Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának

Átírás

1 Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzatát az alábbiak szerint adom ki a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (a továbbiakban: Ötv.) 38. (1) bekezdésében, az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) 88. (1) bekezdésében kapott felhatalmazás, továbbá az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kormányrendelet) 20. -ában foglaltak alapján, figyelemmel az Ötv. 10. g) pontjára, a Képviselı-testület és szervei Szervezeti és Mőködési Szabályzatáról szóló 1/2010. (II. 1.) rendelet (a továbbiakban: SZMSZ) ára, valamint Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének a Polgármesteri Hivatal Alapító Okirata módosításáról és egységes szerkezetbe foglalásáról szóló 274/2009. (V. 28.) öh. számú határozatára tekintettel. I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A hivatal elnevezése: 2. A hivatal székhelye: Hajdúsámson Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala 3. A hivatal levelezési címe: 4. A hivatal elérhetıségei: Hajdúsámson, Szabadság tér 5. Levélcím: Hajdúsámson, Szabadság tér 5. Postafiók: Hajdúsámson, Postafiók 25. Telefon: központi: 52/ , polgármester: 52/ , jogi és szervezési iroda 52/ , pénzügyi gazdasági iroda: 52/ , igazgatási és hatósági iroda: 52/ , szociális és gyámügyi iroda: 52/ , városfejlesztési és mőszaki iroda: 52/ , Fax: 52/

2 címek: Honlapjai: A polgármesteri hivatal fontosabb azonosítói: Adószáma: Törzsszáma: KSH azonosító: Bankszámlavezetı pénzintézete: OTP Bank Rt. Észak-alföldi Régió Igazgatósága Bankszámla számai: Elszámolási számla: Építményadó számla: Magánsz.komm.adója: Vállalk.komm.adója: Iparőzési adó besz.szla: Bírság számla: Késedelmi pótlék szla: CKÖ alszámla: Idegen bevételek szla: Állami hozzájárulások: Bérlak.ért.lebony.szla: Hs.Város Polg.Hiv.: Termıföld bérbead.: Egyéb bevét.beszed.: Gépjármőadó beszed.: A polgármesteri hivatal jogszabályban meghatározott közfeladata: A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 38. (1) bekezdése alapján az önkormányzat mőködésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat lát el. 2

3 7. Szakágazati besorolása: Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 8. Alaptevékenysége: január 1. napjától: Tevékenység típusa alaptevékenység Szakfeladat száma és szakfeladat megnevezése Lakó- és nem lakóépület építése Út, autópálya építése Folyadék szállítására szolgáló közmő építése M.n.s. egyéb szárazföldi személyszállítás Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása Saját tulajdonú ingatlan adásvétele Lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Önkormányzati jogalkotás Országgyőlési képviselıválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek Önkormányzati képviselıválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek Országos, települési és területi kisebbségi önkormányzati választásokhoz kapcsolódó tevékenységek Európai parlamenti képviselıválasztáshoz kapcsolódó tevékenységek Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Települési kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége Adó, illeték, kiszabása, beszedése, adóellenırzés Nemzeti ünnepek programjai Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények Területpolitikai támogatások és tevékenységek Közlekedés fejlesztésének támogatása Hírközlés fejlesztésének támogatása Információs társadalom fejlesztésének támogatása Turizmus fejlesztésének támogatása Önkormányzatok közbeszerzési eljárásainak lebonyolításával összefüggı szolgáltatások Közvilágítás Város-, községgazdálkodási m.n.s. szolgáltatások Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai Központi költségvetési befizetések Közterület rendjének fenntartása Óvodai nevelés intézményeinek, programjainak komplex támogatása 3

4 Alapfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatás Szociális ösztöndíjak Háziorvosi alapellátás Háziorvosi ügyeleti ellátás Járóbetegek gyógyító szakellátása Fogorvosi alapellátás Család- és nıvédelmi egészségügyi gondozás Ifjúság-egészségügyi gondozás Bentlakás nélküli szociális ellátások komplex támogatása Idısek, fogyatékosok bentlakás nélküli szociális ellátásainak komplex támogatása Önkormányzati szociális támogatások finanszírozása Rendszeres szociális segély Idıskorúak járadéka Lakásfenntartási támogatás normatív alapon Helyi rendszeres lakásfenntartási támogatás Ápolási díj alanyi jogon Ápolási díj méltányossági alapon Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátás Kiegészítı gyermekvédelmi támogatás Óvodáztatási támogatás Helyi eseti lakásfenntartási támogatás Átmeneti segély Temetési segély Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás Mozgáskorlátozottak közlekedési támogatása Egyéb önkormányzati eseti pénzbeli ellátások Közgyógyellátás Köztemetés Otthonteremtési támogatás Gyermektartásdíj megelılegezése Önkormányzatok által nyújtott lakástámogatás Munkáltatók által nyújtott lakástámogatások Fizikai és információs akadálymentesítést segítı programok, támogatások Civil szervezetek mőködési támogatása Civil szervezetek program- és egyéb támogatása Közcélú foglalkoztatás Közhasznú foglalkoztatás Közmunka Egyházak közösségi és hitéleti tevékenységének támogatása Egyéb m.n.s. közösségi, társadalmi tevékenységek támogatása Kulturális mősorok, rendezvények, kiállítások szervezése Sportlétesítmények mőködtetése és fejlesztése Sportteljesítmények elismerése, járadékok, 4

5 ösztöndíjak Bölcsıdei ellátás Gyermekjóléti szolgáltatás Családsegítés Kisegítı tevékenység Vállalkozási tevékenység Folyóirat, idıszaki kiadvány kiadása Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 9. A polgármesteri hivatal illetékességi területe: Hajdúsámson város közigazgatási területe 10. Irányító és szakmai felügyeleti szervének neve, székhelye: 11. A költségvetési szerv besorolása: a) a tevékenység jellege alapján: b) a feladatellátáshoz kapcsolódó funkció szerint: 12. Alapító okiratának száma, kelte: 13. A tevékenységek forrásai: 14. A Hivatal képviselete: Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete Hajdúsámson, Szabadság tér 5. közhatalmi feladatokat ellátó költségvetési szerv önállóan mőködı és gazdálkodó költségvetési szerv 274/2009. (V. 28.) öh. sz. határozat A hivatal tevékenységének feltételeit az Ötv aiban, valamint a Kormányrendelet 8. - ában nevesített forrásokból teremti meg. A hivatal feladatai ellátáshoz hazai és uniós források igénybevételére is törekszik pályázatokon való részvétel útján. Az Ötv. 9. (1) bekezdés értelmében a Képviselıtestületet a polgármester képviseli. A hivatal képviseletére a jegyzı jogosult, távollétében az aljegyzı, illetve az általuk írásban meghatalmazott köztisztviselı. A jogi képviseletet egyedi meghatalmazás alapján jogi végzettségő köztisztviselık, ügyvédek, ügyvédi irodák látják el. 5

6 15. Az önkormányzat tevékenységét meghatározó legfontosabb jogszabályok: évi XX. tv. a Magyar Köztársaság Alkotmánya, évi IV. tv. a házasságról, a családról és a gyámságról évi IV. tv. a Polgári Törvénykönyvrıl évi I. tv. a közúti közlekedésrıl évi XXXIV. tv. az országgyőlési képviselık választásáról évi LXIV. tv. a helyi önkormányzati képviselık és polgármesterek választásáról évi LXV. tv. a helyi önkormányzatokról évi C. tv. a helyi adókról évi XX. tv. a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségő szervek feladat- és hatásköreirıl évi XXII. tv. a Munka Törvénykönyvérıl évi XXIII. tv. a köztisztviselık jogállásáról évi XXXIII. tv. a közalkalmazottak jogállásáról évi XXXVIII. tv. az államháztartásról évi LXIII. tv. a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról évi III. tv. a szociális igazgatásról és a szociális ellátásokról évi LXXVII. tv. a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól évi LXXVIII. tv. a lakások és helyiségek bérletére, valamint az elidegenítésükre vonatkozó egyes szabályokról évi LXXIX. tv. a közoktatásról évi XCIII. tv. a munkavédelemrıl évi LIII. tv. a bírósági végrehajtásról évi LIII. tv. a környezet védelmének általános szabályairól évi LXVI. tv. a közokiratokról, a közlevéltárakról és magánlevéltári anyag védelmérıl évi CXVII. tv. a személyi jövedelemadóról évi XXI. tv. a területfejlesztésrıl és a területrendezésrıl évi XXXI. tv. a tőz elleni védekezésrıl, a mőszaki mentésrıl és a tőzoltóságról évi XXXVII. Tv a polgári védelemrıl évi XXXI tv. a gyermekek védelmérıl és a gyámügyi igazgatásról évi LXXVIII. tv. az épített környezet alakításáról és védelmérıl évi C. tv. a választási eljárásról évi CXL. tv. a muzeális intézményekrıl, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közmővelıdésrıl évi CXXXV. tv. a helyi önkormányzatok társulásairól és együttmőködésérıl évi LXIX. tv. a szabálysértésekrıl évi XCLV. tv. a sportról évi C. tv. a számvitelrıl évi XCII. tv. az adózás rendjérıl évi CXXIX tv. a közbeszerzésekrıl évi CXL tv. a közigazgatási hatósági eljárások és szolgáltatások általános szabályairól évi XC. tv. az elektronikus információszabadságról évi CLXIV. tv. a kereskedelemrıl évi IV. tv. a gazdasági társaságokról 6

7 2006. évi XLIX. tv. a lobbi tevékenységrıl évi LII. tv. a polgárırségrıl évi CXXVII. tv. az általános forgalmi adóról 29/1993. (II. 17.) Korm. rendelet a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások térítési díjáról 20/1995. (III.03.) Korm. rendelet a kisebbségi önkormányzatok költségvetésének, gazdálkodásának, vagyonjuttatásának egyes kérdéseirıl 4/1997. (I.22.) Korm. rendelet az üzletek mőködésérıl és a belkereskedelmi tevékenység folytatásának feltételeirıl 149/1997. (IX.10.) Korm. rendelet a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl 218/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az egyes szabálysértésekrıl 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 133/2007. (VI.13.) Korm. rendelet az üzletek mőködésének rendjérıl, valamint az egyes üzlet nélkül folytatható kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeirıl 38/1998. (IX.04.) BM rendelet a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról, a Magyar Köztársaság tárgyévi költségvetésérıl szóló törvények, önkormányzati rendeletek, továbbá a Magyar Köztársaság Európai Unióban való tagságából adódóan egyes, közvetlenül hatályos elsıdleges és másodlagos közösségi jogforrások. 7

8 II. A HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE, MŐKÖDÉSI RENDJE 1. A hivatal irányítása 1. A polgármester A polgármester a Képviselı-testület döntése szerint és saját önkormányzati jogkörében a jegyzı útján irányítja a Hivatalt (Ötv. 35. (2) bek., SZMSZ ). A polgármester a) a jegyzı javaslatainak figyelembevételével meghatározza a hivatal feladatait az Önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában (Ötv. 35. (2) bek. a) pont), b) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja (Ötv. 35. (2) bek. b) pont), c) a jegyzı javaslatára elıterjesztést nyújt be a képviselı-testületnek a hivatal belsı szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására (Ötv. 35. (2) bek. c) pont), d) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét (Ötv. 35. (2) bek. d) pont), e) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a jegyzı és az önkormányzati intézményvezetık tekintetében (Ötv. 35. (2) bek. e) pont), f) felelıs az önkormányzat gazdálkodásának szabályszerőségéért (Ötv. 90. (1) bek.), g) irányítja az alpolgármestereket feladataik ellátásában, összehangolja tevékenységüket h) biztosítja a hivatalra háruló legfontosabb feladatoknak vezetıi vagy apparátusi értekezleten való megtárgyalását. 2. Az alpolgármesterek a) A képviselı-testület - saját tagjai közül a polgármester javaslatára, titkos szavazással - a polgármester helyettesítésére, munkájának segítésére két fı társadalmi megbízatású alpolgármestert választ (Ötv. 34. (1) bek., SZMSZ 116. (1) bek.). b) Az alpolgármesterek a polgármester által meghatározott területen segítik a polgármestert, felelısséggel a képviselı-testületnek tartoznak. (Ötv. 34. (2) bek., SZMSZ 116. (2 bek.). c) Az alpolgármesterek együttmőködnek a polgármesterrel az önkormányzat képviseletében, a bizottságok munkájának összehangolásában, a hivatal önkormányzati feladatai felügyeletének ellátásában. Közremőködnek a képviselı-testület olyan napirendi pontjainak elıkészítésében és a határozatok végrehajtásában, amelyek a polgármester által meghatározott feladatkörükkel összefüggenek. d) A polgármester távollétében, tartós akadályoztatása esetén az alpolgármesterek közül a polgármester által kijelölt alpolgármester látja el a polgármester valamennyi feladatát, gyakorolja hatásköreit. 8

9 2. A hivatal vezetése 1. A hivatal vezetıjének kinevezési rendje A képviselı-testület pályázat útján a jogszabályban megállapított képesítési követelményeknek megfelelı jegyzıt nevez ki határozatlan idıre (Ötv. 36. (1) bek., a köztisztviselık jogállásáról szóló évi XXIII. tv. (a továbbiakban: Ktv.) 8. alapján. (SZMSZ 117. (1) bek.). 2. A jegyzı A jegyzı a polgármester irányításával vezeti a hivatalt, szervezi feladatai ellátását. Az irodák tevékenységét irodavezetık útján irányítja (Ötv. 36. (2) bek.). A jegyzı a) gondoskodik az önkormányzat mőködésével kapcsolatos feladatok ellátásáról (Ötv. 36. (2) bek. a) pont), b) felügyel a hivatal tevékenységének törvényességére, ennek körében - ellenırzi a hivatal hatósági tevékenységét, - szükség esetén funkcionális, eseti és célvizsgálatot rendel el, c) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét (Ötv. 36. (2) bek. b) pont), d) gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselıi tekintetében. A kinevezéshez, vezetıi megbízáshoz, felmentéshez, a vezetıi megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a polgármester által meghatározott körben a polgármester egyetértése szükséges (Ötv. 36. (2) bek. b) pont). e) döntésre elıkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket (Ötv. 36. (2) bek. c) pont), f) dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át (Ötv. 36. (2) bek. d) pont), g) a polgármester irányításával gondoskodik a képviselı-testület - üléseinek idıben történı elıkészítésérıl, - elé kerülı elıterjesztések elızetes bizottsági véleményeztetésérıl, - ülésein jegyzıkönyv vezetésérıl, - ülésenként kétszeri névsorolvasás megtartásáról, - döntéseinek az érdekeltekhez történı megküldésérıl (SZMSZ 118. ), h) felelıs a képviselı-testületi elıterjesztések és határozati javaslatok jogi véleményezéséért (SZMSZ 50. ), i) gondoskodik a képviselı-testület bizottságai üléseinek elıkészítésérıl, megszervezésérıl, felvilágosítás megadásáról (SZMSZ 81. ), j) tanácskozási joggal vesz részt a képviselı-testület, a képviselı-testület bizottságainak ülésén (Ötv. 36. (2) bek. e) pont, SZMSZ 118. ), k) közremőködik az önkormányzat rendeleteinek kidolgozásában, gondoskodik a rendeletek kihirdetésérıl, ill. közzétételérıl (SZMSZ 59., 118. ), l) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben (Ötv. 36. (2) bek. f) pont), m) tájékoztatja a képviselı-testületet a hivatal munkájáról, feladatai végrehajtásáról, (SZMSZ 118. (2) bek.), 9

10 n) gondoskodik az önkormányzati rendeletek hatályosságáról, jogszabályváltozás esetén jelzi a módosítás szükségességét, általánosságban gondoskodik azok folyamatos felülvizsgálatáról, az SZMSZ mellékleteinek, függelékeinek folyamatos, naprakész vezetésérıl, o) kikéri a kisebbségi és településrészi önkormányzatok, érdekképviseleti szervek véleményét az ıket érintı kérdésben, p) Kialakítja és mőködteti a belsı kontrollrendszert, amelynek keretében köteles a hivatal minden szintjén érvényesülı és megfelelı - kontrollkörnyezetet, - kockázatkezelési rendszert, - kontroll tevékenységeket, - információs és kommunikációs rendszert, - monitoring rendszert kialakítani és mőködtetni. 3. Az aljegyzı A képviselı-testület a jegyzı javaslatára a jegyzıre vonatkozó szabályok szerint aljegyzıt nevez ki határozatlan idıre a jegyzı helyettesítésére, a jegyzı által meghatározott feladatok ellátására (Ötv. 36. (1) bek., Ktv. 8. ). A jegyzı távollétében, tartós akadályoztatása esetén az aljegyzı látja el a jegyzı valamennyi feladatát, gyakorolja hatásköreit. 4. A belsı szervezeti egységek vezetıi A hivatal belsı szervezeti egységeinek (irodáinak) élén az irodavezetı állnak. Az irodavezetıt a jegyzı a polgármester egyetértésével kizárólag jogszabályban meghatározott felsıfokú iskolai végzettséggel, közigazgatási szakvizsgával, vagy azzal egyenértékő képesítéssel rendelkezı köztisztviselık közül határozatlan idıre bíz meg. Az irodavezetı feladatai: a) felelıs a szervezeti egység munkájáért, annak szakirányú, jogszerő mőködéséért, b) gondoskodik a szervezeti egység feladatjegyzékének, valamint a munkaköri leírások elkészítésérıl és naprakészen tartásáról, c) felelıs a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata területét érintı mellékleteinek naprakészen tartásáért, d) elvégzi a teljesítményértékelésekkel, minısítéssel kapcsolatban rábízott feladatokat, e) felelıs a szervezeti egység feladatkörébe tartozó, illetve esetenként rábízott feladatok döntés-elıkészítéséért és határidıben történı végrehajtásáért, f) gyakorolja a polgármester és a jegyzı által meghatározott körben a kiadmányozási jogot, g) elıkészíti a feladatköréhez tartozó testületi elıterjesztéseket, részt vesz a képviselı-testület ülésén, h) köteles részt venni meghívás alapján, vagy a szervezeti egységet érintı napirend tárgyalásakor a bizottsági üléseken, akadályoztatása esetén helyettesítésrıl gondoskodni, i) közremőködik az intézmények irányításával kapcsolatos döntések, intézkedések elıkészítésében, a végrehajtás megszervezésében, 10

11 j) gyakorolja átruházott jogkörben a szervezeti egység köztisztviselıi tekintetében az egyéb munkáltatói jogokat, k) köteles a vezetése alatt mőködı szervezeti egység tevékenységérıl naprakész információval rendelkezni, az irodát érintı gazdálkodási feladatokat figyelemmel kísérni, tapasztalatairól a tisztségviselıket tájékoztatni, l) gondoskodik a vezetése alatt mőködı szervezeti egységben az ügyfélfogadási és munkarend betartásáról, m) felelıs a szervezeti egységek közötti folyamatos tájékoztatásért, információáramlásért, az egységes hivatal munkáját elısegítı, az egyes szervezeti egységek együttmőködését biztosító kapcsolattartásért. 5. Az ügyintézı feladata: a) az államigazgatási ügyek érdemi döntésre való elıkészítése, ill. ilyen irányú felhatalmazás esetén a kiadmányozása, b) szakértelemmel foglalkozik a rábízott területtel összefüggı valamennyi kérdéssel, felelıs a saját tevékenységéért és munkaterületén a törvényesség betartásáért, c) a munkaköri leírásban részére megállapított, ill. a vezetıje által kiadott feladatokat a kapott utasítások és határidık figyelembevételével végzi, d) felelıs a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata területét érintı mellékleteinek módosításáért. e) az eljáró ügyintézık ügykörükben kötelesek más irodák ügyintézıivel együttmőködni, egyeztetni, az egyeztetés megtörténtét az ügyiratokban dokumentálni. 6. Az ügykezelı feladata: a) gondoskodik az adminisztrációs feladatok ellátásáról, az ügyiratok átvételérıl, iktatásáról, a kiadmánytervezeteknek az ügyintézı útmutatása szerinti gépelésérıl, sokszorosításáról, továbbításáról, b) ellátja mindazokat a nem érdemi jellegő feladatokat, amelyekkel a vezetıje megbízza. 7. A munkaszerzıdéssel foglalkoztatott alkalmazott feladata: a) biztosítja a hivatal napi mőködését, b) ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a vezetıje megbízza. A hivatal valamennyi munkavállalója munkája során köteles a Magyar Köztársaság Alkotmányát, alkotmányos jogszabályait megtartani. Az állami és szolgálati titkot megırizni. Hivatali kötelességét részrehajlás nélkül, lelkiismeretesen, becsületesen, a jogszabályoknak megfelelıen, pontosan, etikusan, az emberi méltóságot feltétlenül tiszteletben tartva, a legjobb tudása szerint a nemzet és Hajdúsámson Város Önkormányzata érdekeinek szolgálatával teljesíteni. A hivatalban és azon kívül példamutatóan viselkedni. 11

12 8. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség: Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekrıl szóló évi CLII. törvény 4. -a alapján a vagyonnyilatkozat átadására, nyilvántartására, a vagyonnyilatkozatban foglalt személyes adatok védelmére vonatkozó szabályokról, a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel kapcsolatos eljárásról, továbbá a kötelezettek körére vonatkozóan külön Szabályzat rendelkezik. 3. A hivatal belsı tagozódása 1. A képviselı-testület döntése értelmében a hivatal az alábbi szervezeti egységekre (irodákra) tagozódik: A. Jogi és Szervezési Iroda (6 státusz) = 1 státusz irodavezetı munkakör; (testületek mőködésével, egészségügyi alapellátással, intézmény irányítással, választásokkal kapcsolatos feladatkörök) = 1 státusz jogász munkakör; (jogi, szervezési feladatkörök) = 1 státusz számítógépes ügyintézı munkakör; (fogyasztóvédelmi ügyintézıi feladatkör) = 1 státusz ipari és belkereskedelmi ügyintézı; = 1 státusz személyügyi ügyintézı munkakör; = 1 státusz közoktatási szociális ügyintézı munkakör; (intézmény kt. mikrot.társ. ügyintézı feladatkör) B. Pénzügyi-Gazdasági Iroda (9 státusz) = 1 státusz irodavezetı munkakör; = 1 státusz költségvetési beruházási ügyintézıi munkakör; = 1 státusz költségvetési pályázati ügyintézıi munkakör; = 1 státusz költségvetési ügyintézıi munkakör; = 1 státusz pénzügyi ügyintézıi munkakör (banki utalások); = 1 státusz pénzügyi számviteli ügyintézıi munkakör (köt.váll. nyilvánt.); = 1 státusz pénzügyi gazdasági ügyintézı (tárgyi eszköz nyilvánt.); = 1 státusz számviteli ügyintézı (fıkönyvi könyvelı); = 1 státusz pénztáros; C. Igazgatási és Hatósági Iroda (12 státusz) = 1 státusz irodavezetı munkakör; (egyéb jogi feladatkör) = 4 státusz adóügyi ügyintézıi munkakör; = 2 státusz igazgatási ügyintézı munkakör; = 2 státusz építéshatósági ügyintézıi munkakör = 3 státusz számítógépes ügyintézıi munkakör (iktatás, irattározási feladatok, e-közzétételi feladatok) 12

13 D. Szociális és Gyámügyi Iroda (6 státusz) = 1 státusz irodavezetı munkakör; (gyermekvédelmi gyámügyi feladatkör) = 5 státusz szociálpolitikai ügyintézıi munkakör E. Városfejlesztési és Mőszaki Iroda (5 státusz) = 1 státusz irodavezetı munkakör; = 2 státusz mőszaki ügyintézı = 1 státusz városüzemeltetési ügyintézıi munkakör; (katasztrófavédelmi ügyintézıi feladatkör) = 1 státusz pályázati referens munkakör. 2. Az irodák egymással mellérendeltségi viszonyban állnak és kötelesek együttmőködni a feladatok végrehajtásában. 3. Az irodák kötelesek belsı munkarendjüket számon kérhetı módon kialakítani, így különösen a) féléves munkatervet készíteni, b) nyilvántartani az irodán dolgozók munkaköri leírását, c) szabályozni az irodai értekezletek rendjét, d) az irodavezetıi ellenırzés, számonkérés módját, gyakoriságát, a munkafegyelem biztosítását, ellenırzését az erre vonatkozó utasítások szerint, e) információáramlás mikéntjét. 4. A hivatal mőködési rendje 1. A polgármesteri hivatal munkarendje: Hétfı: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek: 7,30 16,00 óráig 7,30 16,00 óráig 7,30 16,00 óráig 7,30 16,00 óráig 7,30 13,30 óráig A köztisztviselık heti munkaideje: 40 óra, részére a munkaidın belül a munkavégzés megszakításával, kivéve a pénteki napot, amikor a munkaidı végén napi 30 perc munkaközi szünetet kell biztosítani. 13

14 2. Az ügyfélfogadás rendje: Hétfı: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek: 8,00 12,00 óráig 8,00 12,00 óráig 8,00 12,00 óráig, és 13,00 18,00 óráig nincs ügyfélfogadás 8,00 12,00 óráig A szerdai napon meghosszabbított ügyfélfogadást végzı köztisztviselı részére szabadidı jár. A polgármester fogadó órája: Hétfı: Az alpolgármesterek fogadó órája: Szerda: A jegyzı fogadó órája: Kedd: 8,00 12,00 óráig 8,00 12,00 óráig 8,00 12,00 óráig 3. Az igazgatási szünet A hivatal minden évben a július hónap utolsó két hete és augusztus hónap elsı két hete által meghatározott idıszakon belül 10 egymást követı munkanapon, valamint a karácsonyi ünnepeket megelızı/magába foglaló hét és december 31. napja között meghatározott idıszakon belül legfeljebb 5 egymás után következı munkanapon igazgatási szünetet tart, mely alatt a szabadságot ki kell adni illetve ki kell venni. Az igazgatási szünet alatt a hivatal zárva tart, az elıre nem látható halaszthatatlan ügyek (pl.: halálozások anyakönyvezése, katasztrófa-helyzet bekövetkezése stb.) bejelentésére jegyzıi hatáskörben megállapított módon ügyeletet kell biztosítani. A jegyzı, hogy az igazgatási szünet idıszakára vonatkozón a Magyar Posta illetékes szervével megállapodást köt a postai küldemények kezelése tárgyában. Az igazgatási szünetnek a fent megjelölt idıszakokon belüli mindenkori kezdı és befejezı idıpontját a jegyzı a Ktv. 41/A (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás szerint munkáltatói jogkörben határozza meg. Az igazgatási szünet részletes szabályait jegyzıi utasítás tartalmazza. Az igazgatási szünet idıtartamáról valamint a lakosságot ezzel kapcsolatban érintı információkról a lakosságot helyben szokásos módon tájékoztatni kell. Az igazgatási szünetrıl sajtó útján tájékoztatni kell a társhatóságokat is. 14

15 III. A HIVATAL FELADATAI 1. A hivatal feladatai általában 1. A hivatal mőködésével köteles elısegíteni a) a törvényesség betartását, b) a képviselı-testület rendeleteinek és határozatainak végrehajtását, c) az állampolgári jogok érvényesülését, d) az Európai Uniós elıírások betartását. 2. A hivatalnak az ügyintézés során törekednie kell: a) az anyagi és az eljárási jogszabályok maradéktalan érvényre juttatására, b) a hatékony és gyors ügyintézésre, az ügyintézési határidık betartására, c) az ügyintézés színvonalának emelésére, az ügyintézés jogszabályi kereteken belüli egyszerősítésére, d) az ügyfelek részére a szükséges felvilágosítást szóban és írásban kulturáltan megadni, e) a gyakrabban elıforduló államigazgatási ügyekben az ügyfelek tájékoztatását írásban is (szórólapok segítségével) biztosítani, f) a jogok érvényesülésének elısegítésére, a kötelezettségek teljesítésének elımozdítására, valamint az állampolgári fegyelem megszilárdítására. 3. A hivatal információáramlásának biztosítása érdekében szükséges feladatok: a) A képviselı-testületi üléseken részt kell vennie a polgármesternek, alpolgármestereknek, a jegyzınek, az aljegyzınek, az irodavezetıknek, az ıket érintı napirendnél a fıépítésznek, a személyzeti vezetınek, a belsı ellenırnek, az elıterjesztés készítıjének, a technikai feladatokat ellátó személynek. b) Évenként legalább két alkalommal apparátusi értekezletet kell tartani, melynek keretében az elmúlt idıszak tevékenységét értékelni kell és az elkövetkezendı idıszak fıbb feladatait meg kell határozni. c) Negyedévenként legalább egy alkalommal irodánként munkaértekezlet tartása kötelezı, ahová az illetékes tisztségviselıt is meg kell hívni. d) Hetente egy alkalommal vezetıi értekezletet kell tartani, - az operatív feladatok meghatározására és végrehajtására, instrukciók adása, - a feladatok teljesítésének számonkérése céljából, melyen részt kell venni = a tisztségviselıknek, = az irodavezetıknek. A vezetıi értekezletrıl írásban emlékeztetıt kell készíteni a feladat, a határidı, valamint a felelıs megnevezésével. Az emlékeztetı készítése a titkársági ügyintézı feladata, akadályoztatása esetén köteles helyettesrıl gondoskodni. e) Annak érdekében, hogy az irodák munkájáról a tisztségviselık részletes tájékoztatást kapjanak, minden irodavezetı a képviselı-testületi ülést megelızı hét csütörtök óráig részletes jelentést köteles készíteni az elızı képviselı-testületi ülés óta eltelt idıszakban tett intézkedésekrıl. A jelentésnek ki kell térnie a költségvetési felhasználásra, a képviselıtestületi ülésen felvetıdött problémák megoldására, valamint a képviselı-testületi határozatok 15

16 végrehajtása érdekében tett intézkedésekre, valamint az önkormányzati honlapon történı adatváltozásokra is 4. A polgármesteri hivatal iratkezelési szabályai a) A polgármesteri hivatalnál az iratkezelés a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelıen központi iratkezelési formában (egyetlen helyen történik az iktatás valamennyi mozzanata a szociális és gyámügyi iroda kivételével, de belsı szervezeti egységek számához igazodva külön-külön iktatókönyvben) elektronikus módon. b) Az egységes és szabályszerő ügyirat-kezelési gyakorlatot a jegyzı felügyeli. A jegyzıt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén az aljegyzı helyettesíti. c) A jegyzı felelıs: 1.) az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerőségéért és a feladatoknak megfelelı célszerőségéért, 2.) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért, 3.) az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenırzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért, 4.) az iratkezelést végzı, vagy azért felelıs személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért, 5.) az iratok szakszerő és biztonságos megırzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és mőködtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért, 6.) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítıkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók, stb.) biztosításáért, 7.) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külsı és belsı név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, 8.) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott mőködéséért, 9.) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintı feladatokért. d) A jegyzı az önkormányzat által üzemeltetett informatikai rendszer vonatkozásában meghatározza az üzemeltetéssel és ellenırzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli a számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért általánosan felelıs személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelıs személyt, valamint kijelöli azt a szervezeti egységet (vagy dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítésérıl és felügyeletérıl. e) A jegyzı a polgármesteri hivatal közérdekő adatok közzétételi kötelezettsége teljesítésének szabályairól külön szabályzatban rendelkezik. a közérdekő adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjérıl külön szabályzatban rendelkezik. 5. Hivatalos bélyegzık használata a) A hivatali bélyegzı arra szolgál, hogy az iratok valódiságát, hivatalos voltát tanúsítsa. b) A bélyegzık használata: - Hajdúsámson Város Polgármestere feliratú, állami címerrel ellátott körbélyegzı használatára a polgármester jogosult. - Hajdúsámson Város Jegyzıje feliratú, állami címerrel ellátott körbélyegzı használatára a jegyzı jogosult. 16

17 - Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatal (számozással) feliratú, állami címerrel ellátott körbélyegzıt a saját feladatkörében kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányokon lehet használni. - Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete feliratú, állami címerrel ellátott körbélyegzıt a képviselı-testület hatáskörébe tartozó ügyek kiadmányozásakor lehet használni. - Hajdúsámson Város Önkormányzata feliratú, Hajdúsámson Város címerével ellátott körbélyegzıt okleveleken, protokoll jellegő megállapodásokon, stb. lehet használni. c) A polgármesteri hivatal hivatalos körbélyegzıinek megrendelésérıl a jegyzı gondoskodik a Pénzügyi - Gazdasági Irodán keresztül. d) A bélyegzı használója anyagi, fegyelmi és büntetıjogi felelısséggel tartozik a bélyegzı jogszerő használatáért, ırzéséért. e) A bélyegzıkrıl a Pénzügyi Gazdasági Iroda nyilvántartást vezet. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzı lenyomatát, az átvétel-átadás idıpontját, az átvevı aláírását. Ha megszőnik a bélyegzıt kezelı dolgozó jogviszonya, a bélyegzı visszaadását a nyilvántartáson igazolni kell. f) Az elhasználódott, megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzıt a Pénzügyi Gazdasági Irodának vissza kell adni, ahol az jegyzıkönyv felvétele mellett megsemmisítésre kerül. A jegyzıkönyvet a nyilvántartás mellékleteként meg kell ırizni. 6. A kiadmányozás rendje a) A polgármesteri hatáskörbe tartozó valamint a jegyzıi hatáskörbe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét a Kiadmányozás rendjérıl szóló Szabályzat tartalmazza. b) Kiadmányozás esetén az aláírás formája a következı:.(név) jegyzı, polgármester megbízásából: sk. aláírás irodavezetı/ügyintézı neve beosztása 2. A hivatal feladatai a képviselı-testülettel kapcsolatban A hivatal köteles: a) a képviselı-testület rendeleteit, határozatait végrehajtani, b) az ügykörüket érintı képviselı-testületi elıterjesztéseket elkészíteni, c) az önkormányzati képviselık interpellációit kivizsgálni és azokra az erre vonatkozó szabályok szerint választ adni (Ötv. 19. (2) bek. a) pont), d) az önkormányzati képviselınek a munkájához szükséges tájékoztatást és ügyviteli közremőködést biztosítani (Ötv. 19. (2) bek. e) pont), e) az önkormányzati képviselı közérdekő bejelentésére 15 napon belül érdemi választ adni (Ötv. 19. (2) bek. e) pont, 34. ). 17

18 3. A hivatal feladatai a képviselı-testület bizottságainak, valamint a településrészi önkormányzatok mőködésével kapcsolatban A hivatal köteles: a) a képviselı-testület által meghatározott illetékes bizottság véleményét kikérni a képviselıtestületi elıterjesztésekkel kapcsolatban, b) a bizottság mőködéséhez szükséges tájékoztatást megadni, c) a képviselı-testület bizottságai mőködésének ügyviteli feladatait ellátni, a technikai és adminisztratív igényeket kielégíteni (Ötv. 29. ), d) a bizottság üléseirıl jegyzıkönyvet, nyilvántartást vezetni. 4. A hivatal feladatai a kisebbségi önkormányzattal kapcsolatban 1. A Nek a alapján a hivatal a Szervezeti és Mőködési Szabályzatában meghatározott módon köteles a kisebbségi önkormányzat munkáját segíteni. 2. A Nek. 59. (1) bekezdés szerint a kisebbségi önkormányzat feladat- és hatásköre ellátásához szükséges a helyi önkormányzat tulajdonában lévı vagyont a helyi kisebbségi önkormányzat használatába kell átadni. 3. Az Áht. 66., 68. (3) bekezdése szerint a települési önkormányzat és a kisebbségi önkormányzat együttmőködésük szabályait megállapodásban rögzítik. 4. A hivatal a megállapodásban foglaltak szerint biztosítja a helyi kisebbségi önkormányzat testületi mőködésének feltételeit és ellátja az ezzel kapcsolatos teendıket, így különösen a kisebbségi önkormányzat testületi mőködésének rendjéhez igazodó helyiséghasználatot, a posta, kézbesítési, gépelési, sokszorosítási feladatok ellátását, ideértve az ezzel járó költségek viselését is. 5. A megállapodás értelmében a hivatal Jogi és Szervezési Irodája segíti a kisebbségi önkormányzatot az ügyviteli feladataik ellátásában, a pénzügyi vonatkozású kérdésekben a Pénzügyi Gazdasági Iroda biztosítja a szakszerő és jogszerő mőködést. 6. A törvényi kötelezettségnek eleget téve a kisebbségi önkormányzat a hivatal Szabadság tér 5. szám alatti helyiségében került elhelyezésre, melynek üzemeltetésével kapcsolatos költségeket a telefonhasználat kivételével a hivatal viseli. 5. A hivatal és a civil szervezetek, állampolgárok kapcsolata 1. Az Ötv. 2. (1) bekezdés szerint a helyi önkormányzat érvényre juttatja a népfelség elvét, helyi közügyekben demokratikus módon, széleskörő nyilvánosságot teremtve kifejezi és megvalósítja a helyi közakaratot. 18

19 2. A települési önkormányzat a feladatai körében támogatja a lakosság önszervezıdı közösségeinek a tevékenységét, együttmőködik e közösségekkel (Ötv. 8. (5) bekezdés). 3. A polgármester együttmőködik a különbözı társadalmi, egyházi szervezetekkel, a lakosság önszervezıdı közösségeivel, valamint a városban mőködı vállalatokkal, vállalkozókkal. Ezek vezetıitıl jogszabályban elıírt körben tájékoztatást kérhet, ill. tájékoztatja ıket az önkormányzat fejlesztéseinek jelentısebb kérdéseirıl, velük együttmőködési megállapodásokat kezdeményezhet. 4. A képviselı-testület évente a jogszabályban meghatározottak szerint elıre meghirdetett idıpontban közmeghallgatást tart, amelyen az állampolgárok és a helyben érdekelt szervezetek képviselıi közérdekő kérdést és javaslatot tehetnek (Ötv. 13., SZMSZ ). 5. Az Ötv.-ben és az SZMSZ-ben meghatározott feladatok végrehajtása a hivatal feladata. Az állampolgárok és civil szervezetek a lakossági fórumokon, közmeghallgatásokon szerezhetnek tudomást a hivatal munkájáról. 6. A lakosság tájékoztatását szolgálja az ingyenesen terjesztett Sámsoni Hírlap, valamint az önkormányzat honlapja és közigazgatási portálja is. 7. A fórumok elıtt a Jogi és Szervezési Iroda gondoskodik az állampolgárok tájékoztatásáról, az egyéni választókerületekben lévı, hirdetıtáblákra kihelyezett, intézményekhez, valamint a helyi televíziókhoz eljuttatott meghívók segítségével. 6. Az érdekképviseleti szervezet mőködése a hivatalon belül 1. A hivatal munkavállalóinak joga, hogy gazdasági és társadalmi érdekeik érvényesítése, védelme érdekében hivatalosan elismert érdekképviseleti szervezetekbe belépjenek, illetve annak tagjai legyenek. 2. A hivatalon belül a hivatalos érdekképviseleti szervezetek a mindenkor érvényes jogszabályoknak megfelelıen mőködhetnek, és épülhetnek be a hivatal vezetési és mőködési folyamataiba. 3. A hivatal vezetıje köteles mindazon kérdések megtárgyalásába és a döntéshozatalba bevonni az érdekképviseleti szervek illetékes vezetıit vagy megbízott képviselıit, amelyekre a vonatkozó jogszabályok, szabályzatok vagy utasítások elıírásokat tartalmaznak. 7. Az utasítás és az ellenırzési jogok gyakorlásának szabályozása 1. A vezetıket (jegyzı és irodavezetık) utasítási és ellenırzési jog illeti meg a szervezetileg közvetlenül hozzájuk tartozó vezetık és beosztott munkatársak felett. 19

20 Az utasítás teljesítésénél figyelemmel kell lenni a köztisztviselık jogállásáról szóló évi XXIII. tv a (3)-(4) bekezdéseiben foglaltakra. 2. Az utasítási jogot a feladatköri és hatásköri munkamegosztás alapján a szervezet vezetıi közvetlenül gyakorolják. A kiadott utasítások írásbeliek és szóbeliek lehetnek. 3. Az írott formában megjelenı utasítások legfontosabb formái a jegyzıi, polgármesteri utasítások - melyek a hivatali mőködés kiemelt fontosságú feladataira vonatkozó elıírásokat, valamint a tevékenységi folyamatok szabályozását tartalmazzák. Ugyancsak jegyzıi utasítások intézkednek az esetenként létrehozott munkacsoportok munkájának feladatköri és hatásköri szabályozására. 4. A polgármesteri és jegyzıi utasításokat évente kezdıdı, folyamatos sorszámozással, egységes jelölést alkalmazva kell kiadni. Az utasítások nyilvántartásáról a Jogi és Szervezési Iroda köteles gondoskodni. 5. Az írott utasítások másik formája a végrehajtási utasítás, melyet a végrehajtási feladatkör és hatáskör szerint illetékes irodavezetı a jegyzı ellenjegyzésével ír alá. A végrehajtási utasítások a szervezeti mőködés jelentısebb ügyrendi feladatainak rendjére, valamint az ügyvitelhez kapcsolódó feladatköri és hatásköri munkamegosztásra vonatkozó szabályozást tartalmazzák. 6. A fentebb részletezett írásos utasításokon kívül az utasítási rendszer részét képezik mindazok a belsı szabályzatok, intézkedési tervek, programok, amelyek a Hivatal valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára nézve kötelezı érvénnyel bírnak. 7. A szabályozás alapelve az, hogy minden vezetıt és irányítással megbízott munkatársat ellenırzési jog illet meg, illetve kötelezettség terhel mindazon utasítások, jogszabályi elıírások végrehajtásának ellenırzésében, amelyek ellátására utasítást adtak vagy kaptak. 8. A mőködési folyamatokhoz kapcsolódó (folyamatba épített) ellenırzési feladatok munkamegosztását a belsı szabályzatok és a munkaköri leírások tartalmazzák. 9. További általános szabály, hogy minden vezetıt és irányítással megbízott beosztott munkatársat azonnali jelentési kötelezettség terhel mindazon esetekben, amikor az általuk irányított munka végzésében a tervezetthez képest olyan változás/eltérés keletkezik, amely - veszélyezteti a feladatnak az utasításban, tervben meghatározott tartalmú, szakmai színvonalú, eredményességő vagy határidejő végrehajtását, - megakadályozza a párhuzamosan végzett, vagy a sorrend szerint következı munkafolyamatok tervszerő indítását vagy folyamatos ellátását, továbbá - gátolja az együttmőködési munkakapcsolatok programszerőségét, hatékonyságát. 10. A szervezeti egységek vezetıi és az irányítással megbízott beosztott munkatársak az ellenırzési jogot - az általános jelentési kötelezettség szabályainak betartása mellett - közvetlenül gyakorolják. 11. A hivatalt érintı külsı ellenırzések esetében (a polgármesterrel történı elızetes egyeztetés alapján) a jegyzı dönt az ellenırzés megindításának szervezési feladatairól, jelöli ki az ellenırzésben résztvevı szervezeti egységeket, illetve bízza meg a résztvevı személyeket. A külsı szervek által végzett ellenırzésben résztvevı hivatali szervezeti 20

21 egységek és személyek kötelezı feladata az ellenırzést végzı szervezetek/személyek munkájának következetes támogatása, az ellenırzéshez szükséges adatok rendelkezésre adása, a hibák és hiányosságok feltárásában való közremőködés, valamint az ellenırzés helyzetérıl szóló folyamatos belsı tájékoztatás ellátása. 8. A hivatal államigazgatási feladatai 1. A hivatal köteles a képviselı-testület, a polgármester és a jegyzı államigazgatási, hatósági hatásköreit a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény és a vonatkozó anyagi jogszabályok elıírásainak megfelelıen elıkészíteni, gyakorolni, kiadmányozni. 2. A hivatal ügyintézıi kötelesek a) ügyfélfogadási idıben az ügyfeleket fogadni, b) az ügyintézı akadályoztatása esetén helyettesítésrıl gondoskodni, c) az ügyfelek által személyesen, vagy szóban elıadott kérelmet jegyzıkönyvbe foglalni, iktatásra továbbítani, d) az ügyiratokat az Iratkezelési Szabályzat szerint kezelni, e) a tevékenységük gyakorlására kiható jogszabályi változásokat folyamatosan figyelemmel kísérni. 1. Igazgatási és Hatósági Iroda A. Adóigazgatási feladatok: 9. Az egyes irodák feladatai 1. Ellátja Hajdúsámson város közigazgatási területén a Jegyzı hatáskörébe utalt adók, adók módjára behajtandó köztartozások megállapításával, nyilvántartásával, beszedésével, kezelésével, adóellenırzésével, hatósági bizonyítványok kiadásával, valamint az információs szolgáltatással kapcsolatosan elıírt feladatokat. 2. Ellátja a helyi adókkal, (a talajterhelési díjjal) és a termıföld bérbeadásából származó jövedelemadóval kapcsolatos Jegyzıi feladatokat. 3. Törlésre elıkészíti a köztartozást elévülés vagy behajthatatlanság címén. 4. Az adózó kérelmére adóigazolást állít ki. 5. Vagyoni bizonyítványt állít ki. 6. Adó- és értékbizonyítványt állít ki. 7. Ellátja az adóügyi számítógépes program helyi felügyeletét. 8. Elvégzi a lefoglalt, elkobzott és talált tárgyak értékesítését vagy megsemmisítését. 9. Ellátja a gépjármőadóval kapcsolatos Jegyzıi hatáskörbe tartozó feladatokat. 10. Vezeti a szükséges nyilvántartásokat, kimutatást és beszámolót készít az információ-szolgáltatás meghatározott rendje keretében. 11. Évente tájékoztatja az adózókat az önkormányzati adóhatóságnál vezetett számláik állásáról. 21

22 B. Általános igazgatási feladatok: 1. Intézi az állatok védelmével, tartásával és az állatok nyilvántartásával kapcsolatos hatósági ügyeket. 2. Intézi a jegyzı kereskedelmi igazgatás feladatait. 3. Hatósági nyilvántartást vezet a falusi turisztikai szolgáltatókról, magán szállásadókról. 4. Nyilvántartásba veszi a vásárt rendezıket, illetve a piacfenntartókat. 5. Hatósági nyilvántartást vezet az ingatlanközvetítıkrıl. 6. Ellenırzi az egyéni vállalkozók jogszabályszerő és a vállalkozói igazolványnak megfelelı mőködését a hajdúsámsoni székhelyen illetve telephelyeken, kivizsgálja az ezekkel kapcsolatos közérdekő bejelentéseket, javaslatokat, panaszokat. 7. Kiadja a hatósági bizonyítványokat. 8. Ellátja a mezıgazdasággal, növényvédelemmel, állategészségüggyel kapcsolatos jegyzıi és önkormányzati feladatokat. 9. Szervezi az ebek veszettség elleni kötelezı védıoltását, vezeti a nyilvántartást. 10. Közremőködik a vadkár ügyekben, a felek közös kérelmére kijelöli a szakértıt, az egyezséget jegyzıkönyvbe foglalja. 11. Kiadja a tolmács és szakfordítói igazolványokat, azokról nyilvántartást vezet. 12. Engedélyezi az árutermelı gyümölcsös telepítését. 13. Értesíti a Földhivatalt a földhasznosítási kötelezettség elmulasztásáról. 14. Kezeli a talált tárgyakat. B/1. Anyakönyvi és hagyatéki feladatok: 1. Ellátja az anyakönyvi ügyintézés hatósági és egyes szolgáltatási feladatait. 2. Közremőködik a házasságkötéseknél és névadóknál. 3. Intézi az állampolgársági ügyeket, valamint a névváltoztatási kérelmeket. 4. Átvezeti az anyakönyvi alapbejegyzéseket, valamint az utólagos bejegyzésekbıl és kijavításokból eredı adatváltozásokat a személyi adat-és lakcímnyilvántartáson. 5. Intézi a hagyatéki, póthagyatéki ügyeket. 6. Elvégzi a kiskorú örökösök, a gondnokoltak és gyámság alá helyezettek ingó és ingatlan vagyonának leltározását. B/2. Szabálysértési feladatok: 1. Intézi a szabálysértési ügyeket. 2. Intézi a birtokvitás ügyeket. 3. Lefolytatja az önkényesen elfoglalt lakás kiürítésével kapcsolatos bizonyítási eljárást, döntést hoz. 4. Elkészíti a szabálysértési ügyintézés éves statisztikai jelentését. 5. Havonta összegzi az eljárások során felmerülı költségigényeket. 6. Ellátja a szabálysértési bírságok közérdekő munkára történı átváltásával kapcsolatos feladatokat. 7. Intézkedik a jogszabályban erre feljogosított szervek által kiszabott helyszíni bírság végrehajtása iránt. C. Építéshatósági feladatok: 1. Ellátja az építésügyi hatósági feladatokat 2. Eljár az elvi építési-, az építési-, a bontási-, a rendeltetés-módosítási-, a használatbavételi- és fennmaradási engedélyezési eljárásokban, továbbá az ezekkel 22

23 összefüggı ellenırzési és kötelezési ügyekben, valamint a külön jogszabályban meghatározott építésügyi hatósági kötelezésekben. 3. Építéshatósági ellenırzéseket tart. 4. Kiszabja az építésügyi bírságot, szabálysértési eljárást kezdeményez. 5. Ellenırzi az építési munkák végzését, az építmények állapotát, rendeltetésszerő használatát. 6. Feladata az engedély nélkül és az engedélytıl eltérı módon végzett építési munkák megelızése, felkutatása. 7. Az újonnan kialakított telkek beépítésekor meghatározza a házszámokat. 8. Kivizsgálja az építésrendészeti bejelentéseket. 9. A hatáskörébe nem tartozó építmények engedélyezésére irányuló, jogszabályokban meghatározott eljárásokban szakhatóságként mőködik közre. 10. Vezeti az építésügyi hatósági nyilvántartásokat. 11. Ellátja a Polgármester és a Jegyzı hatáskörébe utalt zaj- és rezgésvédelmi, valamint levegıtisztaság-védelmi környezetvédelmi feladatokat 12. Kezdeményezi az újonnan kialakított közterület elnevezését, illetve azok megváltoztatását és megszüntetését. 13. Véleményezi a helyi építési szabályzatot és a településrendezési terveket. 14. Szakhatóságként jár el a külön jogszabályban meghatározott üzletek mőködési engedélyének és telepengedélyek kiadása során. 15. Gondoskodik az építésügyi nyilvántartások vezetésérıl. 16. Éves jelentéseket készít a nyilvántartások adataiból. D. Ügyiratkezelési, közzétételi, informatikai feladatok: 1. Ellátja a hivatal informatikai feladatait. 2. Kezeli a hivatal központi irattárát 3. Figyelemmel kíséri a számítástechnikai berendezések és programok üzemszerő mőködését, javaslatot tesz azok fejlesztésére. 4. Közremőködik a hivatalban alkalmazott rendszerek felügyeleti feladatainak ellátásában, az állomány feltöltésében, gondoskodik egyes hibaelhárítási feladatok végrehajtásáról. 5. Biztosítja a számítástechnikai eszközök alkalmazáshoz szükséges oktatást, a hivatalon belül a jogtiszta szoftver használatot. Javaslatot dolgoz ki a hivatal köztisztviselıinek számítástechnikai továbbképzésére. 6. Elkészíti a hivatal számítástechnikai fejlesztési terveit, gondoskodik azok végrehajtásához szükséges rendszertervek kidolgozásáról. 7. Közremőködik az éves fejlesztési ütemhez szükséges költségvetés tervezésében. 8. Biztosítja a testületi ülések lebonyolításának számítástechnikai feltételeit, egyéb technikai eszközeit. 9. Figyelemmel kíséri az önkormányzat honlapjának üzemeltetését és folyamatos karbantartását, kapcsolatot tart az üzemeltetıvel. 10. Koordinálja az elektronikus közigazgatási szolgáltatások nyújtásának feltételeit biztosító folyamatokat. 11. Szakmailag elıkészíti az informatikai szabályzatokat. 12. Gondoskodik a hirdetmények helyben szokásos módon történı közzétételérıl (hirdetıtáblán történı kifüggesztés, elektronikus úton történı közzététel). 13. Elkészíti a szakrendszeri adatbázisokban tárolt alapján a statisztikai kimutatásokat, nyilvántartásokat. 14. Ellátja a hivatal postabontással, központi érkeztetéssel kapcsolatos feladatait, kezeli a központi irattárat. 23