az információtechnológia segítségével február 4

Átírás

1 Ellenőrzés az információtechnológia segítségével február 4

2 "Mivel a változások elkerülhetetlenek, ezért az a legjobb amit az emberek tehetnek, ha megtanulnak együtt élni vele." A könyvelést számítógéppel is lehet ellenőrizni... Ezt a jelentést a számítógép állította össze, amin egy tudástár segítségével megjelölésre kerültek a helytelen illetve a jó tételek. A számítógép összeveti a könyvelést a tudástárral és megjelöli a hibás, illetve a jó tételeket. Ez egy tudástár, ami témakörönként tartalmazza a könyvelés szabályait....bizonyos szempontból pedig nincs is más lehetőség Bizonylatok alapján ugyanis nem lehet ellenőrizni a könyvelés folyamatait. Ezt mutatja be a következő ábra is ami egy kapott előleg elszámolását szemlélteti, és összesen 7 lépésből áll. Ennek a folyamatnak a teljes vizsgálatát nem lehet elvégezni a bizonylatok alapján, mert azok különböző helyeken vannak lefűzve. Egy komplex ellenőrzéshez először egyenként össze kellene szedegetni a dokumentumokat, mert más helyen vannak a számlák, a bankbizonylatokk és az úgynevezett vegyes bizonylatok is, és csak utána jöhetne az ellenőrzés. Mindez talán egy esetben még működhetne is, de a könyvelés összes bizonylatát már nem lehetne így összerendezni. Ezt? Melyik bizonylatot ellenőrizzük? Vagy Ezt? Vagy Ezt?

3 Ezzel szemben a számítógéppel ki lehet szűrni a partnereket és sorba lehet rendezni a dátumokat is, hogy láthatóvá váljanak a folyamatok. (A könyvelés pedig 90%-ban folyamatokból áll, mint például egy számla és a hozzá kapcsolódó kifizetés, ami talán a legegyszerűbb és legáltalánosabb folyamat, vagy a sokkal bonyolultabb munkabér elszámolás, ahol a bruttó összegből jutunk el lépésenként a kifizetendő összegig.) Ehhez képest ma így ellenőrzünk A hagyományos ellenőrzés 3 egyszerű lépésből áll, ahol a vizsgálatot végző azt tudja megnézni, hogy a bizonylatokat hogyan könyvelték. Ez a vizsgálat (manuálisan) egyesével halad előre, és minden megtalált hibánál elkészül a szükséges intézkedés is. Mivel ez a megközelítés erős kapacitásbeli korlátokba ütközik (a bizonylatok 1%-5%-ára terjedhet ki, mert ennyi időt lehet biztosítani az ellenőrzéshez), ezért még arra sincs esély, hogy az ellenőrzést végzőben kialakuljon egy összkép a könyvelésről. Éppen ezért, a hagyományos ellenőrzés csak a felületet fogja érinteni, és csak azok a problémák kerülnek az ellenőrzést végző látókörébe, amibe éppen belebotlik (a könyvelés fennmaradó 95%-a pedig ellenőrizetlen marad, mert azt kézbe se lehetett venni).

4 ...pedig ezt kellene csinálni Az információ-technológia vertikális integrációja: A hagyományos ellenőrzésnél, a tételek könyvelésének a kikeresésére megy el a vizsgálatra szánt idő jelentős része, mert ha már minden együtt van, akkor azt egy pillanat alatt el lehet dönteni, hogy jó-e a könyvelés. Az ellenőrzés előkészítése (a könyvelési módszer kikeresése) azonban megoldható az információ-technológiai segítségével is. Ezzel párhuzamosan pedig az összeállított információt a számítógép is kiértékelheti, ami megtanítható a könyvelés szabályaira és sohasem téved (ilyen értékelést mutat az első ábra is). Ha pedig a munka jelentős részét a gépekkel végeztetjük el, akkor az embereknek csak az utolsó fázisban kell bekapcsolódni azért, hogy a feltárt hibákat szankcionálják. Ebben a megközelítésben tehát lehetővé válik a mélységi ellenőrzés, ami nem csak a bizonylatok max. 5%-ára terjed ki, hanem a teljes adatállományra. Továbbá jelentősen nő az ellenőrzést végzők kapacitása is (a felgyorsult előkészítési folyamat miatt), ami további ellenőrzésekre fordítható. Az információ-technológia horizontális integrációja: A technológia által nyújtott lehetőséget fel lehet használni arra is, hogy felállítsunk egy Célzást Elősegítő Elővizsgálati Rendszert (CEER). Ez a rendszer is három részből állna,, ahol az első lépésben az adózók töltenék fel a könyvelési adataikat a NAV-nak (Standard File). Ezt követően a számítógépek állítanák össze az ellenőrzéshez szükséges információt és kiértékelnék a könyvelést. Majd az utolsó lépésben a megtalált hibákat lehetne súlyozni, és szükség esetén pedig beindítani a helyszíni ellenőrzést. Ebben a rendszerben ezt az utolsó lépést szintén emberek végeznék, akiknek először értékelni kellene a feltárt problémákat (mivel nem mindegy, hogy a hibák csak a számvitelt érintik vagy az adózást is). Továbbá a szükséges intézkedést is előkészítenék, ahol a csalásokra utaló jelek felfedezésével annak a leleplezését kell megszervezni,, a jelentős könyvelési hibák esetében pedig az ellenőrzést kell elrendelni. Ez a lehetőség tehát az adózók széleskörű elővizsgálatát és a helyszíni ellenőrzés kiválasztásához szükséges pontos célzást tenné nagymértékben automatizálttá. (*A CEER-el kapcsolatban számítani lehet egy jelentős prevenciós hatásra, mivel több esetben is olyan körülményt teremt, ami nagyon megnehezíti a csalás lehetősségét. Ezekből párat a mellékletben is bemutatunk.)

5 A számok tükrében 2014-ben 582 milliárd forint adókülönbözetet állapított meg a NAV, amit a hagyományos ellenőrzés keretében, a bizonylatok max 5%-át átnézve tudott feltárni. Ha azt vesszük, hogy nagyon tehetségesek voltak az ellenőrök és beleéreztek abba, hogy a könyvelésnek melyik 5%-át kell átnézni, még akkor is legalább 10% feltáratlan hiba maradhatott a könyvelésnek abban a 95%-ában amit nem sikerült átnézni. (Azt feltételezzük tehát, hogy a feltárt adóhiány az összes problémának a 90%-a, és ezt a bizonylatok 5%-ának átnézésével lehetett elérni. Ehhez képest a bizonylatok 100%- ának vizsgálata fényt deríthet a fennmaradó 10%-nyi problémára is.) Maradva a technológia vertikális integrációjánál, ha azt vesszük, hogy az ellenőrzés előkészítésére (a könyvelés kikeresésére) fordított idő egyetlen kattintásnyira "zsugorodik", akkor ez a jelenleg elvégzett ellenőrzések számát tekintve legalább 30%-os kapacitás-növekedést jelent (nagyon alábecsülve). Mindez az ellenőrzések számának tükrében úgy néz ki (a 2014-es adatokból kiindulva), hogy a darab ellenőrzés helyett ellenőrzést is elvégezhetne a NAV. Ez a 30%-os kapacitásnövekedés pedig hasonló mértékben, akár az eltitkolt adókülönbözet feltárásában is megjelenhet, ami 175 Milliárd forintos feltárt adóhiány növekményt jelentene. (Az ellenőrzések száma ugyanis átlagfeletti megállapítást hozhat, ha olyan cégek kerülnek vizsgálatra ahol sok a probléma és értelemszerűen átlag alattira, ha ezzel a kapacitással a tisztességes cégeket ellenőrzik. Ezért fontos a CEER, ami segítene a célzásban, hogy a kapacitást ne a törvénytisztelő cégek ellenőrzésére fordítsa a NAV.)

6 A Célzást Elősegítő Elővizsgálati Rendszer segítségével (ez a technológia horizontális alkalmazása) a vállalkozói szektornak legalább az 50%-át lenne érdemes bevonni az ellenőrzésre való kiválasztásba (az elvégzett ellenőrzésen felül). Ez a számok tükrében azt jelentené, hogy a vállalkozásból (2014-es adatokkal számolva) vállalkozás adatait lehetne feldolgozni, ami kiegészítené az elvégzett darab ellenőrzést (ez szintén 2014-es adat, ami a vállalkozásoknak csak a 9%-át érintette). Ekkora állami jelenlét, pedig nyilvánvalóan hatással lenne a feketegazdaságg visszaszorítására is, amit tovább javíthatna az a lehetőség, ha az ellenőrzéshez szükséges programot a vállalkozások is használhatnák. Ebben az esetben ugyanis egy korrekt rendszerrel azonosulhatnának az adózók, mert ugyanazzal a szoftverrel és tudástárral végezhetnék a saját elővizsgálatukat, mint amit az állam is használ. Másként megfogalmazva meg lehetne kímélni a tisztességes vállalkozókat egy felesleges stressztől, és ez nagy lépés lehetne az "emberközpontú" adóhivatal ideájának eléréséhez. (Ugyanakkor a csalók pedig azt tudhatnák meg előre, hogy mit nem kell elkövetni.) Mire lenne szükség a rendszer működtetéséhez? A Standard File: Ez egy olyan adatszolgáltatási előírás, amivel egész Európában már csak Magyarország nem rendelkezik. Ez a szabályozás az adózók egységes adatszolgáltatási kötelezettségét írja elő a könyvelés vonatkozásában és arra terjed ki, hogy a könyvelést milyen formában kell elektronikusan átadni az adóhivatal részére. (Jelenleg ugyanis az AuditPrime gyártója által biztosított un. DataLink-eprogramok, amivel az adózó saját maga készítheti el az adatexportot. Ez a rendszer azonban csak segítségével történik az adatok begyűjtése. Ezek olyan kis egy átmeneti megoldás lehet, mivel minden könyvelőprogramhoz nincs ilyen lehetőség. Ezzel kapcsolatban érdemes megjegyezni azt is, hogy a Standard File előírás megalkotásához sokkal jobb előfeltételekkel rendelkezik Magyarország, mint Európa más országai. A DataLinkek elkészítése ugyanis olyan tapasztalatnak számít, amivel egyetlen más ország sem rendelkezik. Nincs ugyanis arra példa, hogy közel száz könyvelőprogramhoz készített volna adatmigrációt egyetlen cég. Ez csak az AuditPrime-al fordult elő, mert így lehetett biztosítani a rendszer alapvető működőképességét.