DEBRECENI EGYETEM SZÁMVITELI POLITIKA

Átírás

1 DEBRECENI EGYETEM SZÁMVITELI POLITIKA Készítette: Gazdasági Főigazgatóság Hatályos: május 24. napjától

2 TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Bevezető rendelkezések Az Egyetem tevékenységének bemutatása... 3 II. RÉSZ A SZÁMVITELI POLITIKA KIALAKÍTÁSÁNAK KÖVETELMÉNYRENDSZERE A Számviteli Politika célja A számviteli politikáért való felelősség A számviteli alapelvek érvényesülése... 7 III. RÉSZ A SZÁMVITELI POLITIKA TARTALMI ELEMEI A mérleg és beszámoló... 9 készítés időpontjainak a meghatározása Lényeges információk körének meghatározása... 9 a számviteli elszámolás és értékelés szempontjából Jelentős és nem jelentős összegű hiba értékhatárának meghatározása Immateriális javak, tárgyi eszközök üzembe helyezése, dokumentálása, minősítése Befektetett pénzügyi eszközök elszámolása Az értékcsökkenés elszámolásának rendje Deviza elszámolás, értékelés rendje IV. RÉSZ A KÖNYVVEZETÉS RENDJE Az Egyetem számviteli rendszere A modulok főbb feladatai és funkciói Előirányzatok nyilvántartása Kiadások, bevételek elszámolása Közvetett kiadások elszámolási rendje Az egyes részlegek rövid tartalmi meghatározása, kapcsolata a keretrendszerrel V. RÉSZ A SZÁMVITELI POLITIKA KERETÉN BELÜL KÖTELEZŐEN ELKÉSZÍTENDŐ SZABÁLYZATOK Szabályzatkészítési kötelezettség A Számlarend és a Számviteli Politika kapcsolata A szabályzatok megjelenési formája VI. RÉSZ ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Mellékletek Jogszabálygyűjtemény

3 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. Bevezető rendelkezések A számvitelről szóló évi C. törvény (továbbiakban: Sztv.), valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24) Kormányrendelet (továbbiakban: Kormányrendelet) hatályos előírásainak megfelelően a Számviteli Politika elveit, módszereit az alábbiak szerint határozom meg: (1) Az Egyetem azonosító adatai: 2. Az Egyetem tevékenységének bemutatása Az intézmény neve: DEBRECENI EGYETEM (rövidítve: DE) Az intézmény alapítója: a Magyar Köztársaság Országgyűlése Felügyeleti szerve: Oktatási és Kulturális Minisztérium Az intézmény székhelye: 4032 Debrecen, Egyetem tér 1. Az intézmény gazdálkodási jogköre: önállóan gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkező központi költségvetési szerv Az intézmény szakágazati besorolása: , Felsőoktatás Az intézmény törzsszáma: Az intézmény alapító okiratának száma: /2006. Intézményi azonosító: FI17198 Statisztikai számjel: (2) A Debreceni Egyetem (továbbiakban: Egyetem) szervezeti felépítését a Szervezeti és Működési Szabályzat III. rész a részletezi. Az Egyetemen egyetemi és főiskolai karok, kutató intézetek, klinikák önálló intézetek, valamint a karok, kutató intézetek tevékenységét összefoglaló centrumok működnek. Egyetemi Karok: Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar (AVK) Állam- és Jogtudományi Kar (ÁJK) Általános Orvostudományi Kar (ÁOK) Bölcsészettudományi Kar (BTK) Fogorvostudományi Kar (FOK) Gyógyszerésztudományi Kar (GYTK) Informatikai Kar (IK) Közgazdaságtudományi Kar (KTK) Mezőgazdaságtudományi Kar (MTK) Népegészségügyi Kar (NK) Természettudományi Kar (TTK) Zeneművészeti Kar (ZK) 3

4 Főiskolai Karok: Egészségügyi Főiskolai Kar (EFK) Hajdúböszörményi Pedagógiai Főiskolai Kar (HPFK) Műszaki Főiskolai Kar (MFK) Kutató Intézetek Debreceni Tangazdaság és Tájkutató Intézet (DTTI) Karcagi Kutató Intézet (KKI) Nyíregyházi Kutató Központ (NYKK) A képzési, kutatási és betegellátási feladatok koordinálására az Általános Orvostudományi Kar, az Egészségügyi Főiskolai Kar, a Népegészségügyi Kar, a Fogorvostudományi Kar és a Gyógyszerésztudományi Kar Orvos- és Egészségtudományi Centrumként (DE OEC) működik. A képzési, kutatási és agrártudományi feladatok koordinálására a Mezőgazdaságtudományi Kar, az Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar, Műszaki Főiskolai Kar, a Debreceni Tangazdaság és Tájkutató Intézet, a Karcagi Kutató Intézet, valamint a Nyíregyházi Kutató Központ Agrártudományi Centrumként (DE ATC) működik. A képzési, kutatási és tanárképzési feladatok koordinálására az Állam és Jogtudományi kar, a Bölcsészettudományi Kar, az Informatikai Kar, a Közgazdaságtudományi Kar, a Természettudományi Kar, a Zeneművészeti Kar, a Hajdúböszörményi Pedagógiai Főiskolai Kar, a Kossuth Lajos Gyakorló Gimnázium, a Kossuth Lajos Gyakorló Általános Iskola és az Arany János Gyakorló Általános Iskola Tudományegyetemi Karok (DE TEK) elnevezéssel tervezési gazdálkodási egységként működik. (3) Az Egyetem tevékenysége Az intézmény tevékenységi körét, az alaptevékenység körében ellátandó állami feladatokat az Egyetem alapító okirata tartalmazza. Az Egyetem alapfeladatkörében elsődlegesen egyetemi, főiskolai szintű alap, másoddiplomás, doktori képzést és egyéb szakképzést, tudományos kutatást, fejlesztést, közoktatási feladatokat lát el. A felsőoktatásról szóló évi CXXXIX. törvényben (továbbiakban: Ftv) foglaltak alapján részt vesz az egészségügy és agrárgazdaság körébe tartozó speciális feladatok ellátásában, egészségügyi ellátást folytató klinikákat, gyakorlati képzés céljára tanüzemet, tangazdaságot működtet. Az Egyetem alaptevékenységén belül, a kötelezően ellátandó feladatokon túlmenően az alaptevékenység feltételeként rendelkezésre álló, személyi és anyagi feltételek fokozott kihasználásával kiegészítő tevékenységet is végez. Az Egyetem vállalkozási tevékenységet nem végez. Az Egyetem a jelen szabályzat 3. sz. mellékletében meghatározott gazdasági társaságokban rendelkezik tulajdoni részesedéssel. 4

5 (4) Az Egyetem az általános forgalmi adónak alanya Az intézmény adószáma: Közösségi adószám: HU Az Egyetem a TEÁOR besorolási melléklet szerint végez adómentes és adóköteles tevékenységet. Az ÁFA visszaigénylésnél a tételes elkülönítés és visszaigénylés módszerét alkalmazza. (5) A bankszámla vezetés rendje Az intézmény kincstári körbe tartozó központi költségvetési szerv. Az Egyetem feladatainak ellátáshoz szükséges pénzügyi forrásokat a költségvetési támogatás, az államháztartáson belüli szervezetektől, elkülönített alapoktól, egyéb szervezetektől átvett pénzeszközök, valamint az ellátási és egyéb tevékenységek után beszedett saját bevételek teremtik meg. A pénzeszközök kezelésére az Egyetem: előirányzat -felhasználási keretszámlákkal, központi beruházások előirányzat-felhasználási keretszámlával, kincstári kártyafedezeti, kincstári deviza, feladatfinanszírozási, célelszámolási, devizabetét, fedezetbiztosítási, lakásalap számlákkal rendelkezik. A központi beruházások előirányzatának és felhasználásának kezelése egyetemi szinten a az Egyetem részére megnyitott, központban kezelt beruházási számlán történik. A tervezési egységek a felügyeleti szerv jóváhagyásával, egyetértésével külön kincstári alszámlákkal rendelkeznek. A székhelyen kívüli szervezetek (Nyíregyházi Egészségügyi Főiskolai Kar, Hajdúböszörményi Pedagógiai Főiskola, Karcagi Kutató Intézet, Nyíregyházi Kutató Központ) pénzellátásának megoldására az Egyetem kincstári kártyafedezeti számlát működtet. Az Egyetem a külföldről devizában érkező támogatási célú pénzeszközöket a Kincstárnál vezetett devizaszámlán kezeli. Az egyéb deviza ügyletek bonyolítására kereskedelmi bankoknál nyitott deviza betét számlák, illetve forint alapú devizaszámlák szolgálnak. A bankszámlavezetés, pénzkezelés, pénzellátás rendjét az Egyetem Pénzkezelési Szabályzata tartalmazza. 5

6 II. RÉSZ A SZÁMVITELI POLITIKA KIALAKÍTÁSÁNAK KÖVETELMÉNYRENDSZERE 3. A Számviteli Politika célja (1) A Számviteli Politika célja, hogy rögzítse azokat a Számviteli törvény (továbbiakban: Sztv.) végrehajtására vonatkozó előírásokat, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják az Egyetem sajátosságainak, adottságainak, szakmai feladatainak leginkább megfelelő számviteli rendszer kialakítását és működését. (2) A Számviteli Politika feladata továbbá olyan számviteli rendszer működtetése, mely alapján megbízható, valós információkat tartalmazó beszámoló állítható össze az Egyetem vagyoni és pénzügyi helyzetéről, illetve az Egyetem vezetői döntéseinek meghozatalához is megfelelő információkkal szolgál. (3) A Számviteli Politika úgy felel meg a vele szemben támasztott követelményeknek, hogy: a számviteli törvényben megfogalmazott alapelvekre, értékelési eljárásokra épül, és figyelembe veszi az Egyetem sajátosságait. (4) Az Egyetem vagyoni és pénzügyi helyzetére ható eseményekről a kettős könyvvitel rendszerében módosított teljesítés szemléletű könyvviteli nyilvántartást vezet magyar nyelven, a Magyar Köztársaság pénznemében, melyet a naptári év végével lezár. 4. A számviteli politikáért való felelősség (1) A Kormányrendelet 8. (10) bekezdése alapján a Számviteli Politika főbb irányainak meghatározásáért, az elkészítéséért és az elkészült Számviteli Politika Szenátus elé terjesztéséért, annak végrehajtásáért Egyetemünkön a rektor a felelős. (2) Átruházott hatáskörben a felelősség a következők szerint kerül megosztásra: a számviteli politikában meghatározott feladatok irányításáért, végrehajtásáért a rektor a felelős; a Számviteli Politika összeállításáért a számvitel, a könyvvezetés rendjének kialakításáért, elkészítéséért a gazdasági főigazgató a felelős. (3) A számviteli politikát indokolt esetben meg kell változtatni. A módosítás oka lehet többek között jogszabályi változás, belső információs rendszer, tevékenységi kör, belső értékelési, minősítési szabályok módosulása. (4) A számviteli politikában történő változás, a szabályzat módosítási javaslatának összeállítása - az egyéb szakterületek bevonásával - a Gazdálkodási Főosztály vezetőjének a feladata. 6

7 5. A számviteli alapelvek érvényesülése A Számviteli Politika és a számviteli alapelvek kapcsolata (1) A vállalkozás folytatásának az elve A vállalkozás folytatásának az elve azt jelenti, hogy az Egyetem a belátható jövőben is fenn tudja tartani működését, továbbra is folytatni tudja tevékenységét. A költségvetési beszámoló elkészítésénél figyelembe kell venni a költségvetési évben bekövetkezett szervezeti és feladat változásokat. (2) A teljesség elve Az Egyetem éves költségvetés alapján gazdálkodik és a könyvvezetésében pénzforgalmi szemléletet" érvényesül. Az alapelvek figyelembe vétele mellett a könyvvitelben rögzíteni kell valamennyi gazdasági eseményt, amelynek az eszközökre és a forrásokra, illetve a tárgyévi eredményre gyakorolt hatását a beszámolóban be kell mutatni. Biztosítani kell, hogy a gazdasági események könyvelésének alapját képező, az adott évre vonatkozó bizonylatok hiánytalanul, hézagmentesen feldolgozásra kerüljenek. (3) A valódiság elve A valódiság elve a mérleg adatainak megbízható, leltárral alátámasztott elkészítésén alapszik. A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük. Értékelésüknek meg kell felelni a Sztv.-ben rögzített értékelési elveknek és azokhoz kapcsolódó értékelési eljárásoknak. (4) A világosság elve A világosság elvének érvényesülését a beszámoló és annak mellékletei tiszta, világos elkészítésével kell biztosítani. A könyvvezetést és a beszámolót áttekinthetően a Kormányrendeletnek megfelelően, rendezett formában kell elkészíteni. (5) A következetesség elve Ez az elv magában foglalja, hogy mind a féléves, mind az éves beszámolók szerkezete, tartalma, formája az elemi költségvetésekkel is összevethető legyen. A Számviteli Politika vonatkozásában azt is jelenti, hogy az abban megfogalmazott szabályokat, eljárásokat következetesen alkalmazni kell. (6) A folytonosság elve A folytonosság elvének érvényesülését a záró és nyitó mérleg adatainak azonosságával és az értékelés azonosságával kell biztosítani. Vonatkozik ez, a vagyonértékelésre, az előirányzat-maradvány, eredmény számbavételére is. 7

8 (7) Az összemérés elve Az összemérés elve a pénzforgalmi szemlélet miatt úgy érvényesül, hogy egy-egy feladat tárgyévi ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeit, a pénzforgalom nélküli bevételeit és a tárgyévben teljesített kiadásait kell figyelembe venni. Ennek megfelelően az időszak ráfordításaként a tényleges kiadásokat, bevételként a ténylegesen befolyt bevételeket és a pénzforgalom nélküli bevételeket kell a könyvvitelben elszámolni. (8) A bruttó elszámolás elve A bruttó elszámolás elvének érvényesülése sajátosan alakul az Egyetem pénzügyi számviteli rendszerében: A tervezési egységek önálló előirányzat felhasználási számlával rendelkeznek. Az egymásnak nyújtott szolgáltatások, a közösen igénybevett, megosztott szolgáltatások pénzügyi rendezést is igényelnek az egyes gazdálkodó szervezetek között. Az Egyetem egy adószámmal rendelkező adóalany, ezért a gazdálkodó szervezetek egymás között ÁFA tartalommal is rendelkező kimenő számlát nem bocsátanak ki. Az Egyetemi szintű ÁFA bevallás és elszámolás esetében a bruttó elszámolás elvének alkalmazásával biztosítani kell az előzetesen felszámított, ezen belül a visszaigényelhető, valamint a befizetendő ÁFA összegének jogosultsági szintenkénti nyilvántartását. A bevételek és költségek (ráfordítások), illetve és a követelések és kötelezettség egymással szemben nem számolhatók el. A bruttó elszámolás elvének érvényesítése kizárja a térítményezés lehetőségét kivéve a függő, átfutó és kiegyenlítő tételeknél, ahol a halmozódás elkerülése érdekében kötelező a nettó jellegű rendezés. (9) Az egyedi értékelés elve Úgy érvényesül, hogy az eszközöket és kötelezettségeket a könyvvezetés és a beszámoló készítés során egyedileg kell rögzíteni és értékelni. A számviteli politikában ez az alapelv az értékelési szabályzatban megfogalmazott eljárási szabályokon keresztül jelenik meg. Sajátosan alkalmazható az egyszerűsítési eljárás alá vont követelések esetében. (10) Az óvatosság elve Az óvatosság elve alapján a készletek, követelések részesedések és más befektetések árfolyam csökkenését, értékvesztését el kell számolni és a beszámolóban a tényleges vagyoni értéket kell szerepeltetni. (11) A lényegesség elve A lényegesség elve úgy érvényesül, hogy a költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletének szöveges indoklásánál be kell mutatni minden olyan információt, körülményt, amelynek elhagyása befolyásolja a költségvetési gazdálkodásról a megbízható és valós összkép kialakítását. 8

9 III. RÉSZ A SZÁMVITELI POLITIKA TARTALMI ELEMEI 6. A mérleg és beszámoló készítés időpontjainak a meghatározása (1) Az adott naptári év első félévéről június 30.-i fordulónappal féléves költségvetési beszámolót, a naptári évről pedig december 31.-i fordulónappal éves költségvetési beszámolót kell készíteni. (2) A féléves, valamint az éves beszámolót a felügyeleti szerv által meghatározott időpontig az előírt tartalommal kell leadni, amely a féléves beszámoló tekintetében július 31., az éves számszaki beszámolónál február 28., az éves szöveges beszámoló határideje március 31. (3) A beszámoló készítés időpontjának meghatározásánál figyelembe kell venni, hogy: a) a beszámoló készítése kétszintű, első szint a tervezési egységek, második szint az egyetem összesen? b) a tervezési egységek beszámoló készítésének időpontja a tárgyévet követő év február 15., az egyetemi szintű beszámoló készítés határideje február 25. (4) A mérlegkészítés időpontja a költségvetési évet követően azt az időpontot jelenti, ameddig az eszközök és források értékelési feladatait egyetemi szinten el kell végezni, illetve amely időpontig a számviteli nyilvántartásban helyesbítés, a könyvvezetésben feldolgozási munka végezhető. A mérlegkészítés időpontja: február Lényeges információk körének meghatározása a számviteli elszámolás és értékelés szempontjából (1) Az Egyetem feladataiban bekövetkezett változás a megbízható, valós összképet befolyásoló lényeges információnak minősül, ha: a) a Számviteli Politika kialakítását követő időpontban az intézmény tevékenységi köre az alaptevékenység mellett bővül vállalkozási tevékenységgel; b) a tevékenységi kör olyan feladattal bővül, mely az alapító okiratban nem szerepel; c) a tevékenységi kör szűkül feladat megszűnés vagy szervezet- átalakítás miatt. (2) A szervezeti felépítésben bekövetkezett változások a megbízható, valós összkép biztosítása szempontjából lényeges információnak minősülnek: a) új kar alapítása; b) beruházásból, rekonstrukcióból egyenként 200 millió Ft-ot meghaladó teljes kivitelezési költségű önálló szervezeti egységek (elkülönült ingatlanok) belépése; c) egyetemi szintű, integrált szervezeti egységek (pl.: intézetek) létrehozása; d) az egyetemből szervezeti egységek kiválása. A szervezeti felépítésben történt jelentős változást a Szervezeti és Működési Szabályzaton is keresztül kell vezetni. A szervezeti felépítésben történt változások, új szervezetek belépése, szervezeti egységek megszűnése esetén biztosítani kell változásgazdálkodást érintő hatásának mérhetőségét. A belső gazdálkodás informatikai rendszerében a szervezetváltozások vezetése, koordinálása az SAP Támogatói Főosztály feladatkörébe tartozik. 9

10 (3) Az Egyetem tárgyévi gazdálkodásában a kiadások, bevételek vonatkozásában valós, összképet befolyásoló lényeges információnak tekinthető: a) a 100 millió Ft összeget meghaladó egyedi felújítási, beruházási munka; b) a 100 millió Ft összeget meghaladó egyedi beszerzési értékű gép, műszer beruházás; c) a három évet meghaladó tartamú, évenként 50 millió Ft-ot elérő, illetve a mérlegkészítés időpontjában a 100 millió Ft összeget meghaladó kötelezettségek összege; d) a bevételek és kiadások kiemelt előirányzatonkénti teljesítésnél a módosított előirányzattól való eltérés, ha annak mértéke eléri a 10 %-ot és összegszerűen az eltérés összege meghaladja a 100 millió forintot; e) a képződött tartalékok 10 %-ot meghaladó mértéke és annak keletkezését befolyásoló tényezők. A pénzügyi kereteket megjelenítő előirányzatok vonatkozásában valós összképet befolyásoló tényezőnek tekinti az Egyetem, ha az évközi szerkezeti jelleggel történő előirányzat-módosítás mértéke meghaladja az eredeti előirányzat 20 %-át. Amennyiben az eszközök és források értékelési eljárásában, módszerében egyik évről a másikra lényeges változtatás indokolt, az erről szóló döntést a gazdasági főigazgató a tervezési egységek gazdasági igazgatóinak javaslata alapján hozza meg. Az Egyetem gazdálkodásában, a beszámoló elkészítésében lényeges információként kell kezelni a gazdasági társaságban szerzett 20 millió Ft összeget meghaladó részesedés szerzést. 8. Jelentős és nem jelentős összegű hiba értékhatárának meghatározása (1) A mérleg valódiságának megállapításánál minden esetben jelentős összegű a hiba, ha a hiba megállapításának évében az ellenőrzések során ugyanazon évet érintően megállapított hibák, hibahatások saját tőkét és tartalékokat növelő, csökkentő értékének együttes (előjeltől független) összege meghaladja az ellenőrzött költségvetési év mérleg főösszegének 2 %-át illetve ha a mérleg főösszeg 2%-a meghaladja a 100 millió forintot, akkor a 100 millió forint. Ellenkező esetben a hiba nem jelentős. (2) Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni a különbözetet, ha az immateriális javak, tárgyi eszközök és üzemeltetésre, kezelésre átadott, vagyonkezelésbe vett eszközök terven felüli értékcsökkenése meghaladja az éves tervszerinti értékcsökkenést vagy a Ft-ot. (3) Megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hiba, ha a jelentős összegű hibák és hibahatások összevont értéke a saját tőke és a tartalékok együttes értékét lényeges megváltoztatja, és emiatt a már közzétett a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetre vonatkozó adatok megtévesztőek. Minden esetben a megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hibának kell tekinteni, ha a megállapítások következtében a hiba megállapításának évét megelőző költségvetési év mérlegében kimutatott saját tőke és tartalékok együttes értéke legalább 10 százalékkal változik (nő vagy csökken). 10

11 (4) A jelentős és nem jelentős összeg kategóriáját kell értelmezni: a) a tulajdoni részesedést jelentő befektetéseknél. Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni a könyv szerinti érték és a piaci érték közötti különbözetet, ha a könyv szerinti érték és a piaci érték különbözete meghaladja a bekerülési érték 20%-át, vagy a forintot. b) a készleteknél. Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni a könyv szerinti érték és a piaci érték közötti különbözetet, ha a könyv szerinti érték és a piaci érték különbözete meghaladja a bekerülési érték 20%-át, vagy a 100 ezer forintot. c) a követeléseknél (ideértve a vevőkkel, adósokkal, pénzügyi vállalkozásokkal szembeni követeléseket, a kölcsönként, az előlegként adott összegeket). Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni a könyv szerinti érték és a piaci érték közötti különbözetet, ha a könyv szerinti érték és a piaci érték különbözete meghaladja a bekerülési érték 20%-át, vagy a 100 ezer forintot. (6) Az év végi mérlegkészítéskor a mérleg tételek esetében a devizás elszámolásokhoz kapcsolódóan fogalmaz meg szabályozásokat a Számviteli Politika, valamint meghatározza a figyelembe veendő jelentős, nem jelentős összeg kategóriáját. (7) A deviza elszámolás részletes szabályait a Számviteli Politika III. rész 12. -a tartalmazza. A devizakészletek, devizában fennálló követelések, kötelezettségek értékelését külön külön kell elvégezni és a könyvszerinti értékkel összehasonlítani. Ha az előbbiekből adódó összevont értékelési különbözet együttes összege egyetemi szinten nem éri el az Ft összeget, az nem jelentősnek ítélhető, ezért az értékelési különbözetet a könyvekben nem kell végigvezetni, a könyvszerinti értéket nem kell módosítani. 9. Immateriális javak, tárgyi eszközök üzembe helyezése, dokumentálása, minősítése (1) Az Egyetem eszközállománya növekedhet: a) Más gazdálkodótól, egyéb személytől, szervezettől történő vásárlás, beszerzés, vagy egyéb jogcím (térítésnélküli átvétel) szerint; b) saját előállítással. (2) Az állomány-növekedést követően az eszközt üzembe kell helyezni. Az üzembe helyezés dokumentuma az Üzembe helyezési jegyzőkönyv, Állományba vételi bizonylat, vagy az Üzembe helyezési okmány. (3) Az immateriális javak és tárgyi eszközök állományváltozásának bizonylatolását azok bizonylatait és tartalmi elemeit az Egyetem Bizonylati szabályzata tartalmazza. (4) Az eszközök általános besorolására, minősítésére elsődlegesen a Sztv. 23. és 28. -a, valamint a Kormányrendelet ad iránymutatást. (5) Az eszközök minősítésére, besorolására az alábbi esetekben kerül sor: a) az eszközök beszerzésekor; b) az eszköz használatának, rendeltetésének megváltozásakor; c) az év végi zárlati teendők kapcsán, a mérlegkészítéskor. 11

12 (6) Az Egyetemnek a törvényi előírásoknak megfelelően a tevékenységét szolgáló befektetett eszközöket és forgóeszközöket - a bérbevett eszközök kivételével - függetlenül attól, hogy azok tulajdonjoga, esetleg csak a szerződésben foglaltak teljesülése után kerül át az intézményhez a mérlegben ki kell mutatnia. (7) A tulajdoni jog átruházása nélkül az Egyetem nyilvántartásába kerülnek a pénzügyi lízing, illetve részletfizetéses konstrukcióban vásárolt eszközök. A nyilvántartásba vételt, az eszközök közötti kimutatást tehát nem a tulajdonjog megszerzése, hanem a használatba adás határozza meg. (8) Az Egyetem az eszközök besorolásánál azok rendeltetését, használatát veszi alapul. (9) Azokat az eszközöket melyek az Egyetem oktató, kutató, betegellátó és egyéb az alapító okiratban meghatározott alap és kiegészítő tevékenységét tartósan, éven túl szolgálják a befektetett eszközök közzé kell sorolni. (10) A kis értékű tárgyi eszközök besorolásánál két szempont érvényesül: a) az intézmény tevékenységet éven túl, tartósan szolgálják, de egyedi bekerülési értékük (adómentes tevékenységhez történt beszerzés esetén ÁFA-val együtt) nem haladja meg január 1.-től - a Ft összeget. A már meglévő eszközöket nem kell átsorolni. b) Az Egyetem a kis értékű tárgyi eszközök bekerülési értékét a beszerzéskor dologi kiadásként számolja el, a használatba adott eszközöket a szervezeteknél mennyiségi nyilvántartásba veszi. c) Az új raktáron lévő kis értékű tárgyi eszközöket a mérlegben a beruházások között mutatja ki. (11) Azok az eszközök, melyek az Egyetem tevékenységét csak egy folyamatban, illetve éven belül szolgálják, készletek között kerülnek kimutatásra, illetve nyilvántartásba vételük mennyiségben és értékben történik. (12) Az Egyetem esetében az eszközök vásárlása és a nyilvántartásba vétel kezdeményezése a szervezeti egységek hatáskörébe tartozik, ennek megfelelően itt történik azok minősítése, figyelembe véve, hogy a szervezetnél folyó tevékenységet éven belül, vagy hosszabb távon szolgálják. A minősítési tevékenységhez segítséget nyújtanak az Egyetem kereskedelmi és műszaki szervezetei is. (13) Az eszközök minősítésénél minden esetben az idő ismérvet, a tartósságot és nem az értéket kell elsődlegesen figyelembe venni. (14) Az Agrártudományi Centrum speciális tevékenységéhez kapcsolódóan tangazdaságot, kísérleti telepet működtet, ezen belül állattenyésztési feladatot is végez. A Centrum köteles gondoskodni a saját tenyésztésű és a vásárolt állatok minősítéséről, átsorolásáról, nyilvántartásba vételéről a tenyészállatok esetében a befektetett eszközök, növendék, hízó és egyéb állatok esetében a készletek között. (15) Az eszközök rendeltetése használatuk során megváltozhat. A befektetett tárgyi eszközök esetében előfordul az eredeti eszköz szétbontása, tartozék, alkotóelem leválasztása. A szervezeti egységek kezdeményezése a nagy értékű tárgyi eszközből kibontott önállóvá 12

13 váló eszközök, amennyiben nem érik el az Ft értékhatárt a kis értékű tárgyi eszközök közé kerülnek átvezetésre. (16) Az eszközök minősítésének speciális területe az idegen tulajdonban lévő tárgyi eszközön végzett felújítás, beruházás, értéknövelés, melyeket a befektetett eszközök csoportjában nyilvántartásba kell venni. (17) A nagy értékű tárgyi eszközök esetében minősítési és értékelési problémát jelent a már korábban üzembe helyezett eszközökhöz kapcsolódó értéknövelő tételek meghatározása, a bővítés, csere fogalmának szétválasztása. Az erre vonatkozó belső eljárási szabályok az Értékelési Szabályzatban kerülnek rögzítésre. (18) Az eszközök besorolási tevékenysége kapcsolódik az Egyetem vagyongazdálkodási, vagyonvédelmi feladatköréhez is. Biztosítani kell a tárgyi eszközök teljes körű nyilvántartását, az egyes szervezetek leltárfelelősségét, a kisértékű és nagyértékű tárgyi eszközök egyidejű leltározását. (19) Az Magyar Tudományos Akadémiától és más szervezetektől (pl. alapítványtól) átvett eszközök a mérlegben értékkel nem kerülnek kimutatásra, nyilvántartásuk a 0-s számlaosztályban történik. A nyilvántartásba vételnél azonban itt is az Egyetem egészére érvényes besorolási szempontokat kell figyelembe venni. 10. Befektetett pénzügyi eszközök elszámolása (1) Az Egyetem a felügyeleti szerv engedélyével alapíthat gazdasági társaságot, illetve szerezhet tartós részesedést gazdasági társaságban. (2) Az Egyetem saját bevételéből az átmeneti szabad pénzeszközeit a Magyar Államkincstár hálózatában értékesített állampapírba fektetheti. A vásárlást 500 millió forintig a gazdasági főigazgató, valamint a centrumok gazdasági igazgatói, felette a Gazdasági Tanács hozzájárulása alapján a gazdasági főigazgató engedélyezheti. (3) Az egyetem a befektetett pénzügyi eszközök között tartja nyilván és számolja el az intézmény által külön szabályozott, a munkavállalói részére éven túli időtartamra folyósított lakásépítési, lakás vásárlási kölcsönöket. (4) A befektetett pénzügyi eszközökre vonatkozó értékelési elveket, módszereket az Egyetem Értékelési Szabályzatában kell rögzíteni. (5) A befektetett pénzügyi eszközökhöz kapcsolódó értékvesztés elszámolásának engedélyezése az Egyetem gazdasági főigazgatójának, illetve a tervezési egységek gazdasági igazgatóinak a hatáskörébe tartozik. 11. Az értékcsökkenés elszámolásának rendje (1) Az immateriális javak és tárgyi eszközök üzembe helyezését (használatba vételét) követően terv szerinti értékcsökkenést kell elszámolni. 13

14 (2) Az immateriális javak és tárgyi eszközök, üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközök után negyedévenként a Kormányrendelet 30. -ában meghatározott kulcsok alapján a tényleges használatnak megfelelően időarányosan kell az értékcsökkenés összegét elszámolni. Az Egyetem a terv szerinti értékcsökkenés elszámolásánál nem alkalmazza a jelentős-nem jelentős összeg fogalmát. (3) A Kormányrendelet előírásainak megfelelően nem szabad terv szerinti értékcsökkenést elszámolni az olyan eszközöknél (többek között az olyan kép és hangarchívumnál, műemléki védettségű épületnél, egyéb gyűjteménynél), amelyek értékükből a használat során nem veszítenek, illetve amelyeknek értéke különleges helyzetéből, egyedi mivoltából adódóan évről évre nő. (4) A számviteli törvény 53. -a alapján, a terven felüli értékcsökkenés összegét abban az esetben kell elszámolni ha: a) az immateriális javak, tárgyi eszközök könyv szerinti értéke tartósan és jelentősen magasabb, mint az eszközök piaci értéke; b) az immateriális javak, tárgyi eszközök értéke tartósan lecsökken, mert az eszközök feleslegessé váltak, vagy megrongálódás megsemmisülés, illetve hiány következtében rendeltetésüknek megfelelően nem használhatóak, illetve használhatatlanná váltak. (5) Az előző bekezdésben felsorolt esetben az eszköz értékének csökkenését olyan mértékig kell elvégezni, hogy az eszköz a mérlegkészítéskor érvényes piaci értéken szerepeljen a mérlegben. (6) Amennyiben az eszköz rendeltetésének megfelelően nem használható, illetve használhatatlan, megsemmisült vagy hiányzik, az eszközt a terven felüli értékcsökkenés elszámolása után a nyilvántartásból ki kell vezetni. (7) A rendeltetés megváltozása, az eszköz megsemmisülése, hiány esetén, a terven felüli értékcsökkenés elszámolását a szervezeti egységek kezdeményezése alapján a tervezési egységek gazdasági igazgatóságának közreműködésével történik. A terv szerinti értékcsökkenés számviteli elszámolását szolgáló program lefuttatását az SAP rendszerben az SAP Támogatói Főosztály támogatja. (8) A terven felüli értékcsökkenés elszámolásához kapcsolódó piaci ár meghatározása, információk beszerzése a tervezési egységek hatáskörébe tartoznak. (9) A szervezeti egységek részéről az elfekvő raktárakba leadott, saját használatukból kivont eszközök esetében vagy a rendeltetés megváltozása, vagy elhasználódás miatt szükségszerű a terven felüli értékcsökkenés elszámolásának vizsgálata. (10) A selejtezéssel történő eszköz kivonást megelőzően gondoskodni kell a terven felüli értékcsökkenés elszámolásáról. A feladatot a tervezési egységek végzik. (11) Amennyiben az immateriális javak, tárgyi eszközök könyvszerinti értéke a korábban alkalmazott leírás miatt alacsonyabb ezen eszközök bekerülési értékénél és az alacsonyabb értéken való értékelés okai már megszűntek, vagy csak részben állnak fenn (piaci érték növekedett) a korábbi terven felüli értékcsökkenés leírását meg kell szüntetni és az eszközt a piaci értékre, legfeljebb azonban immateriális javak tárgyi eszközök 14

15 esetében a tervszerűen elszámolt értékcsökkenés figyelembevételével megállapított nettó értékre kell visszaértékelni. (12) Abban az esetben, ha az immateriális javak, tárgyi eszközök könyv szerinti értékét (visszaírt értékét) a piaci érték jelentősen meghaladja, lehetőség van az eszközök piaci értéken történő értékelésére, a saját tőkén belül értékelési tartalék képzésére. (13) A Számviteli Politika kiadásának időpontjában a Kormányrendelet szerinti értékhelyesbítések lehetőségével az Egyetem nem él. (14) A DE Agrártudományi Centrumának nyilvántartásában szereplő tenyészállatokra vonatkozóan az Egyetem saját hatáskörben az értékcsökkenés elszámolásának rendjét az alábbiak szerint szabályozza: Az értékcsökkenés leírás kiszámítása a tartási idő, valamint a maradványérték figyelembevételével történik. Az értékcsökkenés számítását megalapozó adatok állatfajonként: Tenyészállat megnevezése Maradvány Tartási idő érték Évi értékcs. %-a Ló Tenyészkan Tenyészkos (vásárolt) Anyajuh Vadpulyka Az elszámolható értékcsökkenés összege a tenyészállatok bekerülési összege és a maradvány értéke függvényében változhat. Amennyiben az elszámolható értékcsökkenés éves összege egy-egy tenyészállat esetében nem éri el a 2000 Ft összeget az elszámolásnál alkalmazható az évi egyszeri értékcsökkenés elszámolás, mely az év végi december 31-i állomány után történik. Amennyiben a tenyésztésből történő kivonás, selejtezés, elhullás évközben történik gondoskodni kell az időarányos értékcsökkenés elszámolásáról. 12. Deviza elszámolás, értékelés rendje (1) Az Egyetem tervezési egységei a jogszabályban meghatározott devizabevételei és kiadásai pénzforgalmának bonyolítására deviza számlát alkalmaznak. a) Az Áht. 18/C. (10) bekezdése alapján a nemzetközi szerződések alapján nyújtott támogatások fogadása és felhasználása csak a Magyar Államkincstárnál vezetett devizaszámlán történhet. b) Az Áht. 18/C. (11) bekezdése alapján az Egyetem az a) pontban, illetve az Áht. 18/B. (6) bekezdésében nem érintett jogcímen a devizajogszabályoknak 15

16 megfelelően megszerzett deviza pénzeszközeit kereskedelmi banknál vezetett devizaszámlán kezelheti c) Az Egyetem külföldi kiküldetéssel kapcsolatos kiadásainak fedezetére az előirányzat-felhasználási keretszámla terhére forintért devizát, valutát vásárolhat. (2) Deviza állományba vételénél a teljesítés időpontjában alkalmazandó árfolyamok: a) Magyar Államkincstárnál vezetett devizaszámla esetében a MNB teljesítés napján érvényes deviza vételi és eladási árfolyamából képzett deviza közép árfolyam; b) a forintért vásárolt devizát, valutát a kifizetett összegnek megfelelő forintértékben (deviza, valuta eladási árfolyamon) kell értékelni; c) Kereskedelmi banknál vezetett devizaszámla esetén az adott bank deviza vételi és eladási árfolyamának átlagaként képzett középárfolyamot kell alkalmazni. (3) A deviza számlánál bevételnek tekintendő minden jóváírás (segély, támogatás, adomány, kamat, valuta különbözet visszafizetése stb.) (4) A tervezési egységek külön-külön rendelkezhetnek deviza számlákkal, illetve egy gazdasági egység szükség szerint az egyes pályázatokhoz, feladatokhoz kapcsolódóan külön-külön nyitott (tehát több) devizaszámlát is kezelhet. Ebből adódóan egy adott időpontban, egy devizafajta nyilvántartási (könyvszerinti) árfolyama gazdasági egységenként eltérő összeget mutat. A teljesen egységes árfolyam alkalmazása csak egy egyetemi devizaszámla esetén lenne megvalósítható, ez viszont nem megoldható, mivel az egyes pályázatok, segélyek esetében az elkülönített számlán való kezelést maga a folyósító, adományozó szervezet köti ki. (5) Az egyes devizaszámlákhoz kapcsolódóan a pénzügyi osztályoknak az adott devizanemről analitikus nyilvántartást kell vezetni, az aktuális árfolyammal és forintértékkel. (6) A tervezési egységek devizaszámláik bevételét felhasználják: a) külföldi hivatalos utazásokkal kapcsolatos kiadások fedezetére (napidíj, közlekedési költség, részvételi díj, ösztöndíj, stb.); b) importbeszerzésekkel kapcsolatos kifizetésekre; c) banki kezelési költségek fedezetére; d) deviza forintra történő átváltására; e) devizaszámláról valuta felvételre; f) adott pályázathoz devizás témához kapcsolódó forint alapú (pl. eszköz beszerzési) számla közvetlen kifizetésére a devizaszámláról. (7) A devizaszámlán jóváírt bevételek különböző időpontokban és árfolyamokkal jelentkeznek a számlán. Ezek figyelembevételével a deviza felhasználásakor a devizakészlet csökkenését a devizaszámlánként kialakított súlyozott deviza közép árfolyamon kell elszámolni. (8) Az árfolyam alkalmazásánál az alábbi szabály érvényesül: a) jóváírásnál a választott hitelintézet teljesítéskori deviza középárfolyama, b) felhasználásnál a gazdasági egységek szintjén számított súlyozott könyvszerinti deviza középárfolyamon történik a gazdasági esemény rögzítése. 16

17 (9) Adott deviza egy egységére vonatkozó súlyozott középárfolyamának kiszámítása a gazdasági egységek szintjén az új bevételi jóváírás időpontjában az alábbi módszerrel történik: - bevételi jóváírás előtti deviza - készlet könyv szerinti értéke + jóváírt deviza értéke (teljesítéskori középárfolyamon) - jóváírás előtti deviza mennyisége + jóváírt deviza bevétel mennyisége. (10) Fenti módszer alkalmazásával évközben árfolyam nyereség, veszteség elszámolására általános értelmezésben nem kerül sor. (11) Év végén a deviza készlet értékelése az alábbi árfolyamon történik: Magyar Államkincstárnál vezetett devizaszámla esetében a december 31-i MNB középárfolyamon. (12) Az értékelésből adódó árfolyam különbözeteket a devizás követelésekkel, kötelezettségekkel együtt devizaszámlánként kell kiszámolni és egyetemi szinten kell minősíteni annak megfelelően, hogy a Számviteli Politika 8.-ban meghatározott mértéket eléri-e. (13) Amennyiben jelentős mértékű az árfolyam különbözet, azt devizaszámlánként könyvelni kell, az árfolyam veszteséget egyéb dologi kiadásként, az árfolyam nyereséget egyéb bevételként kell elszámolni. (14) Pályázatok utólagos elszámolásából (pl. TEMPUS) adódó jóváírásnál keletkezett árfolyam nyereség nem képez felhasználható pénzkeretet az adott téma esetében, azt gazdasági egység szintjén jelentkező központi bevételként kell elszámolni. (15) Valuta felvét szabályai: a) Az Egyetem kiküldöttje részére külföldi hivatalos utazás költségeinek fedezetére valutát, illetve devizát vásárolhat. b) Valuta felvét történhet a devizaszámlákról, illetve vásárlás forintért az előirányzat felhasználási számláról. c) A devizaszámlákról minden esetben csak az adott külföldi úthoz szükséges valuta kerül felvételre, az Egyetem valutát nem tart birtokában, valutapénztárt nem működtet. d) A valuta felvétek rendszerét a jogosultsági szintek saját hatáskörben szervezik, lehetséges megoldás: a kiküldöttek személyesen veszik fel a saját nevükre megigényelt valuta összegét a Magyar Külkereskedelmi Banktól; az illetékes tervezési egység pénzügyi osztálya egy megbízott személlyel gondoskodik a valuta felvételéről, illetve a kiküldetésben résztvevő személyek részére történő átadásáról. e) Az előlegként kezelt valuta elszámolásánál jelentkező különbözetek rendezésére a d.) pontban leírt eljárási szabályt kell alkalmazni, ha kiadási többlet miatt további valuta felvétre van szükség. Ha az elszámolásnál visszafizetési különbözet jelentkezik a valuta visszafizetést a kiküldött személyesen vagy megbízottja révén (pl. csoportos utazás esetén) eszközölheti a bankfiók pénztárába. (16) Deviza forintra történő átváltásánál az átváltás időpontjában érvényes deviza vételi árfolyam, valamint a könyvszerinti nyilvántartási érték közötti különbözet árfolyam 17

18 nyereség vagy veszteség (a devizaszámla csökkenési, valamint az előirányzat felhasználási keretszámla jóváírási összege közötti eltérés) melyet egyéb bevétel, vagy egyéb kiadásként kell elszámolni. (17) Egyik deviza másik devizára való átváltásánál az adott deviza pénzügyi tranzakciójára vonatkozó árfolyamot kell alkalmazni: a) az átváltott devizánál, a deviza csökkenését az adott deviza súlyozott középárfolyamon; b) az átváltás utáni új devizánál a deviza növekedését a teljesítéshez érvényes banki deviza középárfolyamon. IV. RÉSZ A KÖNYVVEZETÉS RENDJE 13. Az Egyetem számviteli rendszere (1) Az Egyetem könyvvezetési kötelezettségét a Kormányrendelet 8. (1) bekezdése rögzíti, hogy az államháztartás szervezete a tevékenysége során előforduló vagyoni és pénzügyi helyzetét befolyásoló gazdasági eseményekről a kettős könyvvitel rendszerében módosított teljesítés szemléletű nyilvántartást köteles vezetni és azt az év végével lezárni. (2) Az Egyetem az SAP integrált ügyviteli szoftvert vásárolta meg. Az SAP R/3 4.7 verzióját magas alkalmazási komfort, egyszerű kezelhetőség, rugalmasság, valamint naprakész, vezetői igényeket támogató beszámoló-készítési eljárások jellemzik. A programcsomag egy úgynevezett bázisrendszerből (BC modul) és az erre épülő modulokból áll. (3) A bázisrendszer tartalmazza a teljes adatbázist, a működést biztosító eszközöket, az ABAP fejlesztőkörnyezetet, a teljes irodaautomatizálási rendszert, a Web kezelést és a külső rendszerek kapcsolódását lehetővé tevő interfészeket. A felhasználók a keletkezési helyükön viszik be a rendszerbe az adatokat, és az információ a bevitel pillanatában automatikusan eljut a gazdálkodás valamennyi érintett területére. A rendszer valós idejű működése számos előnyt jelent: Az adatok ilyen módon történő feldolgozása lecsökkenti a papírmunka mennyiségét és a beérkező bizonylatok feldolgozási idejét, így nagy mennyiségű munkaidő szabadul fel, ami gyorsítja az adatok feldolgozását. Az adatok gyorsabb feldolgozása pedig lépéselőnyt jelent a döntéshozók számára. (4) A DE gazdasági folyamatainak az SAP-ban való leképezése a rendszer 6 alrendszerének (moduljának) a bevezetésével valósul meg. Az Egyetemnél vannak olyan speciális igények, amelyek a standard rendszernek nem képezik a részét. Ebben az esetben kap szerepet a rendszerrel együtt szállított 4. generációs fejlesztői környezet, amely segítségével az igényeknek megfelelő módosítások és fejlesztések egyszerűen elkészíthetők. 18

19 14. A modulok főbb feladatai és funkciói (1) A Pénzügyi-és számviteli modul célja nemzeti előírások szerint a számviteli és pénzügyi gazdasági események rögzítése, valamint az intézményekkel és vállalkozásokkal szembeni beszámolási követelményeknek történő megfelelés. Az alrendszer több részből tevődik össze, amelyek egymással szoros integrációban vannak. Az alrendszerhez tartozó főbb komponensek: főkönyvi könyvelések, vevői könyvelések, szállítói könyvelések, bankkönyvelések, pénztárkönyvelések. (2) Az SAP R/3 Public Sector Management moduljának Költségvetés-menedzsment, keretgazdálkodás (KVM) almodulja a vállalat -i gazdálkodástól eltérő költségvetési intézmények gazdálkodásának támogatására, leképezésére használatos speciális modul. Itt történik az intézmények előirányzatainak a módosítása, növekedés-csökkenések kezelése, az átcsoportosítások, az elkülönített alapok tervezése és felhasználásának kezelése, az előirányzatok engedélyezése, a kötelezettségvállalások kezelése, a keretek figyelése, a kötelező adatszolgáltatások információ igényeinek teljesítése. A költségvetési menedzsment a költségvetési előirányzatok, a jóváhagyott költségvetési előirányzatok rögzítésével, az előirányzatok évközi módosításával és az előirányzatok teljesítésének nyomon követésével foglalkozik. (3) Az SAP Eszközgazdálkodás (FI-AM) alrendszere a főkönyvi könyvelés mögött álló eszköz analitikát tartalmazza, de itt valósul meg a beruházások kezelése is. Az eszköz alrendszer az intézmény immateriális javainak, tárgyi eszközeinek, azok tartozékainak a naprakész nyilvántartását biztosítja értékben illetve mennyiségben, azok beszerzésétől kezdve, az aktiváláson, a különböző mozgások könyvelésén és az értékcsökkenés számításon át, az eszközök kivezetéséig vagy nullára íródásáig. (4) A Kontrolling (CO) modul a kiadások és bevételek közgazdasági és funkcionális szempontú kimutatására és elemzésére szolgál. A törvényi előírásoknak megfelelő információk előállítása mellett a modulban megvalósítható a részletesebb, belső intézményi igényeknek megfelelő kiadás és bevétel információk gyűjtése is. (5) Az SAP integrált vállalatirányítási rendszeren belül az Anyaggazdálkodás (MM) modul feladata, hogy kezelje és segítse az anyagszükséglet-tervezéshez, az anyagbeszerzéshez, a készletvezetéshez, a számlaellenőrzéshez és az anyagértékeléshez kapcsolódó feladatokat. Az anyagbeszerzés a beszerzési igény, a beszerzési megrendelések, a keretszerződések létrehozásának folyamatát támogatja. A készletvezetés a készletmódosító folyamatokat (pl. az áru beérkezés, árukiadás) képezi le. Az SAP anyaggazdálkodási moduljában összesen kb. 220 standard kimutatatás létezik, melyek segítségével minden területről pontos és naprakész információk jeleníthetők meg. (6) Az Értékesítési (SD) modul biztosítja a rendszerben a termékek és szolgáltatások értékesítéséhez szükséges funkciókat. A modul a DE szervezeti struktúrájához kötötten tárolja az adatokat, kezeli az üzleti folyamatokat és a szükséges bizonylatok előállítását. 15. Előirányzatok nyilvántartása (1) Az Egyetem a módosított teljesítés szemléletű kettős könyvvitel zárt rendszerében gondoskodik az államháztartási előirányzatok nyilvántartásáról, a változások vezetéséről. 19

20 (2) Az előirányzattal való gazdálkodás szabályai a Gazdálkodási Szabályzatban kerülnek megállapításra. A tervezési egységek esetében az előirányzatok tovább bontása jogosultsági csoportokra saját hatáskörben történik. (3) A féléves, illetve éves beszámoló jelentés elkészítése előtt a Kontrolling Osztály a főkönyvben rögzített előirányzatok összegeit egyezteti a Gazdálkodási Főosztállyal, illetve pénzügyi osztályokkal, valamint a kincstári nyilvántartással. (4) Az államháztartási költségvetésben megtervezett bevételi és kiadási előirányzatok az Egyetem belső költségvetésében kerülnek felosztásra az egyes karok, illetve központi szervezetek, feladatok között. A tervezési egységek gondoskodnak a belső költségvetés szervezeti egységek részére történő lebontásáról. A belső költségvetés előirányzati adatainak nyilvántartása a Gazdasági Igazgatóságok és a Gazdasági Főigazgatóság által vezetett keret rendszerben történik. (5) A szervezetek részére éves, illetve havi működési előirányzat (keret) lebontás történik. A jogosultsági csoporton belüli előirányzat, illetve keret megállapítás, módosítás a Gazdasági Igazgatóságokon és a Gazdasági Főigazgatóságon keresztül történik, a jogosultsági szintek saját hatáskörében. (6) Az előirányzatok felhasználásának követése az SAP rendszeren keresztül történik: a) a főkönyvi modulban tevékenységenként, tovább tagolt 7-es számlákon, a közvetett kiadásokat elszámolása részlegenkénti, egységenként, a 6-os számlák megbontásával, mindkét esetben kiadási nemek szerinti részletezéssel, b) a keret modulban főkeretre, szervezetre, témaszámra történő bontással, jogcímekre történő részletezéssel. (7) A támogatások lebontásának és továbbutalásának az alapját a belső költségvetés, valamint az évközi előirányzat módosulások összegei képezik. A centrumok esetében a hozzájuk tartozó jogosultsági csoportoknak együtt, egy összegben kerül a támogatás leutalása a Gazdálkodási Főosztály részéről a centrumok önálló kincstári számlájára. 16. Kiadások, bevételek elszámolása (1) A kiadások és bevételek elszámolásánál a pénzügyi-számviteli rendszer kialakításával biztosítani kell: a) az egyes tevékenységek (szakfeladatok) elkülönítését, valamint a bevételek és kiadások tevékenységenkénti összemérhetőségét, b) a beszámoló jelentés megfelelő adatokkal történő elkészítését, c) a belső információs igények kielégítését. (2) A főkönyvi rendszerben alkalmazott kiadások, bevételek elszámolására szolgáló számlákat és azok tartalmát, funkcióját az Egyetem Számlarendje tartalmazza. (3) A külső és belső információs igények kiszolgálása céljából a főkönyvi rendszer a bevételi és kiadási előirányzatokat és teljesítéseket alapok szerinti bontásban is megjeleníti. (4) Az alap kialakításánál az intézmény figyelembe veszi: a) a külső információs igényeket, b) a kincstári egyeztethetőséget, c) a gazdálkodás belső információ igényét. 20