Az ózdi Polgármesteri Hivatal

Átírás

1 Az ózdi Polgármesteri Hivatal Informatikai fejlesztési javaslatok Önkormányzat honlapjával kapcsolatos fejlesztési javaslatok november 30.

2 Tartalomjegyzék 1 Informatikai fejlesztési javaslatok Az informatikai rendszerek szerepe Az ózdi Polgármesteri Hivatal informatikai rendszerének bemutatása: Informatikai szabályozás: Informatikai biztonság: Szoftver ellátottság: Informatikai képzettség és digitális írástudás Szervezetfejlesztéssel kapcsolatos informatikai fejlesztési javaslatok Önértékelési rendszer: Városfejlesztés: Testületi és bizottsági döntéshozatal: Közbeszerzés: Kommunikáció: Az e-önkormányzat jövőkép funkcionalitása, alrendszerei, moduljai Önkormányzat honlapjával kapcsolatos fejlesztési javaslatok Helyzetértékelés A honlap szerkezete A honlap tartalma E-önkormányzás Magyar Információs Társadalom Stratégia elektronikus önkormányzati részstratégia (MITSEÖR) Az elektronikus közszolgáltatásokkal, ügyintézéssel kapcsolatos iránymutatások

3 1 Informatikai fejlesztési javaslatok 1.1 Az informatikai rendszerek szerepe Az egyre nagyobb teljesítményű személyi számítógépek, a rohamosan fejlődő informatikai világ, és az Internet széleskörű felhasználása felváltotta az elsősorban zárt hálózatokban működő önálló rendszereket. A különböző hálózatok szereplői egyre inkább kölcsönös kapcsolatban állnak egymással. A kommunikációs és informatikai infrastruktúrát alkotó technológiák jellege és típusa úgyszintén jelentős mértékben megváltozott. Az infrastruktúra-hozzáférést biztosító eszközök száma jelentős mértékben megnövekedett, ennek következtében a kicserélt információ jellege, mennyisége és érzékenysége is megsokszorozódott. A kölcsönös összeköttetések növekvő mértéke miatt az információs rendszerek és hálózatok napjainkban növekvő számú és változatosabb fenyegetéseknek vannak kitéve. Az informatikai rendszerek felépítése: Az informatikai rendszer egymással szorosan együttműködő és kölcsönhatásban lévő elemeit a biztonsági szempontok és a munkafolyamatok hatékonyan támogató érdekében meghatározott csoportokba osztjuk: 1. Környezeti infrastruktúra elemei: Áramellátás (túlfeszültség védelem, szünetmentes áramforrások); Üzemi környezet biztosítása (klímatizálás); Belépés-ellenőrző eszközök; Tűzvédelmi berendezések; Betörésvédelmi berendezések (biztonsági zárak, zárható helységek, riasztó). 2. Hardver elemek: Személyi számítókép (munkaállomások, notebookok); Kiszolgáló számítógépek (szerverek); Perifériák (nyomtatók); 3

4 Számítógépes hálózat elemei (Router, Switch, kábelek). 3. Adathordozók: Optikai adathordozók (CD, DVD); Mágneses adathordozók (Merevlemezek, floppy); Elektronikus adathordozók (Pen drive, memóriakártya). 4. Dokumentumok: Hardver eszközök nyilvántartása; Szoftverek nyilvántartása; Szabályzatok. 5. Szoftver elemek: Operációs rendszerek (Microsoft Windows) Alkalmazás szoftverek (Microsoft Office, Internet Explorer, stb.). 6. Adatok: Elektronikus dokumentumok (xls, doc, stb.); Adatbázisok (SQL, stb.). 7. A rendszerelemekkel kapcsolatba kerülő személyek: Munkaadó; Munkavállaló, felhasználó; Üzemeltető (rendszergazda, informatikai karbantartó); Vendég (ügyfél, ellenőrző személyzet) A felsorolások az egyes csoportokon belül természetesen nem teljes körűek. 1.2 Az ózdi Polgármesteri Hivatal informatikai rendszerének bemutatása: Jelen dokumentum célja, hogy Az ózdi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A tárgyú projekt során elkészült javaslatok bevezetésének hatékonysága és eredményessége érdekében feltérképezze a hivatal jelenlegi informatikai rendszerét (kivéve a hardver elemeket), különös tekintettel a speciális szoftvereket, és javaslatokat tegyen új informatikai integrációs lehetőségekre, fejlesztésekre. 4

5 1.2.1 Informatikai szabályozás: 9/2007.sz. Jegyzői Utasítás az Ózd Városi Polgármesteri Hivatal Számítástechnikai szabályzatáról, amely dokumentum augusztus 01-én lépett hatályba. A szabályzat személyi hatálya kiterjed a hivatal valamennyi dolgozójára, illetve a számítástechnikai munkákban esetenként résztvevő más szervezet dolgozóira. Tárgyi hatály kiterjed: A számítógépen nyilvántartott adatok teljes körére; A hivatal tulajdonában lévő, vagy bérelt valamennyi számítástechnikai berendezésre, valamint azok műszaki dokumentációira; A számítástechnikai munka folyamatában szereplő összes dokumentációra; A rendszer- és felhasználói programokra; Az adathordozók tárolására és a tárolt adatok felhasználására. A szabályzat kitér az informatikai rendszer összes elemére, külön meghatározza az adatvédelmi felelős, az informatikus és a Szervezési Ügyosztály Gondnoksági Csoportjának a feladatait, a hozzáférési jogosultságokat, a különböző kockázatokat, és a védelmi, biztonsági előírásokat, valamint az Internet és az használatának a feltételeit. A szabályzat melléklete a Számítástechnikai Üzemeltetési és Rendszer Leírás, amely szintén augusztus 01-én lépett hatályba. A szabályzatot, a 8. pontja értelmében, tekintettel a számítástechnikai, valamint a Polgármesteri Hivatal fejlődéséből eredő változások miatt, időközönként, az informatikus kezdeményezésére, aktualizálni kell. A rendelkezésre álló információink alapján a dokumentumot a hatályba lépése óta nem vizsgálták felül. Javasoljuk tehát, hogy a jelen dokumentumban szereplő adatokat, és az hivatal szervezetfejlesztésével kapcsolatos változtatási javaslatokat, valamint a jelenlegi gyakorlatot figyelembe véve, évben vizsgálják felül a Számítástechnikai szabályzatot és mellékletét, valamint készítsék el a pontos szoftver- és hardvernyilvántartásokat. 5

6 1.2.2 Informatikai biztonság: A Polgármesteri Hivatal jelenleg három szerverrel rendelkezik: Novell Netvare 5, Windows XP SP2, és Linux proxy és levelező szerver. Az archiválás napi szinten történik a hálózat egészéről. Az informatikai rendszer vírusirtó (NOD32 Antivírus) és kémprogram védelemmel is rendelkezik. A Számítástechnikai szabályzat előírásai alapján a hivatal hálózatos rendszerébe csak felhasználói név és jelszó ismeretében lehet belépni. Minden felhasználót, vagy munkacsoportot egyedi azonosítóval kell ellátni. Jogosultság szintjei: 1. A felhasználó eléri a hálózaton saját alkönyvtárát, és ezt a mappát csak ő érheti el; 2. A felhasználó eléri a szervezeti egysége munkamappát, amit csak a szervezeti egység felhasználói érnek el. 3. A felhasználó eléri a hivatal publikus mappáit, amelyeket a hivatal valamennyi felhasználója elér. 4. A felhasználó eléri azokat a hálózatos alkalmazásokat, amelyek a munkájához szükségesek. Figyelembe véve a fenti biztonsági intézkedéseket, valamint a gépteremre vonatkozó előírásokat és azok betartását, elmondható, hogy Ózd Polgármesteri Hivatalának informatikai rendszere az elvárásoknak maximálisan eleget tesz Szoftver ellátottság: Igen jelentős problémát jelent a hivatal számára a heterogén, szigetszerűen működő szoftverkörnyezet, így stratégiai fontosságú annak racionalizálása és integrálása. E stratégiai cél elérését szolgálná az operációs és az office környezet egységesítése. 6

7 A munkaállomások egységesen Microsoft operációs rendszerekkel vannak feltelepítve, azonban az Office rendszerek eltérőek: Windows XP Home, Windows XP Professional, Windows 2003 és Windows Az alábbi táblázat az éves költségvetési keretösszegeket tartalmazza szoftverfrissítésre, illetve beszerzésekre vonatkozóan a években: Éves költségvetési keretösszeg Szoftverfrissítés Ft Ft Ft Ft Szoftver beszerzés Ft Ft Ft Ft Összesen Ft Ft Ft Ft Az integrált önkormányzati programrendszer hiánya miatt a hivatal kénytelen sokféle és lényegesen eltérő szoftverkörnyezetet igénylő közigazgatási és szakhatósági szoftvert alkalmazni. Az elektronikus ügyintézés 3. szintjének (lásd 2.3 fejezet) megvalósítása érdekében egyrészt a korszerűtlen operációs rendszer alatt futó programok lecserélésére, integrált alkalmazások bevezetésére, illetve a meglévő, korszerű szoftverek alkalmazásintegrációjára lesz szükség. E folyamatot viszont a következők nehezítik: a központi közigazgatás felkészületlensége, a jelenlegi integrált alkalmazások nagyon drágák, hiányoznak a platform-független megoldások, kevés helyen működik teljes körűen integrált back- és front office megoldás, hiányoznak a jól működő e-önkormányzati modellek (best-practise hiánya). Ennek tükrében az önkormányzati szoftverkörnyezet korszerűsítése során a megfontolt fejlesztést javasoltjuk. Új szoftver, vagy programcsomag bevezetése során a következő szempontok figyelembe vételét ajánljuk: platform-független, modulárisan építkező, a meglévő szakhatósági és közigazgatási szoftverekkel kompatibilis, 7

8 kipróbált, hazai referenciákkal rendelkező technológia. Kérdőíves felmérés során kikértük a hivatal dolgozóinak véleményét a jelenleg a hivatalban alkalmazott közigazgatási és szakhatósági szoftverekről. Az alábbiakban sorra vesszük a hivatalban használt ezen szoftvereket, illetve bemutatjuk az azokkal kapcsolatos kérdőíves megkérdezés eredményeit. Complex Jogtár Funkciója: jogszabály-nyilvántartó rendszer. Beszerzés éve: Folyamatos frissítés napi szinten biztosított. A szoftverrel kapcsolatban 7 kérdőív kiértékelésére került sor. A válaszadók az alábbi szervezeti egységeknél dolgoznak: Humánpolitikai Osztály; Jogi-, Képviselő-testületi és Kistérségi Osztály; Településfejlesztési és Vagyongazdálkodási Osztály; Pénzügyi Osztály; Szociális és Egészségügyi Osztály; A fenti diagrammokból kiderül, hogy az összes válaszadó úgy véli, hogy a munkájához éppen szükséges mértékben ismeri a Complex jogtárat, azonban a 8

9 hatékonyabb felhasználás érdekében 86 %-uk hasznosnak tartaná a szoftver használatával kapcsolatos képzések tartását. A válaszadók alapjában véve meg vannak elégedve a szoftverrel, 57 %-uk szerint pedig elengedhetetlen a használata a munkavégzése során. Véleményünk szerint az előzőek alapján megtartott képzéseket követően a válaszadók azon 43 %-a is hasonlóan véleményen lenne, akik szerint most lenne még mit fejleszteni rajta. A Complex jogtár mind a négy, meghatározott állítás esetében a közepesnél jobb osztályzatot kapott a válaszadóktól. Kiemelkedő eredményt ért el a gyorsítja a munkát c. kategóriában, amely állítás alátámasztja az előzőekben leírt megállapításokat, javaslatokat is. 9

10 A kérdőív kitöltőinek személyes véleménye a szoftverről: Sajnos nem ismerjük minden lehetőségét a programnak, erre jó lenne egy oktatás. Ami hátránya, hogy nem naprakész, pedig sokszor a munka megköveteli a naprakész jogszabályi hivatkozást. Digiterra Expl. V4 Funkciója: A DigiTerra Explorer a térinformatikai adatgyűjtés és feldolgozás hatékony és megbízható terepi és irodai szoftvere. Lehetőséget nyújt a terepen földrajzi adatok rögzítésére, elemzésére és leíró adataik megjelenítésére. Beszerzés éve: Frissítés: évente, illetve igény szerint gyakrabban biztosított. A szoftverrel kapcsolatban 1 kérdőív kiértékelésére került sor, ezért a kördiagramos megjelenítéstől eltekintünk, kizárólag az adott kérdésekre megjelölt válaszokat ismertetjük: Mennyire ismeri a Digiterra szoftvert? - A munkámhoz éppen szükséges mértékben; Szükségesnek tartaná, hogy a Digiterra szoftver használatával kapcsolatban képzést kapjanak a hivatal munkatársai? Nem; Mennyire elégedett a Digiterra szoftverrel a kezelőfelület átláthatósága, használat egyszerűsége tekintetében? - Egyáltalán nem vagyok elégedett; Milyen mértékben támogatja a Digiterra szoftver a munkáját? Nincs jelentősége; 10

11 A válaszokból kiderül, hogy a felhasználó egyáltalán nincs megelégedve a szoftverrel, és véleménye szerint a munkája elvégzése során sincsen nagy jelentősége. Célszerűnek tartjuk megvizsgálni a szoftver valamennyi funkcióját, illetve kihasználtságának mértékét, amely alapján kiderülhet, hogy a felhasználói ismeretek hiánya okozza az elégedetlenséget, vagy pedig valójában felesleges beszerzés történt. ECOSTAT Funkciója: gazdasági és gazdálkodási rendszer, mely a költségvetés szerint gazdálkodó szervezetek részére készült (komplex pénzügyi-számviteli nyilvántartás). A szoftver kataszter funkcióját nem használják, mert arra külön program van. Beszerzés éve: Frissítés: amennyiben jogszabályi változás történik az adott témában. A szoftverrel kapcsolatban 3 kérdőív kiértékelésére került sor. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: Pénzügyi Osztály; 11

12 A fenti diagrammokból kiderül, hogy az összes válaszadó úgy véli, hogy a munkájához éppen szükséges mértékben ismeri az Ecostat programot, és nem igénylik a használatával kapcsolatos képzések tartását. A személyes interjúból kiderült, hogy a kizárólag csak egyes osztályok által használt szoftverek használatával kapcsolatban a munkatársak egymást segítik, oktatják. Nincs szükségük az informatikus segítségére. A válaszadók alapjában véve meg vannak elégedve a szoftverrel, 33 %-uk szerint pedig elengedhetetlen a használata a munkavégzése során. 67 %-uk szerint azonban lenne még mit fejleszteni rajta. 12

13 Az Ecostat mind a négy, meghatározott állítás esetében négyesnél jobb osztályzatot kapott a válaszadóktól. Kiemelkedő eredményt ért el a gyorsítja a munkát, valamint a rendszerezettebbé teszi a dokumentumokat c. kategóriákban. A kérdőív kitöltőinek személyes véleménye a szoftverrel kapcsolatos problémákról: Nagyon nagy figyelmet kell fordítani és nagyon időigényes a törzsek kialakítása, különösen a kötelezettségvállalás program keret törzsére gondolok. A szoftver használatán kívül, az alábbi nyilvántartásokat vezetik a felhasználók az alap office (excel, word, stb.) rendszer segítségével: Számítások a költségvetés előkészítéséhez; Nyilvántartás a költségvetés módosítási javaslatokról; A jóváhagyott előirányzatok feladási bizonylata a főkönyv részére; Előirányzat nyilvántartás. Amennyiben a szoftverrel kapcsolatos fejlesztési lehetőségek megvalósítását tervezik, célszerű figyelembe venni azt a szempontot is, hogy a külön vezetett nyilvántartások elkészítésére is alkalmas legyen az Ecostat program. 13

14 FORTEIKTATÓ Funkciója: A Kolibri e-forte 4.0 Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer bevezetésével az önkormányzati iratkezelési feladatok korszerűen, kényelmesen és hatékonyan végezhetőek. Az Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer az irat beérkezésétől egészen az ügyiratok selejtezéséig vagy a levéltárnak való átadásáig támogatja az iratkezelési munkát. A rendszer kapcsolatot teremthet a szakági alrendszerek (építéshatósági, közterület felügyelet, stb.) back office és front office felületével, illetve a hivatal által vezetett nyilvántartásokkal, adatbázisokkal. Beszerzés éve: Frissítés: központilag küldik. A szoftverrel kapcsolatban 10 kérdőív kiértékelésére került sor. A válaszadók az alábbi szervezeti egységeknél dolgoznak: Humánpolitikai Osztály; Pénzügyi Osztály; Szociális és Egészségügyi Osztály; Építéshatósági és Műszaki Osztály; Településfejlesztési és Vagyongazdálkodási Osztály; Jogi, Képviselő-testületi és Kistérségi Osztály. A fenti diagrammokból egyértelműen kiderül, hogy valóban ezt a szoftvert használják a hivatalban a legtöbben, és a válaszadók 10 %-a szerint többet is tud róla, mint amennyire szüksége van a munkájához, 90 %-a pedig úgy véli, hogy a munkájához 14

15 éppen szükséges mértékben ismeri a Forteiktató programot. Ennek némileg ellent mond a második kérdés eredménye, mely szerint a válaszadók 50 %-a igényelné, hogy legyen a szoftverrel kapcsolatos képzés. A képzés szükségességét az alábbi két kérdésre adott válaszok is alátámasztja. A szoftver használatával kapcsolatos képzésekkel egy időben célszerű volna a különböző fejlesztési lehetőségek megvizsgálása is, hiszen a hivatal teljes szervezetét érinti az ügyiratkezelő rendszer működésének a hatékonysága. A fejlesztési, vagy új szoftver beszerzési lehetőségek figyelembe vételének szükségességét a fenti meghatározott állítások esetében elért közepes, vagy annál rosszabb eredmények is alátámasztják. 15

16 A válaszadók szerint az alábbi funkciókkal nem rendelkezik a szoftver, amit pedig fontosnak tartanának: Több előzmény csatolásának lehetősége; Határidő kezelés: adott időszakról listát készítsen egy táblázatban; Ügykezelők közötti átváltás gomb nem működik. A válaszadók az alábbi problémákat vetették fel a szoftverrel kapcsolatban: Ügyirat konkrét ügyirat keresésének egyszerűsítése; Irattárból kivétel egyszerűsítése; Az - átvehető iratok - buborékra rákattintva olyan ügyiratok átvételére is van lehetőség, amihez semmi közünk, amit nem is kértünk; A keresésnél, pl. beírom, hogy költségvetés, azt már nem hozza ki, hogy évi költségvetés, csak akkor, ha a pontos tárgyat írom be; Az iratok átadása-átvétele sok gondot okoz, mivel a szoftverkészítő munkatársuk személyes tájékoztatása szerint is ez az iktatóprogram központi iktatásra való; Az osztályunkon osztott iktatás van és az ügyiratok nagy mennyisége miatt az iratok átadása-átvétele nem megoldható, ezért csak hátráltatja a munkánkat; Lassú a rendszer; Ügyiratok átadásánál az iratok össze-vissza vándorolnak; Ha két ügykezelő iktat egy iratba, irattározáshoz ne kelljen átadni egymásnak az iratot, hanem bármelyiken eltehessék irattárba; Fontosnak tartanám, hogy a programban az iktatókönyvet pdf formátumban meg lehessen nyitni, és ki lehessen nyomtatni (ez korábban lehetséges volt, de jelenleg nem); Továbbá a Microsoft Office programban a szűrési feltételeknek megfelelő összes találat eredményét nem lehet Excel formátumba exportálni. ITR Info4 Funkciója: Település rendezés készítése. Hardverkulcsos rendszer. Beszerzés éve:

17 Frissítés: Eseti A szoftverrel kapcsolatban 2 kérdőív kiértékelésére került sor. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: Építéshatósági és Műszaki Osztály; A fenti diagrammokból kiderül, hogy az összes válaszadó úgy véli, hogy a munkájához éppen szükséges mértékben ismeri az ITR Info4 programot, de igénylik a használatával kapcsolatos képzések tartását. Mindkét felhasználó elégedett a szoftverrel, azonban csak az egyikük munkájához szükséges, akinek a véleménye szerint még fejleszteni kellene. 17

18 Az ITR Info4 szoftver a könnyíti a csapatmunkát és a Rendszerezettebbé teszi a dokumentumokat c. kategóriákban a közepesnél gyengébb eredményt ért el. Ezzel ellentétben viszont a gyorsítja a munkát c. kategóriában kiemelkedő, az átláthatóbbá teszi a folyamatokat c kategóriában pedig jó osztályzatot kapott. A fenti eredményeket figyelembe véve célszerűnek tartjuk az adott szoftverrel kapcsolatban képzéseket tartani, illetve, amennyiben lehetséges, az alábbi válaszadói kérést figyelembe véve, fejlesztéseket eszközölni: A földhivataltól megvásárolt digitális térkép, ortofotó, szintvonalrajz megjelenítésére szolgáló program a rendelkezésre álló gépen. KATAWIN Funkciója: Ingatlan vagyon kataszter nyilvántartó programrendszer Beszerzés éve: Frissítés: Központilag. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: Településfejlesztési és Vagyongazdálkodási Osztály; A szoftverrel kapcsolatban 1 kérdőív kiértékelésére került sor, ezért a kördiagramos megjelenítéstől eltekintünk, kizárólag az adott kérdésekre megjelölt válaszokat ismertetjük: 18

19 Mennyire ismeri a KATAWIN szoftvert? - A munkámhoz éppen szükséges mértékben; Szükségesnek tartaná, hogy a KATAWIN szoftver használatával kapcsolatban képzést kapjanak a hivatal munkatársai? Nem; Mennyire elégedett a KATAWIN szoftverrel a kezelőfelület átláthatósága, használat egyszerűsége tekintetében? Inkább elégedett vagyok; Milyen mértékben támogatja a KATAWIN szoftver a munkáját? Jelentősen, el sem tudom a munkámat képzelni nélküle; A KATAWIN három, meghatározott állítás esetében a jó osztályzatot kapott a válaszadótól. Mivel egy felhasználója van a szoftvernek, érthető, hogy a csapatmunka könnyítésével kapcsolatos kategóriában csak közepes értékelést adott. Kommunaldata: Funkciója: Szabálysértési nyilvántartó program, Főszámos és gyűjtőszámos iktatás Beszerzés éve: Frissítés: Évente, illetve igény szerint. A szoftverrel kapcsolatban 3 kérdőív kiértékelésére került sor. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: 19

20 Igazgatási és Okmányirodai Osztály; A válaszadók 33 %-a úgy érzi, hogy nem ismeri elég jól a Kommunaldata szoftvert, és igényelné, hogy képzést kapjon a használatával kapcsolatban. 67 %-uk azonban a munkájához éppen szükséges mértékben ismeri a szoftvert. A válaszadók 67 %-a inkább elégedett a Kommunaldata szoftverrel, azonban ugyanennyien mondják azt, hogy lenne mit rajta még fejleszteni. 20

21 A Kommunaldata szoftver három, meghatározott kategóriában jó értéket ért el, egyedül a gyorsítja a munkát c. megállapítás szerint közepes az eredménye. A fenti eredményeket figyelembe véve célszerűnek tartjuk az adott szoftverrel kapcsolatban képzéseket tartani, illetve, amennyiben lehetséges, az alábbi válaszadói kéréseket figyelembe véve, fejlesztéseket eszközölni: A szabálysértési előélet priorálását nem megfelelően jeleníti meg, egy személy vonatkozásában hozott több jogerős határozatnak ugyanazon dátumot és az eljárás során hozott ugyanazon döntést mutat, pedig különböző esetekről, intézkedésekről és dátumokról van szó. Ilyenkor pedig végig kell néznünk minden egyes ügyet. Működési problémák vannak, nevezetesen ha több ember használja, teljesen lelassul a rendszer. MIKROVOKS SZAVAZATSZÁMLÁLÓ ÉS KONFERENCIA RENDSZER Funkciója: integrált testületi rendszer, amely kistérségi és önkormányzati testületek munkáját szolgálja ki az előkészítéstől a döntések végrehajtásáig és publikálásáig: szavazatszámlálás, konferencia berendezés, jegyzőkönyvvezetés, digitális, indexelt hangrögzítés (közvetlenül a számítógépen) és archiválás (javasolt a CD-ROM -ra történő mentés), 21

22 statisztikák készítésének lehetősége, tetszőlesges számú ülésről, diktafon üzemmód a rögzített hanganyag visszajátszására, határozatok, rendeletek nyilvántartása, kezelése, karbantartása, a végrehajtás nyomonkövetése, teremhangosítás, és közvetítés, Beszerzés éve: Frissítés: amennyiben jogszabályi változás történik az adott témában. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: Gondnoksági és informatikai csoport; A szoftverrel kapcsolatban 1 kérdőív kiértékelésére került sor, ezért a kördiagramos megjelenítéstől eltekintünk, kizárólag az adott kérdésekre megjelölt válaszokat ismertetjük: Mennyire ismeri a MIKROVOKS szoftvert? - A munkámhoz éppen szükséges mértékben; Szükségesnek tartaná, hogy a MIKROVOKS szoftver használatával kapcsolatban képzést kapjanak a hivatal munkatársai? Nem; Mennyire elégedett a MIKROVOKS szoftverrel a kezelőfelület átláthatósága, használat egyszerűsége tekintetében? Nagyon elégedett vagyok; Milyen mértékben támogatja a MIKROVOKS szoftver a munkáját? Jelentősen, el sem tudom a munkámat képzelni nélküle; 22

23 A fenti eredményekből kiderül, hogy a MIKROVOKS szoftver jelentősen megkönnyíti a képviselő-testületi és egyéb bizottsági ülésekkel kapcsolatos munkákat. A szoftver mind a négy kategóriában kiemelkedő értékelést kapott. Ringmaster Híváselemző Rendszer Funkciója: telefon híváselemző rendszer Beszerzés éve: Frissítés: amennyiben igény van rá. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: Gondnoksági és informatikai csoport; A szoftverrel kapcsolatban 1 kérdőív kiértékelésére került sor, ezért a kördiagramos megjelenítéstől eltekintünk, kizárólag az adott kérdésekre megjelölt válaszokat ismertetjük: Mennyire ismeri a Ringmaster szoftvert? - A munkámhoz éppen szükséges mértékben; Szükségesnek tartaná, hogy a Ringmaster szoftver használatával kapcsolatban képzést kapjanak a hivatal munkatársai? Nem; Mennyire elégedett a Ringmaster szoftverrel a kezelőfelület átláthatósága, használat egyszerűsége tekintetében? Inkább elégedett vagyok; 23

24 Milyen mértékben támogatja a Ringmaster szoftver a munkáját? Jelentősen, el sem tudom a munkámat képzelni nélküle; A fenti eredményekből kiderül, hogy a Ringmaster szoftver jelentősen megkönnyíti a telefonos híváselemzéssel kapcsolatos munkákat. A szoftver mind a négy kategóriában kiemelkedő értékelést kapott. Szemirámisz program Funkciója: személyzeti iratkészítő és minősítő Beszerzés éve: Frissítés: központilag. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: Humánpolitikai Osztály; A szoftverrel kapcsolatban 1 kérdőív kiértékelésére került sor, ezért a kördiagramos megjelenítéstől eltekintünk, kizárólag az adott kérdésekre megjelölt válaszokat ismertetjük: Mennyire ismeri a Szemirámisz szoftvert? - A munkámhoz éppen szükséges mértékben; Szükségesnek tartaná, hogy a Szemirámisz szoftver használatával kapcsolatban képzést kapjanak a hivatal munkatársai? Igen; 24

25 Mennyire elégedett a Szemirámisz szoftverrel a kezelőfelület átláthatósága, használat egyszerűsége tekintetében? Inkább elégedetlen vagyok; Milyen mértékben támogatja a Szemirámisz szoftver a munkáját? Könnyebb lenne az élet nélküle; A fenti válaszokból kitűnik, hogy a szoftver felhasználója egyáltalán nincsen megelégedve a Szemirámisz programmal. Az alábbi javaslatait figyelembe véve, célszerű lenne a szoftver lecserélése az általa megadottak szerint. Vannak-e olyan funkciók, amelyekkel most nem rendelkezik a szoftver, de Ön fontosnak tartaná? Ha kompatibilis lenne a KIR rendszerrel és KIR ből lehetne végezni a KÖZIGTAD nyilvántartás vezetését. Kérem, fejtse ki bővebben, milyen további problémákat lát a szoftver használata kapcsán? Elavult DOS-os program. A KIR programban sokkal több adat található, sokkal rendezettebben, áttekinthetőbben. A szoftver használatán kívül, az alábbi nyilvántartásokat vezetik a felhasználók az alap office (excel, word, stb.) rendszer segítségével: Illetményekről, 25

26 Jubileumi jutalomra jogosultságról, Törzsgárda juttatásról, Átsorolásról, Közigazgatási- és ügykezelői alapvizsgáról, Közigazgatási szakvizsgáról, Minősítésről, teljesítményértékelésről. Amennyiben új szoftverrel beszerzését tervezik, célszerű figyelembe venni azt a szempontot is, hogy a külön vezetett nyilvántartások elkészítésére is alkalmas legyen. WinGyer Funkciója: Gyámhivatalok részére készített nyilvántartó szoftver, mely a határozatok szerkesztését és az előírt statisztikák elkészítését is támogatja. Beszerzés éve: Frissítés: Központilag küldik. A szoftverrel kapcsolatban 3 kérdőív kiértékelésére került sor. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: Gyámhivatal, Okmányiroda; Az összes válaszadó a munkájához éppen szükséges mértékben ismeri a szoftvert, emiatt nem igénylik a használatával kapcsolatos képzést. 26

27 A válaszadók inkább elégedettek a WinGyer szoftverrel, azonban véleményük szerint lehetne még rajta mit fejleszteni. A WinGyer szoftver a meghatározott kategóriák közül háromban jó, vagy annál jobb értékelést kapott, azonban a rendszerezettebbé teszi a dokumentumokat c. kategóriában csak közepesre értékelték. A válaszadók alábbi véleményeit figyelembe véve célszerű volna fejleszteni a szoftver. Vannak-e olyan funkciók, amelyekkel most nem rendelkezik a szoftver, de Ön fontosnak tartaná? 27

28 A telepítéskor határozatminták is jártak a szoftverhez, melyek a jogszabályváltozások folytán elavultak. A bevitt adatokat beemelte a program a kész szövegbe. Jó lenne, ha ez a funkció ismét elérhető lenne, meggyorsítaná a munkánkat. Kérem, fejtse ki bővebben, milyen további problémákat lát a szoftver használata kapcsán? A szoftver használata kapcsán több probléma is felmerült, főleg az új funkciókkal pl. védelembe vétel felülvizsgálata. Ezeket a felmerüléskor közvetlenül a gyártónak jelezzük ben abban bízva, hogy a következő frissítéssel kijavítják. WinSzoc Funkciója: A szoftver a polgármesteri hivatalok által nyújtott segélyek nyilvántartását, kifizetését segíti. Beszerzés éve: Frissítés: Központilag küldik. A szoftverrel kapcsolatban 11 kérdőív kiértékelésére került sor. A válaszadók az alábbi szervezeti egységnél dolgoznak: Szociális és Egészségügyi Osztály; A válaszadók 73 %-a a munkájához szükséges mértékben, 27 %-a pedig annál is jobban ismeri a WinSzoc programot. Ennek ellenére 18 %-a a megkérdezetteknek véli úgy, hogy hasznos lenne a szoftver használatával kapcsolatos képzés tartása. 28

29 Az összes válaszadó meg van elégedve a WinSzoc programmal, azonban 45 %-uk szerint lenne még mit fejleszteni rajta. A WinSzoc program mind a négy, meghatározott kategóriában kiemelkedő értékelést kapott. Amennyiben a szoftver fejlesztésére kerül sor, célszerű figyelembe venni a válaszadók által, alábbiakban megfogalmazott problémákat, illetve, hogy a rendszer képes legyen a jelenleg külön vezetett nyilvántartások kezelésére is. Kérem, fejtse ki bővebben, milyen további problémákat lát a szoftver használata kapcsán? Sajnos sokszor lassú a program. 29

30 A rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény megállapításakor ha több gyermeknek több idöpontban kerül felvitelre az ellátása, akkor a szülő jogosultságánál nem kezeli rendesen az megszüntetés időpontját. A szoftver használatán kívül, az alábbi nyilvántartásokat vezetik a felhasználók az alap office (excel, word, stb.) rendszer segítségével: Hadigondozotti igazolványok, Az előleget lehet felvenni egyes ellátási formákra, melyet hat havi részletben vonunk le. Ennek az időpontját nem kezeli a rendszer. Előleg levonása Informatikai képzettség és digitális írástudás A technológiai fejlődésnek, illetve a közigazgatásban egyre növekvő elektronikus adatkezelés igénynek köszönhetően a jövőben súlyos problémává válhat a széleskörű informatikai ismeretek hiánya. A hivatalban közép és hosszú távon újabb e-önkormányzati szoftverek bevezetésére kerülhet majd sor, illetve egyre fontosabbá válik a digitális írástudás a lakossággal és az üzleti szférával való kapcsolattartásban. A fentiek eredményeként stratégiai fontosságú a hivatali dolgozok ciklikus informatikai továbbképzése és felkészítése az e-önkormányzás kihívásaira. Igaz, az ECDL vizsga orvosolhatja az előbbi problémákat, ám sokkal biztosabb tudást szerezhetnek a hivatalban dolgozók, ha személyre szabott, belső továbbképzés keretében oktatják őket. 1.3 Szervezetfejlesztéssel kapcsolatos informatikai fejlesztési javaslatok Az ózdi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A tárgyú projekt során elkészült javaslatok négy (plusz egy) kulcsfolyamat köré épültek. Az alábbiakban sorra vesszük a kulcsfolyamatok során azon javaslatokat, melyek bevezetése során informatikai integrációra is szükség van: 30