Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont

Átírás

1 Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont Vezetői információs rendszer és kontroll rendszer leírás Martonvásár, június 27. Bedő Zoltán Főigazgató

2 és kontroll rendszer leírás A Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont a korszerű vezetői információs rendszer kialakítása, valamint a belső kontroll rendszer magas szintű működtetése érdekében kidolgozta a Kutatóközpont monitoring és kontroll rendszer leírását. A belső monitoring rendszer a szervezet irányítását végzők részére hivatott adatot szolgáltatni a feladatok végrehajtásához. A rendszer leírásának lényege, hogy az egyes folyamatok folyamatgazdáinak segítséget nyújtson abban, hogy munkafolyamatok milyen információt tartalmaznak az egyes irányítási szintek számára. A belső kontrollrendszer lényege, hogy az a szervezetirányítás elválaszthatatlan eszközeként, magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, amelyeket arra a célra terveztek, hogy segítséget nyújtson a vezetésnek céljai eléréséhez, megelőzze, vagy feltárja és korrigálja a célok elérését akadályozó eseményeket. A belső kontrollrendszer hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet a tevékenységét szabályos és hatékony módon folytassa, biztosítva a vezetés politikájának érvényesülését, a vagyon védelmét, a nyilvántartások teljességét és pontosságát, és mindezekről pontos, időbeni információkat nyújtson a vezetés számára. A standardok kidolgozásának két fő célja volt: egyfelől rendszerbe foglalni a belső kontrollokkal kapcsolatos kötelezettségeket, elvárásokat, javaslatokat; másfelől megerősíteni egyes, az államháztartási rendszerben már meglévő kötelezettségeket, felhívni rájuk a figyelmet. A kontrollrendszer nem egy statikus, kőbe vésett rendszer, hanem annak dinamikusan kell követnie a költségvetési szerv céljaiban, feladataiban bekövetkező változásokat oly módon, hogy a szükséges kontrollok beépítése alkalmas legyen az új, módosult feladatok követésére, de ne váljon túlszabályozottá, a folyamatokat indokolatlanul lelassítóvá, és/vagy túlságosan költségessé. A belső monitoring és kontroll rendszerének kialakításának első lépéseként meg kell határozni az egyes folyamatokat irányító személyeket, a folyamatgazdákat.

3 IRÁNYÍTÁSI FOLYAMATLISTA Főfolyamat Folyamatok Folyamatgazda Főfolyamat Kutatóközpont tevékenységi Tevékenységek Intézetek tevékenységei Főigazgató, Keretgazda Szervezeti egység vezetők. Projekt vezetők Főfolyamat 1 Tervezés Működési költségek tervezése Források tervezése Pályázati lehetőségek keresése Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szervezeti egység vezetők. Projekt vezetők Főfolyamat 2 Humán erőforrás gazdálkodás Főfolyamat 3 Létesítménygazdálkodás Főfolyamat 4 Vagyongazdálkodás Munkaerő felvétel Képzés, oktatás Javadalmazás, bérezés Karriertervezés Épületüzemeltetés Bérbeadás Állagmegóvás Beruházások Karbantartás, felújítás Készletgazdálkodás Leltározás Informatikai rendszerkarbantartás Főfolyamat 5 Szabályzatok Karbantartása Szabályszerűség Számviteli elszámolás biztosítása Analitikus nyilvántartások Belső ellenőrzés FEUVE működtetése Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szervezeti egység vezetők. Projekt vezetők Munkaügyi előadó HR előadó Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szervezeti egység vezetők. Műszaki és Ellátási osztály vezető Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szerezeti egység vezetők Műszaki és Ellátási osztály vezető Informatikai csoport vezető Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szerezeti egység vezetők Számviteli osztály vezető Gazdasági főreferens Belső ellenőr

4 A Kutatóközpont hatékony feladatellátása érdekében kialakított stratégiai és operatív célrendszere A Kutatóközpont küldetését (társadalmi szerepvállalását, értékeit, viselkedési normáit), valamint jövőképét (jelenlegi képességeit és tevékenységei fejlesztési irányait) az alapító okirat rögzíti. A Kutatóközpont hosszú távú célkitűzései: A Kutatóközpont és a hozzátartozó intézetek alaptevékenységének magas szakmai szintű ellátása, a költségvetési szervekre vonatkozó jogszabályi környezet és a felügyeleti szerv utasításainak maradéktalan betartásával. Nemzetközi és hazai pályázatok elnyerése, a magyar tudományos munka nemzetközi elismertetése, rangjának emelése. Az agrártudományi alapkutatások eredményeinek hazai és nemzetközi publikációja. A Kutatóközpont belső kontrollrendszerével kapcsolatos célkitűzése A Kutatóközpont szabályozottságának teljes körűvé tétele. A szabályzatok folyamatos karbantartása a jogszabályi környezet, az esetleges külső és belső változásoknak megfelelően A kockázatkezelési és irányítási eljárások eredményessé, hatékonnyá tétele. A belső kontroll és monitoring rendszerek fejlesztése, hatékonyságuk biztosítása, működésük folyamatos ellenőrzése. A kutatóközponti célkitűzéseknek megfelelő vezetői információs rendszer kialakítása, működtetése. A Kutatóközpont feladatainak ellátása érdekében végzett operatív folyamatainak adatfeldolgozási követelményrendszerét, monitoring és kontroll funkcióit, a hozzájuk tartozó pontokat, információkat a következő leírás tartalmazza.

5 I. Kötelezettség vállalás A kötelezettség vállalás folyamatábrája Inputok: Szerződések Főkönyvi könyvelés adatai Elemi költségvetés keretsámai Kötelezettség vállalás nyilvántartás Outputok: Beszámoló Felhasználható keret Tervezés Feldolgozási folyamat: 1. A jóváhagyott elemi költségvetés adatait nyitóállományként felviszik a nyilvántartásba 2. Az érvényes szerződések tárgyévi kötelezettség összegét folyamatosan, az érvénybe lépéskor, keretszámonként felvezetik a nyilvántartásba. 3. A teljesítés adatait a kötelezettség vállalás nyilvántartó program automatikusan átveszi az adatállományába. A folyamatot a Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés, teljesítés igazolás rendje szabályozza.

6 A belső monitoring és kontroll rendszerek teszteléséhez alkalmazandó szempontok: A belső kontroll jelentősége és helye a rendszerben A feldolgozott adatok kategória és jellege Összhang a jogi szabályozással Összhang a belső szabályozással Alkalmas-e a szabályozó funkció betöltésére Az ellenőrzési pontok megfelelően kialakítottak-e, és hatékonyak-e-. funkciója: Döntéshozatali információ Elemzés Áttekintés Kontroll eljárások Tevékenységi kontroll Információ feldolgozási kontroll és kontroll eljárások: Felső közép és alsó vezetés részére Kontroll eljárások: Ügyintézők részére funkció: Felső vezetés: Közép vezetés: Alsó vezetés: Tervezés (döntéshozatali funkció). Rendelkezésre álló, illetve felhasználható keret (az adott keretösszegre, már kifizetett, és a szerződésekre lekötött összeg) (döntés előkészítési funkció). Felhasználható keret (áttekintési funkció). Kontroll funkció: Felső vezetés: Közép vezetés: Alsó vezetés: Ügyintézők Beszámoló (tevékenységi kontroll) Tervezés (tevékenységi kontroll) Tervezés (tevékenységi kontroll) Információ feldolgozás során aláírások ellenőrzése (feldolgozási kontroll)

7 A kötelezettségvállalás nyilvántartás követelményrendszere: Inputok: 1. Szerződések Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Rendelkezésre álló összeg ismerete Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete A nyitott kötelezettség vállalások ismerete a következő év tervezési munkáiban A kifizetések ütemezése A következő év helyes, biztonságos, hatékony költség tervezése Rendelkezésre álló összeg ismerete A nyitott kötelezettség vállalások ismerete a következő év tervezési munkáiban Kontroll, kontroll pont: Főigazgató, Keretgazda, A szerződés alaki, tartalmi megfelelőssége Gazdasági igazgató, Pénzügyi ellenjegyző: A szerződéskötési szabályok betartása Az összeg rendelkezésre állása A felmerült igény célszerűsége Gazdasági ügyintéző: A szerződés alaki, formai ellenőrzése Könyvelő: Adatfeldolgozás A szerződés aláírása A szerződés ellenjegyzése Igény aláírása Az aláírások ellenőrzése, a szerződés szám megadásakor. Szerződés szám, aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor.

8 2. Főkönyvi könyvelés adatai Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda,: Felhasznált összeg ismerete Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete A számlázott összeg ismerete A kifizetett összegek ismerete A kifizetések ütemezése A számlázott, illetve kifizetett összeg ismerete Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: A megfelelően ellenőrzött adatok, A könyvelésben szereplő költségek célszerűsége Számviteli osztály vezető: A megfelelően ellenőrzött adatok, Főkönyvi könyvelő Szabályoknak megfelelő könyvelési adatok Főkönyvi kivonatok ellenjegyzése Folyamatgazda, projekt vezető aláírása a bizonylatokon. Az aláírások ellenőrzése, az egyeztetéseken. Az aláírások ellenőrzése a bizonylatokon.

9 Outputok: 1. Beszámoló Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Rendelkezésre álló, szabad keretösszeg ismerete Maradvány összeg keretszámonként, tételesen Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete A nyitott kötelezettség vállalások a beszámolóhoz. Rendelkezésre álló, szabad és maradvány keretösszeg ismerete Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: A beszámoló szabályszerűségének biztosítása Gazdasági igazgató: A beszámoló szabályszerűségének biztosítása Számviteli osztály vezető: A beszámoló szabályszerűségének biztosítása Főkönyvi könyvelő A beszámoló előkészítése A beszámoló aláírása A beszámoló aláírása A zárlati munkálatok ellenőrzése, a zárlati dokumentumok aláírása Az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése, ellenjegyzése. 2 Felhasználható keret kimutatás Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Rendelkezésre álló, szabad és maradvány keretösszeg ismerete Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete A kifizetések ütemezése Rendelkezésre álló, szabad és maradvány keretösszeg ismerete

10 Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: A kimutatás ellenőrzése A kimutatás aláírása Számviteli osztály vezető: A főkönyvi könyvelés, az analítikus A kimutatás előkészítése nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése. Főkönyvi könyvelő A főkönyvi könyvelés, az analítikus A kimutatás elkészítése nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése. 3. Tervezés Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Maradvány összeg keretszámonként, tételesen A nyitott kötelezettség vállalások ismerete a tervezési Folyamatban A következő év helyes, biztonságos, hatékony költség tervezése Maradvány keretösszeg ismerete A nyitott kötelezettség vállalások ismerete a tervezési folyamat szintjén Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása Gazdasági igazgató: A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása Számviteli osztály vezető: A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása Főkönyvi könyvelő A terv előkészítése A terv aláírása A terv aláírása A tervezés előkészítési folyamatainak ellenőrzése Az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése.

11 II. Az elemi költségvetés tervezési folyamat ábra II.1 Alaptevékenység működési költségeinek tervezése Szervezeti egység vezetők, folyamat gazdák inputjai Műszaki és Ellátási osztály vezető Szervezeti egység vezetők Projekt vezetők Munkaügyi előadó Belső kontroll Központi beruházási igény Ügyrend Output: Üzemeltetési terv Felújítási ütemterv Felhalmozási kiadások tervezése Dologi kiadások tervezése Személyi juttatások tervezése Költségvetési terv javaslat alaptevékenység működési költségei Karbantartási ütemterv Törvényi előírások Felügyeleti előírások Kötelezettség vállalás nyilvántartás külső kontroll Nyilvántartások inputjai

12 II. A költségvetési tervezés monitoring és kontroll rendszer térképe Az elemi költségvetés tervezési lépései: 1. Alaptevékenység működési költségeinek tervezése 2. Pályázatok működési költségeinek tervezése 3. Elemi költségvetés tervezése II.1 Az alaptevékenység működési költségeinek tervezése Inputok: Szervezeti egység vezetők, folyamat gazdák inputjai: Műszaki és Ellátási osztály vezető: Központi beruházási igény A projekt vezetők által megadott beruházási igények összesítése Üzemeltetési terv Az Kutatóközpont vagyonkezelésében lévő tárgyi eszközök használhatósági foka és a karbantartásukra, felújításukra tervezett kiadások összesítése Felújítási ütemterv Az Kutatóközpont vagyonkezelésében lévő tárgyi eszközök felújításra tervezett kiadások Karbantartási ütemterv Az Kutatóközpont vagyonkezelésében lévő tárgyi eszközök karbantartására tervezett kiadások

13 Szervezeti egység vezetők: A következő évet érintő, tárgyévtől eltérő igények jelzése Projekt vezetők: A következő évet érintő, tárgyévtől eltérő igények jelzése Munkaügyi előadó: Kötelező béremelések, juttatások, járulék változások jelzése Nyilvántartások inputjai: Kötelezettség vállalás nyilvántartás: Érvényben lévő, következő éve(ke)t érintő kötelezettség vállalás Output: Költségvetési terv javaslat alaptevékenység működési költségei. Alaptevékenység felhalmozási kiadásai Alaptevékenység dologi kiadási Alaptevékenység személyi juttatásai

14 II.1 Az alaptevékenység működési költségtervezés monitoring és kontroll rendszer leírása Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Alaptevékenység felhalmozási kiadásai Alaptevékenység dologi kiadásai Alaptevékenység személyi juttatásai Kontroll, kontroll pont: Műszaki és Ellátási osztály vezető: Az igény célszerűsége Szervezeti egység vezetők: A szervezeti igény célszerűsége Projekt vezetők: A folyamat igény célszerűsége Munkaügyi előadó: Kötelező béremelések, juttatások Járulékok összegének változása Gazdasági igazgató Az igény célszerűsége A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége Felügyeleti szerv által kiadott előirányzat Főigazgató: Az igény célszerűsége A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége Felügyeleti szerv által kiadott előirányzat Központi beruházási igény, üzemeltetési terv, felújítási ütemterv, karbantartási ütemterv aláírása A következő évet érintő, tárgyévtől eltérő igények jelzése A következő évet érintő, tárgyévtől eltérő igények jelzése Kötelező béremelések, juttatások, járulék változások jelzése Alaptevékenység működési költségeinek tervezése Költségvetési terv javaslat aláírása

15 II. Az elemi költségvetés tervezési folyamat ábra II.2. Pályázatok működési költségeinek tervezése Folyamat gazdák inputja Projekt vezetők Belső kontroll Felhalmozási kiadások tervezése Dologi kiadások tervezése Személyi juttatások tervezése Törvényi előírások Pályázati feltételek Pályázati előírások Output: Költségvetési terv javaslat pályázatok működési költségei külső kontroll Kötelezettség vállalás nyilvántartás Egyedi pályázati nyilvántartás Nyilvántartások inputjai

16 II.2 A pályázatok működési költségeinek tervezése Folyamat gazdák inputja Projekt vezetők Pályázati feltételeknek megfelelő működési költségek jelzése Nyilvántartások inputjai: Kötelezettség vállalás nyilvántartás: Érvényben lévő, következő éve(ke)t érintő kötelezettség vállalás Egyedi pályázati nyilvántartás: Folyamatban lévő projekt kódok következő éve(ke)t érintő kötelezettség vállalás Output: Költségvetési terv javaslat pályázatok működési költségei. Pályázatok felhalmozási kiadásai Pályázatok dologi kiadási Pályázatok személyi juttatásai

17 II.2 Pályázatok működési költségtervezés monitoring és kontroll rendszer leírása Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Pályázatok felhalmozási kiadásai Pályázatok dologi kiadásai Pályázatok személyi juttatásai Kontroll, kontroll pont: Projekt vezetők: A folyamat igény pályázati előírások megfelelősége Gazdasági igazgató: A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége Pályázati előírások megfelelősége Főigazgató: A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége Pályázati előírások megfelelősége Pályázati feltételeknek megfelelő működési költségek jelzése Pályázatok működési költségeinek tervezése Költségvetési terv javaslat aláírása

18 II. Az elemi költségvetés tervezés folyamatábra Gazdasági igazgató Gazdasági igazgató Főigazgató Költségek tervezése Források tervezése Javaslat jóváhagyása Input: Költségvetési terv javaslat alaptevékenység működési költségei Felhalmozási kiadások tervezése Támogatások tervezése Belső kontroll Ügyrend Költségvetési terv javaslat Input: Költségvetési terv javaslat pályázatok működési költségei Dologi kiadások tervezése Személyi juttatások tervezése Saját bevétel tervezése Maradvány tervezése Felügyeleti előírások külső kontroll Output: Elemi költségvetés Felügyeleti szerv jóváhagyásra Input: Kötelezettség vállalás nyilvántartás.

19 II. Az elemi költségvetés tervezése Input: alaptevékenység működési költségei pályázatok működési költségei érvényben lévő következő éve(ke)t érintő kötelezettség vállalások Feldolgozási folyamat: 1. Működési költségek tervezése Felhalmozási kiadások tervezése Dologi kiadások tervezése Személyi juttatások tervezése 2. Források tervezése Output: Támogatások tervezése Saját bevétel tervezése Maradvány tervezése 1. Elemi költségvetési terv javaslat 2. Elemi költségvetés

20 II. Az elemi költségvetés tervezés monitoring és kontroll rendszer leírása Gazdasági igazgató, Főigazgató: A Kutatóközponti szükséges, célszerű felhalmozási kiadások A Kutatóközponti szükséges, célszerű dologi kiadások A Kutatóközponti szükséges, célszerű személyi juttatások A Kutatóközponti szükséges támogatási források A Kutatóközponti szükséges, saját bevételek A Kutatóközponti maradvány Felügyeleti szerv által meghatározott keretösszegek A forráshiány összege Átcsoportosítható összegek Fedezethiány miatt elmaradt feladatok Keretgazda: Az intézeti szintű szükséges, célszerű felhalmozási kiadások Az intézeti szintű szükséges, célszerű dologi kiadások Az intézeti szintű, szükséges, célszerű személyi juttatások Az intézeti szintű szükséges támogatási források Az intézeti szintű szükséges, saját bevételek Az intézeti szintű maradvány Kutatóközpont által meghatározott keretösszegek Az intézeti szintű forráshiány összege Átcsoportosítható összegek Fedezethiány miatt elmaradt feladatok Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége Felügyeleti szerv által kiadott előirányzat Főigazgató: A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége Felügyeleti szerv által kiadott előirányzat Költségvetési terv javaslat elkészítése Költségvetési terv javaslat aláírása

21 III. Analítikus nyilvántartások folyamatábrája III.1. Immateriális javak és tárgyi eszközök analítikus nyilvántartása Inputok: Beérkezett számlák Kötelezettség vállalás nyilvántartás Főkönyvi könyvelés adatai Immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása Outputok: Értékcsökkenési leírás feladás Leltár Beszámoló Tervezés KVI jelentés Feldolgozási folyamat: 1. Az ellenőrzött beérkezett számlák adatai és az üzembe helyezési jegyzőkönyv alapján kiállítják az állományba vételi bizonylatot, a számítógépes programban rögzítik az immateriális javak, tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó adatait. 2. A Kutatóközpont szabályzataiban meghatározott értékcsökkenési leírást negyedévente elszámolják. 3. A számlaosztályonként összesített értékcsökkenési leírásokról feladást a számítógépes program automatikusan átadja a főkönyvi könyvelés részére. 4. A Selejtezési Bizottság jegyzőkönyvei alapján a selejtezett immateriális javakat és tárgyi eszközöket a nyilvántartásból kivezetik. 5. A leltár eltérések átvezetése a nyilvántartásban. 6. A leltáregyeztetésről bizonylat kiállítása. A folyamatot a Gazdasági igazgatóság ügyrendje, a Számviteli politika, a Számlarend, a Beszerzési-, a Közbeszerzési-, az Eszközök és források értékelési-, a Leltározási- és a Selejtezési szabályzat szabályozza.

22 A belső monitoring és kontroll rendszerek teszteléséhez alkalmazandó szempontok: A belső kontroll jelentősége és helye a rendszerben A feldolgozott adatok kategória és jellege Összhang a jogi szabályozással Összhang a belső szabályozással Alkalmas-e a szabályozó funkció betöltésére Az ellenőrzési pontok megfelelően kialakítottak-e, és hatékonyak-e. funkciója: Döntéshozatali információ Elemzés Áttekintés Kontroll eljárások Tevékenységi kontroll Információ feldolgozási kontroll és kontroll eljárások: Felső közép és alsó vezetés részére Kontroll eljárások: Ügyintézők részére és kontroll rendszerekkel szemben támasztott követelmények az immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása rendszerében: funkció: Felső vezetés: Közép vezetés: Alsó vezetés: Tervezés (döntéshozatali funkció). Az elavult eszközök javítására, pótlására tervezett összeg (döntés előkészítési funkció). A javításra, illetve pótlásra szoruló eszközök (áttekintési funkció). Kontroll funkció: Felső vezetés: Tervezés (tevékenységi kontroll) Közép vezetés: Célszerűségi vizsgálat: javítás, vagy új eszköz beszerzés (tevékenységi kontroll) Alsó vezetés: Célszerűségi vizsgálat: a műszaki paraméterek összehasonlítása (tevékenységi kontroll) Ügyintézők: Információ feldolgozás során aláírások ellenőrzése (feldolgozási kontroll)

23 A Kutatóközpontnál vezetett analitikus nyilvántartás követelményrendszere: Inputok: 1. Beérkezett számlák Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Várható meghibásodások Karbantartási szerződések tervezése Új eszközök beszerzésének tervezése A kifizetések ütemezése A következő év helyes, biztonságos, hatékony költség tervezése Az immateriális javak és tárgyi eszközök bekerülési költsége Hatékonysági vizsgálat (a bekerülési érték valóban arányos-e az eszköz célszerűségével, élettartamával) Kontroll, kontroll pont: Főigazgató, Keretgazda: A számla a szerződésben foglaltak megfelel-e Gazdasági igazgató: A számla fedezetének biztosítása A műszaki paraméterek helyessége Műszaki és Ellátási osztály vezető: Az eszköz üzem behelyezése Pénzügyi előadó: A számla alaki, formai ellenőrzése A számla utalványozása A számla ellenjegyzése Teljesítés igazolás aláírása Az üzembe helyezés dokumentálása A számla érvényesítése Számviteli referens Adatfeldolgozás Aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor.

24 2. Kötelezettség vállalás nyilvántartás Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: A számla és a megkötött szerződés összegszerű egyezősége A számla és a megkötött szerződés műszaki és egyéb megállapodási feltételeinek egyezősége (esetleges reklamáció, illetve kötbér igények) Kontroll, kontroll pont: Gazdasági ügyintéző: Adatfeldolgozás A teljesítés rögzítése a nyilvántartásban Számviteli referens Adatfeldolgozás Aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor. 3. Főkönyvi könyvelés adatai Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Felhasznált összeg ismerete Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete A számlázott összeg ismerete A kifizetett összegek ismerete A kifizetések ütemezése Az értékcsökkenési leírás összegének ismerete Az elavult, pótlásra szoruló eszközök. A számlázott, illetve kifizetett összeg ismerete A könyv szerinti, illetve tényleges avulás ismerete Leírások kulcsok megváltoztatásának szükségessége

25 Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: A megfelelően ellenőrzött adatok A könyvelésben szereplő eszközök értéke Számviteli osztály vezető: A megfelelően ellenőrzött adatok Számviteli referens Szabályoknak megfelelő könyvelési adatok Leltárívek ellenjegyzése Folyamatgazda, projekt vezető aláírása a letár íveken Az aláírások ellenőrzése, az egyeztetéseken Az aláírások ellenőrzése a bizonylatokon. Outputok: 1 Leltár Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Analítikus nyilvántartás és a tényleges eszközök esetleges eltérései Elavult eszközök ismerete Leírási kulcsok és a tényleges avulás megfelelősége Eszközök könyv szerinti és tényleges értéke.

26 Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: A leltár szabályszerűségének ellenőrzése Számviteli osztály vezető: A leltár és a kimutatás egyezőségének ellenőrzése Számviteli referens 1,2: A leltár eltérések könyvelése, az egyezőség biztosítása A leltár záró jegyzőkönyv aláírása A leltár, főkönyvi könyvelés, az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése. A leltár, főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése. 2. Beszámoló, KVI jelentés Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Immateriális javak, tárgyi eszközök bekerülési értékének ismerete Immateriális javak, tárgyi eszközök nettó értékének ismerete Immateriális javak, tárgyi eszközök értékcsökkenési leírásának ismerete Immateriális javak, tárgyi eszközök javítási, karbantartási, felújítási értékének ismerete Immateriális javak,tárgyi eszközök használhatósági szintjének ismerete A rendelkezésre álló immateriális javak és tárgyi eszközök könyvszerinti értékének ismerete Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: A beszámoló szabályszerűségének biztosítása Gazdasági igazgató: A beszámoló szabályszerűségének biztosítása Számviteli osztály vezető: A beszámoló szabályszerűségének biztosítása Számviteli referens 1,2: A beszámoló előkészítése A beszámoló aláírása A beszámoló aláírása A zárlati munkálatok ellenőrzése, a zárlati dokumentumok aláírása Az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése,

27 3. Tervezés ellenjegyzése. Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Pótlásra, javításra szoruló immateriális javak, tárgyi eszközök várható értéke A várható amortizáció értéke A könyvszerinti és a tényleges avulási érték. Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása Gazdasági igazgató: A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása Számviteli osztály vezető: A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása Főkönyvi könyvelő, analitikus könyvelő A terv előkészítése A terv aláírása A terv aláírása A tervezés előkészítési folyamatainak ellenőrzése Az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése.

28 III. Analítikus nyilvántartások folyamatábrája III.2. Raktári és fogyóeszköz nyilvántartás Inputok: Beérkezett számlák Főkönyvi könyvelés adatai Raktári és Fogyóeszköz nyilvántartás Outputok: Főkönyvi feladások Leltár Beszámoló Tervezés Feldolgozási folyamat: A Kutatóközpontnál csak azonnali felhasználásra vásárolnak anyagot és fogyóeszközt. Raktári készleten csak az üzemi konyha és esetelegesen egyes intézeti készletek vannak elhelyezve. 1. Az ellenőrzött beérkezett számlák adatai alapján a munkahelyi személyi fogyóeszköz nyilvántartásba felvezetik az adatokat. 2. A Kutatóközpont szabályzataiban meghatározott selejtezéseket elszámolják. 3. A számlaosztályonként összesített készletváltozások értékéről feladást készítenek a főkönyvi könyvelés számára. 4. A leltár eltérések átvezetése a nyilvántartásban. 5. A leltáregyeztetésről bizonylat kiállítása. A folyamatot a Gazdasági igazgatóság ügyrendje, a Számviteli politika, a Számlarend, a Beszerzési-, a Közbeszerzési-, az Eszközök és források értékelési-, a Leltározási- és a Selejtezési szabályzat szabályozza.

29 A belső monitoring és kontroll rendszerek teszteléséhez alkalmazandó szempontok: A belső kontroll jelentősége és helye a rendszerben A feldolgozott adatok kategória és jellege Összhang a jogi szabályozással Összhang a belső szabályozással Alkalmas-e a szabályozó funkció betöltésére Az ellenőrzési pontok megfelelően kialakítottak-e, és hatékonyak-e. funkciója: Döntéshozatali információ Elemzés Áttekintés Kontroll eljárások Tevékenységi kontroll Információ feldolgozási kontroll és kontroll eljárások: Felső közép és alsó vezetés részére Kontroll eljárások: Ügyintézők részére és kontroll rendszerekkel szemben támasztott követelmények az immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása rendszerében: funkció: Felső vezetés: Közép vezetés: Alsó vezetés: Tervezés (döntéshozatali funkció). A fogyóeszközök pótlására tervezett összeg (döntés előkészítési funkció). A javításra, illetve pótlásra szoruló eszközök (áttekintési funkció). Kontroll funkció: Felső vezetés: Közép vezetés: Tervezés (tevékenységi kontroll) Meglévő, beszerzendő eszközök (tevékenységi kontroll) Alsó vezetés: Célszerűségi vizsgálat: a műszaki paraméterek összehasonlítása (tevékenységi kontroll) Ügyintézők: Információ feldolgozás során aláírások ellenőrzése (feldolgozási kontroll)

30 A Kutatóközpontnál vezetett analitikus nyilvántartás követelményrendszere: Inputok: 1. Beérkezett számlák Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Az eszközök várható élettartama Új eszközök beszerzésének tervezése A kifizetések ütemezése A következő év helyes, biztonságos, hatékony költség tervezése Az eszközök bekerülési költsége Hatékonysági vizsgálat (a bekerülési érték valóban arányos-e az eszköz célszerűségével, élettartamával) Kontroll, kontroll pont: Keretgazda: A beszerzés szükségessége Gazdasági igazgató: A számla fedezetének biztosítása A beszerzett eszköz célszerűsége Pénzügyi előadó: A számla alaki, formai ellenőrzése A számla utalványozása A számla ellenjegyzése Teljesítés igazolás aláírása A számla érvényesítése Gazdasági ügyintéző, könyvelő Adatfeldolgozás Aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor 2. Kötelezettség vállalás nyilvántartás Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: A beszerzésekre felhasznált, valamint a még felhasználható keret. A projektre felhasznált, valamint a még felhasználható keret.

31 Kontroll, kontroll pont: Gazdasági ügyintéző: Adatfeldolgozás A teljesítés rögzítése a nyilvántartásban Számviteli referens Adatfeldolgozás Aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor. 3. Főkönyvi könyvelés adatai Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: Felhasznált összeg ismerete Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete A kifizetések ütemezése Az elhasználódási idő ismerete Az elhasználódott, pótlásra szoruló eszközök. A számlázott, illetve kifizetett összeg ismerete A meghatározott, illetve tényleges elhasználódás ismerete Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: A leltár szabályszerűségének ellenőrzése Számviteli osztály vezető: A leltár és a kimutatás egyezőségének ellenőrzése Gazdasági ügyintéző, könyvelő: A leltár eltérések könyvelése, az egyezőség biztosítása A leltár záró jegyzőkönyv aláírása A leltár, főkönyvi könyvelés, az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése. A leltár, főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése.