GRANT OR, EU PÁLYÁZATKEZELÉSI ALKALMAZÁS

Átírás

1 ADAMAS GRANT OR, EU PÁLYÁZATKEZELÉSI ALKALMAZÁS Tartalomjegyzék Vezetői összefoglaló Az Adamas Grant or Technológia Bevezetési módszertan Üzleti ajánlatunk BPMS referenciáink Elérhetőségeink Adamas Grant or EU Pályázatkezelési Alkalmazás működik az Európai Szociális Alapnál és az Oktatási és Kulturális Minisztérium Támogatáskezelő Igazgatóságán. A határidők betratásának mutatója ezeknél a társaságoknál 90% fölötti, míg a folyamatmenedzsment alkalmazás nélkül működő szervezetek ritkán képesek 60%-nál jobb teljesítményt elérni.

2 2 a VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Azoknak a Közreműködő Szervezeteknek van az Adamas Grant or EU Pályázatkezelési Alkalmazásra szükségük akik a folyamataikat akarják hatékonyabbá tenni, az elvégzett munka minőségének és gazdaságosságának javításával. A Gemma Adamas alkalmazásának előnye, hogy mivel jól ismerjük az EU Operatív Programokhoz kapcsolódó pályázatkezelési folyamatokat és az azokhoz tartozó munkaköröket - már két bevezetésen vagyunk túl - ezért 3 hónapon belül megtörténhet a rendszer bevezetése, és újabb 9 hónap múlva a kollégák munka közbeni oktatásán és a folyamatok folyamatos tökéletesítésén keresztül egy új kultúra és fentartható teljesítménynövekedés születik meg ügyfeleinknél. A rendszer bevezetésével a pályáztatási folyamatok ütemezettebb végrehajtását és irányítását, megbízhatóságuk javulását, a működési költségek optimalizálását, az egyszerűbb auditálhatóságot és az egyes ügyek állapotának valós idejű lekérdezhetőségét, a tevékenységek elvégzéséhez szükséges eljárások és szabályok rendszerben történő nyilvántartását, illetve a munkaerő terhelésfüggő kapacitástervezését és hatékonyságának mérését tudjuk biztosítani. A Business Process Management - BPM rendszerek nem a tranzakciók adatainak rögzítésére és nyilvántartására szolgáló rendszerek - lásd EMIR - hanem elsődleges feladatuk a munkafolyamatok tevékenységeinek ütemezése és irányítása. A megvalósított virtuális futószalag - humán workflow - segítségével biztosítható, hogy minden dolgozó számára valamennyi teendőjüket, azok prioritási sorrendjének megfelelően előre jelezzük. A rendszer használata nem csak azt biztosítja, hogy nem felejtődnek el tevékenységek, hanem azt is hogy azok megkezdéséről és a végrehajtásról a felettes vezetők pontos képet kapnak, illetve lehetővé válik, hogy időben bevatkozhassanak, ha valami nem a terveknek vagy az előírásoknak megfelelően alakul. Egy 12 hónapos bevezetési projekt eredményeként több mint 50%-al növelhető a határidőre feldolgozott pályázatok száma és ezzel a bevezető Közreműködő Szervezet eredményessége. AZ ADAMAS GRANT OR Miért kell? - a sok manuális munka összefogására, ütemezésére - hogy semmiről se feledkezzünk el - naprakész adatokhoz és mutatókhoz - előrejelzésekhez - kihasználni az IT lehetőségeket - simább működés biztosítására - a teljes képet látni és áttekinteni - hatékonyabb munkavégzésre - hogy bárhonnan el tudjuk érni a rendszert - optimális erőforrás kihasználáshoz - optimális cash-flow biztosításához - a változások gyors kezelésére - jobb ügyfél elégedettség eléréséhez Mennyibe fog ez kerülni? - Adamas licenc - pályázatkezelési folyamat know-how - bevezetés és tréning - éves támogatási díj Mennyi idő alatt van eredmény? hónap alatt megtörténik a bevezetés és a betanítás - további 6-8 hónap alatt elérhetőek az ígért eredmények Milyen változásokkal jár? - szabványos folyamatok - valós idejű teljesítmény mérés - kontrolált munkavégzés - elemzési és azonnali beavatkozási lehetőségek - automatikus jelentések - auditálhatóság - átláthatóság az ügyfelek és a felettes szervek számára Mik a feltételei annak hogy megvalósítható legyen? - a vezetés közreműködése (a bevezetésben és a folyamat menedzsmentben) - kontrolling szempontok kidolgozása - motivációs rendszer illesztése - mérhető eredményességű oktatások és tréningek - elegendő idő és erőforrás biztosítása a bevezetéshez és a betanuláshoz - folyamatos és személyre szabott kommunikáció és támogatás - aktív felhasználók mind a végrehajás mind az irányítás szintjén Az Adamas a Gemma Rendszerház Kft. bejegyzett márkaneve. Jelen kiadványunk nem ajánlat értékű, a benne szereplő infomáció tájékoztató jellegű és az érdeklődők döntéselőkészítési munkáját kívánja szolgálni. Gemma Rendszerház Kft. T/ info@gemma.hu 1054 Budapest, Vadász u. 15. I. em. 11.

3 3 TECHNOLÓGIA Mit tud az eszköz? - 100%-ban internetes és tiszta HTML megoldás - egyetlen adatbázisra van szükség a szerver oldalon, MS Access, MS SQL, Oracle X, stb., amely tartalmazza az üzlei adatokat, az üzleti szabályokat és az értelmező alkalmazást is - vékony kliens elérést biztosít a felhasználói oldalon, ami nagy sebességet és olcsó hardver eszközök alkalmazhatóságát jelenti - integrált funkciók - portál, humán workflow menedzsment, dokumentum kezelés, tudás menedszment, csoportmunka, projekt menedzsment, stb. - konfigurálással készíthető alkalmazások. Mi a különbség az Adamas BPMS rendszer és egy Adamas alkalmazás között? Az Adamas BPMS rendszer egy kiszolgáló licencből, modul licencekből és kiegészítő felhasználói kliens licencekből áll. Egy Adamas kiszolgáló licencre, amely egy éles üzemi alkalmazási környezet kialakításához szükséges, minden Adamas alkalmazás futtatásához szükség van. Az Adamas alkalmazás bevezetési költsége az alkalmazási licencből (a folyamat és üzleti szabályok know-howjából) és az alkalmazás bevezetését jelentő vállalkozási szerződésből áll. (A know how és a bevezetés külön-külön is beszerezhető, ha annak tulajdonosai/ szakértői különböző jogi személyek.) Hogyan dolgozunk vele? Egy böngészőn keresztül érjük el a rendszert, amelynek portálján személyreszabott információkat és teendőinek listáját látja minden felhasználó. Ezek olyan elrendezésben láthatóak - késésben, ma/holnap, egy héten belül, stb. - ami a feladatok prioritásának megfelelő, és egyben garantálja, hogy a megadott időben történő elvégzésük esetén a folyamathatáridők betarthatóak legyenek. Mint minden weblapon itt is az aláhúzott szöveg jelzi, ha lehetőség van részletesebb információkoz lefúrni, illetve a gombokként megjelenített parancsok és menűpontok alapján tudjuk a munkánkat végezni. Hogyan nyerünk belőle információt? - vezetői jelentésekből, és - statisztikákból a BI modul segítségével. BEVEZETÉSI MÓDSZERTAN Mit jelent az iteratív bevezetés? Azonnali visszacsatolásra lehetőséget adó módszer: - folyamatonként 2-3 napos tervezést-bevezetéstműködtetést magában foglaló ciklusokban dolgozunk, - amelyeknél a felhasználói tapasztalatok alapján egy-két ciklus során tökéletesíthető egy megoldás. Mit jelent az interaktív részvétel? A munkatársak és a rendszerszakértők hatékony együttműködését, amelyben: - az üzleti folyamatot legjobban ismerő ügyfél munkatársakkal közösen végzett munkában, - egy-egy üzleti tanácsadó és Adamas konfigurátor végzi a rendszer helyi igényeknek megfelelő konfigurálását.

4 4 Az iteratív és interaktív bevezetés további elo nyei: - folyamatok folyamatos tökéletesítése - folyamatok hatékonyságának javítása - ISO 9001 felkészülés - teljesítmények mérése - optimalizálás Miből áll a Grant or pályázatkezelési alkalmazás? - alapfunkcionalitás: - konstrukciók nyilvántartása (leíró adatok, résztvevő munkatársak, követendő folyamatok); - pályázatok nyilvántartása (pályázati adatok, pályázók, kapcsolattartók, események) - folyamatok nyilvántartása (A konstrukciók kiírásától a pályáztatáson és szerződéskötésen keresztül a végrehajtás monitorozásán át a pályázatok lezárásáig a teljes folyamat-rendszer) - folyamatmenedzsment, feladatmenedzsment (a folyamatok definiálásának lehetősége, végrehajtatás, feladatkiosztás, határidő-számítás, határidő betartatás, folyamat-összefüggések kezelése, folyamat független feladatok kezelése) - speciális területek támogatása (helyszíni ellenőrzés, szabálytalansági terület, ügyfélszolgálat); - folyamatok eljárásrendi dokumentációja, online segítségnyújtás - vezetői statisztikák - kiegészítő funkcionalitás: - tervezés (a folyamatok aktuális állapota és távlati információk alapján terhelés és rendelkezésre-állás tervezés, következményelemzés) - SLA menedzsment (terv-tényszámítás, összehasonlítás) - ellenőrzés (utólagos ellenőrzések nyilvántartása, ellenőrzési események menedzselése); - jelentési rendszer (adattábla és szöveg alapú jelentések) - kontrolling megoldás (adatfeladás, vagy a rendszeren belül megépített funkcionalitás) - félautomata adatcsere az EMIR rendszerrel (adatok beolvasása, folyamatok szinkronizálása, eltérések alapján feladatok generálása) - érintett főfolyamatok: - konstrukció elő készítés - pályázat elbírálás - projektfejlesztés - szerzo déskötés - szerzo désmódosítás - UMFT elo leg - UMFT kifizetési kérelem - UMFT PEJ - panaszkezelés - szabálytalansági eljárás - helyszíni szemle Mi az amit a projekt során kell megvalósítani? - helyi sajtosságok figyelembevétele - szervezet leképzése - kontrolling szempontok megadása - design (vállalati arculat) - tudásátadás - felhasználók, paraméterezők, illetve igény szerint konfigurátorok ÜZLETI AJÁNLATUNK Mik határozzák meg a bevezetés költségeit? - Adamas kiszolgáló és felhasználói licencek - folyamat motor modul licenc - pályázatkezelési folyamat és eljárás know-how - bevezetési szerződés, tréningek - szupport szerződés, egyedi fejlesztések (opció) Mit kell tudni az Adamas licenc politikájáról? Kiszolgáló licenc: Éles üzemű kiszolgáló környezet létrehozására és üzemeltetésére, továbbá 10 felhasználói klienshozzáférés biztosítására, valamint korlátlan számú fejlesztői és teszt környezet létrehozására szolgál, ára: 1 millió Ft + ÁFA Kiegészítő felhasználói kliens licenc: 100 nevesített felhasználóig felhasználónként 50 ezer Ft + ÁFA felhasználó esetén fix 5 millió Ft + ÁFA licenc díjat számolunk. Folyamatmotor modul licenc: Egy licenc tulajdonosnak: 13,500,000 Ft + ÁFA A kiegészítő felhasználói kliens és modul licencek tetszőleges számú kiszolgáló klienssel felhasználhatóak, egy közös licenctulajdonos esetén. Hogyan szerezhető meg a pályázatkezelési folyamat és eljárás know-how? Pályázatkezelési alkalmazás licenccel: 27,000,000 + ÁFA, amely tartalmazza a szabványos EU pályázakezelési folyamat és eljárási dokumentációkat és a legjobb gyakorlatnak megfelelő paraméterbeállításokat. Az Adamas a Gemma Rendszerház Kft. bejegyzett márkaneve. Jelen kiadványunk nem ajánlat értékű, a benne szereplő infomáció tájékoztató jellegű és az érdeklődők döntéselőkészítési munkáját kívánja szolgálni. Gemma Rendszerház Kft. T/ info@gemma.hu 1054 Budapest, Vadász u. 15. I. em. 11.

5 5 Bevezetési szerződés és tréningek A bevezetési szerződés tipikusan a rendszer adaptálásakor szükséges tanácsadói és konfigurátori munkaidőt, illetve a projekt menedzsmentet valamint a szervezetet és a munkatársakat érintő változáskezelési feladatokat, továbbá a tudásátadás különböző formáit - beleértve a tréningeket - foglalja magában. Általában igaz, hogy egy gyakorlott bevezetői csapat - (tanácsadó és konfigurátor pár) egy folyamatot 2-3 munkanap alatt képes bevezetni, - a változáskezelési feladatokhoz egy teljes munkaidős tanácsadóra van szükség a projekt teljes ideje alatt, ami elsősorban coaching (munka közbeni tanuláshoz nyújtott tanácsadás és konzultáció) formájában történik, - a tréningekhez 2 tanácsadó részvétele szükséges (nettó 3 hét időben), - további jelentős ráfordítás a bevezetés során a vezetői leképzett, őket érintő folyamatokkal. Az oktatásban résztvevőket a pályázati életciklus azonos szakaszában lévő feladataik alapján válogatjuk össze és fős csoportokra bontjuk. - Munkába épített képzés (coaching) - Az üzemi környezetbe történő migrációt és annak tesztelését követően az egyes ciklusok folyamataiban résztvevő kollégákkal a bevezetést végző teamek tagjai különkülön is foglalkoznak és segítik az első lépéseiket. A központilag szervezett help-desk is biztosít telefonos támogatást, illetve a problémás estekhez irányítja a teamtagokat. - Frissítő oktatás - A projekt végén, a helpdesknél és a projekt teameknél összegyűlt kérdések alapján, egy a leggyakoribb kérdésekre fókuszáló frissítő oktatást szervezünk valamennyi felhasználó számára. Milyen egy tipikus bevezetési munkaterv? és kontrolling riportok előállítása, amely nettó 2-3 hónap tanácsadói időt is igénybevehet. Milyen térningek állnak rendelkezésre? Az oktatások tartalma: - A projekt módszertan az emberközpontú workflow megoldás megvalósítása és a projekt menedzsment eszköztára (tervezés, minőségbiztosítás, kockázatkezelés, változáskezelés, problémakezelés, stb.) - Az Adamas folyamatmenedzsment eszköz megismerése. - A KSz szervezetének és folyamatainak áttekintő ismertetése. Az oktatások fajtái: BPMS REFERENCIÁINK Az általunk fejlesztett számítástechnikai megoldások és tanácsadói közreműködésünk segítségével ügyfeleink képesekké válnak arra, hogy ügyviteli és ügyfélkapcsolati folyamataikat (BPM/CRM) automatizálják, illetve folyamatosan tökéletesítsék. Az így kialakított szabványos eljárások és ezek személyre szabott informatikai támogatása leheto vé teszi, hogy a legegyszeru bb, leghatékonyabb és legmegbízhatóbb folyamatokat alakíthassák ki. Így például: HR - toborzás, beléptetés, szabadság-, kiküldetés-, cafetéria- kezelés, teljesítményértékelés, munkakörértékelés, stb. IT - projekt menedszment, követelmény gyűjtés, dokumentum menedzsment, help desk, regisztráció, stb. CRM - marketing kampányok, panaszkezelés, stb. - Minden munkatárs első oktatása - Ezen tantermi oktatások során a résztvevők megismerkednek az Adamas alkalmazás használatával és az abban

6 6 ELÉRHETŐSÉGEINK - GEMMA RENDSZERHÁZ KFT. LICENCELÉS, BEVEZETÉS, SZUPPORT KÉPVISELŐ ELÉRHETŐSÉG A Gemma Rendszerház fejlesztette ki az Adamas BPMS rendszert és a Grant or EU pályázatkezelési alkalmazást és vezette be azt 2007-ben az ESZA-ban, illetve 2009-ben az OKMT-ben. A fejlesztés és a bevezetések vezetője Földi Miklós, aki több mint 20 éve fejleszt rendszereket. Miklós 1991-től 2001-ig a Deloittenál dolgozott mint Informatikai Igazgató, majd a Gemma Rendszerház Kft. egyik alapítójaként több hazai Sibel rendszer bevezetésben és fejlesztésben is részt vett. Az elmúlt 10 évben CRM és BPMS tapasztalatai alapján indította el az Adamas rendszer fejlesztését. Mára az Adamas több mint 20 bevezetésnél tart és a hazai CRM/BPMS paic egyik legigéretesebb és legköltséghatékonyabb megoldása. Bevezetéseinknél a Gemma Rendszerház kulcsrakész megoldást képes szállítani, de kérésre megadjuk azokat a partnercégeinket, akik részt vettek már korábbi bevezetési projektekben és képesek az Adamas - al kapcsolatos szolgáltatásaikat önállóan is felkínálni. Partner 1211 Budapest Kiss János alt. u foldi.miklos@gemma.hu MŰKÖDÉSFEJLESZTÉS, VÁLTOZÁSKEZELÉS, COACHING A Gemma Rendszerház Kft. Adamas rendszerek bevezetését is magában foglaló működésfejlesztésért és folyamat menedzsmentért felelős partnere Zámori Zoltán. Zoltán aki volt Deloitte partnerként, illetve az MNB Működésfejlesztési főosztályának vezetőjeként szerezte gyakorlatát több mint 20 éves TQM, BPR és BPM gyakorlattal rendelkezik. Partner 1054 Budapest Vadász u. 15. I. em zamori.zoltan@gemma.hu Az Adamas a Gemma Kft. bejegyzett márkaneve. Jelen kiadványunk nem ajánlat értékű, a benne szereplő infomáció tájékoztató jellegű és az érdeklődők döntéselőkészítési munkáját kívánja szolgálni. Gemma Rendszerház Kft. T/ F/ info@gemma.hu 1054 Budapest, Vadász u. 15. I. em. 11.

7 Az Adamas képernyő szerkezete

8 Copyright 2010 by Gemma Rendszerház Kft. Ez a dokumentum sem egészben sem részeiben nem használható fel semmilyen formában a Gemma Rendszerház Kft. írásos hozzájárulása nélkül. Gemma Rendszerház Kft. T/ F/