A FALUHÁZ ÉS KARIKÓ JÁNOS KÖNYVTÁR. Kommunikációs Terve

Átírás

1 A FALUHÁZ ÉS KARIKÓ JÁNOS KÖNYVTÁR Kommunikációs Terve Biatorbágy, 2015

2 1. Kommunikáció A kommunikáció egy intézményben a tervezés és folyamatos működés szerves része, valamennyi munkafolyamatban fontos szerepe van mind a belső, mind a külső partnerek között kommunikációban. Az egyes könyvtári tevékenységekhez, szolgáltatásokhoz kapcsolódó kommunikáció segíti a szervezet hírnevének növelését, kapcsolatrendszerének bővítését, az együttműködést. 2. Külső kommunikáció Külső kommunikáció célja és feladata - a lakosság bizalmának megnyerése, az intézmény jó hírének és ismertségének növelése, - fejlesztéseink, eredményeink bemutatása fenntartónk, támogatóink részére, - folyamatos kapcsolatépítés és kapcsolattartás célcsoportjainkkal, a használókkal, - a könyvtár szolgáltatásainak megismertetése a felhasználókkal, és motiválása a használatra. Az intézményi logó használata erősíti az emberek tudatában, hogy a Faluház és Karikó János Könyvtár egy intézményt alkot. Külső partnerek: - fenntartó, - társintézmények, - szakmai szervezetek, - használók, - sajtó, média. Kapcsolat fenntartóval és a társintézményekkel A hagyományos kapcsolati eszközök az elsődlegesek, különösen a fenntartó viszonylatában. Személyes konzultáció, testületi ülések, hivatalos levelezés, beszámolási kötelezettség, stb. A társintézmények esetében a hagyományos kommunikáció mellett az elektronikus kapcsolattartás is megjelenik ( , közösségi portálok, honlap)

3 Kapcsolat a megyei intézményekkel A megye könyvtárosaival, a személyes találkozások és szakmai programok mellett, a Pest Megyei Könyvtárosok Információs Rendszerének (pmko@listerv.niif.hu; pmk.modszertan@pmk.hu) vagy a ( katalist@listerv.niif.hu) levelezőrendszerén keresztül folyik a kommunikáció szakmai kérdésekben, könyvtárközi kölcsönzések lebonyolításában. Kapcsolat a használóval Kisvárosi intézményként élvezzük a kisváros nyújtotta előnyöket azok hátrányaival együtt is a kommunikáció területén is. A személyes kapcsolattartás az egyik legfontosabb kommunikációs forma. Emellett nagy szerepet kap a személyes megkeresés meghívókkal. Programajánlók, könyvtárhasználati tájékoztatók és kiadványok készítése, kiküldése, az olvasók rendelkezésre bocsátása szintén elengedhetetlen forma. A rendezvényekről elektronikus körlevelet is kiküldünk. A hagyományos kapcsolattartások mellett a közösségi hálók, mint kommunikációs csatornák, beépültek már a rendszerbe. Ahogy egyre inkább elvárt igény az információk távoli elérése, az interaktív kapcsolattartás, tértől és időtől függetlenül. Ehhez a könyvtár honlapja biztosít kommunikációs helyet. Kapcsolat a sajtóval és médiával A könyvtár média megjelenéseire nagy hangsúlyt fektet a vezetés. A helyi lapban rendszeresen jelennek meg cikkek intézményünkről. 3. A belső kommunikáció A belső kommunikáció célja és feladata - jó munkahelyi, közösségi légkör megteremtésével a hatékony munka fokozása, - a könyvtárról kialakult kép pozitív erősítése, - munkaerő motiválása a könyvtár céljainak elérésében,

4 - a kommunikációs csatornákban minél kisebb torzítással jusson el az információ, - visszajelzések küldésének biztosítása, - rendszeres értékelésekkel, a szervezeten belüli kapcsolatok elemzésével, csökkentsük a konfliktusokat - kölcsönös bizalom elérése, - a munkatársak véleményének kinyilvánítására biztosítson lehetőséget. Könyvtárosok egymás között Kis létszámú könyvtár révén a kommunikáció szinte kizárólagos formája a személyes szóbeli kommunikáció a dolgozók között. Közérdekű írásos dokumentumok továbbítására a könyvtár címét használjuk előzetes szóbeli egyeztetést követően. A belső kommunikáció formái összegezve: Szóbeli: - megbeszélések, értekezletek, tervezések, - csoportos és személyes értékelések, - csapatépítő tréningek, közös szabadidős programok, - vezetőségi ülések, - egyéni beszélgetés. Írásbeli: - Tervek (stratégiai, munka-, teljesítményértékelési, kommunikációs, projekt-) - SZMSZ - szervezeti struktúra: munkaköri leírások, munkaszerződés - emlékeztetők, jegyzőkönyvek, feljegyzések - partnerek közti írásos megállapodás

5 1. sz. melléklet Ütemterv a rendezvények kommunikációjához Információgyűjtés minden hónap 12-ig (alapinfók, plakátra valók lehetőleg minden hónap 7-ig) felelős: programfelelős, anyaggyűjtésért felelős kolléga (Fülöp Melinda) Programfelelős vagy a külsős partner megadja: rendezvény pontos neve időpontja (dátum, óra - -tól-ig) leírása (kapcsolódó weblapok, ha vannak) közreműködők támogatók fotó (amennyiben van) minden egyéb tartalmi vagy vizuális elem, aminek a plakáton, honlapon, programajánlóban szerepelnie kell plakát, meghívó igény jelzése Programajánló készítése: 1. Programajánló nyers szövegének elkészítése minden hónap 13-ig felelős: anyaggyűjtésért felelős kolléga 2. Nyers szöveg megküldése Felelős szerkesztőnek (Kiss-Dukai Andrea) minden hónap 14-én felelős: anyaggyűjtésért felelős kolléga 3. Tördelés, szerkesztés, grafikai munka, korrektúra minden hónap 20-ig felelős: felelős szerkesztő utolsó időpont és név egyeztetés: anyaggyűjtésért felelős kolléga 4. Kiadvány jóváhagyása nyomda előtt felelős: igazgató 5. Nyomdába kerülés, végső szöveg visszaküldése a Faluházba, képanyag és a kiadvány pdf formátumának megküldése (nyomtatható és webes felhasználásra alkalmas méretezésben is) minden hónap 20 körül felelős: Felelős szerkesztő, ellenőrzi: anyaggyűjtésért felelős kolléga 6. Kiadvány terítése minden hónap utolsó hete (posta, személyes kézbesítés) felelős: ezzel a feladattal megbízott művelődésszervező (Szolnoki Brigitta) Helyettesítés: Szolnoki Brigitta és Fülöp Melinda egymást helyettesítik

6 Plakát készítése: 1. Plakát szövegének elkészítése két ütemben: minden hónap 8-ig és minden hónap 13-ig felelős: programfelelős, anyaggyűjtésért felelős kolléga 2. Szöveg + kötelező vizuális elemek megküldése felelős szerkesztőnek két ütemben: minden hónap 9-ig és minden hónap 14-ig felelős: anyaggyűjtésért felelős kolléga 3. Grafikai munka, (szükség esetén folyamatos egyeztetés) két ütemben: minden hónap 12-ig és a programfüzet nyomdába adása után 3 nap (23. körül) felelős: felelős szerkesztő 4. Plakát jóváhagyása két ütemben: minden hónap 14-ig és minden hónap 25-ig felelős: anyaggyűjtésért felelős kolléga (programfelelőssel egyeztetve) 5. Plakát végső formátum, és a felhasznált képi anyag megküldése a Faluháznak (nyomtatható és webes felhasználásra alkalmas méretezésben is) két ütemben: minden hónap 14-ig és minden hónap 26-ig felelős: felelős szerkesztő 6. Nyomtatás, plakátolás elindítása két ütemben: minden hónap 26-án felelős: ezzel a feladattal megbízott művelődésszervező (Szolnoki Brigitta) Helyettesítés: Szolnoki Brigitta és Fülöp Melinda egymást helyettesítik www. faluhaz.biatorbagy.hu honlap frissítése 1. Menüpontok frissítése folyamatosan, alkalomszerű felelős: Fülöp Melinda 2. Programok frissítése minden hónap 14-től 25-ig felelős: Fülöp Melinda Facebook frissítése folyamatos felelős: Fülöp Melinda Helyettesítés: Fülöp Melindát Szolnoki Brigitta helyettesíti