A Kodolányi János Főiskola Könyvtárának stratégiai fejlesztési programja

Átírás

1 A Kodolányi János Főiskola Könyvtárának stratégiai fejlesztési programja

2 Tartalomjegyzék: 1. Bevezetés A könyvtár átfogó célja, jövőképe Környezeti hatások bemutatása Célok, stratégiák és cselekvések számbavétele Stratégiai célok - elérendő célok: Az elérendő célok részletezése: Főbb irányvonalak, prioritások meghatározása Szolgáltatás, információkeresés Kölcsönzés A könyvtár alapvető kompetenciái és felelőssége Állománymenedzsment A könyvtár intézményi archiváló szerepe Tervszerű állományapasztás Humán erőforrás menedzsment Használók igényei A könyvtár mint az információs társadalom alapintézménye Minőségmenedzsment A stratégiai folyamatok menedzselése A teljesítménymérés előfeltételei A teljesítménymutatók a tervezési ciklusban: A könyvtári- és információszolgáltatások teljesítménymérése Partnerközpontúság mutatói: Szolgáltatási hatékonyság mutatói: Monitoring rendszer kialakítása: A stratégiai fejlesztési terv megvalósításának feltételei: Operatív tervek, ellenőrzés, értékelés... 15

3 1. Bevezetés A stratégiai terv a Kodolányi János Főiskola stratégiai tervének, a Tudományos Titkárság stratégiából fakadó operatív feladattervének, az országos könyvtári szervezet stratégiai terveinek és a Könyvtári Osztály portál programjában megfogalmazott célkitűzések alapján készült. Általánosan megfogalmazva a stratégiai tervezés kétféle szerepet tölt be, egyrészt a szervezetet a környezetéhez viszonyítja (a könyvtár használói, a főiskolai környezet, külső használók), másrészt a szervezet számára egységet biztosít, irányt szab. A stratégiai tervezés olyan folyamat, amely során szándékokat, célokat, feladatokat fogalmazunk meg, majd azokat végrehajtjuk, megvalósítjuk. Mind a célmeghatározás, mind a megvalósítás folyamata evolúciós jellegű. Olyan folyamat, amely a szervezetet (a főiskolai könyvtárat ) a változó piac lehetőségeivel szembesíti. Olyan kommunikációs mód, amely a szervezet belsejéből a fenntartók felé és onnan visszafelé irányul, működik. A stratégiai tervezés ötletgeneráló folyamat, a jövőre irányul, amennyiben megpróbálja a jövőt megteremteni. Változásra irányul a jelenlegi helyzetből egy jobb jövőbeni állapotot kíván elérni. Magában foglalja a választást, az alternatívák számbavételét a célok és feladatok eléréséhez. A stratégiai tervezés olyan folyamat, amelyben a könyvtár küldetésének megfelelően megfogalmazzák a megvalósítandó célokat, és a kulcsfontosságú területeket. Összetett, komplex tevékenység, amelyben számba kell venni és egységbe kell hozni az egymást erősítő, összetartó és az egymást gyengítő, széttartó folyamatokat. 2. A könyvtár átfogó célja, jövőképe A könyvtár jövőképének kialakítása szorosan összefügg a főiskola stratégiai tervével. A Kodolányi János Főiskola a hazai felsőoktatás vezető non-profit intézményeként országos szerepkörű, nemzetközi képzési orientációjú, alkalmazott kutató egyetemmé kíván válni. A KJF küldetése, hogy hozzájáruljon az európai felsőoktatás verseny képességéhez, a magyar felsőoktatás nemzetközi integrációjához, Székesfehérvár regionális szerepének erősítéséhez. A megvalósítandó cél meghatározása nélkül nem lehet eleget tenni a jelen feladatainak sem. A felsőoktatási könyvtárak 21. századi víziójának meghatározó elemei - a könyvtár az információs társadalom alapintézménye - a 21. század könyvára megtartja alapértékeit: a dokumentumok szakszerű gyűjtése, feltárása és a használóhoz való juttatása, de szolgáltatásait a 21. századi használó infrastrukturális igényeihez igazítja ( elérhetőség, digitalizálás, stb.) - a könyvtár az oktatási intézménnyel együttesen felelős az információs kultúra elsajátításáért, elterjedéséért - a főiskolai, egyetemi könyvtárakat a kutatásokhoz is szoros kapcsolatok fűzik, elsősorban az intézményben folyó kutatómunkát segítik és támogatják

4 - tevőlegesen részt vesz az egész életen áttartó tanulás stratégiájának, munkaprogramjának megvalósításában - az intelligens tanulási terek létrehozásának, működtetésének legtermészetesebb közege a funkcionálisan jól működő, tudásmenedzselő könyvtár - a hallgató nemcsak a tudásra éhes, hanem az értelmezésre és kultúrára is - a könyvtár nemzetközi információs pont: a globális információk elérési helye - a könyvtárnak (könyvtáraknak) be kell gyűjteniük a saját intézményük, a városban, a régióban működő egyéb szervezetek képzési formáit, leírásait, alapvető szakirodalmát, adatokat arról, az egyes modulokat hányan tanulják egy-egy kurzusban és milyen képzési formában vesznek részt. Tehát az állománygyarapítást, gyűjteményszervezést új alapokra kell helyezni. - a könyvtárak élen járnak sz informatika alkalmazásában. Ez is predesztinálja ezeket az intézményeket arra, hogy tevőlegesen részt vegyenek az egész életen át tartó tanulás stratégiájának, munkaprogramjának megvalósításában. Az intelligens tanulási terek létrehozásának, működtetésének legtermészetesebb közege a funkcionálisan jól működő, tudásmenedzselő könyvtár, ahol egy helyen biztosítva van a művelődést, rekreációt, tanulást, kutatást szolgáló irodalom az Internet-erőforrások igénybevételének lehetőségével együtt. - szervezetek képzési formáit, leírásait, alapvető szakirodalmát, adatokat arról, hogy egyes modulokat hányan tanulják, tehát az állománygyarapítást, gyájteményszervezést új alapokra kell helyezni. 3. Környezeti hatások bemutatása Társadalmi tényezők: A Kodolányi János Főiskola könyvtára a régió meghatározó intézményévé vált potenciális használóinak köre a város és a megye határain túl nyúlik, igen jelentős azok száma, akik már egyetemeken és főiskolákon tanulnak. Az évi CXL. törvény meghatározza a könyvtárak helyét és szerepét: Az információs társadalom és a demokratikus jogállam működésének alapfeltétele a könyvtári rendszer, amelyen keresztül az információk szabadon, bárki számára hozzáférhetők. A könyvtári ellátás fenntartása és fejlesztése az állampolgárok és a társadalom egésze szempontjából szükséges, a könyvtári és információs szolgáltatás állami fenntartása stratégiai jelentőségű. A könyvtári rendszernek az állampolgárok érdekeit kell szolgálnia. Gazdasági környezet: Az idézett törvény meghatározza a fenntartók körét és kötelezettségeiket, a jelenlegi felsőoktatásról szóló törvény nem fogalmaz egyértelműen a könyvtárak működtetéséről, ugyanakkor a MAB akkreditációs követelményei között a könyvtár szerepel. Fontos a szolgáltatások költségeinek pontos kiszámítása, összehasonlítása a fejlettebb országok költségelemzéseivel. 4. Célok, stratégiák és cselekvések számbavétele - a könyvtár közvetítsen minden nyilvánosságra hozott információt és adatot - sokoldalú hozzáférés biztosítása a használók számára - szakszerű szolgáltatások kialakítása és működtetése

5 - tanácsadás, segítség és képzés nyújtása az információs ismeretekhez, forrásokhoz - országos és nemzetközi együttműködés segítésével biztosítsa az információkhoz való egyetemes hozzáférést - interaktív kapcsolat a felhasználókkal (jelenlegi és potenciális) - közösségszervezés és együttműködés más könyvtárakkal, intézményekkel - a fenntartó ( főiskola, egyetem) a könyvtárat partnerként tekintse a tervezésben, a tananyagfejlesztésben - a könyvtárnak legyen tudományos, integráló szerepe a főiskola intézetei között - a könyvtár és a tanszék/intézet együtt alakítsák a tanterveket, a könyvtári források és instrukciók annak részét képezzék - a felsőoktatási könyvtárnak hozzá kell járulnia ahhoz, hogy a felsőoktatásban résztvevő valamennyi hallgató elsajátíthassa a korszerű információk használatát - tanulmányai során a hallgató önálló kutatómunkát végezzen - a könyvtár készítsen marketing tervet a célközönség elérésére, a tudásközpont szerep fontosságának és értékeinek hangsúlyozására - a könyvtárról, a könyvtári munkáról kialakult téves és hamis előítéleteket meg kell változtatni jól felkészült, innovatív könyvtárosokkal, hatásos pr munkával, reklámmal, akciókkal. - A város, a megye és a régió középiskoláival intenzívebb kapcsolat kialakítása mind az intézmények vezetőivel, mind az iskola diákjaival. Célunk az, hogy az iskolák jobban megismerjék a könyvtár szolgáltatásait, használják azokat az egyedülálló lehetőségeket (nyelvi labor, EU szakrészleg, kiváló nyelvi gyűjtemény), amelyekhez más könyvtárakban nem juthatnak hozzá. A középiskolásokat, mint potenciális kodolányis hallgatókat neg kell ismertetnünk ezekkel a lehetőségekkel, a könyvtárosoknak nyílt napokon is. A személyes kapcsolat mellett online tájékoztatást ill. szórólapos anyagokat is biztosítani kell ennek a célcsoportnak. A Kodolányi János Főiskola Könyvtárának fő feladata az oktatás segítése, az információhoz való könnyű és gyors hozzáférés biztosítása mind az oktatók, mind a hallgatók számára. A főiskola egyéb oktatási helyszínein forrásközpontokat működtet (Budapest, Siófok, Orosháza, Fürstenfeld). Nyilvános könyvtárként szolgáltatást nyújt külső látogatóknak. Alapelvként fogalmazható meg, hogy minden oktatási helyszínen magas színvonalú könyvtári szolgáltatást biztosítson a főiskola. Ebben a tervezési időszakban kerül kialakításra a budapesti forrásközpontok összevonásával egy korszerű könyvtár a Frangepán utcában. A régió idegen nyelvű szakkönyvtára és Európai Dokumentációs Központja. 4.1 Stratégiai célok - elérendő célok: A célok lényege és haszna hogy - irányt mutasson a cselekvéshez - tisztázza, hogy kinek mi a szerepe, mi a felelőssége ( fenntartó, munkatársak, használók ), ezeket az ügyrendben szabályozza, időközönként felülvizsgálja és aktualizálja - tegye lehetővé a teljesítménymérést A könyvtár munkájának középpontjában a használók szükségletei álljanak A könyvtár magas színvonalú szolgáltatásokat nyújtson.

6 A könyvtár belső munkája, háttérfunkciói legyenek gazdaságosak és hatékonyak A könyvtár optimalizálja a forrásainak felhasználását. 4.2 Az elérendő célok részletezése: Középpontban a használók állnak használóbarát könyvtár: - A könyvtár egész munkáját úgy szervezi, hogy a használók érdekeit tartja szem előtt - Integrált gyűjtemény menedzsmentet valósít meg - Koordinált hálózati szolgáltatásokat biztosít az oktatási központok könyvárainak és a virtuális hálózati egységek eltérő tanulóközösségei számára - Integrált képzésmenedzsment az oktatási egységekkel - Kérdőíves, interjús felmérések a használók igényeiről - Kapcsolattartás ( kommunikáció) az olvasókkal személyesen és online eszközökkel egyaránt - Kulturális és tanulmányi programok indítása a hallgatók/olvasók számára: online ill. hagyományos játékok, vetélkedők, klubok szervezése a használóknak, ezek létrehozásába őket is bevonva. - Folyamatos információszolgáltatás a könyvtári újdonságokról az oktatók és hallgatók számára hírlevelek, internetes közösségi portálokon keresztül (könyvtári blog, rss szolgáltatás alkalmazásával) - A főiskola célja, hogy a hallgatói életpályát a tanulási folyamat első pillanatától (Gólytábor, Regisztrációs hét) a diplomaszerzésig végigkövesse. Az információs társadalom polgárává váljanak a könyvtári, információszerzési ismeretek és az alapvető informatikai kompetenciák biztos elsajátításával.

7 5. Főbb irányvonalak, prioritások meghatározása 5.1 Szolgáltatás, információkeresés Barátságos, nyílt és minőségi szolgáltatás a használók számára valamennyi szolgáltatási ponton Írásos dokumentáció a könyvtár szolgáltatásainak, gyűjteményeinek, információs anyagainak használatáról Könyvtárhasználat és információkeresés oktatása lehetőség szerint tantervbe építve, illetve fakultatív módon Közhasznú ismeretek oktatása (pl. adóbevallás, elektronikus adminisztráció, stb.) tanfolyamok szervezése a nyelvi laborban Középiskolai, általános iskolai csoportok fogadása a nyelvi laborban nyelvórák tartására, illetve egyéni tanulásra A használók igényeinek megfelelő nyitva tartási idő biztosítása a hálózat valamennyi könyvtárában. Az állományban nem található dokumentumok könyvtárközi kölcsönzés útján történő biztosítása a könyvár használói számára, kihasználva az Országos Dokumentumellátó Rendszer, az Ariel on-line másolatküldő szolgáltatás és a külföldi adatbázisok információit. A könyvtárközi kölcsönzéssel a hallgatók, oktatók és egyéb használók számára helybe hozza a könyvtár a dokumentumokat, ezzel is segíti a gyors információ szerzést, irodalomkutatást és a kutató munkát. Emellett jelentős mennyiségű időt takarít meg. Törekedni kell a még hatékonyabb, még gyorsabb elérésre természetesen ez mindig a partner könyvtártól függ. Könyvtárunk az MTA Sztaki által kifejtesztett Huntéka integrált könyvtári rendszert használja. A Huntéka rendszer már eddig is számos fontos szolgáltatást nyújtott:: katalogizálás, kölcsönzés, keresések, kimutatások, statisztikák stb. A fejlesztők célja az, hogy a felhasználói igényekhez, problémákhoz igazodva bővítsék a rendszer által nyújtott szolgáltatásokat. A napi gyakorlat során felmerülő igényeket kell tehát belefoglalni a huntéka további fejlesztési terveibe: - Állományellenőrzési menü kidolgozása - Elektronikus leltárkönyv vezetésére történő áttérés - Lekérdezési listák és egyes keresőűrlapok bővítése - A különböző oktatási központokban működő könyvtári hálózatunk fiókspecifikus igényeinek kidolgozása a Huntékában. - Kiemelt fontossággal kezeljük - a digitális tartalmak bevonását a Huntékába: e-books bibliográfiai szinten pl. MEK tartalmak, folyóiratok és ezek aktualizálásának megoldása. - a tananyagok analitikus feltárása a feltárás mélységének bővítése - Meg kell oldani a Huntéka-webopac felületének kereső / súgó részletes leírását a főiskolán oktatott nyelveken. - Részvétel a kibővített közös huntékás opacban - HUNKAT

8 A könyvtár honlapját saját maga szerkeszti, amely arculatában egyezik a főiskola honlapjával. A könyvtári honlap naprakész információkat tartalmaz, rugalmas szerkesztésű, alkalmazkodik az aktuális igényekhez. A honlapon található információk segítik a főiskolai oktatást (például: az egyes tantárgyakhoz tartozó link-gyűjtemények az Európai Unios oldal, adatbázisok elérhetőségei stb.) Fejlesztési cél, hogy valamennyi oktatási központ fiók könyvtára kapcsolódjon be egy integrált könyvtári portál építésébe, mely ezáltal a fiókkönyvtárak speciális tartalmait, információit is tükrözné. A honlap szerkesztését egy team fogja össze, amely a központi könyvtár és a forrásközpontok szakembereiből áll. A Web 2.0 kifejezés az internetes világ megújulást jelzi, mely a web és a böngésző platformmá válását, a felhasználók aktív részvételét és együttműködését, az Internet használat kiterjedését és ténylegesen mindennapivá válását jelenti. Ezekhez az új kihívásokhoz a könyvtári portáloknak is alkalmazkodni kell, internetes szolgáltatásainkat, megjelenésünket ehhez kell igazítanunk. Sokkal nagyobb hangsúlyt kell fektetnünk az online világban való jelenlétre, hiszen felhasználóink (a hallgatók) egyre inkább az online információszolgáltatásokat, az online tartalmakat részesítik előnyben a hagyományos dokumentumokkal szemben. Fontos előrelépést jelentene az interaktivitás hangsúlyozása, és a naprakész, folyamatosan frissülő információk kínálása (akár hírlevelek, könyvtári blog formájában). Régóta működő, de egyre inkább mindennapossá váló könyvtári szolgáltatás a számítógépes keresés. Ennek jelentősége abban áll, hogy segítséget nyújt az olvasóknak a különböző adatbázisok releváns tartalmainak megtalálásához. Napjaink információáradatában eligazítást tudunk adni bibliográfiák, lelőhelyforrások összeállításával. Könyvtárunk számos adatbázis-előfizetéssel rendelkezik, célunk a meglevő szolgáltatásaink fenntartása, népszerűsítése, a full-textes, ill. a magyar nyelvű adatbázis- szolgáltatásaink bővítése. A könyvtárban az információ kereséshez az igényeknek megfelelő számban álljon rendelkezésre számítógép, legyen biztosítva a laptopok használata is. A középiskolások ill. a főiskola hallgatói számára a nyári hónapokban is biztosítjuk a nyelvi labor használatát egyéni vagy csoportos tanulás céljára, ezzel a lehetőséggel a nyelvviszgára való felkészítést kívánjuk segíteni. A Kodolányi János Főiskola újonnan felvett hallgatói számára névre szóló tájékoztatót küldünk a főiskola valamennyi helyszínén működő könyvtár szolgáltatásairól. 5.2 Kölcsönzés Minden könyvtárral ellátott helyszínen számítógépes kölcsönzési rendszer működjön, amelynek feltétele a megbízható és gyors hálózati rendszer. Közvetlen, online használói hozzáférés a saját kölcsönzési státusz nyilvántartásához. Teljes állományra kiterjedő, a használók által működtetett online rendelés lehetősége.

9 Törekedni kell az olvasói előjegyzések átlagosan legalább 95%-ának teljesítésére. Csökkenteni kell az előjegyzett dokumentum rendelkezésre bocsátásáig eltelt időt. Optimális esetben ez nem lehetne több, mint 4 hét. Megértő, de határozott szankciókkal kell sújtani az olyan olvasókat, akik nem tartják be a kölcsönzési szabályokat. A számítógépes nyilvántartás adta lehetőségekkel élve meghatározott időközönként ki kell gyűjteni a késedelmes olvasókat. 6. A könyvtár alapvető kompetenciái és felelőssége 6.1 Állománymenedzsment A könyvtár a dokumentumok gyűjtő, őrző és tároló helye marad, de a gyűjtemény alakításánál figyelembe kell venni azt a tendenciát, hogy erőteljesen nő a digitalizált dokumentumok iránti kereslet, a hagyományoshoz képest. A helyben használat mellett biztosítani kell a távoli elérést is. ( levelező oktatás, távoktatás, otthoni hozzáférés ). A főiskola jelszóval védett belső hálózatán hozzáférhetővé kell tenni azokat a dokumentumokat, amelyek a tanulást, kutatást segítik, pl. folyóiratcikkek, szakdolgozatok, TDK, OTDK dolgozatok, segédanyagok. oktatást segítő digitális játékok. A játék, mint oktatási eszköz a tanulási képességeket, a stratégiai tervezést fejlesztő szocializációs eszköz. Ezeket az anyagokat minden oktatási helyszín könyvtárában biztosítani kell. Tartalomszolgáltatás, digitalizálás: A korszerű információs szolgáltatáshoz fontos eszköze a tartalomszolgáltatás és az oktatáshoz szükséges anyagok digitalizált formában való biztosítása a használók részére. A könyvtár feladata, hogy nyilvántartsa és rendelkezésre bocsássa azokat a forrásokat, ahol digitalizált tartalmak találhatók ( Magyar Elektronikus Könyvtár, Neumann Ház, stb.) Ezen kívül a főiskola jelszóval védett zárt hálózatán tegye hozzáférhetővé a hallgatók és oktatók számára a tananyagokat, a szerzői jogok figyelembevételével. Meg kell határozni a digitalizálható tartalmak körét. A központi könyvtár és a forrásközpontok állományának folyamatos vizsgálata az oktatásban résztvevők számának, igényeinek figyelembevételével. Rugalmas gazdaságos és felhasználó barát ellátórendszer működtetése. A források optimális kihasználása érdekében a gyűjtemények, az anyagi és az emberi erőforrások összehangolása. A dokumentum ellátás, gyűjtemény-fejlesztés területén folyamatosan figyelembe kell venni a főiskola stratégiai irányvonalát, a hallgatók számának alakulását, az olvasói igények változását, az új szakok, képzések tankönyv igényét. A beszerzés forrásai: - a főiskola költségvetésében biztosított összeg - pályázatok, kiemelten a más intézményekkel közös pályázatok, régiós és európai uniós források felkutatása - konzorciumok létrehozása hazai és külföldi főiskolai és egyetemi könyvtárakkal adatbázisok előfizetésére (pl. Scopus folyóirat adatbázis) - a könyvtár saját bevétele

10 6.2 A könyvtár intézményi archiváló szerepe Szabályzatban rögzíteni kell azoknak a dokumentumoknak a körét, amelyeket a könyvtár gyűjt és archivál: - a főiskola történetének dokumentumait (írásos és digitális formában) - speciális dokumentációs különgyűjtemények dokumentumait (Európai Dokumentációs Központ, KJF Irodalmi Ház, Konferenciaanyagok, Autizmus stb.) - A Kodolányi János Főiskolához tartozó kutatócsoportok, intézetek tudományos kiadványait - Adományokat (pl. partnervárosok kiadványait) - Kodolányi János életének, munkásságának dokumentumait - a főiskola fényképgyűjteményét - a könyvtár történetére vonatkozó anyagokat, iratokat - konferenciák előadásait - a főiskola saját kiadványait (tankönyv, jegyzet konferencia anyagok, egyéb) - főiskolai szakdolgozatok, TDK, OTDK dolgozatok őrzése, feldolgozása, archiválása - A szakdolgozatok tartalmi és formai követelményeit a Kodolányi János Főiskola egységes szerkezetbe foglalt szakdolgozati szabályzata tartalmazza. A szakdolgozatokat 2007-től elektronikus formában is tárolja a könyvtár, amelyeket a hallgató döltenek fel a főiskola erre kialakított internetes Digidok ( digidok.kodolanyi.hu) felületre. A digitalizált tárolás lehetővé teszi a szakdolgozatok bármely helyszínről való elérését (csak a képernyőről történő olvasást), biztosítja a diplomamunkák védelmét, és helytakarékos. 6.3 Tervszerű állományapasztás A könyvtári állomány folyamatos felülvizsgálatával és az intézeti ajánlások figyelembevételével ki kell vonni az állományból az elavult és feleslegessé vált példányokat. A fölös példány jegyzékeket a Könyvtári Intézet honlapján a vonatkozó rendelet szerint kell köröztetni egyéb könyvtárak részére. Az apasztási politika révén megakadályozható, hogy a gyűjtemények minimális felesleges, idejét múlt dokumentumot tároljanak. 7. Humán erőforrás menedzsment Cél: a könyvtári személyzet és a könyvtár használói közötti aktív párbeszéd, kommunikáció biztosítása. Az erőforrások hatékony elosztásának és felhasználásának segítése. A könyvtárosok (információs szakemberek) fő feladata az információ szerzése, rendszerezése, feltárása és archiválása. A könyvtári munkatársak folyamatos képzése, az új technikai eszközök, website-ok, keresőprogramok megismerésére és a hallgatók munkájának segítésére. A megfelelő tanulási környezethez nélkülözhetetlen a jól képzett, informatikus-könyvtárosi ismeretekkel, készségekkel rendelkező, állandóan rendelkezésre álló szakember-gárda (pl. távoli elérés biztosítása ), amely segít eligazodni az indormációk tömkelegében, megtanítja a számítástechnikai eszközök használatát, tájékoztatást ad helyben vagy on-line.

11 A tervszerű személyzeti munka, a humán erőforrásokkal való ésszerű gazdálkosdás megköveteli, hogy a könyvtár céltudatosan fejlessze munkatársi gárdáját, elősegítse képzésüket, továbbképzésüket. A jó munkahelyi légkör, a motivált kollektíva, az anyagi és erkölcsi megbecsülés a minőségi teljesítmény záloga. Az innovatív képességek felhasználása, az egyénre szabott feladatok közös megtalálása erősíti a munkatársak kötődését a könyvtárhoz és az intézményhez. A rendszeres munkaértekezletek célja a a belső kommunkáció erősítése, ezért szükséges minden megbeszélésről feljegyzést készíteni és ban eljuttatni mindenkinek. Az értkezletek célja a konstruktív beszéljetés, az új ötletek, tapasztalatok átadás. A könyvtár éves munkatervet és beszámolót készít, amelyhez minden munkatárs megírja a saját területére vonatkozó anyagot. Az élvégzett munka ellenőrzése legyen folyamatos, a problémamegoldó és konstruktív. Továbbképzési terv készítése: Az oktatási és kulturális miniszter 25/2007. (IV. 24.) OKM rendelete alapján, amely a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról szóló 1/2000 (I.14.) NKÖM rendelet módisításáról szól, el kell készíteni a könyvtár hét éves tovább képzései tervét, és az éves beiskolázási tervet. A tervezést az alábbi szempontok figyelembe vételével végezzük el: - a korábbi továbbképzési ciklus elemzése, eredmények és hiányosságok - számba kell venni a továbbképzésre javasolt munkatársakat - közösen ki kell választani azokat a képzéseket, amelyek a könyvtári munka szempontjából fontosak és hiányt pótló területek - támogatni kell az intenzív nyelvtanulást és a nyelvvizsga letételét A főiskola intézetein dolgozó oktatók tájékoztatása a könyvtári újdonságokról, elérhető adatbázisokról bemutatók, tréningek szervezésével. 7.1 Használók igényei - a könyvtárosok vegyék figyelembe a használók (kockázatvidelői) sokféleségét (pl. külföldi hallgatók), egyéni vagy csoportos tanulási igényét, a külső és belső használók eltérő könyvtárhasználati szokásait. - A különböző tanulási stílusok, a használók sokféle szükségletei alapján a könyvtárhasználók minden kategóriájának más és más támogatást kell nyújtani, ehhez szükséges a könyvtárosoknak kommunikációs, mentálhigiénés, stb. tanfolyamokon való továbbképzés biztosítása. - A főiskola vezetése számára döntés előkészítő információkat, jogszabályokat, egyéni szakterültek szerinti tájékoztatást, gyors, pontos adatokat kell szolgáltatni - Az oktatók részére rendszeres szakirodalmi tájékoztatást kell nyújtani - A főiskola gyakorló intézményeként működő Kodolányi János Középiskola könyvtári ellátása fokozott figyelmet igényel. Itt is szükség a van gimnázium tananyagának és specializációinak ismeretére.

12 A főiskola és a gimnázium könyvtára szoros munka kapcsolatban dolgozik, A középiskolában is a HUNTÉKA integrált számítógépes könyvtári rendszer bevezetését tervezik. 7.2 A könyvtár mint az információs társadalom alapintézménye - A könyvtár erősítse az intézmény iránti bizalmat, használja a hallgatókkal, oktatókkal való személyes kapcsolatot az oktatás segítésére, az intézmény presztizsének növelésére. - A könyvtár feladata a releváns információs erőforrások kifejlesztése (saját weblap, integrált könyvtári rendszer, stb.) - Az információhoz való minél egyszerűbb hozzáférés biztosítása - A használók igényeihez alkalmazkodó nyitva tartás biztosítása - Gyors hozzáférés lehetővé tétele a dokumentumszolgáltatás széles skálájához - Személyes segítségnyújtás a használók információs igényeinek kielégítéséhez - A főiskolai hallgatók oktatók és külső használók felkészítése az információkeresés és az információs menedzsment transzferálható képességeinek elsajátítására - Legyen a külső használók számára a város dolgozószobája, az utca egyeteme és ugyanakkor virtuálisan is elérhető tudástár. 8. Minőségmenedzsment A könyvtári minőségmenedzsment a főiskola integrált minőségirányítási rendszerének része. A Kodolányi János Főiskola stratégiai menedzsment programjának célkitűzései: - A főiskola versenyképesség stratégiája - Szolgáltatási stratégiája - Szervezetfejlesztési stratégiája 8.1 A stratégiai folyamatok menedzselése - Szervezeti eredményesség menedzsment - Hallgató menedzsment a kutatási és fejlesztési tevékenységben - Marketingmenedzsment - Oktatásmenedzsment - Kutatás, tanácsadás - Stratégiai folyamatok menedzselése

13 8.2 A teljesítménymérés előfeltételei A könyvtár mint rendszer helye, szerepe a főiskolai minőség menedzsmentjében. A könyvtár teljesítménymérésének vizsgálatához az adott könyvtár különböző szerepeit is számba kell venni. a könyvtár mint fizikai rendszer ( épület, infrastruktúra ) a könyvtár mint gyűjtemény a könyvtár mint információs kapuszolgálat, olyan eszköz, amelynek révén a használók kapcsolatba kerülhetnek az általuk keresett, de máshol megtalálható információval. 8.3 A teljesítménymutatók a tervezési ciklusban: 1. A stratégiai célok meghatározása 2. A stratégiai célok elérésére irányuló szolgáltatások meghatározása 3. A szolgáltatásokhoz szükséges erőforrások elosztása 4. A szolgáltatás teljesítményének értékelése a teljesítménymutatók felhasználásával 5. A teljesítmény összehasonlítása a célokkal 6. A célok, az erőforrások elosztása, felülvizsgálása A könyvtár céljainak vissza kell utalnia az intézmény átfogó céljaira, hiszen a könyvtár szolgáltatásaival a főiskola közönségét (oktatók, hallgatók, munkatársak) segíti. A szolgáltatásoknak és a fő célkitűzéseknek összhangját évente felül kell vizsgálni. Ha egy adott szolgáltatásnál nem mutatható ki, hogy a könyvtár valamely átfogó célját támogatja, akkor indokolt annak felvetése, hogy a könyvtár miért ruház be anyagi eszközöket. 9. A könyvtári- és információszolgáltatások teljesítménymérése 9.1 Partnerközpontúság mutatói: A közönség, mint használó A használókra vetített költség A személyes használat népszerűsége A személyes használat költsége A kölcsönzés népszerűsége A helyben használat intenzitása A gyűjtemény használata A partnerközpontúság mutatói a könyvtári használat intenzitását mérik. Az éves statisztikai adatok és a teljesítménymérési mutatók alapján a könyvtár elvégzi könyvtárhasználati mutatók elemzését, s a főbb mutató számokat a hasonló gyűjtőkörű és nagyságú főiskolai könyvtárakkal összehasonlítja. 9.2 Szolgáltatási hatékonyság mutatói: A kölcsönzési állomány forgási sebessége A kölcsönzések költségessége

14 A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága A tárgyi eszközök kihasználtsága Az ülőhelyek kihasználtsága A dokumentum feldolgozás gyorsasága A szolgáltatási tevékenység mutatói a szolgáltatások népszerűségét, az új szolgáltatások hatékonyságát mutatják meg ben közös NKA pályázat keretében Fejér megye öt könyvtárával közös teljesítménymérésben vesz részt a főiskola könyvtára. Ezt a vizsgálatot tervezzük kéthárom év múlva megismételni. 9.3 Monitoring rendszer kialakítása: A központi könyvtár és a hálózatához tartozó forrásközpontok munkájának értékelési szempontjai: - éves statisztikai jelentések - negyedéves kimutatás az állomány gyarapításról (intézetenként és egységenként) - könyvtárközi kérések alakulása (teljesített nem teljesített, okok feltárása) - pályázati tevékenység - kapcsolat a könyvtárakkal és a főiskola egységeivel - használói elégedettség mérése ( hallgatók, oktatók, külső használók) - hazai és nemzetközi kapcsolatrendszer áttekintése - infrastruktúra A könyvtári munka önértékelését az egész hálózatra vonatkozóan tervezzük elvégezni, és az egyes forrásközpontok is értékelik saját tevékenységüket. Közösségi szolgáltatásokkal és a felnőttképzés támogatásával ( távoktatás ) segítse a hallgatók munkahely szerzését, a foglalkoztatottság javítását, az esélyegyenlőség megteremtését 9.4 A stratégiai fejlesztési terv megvalósításának feltételei: - a pénzügyi háttér biztosítása (főiskolai támogatás, pályázatok, szponzorálás) - a döntéshozatal kereteinek meghatározása - infrastruktúra fejlesztése (megbízható hálózat működtetése minden oktatási helyszínen, számítógépek szükség szerinti cseréje, karban tartása, lépéstartás az új információhordozók megjelenésével ) - a hallgatói adminisztráció és a könyvtári nyilvántartási kötelezettségek összehangolása - a főiskolán és a könyvtáron belüli belső tájékoztatás javítása - még fokozottabb munkakapcsolat a város ( megye ) könyvtáraival - konzorciumok alakítása európai uniós pályázatok írására a régió egyetemi és főiskolai könyvtáraival - nemzetközi kapcsolatok bővítése, az Európai Dokumentációs Központokkal való szorosabb együttműködés

15 10. Operatív tervek, ellenőrzés, értékelés A tervet olyan részletességgel kell elkészíteni, amely alapul szolgálhat ahhoz, hogy felmérhessük megvalósíthatóságukat. Az operatív tervek tartalmazzák : - a stratégiai időszakban megvalósítandó feladatot - a módszert - az eszközöket - az időkeretet A stratégiai cél csak folyamatos ellenőrzéssel és értékeléssel valósítható meg. A figyelemmel kísérés minden szinten fontos, ha ezt elhanyagoljuk, akkor a tervek nem működnek munkaeszközként. Célszerű és fontos a stratégiai tervet évente átnézni, a feladatokat a következő évre ki kell dolgozni és be kell vonni az operatív tervbe és a költségvetésbe. A teljesítményértékelés a stratégiai tervezés és vezetés lényegi része. A teljesítménymutatók adatokkal támogatják az áttekintési folyamatot és befolyásolják jövőbeni döntéseinket. Fontos, hogy ne veszítsük el azokat a háttérinformációkat, melyeket a helyzetelemzés során gyűjtöttünk, mivel szükség lehet rájuk hivatkozni, és ezek az információk hasznosak lehetnek az egymást követő módosítások kiindulópontjaként egyrészt tartalmi szempontból, másrészt a megtett fejlődés regisztrációjaként. A stratégiai tervezés során nagy mennyiségű anyag gyűlik össze, beleértve a szakirodalmi szemlét, piackutatás, adatelemzés termékeit, az ötletbörzék során kidolgozott stratégiai változatokat, amelyekről nem bizonyos, hogy tükröződnek a végső tervben. Gyűjtsük össze e dokumentumokat (akár hagyományos, akár digitális formában), rendezzük mind a tervezési folyamat dokumentálása, mind pedig a személyzet által létrehozott anyagok, az általuk felvetett ötletek nyílvántartása érdekében. A stratégiai tervezési módszereket számos könyvtárban használják sikerrel szerte az egész világon. A gyorsan változó környezet hatékony stratégiai vezetést igényel annak érdekében, hogy a 21. században is lehetőségünk legyen a túlélésre. Kiemelt feladatként kell kezelni a rendszeres tervezési eljárások bevezetését. A teljes mértékben konzultatív megközelítést javasoljuk, elegendő időt fordítva mind a stratégiai, mind az operatív tervekre.