Hogyan kerüld el a. kókler könyvelőket, és sokmillió forint felesleges kiadást?

Átírás

1 Hogyan a kókler, és sokmillió forint felesleges kiadást?

2 Hogyan, és sokmillió forint felesleges kiadást? - Avagy jobb, ha nem a NAV-tól tudod meg, hogy nem jó a könyvelőd... Egy vállalkozás során hihetetlenül sok kockázattal találkozik az ember. Mondhatnánk akár úgy is, hogy a vállalkozás útjai kockázattal vannak kikövezve. De az már sehol nincs előírva, hogy el is kell bukni az első kanyarban - nyilván te sem ezt tervezed. Tudom, hogy azért van könyvelőd, hogy neked ne kelljen foglalkozni a pénzügyi adminisztációval. Még azt is tudom, hogy valószínűleg utálod az egészet. De pont ez az, ami miatt a legtöbb cég bajba kerül, és sajnos csak súlyos büntetések árán jönnek rá, hogy márpedig egy picit azért oda kell figyelni, ki és hogyan könyvel a cégnek. Ehhez nem kell a számvitelben jártasnak lenni, elég néhány alapvető dolgot ismerni, és máris a te kezedben van az irányítás. Igazán nem nagy ár azért, hogy biztonságban legyen a céged, nem? (Ám ha végképp nem akarsz belefolyni a dologba, inkább hozd hozzánk a könyvelésed, de ezt tényleg csak zárójelben említem.)

3 MIvel nap mint nap számtalan kóklerséggel találkozom az ügyfeleink régi könyvelésében, szeretnék segíteni abban, hogy kiszűrd a cégedre (továbbá a megtakarításaidra és a lelki békédre) veszélyes. Kezdjük az elején. Megalakultál, vannak már információid az adminisztrációról (esetleg letöltötted az előző könyvecskémet, amit a cégalapítás témakörében írtam ) és nem vagy teljesen tájékozatlan. Ez jó. Keresel gyorsan egy könyvelőt, kezébe nyomod az addig felgyűlt bizonylatokat. Azt reméled, hogy a kis céged dolga biztos és szakszerű kezekbe kerül, majd veszed a nyúlcipőt és rohansz szervezni az üzletedet. Ez rendjén is van így. Mármint az üzleted szervezése. De mi lesz a sorsa az anyagodnak a könyvelőnél? Ezt se bízd a véletlenre! Az ördög a részletekben lakik! Ha felkészült vagy, nem érhet baj. Ha viszont úgy gondolod, a könyvelő majd megoldja, nem is gyanítod, hogy milyen gyorsan és mekkora bajba kerülhetsz. Amikor ez kiderül, az

4 már drága fekete leves lesz. A legrosszabb variáció, ha a NAV mondja meg (na persze nem teljesen ingyen), hogy könyvelőd finoman szólva még nem nőtt fel a feladathoz. Ezért álljon itt öt tipp, hogy ezt a csapdát néhány egyszerű dolog figyelembe vételével könnyedén átugorhasd: Első tipp: Kössetek szerződést! Ez most egyszerűnek hangzik, de ezen a ponton már eleve ki lehet szűrni rengeteg kóklert. Mutasd a szerződésed, megmondom milyen könyvelő vagy! Az igazi Sufnituning Könyvelő Kft az orrod elé fog lökni egy másfél oldalas szerződést, amiben a feladatok felsorolása két sor lesz, olyan általános, hogy pont semmiről nem szól. A könyvelés rengeteg részfeladatból áll, év közben és zárásnál egyaránt. Rengeteg féle bevallás és adatszolgáltatás van. Ezek szabályozása jó esetben 2 oldal, ha az rendesen ki van dolgozva. És még csak a szerződés feladat részénél járunk. Nyilván tőled nem várható el, hogy ezeket a részleteket ismerd, de két sorral azért ne érd be. Már az is árulkodó, ha egy mondat sincs arról, hogy kinek milyen kötelezettsége van. Mert ne feledd, neked is vannak kötelezettségeid ebben a szerződésben pl. az anyag időben való leszállítása, szerződések átadása, stb.

5 A felelősség kérdése a leglényegesebb. Hogy ki, mikor és miért felel. Ha te átadtad hiánytalanul az anyagot könyvelésre, de a bevallás késve vagy egyáltalán nem készül el, akkor a könyvelő felel a mulasztásáért. De szerződés hiányában nem fogod tudni ezt érvényesíteni. A be nem adott bevallások bírsága 6 számjegyű is lehet. Fogalmad sincs, hogy mennyi ilyen esettel találkoztam. Legyen tisztázva a szerződésben, hogy az adóbevallásokat ki adja be. Most nem technikailag, mert azt nyilván a könyvelő meg fogja tenni. Hanem kinek a neve alatt megy be a hatóságokhoz a bevallás? A bevallásokat 100%-ban elektronikusan, ügyfélkapun keresztül kell beadni. Ez egy előzetes regisztrációval jár. A könyvelő rendelkezik ezzel, és meghatalmazás kérdése, hogy a céged bevallását a saját nevében adja be. Ragaszkodj ahhoz, hogy a könyvelő a saját nevében adja be a bevallásokat! Mert ettől kezdve a felelősség is az övé. Díjazás: Nyilván erre már magadtól is figyelni fogsz. De azért jó, ha pontosan kiderül a szövegből, hogy mikor és mennyit kell fizetni.

6 Második tipp: Ne fizess készpénzben! Legalább az elején ne. Nem ismeritek egymást, fogalmad sincs, hogy kivel hozott össze a sors. És ne feledd, még egy Sufnituning főkönyvelő is százszor jobban mozog a számlázás és adminisztráció világában, mint te. Ragaszkodj hozzá, hogy adjon számlát előre, és átutalod. És még véletlenül se a magán bankszámládról utaljad az összeget! Ha ő sem bízik benned, hogy nem fogsz fizetni, és ezért nem ad számlát, akkor keress másik könyvelőt. Jellemző hibák: Viszed az anyagot egy borítékban, benne lapul a könyvelési díj ÁFÁ-val. Tudod ellenőrizni, hogy kiállított utólag számlát és azt le is könyvelte? Hát elsőre tuti, hogy nem. De ha ezt a néhány oldalt végig olvasod, már fogod tudni. Harmadik tipp: Legyen ügyfélkapud! Az elején már említettem, hogy ragaszkodj ahhoz, hogy a könyvelő adja be a saját nevében a bevallásokat. Ennek több oka is van. Nem csak a felelősség. Hanem, hogy nem feketén könyvelik az anyagodat. A feketemunka minősége kritikán aluli, mert semminek nincs

7 következménye. Neked esélyed sincs arra, hogy bármilyen kártérítést érvényesíts, ha még azt se tudod bizonyítani, hogy ő könyvelt. Ha magánemberként regisztráltatod magad az okmányirodában, és kapsz egy felhasználó nevet, és már jelszavad is van, akkor azzal lehetőséged van a saját privát adóügyeid intézésére. Mivel te magad vagy a cég képviselője, neked bármikor korlátlan jogod van arra, hogy a céged ügyeit intézd egy T180-as jelű bevallással. A oldalon letölthető ez a bevallás, beküldöd, regisztrálják és már mindent látsz. Kicsit trükkös ennek a kitöltése, de ha felhívsz (a kapcsolat fülben megtalálod a telefonszámomat), telefonon szívesen segítek. Mire jó ez? Egyszerű. A könyvelő bead bármit a NAV-nak (bevallás, adatszolgáltatás, stb.), te is kapni fogsz egy nyugtát erről az akcióról. Látod, hogy azt elfogadták, vagy bármit visszautasítottak, látod a beadás dátumát. Ha hibalistát küld a NAV, azt is látod, hogy javítja a hibát a könyvelő vagy nem. Egy a lényeg, menet közben tudod, hogy készülnek-e azok a bevallások.

8 Nehéz kérdés a határidő. Nyilván nem tudod pontosan, hogy mikor milyen határidőt kell tartani, de ezt a NAV naptárban látod. Nem feltétlenül fontos ezt követni, de az adó utalások környékén általában bevallások is szoktak lenni. Amúgy szemmel veréssel rá fogsz jönni, ha nincs rendben az anyagod. Negyedik tipp: Kérj rendszeresen egy főkönyvi kivonatot! Na, ez lesz a legnehezebb feladat. Legalább félévente egyet. A havi rendszeresség nem annyira fontos, de ne évvége után kérd. Az már késő. Nyilván nem várható el tőled, hogy maholnap kész könyvelő legyél. De van egy-két trükk, amivel meg tudod állapítani teljesen laikusként, hogy rendesen könyvelik-e az anyagodat. Persze ez a kontroll nem alkalmas egy teljes ellenőrzésre, de betekintést enged abba, hogy nagy-e a baj. Először is tisztázzuk, hogy mi az a főkönyvi kivonat. A bizonylataid könyvelése különféle főkönyvi számlákra történik. Tehát egy számlán fogod látni mondjuk a bruttó béreket, egy másikon a postaköltségeket, vagy említhetem a nyitott kimenő számláidnak egyenlegét is. Természetesen a számlákon tételes könyvelés látszik,

9 de ha ezen számlák egyenlegét kinyomtatják egy főkönyvi kivonatba, akkor ott minden használt főkönyvi számla egyenlege láthatóvá válik. Ez a lelke az egész könyvelésnek. Minden főkönyvi számlának van egy száma és egy neve (ez általában mindenhol többé-kevésbé egyforma), így fogod tudni jól használni az alábbi felsorolást. Még két fontos dolog van a lista használatánál! Tudnod kell, hogy az anyag meddig van könyvelve. A másik, hogy csak a halmozott egyenleg oszlopot kell nézni, általában ez a jobb legszélső. Eltérő programok vannak. Az egyenlegnek lehet tartozik és követel egyenlege. Ezek néha külön oszlopban vannak (ez elég egyértelmű), néha pedig előjellel jelölik. A pozitív szám mindig tartozik, a negatív pedig követel. Bemásolok egy példát. Látod, hogy a pénztár számlaszáma: 381. És a legutolsó oszlopban lévő szám Ft, és mellette áll egy T betű (azaz tartozik). Az előtte lévő két oszlop is halmozott, ott a Tartozik oszlopban szintén látod az összeget. Elég világos szerintem. Ez egész pontosan azt jelenti, hogy a pénztárban Ft van.

10 Főkönyvi szám Nyitó érték Halmozott forgalom Halmozott egyenleg Megnevezés Tartozik Követel Tartozik Követel Tartozik Követel Egyenleg 38 PÉNZESZKÖZÖK T 381 Pénztár T 384 Elszámolási betétszámla T 3841 Bankszámla T Elkülönített betétszámlák Átvezetési számla Bank-pénztár átvez. számla T T T

11 És akkor vágjunk bele, ne izgulj, nem lesz bonyolult. Nem könyvelni foglak megtanítani. Nézzük, mik a legfontosabb adatok. 161 Befejezetlen beruházás: Ha tartozik egyenleget látsz, akkor biztosra veheted, hogy nem aktiválták az eszközeidet. És gyanús, hogy értékcsökkenés sincs elszámolva. Ha követel az egyenleg, az hiba. A normális állapot az lenne, ha se tartozik, se követel összeg nincs, kivéve, ha tényleg van befejezetlen beruházás. De ezt magad is tudnod kell, hogy van-e. Ha nem indokolt az egyenleg, de mégis van, ez rendetlenségre utaló jel. Arról is árulkodik, hogy nincs teljes körű egyeztetés havonta. 311 Belföldi vevő követel egyenleg: ez lehet jó is, de a nagy számok törvénye szerint nem jó. Azt jelenti, hogy a vevőd túlfizetett egy vagy több kimenő számládat (ez azért nem lehetetlen, de nem is sűrű). Az ilyen jelenség arról árulkodik, hogy nem nagyon egyeztet a könyvelőd. 381 Pénztár követel egyenlege: Ez tuti hiba, negatív egyenlegű pénztár nincs. Ez hibás könyvelés. Emlékezz az előbbi példára. Tartozik egyenlege volt a pénztárnak. 384 Bank egyenleg: Ezt könnyen tudod ellenőrizni, mert megnézed a bankban

12 lévő pénzedet azon a napon, ameddig könyveltek. Ha tartozik egyenleget látsz, akkor a bankszámládon lévő pénzösszeggel ennek a számnak egyeznie kéne. Ha követel egyenleget látsz, akkor a bank hitelezett összegével kéne egyezned. Minden más hibás. 389 csoport összes számlája: Ennek nem lehetne egyenlege, azaz se tartozik, se követel összeg nem indokolt! Előfordul, hogy jogos az egyenleg, de ez olyan, mint a fehér holló. Ha ilyet látsz, azonnal gyanakodj! 454 Szállítók tartozik egyenlege: ez lehet jó, de általában nem ez szokott lenni a normális állapot. Akkor indokolt a tartozik egyenleg, ha véletlenül duplán fizettél ki egy számlát, vagy jóváírtak valamit és még nem kaptad meg a visszajáró összeget. Minden más eset gyanús, hogy nincs könyvelve minden számla, vagy rendetlenség van a főkönyvben. 5-ös és a 8-as számlaosztály: Ezek a költségeid és ráfordításaid. Itt a normális állapot, hogy tartozik egyenlegek vannak. Ha egy számlának követel egyenlege van, az bizony hibásnak tűnik. A 9-es számlaosztályban a bevételeidet találod. Itt az egyenleg követel oldalon van. Minden más eset gyanús.

13 Ötödik tipp: A mérlegről ne csak beszéljetek, kérj egy példányt nyomtatva! Annyiszor találkozom azzal, hogy egy egész évben lekönyvelt anyagból végül nem készül mérleg. Fogalmam sincs, hogy miért nem jut erre idő, de sokszor elmarad. A cégbíróság azokat a cégeket, akiknek a mérlegét nem teszik közzé évente május 31-ig, azt törli a regiszterből. Persze előbb némi bírságot is kiszab. A NAV is ideges lesz a záró bevallások hiányától, szóval kérj kinyomtatást. Abból látod, hogy megvan. Az ügyfélkapun keresztül látod is, hogy mit adtak be, de ezen a honlapon a közzétételt is tudod ellenőrizni. De a közzétételhez kell egy illeték befizetés. Ha annak befizetésére nem szólított fel a könyvelő, kezdj el gyanakodni. Ne feledd, a mérleg közzététele a te felelősséged, nem a könyvelőé. Következtetések Ha gondos vagy, és rendszeresen foglalkozol a cégeddel a fentiek szerint, akkor elég gyorsan rá fogsz jönni, hogy a könyvelőd Sufnituning vagy sem. Hidd el, hogy a zűrös könyvelés nagyon sokba kerül. Sokkal többe, mint amit megspórolsz a könyvelési díjon.

14 És akkor álljon itt befejezésül egy történet: Megkeresett egy ügyvezető március elején, hogy nincs könyvelve az előző év (2011). Kicsi az anyag, és meg is akarja szüntetni a céget. Azt mondta, hogy csak egy év hiányzik. Közben kiderült, hogy a NAV már több menetben közel fél millió forintot kivetett bírságként. Átnéztem a bizonylatokat, és kiderült, hogy a NAV nem a hiányzó év miatt ideges, hanem a év záró bevallását követeli egyre hangosabban. Mivel az teljesen le volt könyvelve, gyanútlanul elvállaltam, hogy beadom azt a hiányzó bevallást. Aztán megvakarva a számokat kiderült, hogy szó szerint minden a feje tetején állt. Negatív egyenlegű a pénztár és még az egyenlege is hibás volt, a NAV inkasszók banki készpénzfelvételként csücsültek a főkönyvben, a NAV adófolyószámlája egyetlen helyen sem egyezett a könyveléssel. Nem volt sok az anyag, de lekönyvelni gyorsabb volt az egész évet, mint kijavítani a hibákat. Végül csak rákérdeztem, hogy mennyit fizettek ezért a szemét munkáért: Ft-ot. Könyvelésről szóló számlát viszont egyetlen darabot sem találtam az anyag között. Hát erről beszélek. Nem sokkal drágább ám egy tisztességes könyvelő - az eredménye viszont kifejezetten kifizetődő.

15 Egyet ígérhetek: bármikor átküldheted a főkönyvi kivonatodat nekem. Megnézem, és ha nagy bajok vannak, azt elmagyarázom. Mindezt teljesen ingyen, mert tényleg szeretném ezt a szép szakmát és a becsületét ektől megmenteni. Hogy ez után mit lépsz, az rajtad áll, de ha úgy döntesz, hogy velünk szeretnél dolgozni, nagyon szívesen látlak ügyfeleink között. Soltész Nóra norex.hu 2013.