PIK Melléklet. 1. Projekttervezés

Átírás

1 PIK Melléklet A Projekt Irányítási Kézikönyv mellékleteibe az egyes projekt menedzsment tagok és külső szakértők feladatleírása, és dokumentum-nyilvántartásával kapcsolatos információk találhatóak, tevékenység szerinti lebontásban. Az egyes fejezetek végén található azon dokumentumok listája, melyek szintén hatással lehetnek az adott folyamatra. 1. Projekttervezés : Koordinátoradminisztrátor: a projektek megvalósításának koordinálása, a partneri együttműködés szervezése és fenntartása, a HEP IH és az irányításban közreműködő szervezetek döntéseinek, állásfoglalásainak és utasításainak megfelelően önállóan irányítja a projekteket, a Társulási Tanács döntései figyelembevételével meghatározza a működés alapelveit előterjesztések, javaslatok megtétele a projektirányító szervezetek, és a TT részére, utasítás, tájékoztató, illetőleg egyéb intézkedés kiadása a társaság dolgozói részére, tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi a TISZK. szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét, folyamatosan értékeli a vezetés, a szervezet tevékenységét, munkáját. folyamatosan nyomon követi és aktualizálja a projekt tevékenységekre bontott megvalósítási és költségvetési ütemtervét a kritikus-út hálót figyelembe véve, közreműködik a feladat és felelősségi mátrix elkészítésében, elvégzi a projekt szakmai vezetését, irányítását, koordinálását, elvégzi a projekt dokumentálását: a dokumentumok elektronikus elkészítését, kezelését, továbbítását irattárba, illetve postázásra, teljesíti a által kiadott egyéb sürgős feladatokat. folyamatosan nyomon követi és aktualizálja: a projektek tevékenységekre bontott megvalósítási és költségvetési ütemtervét, a kritikus-út hálót figyelembe véve, a projektek költségütemezését teljesíti a projektvezető által kiadott egyéb sürgős feladatokat. elvégzi a projekt dokumentálását folyamatosan és teljes körűen: iktat, kezeli az irattárat

2 elkészíti és alkalmazza az irattár rendjét, közreműködik a havi ütemtervek készítésében, a partnerintézményeitől és a fenntartóktól való dokumentumok bekérésében, adatszolgáltatásban, adatok, információk továbbításában, teljesíti a által kiadott egyéb sürgős feladatokat. Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Havi E-irattár - tevékenységterv (B 5) Emlékeztető Koordinátoradminisztrátor E-irattár projektmenedzsment értekezletről (B 7) Havi szakmai Szakmai vezetők E-irattár beszámoló (PEJ sablon) Havi pénzügyi Gazdasági vezető E-irattár beszámoló (PEJ sablon) Indikátor előrehaladási jelentés (B 17) E-irattár - A Folyamatra ható dokumentumok: Társulási Szerződés Támogatási Szerződés és mellékletei 2. Humán erőforrás kezelése : felelős a projekt végrehajtásában közreműködő vezetők kiválasztásáért, a pénzügyi és szakmai menedzsment biztosításáért, a társaság alkalmazottai felett teljes és kizárólagos formában gyakorolja a munkáltatói jogkört, meghatározza a projektekkel összhangban a TISZK. szervezeti felépítését, a dolgozók feladatkörét és a működés főbb szabályait. közreműködik a humán erőforrás kezelésben: a szakemberek, szolgáltatók kiválasztásában, irányítja, koordinálja, ellenőrzi és a

3 felé visszacsatolja a Pszichológus tanácsadó, a Karrier-tanácsadó, a Fejlesztő pedagógus, a Vállalati gyakorlati képzés szervező és tanácsadó munkáját. Koordinátor-Adminisztrátor: számfejti a béreket, gondoskodik a nettó bérek és a járulékok átutalásáról, a bevallások elkészítéséről és a bérkönyvelés főkönyvi könyvelés dokumentálásáról, felel a munkaügyi nyilvántartások meglétéért és adatainak hitelességéért. folyamatosan végzi a projekt dokumentálását: iktat, irattáraz, nyilvántartásokat vezet: létszámnyilvántartást, szabadság-nyilvántartást, felel ezen dokumentumok hitelességéért. Munkaköri terv Pályázati felhívás Aláírt munka- /megbízási szerződés Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Munkavállaló Megbízott - Aláírt munkaköri- /feladatleírás Munkavállaló Megbízott Írásbeli tájékoztatás a munkavégzés feltételeiről Képző személy/ szervezet szerződése és mellékletei Továbbképző személy/ szervezet A Folyamatra ható dokumentumok: Támogatási Szerződés és mellékletei

4 3. Szakmai Bizottságok létrehozása : Koordinátor-adminisztrátor: javaslatok megtétele az IT részére, igazolás a teljesítésekről közreműködik: a szakmai bizottságok létrehozásában, a szakmai fejlesztéseket segítő fórumok szervezésében, megvalósításában, előkészíti, irányítja, koordinálja, ellenőrzi a szakmai bizottságok tevékenységét és koordinálja a tartalom szerinti ellenőrzést a projekt szakmai fejlesztésének megvalósítása érdekében, aktívan részt vesz a szakmai bizottságok felkészítő tréningjein és műhelymunkáin. a teljesítési beszámolók alapján (sablon) teljesíti a szakmai bizottsági tagok megbízatási szerződése szerinti átutalásokat, kifizetéseket. közreműködik: a TISZK. által szervezett rendezvények lebonyolításában, a projekt. partnerintézményeitől való dokumentumok bekérésében, adatszolgáltatásban, adatok, információk továbbításában Intézményi felhívás a szakmai bizottságokban való részvételre Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Szakmai vezető Másolatot kap A szakmai bizottságokban elfogadott résztvevők listája Szakmai vezető -

5 Felkérő levelek a bizottságban való részvételre (C 1) Meghívó alakuló ülésre A bizottsági tagok szerződései Szakmai bizottságok ügyrendje Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Szakmai vezető Szakmai vezető Jogi tanácsadó Másolatot kap - - Szakmai bizottságok munkaterve (B 6) Szakmai bizottságok tagjai Szakmai vezető Jegyzőkönyv (B 16) Szakmai bizottságok teljesítési beszámolója (B 11) Teljesítésigazolás (C 2) Szakmai bizottságok elnökei Szakmai vezető Szakmai vezető Gazdasági vezető A Folyamatra ható dokumentumok: Támogatási Szerződés és mellékletei Szakmai bizottságok ügyrendje és munkaterve 4. Projekt monitoring-jelentéskészítés : Feladata: előterjesztések, javaslatok megtétele a projektirányító szervezetek, és a TT részére, a projekt képviselete a Támogató felé: negyedéves előrehaladási jelentések elkészítése és benyújtása, adatszolgáltatás.

6 elkészíti: a PEJ projektre vonatkozó részét (a megvalósult eredményekről beszámolót.), a projekt előrehaladási és a projektfenntartási, időszaki és projektzáró jelentéseket (a pénzügyi mellékletek kivételével), a pénzügyi jelentéssel és dokumentációval összhangban, közreműködik: a PEJ pénzügyi dokumentációjának és a szakmai jelentés összhangjának megteremtésében, a PEJ anyagának betekintésre való továbbításában a monitoring bizottság és a külső testületek számára Koordinátor-adminisztrátor: elkészíti a projekt előrehaladási és a projektfenntartási, időszaki és projektzáró jelentések pénzügyi részeit és a pénzügyi mellékleteket (kifizetési kérelem, számlaösszesítő, számlák és egyéb számviteli bizonylatok, stb.), a szakmai jelentéssel és dokumentációval összhangban, közreműködik a PEJ pénzügyi dokumentációjának és a szakmai jelentés összhangjának megteremtésében, rendszeresen gondoskodik a PEJ pénzügyi részének továbbításáról a külső testületek, irányító, ellenőrző szervek számára, segíti a szakmai előrehaladási jelentés elkészítését. közreműködik a projekt monitoring folyamatában, a jelentéskészítésben; a negyedéves projekt előrehaladási jelentés (PEJ) készítésében, továbbítja a PEJ anyagát betekintésre a bizottságok és testületek számára. Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap KSZ felé Irattár - beterjesztett PEJ Hiánypótlás Irattár - A Folyamatra ható dokumentumok:

7 Támogatási Szerződés TSZ mellékleteként a projektmonitorig jelentéshez kapcsolódó kitöltési útmutatók Társulási Együttműködési Megállapodás Szervezeti és Működési Szabályzat 5. Kommunikációs tevékenység : a munkaszerződésében megállapított feladat- és hatáskörét közvetlenül vagy a társaság szervezetében irányítása alatt álló vezetők és beosztottak útján gyakorolja, a társaság tevékenységét szakmai felelősséggel irányítja. Feladatkörében jelentést, beszámolót, javaslatot, utasítást, tájékoztatót, illetőleg egyéb intézkedést ad ki, a TISZK. és a Társulási Együttműködési Megállapodás szerinti testületek együttműködéséből adódó kommunikációs feladatok ellátását irányítja, kapcsolatot tart a partner intézményekkel, helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel, képviseli a TISZK-t külső szervek, bíróságok és hatóságok előtt, valamint harmadik személyekkel szemben, javaslatokat tesz az Igazgató Tanács részére, támogatja a TISZK. munkáját segítő testületek, szervezetek, közösségek tevékenységét. rendszeresen együttműködik és kapcsolatot tart a TISZK. szervezetén belül, közreműködik: a TISZK. és az iskolaszövetség iskolái közötti kommunikációban, a szervezeten belüli kommunikációban, a kommunikációs szolgáltatásban és a rendezvényszervezésben, a szakmai fejlesztéseket segítő fórumok szervezésében, megvalósításában, a disszeminációban, az eredmények széleskörű terjesztésében. a társaság ügyeiről informálódik, a munkatársaival szorosan együttműködik, közreműködik a kommunikációs szolgáltatásban és a társaság által szervezett rendezvények lebonyolításában, gazdasági munkája során gazdasági ügyekben folyamatosan tartja a kapcsolatot a társaság szerződött partnereivel, különös tekintettel a közbeszerzési jogi szolgáltatóra, kiviteli terv

8 készítőre, lebonyolítóra, kivitelezőre, eszközbeszerzések szállítóira és a könyvvizsgálóra. Koordinátor-adminisztrátor: rendszeresen együttműködik és kapcsolatot tart a TISZK. és a projekt teljes szervezetén belül, közreműködik a Kommunikációs folyamatokban, kommunikációs szolgáltatásokban és a TISZK. által szervezett rendezvények lebonyolításában, kapcsolatot tart a PROJEKT partnerintézményeivel, fenntartókkal, testületekkel, külső közreműködő és irányító szervekkel. Emlékeztető (projektmenedzsment, szakmai bizottságok, üléseiről) Meghívó IT/ TT/ TAT ülésre Jelenléti ív Jegyzőkönyv IT/ TT/ TAT/ FB ülésről Kitöltő/készítő Koordinátoradminisztrátor Koordinátoradminisztrátor Megőrzési hely Megőrzési Másolatot kap idő, illetve az üléseken megjelenő valamennyi képviselő Partnerintézmények igazgatói/ Társulási partnerek/ TAT/ FB tagjai Határozatok tára Feljegyzés az ügyfélszolgálati tevékenységről Koordinátoradminisztrátor Koordinátoradminisztrátor A Folyamatra ható dokumentumok: Támogatási Szerződés Útmutató a nyilvánosságról, tájékoztatásról Arculati kézikönyv Kommunikációs terv Szervezeti és Működési Szabályzat Felügyelő Bizottság ügyrendje Igazgató Tanács ügyrendje

9 6. Minőség irányítási rendszer : felel a minőségirányítási rendszer kidolgozásáért és alkalmazásáért, közreműködik a TISZK. minőségirányítási rendszerének kialakításában, a folyamatok működtetésében, felelős a TISZK. Minőségirányítási Kézikönyv szerinti működtetéséért, felel a minőségirányítási rendszer koordinációs és adminisztrációs feladataiért. közreműködik: a TISZK. minőségbiztosítási rendszerének kialakításában és a folyamatok működtetésében, valamint a teljes TISZK. közös folyamatainak működtetésében, a projekt minőségbiztosítási irányítási rendszerének kialakításában, a. Minőségirányítási Kézikönyvének kialakításában és a folyamatoknak megfelelő projektirányításban, előkészíti, koordinálja, ellenőrzi, visszacsatolja a felnőttképzési akkreditálásra való benyújtáshoz szükséges szakértői munkát. közreműködik a társaság belső szabályzatainak elkészítésében MIR kézikönyv részt vesz a TISZK. minőségirányítási rendszerének kialakításában, a folyamatok megfelelő működtetésében. Koordinátor-adminisztrátor: felel a minőségirányítási rendszer dokumentációinak kezeléséért, frissítéséért. MIR specifikáció MIR beszerzési dokumentáció Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő e-iratár - e-iratár - Másolatot kap

10 Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési Másolatot kap idő MKK e-iratár - specifikáció MKK e-iratár - beszerzési dokumentáció Programakkreditációs Partnerintézmények e-iratár Partnerintézmények, Fenntartók dokumentációk Feljegyzések Szakmai vezető Címzettek A Folyamatra ható dokumentumok: Szervezeti és Működési Szabályzat Minőségirányítási rendszer követelmények 7. Szakmai fejlesztés : Felelős: a szakmai fejlesztések projekttervnek megfelelő teljesítéséért, a szakmai bizottságok munkájának biztosításáért. Felelős: a folyamat során előállított szakmai termékek minőségének, szakmai tartalmának, megfelelőségének ellenőrzéséért, illetve a szükséges korrekciók elvégeztetéséért. Kitöltő/készítő Megőrzési Megőrzési Másolatot kap hely idő Szakmai bizottságok Szakmai bizottságok Társulási Tanács feladat- és munkatervei TT határozat Társulási Tanács Társulási Tanács Szakmai bizottságok részletes munkatervei Elfogadott szakmai anyagok Szakmai bizottságok Szakmai bizottságok és külső szakértő Társulási Tanács Társulási Tanács

11 Külső szakértő szervezet beszerzésének dokumentumai Határozatok tára (TT ülésekről) Kitöltő/készítő Megőrzési Megőrzési Másolatot kap hely idő Teljesítési szakmai vezető Társulási Tanács beszámolók Emlékeztetők Meghívók Koordinátoradminisztrátor Résztvevők jelenléti ívek jegyzőkönyvek Beszámolók Termékspecifikáció Külső szakértő Koordinátoradminisztrátor 8. Továbbképzés : felelős a tevékenységek végrehajtásáért, gondoskodik a Központi képzőhely és a Felnőttképzési terv megvalósításának személyi, tárgyi feltételeiről. Felelős: a képzések megszervezéséért és lebonyolításáért, a képzések anyagának szakmai tartalmáért és megfeleléséért, előkészíti, irányítja, koordinálja, ellenőrzi a továbbképzési tematikák kidolgozását a gyakorlati képzést végzők számára, gondoskodik a Központi képzőhely és a Felnőttképzési terv módszertani feltételeiről. Koordinátor-adminisztrátor: felelős a képzések kommunikációs feladatainak megvalósításáért. Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Igényfelmérés Szakmai vezető

12 Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Beszerzési dokumentáció Szakmai vezető Továbbképzési tematika Továbbképző szervezet Szakmai vezető Részletes továbbképzési Továbbképző szervezet Szakmai vezető ütemterv Továbbképzés dokumentumai Továbbképző szervezet Szakmai vezető Teljesítésigazolás Szakmai vezető Továbbképző szervezet Belső képzési terv Szakmai vezető

13 9. Belső szabályzatok : Koordinátor-adminisztrátor felel a belső szabályzatok, továbbá a TISZK. működését segítő egyéb szabályzatok, rendelkezések elkészítéséért, azok tartalmának jogszerűségéért, és más belső szabályzatokkal való koherenciájának megteremtéséért felel a dokumentumok aktualizálásáért, felel a saját szakterületüknek / szervezetüknek megfelelően a dokumentumok betartásáért és betartatásáért, valamint a szükséges változtatások jelzéséért, közreműködnek a belső szabályzatok kidolgozásában, felülvizsgálatában. elkészíti a pénzügyi szabályzatokat (Számviteli politika, Számlarend, Pénzkezelési Szabályzat, Eszközök és források értékelési szabályzata, Leltározási szabályzat, Selejtezési szabályzat stb.) felelős a dokumentumok sokszorosításáért és az elosztási listán szereplőkhöz való eljuttatásért Belső szabályzat tervezete Koherencia vizsgálati jelentés Véglegesített belső szabályzat Javaslatok (B15) Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Jogi tanácsadó Jogi tanácsadó FB TT Jogi tanácsadó, Kitöltők Szakmai vezetők, Fenntartói kapcsolattartók

14 10. Beszerzések : biztosítja a projekt megvalósításához szükséges tárgyi és egyéb feltételeket, jóváhagyja a beszerzések ajánlatkérését és az azokhoz kapcsolódó mellékleteket, felelős a beszerzések engedélyezéséért és a beszállítókkal kötendő szerződésekért. figyelemmel kíséri az üzemelés folyamatosságát és gazdaságosságát, rendelkezik az eszközállomány kihasználásának optimális módjáról. felelős a projekthez kapcsolódó beszerzések megvalósulásáért. felelős a szakmai specifikációk elkészítéséért, megfogalmazza a tevékenységéhez szükséges árajánlatkéréseket, közreműködik az árajánlatkérések kiküldéseiben. feladata a képzőhely eszközbeszerzéséhez kapcsolódóan közbeszerzési eljárások műszaki tartalmához tartozó szakmai háttér meghatározása, eszközspecifikáció, közreműködik a leltározásban. Koordinátor-adminisztrátor: elkészíti a beszerzésekhez kapcsolódó pénzügyi tervet, elkészíti a projekt közvetlen kifizetéseihez szükséges pénzügyi dokumentációt. elkészíti a pénzügyi szabályzatokat (Eszközök és források értékelési szabályzata, Leltározási szabályzat, Selejtezési szabályzat stb.), előkészíti, közreműködik és ellenőrzi, dokumentálja pénzügyileg a TISZK. partnerintézményeinek projektbeli eszközbeszerzéseit és az azokhoz kapcsolódó szolgáltatásokat. közreműködik a nagy értékű tárgyi eszközök beszerzésében, folyamatosan tartja a kapcsolatot a társaság szerződött partnereivel, különös tekintettel az eszközbeszerzések szállítóira. elvégzi a projekt dokumentálását folyamatosan és teljes körűen: iktat, irattárat kezel elkészíti a kis értékű tárgyi eszközök vagy fogyóeszközök igénylistáját, és szükség esetén

15 azokat beszerzi. Funkciók szerinti eszközlista Egyeztetett eszközbeszerzési terv Szakmai specifikációtervezet Üzembe helyezés jegyzőkönyve/ használatbavétel műbizonylatai Betanítási ütemterv Megvalósult képzés dokumentációja Kitöltő/készítő Megőrzési hely Másolatot kap Szakmai vezető - Szakmai vezető Közbeszerzési tanácsadó Szakmai vezető - Beszállítók - Betanítást végrehajtók - A FOLYAMATOT SZABÁLYOZÓ EGYÉB DOKUMENTUMOK Támogatási Szerződés Szervezeti és Működési Szabályzat évi C. törvény a számvitelről

16 11. Közbeszerzési eljárás : éves közbeszerzési terv elkészíttetése és leadása, a közbeszerzési dokumentáció jóváhagyása, a közbeszerzést lebonyolító cég felkérése. Előkészítő Munkacsoport: Bíráló Bizottság: folyamatosan nyomon követi és aktualizálja a projekt közbeszerzési ütemtervét figyelembe véve a kritikus-út hálót, szükség szerint kezdeményezi a projekt közbeszerzési ütemtervének javítását, és közreműködik fejlesztésében, közreműködik a MIR közbeszerzés folyamatában, meghatározza az AF műszaki tartalmat a közbeszerzési eljárásaiban, javaslatot készít a nyertes közbeszerző céggel kötendő szerződés szakmai tartalmára. folyamatosan nyomon követi és aktualizálja a projektek közbeszerzési ütemtervét a kritikus út-hálót figyelembe véve, szükség szerint kezdeményezi a javítását, és közreműködik fejlesztésében. felelős az éves közbeszerzési terv elkészítéséért, felelős a hirdetmény, felhívás (ajánlati, részvételi, ajánlattételi), a dokumentáció elkészítéséért, a közbeszerzési eljárás lebonyolításáért, az ajánlatok elemzéseséért és értékelésére való előkészítésért. Tagjait az ügyvezető javaslata alapján a Közbeszerzési Bizottság írásban jelöli ki, a TISZK. műszaki munkatársai /műszaki vezetőműszaki ügyintézői közül; elnöki funkcióját a mindenkori ügyvezető által megbízott személy látja el. felelős az ajánlatok elbírálására írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készíteni az ajánlatkérő nevében a Közbeszerzési Bizottság részére. Minden egyes közbeszerzési eljárás előkészítése során háromtagú Bíráló Bizottságot kell létrehozni, tagjait az ügyvezető javaslata alapján a Közbeszerzési Bizottság írásban jelöli ki. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell

17 készíteni, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. Közbeszerzési Bizottság: Közbeszerzési tanácsadó: az ajánlatkérőt megillető döntési jogosultsággal a projekt által létrehozott, a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó testület. Öttagú: tagjai az alapító által delegált személy, a, a TISZK. mindenkori Gazdasági vezetője, a TISZK. mindenkori műszaki vezetője Szakmai vezető, valamint a TISZK. Felügyelő Bizottságának egy tagja. A bizottság üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezik a tagok indoklással ellátott javaslatai. A jegyzőkönyv az elhangzottak lényegét, a névszerinti döntést szó szerint tartalmazza. A közbeszerzési eljárás során igénybe vett külső személy, vagy szervezet. (A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzés esetében a közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő hivatalos Közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni.) Az ajánlatkérő köteles bevonni hivatalos Közbeszerzési tanácsadót a felhívás és a dokumentáció elkészítésébe, de bevonhatja a bírálóbizottságba is. Éves összesített közbeszerzési terv Közbeszerzési ütemterv Éves statisztikai összegzés Műszaki specifikáció AFhez Pénzügyi- és ütemterv Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Közbeszerzést bonyolító szervezet Szakmai vezető - Közbeszerzési Szakmai vezető Tanács Szakmai vezető Szakmai vezető Gazdasági vezető Szakmai vezető

18 Ajánlattételi/ részvételi felhívás (C 5) Átvételi elismervény (C 3) Bontási jegyzőkönyv (B 16) Aláírt szerződés a nyertes ajánlattevővel Tájékoztató (hirdetmény) a szerződéskötésről Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Jogi tanácsadó Szakmai vezető Szakmai vezető Ajánlattevő Ajánlattevő Szerződéstervezet Koordinátoradminisztrátor Ajánlattevők Nyertes ajánlattevő Szakmai vezető Nyertes ajánlattevő A Folyamatra ható dokumentumok: Közbeszerzésről szóló évi CXXIX. törvény Közbeszerzési Szabályzat Támogatási Szerződés mellékleteit képező sablonok (pl. Közbeszerzési ütemterv, a Közbeszerzési ütemterv mintaokmánya, Adatlap a közbeszerzési eljárásról) 12. Részletes Költségterv : közreműködik a részletes pénzforgalmi és költségtervek kialakításában, jóváhagyja a részletes pénzforgalmi és költségterveket. koordinálja a fenntartói részfeladatok elvégzését, elkészíti, folyamatosan nyomon követi és aktualizálja a projektek részletes pénzforgalmi- és költségütemezését, gondoskodik a részletes pénzforgalmi- és költségtervek betartásáról. közreműködik a részletes pénzforgalmi és költségtervek kialakításában,

19 segíti a kidolgozott és jóváhagyott pénzforgalmi és költségtervek végrehajtását, betartását Egységes pénzforgalmi- és költségterv Projektszintű pénzforgalmi- és költségtervek Fenntartói pénzforgalmi- és költségtervek 13. Költségütemezés nyomon követése : ellenőrzi a folyamat alkalmazását. folyamatosan végzi a nyomon követést, dokumentálja a kifizetéseket, rendszeresen tájékoztatja a Projektmenedzsert a folyamatról, helyzetjelentést készít és szükség esetén beavatkozást kezdeményez. Költségütemezést nyomon követő bizonylatok Helyzet jelentések (B15) Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Gazdasági vezető, Fenntartó Koordinátoradminisztrátor Gazdasági vezető, Fenntartó Fenntartói kapcsolattartók Fenntartók Fenntartó Kitöltő/készítő Megőrzési hely Megőrzési idő Másolatot kap Gazdasági vezető, Kedvezményezett Koordinátoradminisztrátor Gazdasági vezető Kedvezményezett 14. Szerződéskötés : köteles a részére átadott szerződéstervezeteket

20 megvizsgálni, megvizsgáltatni az alábbi szempontok szerint: a szerződéstervezet a projekt szempontjából megfelelően alá van-e dokumentálva (ajánlatkérések, dokumentáció) a legkedvezőbb ajánlatot tevővel történik-e szerződéskötés a szerződés jogi szempontok szerint megfelelő-e, és megfelelő garanciákat tartalmaz-e a szerződés tartalma megfelelően illeszkedik-e a projekttervben leírtakhoz, a megfelelő szerződéstervezet ellenjegyzése, a nem megfelelő szerződéstervezet kialakításához szükséges egyeztetések, utasítások megtétele Koordinátor-adminisztrátor: elkészíti/ elkészítteti a szerződéstervezetet, közreműködik a szerződéstervezet egyeztetésében, ellenjegyzésre benyújtja a projektvezető felé a szerződéstervezetet. közreműködik a szerződéstervezet kialakításában és az egyeztetésében. A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ DOKUMENTUMOK ÉS AZOK Kitöltő/készítő Megőrzési Megőrzési Másolatot kap hely idő Szerződéstervezet Szakmai vezető / Fenntartói kapcsolattartó Javaslatok a szerződéstervezethez (B15) Teljesítésigazolás (C2) Szakmai vezető / Fenntartói kapcsolattartó és Fenntartó, teljesítő