JELENTÉS. az Országgyűlés fejezet működésének ellenőrzéséről november

Átírás

1 JELENTÉS az Országgyűlés fejezet működésének ellenőrzéséről november

2 2. Államháztartás Központi Szintjét Ellenőrző Igazgatóság 2.3. Átfogó Ellenőrzési Főcsoport Iktatószám: V /2009. Témaszám: 938 Vizsgálat-azonosító szám: V-0437 Az ellenőrzést felügyelte: Bihary Zsigmond főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Hegedűsné dr. Műllern Veronika főcsoportfőnök Az ellenőrzést vezette: Hudik Zoltán főcsoportfőnök-helyettes Az ellenőrzést végezték: Balkay Attila számvevő tanácsos, tanácsadó Trenovszki István számvevő tanácsos, főtanácsadó Dr. Jártas Ágnes számvevő tanácsos, tanácsadó Dr. Pataki Magdolna számvevő tanácsos, főtanácsadó A témához kapcsolódó eddig készített számvevőszéki jelentések: címe Éves jelentések központi költségvetés előirányzatai megalapozottságáról (évente) Éves jelentések a központi költségvetés zárszámadásainak ellenőrzéséről (évente) sorszáma 0449, 0550, 0641, , 0540, 0628, 0724 Jelentés az Országgyűlés fejezet működésének ellenőrzéséről 0551 Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a címen is olvashatóak.

3 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 5 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 8 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A költségvetési gazdálkodás kontroll környezete A költségvetési fejezet működésének szabályozási környezete és szervezeti háttere A költségvetés tervezésének és végrehajtásának kontrollelemei A költségvetési gazdálkodás monitoringja, a belső ellenőrzés rendszere A hivatali szervek feladatellátása az OGY működésének támogatásában A folyamatos működés feltételeinek megteremtése A beruházások és felújítások tervezésének és végrehajtásának rendszere Az informatikai fejlesztések az országgyűlési munka támogatására, a nyilvánosság biztosítására A nemzetközi kapcsolattartás és külügyi tevékenység támogatottsága A könyvtári szolgáltatások fejlesztése Az országgyűlési képviselőcsoportok gazdálkodási rendszere A képviselőcsoportok költségvetési támogatásának, anyagi ellátásának szabályozási háttere A képviselőcsoportok gazdálkodásának kontrollkörnyezete Az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára működése A működés szabályozási környezete A feladat ellátás eredményessége A működés forrásbiztosítása, a gazdálkodás hatékonysága és kontrolljai 43 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet Észrevételek 2. sz. melléklet Az OGY Hivatalának szervezeti felépítése március 20-tól 3. sz. melléklet Az OGY Hivatala és a Levéltár kiemelt előirányzatai teljesítésének alakulása 1

4 4. sz. melléklet Az Országgyűlés fejezet és az OGY Hivatala főbb létszámadatai 5/A. sz. melléklet 5/B. sz. melléklet A képviselőcsoportok ellátási keretfelhasználása A képviselőcsoportok működési-, bér- és kiegészítő keretfelhasználása 6. sz. melléklet Az állampolgári ügyiratok számának alakulása 2

5 RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE ÁBTL tv. Áhsz. Áht. Ámr. ÁSZ Ber. EP eparlament EU FEUVE GF Házszabály ifm Kbt. Könyvtár Kszjt. KT Kttv. Ktv. Levéltár MÉD MeH Mt. NKÖM OGY OGY Hivatala, Hivatal PAIR PM SzMSz Szt. VPN évi III. törvény az elmúlt rendszer titkosszolgálati tevékenységének feltárásáról és az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára létrehozásáról 249/2000. (XII. 24.) számú Kormányrendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól évi XXXVIII. törvény az államháztartásról, többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről Állami Számvevőszék 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről Európai Parlament elektronikus parlament Európai Unió folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés OGY Hivatala gazdasági főigazgató 46/1994. (IX. 30.) OGY határozat a Magyar Köztársaság Országgyűlésének Házszabályáról iratfolyóméter évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről Országgyűlési Könyvtár évi CV. törvény a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról Közbeszerzések Tanácsa évi LVI. törvény az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára muzeális értékű dokumentumok Miniszterelnöki Hivatal évi XXII. törvény a Munka Törvénykönyvéről Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma Országgyűlés Országgyűlés Hivatala Parlamenti Információs Rendszer Pénzügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzat évi C. törvény a számvitelről Virtuális magánhálózat 3

6

7 JELENTÉS az Országgyűlés fejezet működésének ellenőrzéséről BEVEZETÉS Az Országgyűlés munkaszervezete az Országgyűlés Hivatala (OGY Hivatala), a Parlament folyamatos működésével, gazdasági és általános igazgatási ügyeinek intézésével, valamint a képviselők és tisztségviselők tevékenységének segítésével kapcsolatos feladatok ellátását biztosítja. Az OGY Hivatala önálló, egymással mellérendeltségi viszonyban álló hivatali szervekből áll, amelyek az Országgyűlés elnökének közvetlen irányítása mellett működnek. A hivatal működését a jogszabályok, a Házszabály 1, az állami irányítás egyéb jogi eszközei, a Szervezeti és Működési Szabályzat, illetve az annak mellékletét képező szabályzatok, utasítások és az OGY elnökének rendelkezései határozzák meg. A költségvetés végrehajtása során a hivatali szervek vezetői a gazdasági főigazgató által rendelkezésükre bocsátott keretetekkel maguk gazdálkodnak. Az Országgyűlés a működését szolgáló pénzügyi kereteket maga állapítja meg az éves költségvetési törvényekben az Országgyűlés fejezet címein (az OGY Hivatala és a Fejezeti kezelésű előirányzatok). A költségvetési tervet az Országgyűlés elnöke az OGY Házbizottság egyetértésével, az OGY Költségvetési, pénzügyi és számvevőszéki bizottsága véleményének beszerzése után bocsátja a Kormány rendelkezésére, a költségvetési törvényjavaslat elkészítéséhez. A költségvetési fejezet előirányzatai fedezik a képviselőcsoportok működési kiadásait is, ahhoz igazodva, ahogy azokról az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló törvényi szabályozás 2 rendelkezett. A képviselőcsoportok, mint részjogkörű költségvetési egységek a részükre megállapított működési keretek tekintetében gazdálkodhatnak önállóan. Az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára (Levéltár) állami szaklevéltár, jogi személy, a Történeti Hivatal jogutódja, működését az Országgyűlés elnöke felügyeli. A Levéltár alaptevékenységei a rábízott iratanyag megfelelő őrzése, kezelése, az érintettek számára törvényben meghatározott feltételekkel a személyes adataik megismeréséhez való joguk gyakorlásának biztosítása, to- 1 A Magyar Köztársaság Országgyűlésének Házszabályáról szóló 46/1994. (IX. 30.) OGY határozat évi LVI. törvény (Kttv.) 5

8 BEVEZETÉS vábbá a kezelt iratanyagában lehetővé váló kutatásokkal a történeti múltfeltárás segítése. Alapításáról, feladatai ellátásáról törvény 3 rendelkezett. Az Állami Számvevőszék 2005-ben végzett legutóbb átfogó ellenőrzést az Országgyűlés költségvetési fejezetnél, emellett minden évben véleményezte az éves költségvetési javaslatok megalapozottságát (a fejezet 1-4. költségvetési címeinek tekintetében), továbbá ellenőrizte a költségvetése végrehajtásáról készített beszámolókat. A jelen ellenőrzés célja annak értékelése volt, hogy az Országgyűlés fejezetnél: a belső kontrollrendszer kiépítése, működtetése képes-e megfelelően támogatni a parlamenti munkát, a hivatali működés céljaként meghatározott igazgatási, gazdálkodási feladatok és szolgáltatások eredményes ellátását; a költségvetési intézmények és ezen belül a képviselőcsoportok gazdálkodási hatáskörébe utalt költségvetési források tervezésének, felhasználásának kontrolljai segítették-e a döntésre jogosultak beavatkozásainak gazdaságosságát, hatékonyságát; hasznosították-e a korábbi számvevőszéki ellenőrzések megállapításait, javaslatait. Az ellenőrzés az Országgyűlés folyamatos működésével, gazdasági és általános igazgatási ügyeinek intézésével, valamint a képviselők és tisztségviselők tevékenységének segítésével kapcsolatos feladatellátás, valamint a költségvetési fejezet felügyelete alatt álló költségvetési intézmények (OGY Hivatala, Levéltár) belső kontrollrendszerére irányult, rendszerszemléletben értékelte az országgyűlési képviselőcsoportok gazdálkodásának kontroll elemeit. A kontrollkörnyezet, a kockázatértékelés, a kontrolltevékenységek, az információ és kommunikáció, a monitoring, valamint a nyomon követés áttekintésével az értékelés középpontjában az állt, hogy a költségvetési fejezetnél olyan kontrollokat építettek-e ki, illetve működtettek, amelyek képesek a tevékenységeket és az elvégzésükhöz szükséges erőforrásokat a kitűzött, meghatározott célokhoz a legmegfelelőbb módon, hatékonyan és eredményesen hozzárendelni. Az ellenőrzés a költségvetési fejezet irányító és önállóan gazdálkodó szervezeteire, az együttműködés területeire terjedt ki, továbbá a fejezeti szintű tervezésben, gazdálkodásban, az intézmények felügyeletében és ellenőrzésében érintett szervezeteket, valamint az OGY folyamatos működését biztosító, a képviselők, a bizottságok és az OGY tisztségviselőinek tevékenységét segítő szervezeteket érintette. Az ellenőrzés a fejezeti irányítás és az intézményi gazdálkodás közötti időszakát fogta át, ezen belül hangsúlyozottan az utóbbi két év feladatellátására irányult, de indokolt esetben a helyszíni ellenőrzés befejezéséig terjedő időszak folyamataira is kiterjedt. 3 Az elmúlt rendszer titkosszolgálati tevékenységének feltárásáról és az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára létrehozásáról szóló évi III. tv. (ÁBTL tv.) 6

9 BEVEZETÉS Az Országgyűlés fejezet évi költségvetése végrehajtására, a költségvetési beszámolója megbízhatóságára vonatkozó pénzügyi-szabályszerűségi ellenőrzést az Állami Számvevőszék külön program alapján hajtotta végre. A megállapításokat a Magyar Köztársaság évi költségvetése végrehajtásának ellenőrzéséről szóló számvevőszéki jelentés tartalmazza. Az ellenőrzés nem érintette ugyanakkor a költségvetési fejezethez sorolt azon intézményeket (költségvetési címeket), melyekre az OGY Hivatala gazdasági főigazgatójának a fejezeti jogosítványa a jogszabályok értelmében nem terjedt ki. Nem vizsgáltuk továbbá az OGY törvényalkotási munkájának érdemét érintő hivatali közreműködés (jogi-szakmai tevékenységek) eredményességét, mivel ennek ellenőrzésére intézményünknek nincs törvényi felhatalmazása. Az ellenőrzés végrehajtására az Állami Számvevőszékről szóló évi XXXVIII. törvény 2. (3), 16. (2), illetve 17. (3) bekezdésben foglaltak adtak jogszabályi alapot. A jelentést az Állami Számvevőszékről szóló évi XXXVIII. törvény III. fejezet 25. (1) bekezdésének megfelelően észrevételezésre megküldtük Bakos Emil úrnak, az Országgyűlés Gazdasági Főigazgatójának, aki a költségvetési fejezetnél folyó gazdálkodási tevékenység értékelését reálisnak tartotta, így ahhoz észrevételt nem tett. A Főigazgató úr levelében (1. sz. melléklet) jelezte továbbá, hogy a jelentésben megfogalmazott javaslat végrehajtására a szükséges időben intézkedik. 7

10 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az Országgyűlés munkaszervezete az Országgyűlés Hivatala (OGY Hivatala), a működtetéséhez szükséges forrásokat (előirányzatokat) az Országgyűlés költségvetési fejezetben biztosítja a központi költségvetés. A fejezet irányító szervének vezetője az OGY Hivatalának gazdasági főigazgatója. A költségvetési fejezetben az Országgyűlés közhatalmi jellegével összefüggésben több olyan költségvetési cím is helyet kapott, melyek gazdálkodása felett a fejezeti jogosítványokat ténylegesen nem a gazdasági főigazgató gyakorolja. (Ez utóbbi költségvetési címek finanszírozása - a feladat-ellátás jogszabályi rendezésének hiányában 4 - miniszteri utasítások alapján történt, ugyan ebből eredően az érintetteket hátrány nem érte.) Az Országgyűlés hivatali szervei 5 költségvetési gazdálkodása tekintetében az általános gazdálkodási szabályok mellett a sajátosságok érvényesíthetőségét a Házszabály biztosítja. Az irányadó szabályokhoz igazodóan és racionálisan (átláthatóan, átfedésektől mentesen) alakították ki a szervezeti hátteret, azok belső szabályozásait, az irányítás, együttműködés és végrehajtás kontrolljait, az elnöki felügyeleti és ellenőrző funkciók érvényesítésének biztosítékait. Az adatszolgáltatások (kimutatások, előterjesztések, beszámolók, bevallások) rendje a folyamatos kontroll, a folyamatba épített ellenőrzés szerves részét képezte, lehetővé téve az időbeni beavatkozást a gazdasági folyamatokba. Az OGY Hivatala költségvetését 6 az Országgyűlés maga állapítja meg úgy, hogy a költségvetési tervezés folyamatában érvényesül az elnöki irányítás, felügyelet, továbbá a Kormány rendelkezésére bocsátás előtt az OGY Házbizottság és az OGY Költségvetési, pénzügyi és számvevőszéki bizottságának kontrollja. A költségvetés tervezése során a hivatali szervek kialakított tervszámai biztosították az éves költségvetési tervek tarthatóságát, megalapozták a biztonságos kötelezettségvállalásokat. Az egyes kiadási előirányzatok tartalmát, mértékét a feladatok prioritásához igazodva határozták meg. Az előirányzatok felhasználásánál a költséghatékonyságra való törekvés érvényesítése volt jellemző. A törvényi szabályozás 7 a parlamenti képviselőcsoportok működésének költségvetési támogatásáról működési, ellátási, illetmény, és illetménykiegészítő keretek normatív módon rendelkezett. (Ez a jogszabály szólt címé- 4 A hiányosság felszámolását a Magyar Köztársaság évi költségvetéséről szóló - az Országgyűlésnek szeptember 11-én benyújtott - T/ számú törvényjavaslat elfogadása jelenti 5 Lásd 2. sz. melléklet 6 Lásd 3. sz. melléklet 7 Az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló évi LVI. törvény (Kttv.) 8

11 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK ből adódóan is az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről is, azonban ezekkel kapcsolatban a képviselőcsoportoknak gazdálkodási feladata nincs.) A képviselőcsoportok hivatalai mint az OGY Hivatala részjogkörű költségvetési egységei a működési keretükkel gazdálkodhattak önállóan. Ennek belső szabályzatait a sajátosságaiknak megfelelően, ugyanakkor az államháztartási jogszabályokkal, valamint az OGY Hivatala szabályozási követelményeivel összhangban határozták meg. A képviselőcsoportok keretgazdálkodásába épített és az OGY Hivatala által ellátott monitoring funkciók, illetve kontroll mechanizmusok alkalmasnak bizonyultak az előírásoktól eltérő forrásfelhasználás megelőzésére, feltárására. (A megszűnt képviselőcsoport költségvetési és vagyoni elszámoltatása megtörtént.) A költségvetés előírásszerű végrehajtása érdekében körültekintő gazdasági főigazgatói szabályzatok, utasítások segítették a költségvetési keretekkel való gazdálkodást, a pénzgazdálkodási funkciók gyakorlását, a költségvetési beszámolók készítését, melyek egyben egyértelművé tették a számonkérést is. A gazdálkodás különböző szintjeihez igazodóan létesített integrált pénzügyigazdasági nyilvántartó rendszer használata lehetővé tette az előirányzatfelhasználások nyomon követését, a beszerzések monitoringját. A költségvetési fejezetnél a belső ellenőrzés szabályozottsága megfelelt a jogszabályi előírásoknak, működésének személyi és tárgyi feltételeit megteremtették. A fejezeti felügyelet ellenőrzései évente elvégezték az intézményi beszámolók ellenőrzését, az OGY Hivatala belső ellenőrzései keretében elsősorban a számviteli és a beszámolási rendszer megbízhatóságára és szabályszerűségére koncentráltak. Az Országgyűlés működésének személyi feltételei teljesülését az OGY Hivatala költségvetési létszámának alakulása (4. sz. melléklet) tükrözte, ami magában foglalta a választott képviselőket, a képviselőcsoportok alkalmazottait, a hivatal szervek köztisztviselőit és fizikai alkalmazottait. A hivatali szervek képviselők és a frakciók alkalmazottai nélkül számított létszáma a takarékossági intézkedések következtében csökkent ( között 644-ről 605 főre), ezzel együtt elegendőnek bizonyult az Országgyűlés működésével összefüggő feladatok ellátására. Ugyanakkor a személyi juttatások növekedése az illetményalap változtatásának, a személyi juttatások jogszabályi módosításának és a bérintézkedések együttes hatásaként következett be. A képviselői jövedelmek alakulására az Országgyűlés hivatali szerveinek nincs ráhatása, annak mindenkori szabályairól a törvényhozás dönt. Az OGY Hivatalának feladatai a képviselői tiszteletdíjak, költségtérítések előzők alapján számítható előirányzatainak biztosítására, azok folyósítására, valamint a képviselőtestület-váltással kapcsolatos fejezeti kezelésű előirányzatok tervezésére, azokból a személyi jellegű kifizetések teljesítésére, illetve az elhelyezési, eszközellátási feltételek javítását szolgáló előirányzat-felhasználásra korlátozódnak. Megállapítható volt, hogy a hivatali szervek a jogkörükben szabályszerűen jártak el, a fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználása a gazdaságossági szempontok szem előtt tartásával célszerű volt. 9

12 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az elhelyezési feltételek biztosítása összetett feladatok elé állította az OGY Hivatalát, alapvetően a kapacitásigények és az épületek (Országház, Országgyűlés Irodaháza) adottságainak összhangba hozásának terén. Célirányos helyiséggazdálkodással a parlamenti, képviselői munkavégzéshez elfogadható elhelyezési körülményeket tudtak biztosítani. Ehhez szükség volt a korábban kisegítő tevékenységre használt területek felszabadítására, átalakítására is, amire egyes tevékenységek elektronizálása következtében és külső raktárak igénybevételével nyílt lehetőség. A folyamatos üzemeltetés feltételeinek teljesülését igazolta, hogy az infrastruktúra működtetésében a képviselők és a hivatali állomány munkáját hátráltató műszaki üzemzavar nem fordult elő. A beruházások, felújítások átgondolt koncepciókon, megalapozott középtávú elképzeléseken alapultak. Ezen a területen is előfordultak műszakilag indokolt, de forrás-hiány miatt tárgyévben nem teljesíthető igények. Ezek hiányérzetét részben oldani tudta, hogy a műszaki szakterület a prioritásokat megfelelően kezelte. A szükséges felújításokat úgy ütemezték, hogy azok a folyamatos munkavégzést minimálisan, csak a legszükségesebb mértékben zavarják. A beszerzések bonyolítása a jogszabályokkal összhangban történt. A kockázatokat a beruházási, felújítási szerződések körültekintő megkötésével igyekeztek a minimálisra csökkenteni, a szerződések tartalmazták a teljesítés garanciális elemeit. Gazdasági előnyöket elsősorban a közbeszerzési eljárások széleskörű alkalmazásával tudtak elérni. Az Országgyűlés munkájának támogatása és nyilvánossága érdekében egyre bővülő informatikai fejlesztések voltak/vannak folyamatban (többek között a Parlamenti Információs Rendszer, a távmunka támogatása, az elektronikus futárposta szolgáltatás), mindezeket jól átgondolt informatikai stratégia alapozta meg. Az OGY Hivatala pénzügyi-gazdasági informatikai rendszerei képesek eredményesen támogatni a gazdálkodási feladatok ellátását, az együttműködő szervezeti egységek közötti információ átadást, a nyilvántartások naprakészségét. A fejlesztésre, működtetésre és karbantartásra vonatkozó szerződésekben egyértelműen és számonkérésre alkalmas módon rögzítették a vállalkozói tevékenységeket, ezzel gondoskodtak a biztonságos működtetés és rendelkezésre állás feltételeiről. A parlamenti diplomácia része a magyar külügyi tevékenységnek. Az Országgyűlés széles nemzetközi (két- és többoldalú) kapcsolatrendszerrel rendelkezik, különös hangsúlyt helyez a szomszédos államok parlamentjeivel való kapcsolattartásra. A teljesség igénye nélkül a nemzetközi kapcsolatok legnagyobb területeit az EU, a NATO és a kisebbségi ügyek alkotják, ugyanakkor nemzetközi parlamenti szervezetekbe is aktívan bekapcsolódtak az oda delegált képviselők (pl. ET, NATO, EBESZ Parlamenti Közgyűlése, Interparlamentáris Unió). A Külügyi Hivatal stabil szervezeti struktúrával látta el feladatait, a működés kontrollelemei kiforrottak, megbízhatóak. A külföldi kiküldetések és a külföldi delegációk fogadásának rendjét, a pénzügyi folyamatok menetét előírásszerűen és a számon-kérhetőség követelményét is betartva alakították ki. Az Országgyűlési Könyvtár mint országos feladatkörű, tudományos, nyilvános (de nem kölcsönző) szakkönyvtár és információs központ aktív részese a parlamenti működést kiszolgáló tájékoztató, nyilvántartó tevékenységeknek. 10

13 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Alaptevékenységi kötelezettségei ellátása mellett folyamatosan és célirányosan (a belső és külső igényekhez igazodva) fejlesztette/fejleszti az adatbázisait, a belső hálózati és internetes szolgáltatásait. Az állományvédelmet és a parlamenti munka nyilvánosságának növelését egyaránt szolgálta a parlamenti iratanyag folyamatos digitalizálása. A könyvtár muzeális értékű dokumentumait szabályozott keretek között kezelték, a szakmailag szükségesnek ítélt feladatokat elvégezték. A takarékos gazdálkodáshoz szükséges költségvetési források rendelkezésre álltak. Az Országgyűlés elnöke felügyeli az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára (Levéltár) működését, a költségvetési gazdálkodása feletti fejezeti felügyeletet a hatályos szabályozásoknak megfelelően az OGY Hivatala gazdasági főigazgatója gyakorolta. A Levéltár gazdálkodását az előírások betartása, mértéktartó és célirányos tervezés, takarékosság jellemezte. A korábban tapasztalt ügyrendi hiányosságot, elszámolási hibákat a évi számvevőszéki ellenőrzés javaslatait hasznosítva felszámolták. Úgy az intézményi, mint a felügyeleti belső ellenőrzések hatékony kontrollnak bizonyultak a költségvetési gazdálkodás szabályszerű vitelében. A Levéltár sokrétű, párhuzamosan végzendő feladatai (iratállomány-kezelés, információs kárpótlás, történeti múltfeltárás, kutatás) ellátásának nehézségi fokát több külső tényező együttes hatása növelte. Ilyenek voltak azon túl, hogy az átvett, őrzött iratok jellege eleve speciális kezelést igényel a forrásanyagok átadási hullámai és közismert hiányosságai, a szolgáltatásigénybevétel függősége az állampolgári és kutatói érdeklődés intenzitásától. Az adott körülmények közötti munkavégzés növekvő hatékonyságát tükrözte az egyes évek elintézett/elintézetlen ügyei arányának kedvező alakulása, a tudományos forrásközlések szélesedése (publikációk, internetes megjelenés) úgy a szakmai körök, mint a civil társadalom részére. A Levéltár működtetésére alapvetően az elmúlt rendszer titkosszolgálati tevékenységének feltárásával kapcsolatos szabályozások az irányadók. Ezért a további levéltári működés eredményességére értelemszerűen kihat, hogy e szabályozások esetleges módosításánál (melyek az utóbbi években időnként felmerültek) kellően figyelembe veszik-e a végrehajtó intézmény adottságait, a döntéshozói célok teljesíthetőségének költségvonzatait. A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: a költségvetési fejezet vezetőjének: gondoskodjon a felügyeleti jogkörében az elmúlt rendszer titkosszolgálati tevékenységének feltárásával kapcsolatos törvény szükségessé váló módosításának parlamenti előkészítése során arról, hogy az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára a fejlesztési igények és a működés költségvetési hatásainak bemutatásával segítse a jogalkotók, döntéshozók munkáját. 11

14 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS KONTROLL KÖRNYEZETE 1.1. A költségvetési fejezet működésének szabályozási környezete és szervezeti háttere Az Országgyűlés költségvetési fejezet különböző költségvetési címek, alcímek, előirányzatok együttese. A fejezet elnevezését adó Országgyűlés működését biztosító előirányzatokon kívül itt jelenítették meg az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára költségvetését, valamint az Országgyűlés működésével közvetlenül összefüggésben nem álló költségvetési címeket is. Ebből következően a költségvetési fejezet egyes címeire eltérő szabályozás irányadó. Az államháztartás működési rendjét meghatározó jogszabály 8 általános jelleggel nevesítette az OGY Hivatala gazdasági főigazgatóját a fejezeti irányító szerv vezetőjeként. A gazdasági főigazgató azonban ténylegesen az 1-4 címek tekintetében gyakorolja az előirányzatok tervezési, előirányzat-módosítási, - felhasználási, beszámolási, információszolgáltatási és ellenőrzési jogokat és teljesíti az ezzel összefüggő kötelezettségeket, mivel a további költségvetési címek esetében más jogszabályok 9 a meghatározók. Az OGY Hivatala gazdasági főigazgatója nem rendelkezik fejezeti jogosítvánnyal a Közbeszerzések Tanácsa (5. cím) a kisebbségi szervezetek (6. cím) a pártok és pártalapítványok (7. és 8. cím) a médiumokhoz kapcsolódó támogatások ( cím) továbbá 2006-tól az országos kisebbségek és intézményeik ( cím) felett. Általában az éves költségvetési törvények rendelkeztek az általánostól eltérő szabályokról, a gazdasági főigazgató fejezeti irányítása alá nem tartozó költségvetési címek esetében ez legutóbb az évi költségvetésről szóló évi CXXI. törvényben fordult elő. E hiányosság rendezése érdekében a gazdasági főigazgató levélben fordult a PM-hez (GF 216/2009. sz. levél). A tapasztalt szabályozási hiányosság az érintett előirányzatok finanszírozásánál nem okozott hátrányt, ugyanis azok kezeléséről PM utasítások kellő részletességgel rendelkeztek. (Pl. 4/2008. (PK. 3.), vagy az 1/2009. (II. 20.) PM utasítás) A PM a Magyar Köztársaság évi költségvetéséről szóló - az Országgyűlésnek szeptember 11-én benyújtott - T/ számú törvényjavaslatban (62. ) rendezi a szabályozás hiányosságát. 8 Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (Ámr.) 9 Pl. a pártok működéséről és gazdálkodásáról szóló évi XXXIII. törvény, a rádiózásról és a televíziózásról szóló évi I. törvény, a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló évi LXXVII. törvény 12

15 Az 1994-ben OGY határozattal 10 elfogadott Házszabály rögzíti a költségvetési gazdálkodás fő szabályait. A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló évi CV. törvény - (Kszjt.) rendelkezései - az OGY sajátos helyzetének érvényesíthetősége érdekében írták elő a Házszabály jogszabályként történő kezelését. A Kszjt a szerint a törvény 1. -ának és 15. -ának alkalmazásában jogszabályon, 3. -a (5) bekezdésének és 8. -a (2) és (7) bekezdésének alkalmazásában törvényen az Országgyűlés Hivatala tekintetében az Országgyűlés Házszabályát is érteni kell. E kitétel nélkül ellentmondásba került volna a Házszabály rendelkezése a Kszjt-vel a költségvetési szerv egyes működési feltételeire nézve (pl. a jogszabályban meghatározott szerv vagy személy irányítása, törvényben meghatározott szakmai követelmények megléte, a költségvetési szerv felügyeletének jogszabályi meghatározottsága stb.) Az Országgyűlés Hivatali Szervei irányítási rendszerét, az irányítók feladat-, hatás- és felelősségi köreit átláthatóan, átfedésektől mentesen alakították ki, az SzMSz-t a hivatal tevékenységi körében bekövetkezett változásoknak megfelelően aktualizálták. Az SzMSz külön-külön részletezi a Hivatali Szerv vezetőjének, helyettes vezetőjének feladat- és hatáskörét általában, de külön is kitér a főtitkár, a gazdasági főigazgató és a könyvtár főigazgatója, továbbá a főtitkár helyettese és a gazdasági főigazgató-helyettes feladataira és hatáskörére. A okban a szervezeti egység vezetője és a köztisztviselő feladat- és hatásköreit, majd az ügykezelő és fizikai alkalmazott feladatát határozza meg. A Hivatali Szervek belső tagozódási egységei racionálisan, a feladatok terjedelméhez igazodva igazgatóságként, főosztályként, illetve irodaként kerültek meghatározásra. A szervezeti egységek rendelkeztek a munkavállalók feladatellátásának számon kérhetőségét biztosító utasításokkal, szerződésekkel. A Hivatali Szervek vezetőivel, a vezető beosztású és beosztott köztisztviselőivel, ügykezelőivel és fizikai alkalmazottaival kapcsolatos részletes munkaügyi feladatokat a hatályos jogszabályok alapján és az SzMSz-ben foglaltakkal összhangban a Hivatal egységes közszolgálati szabályzata, valamint a Kollektív Szerződés tartalmazza. A szabályozás megkövetelte a feladatellátás teljes körű és részletes, számon kérhető meghatározását, ami a munkaköri leírásokban teljesült. Az OGY Hivatalának szervezeti felépítése igazodik a Házszabályban meghatározott feladatokhoz, ezekkel összhangban határozta meg a szervezeti rendszert és az egyes hivatali szervek feladatait az SzMSz. Eszerint a Hivatali Szervek egymás mellé rendelt viszonyban állnak egymással. Az Országgyűlés Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatának kiadásáról szóló 4/2003. számú elnöki rendelkezés a Házszabályban rögzített feladatok típusaihoz rendelt szervezeti egységeket, melyek feladatait részletesen meghatározta. E szerint a Hivatali Szervek a Főtitkárság, a Gazdasági Főigazgatóság, az Elnöki Kabinet, a Külügyi Hivatal, a Sajtószolgálat és az Országgyűlési Könyvtár /1994. (IX. 30.) OGY határozat a Magyar Köztársaság Országgyűlésének Házszabályáról 13

16 A Házszabály 145. (1) bekezdése által a Hivatalnak az Országgyűlés ülésszakai, ülései, továbbá a bizottsági ülések előkészítése és lefolytatása keretében meghatározott feladatai a Főtitkársághoz kapcsolódnak. A 145. (2) bekezdésében az Országgyűlés gazdasági, műszaki és általános igazgatási ügyeinek intézése keretében meghatározott feladatokat a Gazdasági Főigazgatóság látja el. A 145. (3) bekezdése szerint az Országgyűlés elnöke és alelnökei titkársági feladatainak az ellátása keretében előírt feladatok végrehajtása az Elnöki Kabinethez tartozik. A hivatkozott paragrafus (4) bekezdésében jelölt, az Országgyűlés két- és többoldalú nemzetközi kapcsolataival összefüggő hivatali tevékenység ellátása a Külügyi Hivatal feladata. Az (5) bekezdésben az Országgyűléssel kapcsolatos sajtótevékenység ellátása keretében meghatározott feladatok felelőse a Sajtószolgálat, míg a (6) bekezdés szerinti, az Országgyűlés könyvtári, szakirodalmi információs ellátása keretében előírt feladatokat az Országgyűlési Könyvtár látja el. A Házszabályban meghatározottakon túl az OGY Hivatala feladatkörébe tartoznak a Nemzeti Fenntartható Fejlődési Tanács közjogi jogállásáról, jogköréről, öszszetételéről és feladatairól, valamint működési kereteiről szóló 57/2008. (V. 22.) OGY határozatban, és a Rendőrségről szóló évi XXXIV. törvény 6/C. -a (3) bekezdésében meghatározott feladatok. A Nemzeti Fenntartható Fejlődési Tanács Titkársága 5 fővel, a Független Rendészeti Panasztestület Titkársága 16 fővel látja el feladatait. A Gazdasági Főigazgatóság szervezeti tagozódása, létszáma (295 fő), anyagi és tárgyi feltételei biztosították a gazdálkodási feladatok szabályszerű és hatékony végrehajtását. A szervezetek megfelelően elkülönült helyiségekben, a kölcsönös kommunikációt biztosító feltételek mellett működtek (intranet, telefon, egyéb elérhetőség). Az OGY Hivatala gazdálkodásának szabályozottsága gondos, körültekintő. A feladataikat a vonatkozó jogszabályokkal összhangban álló, saját működési sajátosságait figyelembevevő és érvényesítő belső szabályozási környezetben látják el, melyet a gazdasági főigazgató szabályzatai vagy utasításai biztosítottak. A vezetés hangsúlyt fektetett arra, hogy belső szabályai aktuálisan kövessék a jogszabályi változásokat. A szabályzatok az érintettek felelősségének meghatározásával, világos, egyértelműen követendő gazdasági-szervezési követelményeket, intézkedéseket írtak elő. A számvitel rendjét, a vagyoni biztonságot és a gazdasági műveletek törvényi szabályosságát szolgáló szabályzatok összhangban vannak a számvitelről szóló évi C. törvény (Szt.) és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) számú Korm. rend. (Áhsz.) vonatkozó előírásaival. Ezeken túlmenően a gazdasági főigazgató olyan részletszabályokat is megalkotott, amelyek az OGY Hivatala működési sajátosságainak egyértelmű számviteli kezelhetőségét könnyítette meg. A gazdálkodás szabályosságát megalapozó szabályzatok a belső ellenőrzés feladatait, módszereit, hasznosítását, illetve a szabálytalanságok megelőzését, elkerülésének lehetőségeit meghatározták. Az illetménnyel, munkabérrel és a létszámmal való gazdálkodásról szóló gazdasági főigazgatói szabályzat rendelkezéseiben megfelelt a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. A fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának belső szabályai igazodtak a törvényi előírásokhoz (Áht.), megalapozták az előirányzatok szabályos felhasználását. 14

17 Az OGY Hivatala pénzügyi-gazdasági informatikai rendszerei működésének szabályozási és szerződési háttere biztosítja az informatikai szolgáltatások biztonságos működését és rendelkezésre állását. A rendszerek és az informatikai infrastruktúra fejlesztésére, működtetésére és karbantartására vonatkozó szerződések egyértelműen és számonkérésre alkalmasan rögzítik a vállalkozói tevékenységeket, felelősségeket, illetve a teljesítések módját, a határidőket. A rendszerek működtetésére vonatkozó belső szabályzatok (SzMSz, illetve a gazdasági informatikai rendszer biztonsági és katasztrófa rendjéről szóló 6/2004. sz GF utasítás) az üzemeltetés biztonságát és a rendszerek rendelkezésre állását biztosító feladat- és felelősségi köröket számonkérésre alkalmas módon határozták meg. Az üzemeltetés biztonságával összefüggő lényeges eljárásokat (pl. katasztrófa forgatókönyv, helyreállítási tesztek, naplózás) meghatározták. Ezen eljárásrendek közül egyedül a katasztrófa-kezelési eljárások nem tartalmaztak az informatikai biztonsági ajánlásokban meghatározott részletességű munkautasításokat. Ugyanakkor a feladatot ellátó vállalkozó szerződéses kötelezettsége keretében rendelkezik helyreállítási tervvel. A felhasználók jogosultság rendszerét a szabályozás tartalmazza. Az üzemeltetés eseményeinek naplózását végrehajtották. Az informatikai rendszerek üzembiztos működtetésének szervezeti, személyi és tárgyi feltételeit megteremtették. Az adatmentések végrehajtásának, a biztonsági másolatok kezelésének rendjét kidolgozták, alkalmazták. A rendszerek működésében a kialakított infrastruktúra és a mentésekre vonatkozó eljárások a kockázatokat minimalizálták, a rendszer működtetésének eredendő kockázata az üzemeltetés felelősei előtt ismert és kezelhető mértékű. Az OGY Hivatala 2007-ben egy vállalkozás bevonásával az ÁSZ informatikai ellenőrzési módszertana alapján informatikai biztonsági auditot végzett. A feltárt biztonsági kockázatokat a hivatal szabályzataiban, továbbá vonatkozó vállalkozási szerződéseiben figyelembe vették A költségvetés tervezésének és végrehajtásának kontrollelemei Az Országgyűlés Hivatalának feladata, hogy biztosítsa az Országgyűlés folyamatos működését és segítse a képviselők és az Országgyűlés tisztségviselői tevékenységét 11. A feladat teljesítéséhez szükséges költségvetés előkészítéséről, elfogadásáról és végrehajtásáról a Házszabály több paragrafusa rendelkezett. Az Országgyűlés az OGY Hivatala költségvetését a központi költségvetés részeként maga állapítja meg (Házszabály 135. ). A Házbizottság többek között - kialakítja az Országgyűlés Hivatala költségvetésének elkészítésére vonatkozó elveket, az éves költségvetési tervet az OGY elnökének irányítása mellett a gazdasági főigazgató készíti el. A költségvetési tervet az Országgyűlés elnöke az OGY Házbizottság egyetértésével, az OGY Költségvetési, pénzügyi és 11 Előírta a Házszabály 144. (1) bekezdése 15

18 számvevőszéki bizottsága véleményének beszerzése után bocsátja a Kormány rendelkezésére, a költségvetési törvényjavaslat elkészítéséhez. Az éves tervezés előkészítése során a Hivatali Szervek igénytámasztása után a költségvetési keretszámok és lehetőségek ismeretében terveiket visszatervezték. A gazdasági tervező szervek és az OGY működését támogató többi funkcionális szerv minden évben közös megegyezésen alapuló tervszámokat alakítottak ki, ami az éves költségvetési tervek tarthatóságát, a biztonságos kötelezettségvállalásokat megalapozta és biztosította. Az egyes kiadási előirányzatok tartalma, mértéke a feladatok prioritási súlya alapján került meghatározásra. Elsődleges prioritása volt minden esetben a képviselő-testület juttatásait, működésének közvetlen feltételeit szolgáló, jogszabályban 12, illetve a Házszabályban előírt források biztosítása. A Házszabály 16. (1) előírja, hogy a képviselőcsoportok működési költségeiről az Országgyűlés Hivatala és a hozzá tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok költségvetésén belül, elkülönítve kell gondoskodni. A 82. a bizottságok működésének költségeit illetően rendelkezik így, továbbá, hogy az ideiglenes vagy az év közben újonnan alakuló állandó bizottságok működésének költségeire az Országgyűlés Hivatala költségvetésén belül csak erre a célra felhasználható tartalékot kell képezni. Ezt a tartalékot a gazdasági főigazgató kezeli. A bizottságok működésének költségeit (felhasználását) az Országgyűlés elnökének 2/2003. számú rendelkezése szabályozza. Az éves költségvetések végrehajtásáért a gazdasági főigazgató felelős (Házszabály 135. (3) bek.). A végrehajtást az Országgyűlés munkája megszervezéséről gondoskodó személy minőségében az Országgyűlés elnöke felügyeli. Ennek keretében, az Országgyűlés elnöke a belső gazdálkodási szabályzatokban is rögzítetten folyamatosan figyelemmel kíséri a belső ellenőrzés folyamatát, a 15 M Ft beszerzési érték feletti eszközök feleslegessé nyilvánítását, a köztisztviselők részére kifizetésre kerülő juttatásokat, a külkapcsolatok szervezését és a 25 M Ft-ot meghaladó összegű kötelezettségvállalásokat. Az OGY Hivatala gazdasági főigazgatójának irányítása alá tartozó 1-4. költségvetési címek évi kiadási előirányzatainak teljesítése ,6 M Ft, a évi tervezett előirányzat ,5 M Ft volt. A költségvetés végrehajtása során a Hivatali Szervek vezetői a szervek egymás mellé rendelt helyzetéből következően a gazdasági főigazgató által rendelkezésükre bocsátott keretekkel önállóan, fegyelmezetten gazdálkodtak, a keretek túllépése, kényszerű előirányzat módosítás nem fordult elő. A képviselőcsoportok a vonatkozó törvények alapján a részükre megállapított illetmény, illetményt kiegészítő, működési és ellátási kereteiket a hivatali 13 és saját belső gazdálkodási szabályzataik szerint használták fel. 12 Az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló évi LVI. törvény 13 17/1997. számú gazdasági főigazgatói szabályzat az országgyűlési képviselők és a képviselőcsoportok ellátási rendjéről 16

19 A pénzgazdálkodási funkciók gyakorlásának rendjéről szóló 9/1997. számú gazdasági főigazgatói szabályzat meghatározta a Hivatal pénzgazdálkodása körébe tartozó kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés módját. A szabályzat előírásainak érvényesítése a gazdasági lépések szabályosságának megalapozásán túl - a gazdálkodás ésszerűségét is szolgálta. A kötelezettségvállalás célszerűségét "Előterjesztés" dokumentumban kell rögzíteni, amiben szerepeltetni kell a kötelezettségvállalás rövid leírását, indokoltságát, a szabadkézi vételes esetek árajánlatainak elemzését, számszerűsíthető esetekben gazdaságossági számítást, alternatíva bemutatását, fedezetének megjelölését. A 9/1997. sz. GF szabályzat 2. sz. melléklete meghatározza azokat a témaköröket, melyek kötelezettségvállalásként az alapfeladat körébe tartozó szellemi tevékenységként külső szolgáltatási szerződés keretében végeztethetőek el. (Pl. idegenvezetés, gyorsírás, lektorálás, szerkesztés, fotózás, nyelvoktatás stb.) Az előirányzatok felhasználásánál a takarékossági szemlélet, a költséghatékonyságra való törekvés érvényesítése volt jellemző. Törekedtek a közbeszerzési eljárások árcsökkentő hatásának érvényesítésére a piaci árak széleskörű feltérképezésére. (2005-ben 70, 2006-ban 25, 2007-ben 34, 2008-ban 28 eljárást bonyolítottak le.) Ahol mód volt rá, csatlakoztak a központosított közbeszerzési rendszerhez. Az OGY Hivatala Számviteli politikájában 14 például a terven felüli értékcsökkenéshez kötődő értékelést nem írt elő, mert a befektetett eszközöket az Áhsz.-ben megadott leírási kulcsok alapján számított teljes időtartam alatt használni fogja. Az eszközök használatban lévőnek minősülnek a használatba vételtől kezdve mindaddig, amíg azok feleslegessé nem válnak, kivezetésre nem kerülnek. Költségmegtakarítást értek el az e-parlament projekt keretében a papír alapú futárposta elektronikussá tételével, a 2004-ben bevezetett e-futár szolgáltatással, ami egyes iratoknál évente ezres nagyságrendű papíralapú példány kiváltását jelentette. A korábban éves átlagban papír alapú példányszám évi 750 körülire csökkent tól a MÁK számára az átutalások elektronikus úton teljesülnek, mely mind a papírfelhasználás, mind a MÁK által felszámított tranzakciós díjak csökkenését eredményezte. A kommunikációs szolgáltatások költségeinek 17-32%-os visszaszorítását sikerült elérni a 2006-ban kötött új szerződésekkel, melyek eredményeképpen létrejött az egymás közötti nulla forintos beszélgetés. Többféle műszaki megoldás, valamint az energiatakarékos fényforrások alkalmazása az épületek üzemeltetési költségeit csökkentette. Az Országgyűlési Könyvtárnál több, alacsony érdeklődést kiváltó kiadvány lemondása, az OGY Hivatalánál a sokszorosítás korszerűsítése 2006-tól 51 %-os megtakarítást eredményezett. A takarékosságot szolgálták a készpénz-helyettesítő fizetési eszközként igénybe vett kincstári kártyák. A VIP ezüst, illetve arany kártya a külföldi kiküldetéssel kapcsolatos kiadások kiegyenlítésére, külföldön bankjegy kiadó automatából történő készpénzfelvételre szolgált. A kártyák használatáról az ideiglenes külföldi kiküldetésekről és külföldi vendégek fogadásáról szóló szabályzat rendelkezett (2/2004. sz. GF szabályzat). Az intézményi kártyát a Hivatal készletbeszerzésre, 14 4/2001. sz. gazdasági főigazgatói szabályzat a számviteli politikáról és a számviteli rendről, 33/B. pont 17

20 tárgyi eszköz beszerzésre, valamint nem rendszeres szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére használta. A gazdasági főigazgató a költségvetési beszámolók határidőre történő elkészítése érdekében minden évben utasításokat adott ki, melyek a beszámoló elkészítésének határidőit figyelembe véve megfeleltek a vonatkozó jogszabályoknak. Az utasítások a költségvetés végrehajtásának elszámolásához kapcsolódó feladatokra egyértelmű iránymutatást és felelősöket határoztak meg. A leltárról készített kimutatást a Számviteli és Eszközgazdálkodási Osztályra (SZEGO) kellett továbbítani, és a költségvetési beszámoló mellékleteként megőrizni. A képviselőcsoportok a kincstári számla utolsó napi egyenlegét mutató értesítőt a Pénzügyi Osztályra és a SZEGO-ra is kötelesek voltak megküldeni. A befejezetlen beruházás és felújítás december 31-i állományát egyeztetni kellett a Műszaki Igazgatósággal és az Informatikai Főosztállyal. A kiadások költségviselőkre való felosztása érdekében a számviteli szabályzatban foglaltaknak megfelelően a szervezeti egységeknek össze kellett állítani a vetítési alapokat. A SZEGO Számviteli csoport a költségfelosztás részleteiről kimutatást készített, stb. A létszámadatok megfelelő elkészítéséért a Közszolgálati és Igazgatási Főosztály, Bér és Társadalombiztosítási Osztály, feldolgozás tekintetében a SZEGO Számviteli csoport volt felelős, a működési keretekre vonatkozóan a képviselőcsoportok hivatalai feleltek A költségvetési gazdálkodás monitoringja, a belső ellenőrzés rendszere Elsősorban az OGY Hivatala SzMSz-e, emellett az egyes gazdasági főigazgatói szabályzatok is tartalmaznak olyan rendelkezéseket, melyek célja, hogy az OGY elnöke gazdálkodással kapcsolatos kontroll tevékenységei érvényesítéséhez a szükséges információk eljussanak. Jellemzően a vezetői értekezleteken történő szóbeli beszámoltatás gyakorlata alakult ki, ahol pl. a gazdálkodási kérdésekkel összefüggésben a gazdasági főigazgató számol be a költségvetési előirányzatok felhasználásáról, a főbb kiadásokról, kiemelt projektekről, az ellenőrzési terv végrehajtásának helyzetéről. Az OGY elnökének informálására a Hivatali szervek az SzMSz előírásának megfelelően benyújtották a féléves munkaterveiket, valamint a gazdasági főigazgató az adott év ellenőrzési tervéről adott tájékoztatást. Azok végrehajtásáról a vezetők az elnök által meghatározott módon kötelesek voltak beszámolni. Szóbeli utasítás alapján valamennyi ellenőrzési jegyzőkönyv felterjesztésre került az OGY elnökének. A Házelnök a 25 M Ft-ot meghaladó kötelezettségvállalásról, a köztisztviselők legalább egyharmadát érintő jutalmazásról, külső rendezvények megtartásáról előzetes tájékoztatást kap. A külföldi kiküldetések engedélyezési tervét az OGY elnöke hagyja jóvá, a tervben nem szereplő utazásokat személyesen, akadályoztatása esetén kabinetfőnöke engedélyezi. A gazdasági főigazgató és a gazdasági igazgató valamennyi, az előirányzattal gazdálkodó vezetők pedig saját keretük, előirányzataik helyzetéről a gazdálkodási informatikai rendszer nyújtotta lehetőségekkel élve folyamatosan képesek tájékozódni. A Gazdasági Igazgatóság a költségvetési előirányzatból 18