Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Közgyűlésének április 27-i rendes ülésére beterjesztett anyagok I./A kötet

Átírás

1 Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Közgyűlésének április 27-i rendes ülésére beterjesztett anyagok I./A kötet M E G H Í V Ó...2 Tárgy: Bizottsági ülések időpontjáról tájékoztatás...4 Beszámoló a Belső Ellenőrzés évi tevékenységéről...5 Hódmezővásárhely - Szikáncs Településrészi Önkormányzat éves beszámolója...52 A lakáscélú helyi támogatásról szóló 2/1994.(01.17.) Kgy. sz. rendelet módosítása...61 A köztisztaság és a településtisztaság fenntartásáról, a települési szilárd hulladékkal kapcsolatos hulladékkezelési helyi közszolgáltatásról szóló 46/2001.(12.18.) Kgy. sz. rendelet módosításáról.65 Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Önkormányzatának és Szerveinek Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 52/2006.(11.10.) Kgy. sz. rendelet módosításáról...74

2 I/A kötet 2. oldal HÓDMEZŐVÁSÁRHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS POILGÁRMESTERI HIVATAL POLGÁRMESTERÉTŐL Iktatószám: A /2007. M E G H Í V Ó Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Közgyűlésének rendes ülését összehívom április 27-én, reggel, 8 00 órára Helye: Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal I/6. (Díszterem) óráig: napirend előtti felszólalások, interpellációk, tájékoztató a két ülés között történt eseményekről. A rendes ülés fő napirendi pontjai: 1.) Városi kitüntetések adományozására javaslat Előadó: Városstratégiai Iroda Oktatási, Ifjúsági és Sport Csoport Véleményezésre: valamennyi bizottságnak 2.) Önkormányzati társaságok mérlegbeszámolóinak elfogadása Előadó: Érintett társaságok vezetői Véleményezésre: valamennyi bizottságnak 3.) Beszámoló a Belső Ellenőrzés I. negyedévi tevékenységéről Előadó: Jegyző Véleményezésre: valamennyi bizottságnak 4.) Beszámoló Hódmezővásárhely-Szikáncs Településrészi Önkormányzat tevékenységéről Előadó: Fekete Ferenc képviselő, Hódmezővásárhely-Szikáncs Településrészi Önkormányzat elnöke Véleményezésre: valamennyi bizottságnak 5.) Zsigmondy Béla Víziközműveket Üzemeltető Zrt. beszámolója Előadó: Érintett társaság vezetője Véleményezésre: valamennyi bizottságnak

3 I/A kötet 3. oldal 6.) Tájékoztató Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város közlekedésének helyzetéről Előadó: Kalocsai Géza Közlekedési, Mezőgazdasági és Környezetvédelmi Tanácsadó Testület elnöke és a Városfejlesztési és Üzemeltetési Iroda Véleményezésre: valamennyi bizottságnak 7.) Egyebek Hódmezővásárhely, április 12. Tisztelettel: Dr. Lázár János polgármester országgyűlési képviselő

4 I/A kötet 4. oldal Iktatószám: /2007. Tárgy: Bizottsági ülések időpontjáról tájékoztatás Tisztelt Cím! Tájékoztatom, hogy Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Közgyűlésének bizottságai az alábbiak szerint tartják üléseiket: Pénzügyi és Gazdasági Bizottság ülése: április 23. (hétfő) óra Polgármesteri Hivatal I/6. (Díszterem) Egészségügyi és Szociális Bizottság ülése: április 23. (hétfő) óra Polgármesteri Hivatal I/6. (Díszterem) Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottság ülése: április 23. (hétfő) óra Polgármesteri Hivatal I/6. (Díszterem) Városüzemeltetési, Környezetvédelmi és Mezőgazdasági Bizottság ülése: április 24. (kedd) 8 00 óra Polgármesteri Hivatal I/6. (Díszterem) Városfejlesztési, Vállalkozásfejlesztési és Informatikai Bizottság ülése: április 24. (kedd) óra Polgármesteri Hivatal I/6. (Díszterem) Ügyrendi és Mandátumvizsgáló Bizottság ülése: április 24. (kedd) óra Polgármesteri Hivatal I/6. (Díszterem) Hódmezővásárhely, április 17. Tisztelettel: Dr. Korsós Ágnes jegyző

5 I/A kötet 5. oldal Iktatószám: Címzett: Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Közgyűlése Tárgy: Beszámoló a Belső Ellenőrzés évi tevékenységéről Az anyagot készítette: Belső Ellenőrzés Az anyagot látta: Dr. Korsós Ágnes jegyző Véleményezésre megküldve: Valamennyi Bizottságnak Sokszorosításra érkezett: Napirend kapcsán meghívandó személyek:

6 I/A kötet 6. oldal Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Polgármesterétől Iktatószám:../2007. Tárgy: Beszámoló a Belső Ellenőrzés évi tevékenységéről Mell.: Erzsébet Kórház 2oo6. évi belső ellenőri jelentése, határozati javaslat Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Közgyűlésének Helyben Tisztelt Közgyűlés! Az Önkormányzat intézményi belső ellenőrzési feladatainak elvégzéséről szóló beszámoltatás rendje az elmúlt közel három év alatt kialakult és annak gyakorlata véleményem szerint bevált. A negyedéves beszámolók sorába azonban egy új rendelkezés, a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. módosításáról szóló évi XCII. tv. 4. /10/ bekezdésében előírtak szerint évente be kell építeni összefoglaló ellenőrzési jelentést is, amelyet a polgármester terjeszt a képviselő-testület elé a zárszámadási rendelettervezet benyújtásakor. A belső ellenőrzés szakterületét érintő új jogszabály alapján a Tisztelt Közgyűlés elé terjesztem a Belső Ellenőrzés évről szóló tevékenységének beszámolóját a már megtárgyalt és elfogadott négy negyedévi jelentés adatainak egybefoglalásával, amelyet az Erzsébet Kórház - Rendelőintézet évi belső ellenőrzési tevékenységéről szóló jelentéssel egészítek ki. Kérem a Tisztelt Képviselőtestületet, hogy az előterjesztést megvitatni, majd elfogadni szíveskedjék. Hódmezővásárhely, április 27. Tisztelettel: Dr. Lázár János sk. polgármester országgyűlési képviselő

7 I/A kötet 7. oldal HÓDMEZŐVÁSÁRHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATAL BELSŐ ELLENŐRZÉS év I. és II. negyedéve során befejezett, illetve lezárt belső ellenőrzések: 1. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának január havi rovancsa 2. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának február havi rovancsa 3. A Városellátóés Beszerzési Kht. gépjárműparkjának üzemeltetési gyakorlatáról 4. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának március havi rovancsa A Kovács-Küry Időskorúak Otthona és a Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóság évi pénzmaradvány kimutatásainak ellenőrzése 7. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának április havi rovancsa 8-9. A HÓDFÓ Szociális Foglalkoztató, valamint az Erzsébet Kórház és Rendelőintézet évi pénzmaradványának ellenőrzése 10. Az Eötvös József Szakközépiskola és részben önálló intézményei (nyolc szervezeti egység) évi pénzmaradvány kimutatásainak ellenőrzése 11. A Hód-Strand Sport és Fürdőszolgáltató Kft soronkívüli szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzése 12. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának május havi rovancsa 13. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának június havi rovancsa 14. Az Okmányiroda iratkezelési gyakorlatának soronkívüli ellenőrzéséről A felsorolt belső ellenőrzési feladataink elvégzése során levont következtetések, valamint a szükségesnek tartott intézkedésekre vonatkozó javaslataink alapján az alábbiakat tartjuk kiemelésre érdemesnek: A) A év első felében is hangsúlyozott munkatervi feladatunk volt az, hogy az Önkormányzat hivatali Házipénztárában havi rendszerességgel, előre meg nem határozott időpontban pénzforgalmi rovancsot tartsunk. A Polgármesteri Hivatal pénztárának folyamatosan megismételt ellenőrzései (1., 2., 4., 7., 12., 13.) során a következőket rögzítettük: a) A Polgármesteri Hivatal pénztárában továbbra is a vonatkozó jogszabályok, valamint a Pénz- és értékkezelési Szabályzat előírásai szerint történik a napi pénzforgalom kezelése. b) A Pénztár a pénztári és bankbizonylatokon javításokat nem eszközöl, az esetleges rontott bizonylatot szabályszerűen érvényteleníti, megőrzi és helyette újat állít ki. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolja a vonatkozó pénztári alapokmányt; a

8 I/A kötet 8. oldal bizonylatok ügyvitelszerű kezelése, a kiállítástól kezdve az utalványozásig, az érvényesítést is ideértve teljesen szabályosan történik. c) A pénztáros minden be- és kifizetést - a felmerülésük sorrendjében - az erre a célra rendszeresített számítógépes programmal elkészített pénztárjelentésben feljegyez, majd naponta pénztárzárlatot végez. Ennek során megállapítja címletenkénti részletezésben a pénztárban lévő készpénz-állományt, amelynek az előző napi készpénzmaradvány és a napi bevétel-kiadás végösszegek egyenleg összegével kell megegyeznie. A havonta ismétlődő belső ellenőri rovancsok során minden esetben megegyezett a kimutatott egyenleg a ténylegesen pénztárban lévő készpénzállománnyal, sem hiány, sem többlet nem mutatkozott. Az ellenőrzéseink során a pénztár területén idegen pénz, vagy egyéb értéktárgy nem volt fellelhető. d) A szigorú számadású bizonylatok (bevételi és kiadási pénztárbizonylatok, pénztárjelentés, elszámolási utalványok, készpénzcsekkek stb.) kiállítása során a Pénztár a sorszámozás folyamatosságát biztosítja. A nyomtatványok készletéről és felhasználásukról hitelesített nyilvántartást vezet, amelyből mindenkor megállapítható a készlet-állomány, az, hogy mikor, kinek, milyen típusú és sorszámozású nyomtatvány került kiadásra. e) Az utólagos elszámolásra kiadott beszerzési előlegek nyilvántartását a Pénztár naprakészen vezeti. A Belső Ellenőrzés örömmel nyugtázza, hogy a beszerzési előlegek kezelését érintő korábbi ellenőri véleményeink, javaslataink részbeni figyelembevételével év június hó 30-tól módosult a Pénz- és értékkezelési Szabályzat 6.4. pontjának 4. bekezdése, amennyiben az előleg elszámolásokra korábban meghatározott 5 munkanap 10-re változott. f) Véleményünk szerint év második felében ennek következetes betartatása a Közgazdasági Irodán belüli vezetői felülellenőrzéssel még közelebb vinne a napi realitásokhoz. Megállapítottuk, hogy a kisebb beszerzések lebonyolítása céljából felvett vásárlási előlegek elszámolási határidejének túllépése esetét szabályozó /2004. számú jegyzői utasításnak a pénztáros rendszeresen, minden hónapban eleget tesz. Ennek ellenére folyamatosan előfordul, hogy a nyilvántartásokban megjelölt elszámolási határidőt az aktuális előleg felvevő jelentősen túllépi. Ezért volt kötelességünk rögzíteni a jelentéseinkben, hogy az előlegek elszámolási kötelezettségének betartatására további vezetői intézkedés szükséges. A kisebb vásárlásokra kiadott előlegek határidőre történő elszámolásának gyakorlata stabillá vált ugyan az elmúlt kettő év alatt, mégis az eljárási rend további finomítása érdekében első félévében hat alkalommal kellett javaslattal élnünk a szakterület vezetői felülellenőrzési tevékenységének növelése érdekében. Ettől a remélt intézkedéstől azt vártuk, hogy az előleg elszámolási fegyelem még tovább javul és megfelelő szankcionálás mellett előbb, ennek változatlan elmaradása esetén pedig utóbb betarthatóak lesznek az intézményi belső rendelkezésekben önként megszabottan rövid elszámolási határidők. B) A Városellátó és Beszerzési Kht. gépjárműparkjának üzemeltetési gyakorlatáról A Városellátó és Beszerző Kht.nál elrendelt soronkívüli szabályszerűségi és rendszer ellenőrzésünk tárgya és célja a Közgyűlés határozatai alapján kialakított gépjárműpark realizált üzemeltetési gyakorlatának ellenőrzése volt. A vizsgálatunknak ki kellett terjednie a Kgy. Határozatokból eredő feladatok szabályszerű végrehajtására és a központosított gépjárműpark személy-, illetve tehergépjárműveinek új üzemeltetési gyakorlatára.

9 I/A kötet 9. oldal Megállapítottuk, hogy a Közgyűlési határozattal az önkormányzati fenntartási intézményeknél korábban nyilvántartott gépjárművek használatának koordinálása azt eredményezte, hogy az általunk ellenőrzött Városellátó Kht-nál az üzemeltetett gépjárművek működési költségei egyedi nyilvántartások alapján naprakészen követhetők. Az ellenőrzés keretei nem tették lehetővé olyan mélységű gazdasági elemzés elkészítését, amellyel a korábbi teljes állomány és a jelenlegi (gépjárművek eladását követő) gépjárműpark üzemeltetési költségmegtakarítása pontosan kimutatható lenne. Erről azonban az ügyvezető már év végén a T. Közgyűlést tájékoztatta. Javasoltuk az elkövetkezőkben: - az összes km, h=helyi, m=megyei, o=országos rovatok hiánytalan kitöltését, - a menetlevelek javítása minden esetben a szabályzatban megfelelően történjen Fentieket összegezve rögzíteni kívánjuk a jelen beszámolóban azt, hogy a Hódmezővásárhelyi Városellátó és Beszerzési Kht.-ben nem tapasztaltunk olyan rendellenességet, szabálytalanságot, amely azonnali vezetői intézkedés megtételét tette volna indokolttá. A Kht. ügyvezetője és az adminisztratív-ügyviteli kollégák a belső ellenőrzési munkánk elvégzését folyamatosan elősegítették és ezt ezúton is köszönjük. C) A évi pénzmaradvány ellenőrzésekről A költségvetési intézmények belső ellenőrzési kötelezettségei közé tartozik az elmúlt gazdasági év pénzmaradvány kimutatásainak ellenőrzése is. Ez a feladat Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város Önkormányzatának intézményei közül az alábbiakat érintette: - Kovács-Küry Időskorúak Otthona (5. ellenőrzési jelentés) - Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóság (6.sz. ell.) - HÓDFÓ Szociális Foglalkoztató (8. sz. ell.) - Erzsébet Kórház és Rendelőintézet (9. sz. ell.) - Eötvös József Szakközépiskola és részben önálló intézményei (10. sz. ell.) o Kossuth Zsuzsanna Műszaki Szakközépiskola és Gimnázium o Eötvös József Szakközépiskola o Németh László Gimnázium és Általános Iskola o Vásárhelyi Cseresnyés Kollégium o Gregus Máté Mezőgazdasági Szakközépiskola és Szakiskola o Corvin Mátyás Kereskedelmi és Vendéglátóipari Szakközépiskola és Szakiskola o Kalmár Zsigmond Ipari Szakközépiskola és Szakiskola o Németh László Városi Könyvtár A Belső Ellenőrzés a kitűzött célja eléréséhez az önálló gazdálkodású intézmények elmúlt évi pénzmaradványának ellenőrzése során a beszámoló garnitúrák 29-es űrlapja adatainak valódiságát vizsgálta. Feladatainkat összegezve rögzítjük, hogy a évi pénzmaradvány elszámolás ellenőrzéséhez az alábbiak áttekintésére volt szükségesünk: az Előző év oszlop adata megegyezik-e az egy évvel korábbi tárgyévi adatokkal, a pénzmaradvány levezetés számszerűen helyes-e, kiszűr-e a kimutatás minden olyan összeget, amelyek nem a tárgyévből származnak,

10 I/A kötet 10. oldal a kimutatás egyes soraiban valós, alátámasztott adatok szerepelnek-e, különös tekintettel a főkönyvi alátámasztásra, a pénzmaradvány-kimutatás, a mérleg, illetve beszámoló más részeinek (pl: pénzforgalom egyeztetése) kapcsolatai, egyezőségei fennállnak-e, a záró pénzkészlet kimutatott összege egyezik-e a bankszámlán illetve készpénzben meglevő pénzállomány december 31-i főkönyvi kivonat adatával, a záró pénzkészlet adatai a főkönyvi számlák mellett a mérlegben kimutatott tételekkel is egyeznek-e, a záró pénzkészletet helyesen módosították-e az aktív és passzív (kiegyenlítő, átfutó és függő) pénzügyi elszámolások, azaz a költségvetési pénzeszközök tárgyévet nem érintő változásaival, a tárgyévi helyesbített pénzmaradvány kiszámított összege egyezik-e a Költségvetési bevételek és kiadások elszámolási számla év végi -átvezetés előtti- egyenlegével, kiutalatlan támogatás esetén a felügyeleti szervtől kapott támogatás módosított előirányzata magasabb-e a tényleges bevételnél és a különbözet összegét, vagy annak egy részét a felügyeleti szerv elismerte-e, a helyesbített pénzmaradványt megnövelték-e a még kiutalatlan költségvetési támogatással, és csökkentették-e a jogosulatlanul megkapott többlettámogatásukkal, a módosított pénzmaradvány milyen mértékben terhelt áthúzódó feladatokra jutó kötelezettségekkel, szállítási szerződésekkel, a pénzmaradványt terhelő elvonásoknál vizsgálandó, hogy az intézmény helyesen számolt-e -- a feladatelmaradás miatti összeggel, -- a meghatározott célra rendelkezésre bocsátott, - áthúzódó pénzügyi teljesítés nélküli - összegek maradványával, -- a gazdálkodási jogszabályok megsértéséből származó befizetési kötelezettséggel, -- az önkormányzat rendeletében meghatározott bevételek köre utáni befizetési kötelezettséggel. A Belső Ellenőrzés a jogszabályi kötelezettségéből eredő és az előző részelemekből összetevődő költségvetési pénzmaradvány ellenőrzési feladatát elvégezte. Megállapítottuk, hogy a vizsgálat alá vont intézmények sem számszaki, sem tartalmi hibát nem vétettek a évi pénzmaradványuk összeállításakor. A belső ellenőri jelentések összegző táblázataiban szereplő intézmények a évi helyesbített pénzmaradványukat megalapozottan kívánták a Közgazdasági Iroda által közreadott űrlapon megjelölt célokra felhasználni. Az Önkormányzat évi zárszámadási rendeletének megalkotása előtt a Belső Ellenőrzés azt javasolta, hogy az ellenőrzés alá vont intézmények a pénzmaradványaik felhasználására a évre áthúzódó kötelezettségvállalásaik mértékéig kapjanak engedélyt a Tisztelt Képviselőtestülettől. A év május hó 04-ei közgyűlésen előterjesztettek szerint fentieket magába foglalóan hozta meg a Testület a évi pénzmaradvány felhasználásáról szóló határozatát. D) A Hód-Strand Sport és Fürdőszolgáltató Kft soronkívüli ellenőrzéséről Az eredeti éves munkatervünkön felüli feladatként ez év május hó 02-án az önkormányzati részesedéssel működő gazdasági társaság, a Hód-Strand Sport és Fürdőszolgáltató Kft. soronkívüli

11 I/A kötet 11. oldal ellenőrzésére kaptunk megbízást. A haladéktalanul megkezdett szabályszerűségi és rendszer ellenőrzésünk alapvetően a Kft. ügyvezető feladatköreinek átadás-átvételi körülményeire, az alapító okirat szerinti és rendeltetésszerű működés szabályainak, különösen az anyag-, vegyszer-, valamint az ezzel összefüggő eszköz- és pénzgazdálkodás szabályainak betartására terjedt ki. A jelen beszámolónkban az ellenőrzés főbb megállapításait az alábbiak szerint ismertetjük: a) A Hód-Strand Kft ügyvezetői munkakörének a vizsgált időszakban történő átadás-átvételére a jelentés elkészítésének napjáig nem került sor, annak év október havi előkészítése elemi hibákkal terhelten pontatlan és szakszerűtlen volt. b) A Hód-Strand Kft a gazdasági társaságtól elvárható legalapvetőbb belső szabályzatokkal sem rendelkezett. Az esetleg mégis fellelhetőket (lásd: Beszerzési Szabályzat) az ügyvezető nem ismerte, előírásait ezért nem is alkalmazhatta. c) A Hód-Strand Kft anyag- és eszközgazdálkodása szabályozatlan, esetleges. A feladattal megbízott alkalmazottak munkaköri leírásai kiegészítésre, megújításra szorulnak az anyagi felelősség elsődleges rögzítése, majd annak későbbi megállapíthatósága, nyomon követhetősége érdekében. d) A Kft. napi tevékenységére is kiható adhoc-szerűség, az anyag-, eszköz-, pénzgazdálkodás területén a vonatkozó pénzügyi, számviteli rendelkezések kereteinek nem megfelelő működés, illetve a közvetlen hatással ügyvezetői, közvetett módon pedig tulajdonosi igénytelenségnek egyenes következménye a B) illetve a C) jelentés részekben megfogalmazott, általunk feltárt és haladéktalanul fölszámolandónak tartott hiányosságok, anomáliák kialakulása. e) A Hód-Strand Kft. számára mind a technikai, mind a személyi föltételek adottak ahhoz, hogy az anyag-, vegyszer-, és egyéb eszközgazdálkodása szabályozott körülmények között, a vonatkozó pénzügyi-számviteli előírásoknak megfelelően realizálódjon. Ehhez azonban a szükséges vezetői intézkedéseket meg kell tenni további késlekedések nélkül, tehát lehetőleg azonnal. f) A Hód-Strand Kft pénzkezelése szabályozatlan, annak gyakorlata hanyag. A fürdőszolgáltatások igénybevételére jogosító, sokmilliós Ft-értéket képviselő belépőjegyek tárolása, szigorú számadású nyomtatványként való kezelése, nyilvántartása, értékesítésre pénztárosoknak kiadása, az azokkal történő elszámoltatás jelenlegi gyakorlata nem felel meg a vonatkozó pénzügyi-számviteli szabályoknak. A Kft legfőbb bevételi forrásának tekintendő belépőjegyek értékével történő pénztárosi elszámoltatás gyakorlata, annak esetlegessége, ötletszerűsége miatt sem az egyéni felelősség megállapítására, sem a Kft valódi vagyoni helyzetének áttekintésére, illetőleg ellenőrzésére nem alkalmas, az a számvitel rendjét sértő. Ezért a Belső Ellenőrzés részéről hivatalból fel kell hívnunk a Kft. tulajdonosainak figyelmét az azonnali intézkedés sorozat megtételének szükségességére. A fenti főbb megállapítások egyenes következménye, hogy az alábbi javaslatokat tettük május hó 31-én: 1)Javasoljuk a munkaköri leírások aktualizálását és a személyre szabottság megteremtését annak érdekében, hogy az egyéni felelősségi körök megállapíthatók és szükség esetén az indokolt szankciók is érvényesíthetők legyenek, ideértve természetesen az ügyvezető személyét is. 2)A Kft tulajdonosai rendeljék el az ügyvezető számára a Hód-Strand Kft szükséges új belső szabályzatainak elkészítését, illetve a már meglévő szabályzatok tartalmi frissítését, aktualizálását lehetőleg 30 napon belüli határidővel, de legkésőbb június 30-ig.

12 I/A kötet 12. oldal 3)A Kft. ügyvezetője a év március hó 27-én általa elrendelt un. évközi leltározási munkálatok befejezését és a leltár kiértékelését készíttesse el év június hó 30-ig a Kft. munkatársaival. 4)A Kft. tulajdonosai haladéktalanul, 8 napot meg nem haladó határidővel követeljék meg az ügyvezetőtől a Hód-Strand Kft. Pénzkezelési Szabályzatának írásbeli rögzítését. Ezen határidőn belül, javaslatunk szerint 3 munkanapon belül azonnali vezetői intézkedés szükséges: - a készpénzforgalom bizonylati rendjének meghatározására, - a fürdőszolgáltatások belépőjegyeinek darabszám és Ft-értéket megállapító leltározására, - a szigorú számadású nyomtatvány nyilvántartás felfektetésére, valamint a hasz-nálatra korábban kiadott nyomtatványok hitelesítési záradékkal való ellátására, - a jelentős vagyoni értéket képviselő belépőjegyek pénztári értékesítésre kiadás, illetve az azzal történő elszámoltatás gyakorlatának személyes felelősségűvé tételére, - a pénztári bevételekkel történő egyéni elszámoltatás időhatárát maximálisan 3 napban, összeghatárát pedig Ft értékben javasoljuk megállapítani, - az értékesített szolgáltatások árbevételével összefüggő, fajtánként elkülönített szigorú számadású nyomtatványok kezelési rendjére, 5)A HVSZ Rt., mint a Hód-Strand Kft. kisebbségi tulajdonosa végezzen önrevíziót az általa tulajdonolt Kft. házipénztári rendjét illetően, 6)A Hód-Strand Kft. tulajdonosai a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzését bízza meg a szükséges utóellenőrzés elvégzésével év szeptember hó napjai között. A Hód-Strand Sport és Fürdőszolgáltató Kft ügyvezetője haladéktalanul Intézkedési tervet készített a feltárt hiányosságok felszámolása érdekében. Ezt a Belső Ellenőrzés további szakmai vita és érvelés nélkül elfogadta a szeptember-október hónapokban esedékes utóvizsgálat elrendelése reményében. E) Az Okmányiroda iratkezelési gyakorlatának soronkívüli ellenőrzéséről Ez év június 12-én kaptunk megbízást arra, hogy az Okmányirodában haladéktalan kezdéssel szabályszerűségi és rendszer ellemőrzést végezzünk az Irodában kialakult iratkezelési gyakorlatról. A célellenőrzés az elintézési határidőn - különös tekintettel a 30 napon - túli ügyiratok kezelési módjára, azok keletkezési okaira terjedt ki. A vizsgálati időszak év december hó 01-től kezdődő napjának meghatározása a belső ellenőr tetszőleges választásán alapult, mivel ezt megelőzően az Okmányiroda tevékenysége belső ellenőrzés tárgya nem volt. Megállapítottuk, hogy az Okmányiroda hatás- és illetékességi körébe tartozó iratanyagok postabontás után szakterületenként szétosztásra kerülnek. Az okmányirodai OKJ-s képzésben résztvett és eredményes vizsgát tett érdemi ügyintézők a kiadmányozás belső szabályozása szerinti rendnek megfelelően iratanyagaik postázását maguk végzik, a napi munkájuk során keletkezett iratokat munkaidőben, de azon túl is a zárható ügyintézői munkaállásukban /ügyintézői boksz/ tárolják. A konkrét ügyekben szükséges ügyfél levelezés aláírási jogosultsága szabályozott, a küldendő iratokat a kijelölt ügyintézők írják alá, a hatósági határozatokat jegyzői megbízás alapján az

13 I/A kötet 13. oldal Okmányiroda vezetője kiadmányozza, a társhatósági megkeresések és a fellebbezések aláírási jogosultsága azonban csak a jegyzőé. Az iratkezelés napi gyakorlatának ellenőrzésekor megállapíthattuk, hogy az érdemi ügyintézői munka precíz, jó minőségű, a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő. A biztonsági (bianco) okmányok, amelyek felhasználását a központi STB program alapján végzik, valamint az iratok tárolása is szabályszerű, törvényes. A befejezett, kész iratanyagot irodavezetői szignálást követően a Polgármesteri Hivatal központi irattárában helyezik el. Az Okmányiroda terhére év január hó 01. és június hó 20. napja között 9277 főszámos és alszámos, összesen darab iratot iktattak. A 30, vagy annál több napja elintézetlennek kimutatott iratok száma értelemszerűen naponta változik. A legutolsó ellenőrzési napon június hó 20-án 165 darab volt, amely az addig beérkezett iratmennyiség 0,77 %-a. Ez az alacsony érték a közigazgatási gyakorlatban igen jónak mondható. Az Okmányirodában az iratkezelés a vonatkozó jogszabályok, valamint az Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint történik. Vezetői megfontolásra javasoltuk egy olyan központi iktatási rendszer mielőbbi bevezetését, amely a jelenleginél korszerűbb, alkalmas az igen jelentős önkormányzati iratmennyiség nyomon követésére, az igényelt különféle szempontok szerinti, összehasonlító elemzésekre is alkalmas folyamatos és naprakész statisztikai adatok lekérdezésére. Továbbá javasoltuk, hogy a Polgármesteri Hivatal valamennyi irodavezetője a saját felülellenőrzési tevékenysége során tekintse át az általa vezetett szervezeti egység/ek/ napi iratkezelési gyakorlatát, különös tekintettel az esetleg 30 napon túli iratok kezelési módjára III. negyedév során befejezett, illetve lezárt belső ellenőrzések: 1. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának július havi rovancsa 2. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának augusztus havi rovancsa. 3. A és évi sporttámogatások felülvizsgálatáról I. (15 egyesület) 4. A és évi sporttámogatások felülvizsgálatáról II. (22 egyesület) 5. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának szeptember havi rovancsa. 6. A Hód-Strand Sport és Fürdőszolgáltató Kft utóellenőrzéséről A Polgármesteri Hivatal pénztárának július, augusztus és szeptember havi rovancsairól. Folyamatosan hangsúlyozott munkatervi feladatunk az, hogy az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának pénztárában havi rendszerességgel, de előre meg nem határozott időpontban pénzforgalmi rovancsot tartsunk. Így történt ez a év III. negyedévében is. A július 28-án (1.), augusztus 31-jén (2.) és szeptember hó 29-én (5.) megtartott III. negyedévi pénztári ellenőrzések alapvető célja annak megállapítása volt, hogy a Pénztárban a vonatkozó jogszabályoknak, illetve a Pénz- és Értékkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően történt-e a pénzkezelés. Mindhárom belső ellenőri pénztárrovancs megállapításainak közös tartalmát a következők szerint rögzítettük:

14 I/A kötet 14. oldal - a címletenkénti bontásban rögzített tényleges pénzkészlet minden esetben megegyezett a könyvszerinti záró pénzkészlettel, - a korábbi rovancsokhoz hasonlóan sem hiány, sem többlet nem mutatkozott, - a pénztár területén sem idegen pénz, sem egyéb értéktárgy nem volt fellelhető, - a pénztárbizonylatokhoz az alapbizonylatok hozzá voltak csatolva, és el voltak látva aláírt utalvánnyal, - a pénztáros valamennyi szigorú számadású nyomtatványról vezette az előírt nyilvántartást. - az étkezési utalványok a dolgozók részére mindhárom hónap során is a szükséges bizonylatolással, változatlanul rendben lettek kiadva. - a valutapénztár bevételi és kiadási pénztárbizonylatairól felfektetett nyilvántartást a pénztáros folyamatosan, naprakészen vezeti. A nyilvántartások szerinti és a tényleges pénzkészletek között egyik esetben sem volt eltérés. Összegezve a megállapításainkat rögzíthettük a belső ellenőri jelentéseinkben azt, hogy a Polgármesteri Hivatal Házipénztárában változatlanul a vonatkozó jogszabályok, valamint a Pénz- és értékkezelési Szabályzat előírásai szerint történik a pénzkezelés. A megtartott ellenőrzések sem alaki, sem tartalmi kifogást eredményező hibát nem találtak a készpénzkezelés terén. A kisebb vásárlásokra kiadott előlegek határidőre történő elszámolásának gyakorlata stabillá vált ugyan az elmúlt kettő év alatt, mégis az eljárási rend további finomítása érdekében több olyan javaslattal éltünk már év I. félévében is, amelyek a kiadható előleg összegek elszámolási határidejének indokolt mértékű növelésére vonatkoztak. A Képviselőtestület szeptember hó 9-ei ülésére készített I. félévi beszámolónkban leírtuk azt, hogy a beszerzési előlegek kezelését érintő korábbi ellenőri véleményeink, javaslataink részbeni figyelembevételével év június hó 30-tól módosult a Pénz- és értékkezelési Szabályzat 6.4. pontjának 4. bekezdése, amennyiben az előleg elszámolásokra korábban meghatározott 5 munkanap 10-re változott. Véleményünk ennek következetes betartatása a Közgazdasági Irodán belüli felülellenőrzéssel a év III., majd a IV. negyedévében közelebb vihetne a napi realitásokhoz. A beszerzések céljából felvett vásárlási előlegek elszámolási határidejének túllépése esetére a Jegyző asszony korábban /2004. szám alatt már adott ki utasítást, amely többek között a pénztáros jelzési kötelezettségét írta elő. Megállapítottuk, hogy a pénztáros a III. negyedév mindhárom hónapjában eleget tett ezen kötelező feladatának. Ennek ellenére folyamatosan előfordult, hogy a nyilvántartásokban megjelölt elszámolási határidőt az aktuális előleg felvevő jelentősen túllépi. Ezért volt kötelességünk rögzíteni a havi jelentéseinkben, hogy az előlegek elszámolási kötelezettségének betartatására további vezetői intézkedés szükséges. Ez megtörtént. A Közgazdasági Iroda szakmai irányítását, vezetését is ellátó Aljegyző asszony /2006. (okt.20.) számú körlevele szerint az elszámolási határidőt követő 10. munkanapig nem teljesítő írásbeli felszólítást fog kapni és amennyiben az ezt követő újabb 5 munkanapon belül sem számol el az előleget felvevő munkatárs, úgy ellene fegyelmi eljárás indul. A Belső Ellenőrzés részéről ezt a vezetői intézkedést annak realitása okán elfogadtuk A és évi önkormányzati sporttámogatások felülvizsgálatáról (I.- II.) A civilszervezetek önkormányzati támogatásainak belső ellenőrzése során rendszerint azt a feladatot, célt tűzzük ki magunk elé, hogy megállapítsuk, a támogatásban részesült szervezetek vajon a támogatási szerződésben rögzítettek szerint számoltak-e el.

15 I/A kötet 15. oldal Így jártunk el a sportegyesületek esetében is, amikor feladatul tűztük ki a évi megállapodások tartalmi ellenőrzését. Kiemelt célunk volt annak vizsgálata, hogy a kedvezményezett sportegyesületek a támogatást a megállapodásban rögzített célokra használták-e fel, a megállapodásban rögzített határidőket betartották-e. Az ellenőrzés tárgya tehát a sportegyesületek részére és évben támogatási szerződés alapján folyósított összegekkel való elszámolás ellenőrzése. Az ellenőrzés típusa ennek megfelelően szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzés volt. Az elmúlt évek során rendszeres munkatervi feladataink között szereplő ellenőrzések jogi háttere az Önkormányzatnak az adott gazdasági évre vonatkozó költségvetési és annak végrehajtási rendelete, a számvitelről szóló évi C. törvény, valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Kormányrendelet. A sportegyesületeket érintő ellenőrzött időszak most a január 01-től év december hó 31-éig tartó volt. A helyszíni ellenőrzés június 19-től augusztus 31-éig tartott. Az éves ellenőrzési munkatervünkben beütemezett vizsgálat a következő sportegyesületekre terjedt ki: I. Csomorkány Vívó SE H Modellező SE H. Kézilabda SE Hód-Mezőgazda Rt. Aranyági Ménes HVSC Hód Fitness SE Hódgép SE Ökölvívó Hód Kerékpáros SE Kosársuli SE Leány Kosárlabda Klub Szikáncsi Labdarúgó Klub Szivárvány SE Tájékozódási Futó Klub Városi Diáksport Szövetség WTF Taekvon-do Egyesület II. Az ellenőrzött szervek: Amatőr Kispályás Futball Liga Center Motorsport Club Dobó Ferenc Horgászegyesület Gold Boys SE Hód Triatlon Sportegyesület Hódiák Sportegyesület Hódmezővásárhelyi Batida Sport Egyesület Hódmezővásárhelyi Férfi Teke Klub Hódmezővásárhelyi Futball Club Hódmezővásárhelyi Futókör Hódmezővásárhelyi Pákozdy Ferenc Sakk SE Hódmezővásárhelyi Tekézők Egyesülete Hódmezővásárhelyi Tenisz Klub

16 I/A kötet 16. oldal Hódtáv Úszó Sportegyesület Honvéd Bercsényi Egyesület ITF Taekwon-do Klub Liss HNKC Polgári Lövészegylet Promenád Sportegyesület Rádió Club Tekézők Hódmezővásárhelyi Társasága Terep- és Vadászíjász Sportegyesület Főbb megállapításaink: a) évben az Önkormányzat 37 sportegyesülettel kötött 38 támogatási szerződést (+1 db szerződés uszodabelépő vásárlásról szólt) összesen Ft összegben, évben 27 sportegyesülettel kötött támogatási szerződést összesen Ft összegben. b) Mindkét évben valamennyi támogatás kifizetésre került. c) Egy egyesület a III. és IV. negyedévi támogatással nem számolt el. d) A sportegyesületek közül évben - a teljes megállapodás szerinti összeggel elszámolt: 36 db - az ellenőrzés lefolytatása alatt pótolta: 1 db e) A sportegyesületek közül évben - a teljes megállapodás szerinti összeggel elszámolt: 25 db - Állami Számvevőszék vizsgálata miatt nem ellenőrzött: 2 db f) A évi ellenőrzés szerinti - 3 db kifizetetlen IV. negyedévi támogatás átutalásra került illetve ezekből egy támogatás duplán került kifizetésre a sportegyesületeknek. - a duplán átutalt 2 db negyedévi támogatást nem vették figyelembe a évi támogatások kifizetésénél. - 1 egyesület csak részben számolt el. g) A évi sporttámogatás ellenőrzésekor javaslatok között szerepelt a következő Azon sportegyesületeknél, szakosztályoknál, amelyeknél engedélyezett a támogatás munkabérre és egyéb személyi jellegű kiadásokra történő felhasználása, azoknál ez kerüljön rögzítésre a megállapodásban, amely a évi megállapodások között 1 sportegyesület esetében lett tartalmi része a megállapodásnak. h) Valamennyi megállapodás és elszámolás iktatásra került. i) A évi megállapodások már rendelkeznek azoknak a támogatásoknak az elszámolási határidejéről, amelyek az aktuális évet követően kerültek kifizetésre. Lényegesebb javaslataink: 1) A évi javaslatunkat továbbra is fenntartjuk, azaz szükségesnek tartjuk a megállapodásban kirészletezni, hogy mi tartozik a közvetlen működési költségek közé (pl: bérleti díj, közüzemi díjak, sportfelszerelések, utazási költségek, nevezési díjak, bírói díjak stb.), valamint az élelmezésre fordítható összeg felső határát. 2) Valamennyi elszámoláson szerepeljen dátum és a sportegyesület vezetőjének aláírása.

17 I/A kötet 17. oldal 3) A könyvelésben tévesen rögzített kifizetéseket a Számviteli Csoport helyesbítse. 4) Az Aranyági Ménes Lovas Szakosztály megállapodásán a javaslatnak megfelelően Aranyági Ménes Hód-Mezőgazda Rt. megnevezés szerepel, azonban a benyújtott számlákon is a fenti támogatott nevét kell szerepeltetni. 5) Javasoltuk, hogy az étkezési utalványok elszámolásaihoz kerüljön becsatolásra az alapdokumentumon kívül az utalványok átvételét igazoló irat is, amely tartalmazza az utalványt átvevők aláírását és az átvétel dátumát. 6) Javasoltuk, hogy amennyiben a támogató engedélyezi a támogatás bér- és bérjellegű kifizetésekre történő felhasználását, úgy arról még a megállapodásban rendelkezzen, a már aláírt megállapodást követő engedélyezést minden esetben dokumentálják. 7) Javasoltuk, hogy a sportreferens fokozottan hívja fel az egyesületi vezetők figyelmét arra, hogy az elszámoláshoz becsatolásra kerülő valamennyi számlát kizárólag a támogatási megállapodásban rögzített egyesület nevére és székhelyére kérjék kiállítani. 6. A Hód-Strand Sport és Fürdőszolgáltató Kft utóellenőrzéséről Az ellenőrzés célja és tárgya szerint a év június hó 01. napjától kezdődő vizsgálati periódus utóellenőrzésének ki kellett terjednie a /2006. számú belső ellenőrzési jelentés megállapításaira és a kft. Ügyvezetője által június 06-án benyújtott intézkedési tervben foglaltak végrehajtására. Az ellenőrzés típusa szabályszerűségi és rendszer ellenőrzés volt, utóellenőrzés jelleggel. A jelen utóellenőrzés előzményeként a Hódmezővásárhely Megyei Jogú Város önkormányzati részesedéssel működő gazdasági társaságánál, a Hód-Strand Sport és Fürdőszolgáltató Kft-nál május 02-i kezdő nappal soronkívül elrendelt és azonnal megkezdett belső ellenőrzést folytattunk. A vizsgálati programot akkor egyidejűleg helyettesítő megbízólevél hangsúlyozott elemei a következők voltak: A) a Kft. ügyvezetői feladatköreinek átadás-átvétel lebonyolítása, dokumentáltság szabályszerűsége, B) az alapító okirat szerinti és rendeltetésszerű működés szabályainak betartása, különös tekintettel az anyag-, vegyszer-, valamint az ezzel összefüggő eszközgazdálkodás, továbbá a C) pénzkészletek és a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának, kezelésének ellenőrzése. A soronkívüli ellenőrzés megállapításait és az azokból levont következtetéseket, majd javaslatokat a Jelentésünkben megfogalmaztuk. A Kft ügyvezetője a kinevezése előtti időszakra visszanyúlóan feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében az elvárt intézkedéseket haladéktalanul megtette, illetve a megadott határidőkön belüli ütemezéssel intézkedési tervet készített, amelyet annak realitása miatt a Belső Ellenőrzés elfogadott.

18 I/A kötet 18. oldal A Kft utóellenőrzésére a év május hó 31-jei Jelentés javaslatainak 6. pontjában rögzítettek alapján került sor, tapasztalatainkat, megállapításainkat összegezve a következőket tartjuk fontosnak kiemelni: A Hód-Strand Kft-nél év május hónapban végzett belső ellenőrzés elérte a célját. Az ügyvezetői munkakör átadás-átvételére még a korábbi ellenőrzésünk befejezése előtti napokban sor került. A Kft ügyvezetője a tulajdonosi (Önkormányzat és a HVSz Zrt.) intézkedéseket meg nem várva haladéktalanul meghozta azokat a döntéseket, amelyek feltétlenül szükségesek voltak az anyag-, eszköz-, pénzgazdálkodási fegyelem megszilárdításához. A Taggyűlés és a Felügyelő Bizottság állásfoglalásainak ismeretében a Kft ügyvezetője: - elkészíttette a gazdasági társaságtól elvárható alapvető belső szabályzatokat, - haladéktalanul befejeztette a pénz- és eszköz leltározást, amelynek hiánya akár a Kft mindenkori mérlegének hitelességét is megkérdőjelezheti, - a leltár kiértékelését a könyvelő HVSZ Zrt elvégezte, - a Kft további eredményes működtetése érdekében meghozta az alapvetően szükséges munkajogi döntéseket, ezzel egyidejűleg előkészítve az indokolt minőségi személycseréket is, - új típusú, a szükséges nyilvántartási rendszerrel nyomon követhető szolgáltatási belépőjegyek kiadásáról intézkedett a korábbiak felleltározása, darabszám és érték megállapítását követő selejtezésével egyidejűleg, - utasítására megtörtént a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának felfektetése és hitelesítése, - intézkedését követően a pénztári bevételek elszámoltatási rendje, a személyes felelősség megállapíthatósága szabályozottá vált, - új pénztárprogram alkalmazásáról döntött, amely később alkalmassá tehető a beléptetőrendszerrel történő összekapcsolásra is, - a munkaköri leírások aktualizálását, az egyéni felelősség hangsúlyozásával annak személyre meghatározottságával elvégezte, - szeptember 1-jétől szakképzett pénzügyi vezetőt alkalmazott, - a házipénztárat szeptember 2. napjától kezdve az őrszolgálat melletti védett helyiségbe helyezte át, - folyamatba tette a HVSZ Zrt. és a Hód-Strand Kft székhelye közötti on-line pénztár és könyvelő program kapcsolat kiépítését, - belső munkaerő átcsoportosítással az anyaggazdálkodásért egyszemélyben felelős raktáros foglalkoztatását megoldotta, - ennek megfelelően értelemszerűen anyag-, eszköz raktár helyiséget biztosított. Fentiek alapján jelenthetjük, hogy a Kft működése jelenleg a vonatkozó pénzügyi, számviteli rendelkezéseknek megfelelő, a pénzkezelés gyakorlata szabályozott és ellenőrizhető. A fürdőszolgáltatások igénybevételére jogosító, sokmilliós Ft-értéket képviselő új belépőjegyek tárolása, szigorú számadású nyomtatványként való kezelése, nyilvántartása, értékesítésre pénztárosoknak kiadása, az azokkal történő elszámoltatás jelenlegi gyakorlata, az anyag- és eszközgazdálkodás rendje megfelel a hatályos pénzügyi, számviteli szabályoknak. Az utóellenőrzést követően az alábbi javaslatokkal éltünk: 1) Ügyvezetői megfontolásra javasoltuk, hogy a FEB 11/2006.(06.21.) számú határozat által elvártan az elmúlt években történt, az anyag-, eszköz-, pénzgazdálkodás területét érintő

19 I/A kötet 19. oldal mulasztásokért felelős személy/-ek/ megállapítására és megnevezésére lehetőleg év december hó 31-jéig, vagy amennyiben ezt a munkajogi körülmények még biztosítják, úgy legkésőbb év március hó 31-jéig kerüljön sor. 2) A Kft. élén történt vezetőváltás tapasztalataiból kiindulva javasoltuk, hogy az ügyvezető dolgozza ki és igazgatói utasításban rendelkezzen a Kft. ügyvitelét meghatározó munkakörökben bekövetkező jövőbeni személycserék esetére a munkakörök átadás-átvételének belső szabályairól, annak dokumentálási kötelezettségéről. 3) Javasoltuk, hogy a belső szabályzatok aktualizálásának követelményét a Kft ügyvezetője továbbra is a jelenlegi, helyesen kialakított gyakorlatához hasonlóan szorgalmazza, folyamatosan tartsa evidenciába. 4) Javasoltuk ügyvezetői átgondolásra, hogy az alkalmazottak munkaköri leírásai a jövőben (a Szervezeti és Működési Szabályzatban jelenleg rögzítetteken túl) tartalmazzák a dolgozók egymás helyettesítésének rendjét személyre szólóan is. 5) A Kft. ügyvezetője intézkedjen a házipénztár üzemeltetésének szabályzatban rögzített biztonsági követelményei biztosításáról a jelenlegi technikai (szobaajtó, pénzkiadó ablak, belső rács, stb.) körülmények esztétikai szempontokat is figyelembe vevő megoldásával. 6) Szükségesnek tartjuk a Pénzkezelési Szabályzat pénztárosokat érintő rendelkezéseit kiegészíteni azzal a már korábbról alkalmazott helyes gyakorlattal, hogy a pénztárosok részére Ft forgópénzt kell biztosítani. 7) A Bizonylati Szabályzat aktualizálását javasoltuk olyan tartalommal, amely a Kft. belső rendjével összefüggő konkrét előírásokat határoz meg. 8) Javasoltuk, hogy a Beszerzési és anyaggazdálkodási Szabályzat legyen kiegészítve a raktározási tevékenység (készletmozgások) bizonylatolási folyamataival és az ellenőrzési feladatok meghatározásával. 9) Javasoltuk, hogy a Kft. ügyvezetője teljes egyetértésben és szakmai összhangban a kisebbségi tulajdonos HVSZ Zrt. igazgatósági elnökével törekedjen arra, hogy a két gazdasági társaság székhelyei között az on-line pénztár és könyvelő program kapcsolat mielőbb, lehetőleg év december hó 31-éig kiépüljön IV. negyedév során befejezett, illetve lezárt belső ellenőrzések: 1. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának november havi első (okt.) rovancsa 5. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának november havi második rovancsa 6. A Kapcsolat Központ vizsgálatáról 7. A középfokú oktatási intézmények önállóvá válásának hatása a költséggazdálkodásra 8. A Jogi- és Munkaügyi Csoportnál tartott évi vizsgálat utóellenőrzése 6. A Polgármesteri Hivatal házipénztárának december havi rovancsa 7. A HÓDFO Szociális Foglalkoztató évi vizsgálatának utóellenőrzéséről

20 I/A kötet 20. oldal A Polgármesteri Hivatal pénztárának október, november és december havi rovancsairól. Kettő és fél éve folyamatosan hangsúlyozott munkatervi feladatunk az, hogy az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának pénztárában havi rendszerességgel, de előre meg nem határozott időpontban pénzforgalmi rovancsot tartsunk. Így történt ez a év IV. negyedévében is, a hagyományoktól azonban annyiban eltértünk, hogy az önkormányzati pénztárnak az Állami Számvevőszék által október hó végén lebonyolított ellenőrzése miatt a soros október havi ellenőrzésünk tényleges lebonyolításának időpontját november hó 06-ára módosítottuk. A november 06-án (1.), november 30-án (2.) és december hó 28-án (6.) megtartott IV. negyedévi pénztári ellenőrzések alapvető célja annak megállapítása volt, hogy a Pénztárban a vonatkozó jogszabályoknak, illetve a Pénz- és Értékkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően történt-e a pénzkezelés. Mindhárom belső ellenőri pénztárrovancs megállapításainak közös tartalmát a következők szerint rögzítettük: - a címletenkénti bontásban rögzített tényleges pénzkészlet minden esetben megegyezett a könyvszerinti záró pénzkészlettel, - a korábbi rovancsokhoz hasonlóan sem hiány, sem többlet nem mutatkozott, - a pénztár területén sem idegen pénz, sem egyéb értéktárgy nem volt fellelhető, - a pénztárbizonylatokhoz az alapbizonylatok hozzá voltak csatolva, és el voltak látva aláírt utalvánnyal, - a pénztáros valamennyi szigorú számadású nyomtatványról vezette az előírt nyilvántartást. - az étkezési utalványok a dolgozók részére mindhárom hónap során is a szükséges bizonylatolással, változatlanul rendben lettek kiadva. - a valutapénztár bevételi és kiadási pénztárbizonylatairól felfektetett nyilvántartást a pénztáros folyamatosan, naprakészen vezeti. A nyilvántartások szerinti és a tényleges pénzkészletek között egyik esetben sem volt eltérés. A megállapításainkat összegezve rögzíthettük a belső ellenőri jelentéseinkben azt, hogy a Polgármesteri Hivatal Házipénztárában változatlanul a vonatkozó jogszabályok, valamint a Pénz- és értékkezelési Szabályzat előírásai szerint történik a pénzkezelés. A megtartott ellenőrzések sem alaki, sem tartalmi kifogást eredményező hibát nem találtak a készpénzkezelés terén. A kisebb vásárlásokra kiadott előlegek határidőre történő elszámolásának gyakorlata stabillá vált ugyan az elmúlt kettő év alatt, mégis az eljárási rend további finomítása érdekében több olyan javaslattal éltünk a megelőző időszakban, amelyek a kiadható előleg összegek elszámolási határidejének indokolt mértékű növelésére vonatkoztak. A Képviselőtestület szeptember hó 9-ei ülésére készített év I. félévi beszámolónkban már leírtuk azt, hogy a beszerzési előlegek kezelését érintő korábbi ellenőri véleményeink, javaslataink részbeni figyelembevételével év június hó 30-tól módosult a Pénz- és értékkezelési Szabályzat 6.4. pontjának 4. bekezdése, amennyiben az előleg elszámolásokra korábban meghatározott 5 munkanap 10-re változott. Akkor véleményt formáltunk arról, hogy ennek következetes betartatása a Közgazdasági Irodán belüli felülellenőrzéssel a év III., majd a IV. negyedévében közelebb vihetne a napi realitásokhoz, ez azonban nem következett be. A beszerzések céljából felvett vásárlási előlegek elszámolási határidejének túllépése esetére a Jegyző asszony korábban /2004. szám alatt már adott ki utasítást, amely többek között a pénztáros