Ifj.dr.Sallay József Ügyvédi Iroda 1055 Budapest Kossuth tér 18. fszt. Tel: ; Fax:

Átírás

1 Ifj.dr.Sallay József Ügyvédi Iroda 1055 Budapest Kossuth tér 18. fszt. Tel: ; Fax: JELENTÉS BUDAÖRS KISTÉRSÉG TÖBBCÉLÚ TÁRSULÁS KISTÉRSÉGI IRODA JOGI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI VIZSGÁLATÁRÓL Készítette: ifj. dr. Sallay József Ügyvédi Iroda dr. Bacskay Antal alkalmazott ügyvéd

2 I. ÁLTALÁNOS MEGÁLLAPÍTÁSOK Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Iroda (továbbiakban: Iroda) pénzügyiszabályszerűségi vizsgálatára Budaörs Kistérség Többcélú Társulása dr. Csutoráné dr. Győri Ottília Elnök megbízása és az ellenőrzési programja alapján került sor. Ellenőrzött szervezet neve: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Iroda Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a Kistérségi Iroda gazdálkodása, szervezeti és szabályozási rendszere, a költségvetés tervezése és végrehajtása, a létszám- és személyi juttatással való gazdálkodása, a vagyonvédelem és a belső ellenőrzési tevékenysége megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. Az ellenőrzést végző neve: dr. Bacskay Antal alkalmazott ügyvéd Holczmann Gyuláné közgazdász Ellenőrzés alá vont időszak: A helyszíni ellenőrzés időpontja: közötti időszak. Az Iroda részéről adatot szolgáltatott a vizsgálatot végző részére: Egri Péter Irodavezető Veszeli Andrásné gazdasági vezető Az ellenőrzésre -az iroda alkalmazottaival is egyeztetett módon és időpontokban- a részletes ellenőrzési program alapján került sor. RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE TÖRVÉNYEK Áht évi XXXVIII. törvény az államháztartásról Számv. tv évi C. törvény a számvitelről évi CXXXV. törvény a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről RENDELETEK Ámr. 217/1998. (XII.30.) és a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről Ber.: 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről Áhsz.: 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 2

3 II. RÉSZLETES VIZSGÁLATI MEGÁLLAPÍTÁSOK I/1. A gazdálkodás szervezeti és szabályozási rendszerének vizsgálata I/1/1. Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SzMSz) vizsgálata Az ellenőrzés időszakára vonatkozóan az SzMSz készítésénél az államháztartásról működési rendjéről a 217/1998.(XII.30.) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet előírásait kellett alkalmazni. A 217/1998. (XII.30.) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet hatálya kiterjed a helyi önkormányzatokra, a települési, illetve területi kisebbségi önkormányzatokra és a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásaira, valamint az irányításuk alá tartozó költségvetési szervekre, ideértve a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről szóló évi CXXXV. törvény 16. -a szerinti jogi személyiséggel rendelkező társulásokat is. Az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatának vizsgálatát követően az alábbi megállapításokat tesszük: Budaörs Kistérség Többcélú Társulás Polgármesterek Tanácsa - az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény 88. -ának, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.) Korm. rendelet 10. -ának figyelembevételével határozta meg az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatát. A Tanács október 7-i ülésén az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatát megtárgyalta és elfogadta. Az elfogadó határozat száma: 50/2009. A 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 13/A. bekezdése írta elő a szervezeti és működési szabályzat kötelező tartalmi előírásait. Az SzMSz-nek tartalmazni kell a létrehozásáról szóló jogszabályra (határozatra) való hivatkozást, a nyilvántartási számot, alapító okiratának keltét, az alapító okirat azonosítóját, az alapítás időpontját. Rögzíteni kell az ellátandó és a szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott kiegészítő, kisegítő és vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok megjelölését. Meg kell határozni a vagyonkezelésébe, illetve tulajdonosi (alapítói, külön jogszabályban meghatározott részvényesi, szavazatelsőbbségi) jogkörébe tartozó gazdálkodó szervezetek részletes felsorolását, valamint a vagyonkezelés végrehajtásáért felelős szervezeti egységet, feladatait, a vagyonkezelés rendjét. Egyértelműen be kell mutatni az Iroda szervezeti felépítést és működésének rendszerét, a szervezeti egységek (ezen belül a jogi személyiségű szervezeti egység, gazdasági szervezet) megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, a kötelezettségvállalásainak (szerződéskötéseinek) rendjét. A szabályzatban megnevezett személyek feladat- és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat. Rögzíteni kell az Irodához rendelt más költségvetési szervek felsorolását, valamint ezen szerveknél, illetve saját szervezeti egységeinél a pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörének, munkakörének meghatározását. Továbbiakban a költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos sajátos előírásokat, feltételeket. Megállapítottuk, hogy a októberében elfogadott SzMSz nem tartalmazta engedélyezett létszámot, a feladatmutatók megnevezését, körét, a szerződéskötés rendjét, 3

4 a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat, költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírásokat, feltételeket, az Irodához rendelt önállóan működő költségvetési szervnél, illetve saját szervezeti egységeinél a pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörének, munkakörének meghatározását. Az SzMSz tartalmazza, hogy az Iroda munkavállalói között van szociális és közoktatási referens, ami ellentétes a napi feladatellátással, hiszen kinevezett munkavállaló nincs egyik munkakörben sem. Továbbá tartalmazza az Iroda munkáját támogató szervezetek felsorolását és feladatait, többek között a Belső ellenőrzési munkacsoport. A belső ellenőrzési munkacsoport felállítását a Polgármesterek Tanácsa a 18/2004.(XII.08.) sz. határozatával rendelte el. A munkacsoport feladata: a belső ellenőrzési feladatterv kidolgozása, a belső ellenőrzési munka kistérségi szintű szervezésének szakmai támogatása. Az Iroda munkatársa szóbeli tájékoztatása alapján a munkacsoportok nem működnek, tekintettel az alacsony létszámra. Ez esetben ezt írásban jelezni kellett volna, hogy a határozat nem végrehajtható abban a formában és hogy ezt miképpen oldják meg ténylegesen január 01-től az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 20. (2) bekezdése írja elő a Szervezeti és Működési Szabályzat kötelező tartalmi előírásait. Az SzMSz-nak tartalmazni kell a költségvetési szerv létrehozásáról szóló jogszabályra történő hivatkozást, a törzskönyvi azonosító számát, alapító okiratának keltét, az alapító okirat számát, az alapítás időpontját. Rögzíteni kell az ellátandó, és a szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok megjelölését. Be kell mutatni a költségvetési szerv szervezeti ábráját, szervezeti felépítést és a működés rendjét, a szervezeti egységek (ezen belül a gazdasági szervezet) megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendjét. Rögzíteni kell a szervezeti egységek vezetőjének azon jogosítványait, amelyek körében a költségvetési szerv képviselőjeként járhat el. Kiemelten kell a szervezeti és működési szabályzatban nevesített valamennyi munkakörhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat rögzíteni. Külön jogszabályban szabályozott esetek kivételével a munkáltatói jogok gyakorlásának - ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is rendjét. Az irányító szerv, jelen esetben a Budaörs Kistérség Többcélú Társulás Polgármesterek Tanácsa által a 16. (1)-(3) bekezdésében foglaltak szerint az Irodához rendelt más költségvetési szervek felsorolását. A vizsgálat megállapítása, hogy a októberében elfogadott SzMSz a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 20. (2) bekezdés előírása szerint módosításra nem került. Az SzMSz-nek nem képezte mellékletét a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet a szerint a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje. A mindenkori jogszabályi előírásoknak megfelelő, Kistérségi Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatának elkészítéséért az Irodavezető felelős. 4

5 Javasoljuk az alapító okirat jogszabályoknak megfelelő módosítását követően a Szervezeti és Működési Szabályzat jogszabályok szerinti módosítását és a jóváhagyásra való előterjesztését a Budaörs Kistérség Többcélú Társulás Polgármesterek Tanácsa részére. Javasoljuk, hogy mindkét okirat ügyvéd vagy jogtanácsos által is ellenőrzött legyen, elkerülendő a többszöri munkát. I/1/2. Alapító okirat vizsgálata Az alapítói jogkör gyakorlása során a fenntartó által kiadott Alapító okirat az Iroda tevékenységének alapdokumentuma. Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. 9. (4) bekezdése, az államháztartásról szóló évi XXXVIII. tv. 87. (1), 88. (4) bekezdése, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) kormányrendelet 10.,15.,17., a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló évi CVII. törvény, valamint a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa 3/2005.(III.8.) sz. határozata szerint létrehozta, továbbá a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló évi CV. tv. 7. és a Polgármesterek Tanácsa 48/2009.(X. 07.) sz. határozattal módosította és egységes szerkezetben a 49/2009. (X. 07.) sz. határozattal jóváhagyta az Iroda alapító okiratát. Az alapító okirat szerint A költségvetési szerv neve, címe: Kistérségi Iroda, 2040 Budaörs, Szabadság út 134. Székhelyének címe: 2040 Budaörs, Szabadság út 134. Az intézmény alapító szerve: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Létrehozásáról rendelkező határozat: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa 3/2005.(III. 8.) számú határozata Az intézmény irányító szerve: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa A irányító szerv címe: 2040 Budaörs, Szabadság út 134. Illetékességi területe: Budaörs Kistérség közigazgatási területe Intézmény típus szerinti besorolása: Közhatalmi költségvetési szerv Feladatellátáshoz kapcsolódó funkció szerinti besorolása: önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv Az intézmény jogállása: önálló jogi személy. Az intézmény gazdálkodása: önállóan gazdálkodó, az előirányzatok felett teljes gazdálkodási jogkört gyakorolja. Az intézmény alaptevékenysége: Ágazat száma: Ágazat megnevezése: 84 Közigazgatás, védelem, kötelező társadalombiztosítás Államháztartási szakágazat száma: Megnevezése: Önkormányzati, valamint kistérségi társulási intézményeket ellátó, kisegítő szolgálatai Szakfeladat szerint: Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Általános gazdasági, társadalmi tervezési tevékenységek helyi, területi szinteken Területpolitikai támogatások és tevékenységek Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai Az intézmény közfeladata: A Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Társulási Megállapodásában foglalt feladatok. Az intézmény feladatellátást szolgáló vagyona: Budaörs Kistérség Többcélú Társulása tagjainak befizetései átvett pénzeszközök pályázati források normatív állami támogatások 5

6 tulajdonba átvett vagyontárgyak használatra átvett vagyontárgyak a működés során keletkező vagyontárgyak Vagyon feletti rendelkezés joga: Az intézmény a használatában lévő önkormányzati vagyont az alapító okirat 12. pontjában leírt tevékenységek keretében önállóan használja, a rábízott vagyont megőrzi, a mindenkor érvényes gazdálkodási szabályok szerint kezeli és gyarapítja. Az intézmény képviseletére jogosultak (cégjegyzés módja): Az intézmény vezetője önállóan. A vezető kinevezésének rendje: a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény 23. alapján pályázati eljárást követően határozatlan idejű vezetői kinevezést a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa adja. Foglalkoztatási jogviszony: Az intézménynél a foglalkoztatottak jogviszonya a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. és a Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. törvény alapján keletkezik. Az intézmény adószáma: Az intézmény bankszámlaszáma: Az intézmény MÁK törzsszáma: Az intézmény KSH száma: Az alapító okirat nem tartalmazta, hogy 1. Budaörs Kistérség Többcélú Társulás a január 31.-én létrehozott önállóan működő, részben önállóan gazdálkodó, önálló jogi személyiségű költségvetési szerv (BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat 2009-től Központ) pénzügyigazdasági feladatának ellátója az Iroda. 2. Központi költségvetéstől származó támogatás igénylését megalapozó jogcímeket (a normatív hozzájárulások (a költségvetési törvény 3. sz. melléklete szerint), a normatív, kötött felhasználású támogatások (a költségvetési törvény 8. sz. melléklete szerint). Javasoljuk, hogy az Irodavezető kezdeményezze az alapító okirat mielőbbi módosítását, aktualizálását, mert az állami normatív támogatások és hozzájárulások igénylésével kapcsolatos problémákat okozhat. I/1/3. Munkaköri leírások vizsgálata A munkaköri leírások naprakészsége a felelősség, a számonkérés és az ellenőrzés szempontjából meghatározó jelentőségű. A munkaköri leírások októberében kerültek elkészítésre, azt követően a felülvizsgálat annak ellenére elmaradt, hogy az Irodavezető feladatai között rögzíti az SzMSz, hogy gondoskodik a munkaköri leírások elkészítéséről és évente történő aktualizálásáról. A munkaköri leírások nem tartalmazták: az Iroda fejlécét, bélyegzőjét, iktatószámot, az informatikai eszközök-programok használatával kapcsolatos feladatokat és az azzal összefüggő felelősséget, a FEUVE rendszerben az ellenőrzési feladatokat, jelentési kötelezettségeket, az adott munkavállaló távolléte esetén a helyettesítést ellátó a teljes munkakört, vagy csak annak kiemelt feladatát kell, hogy ellássa, mely feladat ellátásért felelősséggel tartozik. 6

7 Csné P. Krisztina ügyintéző részére július 31. napi dátummal munkaköri leírás kiegészítéseként feljegyzés került készítésre, mely iktatószámot nem tartalmazott, melyben az Irodavezető felkérte a munkavállalót augusztus 1. napjától a pénztárosi munkakör ellátására, a mindenkori gazdasági vezető szakmai irányítása alatt. Irodavezető egyben felkérte Csné-t, hogy a Corvinus Egyetemen folytatott jelenlegi tanulmányainak befejezését követően közvetlenül kezdje meg és fejezze be a pénzügyi-számviteli ügyintéző képesítés megszerzését. Alkalmazott úgy tájékoztatta az ellenőrzést végzőket, hogy gyakorlatilag végzős, még egy félév tanulmány van hátra a befejzésig. A munkavállaló a tudomásulvételt július 31-én aláírásával igazolta. A munkavállalók munkaköri leírásaiban a munkafeladatok megnevezése alatt: rendszeres, eseti, ideiglenes, stb. címszó alatt lexikális jellegű felsorolás van, a konkrét feladatok teljeskörűen nem kerültek rögzítésre. A munkaköri leírásban az egyes munkavállalók részletes feladatait, ellenőrzési, egyeztetési kötelezettségeit, hatáskörét és felelősségét rögzíteni kell. Álláspontunk alapján szükséges a munkaköri leírások teljes átdolgozása oly módon, hogy konkrét feladat-hatás és felelősségi kör meghatározásra kerüljön, fejléces papíron. Az egyes dolgozók nevén túl legalább egy azonosító adatot tüntessünk fel a dolgozóról. Továbbá az alábbi záradékkal történő kiegészítését: A munkaköri leírásban foglaltakat megismertem, alkalmazását magamra nézve kötelezőnek elismerem. Tudomásul veszem, hogy a munkaköri leírásban foglaltak végrehajtásának elmulasztása jogi következményekkel járhat. I/1/4. Ügyrend -a Kistérségi Iroda gazdasági szervezetének gazdálkodással összefüggő feladataira- vizsgálata A évben hatályos Ámr. 17. (5) bekezdése értelmében a gazdasági szervezetnek olyan ügyrenddel kell rendelkeznie, amely részletesen tartalmazza az általa ellátandó feladatokat, a vezetők és a szerv pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatáskörét, felelősségi körét, a helyettesítés rendjét, a belső (szerven belüli) és külső kapcsolattartás módját. Az ügyrend november 1. napján lépett hatályba, a szabályzat módosítására a kistérségi irodavezető jogosult. Módosítva: január 31. Módosítás, kiegészítés indoka: A Kistérségi Iroda, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv rendelkezik gazdasági szervezettel, mely ellátja a BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat, mint részben önálló költségvetési szerv részére a gazdálkodással összefüggő feladatokat is pont a társulás előzetes költségvetési javaslatának elkészítése kiegészítve: Az Iroda és a BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat előzetes költségvetési javaslatát a gazdasági szervezet készíti el. 8. pont a Számviteli nyilvántartások vezetése kiegészítve: Pénzügyi Tájékoztató Iroda, Hagyárosbörönd által kifejlesztett Házipénztár program biztosít. Módosítva január 31. Módosítás indoka: A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló évi CV. törvény 18. -a alapján a Kistérségi iroda önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervnek, a BTT Szociális és Gyermekvédelmi Szolgálat önállóan működő költségvetési szervnek minősül. 7

8 Módosítva: január 31. Módosítás indoka: A 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet megnevezése. A rendelettel összhangban a gazdálkodási funkciók pontosítása nem történt meg. Az Ügyrend nem tartalmazta 1. a pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatáskörét, felelősségi körét, a helyettesítés rendjét, 2. az önállóan működő költségvetési szerv tekintetében ellátandó feladatokat, nem hivatkozik az együttműködési megállapodásban foglaltakra, 3. hiányzik a FEUVE ellenőrzés jogkörök gyakorlási rendje és a belső kontrollrendszer kiépítésének bemutatása a feladatok folyamatba épített ellenőrzése során. Javasoljuk az Ügyrend konkretizálását, újbóli elkészítését, felülvizsgálatát, kiegészítését a megállapított hiányosságokkal, ha nem a Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza a nevesített valamennyi munkakörhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokkal is. Az Alapító okirat, SzMSz, munkaköri leírások és az ügyrend vizsgálatát követően megállapított hiányosságokat jelentős kockázatúnak minősítettük, hiszen ezen alapdokumentumoknak kell a tényleges működés jogszabályoknak megfelelő hátterét biztosítania.. Az Iroda szervezeti struktúráját vizsgálva megállapítható, hogy az önálló működés és gazdálkodási feltételeknek a megalakulásától kezdve nem felel meg mivel a gazdálkodás önálló, gazdaságos és szakszerű viteléhez szükséges pénzügyi-gazdasági személyi feltételek nem álltak, nem állnak rendelkezésre. Összességében megállapítható, hogy az Iroda működési rendjének összhangja nem biztosított az Alapító Okiratban, az SzMSz-ben, valamint a jogszabályokban rögzített feladatokkal a fentiekben kimutatott hiányosságok alapján. Javasoljuk, hogy a Kistérség gondolja át az Iroda és a Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat működtetésének mikéntjét. A működést az alkalmazottak személyes képességei tartják fenn, akik a vállalt feladatoknak többségében eleget tudnak tenni, de rendezetlen jogi helyzetben ez nagyon veszélyes megoldás. Ami a gyakorlatban működőképes az nem biztos, hogy szabályos, a szabályokat pedig azért is be kell tartani, mert ezek hiánya esetén előbb utóbb komoly problémák merülnek fel mind jogi mind gazdasági területen. I/1/5. Pénzügyi-számviteli szabályzatok vizsgálata Számviteli Politikája és Számlarend A számviteli politikát szakmai feladatok és helyi sajátosságok figyelembevételével kellett kialakítani és szabályozni. Az Iroda a számviteli politikáját az Áhsz. 8. (3) bekezdésének megfelelően írásban szabályozta, és annak hatályát kiterjesztette a BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat/Központ, mint önállóan működő gazdálkodó költségvetési szerve. A Számviteli politika január 1-én lépett hatályba, s egyidejűleg hatályát vesztette a január 1- jei szabályzat. 8

9 Az Áhsz. 8. (5) bekezdésének megfelelően meghatározták a számviteli elszámolás és értékelés szempontjából, hogy mit tekintenek lényegesnek, illetve nem lényeges információnak, továbbá jelentős, illetve nem jelentős összegnek. Rendelkeztek arról, hogy kis értékű eszközök, vagyoni értékű jogok és szellemi termékek minősítésénél lényeges, hogy értékük ne haladja meg az eft egyedi beszerzési értéket. A kis értékű tárgyi eszközökkel kapcsolatos eljárási rend szabálya, hogy az Iroda és az egyszerűsített eljárás lehetőségével, amelynek a lényege, hogy meghatározott értékhatár alatti eszközöknél az értékcsökkenést egyösszegben elszámolják. A kisértékű eszközökről a költség-haszon összevetése számviteli alapelv érvényre juttatása érdekében a Számviteli politikában nem írták elő, hogy csak mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. Továbbá, hogy a nyilvántartásba nem kell bevezetni a 1.000,- Ft általános forgalmi adó nélkül számított beszerzési érték alatti tárgyi eszközöket. Ezen eszközök átvételét a számlán az átvevőnek aláírásával kell igazolnia. Nem rendelkeztek arról, hogy a Ft. egyedi beszerzési érték alatti beszerzéseknél annak besorolásáért Ki tartozik felelősséggel, meghatározva az eszköz kritériumát (egy éven túl, vagy egy éven belül szolgálja az Iroda feladatellátását). Az Iroda tárgyévet követő február 15. napjában határozta meg a mérlegkészítés időpontját, mely időpontig lehet az értékelési feladatokat elvégezni, illetve a költségvetési évre vonatkozóan a számviteli nyilvántartásokban szükséges helyesbítések elvégezhetők. A Számviteli politika az Ámr a és az Áhsz a előírásai szerint rögzíti a költségvetés készítésére és a beszámolók összeállítására vonatkozó általános előírásokat. Nem rögzíti a költségvetési koncepció elkészítésének előírásait, a költségvetési tervezés előírásait, a Tanács elé terjesztendő költségvetési rendelet elkészítésének szabályait. Továbbá, nem rendelkezik a zárszámadási rendelet elkészítésének tartalmáról, módjáról. A Számviteli politika tartalmazza az analitikus nyilvántartás rendjét, a főkönyvi számlaosztályok fő tartalmi elemeit, és szabályozza a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartás kapcsolatrendszerét. Rögzíti továbbá a könyvviteli zárások időpontjait, a zárás munkafolyamatait. Nem tartalmazza az analitikus nyilvántartás vezetéséért felelős személyt, az analitikus nyilvántartás és a főkönyv egyeztetésének módját, az egyeztetésért felelős személyek munkakörét. A Számviteli politika és a számlarend VI. fejezetének címe a bizonylati rend és az alkalmazandó nyomtatványok. A rendelkezésre bocsátott dokumentumokból nem állapítható meg az alkalmazott szigorú számadás alá vont bizonylatok köre, kiadása és használata, mivel Bizonylati Szabályzat lényegében ezeket nem tartalmazza. A szabályzat nem mutatja be az alkalmazott bizonylatokat. Álláspontunk szerint fontos, hogy egy bármilyen okból bekövetkező külső ellenőrzés a szabályzatból megállapíthassa, hogy milyen bizonylatot állítanak elő a belső számviteli rendszerből, és mely bizonylatok kerülnek manuálisan kiállításra. A Számviteli politika és a számlarend VIII. fejezete utal a számlatükör készítési kötelezettségre, miszerint a számlarendben főkönyvi számla számokat az Államháztartási szervezetek számlatükre Saldo kiadvány tartalmazza. Ennek alapján kell az Irodának a saját számlatükrét összeállítani. A gazdasági vezető tájékoztatása alapján a számlatükör a TTG-ből került nyomtatásra. 9

10 Eszközök és Források Értékelési Szabályzata Az Eszközök és Források Értékelési Szabályzata január 1. napján lépett hatályba. Rendelkezései a Kistérségi Irodára és a BTT Szociális és Gyermekjóléti Szolgálatra egyaránt kiterjedt. Módosítás január 1. napjától a saját tőke értékelésére vonatkozóan. A szabályzatban meghatározták a jogszabályi előíráson alapuló jogerős követelések értékelésének elveit az Áhsz. 8. (17) bekezdés a) pontjának megfelelően. Az eszközök értékelésének keretében szabályozták, hogy a bekerülési érték mit foglal magában, meghatározták a tárgyi eszközökkel kapcsolatos általános és speciális szabályokat. A bekerülési érték és a felmerült költségek kapcsolatát. Meghatározták az eszközök értékcsökkenésének az elszámolására vonatkozó szabályait. Az eszközök értékvesztését, valamint az eszközök és források értékelésének szabályait. Rögzítették az értékelés dokumentálásának szabályait, valamint azt, hogy az értékelésre vonatkozó dokumentumokat, a leltárt és a mérleget alátámasztó dokumentumként meg kell őrizni. Az Eszközök és Források Értékelési Szabályzatában rendelkeztek befektetett pénzügyi eszközök értékelésének rendjéről üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott, illetve vagyonkezelésbe vett eszközökről készletek értékelését a szabályzat azért nem tartalmazza, mert a Kistérségi Iroda és a BTT SZGYSZ tevékenysége során nem alkalmazott eszközöket, ezért a szabályzat nem tért ki rá. Önköltség-számítási szabályzat A szabályzat január 1-én lépett hatályba, ezzel egyidejűleg érvényét vesztette a január 1- jei szabályzat. 1. számú melléklete tartalmazta a kalkulációs egységek és munkaszámok kialakítását, az elszámolható költségek meghatározását, mely a BTT mindenkor érvényes éves költségvetésének függvényében változhat. A szabályzat rendelkezései a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása, a Kistérségi Iroda, valamint a BTT Szociális és Gyermekjóléti Központ vonatkozásában érvényesek. A szabályzatban rögzítésre került a költségek utalványozásának és elszámolásának bizonylati rendje, az önköltségszámítás módszere. Továbbá az önköltségszámítás készítésének időpontja, a kalkulációs időszak, az elkészítésért felelős személyek. A Leltározási és Leltárkészítési szabályzat A szabályzat január 31-én lépett hatályba, s egyidejűleg hatályát vesztette minden más, a leltározásra vonatkozó belső szabályozás. Az Áhsz. 37. (1, 3, 5) bekezdésében foglaltaknak alapján tartalmazza: a leltárkészítés módját, előkészítésével, megszervezésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat., hogy az eszközök - kivéve az immateriális javakat, a követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előleget és az aktív pénzügyi elszámolásokat) - leltározását mennyiségi felvétellel, a csak értékben kimutatott eszközök (az immateriális javak, a követelések, az idegen helyen tárolt - letétbe helyezett, portfólió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok, illetve a dematerializált értékpapírok) és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani; 10

11 a leltározás módját, a mennyiségi felvétel előírásait az egyeztetés alkalmazását, a leltározás esedékességét, időpontját, az értékelés szabályait, s leltározásban közreműködők feladatát és felelősségét; Szabályozták a leltározás és az értékelés ellenőrzésének, továbbá a leltárkülönbözetek megállapításának és rendezésének módját. Továbbá rendelkeztek a könyvviteli mérlegben -értékben nem szereplő- használt, és használatban lévő kis értékű eszközöket a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében minden esetben mennyiségi felvétellel kell leltározni, de nem határozták meg az idejét, egy /vagy kétévente. Nem rendelkeztek arról, hogy szigorú számadás alá kell vonni a leltározás során használható bizonylatokat, nyomtatványokat. A szabályzatból nem állapítható meg, hogy a tárgyi eszközök nyilvántartását az Iroda milyen módon biztosítja. A szabályzat szerint az Iroda nem élt az Áhsz. 37. (7) bekezdésében biztosított lehetőséggel. Nem állapították meg az üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök leltározásának sajátos szabályait, hogy az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközöket az államháztartás szervezete az üzemeltetést, kezelést végző szerv által a december 31- ei fordulónapra vonatkozó évenkénti leltározása alapján elkészített, hitelesített és a megállapodásban meghatározott időpontig megküldött leltárral köteles alátámasztani. Amennyiben az Iroda nem él ezzel a lehetőséggel, akkor arról kell nyilatkozni a szabályzatban. Hiányosság, hogy a szabályzat nem rögzíti a gépjárművek leltározásának módját, hiszen a gépjárművek leltározása üzembiztonsági szempontból (kötelezően előírt tartozékok) is lényeges. A Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata (továbbiakban: Selejtezési szabályzat) A Selejtezés szabályzat január 31. napján lépett hatályba, hatályba lépésével a korábbi Selejtezési szabályzat hatályát vesztette. A szabályzat tartalmazza a feleslegessé vált vagyontárgyak feltárására, a javaslattétel módjára, a selejtezési eljárás lefolytatására, selejtezés végrehajtására, a selejtezésnél használt bizonylatok leírására, a selejtezés végrehajtásának ellenőrzésére vonatkozó szabályokat. Nem rögzíti a szabályzat A felesleges vagyontárgyak hasznosítására, a hasznosítás formáira való szabályozást. A használatból történő kivonásra, a fizikai selejtezés elrendelésére és a 0 -ra leírt eszközök térítésmentes átadására az Áht (2) bekezdésében foglaltak szerint lehet. Nem határozták meg az ármegállapítás részletes szabályait, a veszélyes hulladéknak minősülő eszközök körét, annak selejtezésére és megsemmisítésére vonatkozó különleges szabályokat. Rendelkeztek a selejtezés bizonylati rendjéről, a selejtezéssel kapcsolatos dokumentumok tárolására, őrzésére vonatkozó szabályokról, melynek keretében a készletek selejtezésének dokumentálására vonatkozó szabályokat nem rögzítették, annak ellenére, hogy a szabályzat hatályát kiterjesztik az Intézmények kezelésében lévő valamennyi tárgyi eszközre, kis értékű tárgyi eszközre és készletre is. 11

12 Bankszámla és Készpénzkezelési szabályzat Az Iroda az Áhsz. 8. (4) d) pontjának előírásai szerint, elkészítette és én hatályba is léptette a Bankszámla és Készpénzkezelési szabályzatát. A Számviteli törvény 14. (8) bekezdése szabályozza a pénzkezelési szabályzat minimális tartalmát, mely szerint a pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről. Rögzíteni kell a felelősségi szabályokat, továbbá a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalmat, a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeit és eljárási rendjét, a napi készpénz záró állomány maximális mértékét, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárást, az ellenőrzés gyakoriságát. Elő kell írni a pénzszállítás feltételeit, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjét és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokat. Az Iroda szabályzata tartalmazza a szabályzat célját, hatályát, a pénzkezelés során érvényesítendő alapelveket, a házipénztári rend szabályait, a házipénztár épületen belüli elhelyezését. Tartalmazza a készpénz, ill. egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételeit, a kulcsok kezelésére vonatkozó szabályokat, a készpénzállományt érintő főbb mozgásokat, a pénztári nyitva tartás rendjét. Rögzítésre kerültek a készpénz szállításának szabályai, a pénztárzárlatra vonatkozó szabályok. A házipénztár napi pénzforgalma nem jelentős, ezért havi rendszerességgel - időszaki pénztárzárás indokolt. A pénztárban időszak végén maximum ,- Ft készpénz tartható. Az e feletti összeget az időszaki pénztárzárlat előtt be kell fizetni a bankszámlára. A házipénztárban a Társulás szervei pénzellátása céljára a bankszámláról felvett, továbbá a napi készpénzbevételként bevételezett pénzösszeget tarthat. A házipénztár pénzkészlete a korábbiakban szabályozott módon vaskazettában, a vaskazetta a Kistérségi Iroda szekrényében kerül elhelyezésre. A vaskazetta kóddal nyitható, mely kódot a pénztárosi feladatokkal megbízott személy őrzi. /a kódot az irodavezető is őrzi biztonságos helyen./ A szabályzat szerint az alábbi nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezelni: Fajtája Nyilvántartás Időszaki pénztárjelentés tömbönként Bevételi pénztárbizonylat tömbönként Kiadási pénztárbizonylat tömbönként Készpénzfizetési számla tömbönként Készpénzigénylés elszámolásra tömbönként Számla tömbönként Leltárfelvételi ív tömbönként Nyugta tömbönként Menetlevél tömbönként annak ellenére, hogy a Kistérségi Iroda készpénzforgalmának bizonylatolását a Pénzügyi Tájékoztató Iroda, Hagyásbörönd által kifejlesztett Házipénztár program használatával kell biztosítani. A Bevételi-kiadási pénztárbizonylat és az időszaki pénztárjelentés kezelésre vonatkozóan nem biztosított az összhang a napi gyakorlat és a szabályozottság között. Nem rendelkeztek a szabályzatban az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól, Az MNB elnökének 10/2007.(X.1.) MNB rendelete értelmében az 1 és 2 forintos címletű érmék március 1-jei hatállyal elveszítették törvényes fizetőeszköz jellegüket. Forintban, készpénzzel történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 12

13 forintra vagy annak egész számú többszörösére végződik, a pénztárosnak, a pénzkezelő helyek vezetőinek, a törvény által (2008. évi. III.tv.2. ) meghatározott kerekítési szabály alapján kell a készpénzben fizetendő végösszeget meghatározni és a pénzfizetésre irányuló kötelezettséget teljesíteni. A nem 5 forintra végződő fizetendő végösszeg és a kerekítési szabály alapján meghatározott összeg különbsége kerekítési különbözetnek minősül, amit a bevételiilletve a kiadási pénztárbizonylaton külön soron kell feltüntetni. az ügyfélterminál használatának keretén belül nem határozták meg, hogy mely dolgozóknak engedélyezték a PIN kód használatával történő tranzakciók lebonyolítását, továbbá, hogy a használatban lévő bankkártyákról milyen nyilvántartást vezetnek. A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének vizsgálata az Iroda Kötelezettségvállalási szabályzatai alapján. A szabályzatok vizsgálatát követően megállapítottuk, hogy: Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása pénzgazdálkodásával kapcsolatos kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés hatásköri rendjét az államháztartásról szóló - többször módosított évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) számú Korm. rendelet alapján január 1. majd január 1. napjától szabályozta a Társulás Elnöke. A szabályzat rögzítette a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés és a szakmai teljesítési definíciókat, és rögzíti az aláírásra jogosultak személyét. Rögzítették az egyes tevékenységek, munkakörök megnevezésével, hogy ki jogosult az adott területen, szervezeti egységben a szakmai teljesítés igazolására, a kijelöltek felhatalmazása, illetve aláírás-mintája megtalálható a szabályzat mellékletében. A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök kijelölésénél biztosították az összeférhetetlenségi követelmények érvényesülését. Hiányosság, hogy nem határozták meg az egyes feladatokhoz kapcsolódó helyettesítés rendjét, a tényleges helyettesítés során a helyettesítés összeghatárát. (pl. a kötelezettségvállalás során a helyettesítő az eredeti aláíró hány napos távolmaradása esetében jogosult eljárni, illetve helyettesítőként mekkora összeghatárig történhet a feladat átvállalása). A január 1. napjától hatályos Kötelezettségvállalási szabályzat 3. számú mellékletében az érvényesítés ellátásához szükséges írásbeli megbízást a Társulás Elnöke megadta. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 135. (2) bekezdésben foglaltak alapján, mely szerint érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott pénzügyi-számviteli szakképesítésű dolgozó végezhet, az alábbi megbízást adom: Megbízom Csibrikné Pátrovics Krisztina ügyintézőt azzal, hogy a pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök rendjéről szóló szabályok alapján, annak betartásával lássa el az érvényesítési feladatokat. A január 1. napjától hatályos Kötelezettségvállalási szabályzat 3. számú mellékletében az érvényesítés ellátásához szükséges írásbeli megbízást a Társulás Elnöke megadta. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 77. (4) bekezdésben foglaltak alapján, mely szerint érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott pénzügyi-számviteli szakképesítésű dolgozó végezhet, az alábbi megbízást adom: 13

14 Megbízom Csibrikné Pátrovics Krisztina ügyintézőt azzal, hogy a pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök rendjéről szóló szabályok alapján, annak betartásával lássa el az érvényesítési feladatokat. Az érvényesítésre a szabályzatokban meghatározott Csibrikné Pátrovics Krisztina ügyintéző kijelölése során a Társulás Elnöke nem tartotta be az előírt iskolai végzettségre és pénzügyi-számviteli képesítésekre vonatkozó előírást: a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 135. (4) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 19. (1) bekezdés előírását, mely szerint az érvényesítési feladatokat ellátó személynek, valamint a kötelezettségvállalás és az utalvány ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyiszámviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. Az érvényesítéssel megbízott ügyintéző pénzügyi-számviteli képesítéssel nem rendelkezett, az ellenőrzés időpontjában sem rendelkezik, így ezt a feladatot a jogszabályi előírás szerint nem láthatta volna el. Az Iroda szervezeti struktúráját vizsgálva megállapítható, hogy az önálló működési és gazdálkodási feltételeknek a megalakulásától kezdve nem felel meg. A munkatársak közül csak a gazdasági vezető rendelkezik pénzügyi-számviteli képesítéssel. Az Irodavezető évtől nem kezdeményezte olyan munkatárs alkalmazását az érvényesítési feladat ellátására, aki a jogszabályi előírásoknak megfelelt volna. Megállapodás vizsgálata a Budaörs Kistérség Többcélú Társulás önállóan és a részben önállóan gazdálkodó szervei közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről Hivatkozva a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 14. (6) alapján az önállóan működő költségvetési szerv besorolásával egyidejűleg az irányító (felügyeleti) szerv kijelöli azt az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervet, amely az önállóan működő költségvetési szerv meghatározott szellemi és fizikai (technikai) támogató tevékenységeit (ezen belül különösen: pénzügyi-gazdasági feladatait) ellátja. A megállapodás létrejött a Kistérségi Iroda, mint önállóan gazdálkodó intézmény és a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Szociális és Gyermekjóléti Szolgálat, mint részben önállóan gazdálkodó intézmény között május 14. napján. A 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet14. (6) b) alapján a 31/2008. (V.14.) sz. határozatával Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa elfogadta, jóváhagyta az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szerv közötti megállapodást, amely a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzíti. Felülvizsgálat az elfogadást követően nem történt. A 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet14. (7) bekezdése szerint a megállapodásnak tartalmaznia kell, hogy a tervezés, a pénzkezelés, az előirányzat-felhasználás, a kincstári körön kívüliek esetén a pénzellátás, a kötelezettségvállalás, az utalványozás, az analitikus nyilvántartás, az információáramlás, -szolgáltatás, a FEUVE, valamint a működtetés, a tárgyi eszköz felújítás, a beruházás, a vagyonkezelés tekintetében melyek azok a feladatok, amelyeket az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv összevontan, illetve melyek azok a feladatok, amelyeket az önállóan működő költségvetési szerv elkülönítetten, önállóan lát el. 14

15 Nem rögzíti a megállapodás a következőket: az önállóan működő és gazdálkodó intézményvezetőjének joga javasolni a szakmai intézmény kiemelt előirányzatainak felülvizsgálatát és a felügyeleti szerv által lefolytatott törvényességi ellenőrzést az alábbi esetekben: az önállóan működő intézmény az előírt előirányzatok keretein felül kíván gazdálkodni, kötelezettséget vállalni, az önállóan működő intézmény az előírt előirányzatok keretein belül előre nem látható, előre nem tervezhető okok miatt nem képes feladatait az előirányzatok szerint ellátni, az önállóan működő intézmény működési keretein belül olyan jelentős feladatváltozás, feladatelmaradás, szerkezeti változás keletkezik, amely jelentős mértékben kihat a költségvetési kiemelt előirányzatokra. a beszerzések rendjét, a lebonyolítás folyamatát, az intézmény a működéséhez szükséges, költségvetésben szereplő beszerzési igényeit ütemezetten, a likviditási helyzet figyelembe vételével bonyolítja, a szerződéskötés rendjét, az önállóan működő és gazdálkodó által elkészített gazdálkodási szabályzatok tekintetében melyeket terjeszti ki az önállóan működő intézményre, illetve mely szabályzatokat kell az önállóan működőnek elkészíteni, az energia, közmű, kommunikációs és kapcsolódó szolgáltatások igénybevételével kapcsolatban az önállóan működő intézménynek a felhasznált szolgáltatásokkal kapcsolatban milyen tartalmú analitikus nyilvántartással kell rendelkezni, az intézmények az álláshelyek és a létszámok, átsorolások, foglalkoztatással összefüggő szerződések alapadatai változásainak alakulásáról milyen időszakkal kötelesek adatot szolgáltatni az önállóan működő és gazdálkodó részére, az analitikus nyilvántartással összefüggő feladatok adatigényét valamint a negyedéves, féléves és éves beszámolóval kapcsolatos adatszolgáltatási feladatok ellátásában az együttműködést, az Ámr 145/B. alapján a FEUVE kapcsolatrendszerét az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő intézmény között. az analitikus nyilvántartás adattartalmát, egyeztetés gyakoriságát, egyeztetést végző személyét, a gazdálkodás során milyen bizonylatokat használnak, a szigorú számadás alá vont bizonylatok kezelésének rendje, folyamata (beszerzése) és nyilvántartása hol történik. Javasoljuk az alábbi nyilvántartások vezetését előírni: A munkaügyi nyilvántartás és béranalitika, A beszerzések teljesítésének nyilvántartása, Kisértékű tárgyi eszközök és készletek (élelmiszer, használatba lévő eszközök) nyilvántartása, Az elemi szintű leltár analitikus adatai, Raktáron lévő készletek bevételezése, felhasználása, vagy más csökkenése, növekedése, Az élelmiszerektől havonta értékforgalmi gyűjtő készítése, normáktól való eltérési bizonylat kiállítása, Eszközváltozások, készletváltozások, Térítési díjak nyilvántartása, Szakmai pályázatok előirányzatai felhasználása, A költségvetési törvényben meghatározott célhoz kötött előirányzatok felhasználása. Javasoljuk a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 16. (6) bekezdés alapján a munkamegosztási megállapodás felülvizsgálatát. 15

16 Összegezve megállapítható, hogy az Iroda a pénzügyi - gazdasági tevékenységének ellátására vonatkozóan, rendelkezett a jogszabályok által kötelezően előírt szabályzatokkal, azonban azok pontosítása, felülvizsgálata a évi jogszabályi változások függvényében szükséges. Javasoljuk az Iroda vezetőjének, hogy a szabályzati rendszerünk felülvizsgálatát és átdolgozását mielőbb végezzék el annak érdekében, hogy az Iroda a jogszabályi előírásoknak megfelelően tudja végezni a gazdálkodásból fakadó pénzügyi- számviteli feladatait. I/2. A költségvetés tervezési-beszámolási rendszerének értékelése Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás Szervezeti és Működési Szabályzata, a Magyar Köztársaság évi költségvetéséről szóló évi CII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.) Korm. rendelet 29. (1) bekezdése alapján a 3/2009. (III.04.) számú határozattal elfogadta a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása évi költségvetését az alábbiak szerint: A költségvetés bevételei és kiadásai A Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás és intézményei együttes évi költségvetésének a Bevételi és kiadási főösszegét eft-ban, ezen belül: a működési célú bevétel eft a működési célú kiadás eft személyi jellegű kiadás eft munkaadót terhelő járulék eft dologi jellegű kiadás eft támogatás értékű kiadás eft működési célú pénze. átadás eft tartalék eft a felhalmozási célú bevétel eft a felhalmozási célú kiadás eft beruházási kiadást eft céltartalék eft Költségvetési létszámkeret: 41,5 főben állapította meg. Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás Szervezeti és Működési Szabályzata, a Magyar Köztársaság évi költségvetéséről szóló évi CXXX. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 36..(1) bekezdése alapján 6/2010.(II. 24.) számú határozattal elfogadta a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása 2010.évi költségvetését az alábbiak szerint: A költségvetés bevételei és kiadásai Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás és intézményei együttes évi költségvetésének a Bevételi és kiadási főösszegét eft-ban a működési célú bevétel a működési célú kiadás személyi jellegű kiadás munkaadót terhelő járulék dologi jellegű kiadás támogatás értékű kiadás működési célú pénze. átadás ezen belül: eft eft eft eft eft eft eft 16

17 általános tartalék eft a felhalmozási célú bevétel eft a felhalmozási célú kiadás eft beruházási kiadást eft Költségvetési létszámkeretet: 39,5 főben állapította meg. A Kistérségi Irodánál foglalkoztatott közalkalmazottak részére jogszabály által előírt, illetve juttatási szabályzat alapján betervezett juttatások mind a két évre vonatkozóan: Jogszabály által előírt juttatás: munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítés: a 78/1993.(V.12.) Korm. rendelet alapján. Juttatási szabályzatban rögzített adómentes természetbeni juttatás: üdülési csekk: a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítvány által névre szóló üdülési csekk, melynek mértéke nem haladja meg az adóév első napján érvényes havi minimálbér összegét ( Ft/fő), természetbeni munkahelyi étkeztetés: havi Ft/fő és havi mértékű, iskolakezdési támogatás: az adóév első napján érvényes havi minimálbér 30%-a gyermekenként. A vizsgálat részére átadott költségvetések a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet. 37. e) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 24. (1) bekezdés szerinti részletes számszaki alátámasztásnak csak részben feleltek meg. A személyi juttatások és a járulékok tervezése részletesen aládokumentált. A évi személyi juttatások tervezésénél eltérést állapított meg a vizsgálat a munkavállalók alapilletményénél. A tervlapon, költségvetésben magasabb illetmény került rögzítésre és elfogadtatásra, mint az átsorolási bizonylatokon megállapított. A vizsgálat kitért a rendszeres és a nem rendszeres személyi juttatás jogcímeinek megállapítására, bemutatására, mivel a Tanács elé jóváhagyásra csak az összesített adatok kerültek. A személyi juttatás megállapítása során a munkáltatói döntésen alapuló illetmények + egy-egy közalkalmazott besorolási illetményével kerültek emelésre az Irodavezető által, az Irodavezető esetében a Tanács elnöke által, ami igen nagyvonalú gesztus a jelenlegi pénzügyi-gazdasági helyzetre tekintettel. A munkavállalók jelen esetben egyetemi- főiskolai képesítéssel, felső és középfokú nyelvvizsgával rendelkeznek, ezeknek indokoltsága megkérdőjelezhető egy kistérségi iroda esetében. Továbbá az Iroda saját bevétellel nem rendelkezik, a kiadásainak forrása az állami normatíva és a települési önkormányzatoknak a költségvetése évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról 74. (1) bekezdés alapján idegennyelvtudási pótlékra jogosult a közalkalmazott, ha olyan munkakört tölt be, amelyben a magyar nyelv mellett meghatározott idegen nyelv rendszeres használata indokolt. A Kistérségi Iroda részére az irányító a Polgármesterek Tanácsa az idegennyelv-tudási pótlékra jogosító idegen nyelveket és munkaköröket nem állapította meg. Ennek ellenére a munkavállalók részére havi rendszerességgel kifizetésre került a középfokú nyelvvizsga esetén a pótlékalap ötven százaléka, és a felsőfokú nyelvvizsga esetén a pótlékalap száz százaléka. 17

18 2009. évben az irodavezető és 2 fő közalkalmazott igazgatásszervezői továbbképzése került finanszírozásra a Corvinus Egyetemen, annak tudatában, hogy a munkavállalók közül csak a gazdasági vezető rendelkezik számviteli-pénzügyi képesítéssel. Az Iroda és a munkavállaló között létrejött tanulmányi szerződés alapján a munkáltató vállalta, hogy a munkavállaló részére a képzési időre - hat félév- a képzéssel összefüggő összes kiadás 100%-át megtéríti, fizetett távollétet biztosít a konzultációs napokra, vizsgaidőszakra tantárgyanként 3+1 napot és a diplomamunka elkészítésére 10 munkanap fizetett szabadidőt biztosított. Név A Gazdasági vezető által készített excel táblázat az alábbi adatokat tartalmazta Rendszeres személyi juttatás tervezése év Besorolás Oszt/fok Besorolás i bér Garantált illetmény Munkáltatói döntésen alapuló illetmény Nyelv pótlék Vezetői pótlék Összesen Ft/hó Összesen Ft/év E. Péter H/ K. Gabriella F/ V. Andrásné F/ Cs-né P.K. H/ O.Mátyás H/ Telj. midős ö: Részmidős Összesen Név Jutalom Jub. jutalom Nem rendszeres személyi juttatás tervezése év Tovább képzés Üdülési Étkezés Közleke dés Iskola kezdés Nem rendsz. összes Külső személy Személyi jutatás összesen Ft/év E. Péter K. Gabriella V. Andrásné Cs-né P.K O. Mátyás Részmidős Külsős sz.j Összesen A Gazdasági vezető által készített excel táblázat az alábbi adatokat tartalmazta Rendszeres személyi juttatás tervezése év Név Alapilletmény Nyelv pótlék Vezetői pótlék Összesen Ft/hó Összesen Ft/év E. Péter K. Gabriella V. Andrásné Cs-né P.K O. Mátyás Összesen Nem rendszeres személyi juttatás tervezése év Név Jutalom Üdülési Étkezés Közlekedés Iskola kezdés Nem rendszeres összesen Megb. díj Személyi jutatás összesen Ft/év E. Péter K Gabriella V

19 Andrásné Cs-né P.K O. Mátyás Össz A tervezési dokumentáció évre nem tartalmazta a besorolás alapjául szolgáló fizetési osztályt/fokozatot, besorolási illetmény összegét, munkáltatói döntésen alapuló illetmény összegét. A költségvetés tervezéséül szolgáló táblázatok aláírást, iktatást, bélyegzést, dátumozást nem tartalmaztak. A tervezési dokumentumok szerint nem látható lényeges személyi juttatások kiadásának szűkítése, így racionális gazdálkodásról nem beszélhetünk. Javasoljuk a személyi jellegű juttatások előirányzatának pontos kidolgozását, a tervezését megalapozó, egyértelmű részletes számítási anyagoknak készítését, amelyek segítségével az elemi költségvetés készítésekor meghatározzák és a Tanácsnak jóváhagyáskor, bemutatják a nevezett előirányzatokat. A dologi kiadások tekintetében a tervezés a főkönyvi számlák szerinti részletezése szakfeladatonként történt, de az 54-es, 55-ös, 56-os főkönyvi számlacsoport indoklása szakfeladatonként nem került bemutatásra, alátámasztásra. A költségvetés tervezésével kapcsolatban a jelenlegi rendszer sérti a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 37. e) és a 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 24. (1) bekezdését, mely szerint a tervezést részletes számszaki alátámasztással kell készíteni. Budaörs Kistérség Többcélú Társulása a Társulás Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. tv a alapján a 17/2010.(IV. 27.) számú határozatával elfogadta Budaörs Kistérség Többcélú Társulása évi pénzügyi beszámolóját. Bevétel teljesítési főösszegét: ezer forintban, Kiadási teljesítési főösszegét: ezer forintban, ezen belül a működési célú bevétel eft a működési célú kiadás eft személyi jellegű kiadás eft munkaadót terhelő járulék eft dologi jellegű kiadás eft támogatás értékű kiadás eft működési célú pénze. átadás eft a felhalmozási célú bevétel eft a felhalmozási célú kiadás eft beruházási kiadást eft Költségvetési létszámkeretet: 41,5 főben állapította meg. A szabadon felhasználható pénzmaradvány eft összegét a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása évi költségvetésének általános tartalékába helyezte. A zárszámadási rendelet a költségvetési rendelettel összehasonlítható módon készült. 19

20 Vizsgálva a költségvetés és a beszámoló készítésére vonatkozó személyi feltételeket a 93/2002. (V.5.) Korm. rendeletnek való megfeleltetését, megállapítható, hogy (V. Andrásné) gazdasági vezető, aki a mérleget aláírta, a Pénzügyminisztérium nyilvántartásában regisztrációs számmal szerepel. II/1. Létszám- és személyi juttatásokkal való gazdálkodás helyzetének értékelése Az 5 fő közalkalmazott közalkalmazotti jogviszonyának létesítését, valamint személyi dokumentumait vizsgáltuk meg, figyelembe véve a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló az évi LXIII. törvény előírásait. A részletesen vizsgált személyi anyagok tekintetében a következők kerülnek rögzítésre: A személyi anyagokat a Kistérségi Iroda a budaörsi önkormányzat Humánpolitikai irodájában található páncélszekrényében tárolják ezáltal a biztonságos tárolás megoldott. A hozzáférés azonban így az önkormányzat dolgozói részére is lehetséges, ezért nem megfelelő, külön elzárást akár kisebb páncélkazettában történő tárolást kell alkalmazni, hogy csak a kistérségi iroda gazdasági vezetője vagy irodavezetője vagy helyettese férjenek hozzá a munkavállalók személyes adataihoz. A Kjt. 20. (2) bekezdés szerint létesítettek közalkalmazotti jogviszonyt a munkavállalókkal. A Kjt. 21. (1) bekezdés szerint közalkalmazotti jogviszony kinevezéssel és annak elfogadásával határozatlan időre létesült. A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy a kinevezést és annak elfogadását, továbbá minden lényeges, a közalkalmazotti jogviszonyt érintő jognyilatkozatot írásba foglaltak. A vizsgált dokumentumokból megállapítható, hogy határozatlan időre történtek a kinevezések. A közalkalmazotti jogviszony létesítéséhez és a besorolásához szükséges dokumentumokat az érintett személyek leadták. Az Irodában az átsorolások elkészítésére az IMI, és azt követően KIR3 bérprogramot használták A kinevezési okmányok az ellenőrzött időszakra vonatkozóan tartalmazták a következő adatokat: a közalkalmazott munkakörét, a besorolásának alapjául szolgáló fizetési osztályt és fokozatot, az illetményét és a munkavégzés helyét. A kinevezési okmányok nem tartalmaztak ügyiratszámot. V. Andrásné kinevezése a Kjt. 21/A. (1) bekezdésében foglaltakkal -a kinevezésben a közalkalmazotti jogviszony létesítésekor három hónap próbaidő megállapítása kötelezőellentétesen nem tartalmazott próbaidőt. Továbbá a besorolás alapjául szolgáló iskolai végzettséget. A közalkalmazotti alapnyilvántartás célja a közalkalmazotti jogviszonyból származó jogok gyakorlásához és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok kezelésének biztosítása a közalkalmazotti jogviszony alanyai számára. A Kjt. 83/B. (1) bekezdés szerinti közalkalmazotti alapnyilvántartást a munkavállalókról nem vezetett az Iroda. A települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló évi CVII. törvény 10.. (1) bekezdése alapján a többcélú társulás elkülönült munkaszervezete, költségvetési szerv. A 20