Baranya Megyei Levéltár 2003-ban végzett szakmai teljesítményének bemutatása és értékelése

Átírás

1 Baranya Megyei Levéltár 2003-ban végzett szakmai teljesítményének bemutatása és értékelése I. Az intézmény adottságai Az állami levéltári hálózat keretében 1950-ben létrehozott Pécsi Állami Levéltár kialakításának mostoha körülményei máig hatással vannak az intézmény tevékenységére. A négy gyűjtemény (Baranya vármegye-, Pécs város-, Mohács város- és a Pécsi Székeskáptalan Hiteleshelyi levéltára) egyesítéséből létrehozott levéltári állományt ugyanis az egykori, 1832-ben épült, szigeteletlen sóraktárakban helyezték el, ami az állagmegóvás és a feldolgozás céljaira eleve alkalmatlannak bizonyult. A hivatali helyiségek a Pécs Király u. 11. sz. (akkor Kossuth u.) alatti, egykori Pénzügyigazgatóság 1880-as években épült utcafronti épületében kaptak helyet az OTP megyei igazgatóságával egyetemben. További gondot jelent, hogy valamennyi irat, az országban tapasztaltakkal ellenkezően kimozdult eredeti helyéről, és elhelyezésük tulajdonképpen máig nem került nyugvópontra. Baranya megye vezetése a levéltárat kezdettől fogva magáénak érezte. Elhatározta a raktárhelyiségek felújítását. Az iratanyag kiköltöztetése érdekében a levéltár rendelkezésre bocsátotta a Pécs, Rét u. 9. sz. alatti, egykori OMTK tulajdonát képezett, az államosítás után más funkciót betöltött egyemeletes épületet. Az iratok nagy részének ide költöztetése után között megtörtént a Király u. 11. sz. alatti raktárak felújítása, melyet az 1945 utáni iratok visszaköltöztetése követett. A korábbi iratanyag a Rét u. 9-ben kialakított részlegben maradt, ami az iratanyag egy részét súlyosan veszélyezteteti. Raktári befogadóképességünk 30%-al bővült, a Király utcai részleg raktározási feltételei jelentősen javultak, annak ellenére, hogy veszélyeztetett iratanyag itt is található. A Nyírfa utcában újabb raktárhoz jutott intézményünk (1993), amelyben elsősorban a felszámolt szervezetek iratanyagát helyezzük el Az as évektől használatos, magas fatartalmú, (savas) papírok állományvédelmi szempontból veszélyeztetettek, mert a papír elöregedése során széttöredeznek, és morzsolódva szétesnek. Különösen Pécs város használt -a kiegyezés után rosszul értelmezett takarékossági okokból- rendkívül rossz minőségű, nagy fatartalmú papírt. A gyenge minőségű papírt elsősorban a szorosan vett közigazgatás kapta, a gazdasági és jogi vonatkozású (árvaszék, tiszti főügyész) területen általában valamivel jobb minőségű papír volt forgalomban. A pécsi iratok közül állományvédelmi szempontból külön gondot jelentenek a nagyméretű, vagy pauszpapírra rajzolt építési tervek. Elsősorban veszélyeztetett állapotú fondok: -IV Pécs város tanácsának iratai ifm. -IV Pécs város polgármesterének iratai ifm. -IV Pécs város rendőrkapitányi hivatalának iratai ifm. A pécsi iratanyagon kívül távlatilag a többi gépi papírra írt iratokat is fenyegeti a megsemmisülés veszélye, ám rendkívül rossz állapotban mégis a pécsi közigazgatási iratanyag van.

2 A fentieken kívül veszélyeztetettek még a Király u. 11. szám alatt tárolt irategyüttesek közül: VI Pécsi Állami Földmérési Felügyelőség ifm. VI császári és Királyi Bányaigazgatóság (Bányafelügyelőség) ifm. XI.6. Angster József és társai Orgona és Harmóniumgyár ifm. XI.10. Zsolnay Kerámiagyár ifm. Az iratok állapotáért főképp a tárolásuk módja a felelős. A 19. század végén a régebbi iratokat a vármegye volt börtönének nyirkos, földalatti helyiségeiben helyezték el. Az iratok jó része a dohos helyiségekben átnedvesedett és elrohadt. A meglévő iratok nagy része sérült, illetve hiányzik. További gondot jelent, hogy a Rét utcai részlegben húsz éve ideiglenesen tárolt iratok rendkívül zsúfoltan telített raktárakban vannak elhelyezve. Mintegy 1500 ifm iratanyag (az uradalmak, a családok, a községek, az egyesületek, az ipartestületek és Mohács város iratai) szükségraktárakban található. Ezekben az udvari és alagsori helyiségekben nincs fűtés és rendkívül nagy a páratartalom. A fűtetlen, nedves udvari raktárakban az iratok érezhetően dohossá, nyirkossá váltak az elmúlt húsz évben. Személyi ellátottság Az egyébként országos mércével is- igen alacsony intézményi létszám a 2000-ben végrehajtott megyei racionalizálás óta 28 főfoglalkozású munkatársból állt. Részfoglalkozású 2 fő. A főfoglalkozásúak közül szakalkalmazott 18 felsőfokú szakirányú, 4 középfokú végzettségű, az ügyvitelt biztosítók közül 1 fő szakirányú felsőfokú, 4 fő középfokú, 1 fő egyéb képesítéssel rendelkezik. A részfoglalkozásúak közül 1 fő szakalkalmazott felsőfokú szakirányú, 1 szakalkalmazott középfokú végzettségű. Ez, az amúgy is csak nagy jóindulattal elégségesnek az őrzött iratmennyiséghez viszonyítottan mondható létszám közgyűlési döntés következtében az elmúlt esztendőben 10 százalékkal, három fővel csökkent. Ugyanakkor két évtized alatt (1983-tól) egy helyett háromra nőtt a telephelyeink száma. Jelentősen megnőtt a kezelésünkben lévő iratok mennyisége, egyre nagyobb igény jelentkezik a feldolgozottság elmélyítésére, és egyre nagyobb feladatot jelent az iratképző szervek ellenőrzése, iratkezelési szabályzatuk és iratselejtezéseik felülvizsgálata, valamint a digitalizáció. A levéltárosi szakmában általánosan elfogadott norma szerint szükségünk lenne minden iratkilométer után 1-1 levéltárosra és két-két levéltárkezelőre. Ezzel szemben intézményünkben két iratkilométerre jut 1-1 levéltáros, és összesen rendelkezünk három kezelővel. Amíg 1973 és 1984 között az intézményben dolgozók száma folyamatosan növekedett 33 főre, azóta e tendencia gyökeres fordulatot vett. Raktározási feltételek Levéltárunk az őrzésében lévő dokumentumok alapján a legnagyobb hazai levéltárak között foglal helyet december 31-én iratfolyóméter állt őrzésünk alatt, ami az 1969-ben tapasztalt 8642,46 iratfolyóméterhez képest lényegében megduplázódott. (Még inkább igaz ez ha az időközben végrehajtott iratselejtezéseket is figyelembe veszszük.) Raktári befogadóképességünket a Nyírfa utcai részlegben növeltük. Jelenleg mintegy 2200 folyóméternyi iratot tudunk ott elhelyezni. 2

3 A három raktári egység közül a Király utcai és a Nyírfa utcai raktár megfelel a szakmai követelményeknek. A Rét utcai részlegben viszont mintegy 1500 iratfolyóméter tárolása kényszerűségből, tulajdonképpen szükségraktár-szinten történik. Levéltári műhelyek Intézményünk egy-egy fotó-mikrofilmező és restaurátor-könyvkötő műhellyel rendelkezik. Előbbiben egy fő az 1970-es évek színvonalának megfelelő, meglehetősen elavult és elkopott technikai feltételek között dolgozik. Utóbbiban, főleg pályázati úton komolyabb technikai fejlesztés történt, ma már korszerűnek mondható, csaknem minden papírrestaurálási műveletet végre tudnak hajtani. A továbbfejlesztést létszámfejlesztéssel lehetne megvalósítani. A fotólaborunk kapacitásának döntő részét gazdasági kényszerből- bérmunka végzésére fordítjuk. A Yad Vashem Intézet (Jeruzsálem) részére a zsidóságra vonatkozó dokumentumokból eddig (kb. 5 év alatt) több, mint mikrofilm-felvételt készítettünk. A bérmunka mellett kutatók megrendelésére és publikációs célból felvételeket és nagyításokat készít, illetve laborálási feladatokat lát el. Papírrestaurátor műhelyünk könyvkötészeti munkát pályázati támogatásból könyvtárunk részére 53 kötetet félvászon és papírkötésű könyvkötést, az alispáni mutatók lapjainak javítását és új 33 félbőr kötést, 38 anyakönyvi másodpéldányok fűzését és félbőr kötését végezte. A Pécsi Tudomány Egyetem Könyvtára számára 39 kötet félbőr kötés igazítását, 5 kötet lapjainak teljes restaurálását és egészbőr kötését végezte műhelyünk. Állományvédelmi szempontból pályázati úton mikrofilmfelvételt készíttetünk el, Tolna Megyei Levéltár (Szekszárd) kivitelezésében. Informatikai feltételek Az 1993-ban kiépült, azóta elavult lokális számítógép hálózatot a NKÖM 1998-ban indult hároméves fejlesztési programja alapján, pályázati úton sikerül felújítani, korszerűbbé tenni ban (1999-es áthúzódással) a Király utcai központi épületben megvalósult a lokális hálózat és az Internet csatlakozás a HUNGARNET közreműködésével bérelt MATÁV vonalon. A Rét utcai részlegben ugyancsak a lokális hálózat kiépítése történt meg, anyagi lehetőség hiányában csak alap szinten felszerelt munkagépekkel. A munkagépek korszerűsítésére ill. bővítésére 1999 őszén került sor, ugyancsak a már említett pályázat eredményeként. Egy újabb eredményes pályázatnak köszönhetően még 2002-ben a Rét utcai részlegben is biztosítottuk az Internet elérhetőséget. Az év végén sor került a Baranya Megyei Levéltár Honlapjának bővítésére, frissítésére is. Az elnyert pályázati támogatás elsősorban a Levéltár honlapjának átalakítását és a fondjegyzék adatbázis alapú megjelenítésének hátterének kialakítását célozta. Mindkét feladatra előzetes árajánlata alapján a pécsi székhelyű Webstar csoport kapott megbízást. A Webstar Csoport vállalta a honlap elhelyezését saját szerverén, így intézményünk számára a költséges webszerver program és tűzfal kiépítése nem vált szükségessé, és a kis internetes sávszélességet (bérelt vonal) nem terheli a weblap forgalma. A weblap ( tartalmazza intézményünk alapadatait, munkatársaink referenciájukkal. A megjelenítés a Webstar csoport MANDALA programcsomagjának szerkesztőségi rendszerével készül, amelyet kifejezetten intranetes illetve internetes tartalmak 3

4 megjelenítésére fejlesztettek ki. Nagy előnye, hogy naprakészen, a levéltárból tölthetők fel a friss hírek, elkészült adatbázis részletek, stb. A fondjegyzék keresése egy rugalmas (MySQL) adatbázisstruktúrára épül, amely bizonyos helyeken (pl. felhasználói adatbázis) akár magából a rendszerből is bővíthető. A site teljes tartalma ebben az adatbázisban kerül tárolása, innen előre definiált sablonok segítségével PHP-függvények fordítják le megjelenítésre alkalmas HTML-kóddá. A rendszer adatbázis-központúságának köszönhetően a site teljes tartalma kereshető a megfelelő keresőmodul alkalmazásával. A fondjegyzék nem csak az ISAD-G alapú nyilvántartást teszi lehetővé, de lehetőséget nyújt segédletek, a dokumentumokról készült digitális másolatok közzétételére is, ahol a felhasználó közvetlenül kapcsolatba léphet az adott fond referensével. A támogatásból beszerzett számítógépek segítségével vette kezdetét a fondjegyzék és a segédletek elektronizálása és az adatbázisban való elhelyezése. Intézményi gazdálkodás A Baranya Megyei Közgyűlés a levéltár évi költségvetését eft. előirányzattal hagyta jóvá, amely az előző évhez képest 14.2% emelkedést mutat. A gazdálkodás neuralgikus területeként említett dologi kiadások pozitív irányú változása / eft/ ellenére a tervezett eft. előirányzat az intézmény működési költségeit is csak rendkívüli erőfeszítések árán fedezte. A költségvetés volumene, a dologi kiadások behatároltsága ily módon ez évben is meghatározó volt a szakmai célkitűzésekre, a munkatervi feladatokra. A gazdálkodásban továbbra is az intézmény működőképességének megőrzése, szakmai munka terén pedig a kevésbé költségigényes belső feldolgozó munka végzése, a külső szervellenőrzés, a kutató és ügyfélszolgálat folyamatosságának biztosítása kapott hangsúlyt. A nagy költségigényű alapfeladatok tekintetében mint állományvédelem (restaurálás, mikrofilm felvételezés, digitalizálás, vagy levéltári források közzététele kiadvány formájában) - csak költségvetésen kívüli forrásból, pályázati támogatásokból tudtunk megoldást találni. Az NKÖM a veszélyeztetett iratanyagok megmentését szolgáló feladatok támogatása címen eft., interaktív honlap létrehozása és szolgáltatása címen 600 eft., az NKA Igazgatósága forráskiadvány megjelentetésére, szakmai program megvalósítására, iratok másolására összesen eft. pályázati támogatást biztosított, továbbá elnyertük az IHM digitalizációs pályázati támogatását, 3,5 millió forint erejéig, amellyel a mikrofilmen lévő anyakönyvi dokumentumok állományvédelmi, és kutatást segítő digitalizációs programunkat el tudtuk indítani. Az intézmény működőképességének megőrzéséhez ez évben is kiemelt célkitűzés volt a működési bevételek minél nagyobb túlteljesítése, a többletbevétellel a dologi hiányok pótlása. Éves szinten 143,8%-os teljesítés mellett eft. működési bevétel épült be a költségvetésbe. A költségvetés pozitív irányú változása, a pályázati és fenntartói támogatás valamint az intézményi többletbevételek révén a meglévő nehézségek ellenére intézményünk gazdálkodása kiegyensúlyozottabbnak mondható, mint az elmúlt években. 4

5 II. Szakmai tevékenység Az intézmény működését a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló1995. évi LXVI. törvény, valamint a 10/2002. NKÖM rendelet alapján végzi. Igazgatási feladatokat is ellátó tudományos intézmény. Átveszi, őrzi, és szakszerűen kezeli az illetékességi körébe tartozó államigazgatási, bírósági, ügyészségi, a gazdasági szervezetek, intézetek, intézmények és egyesületek archiválásra érett iratanyagát. Gyűjtőterületi munka A köziratok kezelésének ellenőrzése az előző évek gyakorlatának megfelelően történt. Az illetékességi körbe tartozó szervek közül elsősorban az között begyűjtendő közigazgatási iratokat őrző irattárakat látogattuk, a beszállítások érdekében. A kiszállások rendje kialakult, a heti két alkalom során megfelelő számú szerv látogatható. A Pécsett működő kulturális intézmények iratkezelésének ellenőrzése is elkezdődött ebben az esztendőben, amelyet folytatni kívánunk. A szervjegyzék további pontosítását elvégeztük, sajátos módon a megye településszerkezetéből adódóan nehezen tudjuk az ellenőrzendő szervek számát csökkenteni. A jogszabályban előírt feladatok elvégzése csak nagyobb létszámmal volna lehetséges. A szervdossziék rendjét folyamatosan karbantartjuk, nyilvántartásunkat folyamatosan frissítjük. A manuális feldolgozás után fel kell készülnünk arra, hogy ezeket az adatokat beolvasás után számítógéppel szükséges kezelni. Az államigazgatási szervek folyamatosan készíti iratkezelési szabályzatukat, illetve használják az új központi utasításokat. (Ezek megismerése a levéltár részéről esetleges, hiszen a beküldésről, véleményeztetésről nem minden iratképző gondoskodik.) Iratkezelési szabályzatok, irattári tervek véleményezése: 29 alkalom. Gyűjtőköri szervek száma: 621 Illetékességi körbe tartozó szervek száma: 570 Iratkezelés ellenőrzése: 89 szervezet, 104 alkalom Jegyzőkönyvet beküldő szervek száma: 122 db. Ellenőrzött selejtezési jegyzőkönyvek száma: 195 db. A csődtörvény alapján 556 felszámolásról, végelszámolásról kaptunk értesítést a Baranya Megyei Bíróságtól, mint Cégbíróságtól Sajnálatos módon a Baranya Megyei Közigazgatási Hivatal kezdeményezésünk ellenére - ebben az évben nem szervezett irattárosi illetve ügykezelői tanfolyamot, továbbképzést. Iratgyarapodás Az állománygyarapodásunk a tavalyi évnél nagyobb mértékű volt. 93 iratképzőtől 328,30 iratfolyóméter iratot vettünk át: 5

6 A évi iratgyarapodás Sor Sz. Levéltári jelzet Megnevezése A levéltári anyag Évköre terjedelme (ifm) 1. V.441. Baksai Körjegyzőség iratai ,36 2.* VIII.750. Baranya Megyei Levéltár ügyviteli iratai ,80 3. XXIII.101. Pécs MJ. Város Tanácsának iratai ,10 4. XXIII.102. Pécs MJ. Város Tanács VB. iratai ,90 5. XXIII.526. Mohács Város Tanácsának iratai ,30 6. XXIII.576. Siklós Város Tanácsának iratai ,80 7. XXIII.701. Abaliget Községi Közös Tanács iratai ,24 8. XXIII.713. Baksa Község Tanácsának iratai ,40 9. XXIII.724. Bikal Község Tanácsának iratai , XXIII.734. Bükkösd Község Tanácsának iratai , XXIII.737. Cserdi Község Tanácsának iratai , XXIII.742. Dinnyeberki Község Tanácsának iratai , XXIII.760. Erdősmárok Község Tanácsának iratai , XXIII.767. Felsőszentmárton Község Tanácsának iratai , XXIII.768. Garé Község Tanácsának iratai , XXIII.770. Geresd Község Tanácsának iratai , XXIII.786. Helesfa Község Tanácsának iratai , XXIII.797. Illocska Község Tanácsának iratai , XXIII.820. Kisjakabfalva Község Tanácsának iratai , XXIII.832. Köblény Község Tanácsának iratai , XXIII.845. Magyarbóly Község Tanácsának iratai , XXIII.854. Maráza Község Tanácsának iratai , XXIII.861. Márok Község Tanácsának iratai ,40 6

7 24. XXIII.863. Mecseknádasd Községi Közös Tanácsának iratai , XXIII.884. Óbánya Község Tanácsának iratai , XXIII.885. Ócsárd Község Közös Tanácsának iratai , XXIII.886. Ófalu Község Tanácsának iratai , XXIII.905. Püspöklak Község tanácsának iratai , XXIII.907. Révfalu Község Tanácsának iratai , XXIII.922. Szalatnak Község Tanácsának iratai , XXIII.924. Szava Községi Közös Tanácsának iratai , XXIII.936. Székelyszabar Község Tanácsának iratai , XXIII.945. Téseny Község Tanácsának iratai , XXIII.959. Villányi Községi Közös Tanács iratai , XXIII.963. Fazekasboda Község Tanácsának iratai ,10 36.*XXIII.983. Geresdlak Község Tanácsának iratai ,80 37.*XXVIII.663. Mozsgói Önkéntes Tűzoltó Egyesület iratai ,20 38.*XXVIII.664. Abaligeti Önkéntes Tűzoltó Egyesület iratai ,10 39.*XXVIII.665. Mecseknádasdi Önkéntes Tűzoltó Egyesület irataí ,22 40.*XXVIII.666. Bükkösdi Önkéntes Tűzoltó Egyesület iratai , XXX.213. Belvárdgyulai Mezőgazdasági Szövetkezet iratai , XXX.311. Lothárdi Mezőgazdasági Szövetkezet iratai , XXXIII.2. Választási jegyzőkönyvek , XXXIII.3. Községi krónikák , összesen: 146,60 * = új fond Az iratok átvételéhez a raktári rend folyamatos kialakítása mellett, iratátcsoportosításokat is végeztünk. A Rét utcai raktárainkban közel 300 ifm iratot csoportosítottunk át helynyerés céljából. Szakmai gyakorlatukat nálunk teljesítő egyetemisták segítségével 220 iratfolyóméter 7

8 iratot szállítottunk át és helyeztünk el a Nyírfa utcai raktárunkba. A mozgatás 18 fondot, 223,66 iratfolyómétert érintett. Megvalósult az az elképzelés, hogy nem veszünk át rendezetlen, átláthatatlan, jegyzék vagy más irattári segédlet nélküli irategyütteseket. A feldolgozáshoz nincs megfelelő számú és képzettségű munkatársunk, így levéltárunkat nem terhelhetjük rendezetlen anyagokkal. Ebben az évben küldték meg a választási irodák az országgyűlési és a helyhatósági választások jegyzőkönyveit. A visszaesett krónikaírói mozgalom még működő tagjai rendszeresen küldik az éves krónikákat. Ezek gyűjteménybehelyezése is megtörtént. Feldolgozó munka Tovább folytatódott a Király utcai részlegben a beszállított községi tanácsok iratanyagának egyesítése a korábban átvett anyagokkal, majd az egyesítés utáni rendezés és segédletkészítés. Rendezés és segédletkészítés folyt még a Magyar Szocialista Munkás Párt, a Magyar Királyi Erzsébet Tudományegyetem, a személyi fondok, és jogszolgáltató szervek anyagában. Folytatódott a vállalatok dokumentumainak rendezése, selejtezése és segédletelése. Ennek részletes bemutatását a melléklet tartalmazza. Az adatok alapján látható, hogy ebben az évben is az átlagos mennyiséget sikerült elvégezni, de az egy-két évtizedes lemaradásunkat így csak lassú ütemben tudjuk behozni. A Király utcában keletkezett reponenda, felszámolása folyamatos. Raktári rendünk kialakítását az új fondszerkesztési alapelveknek megfelelő összevonások szem előtt tartásával végezzük. Tovább folytatjuk a befejezetlen munkák, így a megyei fogházak, a Sellyei Járási Tanács, az ETE, az MSZMP és a személyi fondok rendezését. Fotós munkatársnőnk rendezi a negatív és pozitív filmek, illetve a fotók gyűjteményét. Befejezett rendezések: A Rét utcai részlegben befejeződött a BmK térképek (XV. 3. c.), illetve elkezdődött a BiK térképek (XV. 3. d.) ellenőrző rendezése. Ideiglenes segédlet készült Pécs város BmK térképeiről. Befejezve és segédletelve a Himesházi, Hosszúhetényi, Ibafai, Kaposszekcsői, Keszüi, Kémesi, Királyegyházai, Kisvaszari, Mánfai körjegyzőségek iratai (V. 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 136, 150.) 70,73 iratfolyóméter terjedelemben. Folyamatban lévő rendezések: Pécsváradi Közalapítványi Uradalom iratainak (XI k.) rendezése. Ebből elkészült a Mágocsi fiskális között keletkezett iratainak rendezése 2,4 iratfolyóméter terjedelemben. Befejeződött a Batthyány-Benyovszky féle siklósi uradalom (XI b.) uradalom iratainak rendezése is. (Terjedelme 3,5 iratfolyóméter.), valamint a Boda Imre és Koncsek Nándor által rendezett iratok (IV.8. c.) között keletkezett 66 doboznyi irata (8,58 iratfolyóméter). Az iratanyag részben eredeti, részben a hiányok pótlását szolgáló számítógépen készült mutatóval is el van látva. A Pécsi Székeskáptalan Hiteleshelyi Levéltára ( ) közötti iratainak rendezése. Terjedelme: 31 doboz, 12 kötet, 12 iratfolyóméter. A Krisztics-féle községtörténeti kartotékok rendezése 73 doboz, 10,95 iratfolyóméter terjedelemben szintén ebben az évben készült el. Elkezdődött Pécs város tanácsa, 1929-től polgármesteri hivatala iratainak (IV ) között keletkezett iratainak rendezése. Elkészült az iratoknak ügyosztályok szerinti csoportosítása, a nyolc ügyosztályból ötnek tételszám szerinti jegyzékelése. Átnézve 1162 doboz, 139,44 iratfolyóméter. 8

9 Folytatódott Pécs város tanácsa (IV b.) iratainak ellenőrző rendezése között. Terjedelme 834 doboz, 100,08 iratfolyóméter. Ebből közötti, 50,04 iratfolyóméter részleges palliumozása és teljes átdobozolása, ig terjedő iratok, 417 doboz, 50,04 iratfolyóméter palliumozása és dobozolása, és sorra került Pécs város polgármestere közötti elnöki iratainak (IV a.) ellenőrző rendezése, palliumozása és átdobozolása. 35 doboz 4,2 iratfolyóméter. Komlói körjegyzőség iratainak (V. 137) ellenőrző rendezése 2,04 iratfolyóméter. A Király utcai részlegben végrehajtott rendezések: Alapszintre: XIV.69. Jaksits József iratai 0,12 ifm XXXV. MSZMP Baranya Megyei Bizottsága Archívuma segédletei 3,52 ifm Középszintre: VII.14. Pécsváradi Járásbíróság iratai ,58 ifm (raktári jegyzék) VIII.2. Pécsi Püspöki Joglíceum iratai ,20 ifm (repertórium) XI.8. Hamerli Kesztyűgyár iratai ,55 ifm (raktári jegyzék) XI.34. Turul Kesztyűgyár iratai ,24 ifm. XXIII.855. Marócsa Község Tanácsának iratai ,78 ifm XXIII.980. Mázaszászvár Község Tanácsának iratai ,40 ifm XXIII.867. Merenye Község Tanácsának iratai ,70 ifm XXIII.868. Meződ Község Tanácsának iratai ,80 ifm XXIII.719. Belvárdgyula Község Tanácsának iratai ,48 ifm XXIII.725. Birján Község Tanácsának iratai ,48 ifm XXIII.783. Hásságy Község Tanácsának iratai ,96 ifm XXIII.788. Hidas Község Tanácsának iratai ,62 ifm XXIII.843. Lothárd Község Tanácsának iratai ,24 ifm XXIII.851. Magyarsarlós Község Tanácsának iratai ,48 ifm XXIII.731. Boldogasszonyfa Község Tanácsának iratai ,30 ifm XXIII.772. Gilvánfa Község Tanácsának iratai ,24 ifm XXIII.972. Gödre Község Tanácsának iratai , ,50 ifm XXIII.776. Gödreszentmárton Község Tanácsának iratai ,91 ifm XXIII.775. Gödrekeresztúr Község Tanácsának iratai ,86 ifm XXIII.778. Görcsönydoboka Község Tanácsának 9

10 XXIII.780. XXIII.782. XXIII.784. XXIII.791. XXIII.794. XXIII.795. XXIII.796. XXIII.872. XXIII.804. XXIII.805. XXIII.816. XXIII.821. XXIII.825. XXIII.826. XXIII.827. XXIII.830. XXIII.831. XXIII.981. XXIII.862. XXIII.865. XXIII.866. XXIII.869. XXIII.881. XXIII.975. iratai ,06 ifm Gyöngyfa Község Tanácsának iratai ,36 ifm Harkány Község Tanácsának iratai , ,36 ifm Hegyhátmaróc Község Tanácsának iratai ,96 ifm Hirics Község Tanácsának iratai ,06 ifm Horváthertelend Község Tanácsának iratai ,60 ifm Hosszúhetény Község Tanácsának iratai ,80 ifm Ibafa Község Tanácsának iratai ,75 ifm Kacsóta Község Tanácsának iratai ,92 ifm Kákics Község Tanácsának iratai ,86 ifm Kárász Község Tanácsának iratai ,83 ifm Kisdobsza Község Tanácsának iratai ,36 ifm Kiskassa Község Tanácsának iratai ,14 ifm Kistamási Község Tanácsának iratai ,58 ifm Kistótfalu Község Tanácsának iratai ,65 ifm Kisvaszar Község Tanácsának iratai ,69 ifm Kovácshida Község Tanácsának iratai ,91 ifm Kovácsszénája Község Tanácsának iratai ,26 ifm Mánfa Község Tanácsának iratai ,16 ifm Mecsekjánosi Község Tanácsának iratai ,94 ifm Mecsekrákos Község Tanácsának iratai ,90 ifm Mekényes Község Tanácsának iratai ,14 ifm Molvány Község Tanácsának iratai ,80 ifm Nagyváty Község Tanácsának iratai ,77 ifm Páprád Község Tanácsának iratai ,08 ifm 10

11 XXIII.902. XXIII.927. XXIII.928. Piskó Község Tanácsának iratai ,27 ifm Szászvár Község Tanácsának iratai ,88 ifm Szebény Község Tanácsának iratai ,26 ifm Darabszintre: XIV.57. Szabó Vilma iratai ,12 ifm (repertórium) XIV.31. Kis Horváth Jenő iratai ,02 ifm (repertórium) Összesen: 51 fond 176,58 ifm. Reponálás: Megtörtént a Baranya megyei zsidóságra vonatkozó, mikrofilmezésre kiemelt iratok visszahelyezése Pécs város polgármesteri hivatala (IV. 1407, IV. 420, 421, 423, 426), valamint a járási főszolgabíróságok irataiba. Baranya vármegye levéltára 1848 előtti irataiból 5 doboznyi laponként került vissza helyére. Pécs város személyi iratainak 19 doboznyi korábbi kigyűjtése, valamint a színházügyekkel kapcsolatos kigyűjtés megszüntetése. A Mohácsi járás főszolgabírájának közötti 8 doboznyi iratainak visszahelyezése. Mikrofilmezésre történt előkészítés: Baranya vármegye adószedőjének iratai (IV. 6. d.) 78 kötet 7225 oldal. Baranya vármegye közgyűlésének iratai (IV: 1. c.) Folyamodványok jegyzőkönyve. 4 kötet 1591 oldal. Baranya vármegye törvényszékének iratai (IV. 8. a.). Törvényszéki jegyzőkönyvek. 43 kötet oldal. Pécs város tanácsának közigazgatási iratai (IV b.). 204 doboz, mintegy oldal. Az anyakönyvi másodpéldányok kezelése Az utólagos bejegyzések tekintetében a többévtizedes hátrányt sikerült ledolgoznunk. Az adatok pontosítása folyik, így nagy reményünk, hogy a közeljövőben a naprakészségünk ki tud alakulni. Restaurátor műhelyünk majd 40 kötet kötését végezte, az előkészítés után. Szakkönyvtár kezelése Intézményünk az anyagi feltételekhez viszonyítva is egyre nagyobb lehetőséget biztosit a szakfolyóiratok és könyvészeti anyag gyarapítására, illetve az elektronikus dokumentumok beszerzésére. A belső támogatás mellett nagyon sokat számít a cserekapcsolatok ápolása. Nagy számban kapunk anyagokat társintézményektől, az ország minden részéből és a határon 11

12 túlról is. A helyismereti kiadványainkat nagyrészt adományokból szerzeményezzük, munkatársaink is rendszeresen gyarapítják az állományt. Állományvédelmi szempontból fejlődés tapasztalható, saját restaurátor műhelyünk és a megyei könyvtár kötészete összesen 149 kötetet javított ki és kötött be. Kutató és ügyfélszolgálat A Király-, és a Rét utcai részlegben működtetünk kutató és ügyfélszolgálatot. Mindkét helyen egyaránt nagyon komoly a kutatószolgálat igénybevétele ban a Király utcában 289 kutatási engedélyt adtunk ki. Az engedéllyel rendelkezők 1125 alkalommal jelentek meg a kutatóteremben. A Rét utcában 195 kutató fordult meg 987 alkalommal. A kutatók túlnyomó többsége természetszerűleg magyar állampolgár, zömük egyetemista, kisebb részük hivatásos kutató, pedagógus, mérnök, jogász stb. Külföldi kutató 18 fordult meg kutatótermeinkben. Népszerű a mikrofilmkölcsönző szolgálat, a Magyar Országos Levéltár szolgálatát 106 alkalommal vettük igénybe. Elsősorban családfakutatásokhoz anyakönyvek, az egyetemisták szakdolgozati témáikhoz feudáliskori iratok mikrofilmjeit keresik. Ügyfélszolgálatunk igénybevétele mérsékelt. A kárpótlási és a hadigondozási ügyek egyre ritkábban fordulnak elő. Nemzetközi kapcsolatok Az Eszéki Történelmi Levéltárral fennálló kapcsolatunk keretében, pályázati támogatással, tovább kutattuk az egykori Bellyei Uradalom iratait Eszéken, illetve Főherceglakon. Újabb elfekvő iratokat itt nem találtunk. Kísérletet tettünk az egykori Dárdai Uradalom iratainak a felkutatására is, ennek azonban nem akadtunk nyomára. Nem találhatók Horvátországban, illetve Szlavóniában a Jugoszláv uralom alá került dél-baranyai falvak iratai sem. Néhány szerémségi magyar falu (Szentlászló, Kórógy, Haraszti) községekről sikerült találni igen jelentős 19. századi térképeket. Az eszéki levéltárral kötött egyezség értelmében mikrofilmen kiegészítjük egymás hiányait a dél-baranyai egyházi anyakönyveket illetően. A munka elkezdődött, a nálunk őrzött anyagról készült mikrofilmek átadására 2003-ban került sor. Közművelő és oktató tevékenység Forrásismereti órákat tartottunk a PTE történész nappali tagozatos hallgatói részére 5 alkalommal, 4-4 órában. Középiskolások részére 28 alkalommal. Tudományos élet A Baranya megyei Levéltári Nap megrendezésére október 7- én került sor a Művészetek Házában, A hétköznapi élet kutatása és a források értelmezése címen. Az 12

13 intézmény tudományos konferenciáján munkatársaink ( T. Papp Zsófia, Füzes Miklós, és Márfi Attila ) mellett Gyáni Gábor MTA doktor ( MTA TTI, Bp) és Valuch Tibor ( os Intézet, Bp.) is tartottak előadásokat a mikrotörténelem levéltári forrásai témakörben. Az előadások szövegét mindeddig nem tudtuk megjelentetni. A Pécsi Kulturális Központban, 2003 november 20-án került sor a Pécs- baranyai Történelmi Arcképcsarnok címet viselő multimédiás CD- ROOM bemutatójára, előadóval (dr. Ódor Imre) képviseltettük magunkat a Tolna Megyei Levéltári Napon.. A Kisebbségkutató Közalapítvány által 2003 decemberében Mohácson rendezett Kisebbségek együttélése Baranyában, Nemzetiségi Oktatás témájú konferenciát is munkatársaink szervezték, ketten előadóként is szerepeltek. Dr. Ódor Imre levéltárigazgató A szakmai teljesítmény értékelése (Jelentés a évi szakfelügyeleti ellenőrzésről) 1. A korábbi szakfelügyeleti ellenőrzéseken megállapított hiányosságok felszámolásának helyzete 1.1 Személyi feltételek a/ A levéltár státuszainak és státuszösszetételének változásai között * Főlevéltáros Levéltáros Segédlevéltáros Levéltári kezelő Könyvtáros Restaurátor Fotós Egyéb (adm., gazd., techn., takarító) ÖSSZESEN * A létszámadatok a három fős csökkentés nélkül értendők. 13

14 b/ Értékelési szempontok Az előző esztendő fenntartói intézkedése mind a működtethetőség, mind az alapvető szakmai követelmények teljesíthetősége tekintetében rendkívül hátrányos helyzetet eredményezett. A Baranya Megyei Levéltár az őrizetében lévő több mint 17 folyókilométernyi iratanyag mennyiségét tekintve az ország harmadik legjelentősebb általános levéltára. Az őrzött iratmennyiséghez viszonyított intézményi létszámkeret mind a levéltári szakalkalmazottak számát, mind az összlétszámot véve figyelembe úgy országos, mind dél-dunántúli regionális tekintetben igen szűkösnek mondható. Szakmai szempontokat véve figyelembe nehezen fogadható el, s igen súlyos próbatétel elé állítja ugyanis az intézményt a Baranya Megyei Közgyűlés 138/2003. (IX. 18.) kgy. sz. határozatának 2. pontja, amely három fős létszámcsökkentési kötelezettséget ír elő, amely az ellenőrzés időszakára végrehajtásra került. A évi engedélyezett létszám már csak 27 fő. A megszorító intézkedés révén a szakalkalmazotti létszám tekintetében egyébként sem bővelkedő levéltár további megpróbáltatások elé néz, amelyek főként a gyűjtőterületi feladatok, valamint a belső feldolgozó munkák vonatkozásában korlátozzák erőteljesen a szakmai cselekvőképességet. Baljóslatú tendencia, hogy az intézményi létszám már vagy húsz esztendeje, az addigi folyamatos növekedéssel szemben fokozatosan csökken. Ezen folyamatszerű jelenségnek a jövőben mindenképpen álljt kell parancsolni, főként a középfokú szakalkalmazotti státuszok tekintetében amint erre korábban, ennél pedig kedvezőbb létszámviszonyok közepette is alkalmam volt már figyelmeztetni! Az utóbbi időszak fontos belső munkaszervezési intézkedésének tekinthető, s komoly reményekre jogosít a levéltári vezetés további erősítése Vörös Huba főlevéltáros igazgatóhelyettesi, valamint Rozs András tudományos titkári kinevezése folytán. 1.2 Levéltári raktárak A levéltár raktári férőhely-ellátottsága, a raktárak fizikai állaga és állománymegőrző képessége a levéltárvezetés erőfeszítései ellenére változatlanul jelentős hiányosságokat mutat. A Király utcai központban az 1988 és 1992 közötti felújításoknak és átalakításoknak köszönhetően, valamint az elmúlt évek során folyamatosan eszközölt kisebb volumenű belső raktári férőhelybővítések következtében lényegében elfogadható állapotok uralkodnak. Nem ideáli- 14

15 sak, de a fennálló körülményeket tekintve elfogadhatóak a Nyírfa utcai telephely őrzési viszonyai is itt elsősorban a felszámolt gazdasági szervezetek iratai kerültek elhelyezésre. A legnagyobb gondot a Rét utcai részleg, annak is különösen udvari, kényszerraktári melléképülete jelenti. A mintegy 1400 iratfolyóméternyi községi anyag elhelyezéséül szolgáló ezen épület kizárólag csupán szükségraktárnak tekinthető, irattárolásra lényegében alkalmatlan. A Rét utcai főépület raktári viszonyai ennél ugyan valamivel kedvezőbbek, ám ezek sem mondhatók igazán ideálisnak. Főként azon tényt véve figyelembe, hogy papírminőség tekintetében (figyelmen kívül hagyva a Király utcában elhelyezett tanácsi iratokat) itt találhatóak a legproblematikusabb, a legnagyobb fatartalmú, az évek között keletkezett közigazgatási fondok anyagai. Veszélyeztetett levéltári anyagnak kedvezőtlen őrzési feltételek között történő elhelyezése hátrányos állományvédelmi körülmények ezen halmozott viszonyai már középtávon e helyzetnek a fenntartó által eszközlendő konszolidálása szükségességére kell hogy figyelmeztessenek. Az öreg raktárépület levéltári feladatokra alkalmatlan, azt felújítással sem lehet e célra megfelelő épületté fejleszteni. A jelenleg elavult és ugyanakkor költséges raktár helyett gazdaságosabb lenne a meglévő telken egy új korszerű létesítmény emelése. 1.3 Törvényben, rendeletben előírt feladatkör ellátása Az előző évi helyzethez hasonlóan a levéltár jelenleg még nem különítette el egymástól az illetékességi körbe és a gyűjtőkörbe tartozó szervek jegyzékét. Mai élő szervjegyzékük a gyűjtőterületi tevékenység körébe eső mindkét ezen csoportra vonatkozóan tartalmaz adatokat. Ettől eltekintve, a levéltár gyűjtőterületi politikája kifejezett érdemének tekinthető, hogy eltérően több más levéltár sajnálatos gyakorlatától gyűjtőkörükben a közoktatásügyi és kulturális szféra intézményi szervei igen számottevő arányban vannak jelen, híven a megye kulturális sajátosságaihoz ; míg a gazdálkodó szervezetek jószerivel csupán a privatizáció előtti állami korszakból származó iratőrzés eseteire korlátozódnak. Szervtípus Szervjegyzék, 1986 Száma % Területi államigazgatási szervek (XXIV.) 29 5,85 Jogszolgáltatás területi szervei (XXV.) 12 2,42 15

16 Intézetek, intézmények (XXVI.) ,59 Testületek (XXVII.) 11 2,22 Egyesületek (XXVIII.) 2 0,40 Vállalatok (XXIX.) 39 7,86 Szövetkezetek (XXX.) 36 7,26 Megyei önkormányzat (XXXVI.) 1 0,20 Megyei jogú városi és községi önkormányzatok ,20 (XXXVII.) ÖSSZESEN ,00 Az egyoldalú gazdaságtörténeti orientációjú beidegződésektől való elszakadásra törekvés mellett másik biztató jele a társadalmi jelenségvilág szélesebb területéről meríteni szándékozó, friss szemléletű gyűjtőterületi politikára történő áttérésnek a gyűjtőköri szervek irányába történő ígéretes tapogatózás. A BML-ban ma már megtalálható a megyei civil szervezetek elérhetőségeinek (név, cím, telefon, , honlap) egyre bővülő adattára. A jelenleg 281 köz- és magánalapítvány, valamint egyesület legfontosabb adatait tartalmazó jegyzék a megye társadalmi életének roppant gazdag palettájáról kínál meghatározó színeket. Alapítványok, egyesületek adattára Szervjegyzék, 1986 Száma % Kultúra 77 27,40 Területfejlesztés, -rendezés, környezetvédelem, idegenforgalom 53 18,86 Szociális ügyek, gyermekvédelem 53 18,86 Oktatás, ifjúság 28 9,96 Sport 24 8,54 Egészségügy 14 4,98 Nemzetiségi és etnikai kisebbségek 14 4,98 Nyugdíjas szervezetek 10 3,56 Polgárőr és tűzoltó-egyesületek 8 2,85 ÖSSZESEN (pécsiek száma: 132) ,00 16

17 Ezen szervezetek létesítésének, működésének, megszűnésének körülményeire vonatkozó, a törvény értelmében magániratoknak minősülő dokumentumok adományként, letétként, vételként történő megszerzése új és korántsem elhanyagolható feladata a közlevéltárak mai gyűjterületi kötelezettségeinek. A levéltár lelkiismeretesen és magas színvonalon vezetett gyűjtőterületi nyilvántartásai, a külső fonddossziékban a szervek iratkezelési, irattározási, selejtezési tevékenységére, ill. jellemzőire vonatkozó dokumentációk megfelelő alapot szolgáltatnak a későbbiekben rendelkezésre bocsátandó központi szervnyilvántartó program hiteles és értékelhető adatokkal való feltöltésére. A szervek legfontosabb adatait rögzítő, s a szervnyilvántartás meghatározó dokumentumának tekinthető "Szervfelvételi jegyzőkönyv" immáron a végrehajtási rendeletben megjelölt minden adatcsoportra vonatkozóan tartalmaz rögzítési lehetőségeket. Teljes körű alkalmazása esetén az illetékességi körben szereplő valamennyi szerv iratkezelési, irattári és selejtezési helyzetéről valós adatok nyerhetők. 1.4 Kutatótermi szabályok A levéltár egységes Kutatótermi szabályzata f. év január 1-jétől hatályos. A szabályzat megfelel a jogszabályi rendelkezéseknek; immáron a levéltár valamennyi kutatóhelyén egyazon rendelkezések szerint zajlik a kutatás. Mindazonáltal szükséges megjegyezni, hogy a kutatót jogszabály nem kötelezi arra, hogy eljuttassa a levéltárhoz kutatásainak végeredményeit; a Kutatói nyilatkozat formanyomtatványának megfogalmazása ennek megfelelően tehát módosítandó. 2. A levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv.) 34/A -a alapján 2003-ra elnyert költségvetési támogatás felhasználása, elszámolása, valamint hasznossága A levéltár a múlt év folyamán összesen Ft értékben jutott a veszélyeztetett levéltári anyag megmentését célzó támogatáshoz. Ennek keretében Ft értékben a Tolna Megyei Önkormányzat Levéltárában került mikrofilmezésre a IV b. Pécs város tanácsának közigazgatási iratai közül az évkörű, 20 doboznyi, oldal terjedelmű regisztratúra-sorozat; ennek elvégzését az anyag előrehaladott elsavasodott volta indokolta; 17

18 Ft értékben, a LUX Hungária Kft-től nagy teherbírású porszívóberendezést vásároltak, amelynek segítségével a Nyírfa utcai részlegben végeztek portalanítási munkákat; Ft értékű támogatás felhasználásával a levéltár A/3-as Epson mintájú szkennert szerzett be a kutatási célból kért többszöri fénymásolatok kiküszöbölése, a dokumentumok állagmegóvása céljából; Ft értékben vásárolt nyersanyagok tették lehetővé a restaurátor műhely további működését, s 22 db félbőr alispáni mutatókönyv újrakötését; valamint palliumpapírok, kartonok és Danubia -szalagok felhasználásával összesen mintegy 70 ifm-nyi vállalati, jogszolgáltatási, közigazgatási és gyűjteményi iratféleség állagmegóvását. Az elnyert támogatások célhozkötötten és szakmai a kívánalmaknak megfelelően kerültek felhasználásra. 3. A múzeumi belépők szigorú elszámolású nyomtatványonként kezelésének helyzete A levéltár gazdasági vezetője jelenleg összesen 30 levéltári dolgozó díjtalan múzeumi belépőjének nyilvántartását vezeti iktatott iratként, névsoros jegyzék alapján. A jegyzék az igazolvánnyal rendelkező nevét, az igazolvány számát, a rendelkezésre bocsátás dátumát, valamint az átvételt igazoló aláírást tartalmazza. Tisztelettel Horváth J. András főlevéltáros, szakfelügyelő 18