Tájékoztató a takarékszövetkezeti ügyfelek személyes adatainak kezeléséről

Átírás

1 Tájékoztató a takarékszövetkezeti ügyfelek személyes adatainak kezeléséről A Takarékszövetkezet természetes személy ügyfelei személyes adatait a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvényben foglaltak figyelembevételével kezeli. Az ügyfelek adatszolgáltatása részben törvényen, részben az ügyfél hozzájárulásán alapul. Törvényen alapuló adatszolgáltatás: 1. A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló évi CXXXVI. Törvény (a továbbiakban: Pmt.): Az adatkezelés jogalapja: a fent megjelölt törvény Az adatkezelés célja: a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzése és megakadályozása, vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtása Az adatok megőrzésének időtartama: az üzleti kapcsolat megszűnését követő 8 év, egyéb esetben az adatok felvételét követő 8 év. Az adatnyilvántartásba betekintésre jogosultak: az érintett személy, az illetékes ügyintézők, a Takarékszövetkezet vezető állású alkalmazottai, könyvvizsgáló, belső ellenőr, jogi képviselő Az adatkezelés feltételei: a Takarékszövetkezet a személyes adatokat papír alapon valamint a Takarékszövetkezet által használt ügyviteli szoftver által biztosított felületen. Az ügyleti megbízások teljesítésének feltételei, ügyfél azonosítás Az ügyfél azonosítást és az azonosító adatok rögzítését minden a Takarékszövetkezet által végzett pénzügyi szolgáltatás, kiegészítő pénzügyi szolgáltatás és egyéb szolgáltatás keretében el kell végezni a pénzmosás megelőzéséről szóló jogszabály, valamint a Takarékszövetkezet Pénzmosási Szabályzatának rendelkezési szerint. - A Takarékszövetkezet ügyfele, annak meghatalmazottja, a rendelkezésre jogosult, továbbá a képviselő azonosítását és az azonosító adatok rögzítését el kell végezni minden új üzleti kapcsolat létesítésekor. 1

2 - A 3,6 millió forintot elérő vagy meghaladó összegű (forintban vagy devizában, valutában) ügyleti megbízást a Takarékszövetkezet kizárólag olyan ügyféltől, meghatalmazottól, rendelkezésre jogosulttól, továbbá képviselőtől fogadhat el, aki a személyazonosságát igazoló okmányait a Takarékszövetkezet ügyintézője részére bemutatja és akinek azonosítását a Takarékszövetkezet elvégzi. Ezt az előírást alkalmazni kell az egymással ténylegesen összefüggő, több ügyleti megbízás esetén is (1 éven belül). Az azonosítást a fenti összeghatár átlépését előidéző ügyleti megbízás alkalmával kell elvégezni. (pénzváltás esetén az értékhatár ,-Ft és 1 héten belül kell az egymással ténylegesen összefüggő tranzakciókat vizsgálni). - Pénzmosásra utaló adat, tény vagy körülmény felmerülése esetén, amennyiben a fentiek szerinti azonosításra még nem került sor, a Takarékszövetkezet köteles haladéktalanul az ügyfelet, a meghatalmazottat, a rendelkezésre jogosultat, továbbá a képviselőt a fenti értékhatárra tekintet nélkül azonosítani. - Amennyiben az ügyfél azonosító adataiban változás történt, a személyazonosság igazolására alkalmas okmányok alapján azonosítását újra el kell végezni, illetve a változásokat át kell vezetni. - Nem kell az azonosítást ismételten elvégezni, ha az ügyfelet, a meghatalmazottat, a rendelkezésre jogosultat, továbbá a képviselőt egyéb ügylet kapcsán már azonosította és adataiban nem történt változás. Az ügyfél köteles: - A Takarékszövetkezet részére írásbeli nyilatkozatot tenni arra a személyre vonatkozóan, akinek a nevében, javára vagyonkezelési, képviseleti vagy más megállapodás alapján, vagy anélkül eljár (tényleges tulajdonos). A nyilatkozat hiányában a Takarékszövetkezet a szerződéskötést, ügyleti megbízás teljesítését megtagadhatja. - A szerződéses kapcsolat fennállása alatt az ügyfél az azonosítása során megadott adatokban, illetve a tényleges tulajdonos személyét érintően bekövetkezett változásokat a tudomásszerzéstől számított 5 munkanapon belül köteles bejelenteni a Takarékszövetkezet részére. Az Ügyfél azonosítás folyamata: Az ügyfél azonosítás során a Takarékszövetkezet köteles megkövetelni az alábbi azonosságot igazoló okiratok bemutatását: természetes személy: - Személyazonosságot igazoló hatósági igazolvány, lakcímet igazoló hatósági igazolvány, 2

3 - Külföldi természetes személy esetén személyi igazolványa, útlevele, ha az magyarországi tartózkodásra jogosít, tartózkodási jogot igazoló okmánya, vagy a tartózkodásra jogosító okmánya. - egyéni vállalkozó: az egyéni vállalkozói nyilvántartásba vételét igazoló irat, jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezet: a szervezet nevében vagy megbízása alapján eljárni jogosult személy(ek) előző bekezdésben megjelölt okiratai, és ha a szervezet azonosítása még nem történt meg: - cégbírósági bejegyzés vagy bejegyzési kérelem benyújtása - hatósági vagy bírósági nyilvántartásba vétel, nyilvántartásba vétel iránti kérelem benyújtása - külföldi jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezet: saját országának joga szerinti bejegyzése, nyilvántartásba vétele - a nyilvántartásba vételt megelőzően alapító okirat (társasági szerződés) Az ügyfél azonosítás során a Takarékszövetkezet Pmt-ben meghatározott adatokat tartja nyilván, illetve rögzíti. Természetes személy: 1. családi név és utónév (születési név), amennyiben van, házassági név 2. lakcím 3. születési hely és idő 4. állampolgárság 5. anyja születési neve 6. az azonosító okmány típusa és száma 7. külföldi: magyarországi tartózkodási hely és az 1-6. pontokban meghatározott adatok közül az azonosító okmánya alapján megállapítható adatokat. Jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezet: 1. név, rövidített név 2. székhely, fióktelep címe 3. főtevékenysége 4. azonosító okiratának száma 5. képviseletre jogosultak neve, beosztása 6. a kézbesítési megbízott azonosítására alkalmas adatok A pénzügyi műveletre vonatkozó és ahhoz kapcsolódó legfontosabb adatok (teljesítés helye, ideje). 2. A Központi Hitelinformációs Rendszerről (KHR) szóló évi CXXII. törvény Az adatkezelés jogalapja: KHR tv. 5. (2) bek. a központi hitelinformációs rendszernek való adattovábbításról. 3

4 Az adatkezelés célja: a Takarékszövetkezet kockázatvállalásainak minimálisra csökkentése, a hitelkihelyezések biztonsága érdekében az adósok/ készfizető kezesek hitelképességének megállapításához a rendszerbe adatokat szolgáltat, illetve a rendszerből adatokat kér. Nyilvántartás: A rendszernek való adattovábbítás és a rendszerből való adatkérés tényéről a Takarékszövetkezet nyilvántartást köteles vezetni. A központi hitelinformációs rendszer által nyilvántartható adatok köre: 1. Természetes személyekkel kapcsolatban nyilvántartható adatok: 1.1. azonosító adatok: a) név, b) születési név, c) születési idő, hely, d) anyja születési neve, e) személyi igazolvány (útlevél) szám vagy egyéb, a személyazonosság igazolására a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló évi LXVI. törvény szerint alkalmas igazolvány száma, f) lakcím, g) levelezési cím, h) elektronikus levelezési cím A referenciaadat-szolgáltató a pénzügyi szolgáltatásra vonatkozó szerződés, a befektetési hitel nyújtására vonatkozó szerződés, valamint az értékpapírkölcsönzésre vonatkozó szerződés, továbbá a jogszabályban meghatározott hallgatói hitelszerződés (a továbbiakban együtt: az adatszolgáltatás tárgyát képező szerződés) megkötését követően írásban átadja a KHR részére vonatkozó szerződési adatok: a) a szerződés típusa és azonosítója (száma), b) a szerződés megkötésének, lejáratának, megszűnésének időpontja, c) ügyféli minőség (adós, adóstárs) d) a szerződés összege és devizaneme, e) az alábbi feltételek bekövetkezésének időpontja: a szerződő fél fizetési kötelezettségének oly módon nem tesz eleget, hogy a lejárt és meg nem fizetett tartozásának összege meghaladja a késedelembe esés időpontjában érvényes legkisebb összegű havi minimálbért és ezen minimálbérösszeget meghaladó késedelem folyamatosan, több mint kilencven napon keresztül fennállt, f) a feltételek bekövetkezésekor fennálló lejárt és meg nem fizetett tartozás összege, g) a lejárt és meg nem fizetett tartozás megszűnésének módja és időpontja, h) a követelés másik referenciaadat-szolgáltató részére történő átruházására, perre utaló megjegyzés, i) előtörlesztés ténye, ideje, az előtörlesztett összeg és a fennálló tőketartozás összege, pénzneme, j) fennálló tőketartozás összege és pénzneme, 4

5 k) 55 a szerződéses összeg törlesztő részletének összege és devizaneme a szerződés kezdeményezésére vonatkozó adatok: a) az igénylés elutasításának időpontja, indoka, b) okirati bizonyítékok, c) jogerős bírósági határozat száma, az eljáró bíróság megnevezése, a határozat rendelkező részének tartalma. 1.4 a készpénz-helyettesítő fizetési eszköz használatával kapcsolatos adatok: a) a készpénz-helyettesítő fizetési eszköz típusa és azonosítója (száma), b) a letiltás időpontja, c) a letiltott készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel végrehajtott műveletek időpontja, száma, összege, d) a jogosulatlan felhasználások száma, e) az okozott kár összege, f) a bírósági határozat jogerőre emelkedésének időpontja, g) perre utaló megjegyzés. 1.5 Más referenciaadat szolgáltatók részére történő adat átadáshoz történő hozzájárulás megtagadásával kapcsolatos adatok: a) a nyilatkozat kelte (hely, dátum), b) a referenciaadat-szolgáltató azonosító adatai, c) az ügyfél azonosító adatai, d) a hozzájárulás megtagadására utaló megjegyzés. 2. Vállalkozásokkal kapcsolatban nyilvántartható adatok: 2.1 azonosító adatok: a) cégnév, név, b) székhely, c) cégjegyzékszám, egyéni vállalkozói igazolvány/nyilvántartási szám, d) adószám. 2.2 A referenciaadat-szolgáltató a pénzügyi szolgáltatásra vonatkozó szerződés, a befektetési hitel nyújtására vonatkozó szerződés, valamint az értékpapírkölcsönzésre vonatkozó szerződés, továbbá a jogszabályban meghatározott hallgatói hitelszerződés (a továbbiakban együtt: az adatszolgáltatás tárgyát képező szerződés) megkötését követően írásban átadja a KHR részére vonatkozó szerződési adatok: a) a szerződés típusa és azonosítója (száma), b) a szerződés megkötésének, lejáratának, megszűnésének időpontja, c) a szerződés megszűnésének módja, d) a szerződés összege és devizaneme, valamint a törlesztés módja és gyakorisága e) az alábbi feltételek bekövetkezésének időpontja: fizetési kötelezettségének oly módon nem tesz eleget, hogy a lejárt és meg nem fizetett tartozása több mint harminc napon keresztül fennállt, 5

6 f) az előző pontnál említett feltételek bekövetkezésekor fennálló lejárt és meg nem fizetett tartozás összege, g) a lejárt és meg nem fizetett tartozás esedékességének időpontja és összege, h) a lejárt és meg nem fizetett tartozás megszűnésének időpontja és módja, i) a követelés másik referenciaadat-szolgáltató részére történő átruházására, perre utaló megjegyzés, j) előtörlesztés ténye, ideje, az előtörlesztett összeg és a fennálló tőketartozás összege, valamint pénzneme, k) fennálló tőketartozás összege és pénzneme, l) 57 a szerződéses összeg törlesztő részletének összege és devizaneme. 2.3 azon pénzforgalmi számlákkal kapcsolatos adatok, amelyeken sorba állított követeléseket tartottak nyilván: a) a pénzforgalmi számla vezetésére vonatkozó szerződés azonosítója (száma), b) a sorba állított követelések összege és devizaneme, c) a követelések sorba állításának kezdő és megszűnési időpontja, d) perre utaló megjegyzés. 2.4 a készpénz-helyettesítő fizetési eszköz elfogadására irányuló szerződésre vonatkozó adatok: a) a szerződés megkötésének, lejáratának, megszűnésének, felfüggesztésének időpontja, b) perre utaló megjegyzés Az adatok megőrzésének időtartama : A KHR-t kezelő pénzügyi vállalkozás (BISZ Zrt.) - véglegesen törli a referenciaadatot, ha a referenciaadat-szolgáltató nem állapítható meg, vagy ha tudomására jut, hogy a referenciaadat jogellenesen került a KHR-be, - természetes személyekre vonatkozóan az adatszolgáltatás tárgyát képező szerződésből eredő késedelmes tartozás teljesítése esetén a késedelmes tartozás teljesítésétől számított egy év elteltével haladéktalanul és vissza nem állítható módon törli az 1.2. e) pont miatt átadott referenciaadatot. Amennyiben nem az ügyfél rendezi tartozását a lezárástól számított öt évig kezeli az adatokat a BISZ Zrt., - természtes személlyel kötött szerződés megszűnését követő napon törli, vagy amennyiben nyilatkozott a szerződés megszűnését követő adattárolásról, akkor a referenciaadatokat öt évig kezeli. Az öt év letelte után, illetve a további adatkezeléshez való hozzájárulás visszavonása esetén a KHR-t kezelő pénzügyi vállalkozás a referenciaadatokat véglegesen és vissza nem állítható módon törli. - vállalkozásokkal kötött szerződések megszűnését követően, valamint a 2.3., és 2.4. pont miatti adatszolgáltatások esetében is 5 évig tárolja az adatokat Az adatnyilvántartásba betekintésre jogosultak: - az érintett személy, aki adat-betekintési jogát a vele szerződő referenciaadatszolgáltatón keresztül gyakorolhatja, - további referenciaadat-szolgáltató. 6

7 Az adatkezelés feltételei: a Takarékszövetkezet a rendszer részére szolgáltatott adatokat az ügyfél hozzájárulásával kezeli és adja át a referenciaadatszolgáltatónak. 3. Felhatalmazáson alapuló adatszolgáltatás: Vannak olyan személyes, az ügyletkötés előfeltételét képező és egyben banktitoknak minősülő adatok - pl: hitelügyletnél, egyéb kockázatvállalásnál a kötelezettektől bekért jövedelemigazolások, adóbevallások, tulajdonjog igazolására vonatkozó okiratok, közüzemi számlák, stb. - melyek megadását a Takarékszövetkezet vonatkozó üzletszabályzatai írják elő és megadásuk az ügyfél hozzájárulásán (nem törvényi előíráson) alapul. Banktitok: Banktitok minden olyan, az egyes ügyfelekről a pénzügyi intézmény rendelkezésére álló tény, információ, megoldás vagy adat, amely ügyfél személyére, adataira, vagyoni helyzetére, üzleti tevékenységére, gazdálkodására, tulajdonosi, üzleti kapcsolataira, valamint a pénzügyi intézmény által vezetett számlájának egyenlegére, forgalmára, továbbá a pénzügyi intézménnyel kötött szerződéseire vonatkozik. Az adatvédelmi törvény 2.. értelmező rendelkezéseinek 6. pontja szerint a hozzájárulás az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, félreérthetetlen beleegyezése a rá vonatkozó személyes adatok kezeléséhez, amely megfelelő tájékoztatáson alapul. Az ügyfél hozzájárulása megtörténik a kért adatok, tények igazolásául szolgáló okiratok Takarékszövetkezet részére való önkéntes átadásával, ha azok különleges adatot nem tartalmaznak (pl: faji eredet, vallás, politikai vélemény, nemzeti és etnikai hovatartozás, érdekképviseleti szervezeti tagság, stb). A hozzájárulásnak nem feltétele az írásbeli forma, ugyanis az adatvédelmi törvény 3.. (7) bekezdése csupán lehetőséget biztosít arra, hogy az érintett a hozzájárulását az adatkezelővel írásban megkötött szerződés keretében is megadhassa a szerződésben foglaltak teljesítése céljából. Tehát a hozzájárulás történhet ráutaló magatartással. Az adatkezelés jogalapja: az ügyfél önkéntes hozzájárulása Az adatkezelés célja: ügyletkötés, pénzügyi szolgáltatások nyújtása Az adatok megőrzésének időtartama: az üzleti kapcsolat megszűnését követő 5 év. Az adatnyilvántartásba betekintésre jogosultak: - az ügyfél (érintett személy), vagy az a személy, akit az ügyfél, vagy törvényes képviselője közokiratban vagy teljes bizonyító erejű magánokiratban felhatalmazott, az adatkört pontosan meghatározva - a Takarékszövetkezet részéről: az illetékes ügyintézők, a Takarékszövetkezet vezető állású alkalmazottai, könyvvizsgáló, belső ellenőr, jogi képviselő 7

8 - a Hpt aiban meghatározott személyek, szervek a banktitok sérelme nélkül Az adatkezelés feltételei: a Takarékszövetkezet a személyes adatokat papíron valamint a Takarékszövetkezet által használt ügyviteli szoftver által biztosított felületen. 4. Az érintett személy adatkezeléssel kapcsolatos jogai, jogorvoslati lehetőségek: Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével adatainak törlését. A Takarékszövetkezet az érintett személy kérésére a legrövidebb időn belül, legfeljebb 30 napon belül írásban köteles a tájékoztatást megadni. A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos területre vonatkozóan tájékoztatási kérelmet még nem nyújtott be. Egyéb esetben az adatszolgáltatás díjköteles. A tájékoztatás törvényben meghatározott esetekben megtagadható (állambiztonsági érdekből, bűnmegelőzési és bűnüldözési érdekből, állami -önkormányzati pénzügyi érdekből, az érintett vagy mások jogainak védelme érdekében). A felvilágosítás megtagadásának okát közölni kell. Adatok törlése: a személyes adatot törölni kell, ha kezelése jogellenes, az érintett kéri, hiányos vagy téves (kivéve a jogszabályok által elrendelt adatkezeléseket), az adatkezelés célja megszűnt, az adattárolás törvényben meghatározott ideje lejárt, bíróság vagy az adatvédelmi biztos elrendelte. Tiltakozási jog: Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a) a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el; b) a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; c) a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi. A Takarékszövetkezet - az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével - a tiltakozást köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatni. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő köteles az adatkezelést - beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is - megszüntetni és az adatokat zárolni, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekről értesíteni mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében. Amennyiben az érintett a meghozott döntéssel nem ért egyet, az ellen - annak közlésétől számított 30 napon belül - bírósághoz fordulhat. 8

9 A Takarékszövetkezet az érintett adatát nem törölheti, ha az adatkezelést törvény rendelte el. Az adat azonban nem továbbítható az adatátvevő részére, ha az adatkezelő egyetértett a tiltakozással, illetőleg a bíróság a tiltakozás jogosságát megállapította. Bírósági jogérvényesítés: Az érintett a jogainak megsértése esetén, valamint az adatátvevő az adatkezelő Takarékszövetkezet ellen bírósághoz fordulhat. A perre az adatkezelő Takarékszövetkezet székhelye szerinti bíróság az illetékes. A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye (tartózkodási helye) szerinti bíróság előtt is megindítható. Kártérítés: Az adatkezelő Takarékszövetkezet az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy a technikai adatvédelem követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt köteles megtéríteni. Az érintettel szemben a Takarékszövetkezet felel az adatfeldolgozó által okozott kárért is. A Takarékszövetkezet mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy a kárt az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Nem kell megtéríteni a kárt annyiban, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott. Rónasági Takarékszövetkezet 9