BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR

Átírás

1 BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR SZAKDOLGOZAT Grabecz Ákos Nappali képzés Gazdaságinformatika szak Logisztika szakirány 2016

2

3 BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR Az információtechnológia szerepe a számvitelben Belső konzulens: Dr. Benkőné dr. Deák Ibolya Külső konzulens: Ruff László Grabecz Ákos Nappali képzés Gazdaságinformatika szak Logisztika szakirány

4

5 Szeretném megköszönni a szakdolgozatom elkészítésében segítő Balázs Anikónak, Csábi Anitának, Petromárkó Krisztinának és Lohn Máriának, hogy mindig készséggel segítettek az EKT folyamatainak megismerésében. Továbbá belső konzulensemnek Dr. Benkőné dr. Deák Ibolyának, hogy kordában tartott, amikor arra volt szükségem, de támogatott is az ötleteim és elképzeléseim hallatán. Köszönettel tartozom a testvéremnek Grabecz Norbertnek, amiért rendkívül részletesen elmagyarázta a gyakorlatias szoftverbevezetés lépéseit, illetve szintén köszönettel tartozom Horváth Richárdnak, aki megerősítette az elképzeléseimet a szemantikus webről. Rajtuk kívül azonban rendkívül hálás vagyok a BGF azon tanárainak, akik megszeretették velem a számvitelt és az informatikát, köszönöm tehát Juhász Imrének, Budainé Szekér Andreának, Zatykó Zsuzsannának, Szabó Szabolcsnak, Szabó Zsoltnak, Dr. Veress Attilának, Dr. Juhász Istvánnak, Dr. Kovács Endrének, Dr. Kása Richárdnak és Dr. Gubán Ákosnak a tanítást. Végül pedig szeretném megköszönni a családomnak, a barátaimnak és Kingának, hogy mindig mellettem állnak és biztosítják a legfontosabb hátteret, amely egy ilyen méretű feladat véghezviteléhez a legfontosabb.

6 TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezetés A számvitel és az IT kapcsolatának történeti feltárása A számvitel fejlődése A számviteli rendszerek csoportosítása információtechnológiai szempontból A számviteli információrendszer Számviteli törvény Számviteli politika A vállalati információrendszerek fejlődése és a számvitelinformációtechnológia kapcsolat A jelenkor Számvitel-információtechnológia A számvitel-információtechnológia rendszer felépítése Egy számviteli szoftver bevezetése A jelenkor integrált információrendszerén keresztül futó számviteli folyamat A könyvelés előkészítése Könyvelés ERP rendszerek Nyilvántartásba vétel OLTP Lekérdezés, kimutatás, elemzés, archiválás ERP, OLAP, Adattárház Adatkinyerés az adattárházakból BIG DATA, Adatbányászat A folyamat irányítása és egésze Business Intelligence, azaz intelligens üzleti információbiztosítás (BI) A végeredmények összefoglalása, döntés - MIS Az SAP Az SAP sajátosságai ABAP programozási nyelv SAP R/ SAP HANA SAP Crystal Reports és Lumira SAP Fiori Pénzügyi számviteli (FI) modul AR almodul Vevői követelések AP almodul Szállítói kötelezettségek AA almodul Befektetett eszközök GL almodul Főkönyvi könyvelés BA almodul Banki könyvelés

7 FM almodul Költségvetés menedzsment/ Alapkezelés TM almodul Utazásmenedzsment LC almodul Konszolidáció SL almodul Speciális főkönyvi könyvelés Egy európai kereskedelmi társaság (EKT) számviteli-információtechnológiai megoldásai Könyvelési folyamat az EKT-nál A könyvelés előkészítése Könyvelés és annak ellenőrzése (1/2) Tartalmi és fizetési jóváhagyás Utalási terv készítése, ellenőrzése és összevont jóváhagyása, utalás és automatikus könyvelés (2/2) Az EKT könyvelési folyamat racionalizálás javaslata OCR ellenőrzés és optimalizálás egységesítése Közös platform Az EKT-ban futó egyéb számviteli folyamatok A jövő számvitel-információtechnológiai lehetőségei Közműsített intelligens üzleti információbiztosítás Szemantikus web Accounting Intelligence, azaz intelligens számviteli információbiztosítás Programozott döntések és mesterséges intelligencia Összegzés Irodalomjegyzék

8 1. BEVEZETÉS A mindennapi életet vizsgálva hamar észrevesszük a pénz fontosságát. A pénz a mai élet egyik alapja, amellyel a gazdaságtannak nevezett terület foglalkozik tudományként. A gazdaságtudomány habár nem csak a pénzszerzéssel, a pénz megtartásával és a pénz hatékony felhasználásával foglalkozó tudomány, mégis véleményem szerint ezen három folyamat tökéletesítése és kutatása a gazdaságtudomány legfontosabb célja. A pénzszerzésnek számos különleges módja létezik ma már, amelyek különlegesebbnél különlegesebbnek tűnhetnek azok számára, akik először hallanak róluk. Egy dolog azonban közös ezen folyamatokban, amely a bizonylattal való alátámasztás előírása ugyanis a pénzszerzés körülményeit törvény szabályozza (hacsak nem talált pénzről, vagy magánszemélyek közötti pénzcseréről beszélünk). A bizonylati fegyelem azt jelenti, hogy minden gazdasági eseményről, amely hatással van egy társaság vagyonára (akár szerkezetileg, akár eredményt befolyásolva) bizonylatot kell kiállítani, amely tömören és teljesen leírja a gazdasági esemény részleteit. Ezen bizonylatok tartalmát a könyvviteli nyilvántartásokban kell rögzíteni (könyvelni). A könyvviteli tevékenység egy rendkívül összetett és kellő rutin nélkül bonyolultnak tűnő amúgy pedig végtelenül logikus rendszert alkot, amely információrendszert számvitelnek nevezünk. A mai gyakorlatban a könyvelés a legtöbb társaságnál a 21. századhoz méltóképpen számítógépek segítségével történik. A számvitel, az informatikában különleges szerepet tölt be, amelynek középpontjában az adatok hatékony rögzítése, tárolása, elérése és kezelése, illetve az információáramlás biztosítása, végül pedig az intelligens információbiztosítás folyamata áll. A dolgozatomhoz fűződő kutatómunkám eredményeként szeretném feltárni, megérteni és átlátni azt az információtechnológia által vezérelt rendszert, amely képes a számvitel feladatinak ellátására. A célkitűzésem az, hogy a szakdolgozat minden témakörét tüzetesen átvizsgáljam mind számviteli, mind informatikai szempontok alapján, hogy ezzel összeköthessem a két tudományágat, tehát leírhassam a számvitelinformációtechnológia kapcsolatot. A kérdés tehát az, hogy az információtechnológia miként képes a számvitel feladatait hatékonyan ellátni. E kérdés megválaszolásához a teljes vállalati integrált információrendszer működését át kell látni és érteni. A számvitel egy vállalat életében szinte mindenre hatással van, ezért nagyon nehéz lesz a dolgozatban megtartani az 3

9 irányvonalat és csak olyan mértékben leírni a kapcsolódó közvetlen és közvetett részeket, amennyire szükséges. Jelen szakdolgozatom tehát ezen módszertan, elképzelések és célok szerint épült fel. 2. A SZÁMVITEL ÉS AZ IT KAPCSOLATÁNAK TÖRTÉNETI FELTÁRÁSA Ahhoz, hogy átlátható legyen az IT és a számvitel kapcsolata, úgy gondolom, hogy először érdemes annak történetét megvizsgálni és a dolgozat megértéséhez szükséges alapokat a fejlődéstörténet segítségével lefektetni A SZÁMVITEL FEJLŐDÉSE A dolgozat minden fejezetében előfordulnak számviteli fogalmak, amelyek megértéséhez a jelen alfejezetben és az 1. sz. mellékletben tisztázom azok jelentését. A számvitel jelenlegi Magyarországi helyzetének bemutatása előtt úgy gondolom, hogy érdemes először annak történetét leírnom. Mivel a számvitel kialakulása időben igen messzire vezethető vissza, ezért a kialakulását nagy vonalakban az alábbi folyamatábrákkal és megjegyzéseimmel kívánom bemutatni ábra - A számvitel fejlődése Korai szakasz (Saját készítés, TÓTH, M doktori értekezés alapján) 1 Egyes elképzelések szerint a kezdeti írásjeleket és a papiruszt is leltárjellegű feljegyzések készítésére használták. Levante-ben rájöttek 2 a vagyon forrásának a jelentőségére. 1 A folyamatábrákat a Microsoft Visio nevű modellező programmal készítettem, amelyet a legalkalmasabbnak találtam erre a feladatra, a sokrétűsége miatt. 2 Pacioli, 1494-ben írta le a könyvében, hogy hogyan működött a levantei kereskedők számvitele. Őt tekintik a számvitel atyjának, habár Rangeo 1458-ban hasonló jelentőségű számviteli alapokat fektetett le, csak 1573-ban fedezték fel munkásságát. 4

10 Hiszen lehetséges hogy például az egyik kereskedőnek három nagyobb és jobb állapotú hajója van a másiknak pedig csupán egy, de érdemes tudni azt, hogy melyik saját és melyik van kölcsönből építve, hiszen a kölcsön után gyakran jelentős összegű kamatot és törlesztő részletet kell fizetni, amely befolyásolja a kereskedő jövedelmi helyzetét. Ez tehát azt jelenti, hogy nem csak azt kell bemutatni a kereskedőnek, hogy mije van, hanem azt is, hogy miből van. Ha saját pénzből vásárolt egy hajót, akkor mutassa meg a feljegyzései alapján, hogy a megvásárlás előtt a naplójában még nem volt hajó írva, csak pénz, a megvásárlás után pedig kevesebb pénze és egy hajója lett. Ez azonban csak egy eszköz körforgás, hiszen a kettős könyvvitel elméletében a készpénz szintén csak egy eszköz, mint a hajó, amelyet nem lehet forrásként feltüntetni. Ennek oka, hogy a hajó csupán a pénz egy másik megjelenési formája. A kettős könyvvitel kialakulása tehát arra irányult, hogy ha valaki hajót vásárol kölcsönből, akkor a naplójába legyen beírva, hogy a vásárlás előtt nem volt se hajója, se elég pénze hajóhoz, illetve a kölcsön felvétel és a vásárlás után tüntesse fel, hogy van egy hajója, több/ kevesebb pénze (a kölcsön mértékétől függően), illetve kölcsön visszafizetési kötelezettsége. 3 A kötelező könyvvitelt először Franciaországban írták elő ábra - A számvitel fejlődése Az alapok lefektetése (Saját készítés, TÓTH, M doktori értekezés alapján) A prognosztizáció jelentőségének felismerésével megteremtették a vezetői számvitel alapját, amelynek lényege, hogy a költségek csoportosíthatóak, ami azért hasznos, mert tárgyilagosabbá teszi a döntéshozatalt, a tervezést és az ellenőrzést, viszont kevésbé tényalapú a pénzügyi számvitelhez képest, hiszen míg a vezetői számvitel tervadatokkal is, addig a pénzügyi számvitel csakis tényadatokkal dolgozik. A négyszámlasoros elmélet véleményem szerint a számvitel legzseniálisabb része, amely számomra rendkívül meglepő, hogy ilyen korán megjelent. Lényege, hogy 3 A példával ellentétben a kölcsön nagyon fontos szerepet játszik egy vállalat életében, tehát az, hogy valamelyik gazdálkodónak kölcsön visszafizetési kötelezettsége van, nem feltétlen hordoz negatív jelentéstartalmat. Széchenyi a Hitel című művében erre is felhívja az Olvasó figyelmét. 5

11 a gazdálkodó négy különböző nagy csoportban (eszközök, források, költségek, eredményszámlák) ún. főkönyvi számlákon, vagy idegen szóval élve, kontókon tartsa nyilván a vagyonával kapcsolatos gazdasági események tartalmát. A főkönyvi számlák részletes bemutatását lásd az 1. számú mellékletben a főkönyvi számlákról, kontókról. A fordulónapi értékelés egyrészt az értékelési tartalék (lsd. 1. sz. melléklet), másrészt pedig az időbeli elhatárolások gondolatát teremtette meg. Az időbeli elhatárolás elve azt jelenti, hogy az olyan ügyleteket, amelyek a gazdálkodó vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetében szerkezetileg, vagy eredményt befolyásolva változást idéznek elő és több üzleti évet is érintenek, arányosítva kell kimutatni az adott gazdasági évre. Az időérték elv számviteli jelentősége pedig a korábbi időszakkal való vagyon és eredmény összehasonlításának elméletét jelenti ábra - A számvitel fejlődése Az alapok lefektetése Magyarországon (Saját készítés, TÓTH, M doktori értekezés alapján) Az 1723-as kereskedelmi dekrétum elindította Magyarországon a számvitel fejlődését, amelynek első lépéseként kötelezővé vált a számlasoros könyvelés. Az 1840-es évekbeli magyar szabályozás előírta, hogy minden gazdasági tevékenységet időrendben rögzíteni kell, ezzel megteremtve az idősoros könyvelést ben kötelezővé vált Magyarországon a folyamatos könyvvezetési kötelezettség. 6

12 1.4. ábra - A számvitel fejlődése A jelen és a legfiatalabb gyökerei (Saját készítés, TÓTH, M doktori értekezés alapján) A határokon átnyúló kereskedelem több számviteli problémát is felvetett. Egyrészt mivel az országok sajátosan alakították ki a számviteli elszámolási rendszerüket nehezen tudták egységesíteni és kielégíteni az egymással szembeni elvárásokat (pl.: számlatartalom). Másrészt pedig a különböző valutákban való könyvvezetés a változó árfolyamok miatt nem adhat átlátható képet a vállalkozásokról. Továbbá az általános forgalmi adóval való elszámolás mikéntje is komoly kérdéseket vetett fel. Ezekből a problémákból a rendszerváltásig a magyar gazdaság szinte kimaradt, onnantól kezdve viszont a külföldi tulajdonú cégek Magyarországra telepedése és az alapvető politikai szemléletváltás miatt szükségessé vált egységesíteni a számviteli elszámolás rendjét törvényi szinten. Ennek megfelelően 1991-ben megalkották a számviteli törvényt. Ez a törvény meghatározza a törvény hatálya alá tartozók beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét, a beszámoló összeállítása, a könyvek vezetése során érvényesítendő elveket, az azokra épített szabályokat, valamint a nyilvánosságra hozatalra, a közzétételre és a könyvvizsgálatra vonatkozó követelményeket. (1991. évi XVIII. törvény a számvitelről, 1 ) A gazdasági világ viszont rendkívüli fejlődésnek indult, amely komoly változásokat idézett elő. A számviteli törvény folyamatos aktualizálása révén felmerült az igény az egész törvény újraírására, amely a évben meg is történt. Azóta is a 7

13 2000. évi C. törvény a számvitelről (továbbiakban: számviteli törvény) hatályos országunkban. 4 Az Európai Unió elsődleges célja, hogy a tagországokat integrálhassa, amelynek egyik lépése az, hogy a számviteli elszámolások egységesen működjenek, ugyanis csak így egységesíthető a teljes gazdaság. Hiszen, mint írtam a bevezetőben, a gazdaság első lépése a számvitel 5. Erre a célra hozták létre a Nemzetközi Pénzügyi Beszámolási Standardokat (International Financial Reporting Standards, röviden és a továbbiakban: IFRS-ek), amelyeket idővel minden tagországban alkalmazni kell és ajánlottan folyamatosan közeledni kell hozzájuk. Ezen IFRS-ekhez tartoznak bizonyos irányelvek 6 is, amelyek szerint kell kialakítani a tagország számviteli törvényét. Az IFRS-ek tehát egy jövőben kitűzött standard számviteli célt jelentenek a tagországoknak, az irányelvek pedig ezen cél elérését szolgálják, kötelező jelleggel. Az IFRS-ek mellett a US GAAP egy további nagyon fontos számviteli elszámolási rendszer, amelyet az Amerikai Egyesült Államokban használnak. Ezen szabályozás jelentősen különbözik az IFRS-ektől, amelynek két fő oka van. Egyrészt az amerikai adó és számviteli törvények nincsenek olyan szoros kapcsolatban, mint az európaiak, másrészt pedig az amerikai vállalkozások nagy része a tőzsdéről szerzi a tőkéjének jelentős hányadát, ellentétben az európai vállalkozásoktól A S ZÁMVITELI RENDS ZERE K CS OPORT OS ÍTÁSA INFORMÁCIÓTE CHNOLÓGI AI SZEMPONT BÓL A számviteli rendszereket három főcsoportba sorolhatjuk információtechnológiai szempontból. Egyrészt törvény szabályozza a számvitelt. Másrészt a törvény külön szabályozza a különböző sajátosságú társaságokat. Harmadrészt pedig vannak törvényi alapelvek szerint választható részek, amelyekről döntenie kell a vállalkozónak és ezen döntéseit a számviteli politika nevű dokumentumban kell rögzítenie. Jelen alfejezetben először a számviteli információval szemben támasztott elvárásokat, majd a fent írt három rész legfontosabb elemeit igyekszem bemutatni főleg számviteli szempontból, majd a következő (2.3) alfejezetben információtechnológiai szempontból. 4 Az újraírástól függetlenül ezt a törvényt is az elmúlt 16 évben rengetegszer módosították. 5 Habár a gazdaság egy ciklusos rendszert alkot, amelybe bárhonnan bele lehet nézni. 6 Az EU egyik másodlagos jogforrása. 8

14 A SZÁMVITELI INFORMÁCI ÓRENDS ZER A számviteli információnak tárgyilagosnak kell lennie, ugyanis csak így tudja biztosítani annak hitelességét, igazolhatóságát és pártatlanságát. E három fogalom nagyon közel áll egymáshoz, ezért szeretném tisztázni őket a tisztánlátás érdekében. Igazolni, bizonyítani a számviteli törvények szerint csakis bizonylattal lehet, tehát csakis az tekinthető számviteli információnak, amely bizonylattal alátámasztható. A számviteli információ kizárólag akkor hiteles, ha egy független személy felülvizsgálta azt. A számviteli információ akkor lehet pártatlan, ha senkit nem részesít jogtalanul előnyben, tehát a törvényi előírásokat betartva adták ki. Ezeken az előszűréseken túllépve rangsorolhatjuk a számviteli információkat, azok lényegessége és időszerűsége alapján. Illetve egy másik megközelítésből, azok jósága alapján is csoportosíthatóak a számviteli információk a világosságuk, a félremagyarázhatatlanságuk és a kielégítő tömörségük alapján. A számvitel által generált információk egy rendszert alkotnak, amely rendszert a gyakorlatban az ún. főkönyv (szintetika) egységesíti. A különböző könyvelési szabályok és sajátosságok miatt (pl.: tárgyi eszközök, készletek stb.) a vállalkozásnak érdemes sajátos megoldási és önálló tárolási felületeket létrehoznia ezen eltérő részenként egyesével, amely elkülönített részeket analitikáknak nevezünk. A főkönyvbe lehetséges közvetlenül könyvelni, illetve az analitikákból a számviteli politikában meghatározott gyakoriságú feladásokkal. A fent írtaknak megfelelő információk rendszerezése egy olyan számviteli igény, amit az IT képes kielégíteni. A következő részben ezen megoldásokat igyekszem bemutatni S ZÁMVITELI TÖRV É NY Habár a számviteli törvény rengeteg mindent tartalmaz, én az alábbiakban az általam legfontosabbnak vélt pontokat igyekszem bemutatni. Kettős könyvvitel A kettős könyvvitel lényege, hogy a gazdasági eseményeket nem csak egy főkönyvi számlára könyveljük, hanem kettőre. 9

15 Például: alapanyag vásárlás későbbi fizetéssel: nő (tartozik) a 2-es mérlegfőcsoportba tartozó készletek közül a vállalkozás alapanyaga, illetve vele egyszerre nő (követel) a 4-es mérlegfőcsoportba tartozó források közül a szállítókkal szembeni kötelezettsége is. Könyvvezetési tevékenység A könyvvezetési tevékenység, vagy másképpen könyvvitel, olyan gazdasági események tartalmi nyilvántartása és az üzleti év végén történő lezárása, illetve összefoglalása az éves beszámolóban, amelyek hatással vannak a gazdálkodó vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetére. Kötelező feltüntetni egy könyvelési tétel rögzítésénél a könyvelés alapját szolgáló bizonylat azonosítóját, a könyvelés dátumát, a nettó, az adó és a bruttó összegeket és a tartozik és követel kontókat továbbá a gazdasági esemény rövid leírását. Az informatikai rendszernek tehát először is tárolnia kell a még nem könyvelt bizonylatokat, illetve állapot szerint meg kell tudnia különböztetni azokat a már könyvelt bizonylatoktól. Másodszor pedig biztosítania kell egy olyan könyvelő felületet, amely betartja a számviteli törvényben írtakat és hiba üzenetet dob az azoktól való eltérés esetén. Éves beszámoló A gazdálkodó a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről köteles az üzleti év lezárása után beszámolót összeállítani. A beszámoló mérlegből, eredménykimutatásból és kiegészítő mellékletből áll. A mérleg tételesen bemutatja a társaság vagyonának szerkezetét és nagyságát összehasonlítva a megelőző üzleti évvel. Az eredménykimutatás az adott üzleti évben elért eredményt vezeti le és hasonlítja össze szintén a megelőző üzleti évvel. A kiegészítő mellékletben a törvényben előírtakon túlmenő, további információkat kell ( ) megadni, amennyiben e törvény előírásainak alkalmazása, a számviteli alapelvek érvényesítése nem elegendő a megbízható és valós összképnek a mérlegben, az eredménykimutatásban történő bemutatásához. 4, (3), Számviteli törvény 10

16 Tehát például a kiegészítő mellékletben a fent említett két dokumentum előző évvel való összehasonlítás révén látszódó jelentős eltérések magyarázatát tartalmazhatja. Kötelező tartalmaznia többek között a számviteli politika bizonyos pontjait, átlagos munkavállalói létszám- és béradatokat, a kapcsolt vállalkozásokat, a tulajdonosokat, néhány kiemelt mérlegtétel változását stb. Informatikailag ez azt jelenti, hogy az információrendszernek tudnia kell tárolni a könyvvezetési tevékenység eredményét könyvelésenként, illetve műveleteket kell tudnia végrehajtani rajtuk. Az éves beszámoló elkészítésénél csupán egyszerűbb számítástechnikai műveletek szükségesek, mint az összegzés (mérleg összeállításnál), szorzás (eredménykimutatás levezetésénél) és arányosítás (időbeli elhatárolásoknál). Üzleti jelentés A gazdálkodónak a fent írtakon kívül az éves működéséről is írnia kell, amelyet az üzleti jelentés nevű dokumentumban kell rögzítenie. Habár szintén kötelező kiállítania a gazdálkodónak az üzleti év zárásával, nem az éves beszámoló része. Az éves beszámolót ugyanis közzé kell tenni és letétbe kell helyezni, az üzleti jelentést pedig csupán a vállalkozó székhelyén kell elérhetővé tenni. Az üzleti jelentés tulajdonképpen a beszámoló értékelése, kiegészítve a főbb kockázatokkal és a jövőbeni terv adatokkal, amely együttesen egy részletes elemzést kell, hogy tartalmazzon. Az üzleti jelentés tehát egy részletes elemzés szöveges összefoglalása, amely IT szempontból azt jelenti, hogy a rendszernek képesnek kell lennie összetett és hosszú feladatsorok elvégzésére nagy mennyiségű könyvelés által rögzített adattal S ZÁMVITELI POLITI KA A számviteli politika a számviteli információrendszer sajátosságait leíró dokumentum, amelynek összeállításánál kifejezett figyelmet kap az, hogy az adott vállalkozás a vagyoni, pénzügyi és jövedelmezőségi helyzetét bármikor a valóságnak megfelelően tudja bemutatni. A számviteli politika tulajdonképpen azt írja le, hogy a vállalkozás számviteli rendszere hogyan működik, amelyre azért van szükség, mert a számviteli törvény, nem köti meg teljesen a vállalkozások kezét, hanem választási lehetőségeket hagy. 11

17 A számviteli politika megalkotásánál figyelembe kell venni az alábbi táblázatba foglalt elveket. 1. számú táblázat Alapelvek a számviteli politika kialakításához ELV JELENTÉSE Testreszabottság elve A vállalat sajátos érdekeit figyelembe véve kell kialakítani. Teljes körűség elve Tulajdonképpen a törvényi előírások betartását jelenti. Egyértelműség elve A törvényi előírásokat sarkalatosan tartsa be a politika. Hasznosíthatóság elve Biztosítsa a politika a belső és egyaránt a külső információáramlást. Időszerűség elve Aktualizált legyen a politika a számviteli törvényhez. Következetesség elve A politikának ellentmondásmentesnek kell lennie és a változtatását csakis indokolt körülmények idézhetik elő. A számviteli politika tulajdonképpen egy szigorú szervezeti törvény, amelyet mindig be kell tartania a szervezet számviteli munkatársainak. Mivel ez egy szervezeti törvény, ezért módosítható a szervezet (képviseletére jogosult személy) által, de csakis indoklással és bejelentéssel, illetve ajánlottan a kiegészítő mellékletben történő indoklással. A számviteli politikában rögzíteni kell az ún. általános jellegű döntéseket, amelyek többek között vonatkoznak annak tisztázására, hogy a gazdálkodó milyen típusú beszámolót, azon belül milyen mérleget és eredménykimutatást állít össze és mennyire részletezi a soraikat, illetve a mérlegkészítés időpontját és a kiegészítő melléklet, illetve az üzleti jelentés részleteit. Továbbá a naptári évtől eltérő üzleti év intervallumát. Véleményem szerint azonban a legfontosabb számvitel-politikai általános jellegű döntés az a vezetői számvitel használatáról, a zárlat gyakoriságának meghatározásáról, illetve az eltérések jelentőségének mértékének meghatározásáról való döntés, ugyanis ezen rögzített döntések a könyvelők mindennapi munkavégzését jelentősen befolyásolják. A fent írtakon kívül a számviteli politikában több más dolgot is rögzíteni kell. 12

18 A számviteli politika részei: számlarend bizonylati szabályzat A számviteli politikával együtt elkészítendő szabályzatok: eszközök és források értékelési szabályzata eszközök és források leltárkészítés és leltározási szabályzata önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat pénzkezelési szabályzat A számlarendnek egy a gazdálkodó által kialakított számlatükröt kell tartalmaznia, illetve egy segédletet a számlatükörhöz, amely magyarázatot ad a számlák tartalmára, érték változására, más számlákkal való kapcsolatára satöbbi. A számlatükör kialakításánál kötelező betartani a törvényi jelölést a mérlegcsoportok tekintetében. 7 A bizonylati szabályzatban az kerül tisztázásra, hogy a vállalkozás mikor milyen bizonylatokat állít ki, illetve a befogadható bizonylatoknak mit és hogyan kell tartalmaznia. Az eszközök és források értékelési szabályzatában a mérlegbe bekerülő tételek (mérlegtételek: eszközök, források) több szempont szerinti vizsgálatát kell rögzíteni. Az eszközök értékelése közé tartozik főleg a minősítés meghatározása (általában tervezett használati idő, rendeltetés, illetve használhatóság azaz közvetlenül vagy közvetetten szolgálja a vállalkozás működését szerint), az immateriális javak és a tárgyi eszközök terv szerinti és terven felüli értékcsökkenésének kiszámítása (bruttó vagy nettó érték alapján, azon belül pedig milyen kulccsal), a készletek értékszámításának meghatározása (FIFO, vagy gördülő átlagár módszer), a döntés a valós értéken történő pénzügyi instrumentumok értékeléséről (él-e vele) 7 Lásd: 2. sz. melléklet a számlaosztályokról és a mérlegfőcsoportokról 13

19 az egyes eszközök bekerülési-értékszámításának meghatározása (a térítésmentesen kapott eszközökre, illetve a speciális esetekben végrehajtandó feladatok tisztázása), a deviza elszámolási árfolyam meghatározására (MNB vagy választott hitelintézeti árfolyam). A források értékelése közé pedig a kötelezettségek értékelésének módja (általában esedékesség szerint), illetve a céltartalék képzés rendje (mikor, mennyit). Illetve együttesen az eszközök és a források értékelésénél is rögzíteni kell a bizonylatolás módját, illetve azt hogy mely dokumentumokat lehet/ nem lehet számításba venni az értékelésnél. A leltárkészítési és leltározási szabályzatban azt kell rögzítenie a gazdálkodónak, hogy mit, hogyan, hol, milyen eszközökkel és kiknek kell leltároznia, illetve az ellenőrzés, értékelés és korrekció módját és azok output-jait. Az önköltségszámítási szabályzat a gazdálkodó által kínált termékek és szolgáltatások önköltség számítási módjának meghatározását jelenti. 8 A pénzkezelési szabályzatban a pénzforgalom biztosításának módját kell meghatározni, mind bankszámlá(k)ra, mind készpénzre, mind pedig értékpapírokra vonatkozóan. Rögzíteni kell a jogosultságokat, a felelősségi köröket, a pénztárbiztonsági előírásokat, a bizonylatolási módokat, a nyilvántartás-vezetés körülményeit, illetve a készpénzlogisztikával kapcsolatos részleteket A V ÁLLALATI I N FORMÁCI Ó RE NDS ZE REK FEJLŐDÉSE ÉS A S ZÁMVITEL-INFORM ÁCIÓTE CHNOLÓGI A KA PCS OLAT Ismerve a számvitel kialakulását, a jelenlegi állapotát, illetve az igényeit Magyarországon, a következő fejezetben az információtechnológia (vállalati oldalának) fejlődését fogom bemutatni. Úgy gondolom, hogy a vállalati információrendszereket definiálni nem lehetséges tökéletesen, és nem is volna érdemes ezzel próbálkoznom a dolgozatom jelenlegi 8 Lásd: 3. sz. melléklet az önköltségszámítás sémája 14

20 pontján, ezért az alábbiakban inkább ezen információrendszerek fejlődését fogom bemutatni. A felhasznált forrásaim nem egységesen írták le az évtizedek jellemzőit, ezért arra következtetek, hogy e hosszabb folyamatok többségének nem volt egyértelmű kezdőpontjuk. Az összeállításnál igyekeztem a leghitelesebb forrásaimnak nagyobb súlyt adni. Az ötvenes évek előtt papír alapú munkavégzés folyt a világ szinte minden részén, mind számviteli mind bármilyen más területeken. Az információtechnológia megjelenésével azonban a gazdasági élet is jelentősen megváltozott. Az EDP Elektronikus adatfeldolgozó rendszerek a vállalat üzleti adatait voltak képesek fogadni, tárolni, illetve egyszerű matematikai, és lekérdező műveleteket végrehajtani rajtuk. Nem teljes folyamatok adatait dolgozták fel, csupán egy-egy kiragadott feladatot. Az informatika kezdetlegességéből fakadóan tárhelyi nehézségek (fizikailag túl nagy terület kellett nekik) és magas költségek jellemezték re kifejlesztették Kelet Németországban az ASCOTA típusú könyvelőgépet, amely a számvitel és az információtechnológia kapcsolatának a gyökere véleményem szerint. Az 1980-as évekig használták világszerte, amikor is a személyi számítógépek (Personal Computer, továbbiakban: PC) és a táblázatkezelő programok cserélték le. Az első programok a bérszámfejtés, a könyvelés és a raktározás adatait kezelték, volt kereső funkciójuk (pl. cikkszám alapján kigyűjtötte a raktári tételeket), és előre definiált jelentések készítésére is alkalmasak voltak. (DR. KOVÁCS, L., KRIZSÁN, Z., SZŐCS, M., WAGNER, GY., 2009) 15

21 1960s TPS MIS 1970s DSS PPS/ MRP EIS ES GDSS 1980s ERP 1990s ERP-k fejlődése Kliensszerver architektúra SCM CRM SRM KMS PLM BI 2000s ERP-k fejlődése Rétegzett kliens-szerver architektúra Egyszerűsödő folyamatok SOA WS, VPN és CORBA 2. ábra - A vállalati információ rendszerek fejlődése a hatvanas évektől A hatvanas években már nem ömlesztve tárolták az adatokat, hanem eseményenként (tranzakciónként). A TPS Tranzakció feldolgozó rendszerek a tranzakció bekövetkezéskor azonnal feldolgozzák az adatokat és az előre beállított feladatokat azonnal el is végzik rajtuk. A tárhely problémák ekkor még továbbra is fenn álltak, de fokozatosan javultak. Számviteli szempontból ez azt jelenti, hogy nem csupán egy beviteli rendszerbe gépelték be a könyvelők a tartozik és a követel számlákat, illetve az egyenleget, hanem például a rendszer azonnal kiszámolta nekik az ÁFA összeget, illetve hibát jelzett, amennyiben eltérő értékek kerültek a tartozik és a követel számlára. A fájlokban és/ vagy programokban tárolt adatok helyett adatbázisokat hoztak létre (adatbázis-koncepció), amelyeket később a 70-es években még tovább fejlesztettek, ezért a TPS megnevezés helyett már OLTP-nek nevezték az optimalizáltabb adatbázisokat 9. Számviteli szempontból ez a kettős könyvelés két rendszerben történő rögzítésének megszűnését készítette elő, hiszen az idősoros és a számlasoros könyvelés is egy adatbázisba került. Habár ekkor még nem hierarchikus, hanem hálós adatbázisokat használtak, már ezek is lehetőséget adtak arra, hogy elég legyen egyféle rendszerben rögzíteni a könyvelést. 9 A későbbiekben részletesebben lesz az OLTP-kről szó. 16

22 Illetve megjelentek a MIS Vezetői információrendszerek is, amelyek már nem csak a könyvelést és a raktározást segítették, hanem a vezetők és középvezetők munkáját is a gyártással és a marketinggel kapcsolatos feladatok ellátásában. Ezen MISek a könyvviteli tevékenység során előállított számviteli információk alapján dolgoznak. Továbbá erre az évtizedre tehető a modern vállalatirányítási rendszerek őse is, amelyet német nyelvjárású területeken PPS-nek, míg angolszász területeken MRP-nek neveztek. Mivel az MRP elnevezés vált ismerté ezért a továbbiakban én is ezt a megnevezést fogom használni. Az MRP I. Anyagszükséglet tervezési rendszer egy adatbázisra épülő tervezési, irányítási rendszer, amely a kezdetlegessége miatt egyáltalán nem optimalizált ekkor még. Lényege, hogy a gyártási programban (MPS) meghatározott bruttó szükségletet nettósítja a készletek és a már megrendelt mennyiségek segítségével, illetve elemi szintre vetíti azt, az anyagjegyzéket (termékfát/ BOM-ot) felhasználva. Számviteli megközelítésben ez a készletnyilvántartások egy új ágát jelentette, hiszen az információtechnológia megteremtette a lehetőséget az MRP-vel a számvitel egy külön részének megalkotására. A hetvenes években jelentek meg a DSS Döntéstámogató rendszerek, amelyek az elemzők és a döntés-előkészítők munkáját segítették statisztikai, modellező és szimulációs megoldásokkal. Tapasztalatok és kutatások eredményeként a felmerülhető problémákról halmoztak fel ismereteket. (pl.: a megoldás módja, a probléma elemzése, optimalizálás, érzékenységvizsgálat, döntési változatok). Az üzleti intelligencia rendszerek elődjének mondható. Mivel a számvitelnek egy különálló ága a kontrolling, amellyel a szakdolgozatom keretein belül nem kívánok foglalkozni, ezért csupán annyit szeretnék a DSS-ekhez megjegyezni, hogy a kontrolling tevékenység munkáját segítették/ teremtették meg. Fontosnak tartom megjegyezni, hogy ekkor jöttek létre az első még kezdetleges operációs rendszerek. Továbbá az EIS Felsővezetői információrendszer eredetileg egy önálló szoftver volt, amely a MIS-hez nagyon hasonlított. A MIS-nél több adattal foglalkozik egy EIS. Nem csak egy-egy magasabb prioritású ágazat folyamataiból származó adatokat és információt szolgáltat, hanem a vállalat egészét, sőt kezdetlegesen annak környezetét is figyelembe vette, ezzel megteremtve a benchmarking alapját, amellyel elsősorban a kontrolling munkáját segítette. 17

23 Az ES Szakértő rendszereket szűkebb terület igényeinek kielégítésére használják. Gyakran az adott vállalat/ terület saját következtetéseket von le a bonyolult folyamatok eredményeként kapott adatokból, illetve tanuló (heurisztikus) alrendszert is gyakran használnak. Eleinte az új ismereteket a programkódba építették bele, később azonban külön adatbázist használtak erre a célra. Hátránya, hogy az emberi tényező nem kizárható, habár a kitanítást szolgálja a magyarázó alrendszer. A rendszer számviteli információk alapján kalkulál, amelyekből különböző módszerekkel állítható elő az igényt kielégítő információ. Továbbá az ES-ek fejlődésével megszületett az igény a számvitel felé a lehető legpontosabb kontírozásra. A GDSS Csoportos döntéshozatal támogató rendszer használatával egy valósidejű-adatbázist használ a csoport minden tagja (adatmegosztás). Bizonyos döntések meghozatalához nem elég egyetlen részlegnek az adatait felhasználni, hanem többére is szükség van. A különböző részlegek adatait viszont csak a részlegek vezetői ismerik tüzetesen, ezért nem lehetséges egy embernek meghoznia a döntést. Ilyen típusú helyzetekre találták ki a GDSS-eket. W(F)MS Munkafolyamat-menedzsment rendszerek jöttek létre a minőségmenedzsment fejlődésével, amikor is realizálták, hogy a minőség a folyamatok helyességén múlik, amelynek irányításához szükség van a megfelelő tervezésre, végrehajtásra, nyomon követésére és ellenőrzésére, azaz a minőségszabályozásra. Könyvelési hiba esetén a helytelenül könyvelőt vállalkozásonként változó mértékben kérik számon. Ehhez azonban szükség van egy nyomon követő rendszerre, amely alapján egyrészt visszakereshető a hibásan könyvelt számla, másrészt pedig a könyvelő azonosítására szolgáló jel. A nyomon követő rendszer viszont újabb igényt támaszt a számviteli rendszer irányába, amelynek lényege, hogy a könyvelés menete nem történhet ad-hoc módon, csakis egy előre meghatározott menetterv szerint. E-nélkül csak a hiba visszakeresésére lenne mód. Ahhoz hogy ne legyen hiba, szükséges kialakítani egy állandó munkamenetet, amely folyamatosan nyomon követhető és koordinálható. Erre ad megoldást egy WfMS. PMS Projektmenedzsment rendszer: a projektek mint kiemelt jelentőségű feladatok tervezésére, végrehajtására, nyomon követésére és ellenőrzésére használták. A PMS-ek kialakulásával megszületett az igény a számvitel felé, hogy külön kezelje a projekteket, hiszen azok nem az általános üzletmenet határai közé tartozó feladatok. 18

24 Az 1980-as években jelent meg a tovább fejlesztett MRP II. Gyártási erőforrástervezési rendszer, amely már a kapacitások tervezésével (zárt láncú MRP, amely jelentése, hogy egy adatbázis több részleget is kiszolgál integrálva egy CPS, kapacitásszámoló egységgel), pénzügyi információrendszer kialakításával, marketingtámogatással stb. is foglalkozik. Legfontosabb előnye, hogy képes szimulálni a lehetséges döntések eredményeit a támogatott ágazatok számára. Kifejlődése jelentős szerepet játszik véleményem szerint az ERP rendszerek kialakulásában, hiszen ezen információs rendszerek már több ágazatnak is nyújtottak információt, ami az elődjeikhez képest egyedülálló kiválóság. Számviteli szempontból ez a készletnyilvántartások egyszerűsítését jelenti, hiszen a könyvelőknek már nem kellett a kartonokból visszakeresniük a vásárolt, felhasznált vagy eladott mennyiséget, hanem a rendszer ezeket ismerve is kiszámítva tervezte meg a gyártáshoz szükséges erőforrások rendelését. Az MRP rendszerek mellett több gyártástervező és irányító rendszer is létrejött (OPT, APS, Push-Pull, stb.). A vállalati információrendszerek egyik alapja egy jól szervezett adatbázis. Ezen adatbázisnak több követelménynek is meg kell felelnie, például: valósidejűen kell viselkednie, hogy többen is egyszerre használhassák, következetes felépítésűnek kell lennie, különböző jogosultságokat kell kezelnie, és még sorolhatnám. Ezen követelmények teljesítésének egységesítésére találták ki a DBMS Adatbázis-kezelő rendszereket, amelyek számviteli jelentősége többek között, hogy használatával megszűnt a duplán könyvelés hibája, hiszen ha egy számlát az egyik könyvelő lekönyvelt, akkor egy másik könyvelő ezt láthatta és nem kezdett el vele ő is dolgozni, vagy ha mégis lekönyvelte ő is véletlenül, akkor egyszerű duplikáció-kiszűrő lekérdezésekkel ezt le lehetett ellenőrizni. Nyilvánvalónak gondolom, hogy a DBMS-ek előtt is szóban igyekeztek megelőzni ezt a problémát a könyvelők. Egyre több területüket le tudták fedni a vállalkozások szoftverekkel, amelyek hátrányaként a számítógépek lassabbak lettek, illetve megjelent az igény arra, hogy ezeket a programokat egységesítsék. Ezen igények kielégítésére jelentek meg az ún. All in one megoldások, azaz ERP-k, avagy vállalati erőforrás tervező rendszerek. Habár ma az ERP mozaikszót használjuk az integrált vállalatirányítási rendszerek rövidítésére, fontosnak tartom megjegyezni, hogy a 80-as években ezek a rendszerek valóban lefedték a vállalat (és csak a vállalat) egészének működését, a mai ERP rendszerektől jelentősen különböztek, hiszen még nem fordítottak akkora figyelmet a 19

25 szervezet partnerei felé, mint a későbbiekben, illetve az IT megoldásaik is mai rendszerekéihez képest kevésbé voltak optimalizáltak. Az ERP-kről a későbbiekben részletesebben írok majd. A kilencvenes évektől elindult a már meglévő rendszerek csiszolgatása. Az ERP-k átálltak a mainframe technológiáról a kliens/ szerver megoldásra. A hálózatokon belül a számítógépek (kliensek) képesek lettek elérni egy a szerveren lévő másik számítógép (szerver) által nyújtott szolgáltatást vagy hardvert (pl.: egy számítógép, amelyre nem volt nyomtató kapcsolva, szintén tudott nyomtatni, ha a szerver gép ezt lehetővé tette), míg korábban elkérték egy nagyszámítógéptől az adatokat, vagy elküldték neki a hardverrel kapcsolatos igényeiket (pl.: nyomtatandó bizonylatot). További ilyen nagy jelentőségű csiszolgatás a vállaltirányítás szemléletváltása a partnerekkel való kapcsolat prioritásának felismerése révén. SRM: Szállítókapcsolat menedzsment a beszerzési folyamatok irányítására használják (igény és beszerzési mód meghatározása, illetve a hasznos kapcsolatok fenntartása és javítása a vállalat eredményének növelése érdekében). CRM: Ügyfélkapcsolat menedzsment a források különböző megközelítésekről írnak, melyeknek a lényege összességében a következő: a kapcsolat a vállalat és az ügyfél között személyesebb, tehát vonzóbb és egyúttal értékesebb legyen az ügyfél számára, illetve, hogy a vállalatnak is többet érjen az ügyfélköre és rangsorolhassa is azt. SCM: Ellátási lánc menedzsment termelői, kereskedői és szolgáltatói tevékenységű vállalatok egyaránt használják a teljes ellátási lánc folyamataik irányítására (a kitermeléstől a végfelhasználókig, sőt a biztosított további szolgáltatásokig). KMS: Tudásmenedzsment rendszer célja a dolgozók tudásának feltérképezése a tudás négy dimenziója (tanulás, folyamat, technológia, cél, avagy: a folyamatos tudásfrissítés és a tudás múltja, a tudásszintje, a tanulástechnikája, a kitűzött tudásszint) szerint. Vállalatonként nagyon eltérő lehet. Ezen új partnerkapcsolati szemléletek megjelenésével egy új adatszolgáltatási ipar is megjelent, amelyek mentén adatpiacok, adattárházak és online elemzőszoftverek jelentek meg. PLM: Termék életciklus menedzsment felfogása szerint a termék életciklusának menete: elképzelés, példákba építés, tervezés, újra átgondolás, körülírás, meghatározás, 20

26 csiszolgatás és tesztelés, megfigyelés, ellenőrzés, jóváhagyás, beszerzés, gyártás, értékesítés és szállítás, felhasználás, javítás, fenntartás, kivonás és végül újrahasznosítás vagy megszüntetés. A felfogás különlegessége, hogy egységesíti a számítógép által vezérelt technológiákat, ezzel fokozva az eredményességet és a hatékonyságot. Ezen fent írt eszméknek véleményem szerint csak közvetett kapcsolata volt a számvitel munkájával, hiszen több lett a bizonylat, amellyel dolgozniuk kellett. A menedzsment és az informatika összefonódásának eredményeként megszülettek az első BIS üzleti intelligencia rendszer (a későbbiekben részletesebben kifejtem). A 2000-es években az informatika robbanásszerű terjedése miatt hatalmas technológiai áttörések történtek. Az ERP-k átálltak a réteges kliens/szerver architektúrákra, amely a karbantarthatóság, az átviteli sebesség, a megjelenítés és vele együtt a kezelhetőség, illetve a fejlesztés javulásához vezetett. Megjelent a SOA Szolgáltatásorientált technológia: Bár a SOA-t úgy reklámozzák, mint vadonatúj architektúrát, valójában nem más, mint újra feltalálása és alkalmazása azon elveknek és gyakorlatnak ( ), amelyeket az egyetemek számítástudományi kurzusain már 30 évvel ezelőtt tanítottak, de időközben elfelejtettek és nem vagy ritkán alkalmaztak a gyakorlatban. (TELBISZ, F., GÓDOR, B., 2007) Tulajdonképpen a különböző vállalatokban lévő szigetrendszerek egybe integrálásáról van szó. A sziget hasonlatot továbbvéve, a SOA egy híd két vagy több különböző szigetcsoport-rendszer (ERP rendszer) egy-egy szigetrendszere között. Gyakorlatiasan megfogalmazva egy olyan rendszerről van szó, amely az adott vállalatban megmutatja azt, hogy a szállítói, milyen szolgáltatásokat tudnak biztosítani igény esetén, illetve a vállalat is képes saját szolgáltatásait feltölteni egy ilyen rendszerbe a vevői felé. Tehát egy olyan belső rendszeri felépítést jelent a SOA, amely ún. vállalati szolgáltatási sínek (ESB) segítségével folyamatosan kapcsolatban áll a partnereivel, így nem kell telefonon, en, vagy más megoldást keresve rendelnie a vállalkozásnak beszállítóitól, hanem egy a beszállítókkal közösen használt programban ki tudja választani a feltöltött termékek és szolgáltatások közül az igényeinek kielégítésére a legoptimálisabbat. Magas fokú bizalomigénye miatt kevésbé elterjedt. WS Hálózatalapú technológia, avagy egy külső hálózaton (internet), vagy belső hálózaton (ethernet), vagy olyan belső hálózaton, ami külső hálózati megoldásokat 21

27 használ (intranet 10 ) történő adatcsere két vagy több számítógép között. Legnagyobb előnye, hogy olyan szoftverekkel is dolgozhatunk a számítógépünkön, amelyek nincsenek arra telepítve. Azonban ezt az előnyt árnyalja a web közvetítő szerepéből adódó lassúság. További nagyon fontos előnye, hogy a különböző gyártóktól származó, különböző programozási nyelven megírt szoftverek integrálhatóvá válnak ezen keresztül, amennyiben a gyártók ezt így alakították ki. Egy Linuxra írt programot tehát az interneten keresztül futtathatunk a Windows-unkon. Informatikailag ez a végek megkülönböztetését jelenti, avagy a back-end és a front-end elkülönítését. Míg a gyártó ha úgy akarja több front end-et is elkészít, hogy különböző operációs rendszerek, vagy adott esetben böngészők is futtathassák, addig ezek mind egy backendben végződnek. Ezen technológiával tehát lehetővé vált a számvitel számára az, hogyha annak igénye úgy a legteljesebben kielégíthető, hogyha nem csak egy ERP rendszert használ, hanem az ERP rendszerén futó főkönyvi modulhoz külső (nem az ERP rendszerhez tartozó), olyan analitika-szoftver kapcsolódik, amelyet más programozási nyelven írtak, vagy más operációs rendszerre készítették, mint az ERP rendszert, akkor is problémamentes legyen az adatátvitel az ERP rendszer és az analitika-szoftver között. VPN, azaz Virtuális Privát Hálózat elnevezésű lehetőséget fejlesztettek ki, az interneten keresztüli védett adatáramlás biztosítására. Egy olyan csőként vezeti az adatáramlást, amelyet más a hálózaton lévő jogosulatlan egyedek nem láthatnak. Tehát a könyvelők által rögzített adatokat, amelyeket az interneten keresztül oszt meg a cég valamilyen okból, csakis azok láthatják, akiknek jogosultságuk van hozzá. CORBA szabványgyűjtemény és architektúra Habár a CORBA első változatát már a 90-es években kifejlesztették, csak a 2000-es évekre lett kompatibilis az ERP rendszerekkel, ugyanis akkorra építették bele a valósidejű elvárásoknak megfelelni képes részeket. A CORBA egy olyan elosztott rendszereket leíró protokoll, amelynek betartásával, a vállalkozás kialakíthat egy olyan interfészt 11, amelynek használatával a vállalkozás gyorsíthatja a WS-eknél írt probléma megoldását. 10 pl.: Egy belső hálózaton létrehozott saját weblap, amit csak a belső hálózat kliensei látnak. 11 Két elemet összekapcsoló egység (pl.: kábel) 22

28 A számvitel-információtechnológia kapcsolat tehát a következőképpen szemléltethető. 3. ábra - A számvitel-információtechnológia kapcsolat A folyamat egyik fele, hogy számvitel megteremti az igényt a problémái és feladatai hatékony(abb) kezelésére, amelyet az IT képes kielégíteni információtechnológiai-megoldásokkal. A folyamat másik fele pedig, hogy az IT a fejlődése révén új lehetőségeket biztosít, amelyeket a számvitel felismer és kihasznál. 3. A JELENKOR SZÁMVITEL-INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIA Ebben a fejezetben a 4. és az 5. számú melléklet segítségével bemutatom a számvitel-információtechnológia használatának előnyeit, a rendszerét felépítő szoftverrészeket, egy számviteli szoftver bevezetését és egy integrált információrendszeren keresztül futó számviteli folyamatot. Habár a fejezetben írt technológiák és szoftverek egy részét már korábban kifejlesztették, csak a jelenre, illetve a közel múltra érett össze a rendszer eléggé ahhoz, hogy együttesként beszélhessünk róluk. 23

29 3.1. A SZÁMVITEL-INFOR MÁCIÓTE CHNOL ÓGI A REND S ZE R FELÉ PÍ TÉS E A számviteli rendszer három részre szedése informatikailag azt jelenti, hogy biztosítani kell egy olyan alapot (sztenderd szoftvert), amely minden társaságra egyaránt használható és, amely eleget tesz a törvényi előírásoknak, egy olyan az alapot meghaladó részt, amelyben a törvény külön szabályozásait képes kezelni a szoftver, illetve egy olyan változtatható részt is, amely képes igazodni a vállalat számviteli politikájába foglaltakhoz ábra - Egy számviteli szoftver felépítése információtechnológiai szempontból (Saját készítés) Ezen számviteli-információtechnológiai részek mindegyikét módosíthatatlanul kell tartania a rendszernek. 12 Példákért a számvitel-információtechnológia rendszer szoftverrészeinek működéséről lsd.: 4. sz. melléklet példák a számvitel-információtechnológia rendszer részeinek működésére 24

30 3.2. EGY SZÁMVITELI SZOFTV ER BEVEZETÉSE Telepítés szerverszinte n és a környezeti paraméterek beállítása Központi adatbázis paraméterezé -se Törzsállományok felvétele a központi adatbázisba és az adatmigráció első lépése Jogosultságke -zelés COE létrehozása/ Integrálás egy meglévő COE-be COE-k telepítése és az adatmigráció befejezése 5. ábra - Egy számviteli szoftver bevezetése egy meglévő IT rendszerbe A korábbiakban írtam arról a kliens/ szerver architektúra által biztosított lehetőségről, amely szerint elég egy szoftvert, vagy hardvert csupán a szerverre telepíteni ahhoz, hogy a kliensek is használni tudják. A telepítés, illetve integrálás, mint lépés emiatt sokkal egyszerűbb. Az új számviteli szoftver installálása szerverszinten történik. Telepítés közben a számviteli előírásoknak megfelelően és/ vagy a számviteli munkatársak közreműködésével megtörténik a szoftver környezeti paraméterezése is. Környezeti paraméternek nevezzük azokat a rögzített változókat, amelyek beállításával az IT környezetet egyértelművé tesszük a programunknak. Itt állítjuk be azt, hogy milyen hálózaton dolgozunk, hogy milyen meghajtók és könyvtárak legyenek az alapértelmezettjei a különböző modulok különböző tranzakcióinak, hogy melyik nyomtatót és melyik papírtípust használják az adott entitások stb. A feltelepített szoftveren további beállításokra van szükség a használatba vétel előtt. Mivel a számvitel igényli a valósidejű adatbázist, ezért az IT-nak érdemes egy központi adatbázisban tárolni az ún. szakmai paramétereket. Szakmai paraméternek tulajdonképpen a számviteli politikában leírt eljárások és módszerek IT környezetbeli rögzítését értjük. 25

31 Tehát, például folytat-e vezetői számviteli tevékenységet a cég, vagy például hogyan kezeli a devizás számlákat, milyen bankszámlákat és házipénztárakat használ, illetve olykor lehetőség van véleményem szerint törvényellenesen a negatív sztornó beállítására is. Miután a szoftver megismerte az információtechnológiai és a számviteli környezetet, szükséges a vállalat törzsállományát is betáplálni a szoftverbe. Elsősorban a vállalat vevői, szállítói, hitelezői (teljes cégnév, cím, adószám, EU-adószám, bankszámlaszám, IBAN szám, kapcsolattartók adatai) és munkatársai adatait, illetve a készlet- és tárgyi eszköz listát érdemes betáplálni. Továbbá a számlatükör is egy törzsjellegű adat, amelyet a törzsállomány megadásakor kell felvinni. Amennyiben egy meglévő számviteli szoftvert cserél le a vállalkozás, akkor az átemelni kívánt adatokra külön hangsúlyt kell fektetnie, hiszen komoly hibák keletkezhetnek az ellenkezőjéből (pl.: formátumütközés, ismeretlen környezeti paraméterekre való hivatkozás). E probléma kiküszöbölésének folyamatát adatmigrációnak nevezzük. A folyamat két részletre szakad, hiszen a napról napra változó adatokat nem lehet átemelni egy olyan szoftverbe, ami még nem állt működésbe. Ennek oka, hogy egy számviteli rendszer bevezetése több napot, hetet, hónapot vagy akár évet is igénybe vehet, és a ma rögzített adatok, holnap már megváltozhatnak, de a rendszer még nem áll készen a telepítés előtt a változtatás rögzítésére. Habár a szoftver már késznek tűnik, az egyik legfontosabb lépés még hátravan, amely a jogosultságkezelés. Windows környezetben Active Directory-t (továbbiakban: AD) használ a rendszeradminisztrátor a jogosultságok beállítására, amelyben úgynevezett entitásokat kezel. Az entitás vagy magyarosabban egyed a számítógépes környezet egy nagyon fontos fogalma. Az entitás legtipikusabban személy, illetve számítógép. Az AD-ben tehát a különböző típusú entitások kezelhetőek. A kezelhetőség azt jelenti, hogy tulajdonságokat (attribútumokat) állíthatunk be, illetve meghatározhatjuk a kapcsolatot a különböző egyedek között. Példa az attribútumokra: egy vezető elindíthatja a pénzutalást, míg egy alacsonyabb beosztású nem, vagy a folyosói nyomtatót csak az emeleti számítógépek használhatják. Példa a kapcsolatokra: Vezető Béla a felettese Beosztott Bélának, vagy Vezető Béla számítógépe az XYZ azonosítójú. 26

32 Fontos továbbá, hogy az entitások egymásra épülnek. Szintén egy példával elmagyarázva azt jelenti, hogy ha bizonyos művelet csak Vezető Béla számítógépéről végezhető el, amely számítógépre Beosztott Béla bejelentkezett, akkor Beosztott Béla nem végezheti el a műveletet, hiszen hiába jogosult a számítógép arra, a felhasználó (user) nem az. Amennyiben egy kevesebb embert foglalkoztató vállalkozásról beszélünk, a jogosultságok kezelése, megtörténhet a fent írt módon egyesével, de egy nagyobb cég esetében érdemes csoportházirendet létrehoznunk, amelyet Windows környezetben az AD-n belül a Group Policy Management-tel tehetünk meg. A csoportházirenddel egységesen állíthatjuk át a létrehozott csoportok jogosultságait. Például beállíthatjuk, hogy a könyvelők ne rendelhessenek irodaszereket, hanem csak könyvelhessenek, és a beszerzési munkatársak ne könyvelhessenek, de rendelhessenek irodaszereket. A szoftver habár már kész van, érdemes átnézni véleményem szerint, hogy mikre van még szüksége a szoftver használóinak (Adobe Reader, MS Office, levelező program stb.) és azokkal együtt egy Egységes Irodai Környezetet, azaz Common Office Environment-et (továbbiakban: COE) létrehozni. A folyamat lényege, hogy a meglévő operációs rendszert és a telepített programokat a fentiekben tárgyalt beállításokkal összecsomagolja a rendszeradminisztrátor, és magként veti el a szükséges számítógépekbe. Ezen számítógépeken tehát nem szükséges egyesével végigcsinálni a fent írt folyamatokat, hiszen a kész változatot kapják meg a gépek a COE-k segítségével. A vállalkozás minden (releváns) számítógépére telepített szoftver viszont még mindig nem üzemképes, hiszen az adatmigrációnak csak az első (nem napról napra változó) része valósult meg. A COE-k telepítése után szükséges az adatmigráció befejezéseként a folyamatosan változó törzsek átemelése a folyamatos változásokkal dolgozni képes új számviteli szoftverbe A JELENKOR INTE GRÁLT INFORM ÁC IÓRENDS ZERÉN KE R ESZTÜL FUT Ó SZÁMVITELI FOLYAM AT A korábban írtak alapján láthatjuk tehát, hogy egy vállalkozás több rendszert is használ, amelyek mindegyike rendkívül fontos szerepet tölt be a vállalkozás életében. Ezen rendszerek mindegyike magába foglal több technológiai megoldást, folyamatot, 27

33 szemléletet és alkalmazást. Egy vállalat, amely szeretne versenytársai előtt járni a technológia terén, ezen rendszerek valamennyiét érdemes használnia. Ehhez azonban ezeket a rendszereket össze kell kötnie az adott vállalatnak, tehát integrálnia kell az integrált rendszereit. A fejezetben az alábbi ábra elemeit, illetve az ábrázolt folyamatokat szeretném bemutatni számviteli szempontból, úgy hogy egy számviteli folyamat lépéseit sorra megvizsgálom. 6. ábra - Egy integrált információrendszer működése (forrás: DR. DEÁK, I., DR. BODNÁR, P., DR. GYURKÓ, GY. 2008, 191. oldal Kiegészítve saját vélemény alapján) A KÖN YV ELÉS E LŐKÉSZÍTÉSE Egy könyvelési folyamat kezdőpontjának több mindent is tekinthetünk a könyvelés sokrétűsége miatt. A komolyabb számviteli sajátosságokból adódó nehézségek és az információtechnológia összetettsége miatt az alábbiakban a szállítói számlák beérkezését fogom kezdőpontnak tekinteni. A számlák feldolgozását az adott cég a sajátosságaihoz mérten előkészíti (szkenneli, vonalkóddal vagy más azonosítóval látja el, a címzett részlegre továbbítja, időbélyegzővel látja el stb.). 28

34 KÖNYV ELÉS ERP RENDS ZE REK A könyvelők a számlák feldolgozásához az ERP rendszerek különböző számviteli moduljainak különböző tranzakcióit 13 használják. Egy ERP rendszer alatt egy adott vállalkozás valamennyi adat és információ feldolgozását megvalósító információrendszerét értjük, mely a személyzeti, termelési, kereskedelmi, tervezési, készletgazdálkodási, pénzügyi, illetve vezetési, irányítási, stb. folyamatok egységes, integrált számítástechnikai kezelését megvalósítja. Az ERP rendszerek funkcionális részekre oszlanak és a szakterületi igényeket modulokkal fedik le. A moduláris felosztás ERP rendszerenként különböző, de lényeges jellemzőjük, hogy egy egységes adatbázisra épülő, lépésenkénti bevezethetőségi lehetőséget kínálnak. - Molnár Bálint (2014, ELTE) Az ERP rendszerek tehát nem csak a számvitel feladatait képesek kielégíteni, hanem számos más vállalati igényt is. Ezen rendszerek képesek betartani az előző fejezetben írt követelményeket, illetve használják a korábban bemutatott technológiák jelentős részét is. Az ERP rendszerek jellemzői: Moduláris felépítésű Valósidejű adatbázis SQL alap Projekt típusú üzletvitel Internetes támogatás (pl.: árfolyam, levelezés frissülése) Több nyelv és több valuta használata Az ERP rendszerek legfőbb kritériumai: Központi adatbázis használat o Többszintű, hierarchikus jogosultsági rendszer Adatok a keletkezés helyén kerülnek bevitelre Legitimitás (törvényesség) biztosítás Egységes kezelő felület biztosítása 13 Nem minden ERP rendszer nevezi egységesen tranzakció -nak az adatok feldolgozásához szükséges menüpontokat. 29

35 Duplikálódás kizárása Egyéb fontos elvárások az ERP rendszerek felé: Folyamatkezelés minden-minden releváns adattal kapcsolatban van Vállalat teljes működésének lefedése Minőségbiztosítás és munkafolyamat menedzsment a bevitt adatért az felelős, aki bevitte azt Egységes adatokból egységes, de tetszőleges kimutatások, diagramok, táblázatok készítése A könyvelő tehát a megkapott számla tartalmát rögzíti a használt ERP rendszer pénzügyi-számviteli moduljában. Bizonyos (tipikusan logisztikai és pénzutalási) folyamatok automatikusan könyvelésre kerülnek és nincs szükség kontírozásra, azonban a kontók kijelölése továbbra is nagyon fontos feladat, hiszen ezen automatizmusok után is bőven maradnak olyan tételek, amelyek könyvelési technikája eltér az automatizálhatóktól, valamilyen ok folytán NYILVÁNTART ÁSBA V ÉTEL OLTP A számlák ezután bekerülnek a nyilvántartásba, amely az ERP rendszer valósidejű központi adatbázisát jelenti. Az erre a célra használt adatbázisrendszer alkalmazást nevezzük OLTP-nek, azaz online tranzakció-feldolgozásnak. Az OLTP-k tulajdonságai: Képes az adatbázisában tárolt adatok változtatására, egyértelmű azonosításra, aktualizált (időben pontos), képes egyszerre több alkalmazást kiszolgálni, ellentmondás nélkül, következetesen kezeli a tárolt adatait (pl.: nem lehet nevet beírni a születési dátum helyére), homogén adatforrással dolgozik, tehát egy adat csak egyszer van tárolva, hiába használja több osztály is a vállalatban, logikai csoportosítást enged az adatbázis-tervezőnek, beépített adatvesztés elleni védelmet biztosít, gyors adatszolgáltatást biztosít, könnyebben használatható (programozási nyelvekhez képest), 30

36 integrálható, tehát több alkalmazás is képes egyszerre rácsatlakozni és vele dolgozni. Ezen OLTP rendszereken kívül a legtöbb vállalat használ egyéb adatforrásokat is, amelyek lehetnek táblázatkezelők, vagy más nem ERP rendszer szoftver adatbázisa. Ezen adatbázisok alkotják tehát az integrált információrendszerek magját LEKÉRDE ZÉS, KIM UTATÁS, ELEM ZÉS, ARCHIVÁLÁS ERP, OLAP, ADATTÁR HÁ Z Az adatokkal (általánosságban) három dolog történhet, az ERP rendszer visszakéri őket és kimutatások, lekérdezések elkészítéséhez használja fel őket, vagy közvetlenül egy OLAP elemző rendszerbe kerülnek, ahol összesített formában jelennek meg, esetleg felhasználva más modulok adatait is, vagy archiválódnak egy adattárházba, vagy adatpiacba. Az OLAP Online analitikus feldolgozás az IT egyik legzseniálisabb vívmánya, amelyet Codd 1992-ben definiált elégséges, de nem tökéletes szabatossággal. Az OLAP rendszerek tulajdonságai: Többdimenziós adatbázis (nem adattáblákkal, hanem adatkockákkal dolgozik a gyorsabb elérés érdekében), amelynek adatforrása valamilyen OLTP rendszer. Míg az OLTP tranzakció feldolgozásra való, addig az OLAP az főleg lekérdezésekre és kimutatásokra van optimalizálva. Összesített adatokkal dolgozik, tehát egy kimutatás elkészítésekor nem adja oda az összes rekordot, amiből dolgozott, hanem csupán a kész számokat, aggregált formában, amelyet a sebesség növelése érdekében tesz. Habár hatalmas adathalmazzal dolgozik, amelyeknek lekérdezése olykor rengeteg időt vesz igénybe, mégis képes folyamatos mérésekre is az ún. KPI, fő teljesítménymutatók előredefiniálásával. A könyvelés után a rögzített adatok biztosan bekerülnek egy OLAP rendszerbe, külön-külön, illetve aggregált formában is, ami azt jelenti például, hogy egy kapott számla, amelyről rögzítettük, hogy ki állította azt ki és mik az ő adatai, illetve mi a 31

37 számla tartalma, és mik a kötelező dátumok 14 időpontjai, továbbá hogy milyen kontókra könyveltük a gazdasági eseményt, csupán egy-egy rekord lesz. Gyakorlatiasabban például, az adott hónapban könyvelt bejövő számlák összegeit az OLAP technológiával azonnal összegzi a cég, így amikor erre az összegre kíváncsi valamelyik vezető, akkor csupán ezt az előre kiszámított mutatót kéri le nem pedig az összes adatot, hogy az egész összegző műveletet ő futtathassa le. Az OLAP szoftver tehát előre dolgozik. Azonban ez rendkívül megterhelő lenne a számára, hiszen állandóan frissítenie kellene önmagát, ezért csak ütemezve (tipikusan esténként, amikor már senki sem könyvel) történik meg az adatok OLAP rendszerbe való betöltése. Ez az adattárolási módszer nem feltétlen optimalizált IT szemszögből, de nem is ez a célja az OLAP technológiának, hanem hogy az IT és a gazdaságtudomány szemléletét optimalizálja. Véleményem szerint a gazdaságinformatika egyik legfontosabb vívmánya, (talán kialakulásának gyökere is) az OLAP. A második lehetőség, hogy az ERP rendszer visszakéri a lekönyvelt számla adatait az OLTP adatbázisrendszertől esetleg például egy ad-hoc jellegű egyszerű lekérdezésre, vagy csupán a számlakép megtekintésére, ha azt szkennelt változatban is tárolják, vagy ellenőrző/ teljesítménymérő lekérdezésre stb. A számviteli politika tartalmaként megírt bizonylati szabályzatban leírtak alapján a könyvelt bizonylatokat bizonyos időközönként archiválni kell. Fontos, hogy az IT archiválás eltér a valós archiválástól. A számlák IT archiválása azt jelenti, hogy egy adattárházba (Datawarehouse) kerülnek, ahol a könyvelés minden részletét tárolják. A használatának szükségessége nagyon hasonlít a vállalkozásokban kialakított archívum szobák szükségességéhez. A legfrissebb bizonylatokat érdemes a könyvelők irodájában tartani, hogy azok könnyen elérhető távolságban legyenek, de a régebbieket érdemes elkülöníteni, hogy azok ne foglalják a helyet. Az adattárházakon belül léteznek ún. adatpiacok (Data mart) is, amelyek egy adott részleget szolgálnak ki. Az adatpiac fogalom véleményem szerint rendkívül félrevezető, hiszen nem az adatokkal való kereskedésről van szó, hanem a vállalati struktúra részletezettségéből fakadó adat kiszolgálási nehézségek megelőzéséről. Hasonló a bizonylatok tárolása az adott könyvelési irodában, ahol külön-külön mappákba, aktákba, fachokba érdemes 14 Számlázott időszak vagy időpont, számla kelte, teljesítési időpont, fizetési határidő 32

38 elkülöníteni a bizonylatokat a kialakított szervezeti-kultúra szerint. Véleményem szerint az adatrekesz elnevezés helytállóbb a feladatra ADAT KINYE RÉS A Z AD ATT ÁR HÁ ZA KBÓL BIG DATA, ADATBÁNYÁ S ZAT Az adattárházakban a nagyvállalatoknál, de egyre inkább a kkv-knál is hihetetlen mennyiségű adat halmozódik fel, amelyeknek olykor egy részét szeretné használni a cég, olykor pedig szinte az egészet. A hatalmas mennyiségű adattal való legegyszerűbb feladatok is rendkívül idő- és teljesítményigényesek. Ezen problémát jelenti a BIG DATA, amelynek a megoldására való törekvést és módszertant adatbányászatnak nevezik. Az adattárházakban tárolt adatok az archiválásuk ellenére is fontos információkkal szolgálhatnak a vállalkozásnak. Az adatbányászat strukturáltan tárolt adatokból álló nagy adathalmazok feletti olyan elemző feldolgozásokat jelent, amelyek közvetlen célja előre nem feltételezett, új szabályok és viszonystruktúrák feltárása, végeredményben pedig valamilyen jelenség jobb megértése,- a jövőbeli viselkedésére vonatkozó előrejelzések bizonytalanságának csökkentése. A gazdasági informatika alapjai BENKŐNÉ DR. DEÁK IBOLYA, DR. BODNÁR PÁL, DR. GYURKÓ GYÖRGY A számvitel egyik alapelve a tartalom elsődlegessége a formával szemben azt jelenti, hogy mindent, amit az adott bizonylat tartalmaz rögzíteni kell, függetlenül annak sokaságától. Véleményem szerint ezen számviteli alapelv a BIG DATA probléma egyik főgyökere A FOL YAMAT I RÁNYÍT ÁSA ÉS EGÉSZE BUSINESS INTELLIGENCE, A ZA Z INTELLIGENS Ü ZLETI INFORMÁCIÓBI ZT OSÍ TÁS (BI) A Business Intelligence fogalmat sokak szerint helytelenül fordították üzleti intelligenciának, hiszen ebben a fogalomban az angol intelligence szó másodlagos jelentése a helytálló, amely a hírszerzés. Magyarország történelme miatt azonban a hírszerzés szóról szinte csakis negatív dolgok jutnak a magyar emberek eszébe, ezért ez a fordítás sem ígérkezne szerencsésnek. Az intelligencia szót viszont továbbra sem kívánom önmagában használni a dolgozatom hátralévő részében, mert úgy gondolom, 33

39 hogy az nem volna helytálló és emiatt rontaná a fogalom érthetőségét. A továbbiakban intelligens üzleti információbiztosításként fogok rá hivatkozni. Az intelligens üzleti információbiztosítási rendszer a DSS-ek utóda, de a fogalom magába foglalja a DSS-eket, az EIS-eket, az OLAP rendszereket, az adattárházakat és az adatbányászatot is. Alapvető célja a döntéshozás támogatása. Használják őket, prezentálásra, mutatók számítására, statisztikák elkészítésére és csakis számítógéppel megvalósítható statisztikákra is (korrespondenciaanalízis, klaszterelemzés, döntési fa készítés, hitelminősítés, stb.), modellezésre, szimulálásra, főleg adatbányászatra, de előfordul hang-, kép-, videó- és szövegbányászat is, különböző területekről (üzemekből, ágazatokból, gyárakból stb.) kapott adatok összesítésére és még nehezen megszámlálható számú példát írhatnék. Szoftverszempontból három alapszoftver szükséges hozzá. Az adatok tárolásához kell egy adatbázis-kezelő, az adatbázisból a megjelenítési felületbe való betöltéshez kell egy adatbetöltő, illetve kell maga a megjelenítési felület is. Ezen alapszoftverek után szükséges olyan további programokat használni, amelyek képesek a bonyolult, összetett és nagy mennyiségű számítások elvégzésre pl.: IBM SPSS, IBM Cognos. Ezen programok különböző technológiákat használnak, amely technológiákat értékük és összetettségük alapján csoportokba sorolhatunk (e két ismérv szinte Optimalizálás "Mi lenne a legjobb nekünk?" Előrejelzés Monitorozás Elemzés Lefúrás "Mi történhet?" Szimulációk Adatbányászat "Mi történik?" Dashboard-ok Scorecard-ok "Miért történt?" OLAP technológiák Adatvizualizációs technológiák "Mi a gyökere a történésnek? Relációk keresése Ad-hoc lekérdezés "Milyen gyakran történik ez?" "Hol történt?" "Mennyiszer fordult eddig elő?" Lekérdezés "Mi történt?" Jelentések (riportok) Kikeresések 7. ábra - BI technológiák értékük és összetettségük szerint csoportosítva (Saját készítés) 34

40 függvényszerűen egyenes arányban van egymással). Az üzleti tudásbiztosító rendszereket, rendszerként több modell szerint is kiépíthetőek. Véleményem szerint a 21. századnak leginkább megfelelőek a nyílt forráskódú és az önkiszolgáló modellek. 8. ábra - A nyílt forráskódú és az önkiszolgáló BI modellek A nyílt forráskódú rendszer lényege, hogy azt bárki ingyenesen elérheti és újra- vagy átprogramozhatja, saját igényei és/vagy meglátásai szerint. 15 Az önkiszolgáló rendszer, tulajdonképpen egy olyan szoftverek közötti kommunikációt jelent, amelyet a vállalkozás maga alakított ki. 16 Gazdasági szempontból az üzleti információszerzés azt jelenti, hogy olyan dolgokra jöhetünk rá, amelyek magas értékkel bírnak. Számviteli szempontból az intelligens üzleti információbiztosítás a számvitel egyik legnagyobb IT-s segítsége. Az alkalmankénti monotonitás a számvitel egyik legnagyobb terhe, amelyet az intelligens üzleti információbiztosítás képes enyhíteni. 17 Ezek azonban olyan feladatok, amelyek, nem igényelnek olyan (viszonylag) nagy szakmai tudást. Az intelligens üzleti információbiztosítás azonban képes a számvitel legnagyobb feladatának elősegítésében is, amely a beszámoló összeállítása. 15 Példáért lsd.: 6. számú melléklet példák az intelligens üzleti információbiztosításról 16 Példáért lsd.: 6. számú melléklet példák az intelligens üzleti információbiztosításról 17 Példáért lsd.: 6. számú melléklet példák az intelligens üzleti információbiztosításról 35

41 Ha például egy nagyvállalat anyacége el akarja készíteni a konszolidált beszámolóját 18 akkor nagyon nehéz (számomra elképzelhetetlen) a dolga egy jól szervezett és felépített BI rendszer nélkül. Alapvetően az adatok sokaságának kezelése is nagyon nehéz feladat, amelynek teljesítéséhez kifejezetten erre a célra használt szoftvert, pl.: IBM Cognos-t érdemes használnia a vállalkozásnak. A Cognos lehetővé teszi a BIG DATA hatékony kezelését és lekérdezését. Ezt a BI rendszert kell összekapcsolni egy olyan szoftverrel (pl.: Microsoft Office Excel), amely képes számításokat végezni a nagymennyiségű adattal, illetve kereszthivatkozásokat is csinálhatunk benne. Tehát első lépésként a Cognos-ban lekérdezésekkel létre kell hozni a beszámoló összeállítás céljára a releváns adattáblákat. Majd ezeket az adattáblákat importálni kell az Excelbe. Következő lépésként pedig szintén az Excelben egy előre elkészített kellően részletes mérlegsémába a főkönyvelő (vagy IT-s segítője) elkészíti a pontos hivatkozásokat és függvényeket. A vállalkozástól függően ajánlott külön munkalapokat használni az egyes mérlegfőcsoportok vagy akár mérlegcsoportok tartalmának előállításához, az átláthatóság és a program zökkenőmentessége kedvéért. Sőt, véleményem szerint olykor indokolt lehet néhány mérlegtételt (pl.: áruk, szállítók, aktív/ passzív elhatárolások) is külön munkalapon kezelni. Maga a beszámoló 19 tehát elkészíthető pontos hivatkozásokkal is, sőt az ERP rendszerek képesek is az összeállítására, de a konszolidált beszámoló elkészítéséhez más módszert kell használnia a vállalkozónak. Fontosnak tartom azonban megjegyezni, hogy habár ez az egész folyamat teljesen automatikusnak tűnhet, a tökéletes megvalósításhoz rengeteg előkészület szükséges. Az éves zárlat: A könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása tartoznak. Számviteli törvény 164 (1) 20 A beszámoló összeállítás első lépésén (kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása) kívül a folyamat automatizálható, azonban ezen dokumentum fontosságának mértéke miatt az elkészítés különböző pontjain a folyamat megáll és jóváhagyásra vár. 18 Az üzleti év zárásával, a cégcsoport minden egyes része köteles saját beszámolót összeállítani köztük az anyavállalat is, amelynek ezen beszámolón kívül egy olyat is össze kell állítania, amely az egész cégcsoportra vonatkozik. Ezt az összevont beszámolót nevezzük konszolidált beszámolónak. 19 A kiegészítő mellékletet kivéve. 20 Levezetését lsd.: 7. számú melléklet a beszámoló összeállítás menetéről 36

42 A VÉGEREDMÉNYEK ÖSS ZE F OGLAL ÁSA, D ÖNTÉS - MIS A MIS felhasználva az OLAP technológiát és a BI rendszert kimutatásokat készít, a vállalatot irányítók és döntéshozók (menedzserek) számára. Az OLAP-ról és a BI-ről szóló részekben írt lehetőségek (összesített adatok, KPI mutatók, csak számítógéppel elkészíthető statisztikák, szimulációk stb.) elsősorban a vezetői információigény kielégítésére szolgálnak. A MIS tehát egy olyan rendszer, amely megkapja az ERP által könyvelt, az OLTP és adattárházak által tárolt, illetve az OLAP által kidolgozott adatokat, amelyek előállítását a BI rendszer irányította. Ezen adatokat a MIS előreprogramozásával és a menedzserek szaktudásuk és tapasztalataik felhasználásával információvá alakítják és a szükséges következtetéseket levonva döntéseket hoznak. 4. AZ SAP A korábbi részek véleményem szerint az IT-számvitel kapcsolat elméleti részéhez tartoznak, amelyet szeretnék a jelen fejezetben egy fokkal gyakorlatiasabb szintre emelni a világ piacvezető ERP rendszerének, az SAP-nak azon belül pedig számviteli moduljainak tanulmányozásával, szintén IT és számviteli oldalról is. Először bemutatom, hogy az SAP információtechnológiai sajátosságai miben rejlenek, majd áttérek a számviteli megoldásokra, végül pedig bemutatom egy európai kereskedelmi társaság SAP-n keresztül történő könyvelési folyamatát AZ SAP SAJÁT OSS Á GAI Az SAP forradalmi ötletekkel, technológiákkal és a hozzájuk szükséges környezet megteremtésével lett a világ vezető ERP rendszere, amely sajátosságok közül a legfontosabbaknak a következőkét vélem ABAP PROGRAM OZÁ SI NYELV Az ABAP egy nagyon magas szintű programozási nyelv, amelyet az SAP szoftver fejlesztésére használnak. Az ABAP egy 4GL 21 programozási nyelv. Előnye, 21 Negyedik generációs (2016-ban a legkorhűbb) programozási nyelv. 37

43 hogy objektumorientált 22, strukturált 23 és imperatív 24, illetve független az adatbázis-kezelőtől és az operációs rendszertől, illetve egy sajátos változótípussal 25 képes a nagyon nagy mennyiségű üzleti adathalmazokat kezelni SAP R/3 Az SAP fejlődéséről habár közvetve, de írtam már korábban a 2.4-es alfejezetben. Az SAP R/2 a 2.4-es alfejezetben írt mainframe technológiát használta 1979-től 1992-ig, amikor is az R/3, háromrétegű kliens-szerver technológia felváltotta. 9. ábra - Az SAP R/3 rétegei ( saját fordítás) A prezentációs réteg fogadja a felhasználó által a grafikus felhasználó felületen (GUI) keresztül adott parancsokat és közvetíti azokat az alkalmazás, vagy web alkalmazás (NetWeaver) rétegnek. Az alkalmazás réteg fogadja a prezentációs rétegtől kapott adatokat és a megfelelő alkalmazás szervereknek továbbítja a feladatot, úgy hogy egyúttal biztosítja a szükséges bemeneteket (inputokat) is. Az alkalmazás 22 Méret és egymással való kapcsolat szerint rendezettek a programozásban használt objektumok. (pl.: Élőlények Kutyák Németjuhászok Morzsi) 23 Méret szerint rendezettek a programozási nyelven írt utasítások. Egy nagy feladatból részfeladatokat és ha szükséges azokból további részfeladatokat (és így tovább) képeznek, minimális átfedéssel. Tulajdonképpen a feladatok elemi szintre bontásáról van szó. 24 A deklaratív programozás ellentettje. Az imperatív programozásnál azt írjuk le a programozási nyelvvel, hogy hogyan szeretnénk a feladatot megvalósítani a deklaratív programozásnál pedig azt, hogy mit szeretnénk, tulajdonképpen csak definiáljuk a szabályt. 25 Belső tábla: olyan adatbázistábla-szerű szerkezet, amely a RAM-ban tárolható. 26 Az ABAP programozási nyelven kívül J2EE-t is használ az SAP a web-alkalmazások fejlesztésére. 38

44 réteg feladata hogy futtatja önmagán az adatbázisban tárolt ABAP/4 programokat. Amennyiben az ABAP/4 programnak szüksége van adatokra az adatbázisból, akkor az alkalmazás réteg elküldi a kérést az adatbázis rétegnek, ahol a DBMS fogadja és továbbítja azokat az adatbázis szervernek, amely elküldi a kért adatokat az alkalmazás rétegnek, amely a felhasználásuk után továbbítja azt a prezentációs rétegnek SAP HANA Az SAP elsősorban arra lett elkészítve, hogy több száz ügyintéző egyszerre használhassa és rögzíthesse bele az adatokat, illetve kérdezhessen le belőle. Ezt a lehetőséget az SAP HANA technológia biztosítja, amely új alapokra helyezte a es megjelenésével a valósidejű adatbázis fogalmát. A HANA az úgynevezett inmemory technológiát használja, amelynek lényege, hogy az adatok nem a háttértárolókon archiválódnak, hanem közvetlenül a RAM-ban, ezzel lerövidítve az utat, amelyet a nagy mennyiségű adathalmazoknak meg kell tenniük. A RAM-ban tárolt adatokat is másképp rendezi az SAP HANA a hagyományos háttértárolókhoz képest. Úgynevezett belső táblákat használ, amelyek oszloporientált elrendezésűek. A belső tábla a szokványos adattáblákhoz képes el van forgatva (transzponálva), illetve a transzponált táblában nem rekordonként, vagy mezőnként tárolja az adatokat, hanem szettenként számú táblázatok A hagyományos és a belső adattábla ID Név Beosztás Éves fizetés 1,2,3; 1 Ilona Igazgató Ilona,Lajos,Ádám; 2 Lajos Szaktanár Igazgató,Szaktanár,Portás; 3 Ádám Portás ,12000,7000; Hagyományos adattábla Belső tábla A technológia lényege, hogy az azonos típusú adatok lekérdezésekor nem kell egyesével minden rekordba belépnie a lekérdezőnek, hanem az adott szettre állva egyetlen belépéssel képes lekérdezni a kért adatokat (segítségként használva az elválasztó jelöléseket). 39

45 SAP CRY STAL RE PORTS ÉS LUMIRA Az SAP lekérdezések alapvetően adattáblákat adnak eredményül, amelyekből gyakran szeretnének az elemzők tovább dolgozni és professzionális adatvizualizációs technológiával jelentéseket készíteni, amelyekre megoldást nyújt a Crystal Reports SAP-ba beépített alkalmazás és a szintén SAP által fejlesztett Lumira is, amely habár egy különálló szoftver szintén az SAP HANA adatbázisából dolgozik. Előnyük, hogy a HANA miatt nagyon gyorsan képesek az adatvizualizációra és akár több adatforrásból is importálhatnak adatot, illetve dinamikusak, képesek az adatmanipulációra (beszúrás, módosítás, törlés) és rendkívül egyszerű a használatuk. A Crystal Reports-ot a kisebb és középméretű cégeknek ajánlják, míg a Lumirát inkább nagyobbaknak 27, ahol OLAP rendszert is használnak SAP FIORI A mobiltelefonok fejlődésével megszületett az igény arra, hogy a munkák bizonyos részét ne csak PC-ken lehessen elvégezni, hanem más mobileszközökön is. A Fiori egy egységes felhasználói környezet, amely egy olyan interfészt biztosít, ami az SAP HANA adatbázis és a mobileszköz közötti adatátvitelért felel. A leggyakrabban használt alkalmazásokhoz kapcsolódik (főleg HR területen) PÉ N ZÜ GYI SZÁMVIT ELI (FI) M ODUL Az SAP egy moduláris felépítésű szoftver, amely moduljai közül a dolgozatom ezen részében az FI, pénzügyi számviteli modullal fogok foglalkozni. Az FI modul alá több almodul is tartozik, a különböző típusú könyvelések és kimutatások elkülönítésére. Az FI-n belüli almodulok a főkönyvi (szintetika) almodulból és az egyéb analitikus almodulokból tevődnek össze. 27 A nemzetközi weboldalon középméretűeknek ajánlják, de úgy gondolom, hogy a magyarországi középméretű vállalatok nem egyenlők a nemzetközi középméretűekkel. 40

46 10. ábra - Az SAP FI moduljának almoduljai (Saját készítés) Az SAP képes elkészíteni a pénzügyi kimutatások legfontosabbjait, amelyek: Mérleg Eredménykimutatás Cash-Flow kimutatás Kiegészítő melléklet egyéb riportok Ezenfelül képes a számviteli politikában írtak használatára, a nemzetközi törvényi előírások betartására és az egységes könyvelés biztosítására AR ALM ODUL VEVŐI KÖV ETELÉSEK Az angol Accounts Receivable azaz vevői követelések rövidítésének eredménye az AR almodul, amely a vevőtörzsállományból dolgozik, ahol tárolja az alapadatokat (cím, kapcsolattartó stb.) és az egyéb vevőazonosító adatokat. Az AR számos a vállalat tevékenységét egyszerűsítő megoldással rendelkezik, amelyek többek között a vevők kódolása (ügyfél azonosítószám), a rendelés kódolása, vevő székhelyének azonosítására szolgáló kód generálása, stb., illetve riportolási lehetőségeket is biztosít úgymint, a fizetőképesség és fizetési hajlandóság kiszámítása a korábbi adatokból, egyenleglekérdezések stb. Az almodul a nevéhez híven biztosítja a vevői követelésekkel összefüggésben lévő könyvelések és lekérdezések teljes folyamatát. A folyamat elején a vállalkozásnak SAP-ban rögzíteni kell a vevő adatait, majd az általa vásárolt termékeket és igénybe vett szolgáltatásokat hozzá kell kapcsolnia. Később, amikor beérkezik a vállalkozáshoz a vevői rendelés, akkor az almodulban azt rögzítenie kell és a szállítással egy időben, illetve szerződéses kapcsolat esetén a szerződésben meghatározott időpontban, vagy a meghatározott időközönként számlát kell kiállítania, amire az FI-AR 41

47 figyelmeztetni is képes. A számla kiállítása teljes egészében történhet az SAP-ban, amelyben ekkor könyvelhető a követelés létrejötte is. A követelés kiegyenlítéséig előfordulhat, hogy a követelésen értékvesztést kell elszámolnia a vállalkozásnak, amennyiben bizonyossá válik a vállalkozás számára, hogy a követelése összegét nem fogja teljes egészében megkapni, felszámolási eljárás, csőd stb. miatt. Amennyiben a követelésre értékvesztést számolt el a vállalkozás, akkor azt az év végi újraértékeléskor visszaírhatja, ha úgy látja, hogy mégis több térül meg a követeléséből, mint amennyit korábban elszámolt. Azt, hogy a vállalkozás mikor gondolja a követelését értékvesztettnek, illetve mikor látja úgy, hogy érdemes visszaírnia azt, a számviteli politikájában kell rögzítenie, meghatározva hogy mit tart jelentős összegnek és tartós időnek. Amennyiben a követelés kiegyenlítésre kerül, úgy az FI-AR-ben a követelést nullára kell futtatnia a vállalkozásnak AP ALM ODUL S ZÁ LLÍTÓI KÖTELE ZETT S ÉGE K A szintén angol Accounts Payable azaz szállítói kötelezettségek rövidítésének eredménye az AP almodul, amely az FI-AR-nek tulajdonképpen a fordítottja. A vállalkozás beszállítóinak adatit tárolja és kódolja, illetve ezekből dolgozik. Képes különböző lekérdezésekre, úgymint idegen pénznemben való kiegyenlítés esetén a számla érkezésének könyvelése és fizetési határideje közötti valutaárfolyam előrejelzésére, nyitott tételek esedékességének közelsége, illetve fizetési határidejének túllépése esetén figyelmeztetésre, továbbá egyenleglekérdezésekre, naplók lehívására. Az FI-AP almodulban a szállítókkal kapcsolatos kötelezettségek könyvelését lehet végigvezetni (törzsállományba vétel, további paraméterezés, számlaérkeztetés, értékvesztés és annak visszaírása, számla kiegyenlítés) AA ALM ODUL BEFEKTETETT ESZKÖZÖ K A szintén angol Asset Accounting azaz eszközkönyvelés rövidítésének eredménye az AA modul megnevezés. Az almodulban a befejezetlen beruházások és az aktivált tárgyi eszközök, illetve immateriális javak nyilvántartásához és könyveléséhez szükséges feladatokat lehet ellátni, a vételártól kezdve a bekerülési értéket meghatározó korrekciós tényezőkön keresztül az üzembe helyezésig. Ezenfelül az értékcsökkenés tervezése és futtatása is lehetséges az FI-AA-ban. A legfontosabb 42

48 lekérdezés véleményem szerint az eszköz állománnyal kapcsolatos beszámolók (pl.: eszközmérleg). Habár minden FI almodul által rögzített adat integrálódik a teljes rendszerbe, hogy más modulok számára is lekérdezhetővé váljanak, az FI-AA talán a legtöbb modullal áll összeköttetésben GL ALM ODUL FŐKÖNYV I KÖNYV ELÉS A General Ledger azaz főkönyv vagy idegen szóval szintetika angol kifejezés rövidítéséből képződött a GL almodul megnevezés. A GL lényege, hogy az analitikákat egységesítse, amely gyakorlatiasabban azt jelenti, hogy csak a lezárt ügyleteket vezetik át az analitikákból a szintetikába az átláthatóság kedvéért. Lehetséges azonban az ún. vegyes könyvelés is, amelynek lényege, hogy annak sajátossága 28 miatt nem kell analitikákban vezetni őket, hanem azonnal a főkönyvbe könyvelhetőek. Az FI- GL-ben állíthatóak be továbbá az automatikusan könyvelendő tételek (pl.: logisztikai tranzakciók során) kontírozásai. Az FI-GL segítségével a komoly döntések meghozatala könnyebbé válik, hiszen minden számviteli tevékenység eredménye itt összesítődik. Ezen almodul szükséges továbbá a főkönyvi zárlathoz 29, amely lehetőséget biztosít a nyitott tételek kezelésére, a devizás tételek újraértékelésére, az időbeli elhatárolások képzésére és feloldására, egyenleg összeegyeztetésre, a záró egyenlegek megállapítására és a zárlat utáni nyitásra BA ALMODUL BANKI KÖNYV ELÉS A BA almodul az angol Bank Accounting azaz banki könyvelés kifejezés rövidítése. Minden bankon keresztül történő tranzakció kezelésére az FI-BA almodult kell használnia a vállalkozásnak, amelyek főleg pénzutalás indítása és fogadása, illetve hitelek és azok kamatai, jóváírásai, elhatárolásai. Lekérdezések közül a BA képes több likviditási mutatót is kiszámítani, illetve bankokat összehasonlítani. 28 Vegyes könyvelést akkor kell készíteni, amikor egy olyan tételt szeretne könyvelni a vállalkozás, amelyet nem tud bizonylattal alátámasztani. A vegyes könyvelés eredményeként nem csak a vállalkozás vagyoni szerkezete, és/vagy eredménye változik, hanem egy bizonylatot is kap a vállalkozás, amelyet kinyomtatva a törvényi előírásoknak megfelelően kell archiválni. 29 Az éves zárlaton kívül képes havi zárlatokat is kezelni, ilyenkor ún. perióduszárás történik. 43

49 FM ALM ODUL KÖL TSÉGV ETÉS MENEDZSM ENT/ ALAPKE ZEL ÉS Az FI-FM almodul az angol Fund Management azaz költségvetés menedzsment vagy alapkezelés kifejezés rövidítése. Az FM almodulon keresztül tervezhetőek a bevételek és a ráfordítások, illetve a befektetések. Lekérdezéseivel mind a bevételek mind a ráfordítások csoportosíthatóak költségviselőnként, illetve idősorosan is képes az adatokat megjeleníteni és következtetések levonására alkalmas riportokat készíteni TM ALMODUL UTAZÁ SMENEDZSMENT A TM almodul az angol Travell Management azaz utazástervezés kifejezés rövidítése. A vállalat dolgozóinak és partnereinek utaztatására fordított összeg tervezésére, az utazási igény felmerülésének rögzítésére, az utazások nyomon követésére, (lezárult utazásokból) statisztikák kialakítására és az utazásokkal kapcsolatos könyvelési feladatok ellátására használható LC ALMODUL KON S ZOLIDÁCI Ó Az LC almodul az angol Legal Consolidation azaz konszolidáció kifejezés rövidítése. A vállalatcsoportok egységes eredményének és vagyoni szerkezetének kimutatására használható. Az FI-LC-ben csak lekérdezéseket lehet elvégezni, amelyek a konszolidációt különböző szinteken képesek megvalósítani, úgymint üzletág, telephely, ország, teljes vállalatcsoport SL ALMODUL S PECIÁLIS FŐKÖNYV I KÖ NYV ELÉS A Special Purpose Ledger azaz speciális célú főkönyv angol kifejezés rövidítése az SL almodul. A főkönyvi zárlatok után némely vállalkozásnál a főkönyvelőnek prezentálnia kell a beszámolót a menedzsmentnek. A menedzsment speciális elvárásokat támaszthat a főkönyvelőkkel kapcsolatban, amely kiszolgálását támogatja az FI-SL almodul. Például a menedzsment egy olyan eredménykimutatást szeretne látni, amelyben nem csak a szokásos séma szerint vannak bontva a sorok, hanem egyik-másik fontosabb sort részletezettebben, vagy például különböző pénznemekben elkészített mérlegeket szeretne egymással szembe állítani. 44

50 5. EGY EURÓPAI KERESKEDELMI TÁRSASÁG (EKT) SZÁMVITELI-INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIAI MEGOLDÁSAI Az SAP képes egy vállalkozás sajátosságait felvenni és a fent írt technológiák és almodulok közül azokat biztosítani a cég számára, amelyekre szüksége van. A korábbi két alfejezetben írtak tehát nem minden vállalkozásnál fordulnak elő, csakis akkor, ha azokra valóban szüksége van a cégnek. Ebben a fejezetben egy valós európai kereskedelmi társaság a továbbiakban a kitalált EKT nevet fogom használni szállítókönyvelését fogom bemutatni, amelyre a cég SAP-t és más szoftvereket is használ a kiegészítő folyamatokhoz. Illetve ezzel együtt a vállalati integrált információrendszeri megoldásait is bemutatom az EKT-nak. Az EKT az SAP-t a sajátosságaihoz igazította. Az EKT által használt SAP FI almodulok: FI-GL FI-AR és AP FI-AA FI-BA 5.1. KÖNYV ELÉSI FOLYAMAT A Z EKT-NÁL Az EKT-nál a leghétköznapibb számviteli feladatok a beszállítóktól kapott számlák és azok kiegyenlítésének rögzítése, amelyet a következőkben folyamatábrákkal igyekszem bemutatni. Mivel a teljes folyamatábrát nehéz egy esztétikailag elfogadható állapotban bemutatni, ezért a következőkben részekre bontva mutatom be a működését. Az EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló 8. számú mellékletben azonban látható a teljes folyamat, alábontások nélkül is. 45

51 A KÖN YV ELÉS ELŐKÉSZÍTÉ SE 11/1. ábra - Az EKT könyvelési folyamatának előkészületei A számlákat postán küldik, és az EKT recepcióján átveszik. A recepción szétválogatják a számlákat és időbélyeget nyomnak rájuk minőségbiztosítási okok miatt. Az EKT szigorúan titkos beszerzési árakkal dolgozik, ezért az áruszámlák 30 könyvelését egy külön osztály végzi. Minden nem áruszámlát a Számviteli Osztály kap meg, ahol a számlákat újra két részre válogatják. Az EKT egy nem SAP fejlesztésű optikai karakterfelismerő rendszerrel (továbbiakban OCR) dolgozik, amely csak a nem kézzel írott számlákból képes kiolvasni az adatokat, illetve a technológiai sajátosságai miatt csak a kisebb mellékletű számlákkal tud hatékonyan dolgozni. Ezért a számlaválogatás során a kézzel írott és a nagy mellékletű számlákat a manuálisan könyvelendő számlák közé teszik, míg a nem kézzel írott és kisebb mellékletű számlákat az OCR-be szkennelik be és kiolvasott adatokkal könyvelik az SAP-ban. 30 Azon számlák, amelyek a továbbértékesítésre szánt termékek beszerzési árát tartalmazzák. 46

52 11/1.1. ábra - Az EKT könyvelési folyamatának előkészítése az OCR szoftverrel Az OCR szoftver egy egységes vonalkód alapján képes felismerni a számlákat és megkülönböztetni őket egymástól, ezért a szkennelés előtt vonalkódot kell felragasztani a számlákra. A szkennelést az OCR szoftver végzi el, amely a szkennelést követően az OCR technológiával összekapcsolja a számlák oldalait a felragasztott vonalkódok alapján. A helyes összekapcsolás után a számlákat el kell küldeni az OCR adatkiolvasási ellenőrző szoftverébe, amelyet OCR Verify-nak neveznek. A Verify-ban le kell ellenőrizni, hogy a rendszer helyesen ismert-e fel minden adatot és pontosan olvasta-e ki őket. Amennyiben komoly hibát vét az OCR, úgy optimalizálásra kell küldeni azt. Az optimalizálási igénytől függetlenül a számlákat exportálni kell az SAP-ba. Az optimalizálást az OCR Optimize nevű szoftverben kell elvégezni, ahol beállítható, hogy az OCR technológia a számlakép melyik területén, milyen címszavak alapján milyen adatokat keressen. 47

53 KÖNYV ELÉS ÉS ANN AK EL LENŐR ZÉ SE (1/2) Az OCR rendszerből SAP-ba küldött számlák könyvelésének módszertana szinte ugyanaz, mint a kézi könyvelésű számláké. 31 Az OCR szoftver az SAP egy tranzakciójába küldi a beszkennelt számlák kiolvasott adatait, illetve a számlaképet. A tranzakcióból kiválasztható, hogy melyik számlát szeretné könyvelni a könyvelő, az alapján, hogy melyiket szkennelték a legrégebben, illetve melyiknek van legkorábban a fizetési határideje. A számla kiválasztása után automatikusan megnyílik öt fül az SAP-ban és a számlakép az osztott képernyő másik oldalán. 11/2. ábra - A könyvelés első lépései A manuálisan könyvelendő számlákat egy másik az OCR számlák könyvelésére való tranzakciótól különböző tranzakcióban rögzítik a könyvelők és a számlát maguk előtt tartják az adatok kiolvasása érdekében. Első lépésként a könyvelőnek ellenőriznie kell, hogy a számlán minden törvényileg kötelező adat szerepel-e, majd azt, hogy az OCR helyesen olvasta-e ki az adatokat a számláról, és azt, hogy a számlán szereplő adatok a törvényi elvárásoknak megfelelnek-e, végül pedig azt, hogy nem térnek-e el a szállító adatai a törzsben lévő adatoktól. A számszaki ellenőrzés után a könyvelő elkezdi lekönyvelni a számlán szereplő tételt/ tételeket. 11/2.1. ábra - Könyvelés (1/2) 31 A továbbiakban az OCR-ről írt feladatokat, tehát a nem OCR-es számlák könyvelése esetén a könyvelőknek manuálisan kell ellátnia. 48

54 Először a könyvelőnek az általános adatokat kell kitöltenie, amelyek közül sokat az OCR könyvelés során az OCR technológia felismert. Ezen általános adatok a számlatípus beállításával kezdődnek, ahol a könyvelő kiválasztja, hogy terhelési vagy jóváíró, azon belül pedig költség vagy tárgyi eszköz számlát könyvel. Az általános adatok rögzítése közé tartozik még a számlasorszám (OCR által felismert) és a fizetési határidő számítás bázis időpontjának meghatározása, amely a szállítóval kötött szerződés alapján lehet a számla kelte, a számla kézhezvétele stb., illetve a szállító neve, vagy adószáma (OCR által felismert). A következő lépésben a könyvelőnek a számlán szereplő adatok közül rögzítenie kell a számla keltét, a számlázott időszakot, a számlasorszámát utalási referenciaként, a számlán szereplő bankszámlaszámot, (OCR által felismertek) hiszen a törzsben lehet több bankszámlaszáma az adott szállítónak és a cégcsoporton belüli azonosítószámot 32. Ezután az áfával kapcsolatos adatokat kell rögzíteni: nettó összeg, adó mérték (megkülönböztetve számlatípusonként), adó összeg, bruttó összeg és áfa teljesítési dátum (szintén az OCR által felismertek). Ezt követően kell a szállítótörzsben tárolt adatokat, amelyeket a szállító nevének vagy adószámának korábbi megadásával, automatikusan hoz az SAP összevetni a számlán szereplő adatokkal és eltérés esetén törzsmódosítást igényelni. Végül pedig meg kell adni a számláért felelős osztály azonosítóját, ahova a számla a könyvelés után kerül, tartalmi és fizetési jóváhagyásra, illetve kontírozni kell a számlán szereplő tételt, vagy tételeket. Gyakran a könyvelőnek nehéz beazonosítania a számlán szereplő tételt és/ vagy annak rendeltetését, ezért telefonon vagy a belső levelező rendszeren keresztül segítséget kér a számláért felelős osztálytól. További nehézséget okoz a nagyobb mellékletű számlák esetében a számtalannak tűnő tétel kontírozása, amelyhez szintén segítséget kérhet a könyvelő a felelős osztálytól, amely segítség tipikusan egy kevés formázás után SAP-ba importálható, Excel táblázat. Kontírozás során a korábban beírt szállítói azonosító és áfa mérték azonosító miatt az azokhoz tartozó kontókat a rendszer automatikusan rögzíti, így csupán a költséghez 32 Az EKT-nak külföldi anyavállalata van, de nem attól kell megkülönböztetni, hanem a belföldi holdingjától. 49

55 vagy a tárgyi eszközhöz tartozó kontót, a költséghelyhez tartozó kontót és a még pontosabb azonosítás miatt a költségkategória kontóját kell beírnia a könyvelőnek. A könyvelés rögzítése után a számlára fizetési zárlat kerül, illetve egy a könyveléstől független személynek (másik könyvelőnek) ellenőriznie kell a könyvelést az arra kialakított tranzakcióban, ahol a fent írt rögzítendő tételeken csupán olvasási jogosultsága van az ellenőrző könyvelőnek. Hiba esetén az ellenőrző visszaküldi a rögzítő könyvelőnek a számlát újra könyvelésre vagy sztornóra a hiba sajátosságától függően TARTALMI ÉS FI ZET ÉSI JÓV ÁHA GYÁS A fizetési zárlat addig nem kerül le a számláról, amíg jóvá nem hagyta tartalmilag a felelős osztályon dolgozó az ügylethez a legközelebb álló munkatárs, illetve a fizetési körülményeket vizsgáló egy vagy két munkatárs. Az ehhez tartozó összefoglaló folyamatábrát (11/3.) lásd az EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló 8. számú mellékletben. 11/3.1. ábra - Tartalmi jóváhagyás A tartalmi jóváhagyónak ellenőriznie kell a számlát és az azt alátámasztó szállítólevelet és/ vagy teljesítési igazolást, majd össze kell vetnie a teljesítés alapját képző szerződés adatait a számlán szereplő adatokkal, továbbá ellenőriznie kell, hogy jogosan lett-e kiállítva a számla (tehát például, nem másodjára számlázta ki a szállító ugyanazt a teljesítést), ténylegesen az lett kiszámlázva, amelyre a megbízás szólt és/ 50

56 vagy ami el lett végezve, illetve teljesen kifizethető-e a számlán szereplő összeg a teljesítés hiányossága vagy hibássága miatt. A tartalmi jóváhagyás során ellenőrizni kell a könyvelés munkáját is, amelyek között a legfontosabb a kontírozás, azon belül pedig költségkategória ellenőrzése. Amennyiben a tartalmi jóváhagyó helytelennek találja a számlát, akkor vissza kell küldenie a számviteli osztálynak sztornóra, ez esetben a könyvelési folyamat véget ér. 11/3.2. ábra - Fizetési jóváhagyás A fizetést alapvetően két személynek is jóvá kell hagynia, azonban ha az adott számla egy jóváírás, akkor elég csupán egy személynek jóváhagynia a fizetést. A fizetési jóváhagyónak az egész folyamatot ellenőriznie kell. A fizetési jóváhagyás után a számlákról lekerül a fizetési zárlat és így a pénzügy osztályon folytatódik a könyvelési folyamat UTALÁSI TERV KÉSZÍTÉSE, ELLENŐRZÉSE ÉS ÖSS ZE V ONT JÓV ÁHA GY ÁSA, UTALÁS ÉS AUT OMATI KU S KÖNYV ELÉS (2/2) A Pénzügy Osztály a BL almodul egy tranzakciójában látja, hogy melyik számlákon nincsen fizetési zárlat. Ezen számlákat fizetési határidejük szerint rendezi és dönt azok kiegyenlítéséről. Az ehhez tartozó folyamatábrát (11/4.) szintén lásd az EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló 8. számú mellékletben. 51

57 11/4.1. ábra - Utalási terv elkészítése A Pénzügy Osztály szerdán, csütörtökön, pénteken és hétfőn készít utalási tervet. Az utalási terv elkészítéséhez a fent írt lekérdezésre is képes tranzakciót használják, amelybe először manuálisan generál egy kódot a pénzügyes munkatárs, amelyből kiolvasható, hogy a forintban vagy a valutában keletkezett kötelezettségekről készítenek-e utalási tervet, illetve az adott időszak 33. A következő lépésben be kell állítani, hogy az utalási tervben mennyi napra előre tervezi meg az EKT az utalást. Ez minden esetben három munkanap. Majd ellenőrizni kell, hogy minden szállítót listázzon az SAP, amelyikre igaz hogy három munkanapon belül kiegyenlítendő számlája van. Ezután a pénzügyesnek be kell állítania, hogy forint, vagy deviza utalási tervet szeretne készíteni, végül pedig futtatnia kell a tranzakciót. A tranzakció eredménye egy táblázat, amelyet a pénzügyi munkatársnak egy Excel táblázattal összevetve kell ellenőriznie, hogy egyeznek-e a két dokumentum összegei. Amennyiben eltérést vesz észre a pénzügyes, akkor meg kell vizsgálnia, hogy melyik szállító(k)nál lehet gond (pl.: össze nem pontozott jóváírás, skontó vagy előleg) és korrigálnia kell az(oka)t. Amennyiben (már) nincs differencia, a pénzügyes rögzíti az utalási tervet, amelyet egy másik pénzügyi munkatárs leellenőriz, csakúgy mint a könyvelés ellenőrzésénél. Ha hibásnak találja a tervet, akkor visszaküldi azt a készítőnek korrigálásra, illetve ha hibátlannak gondolja, akkor jóváhagyja és elküldi a banki jóváhagyó rendszerbe, amely szintén nem SAP fejlesztés. 33 Mivel csak forintot és valutát különböztet meg a tranzakció, ezért az összevont utalási tervből kettő készül. Egy forintos és egy valutás. 52

58 A banki jóváhagyó rendszer az utalási tervet nem szállítónként, hanem összesítve mutatja a második körös fizetési jóváhagyónak. Az utalási tervek összegzését összeveti egy általa használt tranzakció adataival és dönt annak helyességéről. A jóváhagyása után egy megbízást küld az adott banknak az utalás indítására. Az utalásról az SAP fogadja a terhelési értesítőt és automatikus könyveléssel nullára futtatja a kiegyenlített szállítói tartozásokat, amellyel véget ér az EKT könyvelési folyamata. 11/5. ábra - Aggregált jóváhagyás, utalás, könyvelés (2/2) 5.2. AZ EKT KÖNYV ELÉSI FOL YAMAT R ACI ON ALI ZÁLÁS JAV AS LAT A Az EKT könyvelési folyamat rendkívül összetett és szinte tökéletesen működő rendszert alkot, azonban úgy gondolom, hogy több ponton is van lehetőség a folyamat javítására, amely pontokat a következőkben összefoglalva bemutatok OCR ELLENŐR ZÉS É S OPTIM A LI ZÁLÁS E GYSÉ GESÍTÉS E Az OCR ellenőrző szoftverbe nagyon erős heurisztikus algoritmust építettek bele, amelynek hátránya, hogy megfelelő minőségű és gyakoriságú felülvizsgálat nélkül a szoftver hajlamos helytelen dolgokat is megtanulni. A hiba abból ered véleményem szerint, hogy az OCR ellenőrzés és optimalizálás elkülönül egymástól. Tehát, amíg naponta többször kell az OCR rendszerbe bejuttatott számlák tartalmának kiolvasását ellenőrizni, addig ezen kiolvasás javítási tevékenysége csupán havonta vagy ritkábban történik meg. Véleményem szerint megoldás lenne a problémára, ha a két tevékenységet el lehetne látni egy szoftverből egyszerre, vagy amennyiben maradna a kétszoftveres megoldás, akkor két személy helyett egynek kellene elvégeznie mindkét feladatot. 53

59 KÖZÖS PLAT FORM Az EKT könyvelők közvetlenül, a többi EKT dolgozó pedig közvetetten szenved hátrányt amiatt, hogy nem csak SAP megoldásokat használnak a cégnél. Gyakori, hogy a számlák elakadnak az elektronikus rendszerek között és vagy nagyon lassan, vagy meg sem érkeznek a könyvelési folyamat következő pontjához. Úgy gondolom, hogy ez a nem egységes szoftver használat miatt történik. Mint írtam az EKT az SAP-n kívül használja az OCR szoftvergyártó cég megoldásait is, sőt ezenkívül több másik gyártótól is használnak különböző szoftvereket a dolgozók. Például, a Beszerzés Osztály egy nem SAP fejlesztésű SOA szoftvert, illetve az áruszámlák könyveléséért felelős osztály szintén nem SAP-t használ a könyvelésre, sőt egyik jóváhagyó rendszer sem SAP fejlesztés. További probléma, hogy a különböző szoftverek miatt az adatmigráció sem tökéletesen működik. Az OCR során a számlára írt szállító nevének felismerésekor a rendszer nem veszi figyelembe azt, hogy az SAP által használt szállítótörzs állományban miként szerepel a szállító neve, amely miatt a számla SAP-ba való megérkezése után gyakran ismeretlen szállító számlájaként érkezik meg, annak ellenére, hogy nem egy új szállítótól való a számla. A racionalizálási javaslatom tehát az, hogy az EKT több helyen fedje le a működését SAP megoldásokkal, hogy ezzel javíthassa az adatátviteli sebességet és minőséget, ezzel megkönnyítve a dolgozók munkáját és a vállalat fejlődését AZ EKT-BAN FUT Ó EGYÉB SZÁMVITELI FOL YAMAT OK Mint írtam az 5.1-es alfejezet bevezetőjében, a szállítókönyvelés a leghétköznapibb számviteli feladat, de ezen kívül számos más számviteli területet is képes lefedni az EKT. Ezek a következők: áruszámlák könyvelése banki ügylettek könyvelése (hitelkamat, kamatjóváírás és egyéb bankköltségek) sztornó vevők könyvelése előleg könyvelése 54

60 vegyes könyvelés (átsorolások, adóbevallások, elhatárolások, céltartalék képzések, stb.) pénztár könyvelése értékcsökkenés futtatása és könyvelése bérköltségek elszámolása stb. 6. A JÖVŐ SZÁMVITEL-INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIAI LEHETŐSÉGEI A dolgozatom korábbi fejezetiben igyekeztem utalni a számviteliinformációtechnológia folyamatos fejlődésének jelentőségére. Ebben a fejezetben a várható és merész jövőképek közül emelek ki és mutatok be néhányat KÖZMŰSÍTETT INTE LLIGENS Ü ZLETI I NFORMÁCIÓBI ZT OSÍT Á S A közműsített BI magyar forradalmára, Kővári Attila szerint az elemzők adatigényének a fejlődése a jelenlegi ponton ott tart, hogy nyersadatokat szeretnének kapni, amiket ők úgy dolgozhatnak fel, ahogy csak szeretnék. A jövőben viszont ez az igény tovább fog nőni és már nem csak a nyersadatokhoz szeretnének majd hozzáférni, hanem minden adathoz, úgy hogy ne is kelljen kérni őket. Kővári hasonlatával élve egy csövet kell elképzelni, amelynek átlátszó fala és rengeteg csapja van. A közműsített intelligens üzleti információbiztosítás tehát azt jelenti, hogy egy multinacionális vállalatcsoport minden adatát egy helyen tárolhatja, a dolgozók a rögzítés után azonnal hozzájuk férhetnek úgy, ahogy szeretnének és minden adatot folyamatosan láthatnak. Ez az újítás azt jelentené a számvitelben, hogy a vállalatcsoport minden országában minden könyvelt tétel azonnal egy adatbázisba kerül, ahol azonnal láthatóvá válik és le is kérdezhető S ZEMANTI KU S WEB A szemantikus web lényege, hogy az internetes keresők mély és összekapcsolt információkat biztosítsanak. Részletesebben ez azt jelenti, hogy egy kereső szóra ne annyi találatra leljen, mint jelenleg, hanem sokkal többre. Majd összetéve a rengeteg 55

61 találatot kész információt adjon a usernek. Ahhoz hogy ez lehetséges legyen a talált információkat rangsorolnia kell a keresőmotornak, amelyet a jelenlegi elképzelések alapján az információ elemi részekre való bontása tesz lehetővé. A számviteli feladatok elvégzése során nagy problémát okoz a törvényi előírások változásának nyomon követése, amely megoldására a könyvelők szinte mindig az internetet használják. A net.jogtar.hu oldalon megtalálják a szükséges törvényt, amely azonban rendkívül nehezen értelmezhető lehet olykor. Emiatt különböző oldalak igyekszenek összefoglalni a törvényi előírások lényegét, amelyek nem teljesen szabatosak. A jogi szabályokra való keresés eredménye tehát a szemantikus weben keresztül nem több weboldal lenne változó pontosságú információtartalommal, hanem több weboldalról összeszedett kész és érthető információ ACC OU NTING INTE LLIGENCE, A ZA Z I NTELLIGENS S ZÁ MVITELI INFORMÁCIÓBI ZT OSÍ TÁS Bizonyos tengerentúli elképzelések szerint a BI ideje lejárt, ugyanis a sok információból, amelyet biztosít, csak kevésből lesz valós helytálló tudás, sőt a komplex, sajátos adatbázisokkal elveszítik a BI rendszerek az alapvető struktúrából adódó megértés lehetőségét. Könyvelt adatokból akarnak következtetni dolgokra anélkül, hogy az eredménykimutatás- és/ vagy mérlegstruktúrát, számlatükröt, árfolyamokat vagy az átlátható könyvvizsgálat követelményeit figyelembe vennék. Ezen elképzelések szerint az Accounting Intelligence-re, vagy magyarosítva intelligens számviteli információbiztosításra van szükség. A megoldás lényege, hogy csakis egy pénznemben történnek a mérések és, hogy termékenként, termékcsoportonként és földrajzilag trendvonalak elkészítése lehetséges legyen, illetve hogy a pénzügyi adatokhoz sokkal többen férjenek hozzá (hasonlóan a közműsített BI-hez). Gyakorlatiasabban ez azt jelenti, hogy az ERP rendszer, amelybe a könyvelők könyvelnek, ne bele legyen építve egy BI rendszer, amelyet csak néhány munkatárs használhat, hanem az egész ERP rendszer egy BI rendszer legyen. Tehát a BI ne úgy dolgozza fel az adatokat, hogy egy OLAP adatbázist használ, amelybe az adatok egy másik OLTP adatbázisból vagy adattárházból töltődnek be és strukturálódnak át, hanem 56

62 a BI adatbázisába kerüljenek azonnal a könyvelt adatok és csakis az az adatbázis létezzen. Az intelligens számviteli információbiztosítási rendszer kiépítéséhez egy új adatbázis modellt kell tehát használnia a vállalkozásnak. A modell követelményei: A könyvelési rendszernek kell működtetnie. Tehát a könyvelés adataiból kell dolgoznia változatlan struktúrában. Az adatbázisnak azonnali adatokra van szüksége, tehát az OLAP-pal ellentétben nem kell várni (például) egy éjszakát az adatok betöltésére. Ennek lehetősége abban rejlik, hogy az adatokat nem strukturálja újra a rendszer az egyik adatbázisból a másikba való átjuttatás során, hanem csak egy adatbázist használ, ahol a számviteli szabályokat betartva vannak tárolva az adatok. Az adatbázisnak szintén adatkockákat kell használnia, de azokat számviteli szabályok és összefüggések szerint kell kialakítani és a hagyományos BI-vel ellentétben nem aggregált adatokból kell állnia, hanem nyersadatokból. A hagyományos BI automatizáltságát kell használnia. Az elemzési lehetőségeket korlátlanul kell biztosítania, úgy hogy egy riport lehívása elég legyen az igényeknek megfelelő információ megtalálásához. A számviteli tudásbiztosító rendszer használatával a könyvvizsgálat munkája is egyszerűsödik, hiszen nem kell külön ellenőrizni az ERP-t, az OLAP-ot, az OLTP-t és az adattárházakat, hanem elég csupán a BI-AIS-t PROGR AMOZOTT DÖNTÉSEK ÉS MESTE RS ÉGES INTEL LI GENCI A A programozott döntésekről a os fejezetben írtam. Bizonyos elképzelések szerint a jövőben ezek aránya rendkívül megnőhet a nem programozott döntésekhez képest. A programozott döntések használatával kapcsolatban azonban több kérdés is felmerült a kutatók fejében. Dr. Drótos György az IT a mérlegen avagy a programozott döntések alkonya című cikkében, a programozott és a nem programozott 34 Business Intelligence Accounting Intelligence System 57

63 döntések közötti különbségekre hívja fel a figyelmet, illetve arra, hogy ezeket gyakran érdemes felülvizsgálni, hiszen az információtechnológia és a környezeti körülmények folyamatos változásával, ezen döntések eredményessége is változhat, tehát érdemes programozni azt, hogy nem programozott döntéseket hozzunk. Véleményem szerint a programozott döntésektől félnek az emberek és sokáig beépített emberi ellenőrzési pontokkal fogják kiegészíteni (és egyúttal lassítani) az előre programozott algoritmusokat. Sok időnek kell még eltelnie ahhoz, hogy ezen számítógépes döntések valóban nagyobb arányban létezzenek, mint a nem programozott döntések. Úgy gondolom, hogy ennek az eljövetelnek az ideje egy időben fog megtörténni a mesterséges intelligenciáról való kutatás fellendülésével, hiszen talán e két fogalom fedi egymást. 7. ÖSSZEGZÉS A dolgozatom megírásának célja az volt, hogy feltárjam a számvitel és az információtechnológia kapcsolatát annak történetét és részleteit, amely célt úgy gondolom hogy sikerült elérnem. A számvitel egy nagyon szabatos rendszert alkot, amely rendszernek a fenntartása rendkívül nehéz feladat a kellő információtechnológiai megoldások nélkül. Az információtechnológia fejlődésével a számvitelnek egyre több részét le lehet fedni és a feladatait automatizálni. A számvitel-információtechnológia kapcsolati ciklus eredményeként a számvitelnek egyre pontosabban kell rögzítenie a bizonylatok tartalmát és az információtechnológiai megoldásoknak egyre hatékonyabban kell kezelniük a megnövekedett adatmennyiséget és egyre pontosabb és komplexebb elemzéseket kell elvégezniük rajtuk. Ezzel a problémával áll szemben számos számviteli szoftvergyártó cég, amelyek habár a számviteli feladatokat tökéletesen képesek ellátni az információtechnológiai kihívással nehezen birkóznak meg. A világ piacvezető ERP rendszer szolgáltatója az SAP számos technológiai vívmánnyal igyekszik megoldani a fent írt problémát, amelyek közül a legfontosabbakat (ABAP, HANA, Fiori) igyekeztem tömören és teljesen bemutatni. Egy európai kereskedelmi társaság több másik szoftverrel integrálva használja az SAP-t a számviteli céljainak a kielégítésére, amelyről egy tüzetes folyamatábrát 58

64 készítettem és mind számvitelileg mind információtechnológiailag kielemeztem azt, illetve racionalizálási javaslatot készítettem a folyamat tökéletesítése és hibáinak felfedése érdekében. A jövő számos érdekességet tartogat a számvitel-információtechnológia számára, amelyek közül az általam legfontosabbaknak és érdekesebbeknek vélteket összefoglalóan jellemeztem. Úgy gondolom a dolgozat megírása után, hogy a számvitel-információtechnológia kapcsolatra a jövőben a számvitelalapú információtechnológia lesz inkább a találó szó, hiszen az információtechnológia jó eséllyel teljesen és tökéletesen képes lesz lefedni a számvitel feladatait. Kétes érzelmeim vannak ezzel kapcsolatban, hiszen a számvitel nagyon érdekes rendszert alkot, amelyet a főiskolán töltött évek alatt felettébb megkedveltem és nem szeretném, hogy a felhalmozott tudásom és a tudásszomjam a (szinte) semmibe menjen. Azonban nem-e az a célja a gazdaságinformatikának és benne a számvitel-információtechnológiának, hogy átadja a teljes irányítást a számítógépek kezébe? Véleményem szerint az információtechnológia egy új nagyon nehezen megléphető lépcsőfokhoz közeledik, amely az új alapok lefektetéséről fog szólni (pl.: SAP HANA in-memory, kvantum binárisjelek, szemantikus web satöbbi). Ezen új alapok azonban nem azt jelentik, hogy idáig rossz úton haladt volna az IT fejlődése, hanem azt, hogy az IT önmagát építi fel, csakúgy, mint egy több tíz méter magas építődaru. 59

65 IRODALOMJEGYZÉK évi XVIII. törvény a számvitelről évi C. törvény a számvitelről BENCZÚR, D. Vállalati üzleti intelligencia és internet (doktori értekezés, BME Műszaki Menedzsment, Gazdálkodás- és Szervezéstudományi Doktori Iskola, 2006) BUDAINÉ SZEKÉR A., HAUSERNÉ DÉNES É., JUHÁSZ I., DR. SIKLÓSI Á., DR. VERESS A. Kisvállalkozások könyvelése a gyakorlatban - Könyvelés számítógépen (Perfekt, 2014) DataSmart Kft. SAP BusinessObjects Crystal Reports Tanfolyam/ Workshop anyaga 2015 DataSmart Kft. SAP BusinessObjects Dashboards Tanfolyam/ Workshop anyaga 2015 DR. DEÁK I., DR. BODNÁR P., DR. GYURKÓ GY. A gazdasági informatika alapjai, Perfekt Zrt., 2008 DR. DRÓTOS, GY. IT a mérlegen avagy a programozott döntések alkonya ( cikke, 2013) DR. KOVÁCS, L., KRIZSÁN, Z., SZŐCS, M., WAGNER, GY. Logisztikai rendszerek informatikai architektúrája (Miskolci Egyetem, 2009) DR. SZTANÓ I., VERESS A. Vezetői számvitel (BGF-PSZK, Budapest, 2013.) DR. SZTANÓ I. Számvitel alapjai (Perfekt Zrt., 2013) DR. TERNAI, K. Az ERP rendszerek metamorfózisa (doktori értekezés, BCE Gazdálkodás Tani Ph.D. program) EZZAT, P. SAP FICO overview (Smart Consulting Solution, 2012) FACSKÓ, F. Tranzakció-feldolgozó és vezetői információs rendszerek ( nts/ir_tranzakciofeldolgozoesvezetoiinformaciosrendszerek.pdf, letöltve 2016 március 2.) 60

66 GILLER, T. ERP-CRM bevezetés módszertan: Business Process Reengineering, 2011 ( letöltve április 7.) letöltve március letöltve 2016 február letöltve 2016 március =263&Itemid=362, letöltve február letöltve március letöltve március letöltve március letöltve március letöltve március letöltve március letöltve február 10., 11., 12., 15. Ismeretlen szerző A PLM alapjai (2006) KONYHA, R. Tudásmenedzsment sikertényezők (BME, Budapest, 2011) KOTÁLIK, G. A vállalati informatika térhódítása (Tomori Pál Főiskola, 2004) KŐVÁRI, A. BI projekt - Önkiszolgáló BI workshop anyaga, 2016 KŐVÁRI, A. A jövő önkiszolgáló BI világa, (BI projekt Kft., 2016) 61

67 MOLNÁR, B., TARCSI, Á. Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai megközelítésben (ELTE Informatikai Kar, 2014) PrecisionPoint Ten Tips for Achieving Accounting Intelligence ( letöltve április 5.) SAP AG Financial Accounting (FI), 2000 SASVÁRI, P. Kulturális és társadalmi sokszínűség a változó gazdasági környezetben - A magyarországi vállalkozások üzleti intelligencia használatának vizsgálata (International Research Institute s.r.o., Komárno, 2014) SIDLÓ, CS. Adattárház rendszerek (ELTE, Budapest, 2003) SZATMÁRI, F. Integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) és a controlling informatikai támogatása (OLAP technológiák) (BGF-PSZFK Zalaegerszegi Intézet, 2004) SZTAKHÓ, N. Az SAP vállalatirányítási rendszer (Debreceni Egyetem, Debrecen, 2009) TÓTH, M. A magyar számviteli rendszer hatása a számviteli politikára, elméleti modellalkotások, módszertani fejlesztés, (doktori értekezés, Gazdálkodás és Szervezéstudományok Doktori Iskola, Gödöllő, 2010) 62

68 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet a főkönyvi számlákról, kontókról Az eszközök között kell feltüntetni a fizikai alakot öltött, üzletmenetet közvetlenül vagy közvetetten szolgáló tárgyi eszközöket (pl.: gyártógépsor, nyomtató), az értékesítési célra vásárolt vagy előállított készleteket (pl.: előre csomagolt édesség, amelyet átalakítás nélkül kíván értékesíteni a gazdálkodó, vagy helyben sütött pékáru), a szellemi termékeket (pl.: találmány, tulajdonjog), a vagyoni értékű jogokat (pl.: haszonélvezeti jog), a követeléseket, amelyek adott pénzbeli vagy nem pénzbeli kölcsönökből származnak (pl.: kereskedelmi, tagi, egyéb), illetve a pénzeszközöket (pl.: bankszámla, értékpapír, készpénz). Ezekenfelül az eszközök közé tartoznak az aktív tehát eredményt javító időbeli elhatárolások. A források között kell kimutatni a fent említett eszközök eredetét, amely lehet, jegyzett tőke (alapításhoz szükséges minimum tőke), tőketartalék (alapításkor bevitt minimumot meghaladó extra tőke, illetve ázsió 35 ), eredménytartalék (előző évek halmozott eredménye), illetve céltartalék (előre nem látható esedékességű és összegű, de valószínűsíthető eseményre kell/ lehet képezni). Habár a saját tőke mérlegcsoportnak szintén része a lekötött tartalék (tulajdonképpen azt jelenti, hogy mi az a vagyonrész, amit nem szabad kivonni a vállalkozásból), illetve az értékelési tartalék (évente lehetősége van a gazdálkodóknak az infláció hátrányának kiküszöbölése végett újraértékelni a befektetett eszközeinek egy részét, amely eljárás során a piaci értéket veti össze a bekerülési értékkel a gazdálkodó, és a különbséget az értékelési tartalékban számolja el), azok a sajátosságaik miatt, nem alkalmasak arra, hogy a vagyon forrásának a kimutatására használjuk őket. Továbbá a vagyon finanszírozható kölcsönökből és hitelekből is, amelyeket esedékességük szerint hosszú és rövid lejáratú, illetve hátrasorolt fizetési kötelezettségekként különböztetünk meg, illetve a források között szerepelnek a passzív tehát az eredményt rontó időbeli elhatárolások. A költségnem egyértelműen fejezi ki, hogy a költség keletkezését milyen erőforrás ( ) felhasználása idézte elő Dr. Sztanó I., Veress A. Vezetői számvitel (2013) Hogyha a gazdálkodó a megvásárolt alapanyagát felhasználja, irodát bérel vagy reklámozza magát, biztosítást köt akkor azt az anyagköltségek között kell kimutatnia. 35 A részvénytársaságok a tőkéjüket gyakran eladott részvények árából szerzik meg. A részvények után kamatot fizet az rt. és az időszak végén visszafizeti a névértékét. (Névérték = valós érték.) Azonban megesik, hogy a részvényeket nem a névértéken adják el, hanem magasabb áron. E magasabb ár és a névérték közötti különbséget nevezik ázsiónak. 63

69 Amennyiben a vállalkozó munkavállalókat dolgoztat, akkor a nekik kifizetett bért, prémiumot, illetve az utánuk fizetendő bérjárulékokat a bérköltségek között kell rögzítenie. Továbbá a befektett eszközök (tárgyi eszközök és immateriális javak) idő miatti elértéktelenedését az értékcsökkenési leírások között kell nyilvántartani. Az eredmény számlák ráfordításokból és bevételekből állnak. A ráfordítások között kell kimutatni 36, hogy a vállalkozás eredménye miképpen csökken, azaz mit hajlandó és kénytelen feláldozni az eredménye elérése érdekében. Amennyiben a gazdálkodó terméket ad el, vagy szolgáltatást nyújt, esetleg közvetített szolgáltatást számláz ki, akkor a bekerülési értéket anyagjellegű ráfordításként kell kimutatnia. A gazdálkodó alkalmazottainak kifizetett bérét, prémiumát és az azok után fizetendő járulékokat idővel át kell vezetnie a ráfordítások, azon belül pedig a személyi jellegű ráfordítások közé, illetve az értékcsökkenési leírással, mint költséggel is ugyanez a teendő, tehát az azonos nevű ráfordítás sorba értékcsökkenési leírás sorba kell átvezetni, mint ráfordítás. Megesik, hogy a gazdálkodó a használt tárgyi eszközeit, immateriális javait értékesíti. Ilyenkor a könyvszerintiértéket az egyéb ráfordítások között kell kivezetni. Továbbá az egyéb ráfordításokat kell ellenszámlaként használni, amennyiben céltartalék képzésére, értékvesztésre, illetve teven felüli értékcsökkenésre 37 kerül sor, illetve amennyiben kivételes azaz előre nem jelezhető 38 esemény rontja a gazdálkodó vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetét. Sőt, az államot megillető összegeket is a költségek közül ide kell átvezetnie a gazdálkodónak. A gazdálkodó különböző okok miatt vehet fel hitelt vagy kérhet kölcsönt, amelyek után kamatot kell fizetnie, illetve különböző ügyletekből árfolyamvesztesége keletkezhet, amelyeket a pénzügyi műveletek ráfordításai között kell kimutatnia. A nyereséget terhelő adók között pedig a társasági adó összegét kell kimutatnia. A bevétel számlák között az eredményt növelő tételeket kell kimutatnia a gazdálkodónak. A vállalkozásnak az értékesített termék vagy szolgáltatás ellenértékét értékesítés árbevételeként kell szerepeltetnie. Ahogy a ráfordításokról szóló részben írtam, a tárgyi eszközök, illetve az immateriális javak értékesítése esetén a bekerülési érték kivezetését az egyéb ráfordítások között kell szerepeltetni, míg a kifizetett ellenértéket az egyéb bevételek között. Továbbá, akkor is az egyéb bevételre kell könyvelnie, amennyiben a vállalkozó céltartalékot használ fel, értékvesztést visszaír, 36 Összköltség típusú eredménykimutatás készítése esetén. 37 A terven felüli értékcsökkenés és az értékvesztés ugyanazt jelenti, csak a terven felüli értékcsökkenést a tárgyi eszközökre kell elszámolni, az értékvesztést pedig minden nem tárgyi eszköz, eszközre. 38 Például: természeti katasztrófa, támadás, rablás, rongálás 64

70 illetve amennyiben kivételes azaz előre nem jelezhető esemény javítja a gazdálkodó vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetét. Amennyiben a vállalkozás hitelt, vagy kölcsönt nyújt partnerének, akkor az azért járó kamatokat, illetve a különböző ügyletekből keletkező árfolyamnyereségét és a kapott osztalékokat és részesedéseket a pénzügyi műveletek bevételei között kell elszámolnia. 2. számú melléklet a számlaosztályokról és a mérlegfőcsoportokról Kötelező számlaosztályok 1-3.: eszközök 4.: források 5.: költségek 8: ráfordítások 9: bevételek Választható számlaosztályok 6.: költséghelyek, általános költségek 7.: költségviselők 0.: az adott üzleti év eredményét közvetlenül nem befolyásoló tételek Eszközök Mérlegfőcsoportok betűjelöléssel A: Befektett eszközök B: Forgó eszközök C: Aktív időbeli elhatárolások D: Saját tőke E: Céltartalékok F: Kötelezettségek G: Passzív időbeli elhatárolások Források 65

71 3. számú melléklet az önköltségszámítás sémájáról 1. Közvetlen anyagköltség 2. Közvetlen bérköltség 3. Közvetlen bérek járulékai 4. Gyártási külön költség 5. Egyéb közvetlen költség 6. Közvetlen önköltség ( ) 7. Közvetlenül el nem számolt üzemi általános költség 8. Szűkített önköltség (6+7) 9. Értékesítés, igazgatás és egyéb általános költség 10. Teljes önköltség (8+9) 4. számú melléklet példák a számvitel-információtechnológia rendszer részeinek működéséről Alap (sztenderd) szoftverrész Függetlenül a vállalati számlatükörtől, az IT rendszernek mindig szigorúan kérnie kell, hogy a kontírozásnál a mérlegcsoportokat helyesen adja meg a könyvelő, illetve egy kontó nevének és számlatükrön belüli elérési útjának a lekérésekor is szintén a törvényben előírtakat betartva kell eljárnia és ezt módosíthatatlanul kell tartania. Ezenfelül ismernie kell a hatályos ÁFA kulcsokat 39 is, és csakis azokat szabad elfogadnia. Tudnia kell, a helyi iparűzési adóalapjának kiszámításának módját 40 és a mértékének a törvényi maximumát (2%) és hibát kell dobnia az ennél magasabb érték bevallásakor. Továbbá ellenőriznie kell a számviteli információ megfelelősségét is. A hitelesség ellenőrzése végett a rendszernek nem szabad rögzítenie a könyvelést amennyiben nem adták meg a könyvelés alapját képző bizonylat sorszámát. A külön törvényi előírásokat felvenni képes szoftverrész Ilyen előírások például, hogy a vállalkozásnak milyen társasági adó kulcsot kell használnia 41. A rendszernek vizsgálnia kell az eredménykimutatás C. Adózás előtti 39 0%, 5%, 18%, 27% 40 adóalap = nettó árbevétel anyagköltség alvállalkozói teljesítések eladott áruk bekerülési értéke (ELÁBÉ) közvetített szolgáltatások értéke a K+F adóévben elszámolt közvetlen költsége Ft adóalapig 10 % a tao kulcs, az ezt meghaladó részre pedig 19 % 66

72 eredmény sorában szereplő összeget és tudnia kell, hogy aszerint kell meghatároznia a tao kulcsot, illetve kiszámítania az adófizetési kötelezettséget, hogy mekkora ez az összeg. Továbbá a rendszernek ismernie kell azon HIPA kulcso(ka)t, amelyek a vállalkozást érintik. A vállalat sajátosságaihoz igazodó szoftverrész A rendszernek például tudnia kell, hogy a vállalkozás folytat-e vezetői számvitelt és aszerint kell elfogadnia a könyvelők által kontírozott tételeket. Továbbá ismernie kell a vállalati számlatükröt és a hozzá tartozó segédletet is és azok alapján kell ellenőriznie, illetve segítenie a könyvelés folyamatát. A bizonylati szabályzat alapján kell az adott könyvelési folyamat adott szakaszában bizonylat kiállításra felhívnia a könyvelő figyelmét, vagy automatikusan kinyomtatnia azt. Továbbá ismernie kell, hogy a vállalkozás milyen analitikákat használ és ki kell alakítania egy olyan adatátviteli módszert, amellyel be tudja tartani a főkönyvi feladásokra vonatkozó szabályozásokat. 5. számú melléklet a számvitel-információtechnológia előnyeiről és összefoglalóan a működéséről A számviteli törvény nem tartalmaz korlátozást a könyvvezetés gyakorlati megvalósítására, tehát lehetséges kézzel papíralapon, illetve virtuálisan számítógéppel is a könyvelés. A számítógépen történő könyvelés számos előnnyel jár a papíron végzett könyveléssel szemben, amelyek közül a legfontosabbakat az alábbi táblázatban foglaltam össze. Tulajdonságok Számítógépes könyvelés Papíralapú könyvelés Egyszeres adatbevitel ugyanazon gazdasági eseményt egyszer kell rögzíteni az egyszeres adattárolás miatt Egyszeres adattárolás egyszeres adatbevitelt és könnyebb lekérdezést tesz lehetővé ugyanazon gazdasági eseményt több helyen kell rögzíteni (analitika és főkönyv, illetve kartonok és naplók) az analitikákat és a főkönyvet, a kartonokat és a naplókat (fizikai különbözőségükből adódóan) 67

73 Visszakeresés lekérdezésekkel működik, amely gyors és teljes körű adatelérést biztosít Számítási műveletek gyorsabban, megbízhatóbban elvégzése és programozottan (pl.: ÁFA, ÉCS) Jogosultságkezelés a rendszer nem engedi a felhasználót a tevékenység elvégzésére a megfelelő jogosultság hiányában Hibakezelés (pl.: a rendszer hibaüzenetet dob tartozik-követel ellentmondásos, szabálytalan, egyenlegeltérés) félkész könyvelés rögzítésénél Rendszermegismerése nehezebb és időigényesebb külön tárolják fizikai kikereséssel jár, amely az emberi tényező miatt lassabb és kevésbé megbízhatóan teljes számítási műveletek lassabban, kevésbé megbízhatóan és felismerés alapon kerülnek elvégzésre habár a jogosultságok a papíralapú könyvelésnél is ki vannak osztva, mégsem annyira szigorú a rendszer, mint számítógépen külön ellenőrzési tevékenységgel tárható csak fel a hiba könnyebb és kevésbé olyan időigényes Összefoglalóan tehát a számítógépes adatfeldolgozás a következőképen néz ki. 42 A számítógépes számviteli adatfeldolgozás 42 A folyamat messze nem olyan egyszerű, mint azt az ábra mutatja, ezért is lett kiemelve az Összefoglalóan szó. Az ábrázol folyamat részletezését a következő 3.2-es alfejezetben vizsgálom. 68

74 6. számú melléklet példák az intelligens üzleti információbiztosításról Nyílt forráskódú BI Például, egy mezőgazdasági termelői vállalkozás programozói letölthetnek egy országos időjárás előrejelző BI rendszert, amely kimutatásaiban szerepel a csapadék mennyisége, a hőmérséklet, a szél sebessége, a naposság stb. és azt beprogramozhatják, úgy hogy csak a telephelyük régiójában figyelje meg ugyanezen mutatókat és a feldolgozott adatokat tárolják is le egy új általuk létrehozott adatbázisba, amelyből újabb kimutatások készíthetőek. Önkiszolgáló BI Például, egy saját adatbázisból betölt adatokat egy Excel táblázatkezelőbe, ahol kimutatásokat készít belőle és ezen kimutatásokat elküldi egy a vállalkozás által fejlesztett elemzőszoftvernek, amely ha ezen kimutatások valamelyik értéke az előredefiniált korlátot meghaladja, vagy megközelíti, vagy eléri, akkor a belső levelező rendszeren keresztül üzen a felelősöknek. BI gazdasági szempontból Az üzleti információszerzési rendszerek képesek figyelmeztetni a felhasználót valamely KPI drasztikus (esetleg, nem várt) változásáról anélkül, hogy a user-nek felügyelnie kéne a működtetésére. Ilyenkor a rendszer a user-től vár megoldást a mutató optimalizálására. Léteznek azonban olyan mutatók is, amelyeknek optimalizálatlanságáról habár tájékoztatja a BI rendszer a felhasználót, de nem tőle várja a megoldást, hanem egy előre programozott algoritmus szerint maga jár el és dönt a probléma megoldásáról. Ezen megoldásokat nevezzük programozott döntéseknek. A programozott döntések véleményem szerint egy rendkívül érdekes jövőbe vezethetnek. 43 Számviteli monotonitást megoldó BI Például a nagy raktárakkal rendelkező vállalkozásoknak a logisztikai mozgások folyamatos könyvelése hatalmas terhet jelenthet egy jól kiépített BI rendszer nélkül, amely képes ezen mozgásokat automatikusan könyvelni. Szintén hatalmas feladat egy kereskedelmi cég minden eladását könyvelni, amely feladatot szintén tehermentesít egy 43 Lásd a dolgozat utolsó fejezetében. 69

75 helyesen működő BI rendszer, ami képes automatikusan könyvelni és bizonylatot kiállítani. 7. számú melléklet a beszámoló összeállítás menetéről A beszámoló összeállítás menete: 1. Kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása a. Fordulónap és mérlegkészítés közötti elszámolások i. Időbeli elhatárolások ii. Céltartalékok iii. Leltárértékelések iv. Fordulónapi értékelések (terven felüli écs, értékhelyesbítés, ezek visszaírásai, devizaeszközök és - kötelezettségek értékelése) v. stb. b. Könyvelt kontók ellenőrzése i. Nullára futtatás ii. Egyenlegellenőrzés iii. stb. 2. Főkönyvi kivonat elkészítése 3. Eredménykimutatás összeállítása a C. Adózás előtti eredmény sorig 4. Társasági adófizetési kötelezettség mérték-megállapítása, kiszámítása, könyvelése, átvezetése a főkönyvi kivonatba és az eredménykimutatásba 5. Adózott eredmény megállapítása, könyvelése 6. Mérleg összeállítása 70

76 8. számú melléklet az EKT könyvelési folyamat fővonaláról 11/3. ábra 71

77 11/4. ábra 72