Apor Vilmos Katolikus Fıiskola 2600 Vác, Konstantin tér 1 5.; Tel.: ; Fax:

Átírás

1 Tisztelt Intézményvezetı Úr/Asszny! Fıisklánk tanterve szerint a II. évflyams Titkárságvezetı felsıfkú szakképzésben részt vevı hallgatóinknak tanulmányaik IV. félévében egy általuk választtt, megfelelı szakmai prfilú cégnél, vállalatnál, intézménynél 120 órás szakmai gyakrlatt kell teljesíteniük. A tanév II. félévében hallgatóink ennek a február március 31. közötti idıszakban tehetnek eleget. Kérjük, hgy az Önt erre felkérı hallgatónknak az általa bemutattt tájékztatóban fglaltaknak megfelelıen biztsítsa szakmai gyakrlatát. Ugyancsak kérjük az errıl szóló fgadónyilatkzat aláírását, a gyakrlat végén pedig az értékelılap szíves kitöltését. Amennyiben intézményük úgy nyilatkzik, hgy igényt tart a tiszteletdíjra, úgy kérjük, hgy a megbízási szerzıdés mindkét példányát, a teljesítésigazlást, valamint a kiállíttt számlát kitöltve, aláírással és az intézményi bélyegzıvel hitelesítve a következı címre szíveskedjék visszaküldeni: Apr Vilms Katlikus Fıiskla Tanulmányi Osztály 2601 Vác, Pf A számla kiállításakr a következıket kérjük figyelembe venni: a számla kelte és a teljesítés idıpntja között nem telhet el 15 napnál több; a számlán kérjük feltüntetni a hallgató nevét, a gyakrlat idejét és a gyakrlat megnevezését; a számlán nem a gyakrlat teljesítésének idıszakát, hanem a megbízás teljesítésének idıpntját kérjük feltüntetni. A megbízási szerzıdést fıisklánk részérıl is hitelesítjük, az Ön példányát ezt követıen pstázzuk a fgadó intézmény részére. Vác, január 26. Üdvözlettel: Dr. Mészárs László s. k. Dr. Gasparics Gyula s. k. tanulmányi rektrhelyettes szakfelelıs

2 Tájékztató II. évflyam levelezı tagzats Titkárságvezetı FSZ-képzés hallgatói részére összefüggı szakmai gyakrlatuk teljesítésének tudnivalóiról A szakmai gyakrlat idıtartama: 120 óra, amely a hallgató által választtt megfelelı szakmai prfilú cégnél, vállalatnál, intézménynél február március 31. közötti idıszakban teljesíthetı. A szakmai gyakrlatt megszervezése egyénileg történik. A kitöltött fgadónyilatkzatt legkésıbb február 8-ig kell eljuttatni a fıiskla Tanulmányi Osztályára, ami történhet személyesen ügyfélfgadási idıben; szkennelve a vjtek.krisztina@avkf.hu vagy a frr.anna@avkf.hu címre; ajánltt levélben a fıiskla Tanulmányi Osztályára. Az összefüggı szakmai gyakrlat teljesítése a szakmai vizsgára bcsátás feltétele! A gyakrlat célja, hgy a hallgatók megismerjék a titkárságkn, ügyfélszlgálati irdákban flyó titkári feladatkat, és azk megldásában gyakrlatt szerezzenek. A szakmai gyakrlatról írásbeli beszámlót (gyakrlati naplót) kell készíteni. A szakmai gyakrlat, valamint a gyakrlati napló készítése srán a következı szempntkat vegye figyelembe: 1. A gyakrlat színhelyéül választtt céget (intézmény) bemutatása: a cég neve, székhelye; a cég szervezeti felépítése; a cégnél dlgzók létszáma; mőködési területének, tevékenységének rövid leírása! 2. Irat- és dkumentumkezelés, -készítés A cég az ügyiratkezelés mely frmáját alkalmazza (közpnti, szttt, vegyes)? Az ügyiratkezelés flyamatábráját követve írja le, hgy az egyes lépések hgyan követik egymást, kik és milyen besztásban végzik az egyes feladatkat (érkeztetés, pstabntás, elızmény, szignálás stb.)! (Elıfrdulhat, hgy a cégnél más a srrend, vagy vannak lépések, amelyeket nem talál meg az ügyiratkezelésében. Tájékzódjn, hgy ezek miért maradtak ki, avagy miért nincs szükség rájuk.) A cég (intézmény) üzleti, hivatals levelezése mennyiben felel meg a tanult frmai és udvariassági szabályknak? Alkalmaznak-e elektrnikus iratkezelést? Ha igen, akkr azt milyen szftverrel végzik, milyen szempntk dmináltak az elektrnikus iratkezelés bevezetésénél, a szftver kiválasztásánál, milyen nehézségekbe ütközött a bevezetés, milyen tapasztalataik vannak stb.? Ha nem, akkr tervezik-e a jövıben az elektrnikus iratkezelés bevezetését? Ezzel kapcslatban milyen elképzeléseik, aggályaik, elızetes ismereteik stb. vannak?

3 3. Titkársági rendezvény- és prjektszervezés Milyen marketingtevékenységet flytat a cég? Van-e külön ezzel a feladattal megbíztt felelıs? Milyen pályázati lehetıségei vannak a cégnek? Milyen pályázatkn vett/vesz rész? Ki végzi ezek adminisztrációját, ügyviteli feladatait? Milyen tapasztalataik vannak? Hgyan történik a cégnél egy rendezvény, értekezlet megszervezése? (Adminisztráció megszervezése; nymtatványk, dkumentumk elıkészítése, helyszín, tárgyi feltételek megteremtése stb.) Ki a felelıs egy-egy rendezvény megszervezéséért, lebnylításáért, adminisztrációjáért? 4. A titkársági vezetési-szervezési feladatk ellátása az ügyvitel területén Hány vezetı dlgzik a cégnél? Milyen vezetıi típuskat ismert meg? Ismertesse a vezetıi, vezetési stíluskat! Milyen az egyes vezetık egymással való kapcslata? Milyen a vezetı/vezetık és a besztttak visznya? Érvényesül-e mtiválási funkció, s ha igen, az miben nyilvánul meg? Ismertesse az utasítási és kmmunikációs rendszer felépítését, az ügyvitelnek ebben betöltött szerepét! Figyelje meg, milyen csprtk találhatók a cégnél! frmális, szakmailag hmgén, hetergén vagy funkcinális csprtk; Alakultak-e ki infrmális csprtk? Tapasztalt-e ellentétet az egyes csprt között/csprtkn belül? Ha igen, fglalja össze ezek kait! Javaslt módszer: kötött (elıre megfgalmaztt) kérdésekkel történı beszélgetés. A cég idıgazdálkdásának megfigyelése: Milyen idıbesztással dlgznak a vezetık, a besztttak? Ki készíti el a dlgzók idıbesztását? Ki figyeli a határidıket? Milyen határidı-nyilvántartást alkalmaznak? 5. Titkársági kmmunikáció (idegen nyelvő is) Mutassa be, (hgy) a két alapvetı kmmunikációs csatrna (verbális nem verbális) milyen mértékben és milyen területeken (ügyekben, kapcslatkban, feladatkban stb.) használats! a megnyilvánulás szóbeli frmái közül melyeket alkalmazzák, s melyeket nem! a köszönés, megszólítás, bemutatás, bemutatkzás sajáts frmáit! a kapcslattartás prtklláris frmáinak (vendéglátás, ügyfélfgadás, rendezvények, reprezentáció, ajándékzás) megjelenését a cég irdájában! a cég utasítási és kmmunikációs rendszerét, az ügyvitel ebben betöltött szerepét! a cég külföldi kapcslatait!

4 Ismertesse Apr Vilms Katlikus Fıiskla 6. Titkársági ügyvitelszervezés a titkárságvezetı (titkár, adminisztrátr, vezetıi asszisztens stb.) legfntsabb munkaköri feladatait, a vezetı munkájának segítését! az irdai munkaflyamatkban a számítógép alkalmazását, azt, hgy milyen prgramkat használnak, kihasználják-e az Office prgramcsmag prgramjait, elınyeit! hányan használják a tízujjas vakírást! Készítsen interjút a vezetıvel, mennyire látja ennek fntsságát! Hgyan ítéli meg, hgy a munkatársak megfelelı szinten (készségszinten) használják-e a szövegszerkesztıt és az egyéb prgramkat! hgy milyen bemeneti és kimeneti eszközöket használnak az irdában! a fénymáslási szkáskat! az iratmegsemmisítési módkat! az iratkötési technikákat! az irdaszerek használatát, alkalmazásuk célszerőségét, a beszerzés gyakriságát, a beszerzési szkáskat stb.! a telefnálási szkáskat, a vezetékes és mbiltelefn-használat arányát, a céges és magánhívásk elkülönítésének módját, a krszerő telefnkészülékek funkcióinak kihasználtságát! hgy tervezik-e az irda krszerősítését (új gépek, szftverek beszerzése stb.), ha igen, milyen területen? Készítsen interjút a vezetıvel! srban fglalja össze szövegesen is, hgy milyennek ítéli a cég ügyvitelét, ügyiratkezelését, a cég vezetésérıl és szervezettségérıl szerzett tapasztalatait! A gyakrlati napló frmai követelményei: 1. A brítóldaln a következıket kérjük feltüntetni: a) a bal felsı sarkban: a fıiskla neve, székhelye. b) középen: a tantárgy neve, alatta: Gyakrlati napló. c) a jbb alsó sarkban: a hallgató neve, Neptun-kódja, a szak, tagzat, évflyam, tanév, félév megjelölése. 2. A munkákat Times New Rman betőtípussal, 12-es betőnagysággal és 1,5-ös srközzel írva, srkizárt igazítással kell elkészíteni. Margók: 2,5 cm. 3. Terjedelem: ldal + brító. A szakmai (irdai) gyakrlat teljesítését követıen a gyakrlati naplót, ill. a gyakrlat teljesítésérıl szóló, a gyakrlat munkahelyi vezetıjével aláírattt értékelılapt legkésıbb április 12-ig a Mdle-rendszerbe kell feltölteni.

5 Fgadónyilatkzat (Kérjük, nymtattt betőkkel szíveskedjen kitölteni!) Iktatószám: 50-17/2014 Alulírtt a(z) intézmény vezetıje igazlm, hgy II. évflyams, levelezı tagzats, titkárságvezetı jelölt kötelezı 120 órás irdai munkahelyen (közigazgatási, ktatási intézmény, vállalat stb.) letöltendı szakmai gyakrlatát az értékelı lapn feltüntetett idıpntkban felkészült tereptanár felkérésével az általam irányíttt intézményben a képesítési feltételeknek (felsıfkú végzettség) megfelelıen biztsítani tudm. Hzzájárulk, hgy a fıiskla ktatói a gyakrlatát végzı hallgató tevékenységét látgassák. A gyakrlat vezetésére tereptanárt kértem fel. Munkaköre: Végzettsége: A tereptanár telefnszáma: -címe: A fgadó intézmény neve: címe: telefnszáma: -címe: E nyilatkzat alapján a szakmai gyakrlat ellátásáért járó tiszteletdíjat Megbízási szerzıdésben az AVKF és intézményünk között (kifizetés számla ellenében) kérem rögzíteni. Nem tartk igényt a tiszteletdíjra. Kelt: hó nap. (P.H.) intézményvezetı

6 Ikt.sz.: 50-17/2014. M E G B Í Z Á S I S Z E R ZİDÉS ( i n t é z m é n y ) amely egyrészrıl az Apr Vilms Katlikus Fıiskla (Intézményi aznsító: FI 21962) 2600 Vác, Knstantin tér 1-5. adószáma: , képviselı: Fülöpné dr. Erdı Mária rektr mint Megbízó, másrészrıl Vállalkzás/Intézmény neve: Székhelye: Adószáma: Telefnszáma: EV igazlvány / cégbejegyzés száma: Képviselıje: Bankszámlaszáma: Megbízást teljesítı személy neve: Telefnszáma: mint megbíztt (a tvábbiakban: Megbíztt) között a mai napn a következı feltételekkel jött létre: 1. Megbízó a Megbízttat II. évflyams titkárságvezetı felsıfkú szakképzésben részt vevı, levelezı tagzats hallgató gyakrlatának vezetésével bízza meg. 2. Megbíztt a szerzıdés 1-es pntjában megjelölt 120 órás szakmai gyakrlat c. feladatt -nál/nél (intézmény neve), tól ig, összesen 120 óra terjedelemben a jelen szerzıdés szerinti feltételekkel személyesen vállalja teljesíteni. 3. A megbízási díja bruttó ,- Ft (bruttó tizennégyezer-hármszáz Ft) egyszeri díjazás. Megbízó vállalja, hgy a Megbíztt számláján feltüntetett megbízási díjat a teljesítés-igazlás és a számla leadása után 60 napn belül átutalja Megbíztt számlán megadtt bankszámlaszámára. A Felek megállapdnak abban, hgy a számlát akkr tekintik szerzıdés szerint megfelelı módn kiállítttnak, amennyiben a törvényi feltételeknek megfelel, és azn feltüntetésre kerül a hallgató neve, a gyakrlat ideje és a gyakrlat megnevezése. 4. Megbíztt a megbízást a megbízói érdekeknek megfelelıen köteles teljesíteni. A szerzıdı felek a jelen szerzıdést 2 példányban írták alá, melyek közül egy a Megbízót, egy a Megbízttat illeti. Dátum: (intézményi bélyegző, intézményvezető aláírása) (intézmény neve) Apr Vilms Katlikus Fıiskla Kérjük, az aláírt és lebélyegzett megbízási szerzıdés példányait a kitöltött teljesítésigazlással és a szerzıdés szerinti összegrıl kiállíttt számlával együtt az alábbi címre visszaküldeni szíveskedjen: Apr Vilms Katlikus Fıiskla Tanulmányi Osztály, 2601 Vác, Pf.: 237

7 Ikt.sz.: 50-17/2014. M E G B Í Z Á S I S Z E R ZİDÉS ( i n t é z m é n y ) amely egyrészrıl az Apr Vilms Katlikus Fıiskla (Intézményi aznsító: FI 21962) 2600 Vác, Knstantin tér 1-5. adószáma: , képviselı: Fülöpné dr. Erdı Mária rektr mint Megbízó, másrészrıl Vállalkzás/Intézmény neve: Székhelye: Adószáma: Telefnszáma: EV igazlvány / cégbejegyzés száma: Képviselıje: Bankszámlaszáma: Megbízást teljesítı személy neve: Telefnszáma: mint megbíztt (a tvábbiakban: Megbíztt) között a mai napn a következı feltételekkel jött létre: 5. Megbízó a Megbízttat II. évflyams titkárságvezetı felsıfkú szakképzésben részt vevı, levelezı tagzats hallgató gyakrlatának vezetésével bízza meg. 6. Megbíztt a szerzıdés 1-es pntjában megjelölt 120 órás szakmai gyakrlat c. feladatt -nál/nél (intézmény neve), tól ig, összesen 120 óra terjedelemben a jelen szerzıdés szerinti feltételekkel személyesen vállalja teljesíteni. 7. A megbízási díja bruttó ,- Ft (bruttó tizennégyezer-hármszáz Ft) egyszeri díjazás. Megbízó vállalja, hgy a Megbíztt számláján feltüntetett megbízási díjat a teljesítés-igazlás és a számla leadása után 60 napn belül átutalja Megbíztt számlán megadtt bankszámlaszámára. A Felek megállapdnak abban, hgy a számlát akkr tekintik szerzıdés szerint megfelelı módn kiállítttnak, amennyiben a törvényi feltételeknek megfelel, és azn feltüntetésre kerül a hallgató neve, a gyakrlat ideje és a gyakrlat megnevezése. 8. Megbíztt a megbízást a megbízói érdekeknek megfelelıen köteles teljesíteni. A szerzıdı felek a jelen szerzıdést 2 példányban írták alá, melyek közül egy a Megbízót, egy a Megbízttat illeti. Dátum: (intézményi bélyegző, intézményvezető aláírása) (intézmény neve) Apr Vilms Katlikus Fıiskla Kérjük, az aláírt és lebélyegzett megbízási szerzıdés példányait a kitöltött teljesítésigazlással és a szerzıdés szerinti összegrıl kiállíttt számlával együtt az alábbi címre visszaküldeni szíveskedjen: Apr Vilms Katlikus Fıiskla Tanulmányi Osztály, 2601 Vác, Pf.: 237

8 Ikt.sz.: 50-17/2014. INTÉZMÉNYI NYILATKOZAT GYAKORLAT TELJESÍTÉSÉRİL Alulírtt... mint intézményvezetı. (intézmény neve, címe), mint Megbíztt a jelen nyilatkzat kiállításával nyilatkzm arról, hgy az Apr Vilms Katlikus Fıiskla (székhely: 2600 Vác, Knstantin tér 1-5. adószám: , intézményi aznsító: FI 21962), mint Megbízó és a Megbíztt között. év.hó... napján létrejött Megbízási Szerzıdés (a tvábbiakban: Szerzıdés ) alapján a Megbíztt az alábbi feladatkat, tevékenységeket végezte el:. (hallgatók neve, évf, szak).. (feladat megnevezése )...(idıszak).. (terjedelem, óra) Dátum: (P. H.).. Intézményvezetı TELJESÍTÉS-IGAZOLÁS Alulírtt Apr Vilms Katlikus Fıiskla (székhely: 2600 Vác, Knstantin tér 1-5. adószám: , intézményi aznsító: FI 21962) képviseletében kijelentem, hgy...(név), mint Megbíztt a fenti nyilatkzatban szereplı feladatkat, tevékenységeket szerzıdésszerően teljesítette. Ennek megfelelıen a Megbíztt által szabályszerően, szerzıdésszerően kiállíttt számla ellenében a szerzıdés szerinti díj kifizethetı. Dátum:.. Apr Vilms Katlikus Fıiskla Megbízó

9 ÉRTÉKELİLAP a Titkárságvezetı felsıfkú szakképzésben részt vevı hallgató 120 órás összefüggı szakmai gyakrlatáról Hallgató neve: A gyakrlat helye (intézmény neve): A gyakrlat napjai A fgadó intézmény pecsétje, az intézményvezetı v. a tereptanár aláírása

10 A gyakrlat napjai A fgadó intézmény pecsétje, az intézményvezetı v. a tereptanár aláírása A tereptanár által javaslt érdemjegy (számmal és betővel): A tereptanár szöveges értékelése: a tereptanár aláírása