.1 verzió AC SOFT Kft

2 IRMA Bevezetés Belépés, azonosítás Rendszerparaméterek beállítása Stílus beállítás funkció Rendszeradminisztrációs funkciók IRMA modul Törzsadatok kezelése Kód kapcsolatok Ügykörök Az irattári terv Tárgyak (tárgykörök) karbantartása Iktatókönyvek kialakítása, zárása Szerepkörök kezelése Szervezeti felépítés Felhasználói jogosultságok Érkeztető könyvek karbantartása Ügyfél/partnertörzs kezelése Település karbantartás Intézkedések Évváltás Iktatás típusok külsős alkalmazásokhoz (opcionális) Integrációs hibaüzenetek kezelése (opcionális) Az IRMA rendszer főmenüje A rendszer menüpont felépítése Ügyiratkezelés Iktatás Iktatás módosítása Zárás, intézkedés Határidőbe tétel Határidőből kivétel Szignálás Átadás iktatott iratok átadása szignálásra vagy ügyintézőhöz Szerelés, szétvágás Érkeztetési feladatok Érkeztetés kezelése Érkeztetések lekérdezése Információk Általános lekérdezés Egy ügyirat adatai Ügyintézési határidők lekérdezése Hátralékos lista Ügyirat napló adatai Hivatali statisztika Ügyintézői statisztika Speciális válaszintézkedések lekérdezése Határidőn túl intézett ügyek Hatósági statisztika - ügyiratforgalom Keresés az archív állományban (opcionális) Ügyintézés támogatása Ügyintézői intézkedések lekérdezése Ügyiratdarabok szerkesztése Ügyiratok átadása Kiadmányozás Tételes elszámolás

3 7.6. Iratpéldányok kezelése Listák Előadói ív nyomtatás Tömeges előadói ív nyomtatás Átadó listák Határidőben lévő iratok listázása Mutatók nyomtatása Kikölcsönzött iratok listázása Expediálás Expediálási nyugták listázása Lejárt visszaigazolások Lista formátumok - exportálás Irattárosi feladatok Irattárba tétel Irattárból kölcsönzés Felülvizsgálat központi irattárazás, selejtezés, levéltárba átadás Elektronikus ügyintézés (opcionális) Digitalizáló modul alkalmazása (opcionális) Az -es érkeztetés MS Outlook-ba beépülő modul (opcionális) A munkafolyamat támogató modul (opcionális) Tömeges iktatást támogató modul (opcionális) Az Ügyfélmodul kezelése Törzsadatok kezelése az ügyfélmodulban Rendszerkódok az ügyfélmodulban Utcakarbantartás Egyedi adatok kezelése Ügyfélkezelés Ügyfélkarbantartás Ügyfélösszevonás / Összevonás megszüntetése Cégképviselet karbantartása (opcionális) Ügyfél adatok lekérdezése Ügyfél lekérdezés Ügyfélnapló Ügyfélfelvételi statisztika

4 1. Bevezetés Az IRMA ügyiratkezelő rendszer több, egymást kiegészítő felhasználói felülettel rendelkező modulból áll. A modulok mindegyikében a belépés felhasználói név és jelszó párossal lehetséges, s az adott modulban megjelenő menüpontok minden esetben a felhasználóhoz rendelt szerepköröktől függenek. A felhasználókat minden egyes elérhető modulhoz (alrendszer) hozzá kell rendelni, és az ottani szerepkörét beállítani. A SYS modul eléréséhez olyan felhasználói névvel kell rendelkezni, akinek van belépési joga SYSPARAM adatbázisba, és rendelkezik az SQL server security manager jogával, mely képes új felhasználókat létrehozni. (system administrator). A kézikönyv fejezeteit úgy csoportosítjuk, hogy külön lehessen választani az egyes modulok, illetve a rendszeradminisztrátori feladatok ellátásához szükséges szövegrészt. Az egyes modulokban a mezők alapszíne a kötelező mező értékek megadásánál narancsszínű. A fehér alapon megjelenő mezők rögzíthetők, de nem kötelezők. A halvány kék alapú mezőkben megjelenő adatok csak olvashatók, nem módosíthatók. A találati, eredmény listák úgy épülnek fel, hogy egy fejléc sor írja le a megnevezésüket, és ezt követik az adat értékek. Általában a fejléc sor bármelyik elemére kattintva rendezhetjük a listánkat. Első kattintásra növekvő, a másodikra csökkenő sorrendbe írja ki a listát, következő kattintásra pedig kikapcsolja a rendezési feltételt. A jobb egér gombra a lista típusától függően lehet rendezni, csoportosítani vagy szűrni.. A kiválasztott rendezés irányát a mezőben megjelenő nyíl mutatja. Ezen repülő menük esetében egy sort lehet kiválasztani, s az a funkció aktiválódik: pl. növekvő rendezés. A Csoportosítás lehetőséget ad arra, hogy az adott oszlopban lévő elemeket egy sorként összefogva jelenítsük meg, láthassuk, hogy az adott feltétel szerint hány elemet találunk. Az is lehetséges, hogy csak az adott értéknek megfelelő sorokat jelenítsük meg részletesen, a többit pedig elrejtsük. Szűrési feltétel alatt lehetőséget kap a felhasználó, hogy az eredmény listából csak azokat az elemeket jelenítesse meg a programmal mely az ott beállított feltételeknek megfelelőek. Így lehetséges a felsorolás szerint keresni valaminek az elejére, a végére, előfordul-e, A feltétel kiválasztása után az értéket a mögötte lévő mezőbe kell beírni. Pl. ha arra keresünk, hogy hol szerepel a támogatás szöveg, akkor elég beírni, hogy Tartalmazza tá. Az összes sor újbóli megjelenítéséhez a szűrési feltételeket törölni kell. (Természetesen egy új keresés törli a rendezési, szűrési feltételeket.) - 4 -

5 A megjelenő táblázatok aktuális képét a lista alján megjelenő egyikével el is menthetjük. Ezek a formátumok: XLS, PDF, TXT (idézőjelek között vesszővel elválasztott mezők), DOC. A megjelenő táblázatos formákon általában szerepel egy Frissítés gomb ( ). Ha bármiféle rendezést, szűrést alkalmaztunk a megjelenített adatokon, akkor a Frissítés gomb hatására az eredeti állapot jelenik meg: minden elem látszik és az alap rendezettség szerint. A táblázatok alján látható, hogy melyik aktuális lapon állunk, lehet előre-hátra lapozni. A Képernyő jobb szélén pedig látszik, hogy a feltételek szerinti keresés eredmény hány tétel, ez hány lapon jelenik meg és ezekből éppen melyik lapot látjuk. Az eredményekről készíthető lista képernyőn megjelenik. A toolbar gombokkal lehet a listán előre,hátra lapozni, a legvégére vagy a legelejére állni. Az aktuális lapot kinyomtatni vagy a teljes listát. A listát fájl formátumban is el lehet menteni, ha a Lista mentése mögött kiválasztjuk a program által támogatott formák valamelyikét. Természetesen itt figyelni kell, hogy az adott gépen a fájl letöltés vagy engedélyezve legyen vagy a kérdés feltevését engedje meg. A rendszerhez tartozó kézikönyv egyszerűbb változata Súgó formában a program használata során rendelkezésre áll. Ezek a szövegrészletek a megfelelő funkció használata során a képernyő jobb felső sarkában található Súgó gomb ( ) megnyomásával közvetlenül felhívhatók. A megjelenő szövegek a kézikönyvvel ellentétben nem tartalmazzák a képernyőről készített felvételeket, hisz azok ott vannak szem előtt. A megjelenő lapok egy önálló böngésző ablakba nyílnak meg és természetesen nyomtathatók

6 Némely listázási funkciók eredménye a képernyőn megjelenik, HTML ( ), XLS ( ), DOC ( ) fájlformátumba lehet elmenteni illetve nyomtatni. Ha mentés nélkül nyomtatni akarjuk a listát, akkor a HTML formára kattintva ( ) a program megmutatja a használt böngésző fejléceit, ahol a nyomtatási funkció kiválasztásával indul a nyomtatás. Felhívjuk a figyelmet arra, ha a Fájl-Oldalbeállítás pont alatt a Fejléc-Lábléc tartalma beállításra került, akkor azok a sorok automatikusan a listán is megjelennek. Itt lehet nyomtatót választani, ha nem az alapértelmezett nyomtatót akarjuk használni, illetve a lap tájolásán állítani. A program használata során a felhasználó különböző típusú üzeneteket kaphat a rendszertől, mindig ugyanazon a helyen: a képernyő felső részén a címsor helyén fehér alapú mezőben jelenik meg a szöveges üzenet. A szöveg előtt tájékoztató jelleggel az üzenet típusára utaló piktogram látható: figyelmeztetés, információ, hibaüzenet. A szöveget elolvasva a grafikára kattintva visszatér a címsor a képernyőn. Felhívjuk a figyelmet, hogy az üzenet lehet több soros, ilyenkor az üzenet szélén egy csúszka jelenik meg. Archív adatok kezelése az IRMA programban Amennyiben a rendszerbe korábbi iktató rendszerből adatokat migráltak be, vagy hatásköri illetékesség miatt átadtak migrálásra, akkor a program lehetőséget ad ebben az archív állományban való keresésre, előzményezésre. Fontos megjegyeznünk, hogy a migrált adatokon változásokat nem engedünk, ezek az átvétel pillanatában lévő állapotot tükrözik. Ezek alól kivétel határidőben lévő iratok kivétele határidőből irattárazás/újra irattárazás élő ügy csatolása / csatolás megszüntetése - 6 -

7 1.1. Belépés, azonosítás A program böngészőalapon működve segíti az iratkezelési munkát az iktatók, az ügyintézők és a vezetők oldaláról is. A program használata a címtárban rögzített felhasználói nevekkel (AD/Edir) és jogosultságokkal, vagy az adatbázisban létrehozott felhasználó nevekkel (SQL autentikáció/windows autentikáció) is történhet. A belépő a jogosultságának megfelelően látja az egyes menüpontokat. A programban használt főbb képek - ikonok jelentése az ikonra állva megjelenik. Megjegyezzük, hogy az ikonok egy része - értelemszerűen - "homályos" változatban is létezik, vagyis a képernyőn az adott pillanatban nem aktív. Ez olyankor fordul elő, ha valakinek vagy nincs joga a funkcióhoz, vagy egy karbantartási műveletet választott, további karbantartó funkciók nem választhatók, amíg az előzőt valahogy nem zárta le. A képernyők felépítése minden menüpontban hasonló. A karbantartással kapcsolatos funkciókban az új felvétel, módosítás, törlés gombok választhatók; ha egy karbantartásba beléptünk, akkor ezek a gombok elhalványodnak és helyettük a Mentés/Elvetés (Rendben/Mégsem) gombok láthatók erősebb színnel. A megjelenő listák tartalmaznak egy fejlécsort a képernyőn, ami a magyarázószöveg mellett rendezési, szűrési vagy csoportosítási feltételek beállítására szolgál

8 1.2. Rendszerparaméterek beállítása Stílus beállítás funkció A Rendszerparaméterek minden modul Rendszer menüpontjában megtalálható. Ha valaki beléphet a programba, de nem kap semmilyen szerepkört, a Rendszer menüpont akkor is elérhetővé válik számára. Itt lehet bizonyos keretek között a testre szabást elvégezni. A menüpont meghívásának hatására megjelenő ablakban a megjelenéssel kapcsolatos stílusok között választhatunk. Az itt rögzített adatokat az adott felhasználóra vonatkozóan a kliens gépén tárolja el a böngésző (cookie), tehát azokat törli vagy másik gépen lép be a rendszerbe, akkor ezeket a beállításokat újra meg kell tennie. Bejövő irat azonnali elintézési módja: a rendelkezésre álló intézési módok közül lehet kiválasztani egyet. Ha ez megtörténik, akkor az iktatás rögzítésekor a bejövő iratok rögzítésénél láthatóvá válik egy jelölőnégyzet: Zárás. Ezt pipálva a rögzített irat lezárttá válik és intézési módnak az itt beállított érték kerül mentésre. Ilyenkor az ügyiratdarab zárási lehetőséget is felkínálja a program. Tömeges előadói ív nyomtatása: a rendszer beállítás paraméterei közé tartozik az automatikus előadói ív nyomtatási lehetősége. A tömeges nyomtatási lehetőség azt eredményezi, hogy a rögzített főszámok esetében a nyomtatás sorban áll, vagyis a nyomtatási igény beírásra kerül, de a tényleges nyomtatás csak külön funkcióra indul el. Erre olyan helyen kerülhet sor, ahol viszonylag nagy tömegű előadói ív készül, de csak egy nyomtató áll rendelkezésre, ezért a nyomtatásokra csak időszakosan (pl. a nap végén, az iratok kiadása előtt) kerül sor. Előadói ív formája: a központilag jóváhagyott, beállított előadói ívektől egy-egy iktatókönyv vagy szervezet esetében való eltérést támogatja a funkció. Ha beállítjuk az előadói ív nevét, akkor az adott felhasználó az előadói ív formátumát ezen minta szerint nyomtathatja ki. Az előadói ív elérési útvonalát mindig az alkalmazás helyétől indulva kell megadni, s formátuma is kötelezően XSLT, vagyis a kiterjesztésben ezt kell megadni: xslt/előadóiívneve.xslt. Alszámos előadói ív formája: lehetséges nem csak főszám létrehozásakor előadói ívet nyomtatni, hanem minden egyes alszám esetén is. Ennek lehet eltérő a formátuma a főszámos előadóívétől.(csak akkor jelenik meg, ha a SYS modulban a cég paraméterben ezt engedélyezték.) Fájl output elválasztó karaktere: a program lehetőséget ad egy adott struktúrából, időszakra vonatkozóan az adatok kimentésére más felhasználási célra. pld. Excelbe megjeleníteni. A megfelelő menüpontban lehet megadni a mezőket, a rendezettséget itt pedig, hogy az egyes mezőket milyen elválasztó karakter határolja. Általános keresés határszáma: a megadott szám alatti találat esetén a program azonnal áttér a megjelenítendő sorokhoz, nem kell ezt külön gombbal kezdeményezni. Alapértelmezett ügyfél azonosító: beállítható, hogy mely típusú azonosító kerüljön fixen rögzítésre az ügyfélhez természetesen, ha adatot is adnak meg hozzá Alapértelmezett kiegészítő lista: beállítható, hogy mely típusú kiegészítő adatok jelenjenek meg az iktatás indításakor. (Csak akkor látható, ha definiáltak ilyen csoportot a Kód kapcsolatok menüpontban.) Alapértelmezett átadás: az iktatás utáni iratátadás módját lehet beállítani. A központi beállítástól eltérni: listával, azonnal vagy helyben marad opcióval. Figyelmeztetés ügyintézés lejárat előtt: megadható, hogy hány nappal a tervezett ügyintézési határidő befejezése előtt értesítse az ügyiratdarab ügyintézőjét a főmenüben lévő toolbar soron található darabszámmal a közelgő lejáratról. Beállítható, hogy a figyelmeztetés ne jelenjen meg, ez akár kapcsolható is, - 8 -

9 ezzel a főmenü megjelenése gyorsítható. Figyelmeztetés felfüggesztés határidejének lejártáról: az előzőhöz hasonlóan megadható, hogy hány nappal a lejárat előtt értesítse a felhasználót a főmenüben lévő toolbar soron található darabszámmal. Beállítható itt is, hogy a figyelmeztetés ne jelenjen meg. Ügyiratdarab megnevezésének képzési módja: A program lehetőséget ad arra, hogy az ügyiratdarab neveket ne kelljen gépelni, hanem egy beállított szabály szerint keletkezzenek gombnyomásra vagy automatikusan. A képernyőn az Ügyfél neve, Tárgy és a Jelleg mezők pipálhatók be, ennek hatására a szövegrészeket összemásolja és max. 120 karakteren felajánlja. Ha automatikus képzést is bekapcsoljuk, akkor a főszám keletkezésekor ezt az adatot kérés nélkül kitölti. Alapértelmezett fül az iktatásnál: alapból az alszámok jelennek meg, ha a képernyő tetején az Alszám megjelenítés is be van kapcsolva. Ha pl. a kiegészítő információkat akarjuk látni alapból, akkor itt be lehet állítani. Alapértelmezett iratpéldány fajta illetve jelleg megadása Előadói ív új ablakba: ha beállítjuk, akkor nem az iktatás ablakon fogja megnyitni az előadói ív nyomtatási képét, hanem mindig új ablakban Egy ügyirat adatainak megjelenítésekor ne szűrjön ügyiratdarabra: ha bepipáljuk, akkor a főszám minden alszáma megjelenik a képernyő alján, függetlenül attól, hogy hány ügyiratdarabban található. Csak a szerkesztett érkeztetések automatikus megjelenítése: Ha ebben szerepel a pipa, akkor a keresési feltételek szerint csak azok az elemek jelennek meg érkeztetés kezeléskor, melyek a lekérdező személynél vannak, vagyis tudja szerkeszteni. Ilyenkor mód van arra, hogy az Érkeztetés menüpontban ezt kapcsolgassuk, ha kell, az összes tételt megjelenítsük, ha kell, csak a szerkeszthetőket. Ez elsősorban ott lehet hasznos, ahol valakinek több érkeztető könyvbe is van joga, és túl sok tétel halmozódott fel a képernyőn. Előzmény első alszámról: az iktatásban az előzmény adatok átvétele átiktatás során az utolsó vagy az első alszámról vegye az adatokat. Alapértelmezés szerint az utolsóról. Stílus definíció: az egyes képernyőkön a megjelenő illetve beviendő mezőkben a betűméret nagysága határozható meg. Alapértelmezés szerint 10 pontos betűvel jelennek meg az adatok, még lehetséges 12 vagy 14 pontos méretre állítani. Mivel a stílus definíciók szabványos CSS fájlokban találhatók, ezért a rendszeradminisztrátornak lehetősége van újabb stílusok létrehozására. Stílus forma: egy választó listában kijelölhetjük az általunk használatos színvilágot. Egy-egy elemet választva a képernyő rögtön megjelenik annak hatása. Mentés után válik véglegessé a többi menüpontra is. Megjelenítendő össztalálat: legfeljebb hány tételt sort engedjen a kliens oldalra letölteni. Ezt központilag a Web.config fájlban (XML configuration file) korlátozható, de minden felhasználó ezt a saját beállításában lefelé csökkentheti. Találat/képernyő: egy képernyő oldalra hány találati sor jelenjen meg, mielőtt kiteszi a program a lapváltást jelző számokat. Lapváltások száma: egyszerre hány lapváltási sorszámot tegyen ki a képernyőre (hány laponként lehessen a találati listán haladni. Alapértelmezett nyomtatási kép: A lista formátumok esetén a HTML, DOC és XLS támogatott formákban jeleníthető meg egy-egy eredményhalmaz. Amennyiben itt beállítunk egy alapértelmezett értéket, akkor automatikusan arra formára történik meg a nyomtatási kép előállítása

10 A jobb oldalon lent található blokk csak a lehetséges megjelenítési formákat mutatja meg

11 2. Rendszeradminisztrációs funkciók IRMA modul A rendszeradminisztrációs feladatok ellátását speciális joggal rendelkező, az iratkezelési szoftver beállításait végző felelős személy hajthatja végre. Ennek személyi felelősségét az iratkezelési szabályzatban rögzíteni kell Törzsadatok kezelése A rendszerben használunk ismétlődően visszatérő adatokat, melyek egységesítést kívánnak mind a rögzítés mind a visszakeresés miatt. Ezek egy része a felhasználó által bővíthető másik része csak módosítható. A kezelésre kerülő típusok adatbázisban tároltak, ezeket a felhasználó nem tudja módosítani, bővíteni, hisz felvenni egy kódtípust felesleges, ha a rendszer nem kezeli azt. Ennek következtében a rendszer indulásakor a megfelelő táblákban vannak a programmal szállított, feltöltött értékek adatbázis létrehozásakor bekerülő alapadatok. Az adatok egy részének bővítése a felhasználó által azonban nem megengedett, mert a rendszer működését akadályozná. A tárolt értékek a használat során egy-egy választó listába kerülnek feltöltésre az összefoglaló nevük alapján. A választó listák nem engedik meg más érték bevitelét, mint az ott felsoroltak. Bizonyos esetekben ezek a választó listák az adott helyen bővíthetők. Első lépésként a megfelelő Kódtípust kell kiválasztani, melynek hatására a képernyőn megjelennek az eddig rögzített értékek. A típus fajtájától függően változhat, hogy mely nyomógombok használhatók a megfelelő karbantartás során. A karbantartási gombok segítségével ( ) tudunk újat felvenni, a kijelöltet módosítani vagy törölni, ha nincs rá hivatkozás. Létező hivatkozás esetén a program hibaüzenetet küld, és nem hajtja végre a törlést. Némely típus speciális, ott nem engedi meg a felvételt vagy éppen a szöveg módosítását a program. A mentést addig nem engedi, amíg van olyan mező, melynek értékét kötelező kitölteni és a felhasználó mégis üresen hagyta. Egyes típusok esetében belső kód megadása lehetséges illetve bizonyos esetekben kötelező. Ilyen a beérkezés módjának alapértelmezett beállítási lehetősége. (A vezérlő modulban beállításra kerül pl. 1-es kód, ekkor itt ahhoz az értékhez kell az 1-et beírni, melyet

12 szeretnénk a választó lista megjelenésekor látni mind az érkeztetésben mind pedig az iktatásban alapértelmezett értékként). Egyes esetekben a kódhoz rendelt azonosító a statisztikai kimutatások egyszerűsítését, egyértelműségét biztosítja. Egy-egy olyan Törzsadat esetén, melyet nem szeretnénk a továbbiakban használni, - de törölni nem lehet a meglévő hivatkozás miatt az Érvényességi idő végének beállításával lezárhatjuk. Ez esetben az ott beállított dátum elérését követően az adott érték az előfordulás helyén többet nem választható, de a megfelelő keresési helyeken a korábbi hivatkozások megtalálhatók. Kiemeltünk néhány új kódtípust, hogy részletesebben megmagyarázzuk: - Iktatás iránya: az eddigi bejövő/kimenő értékek alapértelmezés szerint Bejövő külső és Kimenő külső formában jelennek meg. A rendelet szerint a javasolt értékek: bejövő belső, kimenő belső és helyben. E három használni kívánt értéket kell a beérkezés módjában rögzíteni, s egyúttal megjelölni a kóddal, hogy az irat a rögzítést követően iktatott 0 kóddal vagy elintézett 1-es kóddal státusszal kerüljön rögzítésre. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy az irat intézkedést igényel-e még. A rögzített beérkezés módok szerint az Általános keresőben is lehet keresni, de a statisztikákban az előbb említett kód szerint fog a bejövő vagy a kimenő iratok számában szerepelni. - Ideiglenes irattári hely: irattárba helyezésnél ki lehet választani az ideiglenes tárolás megnevezését a könnyebb azonosítás érdekében, töltése nem kötelező.. Természetesen ide csak olyan megnevezéseket szabd felvenni, ahol az irattárazáshoz a szükséges feltételek rendelkezésre állnak. Az így irattárazott ügyek esetén az Egy ügyirat adataiban látható a tényleges fellelése az ügynek. - Iratpéldány fajta: keletkezéskor megmondhatjuk, hogy hogyan keletkeztetjük: alapvetően elektronikus vagy papír alapú. A lista bővíthető tetszőlegesen. - Iratpéldány jellege: a rendelet szerint nevesített ajánlott értékei: eredeti, másodlat, másolat, hiteles másolat. Értékei bővíthetők. - Irattári hely: a központi irattárbaadás lezárt teljes iktatókönyv esetén megadhatjuk az irattári elhelyezés adatait. Ehhez ebben a kódtípusban kell rögzíteni, hogy milyen az irattárunk struktúrája. pl.: sor;polc;papucs. - Kiegészítő információk értéklistája: az irat iktatása során általunk létrehozott kiegészítő információ típusokat rögzíthetünk, s az értéket szabadon gépelhetjük be, amire később keresni is tudunk. Az új kódtípus esetén lehetővé válik, hogy egy-egy kiegészítő információnál nem gépelni lehet, hanem a rendelkezésre álló értékek közül tudunk választani. Itt rögzíthetjük a különböző választható értékeket. A Rendelet szerint ilyen a kezelési utasítás, melynek választható értékei: Elolvasás után visszaküldendő! Kivonat nem készíthető! Más szervnek nem adható át! Nem másolható! Saját kezű felbontásra! Zárt borítékban tárolandó! - Sikertelen kézbesítés oka: az expediált iratpéldányok esetén nyomon követhetjük a postázás utáni eseményeket, ha az sikertelen volt, az oka az itt rögzített értékekből választható - Hibrid beállítások: a Posta Hibrid rendszere felé küldendő levelek paraméterezésére szolgáló saját megnevezések pl. Sima A4-es levél. A Konkrét paramétereit a Kód kapcsolatokban adhatjuk meg. Ugyanitt találhatók az egyes paramétereket leíró törzsadatok, melyeket a Posta határozott meg

13 2.2. Kód kapcsolatok A hivatalok életében fontos szerepet játszik a hatósági statisztika, mely a hivatal munkáját méri számszerűsítve. Ezen funkció szolgál arra, hogy a rögzítésre kerülő adatok esetében csökkentsük, illetve kizárjuk a rögzítési hibából adódó téves adatokat. A speciális válaszintézkedések esetén az egyes választható mezők közötti kapcsolatokat külön beállíthatjuk ebben a menüpontban. Az alapértelmezés szerint a speciális válaszok (döntések): - határozathozó által hozható döntések - jogorvoslati döntéshozó által hozható döntések - kormányhivataloknál I. és II. fokú döntések döntéshozónként - ügy-leiró : az érkeztetés átvételi elismervényén szereplő csoportosítások - kiegészítő lista: a kiegészítő információk közül melyekhez akarunk hozzárendelni értéklistát - kiegészítő információk: a kiegészítő listában felsorolt elemekhez lehet kiválasztani azokat az értékeket, melyeket az iktatás során megengedünk kiválasztani - speciális kiegészítő lista: az előbbi lehetőség az Irat tárgya és a Kezelési utasítások típusú kiegészítésekre - hibrid beállítások a létrehozott hibrid megnevezések tartalommal való megtöltése az egyes paraméterlistákból a konkrét érték kiválasztásával. Ezekkel kapcsolatos statisztikák pontossága érdekében állíthatjuk úgy be az értékpárokat, hogy a rögzítések során ne engedje meg az össze nem illő értékek párosítását. A döntési típusokat egyesével választhatjuk ki, majd a korábban az adott típushoz rendelt Kódtörzsbeli értékeket feltölti a program egy választó listába. Az így kialakult értékek közül sorba mindegyiket kiválasztva lehetséges a pároshoz tartozó kapcsolatokat rögzíteni. A Módosít gomb hatására, megjelennek az adott kapcsolathoz felvett Törzsadatokbeli megfelelő értékek, és a gomb segítségével létrehozhatjuk a kapcsolatot, míg a gomb segítségével azt megszüntethetjük

14 A végén a mentés gombbal rögzíthetjük a kialakított állapotot. A speciális Válaszintézkedés során a választás csak ezen kapcsolatokból kialakult értékek közül lehetséges

15 2.3. Ügykörök Ügykörök alatt a megszokott tematikai összefoglalást, csoportosítást értjük. Az alapvető célja az, hogy megkönnyítse az egyes iktatókönyvekben használható irattári tételszámok besorolását, azokat csokorba fogva megkönnyítse az összerendelések létrehozását, támogatást nyújtson a statisztikák elkészítéséhez. Ez minden esetben a felhasználó belátására van bízva, évről-évre változtatható. Az irattári tételszámokhoz hozzárendeljük ezeket az ügyköröket, majd az iktatókönyvek kialakításakor megmondhatjuk azt, hogy egy-egy iktatókönyvbe mely ügykörökből lehet rögzíteni. Így áttételesen meghatározható az egy iktatókönyvbe kerülő irattári tételszámok sora. Az ügykörök karbantartásánál megadhatjuk, hogy az abba besorolandó tárgyak köre kötelezően szignálandó-e vagy sem. A kijelöléssel a nem szignálandó témákat jelölhetjük, vagyis a nem jelölés a kötelező szignálást írja elő. Ez azt jelenti, hogy az adott ügykörre nem lehet úgy iktatni, hogy ne adjuk meg a felelős ügyintézőt. Majd a későbbiekben látjuk, hogy az iktatás során az adott iktatókönyv kiválasztásakor megjelennek az ahhoz az iktatókönyvhöz tartozó ügykörök, ebből egyet választva tudjuk a megfelelő tárgy listát elérni, illetve irattári tételszám alapján feltölteni. Ha túl részletes ügykörbeosztást készítünk és az iktatás rögzítésekor szeretnénk még ezeket is csoportosítani, akkor lehetőségünk van arra, hogy az ügyköröket un. ügyfajtába soroljuk be. Ha létrehozunk ilyen ügyfajtákat, akkor ezzel előszűrhetünk, használata azonban nem kötelező. A kiválasztott megnevezés sorára kattintva a Módosítás gombbal tudjuk azt megváltoztatni, a változást követően a Rendben gombbal elmenteni. A művelet befejezése a szokásos mentés vagy elvetés gombbal történik

16 2.4. Az irattári terv Az ügyiratokat tárgyi alapon kell tételekbe sorolni, egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő, vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be. Ezen alapelveket betartva iktatni csak olyan tételre lehet, mely a kialakított irattári terv egy tételsorához rendelt. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerül, hogy melyek iratai nem selejtezhetők, melyek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni, vagyis meddig kell őrizni az iratokat. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, a többi megőrzéséről helyben kell gondoskodni. Az irattári terv létrehozásakor az iratok selejtezésére vonatkozó évek kódolt formában kerülnek rögzítésre, ahol a nem selejtezhető iratok a 0-s értéket kapják. A nem selejtezhető iratoknál megadható a levéltárba adhatás ideje, melynél az üres érték illetve a 0, a határidő nélkül, helyben történő őrzést jelenti. Ez a régi irattári terv formák miatti lehetőség. Az új elvek szerint a selejtezési időt években kell megadni, a mögötte található selejtezési kód ez esetben nem kerül töltésre. Ha a selejtezési időt üresen hagyjuk, akkor az ilyen típusú ügyek nem selejtezhetők. A levéltárba adás mezőt üresen hagyva a megőrzéséről helyben kell gondoskodni, míg annak kitöltése a levéltárba adás éveinek számát adja meg. Jelenleg az éven belüli levéltárba adás feltétel, hogy a Levéltárba adás idejére 90, vagy annál nagyobb számot írunk. Ilyenkor a rendszer ezt napokban értelmezi, s meg is jeleníti. Az IRMA-ügyiratkezelő rendszer lehetővé teszi, hogy a felhasználók az irattári tervet a szabályzatuknak megfelelően létrehozzák, az ügyiratokat az irattári terv tételeihez besorolják. A csoportosított, címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni. A létrehozott irattári terv kezelése éves szinten történik, az adott évhez tartozóan kerül mentésre, évente csak egy érvényes terv létezik. Irattári tervet év közben is lehet módosítani, új tételt hozzáadni, s nem szab semmilyen technikai korlátot a definiálható tételek számát illetően. Egy lezárt év után az irattári terven változtatást elvégezni nem lehet. Államigazgatási hivatalok esetében ezt az irattári tervet a megfelelő minisztérium éves mintaterve alapján kell elkészíteni, az iratkezelési szabályzat mellékleteként kezelni, s törvényi változásokat évről-évre átvezetni. Az IRMA-ügyiratkezelő rendszer biztosítja az irattári terv főcsoportjainak, csoportjainak irattári tételeihez történő kialakítását, ennek az iratkezelési szabályzatban leírtakhoz illesztését. Nem teszi lehetővé, hogy egy ügyirat úgy kerüljön lezárásra (irattárazásra), hogy annak besorolása, irattári tételszámmal történő ellátása ne történjen meg. A rendszer egy strukturált numerikus hivatkozási kódot évente az irattári terven belül egyedi azonosító jelet generál a tételekhez, mely a keletkezési sorrendet mutatja. Az irattári tételeket különböző ügykör megnevezésekkel foghatjuk össze, melyek a kialakítandó iktatókönyvekbe rögzíthető irattári tételszám-csoportosítást támogatják. A felhasználó egy ügyirathoz bármikor másik tételszámot rendelhet, vagyis tételszámot módosíthat, ha rendelkezik a megfelelő jogosultsággal és az általa kiválasztott irattári tételszám létezik az irattári tervben valamint hozzárendelt az adott iktatókönyvhöz. Az évközi irattári tételszám változtatás során a felhasználó számára lehetőség van arra, hogy az adott évben már irattárazott adott irattári tételszámhoz tartozó ügyiratokat megtekintse, és döntsön azok átsorolásáról az új irattári tételszámba, vagy a régi megtartásáról. (lásd Irattárba tétel)

17 Minden évre önálló irattári tervet tartunk nyilván, melynek az új évre történő átvétele egyetlen gombnyomásra történik, majd a szükséges változásokat elvégezve lehet kinyomtatni és jóváhagyatni. Az év lezárása után az irattári terv nem változtatható. A menüpont indulásakor év szerint csökkenő sorrendben megjelennek az eddig használt irattári tervek a megnevezésükkel. Az adott évre kattintva, minden egyes irattári tételsorát megtekinthetjük. A tételeket tartalmazó fejléc sor bármelyik elemére kattintva rendezhetjük a listánkat a kiválasztott mező szerint, növekvő vagy csökkenő sorrendben. Első kattintásra növekvő, a másodikra csökkenő sorrendbe írja ki a listát. A kiválasztott mezőben egy fehér háromszöggel jelezzük a rendezés irányát. Ha túl sok elem jelenik meg egyszerre, akkor lehetőségünk van egy ügykört kiválasztani a tétel sor felső sorában lévő választó lista segítségével. Az üres ügykör választása azokat az elemeket hozza, melyeket nem rendeltünk hozzá egyetlen egy ügykörhöz sem. A Minden elem az összes irattári tételszámot tartalmazza, a többi pedig a megfelelő ügykörnév szerintit. Konkrét ügykört választva csak azok elemei jelennek meg, így a frissítések gyorsabbak lesznek. Új elem megadásánál vagy módosításkor a tételsor megnevezése, irattári tételszáma (irattári jele), selejtezési ideje években (vagy kódja) és az esetleges levéltárba adhatás ideje kerül rögzítésre. Az irattári terv szerkezetének megfelelően, egy irattári tétel felvétele csak abban az esetben történhet meg, ha meghatározzuk, hogy mely főcsoportba, esetleg csoportba tartozik. Ezek a csoportosítások a későbbi statisztikák fontos témái lesznek. A főcsoportokra, csoportokra természetesen irattárazni nem lehet, nem is rendelkeznek irattári tételszámmal a klasszikus értelemben; nincs selejtezési idejük, levéltárba adhatásuk. Klasszikus értelemben ezek az Ágazati besorolásokat jelölik. Ezek a beállítások a statisztika készítéskor az irattári tervet vizsgálják, tehát évközi változtatásuk nincs hatással a konkrét irattárazási tevékenységre. A tételsorok megjelenítés aszerint történik, hogy a fejléc fölött található besorolás rend mely elemére kattintottunk:

18 - főcsoportok esetén csak a kialakított főcsoportok jelennek meg - csoportok esetén a főcsoportok és a csoportok - irattári tételszám esetén alapértelmezés - a teljes lista látható. A kötelező elemek kitöltése után a színessel jelölt és a kötelezően kiválasztandó listaelem mentéssel lehet eltárolni az új értékeket. Ha kiválasztunk egy főcsoportot a rögzítéskor, akkor a csoportok közül már csak a főcsoporthoz rendelt csoportokból lehetséges a választás. Egy létező elem módosítása úgy történik, hogy a megfelelő elemet a listából kattintással kiválasztjuk ekkor sötét színű lesz a választott sor háttere, majd a módosítás gombbal lehetséges a karbantartási műveletet indítani, a mentéssel vagy elvetéssel pedig befejezni. Vigyázat az irattári terv megnevezésére is van Módosítás gomb és másik módosítás gomb a megfelelő lista fölött az irattári tételekhez. A képernyőn megjelenő szűkítésnek megfelelően kerülhet nyomtatásra az irattári terv. A listaformátumban három szintet különböztetünk meg: - csak az irattári tételszámok jelennek meg a megnevezésükkel, ügykörrel, selejtezhetőségi kóddal és az esetleges levéltárba adás idejével együtt. - Ha a toolbar (funkcióvezérlő) soron bejelöljük a Tárgyak a listára feltételt, akkor az irattári tervet kombinálja a Tárgy törzsadatokkal, vagyis rákerülnek a listára az adott irattári tételhez tartozó érvényes tárgyak.(azok viszont nem kerülnek ki, melyekhez nincs Tárgy rendelve!) - Ha a toolbar (funkcióvezérlő) soron bejelöljük a Altárgyak a listára feltételt, akkor rákerülnek a listára az adott irattári tételhez tartozó érvényes tárgyak és azok altárgyai is. Altárgyakat csak akkor választhatunk, ha egyúttal a Tárgyakat is bejelöljük. Egy-egy irattári tételszámot kiválasztva lehetőségünk van arra, hogy a hozzárendelt változásokat a Rendszernaplón keresztül megnézzük. A rendszernapló tartalmazza, hogy ki, mikor, milyen változtatást végzett az irattári tételsorral. Megjegyezzük, hogy az adatok és így az Irattári terv karbantartása is a felhasználó joga és kötelessége. Részletezve:

19 2.5. Tárgyak (tárgykörök) karbantartása Az iktatások során az irattári terv alapján részletesebb leírást, pontosabb meghatározást szeretnénk rögzíteni, hogy a rögzítés megfelelően specializálódott legyen, könnyebben lehessen beazonosítani az ügyet. Ezeket az egységeket nevezzük tárgyköröknek. A menüpont felhívása után lehetőség van a meglévő tárgykörök között válogatni. A felső részben szereplő mezők (név, ügykör, irattári tétel) mezőket keresési feltételként használhatjuk. Kereshetünk pl. az A betűvel kezdődő megnevezésekre. Ilyenkor a Név mezőbe írjuk be az A* kifejezést, az ismeretlen rész pótlására használjuk a * jelet. A Kereső ( ) gomb megnyomására megjelennek a feltétel szerinti nevek. Természetesen megadhatunk hozzá további feltételeket, vagy kereshetünk csak egy ügykörben szereplő nevekre. (Ha még nincs ügykörhöz vagy irattári tételszámhoz rendelve a Tárgy, akkor ne válasszuk értelemszerűen az Ügykört vagy az Irattári tételszámot.) Ezek az "élő" tárgykörök, vagyis azok, amelyek érvényességi kezdete és vége magába foglalja a mai napot. Ha az Irattári tétel nélküli választást bepipáljuk, akkor jönnek azok a Tárgyak, melyekhez nem rendeltünk irattári tételt. Ezekre iktatni nem lehet, tehát érdemes lezárni azokat vagy a tényleges irattári téelszámát a módosítással beállítani. A tárgykörök előtt megjelenő + jel mutatja, hogy a tárgykör további altárgyakra bontott, vagyis a meghatározást további alegységekre finomítottuk. Az ablak tetején található kis jelölő négyzet: "Csak az élők" bekapcsolása esetén - alapértelmezés - csak az érvényes tárgykörök jelennek meg. Ha kikapcsoljuk ezt a jelzőt, akkor az összes létező tárgykör megjelenik, csak az érvénytelen tárgykörök előtt egy piros gomb látszik, míg a többiek előtt ez zöld ( ), a jövőbeli érvényességi kezdettel rendelkező tárgyak esetén kék ( ). A jelre kattintva megtekinthetjük az adott tárgykörhöz tartozó altárgyakat (tárgyszavakat) is. Egy-egy tételsort kiválasztva a képernyő jobb oldalán megjelennek az adatok, a megfelelő karbantartási funkciók esetén pedig változtathatunk ezen. A tárgy felvétel során meg kell adni, hogy az adott megnevezés mely irattári tételhez kapcsolódik, a maximális ügyintézési napokat megjelölve, ha ez munkanapban értendő (és

20 nem naptári napokban). További lehetőség van arra, hogy egy-egy tárgy esetében megengedjük, hogy az más ügykörben is megjelenjen, mint amit az irattári besorolása lehetővé tesz. Nem szabad elfelejteni, hogy az ilyen tárgyak természetesen csak egyfajta irattári tételszámmal rendelkeznek, ahogy itt a tárgy karbantartásban besorolásra került. Azt az ügykört, amihez az irattári tételszáma alapján tartozik, nem kell megjelölni az ügykörök között, ez a hozzárendelés automatikus. Ha szeretnénk, hogy több ügykörben megjelenjen az adott tárgy, akkor az irattári tétel kiválasztása alatt található választó listában jelöljük meg a CTRL gomb nyomva tartása mellett azokat a megfelelő ügykörökre kattintással. Az altárgyak esetében a rögzítés csak a megnevezés, ügyintézési napok száma és az érvényességi intervallum megadására korlátozódik, hisz egy altárgy nem tartozhat más irattári tételsorhoz, mint maga a tárgy. Az új felvétel során a szerint tudunk tárgyat vagy altárgyat felvenni, aszerint, hogy mi a kijelölt elem. Ha tárgyat szeretnénk felvenni, akkor a lista legfelső elemét ( ) kell kiválasztani, az adatokat begépelve elmenteni. Altárgy rögzítésekor az aktuális tárgy megnevezését válasszuk ki arra kattintva, melyre az altárgyat szeretnénk megadni. Amennyiben túl sok elem jelenik meg a képernyőn, akkor lehetőségünk van különböző szűrő feltételekkel a megjelenítendő tételek számát csökkenteni: - a megnevezésből néhány betű megadásával - az irattári tételsorból valamely elem kiválasztásával - egy ügykör kijelölésével. Az adatok tetszőlegesen kombinálhatók is, de természetesen az egymásnak ellentmondó adatok üres listát fognak eredményezni. A képernyőn történő feltöltés a Kereső gomb hatására indul el. A tárgyakat gombbal listázni is lehet. Az ikon melletti nyílra kattintva megjelenik egy almenü, mely kétféle listázást tesz lehetővé. Az Irattári tételszám szerinti lista a szűrés feltételeinek megfelelő elemeket alapul véve az aktuális évre létrehozott irattári terv tételsorain megy végig irattári tételszám sorrendben, majd kilistázza az összes tárgyat és altárgyat, melyet ahhoz a tételhez rendeltek. A listán megjelenik a megnevezés, az ügyintézési napok száma, az érvényesség kezdete és vége, valamint összefogóan a lista elején az adott irattári tételszám, annak megnevezése, és a selejtezési ideje években. Aszerint, hogy a képernyőn lévő "Csak élők" jelzést bekapcsoltuk vagy sem, jelennek meg azok az altárgyak, melyeknek az érvényességi ideje már lejárt. A másik lista az Ügykörszám szerinti, mely felsorolja a kiválasztott tárgyakat, a hozzájuk tartozó ügykör alá bontva, ABC sorrendben, hasonló formában és elveken, ahogy az előbb említettük. Meg kell jegyeznünk, hogy itt az Irattári tételszám szerint hozzárendelt Ügykör alatt fog megjelenni a Tárgy, a kiegészítő ügyköröknél nem. A megjelenítésre kerülő tárgyak, altárgyak esetében itt azonban a napi dátum szerinti érvényesség kerül figyelembevételre mind a tárgy, mind pedig az altárgy tekintetében. Amennyiben a Tárgy rögzítésekor vagy később nem történik meg az irattári tétel kijelölés, akkor a Tárgy az iktatásban nem jelenik meg, hisz az irattári tételeket összefogva egy-egy ügykörrel tudjuk az iktatókönyvekhez rendelni. Ha év közben egy irattári tételszámot szeretnénk lezárni, akkor az összes olyan tárgyat át kell tenni az érvényes irattári tételszámra, melyet a továbbiakban is használni szeretnénk. Ha erre nincs szükség, akkor elegendő az aktuális tárgyak érvényesség végének beállítását elvégeznünk. A Keresési feltételek beállításánál lehetőség van egy az ideinél nem kisebb - évszám megadására is, mely az adott évi irattári tervet veszi alapul. Természetesen ehhez először annak az évnek az irattári tervét kell létrehozni, hogy lehessen rá hivatkozni. Ezzel előkészíthető a következő évre, hogy az egyes tárgyak milyen irattári tételszámot kapjanak

21 2.6. Iktatókönyvek kialakítása, zárása Az IRMA ügyiratkezelő rendszer mind a központi mind pedig az osztott iktatás kezelésére alkalmas, lehetőséget ad több iktatókönyv kezelésére, az egy könyvben rögzítésre kerülő ügyköröket magunk határozhatjuk meg. Iktatókönyvek akár év közben is nyithatók csak a kialakított számképzési formában nem szabad az egyes könyvek között átfedéseknek lenniük. A könyvek az év végén illetve a megadott érvényességi dátummal - lezárásra kerülnek, s lezárt könyvbe újabb iktatás nem vezethető be. Ha az érvényesség végét még nem érte el az iktatókönyv, akkor még módosítható a lejárat ideje. Visszadátumozva iktatókönyvet lezárni nem lehet. Olyan iktatókönyvet, melynek lejárt az érvényesség vége, egyáltalán nem lehet módosítani. A képzett iktatószámokat az iktatókönyvön belüli egyedisége miatt a főszám-alszám-év egyértelműen azonosítja, osztott iktatás esetében azonban egy az iktatóhelyre utaló alfanumerikus sorozattal célszerű az iktatószámot kiegészíteni. Az iktatókönyvnek megadható egy hosszú neve : a megnevezése, egy rövid név, melyet a program automatikusan kiegészít az évszámmal. E két adat vegyesen fog megjelenni az egyes választólistákon, amikor egy iktatókönyvet szeretnénk kiválasztani. Az iktató könyvek mindaddig érvényben vannak, amíg nem zárják le őket, tehát a főszáma folyamatosan nő. Ez a zárás lehet évenkénti, vagy ahogy a belső rend kívánja. Amennyiben a Rendszer beállítási paraméterek között az Alszám rögzítés iktatókönyv zárás után paramétert engedélyezték, akkor ez a zárás csak az új főszám rögzítését akadályozza meg, a könyv érvényességének végéig. Ha nincs beállítva az engedélyezés, akkor a zárás egyúttal az aktuális nappal beállítja az érvényesség végét is, ha az még nem volt kitöltve. Ha a könyv létrehozásakor nem adtuk meg a lezárás dátumát, akkor a későbbiek során bármikor lehetséges ez, persze visszadátumozni nem lehet. Az iktatókönyv érvényesség végének megadásával, az azt követő naptól kezdve nem lehet se új főszámot, se új alszámot rögzíteni az iktatókönyvbe. Az iktatókönyvek kialakításakor lehetőség van az un. Jogelőd megadására: vagyis iktatókönyv másolásakor annak az összes tulajdonsága: megnevezés, ügykörök, számképzési mód öröklésre kerülnek. Ilyenkor csak a kezdeti érték beállítása, a könyv megnevezésének egyedisége válik szükségessé, illetve a kezdeti dátum, ha az a jövőbe mutat. (A rövid nevet követő évszámot a program az aktuális dátumból képzi rögzítéskor, de

22 a tényleges neve az Érvényesség kezdetének éve lesz.) Fontos megjegyezni, hogy a Jogelőd valóban azt jelenti, hogy bizonyos menüpontokban pl. az Iktatás a másolással a jogok is másolásra kerülnek, ezért egymástól független könyveket NE másoljunk! Az iktatókönyvek módosítására a főszám elindulása után nincs lehetőség! Az iktatókönyv(ek) kialakítása minden évben az iktatásért felelős vezető hatáskörébe tartozik. Neki kell gondoskodnia a könyvek létrehozásáról, lezárásáról, esetleges nyomtatásáról. Az iktatókönyv legfontosabb elemei az iktatószámképzés és az, hogy mely ügykörök kerülhetnek az adott könyvbe. A "szám" kialakításakor hat különböző mezőt helyezhetünk el, nekünk tetsző sorrendben és elválasztójellel, azzal a megkötéssel, hogy ha a Cég/Hivatal paraméterezésében beállítottuk a Közfeladatot ellátó jelzést, akkor a főszám-alszám/év hármas kötelező elem, ilyen sorrendben és az elválasztó jelek is az előírt értékeket mutatják. A számképzésben a főszám elé beilleszthető egy fix szöveg, mely az iktatókönyvet jellemzi, egy szervezeti egységet jellemző szöveg vagy egy az iktatóhelyet leíró meghatározás. A lehetséges szövegek mindegyike betű és szám kombinációjából állhat és kell, hogy tartalmazza a következő elemtől való elválasztójelet is. (A szervezeti hely azonosítója a Szervezeti felépítés menüpontban adható meg, az iktatóhely azonosító pedig a Felhasználó karbantartásban.) Az egy csoportba tartozó fixrész, szervezeti azonosító iktatóhely azonosító elemek sorrendjét a fel/le nyilakkal változtathatjuk meg. A változtatás hatására a Minta felirat mögött megjelenik a kialakított szám aktuális állapotának megfelelő forma. Háromféle elválasztójelet is megadhatunk: az év, a főszám és az alszám mezőt követően mi jelenjen meg. Minden egyes változtatás után a képernyőn megjelenik a minta új formája. Az így képzett számok a listákon, előadói íven jelennek meg, de nem nehezítik az iktatás rögzítés és keresés folyamatát. A számképzés eredményeként kialakított iktatószám könyvenként egyedi, így a gyakorlati használat során minden alkalommal elegendő az iktatókönyv kiválasztása után csak a megfelelő főszámra hivatkozni az irat eléréséhez. A beírt elválasztójelek, a kialakított sorrend és a beállított kezdőérték alapján, a képernyőn megjeleníti a sorrend szerinti minta iktatószámot. Mindezt kiegészíthetjük egy, az iktatókönyvre jellemző egyedi azonosítóval. Így lehetséges két különböző szöveges mezővel kialakítani az egyedi iktatószámunkat (fix szöveg és egyedi azonosító). Az érvényesség kezdete mező kitöltése mindig kötelező és a mai napnál nem lehet kisebb. Jövőben nyitandó iktatókönyvek létrehozása természetesen megengedett. A létező Ügykörök kerülnek felsorolásra, amelyekből választhatunk a jobbra nyíl segítségével, a balra nyíllal visszavehetjük az adott iktatókönyv tekintetében. Egy-egy áttett ügykör esetében megmondhatjuk azt, is, hogy az ahhoz tartozó irattári tételszámokat egyesével vizsgálva melyik tárgyakat ne engedjük meg abba az iktatókönyvbe rögzíteni (tiltó lista). A menüpont felhívásakor megjelennek - az alapértelmezés szerint - azok az iktatókönyvek, melyek rögzítésre kerültek, de még "nem indultak el". Vagyis lehetőségünk van azokon még változtatni, illetve újat felvenni. A teljes név és rövid név mellett megjelenik a megadott számképzés eredményeképpen kialakított iktatószám, majd egy választó listában tudjuk megtekinteni azt, hogy mely ügyköröket rendelték ahhoz az iktatókönyvhöz. Az ablak tetején lévő Csak a módosíthatók szöveg melletti jelölő négyzetre kattintva tudjuk megnézni azokat az iktatókönyveket is, melyek már nem módosíthatók, mert vagy

23 iktattak bele vagy korábban lejártak. A lista rendezettsége alapértelmezés szerint a megnevezése szerinti növekvő sorrend. Ha az évek során sok iktatókönyv keletkezett, akkor az előbbi jelölőnégyzet előtt található mezőbe beírható az az évszám, amelyre kíváncsiak vagyunk, ami szerint szűrni szeretnénk a listát. Az iktatókönyv évközi zárása esetén a program figyelmeztető üzenetet ad: A lezárt iktatókönyvek nem módosíthatók, az elindítottak csak korlátozottan módosíthatók: lehetőség van egy újabb ügykör iktatókönyvhöz rendeléséhez, ott lévő elvételéhez, ha arra még nem iktattak illetve a lezárás dátumának megadására. A változtatásokat a Rendben gombbal menthetjük el. Minden művelet naplózásra kerül. Az iktatókönyvek meta-adatait a gomb segítségével tudjuk előállítani és egy XML formátumú fájlba elmenteni. Ennek időpecséttel hitelesített változatát pedig a gomb használatával érjük el. Az iktatókönyveket megjelenítő táblázat végén a Nyomtató ikonnal az adott könyvhöz rendelt élő jogosultságokat listázhatjuk ki. Ha egy iktatókönyvbe nem írtunk egyetlen tételt se, akkor a rendszerből törölhető, még akkor is, ha azt szervezeti egységhez vagy személyekhez kapcsolták. Ilyenkor ezek a jogosultságok is törlődnek

24 2.7. Szerepkörök kezelése A rendszer felhasználóit a Rendszeradminisztrációs modul (SYS) segítségével rendeljük hozzá az alrendszerekhez, megadva a jogosultságot a program egyes részeire. A bejelentkezés és azonosítás után az adott felhasználó csak azokat a menüpontokat érheti el, melyek számára engedélyezettek. Ezeket a hozzáféréseket egy előre meghatározott szerepkör csoportból a rendszergazda állítja be. A rendszer lehetővé teszi a jogosultságok differenciált meghatározását, az egyes támogatott ügyintézési eseményekre, illetve alanyi körre specifikusan. A rendszeradminisztrátornak lehetősége van az alapjogosultságokból tetszőlegesen csoportosítva különböző szerepköröket kialakítani, majd ezeket felhasználókhoz, szervezeti egységeken vagy iktatókönyvön keresztül hozzárendelni. Ezek egészülnek ki a SYS-rendszer modulban beállított, elsősorban menüszintű jogosultságokat tartalmazó munkakörök kialakításával. A kétféle jog mindegyikének kell teljesülnie ahhoz, az adott felhasználó jogosult legyen annak végrehajtására. A rendszert használó személyekre megadhatjuk, hogy a létező iktatókönyvek közül melyekbe van betekintési joga, melyekbe írhat is. Külön jogosultság annak meghatározása, hogy a betekinthető iktatókönyvben lévő ügyiratokhoz kapcsolt dokumentumot megtekintheti-e vagy sem. Egy új szerepkört a meglévő funkcionális alapjogokból válogathatjuk össze. Amennyiben ezt a szerepkört már valakihez hozzárendeltük, akkor azon módosítani nem lehet. A későbbiekben szervezeti egységekhez rendelt vagy önálló felhasználóként kezelt személyekhez tudjuk ezeket a szerepköröket időszakra vonatkozóan hozzárendelni

25 2.8. Szervezeti felépítés A rendszer lehetővé érkeztetés esetén kötelezővé - teszi szervezeti egységek kezelését, hierarchikus felépítését, a szervezeti egységekhez rendelt felhasználók szerepkörének meghatározását adott időszakra vonatkozóan, illetve szervezethez iktatókönyv hozzárendelést. A szervezeti egységek nevét a Törzsadatok karbantartásban - Szervezeti egység kódtípus alatt találjuk meg, ott vehetünk fel újat, módosíthatjuk a nevét. A létrehozott szervezeti egységeket hierarchiába rendezhetjük (fastruktúrába), a létező iktatókönyvek közül lehet tetszőleges számút a kiválasztott szervezethez hozzárendelni. A szervezeti egységhez lehetséges egy Azonosítót megadni, mely az iktatószámképzéskor az adott szervezeti egység jellemzőjeként abba beépülhet. Felhasználókat a szervezetekhez tudunk besorolni és szerepkört hozzáadni. Megadható, hogy a beállított szerepkör a saját szervezeti egységben legyen érvényes vagy az alárendelt szervezetekre is. Ezáltal a rendszer lehetővé teszi a rendszeradminisztrátor számára, hogy a különböző iktatókönyvekhez, programfunkciókhoz, való hozzáférést meghatározott felhasználói csoportokra korlátozza. Biztosítja, hogy egyéni felhasználói és csoportos hozzáférési jogosultságok kiosztásra kerüljenek. A rendszer lehetőséget ad arra, hogy bármelyik felhasználó akárhány felhasználói csoport tagja legyen, de e csoportok kialakítását, kiosztását csak a rendszeradminisztrátor számára engedi meg. Az egyes szervezeti egységekben használt iktatókönyveket is itt adhatjuk meg. Egy szervezeti egységhez hozzárendelt iktatókönyv és újabb iktatókönyv beléptetése esetén a szervezethez tartozó felhasználók is jogosultak az adott iktatókönyvhöz való hozzáféréshez azzal a joggal, amit beállítottak nekik. Ezeket a jogokat később személyre szólóan (Felhasználói jogosultságok) még bővíteni lehet. A Szervezeti jogokat csak a Szervezeti felépítés menüben lehet változtatni. A karbantartási gombok segítségével ( ) tudunk egy, a törzsadatoknál rögzített szervezeti egységet a hierarchiába felvenni, a kijelöltet módosítani vagy törölni, ha nincs rá hivatkozás. Létező hivatkozás esetén hibaüzenetet küld, és nem hajtja végre a törlést. A gombok értelemszerűen az adott egység felett megnyomva, annak a változtatását jelentik

26 Egy kiválasztott szervezeti egységre kattintva a jobb oldalon megjelenő adatokat, jogosultságokat listázni is lehet. A nyomtató ikon mögötti menüre kattintva vagy az iktatókönyvek vagy az érkeztető könyvek közötti kapcsolatokat listázhatjuk. Iktatókönyvek esetén felsorolásra kerülnek a szervezethez rendelt iktatókönyvek, azok kapcsolati adatai; a könyvekhez Hivatali joggal hozzáférők, majd a Szervezethez rendelt felhasználók az érvényes jogaikkal. Érkeztető könyv szerinti listánál a szervezethez rendelt érkeztető könyvek és az azon belüli jogok jelennek meg. Új szervezeti egység felvételekor csak azok jelennek meg, amik még nincsenek besorolva a hierarchiába. Felettes szervként bármelyik szervezetet ki lehet jelölni. Ha üresen hagyjuk, az azt jelenti, hogy nincs felettes szervezete. Szervezet módosítása kétféle dolgot jelenthet: egyrészt lezárjuk a szervezet érvényességét, s ezzel a továbbiakban megszűnik, vagy megváltoztatjuk a hierarchiában elfoglalt helyét: megmondhatjuk, hogy mely szervezet a felettese vagy nincs felettese. Az értékeket a választólistában tekinthetjük meg. A módosítás eredményét a Rendben gombbal mentjük el. A szervezeti hierarchiához meg kell jegyeznünk, hogy nem feltétlenül kell a teljes hivatal/cég felépítését tükröznie. A rendszer csak arra szolgál, hogy az egyes felhasználók iktatókönyvhöz való hozzáférésének beállítását egyszerűsítsük, áttekinthetővé tegyük. Így aztán egy-egy szervezeti egység megszűnése vagy átalakulása a korábbi jogok lezárását, az újak létrehozását jelenti, de ha ez ugyanarra az iktatókönyvre vonatkozik, akkor a jelentősége mérsékelt. Az iktatókönyv hozzárendelés esetén megjelennek azok a könyvek, melyek még nincsenek a szervezethez hozzárendelve. Lezárt iktatókönyvek is hozzárendelhetők, hisz korábbi ügyekbe való betekintés, előzményezési lehetőség jár ezzel. Ezeket a jelölő négyzettel lehet kiválasztani, majd meg kell adni, hogy milyen érvényesség kezdettel tartoznak az adott szervezeti egységhez. Végül a változtatást el kell menteni. A választható iktatókönyvek szűrésére használhatunk névmintát: pl. Közp* jelentése az összes Közp névvel kezdődő iktatókönyvből szeretnénk választani. A lehetséges szerepkörök: betekintő csak olvashatja a megfelelő iktatókönyvet szignáló joga van ügyintézőz kijelölni iktató fő- és alszámos iktatást; előzményezést kezdeményezhet ügyintéző a könyvben ügyintéző; saját ügyeiben alszámos iktatást végző kiadmányozó elsődleges aláíró; hitelességért felelős egyéb aláíró nem kiadmányozói joggal aláíró irattáros irattárba helyező

27 kölcsönzést engedélyező irattárból kiadás/visszavétel felelőse lekérdező szervezeti egység vezetőinek ajánlott: bizonyos lekérdezésekben a szervezethez rendelt felhasználók adatait is lekérdezheti (nem csak sajátot) felülvizsgáló központi irattárazás kapcsán a selejtezés, levéltárba adásért felelős személy(ek) szervezeti szignáló azon szignálók, akiknek van joguk szervezetre szignált küldeményt, az érkeztető könyvhöz való jogosultság megadása nélkül is szervezetre, ügyintézőre szignálni. A szervezeti szignáló jog alárendelt funkcióként nem kerül értelmezésre. (pl. az igazgató az egyes főosztályok között osztja szét a küldeményeket úgy, hogy minden főosztálynak van legalább egy szervezeti szignálója.) A felhasználók hozzárendelése során az élő jogosultsággal rendelkező felhasználók közül választhatunk. Az aktuálisan kiválasztott névhez kapcsolódóan beállítható, hogy a szervezethez rendelt iktatókönyvekben milyen joga van és ez mettől-meddig érvényes. A Szervezeti iktatókönyvekhez rendelt felhasználók jogosultságait állíthatjuk be a gombokkal. Új szervezeti tagság nem párosul iktatókönyvbeli joggal, csak azt mutatja, hogy az illető az adott szervezeti egységhez tartozik. Érvényesen csak egyetlen szervezethez lehet mindenki besorolva. Új felhasználó szervezethez kapcsolása Minden élő felhasználó kiválasztható, aki nincs még érvényes jogosultsággal az adott szervezethez rendelve. Megadható a mainál nem kisebb dátum, mely időponttól rendelkezzen a felhasználó a jogokkal. Az egyes jogokat kiválasztva a sor végén lévő lefelé mutató nyíllal adhatjuk hozzá, a felfelé nyíllal vehetjük el. Az összes jog megadása után mentsük el. Jogosultság bővítése Az adott felhasználó meglévő jogait bővítjük úgy újabb jogokkal, hogy közben a régiek v Egy-egy újabb jog hozzáadása a régi jogokat megmutatva, azokat lezárja az új jog kezdetét jelentő előző nappal. Az időszakok nem folyhatnak össze. Azonnali hatály nem létezik, vagyis egy lezárás még az adott napra vonatkozik, és az új jogok legkorábban a következő napon léphetnek életbe. Ha a szervezeti tagságot is nyilván szeretnénk tartani, akkor az adott felhasználót a szervezethez szerepkör nélkül kell a megfelelő időszakra hozzárendelni. Ha szervezeti egységet megszüntetnek, akkor a hierarchiából törölni kell, ha ugyanazon névvel, új érvényességgel megint be szeretnék léptetni. Amennyiben ez nem lehetséges, mert a szervezethez már van iktatókönyv, felhasználó rendelve, akkor új szervezeti egység névvel kell beléptetni a Törzsadatok karbantartásában. Mind a hierarchia, mind az iktatókönyvek illetve a felhasználók tekintetében lehetséges a korábbi jogokat is megtekinteni az Érvényesek szöveg előtti megfelelő pipát kikapcsolva. Fontos megjegyezni, hogy ha a szervezeti felépítést helyesen berögzítjük, akkor évváltások esetén csak annyi a teendő, hogy az új iktatókönyve(ke)t a megfelelő szervezeti egységhez kell rendelni. Az összes korábbi jogát örökli a szervezeti egységhez rendelt felhasználó a megfelelő könyvre is

28 2.9. Felhasználói jogosultságok A kialakított jogosultságok alapértelmezés szerint egy-egy iktatókönyvre vonatkoznak. Alapértelmezés szerint megjelenik az összes, a rendszerbe beléptetett érvényes felhasználó. A Csak az élő felhasználók jelölőnégyzet kikapcsolásával lehet a már érvénytelenítetteket is megjeleníteni. A már nem érvényes felhasználók neve mögött egy dátum jelzi a kiléptetés időpontját, valamint egy név szerepel, ha azt a felhasználót valakivel összekapcsolták. (Névváltozás, visszatérés ) A név mellett szerepelnek azok az alapjogok, melyeket a felhasználó Hivatali szinten kapott meg, vagyis bármely könyvvel kapcsolatban rendelkezik az adott alapjoggal: pl. a jegyző anélkül betekinthet minden iktatókönyvbe, hogy egyesével mindegyiket hozzá rendeljük. Ha van (vagy volt) joga a rendszerhasználatához, akkor a Login szövegrész alatt az Igen bejegyzés található. A belépéskor megjelenik az összes felhasználó, melyek közül névminta alapján tudjuk a találati listát csökkenteni. A Felhasználó beléptetése ( ) gombbal úgy lehet felhasználókat a rendszerhez rendelni, hogy nem engedjük meg nekik a program használatát, vagyis nem lesz Login nevük. Ennek gyakorlati értelme a kimondottan iktatási feladatokkal kapcsolatban nincs, csak Ügyintézőként érdemes azokat a felhasználókat beléptetni, akik nem akarják használni a programot, de iktatnak rájuk. Ugyanúgy megadhatjuk, hogy mely iktatókönyvekben szerepeljenek ügyintézőként. A módosítással tudjuk a felhasználó természetes nevét változtatni, ha van, akkor iktatóhely azonosítóját megadni/módosítani illetve a hivatali jogait beállítani, lezárni. Iktatóhely azonosító megadásának csak ott van értelme, ahol a Felhasználó az iktató és az iktatószámképzésben szerepel az iktatóhely azonosítója. (Több hivatali jog megadása a CTRL gomb nyomva tartása mellett az adott jogra történő kattintással történik. A jog elvétele egy újabb kattintással történik a normál Windows funkciók szerint.) A Helyettesítés ( ) gomb segítségével az aktuálisan kiválasztott felhasználó jogait örököltetjük egy másik felhasználóra az adott időszakra. A felhasználóhoz kiválasztjuk a helyettesítő személyt, majd megadjuk a helyettesítési időszakot. Visszamenőleges dátumot beállítani nem lehet. Ettől kezdve a helyettesítésre kerülő személyre kattintva a táblában megjelenik, hogy ki a helyettesítő és a joga mettőlmeddig él. Amennyiben a Vége nincs kitöltve, akkor egyszerűen jogmásolás történik, a kiválasztott személy minden élő jogát átmásolja a program a helyettesítőre. Ezzel a Helyettesítési státuszt nem kapja meg

29 A használat során a helyettesítő személy változatlanul a saját nevében lép be, de ha olyan jogot gyakorol, melyre alapértelmezés szerint nincs jogköre, akkor a naplózásokban megjelenik, hogy kinek a nevében végezte el ő maga a feladatot. A Nevében eljárhat sor ha létezik a munkafolyamat támogató modul arra ad lehetőséget, hogy a kiválasztott felhasználó intézkedési jogait másra átruházza. Az alatta lévő blokkban Eljár a következők nevében tartalmazza azokat, akiket ő képvisel ily módon. E hozzárendelés is időszakra adható meg. A képernyő jobb oldalán látható, hogy a rendszer egyes iktatókönyveihez az adott felhasználó milyen jogosultsággal férhet vagy férhetett hozzá. A jogosultságokat lehet Hivatali jogként minden könyvre -, Szervezeti jogként Szervezeti felépítésen keresztül a szervezet minden könyvére vagy egyesével megadni. Új könyvet csak akkor lehet hozzáadni, ha nem rendelkezik érvényes joggal arra. A meglévő jogok módosíthatók. A jogosultságokat időintervallumokra lehet korlátozni, vagy az érvényesség vége dátum megadása nélkül ezt szabadon hagyni. (Ez helyettesítések megoldására is alkalmazható.) A jogosultság kezdete minden esetben kitöltésre kerül, mely a mai napnál kisebb nem lehet. Ha valaki kilép a Hivataltól, akkor a Rendszeradminisztrációs modulon (SYS) keresztüli karbantartással természetesen már nem lesz joga a programba belépni, ezért ilyenkor itt nincs tennivaló. Ha kilépés nélkül csak a meglévő jogokat akarjuk változtatni, akkor szintén itt lehetséges a személyre szóló változásokat átvezetni. Az érvényesség vége mezőt akkor kell beállítani, ha eleve tudjuk, hogy az adott személy csak arra az időszakra rendelkezik a kiválasztott joggal. A jog érvényességének kezdete nem jelenti azt, hogy az adott napnál korábban keletkezett ügyiratba nem tekinthet be az illető, ez természetesen a jog gyakorlásának időszakát jelenti. Természetesen a jogosultsággal kapcsolatos események mind naplózásra kerülnek és a gomb segítségével a naplótételek megtekinthetők

30 Lehetőség van arra is, hogy két nevet a felhasználók közül összevonjunk. Az összevonáshoz teljesülnie kell, hogy a felhasználó nem lehet érvényes tagja rendszernek. Ehhez először a rendszerből ki kell léptetni vagy a SYS modullal (ha van Loginja) vagy itt a felhasználó karbantartáson keresztül a Törlő gomb segítségével, ha a neve után a Login oszlopban a Nem szó szerepel. Ezt követően azt a felhasználót módosítjuk, akit kiléptettünk. Ehhez a Csak az élő felhasználók jelölő négyzetet ki kell kapcsolni, mert különben a kiléptetett felhasználó nem látszik. Tehát a neve mögött csak dátummal rendelkező felhasználó kiléptetett és még nincs senkivel összevonva. A módosítás gomb megnyomása után megjelenik egy választó lista, amely tartalmazza az érvényes felhasználókat. Itt kiválaszthatjuk azt a felhasználót, akinek a neve alatt fognak a későbbiekben megjelenni az adatok. Ettől kezdve a kiléptetett felhasználó helyett mindenütt a megtartott felhasználó neve jelenik meg, kivéve a korábban létrehozott napló tételeket. A felhasználó jogosultságok táblában természetesen látható, hogy ki az eredeti név, mikor léptették ki és milyen új névvel szerepel. Ezek az összevonások nem eredményezik azt, hogy a korábbi adatoknál pl. nem az eredeti ügyintéző neve jelenik meg, de többször előfordul, hogy felhasználó, aki eredetileg nem rendelkezett loginnal és így ügyeket jelöltek ki neki, egyszer csak belépési jogot tart és így kétszer szerepelne a rendszerben, vagy házasságkötés révén megváltozik valakinek a neve. Ilyenkor azt is lehetne, hogy megváltoztatjuk a felhasználó nevét módosítással, de a szabályos eljárás szerint a régi ügyeit a régi nevével végezte, tehát annak látszódni kell a továbbiakban is, vagyis újnak felvesszük és összevonjuk. A felhasználó, mikor lekérdezi az ügyeit, akkor mindent lát, ami a mostani neve alatt és a korábbi összevont felhasználók alatt szerepel. Archív állományhoz való hozzáférési jogosultságok kezelése A Karbantartás Felhasználói jogosultságok menüpontban a funkciók végén megjelenik egy új gomb, ha létezik a rendszerhez tartozó archív állomány (átvett adatok) Ha ezt a gombot megnyomjuk, akkor megjelennek azok a felhasználók, akik az archív állományhoz hozzá vannak rendelve, megjelennek az egyes jogosultságfajták, szerepkörök

31 Első lépésként létre kell hozni azokat a szerepköröket, melyek a hivatal jogosultsági rendszerét lefedik. A választható értékek a migrálás során létrehozott adatokból alakulnak ki, a felhasználó által megadott szempontok szerint. Jelen példánkban ez évente az iktatókönyveket jelenti. Elsőként az Új felvétel gombbal létrehozzuk a munkakör megnevezését és hozzárendeljük azokat a jogokat (könyveket), amiket szeretnénk megmutatni. Egy könyv akárhány munkakörbe szerepelhet. Célszerű egy Teljes keresés szerepkört is létrehozni (pl. a jegyző számára), aki minden korábbi ügybe kereshet, betekinthet. Egy létező munkakört módosíthatunk, ahhoz adhatunk további jogokat, vehetünk el belőle illetve törölni is tudunk. Törölni csak akkor lehet, ha nincsen hozzá hivatkozás kapcsolva, vagyis elsőként arról a munkakörről töröljük a felhasználókat, utána a Munkakör módosításával az összes jogot le kell venni róla (szervezet, iktatókönyv, egyéb jelzők a migrálás szerint), majd utána lehet törölni a munkakört magát. Ha kész vannak a munkakörök, akkor egy-egy munkakört kiválasztva lehet megadni, hogy kik azok a felhasználók, akik rendelkezzenek azzal a jogosultsággal. A munkakört kiválasztva képernyő jobb oldalán megjelennek azok a személyek, akik rendelkeznek azzal a jogosultsággal. Fent szerepelnek a személyek, akiknek joga van, az alsó listában pedig azok, akik az archív rendszerhez hozzá vannak kapcsolva felhasználóként, de még nem rendelkeznek az adott munkaköri jogosultsággal. Ha valakitől el akarjuk venni a létező jogot, akkor a felső listában szereplő neve mögött a Törlő gombra kattintva tudjuk ezt a jogot elvenni. A Felhasználók közül egyszerre lehet több személyt is kiválasztani (CTRL illetve SHIFT gombok segítségével) és a felnyíllal a jogosultak köréhez hozzáadni. A művelet azonnal érvényre jut, nem kell külön mentés gombbal aktiválni

32 2.10. Érkeztető könyvek karbantartása Az érkeztetési funkciók megvalósításához a szervezetnek a megfelelő könyv(ek) létrehozására van szüksége. Az érkeztető könyvekhez elnevezést, érvényességet, szervezeti egysége(ke)t és jogosultságokat rendelünk. Az egyes választási lehetőségek: - központi legyen a számképzés:a hivatalhoz (adatbázishoz) rendelt központi számképzésű érkeztető könyvek egyetlen futó sorszámot kapnak. Vagyis az egyik könyvben lehet az 1-es, a másikban a 2-es. - Nem képzett azonosító használata: az érkeztetés rögzítésekor a felhasználó adja meg az érkeztető számot teljesen szabad formában. Ilyenkor természetesen a futószámnak nincs értelme. Ezt jól lehet használni, ha pl. a hivatali kapun keresztül kapott már érkeztető számot a küldemény és azt szeretnénk átvenni a rendszerbe vagy előre gyártott vonalkódjaink vannak. - megadható az induló szám - a képzett számok esetében milyen előtagja legyen az azonosítónak. Ez legfeljebb 10 hosszú karaktersorozat lehet, melybe bele kell érteni az elválasztó jelet is, ha azt meg akarjuk jeleníteni. - a rögzítés éve szerepeljen-e a számképzésben Az érkeztető könyvek évente automatikusan újraindulnak az új évben a könyvbe történő első érkeztetéskor azzal a sorszámmal, ami az Induló szám mezőben szerepel. Ezért az Érkeztető könyvek érvényességének végét nem kell évente állítani, csak, ha valóban megszűnik az a könyv. Az érkeztető könyvhöz hozzárendeljük az érvényes felhasználók közül az érkeztető, postabontó illetve a postabontó+iktató: iktatásra feladó jogkörrel rendelkező személy(ek)et, megadhatjuk hozzá az érvényességi időszakot illetve az esetleges helyettesítő személyt. Fontos megjegyezni, hogy mivel az érkeztetés során egy küldeményt egyszerre csak egy ember kezelhet, ezért a Helyettesítővel rendelkező személy a saját dolgait nem látja, hisz ezt a jogot átadta a helyettesítőjének. A beállításokat a gombok segítségével tudjuk a listához hozzáadni vagy onnan elvenni. (Konkrét iktatási adatokkal illetve iktatókönyvre csak a +iktató joggal rendelkező felhasználó adhatja fel a küldeményt.) Hasonlóan a szervezeti egységeket fel lehet sorolni, hogy melyek azok, amik ebbe az érkeztető könyvbe kaphatnak küldeményt. A Szervezeti felépítésen keresztül mondjuk meg, hogy egy szervezeti egység milyen iktatókönyveket használ. A két funkciót összekapcsolva adódik, hogy egy Érkeztető könyvben lévő küldeményt melyik Iktatókönyvbe vagy Szervezetre lehet feladni. Természetesen Érkeztető könyvek között is lehet a küldeményeket továbbítani. A változtatásokat a Rendben gombbal menthetjük el

33 A nyomtató ikonra kattintva az adott érkeztető könyvhöz rendelt aktuális jogokat listázhatjuk. Az érkeztető könyvek en történő változásokat automatikusan naplózzuk a szokásos formában: ki, mikor, milyen mezőt miről, mire változtatott meg emellett lehetőség van az egyes érkeztető könyvek évenkénti XML formátumban történő exportálására. A képernyő tetején a szükséges évszámot kell kitölteni automatikusan az aktuális év majd a megfelelő könyvre kattintva a toolbar sor utolsó gombja segítségével tudjuk lementeni az adott év érkezető könyvét

34 2.11. Ügyfél/partnertörzs kezelése Az ügyfelekről őrzött információkat egy külön adatbázisban tároljuk, az ügyiratkezeléstől függetlenül tudunk bizonyos funkciókat elvégezni, ezeket külön jogosultsághoz kötni. Az ügyfél adatok rögzítésére a következő mezők állnak rendelkezésre: Titulus Ügyfél típus: Természetes vagy jogi személy Név, születési név, anyja neve Születési hely, születési dátum Többféle szabadon rögzíthető azonosító típus és érték pl. adószám, bankszámlaszám címek, telefonszámok Elérhetőségi címek lehetőség külön címtípusok megadására Az ügyféllel kapcsolatos módosítások az iktatáshoz hasonlóan naplózásra kerülnek: ki, mikor, mit, miről, mire változtatott. Az ügyfelek felvétele, megkeresése, kiválasztása alapvetően az ügyiratkezelés során történik, tehát iratkezelői joggal is elérhetők az alapkarbantartások. A rendszer egyik komponense a KUF Központi Ügyfélkezelő - modul, mely lehetővé teszi az ügyfelek közvetlen kezelését. Az ügyfelekhez kapcsolódóan lehetőség van települések kezelésére, településekhez kötötten utcanevek megadására is: a közterület megnevezése és a típusa formában. A napi gyakorlatban az elgépelések mellett előfordul, hogy hibázva, egy ügyfelet újból felvesznek az állományba, s ez a későbbiek során kiderül. Ilyenkor megfelelő jogosultság mellett az adminisztrátornak lehetősége van arra, hogy az ügyfeleket összevonja (konszolidálja). Ez azt jelenti, hogy egy láncba összefűzzük az azonos ügyfeleket. Ettől kezdve csak a lánc legfelső elemére lehet iktatást kezdeményezni. A korábbi rögzítésekben szereplő ügyfelek változatlanul megjelennek azon adatokkal, ahogy ott rögzítésre kerültek, keresni lehet rájuk a továbbiakban, de a találati listán csak a legfelső érvényes ügyfél adatai jelennek meg. Lehetőség van a Rendszer paraméterei között az Ügyfél természetes azonosítóinak elrejtése funkció aktiválására. Ha ott beállítjuk az Igen értéket, akkor az ügyfélkezelési panelon nem jelenik meg a születési dátum, anyja neve, születési név. (Ugyanis ezekre nem hatósági munkát végző szerveknél többnyire nincs szükség). Funkcionális szinten pedig jogosultsághoz lehet kapcsolni, hogy az adott felhasználó tudjone új ügyfelet felvenni, módosítani. Beállítható az is, hogy a rendszer figyelmeztessen, ha ugyanazon adatokkal már szerepel az ügyfél vagy éppen egy kiegészítő adat pl. adószám újbóli eltárolását megtiltsa. Az ügyfél adatok rögzítésénél egy Név és egy Település név megadása kötelező

35 2.12. Település karbantartás Az ügyfelekhez rendelt cím megadásakor a település nevét kötelező tölteni. Ezeket a településeket csak előre rögzített értékekből lehet kiválasztani. A kiválasztás alapja a település neve, illetve annak egy részlete lehet. A település nevek csak egyszer szerepelhetnek az adatbázisban, de minden település névhez több irányítószámot adhatunk meg. Nem kötelező minden irányítószámot szerepeltetni, az csak segítség, hogy egy települést könnyebben megtaláljunk a listában. Ez a menüpont mind az IRMA-ban mind pedig a KUF modulban elérhető megfelelő jogosultság esetén. A menüpont kiválasztása után megjelenik a rendelkezésre álló települések neveit tartalmazó első lap ABC sorrendben. Ezt lehet tetszés szerint rendezni, nevére vagy a megye nevére szűrni. Ha meg akarunk keresni egy konkrét település nevet, akkor a Település neve fejlécen a jobb egérre válasszuk ki Szűrés funkciót, ott a Sorok leválogatása melyek alatt szerepel egy választó lista: pl. Kezdete és a szövegrészlet bu, majd a Szűrés gombot. Nem szükséges a teljes nevet beírni, mert a részlet alapján a program megkeresi az adott mintához legközelebb álló település nevet pl. Buda. Megjeleníti azokat az adatokat, melyek a feltételnek megfelelnek. Az eredmény listát rendezhetjük más szempont szerint is. Lehetőség van az adott településhez tartozó irányítószámok kezelésére is. A szokásos karbantartási gombok segítségével ( ) tudunk újat felvenni, a kijelöltet módosítani vagy törölni, ha nincs rá hivatkozás. Az ország és a megye megadása a meglévők közül történő választással lehetséges - feltöltésük a KUF modul Törzsadatok kezelésénél található -, de megadásuk nem kötelező. Az általános elvekhez tartozik, hogy ugyanazt a települést nem lehet kétszer felvenni, de nincs is szükség rá, hisz ezek csak az irányítószámukban különbözhetnek. Az irányítószámok nagyság szerint növekvő sorrendben látszódnak. Az irányítószámok melletti jellel több irányítószámot tudunk rögzíteni. Miután egy számot beírtunk, akkor minden további szám előtt nyomjuk meg a plusz jelet. Ha egy meglévő irányítószámot szeretnénk törölni, akkor pedig tegyük üressé azt a mezőt, ahol ez szerepel. A karbantartási művelet végét az jelenti, ha a megfelelő gomb megnyomásával a rögzített változásokat elmentjük vagy elvetjük. Erre a gombokat használjuk a szándékunk szerint. Megjegyezzük, hogy ha az előbbi gombok halványan látszódnak, akkor nem választottunk karbantartási műveletet, tehát nincs mit elmenteni vagy eldobni

36 2.13. Intézkedések Az Intézkedések karbantartása a munkafolyamat támogató modullal összhangban került kialakításra. Itt hozhatunk létre az ügyintézési munkamenettel kapcsolatos intézkedéseket és bizonyos rendszer funkciókat ezen táblában rögzített értékek szerint kezdeményezhetünk illetve hajthatunk végre. (Ez utóbbi a felhasználó számára nem látható a karbantartási felületen, így nem is módosítható.) Ez a menü tartalmazza azokat az elemeket, melyek az ügy történése szempontjából lépésekre akarunk bontani, az eseményeket rögzíteni. A nem módosítható rendszer funkciók: Átadás Iktatott /folytatott Ügyintézésre átvétel Szignálás Irattárazás Kiadmányozás Szerelve Szétvágva Érkeztetésből iktatásra feladás Irat/Ügyirat kérés Érkeztetésből iktatott irat Vannak szabadon definiálható intézkedések, a hivatal működése során előforduló leggyakoribb eseményeket érdemes berögzíteni. Megadható, hogy egy-egy esemény, intézkedés definiálásakor milyen követő intézkedéseket lehet elfogadni, mellyel egyfajta szabályozást tudunk létrehozni az ügy menetét illetően. Itt adhatjuk meg azt is, hogy a feladat végrehajtása jár-e helyváltoztatással illetve a feladat kiadása, annak végrehajtása során mely előre meghatározott ügyiratkezelő funkció kerüljön felhívásra. Természetesen átgondolt, az egész rendszert áttekintő ismerettel rendelkező személy hatáskörébe tartozó funkcióként kell ezt kezelni, hisz az itt felsorolt intézkedések minden egyes ügyintéző választási lehetőségét befolyásolja. Követő intézkedések során a már rögzített intézkedések közül választhatunk, egyszerre többet is kijelölhetünk a CTRL gomb lenyomásával. Követő intézkedés azt jelenti, hogy az adott intézkedés befejezése során nem választhatunk az összes intézkedés közül, csak amit előre felsoroltak. A végén a Rendben gombbal menthetjük el a változtatásunkat

37 2.14. Évváltás Ez a funkció az év végi teendőket fogja össze, segítve a folyamatos működést. Egy új év létrejöttekor 3 feladatot kell ellátni: az új irattári tervet létrehozni, az iktatókönyveket meghatározni és kijelölni, hogy melyik szervezeti egységhez tartoznak az új könyvek. A menüpontot odafigyeléssel kell használni, lehetőleg csak az alkalmazásgazda kapjon jogot ennek elindításához. Belépéskor a kezelő 3 gombból választhat: Ez a tervezett sorrendet mutatja, de ha már létrejött pl. az irattári terv, akkor az kihagyható. A megfelelő szövegre kattintva megjelennek a rendelkezésre álló adatok: az utoljára létrehozott irattári terv tételsorai. Felajánlja a következő - még nem feltöltött évet és az új irattári terv nevét. Lehet a Tételsorokat, főcsoportokat, csoportokat megtekinteni, majd ha megfelelő, akkor az Irattári terv másolása gombbal az új irattári terv létrehozható. Ezzel automatikusan a korábbi irattári tételszámokhoz rendelt tárgykör kapcsolatok is létrejönnek az új évre. Amennyiben a másolás után változtatni szeretnénk az irattári terven illetve hibásan hoztuk létre, akkor az Irattári terv karbantartás menüpontban lehet törölni vagy módosítani. Ezt követően az adott év iktatókönyvei másolhatók át a következő évre. A képernyő tetején megadható, hogy melyik év iktatókönyveit szeretnénk átmásolni a következő évre, majd, ha túl sok iktatókönyv szerepel, akkor lehetséges egy névmintát

38 megadni. A létrehozandó könyvek érvényességi idejét is megadhatjuk, a kezdete kötelező. Ha az érvényesség végét is kitöltjük, akkor ugyanúgy működik, mint az iktatókönyv karbantartásban. A feltételnek megfelelő iktatókönyvek megjelennek, s ha a nevében előfordul a másolandó év, akkor a program lecseréli a létrehozandó év szerint. Ezt a nevet lehet módosítani, vagy elfogadni, majd a sor végén lévő Másolás gombra kattintva a feltételek szerint létrehozza az új iktatókönyvet, ha a feltett kérdésre Igennel válaszolunk. A másolás után a képernyő alján megjelennek a másolt könyvek az új adatokkal. Ha ez hibásan történt, akkor a sorvégi felnyíl gombbal lehet törölni az iktatókönyvet, hisz még nem történt vele semmi. Ilyenkor egy ellenőrző kérdést tesz fel a program. Ha megtörténtek az iktatókönyv létrehozások, akkor az utolsó lépés ezek Szervezeti egységhez rendelése. A Szervezeti felépítés gombot választva megjelenik az aktuális szervezeti struktúra, melyet további részekre lehet bontani a megfelelő név előtt lévő + jelre kattintva, illetve a kívánt szervezeti egység nevére kattintva a hozzárendelt iktatókönyvek megjelennek a képernyőn. Egy szervezeti egységet mindenképp ki kell jelölni. A megjelenő iktatókönyvek hasonlósága alapján felsorolja a program azokat, melyeket feltételez, hogy most is, az újonnan létrehozott könyvekből a szervezethez szeretnénk rendelni. Itt az új könyvek kiválasztásához lehet még érvényességi időszakot megadni vagy mindentől függetlenül az összes olyan könyvet megjeleníteni, mely még nincs az adott szervezeti egységhez rendelve. A hozzárendelni kívánt könyvek sorában a név előtti négyzetet bepipálva tudjuk azokat kijelölni, majd a gombbal tudjuk a szervezethez adni. Ha a hozzárendelés rosszul sikerült, vagyis az az iktatókönyv mégsem tartozik a szervezethez, akkor a szervezethez rendelt iktatókönyvek közül az újak végén láthatunk egy Törlés ( kapcsolatot megszüntethetjük. ) gombot, ezzel a

39 2.15. Iktatás típusok külsős alkalmazásokhoz (opcionális) A rendszer lehetőséget ad arra, hogy különböző szakági alrendszerek, külső alkalmazások is csatlakozzanak, a háttérbe érkeztessenek vagy akár iktassanak is. A csatlakozás eredményezheti iktatás kezdeményezését, adatok lekérdezését. Ehhez az ilyen alrendszereket először a SYS-modulba hozzá kell kapcsolni a megfelelő IRMA alrendszerhez; majd, ha az adott alrendszer iktathat is, akkor ezen funkción keresztül mondható meg, hogy mely iktatókönyvbe, milyen tárggyal, altárggyal, mely szervezet esetleg milyen ügyintézővel iktathat. A kapcsolat megadásakor rögzíteni kell a beérkezés módját is. A beléptetett alrendszer Web-servicen keresztül, szabvány interfésszel érheti el az IRMA illetve KUF adatbázist. (Az iktatási céllal felhívott kapcsolatban az alrendszer azonosítója mellett a kapcsolat azonosítóját is meg kell adni.) A felépítés szerkezete miatt minden esetben az iktató rendszer felelőse döntheti el, hogy egy adott alkalmazásnak, alrendszernek megengedi-e a kapcsolatot illetve, hogy azt mely paraméterekkel biztosítja. A kapcsolat az adatbázisban az iktatókönyvek öröklődési nevével kerülnek tárolásra, ezért nem kell évről-évre beállítani a megváltozott iktatókönyv nevek miatt

40 2.16. Integrációs hibaüzenetek kezelése (opcionális) A rendszer lehetőséget ad arra, hogy különböző alrendszerek, külsős alkalmazások számára kezdeményezett iktatásokat, melyek hibásak voltak, újra megtekintsünk és intézkedjünk az átadásukról. A menüpont felhívása után megjelennek azok a tételek, melyek iktatásra kerültek, az alrendszerbe történő átadáskor azonban hiba keletkezett. A listán látható a keletkezett iktatószám, mely alrendszer számára kellett átadni az iktatást, mikor keletkezett a hiba és a leírását. Ezután tudjuk kiválasztani azokat az elemeket, melyeket szeretnénk átadni, majd a pipával ezt meg is tehetjük. Azokat a tételeket, melyeket nem akarunk átadni, azokat tudjuk akár törölni is. Hivatali kapus modul rendelkezésre állása esetén a hibás hivatali kapu azonosító megadásakor vagy hibás KRX formátum küldésekor a nem kézbesíthető üzenetről itt jelenik meg a hibaüzenet

41 3. Az IRMA rendszer főmenüje A teljes jogosultsággal rendelkező felhasználó számára megjelenő főmenü: A legfontosabb menüpontok képes formában (ikonok) is megjelennek a főmenün, így közvetlenül elérhetők. Az ikonok megjelenítése is a jogosultságok függvényében történnek. Az ikonok végén láthatók a Rendszer-Stílus beállításban megadott napszámoknak megfelelően a belépő ügyintéző határidős ügyeinek száma. Megjelenik: - A határidőbe tétel ideje lejár xx iratnak: felfüggesztésük szerint lejáró ügyiratdarabok száma illetve tételesen mindazon könyvekbe, amikhez a belépőnek van legalább betekintő joga; A lejáró határidők megtekintése jelölőnégyzetet bepipálva, megtekinthetők azok az iratok alszámok melyek határidőben vannak és a megadott dátumig lejár(t) a határidejük. Ha a képernyő felső részében az adott Ügyintézőt választja ki, akkor csak a rá vonatkozó adatok látszódnak. A kijelölt ügyintéző az ügyiratdarab induló alszámának az ügyintézője vagy az ügyiratdarabé. Az induló alszám minden esetben az, amelyiknek a legkorábbi beérkezési dátummal rendelkezik. A számra kattintva a program elmegy egy, a tételeket megmutató menüpontba, ahol kezdeményezhetünk zárást, felfüggesztést. Ez a hivatkozásos üzenet csak annak jelenik meg, aki a Határidőből kivétel menüpontot megkapja. - Az ügyintézés ideje lejár aa nap múlva xx ügynek: hivatkozásos üzenet azokat az ügyiratdarabokat mutatja, amiknek a kezelő felhasználó az ügyintézője vagy a kezdő alszámé vagy az ügyirat darabé az aa nap múlva akkor jelenik meg, ha a Rendszer Stílus beállításban beállítottuk, hogy hány nappal előtte figyelmeztessen. Ez max. 9 nap lehet. A megjelenő tételeknél a listát nyomtathatjuk, megnézhetjük részletesen az adott ügyiratdarab és a hozzátartozó alszámok adatait vagy elmehetünk az Ügyiratdarab módosításába, felfüggesztésébe. - Az ügyintézési határidő felfüggesztése lejár x db ügy esetében. Az előzőhöz hasonlóan, az ügyintézőhöz tartozó ügyiratdarabokra szóló figyelmeztetés jelenik meg. Itt mindenki csak a saját nevében kérheti le az ügyeket, veheti ki a felfüggesztésből illetve a Határidőből is. Itt is lehetséges az előbb említett aa nap múlva opció a Stílus beállításon keresztül. - A lejáró figyelmeztetések száma is látható a főmenün, ahol az ügyiratdarabhoz rendelt figyelmeztetéseket, üzenteteket láthatjuk. A szövegre kattintva lehet az ügyiratdarabokat megnézni és egyesével a megfelelő üzentet megtekinteni, azt módosíthatjuk, törölhetjük vagy másnak továbbíthatjuk. Iktatáskor az ügyintéző tájékoztatására automatikusan egy figyelmeztetés keletkezik, ha az iktató és az ügyintéző személye nem egyezik meg. Az első gombra kattintva megjeleníthetők a tételek természetesen a megfelelő iktatókönyv jogosultság szerint -, amennyiben a találat szám nem haladja meg a Rendszer- Stílus beállítás Megjelenítendő össztalálat értéket. Ha annál több, akkor csak tájékoztató jelleggel olvasható a szöveg, s a megfelelő menüpontban további szűrőfeltételekkel lehet szűkíteni a találati listát

42 Az ügyintézés ideje lejár szöveg esetén megjelennek az érintett ügyek és zárást vagy felfüggesztést lehet kezdeményezni az Ügyiratdarab szerkesztés alatt. (lsd Ügyiratdarab szerkesztés). A határidő felfüggesztés gomb esetében az adott paraméterekkel, megfelelő korlátozásokkal a Határidőből kivétel menüpontra tér át a program, s megjeleníti a felfüggesztett ügyeket a konkrét ügyintézőre. A lejáró figyelmeztetéseket meghosszabbíthatjuk, módosíthatunk a szövegén, a címzettjén, határidején vagy tudomásulvétellel törölhetjük. Azokat a figyelmeztetéseket is törölhetjük, amit mi adtunk fel és a címzett a határidőig nem nyugtázta

43 3.1. A rendszer menüpont felépítése A Kilépés - a program befejezését jelenti értelemszerűen, egyszerű ablakbecsukás, nem jelenti, hogy bejelentkezés nélkül nem indítható a program újra. Egyéni beállítások a belépő felhasználó ebben a pontban tudja megváltoztatni jelszavát, ha a rendszerhez SQL-autentikációval rendelték hozzá. Ehhez a menüpont felhívása után először a régi jelszót majd az újat kell megadni és az újat megismételni. Megjegyezzük, hogy címtárból illetve Windows autentikációval történő azonosítás esetén a jelszó változtatás része a menüpontnak értelemszerűen nem gépelhető. A képernyőn olvasható a bejelentkezett felhasználó teljes neve, az adatbázis, melyhez csatlakozott. Ha a felhasználó több adatbázishoz hozzárendelt, akkor az általa elérhető adatbázisok között a választólistából a megfelelő nevűt kijelölheti. Csak munkafolyamat-támogató modul esetén érvényes: itt adhatja meg mindenki magának azt az címet, melyre a feladatokkal kapcsolatos értesítéseket szeretné fogadni. Üres cím esetén az értesítés természetesen nem történik meg. Az cím mellett beállítható, hogy a kapott feladatok esetén kér-e mindig értesítést az érintett felhasználó, ez esetben nem az elrendelő határozza ezt meg. Illetve egy adott időszakra vonatkoztatva ki az, aki a Nevében eljárhat. Érvényes felhasználónak a feladatvégzéssel kapcsolatos teendőit lehetséges ezzel átadni. A Kijelentkezés - a jelenlegi felhasználó kapcsolatát megszakítja a programmal, a bejelentkezési képernyő lesz ismét látható. Újra használni a programot csak újbóli bejelentkezés után lehet. Ez olyankor lehet hasznos, ha valaki elmegy a gépétől és nem akarja, hogy illetéktelenek a nevében hozzáférjenek a programhoz, akkor a program elhagyása nélkül zárolhatja a használatot. Megjegyezzük, hogy Windows-authentikáció esetén a Kijelentkezés menüpont nem látható. A Súgó - a program kezeléséhez a Felhasználói kézikönyv letölthető változatával nyújt segítséget. Az egyes képernyők jobb sarkában a Súgó ikon az adott lap leírását tartalmazza a kézikönyvből, hogy a konkrét funkcióhoz segítséget nyújtson. A Rendszerről - a fejlesztők és az aktuális verzió adatait tartalmazó adatlap. A program neve alatt található a Változások feliratú link, mely a rendszeren átvezetett változásokat, fejlesztéseket tartalmazza. A Stílus beállítás - alatt az előre meghatározott "kinézeten" lehet változtatni a megfelelő stílus kiválasztásával, melyet az elmentés előtt megtekinthetünk.(lásd. 1.3 Rendszerparaméterek beállítás pont alatt

44 4. Ügyiratkezelés Az ügyiratkezelés menüpont alá a klasszikus iktatói munkához tartozó funkciók tartoznak. Az iktatási funkciók megnevezés azonban nem feltétlenül az ügyiratkezelő kizárólagosságot jelenti, mert sok esetben az ügyintéző az intézkedési utasítások megadása helyett maga is elvégezhet egyszerűsített iktatási funkciókat: pl. alszámos iktatást, ügyiratdarab felfüggesztését, döntés rögzítését. Ez minden esetben a helyi iratkezelési szabályzatban rögzítetteknek megfelelően, a jogosultságok beállításával lehetséges Iktatás Az iktatás menüpont egy igen összetett, központi feladatot ellátó egység. A belépéskor a lap jobb felső részén megjelennek azok az érvényes könyvek, melyekhez a belépő személynek iktatási vagy ügyintézői joga van. Egy könyvet minden alkalommal választani kell, illetve alapértelmezés szerint az utoljára használt kerül beállításra. Az iktatókönyvek közötti váltás a megfelelő elem kijelölését jelenti a fenti választólistából. Ha valakinek csak egy iktatókönyv-kezelésre van lehetősége, az beállításra kerül, nem kell választani. A főszámos és az alszámos iktatás csak a főszám megadásában különbözik. A főszám ismeretlen az esetben, ha új ügyet akarunk kezdeni, hisz azt a gép fogja számunkra megadni, amikor a könyvbe a bejegyzést megtesszük. Első lépésben tehát a főszám helyét üresen hagyva, ha megnyomjuk a kereső gombot ( ), akkor a program megjeleníti azt a számot, mely az adott iktatókönyvben soron következik. Ez nem feltétlenül a tényleges iktatószámunk lesz, ugyanis hálózati működés miatt, ha egyszerre többen iktatnak ugyanabba a könyvbe, akkor természetesen az kapja meg a soron következő számot, aki az adatait legelőször elmenti. Az ugyanis nem megengedett, hogy egy iktatókönyvbe a számfolytonosság megszakadjon. Főszámos iktatás esetében természetesen a számkérés maradhat a mentés előtti utolsó mozzanatként is, ezt a felhasználó saját munkamódszere szerint akkor állítja be, amikor azt helyesnek gondolja. amíg ezt nem tesszük meg, addig a Mentés gomb inaktív marad. Alszámos iktatás esetében a főszámot meg kell adni, amíg folytatni akarjuk, célszerűen az elején, mert a program ilyenkor az utolsó alszámon rögzített értékeket. Alszámos rögzítés esetén még lehetőség van folyamatos rögzítésre vagyis egy-egy alszám

45 elmentése után a képernyőn maradnak a rögzített adatok az ügyféladatokat kivéve és úgy viselkedik, mintha egy újabb alszámot kértünk volna a rendszertől. A menüpontba belépve látható ikonok eltérnek az ügyintézői joggal és az iktató joggal rendelkező felhasználó esetén. Az ügyintéző főszámos iktatást nem kezdeményezhet, ezért nem is látható a Előzmény adatainak átvétele gomb Ha egy iktatás rögzítését kezdeményeztük, akkor 3 gomb válik inaktívvá, vagyis a rögzítés befejezéséig (rendben/mégsem) nem hívható fel - iktatás módosítás - zárás/intézkedés - ügyiratdarab szerkesztés A képes ikonok (toolbar) mögötti területen lehet beállításokat megtenni: - Keresés archívban is: csak annak jelenik meg, akinek van az archív állományhoz korábbi rendszerből átvett adatokat tartalmazó adatbázis hozzáférési joga. A jelölő négyzetet bepipálva az Előzménykeresés során a megadott adatokkal keres a korábbi ügyekben is. - Ügyfélelőzmény: az előzménykeresés során csak az ügyféladatokat veszi figyelembe (tárgyat, kezelési feljegyzést,.. nem). - A következő választó lista az irat további haladását/helyét határozza meg. Az alapértelmezett beállításon a Rendszer Stílus beállítás alatt lehet változtatni. A lehetséges értékek: Átadás listával: a rögzítés után az irat az iktatónál marad mindaddig, amíg az Ügyiratkezelés Átadás menüpontjában ezt át nem adja az ügyintézőnek. Ezt elsősorban ott használják, ahol Központi iktató van és napjában egyszer kötegelve adják át az ügyintézőknek az aznap leiktatott tételeket, listázási lehetőséggel. Átadás azonnal: a rögzítés után az irat helye automatikusan az ügyintézőnél lesz, lista nem készül róla. Helyben marad: az irat a rögzítőjénél marad függetlenül attól, hogy iktató vagy ügyintéző. - Előadói ív: bepipálva főszámos iktatáskor előadói ív nyomtatása történik automatikusan - Alszámok megjelenítése: a képernyő alján az eddigi alszámok láthatók. Ha kikapcsoljuk, akkor nem jeleníti meg ezeket. Erre túl sok alszám esetén lehet szükség vagy lassú internetelérés esetén. Az iktatás legtöbb esetben egy Előzménykereséssel indul. Az Előirat szöveg mögött található az előzményezés kereső gomb. Az előzménykeresés során ugyanúgy adjuk meg azokat az adatokat, amik rendelkezésünkre állnak, mint bármely más keresésnél. Az alapvető különbség az előzményezés és pl. az általános keresés között az, hogy az előzményezés során kötelező ügyfelet megadni, akire az előzményezés vonatkozik. Ha megmondjuk, hogy pl. XY és a HRSZ. 1234, akkor az előzményezés hatására megjelennek azok az iratok, amikben ez a feltétel szerepel. (Természetesen nem kötelező egy konkrét

46 ügyfelet kiválasztani, lehetséges egy névminta alapján keresni.) Lehetőségünk van onnan egy ügyszám átvételére és előzményként történő megjelenítésére. Az Előzmény szövegnél a Kereső gomb az iktatási lapon kitöltött adatok alapján keresi meg az előzményeket. Egy újabb ablakban megmutatja a találatokat, majd a találatokra egyesével kattintva, annak alszámait tekinthetjük meg. Végül, ha valamelyikről eldöntöttük, hogy valóban előzmény, akkor a sor elején a jellel átvehetjük az iktatásba, ahol az automatikus szerelés meg fog történni. Ha csak bizonyos könyvben akarunk előzményezni, akkor az első választó mezőbe írjuk be azt az évet, amelyre előzményezni akarunk. Ez az adott évhez tartozó iktatókönyveket feltölti a mögötte található választólistába. Ha nem adunk meg könyvet, akkor az összes olyan könyvben fog keresni, mely a listában szerepel. Amennyiben ismerjük az előzmény főszámát, akkor azt is beírhatjuk az iktatókönyv mögötti mezőbe. Végül a keresés gombbal kitöltésre kerülnek azok az adatok, melyeket még nem töltöttünk. Ha előzménykeresés során olyan főszámot választunk ki, mely az aktuálisan használt iktatókönyvben szerepel, akkor egy figyelmeztető üzenet után alszámos iktatást kezdeményez a program. A Neml.előzm. (a rendszerben nem létezik az előzmény) szöveg mögötti terület arra szolgál, hogy ha ismerjük az előzmény számát, de az nem áll rendelkezésre az adatbázisban, akkor közvetlenül beírhassuk a megfelelő helyre. (Más rendszerben rögzítették.) Ilyenkor a későbbiek során azt meg fogja jeleníteni, irattárazáshoz segítséget ad, de mivel nem szerepel a rendszerben, további adat nem áll rendelkezésre. Amennyiben a rendszerbe korábbi iratkezelő rendszerből migrálásra kerültek adatok és a kezelőnek van ilyen irányú jogosultsága, akkor a képernyőn a toolbar sorban megjelenik a Keresés az archívban is felirat, amit bepipálva az előzményezés céljából megadott adatokkal az élő és az archív állományban is keresni fog a program. Természetesen figyelni kell arra, hogy az archív adatokban más az ügyintéző megnevezése vagy éppen a tárgykör, tehát ha ezek töltve vannak, nem mindig a kívánt eredményt adja. A migrált adatoknál nem tartunk nyilván iktatókönyveket, tehát ezekben az előzményezés nem történhet konkrét könyv és iktatószám alapján. Lehet keresni, ügyfélre, kiegészítő információra, kezelési feljegyzésre. Az ügyfél adatok töltésénél nem feltételen kell megkeresni a konkrét ügyfelet, elég az ismert adatokat beírni, de ha csak egy település név van kitöltve, azt nem veszi figyelembe a program. Ilyenkor, ha egy település lakói után keresünk, akkor a Név mezőben legalább egy * karaktert meg kel adni. A feltételeknek megfelelő előzmény ügyeket megjeleníti a program, dőlt betűvel jelezve, ha a talált előzmény az archívban található. Csak olyan elemeket hoz természetesen vissza, amik ténylegesen lehetnek előzmények. A főszám előtti > jelre kattintva lehet az alszámokat megjeleníteni, az alszám előtti > jelre pedig a kiegészítő információkat megjeleníteni

47 A sor elején lévő pipával lehet kezdeményezni az előzménnyel történő összecsatolást. Ilyenkor, ha az előzmény irattárban volt, akkor annak irattári tételszáma, irattárazásának dátuma és a selejtezhetőség időpontja törlődik a rendszerből. Konkrét archív ügyszámra előzményezni nem lehet, ezt csak utólag a Csatolás, szétvágás menüponttal lehet megtenni. Az irat iktatása során sokféle lehetőség közül választhatunk, melyek kijelölése a képernyőn változásokat idézhet elő: eltűnik egy mező, másik kötelezővé válik. Ezeket rendszerezzük a következőkben. Bejövő irat esetén látható egy Fellebbezés jelölő négyzet, melyet, ha bepipálunk, akkor megjelennek az abban az ügyben eddig rögzített döntések. Ez esetben ki kell választani egy döntést, amire a fellebbezés vonatkozik. Ha ilyen nincs az ügyben, akkor a jelölés nem kerül eltárolásra. (Ha rosszat jelöltünk meg, akkor az Iktatás módosításban ezen lehet változtatni.) A Bejövő irat rögzítésekor van arra is lehetőség, hogy a tételt azonnal elintézetté tegyük, vagyis a Zárás felirat előtti jelölést bekapcsoljuk. A Zárás felirat csak abban az esetben jelenik meg, ha a felhasználó a Rendszer Stílus beállítás menüpont alatt a Bejövő irat azonnali intézés módja: mezőhöz kiválasztott egy intézési módot, amivel ilyen esetekben a program lezárhatja az iratot, pl.: Intézkedést nem igényel. Kimenő irat esetén eltűnik a Fellebbezés jelző kötelezően töltendő adatként megjelenik az Intézés módja. Ha speciális válaszintézkedésről van szó határozat vagy jogorvoslat -, akkor az ehhez tartozó további adatokat az alszám mentése után a Válaszintézkedések ablakban rögzíthetjük. (Az hogy valaki jogosult-e határozat/jogorvoslat hozatalra a munkakörök beállításánál szabályozható.) Ilyenkor lehetőség van arra is, hogy Kiadmányozásra feladják az iktatást, vagyis aláírásra kerüljön a kézbesítés előtt. Az irat rögzítését követően pedig a Határidőzés rögzítését lehet előírni, hogy az elintézett ügy ügyintézési határideje ne teljen. Megjegyezzük, hogy a képernyő alján a korábbi alszámokra ez menet közben is rögzíthető, illetve bejövő irat esetén nem értelmezhető. A korábbi bejövő/kimenő értékek alapértelmezés szerint Bejövő külső és Kimenő külső formában jelennek most meg. A rendelet szerint a javasolt értékek: bejövő belső, kimenő belső és helyben. E három használni kívánt értéket kell a beérkezés módjában rögzíteni, s

48 egyúttal megjelölni a kóddal, hogy az irat a rögzítést követően iktatott 0 kóddal vagy elintézett 1-es kóddal státusszal kerüljön rögzítésre. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy az irat intézkedést igényel-e még. Ha nincs szükség e belső levelezések irányának megkülönböztetésére, akkor elegendő a Helyben keletkező értéket felvenni a Törzsadatoknál, s akkor itt is választható lesz. Helyben keletkező iratok esetén az iránynak aszerint érdemes Bejövő vagy Kimenő irányt választani, hogy van-e további teendő az irattal. Kimenő irat további intézkedést nem igényel. Jelenleg a statisztikai megfontolásokból csak e két mód választható az irat irányának. Mind bejövő mind pedig kimenő irat esetén lehet kezdeményezni az Ügyiratdarab zárását is. Természetesen ez csak akkor lehetséges, ha az adott ügyiratdarabban nincs olyan irat, melyre még intézkedést kell rögzíteni és nincs élő felfüggesztése. Rögzítésre kerül a beérkezés / keletkezés dátuma. Itt lehetséges az óra perc megadása, mely az aktuális érték felajánlásával jelenik meg. A felhasználó az általa gyakran használt iktatási adatokat Sablon formába elmentheti. Ez úgy történik, hogy a képernyőn beállítja azokat az adatokat, amiket gyakran használ, a Sablonnak ad egy nevet és a mentés gombbal eltárolja. Később, ha valamelyiket használni akarja, akkor a választó listából kikeresi azt a nevet, amelyhez tartozó adatokat be szeretné tölteni. A névválasztás után a képernyőn megjelennek az adatok. Egy sablon, melyre nincs szükség a továbbiakban, a törlő gombbal eltávolítható. (Ezek az adatok a felhasználóhoz kapcsolódóan adatbázisban kerülnek tárolásra.) Az iktatókönyvben a számképzés módjánál megadhattuk, hogy szerepeljen-e benne a szervezeti egység azonosítója. Ha szerepel, akkor a Szervezeti egység mező töltése kötelező, ha nem szerepel, akkor megadható. A választható szervezeti egységekben azok jelennek meg, amelyekhez az adott iktatókönyvet a Szervezeti felépítés menüponton keresztül hozzárendeltük. A szervezeti egységet csak a főszám keletkezésekor lehet megadni. (Ha egy ügy később más szervezeti egységre kerül át, akkor az Ügyiratdarab szerkesztésben van lehetőség ennek jelzésére, átadásra, de a számképzést ez nem befolyásolja.) Az iktatókönyvhöz hozzárendelünk ügyköröket, az ügykörökhöz tárgyakat. Ha egy iktatókönyvhöz több ügykört rendeltünk, akkor első lépésként ki kell választani azt az ügykört, amire az adott irat vonatkozik, és ennek megfelelően kerülnek az irattári tételszámok és a tárgyak feltöltésre. Ilyenkor lehet szűrni tovább egy adott irattári tételszámhoz tartozó Tárgykörök között, de ez nem kötelező. Ha tudjuk a Tárgykört, akkor a program annak kiválasztása után automatikusan kitölti az irattári tételszámot

49 Az ügykörök irattári tételeket fognak össze, ezért az irattári tételszámok alapján is lehetséges az iktatást vezérelni. Ez esetben nem kell ügykört választani, hanem elég az irattári tételszámból mintát megadni (pl. az irattári tételszám kezdő betűjét) és az ahhoz tartozó tételek kerülnek feltöltésre. Mindkét lehetőség esetén a Tárgyakat az irattári tételszám fogja össze, tehát egyértelműen meghatározásra kerül, hogy mely tárgyak közül tudunk az iktatáskor választani és egyúttal az is garantált, hogy az ügyirat irattári tételhez kerül besorolásra. Egy tárgy kiválasztása után az ahhoz rendelt altárgyak is feltöltésre kerülnek, ha léteznek a rendszerben. A tárgy vagy altárgyhoz rendelt ügyintézési napok száma is láthatóvá válik, módosítható, ha a szignálási utasítás ezt előírja. A beírt napok száma határozza meg, hogy az ügyintézési határidő mikor jár le (beérkezés dátuma + ügyintézési napok száma). Meg kell azonban jegyeznünk, hogy az egyes iratoknak nincs önálló ügyintézési idejük, ezzel csak az Ügyiratdarabok rendelkeznek. Az egy Ügyiratdarabba foglalt iktatások iratok a legkorábbi keletkezésű irat beérkezési/küldési dátumával indul, a hozzárendelt ügyintézési napok alatt kell elintézni levonva a felfüggesztésben töltött napok számát. Az ügyiratdarab keletkezésekor az adott irathoz felvett ügyintézési napokkal rögzítjük az ügyirat ügyintézési határidejét. Kimenő levelek esetében, mivel azok azonnal elintézetté válnak, ez értelemszerűen 0 lehet, vagyis azonnal elintézett. Ha az ügyintézési napok számát üresen hagyjuk, akkor az ügy határidő nélküli lesz. Ezt bizonyos témakörök esetén (pl. beruházás, peres ügyek) lehetséges külön vezetői engedély alapján használni. A Tárgyszótár megadásakor azonban ezeknek is kell értéket adni (999), hogy követhető legyen: valóban végtelenített határidőre módosították az adott ügy elintézési határidejét. Ha a Cégkarbantartásban beállították, hogy az ügyiratdarabon belül nem lehet az ügyintézési napok száma nagyobb az ügyiratdarabénál, akkor a rögzítéskor ezek az értékek nem látszódnak, s az alszám határidő nélküli lesz. Természetesen ettől az Ügyiratdarab határideje a legkorábbi dátumnál megadott érték szerint kerül számolásra. Az ügy fázisait összefoghatjuk egy-egy ügyiratdarabba. Új főszám keletkezésekor - ha annak nincs előzménye - mindig keletkezik egy új ügyiratdarab, melynek a nevét az Ügyirat tárgya rovatban adhatjuk meg vagy begépelve, vagy a Rendszer-Stílus beállításban beállított szabály szerint képezhetjük a név mögött található pipa megnyomásával. Ha új ügyiratdarabot akarunk nyitni a főszámban mert pl. az ügy egy másik fázisához tartozik a következő alszám -, akkor az Ügyirat tárgya mögött található gomb megnyomásával tudunk újat begépelni vagy a program által újat képeztetni. Ha ezt mégsem akarjuk megtenni, akkor a - Régi ügyiratdarab használata gombbal tudunk az eredeti állapotra visszatérni és a meglévő ügyiratdarab nevekből választani. A név megjelenésekor az elején egy N vagy M betű található, mely arra utal, hogy annak az ügyiratdarabnak az ügyintézési idejét naptári napban vagy munkanapban kell-e nyilvántartani, míg a végén zárójelben megjelenik egy dátum, ha annak az ügyiratdarabnak a zárása megtörtént. Alszám rögzítésekor a meglévő ügyiratdarab megnevezések egy választó listában látszódnak, beállítva, hogy az utoljára létrehozott ügyiratdarabba kerüljön az új irat. Amennyiben a szignálás megtörténik az iktatás rögzítése előtt vagy vezetői utasításra, vagy szignálási jegyzék alapján -, akkor lehetőségünk van az ügyintéző, előadó személyének kiválasztására. Ha ez nem történik meg, akkor később a szignálási folyamatban még pótolhatjuk ezt. Az ügyintéző mellett rögzíthető a szervezeti egység és a felelős személye. Ez utóbbi nem

50 választólistából kerül feltöltésre, hanem szövegesen gépelhető. A szervezeti egység csak akkor kötelező mező, ha a számképzésben szerepel a szervezeti azonosító. Nem kötelező mező a felelősé és amennyiben nem töltik ki, akkor a program automatikusan az ügyintézőt jelöli meg felelősként. A hivatkozási szám (idegen szám) tartalmazhatja a megkereső intézmény vagy személy által használt iktatószámot. A következő fontos egység az ügyfél adatainak megadása. Az ügyfél adatok közül a név és a település megadása kötelező. A névből a titulusokat külön lehet rögzíteni, mely azt az örökös problémát oldja meg, hogy ezt a neve elé vagy mögé írjuk, amikor keresünk, akkor vajon ki hova rögzítette pl. a dr. megnevezést. Az értékek az Ügyfél modul (KUF) Kódtörzsben rögzített értékeiből választhatók. A keresési folyamatban a kis- és nagybetűk között nem teszünk különbséget. A rögzítési hibák elkerülésére a szó kezdő betűket nagybetűre konvertáljuk, amennyiben természetes személyről van szó az adat tárolásakor, és az egynél több szóköz is szűrésre kerül. Jogi személy esetén a begépelt írásmódot meghagyjuk. A névhez kapcsolódóan esetleges egyéb statisztikai célokra rögzíthetjük, hogy természetesen személy esetén milyen nemű (férfi vagy nő), illetve a jogi személy státuszt. Természetesen ezek a keresési feltételeknél nem játszanak a későbbiekben szerepet. A keresés során a név egy részletének megadása is lehetséges nem kötelező végigírni ilyenkor a hiányzó részt a * vagy % jellel helyettesítsük. A cím megadása 4 részből tevődik össze: irányítószám, település név, közterület megnevezése és a házszám. Mindegyik mezőbe tetszőlegesen lehet gépelni, de léteznek azok a segédeszközök, melyek lehetővé teszik és támogatják az egységes elnevezéseket, az ügyfél megtalálásának lehetőségét. Alapértelmezés szerint a Hivatalhoz rendelt rendszergazda által állítható település név jelenik meg, a hozzá tartozó irányítószámmal együtt. A település nevek és a hozzá tartozó irányítószámok külön menüpont (lásd 3.11 Település karbantartás) keretében módosíthatók, újak vehetők fel, itt csak a választási lehetőség áll fenn. Attól függően, hogy milyen jó internetes kapcsolat áll rendelkezésre, szabályozni lehet, hogy csak a saját település név, a megye összes települése vagy az összes rögzített település szerepeljen a Település választó listában. Ha a begépelés elkezdése után nem ajánlja fel a program a nevek közül, amit akarunk, akkor a kezdőbetűk megadása után kattintsunk a nevet követő lenyílra, és

51 válasszuk ki a megfelelőt. Ekkor már megjelennek a mintának megfelelő települések. Gépelve vagy a feltöltött listából választva folytathatjuk a rögzítést. Pl. beírjuk az F betűt, majd az a betűt beírva megjelenik, hogy Fadd. A választás történhet az irányítószám megadásával is. Ilyenkor az irányítószámot követő frissítés kattintva jeleníti meg az ahhoz a számhoz tartozó településnevet. Ha ilyen több található, akkor természetesen ki kell választani a megfelelőt. A program ez esetben automatikusan az elsőt felajánlja. Ha megadjuk az irányítószámot és a település nevet is, akkor a program a mentéskor ezt figyelembe veszi, hacsak nem állítjuk be a Cég paraméterekben ennek kikapcsolását. Ha az általunk megadott irányítószám nem a településhez tartozik vagy az adott településnek több irányítószáma van, és ez még nem szerepel közte, akkor azt először a települések között rögzítenünk kell. Ezt csak azok tehetik meg, akiknek van a Település karbantartáshoz joguk. A településhez lehet közterület neveket rögzíteni (KUF modulban), melyeket szintén a választólistából jelölhetünk ki. Ha megadunk néhány betűt a kezdetét az utca megnevezéséből és utána nyomjuk meg a választólista jelét, akkor a lista rááll az első ennek megfelelő névre. A közterület nevek megadásában nem csak a rögzített eltárolt neveket lehet megadni, hanem tetszőlegesen újakat is be lehet gépelni. Természetesen ezek az újak ily módon nem kerülnek a Törzsadatokhoz, csak az ügyfél címébe kerül tárolásra. Az ügyfélblokk utolsó elemeként szerepel az Azonosítók típusú mező, mellyel az ügyfélhez egyedi azonosítókat tudunk úgy rendelni, hogy magunk határozhatjuk meg, milyen típus legyen az. A leggyakrabban használt típus az adóazonosító, esetleg szociális ügyekben a TAJ szám, de az Ügyfél modul Törzsadatok karbantartása menüpontban az arra illetékes személy tetszőleges, a Hivatal igényei szerinti elnevezéseket vehet fel, amelyből azután az iktatás során az ügyfél rögzítésekor lehet választani. Természetesen a mezők tartalmára ellenőrzés nem történik, tehát adószámként akár szöveget is meg lehet adni, csak az értéket korlátozzuk 20 karakterben. Ha regisztrált ügyfélről van szó elektronikus ügyintézés kapcsán, a portálon keresztül létrehozott bejelentkezés -, akkor az adott ügyfél adatai dőlt betűvel jelennek meg, hogy felhívja a rögzítő figyelmét erre a tényre. Ilyen esetekben a felhasználó nem tudja az ügyfél adatait módosítani, azt csak maga az ügyfél teheti meg a megfelelő ügyfélkapus bejelentkezésen keresztül az elektronikus ügyintézés során. Az ügyfél oldalon kikapcsolható a természetes azonosítók sora (születési dátum, anyja neve, születési neve). A cég adatainak meghatározásakor lehet beállítani, hogy a partnerek körében ezek az adatok előfordulnak, lényegesek vagy nincs rá szükség. Kikapcsolt állapotban nem jelennek meg üresen sem a mezők. Jogosultsághoz kötött, hogy ügyfelet ki vehet fel és ki módosíthat, hogy kiküszöböljük a sok azonos nevű ügyfél ellenőrzés nélküli felvételének lehetőségét. Tehát ha valaki azt látja, hogy az ügyfél felvétel és módosítás gomb halvány, akkor azt jelenti, hogy ezt a jogot nem kapta meg. Ez esetben, ha a keresés eredménye valóban azt mondja, hogy az ügyfél nem található, akkor meg kell kérni az illetékest az adott ügyfél felvételére vagy módosítására. Hasonlóan beállítható paraméter, hogy figyelmeztessen arra, ha a megadott adatokkal már van rögzítve ügyfél illetve egyedivé tehető pl. az adószámon keresztül egy ügyfél: ugyanazzal az adószámot nem engedi meg kétszer rögzíteni a program. Ha több ügyfelet kell az adott alszámhoz rögzítenünk, akkor gombbal vihetjük át az ügyfelek listájába a kiválasztottat szükség esetén az átemelés előtt a megjegyzés mezőt töltve adhatunk az ügyfélhez további információt -, majd a újabb keresési feltétellel kiválaszthatjuk a következő ügyfelet. A gombbal hozhatjuk vissza törölhetjük a listából a tévesen becsatolt ügyfelet. Az elsőként áttett ügyfelet jelöli ki a program főügyfélként. Kitüntetett szerepe abban rejlik, hogy ha egysorosan jelenítünk meg egy iratot általában a találati listákon akkor csak a fő ügyfél jelenik meg. Az összes ügyfelet csak az Egy ügyirat adatai alatt tudjuk megtekinteni, ahol minden részletező információ megtalálható. Természetesen a keresés során mindegy, hogy az adott ügyfél az adott ügyön fő vagy többes ügyfélként szerepel, minden esetben megtaláljuk. Fontos, hogy ha egynél több ügyfelet szeretnénk az alszámhoz hozzárendelni, akkor

52 mindegyik ügyfelet az utolsót is! a gombbal a táblázathoz hozzá kell adni, mert különben csak keresési feltételnek tekinti a program. Több ügyfél esetén kimenő iratoknál lehetséges az Expediálás módját egyesével beállítani. Az ügyfél keresés eredményeként kapott Találatok fülön lévő ügyfeleket egyetlen gombnyomással is átvehetjük a többes ügyfeleket tartalmazó listába ( ), majd egyesével törölhetjük azokat ( ), akikre nincs szükség a listában vagy a törlő gombbal ( ) a teljes listát megszüntethetjük. Az iktatás során, ha megtörtént az iktatószám kérés akár főszám akár alszám -, akkor a képernyő bal alsó részében a Tallózás (Browse) gomb mellett megjelenik a szkennelés ( ) ikonja. Erre kattintva a számítógéphez csatlakoztatott szkennerrel lehet az iktatáshoz a dokumentumot digitalizálni és automatikusan csatolni. (A szkenner telepítésére illetve kezelésére külön tájékoztató ad útmutatást. Ez a funkció opcionális, kezeléséhez külön a kliens oldalra kell telepíteni a kezelő modult. Megjegyezzük, hogy a szkennelés ez esetben csak a munkavégzés gyorsítására irányul, a becsatolt adatok az egyszerűbb kezelést segítik elő, de nem hiteles másolat létrehozásáról van szó.) Elektronikusan beérkezett iratok portál és esetén, a beérkezés módján is látszik, hogy elektronikus, és az adatok között az Elektronikus értesítési cím mezőben megjelenik az ügyfél által megadott levelezési cím. Az iktatás rögzítésekor a megfelelő ügyintézői kezelési utasítás szerint lehetséges ezt a mezőt törölni vagy kitölteni. A korábbi alszám esetében rögzített értékek felajánlásra kerülnek, ha kitöröljük a megjelenített címet, annak a jelentése az lesz, hogy az ügyfél kérte a papír alapra történő áttérést illetve értesítést. Amennyiben az üres mezőbe beírjuk az ismert címét, akkor az ügyfél azon keresztül kap értesítést. Ez bizonyos esetekben megengedett (pl. hiánypótlással kapcsolatos értesítések). Az iktatás irányát minden esetben meg kell jelölnünk (bejövő vagy kimenő). Alapértelmezése a bejövő. Kimenő iratok esetében van lehetőség arra, hogy bejelöljük, hogy szükséges-e az iratot kiadmányozni. (Igen esetében a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy Kiadmányozási listájában jelenik meg az irat, melyet elektronikusan is aláírhat.) A dátum mezők megadását minden esetben egy kis naptár segíti, melyen lapozhatunk előrehátra, majd a kiválasztott napra kattintva beírásra kerül a dátum. Nem kötelező a naptár segítségével történő választás, lehetőségünk van közvetlenül a dátum megadására is. Új alszám létrehozásakor a program az előző alszámon talált főügyfelet automatikusan behozza. Ha azon az alszámon voltak további ügyfelek is, akkor az Ügyfélhez tartozó megjegyzés mellett megjelenik egy ikon ( ) aminek megnyomásával átvehetjük a rögzített ügyfeleket. Természetesen, ha ezek közül valamelyikre nincs szükségünk, akkor onnan törölhetjük. Minden egyes alszámhoz egyéb speciális az ügyiratkezelésért felelős személy által meghatározott információ típusokat rögzíthetünk. A kiegészítő, kapcsolódó információk

53 köre a Törzskarbantartásban található, tetszőlegesen bővíthető. Olyan mezőket célszerű felvenni, mely egy-egy ügykörhöz kapcsolódóan rendszeresen visszatérnek és az ügyintézők, előadók által gyakran keresett mezők, többnyire az ügyhöz egyértelmű azonosítást biztosítanak. Ilyen pl. az Építési ügyek esetében a helyrajzi szám esetleg a település nevével kiegészítve. Ezzel elkerülhető az a nem egyértelmű rögzítési technika, melyet alkalmaznak a szabad szöveges mezők esetében: attól függően, hogy éppen ki rögzíti, a rövidítések után tesznek-e pontot vagy nem, hagynak-e egy szóközt, vagy egybeírják esetleg mindkettőt. Egy-egy ügyirathoz akár ugyanazon típusból is tehetünk többet, vagy különböző típusokat is ragaszthatunk. Kiegészítő információkban a pl. a Kezelési utasítás amennyiben a kódok összekapcsolásra kerültek választó listából adhatók meg illetve az összes olyan típus, melynél az értékeket rögzítettük. Megjegyezzük, hogy ezek az érték választások csak az új érték rögzítésekor kerülnek feltöltésre. Később, ha valaki az iktatás módosításnál akarja egy meglévő mező értékét módosítani, akkor az természetesen lehet, a tárolás minden esetben szövegesen történik meg. A jellel tudunk egy-egy új elemet létrehozni, a típus kiválasztása után a megfelelő értéket beírni. A kiegészítő információk szerkezetéhez hasonlóan lehetőségünk van kapcsolatos iratok rögzítésére is. Ezeknek az iratoknak a rendszerben létezniük kell. Először egy évet és a hozzá tartozó iktatókönyvet kell kiválasztani, majd megjelölni azt az iktatószámot, mely kapcsolatos az aktuális ügyeinkkel. Ez nem jelenti a kiválasztott iratok egy dossziéba történő szerelését, csak figyelmeztető adat. A későbbiek során a felülvizsgálati eljárásban a selejtezésre kijelölt iratok esetében ezekről a kapcsolatos iratokról jegyzőkönyv készül, mely alapján a felülvizsgáló személy fog arról dönteni, hogy az irat megsemmisíthető-e, és ezzel a kapcsolat megszüntetésre kerül vagy sem (lásd. Selejtezés, levéltárba adás menüpont). Amennyiben nem tudjuk az iktatószámot megjelölni, akkor a Kereső gomb az Előzményezés szerinti feltételek szerint megmutatja a kapcsolódó ügyek számát. A kapcsolódó iratokat az egész ügyhöz kapcsoljuk, tehát mindegy, hogy melyik alszámnál rögzítettük az adott számot. A Rendszer Stílus beállításban megadható, hogy alapértelmezettként melyik fül legyen aktív az iktatásba való belépéskor. A kiegészítő információk mellett lehetőségünk van minden egyes alszámhoz tetszés szerinti dokumentumokat csatolni. A kiválasztás feltétele, hogy egy Intézőszerű eszköz segítségével megkeressük azt a tárolt fájlt, melyet csatolni szeretnénk, majd a kiválasztás után tegyük az eddig felsorolt dokumentumok mellé az Iktatás képernyőjén. Ilyenkor az aktuális sorba kimásolásra kerül a fájl teljes elérési útvonala, és az alszám mentésekor bekerül az adatbázisba. Ezek után már mindegy, hogy milyen változtatást végeznek azon a fájlon, hogy kitörlik-e az adott könyvtárból, az a dokumentum az alszámhoz kapcsolva adatbázisban tárolódik. Egy dokumentum kapcsolása után gombbal tudunk egy újabb dokumentum csatolásához szükséges helyzetet teremteni. A csatolható dokumentumok mennyisége nem korlátozott, de nyilván csak olyan típust érdemes az irathoz kapcsolni, melyhez rendelkezünk a későbbiek során történő megtekintést támogató alkalmazással

54 Az ablak felső részén a képes parancsok mellett található az Előzményezés csak ügyfélre jelölő négyzet. Ha ezt bekattintjuk, akkor elérhető, hogy a program csak az ügyfél adatokat vegye figyelembe az előzménykeresésnél, az ügykör, tárgyat, kezelési feljegyzést... ne. Az előzményezés lehetséges un. Átiktatási formában is. Ha ismert az előzmény száma (iktatókönyv, főszám), akkor az Előzménykeresés gomb hatására történik a fent leírtak szerint az ügyek összecsatolása, alszámon való folytatása. Ha a képernyő tetején a toolbar soron lévő gombok közül a gombot megnyomjuk, akkor a megadott szám utolsó alszámáról átveszi azokat az adatokat, melyek a képernyőn még nincs kitöltve és még érvényes. Vagyis ha megadtunk egy másik ügyfelet már, de a többi adatot át szeretnénk venni, akkor az ügyfél kiválasztása után nyomjuk meg az Átiktatás gombot, egyébként töröljük ki a képernyőről azokat a mezőket, melyeket biztosan át akarunk örökíteni. Az ügyek rögzítése során lehetőség van arra, hogy bejelöljük, az általunk rögzítésre kerülő alszám egyúttal a korábbi alszámok közül melyikkel áll kapcsolatban. Ez úgy értendő, ha egy új alszámot rögzítünk, akkor megadható, hogy ez melyik korábbi alszámot intézi el. Ilyenkor a képernyő alján az Alszámok fülön a sor előtt egy négyzet jelenik meg, azt lehet kiválasztani. Nem jelenik meg a négyzet, ha az alszám már elintézett vagy nincs ügyintéző kijelölve. Kimenő iratok esetén az Intézés módja kötelező, ha az speciális (határozat, jogorvoslat), akkor az alszám tárolását követően megjelenik a Zárás/Intézkedés menüpont, az ismert adatok kitöltésével. A képernyőn piros keretben pedig a további statisztikai adatok megadása lehetséges. Az iktatás alatt lehetséges, hogy egy korábbi alszámot Határidőbe tegyünk, Határidőből kivegyünk, az ügyiratdarab felfüggesztését megszüntessük, amennyiben ott található. (Ez a kép alján felsorolásra kerülő alszámokat megjelenítő sor végén a vagy gomb megnyomásával történik.) A határidőbe tétel illetve ezen keresztül az Ügyiratdarab felfüggesztés - esetén az adatok rögzítése után, azt elmentve a Határidőbe tétel menüpontból ki kell lépni, majd a program visszatér az Iktatás rögzítésének képernyőjére, míg határidőből/felfüggesztésből kivétel esetén a képernyőn változás nem látható. A gombokon az egérrel kicsit időzve, megjelenik a lejárat dátuma. A határidőbe tétel esetén az ügyintézési határidő nem kerül automatikusan felfüggesztésre, csak ha azt a megfelelő ügyiratdarabra is bejegyezzük, melyet alapértelmezettként felajánl a program, ha még nem történt meg. Ha a felfüggesztés folyamatban van, akkor lehetséges azt törölni és újabbat beállítani. A felfüggesztés tényre az indító alszám mögötti gomb utal, melyen az egérrel egy kicsit időzve, megjelenik a felfüggesztés jelzett vége. (Részletesen lsd. Határidőbe tétel Határidőből kivétel illetve az Ügyiratdarab szerkesztése.) Minden rögzített iktatási tétel naplózásra kerül. A naplózás részletezése az Egy ügyirat adatai alatt nézhető meg. A Kilépés gombot követő iktatásra váró tételek alatt találhatjuk meg az érkeztetésből iktatásra feladott elemeket illetve azokat, melyeket az ügyintézők adtak fel alszámos iktatásra. Ha nincs ilyen elem, akkor a gombot sem lehet megnyomni. A megjelenő képernyőn alapértelmezésben az érkeztetésből iktatásra váró tételek jelennek meg. Itt egy-egy sort kiválasztva rákattintással kijelöljük megjelennek a rendelkezésre álló

55 adatok. Ezután lehetséges iktatni ( ) Téves iktatás feladás címén a postabontóba visszaküldeni ( ) vagy szintén téves feladás miatt az érkeztetésbe visszatenni és ott rögtön Nem kell iktatni állapotúvá ( ) tenni. Ha iktatásra vesszük át a tételt, akkor a rögzített adatok természetesen átvételre kerülnek az iktatás képernyőjére. Itt a kezelő még mindig dönthet arról, hogy főszámos vagy alszámos iktatást kezdeményezzen, tud előzményezni, ha ez eddig nem történt meg. Alszámos iktatás esetén arra figyelni kell, hogy ha az érkeztetésben beküldőként meghatározott ügyfelet szeretnénk megtartani, akkor azt ügyfélként meg kell keresnünk, esetleg felvennünk, mert az alszámos iktatás tulajdonságából adódóan a nem konkrét azonosítóval rendelkező ügyfelet felülírja az utolsó alszámon található ügyfél nevével. Vagyis ha az utolsó alszámon Szabó Béla ügyfél szerepelt és a következő érkeztetés beküldője Kovács János, az előzményezésből kiderítve alszámos iktatást kell alkalmaznunk, akkor az alszám kérése előtt Kovács János ügyfelet meg kell keresni vagy újként felvenni. Egyébként az új alszámnak is Szabó Béla lesz az ügyfele. A postabontóba történő visszaküldés esetén az eredeti feladónál újból megjelenik az elem, s dönthet róla. Lehetőség van arra is, hogy ügyintézők iktassanak alszámokat. Ha az Ügyiratkezelés/Iktatás menüpontot az ügyintézőhöz hozzárendelik, akkor abban a könyvben, melyben ő ügyintézési joggal szerepel, iktathat. Természetesen ezeket csak korlátokkal teheti meg: csak alszámot iktathat és csak olyan ügyben, melynek ő legalább egy alszámban az ügyintézője vagy az ügyiratdarabot megkapta ügyintézésre

56 4.2. Iktatás módosítása Az iktatás módosítása speciális felhasználói joghoz kötött. A módosítás során minden változás naplózásra kerül, megőrizve a régi értéket és eltárolva az újat. Vagyis mindig megállapítható, hogy ki, mikor, mely tételt módosította és milyen értékkel. A módosításhoz az iktatókönyv választása után meg kell adni a főszámot és az alszámot, amit módosítani szeretnénk. Ezt követően a Keresés gombot megnyomva megjelennek a rendelkezésre álló adatok, és amik módosíthatók, azok normál fényerővel láthatók. Az iktatáshoz hasonlóan az elemeket beírhatjuk, átírhatjuk vagy másikat választhatunk helyette, aszerint, hogy éppen milyen típusú mezővel dolgozunk. Ha korábban lemaradt egy adat pl. elfelejtettük csatolni hozzá a dokumentumot, további ügyfelet, akkor azt itt megtehetjük. Az ügyiratdarab megnevezése itt csak megjelenik az Ügyirat tárgya címke mögött, az nem módosítható, ezt csak az Ügyiratdarab szerkesztése menüpontban lehetséges megtenni. A módosítás mellett egy speciális iktatási funkciót is felhívhatunk ezen menüpontba: a Tévessé tételt. Ha a Tévessé tételhez a Minden alszámra jelzést bekapcsoljuk, akkor a főszámhoz tartozó minden alszámot tévesbe tesz az esetleges döntéseket törli. Fontos megjegyezni, hogy olyan főszám, mely nem tartalmaz érvényes alszámot, a továbbiakban nem folytatható. Itt lehetőség van arra, hogy Érkeztetett tételt és iktatott tételt összekapcsoljunk. Természetesen csak akkor lehetséges, ha az adott iktatószám még nincs érkeztetéshez rendelve illetve a megfelelő érkeztető számhoz nem tartozik még iktatószám. A teljes érkeztető számot beírva a mögötte található keresőgombbal lehet azt ellenőrizni. A gomb megnyomásával a program áttér az Érkeztetések keresése menüpontra és az érkeztető szám mintának megfelelő érkeztetett tételeket megmutatja, melyek nincsenek még iktatáshoz kapcsolva és iktatásra feladták. Ezek után kiválasztva lehet összekapcsolni az Érkeztetést és az Iktatást. Kiegészítő funkció a M.a.: minden alszámra ha bepipáljuk, akkor a normál módosítási folyamatban lehetséges, hogy az adott módosított értéket az ügyiratdarab minden alszámára átvezetni. Ezt lehetséges Ügyintézőnél, illetve Tárgykörnél alkalmazni, aszerint, hogy hol pipálták be. A képernyő alján megjelenik egy Döntés törlése felirat, mely előtt található jelölőnégyzet bekapcsolásával lehetséges a rosszul meghozott Döntés törlése. Ilyen lehet pl. egy tévesen hozott határozat. Ez természetesen speciális joghoz kötötten kerül kiadásra

57 4.3. Zárás, intézkedés A Zárás, intézkedés jelenti egy irat illetve egy ügyiratdarab lezárását. Ez többféle módon lehetséges, vannak szabadon választott szövegek és vannak speciális, a rendszerbe beépítettek. Abban az esetben, ha nem speciális (határozat, jogorvoslat) válaszról van szó, akkor egyszerű válaszként csak az időpontot rögzítjük, egy intézési módot választunk, mely mindenkinek tájékoztatást ad arról, hogy milyen esemény történt, majd lehetőségünk van egy megjegyzés rögzítésére pl. ügyintézői utasítás. A menüpont elindítása, s az évszám beírása után alapértelmezésben az aktuális év feltöltésre kerülnek azok az iktatókönyvek, melyhez a felhasználónak írási joga van. A főszám és az alszám begépelése után a Kereső gombbal tudjuk kiválasztani az adott alszámot. Ennek alapadatai mellett középen megjelennek azok az alszámok, melyek elintézésre várnak, megjelenik az az ügyiratdarab megnevezés, melybe az adott alszám tartozik. Itt lehetőség van arra, is hogy egy ügyiratdarabot lezárjunk. Az ügyiratdarab neve után zárójelben szerepel egy dátum, mely az előirt ügyintézési határidőt mutatja. Ezt követően a dátumválasztással és a mögött látható a Mentés gombbal az adott ügyiratdarabot zárhatjuk. A megjelenő dátum azt az időpontot mutatja, ami az adott ügyiratdarabban a legnagyobb az intézési dátumok közül. A zárás feltétele az, hogy az összes hozzátartozó alszám megválaszolásra kerüljön, felfüggesztés ne maradjon folyamatban. Ha a képernyő középső részében látható alszám, akkor az még nem került megválaszolásra, elintézésre, ilyenkor a mentés gomb hatástalan. Egy lépésben le lehet zárni az ilyen nyitott alszámokat, ha a sor elején lévő négyzetet bepipáljuk. Persze ez esetben mindegyik azzal az intézési dátummal kerül rögzítésre, ami a képernyőn is szerepel, mint Elintézés időpontja, és a későbbiek során látszódik, hogy melyik alszámot melyikkel válaszoltuk meg. Csak azok előtt a sorok előtt szerepel a négyzet, melynek van ügyintézője

58 Ha az nincs kitöltve, akkor az Iktatás módosítás vagy megfelelő jog esetén a Szignálás menüpontban kell az ügyintézőt kijelölni. A zárásnál megadott dátum fogja meghatározni a felfüggesztésekkel együtt, hogy sikerült-e a megfelelő ügyiratdarabot határidőn belül elintézni. Az itt megadott dátum azonban nem lehet kisebb, mint az ügyiratdarabhoz tartozó összes alszám intézkedés dátum közül a legnagyobbal rendelkező és az utolsó felfüggesztés tényleges megszüntetésének dátuma. (Ha nincs minden alszám elintézve, akkor ez a dátum nem a valós lehetőséget mutatja, mert csak a kitöltött intézkedési dátumokat tudja figyelembe venni. Ha az intézkedés során nem adunk meg alszámot, akkor a főszámhoz tartozó összes nyitott ügyiratdarab megnevezése feltöltésre kerül a választó listában. Mivel itt választható az összes nyitott ügyiratdarab, ezért ezek egyesével is zárhatóak. Ha az adott ügyiratdarab már zárva van, akkor a megnevezés mögött a zárás dátuma látszódik és a dátum mező mögötti Mentés gomb Zárva jelre változik. Arra kattintva az ügyiratdarabot újra megnyithatjuk. (Megjegyezzük, hogy az ügyiratdarab automatikusan megnyitásra kerül, ha abba egy új alszámot rögzítünk vagy az Ügyiratdarab szerkesztésben töröljük annak a Zárás dátumát.) Konkrét alszám megadása esetén megjelenik az esetleg már zárt ügyiratdarab is. A képernyőn figyelmezető üzenet jelenik meg, hogy az iratot már megválaszolták, de ilyenkor lehetőség van arra, hogy a lezárt ügyiratdarabot szükség esetén újra megnyissuk. A megnyitással törlődik a korábbi zárás dátuma és az irattári tételszáma. Ha egy ügyiratdarab nyitva van, akkor - akár alszám zárás történik, akár ügyiratdarabé lehetőség van arra, hogy a program a zárást a lehetséges legkorábbi dátummal végezze el. A képernyőn az Intézkedés dátuma mellett található Ügyiratdarab zárás a lehetséges dátummal négyzetet bepipálva a program az Ügyiratdarab zárására a dátum mezőbe beállítja ezt az értéket, majd a mentés után eltárolja. Az iktatószám után található Folyamatos válasz jelölő négyzet lehetőséget ad arra, hogy az egyes alszámokon történő intézkedéseket meggyorsítsuk: ilyenkor a mentés után nem törli a képernyőről a korábban kiválasztott iktatószámot, lehetőséget ad csak az alszám felülírására. Megfelelő jogosultság meglétekor a képernyő tetején látható jelölő négyzet Új alszámra rögzítéssel pipálása esetén a rögzített válasz egy önálló alszámot eredményez. Ez a Hivatal Iratkezelési szabályzata alapján rögzített előírás szerint használandó. (Javasoljuk, hogy, ha kimenő levelezés történik, akkor ez minden alkalommal új alszámra kerüljön.) Az új alszámra rögzítéskor a kiinduló alszámot veszi alapul a rendszer, annak főügyfelét veszi át. Emellett kiválaszthatók még a címzett listában azok, akik az ügy kapcsán valamelyik alszámban már szerepeltek. Az ügyintézőknek az iktatás menüponton keresztül ugyanúgy lehet alszám rögzítési jogot adni a saját ügyeikben. Az intézkedés típusának megfelelően láthatók az általános válaszintézkedés során adható mezők, illetve a speciális intézkedéshez tartozó további adatblokk: pl. határozat, jogorvoslat. (Központi paraméterként megadható, hogy az intézés módja választó lista belépéskor üres legyen, hogy kötelező legyen választani vagy az első érték jelenjen meg alapértelmezettként.) Az ügyintéző megadása kötelező; a választólista mögötti pipával fel lehet tölteni azokat az ügyintéző neveket, akiknek a jogosultságát már elvették a könyvtől pl. kilépett, de az általuk elvégzett ügykezelést utólag rögzítik. Az iktatás rögzítéséhez hasonlóan az elmaradt vagy most keletkezett Kiegészítő információkkal bővíthetjük a rögzítésre kerülő alszámot. Amennyiben az adott alszám korábban már megválaszolásra került, akkor a funkció lehetőséget ad a rögzített adatok módosítására. A dátumot egy kis naptár segítségével vagy közvetlen módon átírhatjuk. Az egyes választólisták értéke itt is a Törzsadatok között állítható be, de ez a fajta kódtípus csak átgondoltan, az ügyiratkezelő rendszergazda által engedélyezett

59 A válasz megadásával egyidejűleg lehetőségünk van arra, hogy az aktuális alszámot Határidőbe tegyük egyszerűsített módon. A határidőbe tételhez megjelenő két adatot kitöltve az alszám automatikusan határidőbe kerül, a felfüggesztés dátumát töltve pedig az adott ügyiratdarab is felfüggesztésre kerül. A Válaszintézkedések speciális változata és ide sorolandó a Hivatalból indított is döntések: határozathozatal és a jogorvoslat. A választípusok közül ezek kiválasztása esetén a képernyőn további adatok megadása válik lehetővé. (Az egyes hatósági döntés típusonként a megjelenő és választható értékek különbözhetnek.) A döntés típus és a döntéshozó logikailag összekapcsolásra kerül, hogy ne fordulhasson elő, hogy a kezelő össze nem tarozó értékeket párosít. A határozathozatal dátumát az intézkedés dátum határozza meg. A döntéshozónál változtatott érték automatikusan tölti az összepárosított adatokat, a rögzítésekor lehetőség van annak megadására, hogy ez határidőn belül megtörtént vagy sem. Ha azonnali jogerősítés lehetséges ha egyáltalán létezik a döntés fajtához -, akkor annak dátumát rögzíthetik, illetve a későbbiek során a zárás/intézkedésben történő módosítással beállítható. Itt jegyezzük meg, hogy egy zárás/intézkedés esetén, ha az irat elintézése már megtörtént, akkor a képernyő tetején megjelenik egy figyelmeztető üzenet, hogy Az iratot már megválaszolták!, de ez nem jelenti azt, hogy az értékeket ne tudjuk módosítani. Itt lehetséges, pl. határozati adatokat módosítani, a válaszadás dátumát javítani. Jogorvoslat esetén a képernyőn való megjelenítés egy kicsit különbözik az előbbitől, de funkcióját tekintve hasonló. Az egyetlen tényleges eltérés, hogy jogorvoslat esetén meg kell adni, hogy mely határozatszámra vonatkozik ez a jogorvoslat. Ha az nem létezik a rendszerünkben, akkor a felső mezőt (Határozatszám) kell kitölteni, ha létezik, akkor az alsó sorból kiválasztjuk azt az iktatószámot. A kiválasztás során alapértelmezésben csak az aktuális év azon könyvei jönnek, melyre a kezelőnek legalább betekintési joga van. Ha bekattintjuk a Minden könyv felirat előtti négyzetet, akkor az összes olyan könyv megjelenik, melyhez hozzáférhetünk. Ezt követően adjuk meg a konkrét iktatószámot főszám-alszám formátumban. A keresés gombra a rendszer ellenőrzi a megadott számot, hogy létezik-e a rendszerben, és valóban határozat volt-e

60 4.4. Határidőbe tétel A Határidőbe tétel menüpont szolgál arra, hogy az ügyintézőn kívül álló okok miatt az ügyintézésre előírt határidőt meghosszabbítsuk: pl. egy hiánypótlási felhívás esetén érdemi munkát nem lehet addig végezni, amíg az ügyfél részéről a válasz meg nem érkezik. A határidő lejáratkor lehet döntetni arról, hogy esetleg az ügyfelet újra értesíteni kell vagy a megszabott határidőt kitolni. Lehetőség van arra is, hogy már elintézett, lezárt iratokat, ügyiratot is figyelmeztető jelleggel határidőbe tegyük pl. tértivevény visszaérkezésének ellenőrzésére. Megjegyezzük, hogy a Határidőbe tétel Határidőből kivétel funkció páros a régi megszokások miatt maradt a rendszerben. Ezek az Ügyiratdarabok bevezetése óta csak az iktatóknak nyújtanak plusz információt, figyelmeztetést az ügyek hollétére, az ügyintézőhöz való továbbításra. Az ügyintézési határidőket a Határidőzés nem csökkenti, azt csak az Ügyiratdarabok felfüggesztésével lehet elérni. Ezért célszerű, ha a teljes felfüggesztési eljárást az ügyintézők végzik, ők tudják, hogy mikor, miért mennyi időre lehet az ügyet megszakítani, hogy ne fogyjon az ügyintézési napok száma. E nélkül az ügy könnyen határidőn túl intézetté válik. Első lépésben az iktatókönyv-iktatószám-alszám egységet megadva meg kell keresni azt az iratot vagy ügyiratdarabot, melyet határidőbe szeretnénk tenni, felfüggesztenénk. Ezt követően megjelennek azok az adatok (kék alapon), melyek rendelkezésre állnak, ezek nem módosíthatók. A felső sorban a Kereső gomb mögötti választólistában megjelenik a kérdéses ügyiratdarab megnevezése, ha alszámot nem adtunk és az ügyhöz több ügyiratdarab tartozik, akkor azok is választhatóvá válnak. Amennyiben az ügyiratdarabot már lezárták, akkor a zárás időpontja is látható. Zárt ügyiratdarabra csak az iratok határidőbe tételét lehet bejegyezni. Ha még nincs zárva, akkor lehetséges az felfüggeszteni is. A felfüggesztéssel az ügyintézési napok száma a felfüggesztés idejére nem csökken. Ilyenkor a határidőbe tételnél megadott okok közül kiválasztott indoklással tároljuk el, az ott megadott tervezett véghatáridőig. Lehetőséget ad a program arra, hogy a felfüggesztést ne a mai naptól kezdődően jegyezzük be. A felfüggesztést felajánlja a program, ha az ügyiratdarab nem zárt és nincs felfüggesztve. Egyszerre csak egy ilyen esetet jegyezhetünk be, tehát ha azt szeretnénk megváltoztatni, vagy törölni, akkor először ezt meg kell tennünk. Az ügyiratdarab részletező adatinál az utolsó felfüggesztésre vonatkozó adatok szerepelnek, ha már volt felfüggesztve

61 amennyiben ez még él vagyis nem szüntették meg, akkor lehetőség van annak törlésére a Lejárati dátumot követő gomb segítségével. Ezután újra felfüggeszthetjük az ügyet. Ha korábban már volt határidőben vagy most is ott van, akkor a határidőbe tétel adatai is megjelennek. A végén a mentés gombbal tárolhatjuk el a változásokat. Ha az ügyiratdarabra vonatkoztatjuk a Határidőbe tételt, akkor annak a kezdő alszámát teszi határidőbe ha nem jelöljük be a képernyő tetején, hogy minden alszám kerüljön határidőbe

62 4.5. Határidőből kivétel A Határidőből kivétel az előzőekben leírt okok miatt - során azokkal az ügyekkel foglalkozunk, melyeket korábban határidőbe helyeztünk el vagy felfüggesztettünk. A főmenüben a Határidő lejár xx ügynek szöveg megjelenésekor arra kattintva a program itt megjeleníti azokat az ügyiratdarabokat, a határideje az adott napon jár le, vagy azt megelőzően már lejárt, de nem történt meg a kivétel. A kezelő, ha iktatási joggal is rendelkezik, akkor megnézheti az adott feltételeknek megfelelő alszámok határidő lejártát is A lejáró határidők megjelenítése jelölőnégyzetet bepipálva. A feltételek történhetnek egy tól-ig időszakra vagy konkrét ügyszámra vonatkozóan. A Keresés után megjelennek a Határidőbe tételhez hasonlóan azok az adatok, melyeket korábban rögzítettünk. Ha a mentést megelőzően a lista a kivettekről jelölőnégyzetet bepipáljuk, akkor a Határidőben lévők listája menüpont formája szerint azokról az iratokról tudunk listát készíteni, melyeket valóban kijelöltünk a kivételre. Ez esetben a mentés végrehajtása után automatikusan megjelenik a lista, amit a szokásos formában nyomtathatunk vagy rögzíthetünk. A felfüggesztések megszüntetése illetve a Határidőből kivétel egymástól függetlenül történhet meg, a megfelelő elemek kijelölésével és a Mentés gomb megnyomásával. (Természetesen az Ügyiratdarab szerkesztésben léteik a Felfüggesztés funkció, mellyel tudunk újat létrehozni, meglévőt módosítani, a felfüggesztést megszüntetni.) A képernyőt két részre osztva az adott időszakban lejáró felfüggesztett ügyiratdarabok jelennek meg, míg az alsó részben azok az iratok, melyeket határidőbe tettek. Attól függően, hogy milyen jogosultsága van a menüpontot kezelő felhasználónak, látja a határidőben lévő iratokat vagy sem illetve van lehetősége ügyintézők között választani vagy csak a saját ügyeit megtekinteni. Külön dönthetünk arról, hogy a felfüggesztést mely ügyiratdarabokra szüntessük meg illetve a határidőből mely iratokat vegyünk ki. A gombokkal tudjuk az összes megjelenő tételt egyszerre kijelölni illetve a kijelölést megszüntetni, majd a gombbal elmenteni. A mentés előtt a Lista a kivettekről bekapcsolásával tudunk nyomtatni. Mindkét esetben a végdátum a napi dátum lesz. Ha a másik formát választjuk, akkor konkrét iktatószámot tudunk megadni, hisz előfordul, hogy egy-egy ügyet a határidő lejárta előtt kell kivenni, mert a várt esemény korábban bekövetkezik. A menüpontban lehetőség van egy adott napon határidőből kivettek újranyomtatására is

63 4.6. Szignálás A Szignálási menüpont a már iktatott iratok ügyintézőjének meghatározására szolgál. A tényleges szignálást természetesen csak az végezheti, akinek szignálási joga van. A funkció felhívásakor, ha a Szignálás funkció szerepel középen a választó listában, akkor könyvtől függetlenül megjelennek azok a tételek, melyek még nincsenek kiszignálva, vagy ha már szignálásra kerültek, még nem kerültek átadásra a címzetthez (kijelölt ügyintézőhöz). A szűrés során lehet a jogosult könyvek közül választani. Az aktuális sor kijelölése után a Módosítás gombbal tudjuk kiválasztani az ügyintézőt és egy megjegyzést fűzhetünk hozzá. A végén a Rendben gombbal tudjuk nyugtázni a módosításokat. Az Átszignálás részfunkciót választva a már kijelölt ügyintőzőn változtathatunk. Ilyenkor azok a tételek jelennek meg, melyeknek van ügyintézője. A keresési feltétel szerint vagy egy főszámot vagy egy ügyintézőt kötelező megjelölni. A megjelenő tételeknél egyesével változtathatunk az ügyintézőn, majd a végén azonnali átadás vagy csoportosan listázással kerülhetnek át az új ügyintézőhöz

64 4.7. Átadás iktatott iratok átadása szignálásra vagy ügyintézőhöz Az iktatott tételek átadása történik itt, ha közvetlenül az iktatáskor már nem tettük ezt meg. A berögzített, még át nem adott tételek megjelennek a képernyőn. A hozzáférhető iktatókönyvek közül tudunk választani, ha egyszerre nem akarunk több könyvvel foglalkozni. A könyvön belül vagy attól függetlenül is lehetőség van ügyintéző szerinti szűrésre. Az ügyintéző nevét kiválasztva vagy üresen hagyva a mellette álló jelölő négyzet segítségével tudjuk megmondani, hogy a választásunkat figyelembe vegye-e. Erre a látszat ellenére különböző feltételek mellett szükség lehet. Így ki tudjuk választani azt is, ahol még nincs ügyintéző kijelölve illetve úgy is, hogy ne vegye figyelembe az ügyintéző kitöltését. Ezzel meg tudjuk különböztetni azokat a tételeket, melyeket egy adott iktatókönyvhöz szignálásra kell átadni illetve azokat, melyeknek már kijelölt ügyintézője van és a címzettnek kell az értesítést eljuttatni. A szignálásra kijelölt tételek - iktatott és nincs ügyintézőjük - nem konkrét személyhez kerülnek, hanem azok láthatják, akiknek az adott könyvhöz van szignálási joguk. Az iktatott tételek esetén csak akkor kerülnek ebbe a listába az egyes iratok, ha azokat a rögzítéskor az Átadás listával beállítással rögzítettük. (Egyébként azonnali átadás van lista nélkül, illetve a Helyben marad esetén az iratok őrzése az iktatóban történik.) Az átadási listába nem kerülnek be automatikusan az elintézett alszámok vagyis a kimenő levelek. Ha a képernyő tetején látható Kimenők is jelölőnégyzetet bepipáljuk, akkor a kimenő levelek is láthatóvá válnak, így lehetőséget adva arra, hogy átadó listán megjelenítsük illetve a Mind bepipálása az összes tételt hozza. A Listák Átadás menüpontban lehetséges az egyes átadás típusok szerint az átadó listákat elkészíteni. Itt a program lehetőséget ad arra, hogy az átadásra kerülő iratokról azonnal elkészítsük az átadó listát, a menüpont elhagyása nélkül. A megjelenő tételek közül azok kerülnek az átadó listára, melyeket a sor elején bejelölünk. Az összest a ikonnal tudjuk kijelölni. A kiválasztott sorhoz a képernyő alján lehetséges a további címzetteket megadni, akik az adott iratot másolati példányban megkapják. A módosítás gombot megnyomva lehet a Név mező alatti választólistából a címzettet kijelölni és egy megjegyzést fűzni hozzá, mely az Átadó listán látható lesz. A listában azok a nevek jelennek meg, akik az aktuálisan kiválasztott irat iktatókönyvében rendelkeznek valamilyen élő joggal. A program a megjegyzéshez az átadó lista készítése során automatikusan hozzáteszi a (másolat) szöveget. A módosítás gomb után a képernyőn változnak a megjelenő gombok. Ha egynél több személynek szeretnénk másolati példányt adni,akkor a gombot megnyomva lehet újabb és újabb sorokat generálni, az értékeket kiválasztani, kitölteni. Ha az új sor gombot véletlenül nyomta meg, akkor üresen hagyva a címzett értéket, az nem kerül mentésre. A rögzítés végén a mentés gombbal tároljuk az adatokat illetve a mégsem gombbal tudunk az indulási állapothoz visszatérni. Ha a mentés helyett egy másik sorra kattintunk, az adatok elvesznek. Végül azokat a tételeket, melyeket ténylegesen átadunk a sor elején kijelölve a toolbar sor Átadó gombjával tudjuk érvényesíteni

65 4.8. Szerelés, szétvágás A korábban létrehozott ügyeket ezen a menüponton keresztül lehet összekapcsolni, vagy ha már összekapcsoltak, akkor ezt a kapcsolatot megszüntetni. A kapcsolás csak teljes ügy szintjén lehetséges, mindig egy dossziénak egy másikkal történő egyesítését jelenti láncszerűen. Így nem lehetséges, hogy egy ügynek egyszerre pl. két közvetlen előzménye legyen vagy az adott ügy két ügynek legyen az előzménye. Ezt csak egymás utáni sorrendben lehet megtenni és ezzel egyértelmű láncot kialakítani. A főszám megadása után megkeressük az ügyet. A legfőbb adatok megjelennek, illetve láthatók az egyes alszámok. Ha az irat már szerepel egy csatolási láncban, akkor a lánc a képernyő jobb oldalán megjelenik. Ha még nem szerepel, akkor csak az adott szám látható. Ezt követően a csatolás gomb segítségével adhatjuk meg, hogy mely ügyeket szeretnénk a továbbiakban egyként kezelni. Ha a rendszerben tárolt számot szeretnénk csatolni, akkor a könyv és a főszám kiválasztásával megkeressük az ügyet. Létező ügy esetén az alapadatok megjelennek. Ilyenkor a kapcsolat mentésével mindkét ügyben beírásra kerül az egymásra történő hivatkozás, vagyis összekapcsolódnak, természetesen, ha ennek az előzmény számnak még nincs folytatása. Lehetőségünk van olyan irat csatolására, mely nem szerepel a rendszerben. Ilyenkor A szám a rendszerben tárolt jelű négyzetből vegyük ki a pipát. Ez esetben a program nem fogja ellenőrizni az irat meglétét. Ez természetesen nem idegen ügyek csatolását jelenti, hanem olyan ügyeket is lehet összekapcsolni, mely az alkalmazott szoftver előtt keletkeztek és még nem tartalmaz azokról adatot az adatbázis. Ilyenkor ez tájékoztató jellegű, annak adatait természetesen nem tudjuk megmutatni

66 Ha az Archív gombot választjuk, akkor megjelennek az azonosításhoz szükséges mezők, melyek kitöltése után a Kereső gombra kell kattintani. Ha nem egyértelmű az eredmény, akkor pl. az év és főszámon kívül további adatra is szükség van. Ha egyértelműen megtalálja a program, akkor visszaírja a rendszerben tárolt képzett ügyszámot és a Mentés gombra létrejön a csatolás. Ezek az Archívnak nevezett adatok korábbi iktató rendszerekből átvett olyan információk, melyekre az iktatásnál, Előzményezésnél lehet keresni, selejtezhetők a rendszerbe migrálás útján kerültek be. Ha egy csatolást meg akarunk szüntetni, ( ) akkor a megfelelő főszámot beírva és megkeresve a jobb szélen megjelenik a teljes kapcsolási lánc. Amelyik elemre rákattintunk, annak a csatolásai megszűnnek. Vagyis ha a legelső elemet jelöljük ki és így mondunk szétcsatolást, akkor nem történik semmi. Természetesen szétcsatolás esetén mindkét ügyből törlődik a kapcsolat feltéve, hogy mind a kettő létezik a rendszerben. Ez esetben ha az ügy irattárazva volt, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg a képernyőn, miszerint az irattári tételszámokat töröltük, az ügyeket külön-külön újra irattárazni kell

67 5. Érkeztetési feladatok Az előírásoknak megfelelően mindent érkeztetni kell. Az viszont a felhasználóra van bízva ahogy az iratkezelési szabályzatában meghatározta -, hogy az érkeztetést papír alapon végzi-e vagy a program segítségével. Az érkeztetésnek elsősorban az elektronikus ügyintézésnél van jelentősége. Az előírások szerint ezekre az érkeztető szám képzése: a szervazonosító, a dátum és az idő kombinációjából valamint a futósorszám elemekből tevődik össze. Kézi érkeztetés esetén elegendő az egyedi futószám képzése. Az érkeztetés során alapvetően ketté válnak a jogosultságok, mert a klasszikus értelemben vett érkeztetés során a kezelőnek nincs joga a levelek bontására. A levélbontási joggal is rendelkezőknek az érkeztetést követően egyből joguk van az iktatásról, a továbbadásról vagy éppen a nem iktatásról intézkedni A rögzített adatok az iktatással összekapcsolásra kerülnek, lekérdezhetők és természetesen minden esemény naplózásra kerül, mely csak megfelelő jogosultság függvényében kérdezhető le Érkeztetés kezelése A menüpontba való belépéskor a kezelő felhasználó által elérhető tételek jelennek meg a képernyőn. Ezek azok, melyeket a felhasználó az adott érkeztető könyvbe rögzített, és még nem adta tovább a postabontónak; azok melyeket postabontásra továbbadtak és a kezelőnek van erre az érkeztető könyvre postabontási joga; a neki címzett levelek; a postabontó által előírt iktatásra feladott tételek. Túl sok tétel esetén lehetséges egy érkeztető szám mintára szűrni vagy Átadó könyvet megadni. Ilyenkor a Keresés gombot megnyomva csak azok a tételek jelennek meg a képernyőn, melyek a feltételnek eleget tesznek. Minél kevesebb a feldolgozandó tétel, annál gyorsabban történik meg a képernyőfrissítés! (A Címzett könyv csoportos átadásra szolgál, lsd. később!) Ha a Rendszer Stílus beállításnál bepipáltuk a Csak a szerkesztett érkeztetések automatikus megjelenítése feltételt, akkor csak azok a tételek jelennek meg, melyeket más nem tud kezelni, amik pl. postabontásra vannak feladva, név nélkül, csak jogosultság szerint azok megjelenítése így kikapcsolható. Egy sort kiválasztva, a képernyő alsó részében megjelennek az adott érkeztetéshez tartozó adatok:

68 Ha egy olyan tételt választunk, melyhez már iktatási adatok is tartoznak, akkor más formában látható: Ha új érkeztetést szeretnénk rögzíteni, akkor először ki kell választani a jobb felső sarokban lévő érkeztető könyvekből azt, amelyikbe szeretnénk a rögzítést elvégezni. Ezután a választható funkciók sorában megjelennek karbantartási gombok: Az új felvétel kétféle módon indulhat: ha az első gombot választjuk (új érkeztetés rögzítése), akkor minden egyes tétel mentése után visszatér a karbantartó gomb választási lehetőségéhez, az eddigi tételek megjelenítésére. Ha a gombot nyomjuk meg (új érkeztetés folyamatos rögzítése), akkor mindaddig az érkeztetés rögzítésében marad, amíg nem mondjuk azt az utolsó tétel rögzítését követően, hogy Mégsem ( ). Ilyenkor a képernyő tetején látható egy Mezőtartalmak törlése jelölőnégyzet, amit ha bepipálunk, a mentés után törli a képernyőről a kitöltött mezőket az új rögzítés megkezdéséhez. A Beküldő és a Belső címzett előtt is található a jelölés, melyet, ha bepipálunk, akkor törli az értéket mentés után, ha üresen hagyjuk, akkor azt megtartja. Így egy beküldőtől érkeztetünk folyamatosan, akkor ezt célszerű üresen hagyni, így nem kell mindig újragépelni a beküldőt. A kézi érkeztetés során a boríték tartalma kerül rögzítésre. A beérkezés dátuma az aktuális állapotnak megfelelően felajánlásra kerül, de felül lehet írni. Beállításra kerül az érkezés időpontja is, ennek pontos rögzítésére csak ott van szükség, ahol ahhoz jogkövetkezmény fűződik. Elektronikus érkeztetés során ez automatikusan kerül beállításra, nem változtatható. A beküldő rovatok a feladó által megadott adatokat tartalmazza: név, cím (irányítószám, település név, utca és házszám) formában. Ha a feladó nem töltötte ki, akkor ez akár üresen maradhat. Az ügyfélkezelésben szereplő jogok alapján az érkeztető a feladót felveheti a nevével, címével az ügyfélállományba

69 A feladó neve előtt található gomb megnyomásával a program megnyit egy önálló, az ügyféladatokat tartalmazó ablakot, ahol az ismert paraméterek alapján megkereshetjük az ügyfelet. Megfelelő jogosultság esetén pedig fel is vehetjük. Ha az ügyfél egyértelműen beazonosítható, akkor dönthetünk úgy, hogy az ügyfelet a belső azonosítójával együtt vegyük át, egyébként pedig csak az adatokat. Az átvétel során ezt az ablak felső részében szereplő jelölő négyzet segítségével dönthetjük el. A címzett lehet a hivatal egyik dolgozója (választhatóan) és/vagy a címzett szervezeti egység. A belső címzett mező kitöltése kötelező, de a sor elején szereplő ikonnal egyszerűen átvehető a mögötte található választó lista aktuális eleme. Ez alapértelmezés szerint a Cég paraméterekben megadott hivatal név és az érkeztető könyvhöz rendelt szervezeti egységek. Ha a választó lista mögötti frissítő gombot megnyomjuk, akkor az aktuálisan kiválasztott szervezeti egységhez rendelt emberek cég név esetén a teljes szervezeti névsor betöltésre kerül, függetlenül, hogy az illetőnek van-e a rendszerbe belépési joga vagy nincs. Mindemellett gépelve is tetszőleges szöveg írható a Címzett rovatba. Rögzítésre kerül, hogy a küldemény papíralapon érkezett vagy elektronikusan (pl. DC tartalmazza a levél anyagát). Rögzíteni kell a beérkezés fajtáját is, mely az érkezés típusától függően változhat. Sürgős esetben a prioritás mező értékét is be kell állítani. Emellett lehetőség van egy ragszám - vagy egyéb, a levél azonosítására szolgáló mező - megadására illetve a küldeményhez megjegyzés hozzáfűzésére. Ha rendelkezésre áll az érkeztetett küldemény elektronikus formában, akkor lehetséges az elektronizálás. Megjegyezzük, hogy ezzel nem a hiteles elektronikus példány áll rendelkezésre, hanem csak a küldeménynek megfelelő képi változat, mely a gyorsabb ügyintézést támogathatja. Elektronikus érkezési mód során kézi érkeztetésben kötelező Kísérő levelet létre hoznunk. Ez valamilyen külön adathordozón lévő adat, melyet a rögzítő személy a kísérőlevél számára megad. Kiválasztja az adathordozó típusát, feljegyzi a tárgyat és az adathordozón található tartalmi jellemzőket: pl. milyen nevű fájlok találhatók a melléklet CD-n. A rögzítés végén a program elkészíti a kísérőlevelet, melyet nyomtathatunk, illetve elektronikusan az irathoz becsatolásra kerül. Ha szeretnénk és lehetőségünk is van az Érkeztetéssel egyidejűleg a levél elektronikus változatát elkészíteni, akkor itt az érkezésnél a Tallózás mellett lehetőség van szkennelésre is. Ennek a kezelése megegyezik az Iktatás menüpont alattival (opcionális elem, külön licensz szükséges hozzá)

70 A rögzítés során megadhatjuk, hogy ki legyen az a Postabontó, aki ennek a levélnek a későbbiek során a sorsáról dönt. Ha nem adunk meg konkrét postabontót, akkor az érkeztető könyvhöz rendelt bármely postabontó hozzáférhet a levélhez. Ebben a választó listában alapértelmezés szerint csak azok szerepelnek, akiknek van postabontási joga. Ha olyan levelet érkeztettünk, mely sk jelzéssel van ellátva, akkor a postabontó mellett szereplő SK jelölésre kattintva, a listában megjelenik minden érvényes bejelentkezési névvel rendelkező felhasználó. A levelet a számára rögzítjük, csak ő olvashatja el, rendelkezhet felőle. Arra mindenképpen figyelni kell, hogy az így feladott levél címzettje valóban nézze meg a rendszeren keresztül ezt a küldeményt, mert ellenkező esetben senki nem fogja azt látni. Ha a Karbantartás Törzsadatok menüpontban az Ügy-leíró és az Ügy-leíró elemei értékekhez vettünk fel adatot és ezeket a Karbantartás Kódkapcsolatokban összerendeltük, akkor a rögzítési képernyőn megjelenik az érkezési mód mögött egy Mellékletek feliratú gomb. Ennek segítségével lehet az ügyleíró nevekből választani, az ahhoz rendelt értékek közül beírni, hogy az ügyfél a felsorolásból mit adott át. pl. Építésügyben felsoroljuk a lehetséges mellékleteket és beírjuk, hogy melyikből hány példányt adott be az ügyfél vagy egy megjegyzést fűzünk hozzá. Az így kitöltött lista rákerül az Átvételi elismervényre, mely természetesen nyomtatható. Amennyiben a mentés előtt a felső soron szereplő Átvételi igazolás nyomtatása jelzést bekapcsoljuk, akkor a megadott formátumban lehetőség van egy elismervény nyomtatására. (Ha elmulasztottuk, akkor a tétel módosítása után ismét nyomtathatóvá válik.) A rögzítést a Mentés gombbal fejezzük be. Ezt követően megjelenik a képernyő felső részén a keletkezett érkeztetőszám, majd folytathatjuk a rögzítést a következő küldeménnyel. A rögzítéskor keletkező érkeztetőszám melynek utolsó egysége a tényleges futószám rávezethető a beérkezett küldeményre. A program jelzi, hogy automatikus vagy kézi érkeztetésről van szó. Ennek megfelelően az automatikus érkeztetés során rögzített adatok nem változtathatók, míg kézi érkeztetéskor a beadott adatokat addig változtathatjuk, amíg az nálunk található. Ha egyszerre többen érkeztetnek és az eredmény ugyanazon érkeztető könyvbe kerül, akkor az átadásig mindenki csak azokat az elemeket látja, miket maga rögzített és természetesen a nála lévő érkeztetések sorszáma nem feltétlenül folyamatos -. Az átadás után a címzett illetve címzett hiányában mindazok, akik az adott joggal rendelkeznek láthatják a küldeményt. Az egyforma joggal rendelkező személyek közül azé lesz a küldemény, aki azt leveszi. A levétel után természetesen dönthet arról, hogy más postabontónak továbbadja vagy a megfelelő intézkedést előírja. A nálam lévő érkeztetések esetén a sor elején egy üres négyzet található. Ha azt bepipálva továbbadjuk, akkor láthatja más is. Ilyenkor a sor elején egy boríték jelenik meg. Ha a borítékra rákattintunk, azt jelenti, hogy a küldeményt magunkhoz vettük, ilyenkor a boríték helyén újra az üres négyzet jelenik meg, más nem látja az átadásig. Egy-egy érkeztetési fázis lezárása a levelek átadásával történik, mely a kijelölt tételeket a címzett rekeszébe teszi, vagyis ettől kezdve lesz számára elérhető

71 A Postabontó mezőt tehát csak akkor kell tölteni, ha nem akarjuk, hogy a megadott címzetten kívül bárki is intézkedjen az adott levélről. Az Ügyfél mezőbe a sor elején lévő gomb segítségével közvetlenül átvehetjük a beküldő adatait, de ha üresen hagyjuk, akkor a program az iktatásra történő átadás esetén a beküldő adatait viszi tovább. Ha az ügyfél eltér a beküldőtől, akkor itt hasonló módszerrel lehet tölteni az adatokat, mint ahogy azt a beküldő töltésénél leírtuk (csak gépelni vagy azonosítani). Az érkeztető számon belül található küldemények rögzítésekor lehetséges az érkeztetéshez becsatolt dokumentumokat átvenni, újakat hozzátenni. A Tallózást követő gombokkal lehet a kiválasztott dokumentumot becsatolni, becsatoltat törölni illetve az érkeztetéshez rögzített dokumentumot a küldeményhez kapcsolni. A postabontó az egyes küldemények további sorsáról dönt. A döntés a megfelelő tevékenység kiválasztásával és a hozzá tartozó adatok megadásával történik. A tevékenységet úgy választhatjuk ki, hogy a megfelelő fülre kattintunk. Egyszerre csak egy tevékenységet lehet választani. Egy újabb tevékenység kiválasztása az előzőt figyelmen kívül hagyja, vagyis mentéskor amelyik fül aktív, azzal a tevékenységgel kerül az érkeztetés eltárolásra. A döntés lehet, hogy Nem kell iktatni. Ez akkor lehetséges, ha a Szabályzat úgy határozza meg, hogy erre nincs szükség, a postabontáskor kiderül, hogy már iktatásra került ez a küldemény (pl. faxon megérkezett korábban). Rendszerparaméterként beállítható, hogy a nem kell iktatni típusú küldeményekről akarunk-e átadólistát készíteni. Ha beállításra kerül, hogy A nem iktatott érkeztetések átadás, akkor az Érkeztetésben a tevékenység mentése után a sor elején még megjelenik a négyzet és lista készíthető a nem iktatott tételekről. Ha ez nincs beállítva az érkeztetés a képernyőről eltűnik. Természetesen a későbbiek során keresni mindig lehet rá. Az Átadás postabontónak lehetőséget ad arra, hogy továbbadjuk a levelet, más döntsön róla. Ez az eset lehet téves érkeztetésből adódóan vagy azért, mert pl. az eredeti Postabontó először átadta előzményezésre a levelet az iktatónak és annak eredményével fogja eldönteni a küldemény további sorsát. A kiválasztott könyvhöz rendelt postabontók közül választhatunk, de megadása nem kötelező. A Saját küldemény választása esetén a Címzettek között megjelenik minden felhasználó, aki rendelkezik érvényes belépési névvel. Ide olyan küldemények kerülnek, melyekről a postabontás után derül ki, hogy magánjellegűek vagy éppen a boríték alapján nem látszott, hogy mégis névre szóló küldeményről van szó

72 A következő lehetőség a Szervezeti szignálás, mely az Érkeztető könyvhöz rendelt azon szervezeti egységeket sorolja fel, melyekhez a Szervezeti felépítésben adtak meg szervezeti szignálót. Szervezeti szignáló alatt azt az embert értjük, akiket a szervezeti egységhez s nem az iktatókönyvhöz rendeltek szignálási joggal, akik az iktatás előtt dönthetnek a továbbszignálásról, az iktatásra feladásról. (Ez a sor nem jelenik meg, ha az érkeztető könyvhöz kapcsolódóan a szervezeti egységeken keresztül nincs szervezeti szignáló kijelölve.) A szervezeti szignálókat nem kell az érkeztető könyvekhez rendelni. Ha a postabontó személy nem tudja, vagy nem döntheti el, hogy melyik iktatókönyvbe kerüljön iktatásra a küldemény, akkor Iktatás előkészítésre feladhatja azt egy Szervezeti egységre. Ilyenkor azok a szervezeti egységek jelennek meg, melyek az adott érkeztető könyvhöz hozzá vannak rendelve. A tényleges iktatás során az iktató fogja eldönteni, hogy a szervezet melyik iktatókönyvébe kerüljön. Megadható továbbá az ügyre vonatkozó ügyintéző illetve az iktatáshoz üzenhetünk kezelési feljegyzést is. Természetesen ennek nem sok jelentősége van, ha a szervezethez csak egyetlen iktató könyv van hozzárendelve. Amennyiben az iktató személyét is kiválasztják, akkor más nem tudja leiktatni, csak a kijelölt iktató. Ezt a fület elsősorban ott lehet alkalmazni, ahol a postabontó nem kapott az Érkeztető könyvhöz iktató jogot, ezért az utolsó Iktatás fület nem is tudja kiválasztani. Az utolsó döntési lehetőséget az iktatásra történő feladás adja. Ez esetben az összes iktatási adat megadható. Minimálisan vagy az iktatókönyv kijelölése kötelező, vagy a Felelős szervezeti egységet kell megadni. Természetesen ezek össze vannak kapcsolva, tehát ha iktatókönyvet választunk, akkor már csak az ehhez tartozó szervezetekből jelölhetünk. Ha már előzményezésre került az ügy, akkor azok az adatok átvételre kerültek, ha nem történt előzményezés, akkor az ismert adatok beállíthatók: lehet ügyfajtát, ügykört, tárgykört megadni, hogy ki legyen az ügyintézője. Ha az iktató nincs kitöltve, akkor minden olyan iktató látni fogja az Iktatásra váró tételek között ezt a feladatot, akinek az adott iktatókönyvhöz van iktató joga. A beállított értékek az iktatásba átemelésre kerülnek. Az iktatási joggal rendelkező személynek a funkcióba történő belépéskor a képernyő bal alsó sarkában megjelenik az iktatás előzményezés gomb ( ) mely a kitöltött adatok alapján lehetővé teszi az előzménykeresést, az iktatáshoz hasonlóan

73 A találati listából a megfelelő elem előtt található pipára kattintva tudja összekapcsolni az érkeztetést és a már iktatott ügyet, vagyis azt előzményként megjelölni. Ez egy lehetőség, tehát, ha iktatáskor mégsem ezt tekintik előzmények, vagy nem volt előzményezve és ott szeretnék azt megkeresni, ott is megtehető. A jel alatt található a törlő gomb, mellyel a rosszul rögzített előzmény törölhető. Amennyiben egy érkeztető számhoz több küldemény tarozik pl. egy borítékon belül található külön iktatásra kerülő dokumentum szerepel -, akkor a küldemények közé lehetséges egynél többet rögzíteni. Ezt a beállított értékeket követően a képernyő középső részén lévő Küldemény szöveget követően a törlő gombbal küldemény rögzítését a gombbal rögzíthetjük. A mellette található lehetséges egy felvett küldeményt visszavonni, eldobni. Egy újabb gombbal indíthatjuk, melynek hatására a beállítások is törlődnek a képernyőről. A kijelölt funkciók mentése után végre kell hajtani a tényleges átadási műveletet, a megfelelő csomagok létrehozásával mely egyúttal az átadólista nyomtatási lehetősége. Megjegyezzük, hogy végérvényesen az Érkeztetések menü pont alól mindenki számára akkor tűnik el a küldemény, ha azt iktatásra adjuk fel vagy Nem kell iktatni tevékenységre jelöljük majd mindkét esetben az Átadás ( ) funkcióval érvényesítjük azt. A Rendszer - Stílus beállítás menüpontba bekerült egy jelölő négyzet: Csak a szerkesztett érkeztetések automatikus keresése. Ha ebben szerepel a pipa, akkor a keresési feltételek szerint csak azok az elemek jelennek meg, melyek a lekérdező személynél vannak, vagyis tudja szerkeszteni. Ilyenkor mód van arra, hogy az Érkeztetés menüpontban ezt kapcsolgassuk, ha kell, az összes tételt megjelenítsük, ha kell, csak a szerkeszthetőket. Ez elsősorban ott lehet hasznos, ahol valakinek több érkeztető könyvbe is van joga, és túl sok tétel halmozódott fel a képernyőn

74 A Szerkesztés alatt álló tételek előtt a sorban egy üres négyzet található, ami azt jelenti, hogy más nem fér hozzá a tételhez, amíg az átadás nem történik meg. Egy konkrét tételt alaphelyzetben úgy lehet átvenni, ha Módosítjuk. Megjelenik a négyzet a sor elején és más nem fér hozzá. Most a nem szerkesztett szabad tételek esetében a sor elején megjelenik egy gomb, amire kattintva a levelet magunkhoz vehetjük. Az így Szerkesztés alatt álló tételeket csoportosan átadhatjuk egy másik Érkeztető könyvbe vagy feladhatjuk egy Iktatókönyvbe. Elsőként kiválasztjuk a Címzett könyvet. Itt megjelenik minden érvényes Érkeztető könyv. Ezt követően lehet azokat a tételeket bepipálni, melyeket ebbe a könyvbe szeretnénk átadni, majd a gombbal megtörténik az átadás. Ilyenkor még egy ellenőrző kérdés jelenik meg a képernyőn. Ezután elkészül az Átadócsomag, majd a tételek eltünnek a képernyőről vagy megjelenik előttük a gomb aszerint, hogy a címzett könyvhöz van-e jogunk. Ha a Címzett könyv soron a választó lista mögötti ikonra kattintunk, akkor tudunk váltani az Érkeztető és az Iktatókönyvek között. Ez a lista feltöltésre csak akkor kerül, ha a Keresési feltételeknél kiválasztottunk egy Átadó könyvet és aszerint lekerestük az Érkeztetéseket. Hogy melyik érkeztetés melyik Érkeztető könyvben található pillanatnyilag nem feltételen van az eredetiben azt a képernyőn a Belső címzett mögötti oszlop mutatja meg. Erre az Átadó könyvre lehet rendezni, szűrni. A kiválasztott könyvhöz történő keresés után a Szervezeti egységen keresztül rendelt Iktatókönyvek közül lehet választani, hogy a kijelölésre szánt tételeket melyik iktatókönyvbe szeretnénk feladni. Ezután a sor elején levő négyzetek pipálásával jelölhetjük ki a tételeket, végül az Átadás gombra történik meg a tényleges feladás. Itt meg kell jegyeznünk, hogy a bármelyik tételt ki lehet jelölni feladásra, de amelyik már iktatás feladásra van jelölve vagy nem kell iktatni tevékenységet adtak meg, azokra a feladás hatástalan lesz. Az iktatott tételek az iktatószámon keresztül összekapcsolásra kerülnek az érkeztető számmal. Speciális szerepet játszanak az elektronikusan érkezett küldemények. Az -en beérkezett leveleket a rendszer képes automatikusan érkeztetni. Ennek részleteiről az Elektronikus érkeztetés fejezetben írunk. A rögzített még át nem adott tételek esetében lehetőség van a küldemény módosítása nélkül a nem kell iktatni állapotot elérni illetve iktatási joggal rendelkezőknek az iktatásra feladott értékek beállításakor közvetlenül iktatni a sor végén lévő gombok segítségével. Vigyázat! Ha valakinek bejegyzett helyettesítője van (Karbantartás Érkeztető könyvek menüpontban Helyettesítettként szerepel a neve), akkor nem látja a neki címzett küldeményeket, azt a helyettesítő intézheti el!

75 5.2. Érkeztetések lekérdezése A beérkeztetett iratok a kiválasztott érkeztető könyvbe kerülnek, majd a későbbiek során születik döntés arról, hogy az érkeztetéssel a nyilvántartásba vétel befejeződött, nem keletkezett belőle ügy, vagy iktatásra került. A beérkezett leveleket minden rögzített paraméter szerint lekérdezhetjük. A megfelelő érték beírásával vagy kiválasztásával és az előtte álló négyzet megjelölésével ( ) tudjuk a keresési feltételeket kiválasztani, és érvényre juttatni. Csak a mező kiválasztása, kitöltése nem elegendő, azt a pipálással kell jeleznünk, hogy a feltételt a kereséskor figyelembe vegye-e a program. Ezzel könnyen szabályozható az egyes feltételek változtatása, ha a megadottak nem a kívánt eredményt hozzák. A keresési feltételek között az Iktatószámra csak akkor lehet értelemszerűen keresni, ha valóban megtörtént az adott küldemény iktatása. Ha megtörtént az iktatása, akkor a sor végén látható gombbal átléphetünk az Egy ügyirat adatait részletező ablakra. Ha egy tételt Nem kell iktatni állapotúra állítottak és később kiderül, hogy ez tévesen történt meg, akkor külön joggal lehetséges ezt visszaemelni az érkeztetettek listájába. Akinek van ilyen joga, annak a nem kell iktatni állapotú sor végén megjelenik egy gomb ( megnyomva egy biztonsági kérdés jelenik meg. ) és azt Ha visszavesszük a tételt, akkor a Küldemény érkeztető könyvébe Átadás postabontónak tevékenységgel kerül vissza a tétel, címzettje pedig az a személy, aki a műveletet végrehajtotta. (A képernyőn a tétel Státusza: átadás postabontónak és a Kiegészítésben a személy neve. Arra ügyelni kell, hogy ez a személy a küldemény könyvéhez hozzá legyen rendelve, mert különben nem fogja látni a tételt.) A Státusz paraméter szerinti keresés esetén valamelyik értéket mindenképp ki kell jelölni. A

76 Szerkesztés alatt azok a tételek találhatók, melyeket valaki levett, éppen dolgozik vele és még nem adta tovább. Ezzel ellentétben az Átadva jelenti azt, hogy a küldeménnyel kapcsolatos munka befejeződött, a további címzett vagy jogosult felé továbbításra került. A lehetséges értékek: nem kell iktatni átadás postabontónak magánjellegű küldeményként továbbítás szervezeti szignálás iktatásra szignálás (iktatásra előkészítés) iktatásra feladás iktatott küldemény. A Státusz oszlopban az átadott küldemény esetén a kijelölt tevékenység megnevezése áll, mögötte a megcímzett személy neve illetve ha csoportnak történik a feladat átadása, akkor üresen marad. Azok a küldemények, melyek még a feldolgozónál találhatók, szerkesztés alatt státusszal jelennek meg és a küldeménnyel foglalkozó személy neve látható. A keresés eredményeként megjelenik a találati tételszám is. Az eredmények közül egy sorra kattintva, annak állapota szerint megjelenne a képernyő alsó felében további részletező adatok: Megjegyezzük, hogy ha a lekérdezőnek az adott iktatókönyvhöz nincs semmilyen joga illetve az érkeztető könyvhöz csak postabontó joggal fér hozzá, akkor nem látja az iktatásra feladás során megadott adatokat. Ha iktatásra került a küldemény, akkor azt még láthatja, hogy milyen iktatókönyvbe, milyen iktatószámmal történt ez meg, de betekinteni már nem tud az iktatásba. Az eredmény a szokásos formában listázható illetve fájlba menthető. Egy-egy érkeztetett küldeményt kijelölve az ahhoz tartozó változás napló (rendszer bejegyzések) megtekinthetők. Az érkeztetések és az érkeztetett iratokon történt változtatások mindig naplózásra kerülnek. A naplózás automatikusan történik, a táblákon, mezőkön végzett változások eredményként. Rögzítésre kerül, hogy melyik felhasználó végezte a változást, megjelenik, hogy melyik mező érték miről mire változott. Természetesen a napló nem változtatható meg, és csak az arra jogosultak tekinthetnek bele

77 IRMA-ügyiratkezelő rendszer felhasználói kézikönyve

78 6. Információk Ez a funkciócsoport elsősorban a lekérdezési joggal rendelkező, általában vezető személyeknek szól, bár egyes menüpontjai az egyszerű betekintési joggal rendelkezők számára is elérhető a megfelelő iktatókönyv vonatkozásában. Az itt található statisztikák, lekérdezések egyrészt a teljes hivatali munka számszerűsített mérését szolgálják, másrészt az egyes területek vagy személyek eltérő munkájának megítélését teszik lehetővé Általános lekérdezés Az Általános lekérdező funkció a program mindenese. Itt lehet bármely kis ismert információ alapján megtalálni a keresett ügyiratot, annak alszámaiba betekinteni, a hozzá csatolt dokumentumokat elolvasni. Természetesen, ha erre a kezelőnek joga van Az általános keresőt úgy építettük fel, hogy az összes rögzített mező szerint lehessen keresni benne. Vannak olyan mezők, melyek szabadon tölthetők (pl. Név), vannak választólisták (pl. ügyintéző), vannak tól-ig mezők (pl. alszám), vannak a dátum típusúak és vannak kijelölő listák (Iktatókönyv). A közös mindegyikben az, hogy előttük egy jelölőnégyzet található ( ), amire ha rákattintunk, akkor egy (pipa) jelenik meg, ami azt jelenti, hogy az utána megadott keresési feltételt vegye figyelembe. Ha a következő keresés során erre már nincs szükségünk, akkor nem kell a keresési feltételt törölni, elegendő a mező elől a pipát kivenni egy újabb rákattintással. A gépelhető mezők esetében a keresési feltétel egy részletét megadva a * vagy % karakterrel helyettesíthetjük a hiányzó részt. A magyar nyelvben problémát okozó ékezetes betűk esetén alkalmazható az egy betűt helyettesítő _ karakter is. Vagyis, ha nem tudjuk, hogy közmű vagy kozmu néven rögzítettek valamit, akkor a k_zm_ keresési feltétellel bármelyik írásformát megtalálja. A választó listákból történő kijelölés lenyitás utáni rákattintással történik, míg a nyitott kijelölő listák esetén a CTRL gombot nyomva kell rákattintani az adott elemekre, illetve a SHIFT gomb segítségével szakasz elejét és végét tudjuk kijelölni (szabványos Windows műveletek). Az ügyintézők illetve iktatók választása esetén alapértelmezés szerint csak azok jelennek meg, akik még aktív felhasználók, nem léptek ki a hivatalból. Ha a választó lista melletti pipára ( ) kattintunk, akkor lehetséges az összes felhasználó betöltése illetve ennek ki/bekapcsolása. Az ügyintéző nevét üresen bepipáljuk, akkor azokat az iratokat hozza a program, ahol nincs ügyintéző kijelölve. Az irattári tétel mezőt üresen bepipálva azok a tételek jeleníthetők meg, amelyeknek még nincs irattári tételszámuk. Amennyiben a Státusznál kiválasztjuk a nem irattárazott állapotot és az Irattári tétel mezőbe beírunk egy irattári tételszámot vagy mintát, akkor azok a tételek jelennek meg, melyeknek az 1-es alszámon található Tárgya szerint az adott tételszámhoz kellene irattárazni. Ezt azután tudjuk pl. ügyre listázni

79 A keresési feltételek nincsenek logikailag összekapcsolva, tehát ha keressük az elintézetlen határozatokat, akkor természetesen a találat 0 db lesz. Lehetőség van ügyféllel összekapcsolt keresésre is. Ilyenkor az ügyfélről rendelkezésre álló adatok közül adjunk meg annyit, amennyivel azonosítani tudjuk az adott ügyfelet vagy ügyfél csoportot, és utána indítsuk a keresést. Az ügyfél blokk melletti kereső gomb lehetővé teszi azt, hogy megjelenítsük az ügyfélre vonatkozó feltételeknek megfelelő ügyfeleket. Ezt követően a megjelenő listából az ügyfelek közül azokat kell megjelölni, akiknek az ügyeire kíváncsiak vagyunk. Pl. megkeressük a Nagy J névkezdetű ügyfeleket hiányzó részt *-al pótolva -, ezek közül kiválasztjuk a Jánosokat és a keresést csak rájuk vonatkozóan végezzük el. Ha az ügyfélkeresést nem végezzük el, csak a keresési mintát adjuk meg, akkor az Általános kereső felső sorában található gomb is figyelembe veszi az ügyfél keresés feltételeit. Természetesen, ha konkrét ügyfelek iktatási adatai közül kell keresnünk, akkor az eredmény sokkal hamarabb rendelkezésre fog állni. A kereső gombra állva választási lehetőségünk nyílik, hogy a mostani keresés eredményét a korábbi találatokkal összefésüljük-e. Ha csak megnyomjuk a kereső gombot, mindig új eredményt kapunk, ha a Keresés az eredménylista bővítésével lehetőséget választjuk, akkor a korábban megjelenített találatokhoz a mostaniak hozzáadódnak azzal a két megkötéssel, hogy a találati szám a ténylegesen talált tételszámot adja vissza, de a több keresés ismétlődő iratai csak egyszer fordulnak elő. Az ügyfél keresés eredményében minden elemet kijelölhetünk, minden kijelölést törölhetünk illetve törölhetjük az ügyfél találati lista ablakát. Azon ügyfelek neve előtt, melyek összevont ügyfélként szerepelnek további ügyfelek tartoznak a névhez, melyek már nem érvényesek a jel látható. Az iratok keresése az összes olyan ügyfélre vonatkozik ez esetben, melyek az adott név alá összevonásra kerültek. (Összevonást az ügyiratkezelésért felelős személy vagy megbízottja tud végrehajtani a KUF programban, amennyiben egyértelműen el tudja dönteni, hogy két rögzített ügyfél megegyezik.) A keresés eredményeképpen először megjelenik a talált elemek száma. Ezt követően van lehetőségünk arra, hogy megnézzük a találati listát, amennyiben az a maximális találati

80 számon belül van. A Rendszer Stílus beállítás menüpont alatt beállítható egy érték, hogy hány találati elemszám esetén írja ki a program azonnal a tételeket illetve ugyanitt beállítható alapértelmezés szerint 1000, maximálisan 3000 lehet - a letölthető maximális tételszámok. Ezt mindenki magának állíthatja be, de figyelni kell arra, hogy a sorok letöltése sok időt vesz igénybe. Gyakorlati tapasztalat alapján a képernyőváltáshoz a határszámot max re érdemes beállítani. A találati listát tetszőleges mezője szerint rendezhetjük növekvő vagy csökkenő sorrendben. A találati sorokon egyet kiválasztva közvetlenül a fejléc alatt megjelenik az adott alszámhoz tartozó iktatási megjegyzés (kezelési feljegyzés), az alszámhoz tartozó ügyiratdarab adatai. Ha a találati lista végén a Dok felirat alatt számot látunk, akkor a előbb említett fenti résben megjelennek a becsatolt dokumentumok, melyeket megfelelő jogosultság esetén meg is lehet tekinteni. Ha ennél részletesebb információra van szükségünk, akkor a gomb segítségével lehetőségünk van az Egy ügyirat adatainak megtekintésére. A rendezettségnek megfelelően kinyomtathatjuk a listát, melyet először megnézhetünk a képernyőn, majd dönthetünk róla, hogy a felsorolt lehetőségek közül mely formában szeretnénk ezt az eredményt rögzíteni. A nyomtató ikonra állva, választható menü jelenik meg, hogy az eredménylistát milyen részletezettséggel akarjuk megtekinteni. Az Ügyenként csatolás nélkül azt jelenti, hogy az eredmény listázásából kihagyja azokat a tételeket, melyeknek van folytatásuk, vagyis létezik csatolásuk. A listázás indítása előtt dönthetünk arról, hogy a listában az alapadatokat jelenítsük csak meg, vagy bővítsük az ügyfélre vonatkozó adatokkal, az elő- utóirat számának kiírásával, a küldő hivatkozási számának megjelenítésével, esetleg az előbb említett megjegyzés szöveggel

81 A lista megfelelő formátumának kiválasztása előtt lehetőségünk van a lista címének beállítására is: a Cím: felirat mögött a szöveg átírásával olyan lista nevet adhatunk, mely a mi keresési feltételeinkre utal. Végül a listát az általunk választott formában el is menthetjük. Az Iktatás módosítás menüpontban van lehetőség arra, hogy egy-egy ügyre bejelöljük a Hatásköri illetékesség megváltozását. Ez esetben az adatokra továbbiakban is lehet keresni, de sem előzményezni nem lehet, se a selejtezendők listáján nem jelenik meg. Az Általános kereséshez hasonlóan sok keresési feltételből lehet összeállítani az ismeretdarabokból a keresendő iratok listáját. Minden mező vagy szöveges, vagy dátum típusú. Nincsenek választó listák, de a szöveges keresési felületeken mindenhol elég egy mintát beírni és az ismeretlen részletet a * karakterrel helyettesíteni. Itt, amelyik mező tartalma ki van töltve, az alapján történik a keresés, tehát azt törölni kell, ha nem akarjuk, hogy a rendszer figyelembe vegye. A beérkezés, iktatás, elintézés ideje tól-ig formában adható meg, az üresen hagyott dátum jelentése: a kezdetektől illetve a mai napig. A határidő vége mezőbe beírt dátum azokat a tételeket hozza vissza, melyek határideje az adott napig lejár és még határidőben vannak. A kereső gomb megnyomása után megjelennek a feltételeknek megfelelő tételek, az eredmény listázható, illetve a sor végén lévő Egy ügyirat adataival megtekinthető. Természetesen csak akkor, ha az illetőnek ehhez van jogosultsága. Ha Határidő végére kerestünk, akkor az eredmény sorok elején szerepel egy kis négyzet, melyek pipálásával a határidőből való kivételt jelölhetjük. Azok a sorok, melyeket bepipálunk (mindet kijelöl, minden jelzést töröl, határidőből kivesz a gombok jelentése) határidő vége dátuma törlődik. Csak annyi látszik a későbbiekben, hogy milyen okból volt legutoljára határidőben. Listázni természetesen a kivétel előtt kell a számokat, ha arra szükségünk van. A program azt a munkamódszert támogatja, hogy egy adott napig lejáró ügyeket kivesznek határidőből, ezt csoportosan teszik meg. Ezért a listázás nem azt figyeli, hogy melyik irat előtt szerepel a pipa, hanem az összes tételt listázza. Így rákerülhetnek olyan elemek, amiket később mégse vesznek ki a határidőből. Ha egyedi határidő kivételeket szeretnének végrehajtani, nyomtatni, akkor a határidő vége mellett további feltételeket is pl. szervezeti egység, iktatókönyv, számminta is célszerű megadni

82 6.2. Egy ügyirat adatai Ezt a funkciót a program szinte minden menüpontjából felhívhatjuk. Az eredménylisták esetében egy-egy alszám kiválasztásával annak részletező adatai ezen keresztül tekinthetők meg ( ). A menüpontba történő belépéskor, ha az aktuális év egy ügyiratáról van szó, akkor csak a megfelelő könyvet kell kiválasztani és megadni a főszámot. Amennyiben ez a főszám-alszám páros az iktatott tételek tekintetében egyértelmű, akkor nem kell a könyvet kiválasztani, ezt megteszi automatikusan a program. Ha nem az aktuális évben lévő iratot szeretnénk megtekinteni, akkor az évszám megadása után az adott évhez tartozó iktatókönyvek kerülnek feltöltésre a választó listába, ezek közül választhatunk. Természetesen csak azok kerülnek feltöltésre, melyekhez van legalább betekintési joga a lekérdezőnek. A szükséges adatok megadása után tudjuk a kérdezett iratot a gombbal megkeresni. Ha létezik a megadott szám, akkor a rögzített adatok megjelennek a következő formában: Ha az adott alszámhoz több ügyfél tartozik, akkor azokat is sorban megjeleníti, megjelölve azt az egyet, aki főügyfélként szerepel az adott ügyben egy Ü betűvel, a többes ügyfeleket egy T betűvel és a címzettként megjelölt ügyfeleket egy C betűvel. Az aktuális ügyfélre kattintva a jobb szélén a képernyőknek megjelennek a hozzá rendelt azonosítók: típus megnevezéssel és az értékkel. A következő részben találhatók az Ügyre és az aktuális Ügyiratdarabra vonatkozó adatok. Az adott főszámhoz tartozó ügyiratdarabok egy választó listában jelennek meg, ahol az értékeket változtatva lehet a hozzá tartozó alszámokat megjeleníteni. Üres érték esetén a főszámhoz tartozó összes alszám megjeleníthető. (A rendszer Stílus beállításban megadható, hogy itt ne szűrjön az ügyiratdarabra.) Ha ez az irat egy speciális intézkedést tartalmaz (pl. határozat), akkor az adott határozathoz tartozó statisztikai adatok is megjelennek. Ha ezek határidőn túl intézettek, akkor piros

83 betűsen jelennek meg az adatok, ha megfellebbezett a döntés, akkor a döntés forma dőlt betűsen látható. A kép alján az ügyirathoz tartozó további alszámok láthatók. Lehetőségünk van arra, hogy ezek közül egyre kattintva, annak nézzük meg a részletező adatait, de természetesen nézhetünk egy egészen más számot a hozzá tartozó alszámokkal, ha begépeljük az értékét, és újból megnyomjuk a keresés gombot. Az irathoz kapcsolt dokumentumok megjelennek egy listában és az arra jogosultak naplózás mellett betekinthetnek ezekbe. Megjegyezzük, hogy az Érkeztetéskor becsatolt dokumentumok is megjelennek itt, ha azok az iktatás során nem kerültek átvételre. A megkülönböztetés miatt ezek dőlt betűs néven láthatók. Ahol ismert az adat, ott minden esetben a pontos idővel jelenik meg az időpont: beérkezés dátuma, iktatás ideje, elintézés időpontja, az előírásoknak megfelelő metaadatok esetében. Egy-egy alszámhoz kapcsolódóan a képernyő további részén láthatók a példányokra vonatkozó adatok. A sor végén a példánykezeléshez tartozó napló adatok tekinthetők meg. Egy-egy konkrét példányt kiválasztva a képernyőn alatta megjelennek a rendelkezésre álló postázási adatok. (Ezek töltésére ami nem automatikus az Ügyintézés támogatás Iratpéldány kezelés menüpontban van lehetőség.) Ha Hivatali kapun keresztül vagy Hibrid-rendszernek küldünk KRX formátumú leveleket, akkor a címzetthez történő kézbesítést követő bedolgozásról egy nyugta illetve hiba esetén hibajelzés látható. (Ennek lekérdezése, kezelése az Expediálási nyugták listázása menüpontban lehetséges.)

84 A képernyő tetején található az Intézkedési napló ( ), melynek megnyomásával az adott alszám - illetve bizonyos esetekben teljes ügyiratra - tekintetében az ezzel kapcsolatos összes intézkedés, történés megjelenik napló formában a képernyőn. A napló a keletkezés szerint fordított időrendbe jeleníti meg az eseményeket. Ezeket az elemeket eseményfüggően a program automatikusan hozza létre, de léteznek olyan intézkedések, helyváltoztatások, melyeket a felhasználó maga kezdeményezhet. A naplók jellegükből adódóan négyféle módon kérdezhetők le: - Dokumentum betekintés - Érkeztetési események - Tevékenységek - Adatváltozások - Helyváltozások Az adatváltozások esetében az iktatószámra vonatkozóan látszik, hogy ki, mikor, mit mire változtatott. Az események közül egyet kiválasztva a képernyő alsó részében láthatóvá válik, hogy az adott változtatás milyen mezőkre volt hatással, s az egyes mezők tekintetében ez konkrétan milyen változást eredményezett. A naplók közül az Tevékenységi napló a munka nyomon követésére szolgál. Az események jelentős részéiben ezek a sorok a program által automatikusan generálásra kerülnek. pl. iktatási tétel rögzítése, irat átadása, de ide kerülnek azok a bejegyzések is. Az általunk vagy a rendszer által használt intézkedés megnevezés jelenik meg, az elrendelő, aki az intézkedést végrehajtotta/kiírta a feladatot, ennek az időpontját, a címzett: akinek az intézkedés szól. Miután az címzett a kapott intézkedést átvette, elvégezte, akkor annak ideje látszik, s a státusza eszerint változik: kiadottból befejezetté válik

85 A napló egyes soraiban levő státuszok mutatják, hogy az elküldött, kijelölt feladatokról a címzett tudomást szerzett-e. Ha a feladat csak kiadott, akkor a címzett még nem foglalkozott vele, ha átvett, akkor intézkedés alatt van. Az iktató az általa rögzített levelet, ha továbbítja a szignálónak, akkor a Szignálásra vár státusszal jelenik meg a sor, míg a kijelölt ügyintéző esetén ez az állapot a Kiadott. Miután az iktató részéről az átadás megtörtént, ezért az ő feladata befejezetté válik. A naplók közül a következő az érkeztetéssel kapcsolatos adatok megjelenítése. Az elsőként említett adatváltozás naplóhoz képest itt megjelenik még az érkeztetőszám. Az iratok átadása, helyváltoztatása során az kerül rögzítésre, hogy ki kezdeményezte (felhasználó), mikor, milyen változástípusról van szó, s a helyváltoztatás során az irat kihez vagy hova kerül. Ezt a mozgást is lehet teljes dossziéra tekintve lekérdezni, hogy megállapítsuk a tényleges helyét az iratnak. Az alszámonkénti lekérdezés arra ad lehetőséget, hogy azt is nyomon tudjuk követni, hogy az ügyirat mely alszámánál lépett be az adott felhasználó. A kiválasztott irat metaadatainak listázására is van lehetőség a gomb megnyomásával. Ez esetben láthatjuk az irathoz tartozó események listáját is. Ha a gombra ráállunk annak megnyomása nélkül akkor megjelenik egy menü : metaadatok ügy szinten. Amennyiben ezt választjuk, akkor az adott főszámhoz tartozóan jeleníti meg az összes alszámot annak metaadataival és minden egyes alszámhoz tartozóan az esemény listát is. Ugyanitt van lehetőség, hogy egy létező iktatószámhoz előállítsunk egy adatsort (HTML), mely alkalmas arra, hogy iratsablonokhoz, körlevélszerkesztőhöz adatforrásként felhasználjuk. Itt az adott irat fontosabb adatai kerülnek kiírásra. Az irathoz tartozó partnerek (többes ügyfelek) esetén annyi adatsor keletkezik, ahány partnert jelöltünk meg az irathoz. A választható mezők listája igény esetén a mező lista bővíthető. - iktatószám - ügyintéző - ügyszám - ügyintézés határideje - partner neve - partner címe - küldő hivatkozási száma

86 6.3. Ügyintézési határidők lekérdezése Hátralékos lista Az ügyintézők még el nem intézett ügyeinek lekérdezése lehetséges ezen a menüponton keresztül, Hátralékos iratok névvel szokták illetni. Ebben az esetben azonban nem csak a tényleges lemaradásokat lehet listázni, hanem figyelmeztető listát is kaphatunk, hogy pl. a jövő héten milyen ügyeknek fog lejárni a határideje. Alapértelmezés szerint a lejárati dátum figyelésére az aktuális hetet ajánlja fel, emellett lehet ügykört, tárgyat, ügyintézőt megadni. Az időszak a beérkezés dátuma, és a meghatározott ügyintézési napok száma alapján kiszámított várható határidő szerint jeleníti meg a még el nem intézett ügyeket. Az ügyintézési napok számánál figyelembe veszi a határidőben eltöltött napok számát, mely az eredeti határidőt megnöveli. Jogosultságtól függően lehetséges az ügyintéző választás. Ha valakinek csak a menüpontra van joga, akkor csak a saját iratait tekintheti meg, különben az általa elérhető ügyintézők közül választhat. A lista megjeleníti azokat a tételeket, melyeknek a határideje az adott időszakban fog lejárni vagy járt le, és nem került elintézésre. Amennyiben múltbeli dátumokat állítunk be, akkor lehetséges a Hátralékos iratok lekérdezése. Ha jelenlegi vagy jövőbeli dátumot kérdezünk le, akkor egy más jellegű, figyelmeztető listát állíthatunk elő. A keresés gombra ráállva megjelenik a választható keresési forma: ügyiratdarabra történjen vagy iratra. A keresési feltételek nem változnak, de az értelmezése ügyiratdarab esetén arra az iratra vonatkozik, amelyik az ügyiratdarab indító alszáma vagy a jelenlegi tulajdonosa az adott ügyintéző. Az eredmény a szokásos formákban listázható is. A listázásnál lehet választani hogy tételesen jelenjenek meg a sorok vagy főszámonként (ügyenként) csak egy tétel. A listázás ügyintézőnként, azon belül iktatókönyvenként történik. Kétféle listaformátumban tekinthetők meg a tételek: egy rövidített lista és egy, mely az ügyfél adatokat is tartalmazza. Az Ügyintézési határidők menüpontban, ha valaki csak ezt a menüpontot kapja meg, akkor alapértelmezésben csak a saját ügyeit láthatja. Ha valaki a Szervezeti felépítés menüponton keresztül Lekérdező jogot kap, akkor abban a szervezetben az ügyintézők közül is bármelyiket lekérdezheti. Ez az alárendelt szervezetek esetében is érvényes, vagyis ha valaki ezt a jogot nagybetűsen kapja alárendeltekre bejegyzéssel, akkor azokat a szervezeti egységeket is kiválaszthatja. A lekérdezések során azonban a szervezeti egységeket egyesével kell megadni; Főosztály-osztály-csoport hierarchia esetén is egyesével kell kiválasztani a szervezeteket: főosztály választásával nem jönnek az alárendelt szervezetek adatai is. Természetesen a lekérdezés történhet egy konkrét ügyintézőre is, akinek lekérdezéséhez a belépő felhasználónak joga van. Ha a Felhasználó jogosultságban Hivatali Lekérdező jogot kap valaki, akkor az összes szervezet között kereshet

87 6.4. Ügyirat napló adatai Az iktatáson végzett minden egyes módosítás naplózásra kerül. Ez a napló nem az esemény sorokat tartalmazza, hanem az adatváltozásokat. A változtatások tárolása a rendszerben automatikusan történik, és megfelelő jogosultság esetén lehet ezeket lekérdezni. A lekérdezés történhet a módosítás napjára, ki végezte. A feltételeket egymástól függetlenül is meg lehet adni. A keresés gomb megnyomása után megjelennek a feltételnek megfelelő tételsorok. Ezeken egyesével a sor eleji > jelre kattintva kinyithatjuk és a tényleges változásokat megnézhetjük. a képernyő alján láthatóvá válnak a módosított mezők: a megnevezése, a régi érték és az új érték is

88 6.5. Hivatali statisztika A hivatalban rögzített iktatási tételekről lehet számszerűsített statisztikát készíteni többféleképpen a megadott dátumintervallumra vonatkozóan: - ügyiratdarab keletkezése alapján o iktatókönyv szerint o ügyintéző szerint o ágazati besorolás szerint (irattári terv főcsoportja/alcsoportja) - ügyiratforgalom hátralékos ügyenként - ügyiratforgalom hátralékos alszámonként o iktatókönyv o ügyintéző o iktató o tárgykör A vizsgált időszak beérkezés dátuma szerint összeszámolja a tételeket és csoportosítva megjeleníti: ügyiratdarab esetén: hány keletkezett és ebből hány van zárva, ebből hány zárult határidőn túl, ez hány főszámot jelent és összesen hány főszám és alszám keletkezett. Ügyiratforgalom esetén: hány főszám, hány iktatás (főszám és alszám együtt) keletkezett zárójelben mögötte, hogy ebből hány bejövő, a megjelenített számból hány került elintézésre. Mindkét esetben látszódik, hogy hány I. fokú döntés ebből hány végzés -, illetve hány jogorvoslat született. (Kormányhivatalok esetén ez I. fok, II.fok). Végül főszám (ügy) vagy alszám szinten hány a hátralékos ügy/irat, összesítve is tájékoztatást ad az időszakról a funkció. (oszloponként) A statisztika csoport választásának megfelelően az első oszlopban a megfelelő nevek szerinti csoportosítás jelenik meg: iktatókönyv, ügyintéző, iktató, tárgykör illetve az ügyiratdarab esetén az ágazat - az irattári terv főcsoportjának megnevezése - az induló iktatás tárgya szerint. Az egyes statisztikai típusoknál megadható egy vagy több iktatókönyv, ez esetben csak az abban szereplő adatokat vesszük. A vizsgált időszak megadását követően az adott időben érvényes iktatókönyveket a sor végén található pipával ( ) lehet feltölteni és onnan választani. Erre csak akkor van szükség, ha a felajánlott dátumon módosítunk, és nem az aszerint érvényes iktatókönyvek láthatók. A megjelenített lista a szokásos formátumokban listázható illetve elmenthető. A listázáskor választható, hogy a megjelenített értékek között szerepeljenek-e a Hátralékos és a Határidőn túli értékek. A Hátralékos ügyek számítása esetében meg kell jegyeznünk, hogy mindazon ügyek hátralékosnak számítanak, melyeket a megadott véghatáridőig nem intéztek el és az ügyintézési határidő a megadott véghatáridőn belüli. Tehát ha 2002-ben keletkezett ügy határideje volt és 2013.május hónapra kérdezzük le a hátralékos ügyeket, akkor az szerepelni fog mindaddig, amíg elintézésre nem kerül

89 6.6. Ügyintézői statisztika Ez a kimutatás az ügyintézőkhöz kapcsolt iktatásokat, intézkedéseket csoportosítja az eltelt napok száma szerint illetve a jellege szerint darabszámra. A vizsgált időszak az iktatás dátumára vonatkozik. Az iktatókönyveket a kiválasztott évszám alapján tölthetjük fel, de természetesen ügyelni kell, hogy összhangban legyen a megadott intervallummal, különben az eredménylistánk üres lesz. Az időszak mellett választhatunk iktatókönyvet azon belül esetleg ügykört -, irányt, egy vagy több ügyintézőt (CTRL billentyű segítségével) és lehetséges bizonyos típusú intézési módot és/vagy jelleget megadni. A lista típus Ügyintéző szerint esetén megjelennek az ügyintézők ABC sorrendben, ha a vizsgált időszakban iktatott iratokra volt válaszintézkedésük. A csoportosított adatok aszerint kerülnek összeszámlálásra, hogy a megadott válaszdátum és a beérkezés között hány nap telt el. Az időszakok <15, 15-30, 31-60, több mint 60. Lehetőség van arra, hogy a Folyamatban levő ügyeket keressük így le. Ha azt a jelölő négyzetet bekapcsoljuk, akkor megjelenik egy dátum mező, melybe azt a dátumot kell beírni, amire szeretnénk vizsgálni. Tehát, ha hónap végére tervezzük előre az intézkedést, akkor megmutatja, hogy hány napos ügyintézés lenne. Az Intézési mód szerinti lista esetén csoportosítva jelennek meg az intézés módja szerint az iktatott tételszámok. Azok a tételek, amikhez nincs intézési mód megjelölve, azok nem jelennek meg a listába még akkor sem, ha az állapotuk elintézett. (Ilyen pl. ha egy alszám intézésekor másik alszámot pipálunk be, mely jelzi, hogy melyik alszám tette elintézetté. A Jelleg szerinti lista hasonlít az intézési módra, csak ott az iktatás jellege szerint megadott értékre csoportosít a program. Az üres jellegű tételek nem jelennek meg a listában. A két utóbbi lista esetén lehet a listázásnál a csoportosításon belül megjeleníteni, hogy azokat az intézési módokat/jellegeket milyen Tárgykör Tárgyszó alatti iktatáshoz rendelték. Mind az Intézés módja mind pedig a jelleg esetén lehetséges a Törzsadatok karbantartásában egy kódértéket megadni. Ha ezt kitöltjük, akkor az azonos csoportba tartozó kódokat a listán kód szerint összegezve is megkapjuk

90 6.7. Speciális válaszintézkedések lekérdezése Egy adott időszakban hozott speciális intézkedések (határozatok illetve jogorvoslatok I. és II. fokú döntések) listázására szolgál a menüpont. Elsőként meg kell adni azt az időszakot, amely alatt hozott döntéseket szeretnénk vizsgálni. Ezt követően a döntés intézési módját és a döntés típusát kell kiválasztani. További szűrés történhet a jellegre (elfogadva, ) illetve lehetőségünk van egy az irattári tervben meghatározott ügykör szerinti szűrésre. (Ez utóbbi kettő az Ágazat szerinti listában nem választható.) Az ügyintéző szerinti szűréskor alapértelmezés szerint csak az élő ügyintézők jelennek meg, de a választó lista mögötti pipával lehet az összes ügyintézőt feltölteni. A feltételek beállítása után a Keresés gomb hatására megjelennek a feltételnek megfelelő tételsorok. A listák csoportosítása történhet un. Ágazat szerint, ami az irattári tervben meghatározott főcsoport és csoportkódok szerinti tagozódást adja - ez alapja lehet a megfelelő Hatósági statisztika táblának -, illetve ügykör szerint. Az ügykör szerinti felbontás az irattári tételszámok más jellegű összefoglalására ad lehetőséget, míg a tételes lista esetén nem darabszám, hanem a konkrét iktatószám jelenik meg. Határozatok esetén megjelenik a jogerősítés dátuma, ha az kitöltésre került, - ha nem akkor a sor végén a pipával az aktuális dátum szerint lehet jogerősíteni, - míg jogorvoslatok esetén az a határozatszám, amire a jogorvoslat vonatkozik és az eredeti eljárás típusa. Ha a határozathozatal határidőn túl történt meg rögzítéskor ezt jelölték, akkor a képernyőn a megfelelő sorvégén a H.t. szöveg található. Tételes keresés esetén lehetséges az intézési módhoz rendelt Döntéshozók közül választani. (Kormány Hivatalok esetén az egyes címkék és a választható adatok köre esetenként más.) Ha statisztikai listát akarunk, akkor ne kérjük a részletes listát. Ez esetben ügykörönként összefogva döntésforma-döntéshozó-jelleg változása szerinti bontásban látjuk az egyes eseteknek megfelelő darabszámot. A besorolás az adott speciális válaszintézkedés alszámán rögzített tárgy besorolása alapján történik. Azok a főcsoportok, melyek tovább bonthatók, a főcsoport neve alatt összegzésre kerülnek. A tovább nem bontható sorok (főcsoport vagy csoport) csoportosítása a képernyő további részén található döntéshozó és döntés forma szerint. Tételes lista esetén lehetséges Jogerő négyzetet pipálva megjeleníteni a jogerősítendő elsőfokú döntéseket. A sor végén lévő ikonra kattintva az aznapi dátummal lehetséges a döntést jogerősíteni. (Egyéb dátummal történő jogerősítés az Ügyiratdarab szerkesztésében,illetve a Zárás/Intézkedés menüpontban az adott alszám módosításával lehet.)

91 6.8. Határidőn túl intézett ügyek A határidőn túl intézett ügyeket alszámonként illetve ügyirat darabonként vizsgáljuk meg. Első lépésben lehetőség van egy év és egy hozzá tartozó iktatókönyv kijelölésére vagy az iktatókönyv üresen hagyásával az összes kiválasztására. A vizsgálat típusa négyféle dátum szerint lehet: ügyzárás ügyindítás intézkedés beérkezés Ezt követően egy dátum intervallumot adhatunk meg, melynek azonban összhangban kell lennie a kiválasztott évszámmal, mert különben a találati lista üres lesz. Alszám szerinti lista esetén megadhatjuk, hogy a vizsgált időszak a beérkezés vagy a megadott intézkedések időpontjára vonatkozzon. Ügyiratdarab-szintű keresés esetén dátum intervallum az ügyiratdarab keletkezésére vagy a zárására vonatkozhat. Ezt követően a kereső gombbal ügyintézőnként megjelenítjük a talált darabszámokat. Ha csak döntések jelölőnégyzetet bekattintjuk, akkor alszámok esetén csak a döntések, ügyiratdarab esetén csak azok jelennek meg, melyek tartalmaznak döntést. Egy-egy ügyintézőt kiválasztva megnézhetjük a konkrét iktatószámokat. A listázásnál kérhetjük Csak az összesítő listája: az összes ügyintézőre vonatkozóan a statisztikai adatokat; egy kiválasztott ügyintéző tételes listáját; az összes ügyintéző tételes listáját

92 6.9. Hatósági statisztika - ügyiratforgalom A döntések mellett előállítható az adott évre vonatkozó ügyiratforgalmi statisztika is, mely ügykörönként vagy ágazati bontásban (irattári tervben meghatározott főcsoportcsoport) tartalmazza az adott időszakban iktatott tételek számát főszámra és alszámra bontva, valamint egy összesítőt. Az évszámhoz tartozó iktatókönyv választásával vagy éppen az üresen hagyásával az adott évi iktatókönyvre vonatkozó összes adat lekérdezhető egy dátum intervallum megadásával. Kiválasztható az is, hogy a lekérdezés az iktatási vagy az intézkedés időpontjára vonatkozzon. Az Ügykör szerinti bontásban az összefoglaló tábla ügykörönként tartalmazza az adatokat. ha nem az ügykör, hanem az Ágazati bontást választjuk, akkor az Irattári terv főcsoport-csoport bontása szerinti eredmény jelenik meg.. Az eredményt nyomtathatjuk, illetve fájlba menthetjük el. Ha a Részletes lista feliratot kipipáljuk, akkor az ügykör listára felkerül az irattári tételszám szerinti bontás is. A Hatósági statisztika beadásához egy további segítséget építettünk be a programba. Ha a nyomtató ikonra rááll az egérrel nem megnyomja akkor megjelenik egy almenü, melynek a 3 beadandó forma szerinti megnevezése van. (Kormányhivatalok esetén I. fokú és II. fokú döntések a felirat.) Attól függetlenül, hogy a képernyőre a keresési feltételek szerinti listát lekéri vagy nem, lehet a statisztikákat előállítani. A keresési feltételek közül figyelembe veszi az évet és természetesen az iktatókönyvet, ha az kiválasztásra került. - Ügyiratforgalmi statisztika az I. sz.-nak megfelelő ágazati bontásban hozza az adott évre a rögzített ügyszámokat, alszámokat. - Önkormányzati határozatok II/2 - Államigazgatási határozatok II/1 - Kormányhivatalok esetén az I. és II. fokú döntések III. és IV-es Minden statisztika esetében a menü szövegére kattintva elindul a számolás, mely egy kis időt vesz igénybe. Ezután az eredmény fájl letöltéséhez a program megkérdezi Megnyitás Mentés Mégse. (Ha nem jelenik meg semmi, akkor a Böngészőben az Eszközök Internet beállítások Biztonság - Egyéni beállítások gombokon keresztül engedélyezni kell a fájlletöltésben a Kérdés feltevését.) Az Excel programból a Megnyitás gombbal nézze meg a listát, majd a lejjebb leírtakat követve tudja a végleges adatokat a beadandó fájlba átemelni egy makró segítségével. Ehhez azonban a makró futtatást engedélyeznie kell. Verziók és beállítások függvényeként előfordul, hogy egy üzenet jelenik meg a képernyőn A megnyitni kívánt fájl más formátumú, mint amilyet a kiterjesztése jelez. Az Igen gombra kattintva megnyitja a fájlt. (Előfordulhat az is, hogy ez az üzenet nem a legfelső ablakon jelenik meg, ilyenkor az ablak minimalizálásával lehet megnézni ezt az üzenetet). A megjelenő hosszú szövegre ( Ez a lap a statisztikai alapadatokat

93 tartalmazza. Ahhoz, hogy beadható formátumú Excel-be kerüljenek az adatok,.. ) kattintva a Központi szerverről letölti a statisztikai lapot, amit be kell adni. Figyelmeztetés után megkérdezi, hogy megnyitja-e a fájlt. Az OK gombra kattintva megjelenik a kitöltendő Excel. Ha a makrók nincsenek engedélyezve, akkor megkérdezi a fájl nyitásakor, hogy engedélyezi-e. Erre is igent kell mondani. Ott a képernyő tetején az Hivatal székhelyét ki kell választani, majd a leírásnak megfelelően a CTRL+SHIFT+A gombokat (egyszerre) megnyomni. Ezt követően a program bekéri a letöltött fájl nevét, felajánlva az eredeti irmareport.xslx nevet melyet csak a legújabb verziójúaknál lehet átvenni -, egyébként azt a nevet kell beírni, ahogy az előzőekben leírtak szerint elmentette. (A Start sorra kattintva meg lehet nézni, hogy mi a másik nyitott fájl neve.) Néhány adat bekerülése után az eredmény megjelenik. A tábla fülét az előírásnak megfelelően át kell nevezni és a fájlt Mentés másként paranccsal olyan névvel lementeni, ahogy az szükséges. Figyelni kell arra, hogy a mentéshez a saját gépen válasszon ki könyvtárat. Természetesen nyomtatni is lehet. A II típusú statisztikák esetén az ágazati megnevezést követő összegző sorban, ha HIBA szerepel, akkor a döntéshozó típusok és a hozott döntések között eltérések vannak. Ez lehet pl. ha valaki önkormányzati hatósági ügyben a jegyzőt jelölte meg döntéshozónak. Ez esetben a Speciális válaszintézkedésekben az Ágazati listában kell megnézni a hibás döntéshozót vagy döntés típust, majd a Tételes listában lehet megkeresni a konkrét iktatószámot. Azt a Zárás/intézkedés menüpontban lehet javítani. (Természetesen, aki csak a kitöltött Excelben akarja ezt megtenni, ott is megteheti a javítást, de attól az adatok a gépben még hibásan fognak szerepelni.)

94 6.10. Keresés az archív állományban (opcionális) Az Általános kereséshez hasonlóan sok keresési feltételből lehet összeállítani az ismeretdarabokból a keresendő iratok listáját. Minden mező vagy szöveges, vagy dátum típusú. Nincsenek választó listák, de a szöveges keresési felületeken mindenhol elég egy mintát beírni és az ismeretlen részletet a * karakterrel helyettesíteni. Itt, amelyik mező tartalma ki van töltve, az alapján történik a keresés, tehát azt törölni kell, ha nem akarjuk, hogy a rendszer figyelembe vegye. A beérkezés, iktatás, elintézés ideje tól-ig formában adható meg, az üresen hagyott dátum jelentése: a kezdetektől illetve a mai napig. A határidő vége mezőbe beírt dátum azokat a tételeket hozza vissza, melyek határideje az adott napig lejár és még határidőben vannak. A kereső gomb megnyomása után megjelennek a feltételeknek megfelelő tételek, az eredmény listázható, illetve a sor végén lévő Egy ügyirat adataival megtekinthető. Természetesen csak akkor, ha az illetőnek ehhez van jogosultsága. A részletező ablakban láthatók a rendelkezésre álló adatok, az iratra, ügyre vonatkozó státuszok: iktatott, téves, selejtezett, levéltárba adási adatok. Ha Határidő végére kerestünk, akkor az eredmény sorok elején szerepel egy kis négyzet, melyek pipálásával a határidőből való kivételt jelölhetjük. Azok a sorok, melyeket bepipálunk (mindet kijelöl, minden jelzést töröl, határidőből kivesz a gombok jelentése) határidő vége dátuma törlődik. Csak annyi látszik a későbbiekben, hogy milyen okból volt legutoljára határidőben. Listázni természetesen a kivétel előtt kell a számokat, ha arra szükségünk van. A program azt a munkamódszert támogatja, hogy egy adott napig lejáró ügyeket kivesznek határidőből, ezt csoportosan teszik meg. Ezért a listázás nem azt figyeli, hogy melyik irat előtt szerepel a pipa, hanem az összes tételt listázza. Így rákerülhetnek olyan elemek, amiket később mégse vesznek ki a határidőből. Ha egyedi határidő kivételeket szeretnének végrehajtani, nyomtatni, akkor a határidő vége mellett további feltételeket is pl. szervezeti egység, iktatókönyv, számminta is célszerű megadni. A Kölcsönzési funkcióhoz tartozó gomb megjelenik a részletező ablakon, amennyiben az ügy irattárazva van. Ha kikölcsönözték, akkor itt lehet annak visszavételét is rögzíteni

95 7. Ügyintézés támogatása Ez a menüpont együttes elsősorban az ügyintézés során keletkezett információkat, a vezetők, ügyintézők számára a pontos határidő figyelést, a távozó kollégák elszámoltatását, szervezetek megszűnését, összeolvadását támogatja. Az ügyintézés komplex folyamatához tartozik a munkafolyamat támogatás is, melyet csak akkor lehet bevezetni, ha a programot az érintettek mindegyike használja. Annak hiányában az itteni lekérdezéseknek sem mindig van teljes körű haszna Ügyintézői intézkedések lekérdezése Az ügyintézők által hozott vagy számukra adott intézkedéseket különböző szempontok szerint lekérdezhetjük. A választható értékek közül egyet-egyet kitöltve, az előtte álló jelölőnégyzet kipipálásával tudjuk a keresési feltételeket beállítani, érvényre juttatni. Ha a választó listában van érték, de előtte a jelölőnégyzet nincs kipipálva, akkor azt a feltételt a program nem veszi figyelembe. A keresés gomb lenyomása után megjelenik a képernyőn az eredménylista, mely nyomtatható is. Azok az intézkedések, melyeket továbbítottak követő intézkedést választottak ki a képernyőn dőlt betűvel jelennek meg. Egy-egy intézkedést kiválasztva ilyenkor látszódik a teljes intézkedési lánc, ha valóban egymást követték ezek. Új intézkedés indításakor természetesen a lánc megszakad, még akkor is, ha ugyanarra az iktatószámra történik a hivatkozás. A menüpont a munkafolyamat támogató modul kezelésével együtt nyújt információkat

96 7.2. Ügyiratdarabok szerkesztése Az ügyirattal kapcsolatban az arra jogosult személy ügyiratdarab(oka)t hoz létre, azokat átnevezheti, lezárhatja, felfüggesztheti, egyes alszámokat átrendezhet, elsőfokú döntéseket jogerősíthet. A besorolás alapja az egyes alszámok közötti tartalmi összefüggés, ami leírja azt az ügyiraton belüli irategységet, amelyhez az ügyintézés egyegy elkülönült fázisához tartozó iratok tartoznak. Az ügyiratdarabok egy ügyön belül arra szolgálnak, hogy a párhuzamosan futó eseményeket elkülönítsük az önálló ügyintézési határidejük tekintetében. Az ügyön belül már lezárt ilyen egységeket ne kelljen újra kezelni, estleges rossz bejegyzés miatt a határidőn túl intézett napok számát növelni. Az egyszerűbb érthetőség kedvéért egy példán mutatnánk be az Ügyiratdarabok elvét: Az ügyfél beadja a kérelmét. Az iktató egy új ügyet indít, főszámos iktatásra, automatikusan létrehozva egy ügyiratdarabot. Az ügyintézésre van 30 nap. Az ügyintéző a beérkezést követő 5 nap után veszi észre, hogy a döntéshozatalhoz hiányzik egy irat, ezért az ügyfelet hiánypótlásra szólítja fel, majd ezzel együtt az ügyiratdarabot felfüggeszti. A tapasztalat adja, hogy hány nap alatt szoktak az ügyfelek erre válaszolni, általában 14 napra felfüggesztik az ügyet. Ez esetben akár mikor válaszol az ügyfél, az ügyintézőnek még marad 25 napja az intézkedésre. Ha a 14 nap előtt bejön a hiánypótlás, akkor alszám iktatásakor a felfüggesztésből kiveszi az ügyet és indul a megmaradt 25 nap. Ha 14 napon túl küldi az ügyfél, akkor csak egy figyelmeztetés jelenik meg az ügyintézőnek, hogy a Felfüggesztés ideje lejárt, s ezt hagyhatja változatlanul, megnövelheti a felfüggesztés végét vagy akár le is zárhatja az ügyet, mert az ügyfél nem küldte a kért iratot. Ha az adatok alapján lehet a kérelemre döntést hozni, akkor azt az ügyintéző egy új alszámon rögzíti, majd a vélelmezett fellebbezési idő lejártáig megint felfüggeszti az ügyet. Annak lejártakor a döntést tudja jogerősíteni, a felfüggesztést törölni és az ügyiratdarabot a lehetséges dátummal lezárni. Ha nem lehet fellebbezni, akkor az ügy azonnal zárható. Később valami oknál az ügy folytatódik, vagy valóban fellebbeznek, akkor egy új ügyiratdarabhoz kell létrehozni, mert ez már az eredeti ügyintézési határidőt nem befolyásolja. Az ügyiratdarab kialakításához, módosításához a kezelőnek rendelkeznie kell az adott iktatókönyv való ügyintézői joggal illetve iktató joggal. Emellett ügyintézői joggal csak azokhoz az ügyiratdarabokhoz férhet hozzá a kezelő, melynek van olyan alszáma, amiben ő az ügyintéző, vagy az ügyiratdarab ügyintézője vagy nála van

97 A funkció lehetőséget ad különböző szempontok szerinti ügyiratdarab keresésre: iktatókönyv, főszám, ügyintéző, ügyintézés megkezdésének időszaka, az ügyintézés vége időszaka, felfüggesztés lejáratának időszaka, adott időszakban lejáró ügyek, adott időszakban zárható ügyek. Az ügyintézés végére történő keresési feltétel minden esetben a tervezett időszakban lejáró ügyiratdarabokat hozza, figyelembe véve a felfüggesztéseket, a tervezett felfüggesztéseket. Lehet csak azokat az ügyiratdarabokat keresni amikben született döntés illetve az ügyiratdarabhoz rendelt ügyintézési napok száma szerint egy tól-ig határt megadni. Ha az ügy létrehozásakor adtak meg szervezeti egységet, akkor lehet szervezeti egységre is keresni illetve a módosításban egyik szervezeti egységről a másikra átadni. Figyelni kell arra, hogy a keresési feltételek összefügghetnek. Ha pl. a Lejárók ig dátummezőjét töltjük, akkor oda nem fognak jönni azok a tételek, melyek már lezártak illetve van érvényes felfüggesztésük. Egy ügyiratdarabot választva a képernyő bal szélén lévő > jelre kattintva megjelennek a hozzá tartozó alszámok és az ügyiratdarabra vonatkozóan kezdeményezhetjük a következőket: - felfüggesztés / módosítás,zárás / jogerősítés - ügyiratdarabok átrendezése - figyelmeztetések kezelése - Emellett a keresés eredményét lehet nyomtatni, vagy az ügyiratdarab változásait a naplón keresztül megnézni. A felfüggesztés / módosítás,zárás / jogerősítés esetén egy konkrét ügyiratdarab adatain változtathatunk, azt lezárhatjuk, ha nincs lezárva felfüggesztést rögzíthetünk, megszüntethetünk vagy azt módosíthatjuk. A megjelenő képernyő oldalon balra az ügyiratdarab adatai szerepelnek, jobbra pedig az eddigi felfüggesztések. Először ki kell választanunk, hogy melyik funkciót szeretnénk végrehajtani: módosítás vagy felfüggesztés kezelés. Az új felvétel gombbal lehet felfüggesztést rögzíteni, ha nincs folyamatban lévő és a Rendben gombbal elmenteni. Egyébként az aktuális felfüggesztésen lehet módosítani, azt törölni vagy megszüntetni. A már nem aktív felfüggesztésen - amit már lezártak - módosítani csak a zárás dátumát lehet. Ha egy következő felfüggesztést rögzítünk, akkor az előzőn már nem lehet változtatni. A Zárás felajánlja a napi dátumot a Zárás időpontjának, melyet felülírhatunk, de természetesen jövőbeli dátum ez nem lehet. Felfüggesztést törölni úgy lehet, ha a felfüggesztés vége dátumra ugyanazt írjuk be, ami a felfüggesztés kezdeteként szerepel. A még módosítható illetve törölhető felfüggesztések esetén a Törlés funkcióra a program ezt elvégzi. (Ha egy korábbi felfüggesztést szeretnénk módosítani, akkor visszafelé az azt követő felfüggesztéseket először törölni kell, majd ezután lehet visszatérni a régi felfüggesztéshez.)

98 Ha az ügyiratdarab alapadatain akarunk változtatni, akkor a Módosítás gombbal tehetjük azt meg. Ilyenkor a bal oldali részen lévő adatokat változtathatjuk, majd a Mentés gombbal fejezhetjük be. Módosítani csak a fehér alapon szereplő adatokat lehet. Az ügyiratdarab kezdetét a benne lévő legkisebb beérkezési dátumú alszám határozza meg. Megjelenik a Zárhatóság időpontja: a meglévő adatok alapján a legkésőbbi intézkedés dátuma az ügyiratdarabokban lévő alszámok közül, valamint a legkésőbbi felfüggesztés lejárat dátuma közül a nagyobbik. Ha nincs minden alszám elintézve, akkor a Zárható mező üres. Amennyiben a Zárás dátumát töröljük, akkor az ügyiratdarabot újra megnyitjuk. Ezzel automatikusan törlődik az irattári tételszáma is, ha azt már előtte irattáraztuk. Lehetőség van arra, hogy az ügyintézési napok számát üresen hagyjuk, ennek jelentése: határidő nélkül kerül az ügy elintézésre. Lehetséges az ügyiratdarabot más szervezeti egységhez rendelni vagy felelős ügyintézőjét megváltoztatni s ezzel az ügyintézési jogát másnak átadni. A gomb segítségével a program a Zárás/intézkedés menüpontba tér át és ott az összes addig meg nem válaszolt alszám elintézetté tehető a zárással együtt. Ha még nincs lezárva az ügyiratdarab, de minden alszáma megválaszolt, akkor az utolsó alszám adatai megjelennek. Ott az Ügyiratdarab neve mögött látható dátum jelzi, hogy max. milyen dátummal lehet zárni,ahhoz, hogy ne legyen határidőn túl intézett az ügyiratdarab. Ha elfogadjuk a felajánlott dátumot, de még van felfüggesztés is érvényben, akkor az ügyiratdarab zárásával egy időben a felfüggesztést az adott dátummal lezárja, ugyanis nem lehet addig zárni, amíg van élő felfüggesztése. Fontos megjegyezni, hogy itt is és a Zárás/intézkedés menüpontban is látszik, hogy milyen dátummal zárható az ügyiratdarab. A megadott dátummal zárva rögtön megjelenik, ha az a határidőt túllépte. Ezt megszüntetni vagy a helyes intézkedési dátumokkal lehet vagy a megfelelő felfüggesztések rögzítésével. Ha az adott ügyiratdarabhoz tartoznak döntések (I. vagy II. fokú), akkor ezek a képernyő alsó részében jellemző adataikkal megjelennek. Ha még nem jogerős az I. fokú döntés, akkor a jogerő dátuma megadható, s a mentés gombbal eltárolható. Az Átrendezés funkció alatt az aktuálisan kiválasztott ügyiratdarab jellemzői, abban lévő alszámok jelennek meg és a jobb oldalon pedig e kivételével az összes többi ügyiratdarab közül választhatunk. A kettő között a (nyilak) segítségével lehet átrendezni az alszámokat. (Megjegyezzük, hogy ha a kattintásra nem történik semmi, akkor ez a művelet nem megengedett külön üzenet nem jelenik meg.) Természetesen nem szabad elfelejteni, hogy ez az ügyiratdarab kezdetére illetve a lezárással a határidőn túl intézett napok számára is hatással lehet. Új ügyiratdarabot is itt lehet létrehozni iktatás nélkül: az Új ügyiratdarab mezőbe beírjuk a kívánt nevet, majd a gomb segítségével a választható ügyiratdarab nevek listájába tesszük. Ezek után lehet abba is átpakolni a megfelelő alszámokat. A mozgatás után nem kell mentés gombot megnyomni, annak hatása azonnal eredményre jut

99 Az Intézkedések rögzítése során bármely ügyiratdarabra lehet kezdeményezni egy bejegyzést, mindegy hogy az már lezárásra került vagy sem. A bejegyző felhasználó hozzáírhat egy megjegyzést, hogy milyen figyelmeztető üzenetet adjon a program és megmondhatja azt is, hogy neki jelenjen meg a figyelmeztetendő elemek között vagy egy másik olyan felhasználót jelöl ki, akinek van belépési joga a programhoz és a megfelelő iktatókönyvhöz valamilyen joggal rendelkezik. Természetesen minden az ügyiratdarabra vonatkozó adatváltoztatás naplózásra kerül, melyet az Ügyiratdarab-szerkesztéssel kapcsolatos ablakon lehet a gombbal a rendszernaplót megtekinteni. Végül a nyomtatás gombbal lehetséges a feltételnek megfelelő ügyiratdarabokról listát készíteni a képernyőn megjelenő adatokkal illetve a nyomtató ikon mögötti jelre kattintva választható, hogy rövidítve, a felelős szervezet megnevezésével készüljön el a lista. A lejáró intézkedéseket külön jelölő négyzettel lehet lekeresni, illetve a főmenüben megjelenik egy üzenet, hogy hány figyelmeztetésünk járt le

100 Természetesen lehetséges, hogy nem annyi ügyiratdarab jelenik meg, amennyi a lejáró figyelmeztetések száma, ha egy ügyiratdarabra vonatkozóan több üzenet került rögzítésre. Az Ügyiratdarab értesítéskezelés gombbal lehet megnézni ezeket az üzeneteket, bármely ügyiratdarabra lehet kezdeményezni egy bejegyzést, mindegy, hogy az már lezárásra került vagy sem. A bejegyző felhasználó hozzáírhat egy megjegyzést, hogy milyen figyelmeztető üzenetet adjon a program és megmondhatja azt is, hogy neki jelenjen meg a figyelmeztetendő elemek között vagy egy másik olyan felhasználót jelöl ki, akinek van belépési joga a programhoz és a megfelelő iktatókönyvhöz valamilyen joggal rendelkezik. A meglévő üzenetet nyugtázhatjuk többet nem figyelmeztet; az általunk indítottat törölhetjük pl. okafogyottá vált, a címzett nem olvasta - ; vagy a meglévő szövegét, címzettjét, határidejét tudjuk módosítani vagy akár újat létrehozni

101 7.3. Ügyiratok átadása A rendszerben az irat mozgását a megadott vagy kényszerített folyamatban nyomon követjük. A valós helyzetben azonban előállhat, hogy nem a meghatározott úton halad az irat, hanem közvetlenül egyik ügyintéző a másiknak átadja. Ez történhet olyan esetekben is, ha egy vezető az iratot fizikai valójában betekintésre elviszi. Lehet adott iktatókönyvre, ügyiratra, iratra, mozgástípusra, az iktatás ügyintézőjére, időszakra mikor történt a mozgás - szűrni illetve az átadó mező alapján arra, hogy kitől került a felhasználóhoz az irat. A beállított feltételeknek megfelelően azok a tételek jelennek meg, amelyek a lekérdezőnél találhatók. A feltételek tetszőlegesen kombinálhatók, nem kötelező a töltésük. Ezt követően lehet arról dönteni, hogy az adott ügyet, iratot kinek adja át a felhasználó. Ez esetben a címzettnél kiválasztja a megfelelő személyt, majd az átadásra szánt iratok előtt található jelölőnégyzetre kattintva megjelöli az átadandókat. Végül a gomb megnyomásával kerül a címzetthez az irat, vagyis bejegyzés történik a helyváltoztatásra. A közvetlen átadások könyvelését tudjuk ezzel a funkcióval követni. Ha a gomb mellett található Minden alszám nyomtatása jelölő négyzet nincs bekapcsolva, akkor az átadó listán főszámonként csak egy tétel jelenik meg, ellenkező esetben minden alszám. Ha a gombot használjuk, akkor a sor elején kijelölt tételek annak az ügyintézőnek a nevére kerülnek, akit az iktatott tételnél megadtak. Ha ez üres vagy az ügyintéző már nem aktív, akkor ezen tételek átadása nem történik meg. Ilyenkor a Címzett mezőben kell megadni, hogy ki legyen a tényleges tulajdonos, s a gombot megnyomva továbbítani. Az irattárban lévő illetve kikölcsönzött iratokat ezzel a funkcióval nem lehet átadni

102 7.4. Kiadmányozás A külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak kiadmányozási joggal rendelkező személy írhatja alá. Az iratkezelő rendszer ennek megfelelően külön funkcióként kezeli a kiadmányozást. A jogosultságot a funkció mellett iktatókönyv szerint lehet szabályozni. A kiadmányozás folyamata naplózásra kerül, s kiemelt adatként metaadat kerül tárolásra: - kiadmányozó - kiadmányozás dátuma Az iktatás rögzítésekor megadható, hogy az adott irat kiadmányozásra kötelezett-e vagy sem. Az így kiadmányozásra feladott iratok az adott jogosultsággal rendelkező személynél válnak láthatóvá. Itt lehetőség van arra is, hogy egyéb aláírók saját joguk alapján a kiadmányozás előtt aláírjanak, illetve bejegyzés szintjén ezt a kiadmányozó is megteheti. Az aláírt dokumentumok ezután válhat az ügyfél számára elérhetővé. Az elektronikus ügyintézés kapcsán a menüpontban nyílik lehetőség arra, hogy a kiadmányozás elektronikus aláírással történjen meg. (Ennek részletezését az elektronikus ügyintézés fejezetben ismertetjük.) Ez esetben az ügyfél csak akkor kapja meg a megfelelő értesítést a határozat/jogorvoslat keletkezéséről, s egyben a dokumentumhoz való hozzáférést, ha a kiadmányozás megtörtént

103 7.5. Tételes elszámolás Az iratok helyéről naprakészen tudni kell, hogy hol található, így lehetséges annak megállapítása is, hogy egy-egy személynél / szervezetnél milyen iratok vannak pillanatnyilag. Ez a funkció nem csak az elszámoltatásra ad lehetőséget, hanem arra is, hogy megnézzük: egy adott időszakban egy adott ügyirat kinél volt megtalálható. A pillanatnyi állapot lekérdezése úgy lehetséges, ha az időszakra vonatkozó jelölőnégyzetre rákattintunk (bepipáljuk), de az időszakot üresen hagyjuk. Ezután, ha személyre szóló listát választunk egy konkrét felhasználó -, akkor lehetőségünk van arra, hogy ezt egy listán, jegyzőkönyv mellékleteként kinyomtassuk. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy később, mint elszámolási lista megtalálható legyen: az elszámolások listájában egy szabványos formátumban (XML) eltárolásra kerül a lista. A lekérdezés eredmény listája háromféle lehet: az összes alszám megjelenítése vagy az előzmények nélküli lista vagy ügyiratdarab szerinti lista. Ennek szükségességét minden esetben a helyi iratkezelési szabályzat alapján kell kiválasztani. A kiválasztott személynél vagy szervezetnél lévő iratokat lekérdezhetjük egy adott időszakra vonatkozóan is, illetve egy konkrét ügyirat tekintetében megnézhetjük annak időrendben történő mozgását. Amennyiben kijelölünk egy szervezetet, akkor a szervezetbe besorolt személyekről készíthetjük el az egyéni listát. Ez alapján lehet szervezetre, személyre tételes elszámoltatási listát is készíteni. Az összes alszám lekérdezése mellett lehetséges Ügyiratdarabra vonatkozó listát is készíteni, de az ügyet csak az ügyiratdarab indító iktatásának ügyintézőjénél jeleníti meg. Az Irat átadás tényét azonban arra az alszámra bejegyezhetjük, így a követő ügyintézőnek hozzáférést biztosítunk az adott ügyiratdarabhoz az ügyiratdarab szerkesztése menüpontban

104 7.6. Iratpéldányok kezelése A Kimenő iktatások keletkezésekor automatikusan létrejönnek az iratpéldányok. Ezek többes ügyfél esetén sorban kapják a soron következő sorszámot, s az expediálással kerülnek rögzítésre a postázási adataik. Ezeknek az iratpéldányoknak kötelezően előírt adatai vannak: ki hozta létre, mikor, kinek, milyen fajta és jelleg jellemzi, mikor került zárásra és ezt ki végezte el. Lehet az iratpéldányokhoz postai azonosítókat rendelni, a postázással kapcsolatos információkat az expediálás után rögzíteni: pl. tértivevény mikor érkezett vissza, vagy ha a kézbesítés sikertelen volt, ahhoz milyen ok rögzíthető; mikor áll be a kézbesítés vélelme. Emellett belső kezelésre lehetséges iratpéldányokat létrehozni, azokhoz határidőket, megjegyzéseket hozzáfűzni. A címzettek megadása esetén nyomon követhetők, hogy az adott iratpéldányt a címzett átvette, visszautasította vagy esetleg lezárta. A menüpontban láthatók azok az iratpéldányok, melyeket a belépő felhasználónak címeztek, de azt még nem vette át. Ezeket a sor kijelölésével és a gombbal elismerhetjük, átvehetjük. A következő blokkban találhatók az átadott, de a címzett részéről át nem vett tételek. Ezeket visszavonhatjuk, ha egy adott időpontig nem kerülnek átvételre illetve eltűnnek a listából, ha a címzett átveszi. Az utolsó blokkban a Nálam lévő iratpéldányok kérdezhetők le. Alapvetően csak a nyitott tételek jelennek meg, de lehetséges a zártakat is lekérdezni, hogy pl. a postázási adatokat berögzítsük. Ha egy példány zöld színnel jelenik meg, akkor az expediálásra került. Amennyiben piros színű, akkor éppen úton van, vagyis a címzett még nem vette át a tételt. Természetesen itt a címzetten a belső, a rendszert használók egymás közötti mozgását értjük. Az Új elem ( ) gombbal tudunk egy új iratpéldányt létrehozni. Természetesen ilyet csak folyamatban lévő, nem irattárazott tételek esetén lehetséges. Az Egy ügyirat adatai képernyőjéhez hasonló felületen megadjuk a keresett iratot, majd

105 a gombbal indítjuk el az új iratpéldány létrehozására szolgáló funkciót. Értelemszerűen lehet megadni azokat az adatokat amit ismerünk, kötelező jelleggel egy címzettet és a példány irányát kell megadni. Lezárt példányok esetén, ha azok expediálásra kerültek, akkor a képernyő felső része továbbiakban nem módosítható alul pedig a postázási adatok lesznek írhatók

106 8. Listák Az általános listák körébe tartozó menüpontok találhatók a főmenü alatt. Ezek abban különböznek az Információk, menüpont alatt találhatóktól, hogy ezeket csak bizonyos feladatkörhöz tartozóan használnak. Ezek általában az iktató és az irattárosi munkakör Előadói ív nyomtatás Az előadói ív nyomtatása egy előre létrehozott sablon, egy un. XSLT alapján történik. A hivatal beléptetésekor megadható az a formátum, amit a rendszerben használni szeretnének. A környezet kialakítása során egy alapformátum telepítésre kerül, mely az ügyiratkezelésért felelős vezető által átalakítható, ha számára ismert az XSLT szabvány szerinti leírás. A központi hivatal formátumától eltérő egyéni előadói ívet a Rendszer Stílus beállításban lehet megadni. A kiválasztott iktatókönyvhöz az adott főszám alapján megkereshető az ügy, ennek alapadatai megjelennek a képernyőn, majd a megfelelő formátumban nyomtatásra vagy mentésre kerül. A nyomtatás előtt beállítható, hogy a listán a hivatal/cég neve és címe megjelenjen-e. Ezen menüponton keresztül történő nyomtatásra csak akkor van szükség, ha nem automatikus az előadói ív nyomtatása vagy hibás, megrongálódott előadói ívet újra nyomtatni kell. A Céghez/Hivatalhoz kapcsolódóan beállítható az is, hogy akarnak-e alszámonként iratborítót nyomtatni. Ha igen, akkor itt lehetséges a főszám mellett az alszám megadása is

107 8.2. Tömeges előadói ív nyomtatás Előfordul, hogy a hivatal nem engedi meg mindenki számára a nyomtatást, illetve egy nagy teljesítményű nyomtatón, a feladott tételeket sokkal gyorsabban meg tudják jeleníteni. Ezt a funkciót segíti a Tömeges nyomtatás. Ehhez egyénileg beállítható (Rendszer beállítások), hogy az adott személy egyénileg nyomtat vagy használja a tömeges lehetőséget. Egy-egy főszám keletkezésekor az előadói ív nyomtatására vonatkozó kérés egy táblába kerül, ahol az azonosításához szükséges információkat tartalmazza (ki, mit). A menüpont kezelőjének a belépéskor megjelennek a nyomtatási kérések, majd ő dönt róla, hogy melyeket nyomtassa. A listához még a feladott tételeken kívül maga is hozzátehet elemeket. Alapértelmezés szerint megjelennek azok a tételek, melyek még nem kerültek nyomtatásra, illetve a beállított szűrési feltételeknek megfelelnek. A kinyomtatott tételekhez bejegyzés kerül arra vonatkozóan, hogy a nyomtatásra feladás megtörtént. A nyomtatás elindítása után a bejegyzett tételek állapota megváltozik a táblában logikailag törlődnek attól függetlenül, hogy a nyomtatás sikeres volt vagy sem, hisz arról visszajelzést a felhasználó nem kap

108 8.3. Átadó listák Az érkeztetés, iktatás, szignálás során keletkezett átadások, értesítések egy-egy azonosítóval tárolásra kerülnek, mely a későbbiek során bármikor listázható. A program az elektronikus átadást részesíti előnyben, vagyis a program használata során az érkeztetés, iktatás során azonnal el tudjuk juttatni a címzett számára a rögzített levelet. Ha azonban a hivatal munkája azt követeli meg, hogy az átadásokat papír alapon is kövessük, akkor arra ebben a menüpontban nyílik lehetőség. A szétosztások során a kialakított csomagokat az elküldéskor egy egyedi azonosítóval látjuk el, mely az adott felhasználó aznap létrehozott adott típusú csomagjainak sorszámát kapja meg. A visszakeresés során a napi dátumot felajánlja a program a keresendő csomagok között, de tetszőleges időszak beállítható. A keresés gomb hatására megjelennek az adott időszakban létrehozott csomagok idő szerint csökkenő sorrendben: vagyis a legutoljára létrehozott csomag a legelső. A neve mellett a keletkezés ideje, és az a menüpont neve szerepel, ahonnan a csomagot létrehozták, a feladás funkciót elindították. A csomagok megnevezésein egyesével lépkedve tudjuk megtekinteni, hogy mi is a csomag tartalma. Ez aszerint változik, hogy iktatás előtti vagy az utáni műveletről van szó. Az azonosító az érkeztető szám vagy az iktatószám, az átadás dátuma, az ügyfél neve és címe valamint a címzett, ha megadták. Ha ez nem konkrét személy, pl. szignálásra adták át, akkor értelemszerűen a szignálási joggal rendelkező embert jelenti. Itt jelennek meg az Illetékességi/Hatásköri áttét miatt feladott csomagok. Ezek esetében a Törlés funkció a csomag visszaállítását eredményezi, vagyis az eredeti feladó szervezetnél maradnak a csomagban lévő ügyek. A kiválasztott csomagot különböző formátumokba listázni, menteni lehet

109 8.4. Határidőben lévő iratok listázása A határidőben lévő iratok lekérdezése során szűrési feltételként vagy egy iktatókönyvet vagy egy ügyintézőt választhatunk. Ha a kettő kombinációja nem valós, akkor természetesen az eredmény is üres lesz. A fenti feltételek mellett egy időszakot is megadhatunk, mely alapértelmezés szerint a ma és holnap. A keresés eredményeként megjelenő tételsorok a képernyőn megtekinthetők, rendezhetők, majd a szokásos szabvány formátumokban (HTML, DOC, XLS) kimenthetők illetve nyomtathatók. A listázás során a rendezettség iktatókönyvenként, azon belül pedig ügyintézőre csoportosítva történik. Adott időszakban lejáró azon iratok kérhetők itt le, listázhatók, melyek határidőbe vannak, és a lejáratuk a megadott időszakra esik

110 8.5. Mutatók nyomtatása A hagyományos mutatózás lehetőségét adja ez a funkció a programban. Megjegyezzük azonban, hogy az állandó lekérdezési lehetőség, az adatok többszintű és részletes keresési módszerei a papírformát már nem igénylik. A menü megjelenésekor az aktuális év és a hozzá tartozó iktatókönyvek jelennek meg (amihez van jogosultságunk). Az évet átírva természetesen a választó listába az évnek megfelelő iktatókönyvek közül választhatunk. Egyszerre egy iktatókönyv nyomtatására van lehetőségünk. Az iktatókönyv választás után egy tól-ig dátummal szűrhetjük a nyomtatandó tételek sorát vagy megadhatunk egy főszám keretet. Ha nem adunk meg semmit, akkor az egész évre vonatkozóan megjelenik a lista. Alapértelmezés szerint iktatószám, azon belül alszám sorrendben következnek a tételek. A végeredményt kilistázhatjuk vagy Ha az iktatókönyv választás alatt található lista típusán változtatunk, akkor Tárgy- illetve Ügyfélmutató szerinti listákat is létrehozhatunk. A sor végét a jelölőnégyzet zárja: ha azt szeretnénk, hogy a listán megjelenjen alszámonként a rögzített megjegyzés is, akkor kattintsuk be a négyzetet

111 8.6. Kikölcsönzött iratok listázása Az irattárba helyezett iratokat csak kölcsönzés útján lehet az irattárból kivenni. A kölcsönzés során lehetőség van Iratpótló lap készítésére, nyomtatására, amit az aláírás után a kikölcsönzött irat helyén lehet eltárolni. Egyes események hatására pl. iktatás folytatása ez a kölcsönzés automatikusan is megtörténhet, ilyenkor is naplózásra kerül, hogy az iratot az iktató folytatásra kivette. Ez esetben nem történik Iratpótló lap nyomtatása, csak a helyváltoztatások között jelenik meg a művelet. A kikölcsönzött iratokat kereshetjük a kivétet jelentő időszakra, egy adott ügyintézőre, adott évre vagy adott főszámra. Ezeket a feltételeket tetszőlegesen kombinálhatjuk. A kereső gomb megnyomása után megjelennek a képernyőn azok a tételek, melyek a feltételnek megfelelnek. Ezek listázására is van lehetőségünk. Van még egy jel a képernyőn: Kikölcsönzöttek. Ha ez előtt szerepel a pipa, akkor csak azok a tételek jelennek meg, melyek még most is kikölcsönzöttek. Ha ezt a jelet kikapcsoljuk, akkor azok a tételek is megjelennek, melyek az adott feltételek szerint valamikor kikölcsönzésre kerültek, de már visszahozták azokat

112 8.7. Expediálás A funkció segítségével egy adott időszakban keletkezett kimenő levelek címzettjeiről készíthetünk kimutatást, adhatjuk fel ténylegesen elektronikusan. Ezzel alapvetően a postázandó küldeményekhez kísérőlevélként használhatjuk. A lekérdezés során lehetőség van arra, hogy az adott időszakban már kilistázott tételeket is újra megjelenítsük, illetve a véglegesített változatnál a postára adás dátumát rögzítsük (expediálás időpontja). Lekérdezési feltétel a Küldés dátuma tól-ig, a küldés módja illetve főszám tól-ig intervallum. A feltétel szerint megjelenő tétel közül kiválaszthatjuk azt, amit nyomtatni szeretnénk, illetve a megfelelő ikonnal az összest kijelölhetjük, vagy az összes jelölést törölhetjük. Végül a szokásos formákban listázhatjuk. A továbbítással kapcsolatos információkat tároljuk a küldés módja szerint csoportosítva. Az expediálás során az iratkezelő rendszer eltárolja az expediálás időpontját, módját és a személyt. A tárolt adatok eredményeként egy Expediálási listát (Posta lista) állít elő, mely az adott időszakban elkészíti a kimenő iratokat tartalmazó címzett listát. A feladás előtt még lehetséges tételenként megváltoztatni az expediálás módját. A már expediált tételek lekérdezésére is van lehetőség, itt már lehetséges küldési mód szerint szétválasztva a tételeket keresni illetve a kijelölt tételeket újból feladni. Megjegyezzük, hogy a Kiadmányozásra kijelölt tételek, melyeket nem kiadmányoztak, ebben a menüpontban nem jelennek meg csak a tényleges kiadmányozás bejegyzése után

113 8.8. Expediálási nyugták listázása A menüpontban a Hivatali kapun keresztült expediált tételek és a Hibrid is ezen keresztül történik üzenetei jelennek meg. A jelzések a jelenlegi információk szerint a következők: A normál KRX-es hivatali kapus feladás esetén, ha a hivatali kapu azonosító létezik és a KRX formátum nem hibás, akkor üzenet nem jelenik meg, csak egy nyugta, ha a címzett hivatali kapu az üzenetet bedolgozta. Természetesen ez a nyugta csak akkor jelenik meg, ha a címzett iratkezelőt használó rendszere azt a szabályos KRX formátumban elküldi. (IRMA-ba érkező küldemények küldenek vissza ilyen nyugtát.) Ilyenkor a megjegyzésben látszik hogy ki volt a nyugtázó. Ha ezek közül valamelyik hibát jelez, azok a Karbantartás- Integrációs hibaüzenetek menü pont alatt jelennek meg. A Hibrid esetében a Posta hivatali kapujába beérkezett küldemény esetén egy nyugta jelenik meg, melynek a Feladója az MPZRT. Ha hibát talál, akkor egy Hiba típusú üzenetet is küld, ahol megjelenítjük a Hiba okát és természetesen mindegyik esetben látható az MPZRT által küldött XML és PDF

114 8.9. Lejárt visszaigazolások Az elektronikus ügyintézés kapcsán az ügyfelek bizonyos esetekben kötelesek a hivatal által kapott értesítéseket visszaigazolni. Ez a visszaigazolás a számára, esetén a levélben közölt link -re történő kattintást jelenti. Ha ezt nem teszi meg, akkor a hivatalnak úgy kell reagálnia, mintha az ügyfél nem kapta volna meg a küldeményt, és papír alapon kell értesítenie. A kiadmányozott irat visszaigazolására kötelezett az ügyfél, ha ezt elmulasztja, akkor papíron kell értesíteni. A belépő felhasználó iktatókönyvenként lekérdezheti a tételeket. A kijelölt sorokat kinyomtatva kell arról gondoskodni, hogy az elektronikusan érintett címzett a küldeményt megkapja. Ha csak tájékoztató listát akarunk készíteni, akkor A nyomtatás a papíralapra áttérést jelenti jelölőnégyzetből vegyük ki a pipát. Ez esetben a későbbiek során még visszatérhetünk, újra lekérhetjük az elemeket. Az áttérés esetén a program az ügyirat elsődlegességét a papír alap -ban jelöli meg, míg az ügyirat típusa ettől kezdve vegyes lesz, mivel elektronikus és papír alapú iratot is tartalmaz Lista formátumok - exportálás A program lehetőséget ad arra, hogy bizonyos feltételek szerint egy egyszerű, más programokkal kezelhető listát hozzon létre. A feltételek megadása után egy csak adatokat tartalmazó formátumot hoz létre, mely fájlba menthető. Megadható, hogy a rendelkezésre álló mezők közül mely értékek kerüljenek ki a listára, esetleg mi dönthetjük el a rendezettségét is. Első lépésként válasszuk ki a lista típusát, majd a megadott keresési feltételek beállítása után nyomjuk meg a Keresés gombot. Megjelennek a választható mezők és a jobb felső sarokban a feltételnek megfelelő tételek száma. Alapértelmezés szerint az összes mező kijelölt vagyis kikerül a listára. Ha egyre rákattintunk, akkor a többi nem lesz kijelölt, csk az az egy. A szokásos Wi9ndows funkcióval tudunk többet vagy egy szakszt kiejlölni (CTRL vagy SHIFT), így a feleslegesnek látszó mezők kihagyhatók. A rendezettségi sorrend beállításához egyesével vegyük át azokat a mezőket olyan sorrendben, ahogy azt rendezni szeretnénk. (Célszerű először a rendezési szempont szerint mezőket áttenni a listába, utána kijelölni a nyomtatandókat.)végül a Nyomtatás gombra előáll a megfelelő formátumú eredménylista

115 9. Irattárosi feladatok A lezárt ügyek irattárazási feladatait láthatjuk el ezen menüpontokkal. Az irattárazási funkció is külön szerepkörhöz van kötve, tehát lehetőség van arra, hogy külön személyt megbízzunk a teljes irattári kezeléssel. Az irattárazáskor a keletkezés évének megfelelő irattári terv szerint kell az ügyeket eltárolni. Az egyszer irattárba került ügy már csak megfelelő naplózás iratpótló lap segítségével mozoghat. A rendszeres felülvizsgálatok alkalmával történik meg a selejtezés, levéltárba átadás előkészítése, majd a jóváhagyások után a tényleges megvalósítása Irattárba tétel A menübe való belépéskor az aktuális év iktatókönyvei látszódnak egy választó listában, lehetőségünk van egy adott évre vonatkozóan a könyveket szűrni, abból válogatni; természetesen, ha rendelkezünk a könyvbe való betekintési joggal. Az itt leírt folyamat az átmeneti irattárba tételt jelenti. (A Központi irattárba tétel a lezárt évek alapján a Felülvizsgálat menüpontban történik.) Irattárazni csak teljes ügyet lehet, annak minden előzményével, összes alszámával együtt. Többféle irattárazási funkcióra van lehetőségünk. Ha egy konkrét főszámot akarunk irattárazni, akkor a főszám begépelése után a Kereső gombbal tudjuk megtekinteni az adott ügy elemeit. (Ilyenkor a program a képernyő tetején található irattári tételszámot nem veszi figyelembe.) Ha megtalálta a dossziét, akkor megjeleníti az irattári terv szerinti javasolt tételszámot, az alsó ablakban pedig az alszámokat illetve a szerelés miatt az adott ügyhöz tartozó további elemeket is. Irattárazni csak olyan főszámot lehet, melynek nincs csatolása, vagyis, ha egy olyan számot adunk meg, mely a csatolási sornak nem a legutolsó eleme, akkor a program a kereső gomb mögé kiírja a Csatolás megkeresése feliratú gombot, figyelmeztet rá, hogy mi a legfelső elem. Ha akarjuk, akkor a gomb megnyomására megkeresi a legfelső elemet és folytathatjuk az irattárazást. Ha az ügyhöz tartozó ügyiratdarab(ok)ban van még olyan, ami nincs lezárva, van még elintézetlen vagy határidős alszám, akkor a program A dossziéban van elintézetlen, vagy határidőben lévő irat, vagy lezáratlan ügyiratdarab! üzenetet jeleníti meg, és nem engedi az irattárazást. Ilyen esetben először az el nem intézett alszámokat meg kell válaszolni, a határidőből kivételt végrehajtani, az ügyiratdarabot zárni, s majd ezután lehet megkísérelni az irattárba tételt. Erre a megfelelő sor végén egy a Zárás/intézkedés felhívására vonatkozó nyomógomb található, mellyel az intézkedést közvetlenül rögzíthetjük. Ha elfogadjuk a rendszer által ajánlott zárási időpontot ami az alszámok és a felfüggesztések alapján a lehető legkorábbi dátum akkor a sor végén a

116 Zárás a lehetséges dátummal ( ) gombot megnyomjuk, akkor a program az összes lehetséges nyitott ügyiratdarabot lezárja a megfelelő dátummal. Mindez csak akkor megengedett, ha az egyes alszámokat már lezárták. Az adott ügyhöz tartozóan a képernyő alján a még el nem intézett vagy határidős tételek jelennek meg, alapértelmezés szerint a Csak az elintézetlen alszámok bejelölése mellett. E mögött láthatók az ügyben szereplő ügyiratdarabok közül azok, melyeknek van még elintézetlen alszáma illetve maga az ügyiratdarab nincs lezárva. Ha minden alszám elintézett, akkor az Irattárazás megnyomható. Ezután megjelenik az ügyhöz rendelt irattári tétel sor az ügy tárgya alapján -, az ehhez rendelt irattári tételszám, a selejtezési idő az ezt jelentő évek száma, a levéltárba adás éveinek száma, ha az irat nem selejtezhető és ha rögzítettünk a törzsadatoknál Átmeneti irattári hely megnevezést, akkor az itt választható. Az irattárazás során lehetőség van az irattári tétel sorok közül annak a kiválasztására, ami a tárgyak alapján az ügyben keletkezett. Ha a felajánlott irattári tételszámtól el akarunk térni, mert az ügy menetében történt olyan változás, mely ezt szükségessé teszi vagy esetleg kiderül, hogy a kezdeti tárgybesorolás nem felelt meg teljesen az ügy természetének, akkor lehetőségünk van a megfelelő irattári tétel kiválasztására, de csak olyat fogad el a program, amelyhez a megfelelő évben tartozik irattári tétel sor, s az az iktatókönyvhöz hozzá van rendelve. Lehetőség van arra is, hogy csoportosan irattárazzunk ügyeket. Ha nem adunk meg főszámot, akkor az irattári tételszámok választó listában megjelennek azok a tételek, melyek az adott iktatókönyvhöz rendeltek. Ha mögötte a Csak a felhasznált tételszámok jelölőnégyzetet bepipáljuk, akkor ebbe a választólistába csak azok az irattári tételszámok kerülnek, melyekre már történt irattárazás. Ha az adott irattári tételszámhoz túl sok tétel tartozna, akkor a főszám tól-ig mezőket tölthetjük, hogy darabonként hajtsuk végre az irattárazást. A kereső gomb megnyomása után megjelennek azok a tételek, melyek még nincsenek irattárazva. Azon elemek előtt, melyekben van még elintézetlen irat, nem jelenik meg a kiválaszthatóságot jelentő fehér négyzet, vagyis nem lehet irattárazni. Az elintézetlen elemekre ráállva lehetséges ugyanúgy a válaszintézkedéseket megtenni, mint eddig, a sor végén találhatóképre kattintva. Az irattárazandó elemeket kijelölve a sor eleji négyzetet bepipálva a gomb segítségével egyszerre tudjuk az irattárazást elvégezni. A választható elemeket a gomb segítségével ki is nyomtathatjuk. Ez adja az irattári jel szerinti listát. Ha a folyamatban az irattárazás gomb helyett az átsorolást választjuk, akkor azok a tételek jelennek meg, melyek már az adott jelen irattárazásra kerültek. Az előbbiekhez hasonlóan itt is lehetőség van egy irattári tételszám szerinti lista előállítására illetve ahogy a neve is mutatja az egyik irattári tételszámról egy másikra egyben tudjuk az iratokat áttenni. A már irattárazott ügyet amennyiben kikölcsönözték, akkor a főszámot tartalmazó soron megjelenik egy kis ikon, melyet megnyomva tudjuk a kölcsönzést megszüntetni (visszavenni). Végül a Mentés gombbal fejezzük be az irattárazási folyamatot. Az irattárból ezek után iratpótló lap vagy elektronikus változata szerint lehet elővenni, visszavinni az iratot. Az eddigi Irattárba tétel funkció bővül az Archív adatok irattárba tételi lehetőségével. Normál esetben az élő ügyek irattárazásakor, ha a dosszié valamelyik közbülső elemét adjuk meg, akkor a program figyelmeztet, hogy annak van csatolása, s a legfelső elemet kell kiválasztanunk. Ha ebben a láncban létezik olyan ügyszám, mely az archív állományban található, akkor pirosan jelenik meg a sor. Az Egy ügyirat adataival megtekinthetők az előzmények. Ennek irattárazásakor a teljes láncon végigírjuk az itt megadott irattári tételszámot, a selejtezhetőség évét és az irattárba tétel dátumát. Lehetőség van arra, hogy az Archív állományba átvett nem irattárazott tételeket irattárba tegyük, vagy éppen az irattárazottakat átsoroljuk a helyes irattári tételszám alá

117 A képernyő tetején Az archív tételek irattárba tétele gombot pipálva egy másik keresési sor jelenik meg, melyben évet, főszámot, iktatókönyv mintát és szervezeti egység nevet adhatunk meg. Természetesen nem kötelező mindet megadni. Az egyetlen kötelező elem a főszám, és az eredménynek egyértelműnek kell lennie. Vagyis, ha a főszám egyedi, akkor nem kell más adatot megadni. Ezután az Irattárazás gombbal lehet beírni az irattári tételszámot, azt az évszámot, amikor selejtezni engedjük az ügyet. Ha üresen hagyjuk, azt jelenti, hogy az ügy nem selejtezhető és az esetleges levéltárba adás éveinek számát lehet beírni (általában 15). Mivel az archív állományokkal kapcsolatban nem tarunk nyilván irattári tervet, ezért a program nem ellenőrzi azt, hogy milyen tételszámot írunk be, annak megfelel-e a selejtezhetőségi idő, ez minden alkalommal a program használójának felelőssége. Megjegyezzük, hogy az egész irattárba tétel, előzmények csatolásának nyilvántartására azért van szükség, hogy az IRMA támogatni tudja a korábbi évekből átvett ügyek selejtezhetőségét, levéltárba adását is

118 9.2. Irattárból kölcsönzés Az irattárban lévő iratokat betekintés vagy ügy folytatása céljából lehetőségünk van kikölcsönözni. Ilyen esetekben a megfelelő iktatószám megkeresése után megjelennek az alapadatok; a kikölcsönzéssel kapcsolatos további adatokat kell megadni: ki kérte ki és mikorra várható a visszahozatala. Csak olyan iratot lehet kikölcsönözni, mely a központi irattárban található. Az irat kikölcsönzése naplózásra kerül, mely bármikor lekérdezhető. A fizikai keresést megkönnyítendő lehetőség van egy Iratpótló lap nyomtatására, melyet a kikölcsönzött irat helyére tehetünk, majd visszavétel esetén kell megsemmisíteni a lapot. Erről a program a visszahozatalkor figyelmeztető üzenetet ad. A munkamódszert az Iratkezelési szabályzatban a megfelelő módon rögzíteni kell. Az iratpótló lap nyomtatása nem kötelező. A helyi irattárban (átmeneti irattár) őrzött várhatóan 2 éven belül folytatásra kerülhető ügyek iktató által kezdeményezett folytatásakor naplózásra kerül (automatikusan) az irat kikérése vagyis a folytatásra megnyitása. Ügyintéző által betekintésre, csatolásra kikért dosszié esetén az iratra elektronikus bejegyzés kerül: a kölcsönző személy, a kölcsönzést engedélyező személy, a kölcsönzés ideje és a határideje. (Archív adatok kölcsönzése az Archív általános keresőn kersztül lehetséges.)

119 9.3. Felülvizsgálat központi irattárazás, selejtezés, levéltárba átadás Ezt a menüpontot csak szigorú ellenőrzés alatt, csak az arra jogosult személy futtathatja. A menüpont indítása után megjelenik egy táblázat, mely az adatbázisban lévő a központi irattárba kerülő, onnan selejtezhető, átadható ügyiratok kezelését támogatja. - Központi irattárba helyezés: azon különböző irattári tételszámok száma, melyekre keletkezett ügyirat a meghatározott időszakban - Helyben megőrzendő iratok száma: azon ügyek száma, melyek nem selejtezhetők és a levéltárba adás idejére nincs év megadva (üres vagy nulla) - selejtezhető ügyiratok száma: azon irattárazott ügyiratok száma, melyek a vizsgált időszakba esnek, és selejtezhetőségi idejüket elérték. - korábbi selejtezési jegyzőkönyvek lekérése - levéltárba adható ügyek száma: az irattárazáskor megállapított levéltárba adási időt az ügy elérte. A megfelelő funkció mögött található kereső gomb hatására megjelennek a feltétel szerint található tételszámok. A központi irattárba adás esetén lehetőség van arra, hogy a megadott években évben szereplő irattári tételszámok közül egyet válasszunk ki, az ahhoz tartozó ügyiratokat válogassuk le, helyezzük irattárba. Ha nem választunk irattári tételszámot, akkor automatikusan az összes ügyirat megjelenik a megfelelő irattári tételszám bontásában. A keresési paraméterekben a vizsgált időszak évszáma adható meg: az adott év(ek)ben iktatott főszámokat vizsgálja, ha azoknak nincs csatolásuk. A funkciók jóváhagyásakor a megfelelő metaadat mezők automatikusan tárolásra kerülnek, ahol szükséges az átvevő / ellenőr személye pedig kötelezően megadásra kerül. A fizikai fellelhetőség rögzítésére van lehetőség, ha a tárolási formák lehetőségeit pl. polc, papucs, sor - a törzsadatokban rögzítésre kerültek. Természetesen ezek használata nem kötelező. Az egyes statisztikai sorok mellett a tartalmuknak megfelelően lehetőség van az adatok listázására. Ott, ahol funkció is tartozik az eseményhez, a megfelelő listák létrehozása, ellenőrzése, jóváhagyása után lehet a tényleges selejtezési vagy levéltárba átadási folyamatot indítani, melynek hatására a megfelelő bejegyzések bekerülnek az adatbázisba. Évenként és irattári tételszámonként megadhatjuk a központi irattárba helyezett ügyek helyét is. Az irattárunk felépítését pl sor-oszlop-polc-papucs a Törzsadatoknál alakíthatjuk ki a megfelelő nevek felvételével és itt a Központi irattárba adásnál pedig kitölthetjük a konkrét értékét. Ezek későbbiekben az Egy ügyirat adataiban megjelennek. (Megjegyezzük, hogy ez esetben természetesen a jóváhagyott megfelelő jegyzőkönyv alapján lehet felelősségteljesen a tényleges folyamatot indítani.)

120 A felülvizsgálat az ügyiratok azon ellenőrzése, hogy az ügyiratok elérték-e a megőrzésükre/selejtezésükre vonatkozó, irattári tervben meghatározott időpontot vagy eseményt, és el kell dönteni, hogy meg kell-e még őket őrizni, át kell adni egy másik rendszerbe (levéltárba), vagy meg kell őket semmisíteni. A felülvizsgáló mérlegelheti a metaadatokat, a tartalmat vagy mindkettőt. Az első esetben a Helyben megőrzendő iratok leválogatása eredményeként évenkénti bontásban tudjuk irattári tételszámonként listázni a iratok darabszámát. Erről tételes lista nem készül. (Amennyiben erre szükség van, akkor az általános keresőben az irattári tételszám megadásával előállítható.) A következő egységet a Selejtezhető iratok köre alkotja. Az adott éveket figyelembe véve a keresés eredményeként megjelenik a darabszám a képernyőn, melyet évenkénti, irattári tételszám szerinti bontásban lehet listázni s jegyzőkönyv mellékleteként továbbítani. Ha szerepel olyan selejtezhető ügy, mely kapcsolódó ügyként szerepel valahol, erről figyelmeztetést ad a program. Az IRMA ügyiratkezelő rendszer az Irattárosi jogosultsággal rendelkező felhasználó számára általa kezdeményezve - megmutatja az összes olyan őrzési/selejtezési határidőt, amelyik egy meghatározott időszakon belül (adott évig) lejár és listát készít az érintett iratok mennyiségéről, irattári tételszám szerinti bontásban. Ha az érintett iratok között talál olyat, melyre más irat hivatkozik (kapcsolatos szám), akkor kérésre megjeleníti azokat az ügyiratokat, melyek hivatkoznak rá, s felsorolja a kapcsolódó hivatkozásokat. Ebben az esetben a felülvizsgálatot folytató felhasználó dönthet arról,

121 hogy a folyamatot megszakítva jelentést készít az érintett ügyiratokról, vagy a folyamatot folytatva a hivatkozásokat érvényteleníti, törli. Ha megszakítja a folyamatot, akkor a selejtezését mindaddig fel kell függesztenie, amíg a hivatkozásokat nem szünteti meg. A felülvizsgálati folyamatban az ügyiratok megtekintésével a felülvizsgáló tanulmányozhatja az iratok metaadatait. A megjelenítés az adott irattári tételszámhoz tartozó ügyiratok iktatószámának, majd egy kiválasztása esetén annak részletes megtekintésére, illetve metaadataihoz való hozzáférésre van lehetősége. A felülvizsgáló ezek után a vizsgált irattári tételszámok tekintetében dönthet: - ügyiratokat jóváhagyja selejtezésre - megváltoztatja az őrzési időt, megnövelve az évek számát, s ezzel egy későbbi felülvizsgálat lehetőségét teremti meg. Ez esetben a felülvizsgálónak lehetősége van a döntésének okát rögzíteni. Az ügyiratok szerelése során az egyes főszámok egy láncot alkotnak. A legfelső elem az egyetlen, melynek nincs utóirata. A láncon haladva az adott elem előiratában minden esetben annak az iratnak az iktatószáma kerül rögzítésre, mint utóirat, melynek ez a szám az előzménye. A lánc folytonos és irattárazás szempontjából, kölcsönzésben egy ügyiratként kerül kezelésre. Így a felülvizsgálat során is csak az az ügyszám illetve irattári tételszám kerül megmutatásra, mely a dosszié legtetején található, ha rá már vonatkoznak a megsemmisítés/átadás követelményei. Amennyiben az irattárazás során a szerelés előtt kapott az ügyirat irattári tételszámot, akkor az összeszerelt iratnál azt nem vesszük figyelembe. Az iratkezelő rendszer segítségével előállítható azon ügyiratok listája, melyek őrzési ideje egy meghatározott időn belül lejár. Ezt a jelentést irattári tételszámonként, éves bontásban határozza meg. Ezt a selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként kell a megfelelő engedélyeztetési folyamatba eljuttatni. A jóváhagyások után az eltéréseket átvezetve lehetséges a tényleges selejtezést végigvinni. A selejtezés hatására a csatolt dokumentumok törlésre kerülnek, ha azt a Elektronikus dokumentumok törlése feliratnál bejelölték (opcionális). Az esemény naplózásra kerül. Azon irattári tételszámokat, melyek selejtezését nem hagyta jóvá a levéltár, azok selejtezési idejét az előírt értékre át kell sorolni. A jóváhagyott tételek selejtezése ezek után a rendszeren keresztül a megfelelő jogosultság alapján végrehajtható. A selejtezés jóváhagyása az ellenőr megadásával egy folyamatban történik. Az IRMA ügyiratkezelő rendszer a selejtezett ügyiratok következő metaadataiban tárolja a selejtezés tényét: a selejtezés időpontja, a selejtező felhasználót, az ellenőr személyét valamint az iktatás státusza selejtezetté válik. A selejtezéssel az ügyirat metaadatai nem kerülnek törlésre, de a továbbiakban semmilyen céllal nem érhetők el (csatolás, betekintés, kölcsönzés). A fizikai megsemmisítésről/átadásról a jóváhagyott selejtezés végrehajtásakor a program üzenetben figyelmezteti a felhasználót. Az IRMA ügyiratkezelő rendszer egy időszakra vonatkozóan levéltárba adható ügyiratok számát irattári tételszámok szerint mutatja meg. Ezt követően van lehetőség arra, hogy ezt ügyiratszámokkal ellátott listában megjelenítsük. Egy-egy irattári tételszámot kiválasztva lehetőség van az abban szereplő ügyiratok megtekintésére. Ha van olyan tételszám, melyet nem ad át a levéltárnak visszatart -, akkor lehetőség van arra, hogy a felülvizsgálatért felelős beírja azt az évszámot, aminek letelte után újabb választási lehetőség elé állítja a felülvizsgálót az átadás tekintetében. Ezt követően az átadásra kerülő ügyiratokról tételszám szerint, míg a visszatartott ügyiratokról tételes jegyzéket készítünk. A levéltárba adás tényét a metaadatokban eltároljuk: levéltárba adás időpontja, a levéltárnak átadó, a levéltári átvevő és az iktatás státusza alapján. Ha a normál Központi irattárazás menüpontba belépve az Archív adatbázisban lévő elemek jelölőnégyzetet bepipáljuk, akkor nem az élő, hanem az archív adatbázisban

122 lévő tételek közül választ a rendszer. Ez természetesen csak azon ügyekre vonatkozik, amelyeknek nincs folytatása, csatolása az élő adatbázisban, vagyis önállóan jogosultak a selejtezésre, levéltárba adásra. Az eljárás ettől kezdve megegyezik az élő adatbázisban történő menettel, évszám tólig mezőt kitöltve lehet szűrni. Az archív esetben azonban nincsenek felajánlott iktatókönyvek, azokat vagy üresen hagyják vagy névmintával keresnek az iktatókönyvekre. Az egyes funkciókhoz tartozóan először a darabszámot kell lekérni, majd lehet a részletekbe menni, a műveleteket elvégezni vagy listázni

123 10. Elektronikus ügyintézés (opcionális) A kézikönyvben több helyen hivatkoztunk az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos lehetőségekre, tennivalókra. Ebben a fejezetben összefoglaljuk a programot érintő eseményeket, változásokat és az általunk kínált lehetőségeket. Fontos megjegyeznünk, hogy az IRMA rendszer nem rendelkezik önálló portállal, lehetőséget ad arra, hogy meglévő portálokhoz alportálként becsatlakozva használjuk az általa nyújtott lehetőségeket interfész formájában. Az elektronikus aláírást az E-group Signed Document expert (SDX) eszközével valósítjuk meg. Az ellenőrzés, viszontazonosítás és az időpecsét képzése is ennek felhasználásával történik. Az kezelésre vonatkozóan a rendszer rendelkezik egy önálló programmal (service), mely konfigurálhatóan egy megadott címet figyel. A gyakoriság figyelése megfelelő időzítés szintén beállítható a rendszerben. Amennyiben van új levél, akkor azt a rendelkezésre álló adatokkal érkezteti, majd ellenőrzi, hogy a levélnek van-e elektronikusan aláírt csatolmánya. Az ellenőrzés alkalmával a program, felhívja az Egroup-tanúsítvány ellenőrző modulját, hogy megállapítsa: a küldemény rendelkezik-e aláírással, és ha igen, az aláírás vajon érvényes-e. Ha az ellenőrzés olyan hibával tér vissza, melyet nem tud értelmezni a rendszer, akkor a küldemény fogadását megtagadjuk (pl. olvashatatlan melléklet). Ha a küldemény csatolmányán nem található aláírás, akkor a normál érkeztetési folyamatba bekerül, a hagyományos papír alapú ügyintézési renddel megegyezően folytatódik. Az ügyfél azonosítása után iktatásra kerül a küldemény. Itt mivel rendelkezésre áll az ügyfél címe, ezért az iktatás során felajánlja a rendszer ennek megtartását. A kitöltött cím esetén az ügyfélnek üzenet megy az adott eseményről. Ha van rajta aláírás, akkor az ellenőrzés eredményétől függően kerül be a küldemény: - újra ellenőrizendő; - aláírás rendben; - aláírás nem érvényes A bekerült küldemények automatikusan érkeztető számot kapnak, és erről készül a visszaigazolás az ügyfélnek, melyben egyúttal az érkezés pontos időpontjának időpecsétje is szerepel. Ha nem szerepelnek még a visszavonási információk, akkor a program a küldemény továbbítására vonatkozóan időzítve újra lekérdezi a szolgáltatót az aláírás érvényességről. Amennyiben az aláírás nem érvényes, akkor ezt láthatóvá

124 tesszük az érkezett küldeményen másik ikon jelenik meg ( ) s a kezelőre bízzuk a küldemény további sorsát. Két fontos dolgot kell megjegyeznünk az -ek fogadásával kapcsolatban. Az IRMA rendszernek nem feladata a vírus ellenőrzés, ezért mindenképp ajánlott egy vírusvédő szoftver telepítése az fogadását végző számítógépre (pl. Symantec). (Hasonlóan a gépi adathordozón érkező elektronikus formában leadott küldeményeket egy, a rendszertől független gépen vírus ellenőrzésnek célszerű alávetni.) Emellett az egyes csatolmányok megnyithatóságának ellenőrzése, értelmezése is minden esetben humán erőforrást igényel. A portálon keresztül történő kapcsolattartás esetén a bejelentkező ügyfél minden alkalommal először az ügyfélkapun kell, hogy bejelentkezzen, ezt követően az azonosítása az IRMA rendszer felé már egyértelmű, itt nem szükséges az elektronikus aláírás. A kapcsolatfelvétel az ügyféllel űrlapokon keresztül történik, melyek a rendszerbe egy egyszerű szabványos leíró táblán keresztül illeszthetők. Az űrlapokhoz azonban saját dokumentumokat is csatolhat az ügyfél, melyet akár digitális aláírással is elláthat. (Az ügyfélkapus bejelentkezés is történhet digitális aláíráson keresztül.) A beérkező űrlapok, dokumentumok esetében az aláírás ellenőrzésére ugyanaz az eljárás történik meg, mint az -eknél. Az érkeztető számot az ügyfélnek nem kell visszaigazolnia. Az iktatás megtörténtekor első lépésként egy -t kap az ügyfél, hogy a kérelmét, bejelentését milyen számon iktatták. Az alapinformációkat ki lehet egészíteni az ügyintézővel, a várható elintézési határidővel. A szöveget és a helyettesítésre kerülő mezőértékeket a felhasználó adminisztrátor a megfelelő táblákon keresztül konfigurálhatja. Az üzenet vétele után van lehetősége az ügyfélnek, hogy a portálon bejelentkezve az adatokat megtekintse, hogy további információt szerezzen. Itt nézheti meg az ügyfél azt is, hogy milyen beadvány érkezett tőle a hivatalhoz, hisz az a rögzített iktatószám csatolmányaként megtalálható

125 A korábbiakban Speciális válaszintézkedéssel létrehozott iratok (határozat/jogorvoslat) kiadmányozás kötelesek. A kiadmányozási funkció önálló szerepkörként került megjelölésre a jogosultságoknál. A kiadmányozási funkciót csak ezen jogkörrel, és a megfelelő menü pont elérésével lehet gyakorolni. A kiválasztott irathoz tartozó határozatot is itt lehet elektronikusan aláírni. Az aláírási funkció a gombbal kezdeményezhető. Ennek hatására megjelenik egy ablak, ahol a Tallózás gombbal kereshetünk meg elemeket, s aláírva kapcsolhatjuk az adott alszámhoz. Természetesen csak az tud aláírni, aki rendelkezik a megfelelő tanúsítvánnyal. A kiadmányozásra kötelezett dokumentumok esetén az ügyfél csak akkor látja a portálon az aláírt dokumentumot, ha a kiadmányozás ténylegesen megtörtént. Ez esetben köteles azt visszaigazolni. Amennyiben ezt a visszaigazolást az ügyfél nem végzi el, akkor a rendszer 5 nap eltelte után áttér a papíralapú tájékoztatásra: a Lejárt visszaigazolások menüpontban megmutatja azokat a tételeket, melyeknek a postai kiküldését kezdeményezni kell. Ha nem portálon, hanem -en keresztül történt meg a kapcsolatfelvétel az ügyféllel, akkor az elolvasásakor egy bejegyzett visszaigazolási funkcióra kell az ügyfélnek rákattintania (link) ahhoz, hogy azt kézbesítettnek tekintse a rendszer. (Amennyiben ezt nem teszi meg, akkor az előbbiekben leírt Lejárt visszaigazolások menüpontban jelennek meg 5 nap után a tételek, várva a papír alapra történő áttérést.)

126

127 11. Digitalizáló modul alkalmazása (opcionális) Amennyiben joga van, a digitalizálás elvégzésére, az iktatás megkezdése után - vagy fővagy alszámos iktatást kezdeményezett - megjelenik egy ikon a fájlok csatolásánál. Ennek az ikonnak a segítségével indíthatja el a digitalizálást. Ha először használja a modult, akkor le kell tölteni, és telepíteni egy ActiveX kontrollt. Ha Ön Windows XP SP2 felhasználó, kattintson az Információs sávra a böngészőprogram felső részén, majd válassza az "ActiveX vezérlő telepítésé"-t. Ezzel lehetősége lesz letölteni, majd telepíteni a digitalizáló programot. Kattintson a "Telepítés" gombra. Ha az ActiveX le van tiltva az Internet Explorerben, először engedélyezze azt. A telepítés után használhatja a digitalizáló modult. A képernyőn a következő eszközök érhetőek el. Beállítások panel o Forrás: Az adott számítógépen fellelhető digitalizáló eszközök listája. Itt kell kiválasztania, hogy melyik eszközt szeretné használni

128 o o o o A kezelő megjelenítése: Amennyiben van a kiválasztott eszköznek grafikus beállítási lehetősége, ezen tulajdonság kiválasztásával ( pipa ) a digitalizálás megkezdése előtt megjelenik ez az ablak, és további tulajdonságokat tud beállítani. Scannelés típusa: Milyen típusú digitalizálás legyen: Fekete/fehér;Szürke árnyalatos;színes. A fekete/fehér csak a PDF tömörítés esetén használható. Felbontás: A digitalizálás felbontása: 100;150;200 dpi Scan nyomógomb: Ezzel a gombbal lehet a digitalizálást indítani. Ha a digitalizálás megtörtént, a képernyő bal oldalán megjelenik a digitalizált kép. Szerkesztés o o Képszerkesztés nyomógomb: Amennyiben megtörtént a digitalizálás további szerkesztési lehetőségünk van a mentés előtt. Forgatás nyomógomb: Minden gombnyomásra 90 fokkal elforgatja a digitalizált képet. Feltöltés o o o Fájlnév: A feltöltés során használt fájl neve, kiterjesztés nélkül. JPEG;PDF: A tömörítés formája Feltöltés nyomógomb: Ezzel a nyomógombbal lehet a digitalizált képet feltölteni a csatolt fájlok közé. Ezek után folytatható az iktatás folyamata

129 12. Az -es érkeztetés MS Outlook-ba beépülő modul (opcionális) Az érkeztetésnek ezen formájához két dolgot kell beállítani. Először a SYS modulban az alrendszer paraméterei között meg kell adni, hogy mely címekre érkezett leveleket lehet érkeztetni, s mi legyen az érkeztető könyve. A második lépésben a kliens oldalon kell telepíteni azt a modult, mely vezérli a megjelölt - fiókba érkezett levél kezelését. A telepítést követően az Outlook indítása után az utolsó főmenü pontban megjelenik egy új felirat:. Ezt követően kell gondoskodni arról, hogy az MS Outlook is tudjon az Irma rendszerről, vagyis legyen joga beírni a megadott érkeztető könyvbe. A főmenüből a Beállítások pontot kiválasztva tehetjük ezt meg. Ha Windows autentikációval használjuk a programot vagyis a program indításakor nem kell külön bejelentkezési nevet és jelszót megadni -, akkor csak ezt a tényt kell egy pipával jelölni. Egyéb autentikáció esetén meg kell adni a felhasználói nevet és azt a jelszót, mellyel az Irma programot elérjük. A következő beállítandó érték, hogy mi történjék az érkeztetett -el: A feldolgozás után a program az -t vagy kitörli vagy áthelyezi egy másik mappába. Ha áthelyezést választjuk, akkor ki kell választani azt a mappát az -ek között,

130 ahova ezt szeretnénk megtenni. Ha töröltetni akarjuk az -t, akkor egyszerűen kattintsunk rá a másik választási lehetőségre. Ez utóbbi esetben természetesen nincs értelme másik mappát kiválasztani. Ezt a beállítást csak egyszer kell megtenni. Ezt követően a megjelölt -fiókba érkezett levelek közül egyet kiválasztva választhatjuk azt a menüpontot: Érkeztetés. Ezt vagy a főmenüből vagy a jobb egér gombbal tehetjük meg. Ha sikerült az érkeztetés, akkor tájékoztató jelleggel a program megjeleníti az érkeztetés sorszámát, de további teendőnk ezzel nincs. Természetesen az útját az Irma programon belül megfelelően követni kell. Beállítható, hogy a feladót értesítsük-e az érkeztetett küldemény sorsáról. Ha ezt bepipáljuk, akkor a feladó minden esetben kap egy válasz t: Tisztelt Hölgyem/Uram! számon érkeztettük szöveggel, majd az itt megadott aláírást hozzámásolja az üzenethez

131 13. A munkafolyamat támogató modul (opcionális) A Céghez/hivatalhoz kapcsolódóan beállíthatjuk, hogy kívánják-e használni a teljes szervezeti felépítésben ezt az irat/ügyirat követést, feladatkiosztást, ellenőrzést és végrehajtást. A programnak ez a része eredményesen csak úgy használható, ha valóban mindenki kezeli az IRMA ügyiratkezelő rendszert, ezért a használatát nem tettük kötelezővé. Feladatot csak annak a felhasználónak lehet adni, iratot továbbítani, aki maga is rendelkezik a rendszerhez hozzáférési joggal (login). A vezetők terheinek csökkentésére a programban annyi engedményt teszünk, hogy a feladat kezeléssel megbízott általában adminisztrátor munkatársat a megbízó kijelölhet. Ez esetben a megbízott látja a megbízónak kiadott feladatokat, azokat átveheti. Végrehajtásuk azonban csak akkor lehetséges, ha ugyanazokat a jogokat számára is biztosítják, mint a megbízónak van pl. szignálás. A szervezethez kapcsolt munkafolyamat támogató modul bekapcsolása esetén a nyitó képernyő megváltozik. A belépő felhasználó láthatja, hogy milyen típusú feladatokból hány vár rá. A megnevezés mellett szereplő szám mutatja a csoportba tartozó feladatok számát. Az adott gombra kattintva megjelenik a kezeléséhez szükséges menüpont. - Érkeztetés/Postabontás az Érkeztetés során keletkezett küldemények iktatás előtti követésére szolgál. Lehetséges a küldeményeket bontani, felelőst kijelölni, szervezeti egységre továbbítani, előzményt keresni és végül iktatásra feladni. - Elvégzendő feladatok gomb tartalmazza azon kapott feladatokat, melyek átvételre várnak. Jogosultságtól függően a belépő nevére szólóak, azok, melyekre valakitől megbízást kapott vagy név nélküli, de jogosultság szerint elérhetőek. - Átadott feladatok gomb alatt szerepelnek azok, melyeket kiadtunk valakinek, de az címzett még nem vette át - Folyamatban lévők amiket átvettünk, az intézkedés még nem történt meg vagy azt nem zártuk le - Nálam lévő iratok gomb azokat mutatja meg, melyekre nincs folyamatban munka és a bejegyzések szerint én vagyok az irat őrzője. Ha két szám jelenik meg, akkor az első tartalmazza az összest, a 2. a nem irattárazottakat A Rendszer menüpont Egyéni beállítások almenüje alatt lehet nem Windows-os authentikáció esetén a jelszavat cserélni, - az értesítési címet beállítani. Mindenki a személyre szóló értesítésekről maga kell, hogy döntsön. Ha kitölti az -címét, akkor lehetősége van arra, hogy értesítéseket kapjon egy-egy feladat sorsáról. Ha nem akarja az értesítéseket, akkor egyszerűen törölnie kell ebben a menüpontban a beállított értéket

132 A feladatok kiírásánál, végrehajtásánál három esetben készülhet -értesítés: ha a kijelölt címzett rendelkezik -beállítással, akkor az elrendelésről ( feladata keletkezett ), ha a feladatot kiírónak van beállított értesítési címe, akkor kérheti a feladat átvételéről, a feladat befejezéséről szóló értesítést vagy akár mindkettőről. Felhasználói jogosultságoknál lehetőség van arra, hogy bárki megbízzon valakit az ügyeinek kezelésével nevében eljárjon. Ez esetben a megbízott személy látja az általa képviselt feladatait, azokat át tudja venni, az adott intézkedést elvégezni, ha van rá jogosultsága, lezárni illetve továbbadni. Ez a jogosultság egy adott időszakra jelölhető ki, vagy lehet dátum megkötés nélkül is bejegyezni. Ilyenkor a meghatalmazó személy is természetesen látja a saját feladatait, intézkedhet, de át is háríthatja másra. A végrehajtandó feladatok, intézkedések egy előre meghatározott listából választhatók (lásd Intézkedések karbantartása). Ezen tevékenység megnevezését adhatja meg az alkalmazásgazda, majd lehetőséget kap arra, hogy egy-egy Iktatási funkciót ehhez hozzárendeljen. A feladatokhoz a következő IRMA funkciók kapcsolhatók, természetesen egyszerre csak egy: Iktatás Határidőbe tétel Határidőből kivétel Zárás, Válaszintézkedés Expediálás Szignálás Kiadmányozás Irattárazás Ügyintézésre átadás Irat/Ügyirat átadás Egyúttal azt is meghatározza, hogy a tevékenység átvétele jár-e iratmozgással. Az iratmozgás beállításához a következő értékekből lehet választani: az iratmozgás nem választható, automatikusan megtörténik az intézkedés/feladat elrendelője határozza meg, hogy az iratot átadja, vagy sem a tevékenység nem jár iratmozgással Azokhoz az intézkedésekhez, melyekhez a fent említett IRMA funkciókat rendeljük, megadható, hogy legyen-e követő intézkedése. Ez azt jelenti, hogy aki a feladatot elvégzi, lezárja, az csak abból a készletből tud következő tevékenységet választani, amit a funkció létrehozásakor meghatároztunk. Ha ezt nem határoztuk meg a karbantartás során, akkor az összes funkcióból választhat a tevékenységet lezáró felhasználó, mint követő tevékenység. Az átvett irat esetében akár iratmozgással, akár anélkül történt az átvevő személy betekintési jogot nyer. Attól függően, hogy rendelkezik-e általános dokumentum betekintési joggal, tudja a becsatolt dokumentumokat megtekinteni. Ha valaki egy iratra betekintési jogot kap valamilyen formában, akkor annak minden alszámát megtekintheti attól függetlenül, hogy az adott iktatókönyvhöz nincs semmiféle jogosultsága. A beérkezett küldemények lekérése, azokkal történő intézkedés az Érkeztetések kezelése menüpontban érhető el továbbra is. A program itt egy gyorsabb felhívási lehetőséget biztosít a főképernyőről. Itt megjelennek azok a tételek, melyeket a kezelő érkeztetett és még nem továbbított természetesen, ha nincs érkeztető joga, akkor ez üres; az automatikusan érkeztetett küldemények ( ), ha azok bontására a felhasználónak joga van; azok melyeket neki címeztek, mint postabontónak jogosultság vagy sk küldemény szerint azok, melyekhez nincs konkrét postabontó megjelölve, de a kezelőnek van postabontó joga az adott érkeztető könyvben

133 Itt lehetséges az egyes küldeményekről dönteni: nem kerül iktatásra; másik érkeztető könyvhöz/postabontóhoz továbbítom döntésre az érkeztető könyvhöz rendelt szervezeti egységek közül egyet választva annak szignálójához továbbítom iktatás előkészítés - keresse meg a küldemény előzményét iktatásra jelölés az iktatáshoz szükséges ismert paraméterek beállítása; ügyintéző kijelölés, szignálási utasítás megadása Az Érkeztetésből az egyes beállítások csak akkor jutnak a címzett fél tudomására, ha a bejegyzést végző kezelő ezt átadja. Az átadás történhet egyesével vagy csoportosan. Az átadás és minden bejegyzett esemény naplózásra kerül, mely lekérdezhető illetve átadási lista készíthető. Az érkeztetésből feladott küldemények a címzett Elvégzendő feladatai között jelennek meg. A főképernyőn látszódik az átveendő feladatok száma. A gombot megnyomva a program belép a feladatkezelő oldalra és kibontja azt. Ezen az ablakon három csoport található: Elvégzendő Átadott Folyamatban lévő. Bármelyik gombra kattintunk, mindig ez a képernyő jelenik meg, csak a megfelelő rész kibontásával. A képernyő tetején lévő gombokat a feladat típustól függetlenül lehet használni. Azok a gombok jelennek meg, melyekhez a felhasználónak amúgy is van joga: - kilépés, frissítés, új feladat létrehozása, irat kérés, iktatás, zárás/intézkedés, általános keresés, egy ügyirat adatai. Az Elvégzendő - és Átadott feladatokat jelképező kép egy úgynevezett fastruktúrában feladat típusonként csoportosítva mutatja meg a feladatok fajtáját és mennyiségét. Egy-egy ilyen levélre - a megfelelő típusú feladatra - kattintva megtekinthető konkrétan a megjelölt feladat típus minden egyes eleme. A feladat mindig egy ügyirathoz a főszám adott pillanatban meglévő összes alszámához -, vagy egy irathoz alszám kapcsolódik illetve érkeztetésből létrehozott iktatási feladat esetén az előzmény szám, annak hiányában az érkeztetőszám. Az aktuálisan átveendő feladatok között azok, melyek név szerint nekem szólnak, a rendszer dőlt betűsen jeleníti meg. Azok a tételek, melyek normál írásmóddal jelennek meg, azokat többen is láthatják, mert nem jelölték meg a konkrét címzettet illetve a normál írásmódú sor végén jelzett ikon ( ) jelzi, hogy bár nem nekem szól a feladat, de a címzett meghatalmazottja vagyok. Az ikonon állva az egérrel megjelenik a megbízó neve. Az itt megjelenő feladatok mindegyikét átvehetem. Ha átveszem, akkor a feladat átkerül a folyamatban lévőkhöz. Egy feladatot csak egyszer, egy ember tudja átvenni

134 A megjelenő tételeket átvehetjük csoportosan vagy egyesével. Az aktuálisan kijelölt sor (kékkel jelezve a képernyőn) a gomb segítségével részletesen megtekinthető. Onnan további részletek tudhatók meg az Egy ügyirat adatai illetve a napló tételek megjelenítésével természetesen csak azon esetekben, mikor a feladathoz egy létező iktatószám társul. A részletező ablakban a felületen a gombbal átvehetjük a feladatot. A feladatok felsorolása gombbal az összes elemet kijelölhetjük illetve törölhetjük az összes kijelölést. A kijelölt elemet (sor elején a pipa) a gombbal átvehetjük a folyamatba lévőkhöz közvetlenül, megtekintés nélkül. A jelölő négyzet mögött található kép jelentése: az átadás során fizikai iratmozgás is történik. Tehát az átvétel egyúttal az irat őrzésének elismerését is jelenti. A sorban a dátum a feladat kiadás időpontját jelenti, a napok száma pedig azt, hogy adtak-e meg határidőt hozzá, s ha igen, mennyi van még hátra. Ennek megfelelően ha ez a mező üres, akkor a feladathoz nem közöltek határidőt. Ha nullánál nagyobb szám szerepel, akkor még annyi nap áll rendelkezésre, ha annál kisebb, akkor annyi napja kellett volna a tevékenységet befejezni. A feladatot átvétel helyett vissza is utasíthatjuk, ha nem akarjuk, nem tudjuk elintézni vagy éppen betekintés során kiderül, hogy tévedésből került hozzánk. Ez esetben a feladó visszakapja a küldött intézkedést egy visszautasítva megjegyzéssel, melyhez az okot még a visszautasítást végző bejegyezheti. Az átvett feladat a Folyamatban lévőknél szerepel mindaddig, amíg le nem zárjuk vagy át nem adjuk másnak. Az átadott feladatok közül eltűnik az a tétel, melyet a címzett átvett. Mindaddig, amíg ez nem történik meg, a feladat kiírója dönthet arról, hogy azt visszavonja, lezárja vagy megváltoztatja a címzettet illetve akár az intézkedést is. A Folyamatban lévő ügyek átvett, be nem fejezett iratokat, ügyiratokat tartalmaznak. A megjelenő tételeket az oszlopok szerint rendezni lehet (iktatószám, feladó, határidő, kiírt tevékenység) és szükség esetén címzettre, intézkedés típusra, iktatószámra illetve iktatókönyvre szűrni lehet. (Vigyázat! előfordulnak olyan böngésző változatok, ahol nem jelenik meg a képernyő szélén a csúszka, pedig a terület görgethető. Így előállhat olyan eset, amikor a képernyő a szűrés után látszatra nincs kint tétel. Görgetéssel előkerülnek.) Azok a tevékenységek, melyek IRMA funkcióhoz kötötten kerültek beállításra, azokat a sor elején a funkciót jelző ikon jelzi. Ha a kezelőnek van joga azt a menüpontot felhívni és azt végrehajtani, akkor a sor eleji ikonra kattintva a program a sor adataival felhívja az adott menüpontot és azt elvégezhetjük. A funkciót elvégezve, a kilépés gomb hatására visszalépünk a feladatkezelőbe. Visszatérve dönt a kezelő arról, hogy a végrehajtással kapcsolatosan van-e még teendője. Ha az így kijelölt feladatot elvégezte pl. érkeztetésből leiktatta az elemet -, akkor a sor elejéről eltűnik a gomb. Ezután lehet a következő lépést kiválasztani: továbbadja, lezárja. Az iktatási funkcióhoz nem kötött intézkedés esetén a sor végén a x gombbal lezárhatjuk az intézkedést. Előfordulhat, hogy a kiírt feladatot még sem kell elvégezni vagy korábban más módon erre már sor került és itt egyszerűen csak a lezárás vagy a továbbadás szükséges csak. Ilyenkor a sor elején marad az ikon és az Ügyintézés adminisztrálása gomb hatására a feladatkezelő rögzítő felületére tér át a program, de a képernyő tetején egy figyelmeztető üzenet jelenik meg.pl.:

135 Mivel az üzenet előtt az i szerepel, ezért ez csak tájékoztató jellegű, attól még folytatható a folyamat, csak azért figyelmeztet, nehogy véletlenül hagyjuk ki a kiírt feladatot. Ezt követően lehetséges a következők közül választani: A kilépés gomb értelemszerűen visszatér az előző képernyőre, a folyamatban lévőkhöz. A mentés gomb a feladatot lezárja, egy biztonsági kérdés után az adatokat elmenti és visszatér a folyamatban lévőkhöz. A pipa a további feladatok generálásához ad lehetőséget. Vagyis az éppen adminisztrálás alatt álló intézkedés adataival lehetőséget ad több követő intézkedés, több címzett, határidő és üzenet rögzítésére úgy, hogy közben a folyamatban lévő intézkedést nem zárja le. Ha erre nincs szükségünk, akkor természetesen egy követő intézkedést kiválasztva, a címzettet kijelölve azonnal a Mentés gombbal lezárhatjuk a részünkről a folyamatban lévő intézkedést. Minden intézkedéshez természetesen lehetőség van bármilyen további becsatolt dokumentumot is küldeni, melyet természetesen a címzett kap meg. A feladat lezárása, követő intézkedések nélkül is tehetünk kapcsolódó intézkedéseket az adott feladathoz. Ez elsősorban ügyintézők egymás között vagy vezetőjük közötti kommunikációra szolgál, mikor pontosan tudni akarjuk, hogy mely kérdésünkre született az adott válasz, hogy áll a kérés teljesítése, a folyamatban lévő feladatomat csak akkor tudom befejezni, ha kapok egy további kérdésre választ. Ha a soros feladathoz Kapcsolódó intézkedéseket adunk meg, akkor kötelező egy intézkedés típust kiválasztani. Ha nem jelölünk címzettet, akkor természetesen nálunk marad a feladat, ezzel tudunk magunknak feljegyzéseket, figyelmeztetéseket rögzíteni. Itt is lehetőség van a mentés után egy vagy több dokumentum csatolására. A Kapcsolódó intézkedésként kapott feladatok ugyanúgy viselkednek a címzett szempontjából, mintha eredeti, követő intézkedésként vagy indítóként keletkeztek volna. Ezeket is lehet visszautasítani vagy elvégezni. Ha valaki a kapott feladatot másra akarja átruházni, akkor neki egy új feladatot kell azt indítania, melyet az Elvégzendő feladatok mező fölött található Új felvétel gombbal úgy teheti meg, hogy közvetlenül beírja azt az iktatószámot vagy ügyiratszámot, melyre egy feladatot szeretne előírni valakinek. A címzett nélküli kapcsolódó intézkedéseket lehetséges módosítani, lezárni és természetesen ehhez is dokumentumot csatolni. A folyamatban lévő intézkedés egy sorára kattintva a képernyő alján a kapcsolódó intézkedések tekinthetők meg. Kapcsolódó intézkedésként nem választható olyan, melyhez iktatási funkciót rendeltek és az -es üzenetközvetítés sem él. A folyamatban lévő feladatok esetében lehetőség van arra, hogy egy-egy olyan intézkedést is kiválasszunk, ami nincs előírva: pl. a Tájékoztatásul kapott feladatra a kezelő egy Szignálást indít. Ezt természetesen csak akkor teheti meg, ha van Szignálási joga az adott iktatókönyvre. Csak azt az utat rövidítjük ezzel le, amit amúgy is megtehetne a felhasználó: az aktuális intézkedést egy Szignálással, mint követő intézkedéssel lezárja, ahol szignálóként megjelöli magát vagy azt a személyt, akinek a meghatalmazottja. A meghatalmazó akinek a nevében eljár folyamatban lévő ügyei között látszódnak azok a tételek is, melyeket a meghatalmazott személy vett át intézkedésre. (Azok a tételek nem jelennek meg, melyeket maga a címzett átvett intézkedésre!) Az Intézkedések karbantartása alatt van lehetőség a munkafolyamat-támogatás iktatási alapfunkcióira saját tevékenységeket definiálni. Itt lehetséges egyes folyamatokat összekapcsolni. Az ügyirat kölcsönzési folyamat esetében az egyes lépések: az ügyirat kérés az irattárostól. Ezután az irattáros kéri a kölcsönzés jóváhagyását: a tevékenységet engedélyezze a felelős vagy utasítsa el. Miután megtörtént az engedélyezés, kap a kölcsönző jogot az ügyiratba való betekintésre. Hasonlóan a Kiadmányozási funkció is több lépésben alkalmazható: iktató a kiadmányozás kijelölés funkcióval tud kijelöli a kiadmányozót, és az egyéb aláírókat

136 mint folyamatos tevékenységeket ( pipával ). A kiadmányozási funkció a megfelelő jogosultság szerint változik: egyéb aláíró esetén megjelenik az az irat, melyre kérték az aláírását. Itt vagy elfogadja vagy elutasítja a tevékenységet, majd ehhez egy indoklást is fűzhet. Az egyéb aláíró illetve az aláírás dátum az irat metaadatai között tárolásra kerül. Kiadmányozási jog esetén a kiadmányozó látja az előírt egyéb aláírókat, azt, hogy azok ennek a feladatnak már eleget tettek-e illetve az milyen eredménnyel zárult. Ezek után dönthet arról, hogy ennek eredményeképpen vagy ettől függetlenül ő a kiadmányozási jogával él-e. Természetesen indítani kiadmányozás kijelölést csak abban az esetben lehet, ha egy konkrét iratról van szó, arra még nem történt kiadmányozás illetve az nincs folyamatban. Ha a kiadmányozást elutasítják vagy törlik, akkor arr a indítható újabb kiadmányozás kérés. Egy feladat elrendelésekor akár új feladat akár követő megadható, hogy a feladatot elrendelő kér-e kötelező visszajelzést - értelemszerűen a megfelelő pipálással. Ez azt jelenti, hogy a feladatot addig nem lehet lezárni, míg követő intézkedésként legalább egy címzettnek nincs a feladat elrendelője megjelölve. (Pl. tájékoztatom az elrendelőt, hogy XY-nak továbbadtam feldolgozásra a problémát; itt pipával mentek, majd valóban az említett XY-nak elküldöm a feladatot.). A követő intézkedés esetén az egyszerű válaszadásra gondolva a címzett mező előtt található gomb a feladat elrendelőjét választja ki. Folyamatban lévő feladatoknál az Ügyintézés adminisztrálása pont alatt, ha van kapott dokumentum, melyet a követő feladathoz szeretnénk továbbítani, akkor a kapott dokumentum mellett található lefelé nyíl segítségével ezt megtehetjük. Az ügyiratokhoz kapcsolt dokumentum betekintések a munkafolyamat támogatás esetén a következőképpen működik. Az iratba az tekinthet bele, aki: - iktatta - ügyintézője - a feladat elrendelője, míg a feladatot át nem veszik tőle - a feladat kiírója, míg azt a címzett át nem veszi - címzett - meghatalmazott (vagyis más nevében eljáró esetén az intézkedő) - akinél az irat található A feladatkezelő felületen lehetőség van még három speciális elemre: frissítés, feladat indítására és iratkérésre. A feladatindításhoz minden esetben meg kell adni egy konkrét ügyszámot vagy iktatószámot. Itt csak azok az iktatókönyvekre indítható feladat, melyhez a felhasználónak van legalább betekintési joga. A másik speciális feladatkezelés az Irat/ügyirat kérése. Ez esetben lehetséges iktatószám nélkül, az ügyet körülírva indítani a kérést. Lehet konkrét számot kérni, amire a rendszer felajánlja azokat a személy(ek)et, melyeknél az ügy irata(i) található(k), illetve ha erre nincs bejegyzés, akkor mindenki megjelenik a címzettek között. A Nálam lévő iratok gomb tartalmazza azokat az iktatószámokat, melyeket fizikai mozgással átvettem. Ezeket az adott évre vagy adott iktatókönyvre lehet szűrni. Ha egy irat bejegyzetten nálam található, akkor jogosult vagyok annak adatait, csatolmányait megtekinteni. Ezen felül rendelkezhetek arról, hogy kinek adjam tovább. (Ez a felső sorban a Kilépés gomb mellett található másik két gomb.)

137 14. Tömeges iktatást támogató modul (opcionális) A tömeges iktatásra előkészített adatokat egy meghatározott formátumban kell eltárolni Excel, DBF, CSV formátumban. A sorokat csoportnév azonosítóval kell ellátni, hogy a feldolgozás során az összetartozó elemeket együttesen tudjuk kezelni. A bedolgozás ügyfél alapú, vagyis ügyfél azonosítás alapján történik az iktatás, szükség esetén az ügyfél felvételével. INPUT_AZON: Csomag azonosító megnevezése UGYFEL_ID: Az ügyfél egyedi azonosítója, ha ismert AZONSZAM: Az ügyfél azonosítására szolgáló érték pl. Adószám UGYF_NEV: Ügyfél neve ANYJA_NEVE: Anyja neve SZUL_NEV: Születéskori név SZUL_DAT: Születési dátum SZUL_HELY : Születési hely TELEP_ID : Település egyedi azonosítója a KUF alrendszerben, ha ismert TELEP_NEV : Település megnevezése IRSZ: Irányítószám UTCA_NEV : Utca neve HAZ_SZAM : Házszám IKTAZON1: Az iktatás kiegészítő értéke IKTAZON2: Az iktatás kiegészítő értéke IKTAZON3: Az iktatás kiegészítő értéke IKT_MEGJ: Megjegyzés KEL_DATUM : Irat keletkezési dátuma (kötelező) UGYF_TIPUS: 0-természetes személy (kötelező) 1-jogi személy KIMENO: Az irat iránya 0-bejövő 1-kimenő (kötelező) A felhasználó által előállított kötött formájú táblát első lépésben bedolgozzuk az SQL adatbázis kezelőbe, s ha ez megtörtént, akkor válik láthatóvá a felhasználó számára. A csomagok aszerint jelennek meg, hogy milyen státuszban vannak. A lehetséges értékek: A menüpontba való belépéskor a beállításra váró csomagok jelennek meg: azok, melyek az eredeti formából bekerültek az SQL-adatbázisba. Ezeknek a státusza: beállításra vár. Egy csomagot kijelölve lehetséges a hozzá tartozó adatokat rögzíteni a Módosítás gombbal: - létező iktatás típusok közül lehet választani,amennyiben van előre definiált lehetőség - egyéb esetekben és persze az iktatás típus is felülbírálható lehet kiválasztani az o iktatókönyvet o tárgyat, tárgyszavakat o ügyintézőt o keletkezés módját - ezután a csomaghoz rendelten be lehet állítani, hogy főszámos, alszámos vegyes iktatás keletkezzen: o ha az alszámot bepipáljuk, akkor az összes a csomagban lévő adat egy főszám alszámára kerül. Attól függően, hogy a főszámot üresen hagyjuk vagy megadjuk keletkezik egy új főszám vagy a meglévő főszám

138 alszámaira kerülnek a tételek. Főszám megadásakor annak a könyvben léteznie kell. - lehetséges még úgy beállítani, hogy azonos ügyfelek esetén mindenképpen alszámra kerüljenek az iktatások. (Természetesen, ha már bepipáltuk, hogy alszámra kerüljenek az iktatások, akkor ennek nincs külön jelentősége.) A szerkezet lehetővé teszi, hogy az ügyfelek azonosítására felhasználjunk valamilyen ügyfél kiegészítő információt: pl. adószámot. Itt a beállítások során megkell adni, hogy az általunk elkészített alapadatokban milyen típusú azonosítót illesztettünk be. (Ebből adódóan egy csomagon belül nem lehet kétféle azonosító típust használni.) Majd ezt követően három különböző iktatási kiegészítő adat azonosítására van lehetőség. Itt azokat a típusokat kell beállítani, ahogy a bedolgozásra kerülő adatoknál megadtuk (pl. rendszám, összeg, ) Legvégül beállítható, hogy az iktatás létrehozásakor keletkezzenek-e elsőfokú határozatok, s ha igen, azok milyen adattartalommal. Ha bepipáljuk a Határozat rögzítése jelölő négyzetet, akkor megjelennek a: - döntéshozó - döntés fajta - döntés forma - döntés jelleg - döntés dátuma A bedolgozás során ellenőrizzük, hogy a döntés dátuma nem lehet korábbi, mint a keletkezés dátuma. A kötelezően kitöltött adatokat végül elmentjük. A mentés után a csomag átkerül a tesztelésre várók közé. Itt lehetőség van a beállított adatok módosítására, törlésére illetve ha mindent rendben találunk, akkor a jellel tudjuk a csomagot tesztelni. A tesztelés eredményeképpen, ha hiba van a csomagban, akkor a képernyő alján megjelennek a hibás tétel sorok, a hiba okának megnevezésével. (Feltéve, ha a képernyő tetején bejelöltük, hogy jelenjenek meg a hibás sorok ez túl sok elem esetén lassú lehet.) A hiba listát lehetséges egy nyomtatható/menthető formában is előállítani. A

139 tesztelés sikeressége esetén a csomag átkerül a bedolgozásra váró tételekhez, de addig, amíg a hibalistán szerepel elem, addig nem mehet tovább. Lehetőség van arra is, hogy már létrehozott iktatásokhoz csak határozatot hozzunk, új alszám létrehozása nélkül. Ilyenkor a Csak határozat jelölő négyzetet kell bepipálni. Egyéb esetekben az iktatással együtt lehet hozni határozatot is, s a határozati adatok megadásával meg kell jelölnünk a döntéshozót, az ügy fajtáját, a döntés formáját és az idejét. A bedolgozásra váró csomagokat a jellel tudjuk ténylegesen bedolgozni. Ilyenkor a tesztelés és a bedolgozás közt eltelt időszakban történt változás miatt még mindig keletkezhet hiba, tehát ilyen esetben újabb hibalista készülhet. Miután elkészült a bedolgozás lehetőség van arra, hogy a keletkezett bedolgozott adatokat kimentsük egy fájlba vagy kinyomtassuk. Az eredeti adatok mellett ilyenkor a sor elején tartalmazza a keletkezett iktatószámot is. A hibás rekordok egy külön listába kérdezhetők le. Ezek nem kerülnek bedolgozásra, a helyük természetesen nem marad ki, tehát pl. csúszhat az iktatószám az eredetileg tervezett helyett. A hibás tételeket az eredeti input adatokban kell javítani. Ha olyan hibaüzenetet kap, mely az IRMA-ban vagy a KUF-ban javítható (pl. település nevének felvétele), akkor elég azt javítani, majd a tesztelést megismételni. A hibás csomagokat a bedolgozás előtt célszerű kitörölni, mert az azonos nevű csomagok a programon illetve az adatbázison belül nem keverednek, külön soron jelennek meg, de zavaró lehet. A bedolgozott tételek utólag megtekinthetők a megfelelő státusz alatt. A Határozatok előkészítése státuszt választva meglévő iktatásokhoz tudunk csoportosan Határozatokat, végzéseket létrehozni. Ez esetben egy Főszám tól-ig határt kell megadni, egy iktatókönyvet kiválasztani és a rögzítendő határozati adatokat: döntéshozó, fajta, forma, dátum és egy csomagnevet a későbbi azonosításra. A mentés után ugyanaz a helyzet áll elő, mint a kívülről betöltött excel adatok esetén. Az egyes státuszokon végigmenve lehet a döntéseket begenerálni. A hibás sorok megjelennek. Nem lehet döntést rögzíteni, ha az iktatás utolsó alszáma téves vagy nincs ügyintézője vagy azon már szerepel egy határozat

140 15. Az Ügyfélmodul kezelése A leírásban többször említettük, hogy az ügyfélállomány egy különálló adatbázisban található. Ennek elérése alrendszerként lehetséges, megfelelő jogosultság esetén. Az iktatás rögzítése során ide kerülnek az újonnan felvett ügyfelek, és a kiválasztásuk is innen történik. Az ügyfeleket azonban önállóan, iktatástól függetlenül is lehet kezelni. Ez tehető meg a KUF Központi ügyfél modulban, s ennek a leírása következik. A külön adatbázis használata teszi lehetővé, hogy az iktatástól függetlenül is tudjuk ügyfeleket felvenni a rendszerbe, többszörözések miatti összevonásokat elvégezni illetve adott paraméterek alapján leválogatott ügyfeleket szabványos formába exportálni. Az általunk támogatott forma az export-import funkcióra az Excel formátuma, melyben az egyes oszlopoknak az egyes mezőnevek felelnek meg a következőképpen (természetesen a nem értelmezhető mezőnevek üresen maradnak): - partner neve - partner születési neve - partner anyja neve - partner születési helye - partner születési ideje - lakcímének települése - lakcímének irányító száma - lakcímének közterület megnevezése - lakcímének pontosítása (házszám, emelet) Törzsadatok kezelése az ügyfélmodulban Rendszerkódok az ügyfélmodulban A rendszerkódok között tartjuk azokat a felhasználó által - rendszerint- bővíthető, változtatható értékeket, melyek a rendszer egységes kezelését segítik elő. A felvett értékek a használat során egy-egy választó listába kerülnek feltöltésre az összefoglaló nevük alapján. A választó listák nem engednek meg érték bevitelét, csak az ott felsoroltak közül a választást. Bizonyos esetekben ezek a választó listák szerinti értékek az adott helyen bővíthetők. Jelenleg felvett típusok a következők: Első lépésként a megfelelő Típust kell kiválasztani, melynek hatására a képernyőn megjelennek az eddig rögzített értékek. A típus fajtájától függően változhat, hogy mely nyomógombok használhatók a megfelelő karbantartás során. A választott típushoz tartozó már rögzített értékek megjelennek a képernyőn. Egy létezőt választva tudunk azon módosítani vagy Újat felvenni

141 Utcakarbantartás Az egységes címkezelés érdekében lehetőségünk van arra, hogy saját vagy akár más településhez felvegyük a létező utcaneveket. A karbantartásban a közterület megnevezése és típusa külön kerül megadásra. A közterület típusokat a Törzsadatok karbantartásában lehet megadni, de lehetőség van innen is felhívni a menüpontot ( ). A felhasználás során szabályozható az adott településhez tartozó utcaneveket betöltjük, mely a gépelés során segíti a megfelelő név kiválasztását Egyedi adatok kezelése A Rendszerkódoknál megadott Ügyfélhez kapcsolható azonosítók típusainál rögzítjük azokat a választható típusokat, melyekkel az ügyfélhez további adatokat rendelhetünk. Itt bizonyos kódokat is meg kell adni, mely típusok a külső rendszerek felé szolgálnak azonosítást (pl. 1-es kóddal kapcsolódik az ÖNKADÓ rendszerhez.) Ha szeretnénk elérni, hogy ugyanaz az azonosító ne tartozzon több emberhez, vagyis hibásan ne engedjük meg rögzíteni ezeket, akkor itt a szokásos Windows billentyűkkel (CTRL,SHIFT) beállíthatjuk, hogy melyek legyenek egyediek. Kilépés előtt szükség esetén menteni kell

142 15.2. Ügyfélkezelés Az ügyfélkezelés menüponthoz a következő funkciók tartoznak: - karbantartás - összevonás - cégképviselet Ez a karbantartás elsődlegesen azokat a felhasználási tévedéseket hivatott kiigazítani, melyeket az adott alkalmazás általában szándékosan nem tesz lehetővé. A program használata során figyelemmel kell lenni arra, hogy más modulok szakági alrendszerek is használhatják ezt a közös ügyfél bázist, tehát a kezelőnek feltétlenül át kell látnia a hivatal/cég informatikai struktúráját Ügyfélkarbantartás Az ügyfelek keresése az alapadatok bármelyikének megadása akár egy részlete alapján történhet. Az ismert adatot beírjuk, majd a mező előtti jelölő négyzet bekattintásával mondhatjuk azt, hogy szűrőfeltételként vegye figyelembe. Miután minden keresési feltételt kitöltöttünk, a Kereső gomb hatására megjelennek a tételek. A felső sarokban látható, hogy összesen hány ügyfél felel meg a keresési feltételeknek. Ezután lehetséges a megfelelő elemet kiválasztva azt módosítani vagy érvényességének végét beállítani. Regisztrált egy ügyfél, ha egy másik alrendszeren keresztül regisztrációs eljárással került be pl. portálról vagy ha Hivatali kapus illetve KER-azonosítóval látták el. Ilyen esetekben az ügyfelet csak speciális jogokkal lehet módosítani, a regisztrációját törölni. Az ügyfélre egy un. érvényességi időszakot lehet meghatározni. Amikor bekerül az adatbázisba, akkor az érvényesség kezdetét beállítja a program. A gombbal lehet az érvényesség végét beállítani. Ez azt jelenti, hogy ettől kezdve az adott ügyfél többet nem kerül felajánlásra egy új tétel generálásakor, de a korábbi hivatkozásai megmaradnak. Gyakorlatilag ez a törlési funkció. Arra figyelni kell, hogy egy ügyfél adataiban változás történik (pl. férjhez megy és megváltozik a neve), akkor ne ezt a funkciót használjuk, mert a korábbi ügyek kapcsán az adatait változatlan formában kellene megtartani. Ilyenkor célszerű új ügyfélként felvenni, és az Ügyfélösszevonással egyesíteni a két nevet. Ezt a Karbantartást olyan esetekben lehet alkalmazni, ha biztosan tudjuk, hogy hibás felvétel volt, valamit elgépeltek. A találati listán egy ügyfél nevére kattintva a képernyő alján megjelennek az egyéb címei (nem a listában található főcíme). Itt lehetőségünk van arra, hogy egy címet lezárjunk, érvénytelenítsünk egyszerű módon. A gombbal lehetséges minden elemet kijelölni, a gombbal a kijelölés megszüntetni illetve a gombbal a kijelölt címeket érvényteleníteni. Az érvénytelenített címek a későbbiekben nem kerülnek felajánlásra, de keresési feltételként alkalmazhatók. Ügyfél összevonás után érdemes ezeket a címeket ellenőrizni, az egyformákat törölni. Megjegyezzük, hogy nem szabad összekeverni a Módosítás/Felvétel alatt található Megszűnt gombbal, mert annak a jelentése Természetes személyek esetén a Halott státusz bejegyzése, míg jogi személyek esetén a cég megszűnése

143 Az ügyfél neve és egy címének legalább a település név megadása kötelező. A választó listákból értelemszerűen a feltöltött értékekből lehet kijelölni a kezelő által megfelelőnek tartottat. Azokon a helyeken, ahol a választó listát követi a jel, ott lehetőségünk van megfelelő jogosultság esetén átlépni az adott mezőhöz tartozó karbantartás menübe. Természetesen új ügyfelet is felvehetünk a rendszerbe, de az Ügyfélkarbantartásban leírtakat figyelembe véve. A gomb jelentése: a kiválasztott ügyfélhez történő napló tételek megtekintése. Minden egyes ügyfélváltozás naplózásra kerül. A naplózás során a változás fajtája is megjelenik, mely lehet: ügyfél, ügyfél kiegészítő adat vagy ügyfél cím szerinti. A változás típusa felvétel, adatváltozás vagy törlés. A napló tételeknél emellett megjelenik, hogy mely ügyfélre vonatkozik, mikor és ki végezte el a módosítást. Egy-egy napló tétel részletező adataiban megjelennek a megfelelő mező nevek, a hozzájuk tartozó régi és az új érték