FOLYAMATTERVEZÉS. ÉFM folyamatmodellezés 1. (Takács György 2010)

Átírás

1 FOLYAMATTERVEZÉS 1

2 A folyamattervezés főbb szakaszai S Z A K A S Z O K Részletes projektterv összeállítása Elvárások és legjobb gyakorlat feltárása Rendszer modell sarokpontjainak kidolgozása Részletes folyamatmodell kidolgozása Folyamatmodell oktatása Folyamatmodell adaptációja Folyamatmodell bevezetése C É L O K A végrehajtás részletes megtervezése közreműködők bevonásával A folyamatok kialakítása során figyelembe veendő elvárások rögzítése A résztvevők által közösen elfogadott sarokpontok körének a meghatározása A folyamatok részletes kidolgozása teammunkában A normatív folyamatok bemutatása, oktatása az adaptációban érintetteknek A normatív folyamatok intézményekre való testre szabása, bevezetés megtervezése Az adaptált normatív folyamatok bevezetése, eredmények rögzítése E R E D M É N Y E K Részletes munkaterv Részletes ütemezés Főbb elfogadási pontok Elvárások listája Feltárt legjobb gyakorlat leírása Innovatív megoldások Innovatív technológiák Normatív szervezeti modell Fogalomtár Normatív folyamat-modell Input-output kapcsolatok Szervezet tevékenység összerendelés Oktatási anyag (módszertan, folyamatok, bizonylatok, technológiák) Kiképzett közreműködők Adaptált folyamat-modell Munkaterv a bevezetéshez Bevezetési módszertan 2 Bevezetett folyamat-modell Átalakított működés

3 A folyamatmodellezés célja Folyamatmodellezés 1. lépés: Teljesítmény felülvizsgálat 2. lépés: Bevételek növelése 3. lépés: Hatékonyság növelése 4. lépés: Megvalósítás A működés hatékonyságának és a gazdálkodás eredményességének növelése 3

4 A folyamatfejlesztés szakaszai Előkészítés, célkijelölés Elemzés Folyamatoptimalizálás Folyamattervezés, modellezés Teljesítmény felülvizsgálat Jelen működés elemzése Modell, koncepció Folyamatok leképezése modell szinten Célok Benchmarking Javítási pontok Főbb bizonylatok Munkaterv Problématérkép Technológiai lehetőségek beépítése A vizsgált cég teljesítményének felülvizsgálata A folyamatok, a működés megértése, a felmerülő problémák elemzése. A hatékonyság és vevőorientáltság meghatározása, folyamatba illesztése.. A standard / részfolyamatok összehangolása. Szabványosítás 4

5 Benchmarking cselekvési lehetőségek Típus Mutatószámok összehasonlítása Funkció Benchmarking Folyamat Benchmarking Terjedelem Egy dolgozóra eső teljesítmény Egy dolgozóra jutó adminisztráció Szolgáltatások mutatói... Funkció-kapacitások Költségek területenként Feladatmegoldás összehasonlítható versenytársaknál Minőségügyi mutatószámok... Folyamat és folyamatcsoportok kapacitásai A részt vevő szervezeti egységek Feldolgozási idők Folyamatminőség... Eredmény Turnover P ro fit/e B IT O rde r P ip eline C osts Cash Flow Shares Controllingmitarbeiter je 1000 MA Controllingmitarbeiter je 1000 MA 9,00 8,00 7,57 Durchschnitt Benchmarks 7,10 7,00 5,80 5,9 5,95 6,00 6,01 6,05 6,10 6,20 6,00 5,20 5,00 4,70 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 BSR Unternehmen 1 Unternehmen 2 Unternehmen 3 Unternehmen 4 Unternehmen 5 Unternehmen 6 Unternehmen 7 Unternehmen 8 Unternehmen 9 Unternehmen 10 Unternehmen 11 Bestellung durchführen 2,90 Anfragen durchführen 0, ,88 Defektes Retourmat. 0,50 0,56 Preisver- 1,60 handlungen Eingangsbuchung, Lagerverwalt. Benchmark 2,21 Verbesserungspotenzial 7,31 5,10 Ist Best-Practice 5

6 Folyamatoptimalizálás 1. Stratégia 2. Sarokcélok Lehetőségek Veszélyek 3. Optimalizálás megvalósítása 1 részf. 2 részf. n részf.... Folyamatterv definiálása Alapterületek definiálása Tevékenység területek Elvárások Erősségek Gyengeségek Sikertényezők definiálása Alaptevékenység definiálása Gyenge pontok feltárása Optimalizációs célok megállapítása Finomított / részletes folyamatok meghatározása Informatikai funkciók definiálása 6

7 Folyamatoptimalizálás kiindulópontjai Hatékonyság növelése Minőség javítása Cél háromszög Átfutási idő csökkentése Nem értékalkotó tevékenységek megszüntetése Bürokratikus folyamatok Az egységesítés hiányából adódó ráfordítások Duplán elvégzett munkák Tisztázó egyeztetések Hibák / hiányok utómunkálatai Ellenőrző tevékenységek Folyamatintegráció A folyamatot lehetőleg csak egy helyen kell elvégezni Kapcsolódási pontok megszüntetése Hatáskörök bővítése Szekvenciális munkavégzés helyett párhuzamos munka Feladatok kötegelése IT támogatás Egyszerűbb, gyorsabb, papírszegény feldolgozás Rövid válaszidő Helyi adatfeldolgozás, munkavégzés IT rendszer által javasolt referencia folyamatok 7 4

8 Lehetőségek Folyamatok optimalizálása Kiszervezési lehetőségek Szervezet egyszerűbbé, átláthatóbbá tétele tétele Cél: A működési hatékonyság javítása, folyamatok racionalizálása. Létszám optimalizálás Fejlesztési igény igény csökkentése, optimalizálása Irányítás eredményességének javítása Vevői Vevői // munkatársi // partneri elégedettségjavításég 8

9 Szabványosítás a folyamatok mentén Szabványos azt jelenti: mindent, mindig ugyanúgy csinálunk, előre meghatározott szabályok szerint. Miért jó, ha szabványos? Mert jóval olcsóbb és gyorsabb: Nem kell semmit sem újra kitalálni. Nem kell azzal foglalkoznunk, hogy hogyan kellene megcsinálni. Mindenki számára világos a feladata és csak azzal foglalkozik. A feladatokat optimalizáltan, ütemezetten, prioritások szerint oldják meg nem ad hoc jelleggel. Miért okoz ellenállást? Mert változással jár: a meglévőt ismerjük, az újat még nem. Mert merevnek tűnik: miért kell mindent túlbonyolítani. Mert szeretjük az ad hoc, nem rögzített szabályok szerint működő, személyorientált dolgokat. A szervezeti kultúra része, ismerete és hatékony kezelése hatalmat jelent ( csak hívom a főnököt és el van intézve elv). 9

10 Folyamatmodellezés végrehajtása Folyamatmodellezés elindítása Folyamatmodellek kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodellezés eredményeinek integrációja Módszertani alapok Modellezési alapok Ütemezés, határidők Folyamatok felosztása, felelősökhöz rendelése A háttérben zajló modellezés követése, folyamatos minőségbiztosítása, hogy a szakmailag megfelelő szinten előkészített javaslatok kerüljenek a teamek elé egyeztetésre. Folyamatmodellek kidolgozása Workshop-ok a folyamatmodellek egyeztetésére Szakértői javaslatok Szakértői előkészítés, integrációs pontok, konzorciumok közötti eltérések A team - workshop az integrációs pontok egyeztetésére A háttérben az innovációk tartalmának, valamint a folyamatok integrációjának egyeztetése és követése, a workshop-ok keretében nem leegyeztetett eltérések külön kezelése. 10

11 Részletes folyamatmodell kidolgozása Stratégiai és irányítási folyamatok TEAMEK Alapfolyamatok Támogató folyamatok Elvárások + Legjobb gyakorlatok + Modell sarokpontjai Működés minőségfejlesztése Hatékonyabb végrehajtás A működés Egyszerűbb korszerűsítése, információáramlás javítása Partnerek elégedettségének javítása Irányítás hatékonyságának javítása Alapképességek előtérbe helyezése Felelősségek egyértelmű meghatározása Új, korszerű technológiák bevezetése Korábbi modell + Egységes módszer és technikai háttér 11

12 A folyamat kidolgozása és ütemezése Tevékenység A folyamatmodellezési szakasz előkészítése intézményi egyeztetés teamek felállítása innovációk bemutatása Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása Indító team ülések megtartása, a folyamat modellezés elindítása Folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodell integrációja, véglegesítése Folyamatmodell bevezetése November 25. Oktatás és feladatkiosztás Határidő: december teamülés megtartása 2. teamülés megtartása Normatív folyamatok elfogadása Bevezetés 12