DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA MŰKÖDÉSI ÉS MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA MŰKÖDÉSI ÉS MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Átdolgozta és aktualizálta:... Tigerné Schuller Piroska minőségirányítási vezető Jóváhagyta és a bevezetést elrendelte:... Dr. Gábor Ferenc jegyző Jelen szabályozás Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának dokumentuma. Továbbadása, sokszorosítása Írásos engedély nélkül nem megengedett, a benne szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer működéséhez lehet felhasználni! Jelen szabályozás kinyomtatott formátumú változata csak akkor használható, ha annak hatálybalépési dátuma megegyezik az elektronikus dokumentumtárban tárolt törzspéldányéval. 2. kiadás május 17. 1/53

2 VÁLTOZTATÁSOK Kiadás száma Kiadás dátuma Változtatás rövid, címszavas meghatározása A májusig érvényes változat Felsővezetői változások (polgármester, jegyző, minőségirányítási vezető) az ISO 9001:2008 szabvány életbelépéséből következő aktualizálások, a Kézikönyv struktúrájának átszerkesztése miatti új kiadás Tartalmi változás: 1.4 pont: 1.) Pontosítottuk a PH tanúsított tevékenységét. A tevékenység megnevezése: Közigazgatási feladatok ellátása 2.) Meghatározásra kerültek a kiszervezett folyamatok: - postázás - diszpécserszolgálat - takarítás 1.8 pont: 1.) Bekerült a Kézikönyvbe a Küldetés, Jövőkép, Értékrend 2.) Új Minőségpolitika került kiadásra 3.) A Minőségcélokat a jövőben Minőségtervben vezetjük pont kizárásra került (A termék előállítási és a szolgáltatásnyújtási folyamatok érvényesítése), mivel a PH-nak nincs olyan szolgáltatása, amelynek kimenete ellenőrzéssel nem igazolható 2.3 Egyszerűsödött a Minőségirányítási dokumentációs rendszer 2.4 Új formanyomtatványok kerültek bevezetésre Külső szabályozók nyilvántartása, figyelése szabályozásra került, bővült az EAR rendszerrel 4.1 pont: A köztisztviselőknek nem kell közigazgatási alapvizsgát tenni 4.2 A PH-ban jelenleg nem működik a kártyás beléptető rendszer 2. kiadás május 17. 2/53

3 TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK 3 1. BEVEZETÉS ÉS A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI 5 RENDSZER 1.1 A Polgármesteri Hivatal A Polgármesteri Hivatal rövid története A Polgármesteri Hivatal szervezete A Polgármesteri Hivatal minőségirányítási rendszere A működési és minőségirányítási rendszer 9 dokumentációival kapcsolatos meghatározás 1.6 A működési és minőségirányítási rendszer 10 dokumentációiban használatos azonosítási rövidítések 1.7 A Polgármesteri Hivatal működését meghatározó 10 szabályok és követelmények 1.8 A Polgármesteri Hivatal elkötelezettsége A DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER FELÉPÍTÉSE ÉS 15 KEZELÉSE 2.1 Fogalmak meghatározása A dokumentációs rendszer felépítése A működési és minőségirányítási kézikönyv Formanyomtatványok Dokumentumok és feljegyzések kezelése A dokumentumok kezelése Feljegyzések kezelése Elosztás, hozzáférés Egyéb szabályzatok, utasítások, körlevelek Az elektronikus adathordozókon tárolt dokumentumok és 21 adatok készítésének, kezelésének és megóvásának általános szabálya A külső dokumentumok figyelése és kezelése A beérkező és kiküldött levelek, küldemények iktatása, 21 azonosítása, szétosztása Kiadmányozás A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE Felelősségek Vevőközpontúság Minőségpolitika Minőségcélok Kommunikáció Vezetőségi átvizsgálás ERŐFORRÁSOK ÉS INFRASTRUKTÚRA, 29 MUNKAKÖRNYEZET 4.1 Emberi erőforrás Pályáztatás Felkészültség, tudatosság és képzés Személyi anyagok kezelése, nyilvántartása Infrastruktúra kiadás május 17. 3/53

4 4.3 Munkakörnyezet FOLYAMATOK A megvalósuló folyamatok tervezése A szolgáltatást igénybe vevőkkel és a partnerekkel 40 kapcsolatos folyamatok A szolgáltatást igénybe vevők által támasztott elvárások 40 meghatározása A szolgáltatás követelményeinek átvizsgálása Kapcsolattartás a szolgáltatást igénybe vevőkkel és a 40 partnerekkel 5.3 Tervezés és fejlesztés A tervezés és fejlesztés megtervezése A tervezés és fejlesztés bemenő adatai A tervezés és fejlesztés kimenő adatai A tervezés és fejlesztés átvizsgálása Igazoló ellenőrzés Érvényesítő ellenőrzés A módosítások kezelése Beszerzés A beszerzés folyamata A beszerzési információ A beszerzett termékek és szolgáltatások igazolása Szolgáltatási folyamatok A folyamatok szabályozása Folyamat érvényesítő ellenőrzés Ellenőrzés és nyomonkövethetőség A szolgáltatást igénybe vevők tulajdonát képező javak Kezelés, tárolás, állagmegőrzés Megfigyelő és mérőeszközök kezelése MÉRÉS, ELEMZÉS ÉS FEJLESZTÉS Általános útmutató Figyelemmel kísérés és mérés A szolgáltatás igénybe vevők elégedettségének mérése Belső audit A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése A szolgáltatások figyelemmel kísérése és mérése A nem megfelelőségek kezelése Adatelemzés Fejlesztés A folyamatok fejlesztése Helyesbítő tevékenység Megelőző tevékenység A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV, AZ ISO 9001:2008 ÉS MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁSOK 50 ÉS MUNKAUTASÍTÁSOK KERESZT- REFERENCIÁJA 2. kiadás május 17. 4/53

5 1. BEVEZETÉS ÉS A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 1.1 A Polgármesteri Hivatal Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 38. (1) bekezdésében foglalt rendelkezés alapján egységes hivatalt hozott létre az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala 7200 Dombóvár, Szent István tér1. Az ügyintézés helye továbbá: Dombóvár, Bezerédj u. 14. Dombóvár, Kinizsi u. 37. Kihelyezett ügyfélszolgálat: Újdombóvári Városrész, Fő u. 43. A POLGÁRMESTERI HIVATAL felépítése: - Polgármesteri Kabinet - Jegyzői Iroda - Jogi, Hatósági és Vagyongazdálkodási Iroda - Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatás - Pénzügyi és Költségvetési Iroda - Városüzemeltetési Iroda 1.2 A Polgármesteri Hivatal rövid története Dombóvár Dombóvár város Tolna, Baranya és Somogy megye találkozásánál, Tolna megye délnyugati csücskében, a Kapos folyó mellett fekszik. A kistérség meghatározó jelentőségű települése. Lakóinak száma 20 ezer fő. Fejlődését az 1970-es évek alapozták meg, amikor megtörtént várossá nyilvánítása. Ezzel Dombóvár hivatalosan is betölti azt a szerepet, amelyet a gyakorlatban már eddig is ellátott: a közvetlen környék gazdasági központja lett. Dombóvár közlekedése jól kapcsolódik az országos rendszerekhez. A Dél-Dunántúl kiemelt vasúti csomópontja. A település gazdaságában a vasút megjelenéséig a mezőgazdaságnak volt döntő szerepe. Az 1960-as évektől a termelőszövetkezet volt a meghatározó, de 2001-ben ez felszámolásra került és vagyonán különböző gazdasági társaságok keletkeztek. Az ipar elsősorban a konfekció- és a műanyagipar, a fémfeldolgozás, fémvégtermékek előállítása: csavargyártás, tűzihorganyzás és az összeszerelés területén jelentős. A várostól alig 5 kilométerre található Gunaras, a strand- és gyógyfürdőjéről nevezetes településrész. Az itt talált termálvíz hasznosítása az 1960-as évek végén kezdődött. Az ban megnyitott fürdőtelep eleinte csak a város igényeit szándékozott kielégíteni, híre azonban hamar országosan ismertté tette ben vizét gyógyvízzé, a fürdőt gyógyfürdővé 2. kiadás május 17. 5/53

6 nyilvánították től a fürdőtelep hivatalosan üdülőhely is. Látványos fejlődése 2004-től tapasztalható, amely az európai uniós források elnyerésének köszönhető (fürdőfejlesztés, szanatórium fejlesztése, szállodaépítés és fejlesztés) A dombóvári kórház és rendelőintézete fő részére biztosít ellátást, ez majdnem kétszerese a dombóvári kistérség lakosságszámának. Dombóvár Város Önkormányzata koncepciójában nagy hangsúlyt helyez a jövőben az egészség-ipar fejlesztésére. Ezt alátámasztja Gunaras fejlesztése, a kórház rekonsturkciója, és számos olyan vállalkozás megléte a településen, amely az egészségiparban dolgozik. Ez átalakíthatja a városban a szakképzést, illetve számos új munkahely megteremtését teszi lehetővé. Dombóvár a kistérség oktatási központja (Apáczai Csere János Oktatási Központ), amelyhez 1 bölcsőde, 6 óvoda (3 dombóvári tagintézmény), 2 általános iskola (1 dombóvári tagintézmény) és egy középiskola tartozik. Ezen kívül külön társulásban működik még (József Attila Általános Művelődési Központ) 3 iskola (1 dombóvári tagintézmény) és 2 óvoda (1 dombóvári tagintézmény). Az Önkormányzat fenntartásában működik továbbá egy gimnázium és egy ipari szakképző iskola. Egyházi fenntartásban Dombóváron egy óvoda és egy általános iskola, megyei fenntartásban pedig egy általános iskola tevékenykedik. A jövő szempontjából fontos szerepe lehet a Dombóvári Ipari Parknak és ott elhelyezkedő Kapos Innovációs Központnak, melyeket több önkormányzat és megyei szervezet alapított. Az ipari park Kaposszekcső közigazgatási területén működik, félúton Dombóvár és Kaposszekcső között. A 26 hektáros zöldmezős terület elhelyezkedése kedvező, hiszen a régió egyik legforgalmasabb közútja, a 611-es mellett fekszik. Dombóvár Város Önkormányzatának testvérvárosi kapcsolatai: Olaszország - Novi di Modena Németország Kernen im Remstal Horvátország - Ogulin Svédország - Högenas Polgármesteri Hivatal A Városháza jelenlegi épülete 1970-ben került átadásra. Eredetileg Járási Tanácsháznak szánták, de Dombóvár várossá nyilvánításával a terv megváltozott és Városi Tanácsház lett. Az évi önkormányzati választásokat követően a tanácsi apparátus ugyanúgy, mint más településeken Polgármesteri Hivatallá alakult át. Az eltelt időszakban a hivatal szervezete többször átalakult, rugalmasan alkalmazkodva a változásokhoz. A megnövekedett feladatok, valamint az ügyfélcentrikus, polgárbarát hivatal kialakításának célját követve szükségszerű lépés volt a Városüzemeltetési Iroda új épületbe történő áthelyezése, illetve az Újdombóvári városrészben heti egy alkalommal ügyfélszolgálati iroda megnyitása. Változások a 90-es évektől I. szakasz: Hivatalépítési modell kidolgozása közigazgatási szervezéssel foglalkozó kutatókkal, a négy irodás struktúra elfogadása. (Pénzügyi és Költségvetési Iroda, Jegyzői Iroda, Közigazgatási szolgálat, Városüzemeltetési Igazgatóság). 2. kiadás május 17. 6/53

7 II. szakasz: október Kiválik a városüzemeltetési irodából a humán közszolgálatok irodája, amit a közoktatási, a szociális törvény, az egészségügyi alapellátás új rendszere követelt meg (Polgármesteri Iroda, Közigazgatási és Ügyfélszolgálat, Adó- Pénzügyi és Költségvetési Iroda, Városüzemeltetési Iroda, Humán Közszolgáltatások Irodája). Megtörtént a kezdő lépés a szolgáltató közigazgatás irányába azáltal, hogy októberében megnyílt az ügyfélszolgálati iroda. (A lakossági igényeket a napi közel 100 ügyfél megjelenésével lehetett mérni.). III. szakasz: november Hatályba lép a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló törvény, amely nagyon kemény jogharmonizációs munkával zárta le és foglalta egészbe a szociális ellátásokról és a közoktatásról szóló joganyag gyermek- és ifjúságvédelemmel kapcsolatos nemzetközi követelményeit. Létrehozott egy igen fontos jogintézményt is: térségi szerepkörrel - Dombóvár székhellyel - létrejön a gyámhivatal, kötelező feladatként előírja a gyermekjóléti szolgálatok működtetését. Az épített környezet védelméről szóló törvény - erősítve a város térségi szerepkörét - kiemelt építési hatósági jogkörrel ruházta fel a hivatalt. (Mindkét törvény hatálybalépése komoly személyi és szervezeti konzekvenciákkal járt, kimerítve szinte a hivatal belső tartalékait, mivel a hatálybalépés és a működőképesség megteremtése között nem volt türelmi idő.) IV. szakasz: január 1-jétől október A polgárbarát szolgáltató közigazgatás alapfilozófiájának való megoldások bevezetése, elsősorban olyan ügycsoportokban, amelyek magas szakmai felkészültséget, és korszerű infrastruktúrát igényelnek, és amelyek nem biztosíthatók minden településen. Ezen elv alapján kezdték meg működésüket az okmányirodák; ez január 1-jével a személyi és lakcím igazolványok kiadását, novemberétől a vállalkozói igazolványok, január 1-jétől a közlekedésigazgatás okmánycsaládjának integrált informatikai ügyintézését jelentette. Az új feladatok a hivatali szervezet struktúráját nem változtatták meg. Változatlanul 5 irodával működött tovább, legfeljebb azok elnevezése változott némiképp: Adó- Pénzügyi és Költségvetési Iroda, Városüzemeltetési Iroda, Közigazgatási és Ügyfélszolgálati Iroda, Humán Közszolgáltatások Iroda, Polgármesteri Iroda. A hivatal vezetése nagy hangsúlyt helyezett a lakosság teljes körű kiszolgálására, a polgárbarát szervezet kialakítására. V. szakasz: november - Az új kihívásoknak, az Európai Uniós normáknak való megfelelés folyamatosan arra ösztönöz bennünket, hogy ne elégedjünk meg a mai eredményekkel, hanem igyekezzünk azt továbbfejleszteni, szervezeti kultúránkat átalakítani, gondolkodásmódunkat megváltoztatni. Figyelembe véve az elért eredményeket, azokra építve, egy új szemléletmód, stratégia kialakítása került előtérbe. Ennek köszönhetően 2004-ben, 2005-ben, majd 2009-ben a CAF (Közös Értékelési Keretrendszer) modell alapján végzett önértékelést a Hivatal ben az ISO 9001 szabvány alapján kiépítésre került a Hivatal minőségirányítási rendszere. Az auditálást a GüteZert Kft. végezte tavaszán, amely azóta is 2. kiadás május 17. 7/53

8 működik ben a Polgármesteri Hivatalt a Belügyminisztérium Közigazgatási Minőségi Díj -jal jutalmazta óta a Hivatal felsővezetésében számos változás történt ban, 2008-ban és januárjában jegyzőváltás történt, illetve októberében a Polgármester személye is változott. A Hivatalvezetők ugyan minden esetben változtattak a szervezeti struktúrán, ezek azonban a szervezetben zajló folyamatokban módosulást csak kis mértékben vontak maguk után. Az új felsővezetők is fontosnak tartották a minőségfejlesztési eszközök további alkalmazását, így 2009-ben és 2010-ben számos szervezetfejlesztési program valósulhatott meg egy európai uniós pályázatnak köszönhetően. 1.3 A Polgármesteri Hivatal szervezete Polgármester Minőségirányítási vezető Jegyző Aljegyző Polgármesteri Kabinet Jegyzői Iroda Jogi, Hatósági és Vagyongazd. Iroda Pénzügyi és Költségvetési Iroda Városüzemeltetési Iroda Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatás irodavezető irodavezető irodavezető irodavezető irodavezető irodavezető Kt. csopvez. Szociális csopvez. Adócsoport csv. Közterületf. Csv. Belső ell. csopvez. Építéshatósági csv. Iktató csopvez. Gyámhivatal 1.4 A Polgármesteri Hivatal minőségirányítási rendszere Ez a működési és minőségirányítási kézikönyv Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: PH) működési rendszerét írja le, amelyet a PH minőségpolitikájával összhangban vezettünk be és működtetünk..a kézikönyv a legfontosabb tájékoztató dokumentum a PH által végzett összes tevékenységről. A kézikönyv, és így a minőségirányítási rendszer alkalmazási területe a PH teljes tevékenységi területére kiterjed. A minőségirányítási rendszerünk működésénél és tanúsíttatásánál az ISO 9001:2008 szabványt alkalmazzuk. 2. kiadás május 17. 8/53

9 A kézikönyv és a kialakított irányítási rendszerünk a PH szervezetéből és tevékenységeiből adódóan olyan rugalmas rendszer, amelyik támogatja az egész szervezet működését, valamint a közigazgatással szembeni lakossági és állami igényeket és elvárásokat. Minőségirányítási rendszerünkre jellemző, hogy minden érvényes dokumentáció számítógépen van, gyakorlatilag csak egy törzspéldányt, nyomtatunk ki. A minőségirányítási rendszer minden dokumentumához mindenkinek hozzáférése van. A minőségirányítási rendszerben az ISO 9001:2008 szabvány következő elemeit nem alkalmazzuk: fejezet Nincsen olyan szolgáltatása a PH-nak, amelynek kimenete ellenőrzéssel nem igazolható. A tanúsított tevékenység megnevezése: Közigazgatási feladatok ellátása A PH tevékenységeivel kapcsolatban néhány folyamatot kihelyezett. Ezek a folyamatok olyanok, hogy ügyfeleink, vevőink elégedettségét befolyásolhatják, így ezeket a velük kötött szerződéseken keresztül és fokozott ellenőrzéssel, a folyamatok nyomon követésével tartjuk felügyeletünk alatt. - Diszpécser szolgálat - Takarítás - Postázás A működési és minőségirányítási rendszer dokumentációival kapcsolatos meghatározás Minőségirányítási Kézikönyv (MK) Minőségirányítási Eljárás (ME) Munkautasításként értelmezett dokumentum A PH bemutatása mellett a szabványkövetelményeket leíró dokumentum, amely meghatározza egy szervezet minőségirányítási rendszerét Egy tevékenység, vagy egy folyamat elvégzésének előírt módja. Azon dokumentum, amely megnevezésében nem szerepel a munkautasítás kifejezés, de az abban foglaltak betartására vonatkozó előírások az érintettek számára megegyeznek a munkautasításokra vonatkozó előírásokkal. A PH munkájához kapcsolódó, a feladatok utasítás formájában történő kiadása, meghatározza a feladat végzéséért felelős személyeket, a végrehajtás módját, a megfelelőség feltételeit és az ellenőrzés, dokumentálás módját és módszerét. Formanyomtatvány Előre meghatározott tartalommal elkészített formanyomtatvány, célirányos kitöltésre késztetve a felhasználót. 2. kiadás május 17. 9/53

10 Dokumentum Információ és annak hordozója (például feljegyzés, előírás, eljárásdokumentum, rajz, jegyzőkönyv, szabvány). Feljegyzés Olyan dokumentum, amely rögzíti az elért eredményeket, vagy bizonyítja tevékenységek megtörténtét. Felsőszintű dokumentumok Szabványok, jogszabályok, szakmai irányelvek, hatósági engedélyek. Egyéb dokumentumok A szolgáltatást igénybe vevők által szolgáltatott dokumentumok. Minőségirányítási Rendszer Olyan dokumentumok gyűjteménye, amelyek kitöltése, Bizonylati Album rendszeres vezetése mindenkire nézve kötelező 1.6 A működési és minőségirányítási rendszer dokumentációiban használatos azonosítási rövidítések MR MK Minőségirányítási Rendszer Minőségirányítási Kézikönyv ME 01 Ahol: ME Minőségirányítási Eljárás 01 A Minőségirányítási Eljárás száma F-k/z F k z MR BA Ahol: Formanyomtatvány a formanyomtatvány egyedi azonosító száma a formanyomtatvány verzió/kiadásszáma Minőségirányítási Rendszer Bizonylati Album 1.7 A Polgármesteri Hivatal működését meghatározó szabályok és követelmények A PH alapvető működését befolyásoló külső jogszabályokat és egyéb követelményeket minden iroda nyilvántartja és követi. A helyi rendeletek nyilvántartását a Jegyzői Iroda Képviselőtestületi csoportja tartja nyilván. A rendeletek a honlapon is elérhetőek. A PH-ban a belső szabályozó dokumentumok nyilvántartását és a másolati példányok kezelését a minőségirányítási vezető végzi. A jegyzői és polgármesteri utasítások nyilvántartását a polgármesteri és jegyzői titkárságon kezelik. Az érintettek (érdekelt felek) elvárásai 1. Korszerű, közmegegyezésen alapuló szabályozási anyagok készítése: pontosan világosan, egyértelműen 2. kiadás május /53

11 megalapozottan 2. Megbízható ajánlások 3. Sikeres, színvonalas konferenciák 4. Naprakész felvilágosítás és állásfoglalások minden közigazgatási kérdésben Kapcsolódó formátum: F-01 Formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapja F-02 Polgármesteri utasítások nyilvántartása F-03 Jegyzői utasítások nyilvántartás F-05 Minőségügyi dokumentumok nyilvántartása 1.8 A Polgármesteri Hivatal elkötelezettsége A PH egész tevékenységét áthatja a minőségi munkavégzés iránti igény, és ebből fakadóan állapította meg az Önkormányzat és a Hivatal kollektívája, team munkában, - tagság közreműködésével - alaptételeit, azaz: Küldetését Jövőképét Értékrendjét Stratégia Minőségpolitikáját és minőségcéljait Küldetés (Misszió) A közigazgatás területén működő szervezetek összefogása, társadalmi szervezetként, szakmai támogatások biztosítása, szabályozások kidolgozása, a minőségügy fejlesztése, a közigazgatás és a környezetvédelem fejlesztése érdekében. Ebből ered a Polgármesteri Hivatal munkakultúra filozófiája, meghirdetett minőségpolitikája. Dombóvár, március 1. Patay Vilmos dr. Gábor Ferenc polgármester jegyző 2. kiadás május /53

12 Jövőkép (Vízió) A magyarországi városok területén ugrásszerű változások indultak meg. Az Európai Unióhoz való csatlakozás mind a követelmények területén mind a szabályozások területén jelentős változásokat indikálnak és valós igény egy olyan közigazgatás működése, ahol meg lehet találni a szakmai kristályosodási pontokat, ami egy szakmai műhely. Figyelembe véve céljainkat, munkakultúránkat, irányítási működési módszereinket olyan minőségszemléletre építjük, ahol alkalmazzuk a hazai és nemzetközi gyakorlatban elterjedt szabványos minőségirányítási rendszert. Úgy látjuk, hogy a közigazgatásban résztvevő szereplőknél egyre nagyobb igény jelentkezik az egységes szemléletű, áttekinthető szabályozások iránt, a gyorsan és egyszerűen, a korszerű, informatika eszközeivel elérhető dokumentumok iránt. A közigazgatás az embereként van. E cél megvalósításáért dolgozunk. Tudjuk, hogy nincsenek kész receptek, nem lehet egyszerűen lemásolni, átültetni egy másutt alkalmazott megoldást, hanem gondos munkával meg kell teremteni a bevezetés feltételeit, szakítani kell a régi beidegződésekkel, a megszokással, a rögzült munkamódszerekkel. Vagyis, ha eredményt akarunk elérni, vállalni kell az odavezető utat is, a szervező, rendteremtő munkát, amelynek során a helyi viszonyokból, adottságokból kell kiindulni. Dombóvár, március 1. Patay Vilmos dr. Gábor Ferenc polgármester jegyző 2. kiadás május /53

13 Értékrend A PH küldetéséből adódóan sajátos és egyedi értékrendje van, amely meghatározza a legfontosabb magatartási és tevékenységi szabályokat is. Az elvárt és kialakított értékrend rögzítésével a PH meghatározta az elvárható magatartást, a PH céljainak és minőségszemléletének megfelelő cselekvés normáit. Az értékrend alapelvei: 1. A vezetés a Hivatalnál végzett munka minőségének elkötelezettjei. 2. Szakszerűség, minőség, bizalomnyújtás az alaptevékenységet támogató területeken is. 3. Elkötelezett, kiegyensúlyozott együttműködés a munkatársak között. Zavartalan együttműködés az állami hatósági szervezetekkel. 4. Törvényesség, a mindenkori hatályos állami jogi szabályok megtartása, a belső és külső egyéb utasítások lehető legnagyobb körültekintéssel való alkalmazása. 5. Folyamatos fejlesztés és fejlődés, a kiválóságra való törekvés, a munkatársak személyes képességeinek tudatos fejlesztésén keresztül és újabb módszerek, technikák alkalmazásával. 6. Emberhez méltó környezet biztosítása, a környezetet védő tevékenységek támogatása, azok kezdeményezése. 7. A környezetkímélés, az egészség- és munkavédelem mind magasabb szintű elvárásainak előtérbe helyezése. 8. A nyilvánosság biztosítása az önkormányzat és a PH munkájával kapcsolatban. Dombóvár, március 1. Patay Vilmos polgármester dr. Gábor Ferenc jegyző 2. kiadás május /53

14 Minőségpolitika A Polgármesteri Hivatal vezetősége és munkatársai összhangban a küldetés nyilatkozatukban foglaltakkal és értékrendjük alapelveivel kinyilvánítják elkötelezettségüket egy korszerű minőségirányítási rendszer alkalmazása és folyamatos fejlesztése mellett. Ez a rendszer magában foglalja a tevékenységek irányítását és folyamatos fejlesztését az ügyfelek és lakosság, a munkatársak, és a szervezet működését biztosító, valamint finanszírozó szervezetek megelégedettségének javítása érdekében. A vezetés legfőbb minőségügyi alapértékei: 1. A Polgármesteri Hivatal olyan szakmai szolgáltatást nyújt, amely kiemelten veszi figyelembe a környezetvédelmi és biztonsági követelményeket. 2. Magas szakmai ismeretekkel és kiemelkedő emberi tulajdonságokkal rendelkező munkatársakat alkalmazunk, a tevékenységek hatékony végzése érdekében. 3. Szorosan együttműködünk a közigazgatási tevékenységeinkben közreműködő hazai szervezetekkel, vállalkozókkal. 4. Minden szakmai munkánkban alapfeltétel az Európai Unió követelményeivel való harmonizáció. 5. A minőségi munkavégzést elismerjük, és törekszünk az együttműködő, emberközpontú TQM (Total Quality Management Teljeskörű Minőségirányítás) munkakultúra fejlesztésére. 6. Az erőforrásokat a folyamatok állandó figyelemmel kísérésével optimálisan használjuk ki. 7. Gondosan választjuk meg és értékeljük szállítóinkat annak érdekében, hogy a megfelelő minőségszintet folyamatosan biztosítani tudjuk. 8. Ügyfeleink követelményeit szem előtt tartva folyamatosan alakítjuk munkakultúránkat, benne az elektronikus információáramlást és a szakmai ismeretek átadásának fejlesztését. A minőségpolitika deklarálásával a PH vezetősége kinyilvánítja felelősségét és szándékát, hogy saját minőségirányítási rendszerének tanúsítását fenntartja, az eredményeket folyamatosan értékeli, fejleszti. Dombóvár, március 1. Patay Vilmos dr. Gábor Ferenc Polgármester jegyző 2. kiadás május /53

15 A Polgármesteri Hivatal működését javító minőségcélok a szervezet küldetésére, Jövőképére és Minőségpolitikájára épülnek. A PH vezetősége minőségpolitikai nyilatkozatának, küldetésének megfelelően folyamatosan meghatározza és aktualizálja az érintettek elégedettségének fokozása érdekében, a közigazgatási és az állami követelmények teljesítéséhez, a folyamatos fejlődéshez szükséges minőségcélokat. Ezeket a minőségcélokat minőségterven követjük nyomon, ezt használjuk a célok kitűzésénél és a teljesítések megállapításánál. 2. A DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER FELÉPÍTÉSE ÉS KEZELÉSE 2.1 Fogalmak meghatározása A minőségirányítás tárgykörébe tartozó kifejezések, meghatározások megfelelnek az ISO 9001:2008 szabványban foglaltaknak és értelmezésük is erre a szabványra támaszkodik. Ügyiratkezelési szabályzat: Az írásbeli ügyintézésre vonatkozó szabályok összessége, mellékletét képezi az Irattári terv. Irattári terv: A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék. Irat: Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, amely a PH tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Irattár: Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Irattári tételszám (jel): Az ügy típusát, szervezeti hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Irattári jel: Összetevői: - ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, a PH szervezeti egységeihez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben. - ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását. - selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát. - levéltári átadás jele: meghatározza a levéltári átadás határidejét. Iktatás: Az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el és kitöltik az iktatóbélyegző-lenyomat és az iktatókönyv, illetve a számítógépes iktató program rovatait. Iktatókönyv: A PH rendeltetésszerű működése során keletkezett ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, 2. kiadás május /53

16 amely készülhet elektronikus adathordozón is. Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat. Kiadmány: A jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. Ügyvitel: A hivatali ügyintézés szervezett rendje. Az ügyintézési és iratkezelési munkafolyamatok összessége. Államtitok: Az az adat, amelynek nyilvánosságra hozatala sérti, vagy veszélyezteti az ország honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési, vagy bűnmegelőzési, központi pénzügyi vagy devizapolitikai, külügyi vagy nemzetközi kapcsolataival összefüggő, valamint igazságszolgáltatási érdekeit. Kezeléséről, az államtitokról és a szolgálati titokról szóló évi LXV. törvény rendelkezik. Szolgálati titok: Az adatoknak az a köre, amelynek nyilvánosságra kerülése sérti, vagy veszélyezteti a törvényben meghatározott közfeladatokat ellátó szerv működésének rendjét, akadályozza a feladat- és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlatát. Minősített irat: A törvény szerint felhatalmazott személy által minősítetté nyilvánított adatot tartalmazó irat. A minősítés során a minősítő döntést hoz arról, hogy egy adat tartalmánál fogva a nyilvánosságot korlátozó államtitok, vagy szolgálati titok körbe tartozik. Személyes adat: A meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az abból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. Feljegyzés: Olyan meghatározott tartalommal bíró dokumentum, amely készülhet formanyomtatványon vagy kötetlen formában. A feljegyzés a minőségirányítási rendszer működtetése során keletkezik és a szolgáltatás minőségére, vagy a minőségirányítási rendszer hatékonyságára vonatkozó adatokat tartalmaz, rögzíti az elért eredményeket, vagy bizonyítja tevékenységek megtörténtét. Formanyomtatvány: Olyan dokumentum, amely meghatározza az adatok tartalmát és leírásának formáját. Kitöltése után jellegétől függően előíró, vagy nyilvántartó típusú dokumentumot képez. 2.2 A dokumentációs rendszer felépítése A minőségirányítási dokumentációs rendszert négyszintű dokumentációs rendszerrel építtettük fel. Az irányítási rendszer működtetését a működési és minőségirányítási kézikönyv írja le. A második szintet az Eljárások képezik. A külső szabályozók, szabványok és működésünkhöz szükséges általános szabályzataink jelentik a harmadik szintet. A folyamatokkal kapcsolatos feljegyzések részére használt formanyomtatványok a negyedik szint. Ezek a nyomtatványok kitöltve jelentik a feljegyzéseket, bizonyítékokat a minőségirányítási rendszer hatékony működésére. 2. kiadás május /53

17 I. szint A működési és minőségirányítási kézikönyv, azt írja le, hogy milyen a PH irányítási rendszere és a PH. hogyan tesz eleget az ISO 9001: 2008 szabvány követelményeinek. A rendszer működtetését a kézikönyv, valamint a hozzá tartozó eljárások szabályozzák. Meghatároztuk a minőséggel kapcsolatos felelősségi köröket, feladatokat, a minőségtervezéssel kapcsolatos feladatokat, az alkalmazandó bizonylatokat. II. szint III. szint IV. szint Belső eljárásaink, munkautasításként is értelmezhetők Az adott szolgáltatáshoz vagy folyamatokhoz kapcsolódó előírások, valamint a szabványok, törvények, hatósági engedélyek, saját szabályzataink és egyéb külső előírások. A különböző feljegyzések, nyilvántartások, bizonylatok, amelyek a szolgáltatás minőségével, illetve a minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatosak. Ezek a bizonylatok információt nyújtanak: a minőségirányítási célok elérésének mértékéről, az ügyfeleknek a szolgáltatással való megelégedettségéről, a minőségirányítási rendszer eredményeiről, a továbbfejlődéshez szükséges elemzésekről, a hibajavító tevékenységek elvégzéséről és hatékonyságáról, a munkatársak képzéséről, az igénybevett alvállalkozók, beszállítók teljesítményéről. A PH Vezetése által jóváhagyott minőségirányítási dokumentáció hozzáférhető és elérhető minden munkatársunk számára. Az irányítási rendszerrel kapcsolatos dokumentumokat az alábbiak szerint csoportosítjuk: a. Aszerint, hogy mire vonatkoznak, lehetnek: a minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatos dokumentumok, vagy a szolgáltatással kapcsolatos dokumentumok b. aszerint, hogy ki készíti őket, lehetnek: belső dokumentumok, külső dokumentumok. Belső, saját készítésű dokumentumok a. A minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatos dokumentumok: működési és minőségirányítási kézikönyv, és a formanyomtatványok a kitöltött formanyomtatványok és egyéb feljegyzések. b. Szabályzatok a szervezet működéséhez a törvényi előírásokkal kapcsolatban: belső szabályozások; vezetői utasítások, körlevelek. 2. kiadás május /53

18 c. A különböző partnerekkel kapcsolatos dokumentumok: szerződések a megrendelőkkel; beszállítói, alvállalkozói megrendelések, szerződések; saját készítésű előírások, irányelvek, katalógusok, szórólapok. Külső dokumentumok a. Azok a dokumentumok, amelyeket a tanúsított területen kívül adnak ki: szabványok, jogszabályok, törvények, hatósági előírások és engedélyek. b. A külső szervezetektől érkező: levelek, faxok, ek, meghívók, katalógusok, szórólapok...stb. 2.3 A működési és minőségirányítási kézikönyv A működési és minőségirányítási kézikönyvet szerkezetileg úgy alakítottuk ki, hogy az megfeleljen a működési sajátosságainknak, és alapvetően kövesse az ISO 9001:2008 szabvány felépítését A kézikönyv készítése, kiadása, módosítása, elosztási rendje, megőrzése A működési és minőségirányítási kézikönyvet a PH. Minőségirányítási vezetője készíti az ISO 9001:2008 szabvány alapján. q q q q Az érvényes verziói csak elektronikus formában számítógépen van, amihez minden munkatársunk olvasás, tanulmányozás céljából hozzáférhet. Az érvényes kézikönyv számítógépes formáját csak a minőségirányítási vezető módosíthatja. A kézikönyvet egy példányban kinyomtatja és aláírja, kiadás előtt a PH Jegyzője a címlapon, aláírásával hagy jóvá. Ez a törzspéldány, melyet a minőségirányítási vezető tárol 3 évig, a munkatársak vagy a tanúsító testület használatára. A működési és minőségirányítási kézikönyvet egyértelműen azonosítja a minden oldalán feltüntetett kiadási száma és a kiadás dátuma. Mindig a legutolsó módosítás számát és dátumát írjuk fel. Igény esetén, a kézikönyv törzspéldányának másolásával a minőségirányítási vezető másolatot készít, ezen feltünteti, hogy Változtatás átvezetésére nem kötelezett példány. A minőségirányítási vezető az érvénytelenné váló törzspéldányt megjelöli: a címlapjára felírja, hogy Érvénytelen. Módosítások, a változások ellenőrzése, kiadása 2. kiadás május /53

19 q q A módosítás minden esetben a kézikönyv újra kiadásával történik. A PH minőségirányítási vezetőjének feladata a kézikönyv módosításának végrehajtása a változtatások jóváhagyása után. A kézikönyv minden módosítását - azaz új kiadását a PH Jegyzője hagyja jóvá a törzspéldány aláírásával. A módosítás jellegét feltüntetjük a Változtatások nyilvántartása című oldalon az érintett szövegrészre, vagy a változás jellegére történő rövid utalással. Azonosítást és nyomon követést a F-18 Minőségügyi Dokumentumok nyilvántartásán végzünk. 2.4 A formanyomtatványok A formanyomtatványok azonosító kódjának felépítése: F-k/z ahol F jelzi, hogy formanyomtatvány, a k pedig a formanyomtatvány egyedi azonosító száma (a formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapjával összhangban). A z a formanyomtatvány verzió/kiadásszámát jelöli. q A formanyomtatványokról az F-1 Formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapját a minőségirányítási vezető tartja nyilván Ezek az űrlapformátumok formanyomtatványok törzskönyvében található. Kitöltött állapotában, ez a formanyomtatványok törzskönyvének tartalomjegyzéke. q Minden belső készítésű formanyomtatványra felírjuk az azonosítót és a PH. feliratot q Ha a formanyomtatványt nyomda már ellátta azonosító kóddal, akkor a megnevezésén kívül azt is használhatjuk azonosítására. q A működési és minőségirányítási kézikönyvben előírt feljegyzéseket, kitöltött formanyomtatványokat - ha arról másként nem rendelkezik a kézikönyv - a minőségirányítási operatív vezető 3 évig megőrzi. q A minőségügyi feljegyzések minden rovatát értelemszerűen kitöltjük. Ha nem szükséges valamelyik rovat kitöltése vagy nem értelmezhető, akkor a kitöltést végző munkatárs azt áthúzza. q A nyilvántartásokat és a feljegyzéseket alapvetően számítógépes file-ban vezetjük, vagy pedig a megfelelő papír alapú nyomtatványt, vagy jegyzőkönyvet töltjük ki. 2.5 Dokumentumok és feljegyzések kezelése A dokumentumok kezelése A PH a működéséhez és a minőségirányítási rendszer fenntartásához szükséges dokumentumokat folyamatosan ellenőrzi és felülvizsgálja és biztosítja, hogy: kiadásra csak megfelelő, jóváhagyott dokumentum kerüljön, megtörténjen a dokumentumok rendszeres felülvizsgálata és szükség szerinti átdolgozása, majd újabb jóváhagyása, a dokumentumok változtatásai és aktuális állapotuk jól azonosíthatóak legyenek, a dokumentumok érvényes változatai a felhasználásuk helyén hozzáférhetőek legyenek, minden dokumentum olvasható, könnyen azonosítható és reprodukálható legyen, a külső dokumentumok azonosítottak, elosztásuk ellenőrzött legyen, az érvénytelen dokumentumok megfelelően azonosíthatóak, nem tervezett felhasználásuk megakadályozható legyen. 2. kiadás május /53

20 Az alkalmazott dokumentumok rendszere biztosítja, hogy a gazdasági jellegű feladatok végrehajtását, a megfelelő tevékenységeket és a szolgáltatást igénybe vevők elvárásait igazoló dokumentumok keletkezzenek, illetve kezelésük szabályozott módon történjék. Azok a dokumentumok, amelyekre nem vonatkoznak formai követelmények, (pld. Jogszabályból adódó belső szabályozások, utasításokat tartalmazó jegyzőkönyvek, naplók, stb.) követelményeit nem szabályozzuk, ezek tetszés szerintiek, de minden esetben ezeknek a dokumentumoknak a készítője dátummal és aláírásával igazolja és hagyja jóvá a leírtakat Feljegyzések kezelése A PH szabályozza a feljegyzések kialakítására, azonosítására, összegyűjtésére, rendszerezésére, hozzáférhetőségének biztosítására, tárolására, megőrzésére és selejtezésére vonatkozó eljárásrendet. A feljegyzéseket könnyen hozzáférhető, de biztonságos módon tárolja, amely biztosítja a visszakereshetőséget és az elemezhetőséget. A feljegyzések használatának módjáról a kibocsátó eljárástan/utasításban rendelkezik. Ennek szükségszerűségét a feljegyzést meghatározó készítője határozza meg. A feljegyzések kitöltésének helyességét a kitöltésért felelős dolgozó közvetlen szakmai vezetője ellenőrzi. A hibás bejegyzéseket egyszerű áthúzással kell érvényteleníteni és a helyes szöveget az érvénytelen rész fölé beírni. A javítást minden esetben szignóval és dátummal kell ellátni. A javítás során tilos miden olyam művelet, ami eltakarja vagy megsemmisíti az érvényteleníteni szándékozott bejegyzést. A Minőségirányítási Rendszer elektronikus dokumentumait a minőségirányítási vezető PenDrive-on tárolja és gondoskodik a felülírás elleni védelemről. Az MR dokumentumairól és a módosításokról biztonsági másolat készül (CD lemezre), a Jegyző gondoskodik a bizonsági másolatok őrzéséről. A feljegyzéseket egyéb előírás hiányában legalább 3 évig kell megőrizni. Működésünk során számos feljegyzés keletkezik, amelyek jelentős része formanyomtatvány használatával készül, még akkor is ha ez a formalap csak számítógépen van meg érvényes formában. Ezek a formanyomtatványok azonosítóval ellátottak Elosztás, hozzáférés q Alapelv, hogy a munkatársak minden, a minőségirányítási rendszer működtetésével kapcsolatos dokumentumot számítógépen olvashat. Külön dokumentumok elosztási nyilvántartást így nem vezetünk q A formanyomtatványok használatához papíralapú vagy elektronikus formanyomtatványt biztosít a Hivatal minden munkatárs számára Egyéb szabályzatok, utasítások, körlevelek A szabályzatok, utasítások formájára külön megkötés nincs, de szerepel rajtuk: a készítő megnevezése; a jóváhagyó aláírása; valamennyi oldalukon: 2. kiadás május /53

21 - a PH megnevezés, valamint annak a megnevezése vagy rövidítése, hogy mivel kapcsolatos az adott dokumentum; - a kiadás dátuma; - az oldalszámozás (aktuális oldal/összes oldal). A körleveleket a F-6 Körlevelek nyilvántartó lapja formanyomtatványon tartjuk nyilván Az elektronikus adathordozókon tárolt dokumentumok és adatok készítésének, kezelésének és megóvásának általános szabálya A számítógépen megírt és elektronikus adathordozón tárolt dokumentumok és adatok csak akkor tekinthetők hitelesnek, ha az adatokhoz való hozzáférés egyértelműen a kijelölt, illetékes munkatársakra korlátozott. Úgy szabályoztuk az elektronikus adathordozókon tárolt dokumentumok és adatok kezelését és megóvását, hogy mindig ezek az érvényesek és a kinyomtatott példányok csak segédeszközt jelentenek, kivéve azokat a szerződéseket, és más hiteles anyagokat, amiknél a kinyomtatott és aláírással jóváhagyott dokumentumokat és adatokat tekintjük érvényesnek. Ez alól kivételt képeznek az anyagi kötelezettség vállalással nem járó, elektronikus úton készített és továbbított faxok, ek Külső dokumentumok figyelése és kezelése q q A működésünket befolyásoló rendeletek, törvények, a jogi és hatósági előírások, szabványok és érvényességük figyelése a Jegyzői Iroda feladata. Ezen előírások nyilvántartásait minden iroda saját működési területén nyilvántartja, módosulásukat követi és vezeti. A Polgármesteri Hivatalba érkező külső szabályozókat/dokumentumokat az Aljegyző áttanulmányozza, s egyben meghatározza az azzal kapcsolatos belső teendőket. Kijelöli azt, vagy azokat a személy(-eke)t, aki(-k) érintett(-ek) a megismerésében, végrehajtásában, szükség esetén a kidolgozói, reagálási tevékenységben. Ugyanez vonatkozik az EAR (Elektronikus Adatszolgáltatási Rendszer) figyelésére és ez alapján a belső teendők végrehajtására is A beérkező és kiküldött levelek, küldemények iktatása, azonosítása, szétosztása A PH-ban az iktatással, irattározással összefüggő feladatokat a Központi Iktató látja el, maga az operatív munka részben osztott rendszerben történik: - A Gyámhivatal a hivatal irodáival egyező módon kezeli iratait, megkülönböztető számjelzéssel. A Gyámhivatal iratainak iktatása külön, a központi iktatóban használt iratkezelő-szoftverrel történik. - A szabálysértési iratok iktatását külön iktatóprogrammal az ügyintéző végzi. - A minősített iratok kezelése szervezetileg és fizikailag elkülönítve történik a nem minősített adatkezelés rendszerétől, mennyisége nem indokolja a külön Titokvédelmi szabályzat elkészítését. A minősített iratok kezelésére a jegyző titkos ügyiratkezelőt jelöl ki, aki végzi a minősített ügyiratok kezelésével kapcsolatos valamennyi feladatot. 2. kiadás május /53

22 Az ügyirat útja a beérkezéstől az elintézésig KÉZI IRATTÁR 2 ÉV BEÉRKEZŐ KÜLDEMÉNY HATÁRIDŐS ÜGYIRATNYILVÁNTARTÁS KÖZPONTI IRATTÁR IKTATÓ BONTHATÓ KÜLDEMÉNY NEM BONTHATÓ KÜLDEMÉNY ÉRKEZTETÉS IRATON ÉRKEZTETÉS BORÍTÉKON ÁTADÁS IRODAVEZETŐNEK ÁTADÁS CÍMZETTNEK SZIGNÁL SZIGNÁL IKTATÁS A HATÁRIDŐ LEJÁRTA ELŐTTI NAP FELSZERELÉS ELŐIRATTAL ELINTÉZÉST KÖVETŐEN ÜGYINTÉZŐ ÜGYFÉL SZEMÉLYESEN VAGY KÉPVISELŐ ÚTJÁN NYÚJT BE ÜGYIRATOT 2. kiadás május /53

23 A küldemények felbontása, érkeztetése A beérkező küldemények felbontását az egyes irodákban az irodavezető, vagy az általa megbízott személy végzi. A küldeményeket érkeztető bélyegzővel, valamint kézjeggyel kell ellátni, és számítógépes nyilvántartásba kell venni. Az iratok számítógépes programban történő rögzítését az egyes szervezeti egységek adminisztrátorai, illetőleg az iratkezelők végzik. Az iratot érkeztető-, iktatóbélyegzővel kell ellátni, melynek megfelelő rovataiban fel kell tüntetni az érkezés dátumát, illetőleg a számítógépes program által generált érkeztető azonosítót. A nem bontható iratokat a zárt borítékon kell érkeztetni, és a számítógépes programban rögzíteni. A iratok nyilvántartása A hivatalhoz érkező vagy itt keletkező iratokat iktatással kell nyilvántartani. Az iratot úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének időpontja, az irat tárgya, az ügyintéző neve, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte bármikor megállapítható legyen. A hivatalhoz érkezett minden iratot érkeztetni kell. A küldemények szétosztása a) Postai kézbesítés által beérkezett küldemények szortírozását a posta által biztosított személy végzi. A küldeményeket szervezeti egységenként csoportosítva, az ajánlottakat külön jelölve kell az érintett szervezeti egység átadófüzetébe bevezetni. Amennyiben a küldemény címzettje nem állapítható meg, közvetlenül a Jegyzőhöz kell továbbítani. b) Egyéb kézbesítés esetén az érkezett beadványokat az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon továbbítani kell a feladatot ellátó irodákhoz, illetve a Jegyzőhöz. c) A postai kézbesítés esetén, a postai meghatalmazással rendelkező személy köteles a szervezeti egységéhez továbbítandó küldemények tértivevényeit a saját nevével és aláírásával, valamint az átvétel napjával ellátni. d) A postai kézbesítés által érkezett küldeményeket kizárólag a postai meghatalmazással rendelkező személy veheti át délelőtt 8.45 és 9.30, valamint délután 13 és 15 óra között. Az iratok irattárba helyezése, adatvédelem Az elintézett iratok eredeti példányát, illetve a hivatalban keletkezett iratokról készült másolatot a központi iktatónak át kell adni, és kézi irattárba kell helyezni. A kézi irattárban a 2 évnél nem régebbi iratok és a folyamatban lévő ügyek iratanyaga található. A 2 év letelte után az iratok a központi irattárba kerülnek. A PH irattári anyagának kezelése az Ügyiratkezelési szabályzat Irattári terv melléklete szerint történik. Az irattárba helyezés időpontját az előadói ív és az iktatóprogram megfelelő rovatában is fel kell tüntetni. 2. kiadás május /53

24 A postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányát csak akkor lehet irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett és az irathoz történő csatolása megtörtént. Az ügyintézők kézi irattárakat nem alakíthatnak ki, kivéve az Építési Hatóság és a Gyámhivatal. Külön kerülnek megőrzése a pénzügyi bizonylatok a Pénzügyi és Költségvetési Irodán; a tervek, műszaki rajzok a Városüzemeltetési Irodán; az anyakönyvi iratok az Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatáson; a képviselő-testületi előterjesztések a Testületi Csoportnál; a Gyámhivatal iratai a Gyámhivatali irattárban ét követően a képviselő-testület által elfogadott rendeletekből és határozatokból A Testületi Csoport 1 hivatalos példányt őriz, ezek a dokumentumok szerkesztve felkerülnek az önkormányzat hivatalos honlapjára. A PH munkatársai feladat- és hatáskörük ellátásához szükséges irattári anyagba betekinthetnek, és kizárólag hivatali célra iratkikérővel vihetnek el munkájukhoz (legfeljebb 30 napra). Az iratkiadás tényét, időpontját az irat irattári helyén Ügyiratpótló lap behelyezésével jelezni kell, ugyanakkor rögzíteni kell az iktatóprogramban, illetve az iratkiadási nyilvántartó lapon. Ugyanezt kell alkalmazni, ha az irat jogszabály alapján nem helyezhető irattárba. Az ügyfél saját iratáról személyesen vagy törvényes, illetőleg írásban meghatalmazott képviselője útján az eljárás során keletkezett irataiba betekinthet, arról kivonatot készíthet, vagy másolatot kérhet. Az önkormányzati képviselők és a bizottsági tagok kizárólag a képviselő-testület felhatalmazása alapján tekinthetnek be az irattári dokumentációba az engedélyezett mértékig, minden esetben a jegyző tudtával. Az iratok selejtezése Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a jegyző által megbízott legalább 3 tagú selejtezési bizottság három példányban selejtezési jegyzőkönyvet készít, amelyeket iktatás után az illetékes közlevéltárhoz kell továbbítani, selejtezési engedélyeztetés végett. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni Kiadmányozás Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a polgármester, a jegyző vagy az általuk kiadmányozási és/vagy aláírási joggal felruházott személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni. A kiadmányozási jogosultságot külön szabályzat tartalmazza. A kiadmányon az irat tárgyát, a hivatkozási számot, a mellékletek számát, valamint az ügyintéző nevét fel kell tüntetni. A kiadmányozó aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatát is el kell helyezni. A bélyegzők átvételét a bélyegzők használatára jogosult munkatársak a Bélyegző nyilvántartásban aláírásukkal ismerik el. A bélyegző nyilvántartást a Jegyzői Iroda vezeti. 2. kiadás május /53

25 A kimenő iratokon egységes fejlécet kell használni. A fejléc mintákat az F-17 nyilvántartási számon tartjuk nyilván a Bizonylati Albumban. A kimenő ügyiratokról, határozatokról minden esetben másodlatot vagy hiteles másolatot kell készíteni. Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, melyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít. Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás szövegés formahű, egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Felelősségek meghatározása - A Dokumentumok és feljegyzések kezelésének közvetlen irányításáért és ellenőrzéséért a Jegyzői Irodavezető a felelős. - A Működési és Minőségirányítási Kézikönyvet a minőségirányítási vezető készíti és módosítja a Jegyző jóváhagyása után. Kapcsolódó hivatkozások, formátumok: évi LXV törvény az államtitokról és a szolgálati titokról évi LXVI törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről A Polgármesteri Hivatal Ügyiratkezelési Szabályzata A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata Aláírási és Kiadmányozási Szabályzat Bélyegző nyilvántartás Számítógépes iktató program Iktatókönyv Ügyiratpótló lap Iratkikérő F-01 Formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapja 3. A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE A PH vezetőivel szemben mindenkori követelmény, hogy a minőségpolitikájában megfogalmazott célok elérése érdekében az ISO 9001:2008 szabvány előírásainak megfelelő minőségirányítási rendszert működtessenek. Ennek megvalósulása és érvényesülése érdekében Minőségirányítási Kézikönyvet és ehhez kapcsolódóan Minőségirányítási Eljárásokat dolgozott ki - teljes összhangban a szabvány valamennyi, a minőségirányítási rendszert érintő elemével, valamint az abban foglalt követelményekkel - és napi tevékenysége során alkalmazza és működteti a minőségirányítási rendszert. A PH vezetőivel kapcsolatos folyamatos elvárás: a szakmai munka mindenkori követelményeinek megfelelő minőségi munkafeltételek - személyi és infrastrukturális - biztosítása, a szolgáltatást igénybe vevők folyamatos megelégedésének elérése, a minőségirányítási szabvány ismerete és munkafolyamatokban történő napi alkalmazása, 2. kiadás május /53