AZ ERP BEVEZETÉSEK 10 KRITIKUS PONTJA AVAGY MIT TEHET A SIKERES BEVEZETÉS ÉRDEKÉBEN

Átírás

1 AZ ERP BEVEZETÉSEK 10 KRITIKUS PONTJA AVAGY MIT TEHET A SIKERES BEVEZETÉS ÉRDEKÉBEN

2 A PROJEKT JELENTŐSÉGE Egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének elsődleges célja, hogy megkönnyítse a vállalat működésének áttekintését, ellenőrzését, és segítséget nyújtson a megalapozott üzleti döntések meghozatalához. A vállalat tehát könnyebbséget vár a rendszer használatától és már magától a bevezetéstől is. A folyamat bonyolultságából adódik azonban, hogy számos olyan buktatót rejt magában, amely könnyen a projekt kudarcát okozhatja, ez pedig sokba kerül mindenkinek. MIRE KELL ODAFIGYELNI A VÁLASZTÁS ÉS A BEVEZETÉS SORÁN? 1. Valóban a bevezetés a megoldás? A hazai kis- és középvállalatok meghatározó része rendelkezik valamilyen ügyviteli megoldással, ám nagyon sok vállalat megfontolatlanul, előkészítés nélkül ugrik bele egy rosszul kiválasztott rendszer bevezetésébe. Ne vegyen ERP (vagy ügyviteli) rendszert, ha - nem tudja pontosan meghatározni, hogy milyen problémára keres megoldást - a romló árbevételi vagy üzemei eredmények javulását várja a rendszertől - a gyors növekedés kezelésére nem képes a menedzsment Ha valami nem működik papíron, nem fog működni szoftverrel sem. Ilyenkor nem a bevezetés a megoldás, hanem a problémák átgondolása, esetleg egy tanácsadó megbízása, a folyamatok átszervezése vagy akár a szervezet átalakítása. Akkor vegyen ERP rendszert, ha tudja, mi a probléma, és arra a szoftver nyújt megoldást! 2. Milyen döntések vezetnek a sikeres projekthez? Gondolja át a következőket: Mi a projekt célja? A cél mindig legyen elérhető és mérhető! Milyen fő kritériumok teljesülése esetén nevezi majd egy év múlva sikeresnek a beruházást? Ki lesz a projektvezető az Önök részéről? Az illetőnek legyen megfelelő döntési jogköre! Ki fog még részt venni a projektben? Kinek mi lesz a feladata? Mennyi budget áll rendelkezésre? Legyen olyan tartalék a projektben, ami rendelkezésre áll a váratlan események megfinanszírozására! A szállítónak erről nem kell tudnia. A költségekbe tervezze bele a projektben részt vevők idejét is! Mikor indul a projekt? Mikor akarja a rendszert használatba venni? Melyek azok a rizikó faktorok, amitől a leginkább fél? Érdemes felírni mellé, hogy mit tesznek annak érdekében, hogy ne következzenek be.

3 3. Előkészítés Miután a fenti kérdésekre adott válaszokat átgondolta, és egyeztette a cégen belül, ossza meg azokat a bevezető partnerrel is, hiszen vele együtt kell működnie. Ha visszatart bizonyos, a bevezetés szempontjából fontos információkat, a szállító nem fogja tudni az Ön érdekeit képviselni a projektben. Ha nem egyezteti vele a kritériumokat, akkor könnyen előfordulhat, hogy merőben ellentétes irányban gondolkoznak majd. Biztosítson a cégen belül megfelelő erőforrást a projektre! Ha mindig el kell halasztania a beszállítóval a tárgyalásokat, mert fontosabb dolga van, vagy egy kolléga nem ér rá, halassza el inkább a teljes projektet akkorra, amikor rendelkezésre áll a kellő mennyiségű idő és ember. A döntési jogkörrel rendelkezőknek valóban legyen hatáskörük és idejük a projektben való aktív részvételhez! Lehetőleg kis létszámú csoport döntsön a projekt menetéről! A döntési folyamatra, a szerződéskötésre és a bevezetésre is időt kell hagyni. A bevezetés meghatározó lehet a következő 5-7 évre, éppen ezért biztosítani kell a projekt nagyságának és jelentőségének megfelelő időt rá. Gondolja át, milyen rizikófaktorok merülhetnek fel! Ezzel már egy lépést tett afelé, hogy azokat kiküszöbölje! 4. A szállító szerepe A szállító szerepe még a terméknél is fontosabb, hiszen ő szállítja az alapot a projekt megvalósításához, és hozzájárul annak zökkenőmentes működéséhez. A szállító adja az alapot az építkezéshez. A szállító eszközt és erőforrást biztosít a projekthez. A szállító egyes problémákra javaslatot, alternatívákat tud mutatni tapasztalatából. A szállító segít működtetni és finomhangolni a rendszert. A szállító a társ és az ellenfél az évek hosszú során. Tanulság: A jól megválasztott szállító az egyik kulcs eleme a sikeres projekteknek. Ha ERP rendszer vásárlására szánja el magát, akkor fontos mérlegelnie, hogy mi fontosabb az Ön számára: a termék maga, amit venni szeretne vagy a szállító. Erre a kérdésre rendszerint mindenki azt válaszolja, hogy természetesen mindkettő egyformán fontos, ugyanakkor a kiválasztott termék sikeres bevezetése leginkább a jó Megoldásszállítón múlik. Ennek ellenére a termék kiválasztása során is érdemes odafigyelni jó néhány tényezőre, mivel rengeteg a csapda ezzel kapcsolatban is.

4 5. A termék kiválasztása Ha jó rendszert akar venni, el kell kerülni a sablonos gondolkozást, és nem szabad az ár vagy kinézet alapján dönteni. A legolcsóbb megoldás nem mindig a legjobb, sőt sok esetben többet veszíthet vele, mint amennyit nyer. Ne dőljön be a szép felületnek, hiszen az ergonómia és a szépség nem járnak kéz a kézben, a rendszert pedig napi 8 órában, a hét minden napján használniuk kell. A kiválasztás során legyen az a fontos, hogy milyen tartalom rejtőzik a felszín mögött! Ne vegye meg azt a rendszert, amit az ismerőse ajánlott! Részben mert ő sem szakértő a bevezetésben, részben pedig, mert ami egy helyen működik, az nem biztos, hogy máshol is fog. A régi dolgokat nem feltétlenül kell megtartani. Sokan a régi rendszer funkcionalitását szeretnék viszontlátni az újban, és hosszú funkciólistát adnak le az alapján, amelyet a szállítónak a rendszerbe kell passzírozni. Érdemes átgondolni a szállítóval együtt, hogy valójában mire van szükség, a rendszernek milyen folyamatokat kell kezelnie. Tesztelje a rendszert egy konkrét üzleti folyamat megadásával! Írja le a szállítónak a folyamatot, és kérje meg, hogy mutassa be, hogyan tudja ezt a rendszer kezelni! Ezáltal rávilágíthat mind a rendszer előnyeire és hátrányaira, mind a Megoldásszállító képességeire. 6. A szállító kiválasztása 3-4 szállítónál többet ne versenyeztessen (használjon előszűrést), így kevésbé zavarodik össze, megkönnyíti a döntést, és erőforrást spórol. Ha mégis a több szállító versenyeztetése mellett dönt, akkor érdemes két körös interjút tartani. Annak érdekében, hogy kellő mennyiségű információval rendelkezzen és rálásson a referenciamunkákra is, mindig érdemes a versenyben résztvevő szállítók konzulenseinek önéletrajzát elkérni, és ebből tájékozódni, vagy személyes találkozó keretében beszélgetni a bevezetést végző emberekkel (ehhez persze tudnunk kell a projekt konkrét indulásának időpontját, mert a szállító csak így tudja megmondani a bevezetést végző konzulens nevét). Referencialátogatás alkalmával még világosabb, teljes képet kaphat a vásárolni kívánt termékről, hiszen ekkor élőben láthatja a terméket, valamint információkat is szerezhet a referencia vállalattól és annak alkalmazottaitól. A referencialátogatásnak a fenti előnyök mellett van hátránya is. Hátránya, hogy a szervezetek különbözőek, és minden szervezet más működési elven alapul, ezért funkcionalitásban is különböző rendszert igényelnek. Vagyis megint csak: ami az egyik helyen működik, nem biztos, hogy a másik helyen is fog.

5 7. Módszertan A szállítók gyakorlatának és szakértelmének legfőbb mutatója az általuk használt módszertan. A módszertan lényege, hogy olyan elemekből áll össze, amelyek az eltérő vállalati működések mellett is biztosítják a projekt kiszámíthatóságát és végső eredményét. Ha egy bevezető vállalat nem rendelkezik módszertannal, az szervezetlenségre utal. Ha rendelkezik, az azt tükrözi, hogy a vállalatnak kidolgozott és átgondolt stratégiája van a rendszer bevezetésére vonatkozóan. A jó módszertan a szerződéskötés után is létezik Vagyis a bevezető cég alkalmazza is azt a bevezetés során. elkérhető A bevezető cégnél elérhetőek a korábbi bevezetések dokumentációi, és oda is adják azokat. érthető Ha érthető és áttekinthető a dokumentum, akkor minden valószínűség szerint valóban éles helyzetben íródott. élő, vagyis látható jelei vannak, hogy a megvalósítás során módosult 8. Szállítógyilkos lépések Ha megvan a megfelelő szállító, arra kell törekedni, hogy az együttműködés gördülékeny legyen. Léteznek szállítógyilkos lépések, amelyekkel a vevők állítanak csapdát a szállítónak. Ezeket érdemes elkerülni. Példák: Miután mindkét fél fáradságos munkája eredményeként kiválasztásra került a szállító és a termék, a vevő gyorsan árajánlatot kér az adott termék összes forgalmazójától, hogy biztos lehessen benne, hogy a legjobb árat éri el. Ezzel a lépéssel azonban egyrészt árversenybe kényszeríti a szállítóját (ami gyakran kompromisszumokat feltételez), és semmibe veszi a szállítója addigi munkáját (amelybe az komoly erőforrásokat és időt fektetett). Gyakran előfordul, hogy a vevő a végletekig próbál engedményeket és ígéreteket elérni, azonban cserébe nem ad semmit. Az ERP bevezetés egy kétszereplős folyamat, amelyben mindkét félnek egyaránt részt kell vennie. Ha a szállítótól a határidők betartását követeli, akkor a vevőnek is biztosítania kell a határidőket a saját részéről. Sok cég elhallgatja a speciális igényeit a projekt elején, hogy alacsonyabb árat tudjon kicsikarni, majd a végén megpróbálja a különleges funkciókat és igényeket is belepasszírozni az eredeti projekt kereteibe. A szállítótól ilyen esetben nem várható el, hogy hiányos információk mellett felelősségteljes munkát végezzen.

6 9. Indul a bevezetés A bevezetés elkezdése előtt biztosítani kell a szükséges erőforrásokat és ki kell jelölni egy projektvezetőt. Erre azért van szükség, hogy a bevezetés során a felmerülő problémák esetén minél hamarabb döntést hozhassanak, és mehessen a projekt tovább. Ha valami hiányzik a projekt megvalósításához, akkor le kell állni, nehogy nagyobb buktatók táruljanak elénk. Amit semmiképp ne tegyen, hogy ha már elindította a projekt bevezetést, elhúzza a döntéseket, mivel ez nemcsak a szállítót lassítja, hanem vállalatának érdekeit is rombolja. Ha még létezik olyan kérés vagy igény, amit még valami oknál fogva nem sikerült megosztania a partnerével, akkor ilyenkor még lehetőség van rá, hogy őt is bevonja. Ha teljesen kihagyja, megvan annak az esélye, hogy kellemetlen helyzet áll elő. Ha a szállító nem az igényeinek megfelelően teljesít, és ennek az az oka, hogy nem kapott meg minden szükséges információt, akkor ne kenje rá a felelősséget! Az aláírandó dokumentumokat mindig határidőre olvassa el! Ha még vannak kérdések, valamint ha szeretne a szerződében módosítási javaslatot kérni, ekkor még időben megteheti. Az együttműködés alapkövei ezek a dokumentumok, ezért fontos, hogy a szerepüknek megfelelően kezelje őket. Határozza meg a bevezetés kezdési időpontját, és attól csak a legszükségesebb esetben térjen el! Ha szükséges a halasztás, akkor lehetőleg ne a tárgyalás előtt fél órával módosítsa az időpontot, hiszen ez megbízhatatlanságról tanúskodik. A bevezetés során figyeljen oda a partnerére és a megállapodásban foglaltakra! Nem vezet jóra, ha figyelmen kívül hagyja a partnerét, és nem törődik vele. Az oktatás szerepe Az oktatás a rendszer használatba vételének egyik kritikus pontja. Célravezető, ha az oktatást időben minél közelebb helyezkedik el a bevezetési szakaszhoz. Az oktatás szerkezetére és tartalmára kellő figyelmet kell fordítani, hiszen ennek során kapják meg a felhasználók a rendszerrel kapcsolatos információkat. Ha az oktatás nem megfelelően zajlik, akkor akár az összes eddigi munka kárba veszhet. Ha nem tudják megfelelően használni a rendszert, még egy alapos bevezetés után is elégedetlennek érezheti magát, és rengeteg energiát kell arra fordítania, hogy az aktuális kérdésekkel a szállítót megkeresse. Az oktatáson tehát semmiképpen sem szabad spórolni. Házon belül legalább egy személynek biztosítson teljeskörű oktatást a rendszerrel kapcsolatban, ő a továbbiakban egészében átlátja a rendszert. Az újonnan jött alkalmazottakat oktassák a rendszer használatára, és ne hagyják, hogy saját maguk kísérletezzék ki a rendszer képességeit, mert így elég nagy esélye lesz annak, hogy hiba keletkezik (a nem oktatott alkalmazottak a fizetésükért lényegében hibákat fognak gyártani).

7 10. Karbantartás Soha ne feledje: a projekt leghosszabb része maga a működés, amely 5-7 évig is tarthat. Semmi sem hibátlan: sem a rendszer sem pedig annak felhasználói, a problémákra azonban érdemes minél gyorsabban megtalálni az ideális megoldást. A rendszer üzemeltetése során fontos odafigyelnie arra, hogy az adott rendszer nem egy életre szóló befektetés, és ezért folyamatosan foglalkozni kell vele, hiszen az informatikai piacon napról napra újabb technológiai változtatásokat eszközölnek. Annak érdekében, hogy a rendszere is alkalmazkodni tudjon ezekhez a változtatásokhoz, szüksége lesz egy társra, akihez probléma esetén javításért vagy módosításért tud fordulni. Igen-igen: ez a társ a bevezető partner. Ne feledje, hogy jelenlegi rendszerének is van elévülési ideje, amikor már nem képes kielégíteni az igényeit, főleg ha egy vállalat jelentős növekedésen megy keresztül. Ezért bizonyos idő elteltével érdemes elgondolkodnunk a váltás lehetőségén is. KONKLÚZIÓ Ha felmerül a gondolata annak, hogy ERP rendszert szeretne bevezetni, akkor tervezzen és gondolkodjon előre, hiszen csak így tehet szert a legmegfelelőbb rendszerre! De ami ennél is fontosabb: válasszon olyan Megoldásszállítót, aki választ tud adni a kérdéseire, lebeszéli Önt az esetleges rossz irányról, a fölösleges igényekről, valamint gyors és célratörő megoldást tud nyújtani az elvárásainak megfelelően!