A cégeljárás során felmerülő technikai problémák és azok megoldásai

Átírás

1 MorTitkárság Virtuális Asszisztencia és Számítástechnikai Szolgáltató Betéti Társaság A cégeljárás során felmerülő technikai problémák és azok megoldásai

2 2. oldal A cégeljárás során felmerülő technikai problémák és azok megoldásai I. A közzétételi költségtérítés és az eljárási illeték megfizetése kapcsán felmerülő problémák, a visszaigénylés menete a) Alapok A közzétételi költségtérítést és az illetéket a Ctv. 37. (4) bekezdése szerint elektronikus úton kell megfizetni az elektronikus eljárásban. Ebben az esetben az elektronikus aktához az ugyanezen jogszabályhely alapján a Kincstártól visszakapott igazolást kell csatolni, elektronikus akta azaz a hiteles aláírással ellátott igazolás formájában. A közzétételi költségtérítés és az illeték megfizetéséhez a oldalról indulva kell letölteni az utalványmintát, és a fizetést a pénzintézeten keresztül, az utalványmintában hivatkozott ügyazonosítóra történő teljesítéssel kell megejteni. A 16 jegyű ügyazonosítót az átutalási megbízás Közlemény rovatában kell feltüntetni, nem célszerű mellette semmi más hivatkozást írni, figyelemmel arra, hogy a Kincstár rendszere olyan szoftver alapján működik, amely a pénzösszeg kincstári számlára történ megérkezését követően automatikusan kiolvassa ezen rovat tartalmát, hozzárendeli az adatbázisban rögzített, a lekéréskor megadott elektronikus levélcímhez, és a pénzösszeg megérkezéséről az igazolást erre az címre küldi meg, tartalmazva a befizetés egyedi azonosításához szükséges összes kelléket (összeg, befizető neve, bankszámlaszáma, fizetés időpontja, ügyazonosító, jóváírt bankszámla megnevezése). Az igazolás a befizetés Kincstár által vezetett számlára történő megérkezését követő egy munkanapon belül kerül kiállításra és megküldésre. Ennél a határidőnél figyelembe kell venni azt a tényt, hogy a Magyar Államkincstár által vezetett számlákra a kereskedelmi bankoknál vezetett számlák esetében, normál menetű átutalás indítása során a GIRO (átíró) rendszeren keresztül érkezik meg a befizetés, ennek a pénzintézetek közötti átfutási ideje legfeljebb három munkanap. A GIRO Zrt. a bankközi tranzakciókat a klíringtagoktól (esetünkben a kereskedelmi bankoktól) beérkező megkeresések alapján végzi, az átutalások teljesítésének határidejét az egyes kereskedelmi bankok üzletszabályzatukban rögzítik. Ennél gyorsabb (azonnali) módszer az átutalásra azonban lényegesen költségesebb is a VIBER, a valós idejű bruttó elszámolási rendszer. Ez a rendszer munkanapokon 8:00 és 17:00 között üzemel, a megbízások befogadásának időszaka azonban csak 9:00 órától 16:00 óráig tart.

3 3. oldal b) Mik lehetnek a főbb okai annak, ha az igazolás nem érkezik meg időben a jogi képviselőhöz? 1. Igényléskor az elektronikus levélcím tévesen került megadásra. Megoldása: Ne indítsunk átutalást anélkül, hogy az utalványmintán szereplő címet ne ellenőriznénk. Ennek elmulasztása esetén a Kincstár még abban az esetben sem tudja megküldeni az igazolást, amennyiben az átutalás egyébként helyesen történt meg, és a pénzösszeg megérkezett az illetékes szerv folyószámlájára. Ha a hiba megtörtént, akkor a Microsec Kft. felhívható, ők tudnak segíteni a helyes címre történő irányításban. 2. A fizetés során az ügyazonosító pontatlanul került megadásra Megoldása: Ügyeljünk arra, hogy a megbízáson legyen az akár papír, akár elektronikus formátumú a Közlemény rovatot megfelelően töltsük ki. Elterjedt gyakorlat az, hogy az átutalás indítása a jogi képviselő folyószámlájáról történik meg, ezt a gyakorlatot indokolja az elsősorban, hogy az ügyfél a pontos utasítások ellenére csupán szorgalomból a Közlemény rovatot helytelenül töltheti ki, gyakorta előfordul az ügyfél által indított utalásoknál az, hogy feltüntetik az ügyazonosító mellett a cég nevét, vagy az adószámot, vagy egyéb, oda nem illő, szükségtelen, a rendszer működését befolyásoló adatot. Speciális esete ennek az, amikor a papír alapú megbízást a pénzintézet ügyintézője hibásan digitalizálja, így sajnos előforduló probléma az, hogy a Közlemény rovat tartalma lemarad, vagy esetleg a jóváírandó bankszámla neveként kerül feltüntetésre. További banki hiba az, hogy az alkalmazott nem olvassa el a jogosult megnevezését, és amint a Kincstár egyedi azonosítóját (az első 8 számjegy) meglátja, automatikusan írja bankszámla neveként azt, hogy APEH. Ez csupán esztétikai hiba, ez utóbbitól a Kincstár az igazolást még kiállítja és megküldi, azonban ha más hiba is történt, akkor a visszaigénylést nagyon megnehezítheti. Ebben az esetben tehát amennyiben egyértelműen pénzintézeti hibáról van szó a javítást a pénzintézetnek kell kezdeményeznie a MÁK felé.

4 4. oldal 3. Nem megfelelő bankszámlára történt meg az utalás Megoldása: Az átutalási megbízás kitöltésénél ebben az esetben is fontos a pontosság, precizitás. A fenti listából látszik, hogy az átutalások indításánál mindenképpen célszerű elektronikus megbízást alkalmazni, mert ez csökkenti a lehető legkisebbre a hibalehetőséget. Ha a fenti problémák nem állnak fenn, a bankkivonaton az összes adat jól szerepel, és az érkeztető igazolás mégsem érkezik meg 3-4 munkanapon belül a Kincstártól, úgy a Microsec Kft. központi számán ( ) a megfelelő ( Elektronikus cégeljárás ) menüpontot kiválasztva információt kaphatunk a késedelem okáról. c) A visszaigénylés menete 1. Közzétételi költségtérítés: Az igénylés benyújtható papír alapon vagy elektronikus formában. Elektronikus úton a kérelmet a Cégszolgálat (szolgalat@im.e-cegjegyzek.hu) elektronikus levélcímére kell megküldeni, a Céginformáció kérés elnevezésű séma alkalmazásával. Az informatikai vizsgálatot a rendszer ezen kérelemre is elvégzi. A kérelem benyújtása során ugyanúgy a PDF formátum alkalmazandó a jogi képviselő által készített dokumentumok szkennelése / beillesztése során, mint az e-cégeljárás többi esetében. A kérelemhez mellékelni kell: 1.1. A Kincstár által küldött befizetési igazolást. Amennyiben a visszaigénylésre azért kerül sor, mert ez nem áll rendelkezésre, akkor a kérelemben fel kell tüntetni a terhelendő számla megnevezését, számát, valamint a jóváírandó számla megnevezését és számát Az átutalást indító bankszámla kivonatát A jogi képviselő meghatalmazását. A rendszer működéséből eredően amennyiben elektronikus úton be tudjuk nyújtani a kérelmet, akkor a meghatalmazásnak is rendelkezésre kell állnia. Az elektronikus úton történő kérelem-benyújtásnak feltétele, hogy a hivatkozott cég cégjegyzékszáma megjelölésre kerüljön, a Céginformáció kérés sémát ugyanis csak így lehet létrehozni és csak így lehet informatikailag megfelelő formátumban csatolni a küldendő mellékleteként, azaz csak így jut el a Cégszolgálathoz.

5 5. oldal Mi történik akkor, amikor a megelőlegezett összeg kerül visszaigénylésre? A kérelmet ebben az esetben csak papír alapon tudjuk benyújtani, a jogi képviselő nevében, ügyre hivatkozás nélkül. Ebben az esetben a papír alapú kérelem címzettje az IRM. 2. Illeték: Az igénylés ez esetben is benyújtható papír alapon, vagy elektronikus formában. Mindkét esetben az illetékes Cégbíróság címére kell eljuttatni a kérelmet, ugyanazon mellékletekkel, amelyek az 1. pontban felsorolásra kerültek. A visszaigénylés ez esetben kétlépcsős. A Cégbíróság a 25/2006. (V.18.) IM rendelet 9. alapján igazolást állít ki az illeték visszatéríthetőségéről, amely igazolást a jogi képviselő annak megérkeztét követően felhasználhat az APEH területi Illeték Főosztálya előtti, illeték visszatérítése iránti eljárásban. A benyújtott kérelmen a kérelmező (meg nem alakult cég esetén a magánszemély, változás előtt álló cég esetén a gazdasági társaság) adószámát, ill. adóazonosító jelét meg kell jelölni! II. Az elektronikus akta összeállításának problémái és azok megoldása a) Technikai feltételek A leggyakrabban előforduló probléma az ügyvédi irodákban, hogy a technikai feltételek nem adottak. A rendelkezésre álló számítógép-állomány elavult, a kor követelményeinek nem felel meg, avagy az internetkapcsolat alkalmatlan a cégeljárás lebonyolítására. Általánosságban elmondható, hogy a számítógépnek rendelkeznie kell legalább 1,2 GHz-es teljesítményű processzorral, 512 MB RAM-mal, a szükséges tárhelyet biztosító méretű merevlemezzel, a monitor minimális felbontása legyen. Szükséges továbbá egy megfelelő minőségben és sebességgel dolgozó szkenner, amely a munkánkat megkönnyítendő lehetőleg lapadagolós legyen. A szélessávú internetkapcsolat szintén elengedhetetlen, figyelemmel arra, hogy a továbbítandó dokumentumok mérete nagyon nagy, legtöbbször meghaladja az 5 MB-ot is. Az elektronikus eljárás szoftveres feltételei jelenleg Windows XP, Windows 2000 és Windows Vista operációs rendszerek alá készültek csak el, így az ennél korábbi Windows-verziókra, a linuxdisztribúciókra és egyéb operációs rendszerekre nem telepíthető. Az adatok biztonsága és a problémamentes működés érdekében fontos, hogy a Windows-példány megfelelően frissíthető (jogtiszta) legyen, és a fontos frissítések minden egyes alkalommal megtörténjenek.

6 6. oldal b) A szkennelés problémái és ezek megoldásai A digitalizálás során a technikai követelményekben meghatározott 200 és 300 dpi közötti felbontással, fekete-fehér szkennelés útján történik meg az iratok elektronikus formába alakítása. Az e-szignó Lapolvasó többnyire beállítható úgy, hogy ezen feltételeknek megfelelően jó minőségű kimeneti dokumentumot állít elő, amelynek mérete nem haladja meg a technikai követelményekben meghatározott oldalanként legfeljebb 100 kb-os méretet. Egyes készülékeknél azonban a Lapolvasó beállításai nem megfelelők, ott a szkenner saját beállításait szükséges használni. Különösen A/3 méretű szkennereknél (mulitfunkciós eszközök, mint pl. a Konica Minolta Bizhubsorozata, illetve a SHARP AR-sorozata) előforduló hiba, hogy A/4-es szkennelés során az oldal alja lemarad, itt többnyire a papír tájolásának módosítása a megoldás. Gyakran előforduló hiba, hogy az aláírások nem látszanak megfelelően, vagy egyáltalán nem látszanak. Ez az erőteljesebb, folyamatos írásképű aláírásoknál ritkán merül fel, azonban a tollat épp csak a papírhoz érintő ügyfelek aláírásával komoly gondok adódhatnak szkennelésnél. A legegyszerűbb megoldás erre a problémára olyan aláíró eszköz biztosítása, amely tintaellátása nem függ mechanikától, azaz a töltőtollak, rostirónok használata. A golyóstoll alkalmazását nem javasoljuk. Előfordul, hogy a szkennelt anyag mérete túl nagy. Ebben az esetben szükséges a szkenner beállításainak módosítása, ehhez esetlegesen a cégeljárás témában jártas informatikai szakember segítségének igénybe vétele. c) A beillesztés problémái és ezek megoldásai A beillesztés során az e-szignó program az e-cégeljárás 2007 sémát használva különféle elnevezéseket kínál fel a dokumentumnak. A PDF vagy e-akta formátumú dokumentumot az e-szignó főablakában megjelenő listából történő kiválasztás útján kell elnevezni, önálló név használata nem megengedett. Különösen a látássérültek esetében probléma az, hogy ezt az ablakot bár a képernyőfelolvasó program felismeri billentyűzettel kezelni nem lehet, csupán az egérrel. A lapolvasóról történő beillesztés során felmerülő probléma az, hogy ez az ablak elbújik, tehát magunktól kell tudni azt, hogy megjelenik, mert önmagától nem jelzi, valamilyen ablakkezelő alkalmazás (kattintás a tálcán, vagy ha látszanak egymás mögött az ablakokon stb.) segítségével érhető csak el, a Beillesztés e-szignóba PDF formátumban menüpontra vagy az ezt jelző ikonra történő kattintás után. A közvetlen, nem lapadagolóról történő beillesztés során ez a probléma azért nem merül fel, mert ott automatikusan a felugró ablak jelenik meg a Beillesztés menüpont kiválasztása után. Probléma lehet az, hogy az elnevezés-listában nem a megfelelő elemre kattintottunk rá, és a beillesztés így hibás elnevezéssel történt meg. Ennek legegyszerűbb megoldása az, ha a dokumentumot kijelölve azon jobb gombbal kattintunk, ekkor a felugró menüből az Átnevezés menüpontot kiválasztva ismét megkapjuk az elnevezés-ablakot, ahol immár a jó nevet választhatjuk ki.

7 7. oldal d) Az aláírás problémái és ezek megoldásai 1. Az aláírás megkezdésekor a megfelelő tanúsítvány nem jelenik meg a kiválasztható tanúsítványok között: Lehetséges ok: A kártya nincs megfelelően behelyezve az olvasó készülékbe. Megoldása: A kártyát a tanult módon ütközésig helyezzük a készülékbe. Lehetséges ok: Nem működik megfelelően a tanúsítvány-kezelő (SmartSign.exe). Megoldása: a CTRL + ALT + DEL billentyűkombinációt megnyomva a feladatkezelőben a futó folyamatok között a SmartSign.exe nevű folyamatot le kell állítani, majd ezt követően a Program files nevű programkönyvtárban a HunTrust alkönyvtáron belül a SmartSign.exe újraindítását kell eszközölni. Lehetséges ok: Windows Vista esetében előfordulhat, hogy a tanúsítvány kezeléséhez a fiókfelügyeleti eszközt ki kell kapcsolni. Ezt a Vezérlőpult Felhasználói fiókok dialógusablakban megjelenő A felhasználói fiókok felügyeletének be- vagy kikapcsolása menüpont alatt lehet módosítani. Az eredeti beállításokat a Windowsfrissítések visszaállíthatják! 2. A tanúsítvány kiválasztását követően a számítógép nem kéri a jelszót, csak azt az üzenetet adja vissza, hogy Az aláírás létrehozása nem sikerült. Lehetséges ok: A kártya nincs megfelelően behelyezve az olvasó készülékbe. Megoldása: A kártyát a tanult módon ütközésig helyezzük a készülékbe és kezdjük meg újra az aláírás folyamatát. Lehetséges ok: Az internetkapcsolat nem épült fel, nem tud a szerverrel kommunikálni a gép. Megoldása: Kapcsolódni kell az internethez, majd az aláírás létrehozását újra meg kell kezdeni. Lehetséges ok: Windows Vista esetében a fiókfelügyelet bekapcsolt állapotban van, ezt megoldásként a fenti módon kell kikapcsolni.

8 8. oldal 3. Az aláírás elkészült, de nem kék az ikon, azaz az időbélyeg elkészítése nem sikerült: Lehetséges ok: Az internetkapcsolat megszakadt az aláírás folyamán, nem tud a szerverrel kommunikálni a gép. Megoldása: Kapcsolódni kell az internethez, majd az aláírás létrehozását újra meg kell kezdeni. Lehetséges ok: Az időbélyeghez tartozó felhasználónév / jelszó hibásan került megadásra. Megoldás: Az aláírás létrehozását újra meg kell kezdeni, és ezúttal a megfelelő jelszót és felhasználónevet megadni. Lehetséges ok: A kiszolgáló nem tudta fogadni a beérkező kérést, a szerver túlterhelt. Megoldás: az aláírást húsz perc fél óra elteltével újra meg kell kezdeni. 4. Az egész akta nem került aláírásra, és így a tartalma módosítható maradt: Megoldás: az aláírást úgy kell megkezdeni, hogy a kijelölés az akta címén áll. e) A fájl létrehozásának problémái és ezek megoldásai Az e-akta elkészítését és aláírását követően az e-szignó programmal le kell menteni az aktát ahhoz, hogy az később elektronikus levélhez csatolható legyen. Amennyiben ez nem történik meg az e- Szignóból történő kilépést megelőzően, úgy az akta összeállítását újra el kell kezdeni az elejéről. III. A küldés és érkeztetés problémái és ezek megoldásai Az e-akta Cégbírósághoz történő benyújtása során a csatolt mellékletet tartalmazó levelet a Cégszolgálat megfelelő elektronikus levélcímére küldjük, ahonnan az továbbítja az informatikai vizsgálatot követően az illetékes Cégbírósághoz. Az informatikai vizsgálat eredményéről a Cégszolgálat egy tértivevényt állít ki és küld meg a beadványt benyújtó ügyvéd címére. a) Mi a teendő, ha ez a tértivevény nem érkezik meg? Lehetséges ok: A címzés nem a megfelelő címre történt. A cégbíróságok címeit a oldalon megtalálhatjuk, a Cégbíróság címét a Címzett mezőbe kell írni. Előfordul, hogy figyelmetlenségből a Másolatot kap vagy a Titkos másolat mezőbe kerül a Cégbíróság címe. Ez esetben azonban a Cégszolgálat nem állít ki a benyújtott iratról tértivevényt, és azt nem is továbbítja a Cégbíróság felé. Megoldás: A levelet újra el kell küldeni, ezúttal azonban a helyes címre, a helyes címzési módon.

9 9. oldal Lehetséges ok: A melléklet nem került csatolásra, avagy nem a megfelelő módon került csatolásra. Sokból egyszer előfordul, hogy a levelező nem fájlként csatolja a levelet, hanem az ún. MIME-kódolással beépíti a levéltörzsbe. Ebben az esetben azonban mivel a Cégszolgálat rendszere a levéltörzset levágja a levélről a beadványról szintén nem érkezik tértivevény, és az továbbításra sem kerül a Cégszolgálathoz. A megoldás egy új levél létrehozása és hozzá a fájl csatolása. Lehetséges ok: A melléklet túl nagy volt, és a levelezőprogram Óriás fájl -ként csatolta. Ennek során a levéltörzsben jelenít meg egy, a szolgáltató által biztosított tárhelyhez tartozó közvetlen linket, ahonnan a mellékletként csatolni kívánt fájl letölthető lenne. Azonban figyelemmel a levéltörzs Cégszolgálat által történő kezelésére, ez az információ nem megy át az illetékes Cégbíróság felé. Megoldás: a dokumentumokat megfelelő beállítással újra kell digitalizálni, vagy ha ez nem vezet eredményre, úgy két vagy több elektronikus aktában, két vagy több levélként kell megküldeni a Cégbíróság részére. A módszer részletes ismertetője kapcsán keressen a cégeljárásban jártas informatikai szakembert. Lehetséges ok: A melléklet túl nagy volt, és a levelezőszerver nem tudta elküldeni. A levelezőszerverek legfeljebb 20 MB-os méretig tudnak kimenő leveleket kezelni, efölött a jelenlegi technika nem továbbít elektronikus levelet. A megoldás itt ismét az e-akta tartalmának újraszkennelése, megosztása lehet. Lehetséges ok: A Cégszolgálat szervere karbantartás miatt nem elérhető. Amennyiben a fenti két ok egyike sem hoz eredményt, úgy a Microsec Kft. központi telefonszámán kérhet információt a problémával szembetalálkozó ügyvéd. b) Mi a teendő, ha ügyintézéshez érkeztetett példányt kér az ügyfél? A bankok ma már felkészültek az elektronikus eljárás kezelésére. Ebben az esetben a banki ügyintéző elektronikus levélben megkéri az ügyvédtől a benyújtott elektronikus aktát, valamint a Cégbíróság ehhez kapcsolódó végzését, érkeztetését. Sajnálatos módon az önkormányzatok, egyéb szervek jelenleg az elektronikus formában rendelkezésre álló iratokat nem fogadják el, ez a közeljövőben változhat.

10 10. oldal IV. Egyéb problémák Mi a teendő, ha olyan rovatot kívánok módosítani, ami nincs a nyomtatványban? Egyes rovatok módosítását (bankszámlaszám, adószám, statisztikai törzsszám, végrehajtásra vonatkozó adatok stb.) nem a jogi képviselő kéri, hanem az illetékes hatóság, szerv. Ezekkel a rovatokkal a jogi képviselőnek nem kell foglalkoznia, legfeljebb amennyiben a bankszámlaszámot a számlát vezető bank nem jelenti le a megnyitástól számított 30 napon belül, úgy meg lehet próbálni e bejelentés megsürgetését, ez azonban többnyire eredményre nem vezet. Nem tartalmaz a nyomtatvány azonban néhány olyan rovatot sem, amelynek a módosítását pedig a jogi képviselőnek kell kérnie. Ilyen pl. a 12. rovat (a cégjegyzés módja), a 17. rovat (a részt vevő országok), a Bt-nél a II/3. rovat (a kültag vagyoni betétjének összege). Ezek törlését külön, szöveges formában kell kérni, egy kísérőlevél keretei között. Mi a teendő, ha az általam használt nyomtatvány általam nem módosítható részei miatt utasítja el a Cégbíróság hiánypótlás lefolytatása nélkül a bejegyzés / változásbejegyzés iránti kérelmet? A oldalról letölthetők azok a nyomtatványok, amelyek minden körülmények között megfelelőek, jól vannak megszerkesztve, bár word formátumúak. Az innen letölthető dokumentumokat az OpenOffice programcsomagot használó irodák nem tudják megfelelőképpen használni, így nekik mindenképpen ajánljuk, hogy keressék meg azt a forgalmazót, akitől a nyomtatványt vásárolták, és kérjék a hiba kijavítását.