Nyékládháza Város Önkormányzata

Átírás

1 Tanácsadási tevékenység: Étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása Dokumentum: Tanácsadás: Back Office Értékelés és javaslatok megfogalmazása Tanácsadói dokumentum ÁROP-1.A Államreform Operatív Program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára Nyékládháza Város Önkormányzata

2 Tartalom Bevezetés... 5 A fejlesztési folyamat célkitűzései... 6 Az Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés fázis (részfeladat) célja... 6 A második fázis Vezetői konzultáció célja... 7 A fejlesztési folyamat során alkalmazott módszerek... 8 Nyékládháza Önkormányzatának fenntartásában álló intézmények összesítése.. 8 Az Önkormányzat fenntartásában álló intézmények... 9 Intézményi feladatok Az új feladat ellátási rend miatti változások Az Önkormányzattól elkerült feladatok Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás Az étkeztetés évi terjedelme Főző és tálalókonyhák adatai A jelenlegi feladat ellátási modell folyamat szemléletű leírása Az étkeztetési feladat ellátás szöveges leírása A jelenlegi feladat ellátási modell értékelése Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás erősségei Önkormányzati fenntartás Szolgáltatás biztonsága Ellenőrzés Költséghatékonyság... 22

3 Rugalmasság Minőség Helyi alapanyagok Helyi lakosok dolgoznak a konyhán Beszállítók kezelése Fejlesztések Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás gyengeségei Adminisztráció Folyamatos finanszírozási igény Diétás étkeztetés Kapacitás kihasználás Térítési díjak beszedése Iskolai étkeztetés ütemezése Helyi termelők támogatása A konyha műszaki állapota Energiahatékonyság Önkormányzati rálátás a gazdálkodási folyamatra Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás fenyegetései, veszélyei Reklamációk, problémák Megfelelőség Finanszírozási kockázatok Humán erőforrás kapacitás Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás lehetőségei... 25

4 Informatika Közfoglalkoztatás Felújítás Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell vizsgálatának összefoglalása A modell leírásával és elemzésével kapcsolatos felvetések A konyha külső megrendeléseinek növelése A feladat kiszervezése Az iskolai étkezde bővítése Konyhai kapacitás növelése Összefoglalás és javaslatok a Nyékládháza Város Önkormányzatának étkeztetéshez kapcsolódó feladat ellátási területének változtatásaihoz Összefoglalás Javaslatok Konyha műszaki állapotának javítása Kommunikáció javítása Beszerzések Kontrolling szemléletű irányítás megvalósítása A javaslatok gyakorlatba ültetését támogató cselekvési terv Konyha műszaki állapotának javítása Kommunikáció javítása Beszerzések finomhangolása A kontrolling szemléletű irányítás megvalósítása a közétkeztetési feladatok ellátásában... 39

5 Bevezetés Jelen dokumentum az ÁROP 1.A.5 Szervezetfejlesztés Nyékládháza Város Önkormányzata részére című projekt 4. számú elemének összefoglaló dokumentuma. Az Étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása projekt elem keretében végrehajtott összesítés és helyzetelemzés, valamint vezetői konzultáció tanácsadási tevékenységek eredményeit hivatott bemutatni és összefoglalni. Nyékládháza város viszonylag kis település egy nagyváros, Miskolc közelségében. Az itt élők számára fontos, hogy hasonló szolgáltatásokban részesüljenek, mint azok, akik a nagyvárosban élnek. Az Önkormányzat szolgáltatásait könnyen öszsze tudják hasonlítani a mindössze 14 kilométerre lévő Miskolcon élők által elérhető szolgáltatásokkal. Mivel a közétkeztetés az Önkormányzat egyik jelentős lakossági szolgáltatása, fontos, hogy ezt a feladatot az étkeztetést igénybe vevők legnagyobb megelégedettségére lássák el. Az étkeztetésben részt vevők létszáma eléri a lakosság tíz százalékát, ezért jelentős tényezőként kell figyelembe venni azt, mint a lakossággal történő napi kapcsolattartás egyik módját. Az étkeztetést igénybe vevők nagyobb hányada gyermekkorú, így egész családokkal számolhatunk a lakossági kapcsolatok terén. Megállapíthatjuk tehát, hogy a lakossági elégedettséget jelentős mértékben befolyásolja a közétkeztetés színvonala. A közétkeztetés nemcsak ellátási kérdést jelent, hanem egészségügyi és környezeti aspektusai is vannak. A gyermekek nevelésében is szerepet játszik, hiszen az egészséges életmódra nevelés része az egészséges táplálkozás megismertetése is. Ezeket a szempontokat is figyelembe véve, kiemelt fontosságú önkormányzati feladatként tekinthetünk a közétkeztetésre.

6 A közétkeztetésről a lakosságban kialakuló vélemény hatással lehet a többi közszolgáltatás, az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal munkájának megítélésére is. A fejlesztési folyamat célkitűzései Az Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés fázis (részfeladat) célja A év elején megváltozott feladat ellátási rendnek megfelelően kialakult intézményi struktúrát hivatott ez a részfeladat áttekinteni és összefoglalni. Módszertanilag ez azt is szolgálja, hogy a fejlesztési folyamatban részt vevő önkormányzati vezetők átlássák a struktúrát. A változások rögzítése is azt a célt szolgálja, hogy a feladat ellátás és a struktúra összekapcsolása tudatos legyen. Ez előfeltétele a finanszírozhatóság vizsgálatának is. A helyzetelemzés jelenlegi állapotot rögzíti. Célja, hogy a megfelelő állapothatározók megadásával a későbbiekben végrehajtott változtatások, változások és hatásaik egyértelműen azonosíthatók legyenek. Viszonyítási alapként használható információk rögzítése a cél. A helyzetelemzés a teljes kép kialakítását is szolgálja. Olyan, az étkeztetés jelenlegi állapotát bemutató képet kívánunk alkotni ennek során, amely mind az önkormányzati vezetők, mind a feladat ellátásban részt vevők számára a teljes folyamat átlátását és megértését biztosítja. Ez a helyzetelemzés a jelenlegi feladat ellátási modell megalkotása, leírása. Ebből kiindulva tudjuk meghatározni a szükséges beavatkozási pontokat és a beavatkozások módját.

7 A második fázis Vezetői konzultáció célja Az első fázisban leírt modell, a helyzetelemzés felhasználásával megkeressük azokat a pontokat, ahol megfelelő beavatkozással pozitív irányú változást hozhatunk létre a feladat ellátás hatékonyságában, finanszírozhatóságában. A konzultációkkal azt szeretnénk elérni, hogy a változtatások minél nagyobb számú lehetőségét vegyük számba, valamint hogy megvizsgáljuk a lehetséges kimeneteleket. A közös elemzések, ötletek felvetése segíti a működés jobb megértését, teret engednek a kreatív gondolkodásnak. A különféle felvetések megvitatása elősegíti a folyamatok mélyebb megértését és olyan szempontokat is megismerhetnek a résztvevők, amelyek előzőleg nem kerültek fókuszba. A második fázis egyik célja, tehát az, hogy kijelöljük azokat a pontokat, azokat a beavatkozási területeket, amelyeket érdemes részletesebb vizsgálatnak alávetnünk. A másik fázis cél a kijelölt pontokon, területeken történő hatékonyságnövelő beavatkozásokra történő javaslattétel. Olyan javaslatok megtételét tűztük ki célul, amelyek három alapvető feltételnek tesznek eleget: gyakorlatba ültetésük javítja a feladat ellátás hatékonyságát és/vagy finanszírozhatóságát; gyakorlatba ültetési idejük első fázisa nem vesz igénybe 3 hónapnál több időt; gyakorlatba ültetésükhöz szükséges erőforrások igénybe vétele nem rontja a gazdálkodás fenntarthatóságát; A gyakorlatba ültetés folyamatát több fázisra is lehet bontani. Első fázisként definiáltuk a vezetői konzultáció résztvevőivel azokat a lépéseket, amelyek egyrészt előkészítik, másrészt elindítják a javaslatban megfogalmazott változtatásokat. Ennek megfelelően jelen pályázati projekt esetében első fázisként értelmezhető a gyakorlatba ültetéshez szükséges döntés előkészítés végrehajtása, felmérések, kutatások elvégzése.

8 A fejlesztési folyamat során alkalmazott módszerek Tekintve az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal munkatársainak időbeosztását, a három választási időszakból eredő átlagon felüli munkaterhelést, az adatgyűjtésre és összegzésre elsősorban interjúkat alkalmaztunk. Az interjúk anyagainak feldolgozása a kapott dokumentumok és az elhangzott információk elemzésével és kérdések feltevésével, megválaszolásával elektronikus kapcsolattartás útján történt. A további vizsgálatra így kijelölt feladatok, folyamatok elemzését, majd a javaslatok megfogalmazását kiscsoportos, 2-3 fős műhelymunkák, illetve kiegészítő személyes interjúk formájában végeztük. A fejlesztési folyamat második fázisában ötletbörze, páros összehasonlító elemzés, priorizátás mátrix módszereket alkalmaztunk. Nyékládháza Önkormányzatának fenntartásában álló intézmények összesítése A megváltozott feladat ellátási rendben jelenleg fennálló állapot leírást adjuk meg ebben a fejezetben. Bemutatjuk, hogy az Önkormányzat kötelező és vállalt feladatait milyen modell, intézményi struktúra alapján látja. el. Egyszerű, táblázatos megjelenítést alkalmazunk a jó áttekinthetőség végett.

9 Az Önkormányzat fenntartásában álló intézmények A következő táblázatban az intézmények alapadatit összesítettük. Intézmények és adataik Intézmény neve Címe Vezetője Telefon Dr. Guba 46/391- nyekladhaza.aljeg POLGÁRMESTERI Nyékládháza Zoltánné 420 yzo HIVATAL Vasút u.16. Dr. Dalma 3433 Harsányi 46/391- harsanyi.istvan12 VÁROSGONDNOK- Nyékládháza István SÁG Iskola utca 5. DARGAY ATTILA 3433 Gálné 46/391- nyekiovi@gmail.c GYERMEKVARÁZS Nyékládháza Vasvenszk 264 om ÓVODA Mátyás király i Judit utca 2. DARGAY ATTILA 3433 Handa 46/391- nyekiovi@gmail.c GYERMEKVARÁZS Nyékládháza György 707 om ÓVODA Tagóvodája Munkácsy ut- Zsoltné ca 2. IDŐSEK KLUBJA 3433 Éliásné 46/391- idosklubnyek Nyékládháza Minden Szent István Mónika utca 18 FURMANN IMRE 3433 Hankó 46/591- muvhaz MŰVELŐDÉSI HÁZ Nyékládháza Krisztina ÉS KÖNYVTÁR Kossuth utca nyekladhaza.bibl. 56. hu

10 Intézményi feladatok A táblázatban felsoroltuk az önkormányzati feladatokat és megneveztük a feladat ellátásban közreműködő intézményeket. Önkormányzati feladatok és a feladat ellátásában közreműködő intézmények Feladat Intézmény Mötv., Szoc. tv.,választási eljárásról szóló tv. és egyéb jogszabályok alapján Jegyzői hatáskörbe tartozó feladatok ellátása Intézményi gazdálkodási (pénzügyi-számviteli feladatok, ellátása változtatás folyamatban) Pályázat kezelés, munkaügyi feladatok ellátása Ingatlan fenntartás Mezőgazdasági szolg. (Park) Üdültetés Közvilágítás Település vízellátás Temető fenntartás POLGÁRMESTERI HIVATAL POLGÁRMESTERI HIVATAL POLGÁRMESTERI HIVATAL NYÉKLÁSHÁZI VÁROSGOND- NOKSÁG

11 Önkormányzati feladatok és a feladat ellátásában közreműködő intézmények Feladat Intézmény Munkahelyi étkeztetés, vendégétkezés Gyermekétkeztetés Szociális étkeztetés Közfoglalkoztatás Városgondnokság/Város és községgazdálkodás Sportintézmény Köztisztasági tevékenység Napközi, konyha működtetési feladatai Kiegészítő alapellátás Ügyeleti szolgálat Háziorvosi szolgálat Védőnői szolgálat Családsegítés, gyermekjólét, működtetési feladatai

12 Önkormányzati feladatok és a feladat ellátásában közreműködő intézmények Feladat Intézmény Általános Iskola működtetése Óvodai nevelés szakmai feladatai Közművelődés, könyvtári feladatok DARGAY ATTILA GYERMEKVARÁZS ÓVODA FURMANN IMRE MŰVELŐDÉ- SI HÁZ ÉS KÖNYVTÁR Idősek ellátása, szociális étkezés IDŐSEK KLUBJA Az új feladat ellátási rend miatti változások Az új feladat ellátási rend alapján létrejött struktúra és a január 1. előtti működési modellel történő összehasonlításhoz nyújt segítséget a következő táblázat.

13 Az Önkormányzattól elkerült feladatok Az önkormányzati feladat ellátásból kikerült feladatok Feladat Iskola fenntartás (szakmai nevelés) a KLIKhez került, üzemeltetés az Önkormányzatnál maradt. Egyes szociális ügyek: Közgyógyellátás - alanyi, jövedelemhez kötött, Egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság, ápolási díj alanyi jogon a Kormányhivatal hatáskörébe kerültek. Családsegítés, gyermekjólét szakmai feladatok Önkormányzati Társuláshoz kerültek júliustól. Érintett intézmény Nyékládházi Kossuth Lajos Általános Iskola POLGÁRMESTERI HIVATAL Nyékládházi Városgondnokság Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás Az interjúk, kiscsoportos vezetői konzultáció során adatokat gyűjtöttünk Nyékládháza Város Önkormányzatának a közétkeztetési feladat ellátási kötelezettségéhez kapcsolódó folyamatokról. Ebben a fejezetben folyamat és feladat orientált leírását adjuk a teljes a feladat ellátási folyamatnak.

14 Az étkeztetés évi terjedelme Napi adagszám: átlagosan 480 adag, amely ténylegesen napi szinten változik. Az átlagos adagszámok megoszlása étkezésenként: Tízórai: Ebéd: Uzsonna (naponta változik): 275 adag 480 adag 275 adag Adagszámok megoszlása az étkezésben résztvevők között: Óvodás adagszám: Alsó tagozat: Felső tagozat: Időskorú: 110 adag 160 adag 123 adag 80 adag Főző és tálalókonyhák adatai Főzőkonyha helye: Nyékládháza, Vasút u. 5. (iskola épületében) Kapacitása: Eszköz ellátottsága: 500 fő alapvetően megfelelő, de korszerűsítést igényel. Humán erőforrás: élelmezésvezető 1 fő szakács konyhai kisegítő 2 fő 4 fő Tálalókonyhák helye: Nyékládháza, Mátyás király u. 2. (óvoda Nyék ) Nyékládháza, Munkácsy M. u.2. (óvoda Ládháza ) Nyékládháza, Szent István u.18. (Idősek Klubja)

15 Óvoda: Eszköz ellátottsága korszerű Férőhelyek: Nyék 120 fő Ládháza 60 fő Étkeztetési létszám: Nyék 100 fő Ládháza 35 fő Humán erőforrás: Nyék óvoda vezető 1 fő, óvónő dajka 8 fő, 4 fő, nevelő oktató munkát segítő 1 fő Ládháza óvónő dajka 4 fő 2 fő Idősek Klubja: Eszköz ellátottsága: korszerű. Férőhely: nappali ellátottak száma: 25 fő Tényleges létszám: Étkeztetési létszám: fő 100 fő Tényleges étkeztetési létszám: fő Humán erőforrás: intézményvezető klub gondozó szociális segítő 1 fő 1 fő 2 fő

16 A jelenlegi feladat ellátási modell folyamat szemléletű leírása Ebben a leírásban nem a hierarchia, szervezeti felépítés szerinti megközelítést alkalmazzuk, mivel az korlátozná az ötletek, javaslatok, az innovatív gondolkodás kereteit a meglévő struktúrára. A leírást feladat központú folyamat elemzésként adjuk meg (feladat-folyam elemzés). A feladatokhoz feladatgazdákat rendelünk és a folyamat lefolyásának, a feladatok egymásra épülése szerint építjük fel a feladat ellátási modellt, függetlenül attól, hogy a feladatgazdák milyen hierarchikus viszonyban állnak egymással az önkormányzati, hivatali struktúrában. Ez a modell leírás hasznosnak bizonyulhat a későbbi szervezeti átalakítások, a folyamatok optimalizálása során is, mint az adott állapot fényképe. Segítség lehet a szervezeti felépítés esetleges későbbi változtatásai esetében is, mivel a szervezetből, hanem a feladatból indul ki. A modell szöveges leírása szekvenciális, egymás után írjuk le az átfedő, vagy párhuzamos folyamatokat is. Az étkeztetési feladat ellátás szöveges leírása Létszámadatok A feladat ellátás elsődleges bemeneti adatai a feladat terjedelmének, a feladat ellátását biztosító pénzügyi erőforrások meghatározásához szükségesek. Ezek az adatok az étkeztetésben részt vevők összetételének és létszámának adatai. Évente ősszel, az óvodai és iskolai beiratkozások lezárása után állnak rendelkezésre a gyermekétkeztetés következő évi tervezéséhez szükséges adatok. A szociális étkeztetés bemeneti létszámadati folyamatosan aktualizálásra kerülnek, azonban jellemzően ezek összesítését is az őszi hónapokban végzik. Mivel kis népességű és kis területi kiterjedésű Nyékládháza, ezért az információk átadása is viszonylag egyszerű. Ily módon a főzőkonyha közvetlenül is hozzájut a létszámadatokhoz. Az adatok hivatalos továbbítási útja: a Városgondnokság be-

17 gyűjti a következő évre vonatkozó az óvodai, iskolai és szociális étkeztetési létszámadatokat, majd továbbítja a Polgármesteri Hivatalhoz. A másik fontos bemeneti adat a térítési díjkedvezményre jogosultak száma. A jogosultságot a szülők, nevelők igazolják a gyermekek részéről. A Városgondnoksághoz kell leadni az igazolásokat, ott ellenőrzik és összesítik, majd továbbítják az adatokat a Polgármesteri Hivatalba. A szociális étkeztetésben a jövedelemviszonyok alapján történik a kedvezmények meghatározása. Térítési díjak megállapítása A létszámadatok alapján kerülnek meghatározásra a térítési díjak. A polgármesteri Hivatal az állami költségvetési támogatás megállapításához a létszámadatokat egy központi rendszerbe feltöltve automatikusan megkapja a támogatás mértékét, amely bértámogatásból és rezsitámogatásból áll. Az előző évi költségadatok figyelembe vételével a Polgármesteri Hivatal gazdálkodásért, pénzügyekért felelős munkatársai kiszámítják, hogy milyen nyersanyaghányaddal lehet számolni, majd javaslatot tesznek az Önkormányzat általi kiegészítés, valamint a térítési díjak mértékére. A térítési díjak és az étkeztetéssel kapcsolatos költségvetési előirányzatok tervezetét a Polgármesteri Hivatal készíti elő, illetve készíti el. A képviselő-testület a tárgyévi költségvetéssel foglalkozó ülésén tárgyalja meg a beterjesztést. A polgármesteri Hivatal feladata, hogy az érintett intézményekhez és szervezeti egységekhez eljuttassa a benne foglalt információkat. A vendégétkeztetés térítési díjáról az Önkormányzat Képviselő-testülete határozatban dönt. Térítési díjak beszedése Az étkeztetési térítési díjak beszedését a Városgondnokság végzi. Díjfizetési módokra a készpénz és postai átutalás a jellemző. Csoportos beszedési megbízás nincs, egyedi banki átutalás lehetséges. A készpénzben fizetőktől Városgondnokság gazdasági ügyintézője havi rendszerességgel szedi a hónap 10. és 20. napja

18 között. A Városgondnokság ügyintézője a térítési díjakat beszedi a jelzett napokon, a díjfizetési időszak végén átadja a Városi Önkormányzat pénztárosának. (A pénztár központosítása megtörtént már, előtte más volt az eljárásrend.) Ezt követően számlát állít ki a postai befizetéshez, átutaláshoz. Az idősek kiszállításos étkeztetése esetében az étel éthordós kiszállítását ellátó szociális gondozók végzik a térítési díjak beszedését. Számlázás Az étkeztetési díjak számlázását a Városgondnokság végzi. A befizetések számlázása nyilvántartása térítési díj számlaprogrammal történik. Könyvelése a folyamatban lévő átalakításoknak köszönhetően (ld. 3. számú projekt elem) az Önkormányzatnál történik az EPER programmal. Nyersanyag beszerzés, raktározás A konyha önállóan végzi a beszerzéseket (megrendeléseket) a Városgondnokság által kötött beszállítói szerződések alapján. A beszállítók többségében helyi kereskedők, a beszállítást félévente pályáztatja a Városgondnokság. Mivel nincs közbeszerzés (értékhatárt nem éri el), így a nyersanyagvásárlásnál a fix szállítási szerződéseken kívül, - mindig a legjobb ár elérésére törekszenek. Az Önkormányzatnak nincsenek likviditási gondjai, ezért a szállítói számlák kifizetése mindig időben megtörténik. Beszállítói fizetési határidők: 15 és 30 nap. Nincs helyi termelésből származó közvetlenül vásárolt nyersanyag. Csak helyi kereskedők közbeiktatásával szállíthatnak be a termelők, nincs közvetlen termelőtől vásárlás. Startmunka programban előállított termékeket nem használnak fel.

19 Napi létszám (hiányzás) jelentése, étkeztetés lemondása A napi létszámadatokat gyűjtő személyek: Óvoda: Óvónők Iskola: Napközis és menzás tanítók, tanárok Idősek Klubja: Klub vezetője és gondozója A napi létszámadatokat az élelmezésvezető részére továbbítják személyesen, jelenléti ív alapján. Az adatokat az étkezést megelőző nap 14:3-ig kell leadni. Konyha működtetése A konyha a Kossuth Lajos Általános Iskola épületében működik (3433 Nyékládháza, Kossuth u. 54/B.). A konyha kapacitása: 500 fő meleg étkeztetésre van engedély. Személyzet: Vezető: A konyha vezetéséért az élelmezésvezető felel, a városgondnokság vezetőjének irányítása alatt Élelmezésvezető 1 fő Szakács 2 fő Konyhai kisegítő 4 fő Kiszállítás A kiszállítás rozsdamentes badellákban, tepsikben, műanyag tároló dobozokban a Városgondnokság üzemeltetésében lévő ételszállító gépjárművel történik a tálalókonyhákba. A kiszállítás Nyékládháza területén belül, perc alatt lezajlik.

20 A szociális étkeztetés keretében végzett étkeztetésnél az ételhordós kiszállítást a szociális gondozók végzik. Tálalás Iskolában Az iskolában az étkezde kapacitása miatt néha torlódások vannak. Ilyenkor a napközis termet is igénybe veszik az étkeztetésnél. A tálalást a főzőkonyha dolgozói végzik a kiadó ablakon keresztül a szakácsok a megfelelő méretű adagoló kanalak segítségével kiszedik az ételt tányérokba, melyeket az étkező gyermekek maguk visznek az ebédlőben megterített asztalokhoz Tálalókonyhákban A gépjármű megékezése után a kisegítő személyzet a kiszállított ételt beviszi a tálalókonyhára, ahol az ételek hőmérsékletének ellenőrzése után megadott adagolókanál segítségével kiosztják a gyermekek és idősek részére. Óvodában A tálalást a dajkák végzik, az étkeztetést az óvónők. Idősek Klubjában A szociális segítők és a klub gondozó végzi a tálalást. Ételhordós kiszállításhoz ételhordóban Az ételhordókba a szociális segítők adagolják az ételt. Jelentések A térítési díjak beszedéséről pénztárjelentések készülnek. Főzött, elkészített adagokról, a napi étkezési létszámokról jelentés készül.

21 Tájékoztatás, kommunikáció Az étlapot a konyhán és főzőkonyhákon nyomtatott formában teszik közzé. A Polgármesteri Hivatal az étkeztetéssel kapcsolatos költségvetési előirányzatok felhasználásáról negyedévente tájékoztatja Városgondnokságot és a konyhát. Az új könyvelési rendszer és később felállítandó új vezetői információs rendszer segítségével már akár heti tájékoztatások is lekérhetők lesznek. A jelenlegi feladat ellátási modell értékelése Felmértük a jól működő folyamatokat, erősségeket és a kevésbé jó jellemzőket, gyengeségeket az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátásban. A felméréshez egy gyors-swot analízist alkalmaztunk a vezetői konzultáció fejlesztési folyamat során. az érintettekkel készült csoportos és egyéni interjúk segítségével térképeztük fel a feladatot. Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás erősségei Önkormányzati fenntartás Az intézmény, a konyhák Önkormányzat fenntartásában üzemelnek. Ez is segíti a munkahelyek megtartása a településen. Szolgáltatás biztonsága Az üzemeltetés, a szolgáltatás folyamatos és biztonságos, külső szolgáltatók változásának, illetve feltételeiknek nincs kitéve. Ellenőrzés Tisztiorvosi szolgálat ajánlásainak megfelelő minőség biztosítása ellenőrzött módon történik. Külső szolgáltatónál a minőség-ellenőrzés folyamatosan nem hajtható végre.

22 Költséghatékonyság A nyereség nélküli üzemeltetés hatékony működtetést tesz lehetővé. Nagyobb adagok alacsonyabb térítési díj mellet állíthatók elő. Szociális étkeztetéshez kapcsolódó szállítási költségek alacsonyabbak a helyi konyháról szállított étkezések esetében. Rugalmasság Rugalmas tervezés, változatos étlap jellemzi a működést. Megfelelő rugalmasság napi szinten a lemondásban, a változtatások kezelésében. Az étlap esetleges módosítása a beszerzett élelmiszerek függvényében rugalmasan megoldható. Minőség A közvélekedés szerint a konyha által szolgáltatott étkeztetés minősége jó. Viszszajelzések alapján sokkal jobb, mint a miskolci menzákon. A lakosság megítélése a közszolgáltatással kapcsolatban tehát pozitív. Helyi alapanyagok Közfoglalkoztatási programból származó élelmiszer nyersanyagok bevonásának lehetősége a közétkeztetésbe javítja változatosságot és a minőséget. Helyi lakosok dolgoznak a konyhán Szülők, rokonok, vagyis az étkeztetést igénybe vevők hozzátartozói, helyi lakosok készítik az ételeket. Érdekükben áll, hogy az adott körülmények között a legjobb minőséget állítsák elő. Maga tény, hogy helyi lakosok főznek a gyerekekre, önmagában is bizalmat kelt a fogyasztókban. Az esetlegesen felmerülő kisebb problémák még a felmerülésük pillanatában megoldhatók hivatalos útra terelésük nélkül. Beszállítók kezelése A beszállítók pályáztatásának gyakorisága, a fizetési határidők és egyéb szállítási feltételek jók. Biztosítják a likviditás megőrzését, az árak kontrollálására lehetőséget biztosítanak. A gyakorlat az Önkormányzat és a felhasználók érdekeit

23 messzemenően biztosítja. A féléves pályáztatási ciklus miatt nincs szükség a szerződéses időn belüli szerződésmódosításokra. Fejlesztések A konyhafejlesztések saját hatáskörben ütemezhetőek, ennek költségei különféle pályázattal mérsékelhetőek, ezáltal nincs térítési díjat növelő hatásuk. Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás gyengeségei Adminisztráció Az adminisztrációs feladatok kötelezettsége az intézményt és a fenntartót terhelik (élelmiszer beszerzés, felhasználás analitikus és főkönyvi nyilvántartása) Folyamatos finanszírozási igény A konyha fenntartásával kapcsolatos személyi és dologi kiadások egész évben (szorgalmi időszakon kívül is) folyamatos kiadást jelentenek az Önkormányzat számára. Diétás étkeztetés Diétás étkeztetés feltételei nem biztosítottak, csak többletkiadások árán lehet azokat biztosítani. Kapacitás kihasználás A konyha szabad kapacitás kevésbé hasznosítható. Térítési díjak beszedése A térítési díjak beszedése nem kellően hatékony. Iskolai étkeztetés ütemezése Az iskolában az étkezde kapacitása és az órarend miatt néha torlódások vannak.

24 Helyi termelők támogatása A jelenlegi beszerzési konstrukcióban csak helyi kereskedők szerepelnek. Jelenleg nincs olyan lehetőség, hogy a helyi termelésből származó nyersanyag arányát meghatározza, vagy növelje az Önkormányzat. A konyha műszaki állapota A konyha épületének és műszaki berendezéseinek állapota veszélyezteti a fenntarthatóságot, az épület állagának romlása finanszírozhatósági kérdéseket is felvet. A műszaki állapot az étkeztetés minőségére is hatással lehet. A minőség romlása a lakossági megelégedettséget csökkentheti. A konyha szellőztetési rendszere kapacitásban és minőségben sem megfelelő. Ez egyrészt rontja az üzemelés energia hatékonyságát, másrészt munkaegészségügyi szempontból sem megfelelő a télen nyitott ablaknál történő munkavégzés. A gőz jelenleg a falra csapódik, ezért az épület állaga is lassan romlik. Energiahatékonyság A konyha és étkezde épületének energiafelhasználása nem felel meg a korszerű követelményeknek. Önkormányzati rálátás a gazdálkodási folyamatra A beszállítói szerződések, a gazdálkodás részleteire a feladat ellátás folyamán kevés rálátása és kevés ráhatása volt az Önkormányzatnak. A szerződéseket már megkötés után látták, előzetes jogi és pénzügyi kontroll nem volt az Önkormányzat részéről. A gazdálkodási adatok késéssel álltak rendelkezésre. Az élelmiszer számlákat a Városgondnokság igazolta, azokat egy soron vitték fel a könyvelésbe, majd negyedévente az adagszámok alapján a különféle étkeztetésekhez hozzárendelték. Ez az állapot általánosan jellemző volt az intézmények gazdálkodásával kapcsolatban, mivel annak teljes egésze a Városgondnokságon zajlott. Már elkezdődött a folyamat megváltoztatása (ld. 3. számú projekt elem).

25 Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás fenyegetései, veszélyei Reklamációk, problémák Ételminőséget érintő esetleges reklamációk, problémák kezelése. Megfelelőség Esetleges hatósági vizsgálatoknak a konyha épületének állapotával kapcsolatos kifogásai. A HACCP szabályzat és az új EMMI rendelet előírásainak való együttes megfelelés. Finanszírozási kockázatok Finanszírozási többletigények önkormányzati forrásból kevésbé finanszírozhatóak, ezáltal díjemelést kell végrehajtani. A központi költségvetési támogatások évről évre változnak, a tervezett és tényleges támogatás közötti különbözet utólagosan kerül megtérítésre, így előfinanszírozást igényel, amely finanszírozási kockázatot jelent. Humán erőforrás kapacitás Betegség, tartós távollét miatti kieső kapacitás pótlása gondot jelent. Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás lehetőségei Informatika Új számlázási program alkalmazása (jelenlegi DOS alapú számlázási program helyett) hatékonyabb adatfeldolgozást tehet lehetővé. Újszerű vezetői információkat előállító integrált támogató program alkalmazásával a vezetői információs rendszerbe releváns, megbízható információk kerülhetnek. Ez a teljes folyamat hatékonyságát növelheti. Közfoglalkoztatás A közfoglalkoztatásból származó élelmiszerek nagyobb mértékű bevonása az étkeztetésbe.

26 Felújítás A konyha felújítása pályázati támogatásból, vagy egyéb forrásból. A felújítással nagyobb energiahatékonyság érhető el, javulhat az ételek minősége. Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell vizsgálatának összefoglalása A modell leírása és tulajdonságainak elemzése alapján rövid összegzésként megállapíthatjuk, hogy a település méretéhez, a feladat terjedelméhez jól alkalmazkodó működési modell lett kialakítva. A feltárt gyengeség közül a konyha állapotát ítéljük meg a legkritikusabb tényezőnek. Nem javasolunk a feladat ellátási modellben olyan változtatásokat, amelyek kimenetelét nem tudjuk jól meghatározni. A jelenlegi jogszabályi, társadalmi és gazdasági környezetben egy ilyen stabil modellt nem célszerű bizonytalan és nem jól definiálható előnyökért feladni. A finanszírozási modell változtatását azért nem javasoljuk, mert automatikusan megtörténik a 3. projekt elemben megfogalmazott javaslatok gyakorlatba ültetésével mindaz a változás, amit itt szükségesnek látunk. A konyha kapacitása gyakorlatilag teljesen kihasznált. Az önkormányzati feladat ellátást biztosító kapacitáson felüli kapacitást szinte teljesen lefedi a vendégétkeztetés. Itt növekedést elérni csak többlet ráfordítások árán, vagy kockázatvállalással lehetne, ahogy az az alábbiakban bemutatjuk. A modell leírásával és elemzésével kapcsolatos felvetések A konyha külső megrendeléseinek növelése Megvizsgáltuk, hogy növelhetők-e külső megrendelésekkel a konyha bevételei. Megállapítottuk, hogy napi ételfőzési kihasználtság mellett gyakorlatilag nincs lehetőség az értékesítés növelésére. A hétvégenkénti idegen rendezvényekhez

27 történő beszállítás humán erőforrás kapacitás problémákat vetne fel. Felmerült a hétvégi kapacitás kihasználás megvalósítása a környező üdülőtulajdonosoknak történő kiszállítással. Ez szintén a hétvégi munkavégzés problémáját veti fel. Emiatt ezek az opciók gazdaságosan nem használhatók ki. Ugyanakkor nem szabad teljesen elvetni a lehetőséget, mint finanszírozás kiegészítési potenciált érdemes figyelembe venni. Jelenleg a vendégétkeztetés mostani formájában is azért tud versenyképes maradni, mert az igazgatási költséget nem osztják rá a díjakra, csak a rezsiköltség és a nyersanyagköltség alapján határozzák meg az ételadagok árát. A magánrendezvények (lakodalmak, bankettek) esetében olyan veszélyt azonosítottunk, amelyet nem érdemes vállalni. Ez a HACCP megfelelés kockáztatása. A magánrendezvényeket legtöbbször a szervezők részben hozott, saját alapanyagból elkészítette ételekkel szeretnék gazdaságosabban lebonyolítani. A nem ellenőrzött forrásból származó nyersanyagokat azonban semmiképpen sem javallott bevinni gyermekek étkeztetést ellátó konyhákra. A feladat kiszervezése Már a projekt koncepció elkészítése során felmerült az a kérdés, hogy érdemes-e kiszervezni az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátást külső vállalkozásnak. Ezt a felvetést a modell elkészítés után alaposan megvizsgáltuk. Arra megállapításra jutottunk, hogy jelenleg nincs olyan konstrukció, amelyben egy külső beszállító hatékonyabban, de ugyanolyan minőséget biztosítva tudná ellátni a közétkeztetési feladatokat. Az állami térítés nem fedezi a rezsihányadot, a térítési díjak alig fedezik a nyersanyag költséget, az Önkormányzat egészíti ki a költségeket. Ahogy említettük, a konyhán helyi lakosok, gyermekek szülei rokonai dolgoznak, nem lenne méltányos velük szemben sem, hogy az Önkormányzat által hozzátett pénz egy esetleg idegen településen működő, vállalkozás nyereségében / bevételében jelenne meg.