Budapest, Bécsi kapu tér 2-4. H Hungary. A Magyar Országos Levéltár évi szöveges beszámolójelentése

Átírás

1 Budapest, Bécsi kapu tér 2-4. H Hungary A Magyar Országos Levéltár évi szöveges beszámolójelentése

2 1 Feladatkör, tevékenység 1.1. A intézmény neve, törzskönyvi (PIR) azonosító száma, honlapjának címe. Az intézmény neve: Magyar Országos Levéltár Törzskönyvi (PIR) azonosító szám: Honlap címe: Az ellátott tevékenységi kör, az év során teljesült feladatok, a szakmai feladatokban bekövetkezett változások, a szakmai működés értékelése a jellemző mutatókkal. a) Ellátott tevékenységi kör az LXVI. tv. (13. és 17. ) szerint (feladatstruktúra) feladatkör feladat alfeladat iratanyag ellenőrzés iratkezelési szabályzatok átvétel gyűjtés nyilvántartás kezelés megőrzés feldolgozás használatának lehetővé tétele jóváhagyása/véleményezése iratképző szervek 15év után, tv-i előírás alapján vásárlás, letét, ajándék elővásárlás átselejtezés rendezés segédletek kutatótemek működtertése nyilvántartása ellenőrzése iratkezelése ellenőrzése iratselejtezése jóváhagyása készítése kiadása mikrofilmezés digitalizálás másolatok kiadása (hiteles vagy tartalmi) konzerválás, restaurálás biztonsági másolat készítése megőrzése levéltár- és történettudományi végzése kutatások közzététele publikálás oktatási, közművelődési célú elősegítése felhasználás egyéb szaktanácsadás maradandó értékű magániratok kiválogatása szakszerű kezelése állományvédelmi kérdésekben, más levéltáraknak védettség módszertani ajánlások, segédanyagok levéltárak nyilvántartása hungarika törvény eredeti példányai szakkönyvtár oktatás közreműködik kidolgozása közzététele feltárás nyilvántartás gyűjtés őrzés működtetés felsőfokú levéltárosképzés középfokú levéltári szakképzés 1

3 . A évi alaptevékenységünket befolyásoló tényezők 1.3. Az intézményben szervezeti változás 2008.év folyamán nem történt. A látogatottság a beszámolási évben a kutatók számát illetően az előző évihez képest jelentősen emelkedett: 3460 kutató, alkalommal kereste fel a levéltár kutatótermeit. A kutatók számára xerox-másolat és digitális felvétel készült. Kiemelkedő fontossággal bírt a középkori oklevélgyűjtemény és a térképgyűjtemény digitalizálásának folytatása, amit az NKA támogatása tett lehetővé. A munkák lebonyolítására közbeszerzési eljárás keretében került sor. Az intézmény jogszabályban meghatározott feladatai az iratképző szervek ellenőrzésén, a levéltári anyag átvételén, őrzésén és feldolgozásán kívül kiterjednek a levéltári elméleti kérdések kidolgozására és a történelmi források közzétételére. Az év folyamán munkatársaink 138 iratképző szerv iratkezelését 182 alkalommal ellenőrizték, 3482 iratfolyóméter levéltári anyagot vettünk át az illetékességünkbe tartozó kormányzati szervektől, illetve továbbra is a Központi Statisztikai Hivatal megszűnt levéltárától. Ezzel az összállomány iratfolyóméterre emelkedett, azaz 10 éves viszonylatban évente több mint 1000 folyóméterrel nőtt. Jelentős előrelépés volt, hogy az esztendő utolsó hónapjaiban a levéltárfenntartó külön támogatásával elkészíthettük a megújított, bővített honlapot; tovább fejleszthettük az e- archívum nyilvántartási/tájékoztatási rendszert. Fontos kezdeményezések történtek a közművelődés területén, a nyílt napok megszervezésével, noha ennek pénzügyi fedezete korántsem biztosított. A Családi Emlékezet Program iránti érdeklődés jelentősen megnőtt. Kimagasló szakmai értékű könyvtárunk a beszűkült finanszírozás következtében beszerzéseit kénytelen volt minimálisra csökkenteni. Mind több periodika előfizetést voltunk kénytelenek lemondani. Az állománygyarapítás hovatovább csak az ajándékozásból történik. Elkészült és publikálásra került két fontos irat-együttes (minisztertanácsi jegyzőkönyvek, MDP KV bizottságai) segédlete. Jelentős sikert értünk el a Nagy Imre miniszterelnök és társai ellen indított per dokumentumainak komplex (iratok, hang- és képanyag) publikálásával. Bővítettük és javítottuk az közötti időszak minisztertanácsi jegyzőkönyveinek és az állampárt (MDP-MSZMP) politikai vezető testületei jegyzőkönyveinek adatbázisát a DIGITARCHIV internetes plattformon, hozzáérhetővé tettük a külügyminisztérium közötti iratjegyzékeit. Saját kiadásban, illetve más intézményekkel együttműködve megjelentettünk 7 fontos forráskiadványt. Mikrofilm műhelyünk közel biztonsági felvételt készített levéltári anyagunkról, azonfelül 200ezer felvételt külső megrendelésre. Munkatársaink részt vettek a OKM Levéltári Kollégiuma és az OKM Levéltári Szakfelügyelete tevékenységében, pályázati támogatással kiadtuk a Levéltári Közlemények éves kötetét, megjelentettük az Archivnet c. on-line 20. századi forrásközlő folyóiratot, közreműködtünk a Levéltári Szemle és a Turul c. szakmai folyóiratok szerkesztésében. A nemzetközi kapcsolatokban a szerény pénzügyi fedezet ellenére - elláttuk a magyar levéltárügy képviseletét az EU nemzeti levéltárai igazgatói tanácsában, a DLM-Fórum 2

4 szakmai konferenciáin, az állományvédelem nemzetközi fórumain. Teljesítettük a bilaterális együttműködési szerződésekből ránk háruló feladatokat. 2. Az előirányzatok alakulása KIMUTATÁS az intézmény évi főbb előirányzatainak alakulásáról évi tényleges teljesítés évi eredeti előirányzat évi módosított előirányzat évi teljesítés Kiadások összesen: Működési kiadások összesen: Ebből: - személyi juttatások dologi kiadások Felhalmozási kiadások összesen: intézményi beruházási kiadások központi beruházás felújítás egyéb intézményi felhalmozási kiadások évi tényleges maradvány évi tényleges maradvány Bevételek összesen: Támogatás Működési bevételek Átvett pénzeszközök(támogatásértékű) - működési célra felhalmozási célra Egyéb bevétel Pénzmaradvány igénybevétele Létszám (fő): Engedélyezett létszám (35. űrlap 13.sor) Átlagos statisztikai állományi létszám (35. űrlap 18. sor) Tartósan üres álláshelyek száma (35. űrlap 17. sor)

5 2.1. Feladatteljesítéssel összefüggő kiadások (érték eft) Terv Tény Áthúzódó 1. Levéltári törvényből adódó közp.feladatok Beléptető rendszer kiépítése Bécsi kapu tér Családi Örökség Program Továbbképzésre KSH levéltár átvétel Meghatározott szakmai feladatokra A évi beszámoló mérlegében aktív, passzív függő tételeket szerepeltettünk, melyek az alábbiak: függő kiadások: XII. havi illetmény kifizetése eft függő bevételek: ajánlattételi biztosíték 2004.évről 400 eft ajánlattételi biztosíték Arcanum 2008.évi eft ajánlattételi biztosíték IDOM 2008.évi 500 eft téves utalás Magyar Távirati iroda 22 eft. beazonosítatlan bevétel ( ) eft összesen függő bevétel: eft A évről áthúzódó ajánlattételi biztosíték a szerződésben rögzítettek értelmében júliusban kerül visszautalásra. A többi tételek évben rendeződtek, ezért külön intézkedést nem igényelnek évi előirányzatok évközi változásai 1. Az OKM /2008.sz., 32/2008.II.21. kormányrendelet értelmében a 2007.II. félévi 13. havi illetmény fedezésére eft-ot biztosított, melyet kifizettünk. 2. Az OKM /2008 sz. engedélye alapján, K68914 sz. OTKA pályázatban meghatározott feladatokra 452 eft támogatást kaptunk. A kutatás ra eső része megvalósult, pénzügyileg teljesült. 3. OKM /2008.sz. engedélye, 49/2008.III.14. kormányrendelet értelmében a évi illetményemelés megtörtént, melyre, eft támogatást kaptunk. Ebből 66 eft zárolásra került. 4. Az 1040/2008.sz. kormányrendelet értelmében egyszeri kereset kiegészítésre az OKM I. ütemben eft-ot, II. ütemben eft-ot biztosított, melyből 594 eft-ot zároltak. 5. Az /2008.sz. engedély alapján / 13852/2008sz. üi. /az OKM a MOL honlap megújítási költségeihez 2008-ban eft-tal járult hozzá. A megújult honlapunk többletköltségeit eredeti költségvetésünkből fedeztük. 4

6 6. A /2008. sz. engedély alapján a Magyar-orosz gazdasági kapcsolatok c. dokumentumkötet elkészítésére az OKM 770 eft támogatásban részesítette a MOL-t. A kifizetés 2009-ben történik, a tétel szerepel a részletes maradvány kimutatásunkban. 7. A Veszélyeztetett levéltár évi támogatása címmel kiírt meghívásos pályázaton a MOL 3 elnyert pályázatát az OKM eft-tal támogatta. A különböző restaurálási, reprográfiai anyagok, eszközök, berendezések beszerzése folyamatban van, a támogatásból eft 2009-ben kerül felhasználásra. 8. Többletbevétel miatt előirányzatunk eft-tal növekedett, melyet teljes egészében működési kiadásaink fedezétére használtunk fel ban 18 db NKA pályázati szerződés keretében eft állt rendelkezésre különböző kutatási feladatok teljesítésére, nemzetközi találkozókon való részvételre, valamint maradandó értékű magánokiratok vásárlására. A szerződésekben foglalt feladatok megvalósultak, a maradvány 74 eft-ot 2009-ben visszautaljuk az NKA számlájára A személyi juttatások előirányzatának alakulása évi személyi juttatás eredeti előirányzata eft módosított előirányzata eft a teljesítés eft Állományi létszámunk az előző évvel megegyező, 262 fő volt, tartósan betöltetlen egyetlen álláshely sem maradt. Az év folyamán 24 fővel létesítettünk közalkalmazotti jogviszonyt, és 26 fő munkaviszonya szűnt vagy szűnik meg (2009-re áthúzódóan 3 fő, 1 fő próbaidő alatt, 12 fő nyugállományba vonult, 8 fő közös megegyezéssel távozott, 1 fő szerződése lejárt, és 1 fő lemondással). Az év folyamán a jogszabályban előírt illetményemeléseket végrehajtottuk, biztosítottuk az újonnan felmerülő (nyelv- és tudományos) pótlékigények kifizetését. Ezzel, illetve a 13. havi illetménnyel és a jutalmakkal együtt az egy főre jutó átlagkereset Ft/hó-ra (2007: Ft/hó; 2006: Ft/hó; 2005: Ft/hó; 2004: Ft), vagyis 5,56%- kal (2007: 1,85%) növekedett. A végrehajtott bérpolitikai intézkedések nagyságrendje megközelíti az inflációs mértéket, amelynek nagyságrendje évben 6,1 % volt. Munkatársaink jelentős részének alapilletménye meghaladja az érvényes bértáblában meghatározott garantált összeget, ám újonnan belépő munkatársaink esetében ezt már mind kevésbé tudjuk eszközölni ban több alkalommal fizettünk dolgozóinknak kiemelt teljesítményhez (pl. digitalizálás) kötött jutalmat. A évi pótlékalap Ft/hó/fő volt. Vezetői pótlékot 19 fő, címpótlékot 54 (2007: 59; 2006:66) fő, tudományos pótlékot 88 (2007: 90; 2006:91) fő, nyelvpótlékot 63 (2007: 51; 2006:64) fő, egészségkockázati pótlékot 168 (2007: 156; 2006:166) fő, egyéb feltételtől függő (4 pénzkezelési, 6 műszak) pótlékot 10 fő kapott. A bérmegtakarítást folyamatosan a dologi kiadások fedezetére csoportosítottuk át. 5

7 Személyhez kapcsolódó költségtérítésként, adómentes juttatásként a törvényben előírt útiköltségtérítést, 6000 Ft/hó étkezési támogatást, Ft/gyermek beiskolázási támogatást, valamint szülési és temetési segélyt tudtunk biztosítani Dologi kiadások előirányzat változásai évi eredeti előirányzat eft módosított előirányzat eft teljesítés eft A dologi kiadások évi eredeti előirányzata a évi eredeti előirányzathoz képest 3.8 %-kal csökkent. A módosított előirányzat az alábbiakból tevődik össze: előző évi pénzmaradványból NKA pályázatokból OKM támogatásból saját határkörben végrehajtott előirányzat módosításból eft eft eft eft A saját hatáskörben végrehajtott előirányzat módosítást az intézményi többletbevételből valamint a személyi költségek és annak járulékainak megtakarításának átcsoportosításából hajtottuk végre. A bérmegtakarítás átcsoportosításából eredő forrást az alapvető üzemeltetési (közműdíjak, ingatlan-, szakmai gépek karbantartása, stb.) kiadásokra fordítottuk. A felsoroltak alapján érzékelhető, hogy az egész év szűkös, megfontolt és nagyon takarékos, sokszor a fedezet hiánya miatt akadozó gazdálkodás mellett tudtuk az intézmény működését fenntartani, a feladatok elvégzéséhez szükséges anyagokat eszközöket biztosítani. A nehézségek ellenére az intézmény működése folyamatos volt, likviditási zavar nem fordult elő. A beszámoló évében intézményünk minden befizetési kötelezettségét teljesítette, adósság állománnyal nem rendelkezik Felhalmozási kiadások Felújítás: eft-ot biztosított felügyeleti szervünk, melyet három telephelyünk vihar-, és esőkárok okozta megrongálódások helyreállítására, valamint a Hess András téri nyílászárók felújítására és a Bécsi kapu téri 57-es raktár villamoshálózatának felújítására fordítottunk. Intézményi beruházás évi eredeti előirányzata eft, módosított előirányzat eft, teljesítés eft, ezen összegből az alábbiakban részletezett feladatok kerültek megvalósításra: 6

8 Óbuda riasztó központ Hess András téri épület villanyszerelési munkák Hess András téri épület ablakok javítása Bécsi kapu téri épület villanyszerelési munkák Bécsi kapu téri épület ablakok javítása Bécsi kapu téri épület szakipari munkák Immateriális javak beszerzése Számítástechnikai eszközök beszerzése Ügyviteltechnikai eszközök beszerzése Restauráló és reprográfiai gépek és műszerek Bútorok Egyéb gépek(biztonságtechnika) Összesen: 1853 eft 4028 eft 2406 eft 706 eft 792 eft 2400 eft 4415 eft eft 2158 eft 7755 eft 736 eft eft eft 2.2 Bevételünk évi alakulása Működési bevételek Eredeti előirányzat Módosított előirányzat Teljesítés Bevételi lemaradás eft eft eft eft Támogatásértékű bevételek (18 db NKA pályázat) Eredeti előirányzat Módosított előirányzat eft Teljesítés eft Intézményünk behajthatatlan követeléssel nem rendelkezik. 2.3 Előirányzat maradvány évi pénzmaradványunk eft, mely az alábbiak szerint került felhasználásra: Személyi juttatás Járulékok Dologi kiadások Felhalmozási kiadások eft eft eft eft 7

9 2008. évi pénzmaradványunk e Ft, melynek összetétele: Személyi juttatás Járulékok Dologi kiadások Felhalmozási kiadások eft eft eft eft A pénzmaradványból eft MOL maradvány, eft célfeladatok (pályázati pénzeszközök) maradványa. Részletes kimutatást az 1.sz. melléklet tartalmazza. 3. Egyéb évben kincstári vagyont nem értékesítettünk A Magyar Országos Levéltár vállalkozói tevékenységet nem végez Európai Uniós támogatási program, világbanki és egyéb támogatási programok, segédprogramok keretében támogatásban nem részesül, Közalapítványokat, alapítványokat nem támogat Gazdasági társaságban részesedéssel nem rendelkezik Lakásalap számlánkon december 31-én a felhasználható keret eft volt. A dolgozóknál lévő kölcsön összege: 558 eft. A beszámoló évében két dolgozónk kapott lakáskölcsönt eft értékben. 4. A költségvetési év általános értékelése Intézményünk működését a beszámoló évében kedvezőtlenül befolyásolta a dologi kiadásokból történt elvonás. A folyamatos működést részben az előző évi maradványból, részben a személyi költségekben elért fokozott megtakarításokból finanszíroztuk. Mindez továbbra is megnehezítette a rendszeres, átgondolt gazdálkodást, gyakorlatilag lehetetlenné tette a rövid távú tervezést is. A takarékossági intézkedéseknek köszönhetően megőriztük fizetőképességünket és elvégeztethettünk elháríthatatlan állagmegóvási munkálatokat. (óbudai biztonsági rendszer javítása, ablakjavítások, elektromos hálózat javítása) A működőképesség megőrzésének mértékében tartottuk karban informatikai rendszerünket. Költségvetésünk stabilitásának és fizetőképességünknek a megőrzésében fontos szerepet kaptak a reprográfiai műhely által külföldi megrendelésre végzett munkák bevételei, illetve a Nemzeti Kulturális Alaptól és az Oktatási és Kulturális Minisztériumtól (állományvédelem) elnyert jelentős összegű pályázati támogatások. Ezek nélkül a szakmai alapfeladatok sem volnának teljesíthetők. 8

10 Összességében a legjelentősebb gondot miként ezt több alkalommal is rögzítettük az jelentette, hogy az intézmény által használt (részben műemléki) épületek megfelelő színvonalú karbantartására, mindinkább elháríthatatlan felújítására, esetleges korszerűsítésére változatlanul igen szerény pénzügyi fedezet állt rendelkezésre. Ezzel a ténnyel az intézményfenntartónak mielőbb számolnia kell a tervezés szintjén, még akkor is, ha láthatóan a költségvetés helyzete jelen pillanatban semmiféle mozgásteret nem enged. Növekvően súlyos gondot jelent, hogy a Hess András tér/szentháromság téren fekvő II. számú épületben a Magyar Kultúra Alapítvánnyal fennálló társbérleti viszony hovatovább csupán szolgalmi jog keretében biztosítja a Levéltár helyiségeinek a megközelítését. Indokoltnak tartjuk és kezdeményeztük az épületmegosztásra vonatkozó alapszerződés felülvizsgálatát és módosítását. Ebben kiemelkedő fontosságú volna a Levéltár fenntartói támogatása. A takarékossági intézkedések befolyásolták a munkaerő-gazdálkodást, amennyiben továbbra is arra kényszerültünk, hogy megváljunk nyugállományba került vagy a nyugdíjkorhatárt elért (gyakran kiemelkedő szakmai tapasztalatokkal rendelkező) munkatársainktól és így biztosítsuk a dologi kiadások fedezetét. A pénzügyi nehézségek ellenére a korábbi évektől eltérően az esztendő második felében nem korlátoztuk épületeink, azaz kutatótermeink nyitva tartását, hogy ily módon fokozott mértékben eleget tehessünk legfontosabb alapfeladatunknak, a levéltári anyag kutatása biztosításának Budapest, 2009.április 15. Prof.Dr. Gecsényi Lajos főigazgató Lőrincz Ágnes gazdasági igazgató 9

11 2008. PÉNZMARADVÁNY személyi járulékok dologi felhalm. összesen 24123/2008 Magyar-orosz gazdasági kapcsolat évi tanfolyam /0972 NKA MDP forráskiadvány visszaut /1816 NKA Mikovinyi Sámuel visszaut /08 OKM Resti Veszélyeztetett /08 OKM Reprogr.Veszélyeztetett /08 OKM Resti Veszélyeztetett /2008 Levéltári pr. 7 millft Célfeladatok összesen: MOL évi maradvány összesen : Budapest,

12 Magyar Országos Levéltár 1014 Budapest Bécsi kapu tér 2-4. KIMUTATÁS 2008.évi létszám és személyi juttatások illetménytábla szerinti alakulásáról TÁBLA I. Tényleges fő/átlag forint fő/átlag forint fő/átlag forint fő/átlag forint fő/átlag forint fő/átlag forint fő/átlag forint fő/átlag forint fő/átlag forint fő/átlag forint "A" fiz.osztály "B" fiz.osztály "C" fiz.osztály "D" fiz.osztály "E" fiz.osztály "F" fiz.osztály "H" fiz.osztály "H" fiz.osztály "I" fiz.osztály "J" fiz.osztály 26 fő 3 fő 22 fő 72 fő 24 fő 13 fő 78 fő 79 fő 6 fő 17 fő Tábla szerinti átlag Eltérés + %-ban 4, 5 37, 3 24, 2 33, , , 9 41, 1 37, 1 Budapest,

13 TÁBLA II. A fiz.osztály B fiz.osztály C fiz.osztály D fiz.osztály E fiz.osztály F fiz osztály H fiz.osztály H fiz.osztály I. fiz.osztály J fiz.osztály Budapet,