ESETTANULMÁNY. A fizikai aktivitás és a sport magyarországi dimenzióinak feltárása. TÁMOP-6.1.2/11/ kódszámú projekt

Átírás

1 ESETTANULMÁNY A fizikai aktivitás és a sport magyarországi dimenzióinak feltárása TÁMOP-6.1.2/11/ kódszámú projekt A lakosság egészségfejlesztését szolgáló fizikai aktivitás szakmai támogatása és a szabadidő-sportolói közösségek bővítése célú pályázati konstrukció keretében végzett módszertani kutatás eredményeiről Sportmenedzsment szervezési és jó gyakorlatok feltérképezése 6. téma keretében Szerző Dolnegó Bálint Cím Orfű Tó Show futás Konzorciumvezető Magyar Sportmenedzsment Társaság (MST) Konzorciumi partner Magyar Sporttudományi Társaság (MSTT) május

2 település község <5000 fő kisváros e fő középváros 20e-100e fő nagyváros 100e-1000e fő főváros/ országos célcsoport lakosság fiatalok-idősek hátrányos h. fogy. élők nők lebonyolító önkormányzat civil szervezet oktatási int. sportegyesület vállalat tevékenység szabadidősport egészségmegőrző sportjátékok képzés egyéb időtartam 1 nap 2-3 nap heti havi folyamatos rendszeresség évente félévente szezonális havi eseti ADATLAP: Projekt hivatalos neve: Orfű Tó-Show Futás Projektgazda: Melitta Szabadidő Sportegyesület Projekt témája: szabadidős tömegsport-rendezvény Projekt időtartama, rendszeressége: évente, augusztus első szombatján Projekt célcsoportja: Pécs és környéke lakossága VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Az Orfű Tó-Show Futás szabadidős tömegsport-rendezvényt a Melitta Szabadidő Sportegyesület szervezi. Az egyesületet 1987-ben alapította az akkori pécsi Városi Tanács a térség tömegsport-rendezvényeinek megszervezésének céljából ben számos önkormányzati feladat kikerült az egyesület kezéből, például a kispályás labdarúgás, vagy a kerékpártúra, amelyek legnagyobb tömeget vonzották és a legtöbb bevételt generálták. Az egyesület célja nem változott, megmaradtak a túrák és a futások szervezésénél. Rendezvényeivel a rendszeres sportolás jelentőségére és a szabadidős sport közösségformáló erejére hívja fel a figyelmet. Mivel már nem lát el önkormányzati feladatot az egyesület, a pécsi testület már nem támogatja azt. A jelentősen csökkent források következtében az egyesület tisztségviselői vállalták, hogy társadalmi munkában segítik céljának elérését. Célközönségük Pécs és környéke sportolni vágyó lakossága. A versenyeken és túrákon férfiak és nők egyaránt részt vesznek minden korosztályból. Versenyszerűen és szabadidejükben sportolók közösen indulnak a futamon. A rendszeres sportolás népszerűsítését elősegítendő Gyűjtsd a kilométert fantázianevű akciót hirdettek meg, aminek célja, hogy ösztönözze a minél több eseményen való indulást. Minden versenyen és túrán pontokat lehet gyűjteni egy pontgyűjtő füzetben, amik után évvégén értékes nyeremények járnak. A programban 11 2

3 esemény szerepel az év folyamán. Az év legnagyobb rendezvénye az Orfű Tó-Show futás, amely minden évben augusztus első szombatján kerül megrendezésre. A népszerű rendezvényen 2010-ben 115-en, 2011-ben 137-en, 2012-ban 215, 2013-ban pedig 233-an vettek részt. A résztvevők között nagyobb arányban vannak férfiak, de évről évre növekszik a nők aránya. A rendezvény legnagyobb kockázata az időjárás, esős időben vagy kánikulában csak a legfanatikusabbak állnak rajthoz. A verseny része az orfűi Polgármesteri Hivatal rendezvény-naptárának, minden évben az Orfűi Napok keretén belül zajlik. A futóverseny előtt és után programokkal, koncertekkel szórakoztatják a kilátogatókat. Az együttműködés nagyban megkönnyíti az egyesület munkáját, hiszen a megállapodás értelmében a hivatal biztosítja a területet, a sátrat a neveztetéshez és az eredményhirdetéshez, a hang-és fénytechnikát a színvonalas lebonyolításhoz. A rendezvény igen alacsony költségvetéssel valósul meg, teljes kiadása mindösszesen Ft. Ez tartalmazza a versenybírók megbízási díját, a rendőri biztosítást, valamint a lebonyolításhoz szükséges eszközöket és jutalomtárgyakat. Az esemény bevétele a nevezési díjakból származik, amely 800 Ft/fő. Ennek megfelelően 284 fő részvételével térülnek meg a rendezvény költségei, ennyi induló még a legjobb évben sem volt, tehát maga a verseny veszteséges. A Magyar Olimpiai Bizottság támogatja a rendezvényt és részben utófinanszírozással téríti meg a költségeket. A támogatás ellenére sem tudják a szervezők színesíteni a programokat, hiszen kevés a rendelkezésre álló tőkéjük. Az orfűi önkormányzat támogatása nélkül az eseményt nem lehetne megtartani. A hozzájárulás, bár nem pénzbeli, értéke többszöröse a rendezvény jelenlegi költségvetésének. A helyi vállalkozók is szívesen szponzorálják a rendezvényt barter megállapodások keretében. A főszponzor pólót biztosít minden résztvevőnek a megjelenési felületekért cserébe. Mivel a rendezvény célja elsősorban nem az időeredmények javítása, ezért az egyéb szponzorok által felajánlott jutalmakat sem sportteljesítmény után lehet elnyerni. Az eredményhirdetésen egy nagy gömbből az összes résztvevő közül sorsolják ki a nyerteseket, ezzel is kihangsúlyozva, hogy a sportolás ténye a fontos, nem pedig az eredmény. Az eseményről az Új Dunántúli Napló megyei napilap beszámolót készít, valamint az egyesület a saját honlapján és Facebook oldalán teszi közzé az eredményeket és a fényképeket ben már 27. alkalommal kerül megrendezésre a futás, tehát mára már igen nagy hagyománya van az eseménynek. Azonban fontos megjegyezni, hogy a szervezők tófutás iránti elköteleződésük nélkül már megszakadt volna ez a hagyomány. Egyesületről lévén szó a szervezet nem profitorientált, azonban a működésükhöz szükséges forrásokat elő kell teremteni. Mivel maga a rendezvény sem hoz profitot, támogatásokkal és a személyes 3

4 kapcsolataik kihasználásával kell megszerezni a hiányzó forrásokat a rendezvényhez és a működéshez is. A szervezők sok éves tapasztalatának köszönhetően megvan a tudásuk ahhoz, hogy a leghatékonyabban, a legkevesebb eszköz, idő és energia felhasználásával járuljanak hozzá az egyesület céljának eléréséhez. 4

5 TARTALOMJEGYZÉK A PROJEKTGAZDA BEMUTATÁSA... 6 SZERVEZET / TELEPÜLÉS STRATÉGIÁJA, PROJEKTTERVEZÉS... 8 PROJEKT CÉLJA, CÉLCSOPORTJA PROJEKT LEBONYOLÍTÁSA, TARTALMA A versenynaptár elkészítése Előkészületek, a helyszín biztosítása Lebonyolítás, programok A Gyűjtsd a kilométert! akció menete PROJEKT PÉNZÜGYI HÁTTERE, FINANSZÍROZÁSA Az egyesület bevételei A PROJEKT KOMMUNIKÁCIÓS SAJÁTOSSÁGAI Online kommunikáció Offline kommunikáció Adatbázis marketing EREDMÉNYEK Pénzügyi eredmény Időeredmények A PROJEKT HATÁSAI, DISSZEMINÁCIÓ A futás szervezetre gyakorolt hatásai Az esemény visszhangja FÜGGELÉK

6 A PROJEKTGAZDA BEMUTATÁSA Pécs a sportban igen aktív, első osztályú labdarúgó-és kosárlabda, NB1/B-s férfi és NB2-es női kézilabda csapata van a városnak. Az egyéni sportágakban is komoly eredményeket értek el a város szülöttei, Jakabos Zsuzsa, Sors Tamás úszók, illetve Csonka Zsófia sportlövő is itt született. Ahhoz, hogy az élsport magas szintű legyen szükséges a megfelelő utánpótlás és társadalmi bázis megteremtése. Ennek egyik eszköze a szabadidős tömegsport-rendezvények szervezése, ahol a lakosság megismerheti a rendszeres sportolás előnyeit, ezzel hozzájárulva egészségük megőrzéséhez. Az Orfűi Tó-Show Futás 2014-ben már a 27. alkalommal kerül megrendezésre. A rendezvény szervezője a Melitta Szabadidő Sportegyesület, amelyet ben alapítottak. Az akkori Városi Tanács Sportosztálya azzal a céllal alapította az egyesületet, hogy megszervezze Pécs és vonzáskörzetének szabadidősport-rendezvényeit és rendszeres sportolási lehetőséget biztosítson a lakosság számára. Tehát a sportosztály saját feladatának ellátására hozta létre a civil szervezetet, aminek tagjai a városi sportélet aktív személyiségei voltak. Az egyesület célja a publikus felületen elérhető adatlap alapján ( Pécs város lakossága számára az egészséges életvitel, életmód részeként egész évben rendszeres, folyamatos sportolási, edzési, versenyzési lehetőségek megteremtése. A sok érdeklődőt vonzó futó, kerékpár, túra és egyéb rendezvények megszervezése, lebonyolítása. A különböző sporteseményeken, sportrendezvényeken való részvétel, a szervezés, technikai feladatok, menedzselés magas színvonalú biztosítása. E cél minél jobb színvonalon való teljesítése, a lakosság minél nagyobb számban történő mozgósítása érdekében rendezvényeit a város napilapjában, a helyi rádióban, televízióban, illetve plakátokon, szórólapokon rendszeresen meghirdetni. A versenyeken elért eredményeket ugyanezen médiák igénybevételével nyilvánosságra hozni. Az egyesület 23 éven keresztül szervezte a városi tömegsport-rendezvényeket. A legtöbb embert megmozgató események a kispályás labdarúgó bajnokság és a kerékpártúra voltak ben azonban az egyesület számos feladatát átvette a Pécsi Sport Nonprofit Zrt. Mivel már a Zrt. látja el az önkormányzat sporttal kapcsolatos feladatait, támogatást is ez a cég kap, ami nagyban korlátozza a Melitta SE lehetőségeit. Ennek megfelelően a szervezett sportrendezvények száma is csökkent a kapacitások szűkülésével. Az anyagi források mérséklésével az egyesület nem tud juttatást biztosítani a munkát végző tisztségviselőknek sem, tehát nekik ezt a bevételt máshonnan kell előteremteni, 6

7 így kevesebb időt fordítanak az egyesületre. Ugyanakkor az egyesület elnöke és gazdasági ügyintézője olyan belső motivációval rendelkeznek, amely nem engedte a már sok-sok éves múlttal rendelkező tömegsport-rendezvényeket a feledésbe merülni. Az elnök elmondása alapján gyermekként minden évben elindult a versenyen, melynek hatására most társadalmi munkában végzik például az Orfű Tó-Show Futás szervezését is. A Pécsi Önkormányzat rendszeres, évi támogatása teljes mértékben megszűnt. Az orfűi Polgármesteri Hivatal a kialakult jó kapcsolatnak köszönhetően bizonyos esetekben céltámogatással segíti az egyesületet céljának elérése érdekében. 7

8 SZERVEZET / TELEPÜLÉS STRATÉGIÁJA, PROJEKTTERVEZÉS Az egyesület célja Pécs és környéke lakosságának szabadidős sportolási lehetőség biztosítása. Az alapítói számára fontos a testi-lelki egészség, az egészségtudatos életmód, mivel felismerték, hogy a lakosság egészségügyi állapota Magyarországon európai viszonylatban nem túl jók. A daganatos betegek száma egyre nő, a dohányzás, az alkoholizmus és az öngyilkosságok aránya igen magas. Az egészségmegőrzés egyik legfontosabb eszköze a rendszeres sportolás. Az egészségre való pozitív hatása mellett közösségteremtő erejével is nagyban hozzájárul a fittség és jó közérzet eléréséhez, és ezért olyan tömegsportrendezvényeket szerveznek, ahol felhívhatják a figyelmet a fizikailag aktív életvitel jelentőségére. Pécs városa a nemzeti egészségmegőrző és fejlesztő programot is figyelembe véve csatlakozott az Egészségügyi Világszervezet által meghirdetett Egészséges Városok mozgalomhoz. A Városi Tanács sportosztálya azért hozta létre az egyesületet, hogy Pécs és vonzáskörzetének rekreációs sportját megszervezze. Akkoriban az egyesület a célját egy egész éves, több sportágat felvonultató eseménynaptárral érte el. Többnyire a természetbe szervezték a szabadidős tevékenységeket, elsősorban teljesítménytúrákat előtt három csoportba lehetett osztani a Melitta SE rendezvényeit: a kispályás labdarúgás szervezés, a Kerékpár Kupa, a harmadik csoportba pedig a túrák és futások tartoztak. Kezdetben az egyesület bírta a pécsi önkormányzat és az orfűi Polgármesteri Hivatal támogatását, mivel önkormányzati feladatot látott el. A Pécsi Önkormányzat rendszeresen támogatta anyagilag az egyesületet, a Polgármesteri Hivatal pedig a rendezvények lebonyolításához területet és eszközöket biztosított. A Pécsi Sport Nonprofit Zrt. létrejöttével ez a támogatás sajnos megszűnt, ugyanakkor az egyesület célja nem változott, feladatai maradtak, jóllehet a kispályás labdarúgó bajnokságok és a kerékpár túra, valamint a Pécs Trapp Nap szervezési joga a Zrt.-re szállt. A pécsi testülettel szinte teljesen megszűnt, az orfűivel azonban megmaradt a jó kapcsolat. Mivel azonban a legnépszerűbb, legnagyobb tömeget mozgósító és legnagyobb bevételt generáló rendezvények az egyesület profiljából kikerültek, nagyban megnehezítette az egyesület céljainak elérését. A vezetőség motivációjának köszönhetően tovább működik az egyesület azóta is, céljuk és stratégiájuk változatlan maradt. Az orfűi Polgármesteri Hivatal rendezvény naptárában is szerepel a tófutás, beleillesztve az Orfűi Napok rendezvény programjába. 8

9 Az egyesülettel kapcsolatos teendőket az elnök és a gazdasági ügyintéző látja el előtt a két tisztségviselő bérben részesült a munkájáért, azonban a lehetőségük beszűkülése miatt ettől eltekintettek, így társadalmi munkában folytatják tovább munkájukat. Ennek eredménye az, hogy kevesebb idejük jut az egyesület dolgaira, hiszen a bevételkiesésüket csak máshol végzett munkával tudják kompenzálni. Ez a munka minőségének rovására megy, azonban a motivációjuknak és személyes involváltságuknak köszönhetően, a versenyeken résztvevők ezt nem érzékelik, amit az indulók számának növekedése mutatja. A több mint 20 éves munkának köszönhetően partnereik és szponzoraik továbbra is az egyesület mellett állnak. Kihasználva a személyes kapcsolatokat és a lokálpatriotizmust számos támogatót és szponzort tudhatnak maguk mellett. Anyagilag ugyan nem járulnak hozzá a működéshez, de eszközökkel vagy díjakkal, barter megállapodásokkal segítik az egyesület rendezvényeit. Az egyesület célkitűzése az emberek rendszeres sportolásra való szoktatása, stratégiájukat is ennek megfelelően alakítják ki. Az éves rendezvénynaptár eseményeit egy kampányban összefogják, amely Gyűjtsd a kilométert fantázianevet viseli. A koncepció szerint a különböző versenyeken pontokat lehet gyűjteni az év során, ezzel ösztönözve a résztvevőket a rendszerességre. A kampány 11 különböző túrát és futóversenyt tartalmaz majdnem havi rendszerességgel. Az egyes eseményekhez pontértékek vannak hozzárendelve, amelyek a részvétellel megszerezhetők. Minden rendezvénynek van saját tematikája az időszaknak megfelelően, melyek a következők: - Nőnapi- Hóvirág túra - Kerékpár túra - Nyuszi túra - Mandulás családi- és kutyafuttatás - Éjszakai túra - Barta Textilház Orfű Tó-Show Futás - Bányásznapi Futóverseny- - Családi Futás a Malomvölgyi Tó Körül - Lombhullató Túra Pécs Gyükés, - Mikulás Túra Pécsbánya - Szilveszteri Futóverseny 9

10 A kampánnyal a szervezők az eredmény helyett a részvétel fontosságát emelik ki. Gyakran versenyszerűen sportolók is részt vesznek a rendezvényeken, akik általában jobban teljesítenek. A pontgyűjtéssel a minél több rendezvényen való indulást ismerik el, nem pedig az időeredményeket. Jövőképük szerint a rendezvények számának megtartása mellett színvonalasabb sportprogramokat nyújtanának a résztvevőknek. Mivel anyagi lehetőségeik korlátozottak, tapasztalatuk és tudásuk segítségével növelnék hatékonyságukat. 10

11 PROJEKT CÉLJA, CÉLCSOPORTJA Az Orfű Tó-Show Futás célközönsége elsősorban Pécs és vonzáskörzetének sportolni vágyó lakossága. Tömegsport-rendezvény lévén mindkét nem és korosztály egyszerre, egy közösségben versenyzik. Fiatalabbak és idősebbek is nagy számban részt vesznek a futáson. Célja a rendezvénynek a sportolási lehetőség biztosítása mellett a társadalmi kapcsolatok erősítése a különböző korosztályok, társadalmi rétegek között is. Az eseményen egyaránt részt vesznek szabadidős sportolók és versenysportolók is. A futás céljából fakadóan elsősorban a szabadidejükben sportolók az elsődleges a célközönség, azonban fontos a versenyszerűen sportolók részvétele is a példamutatás szempontjából. Jobb teljesítményükkel nem veszik el hobbifutók kedvét, inkább ösztönzik őket a jobb teljesítmény elérésben, valamint az ösztönző rendszer (pontgyűjtés) kialakítása miatt fenntartják a motivációt. A különböző eseményeken eltérő közönség vesz részt. A túrákon elsősorban családok, baráti társaságok és iskolai osztályok vesznek részt. A futások az egyének számára is vonzóak. Kezdetben jelentősen több férfi induló volt, azonban a nők aránya folyamatosan növekszik. Ennek oka, hogy a mai trendek alapján a nők az alakformálásra törekednek, amihez elengedhetetlen a futás, míg a férfiak inkább a konditermekben izomtömeg-növelő edzéssel javítanak az énképükön és fittségükön. A részvétel nincs korhoz kötve, a legfiatalabbak és a legidősebbek egyaránt részt vehetnek a rendezvényen. A futás, az úszáshoz hasonlóan, majdnem minden sportnak kiegészítő sportága, mozgásanyagának része és szerencsére az egyesület által kijelölt távok ideálisak arra, hogy a sportolók beépítsék az edzésükbe. Az Orfűn található edzőtábor egész évben üzemel, ahol az aktuálisan táborozó csapatok rendszeresen részt vesznek a tófutáson, legyen szó birkózókról, vagy éppen vívókról. Orfű egy üdülő község, emiatt egész évben sok turista fordul meg a településen, de mivel a tófutás az Orfűi Napok programjának része, így ilyenkor majdnem az összes üdülőhely megtelik. Évről évre sokan vesznek részt a rendezvényen, elsősorban olyanok, akik a nyaralásukat töltik és az aktív pihenés részeként teljesítik a tó körüli távot. A szervezők elmondása alapján már keresték meg őket év elején a rendezvény időpontjával kapcsolatban, hogy lefoglalhassák a szabadságukat és üdülőhelyet, mert akkor szeretnének nyaralni, amikor a futást rendezik. 11

12 PROJEKT LEBONYOLÍTÁSA, TARTALMA A Melitta SE rendezvénynaptárja 11 programból áll, amely a teljes évet lefedi, kb. havi rendszerességgel van egy esemény. A már említett, tematikák szerinti versenyek állandóak, mindegyike állomása a Gyűjtsd a kilométert! akciónak. Az ünnepi tematikus események közé ékelődnek be az egyéb rendezvények. Az Orfűi Tó-Show Futás rendszerint minden évben augusztus első szombatján kerül megrendezésre. A versenynaptár elkészítése Minden év végén, mikor elkészül az egyesület következő évre szóló naptára, egyeztet az orfűi Polgármesteri Hivatallal, amely szintén betervezi az éves eseménynaptárába. Ezt követően a tárgyalások júniusban kezdődnek a hivatallal, egyeztetik a lefoglalásra kerülő területet, az útvonal-biztosítás módját, a szükséges eszközöket és erőforrásokat. Ilyenkor hangolják össze a programokat az Orfűi Napok programjával. A gyakorlat alapján az Orfűi Napok programját igazítják a futáshoz. A 19:00-kor rajtol el a mezőny, eredményhirdetés 21:00-kor történik a nagyszínpadon, csak ezután folytatódik az esti program. A dátum véglegesítése után kezdi meg az engedélyek beszerzését, illetve teszi meg bejelentési kötelezettségeit az egyesület. A rendőrségi biztosítás megrendelése már jóval a rendezvény előtt megtörténik. Rendezvénynapon két rendőrautó két-két rendőrrel biztosítja a helyszínek biztonságát és zárja le az útvonalat. Az apparátus nagyságát az előzetes becslések alapján a rendőrség állapítja meg. Előkészületek, a helyszín biztosítása A rendezvény számára a Polgármesteri Hivatal biztosítja a színpadot, sátrat a rajthoz, hangtechnikát, padokat és asztalokat, valamint a helyszínt. Ezeken felül áramvételi lehetőséget biztosítanak a célkapu és a számítógép üzemeltetéséhez. A futás rajtja a Pécsi Tó strandjának parkolójából indul. Már a rendezvény reggelén polgárőrök segítségével lezárják, elkerítik kordonnal a parkoló egy részét, biztosítva a rendezvény zavartalan előkészületét. Évről évre probléma, hogy a strandolók önkényesen használják a parkolót, így délután az előkészületek előtt kell kiüríteni azt, ami problémás, pl. megtalálni az autó tulajdonosát, mindez hátráltatja az előkészületeket. 12

13 A rendezvény előtt a szervezők beszerzik a szükséges eszközöket, valamint előkészítik a szponzori csomagokat. A lebonyolításhoz szükséges festékszóró, a futópálya kijelöléséhez, rajtszám és biztosítótű, ásványvíz és jég, pólók a résztvevőknek valamint a győzteseknek serleg. A jég nem hatékony módszere a hűtésnek, ugyanakkor szükségszerű, hiszen a futás után szükséges a frissítő biztosítása a melegben. Amíg egy üdítőket forgalmazó nagynevű cég szponzorálta a rendezvényt, biztosított hűtőt az ásványvizek mellett, azonban a kapcsolat megszűnése után az egyesületnek kell beszereznie a vizet és valamilyen megoldást kell keresnie a hűtésre. Az eseménynap előtt festékszóróval jelölik ki a futópályát szakaszonként, hogy lássák a résztvevők hol tartanak. A pálya az út jobb oldalán van kijelölve, egy kereszteződésen megy át, elsősorban ott fontos a rendőri felvezetés. Az útvonalat a helyi polgárőrök és önkéntesek segítségével felügyelik. Lényeges, hiszen ha a pálya bármely szakaszán rosszul lesz valaki, azonnali segítségnyújtás szükséges. A kommunikáció a szakaszfelügyelők és a szervezők között telefonnal történik. A mezőnyt az egészségügyi autó zárja, egy másik pedig az esemény központjában, a parkolóban állomásozik. Az építést a Polgármesteri Hivatal rendeli meg az Orfűi Napok rendezvényhez. Így a színpad, a rajt- és célkapu, valamint a sátrak építésével, színpad- és hangtechnika telepítéssel nem kell foglalkoznia az egyesületnek a hivatallal kötött megállapodás értelmében. A nevezés lebonyolításához sátrat állítanak a hőségre való tekintettel. Ide szükséges áramforrás a számítógép üzemeltetéséhez. Mivel csupán egy számítógép van az egyesület állományában, ezért a nevezés lezárása után áttelepülnek a célkapuhoz. Erre mintegy 30 percük van, ugyan nem nagy a távolság a rajt és a célhely között (körbefutják a tavat), estleges probléma esetén nehézségekbe ütközhet a célba érkezés sorrendjének rögzítése. A parkoló egyik végében állítják fel a 20 m 2 -es sátrat a nevezéshez, tőle 50 m-re pedig a 200 m 2 -es rendezvénysátrat. Az asztaloknál neveztetők végzik az indulók regisztrálást, átveszik a nevezési díjakat és átadják a rajtszámokat és a pólókat. Az adatok rögzítése folyamatos. A versenyzőknek lehetőségük van időeredményük pontos nyomon követésére egy chip-es óra segítségével, amelynek használata ingyenes, Ft kaució ellenében megkapják a versenyzők. Lebonyolítás, programok A regisztráció 17:15-től 18:45-ig tart. Tapasztalat alapján a legtöbben 18:30-kor érkeznek, így ilyenkor lassabban történik a folyamat, de csúszás általában nem szokott lenni. 19:00-kor rajtol el a mezőny. A 6,2 km-es távot a leggyorsabbak 20 perc alatt megteszik, de az 13

14 idősebbek is perc alatt teljesítik. A beérkezők regisztrálása digitálisan és papíralapon is megtörténik, ezzel csökkentve az adatvesztés esélyét. Az utolsó futó beérkezése után kezdetét veszi a színpadon az eredményhirdetés. A célba érkezőket hűtött frissítővel várják. Az első 3 női és az első 3 férfi versenyző serleg jutalmat kap, valamint díjazzák a legfiatalabb és legidősebb indulókat is. A díjakat a főszponzor adja át. A tárgynyereményeket, a rendezvény céljához igazodva nem teljesítmény alapján lehet elnyerni, ezzel is erősítve a szabadidősport jellegét és a részvétel fontosságát. A szervezők az összes nevezési lapot beteszik egy nagy gömbbe, rendszerint kiválasztanak egy kisgyermeket, aki kihúzza a különböző nyereményeket, amelyeket a szponzorok ajánlottak fel. Az orfűi Polgármesteri Hivatal ajándéktárgyakkal és marketinganyagokkal teli csomagokat ajánl fel általában. Amikor nagyobb költségvetéssel került lebonyolításra a rendezvény, a nyereménytárgyak között voltak értékesebb sportruházatok vagy egyéb tárgynyeremények, ami az egyesület költségvetését terhelte, ma már erre nincs lehetőségük. Az eredményhirdetéssel párhuzamosan a Polgármesteri Hivatal emberei elbontják a regisztrációs sátrat és a célkaput. A helyszínen egész nap változatos programokkal várják a kilátogatókat. Napközben kreatív foglalkozásokon lehet részt venni, valamint rendőrségi bemutatót láthatnak az érdeklődők, este pedig színvonalas, országosan olyan ismert előadók koncertjei hallhatók, mint például Auth Csilla vagy Vastag Csaba. A Gyűjtsd a kilométert! akció menete Az akció egy a rendszeres sportolást népszerűsítő kampány, amelynek állomása a Melitta SE túrái és futása. Minden részvétel után pontokat szerez az, aki 500 Ft-ért pontgyűjtő füzetet vásárol. A Szilveszteri Futóverseny után már nem lehet pontot szerezni, ekkor hirdetik ki az éves pontgyűjtés eredményét. A versenyek teljesítése után 20 pontot lehet gyűjteni. A nagyobb teljesítményt igénylő versenyeken a szervezők indítanak futamot egy rövidebb távval is, hogy mindenki részt tudjon venni, aki szeretne, ezekért kevesebb, 10 pont jár. Az összegyűjtött pontok után ajándéktárgyak járnak. A gyűjtésben ponthatárokat állapítottak meg, minél több pontot gyűjt valaki, annál értékesebb ajándékban részesül, ezzel is ösztönözve az egyesület programjain való részvételt és a rendszeres sportolást. Az utómunkák közé tartozik az eredmények számítógépes feldolgozása, a beszámolók elkészítése, valamint a fényképek feltöltése a honlapra és a Facebook oldalra. A bontó munkát a rendezvény helyszínén a Polgármesteri Hivatal alkalmazottai végzik. 14

15 PROJEKT PÉNZÜGYI HÁTTERE, FINANSZÍROZÁSA Az egyesület tevékenysége, így az Orfű Tó-Show Futás rendezvény sem profitorientált. Bevételeit a cél elérésre, vagyis a szabadidősport minél szélesebb rétegéhez való eljuttatására és népszerűsítésére fordítja. Az egyesületben tevékenykedők társadalmi munkában dolgoznak. Amíg bírták a Pécs Önkormányzat támogatását nem volt más a célja a szervezetnek, csupán a lehetőségeik voltak szélesebbek. Az önkormányzat hozzávetőlegesen Ft-tal támogatta akkoriban a működést. Mivel akkor a kispályás labdarúgás, a kerékpár túra és a Trapp Nap az egyesülethez tartozott, lényegesen nagyobb volt a költségvetése, millió forint a mostani 1 millió Ft körülihez képest. Az egyesület bevételei A Melitta SE bevétele két pilléren alapszik, az egyik a részvételi finanszírozás, a másik pedig a támogatások. Minden futóversenyen nevezési díjat kell fizetni a résztvevőknek. Ez a túrákon 300 Ft, a futásokon 500 Ft, kivéve a két nagyobb futást, az Orfű Tó Show Futást, valamint a Szilveszteri Futóversenyt, ezeken 800 Ft a részvételi díj. A Gyűjtsd a kilométert! akcióban való részvételi díj 500 Ft ben az egyesület összbevétele Ft volt, így látható, mennyivel nehezedett meg az egyesület működése. Az egyesület a működéséhez a Nemzeti Együttműködés Alaptól részesül támogatásban, 2012-ben a kért Ft helyett Ft, 2013-ban az Ft helyett vissza nem térítendő támogatást kapott. A Magyar Olimpiai Bizottságtól 2013-ban Ft utófinanszírozott támogatást nyújtott kimondottan az Orfű Tó-Show Futás költségeit finanszírozva. Az utófinanszírozott támogatási forma miatt a szervezők nem tudják színesíteni az általuk nyújtott szolgáltatásokat. A támogatás feltétele egy nyilatkozat megtétele, miszerint akkor is az eredeti költségvetési tervezet szerint tartják meg a rendezvényt, ha a pályázaton csak csökkentett összeget nyernek. Ezek alapján nem tervezhettek nagyobb költségvetéssel, mint ami amúgy is rendelkezésükre állt. A megítélt összeg az egyesület további működését segítheti elő, vagy tartalékként jelenthet meg a következő évi rendezvényhez. 15

16 A rendezvény költségei A rendezvény összes kiadása 2013-ban Ft volt. Egy több mint 200 fő részvételével zajló, fellépőkkel tarkított programú rendezvényen ez rendkívül alacsonynak mondható. Tételesen a következők: Megnevezés Összeg (Ft) Rajtszámok Tárgyjutalom, Serlegek Jelölő festék Biztosítótű Ásványvíz + jég Eredménykiértékelés Versenybírók, rendezők megbízási díja Kiküldetés Pólók feliratozása Rendőri biztosítás Szoc. hoz. 27% Összesen: táblázat. A rendezvény költségvetése (forrás: Melitta SE) A rendezvény kiadásaiban a legnagyobb tétel a személyi jellegű kiadások, a rajtszámok, valamint a pólók feliratozása. A személyi költségek 7 fő megbízási díját tartalmazzák. Az összegekből látható, hogy személyes kapcsolatok könnyítik meg a hatékony lebonyolítást. A rajtszámok szükségesek, ezeket a Budapesti Sportiroda kapcsolatrendszerének kihasználásával kedvezőbb áron tudták beszerezni, mint Pécsen. A pólókat a névadó főszponzor, a Barta Textil biztosította, ennek szitázása került csak a táblázatban látható jelképes összegbe. A póló egy emlék, év közben is hordja a résztvevő, így nemcsak a rendezvényt reklámozza, de a többi szponzor kiszolgálását is szolgálja. A frissítők, vizek hűtésére igyekeznek szponzori kapcsolatok révén hűtőberendezést szerezni. A szponzorok anyagilag nem, csupán eszközökkel, tárgynyereményekkel, szolgáltatások biztosításával járulnak hozzá a rendezvényhez. A főszponzor tehát minden résztvevő számára pólót biztosít, a nyeremények között van egyebek mellett fürdőbelépő, sportruházat. Ezek 16

17 összértékét a szervezők becsülni sem tudják, hiszen minden évben eltérő dolgokat kapnak, a támogatás nem célirányos, tehát amit kapnak, azt használják fel és sorsolják ki az indulók között. A helyi nyomda is barter megállapodás keretében nyomtatja ki a plakátokat és flyereket. Jelentős a Polgármesteri Hivatal támogatása a rendezvény biztosításához szükséges eszközök terén. A helyszínt térítésmentesen használhatja az egyesület. Egy sörasztal garnitúra bérlése a hivataltól lista áron Ft/nap, és 30 db van kihelyezve a sátorban. A rendezvénysátor napi bérleti díja építéssel és bontással, Ft, színpadépítés és hangtechnika bérlés további Ft. Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy ezt a támogatást nem kizárólag az egyesület kapja, hiszen ugyanezen a helyszínen zajlik az Orfűi Napok rendezvény a Polgármesteri Hivatal szervezésében. A költségvetésből látszik (2. táblázat), hogy az önkormányzat segítsége nélkül mennyiben megváltozott az egyesület költségvetése 2010 után. Egy év alatt a tizedére csökkent, majd a következő évben szintén a felére. Ennek megfelelően a kiadási oldal is arányaiban csökkent, és látható, hogy 2012-ben jobb eredményt produkált az egyesület, mint 2010-ben. Az akkori három tevékenységükből kettő, a legnagyobb volumenűek kikerültek az egyesület kezéből. A több és nagyobb rendezvény több költséggel is járt. Szintén többletkiadással jártak a személyi jellegű kiadások. Ekkor a két egyesületi vezető munkabért kapott, hogy hozzásegítse az egyesületet célja eléréséhez től társadalmi munkában szervezik a rendezvényeket. A bevételek a nevezési díjakból és a támogatásokból származnak. A kiadások a rendezvények lebonyolításához szükséges dologi kiadások. Az Orfű Tó-Show Futás jelentőségét mutatja a versenynaptárban, hogy 2012-ben majdnem a kiadások fele az eseményhez köthető, igaz, ezzel a rendezvénnyel tudott pályázni az egyesület a Magyar Olimpiai Bizottságnál utófinanszírozásra. 2010* 2011* 2012* Bevétel Kiadás Eredmény *ezer forint 2. táblázat. Az egyesület költségvetése 2010-től (forrás: 17

18 A PROJEKT KOMMUNIKÁCIÓS SAJÁTOSSÁGAI A rendezvény kommunikációját behatárolják az anyagi korlátok, azonban a szervezők itt is kihasználják sok éves tapasztalatukat és személyes kapcsolati tőkéjüket. Az esemény kommunikációja nem tesz különbséget a különböző célcsoportok között. A szervezők elmondása alapján számos elképzelésük van a kommunikáció hatékonyabbá tételéhez, de ezek anyagi forrás és idő hiányában nem kivitelezhetők. Online kommunikáció Az egyesület éppen ezért elsősorban a saját felületein hirdeti az eseményeit. Honlapján elérhető az egész éves rendezvénynaptár. 1. kép. Az egyesület honlapja (forrás: Az aktuális esemény mindig a főoldalon kerül meghirdetésre. Minden rendezvény után felkerül a beszámoló, amely tartalmazza a versenyek eredményeit, valamint az eseményen készült fényképeket. Itt népszerűsítik a Gyűjtsd a kilométert! akciót, megtalálható az akcióban résztvevők listája pontszámmal, a jól teljesítők pedig fényképpel is megjelennek. A támogatókat, szponzorokat is kiszolgálják, bár nem tesznek különbséget köztük, egy külön menüpont alatt szerepelnek mindegyikük logóval. Sorrendül a hozzájárulás mértéke szolgál. 18

19 De nem csak itt, hanem minden beszámoló alján is feltüntetésre kerülnek az aktuális eseményt támogató szponzorok. A fényképek készítésekor az élmények rögzítése mellett figyelnek arra, hogy a szponzorok számára is legyenek értékelhetőek a képek. A molinókat úgy helyezik el, hogy aktivitások rögzítésekor látszódjanak a képeken (például az útvonalon elfutnak előtte, vagy az eredményhirdetésnél). A célközönség elérését segíti, hogy a szponzorok a saját felületeiken is meghirdetik az eseményt, valamint a verseny után közzé tesznek a fényképes beszámolót is róla (2. kép). 2. kép. A napvédő sátor és a főszponzor logója (forrás: A közösségi médiában is jelen van az egyesület, ami manapság a leghatékonyabb kommunikációs eszköznek számít. Facebook oldalt nem üzemeltetnek, csupán egy profilt tartanak fent Melitta Szabadidő SE néven, 201 ismerőssel. Nyilvánosan csak a 2012-es szilveszteri futás fényképei érhetők el. Ide a rendezvények versenykiírásai kerülnek, nincs külön esemény létrehozva az egyes programoknak. A hasonló szabadidős rendezvények szervezői szintén népszerűsítik az eseményt, megjelentetik a honlapjukon a flyert, vagy a hangosbemondóban adnak tájékoztatást az eseményről. Ez természetesen kölcsönös, a Melitta SE is meghirdeti a hasonló rendezvényeket. Ezek a rendezvények nem versenytársai egymásnak, hiszen a szabadidő sportnak a célja a rendszerességhez való szoktatás, így mindkét fél számára előnyös, ha többször, egymás rendezvényein is neveznek. 19

20 Offline kommunikáció Az eseményről 400 db flyer készül, amelyeket különböző helyszíneken helyeznek ki, leginkább a Polgármesteri Hivatalban és a szponzoroknál. A flyer a program és a versenykiírás mellett tartalmazza az elérhetőségeket (telefonszám, cím), valamint a szponzorok logóját. Plakát nem készül az eseményről. A példányszámban megjelenő Új Dunántúli Napló napilapban megjelentetnek egy előzetes, valamint az eseményt követően egy fényképes beszámolót, melyek a napilap online felületén, oldalon is megjelentek (3.kép). 3. kép. Az online újság (forrás: Ez személyes kapcsolatoknak köszönhetően szívességi alapon történik, elősegítve az egyesület célját. A futás, mint az Orfűi Napok része, megjelenik a település éves programfüzetében, egyéb kiadványaiban, valamint honlapján. A negyedévente megjelenő Orfűi Magazin is említést tesz a tófutásról. Lehetőség szerint a Pécs Tv és készít tudósítást a rendezvényről. Adatbázis marketing Aki regisztrál bármelyik versenyre és megadja az címét, az hozzájárul, hogy értesítést kapjon a soron következő rendezvényről. Ez az adatbázis jelenleg 400 címet tartalmaz. A levél tartalmazza a versenykiírást, valamint közvetlen linket a honlaphoz. Ugyanezt az üzenetet pécsi iskolák testnevelői is megkapják. 20