magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság

Átírás

1 11. szám 127. évfolyam május 4. ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság Utasítások TARTALOM Oldal 26/2012. (V. 04. MÁV Ért. 11.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. közzétételi szabályzatáról /2012. (V. 04. MÁV Ért. 11.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a 21/2004. (VII.16. MÁV Ért. 29.) PVH. sz. Belső Teljesítményi Szolgáltatások Szabályzata c. utasítás 8. sz. módosításáról (egységes szerkezet). 410 Utasítások 26/2012. (V. 04. MÁV ÉRT. 11.) EVIG számú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A MÁV zrt. közzétételi szabályzatáról. A MÁV Zrt. (továbbiakban: Társaság) elnök-vezérigazgatója az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény (a továbbiakban: információszabadság törvény) 30. -ának (6) és 35. (3) bekezdése alapján, figyelemmel az információszabadság törvény végrehajtási rendeleteire valamint a MÁV Zrt. üzleti titok és belső használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatára (továbbiakban: ÜT szabályzat) és a MÁV Zrt. Adatvédelmi szabályzatára, a közérdekű adatok közzétételének, az adatigénylések teljesítésének rendjét a következők szerint állapítja meg: 1.0 Az UTAsíTÁs CÉLJA A Társaság közérdekű és közérdekből nyilvános adatainak megismerhetősége érdekében a nyilvánosság rendszeres tájékoztatása elektronikus közzététellel, vagy az erre irányuló igény esetén egyedi adatszolgáltatás útján. 2.0 HATÁLy- És FELELŐssÉG MEGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás hatálya Az utasítás személyi hatálya a Társaság teljes szervezetére, valamennyi munkavállalójára, továbbá a munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatott személyekre, valamint.a MÁV Csoportba tartozó leányvállalatokra a velük kötött kétoldalú szerződés alapján, az abban foglalt feltételekkel terjed ki. Az utasítás tárgyi hatálya a Társaság kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett közérdekű, illetve közérdekből nyilvános adatokra terjed ki.

2 394 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám 2.2. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős szervezet: a Szabályozás, etika és kockázatmenedzsment (a továbbiakban: Compliance) szervezet. 3.0 FOGALMAk MEGHATÁROzÁsA Adatfelelős: a Társaság, mint közfeladatot ellátó szerv, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő közérdekű adatot előállította, illetve amelynek működése során ez az adat keletkezett. Adatigénylő: az a természetes, vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, vagy amely a közérdekű adat kiadása iránt a Társasághoz az információszabadság törvényben illetve jelen utasításban meghatározott módok valamelyikén kérelmet nyújtott be. Általános közzétételi lista: az információszabadság törvény 1. sz. melléklete szerinti lista, amelyben meghatározott közzétételi egységek adatait a listában foglaltak szerint a közzétételre kötelezett szervek közzéteszik. A Társaságra értelmezhető általános közzétételi lista e szabályzat 1. sz. mellékletét képezi. Egyedi közzétételi lista: az elnök-vezérigazgató a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság véleményének kikérésével, valamint jogszabály a Társaságra mint közfeladatot ellátó szervre, illetve irányítása, felügyelete alá tartozó szervekre vagy azok egy részére kiterjedő hatállyal további kötelezően közzéteendő adatkört határozhat meg. nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (a továbbiakban: Hatóság): autonóm államigazgatási szerv, amelynek feladata a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez való jog érvényesülésének ellenőrzése és elősegítése. közadatfelelős: a Compliance szervezet munkavállalója, aki a MÁV Zrt. elnök vezérigazgatójának megbízása alapján felelős a jogszabályban meghatározott közérdekű és közérdekből nyilvános adatokra vonatkozó elektronikus közzétételi kötelezettségek határidőre történő végrehajtásáért, továbbá az említett adatokkal kapcsolatos egyéb jogszabályi kötelezettségek teljesítéséért. közadatkereső: közérdekű adatok jegyzéke, melynek használatával bárki hozzáférhet a közzétételre kötelezett szervek nyilvánosságra hozott adataihoz, az arra utaló hivatkozásokhoz. A Társaság saját honlapján közzétett adatok leíró adatait köteles a közadatkereső részére megküldeni. közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső adat, valamint a gazdálkodására, megkötött szerződéseire vonatkozó adat. közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli. közadat: A közérdekű adat és a közérdekből nyilvános adat közös megnevezése. közzététel: az információszabadság törvény alapján kötelezően közzéteendő közérdekű adatok internetes honlapon, digitális formában, bárki számára, személyazonosítás nélkül, korlátozástól mentesen, kinyomtatható és részleteiben is adatvesztés és torzulás nélkül kimásolható módon, a betekintés, a letöltés, a nyomtatás, a kimásolás és a hálózati adatátvitel szempontjából is díjmentesen történő hozzáférhetővé tétele. közzétételi egység: a közzétett adatokat összefoglaló megjelenítési egység, dokumentum, amelynek formátumát e szabályzat 2. számú melléklete határozza meg. A közzétételi egységet és annak tartalmát egyértelműen meghatározza az URL címe. közzétételi egységért felelős szervezet: azon szervezeti egység, amely e szabályzat 1. számú mellékletében, mint adatszolgáltatásért felelős szervezeti egység szerepel. különös közzétételi lista: a jogszabály által egyes ágazatokra a közfeladatot ellátó szervtípusra vonatkozóan egyéb kötelezően közzéteendő adatokat meghatározó lista. Leíró adat: a közzétett adatokat összefoglaló, a közzétételi egységet leíró XML állomány, amely az egységes közadatkereső rendszer működéséhez szükséges. Metaadat: a digitálisan elérhető dokumentumok (kép, hang, szöveg, film) leíró adatai. Ilyen metaadat lehet egy mű szerzője, címe, keletkezésének ideje, tárgya, kulcsszavai stb. személyes adat: a MÁV Zrt. belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatában meghatározva.

3 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője 395 URL cím: nemzetközi szabvány szerint felépített hálózati cím az interneten, amelyen egy adatállomány elérhető. Üzleti titok: a Ptk-ban és a MÁV Zrt. üzleti titok védelmi szabályzatában meghatározva. 4.0 Az UTAsíTÁs LEíRÁsA 4.1. A közérdekű adatok és a közérdekből nyilvános adatok közzétételével kapcsolatos feladat- és hatáskörök Az elnök-vezérigazgató - megállapítja és módosítja a Közzétételi Szabályzatot, amellyel a Társaság tevékenységével kapcsolatos legfontosabb közérdekű adatokra vonatkozóan rendszeressé teszi a közvélemény elektronikus tájékoztatását, valamint biztosítja a hozzáférést a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismerésére irányuló igények esetén, - megállapítja és módosítja a Társaság egyedi közzétételi listáját, - meghatározza a szabályzat végrehajtásával kapcsolatos egyes szervek feladatait, - kinevezi a közadatfelelőst, - jóváhagyja a jelen utasítás hatálya alá tartozó, a közadat szolgáltatási tevékenységgel összefüggő feladatokról a Compliance szervezet vezetője által elvégzett éves ellenőrzésről készült jelentést. Indokolt esetben fegyelmi eljárás megindításáról intézkedik, illetve azt kezdeményezi a munkáltatói jogkör gyakorlójánál Compliance szervezet vezetője - folyamatba építve vizsgálja azinformációszabadság törvény végrehajtásával összefüggő kötelezettségek teljesítését, amelynek eredményéről évente legalább egy alkalommal átfogó jelentést készít az elnök-vezérigazgató részére. A jelentés tartalmazza: a közérdekű adatok megismerése iránt benyújtott és teljesített kérelmek számát, az elutasított igények számát és az elutasítások főbb indokait, a határidők teljesítését, a közzétételi egységekért felelős szervezetek feladatellátását, az egyedi adatkérések teljesítésébe bevont szervek, személyek, illetve vezetők eljárásának szakszerűségét a Társaságon, illetve a MÁV Csoporton belüli összehangolt tevékenység jellemzőit. - jóváhagyja a leányvállalatok közzétételi szabályzatait, - az elnök-vezérigazgató nevében megköti a leányvállalatokkal, mint adatfelelősökkel közadataik MÁV Zrt., mint adatközlő honlapján való nyilvánosságra hozásáról szóló szerződést A közadatfelelős - a Compliance szervezet elnök-vezérigazgató által kinevezett munkavállalója, akadályoztatása esetén feladat- és hatáskörét a kijelölt közérdekűadat-felelős szakértő gyakorolja, a Compliance vezető felügyelete mellett, - összehangolja a Társaságon és a MÁV Csoporton belüli közérdekű, illetve közérdekből nyilvános adatok közzétételével, illetve azok megismerésével kapcsolatos teendőket, - koordinálja a Közadat Munkacsoport tagjainak és a leányvállalatok közadatfelelőseinek munkáját, - figyelemmel kíséri a leányvállalatokkal, mint adatfelelősökkel közadataik MÁV Zrt., mint adatközlő honlapján való nyilvánosságra hozásáról kötött szerződésben foglaltak érvényesülését, - javaslatot tesz az egyedi közzétételi listák létrehozására, illetve a közzétételi egységek aktualizálására, kiegészítésére, kezdeményezi a vállalatcsoport tagjainál kiadásra kerülő közzétételi listák összehangolását, - közvetlenül irányítja a közérdekűadat-felelős szakértők munkáját, - előkészíti és folyamatosan koordinálja az adatszolgáltatásba bevont szakértők munkáját, számukra oktatást, illetve konferenciát szervez, szükség esetén egyedi ügyekben szakmai állásfoglalást ad, - koordinálja az egyes közzétételi egységekért felelős szervek tevékenységét, - az adatszolgáltatásra kötelezett munkavállaló vagy szervezeti egység mulasztása esetén felhívja a szerv vezetőjének figyelmét a törvényi kötelezettség teljesítésére, indokolt esetben vizsgálat lefolytatását kezdeményezi, - az adatszolgáltatás jogszabályban meghatározott határidőre történő teljesítésének érdekében jogosult bármely szervezeti egységtől, munkavállalótól az adatszolgáltatás teljesítéséhez szükséges közérdekű adatot közvetlenül bekérni, az illetékes vezető tájékoztatása mellett, - kiadás előtt, az illetékes szervezeti egység tájékoztatása és a vélemények kikérését követően, jóváhagyja a közzétételi lista alapján, a Társaság honlapja útján nyilvánosságra kerülő információkat, illetve a pontban foglaltak esetén az engedély beszerzését követően a közérdekű adatok megismerése iránt benyújtott igényekre adott válaszokat, - koordinálja a közzétételi honlap tartalmának belső egyeztetését, - gondoskodik a közzétételi egységek tárolásának, aktualizálásának, archiválásának feltételeiről, - szükség szerint összehívja a Közadat Munkacsoportot, előkészíti az üléseket, napirendeket, - nyilvántartást vezet az egyedi adatigénylésekről, a be-

4 396 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám érkezett kérelmekről, a válaszadásról, az elutasításról, a válasz tartalmának eltárolásától eltekinthet terjedelmi korlátok esetén, illetve amennyiben a válasz tartalmilag reprodukálható, - elkészíti a közzététellel kapcsolatos feladatok végrehajtásáról szóló, évente esedékes átfogó jelentést, amelyet a Compliance szervezet vezetője útján felterjeszt az elnök-vezérigazgatónak, - minden évben január 31-éig tájékoztatja a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot az közérdekű adatok megismerése iránti elutasított kérelmekről, valamint az elutasítás indokairól közérdekűadat-felelős szakértő - a Compliance szervezet munkavállalója, a közzétételi egységért felelős szervezet adatszolgáltatására alapozva, a megfelelő formátumú adatokat a Társaság honlapján közzéteszi, rendszeresen ellenőrzi a közzétételi egységek megfelelő értelmezhetőségét, a jogszabályi előírásoknak való megfelelést, - ellenőrzi a részére átadott adatok formátumának értelmezhetőségét, szükség esetén felhívja a közzétételi egységért felelős szervet a megfelelő formátumban történő adatszolgáltatásra, - határidőre eleget tesz az egységes közadat-kereső rendszer számára teljesítendő adatszolgáltatásokra vonatkozó előírásoknak, előállítja a közadatkereső működtetéséhez szükséges metaadatokat a vállalat üzleti érdekeit is elősegítve, hogy mindenkor releváns információkat biztosítson a közvélemény számára, - rendszeres időközönként figyelemmel kíséri a közzétételi listák adatainak frissítését, szükség esetén felhívja az adatfelelős szervezetek figyelmét a frissítés szükségességére, a végrehajtás elmulasztásáról tájékoztatja a közadatfelelőst, - megszervezi a közérdekű adatok megismerése iránt benyújtott igények kielégítése érdekében a szükséges közadatok begyűjtését, előkészíti a válaszokat, jóváhagyást követően megküldi azokat, - összeállítja a munkafolyamatba épített ellenőrzéshez szükséges alapadatokat, - a közzétételi listáknak megfelelően archivál, a közzétételi lista szerint előírt ideig biztosítja az archív állományok elérhetőségét, a lejárt közzétételi egységeket selejtezi, javaslatot tesz a Levéltárba, illetve Digitális Archívumba adásra, - az egyedi közérdekű adatigénylésekre vonatkozóan statisztikai elemzést végez, amelynek figyelembe vételével javaslatot tesz a közzétételi lista adatkörének kiegészítésére, - ellátja a leányvállalatok közadatainak a MÁV Zrt., mint adatközlő honlapján való nyilvánosságra hozásáról kötött szerződésben részére meghatározott feladatokat, - amennyiben a közérdekű adatok elektronikus közzétételének, illetve a közérdekűadat-igényléseknek a mennyisége indokolja, az üzletág, illetve a főtevékenységi kör vezetője a közadatfelelős javaslatára, korlátozott feladatkörrel a szervezetén belül közérdekűadat-felelős szakértő munkakör létrehozását kezdeményezheti A közadat Munkacsoport - tagjai a nagyobb közadat vagyonnal rendelkező szervezeti egységek vezetői által kijelölt munkavállalók, akik az üzletág, illetve főtevékenységi kör vezetője által adott megbízás alapján teljesítik az adatfelelős szervezetre háruló feladatokat, - elősegíti a Társasággal kapcsolatos közérdekű információ-szolgáltató munkát, - szükség szerint ülésezik, amelyen a közadatfelelős értékeli a Társaság elektronikus közzétételi kötelezettségeivel kapcsolatos feladatok végrehajtását, tájékoztatást ad az elmúlt időszakban beérkezett információkérések teljesítéséről, illetve azok esetleges elutasításáról, a munkacsoport tagjai beszámolnak a feladatiak ellátását elősegítő, illetve gátló körülményekről, - szükség esetén kezdeményezi a Közzétételi Szabályzat módosítását, - a munkacsoport tagjának akadályoztatása esetén az adatfelelős szervezet vezetője felelős a közadatok kezelésével kapcsolatos feladatok ellátásáért A kommunikációs Igazgatóság - a Társaság által kezelt adatokkal kapcsolatban hozzá beérkező adatigénylés esetén meghatározza, hogy az adatkérés a kommunikációs szabályzat alapján elégíthető-e ki, vagy jelen szabályzat hatálya alá tartozik. Kétség esetén az adatigénylő nyilatkozatát kéri, hogy adatkérdésének megválaszolását a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó jogszabályi előírások alapján kívánja-e teljesíttetni. - megküldi a közadatfelelősnek valamennyi közleményét és rendszeres tájékoztatást ad a közérdekű adatokat érintő, de a honlapon nem szereplő információkról, - az egyedi közadatkérésre adott válasz ismeretében megvizsgálja a közérdekű információ közvélemény számára történő eljuttatásának szükségességét, - gondoskodik a közadatfelelős válaszának elektronikus levélben történő elküldéséről (MÁV Zrt. aláírással), amennyiben újságíró egyedi adatkérése a Kommunikációs Igazgatóság elektronikus levélcímére érkezett A Jogi Iroda - a közadatfelelős megkeresésére megvizsgálja az előkészített adatok közzétételének jogszerűségét, - ellenjegyzi a jogi szempontból megalapozatlan adatkérések megtagadását, - a Közadat Munkacsoport ülésén tájékoztatást ad a folyamatban lévő adatvédelmi ügyekkel kapcsolatos eljá-

5 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője 397 rásokról, illetve azok lezárásának eredményéről, tapasztalatairól, - a közérdekűadat-felelős szakértő számára a személyes adatok, illetve a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatosan indult eljárásokban folyamatosan biztosítja a betekintési, megismerési, illetve részvételi lehetőséget A Humánerőforrás Igazgatóság - Elősegíti a Társaság feladat- és hatáskörében eljáró munkavállalók személyes adatára irányuló közérdekű adat megismerése iránti kérés teljesítését Az egyes szervezeti egységek, a közzétételi egységért felelős szervezetek - elkészítik a közzétételi egységekbe tartozó adatokat (állományokat), - a közzétételi listában meghatározott határidőre végrehajtják az adatok aktualizálását, azokat megküldik a közadatfelelősnek, - a feladatkörükbe tartozó közzétételi egységek körében az azonnali frissítésű adatköröket havonta ellenőrzik, megvizsgálják a közzétett közzétételi egységek tartalmi megfelelőségét, ennek eredményéről tájékoztatják a közadatfelelőst, - az időszakos frissítésű adatokat a határidő eltelte előtt ellenőrzik, a módosítást továbbítják a közadatfelelősnek, az adatok változatlan tartalma esetén arról tájékoztatást adnak, - az adatfelelős szervezet vezetője, a pontos és egységes adatszolgáltatás érdekében, a közadatfelelős egyetértésével, helyi utasításban szabályozza az adatszolgáltatás részletszabályait A Társaság honlapjának technikai üzemeltetője - a Kommunikációs Igazgatóság megbízásából, szolgáltatási szerződés alapján üzemelteti a közzétételi honlapot, melynek során - létrehozza a Társaság honlapjának első oldalán a Közérdekű adatok linket, valamint a közzétételi listának megfelelő struktúrát, és biztosítja annak folyamatos elérhetőségét, - biztosítja az archiváláshoz szükséges adatterületet, - naplózza az adatok közzétételével, helyesbítésével, eltávolításával kapcsolatos eseményeket, - a közzétett adatok megismerését személyazonosító adatok közléséhez nem kötheti, az elektronikusan közzétett közérdekű adatokhoz történő hozzáférés biztosításához személyes adat eltérő törvényi rendelkezés hiányában csak annyiban kezelhető, amennyiben az technikailag elengedhetetlenül szükséges; a személyes adatokat ezt követően haladéktalanul törölni kell, - gondoskodik az adatok jogosulatlan megváltoztatása, törlése, megsemmisülése, sérülése elleni védelemről, a sérült adatok helyreállításáról Együttműködés az egyes közzétételi egységekhez tartozó adatok megalkotásában - A közzétételi lista adatait (kivéve azok metaadatait) jelen szabályzat 1. mellékletében meghatározott szervezeti egységek szolgáltatják, illetve egy táblázati cellában meghatározott szervezeti egységek együttműködése útján jön létre. - Ahol az 1. számú melléklet azonos közzétételi egységnél több szervezeti egységet nevesít, ott az egymás közti adatáramlás sorrendje aluról felfelé haladva történik (az első helyen legfelül kijelölve az adatszolgáltatást teljesítő szervezeti egységet). Az utolsó helyen feltüntetett szervezeti egység a szükséges adatokat jelen szabályzat hatálybalépését, illetve a módosítását követő 15 napon belül állítja elő, amelyet továbbít az esetleges további nevesített szervezeti egységeknek, akik az átadott adatokat 5 napon belül kiegészítik saját információikkal, illetve ezen időtartam alatt megvizsgálják a részükre átadott adatok saját szakmai szempontjuk szerinti megfelelőségét. - Az egyetlen, vagy első helyen kijelölt szervezeti egység az elkészített adatokat a közérdekűadat-felelős szakértőnek továbbítja, aki intézkedik a Kommunikációs Igazgatóság egyidejű tájékoztatása mellett a közadat honlapon történő elhelyezéséről. - A közzétételi egységek metaadatait a közérdekűadatfelelős szakértő állítja elő, és a hivatkozást feltölti a közadattárba A közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendje közzétételre kerülő közérdekű és közérdekből nyilvános adatok - A közérdekű adatok megismerhetősége, a nyilvánosság rendszeres tájékoztatása, valamint a hozzáférés egyszerűsítése és az egyedi igénylések számának csökkentése érdekében, a Társaság jelen szabályzat 1. sz. melléklete szerinti közzétételi listában meghatározott adatokat közzéteszi: személyes adatok nyilvánossága - Közérdekből nyilvános adat a Társaság feladat- és hatáskörében eljáró személy neve, feladatköre, munkaköre, vezetői megbízatása, a közfeladat ellátásával összefüggő egyéb személyes adata, valamint azok a személyes adatai, amelyek megismerhetőségét törvény előírja.

6 398 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám közérdekű adatok egyedi igénylésének módja - Közérdekű adatot bárki igényelhet szóban, írásban és elektronikus úton egyaránt, elsősorban a 4. számú mellékletben meghatározott elérhetőségeket ( , levelezési cím, telefax) igénybe véve. - A közadatfelelős által vezetett egyedi adatigénylések nyilvántartásában elkülönítve kell elhelyezni a teljesített, valamint az elutasított közérdekű adatigényléseket. A nyilvántartásban rögzíteni kell az igény keletkezésének és teljesítésének módját, az igényelt közérdekű adat megnevezését, a teljesítés vagy elutasítás dátumát illetve ez utóbbi okát. - Az adatigénylőnek eltérő törvényi rendelkezés hiányában csak olyan személyazonosító adatai (különösen: név, lakcím, levelezési cím, elektronikus levélcím, faxszám) és csak annyi ideig kezelhetők, amelyek és ameddig azok az igény teljesítéséhez illetve a szükséges költségtérítés megfizetésének igazolásához elengedhetetlenül szükségesek. - A Társaság bármely szervéhez írásban benyújtott, vagy megküldött, valamint a szóbeli kérelmekről felvett adatigényléseket a kézhezvétel napján haladéktalanul továbbítani kell a közadatfelelősnek ( kozadat@mav.hu, fax: (1) ), ezzel párhuzamosan az eredeti dokumentumot vonalpostán továbbítani kell a Compliance szervezethez. A közadatfelelős szükség esetén az illetékes szervezeti egységtől bekéri az adatszolgáltatáshoz szükséges információkat. - Amennyiben az igényelt adatot nem a Társaság kezeli, illetőleg tevékenységét nem érinti, a kérelmezőt az elutasítás során erről tájékoztatni kell. (Amennyiben ismert az adatkezelő, úgy a válaszban ezt is fel lehet tüntetni.) - Közérdekűadat igényléseknek a lehető legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 15 napon belül eleget kell tenni. Jelentős terjedelmű, illetve nagyszámú adatra vonatkozó adatigénylés esetében a határidő egy alkalommal 15 nappal meghosszabbítható. Erről az igénylőt az igény kézhezvételét követő 8 napon belül tájékoztatni kell. Az adatközlés elutasítása esetén a döntést, annak indokaival, valamint a jogorvoslati lehetőségekről való tájékoztatással együtt 8 napon belül közölni kell. A közérdekű adat iránti igény elutasítása vagy a teljesítésre nyitva álló, vagy meghosszabbított határidő eredménytelen eltelte esetén, valamint a másolat készítéséért megállapított költségtérítés összegének felülvizsgálata érdekében az igénylő bírósághoz fordulhat. - Amennyiben az igényelt adatok kiadhatóságát illetően kétség merül fel, az adatok kiadását megelőzően a közadatfelelős köteles a Jogi Iroda állásfoglalását igényelni. - Amennyiben a kért közérdekű adat a Társaság honlapján már közzétételre került, úgy az adatigénylés az URL cím megadásával is megválaszolható. - A közadatfelelős köteles az igény teljesítésének megtagadását írásban megindokolni, amelyet az adatigénylés elutasítására meghatározott időtartam (8 nap) lejártát megelőzően, legalább egy munkanappal megküld ellenjegyzésre a Jogi Iroda vezetőjének, aki köteles annak haladéktalan elbírálása iránt a szükséges intézkedéseket megtenni. - A Közadatfelelős a közérdekű adatigénylés teljesítésében közreműködő szervezeti egységeknek tájékoztatásul elektronikus másolatban megküldi az igénylő részére adott választ. - A közérdekű adatigénylésnek közérthető formában, és amennyiben ez a Társaság által aránytalan nehézség nélkül teljesíthető, az igénylő által kívánt technikai eszközzel, illetve módon kell eleget tenni. A kért információ átadását minden esetben dokumentálni kell, figyelemmel az igénylő személyes adatainak kezelésére vonatkozó pont harmadik bekezdésének előírásaira. - Az adatok közlésével összefüggésben (másolat-készítés, adathordozó)felmerült költséggel arányos térítés összegét és a befizetésének módját a honlapon a közérdekű adatok menüpont alatt kell közzétenni, valamint az adatigénylőt a teljesítést megelőzően tájékoztatni kell. - A kérelmező jogosult az adatokról másolatot kérni. Amennyiben az igénylő válaszként másolatot kért, és annak előállítási költsége a honlapra kitett és feltüntetett árjegyzék szerint számítva az 1500 Ft-ot meghaladja, a költségtérítés nem mellőzhető. - Ha az a dokumentum vagy dokumentumrész, amelyről az igénylő másolatot igényelt, jelentős terjedelmű, a másolat iránti igényt a költségtérítésnek az igénylő általi megfizetését követő 15 napon belül kell teljesíteni. Arról, hogy a másolatként igényelt dokumentum vagy dokumentumrész jelentős terjedelmű, továbbá a költségtérítés mértékéről, valamint az adatigénylés teljesítésének a másolatkészítést nem igénylő lehetőségeiről az igénylőt az igény kézhezvételét követő 8 napon belül tájékoztatni kell. - Abban az esetben, ha az igénylő a költségtérés megfizetését nem vállalja, a Társaság az igény teljesítését a költségek igazolt megtérítéséig felfüggeszti. Erre az igénylő figyelmét fel kell hívni. - Az Információszabadság törvény. 29. (3) bekezdésére tekintettel, a fentiek figyelembevételével, a költségtérítés összegeként megállapított díj a Társaság bankszámla számára az alábbi módon fizethető meg: készpénzbefizetéssel, pénztárban, banki átutalással A közérdekű adatok megismerését, nyilvánosságát korlátozó rendelkezések A döntés meghozatalára irányuló eljárás adatvédelmi összefüggései - A Társaság feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános.

7 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője Az első bekezdésben meghatározott adatokat tartalmazó iratokat, illetve egyéb adathordozókat az ÜT szabályzat vonatkozó előírásai szerint kell kezelni és az érvényességi időtartamot a keletkezéstől számított tíz évben megállapítani. Jogszabály egyes adatok megismerhetőségének korlátozására ennél rövidebb időtartamot állapíthat meg. - Az első bekezdésben meghatározott adatok megismerését az azt kezelő szerv ÜT szabályzat szerint minősítésre jogosult vezetője adat megismeréséhez és a megismerhetőség kizárásához fűződő közérdek súlyának mérlegelésével engedélyezheti. - Az első bekezdésben meghatározott adatokra vonatkozó döntés meghozatalát követően, a megismerésre irányuló igény akkor utasítható el, ha az a Társaság törvényes működési rendjének, vagy feladat- és hatáskörének illetéktelen külső befolyástól mentes ellátását, így különösen az adatot keletkeztető álláspontjának a döntések előkészítése során történő szabad kifejtését veszélyeztetné. - Közbeszerzési eljárásokkal és egyéb szerződéskötési adatokkal összefüggő adatigénylések esetén az előző pontokban leírtakat megfelelően alkalmazni kell Üzleti titok és a közadatok összefüggése - Nem minősíthetők üzleti titoknak a költségvetési juttatással, kedvezménnyel, európai uniós támogatással, állami vagyon kezelésével, birtoklásával, használatával, hasznosításával, az azzal való rendelkezéssel, annak megterhelésével, az ilyen vagyont érintő bármilyen jog megszerzésével, általában a vasúti pálya működtetésével, a közszolgáltatással összefüggő adatok, valamint az az adat, amelynek megismerését vagy nyilvánosságra hozatalát külön törvény közérdekből elrendeli. - A pont első bekezdése szerinti adatok nyilvánosságra hozatala nem eredményezheti az olyan adatokhoz így különösen a technológiai eljárásokra, a műszaki megoldásokra, a gyártási folyamatokra, a munkaszervezési és logisztikai módszerekre, továbbá a know-howra vonatkozó adatokhoz való hozzáférést, amelyek megismerése az üzleti tevékenyég végzése szempontjából aránytalan sérelmet okozna, feltéve, hogy ez nem akadályozza meg a közérdekből nyilvános adat megismerésének lehetőségét. - A kérdést a fentiekre figyelemmel esetenként, körültekintően kell mérlegelni. Az adatkérés beérkezését követően nem lehet az adatkérés tárgyát üzleti titoknak minősíteni További nyilvánosságra nem hozható adatok - az ügyvédi titokkörbe tartozó adatok, tények és iratok az ügyvédekről szóló évi XI. tv. 8. -a alapján titoknak minősülnek, amennyiben ezt bárki vitatja, az ügyvédi kamara véleményét kell kikérni, amelyet a Jogi Iroda köteles megkérni, - olyan személyes adat, illetve jogi személyek, jogi személyiség nélküli szervezetek olyan adata, amely nem minősül közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatnak, - az igazgatóság és a felügyelőbizottság üléséről készült jegyzőkönyv, valamint az igazgatóság és a felügyelőbizottság határozatai közül azok, melyek nem kapcsolódnak Alapítói döntéshez, - a közérdekű adatok nyilvánosságát korlátozhatja az Európai Unió jogszabálya az Európai Unió jelentős pénzügy- vagy gazdaságpolitikai érdekére tekintettel, beleértve a monetáris, a költségvetési és az adópolitikai érdeket is. Ez utóbbi általános érvényű korlátozást adott esetben a honlapon kifejezetten fel kell tüntetni, - folyamatban lévő büntetőeljárás során az eljáró hatóság állásfoglalását ki kell kérni. 5.0 HIVATkOzÁsOk, MódOsíTÁsOk, HATÁ- LyOn kívül HELyEzÉsEk - a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló évi CXXII. törvény - a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról szóló 55/2012. (III.30.) Kormányrendelettel módosított 305/2005. (XII. 25.) Kormányrendelet - a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról szóló 18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet - Jelen utasítás kiadásával hatályát veszti a MÁV Zrt. Közzétételi szabályzatáról szóló 10/2009. (I. 30. MÁV Ért. 4.) VIG. számú utasítás, valamint a módosításáról szóló 40/2010. (VII. 2. MÁV Ért. 21.) EVIG. számú utasítás 6.0 HATÁLybA LÉpTETÉs Jelen utasítás a MÁV Értesítőben történő közzététel napján lép hatályba. 7.0 MELLÉkLETEk 1. sz. melléklet: A MÁV Zrt. általános közzétételi listája 2. sz. melléklet: A közzétett állományok formátuma 3. sz. melléklet: Igénylőlap a közérdekű és közérdekből nyilvános adat megismerésére irányuló kérelemhez 4. sz. melléklet: Tájékoztató a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről Szarvas Ferenc s. k. elnök-vezérigazgató

8 400 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám 1. sz. melléklet

9 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője 401

10 402 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám

11 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője 403

12 404 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám

13 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője 405

14 406 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám 2. sz. melléklet

15 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője sz. melléklet

16 408 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám

17 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője sz. melléklet

18 410 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám 27/2012. (V. 04. MÁV ÉRT. 11.) EVIG számú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A 21/2004. (VII.16. MÁV ÉRT. 29.) PVH. sz. BELső TELjEsíTMÉnyI szolgáltatások szabályzata c. UTAsíTÁs 8. sz. MódOsíTÁsÁRóL (EGysÉGEs szerkezet). A Belső Teljesítményi Szolgáltatások Szabályzatának hatálya a évre meghosszabbításra kerül január 1-jei érvényességgel az alábbi változásokat kell átvezetni az utasításon: Az ár kialakításának folyamata pont 6. bekezdésben az utókalkulálni szó helyett az utókalkuláció alapján felülvizsgálni szöveget kell felvenni Belső teljesítmények igazolása és elszámolása pont 2. bekezdésében a megfizetni szó cserélendő elfogadni -ra. 8. Mellékletek 1. sz.: A MÁV Zrt. belső szolgáltatás típusai 2012-ben: teljes egészében cserélendő. 2. sz.: Az elszámolás rendje: 6. pontban a határidő 10. munkanapra módosítandó. 3. sz.: Interfészen feladható teljesítmények: törlendő a Nem készletezett anyagbeszerzés. 4. sz.: Belső teljesítményi Szolgáltatási Megállapodás minta: 1. sz. függelék 6. pontban a határidő 10. munkanapra módosítandó. Módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt szöveg 1.0. Az UTAsíTÁs célja Az utasítás célja, hogy a MÁV Zrt szervezeteinek egymás részére végzett belső szolgáltatások körét, pontos tartalmát, az elszámolás módját és folyamatát részleteiben meghatározza HATÁLy És felelősség MEGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás személyi hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt. önálló költséggazdálkodással rendelkező szervezeti egységeinek munkavállalóira Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. önálló költséggazdálkodással rendelkező szervezeti egységeire és azok tevékenységére Az utasítás kidolgozása és karbantartása Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a gazdasági általános vezérigazgató-helyettes felelős fogalmak MEGHATÁROzÁsA Belső teljesítmény: Belső teljesítményeknek nevezzük a MÁV Zrt. szervezeti egységei között áramló teljesítményeket Teljesítményszámítási objektum: A szervezeti teljesítménymérést biztosító tervezési és beszámolási objektumok (szervezeti objektumok), valamint az üzleti döntéstámogatást biztosító stratégiai szegmensek (üzleti objektumok) rendszere. Teljesítménykapcsolat: a teljesítményszámítási objektumok között adott teljesítménytípus által definiált megrendelő-szolgáltató viszony. Transzferár: a belső teljesítmény képzett elszámolóára, amely lehetővé teszi a hatékonysági pozíció kimutatását (hatékonyságjavulás vagy hatékonyságvesztés) a teljesítményt leadó és a teljesítményt felvevő szervezeti egységnél. A transzferár minden teljesítményfajta esetében egy évre meghatározott. A transzferárnak három típusa lehet: piaci ár, költség alapú ár, rendelet által előírt ár.

19 11. szám A MÁV Zrt. Értesítője 411 Teljesítménytípus: teljesítményszámítási objektumok között áramló belső szolgáltatások homogén csoportja. Teljesítményfajta: teljesítménytípuson belül kialakított elemi szolgáltatási egység Az UTAsíTÁs LEíRÁsA 4.1. A belsőteljesítmény számítás elvei A belsőteljesítmény-számításnak a következőket kell biztosítania: (1) a teljesítményszámítás objektumainak stratégiához és szervezethez illesztését, (2) a belső teljesítmények elszámolásának teljessé tételét, (3) az üzleti hatékonyság kimutatását, (4) a belső teljesítmények elszámolása folyamán a MÁV összvállalati érdekek elsődlegességet élveznek a szervezetek egyéni érdekeivel szemben. Ezen alapelvek alapján a belsőteljesítmény-számítási rendszer: Kimutatja az adott szervezeti döntési felelősségi körben befolyásolható hatásokat az egyértelmű számon kérhetőség érdekében. Megragadja az egyes egységek és tevékenységek üzleti eredményhez (értékhez) való hozzájárulásának valóságos mértékét. Megmutatja az egyes tevékenységek hatékonyságát a saját szükségletekhez képest, optimális kapacitás- és eszközstruktúra kialakítására ösztönöz Megmutatja a hatékonyságot a piachoz képest. Támogatja a csinálni vagy venni döntések időben történő meghozatalát. Kimutatja a opportunity costot, és piaci szemléletű erőforrás gazdálkodásra ösztönöz (pl. ingatlanok) A célok teljesítését a transzferárak alkalmazása és az üzleti szemléletű megrendelő-szolgáltató viszony kialakítása biztosítja a vállalat teljesítményegységei között. További alapelv, hogy az igénybevevők csak a belső szolgáltatókon (üzleti és társasági szolgáltatások) keresztül vehetnek igénybe hasonló típusú külső szolgáltatást. A kialakított új vezetői számviteli rendszerben a belső teljesítmények elszámolása a teljesítményt leadó és a fogadó egység között egyfajta belső piaci viszonyt teremt. Ebben a kapcsolatban a felek felelőssége egyértelműen meghatározott: a teljesítményt leadó szervezeti egység vezetője a nyújtott szolgáltatás minőségéért, a határidőért, az elszámolóáráért (illetve annak kialakításáért) felelős, a fogadó szervezeti egység vezetője pedig dönt a ténylegesen igénybeveendő mennyiségről. A belső teljesítmények nyomon követése, elszámolása hozzájárul a gazdaszellem kialakításához, a gazdálkodás hatékonyságának növeléséhez. A teljesítmények áramlását kimutatjuk egyrészt természetes mértékegységükben, másrészt elszámolóárak segítségével értékben A teljesítményszámítás objektumai A szervezeti teljesítménymérést biztosító tervezési és beszámolási objektumok (szervezeti objektumok): üzletág, valamint az üzleti működést támogató, tervezési és beszámolási egységekként definiált szolgáltató és funkcionális egységek. Az éves operatív terv időtávján az objektumok köre költséghelyi mélységű. A teljes mélységű költségkontroll biztosítása érdekében a költséghelyek és a költséghelyi csomópontok a MÁV Zrt. szervezeti felépítéséhez igazodnak. A teljesítmény-számítás objektumai között belső teljesítmények áramlanak, melyek alapvetően üzleti szolgáltatásokat illetve társasági szolgáltatásokat közvetítenek. A belső teljesítménytípusokat, valamint ezeken belül meghatározott szolgáltatás fajtákat ún. teljesítményfajtákat és a teljesítmény kapcsolatokat foglalja össze az 1. sz. melléklet. 4.3 Transzferárak alkalmazása Transzferárak típusai Alapelv az, hogy piaci árakat kell alkalmazni. Ennek oka, hogy a piaci ár képes a hatékonysági követelményeket a legobjektívabb módon kifejezni. Abban az esetben, ha nincs lehetőség piaci ár alkalmazására, akkor költség alapú árat kell alkalmazni. A költség alapú ár a költség fajlagosokra vonatkozó hatékonysági követelményeket közvetít. A külső összehasonlítás a költség alapú árképzés esetén is kötelező; ilyenkor a fajlagos költségek benchmark összehasonlítása szükséges az ár kialakításához. Ennek megfelelően a lehetséges transzfer ár típusok: piaci ár, költség alapú ár, rendelet által előírt ár. Piaci árat azon teljesítménytípusok esetén alkalmazunk, ahol a belső teljesítmény típusok jól megfeleltethetők a piacon elérhető azonos teljesítményeknek. Költség alapú árat alkalmazunk azon teljesítmény típusokra (alapvetően szolgáltatásokra), ahol a cél a költségoptimalizálás, és a felelősségi egység típusa költség központ, tehát működésének gazdasági megítélésében a költségfelhasználása dominál. Ezen teljesítmény típusok esetén a külső piacon megvásárolható teljesítmények és azok ára nem összevethető a belső teljesítmény típus tartalmával, vagy egyéb jellemzőivel. Ebben az

20 412 A MÁV Zrt. Értesítője 11. szám esetben a teljesítmény típus tervezett fajlagos költsége képezi a teljesítménytípus árát. Évenként az áralkalmazás elveit felül kell vizsgálni, lehetőség szerint bővíteni kell a piaci áras elszámolású teljesítmények körét Az ár kialakításának folyamata A külső piacon is megvásárolható teljesítmények belső árát a piaci árból kell levezetni. A külső szolgáltatással azonos tartalmú belső szolgáltatások esetében kötelező a piaci ár használata. Azon belső teljesítmények esetében, amelyeket a MÁV Zrt a leányvállalatai valamelyikének részére is végez, amennyiben a szolgáltatás tartalma megegyezik, a belső szolgáltatás esetében is a leányvállalatok felé alkalmazott árat kell belső árnak is tekinteni. Amennyiben az egyes leányvállalatok felé eltérő ár kerül alkalmazásra az alkufolyamatok kapcsán, akkor a BTSZ-ben belső árként a legalacsonyabbat kell alkalmazni. A költség alapú tervárak egy többlépcsős iterációs folyamatban kerülnek kialakításra (évente egyszer, a tervezési folyamat során). Először felmérésre kerül a szolgáltatást megrendelők körében az igénybe veendő szolgáltatás tervezett éves mennyisége. Ezután történik a szolgáltatás végzése elsődleges és másodlagos költségeinek, valamint külső bevételeinek a megtervezése, majd mindezek felhasználásával a tervár kialakítása. Az ár képzésének alapja a szolgáltató szervezet tárgyévi működésének tervezett üzleti eredménye. A tervárak az adott tárgyévre érvényesek, év közben nem változtathatók. A szolgáltató szervezet az árak kialakítása után köteles megvizsgálni azt, hogy ugyanazon szolgáltatás előző évi tervárához képest a tárgyévi ár mennyit változott. Ha ez a változás meghaladja a tárgyévre prognosztizált inflációval növelt előző évi tervárat, akkor a szolgáltató köteles erről jelentést készíteni. A jelentésnek tartalmaznia kell az árváltozás részletes indoklását. Piaci ár esetében be kell mutatni a mértékadó árat, önköltségi ár esetében azokat a költségtényezőket, melyek az ár növekedéséhez vezettek. Amennyiben a szolgáltatás tartalmában következik be változás, akkor erre alapozva kell az árat emelő tervezett önköltségi tételeket részletesen bemutatni. A jelentést legkésőbb a tervárnak a GIR BTSZ moduljába való betöltésre előírt határidő előtt 2 héttel kell megküldeni a Kontrolling Igazgatóság Kontrolling Üzemeltetés (KIKÜ) részére. A KIKÜ a jelentést felülvizsgálja, és elfogadás esetén megküldi a szolgáltatást igénybe vevők részére. Amennyiben nem kerül elfogadásra, további egyeztetések szükségesek a szolgáltató és a KIKÜ között. A tárgyévi szolgáltatások elszámolását követően az év lezárása után minden szolgáltató köteles a tervárait az utókalkuláció alapján felülvizsgálni. Az önköltségi tervár és a ténylegesen alkalmazott tervár összehasonlítását meg kell küldeni a KIKÜ részére. Ha az összehasonlításból az derül ki, hogy az utókalkulált önköltségi ár magasabb a ténylegesen alkalmazott árnál, akkor a szolgáltatás további végzését, a szolgáltatási paramétereket és a szolgáltatást végző szervezet működési környezetét és költségeit felül kell vizsgálni, és javaslatot kell készíteni a gazdaságos szolgáltatásvégzésre. A készítésért felelős a szolgáltatást végző szervezet kontrollere. 4.4 Megrendelő-szolgáltató viszony A megrendelő-szolgáltató viszony kialakítása négy komponensen keresztül biztosítja a hatékonysági pozíció kimutatását. Ezek a következők: belső teljesítmények árát és az igényelt volument felelősen kell megtervezni, a teljesítmények átadása megrendeléshez kötődik, csak a megrendelt teljesítmények kerülnek átvételre, a tervhez képest bekövetkező működési hatékonyságjavulást vagy hatékonyságromlást a keletkezés helyén kimutatjuk A belső teljesítmények tervezése Az igénybevevők azonos áron veszik igénybe az azonos típusú szolgáltatásokat és megtervezik az általuk igénybe veendő szolgáltatások mennyiségét. A tervezésnek az üzleti felelősségen alapuló előzetes megrendeléseken kell alapulnia. Már a tervezés során kimutathatóvá kell tenni a tartósan felesleges előzetes megrendelésekkel le nem fedett - kapacitásokat, illetve a piachoz viszonyított hatékonysági pozíciót. A tartósan felesleges kapacitások leépítéséről, és a piaci hatékonysági szint eléréséről a szolgáltatónak gondoskodnia kell. Ez a mechanizmus biztosítja az igények és a rendelkezésre álló kapacitások középtávú összehangolását. A tervezésnek minimum három éves időtávot kell felölelnie Megrendelés és átvétel A megrendeléshez a teljesítményt leadó és a teljesítményt felvevő között szolgáltatási megállapodást (éves keretmegállapodást) kell kötni az utasítás 4. mellékletét képező Belső teljesítményi Szolgáltatási Megállapodás minta alapján. A megállapodás a belső piacon kialakult terváron az igénybe venni kívánt szolgáltatás volumenére és a szolgáltatás színvonalára kell, hogy vonatkozzon. A tervezési folyamatban megfogalmazott költséghatékonysági elvárások, illetve piaci információk alapján kialakított ár nem képezheti a szolgáltató és az igénybevevő közötti alku tárgyát. Mind a megrendelő, mind a szolgáltató felelősséggel tartozik a szolgáltatási megállapodás betartásáért. A belső teljesítmények éves elszámolóárait, a szolgáltatási színvonalat és a tervezett mennyiségeket véglegesen