Éves felügyeleti audit Az éves felügyeleti audit során a következõ súlyponti tevékenységek ellenõrzésére ki kell térnie az auditcsoport vezetojének:

Átírás

1 A tanúsítvány érvényességi ideje A tanúsítási döntést az MHtE igazgatóhelyettese hozza. A kiadott tanúsítvány érvényességi ideje a tanúsítási döntés dátumától számított 3 év. Lejárati idõ 1 nappal a 3 év eltelte elõtti naptári nap. A kiadott tanúsítás csak akkor tekintendõ folyamatosan érvényesnek, ha az éves felügyeleti auditot az MHtE le tudja folytatni. Az elsõ felügyeleti audit idõpontja a kezdeti tanúsítás helyszíni auditnapjának évfordulója elõtt kell, hogy legyen. A második évfordulós felügyeleti audit idõpontja a tanúsítási dátumhoz számított 2 év hónap legyen. Az idõszakos ellenõrzéseket az MHtE kezdeményez a felügyeleti idõpont elõtt 6 héttel. A felügyeleti audit elõirányzott ideje a kezdeti audit 1/3-a, de minden esetben helyszíni ellenõrzéssel is jár. Éves felügyeleti audit Az éves felügyeleti audit során a következõ súlyponti tevékenységek ellenõrzésére ki kell térnie az auditcsoport vezetojének: belsõ auditok gyakorisága, idõtartama, megbízhatósága, vezetõségi átvizsgálás tartalma, gyakorisága, végrehajtott megelõzõés helyesbítõ intézkedések bizonyítékai és eredményességei, az elõzõ audit során feltárt nemmegfelelõségekre tett intézkedések átvizsgálása, vevõk panaszai, változások hatása a rendszer mûködésére. A vezetõséggel lefolytatott beszélgetések során térjen ki az auditcsoport vezetoje: a minõségcélok elérése érdekében mit tettek és azok elérése szolgálta-e a hatékonyságot, milyen ellenõrzéseket végeznek és a követelmények nem teljesítése hogyan jut a tudomásukra, és ekkor milyen intézkedéseket tesznek, melyek a folyamatos fejlesztésre tett intézkedéseik, a belsõ auditokkal levont következtetéseket hogyan követik nyomon, hogyan használják a cég logóját vagy például a tanúsító jeleit, logóját, voltak-e fellebbezések, panaszok és viták, azokat hogyan kezelték és milyen helyesbítõ, illetve megelõzõ intézkedéseket foganatosítottak, folyamatos fejlesztésre irányuló tevékenységek melyek voltak. Megújító audit Az MHtE, mint tanúsító testület az ügyfélnél kezdeményezi a megújító audit lefolytatását, a tanúsítvány lejárta elõtt 3-6 hónappal. A megújító audit folyamata hasonló a kezdeti tanúsítási audit 1. és 2. szakaszához, de a tanúsító testület figyelembe veszi a következõket az auditterv, a kalkuláció és döntései meghozatalakor: Az ügyfél által alkalmazott irányítási rendszer folyamata megfelel-e a

2 követelményeknek, eredményes-e és megfelelõen alkalmazható-e a tanúsítás alkalmazása során. Az elmúlt tanúsítási ciklusban az ügyfél hogyan kísérte figyelemmel irányítási rendszerének ellenõrzését. Voltak-e jelentõs változások az irányítási rendszerben (jogszabály változások, szervezeti változások, szabályozás változások, tevékenységek csökkentése, bovítése, stb.). Ha több telephelyen van, vagy több irányítási rendszer szabványai szerint kell a tanúsító testületnek végeznie a tevékenységét, a megfelelõ helyszíni audittal a tanúsítás iránti bizalom megõrizhetõ legyen. A megújító auditnak helyszíni auditot kell tartalmaznia és a következõket kell megerõsítenie: a. az ügyfél irányítási rendszere stabil, eredményes, folyamatosan képes reagálni a belsõ és külsõ követelményekre; b. a vezetõség elkötelezettsége szilárd talajon áll az eredményesség és a fejlesztés megvalósítása érdekében; c. a tanúsított irányítási rendszer mûködése hozzájárul a szervezet politikájának és céljainak megvalósításához. Az auditcsoportvezetõnek átadott dokumentumok tartalma, megbízólevelének tartalma az igazgató döntése alapján változhat, de a folyamat lépései alapvetõen azonos a kezdeti tanúsítási auditnak alkalmazottal. A tanúsítvány használata Az a szervezet, mely az MHtE tanúsítványával rendelkezik csak azokkal a tevékenységekkel kapcsolatban állítsa, hogy tanúsították, amelyekre valójában az MHtE-tõl érvényes tanúsítással rendelkezik, nem szabad az MHtE-tõl kapott érvényes tanúsítását úgy használnia, hogy ez a MHtE-t rossz hírbe hozza, nem szabad olyan kijelentést tennie, vagy tanúsított voltára vonatkozóan bármiképpen olyan módon hivatkoznia, amelyet az MHtE félrevezetõnek, vagy illetéktelennek ítélhet, ha az MHtE a tanúsított kérelmezõ tanúsítását felfüggeszti, vagy visszavonja (tehát ideiglenesen, vagy állandó hatállyal használatát korlátozza, vagy megszünteti), akkor olyan vonatkozó hirdetést, kommunikációt nem végezhet és semmilyen hivatkozást sem tehet tanúsított állapotára vonatkozóan úgy, mintha az érvényes lenne, tehát félrevezetõ nyilatkozatokat nem tehet, (CERT logo használatára vonatkozó külön szerzodés szerint), kötelezi magát arra, hogy olyan esetben, amikor az MHtE dokumentált és nyomon követhetõ eljárás befejeztével úgy dönt, hogy a tanúsítványát felfüggeszti, vagy bevonja, akkor az MHtE által kért minden dokumentumot az MHtE részére visszaküld, illetve dokumentáltan átad, kötelezi magát arra is, hogy az MHtE-tõl kapott érvényes tanúsítási okmányát csak annak jelzésre használja, hogy minõségirányítási rendszere, pl. a tanúsítási folyamatban használt modellszabványnak

3 megfelel és ez nem vonatkozik sem a termékre, sem szolgáltatásra, ezért terméken, csomagoló anyagon stb. nem helyezi el, tehát nem kelti azt a látszatot, mintha az MHtE-tõl terméke(i) és/vagy szolgáltatási tevékenységére vonatkozóan kapott volna tanúsítást (ezek megtartását az MHtE auditora ellenõrzi), kötelezi magát, hogy semmilyen tanúsítási dokumentumot, jelet, vagy jelentést, vagy annak valamely részét félrevezetõ módon nem használja és ennek esetleges megtörténte után rögtön helyesbítést foganatosít, kötelezi magát arra is, hogy abban az esetben, ha a médiában olyan hirdetést ad fel, vagy olyan kiadványokat készít, sokszorosít stb., amely(ek)ben az MHtE-tõl kapott tanúsítására hivatkozik, akkor ezek formája és tartalma meg fog felelni az MHtE erre vonatkozó dokumentált követelményeinek. Ha egy kérelmezõ szervezet a fentieken kívül még egyéb a kérelem/folyamodvány beadására vonatkozó információ(k)ra is igényt tart, akkor az MHtE belsõ szabályozása szerint részére ezt is megadja. A tanúsítvány lemondása, felfüggesztése, visszavonása, vagy alkalmazási területének szukítése Lemondás A gyártó az MHtE-hez küldött levélben, írásban bármikor és bármely okból lemondhat a tanúsításról. Ennek következményeként a gyártó köteles: visszaadni a Tanúsítványt az MHtE-nek, tartózkodni a Tanúsítvány bármilyen másolatának használatától, mindenféle dokumentációból és nyomtatott anyagból eltávolítani a tanúsításra vonatkozó bármiféle hivatkozást. Az MHtE törölni fogja a gyártót a tanúsított gyártók jegyzékébõl. Ha a gyártó úgy dönt, hogy ismételten igényt tart a tanúsításra, akkor új kérelmet kell benyújtania az MHtE-hez. Felfüggesztés A tanúsítás felfüggesztésérõl az MHtE igazgatóhelyettese dönt a következõ okok következményeként: a tanúsított ügyfél nem partner az éves felügyeleti audit határidõre történõ lebonyolításában; a feltárt nemmegfelelõségeket határidõre nem helyesbítették; a tanúsítvány nem megfelelõ használata (az MHtE Cert logo is); az MHtE tudomására jut olyan lényeges változás, melyrõl az ügyfél idõben nem értesítette a tanúsítót. A tanúsítás felfüggesztésérõl az MHtE írásban tájékoztatja a gyártót, az azt alátámasztó indoklással és a tanúsítás visszaállításának feltételeivel együtt. A felfüggesztés következménye, hogy a gyártó köteles errõl a helyzetrõl tájékoztatni a megrendelõjét.

4 Az MHtE a tanúsított gyártók jegyzékében fel fogja tüntetni a tanúsítás felfüggesztés okát. A felfüggesztés feloldására csak az után kerülhet sor, ha az MHtE ellenõrizte, hogy a követelményeknek való megfelelõség helyreállt. A felfüggesztés feloldásáról az MHtE írásban értesíti a gyártót. A felfüggesztés idõtartam max. 6 hónap, utána visszavonásra kerül a tanúsítvány, ha a tanúsító testület nem érvényesíti a felfüggesztést. Visszavonás A tanúsítás visszavonásáról az MHtE igazgatóhelyettese dönt az alábbi okok következményeként: jelentõs eltérések a követelményeknek való megfelelõségben, a Tanúsítvánnyal való visszaélés, a gyártó szervezetében végrehajtott, de az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány követelményeinek nem megfelelõ változtatások, felügyeleti auditálások engedélyezésének visszautasítása, az engedélyezett tevékenység átruházása. A tanúsítvány visszavonásáról az MHtE írásban értesíti a gyártót, az azt alátámasztó indoklással együtt. A visszavonás következménye, hogy a gyártó köteles: visszaadni a Tanúsítványt az MHtE -nek, tartózkodni a Tanúsítvány bármely másolatának használatától, mindenféle dokumentációból és nyomtatott anyagból eltávolítani a visszavont Tanúsítványra való bármiféle hivatkozást. Az MHtE idoközben törölni fogja a gyártót a tanúsított gyártók jegyzékébõl. Ha a gyártó úgy dönt, hogy ismételten igényt tart a tanúsításra, akkor új kérelmet kell benyújtania az MHtE -hez. Alkalmazási terület szûkítése Ha az ügyfél folyamatosan vagy jelentõsen megszegte a követelményeket a tanúsítás alkalmazási területének egyes részeire a tanúsító testület szûkíti a tanúsítás alkalmazásának területét. Az ilyen szûkítés összhangban lesz az MSZ EN ISO 9001:2001 követelményeivel. Fellebbezések A fellebbezés eljárását a fellebbezõ az MHtE honlapján ismerheti meg. Fellebbezést csak a tanúsító testület határozatával szemben lehet benyújtani az érintett ügyfélnek. A fellebbezést írásban kell benyújtani személyesen vagy tértivevénnyel postai úton az MHtE 1148 Budapest, Fogarasi út címen található tanúsítási szervezethez. A borítékon fel kell tüntetni, hogy (RAF 21 formanyomtatvány segítségével) Magyar Hegesztéstechnikai és Anyagvizsgálati Egyesülés Minõségirányítási rendszertanúsítás Fellebbezési Bizottság A fellebbezést iktatás után az MHtE igazgatója megküldi a Pártatlansági Bizottság vezetõjének, aki 3 fõs fellebbezési bizottságot jelöl ki az ügy kivizsgálására. A tagok semmilyen kapcsolatban nem lehetnek a fellebbezést benyújtó féllel.

5 A Pártatlansági Bizottság vezetõje köteles a pártatlanságot dokumentáltan hitelesíteni. A fellebbezések irattározása, nyomonkövethetõsége a minõsítést szervezõ feladata. A tanúsító testületnek írásban nyugtáznia kell a fellebbezés átvételét és közölni kell a fellebbezési bizottság összetételét. A fellebbezési folyamat max. 30 munkanapig tarthat. Ezalatt ki kell alakítani egy határozatot, melynek eredménye kétféle lehet: a. elmulasztó határozat, a döntés indoklásával; b. elfogadó határozat a helyesbítõés megelõzõ intézkedésekkel. A fellebbezési bizottság határozatát az MHtE igazgató-helyettese közli az ügyféllel. A tanúsító testület a fellebbezési folyamat végérõl hivatalosan értesíti az ügyfelet. Panaszok A panaszkezelés eljárását a panasztevõ az MHtE honlapján ismerheti meg. Panaszt a tanúsító testület minõsítési folyamatával kapcsolatban az ügyfél teszi meg, vagy egy 3. fél, aki az ügyfelet panaszolja be a tanúsítási testületnél. Panaszt írásban kell benyújtani személyesen vagy tértivevénnyel postai úton az MHtE 1148 Budapest, Fogarasi út címen található tanúsítási szervezethez. A borítékon fel kell tüntetni, hogy (RAF 21 formanyomtatvány segítségével) Magyar Hegesztéstechnikai és Anyagvizsgálati Egyesülés Minõségirányítási rendszertanúsítás Panaszkezelõ Bizottság A panaszt iktatás után az MHtE igazgatója megküldi a Pártatlansági Bizottság vezetõjének, aki 3 fõs panaszkezelési bizottságot nevez meg az ügy kivizsgálására. A panaszkezelés bizalmas tevékenység, ezért bizalmas ügykezelésre vonatkozó szabályokat is be kell tartani minden érdekelt félnek. A Pártatlansági Bizottság vezetõje köteles a pártatlanságot dokumentáltan hitelesíteni. A panaszok irattározása, nyomonkövethetõsége a minõsítést szervezõ feladata. A tanúsító testületnek írásban nyugtáznia kell a panasz átvételét. A panaszkezelés folyamat maximum 30 munkanap. Ez alatt ki kell alakítani a panasz jogosságával vagy jogtalanságával kapcsolatos véleményt, melyrõl írásban az igazgató-helyettes értesíti a panasztevõt. Az értesítésben közölni kell a tanúsító testület esetleges helyesbítõés megelõzõ intézkedésével kapcsolatban. A panaszkezelési folyamat végérõl a tanúsító testület hivatalosan is értesíti a panasztevõt. Bizalmas ügykezelés Az MHtE, mint tanúsító szervezet felsõ vezetése biztosítja ügyfelét, hogy minden munkatársa, belsõ és külsõ személyzete minden az ügyféltõl szerzett információit bizalmasan kezel és azt 3. félnek az ügyfél engedélye nélkül át nem adja. Továbbá a minõsítési és tanúsítási folyamatban résztvevõk pártatlanul végzi munkáját, s ha a dokumentált érdek-összeférhetetlenség fennáll, az MHtE-tõl független Pártatlansági Bizottság által tett javaslat megfogadásával küszöböli ki azt, vagy a személyt kizárja a minõsítési és tanúsítási folyamatból. Tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogy a kiadott, felfüggesztett vagy visszavont tanúsításokat nyilvánosságra hozzuk a Hegesztéstechnika címu folyóiratunkban és honlapunkon. Tanúsított ügyfeleink kérésére írásban megerõsítjük tanúsítási státuszukat.

6 Biztonsági okokból az ügyfél kérésére korlátozhatjuk az információk elérhetõségét. A tanúsított ügyfél külön szerzõdésben szabályozott módon MHtE Cert logót használhatja, ha azt az ügyfél kéri és megrendeli. Az MHtE és ügyfele szerzõdéses kapcsolatban áll, tanúsítási folyamat során, sõt azt megtartja legalább 3 évig. Ezért mindkét partner köteles minden lényeges változásról írásban beszámolni, informálni a másik partnert. Az információcsere tartalma az MHtE, mint tanúsító szervezet részérõl a kezdeti és a folytatólagos tanúsítási tevékenység részletes leírását, beleértve a kérelmezést, a kezdeti auditokat, a felügyeleti auditokat, a tanúsítvány kiadásának, fenntartásának, szûkítésének, bõvítésének, felfüggesztésének, visszavonásának folyamatát, a tanúsítás követelményeit, a tevékenységek díjait; az MHtE-nek a jövõbeli ügyfelekkel szemben támasztott követelményeit (megfeleljenek a tanúsítási követelményeknek, a folyamatlépések és panaszok megoldása céljából); biztosítva legyen, hogy az ügyfelek fogadják a megfigyelõket, ellenõrzõ személyeket és vagy auditor jelölteket; folyamatos tájékoztatást a panaszok és fellebbezések kezelésérõl; az MHtE elegendõ idõt biztosít ügyfelei részére a tanúsítási követelményeiben bekövetkezett mindennemû változásról. Az MHtE leellenõrzi, hogy minden egyes tanúsított ügyfele megfelel-e az új követelményeknek. (Információ csatornák, levelezés, , honlap, folyóirat.) Az információcsere tartalma az ügyfél részérõl Az MHtE ügyfelével jogilag érvényesíthetõ megállapodást (szerzõdést) köt, mellyel biztosítja, hogy ügyfele késedelem nélkül tájékoztatja õt, ha olyan fejlemények fordulnak elõ, melyek befolyásolhatják irányítási rendszerének azt a képességét, hogy továbbra is teljesítse az MSZ EN ISO 9001:2009 követelményeit. Az ügyfél tehát köteles értesíteni az MHtE-t, ha megváltozik címe, neve, telephelyei, tevékenységei; irányítási rendszerében vagy folyamataiban nagyobb változások voltak; megváltozott a felsõ vezetés, a döntéshozó vagy a mûszaki személyzet; tulajdonviszonyai vagy jogi, kereskedelmi, szervezeti változások voltak; az ügyfél idõben köteles jelentkezni az idõszakos auditra és köteles minden adatot, információt rendelkezésre bocsátani, hogy az auditot zavartalanul, idõben és tervben lefolytatódhassanak.