A projekt szervezeti felépítése, az egyes szervezeti egységek feladatai. A Projektszervezet bemutatása

Átírás

1 A projekt szervezeti felépítése, az egyes szervezeti egységek feladatai A Projektszervezet bemutatása Miskolci város villamosvasút fejlesztésének projektgazdája a Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata (MMJVÖ), konzorciumban az üzemeltetést végző Miskolc Városi Közlekedési Zrt.-vel (MVK Zrt.). A konzorcium vezetője az Önkormányzat. A projekt megvalósítási szakaszában az alábbi szervezetek érintettek: - a Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint kedvezményezett, projektgazda - MVK Zrt., mint kedvezményezett - a Miskolc Holding Önkormányzati Vagyonkezelő Zrt., amely 100%-os mértékben az Önkormányzat tulajdona, és a kedvezményezett MVK Zrt. tulajdonosa. A kedvezményezettek (Önkormányzat és MVK Zrt.) a pályázati csomagban meghatározott konzorciumi megállapodásokat megkötötték a projekt megvalósítása érdekében. Az elsőt a pályázat benyújtására kötötték a felek, a másodikat, sikeres pályázás esetén, a támogatásban részesített projekt megvalósítására. A második szerződés hatályba lépésekor az első szerződés automatikusan hatályát veszti. A projekt megvalósításának időtartamára a feladatok elvégzése érdekében, ideiglenes szervezetek és szervezeti egységek kerültek kialakításra. A projektszervezetet a projekt méretének és sajátosságainak megfelelően szükséges kijelölni, és meghatározni feladataikat. A projektszervezet kialakításának főbb szintjei: - stratégiai szint, - projekt menedzsment szint, - operatív végrehajtási szint. 1

2 Miskolc városi villamosvasút fejlesztése projekt PVE MMJVÖ Kedvezményezett MVK Zrt. Kedvezményezett Projekt Szponzor Közb. Bíráló Bizottság (NFÜ, KIKSZ, Kedvezm. kijelölt képviselői) Stratégiai szint MMJVÖ Szakirodák (szakmai felügyelet, közreműködés, ellenőrzés) Projekt Irányító Bizottság (PIB)(Összesen 7 fő) Projektmen edzsment szint Minőségbiztosítási szakfelügyelet Projekt Igazgatóság Projektigazgató Projektmenedzserek Mérnök Független közbeszerzési tanácsadó Független könyvvizsgáló Jogi szakértő Operatív végrehajtási szint Kivitelezők Jármű és eszköz szállítók Kommunikációs szolgáltatók Együttműködési szerződés Utasítási jog Beszámolási kötelezettség Szakmai felügyelet, ellenőrzés Javaslattevő, tanácsadó, ellenőrzés 1.1. Kedvezményezettek 2

3 - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata - Miskolc Városi Közlekedési Zrt. A kedvezményezettek a projekt megvalósítása érdekében konzorciumi együttműködési megállapodást kötöttek. Stratégiai szinten, alapvető kérdésekben a két szervezet együttes döntése szükséges, melyet a Projektigazgatóság szervezettel együttműködve készítenek elő, és a két szervezet vezetője hagy jóvá. A beruházás alapvető jellemzőiben megegyeznek, döntéseiket, aktuális ügyekben kialakított álláspontjukat közvetítik a Projekt Irányító Bizottság (PIB) felé. A Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt stratégiai szintű döntéseit Miskolc Megyei Jogú város Önkormányzatának Közgyűlésén hozzák meg. A projektmenedzsment és operatív szintű feladatok ellátását alsóbb szintekre delegált hatáskörökkel, feladat megosztással biztosítják. (Projektszponzor, Projekt Irányító Bizottság, Projektigazgatóság). A kedvezményezettek feladatai, felelősségi köre, hatásköre: - a projekt működtetése a jóváhagyott célkitűzések, a szakmai tartalom és keretek között, - folyamatos együttműködés a KIKSZ-szel, az NFÜ-vel, a KözOP Irányító Hatóságával (IH), az igazoló és kifizető hatóssággal (Pénzügyminisztérium, Magyar Államkincstár), ellenőrzési hatósággal (Kormányzati Ellenőrzési Hivatal), - a Támogatási Szerződésben meghatározott kötelező jelentések, azok esetleges mellékleteinek elkészítése és benyújtása határidőre, - a szerződésben foglalt azonosító adatok, illetőleg a szerződés teljesítésével összefüggő adatok változásának jelentése a Közreműködő Szervezet részére, - amennyiben szükséges, szerződésmódosítás kezdeményezése, - információszolgáltatás és a helyszíni látogatások alkalmával a dokumentumokba való betekintés biztosítása a felhatalmazottaknak és ellenőrzési jogkörrel bírók számára, - projekt dokumentumok megőrzése a támogatási szerződésben rögzített időpontig, - jóváhagyják: - a kivitelezés-beszerzés tervezett ütemezését, az ütemterv esetleges módosítását (felmerülő akadályok esetén), - a Közbeszerzési tervet, szükség esetén esetleges módosításait, - a szerződésekben rögzített lényeges szerződéses feltételeket (kötbér, határidő, díj, követelés érvényesítés), - a projekt ellenőrzésével kapcsolatos vizsgálati jegyzőkönyveket, emlékeztetőket, - ellenőrzik: - a Projektigazgató tevékenységét, rendszeresen, minimum havonta beszámoltatják, operatív kérdésekben utasítást adnak ki részére, - a projekt folyamatos megvalósulását és a Projektigazgatóság működését. Közgyűlés elé kerülő döntések - a projekt indításának, fő célkitűzéseinek, lényeges (Támogatási Szerződésben meghatározottak szerinti) szakmai tartalmának elfogadása, - a megvalósítás finanszírozásához szükséges források biztosítása, - kötelezettségek, biztosítékok vállalása, - a projekt műszaki tartalmának, vagy annak lényeges (Támogatási Szerződésben meghatározottakat befolyásoló) módosítása, - a projekt elfogadott költségkeretét meghaladó igények, - villamosvasúti pálya és villamos járművek közbeszerzési pályázat kiírása, értékelése, döntés az eredményről - a projekt megvalósítás, működtetés ellenőrzési funkciójának meghatározása, - a projekt végén a zárójelentés elfogadása Projekt Szponzor 3

4 A projektszervezet legmagasabb szintű vezetője, a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt egyik kedvezményezettjének - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata - képviselője, a Polgármester. Feladata, felelősségi köre, hatásköre - biztosítja a projekthez szükséges forrásokat, - az érintettek körében képviseli a projektet, - felkéri, megbízza és felmenti a Projekt Irányító Bizottság tagjait, - megbízza Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatának Projektfelelősét, - jóváhagyja az MVK Zrt. Projektigazgatójának kinevezését, - dönt a nagyprojekttel kapcsolatos lényegi kérdésekben, - aláírja az IH-val, KIKSZ-el, Kormánnyal, EU-val kötendő szerződéseket Projekt Irányító Bizottság (PIB) A PIB a Miskolc MJV Önkormányzata és az MVK Zrt., mint a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt Konzorciumi Szerződésben foglalat kedvezményezettjeinek a projekt sikeres megvalósítása érdekében létrehozott alapvetően stratégiai irányító, döntés előkészítő, döntéshozó, ellenőrző és képviseleti szerve. A projekt legmagasabb döntéshozó-irányító testületeként vezetői, stratégiai kontrollt gyakorol a projekt célok megvalósulása érdekében. A PIB testületként jár el, hatáskörét üléseken gyakorolja, a feladatokat tagjai között szükség szerint állandó jelleggel megosztja. - A nagyprojekt működésével összefüggő, a Támogatási Szerződésben, a Konzorciumi együttműködési megállapodásban, a jogszabályokban és a Kedvezményezettek belső szabályozásaiban meghatározott feladatok végrehajtása, ellenőrzése, a stratégiai célok és elvárások meghatározása. - A létrehozott projektszervezet optimális működési feltételeinek megteremtése, kialakítása és a működés segítése. - A projekt végrehajtásával kapcsolatban a Miskolc MJV Közgyűlése elé terjesztendő javaslatok és jelentések előkészítése, kidolgozása, véleményezése. - A projekt hatékony, gazdaságos és optimális megvalósítása érdekében a szükséges intézkedések megtétele. - A PIB ügyrendjének az elkészítése, jóváhagyása és rendszeres felülvizsgálata. A PIB állandó tagjait (7 fő) a projekt megvalósításának időtartamára a projekt indításáról szóló közgyűlési döntést követően, Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatának Polgármestere kéri fel és bízza meg. A Projekt Irányító Bizottság összetétele, állandó tagjai: - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzat Projektbiztosa 1 fő - Projektigazgató 1 fő - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzati Hivatal képviselője 1 fő - Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének képviselői 2 fő - Miskolc Holding Zrt. képviselője 1 fő - Miskolc Városi Közlekedési Zrt. képviselője 1 fő Projekt Irányító Bizottság elnöke A PIB elnökét és helyettesét a rendes tagok maguk közül választják egyszerű szótöbbséggel, nyílt szavazással. A PIB elnöke, mint a projekt stratégiai szintű testületének képviselője, munkáját a PIB tagjaival szoros együttműködésben, mindenkor egyetértésre törekedve végzi. 4

5 Az elnök feladata: - képviseli a PIB-et harmadik személyekkel szemben, különösen Miskolc MJV Önkormányzata, a Miskolc Holding Zrt. és az MVK Zrt. egyéb döntéshozó fórumain, - összehívja és vezeti a PIB üléseit, gondoskodik a jegyzőkönyv vezetéséről, a határozatok nyilvántartásáról, - indokolt esetben a PIB ülését soron kívül összehívja, és azon elnököl, - ellenőrzi a határozatok végrehajtását; - folyamatosan kapcsolatot tart a projekt szponzorral, a projektigazgatóval, a független könyvvizsgálóval, a projekt támogatását végző közbeszerzési és jogi képviselővel, - javaslatot tesz a PIB belső működését érintő döntésekre, a PIB ügyrendjére, - felelős: - a projekt terveinek jóváhagyásáért, - a projekt tervének végső elfogadásáért, - a projekt végrehajtása érdekében a szükséges szerződések és megállapodások megkötéséért, - a bizottság munkájának ügyrend szerinti irányításáért Városgazdálkodási- és üzemeltetési Bizottság - A Nagyprojektet érintő közbeszerzésekre kivételt képez a villamos pálya és a jármű vonatkozó döntést a Városgazdálkodási és üzemeltetési Bizottság hozza meg. - A villamos pálya és a jármű beszerzések esetén az eredménytelenségről szóló döntést a Városgazdálkodási és üzemeltetési Bizottság hozhatja meg Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzatának Projektfelelőse A Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzati Hivatalai közötti, szakmai feladatok koordinálására, valamint az érintettek körében a projekt képviseletére az Önkormányzat Polgármestere Projektfelelőst bíz meg Projekt Igazgatóság A Kedvezményezett Miskolc Városi Közlekedési Zrt. munkaszervezetében a projekt megvalósítás időtartamára a Projektigazgatóság ideiglenes szervezetként kerül kialakításra a Vezérigazgató közvetlen irányítása alatt. A Projektigazgatóság tevékenységét az MVK Zrt. működési keretei, szabályai szerint végzi, szükség szerint azonban saját hatáskörben ettől eltérhet, a projekt kötelező előírásai, igényei szerint. A Projektigazgatóság az MVK Zrt. munkaszervezetében a projekt végrehajtását célzó feladatokon túl más feladatot nem lát el. Miskolc Városi Közlekedési Zrt. szervezetén belül kialakított Projektigazgatóság szervezeti felépítését szemlélteti a lenti ábra. 5

6 ProjektIigazgatóság szervezeti felépítése Projekt Igazgatóság feladatai: - a projekt konkrét műszaki tartalmának, komplex organizációjának és a végrehajtás fő folyamatainak kialakítása, - a projekt napi irányításának ellátása a Projekt Szponzor és a Projekt Irányító Bizottság döntéseinek alárendelve, - változásokról javaslatot terjeszt a döntéshozók elé, (Projekt Szponzor, Projekt Irányító Bizottság, MMJVÖ Közgyűlés, Miskolc Holding Zrt. és Városgazdálkodási és üzemeltetési Bizottság, ha az ő hatáskörét is érinti a téma) - az irányítás, együttműködés fő formájának meghatározása a külső munkatársakkal: - a MMJVÖ Projekt biztosával, - a MMJVÖ Projektfelelősével, - független Mérnökkel, - független Közbeszerzési tanácsadóval, - független Könyvvizsgálóval, - a projekt Jogi szakértőjével, - Minőségbiztosítás szakértőjével, - a Kommunikációs vezetővel, - szakértői csoportok közötti egyeztetések bonyolítása, közös döntések generálása, - a projekt tervek összeállítása, feladatok ütemezése, koordinálása, - a tenderek főbb tartalmi vonatkozásainak meghatározása, döntések előkészítése, - projekt lebonyolításának koordinálása, operatív irányítása, - Mérnök részéről felmerülő, stratégiai döntést nem igénylő kérdésekben állásfoglalás, - rendelkezés az erőforrások felett, gazdálkodás a projekt idő- és költségkeretével, - a projekt adminisztrációs, dokumentációs, változásmenedzselési rendjének kialakítása, definiálása és működtetése, - pénzügyi elszámolás rendszerének kialakítása, működtetése, - a projekt feladatok végrehajtásának felügyelete, ellenőrzése operatív szinten, 6

7 - szakaszközi és szakaszzáró értékelések és jelentések készítése az IH és KSZ felé a projekt aktuális állapotáról, - teljesítések igazolása, kifizetések előkészítése, azok továbbítása az IH és KSZ felé, - a villamospálya-építés időszaka alatt az építéssel érintett ideiglenes menetrendszerinti villamos és autóbuszforgalom bonyolításának koordinálása a Forgalmi Igazgatósággal, - szakmai kapcsolat kialakítása az MVK Zrt. munkaszervezetén belül a projekt megvalósításában közvetlenül érintett szervezeti egységekkel, - műszaki átadás-átvétel során az átvevő szerepének betöltése az MMJVÖ-vel együtt. Projektigazgató A projektszervezet stratégiai és operatív szintje között átmenetet képez, szoros kapcsolatot tart a két szint között. A Projekt Szponzor által meghatározott formában együttműködik a Konzorcium másik tagjával, a MMJVÖ Projekt biztosával és a Projektfelelősével. A Projektigazgató viseli az általános felelősséget a Projektigazgatóság szervezetéért, a felállításáért, működtetéséért, és az eredmények eléréséért. - Projektigazgatóság munkájának közvetlen irányítása, - a Projektigazgatóság hatáskörébe tartozó munkavállalók felett munkáltatói jogkör gyakorlása SzB 01 Szervezeti és Működési Szabályzat pont szerint, valamint megbízási szerződések kötése külső támogató szervezetekkel, szakértőkkel, - a projektszervezet felállítása és működési rendjének kidolgozása, a projekt tevékenységéhez szükséges infrastruktúra kialakítása, - a projekt folyamatok működtetése a jóváhagyott célkitűzések, szakmai tartalom és pénzügyi keretek között, - a projekt képviselete minden külső testület, hangsúlyozottan a PIB előtt, - a projekt tervszerű előrehaladásához szükséges projektmenedzsment szintű döntések meghozatala, - a projekt teljesítésével összefüggő munkaszervezeti feladatok koordinálása, különös tekintettel, az építéssel érintett szakaszon, az ideiglenes, menetrendszerinti autóbusz és villamosforgalom bonyolítására, - felelős a szakmai és az üzleti szempontok érvényesítéséért a projekt minden szakaszában, - felhatalmazása van az erőforrások lekötésére és a konfliktusok önálló feloldására, - aláírási joga az MVK Zrt. munkaszervezetében az igazgatói szintre meghatározottakon túl, a PIB jóváhagyásának megfelelően, - számlaigazolás, - változtatások jóváhagyása vagy elutasítása. Műszaki főmérnök - a Támogatási Szerződésben meghatározott műszaki jellegű feladatok önálló elvégzése - a Projektigazgató munkájának támogatása Projektasszisztens - a projekt dokumentáció egységes, szabványos formában történő kezelése, naprakészen tartása, - a projekt során felmerülő adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, továbbítása, - emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb anyagok, dokumentumok szétküldése az érintetteknek, - találkozók, megbeszélések, tárgyalások, rendezvények technikai előkészítése, - kapcsolattartás a projektszervezet tagjaival, - a projektigazgató munkájának támogatása. 7

8 Pénzügyi menedzser - a pályázati konstrukció, a Támogatási Szerződésben meghatározott feladatok végrehajtásának pénzügyi és elszámolási folyamatainak eredményes megvalósítása, - a Projekt Státusz Jelentések (PSJ) rendszeres elkészítése, - pénzügyi elszámolások elvégzése, - a projekt elszámolási rendjének elkészítése, összehangolása a Kedvezményezett számviteli rendjével, - a projekt pénzügyi, elszámolási folyamatainak koordinálása, a megvalósítás előrehaladásának biztosítása, a helyszíni ellenőrzéseknél közreműködés, - kifizetési kérelmek, beszámolók, időszaki és zárójelentések, emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb a pénzügyi, elszámolási kötelezettséget dokumentáló anyagok elkészítése, - a projekt során felmerülő pénzügyi, elszámolási jellegű adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, dokumentálása, Műszaki menedzser - a pályázati konstrukció, a Támogatási Szerződésben meghatározott műszaki jellegű feladatok időbeli és pénzügyi kereteken belüli eredményes megvalósításában való közreműködés, - 31 darab alacsonypadlós villamos jármű az üzemeltetéséhez szükséges eszközök, berendezések beszerzésében, valamint ennek megfelelően a telephely és a javítóbázis alkalmassá tételében való közreműködés, - 22 vágánykm. vasúti pályaszerkezet rekonstrukciója és kiépítése, a hozzá kapcsolódó felsővezeték hálózat, biztosító berendezések, megállóhelyek újjáépítésének kivitelezői tervezői összefogása, - a projekt műszaki folyamatainak koordinálása, a megvalósítás előrehaladásának biztosítása, helyszíni ellenőrzések elvégzése, - emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb a műszaki előrehaladást dokumentáló anyagok elkészítése, - a projekt során felmerülő műszaki jellegű adatok, információk gyűjtése, rendszerezése. PR menedzser - a projekt válságkommunikációs és krízismenedzsmenti feladatokban szakirányú tevékenység végzése, - a projekt honlap és az azon megjelenő információk naprakészségében való közreműködés, - a projekt rendezvények szervezésében közreműködés, - a 31 darab alacsonypadlós villamos járműbeszerzés és a pályaépítési folyamatok kiemelt kommunikációjának végrehajtása, - a projektet érintő külső kommunikáció, információk figyelése, - a projekt PR és kommunikációs folyamatainak koordinálása, a megvalósítás előrehaladásának kommunikációja, - a projekt során felmerülő PR és kommunikációs jellegű adatok, információk gyűjtése, rendszerezése. Projekt munkatárs - a pályázati konstrukció, a Támogatási Szerződésben meghatározott projekt feladatok időbeli és pénzügyi kereteken belüli eredményes megvalósítása, - a projekt folyamatainak koordinálása, a megvalósítás előrehaladásának naprakész nyilvántartása, 8

9 ütemtervekben az időbeli kihatások figyelemmel való kísérése, - emlékeztetők, feljegyzések, jegyzőkönyvek, egyéb az előrehaladást dokumentáló anyagok elkészítése, - a projekt során felmerülő adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, - szakmai egyeztetéseken részvétel, javaslatok és különböző dokumentációk véleményezése, - kapcsolattartás a Projektszervezet tagjaival. Pénzügyi előadó - a projekt pénzügyi, elszámolási dokumentáció egységes, szabványos formában történő kezelése, naprakészen tartása, a pénzügyi menedzser munkájának elősegítése, - ellenőrzések során együttműködés, az ellenőrzésbe bevont dokumentumok előkészítése, jegyzőkönyvek, feljegyzések, észrevételezések elkészítése, - a projekt során felmerülő pénzügyi, elszámolási adatok, információk gyűjtése, rendszerezése, továbbítása, a projekttel kapcsolatos esemény nyilvántartás vezetése, - kapcsolattartás a Közreműködő Szervezet, az Irányító Hatóság és a projektben közreműködő külső szervezetek képviselőivel, - a projekt elszámolási rendszerében (EMIR) adatrögzítés, - az MVK Zrt-hez kapcsolódó pénzügyi és elszámolási kötelező jelentések, feladások határidőre történő elkészítése, 1.7. Független mérnök A Projekt során a mérnöki és műszaki ellenőri szolgáltatások biztosítására, a Projekt építési munkáinak koordinálására, a Projekt keretében történő építési beruházás és árubeszerzés felügyeletére a Kbt. rendelkezései szerint lefolytatott közbeszerzési eljárás során választunk független mérnököt. Egyedi szerződése alapján több feladatot lát a közbeszerzési folyamatban, az építési munkák kivitelezésének lebonyolításában, és a járműbeszerzés során. Főbb feladatai: - Az ajánlati felhívás, dokumentáció szövegtervezetének véleményezése, a dokumentáció műszaki leírásának, tételes költségvetésének a vonatkozó jogszabályok szerinti elkészítése, - A vágányépítési, valamint a kapcsolódó egyéb szakági feladatok napi szintű koordinációja; - A tervdokumentációk és a hatósági engedélyek, előírások alapján a kivitelezés folyamatos és állandó figyelemmel kísérése, műszaki, mennyiségi és minőségi ellenőrzés, az eltérések esetén a Megrendelő kapcsolattartójának tájékoztatása, a szükséges intézkedések megtétele; - Helyszíni kooperációs értekezleteken rendszeres részvétel és annak vezetése, a felmerült és megoldásra váró feladatok jegyzőkönyvi rögzítése, megoldásukra javaslat tétele; - Az elvégzett munkák elszámolni kívánt mennyiségének és az egységárak helyességének ellenőrzése; - A műszaki átadás-átvételi eljárás lefolytatásában való közreműködés Közbeszerzési tanácsadó A Kbt. szabályai szerint a közösségi értékhatárokat elérő értékű közbeszerzési eljárások lebonyolítására független közbeszerzési tanácsadó igénybevétele szükséges. A közbeszerzési tanácsadó feladata a közbeszerzési eljárás előkészítési és lebonyolítási tevékenység ellátása, melyek során legfőbb feladatai: - Az eljáráshoz kapcsolódó hirdetmények elkészítése, majd a Megbízó jóváhagyását követően intézkedés azok közzétételére, - A bizottsági ülések, továbbá a közbeszerzési eljárás lefolytatásával összefüggő valamennyi egyéb szervezési feladat ellátása; - Az ajánlatok bontásának lebonyolítása, 9

10 - Közreműködést a kizáró okok fennállásának vizsgálatában, az ajánlattevők alkalmasságának elbírálása, az ajánlatok érvényességének megállapítása, az érvényes ajánlatok értékelése, - Az eredményhirdetés lebonyolítása, - Tájékoztató elkészítése az eljárás eredményéről és annak a TED-ben (az Európai Unió Hivatalos Lapjában), valamint a Közbeszerzési Értesítőben való közzétételét, - A Közbeszerzési Döntőbizottság előtti eljárás során a jogi képviselet ellátása, amely a közbeszerzést érintő jogi kérdésekben való állásfoglalásra terjed ki; jogsértés esetén az eljárás befejeződésekor a Döntőbizottság határozatának megfelelően megfizeti a terhére megállapított bírságot, eljárási díjat és költséget, 1.9. Könyvvizsgáló A évi CXXIX. törvény (Kbt.) rendelkezései szerint lefolytatott nyílt közbeszerzési eljárás során kiválasztásra kerül a Projekt könyvvizsgálója. Főbb feladatai: - A Projekt Kohéziós Alap által támogatott kerete terhére történő kifizetni kívánt vállalkozói számlák alaki és formai ellenőrzése, szabályosságot igazoló nyilatkozat kiállítása számlánként. - Az Önkormányzat és az MVK Zrt. 2008, 2009, 2010, 2011 és évi mérlegbeszámolójának értékelése a Projekt támogatott költségeinek vonatkozásában (elszámolt költségek valódisága, bizonylatokkal történő alátámasztása, számviteli rendnek megfelelő értékelése a beszámolóban). - A beruházás befejezésekor esedékes az Európai Unióval történő elszámoláshoz a zárójelentés elkészítése, amelynek pénzügyi fejezetét a Megbízott auditálja. - A beruházás aktiválásának felülvizsgálata. - Konzultáció igény szerint a Projektet érintő számviteli és adózási kérdésekben Ügyvéd Az MVK Zrt. eljárás rendje alapján a Miskolc városi villamosvasút fejlesztése nagyprojekt megvalósításával összefüggő, nem közbeszerzési vonatkozású ügyvédi feladatok, tevékenységek végrehajtására meghirdetett ajánlattételi felhívás szerint lett kiválasztva az ügyvéd. Legfőbb feladatai: - A Támogatási Szerződés és mellékletei módosításával összefüggő jogi tanácsadás, valamint a Támogatási Szerződés módosításaival kapcsolatos tervezetek elkészítése - A szabálytalansági eljárások során az Ajánlatkérő jogi képviseletének ellátása, a bíróság előtti képviselet kivételével, - A Közreműködő Szervezettel, az Irányító Hatósággal és más érintett szervezetekkel történő kapcsolattartás, a résztvevők által nyújtott rendszeres információszolgáltatás alapján a jogi problémák azonosítása, illetve a felmerült kérdések megoldásához szükséges jogi tanácsadás, - A nagyprojekt előkészítési és megvalósítási fázisában megkötött szerződések áttekintése, esetleges módosításának véleményezése, e szerződésekből eredő igényérvényesítés esetén Ajánlatkérő jogi képviselete, a bíróság előtti képviselet kivételével. - Egyéb, a projekttel összefüggésben jelentkező, előre nem meghatározható, jogi képviseletet és szakértelmet igénylő eseti feladatok elvégzése Ajánlatkérő elvárásai alapján. 10

11 Az MVK Zrt.-nek a VNP végrehajtásában résztvevő szervezeti egységei Az ebben a fejezetben felsorolt feladatok a feltüntetett szakterületeknek kizárólag a VNP-vel kapcsolatos feladatait jelenítik meg. A szakterületek egyéb más feladatait az MVK Zrt. belső szabályzatai, eljárásai, utasításai tartalmazzák. Műszaki osztály - pályafelújításhoz és a meghosszabbítás szakaszára vonatkozó tervek véleményezése - felújított pálya fenntartásához kapcsolódó tevékenységek - alvállalkozók terepen történő munkavégzéséhez szükséges oktatások megtartása - műszaki szakfelügyelet biztosítása - kezelésükbe kerülő építmény, jármű, eszköz átvétele - új villamosjárművek kezelése, karbantartása - adatszolgáltatás a jelenlegi villamospályáról, járművekről és javítócsarnokról - megbeszéléseken való részvétel Forgalmi igazgatóság - villamospótlás biztosítása az építési munkák során - építésbe be nem vont területeken a villamosközlekedés biztosítása - kezelésükbe kerülő építmény, jármű, eszköz átvétele - szükséges egyeztetéseken való részvétel és adatszolgáltatás - villamospótlás során felmerülő vonalhálózati utastájékoztatási eszközök kihelyezése Marketing osztály - a projekt előkészítő szakaszában (ameddig nincs PR nyertes cég) PR tevékenység - villamospótlás miatti új buszmenetrendek elkészítése - forgalomváltozások közzététele - MVK Zrt. munkatársainak tájékoztatása a VNP aktuális eseményeiről - utasok tájékoztatása a PR céggel karöltve Logisztikai osztály - pályafelújítás során keletkezett bontott anyagok kezelése, tárolása - új járművek, eszközök anyagainak, alkatrészeinek raktározása Gazdasági igazgató - kifizetések jogosságának elbírálása - állományba vétel, aktiválás elveinek meghatározása, a folyamat felügyelete Pénzügyi és számviteli osztály Pénzügyi csoport feladatai: - bejövő számlák kezelése - utalás indítása a számla jellegének megfelelően (önrész + ÁFA vagy teljes összeg) - PIG munkatársak bére után befizetett járulékok igazolásának átadása Számviteli csoport feladatai: 11

12 - számlák könyvelése - beruházási főkönyvi számok kezelése - számlanyilvántartás, bankkivonatok nyilvántartása - bontott anyagok könyvekből való kivezetése - új eszközök aktiválása - adatszolgáltatás Humánügyvitel szolgáltatási osztály - adatszolgáltatás a bérekről, bérszámfejtés - PIG munkatársak felvételeztetése 12